Dans un souci de simplification, le guichet unique a vu le jour le 1^er janvier 2023. Son but est de centraliser les démarches administratives des sociétés et des entreprises. Il devient ainsi la porte d’entrée unique pour la création d’entreprise mais aussi pour certaines formalités liées à leur modification. Les données sont ensuite intégrées au RNE (registre national des entreprises), qui remplace ou s’ajoute à plusieurs registres existants.  

Qu’est-ce que le registre national des entreprises (RNE) ?

Le registre national des entreprises (RNE) remplace les différents registres suivants :

• Le RCS (registre du commerce et des sociétés) ainsi que le RSAC (registre spécial des agents commerciaux) pour les activités commerciales (à noter que ces deux registres continuent d’exister à titre additionnel) ;
• Le RM (répertoire des métiers) pour les activités artisanales ;
• Le RRA (registre des actifs agricoles).

Il centralise donc toutes les informations concernant les entreprises, qu’elles soient commerciales, artisanales, libérales ou agricoles. Concrètement, les données renseignées à partir du guichet unique des formalités y seront inscrites. Les données des différents registres y ont été centralisées et fusionnées. Dans les faits, la création du RNE entraine la disparition du RM et du RRA mais pas du RCS qui continue d’exister. 

Les données du RNE sont disponibles gratuitement sur DATA INPI (l’INPI étant désigné comme l’opérateur du RNE). 

Qu’est-ce que le guichet unique ?

Le guichet unique est une plateforme entièrement en ligne qui centralise les démarches administratives des entreprises. Il devient donc l’unique point d’entrée pour tout ce qui touche à la création et à la modification d’entreprises et de sociétés, et ce, peu importe la nature d’activité et la forme juridique (y compris les auto-entreprises). Il permet également d’entrer en relation avec des administrations comme les organismes sociaux et les services fiscaux. 

Qu’est-ce que cela change au niveau de la création d’entreprise ?

Le guichet unique simplifie grandement la création d’entreprise. Plus besoin de choisir le type de formulaire correspondant à la forme juridique de la société que l’on souhaite créer. Les informations doivent simplement être renseignées sur la plateforme, sous forme d’un formulaire dynamique et personnalisé, s’adaptant aux informations préalablement fournies. 

Le créateur y ajoute ensuite les pièces justificatives demandées (pièce d’identité, justificatif de domicile, numéro de sécurité sociale…). Il peut ensuite suivre l’avancement de son dossier sur son tableau de bord. 

A noter que les personnes rencontrant des difficultés pour réaliser les démarches peuvent obtenir une aide gratuite, en ligne, par téléphone ou sur place avec le réseau consulaire compétent (sur rendez-vous).

La finalisation de la création permet d’obtenir : 

• L’immatriculation au RNE, au RCS, au RSAC (cf premier paragraphe) ;
• L’immatriculation au RSEIRL (registre des entreprises individuelles à responsabilité limitée) ;
• Les numéros d’identification dont l’entreprise a besoin, à savoir : les numéros SIREN/SIRET, le code APE et le numéro de TVA intracommunautaire. 

Autre mesure de simplification : de nombreuses démarches administratives nécessitaient auparavant la présentation d’un extrait k-bis (ou d’un avis de situation SIRENE pour les auto-entrepreneurs). Dorénavant, il sera possible de communiquer à la place l’extrait d’inscription au RNE grâce au numéro SIREN. 

Qu’est-ce que cela change au niveau de la gestion d’une entreprise ? 

Toutes les modifications juridiques des entreprises et des sociétés s’effectuent dorénavant sur le site guichet unique. Cela concerne donc les changements d’activité, de siège social, de dénomination sociale…mais aussi les cessations et les radiations d’activité, entrainant la fin de l’existence légale de l’entreprise. 

Dans un cas comme dans l’autre, il faut sélectionner le formulaire adéquat (modification ou création d’activité). 

Combien coûtent les formalités auprès du guichet unique ?

Les formalités initiales sont gratuites. Sont toutefois payants les modifications et les ajouts. Il faudra alors s’acquitter de 5,90 €. A noter que l’immatriculation additionnelle au RCS est gratuite mais celle au RSAC pour les agents commerciaux coûte 24,30 €. 

Le dépôt annuel des comptes passe également par le guichet unique et coûte 5,45 €. 

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L’assurance responsabilité civile professionnelle (ou assurance RC pro) est l’assurance la plus connue parmi tous les types existants pour les entreprises. Bien que non obligatoire dans de nombreux secteurs d’activité, elle est fortement recommandée. Pourquoi la souscrire ? Que couvre t-elle et que prend-elle en charge ? Quel est son coût ? Nous vous disons tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet.

Que couvre l’assurance responsabilité civile professionnelle ?

L’assurance responsabilité civile professionnelle couvre toutes sortes de dommages matériels, immatériels ou corporels causés à des tiers par les prestations de l’entreprise. Elle couvre ainsi par exemple :

• Les intoxications qui pourraient être causées par un produit vendu par l’entreprise ;
• Un comptable d’un cabinet qui se trompe au moment de la saisie d’une écriture comptable et qui fausse le résultat de l’entreprise ;
• Un conseiller qui prodigue de mauvais conseils à son client et lui porte préjudice ;
• Une esthéticienne qui brûle accidentellement de façon légère sa cliente en manipulant son matériel ;
• Un salarié de l’entreprise qui provoque un incident chez un client ;
• Un agent immobilier qui oublie de refermer la porte de son client lors d’une visite, et qui provoque un cambriolage.

Toutes ces situations résultent de petites erreurs du quotidien, qui peuvent arriver dans la vie de les jours, sans qu’il y ait de la part de ceux qui les provoquent une volonté de nuire.

Que prend en charge l’assurance responsabilité civile professionnelle ?

L’assurance responsabilité civile professionnelle prend en charge les conséquences financières de la mise en cause de l’entreprise. Ces conséquences vont du remboursement ou du paiement des frais juridiques au versement de dommages et intérêts. Sans assurance RC Pro, les montants peuvent se révéler conséquents pour l’entreprise, et les indemnités peuvent impacter sa santé financière. Elle devra alors puiser dans sa trésorerie, ou demander un prêt si elle n’a pas les fonds en interne pour couvrir ces frais.

Quel est le coût d’une assurance responsabilité civile professionnelle ?

Son coût varie en fonction de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité et des risques auxquels elle peut être confrontée. A noter que certaines compagnies d’assurance proposent des packages incluant l’assurance responsabilité civile professionnelle avec d’autres assurances (assurance sur les biens, assurance perte d’exploitation, assurance juridique…).

Pourquoi souscrire une assurance RC Pro ?

Certaines sociétés doivent obligatoirement souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle. C’est notamment le cas des professions réglementées. Sont ainsi concernés :

• Santé : médecins, dentistes, infirmiers, sages-femmes, masseurs-kinésithérapeutes, ostéopathes, pharmaciens…;
• Services financiers : experts-comptables, gestionnaires de patrimoine, banquiers, courtiers… ;
• Droit : notaires, avocats ;
• Agents immobiliers ;
• Professionnels du service à la personne ;
• Acteurs du BTP (obligation également d’avoir une assurance décennale) ;
• Professionnels du bien-être…

Tous les actes de ces professionnels peuvent avoir des conséquences importantes sur la vie de leurs clients. C’est bien entendu le cas des professionnels de santé, qui peuvent commettre des erreurs dans leurs diagnostics. Les patients chercheront alors sans doute à engager la responsabilité du praticien. Il en va de même pour les professionnels du conseil, avec parfois à la clé des enjeux financiers forts.

Les autres entreprises n’ont pas à y souscrire de façon obligatoire. Elle est toutefois souvent recommandée notamment en fonction du secteur d’activité de l’entreprise car les conséquences des risques peuvent être préjudiciables à l’entreprise.

Les auto-entrepreneurs sont ils concernés par l’assurance RC Pro?

De la même façon que pour les autres formes juridiques, seuls les professionnels exerçants dans certains secteurs d’activité ont l’obligation de souscrire une assurance RC Pro. Le fait d’être en auto-entreprise ne rend pas exempt de respecter cette obligation.

De plus, la particularité de l’auto-entreprise, mais aussi de l’entreprise individuelle, est qu’il n’y a pas de séparation entre le patrimoine personnel et le patrimoine professionnel. Ainsi, sur le plan juridique, les deux ne forment qu’un. Ces formes juridiques exposent donc à une responsabilité plus grande dans le cadre de l’activité professionnelle. Toutefois, certains biens, comme la résidence principale, sont par nature insaisissables. Pour les autres, il est possible de réaliser une déclaration d’insaisissabilité devant notaire.

Quelle est la différence entre responsabilité civile professionnelle et responsabilité civile d’exploitation?

La responsabilité civile couvre l’obligation de réparer les dommages qu’une entreprise au sens large (ses salariés, ses locaux, ses biens vendus…) a causé à un tiers.

La RCP (responsabilité civile professionnelle) concerne les dommages causés par les prestations de l’entreprise. La RCE (responsabilité civile d’exploitation) concerne les dommages en lien avec la vie courante de l’entreprise.

Voici des exemples pour mieux s’y repérer :

NB : bien souvent l’assurance responsabilité civile professionnelle inclus également la responsabilité civile d’exploitation. Il convient de lire attentivement le contrat pour savoir ce que l’assurance RCP Pro couvre.

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Ouvrir un café, devenir indépendant, être son propre patron et ne plus avoir de comptes à rendre à personne…voilà un rêve qui peut se concrétiser pour peu de s’y préparer de façon adéquate et de réaliser les démarches correctement. Parce qu’il ne s’agit pas d’un projet à prendre à la légère. Les formalités sont nombreuses, des règles sont à respecter et des paramètres sont à intégrer dans l’équation afin de faire de son café un business rentable.

Préparer le projet en amont

Étude de marché

Première étape : préparer le projet en étudiant le marché du café, les produits, la clientèle, les règlementations, les tendances…Il faut s’intéresser à tous ces aspects afin de savoir ce qui va fonctionner ou non. Quelles sont les nouveautés ? Quels produits les clients préfèrent-ils ? Combien sont-ils prêts à dépenser pour consommer un café ? Le marché est-il atomisé (beaucoup de cafés indépendants) ou au contraire tiré par des groupes en franchise ?

Étude de concurrence

Il s’agit ici de connaitre les concurrents déjà présents dans la zone de chalandise souhaitée. Il s’agit de l’endroit d’où la majorité des clients proviendront. Elle peut être située dans une zone commerçante, à proximité des bureaux ou d’une zone d’habitation dense. L’idéal est bien sûr d’être dans un espace relativement fréquenté, où pas ou peu de concurrents sont déjà installés. Attention toutefois, la non-présence de concurrents peut-être un signe que le succès ne sera pas au rendez-vous. Peut-être un précédent acteur y a-t-il fait faillite ? Si des cafés sont déjà présents, il faudra les recenser et les étudier. Qu’offrent-ils à leurs clients ? Sont-ils sur une niche ? Quels sont leurs tarifs ? Font-ils partie d’une franchise ou sont-ils indépendants ? Qu’en disent les clients ? Quel est leur chiffre d’affaires, leur résultat ? 

Il faudra aussi s’intéresser aux concurrents indirects, c’est-à-dire aux acteurs proposant des cafés, sans que ce ne soit leur principale activité, par exemple les bars, les restaurants, les salons de thé, les boulangeries proposant des cafés à emporter ou avec un espace pour consommer sur place…

Si les signaux sont verts : demande forte, peu ou pas de concurrents, le créateur pourra se lancer et commencer les recherches du local. 

Financement et besoins

Ouvrir un café requiert un financement qui peut être conséquent, dans la mesure où les besoins le sont aussi. Tout dépend en premier lieu de l’ampleur du projet, de la zone géographique et de la taille du local. De ces critères dépendront : 

• Le droit au bail ou le pas de porte, sorte de droit d’entrée pour s’installer dans le local ;
• La caution (en général plusieurs mois de loyer d’avance) ;
• Le loyer et les charges locatives.

Il faudra également déterminer un budget pour : 

• Les travaux éventuels (peinture, aménagement…) ;
• L’achat du mobilier et du matériel (tables, chaises, machines à expresso, moulin à café, tasses, cuillères, matériel informatique, caisse enregistreuse…) ;
• Le système de filtrage d’eau ;
• La constitution d’un stock de départ (grains de café et de thé, lait, sucre…) ;
• Décoration ;
• Les dépenses en marketing et communication pour faire connaitre le café.

Toutes ces dépenses devront bien entendu être financées. Plusieurs sources existent : 

• L’apport personnel du dirigeant et des associés. Impossible de créer un café sans un sous en poche, il faudra pouvoir réunir plusieurs dizaines de milliers d’euros pour commencer. Love money (soutien financier des proches), crowdfunding, concours à la création d’entreprise permettant de bénéficier d’un prêt personnel…tous ces moyens vont augmenter la cagnotte. Ainsi, on estime qu’en dessous d’un apport de 30% à 50% du coût du projet, les banques risqueront de le refuser. De même si le prêt a pour but de financer l’achat du stock ou les liquidités de départ nécessaires pour lancer le projet (BFR). Mieux vaut demander un financement pour couvrir des investissements ;
• Le prêt bancaire, à solliciter auprès des banques après la remise d’un business plan complet ;
• Les aides publiques des collectivités, département, régions. 

L’équilibre entre les besoins et les financements sera matérialisé dans un plan de financement initial. A noter qu’il faut compter au minimum plusieurs dizaines de milliers d’euros pour débuter un petit projet. Pour les plus gros projets, comptez au bas mot entre 50 000 et 100 000 euros. 

Concept et menu

En fonction des points ressortis de l’étude de marché et de l’étude de concurrence, il est tout à fait possible de rester sur un concept de café classique ou de choisir une niche :

• Café bio et boissons artisanales exclusivement ;
• Haut de gamme ou plutôt accessible à tous ;
• Café poussette, c’est-à-dire orienté vers les familles qui peuvent y venir avec les enfants en bas âge ;
• Café librairie / littéraire avec des livres à disposition, des clubs de discussion, des événements permettant de rencontrer des auteurs ;
• Mise à disposition du wifi pour les personnes qui souhaitent venir y travailler. 

In fine, ce sera au porteur de projet de trouver son propre style, en fonction de ses goûts et ses souhaits, des attentes des clients et de ce que proposent les concurrents. 

A ce stade, le créateur pourra également concevoir le menu, choisir les boissons et plats à proposer, et fixer les prix. Boissons chaudes ou froides, diversité de cafés, de thés, chocolat chaud, jus de fruit, milkshake, boissons gazeuses, pâtisseries, viennoiseries, sandwichs, snacks, paninis, salades, peuvent être à la carte, pour peu de ne pas s’éparpiller en ayant une gamme trop importante. Un conseil : mieux vaut proposer, pour commencer, un menu simple, quitte à l’étoffer ensuite au fil des semaines et des mois. 

Les produits et les tarifs doivent être en adéquation avec le positionnement défini grâce à l’étude de marché et de concurrence. Plusieurs possibilités s’offrent au créateur : milieu/bas de gamme, avec des prix tirés vers le bas pour jouer une carte plutôt agressive par rapport aux autres acteurs du secteur, ou à l’inverse des produits davantage haut de gamme.

Plan d’affaires

Si les précédentes études ont été menées à bien, le plan d’affaires devrait être de la rigolade. Il doit en effet contenir : 

• Une description du projet : concept, parcours des porteurs de projet, points forts, objectifs à court et long terme ;
• Un résumé de l’étude de marché et de l’étude de concurrence ;
• Des documents financiers comme : 
  • Le compte de résultat prévisionnel ;
  • Le bilan prévisionnel ;
  • Un tableau de suivi de trésorerie prévisionnel, au moins par mois pour la première année ;
  • Un tableau de financement initial.
• La stratégie marketing.

Trouver l’emplacement, le local et l’aménager

En fonction du positionnement, le créateur devra choisir parmi ces emplacements :

• A proximité des bureaux pour une clientèle qui viendra chercher un café et une viennoiserie plutôt le matin, avant de débuter son activité, puis entre midi et deux heures pendant la pause déjeuner. Le café est alors fréquenté en semaine, mais peu pendant le week-end, et son ouverture toute la semaine n’est donc pas forcément nécessaire ;
• Vers les écoles et les universités : les horaires et les jours d’ouverture sont sensiblement les mêmes qu’à proximité des bureaux. Toutefois, le pouvoir d’achat de la clientèle sera sensiblement moindre, et le panier moyen plus faible ;
• Dans une gare ou une zone touristique : le café sera fréquenté aussi bien la semaine que le week-end. Il faudra ici satisfaire les clients rapidement et proposer une formule à emporter ;
• Dans un centre commercial ou un centre-ville : les clients y seront plus nombreux le week-end. Ils y sont moins pressés : la clientèle est plus familiale.

Une chose importe dans l’agencement et l’aménagement : le café doit être un endroit chaleureux et lumineux. L’éclairage joue donc un grand rôle dans cette optique, ainsi que les vitres, la peinture, la décoration et les plantes. L’aménagement doit être fonctionnel : le comptoir principal doit être disposé correctement par rapport à la porte d’entrée, et doit permettre aux personnes d’attendre leur tour pour commander, sans limiter l’accès. 

A noter que le café est un considéré comme un ERP, c’est-à-dire un établissement recevant du public. A ce titre, des normes en matière d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, ainsi que de sécurité, sont à respecter. Les allées doivent être ouvertes afin de permettre aux personnes de circuler librement.

Le reste (couleurs, luminaires, design, thème, musique…) devra être dans la droite lignée du concept choisi. Si le budget est restreint, il est possible de faire le choix de récupérer des meubles et des éléments de décoration en écumant les brocantes, les marchés aux puces et en fouinant sur les sites d’occasion. Autre solution :  redonner une seconde vie à des palettes pour les transformer en banquettes, ou à des chaises d’école pour donner un style plus vintage. 

Obtenir les autorisations

Le café est considéré comme faisant partie de la « restaurant rapide », c’est-à-dire une activité artisanale pour les entreprises de moins de 10 salariés et commerciale pour les autres (sauf en Alsace Moselle). 

Des règles doivent être respectées lors de la création puis dans l’activité courante, notamment portant sur l’hygiène et la sécurité, mais pas seulement : 

• Suivre une formation portant sur les règles d’hygiène liées à la manipulation des denrées alimentaires, ainsi qu’à leur conservation et stockage. Ces règles devront être respectées tout au long de la vie du café ;
• Réaliser une déclaration d’ouverture auprès de la DDPP (direction départementale de la protection de la population), au moins 15 jours avant l’ouverture ;
• En cas de vente de boissons alcoolisées, obtenir une licence de débit de boissons à consommer sur place. Elle s’obtient à la suite de la réalisation d’une formation par un organisme certifié permettant d’obtenir un permis d’exploitation. Une déclaration en mairie est ensuite nécessaire, au moins 15 jours avant l’ouverture. Mais ce n’est pas tout, il faut aussi récupérer une licence via un achat ou un changement de propriétaire car leur nombre est limité. Il existe à ce titre deux types de licence : 
  • La licence 3 pour les boissons en dessous de 18 degrés ;
  • La licence 4 pour les boissons au-dessus de 18 degrés. 
• Respecter les règles en matière d’affichage des prix ;
• En cas de préparation de pâtisseries et viennoiseries (sucrées mais aussi salées), obtenir un diplôme ou une qualification professionnelle de pâtissier. Cette condition n’est toutefois pas nécessaire pour préparer des biscuits secs (profession non réglementée) ;
• S’il est envisagé d’utiliser une terrasse, demander une autorisation auprès de la mairie ; 
• Disposer d’une caisse enregistreuse certifiée ;
• Respecter les règles en tant qu’ERP ;
• Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle ;
• Réaliser une déclaration annuelle auprès de la SACEM en cas de diffusion de musique.

Réaliser les démarches juridiques

Choisir la forme

Il existe en France plusieurs formes juridiques mais certaines sont à exclure car elles ne conviennent pas à un projet d’ouverture du café. C’est le cas de l’auto-entreprise, qui ne s’adresse qu’aux entreprises ne réalisant pas un certain niveau de chiffre d’affaires. De même, l’entreprise individuelle est peu adaptée car elle ne permet pas de s’associer avec d’autres personnes et offre une protection patrimoniale relativement faible. En effet, en cas de dettes de l’entreprise, l’entrepreneur individuel est peu couvert et les créanciers peuvent se retourner directement contre lui pour se faire rembourser. 

Les sociétés comme les EURL/SARL, SASU/SAS sont bien plus adaptées à ce type de projet. L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) est identique au niveau juridique à la SARL (société à responsabilité limitée), à la différence près que le premier ne comporte qu’un seul associé. Il en va de même pour la SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) et la SAS (société par actions simplifiée). 

Donner une existence légale au café

Nous ne parlerons ici que des formalités pour créer une EURL/SARL ou une SASU/SAS car, comme nous l’avons évoqué, les autres formes juridiques sont assez peu adaptées. Les démarches sont sensiblement les mêmes pour une EURL/SARL que pour une SASU/SAS, à quelques exceptions près : 

• Rédiger des statuts, qui définiront les règles qui régissent la société ;
• Choisir le capital social (composé des apports en numéraire et en nature), ouvrir un compte en banque et y déposer les apports en numéraire. En cas d’apports en nature d’un certain montant, l’intervention d’un commissaire aux apports peut être nécessaire ;
• Publier un avis de constitution dans un journal d’annonces légales. Il permettra d’informer que la société est créée ;
• Choisir un nom de société, éventuellement un nom commercial différent de la dénomination sociale, et un logo ;
• Rédiger un état des actes accomplis pour le compte de la société en formation le cas échéant (si des dépenses ont été réalisées avant la création de la société) ;
• Rédiger un acte de non-condamnation et de filiation ainsi qu’un acte de nomination de la première gérance (ou présidence). Ce dernier permet d’éviter que le nom du dirigeant ne figure dans les statuts, et ainsi d’avoir à les changer en cas de nouveau dirigeant ;
• Compléter le registre des bénéficiaires effectifs et, uniquement pour les SAS et les SASU, la liste des souscripteurs d’actions ;
• Remplir le dossier de création sur le site du guichet unique (qui remplace dorénavant le centre de formalité des entreprises). Il faudra y indiquer notamment les options fiscales choisies ainsi que la date de clôture.

Les premiers pas du café

Recruter des salariés

Impossible pour le porteur de projet de tout faire tout seul : il devra déléguer certaines tâches, embaucher des salariés, les intégrer correctement dans l’entreprise et si besoin les former. Le recrutement est une étape clé : au-delà des connaissances et des compétences des candidats, c’est aussi leur état d’esprit qu’il convient de sonder. Le candidat va-t-il aimer travailler dans l’entreprise ? Quelles seront ses missions ? Sera-t-il autonome ? Se sentira-t-il suffisamment impliqué pour rester un certain temps dans l’entreprise ? Embaucher des salariés compétents et motivés est d’autant plus important qu’ils représenteront le visage de l’entreprise aux yeux des clients. Il est donc essentiel qu’ils puissent les accueillir avec le sourire, tout en leur offrant un service de qualité. 

La phase administrative n’est pas à prendre à la légère, et le droit du travail doit scrupuleusement être respecté. A l’embauche du salarié, il faudra rédiger un contrat de travail, le faire signer et remplir une DPAE pour informer les différentes administrations. Puis, tous les moins, l’employeur devra lui verser un salaire, lui établir une fiche de paie et réaliser les déclarations sociales obligatoires.

Faire connaitre le café

Pour tirer son épingle du jeu, conquérir de nouveaux clients et gagner des parts de marché, il peut être opportun d’allouer un budget pour les dépenses de marketing et de communication. Le canal de communication adéquat doit être déterminé : distribution de flyers, cartes de visite, publicité dans la presse locale ou spot radio sur un chaîne du coin. 

La création d’un compte sur les réseaux sociaux est aussi efficace, pour peu de bien s’y prendre. En fonction de la cible, et notamment de la tranche d’âge, il faudra en effet choisir le ou les réseaux à utiliser (Facebook, Instagram, TikTok…). Une communauté se construira ensuite autour de la page, pour peu de publier régulièrement un contenu adéquat. Plus les échanges seront nombreux avec les abonnés, plus l’audience grossira et plus les post seront visibles pour tous. Les échanges virtuels doivent cohabiter avec les interactions physiques et il peut être intéressant de réaliser régulièrement des événements dans le café pour faire parler de lui. Des collaborations et partenariats peuvent être mis en place avec des commerces locaux afin de faire connaitre réciproquement des lieux. Il est aussi envisageable de faire appel à des influenceurs qui seront invités pour leur faire découvrir le café.

Les utilisateurs des réseaux sociaux apprécient les belles histoires et les marques fortes, facilement reconnaissables. Il ne faut pas hésiter à miser dessus dans les contenus et à réfléchir à ce qui le rend le café, si ce n’est unique, au moins facilement identifiable. 

Enfin, la création d’un site web vitrine permet de faire connaitre, entre autres, les horaires d’ouverture et l’adresse. Pour trouver plus facilement le café, le référencement local, via Google My Business par exemple, constitue une bonne idée.

Fidéliser les clients

Ça y est, les premiers clients sont au rendez-vous et franchissent le seuil du café. Il faut maintenant leur donner envie de revenir et les inciter à consommer d’autres produits (cross-selling) ou des produits de la gamme supérieure (up-selling). Pour cela, on l’a vu, l’accueil et l’attitude des serveurs et des vendeurs est un facteur clé de succès. La qualité des produits mais aussi l’ambiance du café en sont d’autres. Afin de maintenir leur niveau, ou de les améliorer, il est nécessaire de : 

• Veiller au bon approvisionnement du café, tant en quantité pour éviter les ruptures de stock, qu’en qualité ;
• Former régulièrement les salariés et mesurer le climat social ;
• Sonder les clients à travers des outils en ligne comme des sites dédiés au recueil d’avis et à la notation des clients, ou encore via les réseaux sociaux ;
• Suivre l’évolution du marché et ajuster, si besoin, les produits et les services pour répondre sans cesse de la meilleure façon aux attentes des consommateurs ;
• Proposer un programme de fidélité pour les clients réguliers ; 
• Soutenir les événements locaux afin d’établir des relations avec la communauté et d’améliorer sa réputation ;
• Organiser des ateliers de dégustation de café.

Gérer les opérations au jour le jour

La gestion des opérations quotidiennes se joue sur plusieurs aspects : 

• La maitrise du stock, afin d’en avoir suffisamment pour répondre à la demande, mais pas en quantité excessive pour éviter les surplus et les stocks dormants ;
• La relation avec les fournisseurs pour trouver des produits de qualité au meilleur prix ;
• La gestion des plannings et des horaires afin de veiller à avoir le personnel suffisant à tous les moments de la journée.

De plus, comme toutes entreprises, le café sera soumis à des déclarations comptables et fiscales obligatoires. Chaque année, le résultat fiscal devra être déclaré aux impôts via la liasse fiscale. Un compte de résultat et un bilan devront être réalisés. Il faudra également s’acquitter des différentes taxes obligatoires : 

• La TVA, avec des déclarations mensuelles, trimestrielles ou semestrielles en fonction du statut choisi ;
• L’impôt sur les sociétés, avec des acomptes éventuels dans l’année ;
• La CET, composée de la CFE et de la CVAE.

Au-delà de l’aspect obligatoire, établir un système de comptabilité et de gestion efficace permettra de connaitre les revenus et les dépenses du café, et de suivre sa rentabilité.

Miser sur la durabilité

L’écologie est de plus en plus au cœur des attentes des consommateurs, et des enjeux des commerçants. Pour cela, de nombreux gestes peuvent être mis en place : 

• Recycler les matières premières en triant correctement les déchets et en réutilisant le marc de café ;
• Choisir des fournisseurs équitables, bio et locaux pour la plupart (on le sait, le café et le thé ne poussent pas au coin de la rue, mais pour le reste, il est possible de trouver des acteurs plus proches) ;
• Réduire au maximum les déchets ; 
• Utiliser des matériaux recyclables ou réutilisables pour les emballages et les fournitures.

Utiliser des outils digitaux

Certains clients aiment le contact humain et ont besoin de passer directement commande auprès d’un serveur, quitte à attendre quelques minutes supplémentaires. D’autres préfèrent la rapidité et veulent être satisfaits rapidement. C’est pour ceux-là qu’il peut être intéressant de disposer d’outils technologiques comme un site web ou une application mobile permettant le click-and-collect ou des bornes de commandes digitales à l’entrée du café. Il est aussi possible de proposer des services de livraison afin d’accroitre sa zone de chalandise. 

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L’abandon de poste est l’absence totale et sans motif d’un salarié sur une période relativement longue. Peut-il faire office de démission ou être un motif de licenciement ? Est-ce une faute grave ? Peut-on toucher le chômage suite à un abandon de poste ? Attention, les règles ont changé! Alors qu’auparavant un salarié qui abandonnait son poste pouvait prétendre aux allocations chômage, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Voici les réponses aux principales questions que l’on peut se poser sur le sujet.

Qu’est ce qu’un abandon de poste ?

Le code du Travail ne définit pas de manière précise ce qu’est un abandon de poste. Dans les faits, il s’agit de l’absence non justifiée d’un salarié. L’employeur n’est donc pas au courant et n’a pas donné son accord pour que le salarié quitte son poste. L’absence doit être totale et doit durer dans le temps.

Elle correspond à une cessation d’exercice de ses fonctions.

L’abandon de poste peut il être considéré comme une démission ?

Auparavant, non, il ne pouvait pas être considéré comme une démission. Celle-ci devait en effet être une volonté claire et non équivoque de mettre fin au contrat de travail dans la mesure où la présomption de suffit pas. En cas d’abandon de poste, l’employeur devait donc mettre en place une procédure de licenciement ou le salarié donner sa démission.

Un décret paru au Journal Officiel le 18 avril vient changer la donne. En cas d’abandon de poste, l’employeur peut désormais envoyer au salarié une mise en demeure. Cette lettre est envoyée en recommandé ou remise en main propre contre décharge. Elle doit mettre en demeure le salarié de reprendre son poste ou de justifier son absence. Sans nouvelles dans un délai de deux semaines, et sauf cas particulier, il sera considéré comme démissionnaire. Les cas particuliers sont les suivants :

• Raisons médicales ;
• Exercice du droit de grève ou du droit de retrait ;
• Modification du contrat de travail, à l’initiative de l’entreprise ;
• Refus de suivre une demande contraire à la réglementation.

Est-ce qu’un abandon de poste permet de toucher le chômage ? 

La principale conséquence du décret paru début 2023 est ici : non, un salarié présumé démissionnaire ne pourra pas toucher d’allocation chômage.

Quels sont les changements pour l’employeur ?

Les conséquences sont également majeures pour les employeurs et la procédure pour se séparer du salarié est grandement simplifiée. Dans un premier temps, l’employeur peut chercher à s’enquérir de la situation. Il peut appeler le salarié et éventuellement ses proches. Sans réponse dans un délai de quelques jours, il peut passer à l’étape supérieure. Celle-ci consiste à envoyer au salarié un courrier en lettre recommandée avec accusé de réception contenant une mise en demeure lui indiquant qu’il doit reprendre son poste. Celle-ci contient un certain nombre d’informations :

• La date de début de l’absence ;
• Le fait que l’employeur n’ait pas été informé de l’absence du salarié ;
• Les conséquences de l’absence sur l’organisation de l’entreprise ;
• Le délai accordé au salarié pour reprendre son travail.

Comment fallait-il procéder auparavant pour se séparer d’un salarié en abandon de poste ?

Auparavant, l’employeur devait, pour se séparer du salarié, le licencier. Après l’envoi de la mise en demeure, et toujours sans nouvelles du salarié, l’employeur devait ensuite entamer la procédure de licenciement pour abandon de poste, composé de :

• L’envoi d’une lettre de convocation à un entretien préalable ;
• L’entretien ;
• L’envoi d’une lettre de licenciement.

A noter que l’abandon de poste pouvait être considéré comme une faute grave. Suite à l’envoi de la lettre de mise en demeure, si le salarié ne reprenait pas son poste, l’employeur pouvait mettre en œuvre une procédure de licenciement pour faute grave. Il devait donc suivre très scrupuleusement la procédure de licenciement et les délais, faute de quoi le motif pouvait être requalifié devant les prud’hommes.

De plus, il fallait agir rapidement afin de prouver que l’absence du salarié entraînait une désorganisation de l’activité de l’entreprise. Passé un certain délai (qu’on estime souvent à deux mois), il était en effet impossible d’invoquer la faute grave.

A noter que si l’employeur ne procédait pas au licenciement, et que le salarié ne donnait pas sa démission, il faisait toujours parti des effectifs de l’entreprise. Ce statut quo n’était bien entendu ni tenable pour le salarié ni pour l’employeur, le salarié ne touchant pas d’indemnités chômage et l’employeur devant régulariser la situation.

Vous êtes salarié et vous voulez faire un abandon de poste?

La meilleure chose à faire si vous souhaitez arrêter votre travail est d’en parler à votre employeur. Ensemble, vous pourrez sans doute trouver une solution. S’il veut vous garder, il pourra peut être faire évoluer votre travail afin de vous remotiver. S’il ne souhaite pas continuer avec vous, vous pourrez éventuellement songer à la rupture conventionnelle.

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Les indemnités kilométriques, avec le barème de l’administration fiscale publié tous les ans, permettent de calculer les remboursements effectués aux salariés ou aux dirigeants par l’entreprise. Il s’agit des remboursements qui sont effectués quand ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Ils permettent aussi de calculer les frais des salariés dans leur déclaration annuel de revenu.

Que sont les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques permettent de déterminer les frais payés pour les déplacements de façon forfaitaire. Ils sont ainsi le reflet des frais :

• D’amortissement du véhicule ;
• De carburant ;
• D’assurance ;
• D’entretien et réparation.

Elles ne prennent toutefois pas en compte les frais de péage, de parking et des intérêts de l’emprunt éventuellement réalisé pour acheter le véhicule. Il est toutefois possible de se faire rembourser les dépenses de parking et de péages par l’employeur en cas d’utilisation du véhicule personnelle à des fins professionnelles. Il faudra pour cela conserver et transmettre les justificatifs.

Qu’est ce que le barème kilométrique ?

Il s’agit d’un barème fiscal mis à jour tous les ans par l’administration. Il sert de base au calcul des indemnités kilométriques :

• Un barème pour les voitures ;
• Un barème pour les motos ;
• Un pour les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3.

Quel est le barème kilométrique applicable en 2026 ?

Aux voitures

Le barème 2026 concernant les voitures est le suivant :

D : distance

Aux motos

Le barème 2023 applicable aux motos est le suivant :

D : distance

La puissance fiscale, ou administrative, se trouve sur la carte grise au champ P.6.

Aux deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3

Le barème 2023 utilisé pour les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, est le suivant :

D : distance

Quand a eu lieu la dernière révision des indemnités kilométriques?

Le barème kilométrique a été augmenté pour la dernière fois en 2023. A cette occasion, les indemnités avaient été augmentées à hauteur de 5,4 %. Depuis, le barème n’a pas été revalorisé. Ainsi, pour la troisième année consécutive, les barèmes kilométriques 2026 restent identiques à ceux publiés en 2023.

Le forfait mobilité durable

Il n’existe plus d’indemnités kilométriques pour les vélos (son montant était de 25 centimes du kilomètre parcouru). Elle n’était pas obligatoire : chaque entreprise pouvait en mettre en place de façon facultative. Elle pouvait être cumulée avec le remboursement des frais de transport en commun à 50% sous certaines conditions. C’était le cas par exemple pour si le salarié qui se rend en vélo à la station de transport public.

De même, l’indemnité forfaitaire de covoiturage a disparu. Ils ont été remplacés par le forfait mobilité durable qui inclus l’utilisation des moyens de transport suivants : `

• Le vélo personnel, y compris électrique ;
• Les services de mobilité partagée comme les vélos et trottinettes en libre service ou les véhicules hybrides ou électriques en partage ;
• Les transports publics (hormis l’abonnement)
• Le covoiturage.

Son montant s’élève à 500 euros maximum par an et par salarié.

A quoi sert le barème kilométrique ?

Le barème kilométrique déterminé par l’administration fiscale est utilisé dans deux cas de figure : par l’entreprise, pour rembourser ses salariés et par le salarié lorsqu’il déclare ses revenus qui serviront à calculer l’impôt.

Exemple de calcul d’indemnités kilométriques

Prenons le cas d’une voiture ayant une puissance de 5CV (puissance administrative indiquée sur la carte grise) et qui a effectué 13 500 kms dans l’année. Les indemnités kilométriques seront les suivantes :

13 500 * 0.339 + 1 320 = 5 896,5€

Quand l’entreprise calcule t-elle des indemnités kilométriques ?

L’entreprise calcule et verse des indemnités à ses salariés quand ils sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Si l’entreprise ne souhaite pas procéder de cette façon mais que le salarié est obligé de se déplacer avec un véhicule pour son activité professionnelle, l’entreprise peut acheter un véhicule et le mettre à disposition de ses salariés.

Il pourra être seulement utilisé pour l’activité professionnelle ou le salarié pourra également l’utiliser à titre personnel. Il s’agira alors dans le dernier cas d’une voiture de fonction.

Pour en savoir plus sur les deux options, consultez notre article “véhicule de société ou véhicule personnel?”.

Et le remboursement des frais de transport domicile – lieu de travail?

Les indemnités kilométriques sont différentes des remboursements de trajets domicile – lieu de travail. L’employeur peut rembourser les trajets domicile – lieu de travail uniquement si :

• Le trajet n’est pas desservi par des transports en commun ou qu’il n’y a pas de transport en commun pendant les horaires de travail (notamment en cas d’horaires décalés)
• Et uniquement si l’éloignement ne résulte pas de convenances personnelles.

Comment rembourser des indemnités kilométriques ?

Pour rembourser des indemnités kilométriques, le salarié doit fournir à l’entreprise :

• Une note de frais indiquant son nom, le véhicule utilisé et sa puissance administrative ;
• La liste des déplacements en renseignant la date, le lieu de départ et d’arrivée, la raison du déplacement et le nombre de kilomètres effectués ;
• Une copie de la carte grise.

Pour en savoir plus, consultez notre article rembourser des indemnités kilométriques.

Comment les indemnités kilométriques sont elle taxées?

Puisqu’elles remboursent des dépenses engagées pour l’entreprise, elles ne constituent pas un élément de rémunération. A ce titre, elles ne sont ni soumises à charges sociales, ni à l’impôt sur le revenu.

Côté employeur, le remboursement des indemnités kilométriques constitue une charge déductible du résultat fiscal.

Quand le salarié calcule il des indemnités kilométriques ?

Le salarié les calcule à partir du barème pour déterminer ses frais professionnels dans sa déclaration de revenu quand il n’a pas opté pour la déduction forfaitaire de 10%. Il ne peut donc dans ce cas pas déduire l’ensemble des frais réels (achat de la voiture, entretien et réparation, essence…).

Cet article Indemnités kilométriques : calcul, remboursement et barème 2026 est apparu en premier sur 💡Créer 💻 Gérer 📈 Entreprendre.

Il arrive souvent, dans une société, que certains salariés comme les commerciaux doivent débourser de l’argent puis se faire rembourser par l’entreprise. Ils doivent alors remettre à l’entreprise une note de frais. L’entreprise leur rembourse ensuite le montant selon une procédure qu’elle aura défini au préalable. A ce titre, sa rédaction est nécessaire dans la mesure où elle permet de définir les règles de contrôle interne à respecter, et de limiter les dépenses.

L’importance de mettre en place une procédure de remboursement des notes de frais

Il est capital pour une entreprise de mettre en place une telle procédure pour éviter les éventuels abus. Il faut y prévoir des règles connues de tous en matière de grille tarifaire.

Par exemple, les salariés ne peuvent pas voyager dans n’importe quelle classe (première classe, business class…), loger dans n’importe quel hôtel ou diner dans n’importe quel restaurant.

Des montants maximums de remboursement par journée et par catégorie de dépenses (par exemple pas de 25€ pour un diner au restaurant) doivent y figurer.

Bien évidemment, il faut mettre en place des limites raisonnables qui permettent aux salariés de se déplacer convenablement. Il est d’ailleurs possible de prévoir différentes grilles en fonction de la localisation du déplacement (les dépenses étant toujours plus élevées dans les grandes villes qu’en province).

Autre intérêt à mettre en place la procédure : le gain de temps. Le temps de traitement des notes de frais de la part de l’équipe financière peut être long. En cause : un nombre élevé de notes à traiter, des justificatifs manquants, des validations absentes…Il faut alors faire des aller-retours avec le demandeur pour obtenir une note de frais en bonne et due forme. Le remboursement devra ensuite se faire en urgence afin que le salarié qui a avancé l’argent soit payé dans les temps. Harmoniser les règles, prévoir un formalisme identique pour tous et réaliser des actions de communication prend donc tout son sens.

Les règles à prévoir dans la mise en place d’une procédure de remboursement des notes de frais

Les types de dépenses

Il est essentiel de prévoir que seuls certains types de dépenses peuvent passer par notes de frais. Il s’agit essentiellement des dépenses suivantes :

Transport et déplacements

• Billets de train, avion, métro, bus
• Taxi, VTC
• Location de voiture
• Carburant (si véhicule personnel utilisé pour le travail)
• Péages et parking

À condition que ce soit pour un déplacement professionnel (rendez-vous client, mission, etc.). Il convient de préciser le motif du déplacement et toutes autres informations qui peuvent justifier le bien fondé de la charge, par exemple le nom du client rencontré.

Hébergement

• Hôtel lors de déplacements professionnels
• Airbnb (dans certains cas, si justifié)

Repas professionnels

• Repas avec clients ou partenaires
• Déjeuners lors de déplacements
• Indemnités repas (forfait possible selon règles internes)

Un repas seul peut passer, mais il doit être justifié (déplacement, contrainte horaire…). En cas d’invitation à déjeuner ou à diner, le nom (et éventuellement le rôle) de la personne doit figurer sur le reçu.

Indemnités kilométriques

Des indemnités kilométriques sont versés quand le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnels. Cette catégorie est à part car, pour être admis par l’administration fiscale, le barème mis en place par l’administration fiscale doit être utilisé.

Frais liés à l’activité

• Billets pour salons, conférences, événements pros
• Formations
• Abonnements professionnels (logiciels, presse spécialisée…)
• Les frais de documentation par exemple l’achat d’une revue spécialisée

Achats nécessaires au travail

• Fournitures (stylos, papier…)
• Petit matériel
• Logiciels ou outils utiles à l’activité

Les autres types de dépenses devront impérativement passer par le circuit habituel d’achats. Il faudra alors :

• Emettre la commande ;
• Eventuellement mettre en concurrence plusieurs fournisseurs selon le montant de l’achat ;
• Comptabiliser la facture puis la payer directement par l’entreprise.

Le type de remboursement

Il existe deux façons de rembourser les notes de frais : de manière forfaitaire ou selon les frais engagés :

• Sur la base d’un forfait : le remboursement est réalisée sur la base du barème établi par l’URSSAF. Dans ce cas, il n’est pas utile de s’encombrer de toute la procédure de remboursement de notes de frais. Les salariés doivent toutefois fournir un minimum de justificatifs. Ce système doit toutefois être prévu dans le contrat de travail. Il résulte en deux situations opposées :
  • soit l’entreprise rembourse plus que ce que le salarié a dépensé et est donc perdant ;
  • soit le salarié dépense plus que le remboursement prévu et c’est donc lui qui est perdant.
• Sur la base des frais engagés : c’est alors une procédure telle que décrite ci-dessous qui devra être mise en place.

Les documents justificatifs

Les notes de frais doivent systématiquement être accompagnées de documents justificatifs comme :

• Les billets de train ou d’avion ;
• Les factures d’hôtel ;
• Les notes de repas au restaurant avec l’annotation des personnes invitées et le motif le cas échéant ;
• Le calcul des indemnités kilométriques avec une copie de la carte grise du véhicule ;
• Les tickets de péage ou de stationnement…

Sans cela, elles risquent de ne pas être remboursées.

Les personnes en charge du paiement des notes de frais doivent donc s’en assurer. Cette vérification permettra :

• De s’assurer qu’il n’y a pas d’abus de la part des salariés puisque les notes de frais doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et ne doivent pas être disproportionnées ;
• En cas de contrôle de l’administration fiscale de s’assurer que les notes de frais ne constituent pas des « rémunérations déguisées » (les notes de frais n’étant pas un élément de rémunération mais seulement un remboursement ne sont pas soumises à charges sociales alors que la rémunération l’est) ;
• D’enregistrer comptablement la charge et de déduire la TVA. Attention : même si elle apparait sur les factures, la TVA n’est pas déductible sur les prestations de transport collectif et d’hébergement.

Le circuit de validation

Il est essentiel de mettre en place un circuit de validation. Ainsi, avant d’être transmises à la comptabilité, les notes de frais doivent être validées par le supérieur hiérarchique de la personne demandeuse.

Le formalisme

Une fiche standard de ce type peut être créée et mise à la disposition des salariés :

Nom du demandeur :

Service :

Visa du demandeur :

Date :

Visa du responsable hiérarchique :

Le délai de remboursement

Il est essentiel d’indiquer aux salariés quand ils seront remboursés. En général, le remboursement se fait une fois par mois, au moment du versement de la paie. Toutefois le salarié peut demander à recevoir un acompte s’il a réalisé des dépenses trop importantes. Une date limite de réception des notes de frais doit être indiquée tous les mois pour que les salariés fournissent l’ensemble des éléments en temps et en heure.

Une fois tous les éléments reçus par l’équipe financière, les notes de frais seront comptabilisées et payées.

Dématérialiser les notes de frais

Afin de gagner en temps, de limiter les risques d’erreur et de fluidifier le process, il est possible de choisir d’utiliser un outil de dématérialisation des notes de frais. Chaque collaborateur devra :

• Demander la création de son compte auprès des personnes habilitées ;
• Soumettre ces notes de frais ;
• Attacher une copie de la preuve ;
• Conserver l’original jusqu’à remboursement ;
• Faire valider la demande à son supérieur ;
• Soumettre la demande de remboursement.

L’outil se chargera de pré-saisir les informations comme le montant, la TVA ou la nature de charge.

Comment choisir l’outil de note de frais le plus adapté à l’entreprise?

Cibler le besoin

Tous les outils ne visent pas les mêmes entreprises :

• Freelance / indépendant : pas besoin d’un outil
• TPE : excel peut suffire
• PME / ETI : logiciel dédié recommandé
• Groupe : solution complète (workflow + cartes + multi-devises)

Les fonctionnalités indispensables

Un bon outil doit couvrir tout le cycle de la note de frais :

Capture & automatisation : scan des justificatifs et éventuellement application mobile simple

Workflow de validation et règles automatiques (plafonds, TVA…)

Calcul automatique du remboursement

Connexion au logiciel comptable (export automatique des écritures)

Le rapport qualité / prix

Au délai du simple prix par utilisateur, il est nécessaire de bien regarder le coût d’implémentation et le gain de temps à mettre en face. Une note de frais manuelle peut vite coûter cher en temps de traitement (vérification des plafonds, des justificatifs, saisie en paie, en comptabilité, déduction de la TVA…)

Exemple de procédure relative aux frais et aux déplacements

Vous trouverez ci-dessous un exemple de procédure à utiliser et mettre en place dans votre entreprise.

Avant-propos

La présente procédure a pour but de clarifier les remboursements effectués aux salariés dans le cadre de leurs déplacements, et de les aider à remplir correctement leurs notes de frais.

Ainsi, les frais engagés par les salariés dans le cadre de la réalisation de leurs missions feront l’objet d’un remboursement de la société si ceux-ci sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise, dans la limite des plafonds mentionnés ci-dessous et qu’ils font l’objet d’un document justificatif.

Toutes demandes ne respectant pas le formalisme indiqué dans la présente procédure se verront rejetées.

Note de frais

Les notes de frais sont les dépenses engagées pour le compte de la société et réellement payées par le collaborateur. Sont ainsi concernés les déplacements collectifs (train, avion, transport en commun), les déplacements individuels (taxi, péage, parking et indemnités kilométriques), les nuits d’hôtel, les repas au restaurant et les invitations des clients.

Les frais dont la nature ne correspond pas à des invitations clients, ou à des déplacements professionnels, ne pourront pas être remboursés par notes de frais.

Documents justificatifs

En cas de perte du document justificatif, il conviendra de demander un duplicata auprès du commerçant. Si celui-ci se voit dans l’impossibilité d’en émettre un, il devra fournir une déclaration sur l’honneur validée par son supérieur hiérarchique

Délai

Les demandes de remboursement doivent être effectuées dans un délai de X mois à compter de l’engagement des dépenses. Ce délai doit nous permettre d’assurer un contrôle et une comptabilisation corrects.

Cadeaux à la clientèle

Il est possible d’offrir des cadeaux à ses clients, dans la limite de XX euros par an. Les cadeaux doivent toutefois être centralisés et réalisés par le service administration des ventes, afin d’en assurer leur contrôle et traçabilité.

Seuils de remboursement

Déjeuner

Le remboursement maximum d’un déjeuner est de XX euros.

Diner

Le remboursement maximum d’un diner est de XX euros.

Invitations

Les invitations au restaurant de personnes extérieures à l’entreprise sont possibles. Les justificatifs devront mentionner le nom des personnes invitées, ainsi que leur société.

Nuitées d’hôtel

Le remboursement maximum d’une nuit d’hôtel, petit déjeuner et taxe de séjour compris est de XX euros.

Déplacement

Le choix du mode de transport utilisé doit prendre en considération :

• La politique RSE de l’entreprise
• La sécurité des collaborateurs

A ce titre, il est demandé au collaborateur de privilégier les transports en commun.

Avion et train

Les billets d’avion et de train doivent être directement réservés via XXX (agence de voyage avec laquelle l’entreprise travaille) par les personnes habilitées à le faire. Les réservations se font :

• Avion : en classe économique pour les trajets inférieurs à XX heures, en business class pour les trajets supérieurs à XX heures ;
• Train : en seconde classe pour les trajets inférieurs à XX heures, en première classe pour les trajets supérieurs à XX heures.

Voiture

Il est demandé au collaborateur de privilégier la location d’une voiture, plutôt que d’utiliser son véhicule personnel. La location de voiture se fera via XXX (agence de voyage avec laquelle l’entreprise travaille) par les personnes habilitées à le faire, en suivant les règles suivantes :

• Catégorie de véhicule A si le nombre de kilomètres aller-retour est inférieur à XX ;
• Catégorie de véhicule B si le nombre de kilomètres aller-retour est supérieur à XX.

Les dépenses de carburant, parking et péages supportées lors de ce déplacement seront remboursées sur présentation d’un justificatif.

Exceptionnellement, et avec l’accord de son supérieur hiérarchique, le collaborateur pourra utiliser son véhicule personnel et se faire rembourser sur la base du dernier barème kilométrique publié par l’administration fiscale.

Validation et exceptions

Toutes les notes de frais doivent être validées par le supérieur hiérarchique du demandeur. Les exceptions aux règles précisées ci-dessus doivent également lui être soumises avant leur engagement.

Procédure de remboursement

Expliquer la procédure choisie par l’entreprise (dématérialisation, formulaire de remboursement…), et les modalités de remboursement (par exemple une ou deux fois par mois).

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Les auto-entrepreneurs sont en franchise de TVA jusqu’à une certaine limite de chiffre d’affaires. Cela signifie qu’ils ne collectent pas de TVA sur leurs ventes et n’en déduisent pas de leurs achats. Ils bénéficient ainsi d’un avantage concurrentiel en B to C (business to consumers) par rapport aux entreprises soumises à TVA. Autre avantage de taille : ils n’ont pas à réaliser de déclarations de TVA de façon périodique. Ils doivent uniquement mentionner sur les factures que la TVA n’est pas applicable. Toutefois, au-delà de cette limite, ils doivent appliquer la TVA, la mentionner sur les factures et réaliser des déclarations périodiques. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la TVA chez les auto-entrepreneurs.

Les seuils pour bénéficier de la franchise de TVA chez les auto-entrepreneurs

Auparavant, tous les auto-entrepreneurs bénéficiaient de la franchise de TVA. Désormais, il existe une dissociation afin de bénéficier de la franchise de TVA quand on a le statut d’auto-entrepreneurs :

• 203 100€ pour bénéficier du statut d’auto-entrepreneur et 85 000 € pour être en franchise (avec un plafond majoré à 93 500€)  pour la vente de marchandises et la fourniture de logement :
• 83 600€ de chiffre d’affaires pour bénéficier du statut d’auto-entrepreneur et 37 500€ pour être en franchise (avec un plafond majoré à 41 250€) pour les prestations de services.

(Seuil valables pour 2026, 2027 et 2028 – Ces seuils font l’objet d’une revalorisation triennale. a prochaine mise à jour aura donc lieu en 2029)

La franchise de TVA signifie que l’entreprise ne collecte pas de TVA sur ses ventes, et n’en déduit pas de ses achats. Au delà de ce seuil, elle est soumise à TVA comme n’importe quelle société. A ce moment, elle doit établir des factures en rajoutant de la TVA collectée, qui est ensuite reversée à l’état. Elle déduit également de la TVA de ses achats. Il s’agit de la TVA déductible. Elle viendra en moins de la TVA collectée. Les auto-entrepreneurs devront ensuite réaliser une déclaration de TVA pour reverser la TVA due à l’état.

Le fonctionnement de la franchise de TVA chez les auto-entrepreneurs

La franchise de TVA signifie que les auto-entrepreneurs ne collectent pas de TVA sur leurs ventes et n’en déduisent pas de leurs achats. Ils doivent toutefois respecter d’autres règles quand ils sont en franchise.

Les mentions obligatoires sur les factures

Lorsque l’auto-entrepreneur établit une facture, il ne tient pas compte de la TVA. Il doit toutefois clairement faire apparaître sur sa facture la mention :

• « TVA non applicable en vertu de l’article 293 B du CGI » en cas de facturation à destination d’un client en France :
• « TVA non applicable en vertu de l’article 293 B ter du CGI » en cas de facturation dans d’autres États membres.

Comme il ne collecte pas de TVA sur ses ventes, le montant réel du produit est le montant TTC. A l’inverse, pour la société cliente soumise à TVA, le produit est le montant HT. Par conséquence, les sociétés clientes ne peuvent pas récupérer la TVA sur ces factures.

Les factures des fournisseurs

Lorsque l’auto-entrepreneur reçoit une facture d’une société soumise à TVA, le montant HT figure sur celle-ci ainsi que le montant de TVA et le montant TTC. L’auto-entrepreneur paye alors le montant TTC mais ne peut pas déduire la TVA. A l’inverse, pour une société soumise à TVA, la charge est le montant HT.

Les avantages à être en franchise de TVA

La franchise de TVA permet aux auto-entrepreneurs d’avoir une gestion fiscale et comptable simplifiée. Ainsi, l’auto-entrepreneur n’a pas de déclaration de TVA à réaliser ni de calcul de TVA à payer.

De plus, ils bénéficient d’un avantage compétitif en B to C (business to consumer : ventes directes aux consommateurs par opposition au B to B : business to business : ventes aux entreprises) par rapport aux sociétés soumises à TVA. En effet, comme l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA, il peut vendre moins cher un produit ou un service qu’une société soumise à TVA tout en conservant une marge identique.

Par exemple :

• L’auto-entrepreneur X vend une chemise 100€ HT (=TTC) ;
• La société Y, soumise à TVA, vend cette chemise 100€ HT soit 120€ TTC.

En vendant sa chemise 100€, l’auto-entrepreneur aura le même chiffre d’affaires que la société Y. Elle sera toutefois moins chère de 20€ pour le consommateur final, qui lui ne déduit pas de TVA. S’il vend sa chemise 120€, c’est-à-dire le même prix que son concurrent, il aura un chiffre d’affaires supérieur par rapport à la société Y qui elle aura un chiffre d’affaires de 100€.

Les inconvénients de la franchise de TVA chez les auto-entrepreneurs

On l’a vu, la franchise de TVA peut être un avantage concurrentiel quand on travaille en B to C. Toutefois, quand on travaille en B to B (business to business), il faut bien prendre en compte que votre client ne pourra pas récupérer de TVA sur ses achats. Ainsi, un produit que vous lui vendez 100€ lui coûtera 100€. A l’inverse, s’il achète auprès d’une entreprise soumise à TVA, un produit qu’il achète 100€ lui coûtera 83,3€ (avec 20% de TVA). Pour être compétitive, l’auto-entrepreneur devra facturer son produit 83,3€.

De plus, si une entreprise a beaucoup de dépenses en début d’exercice pour lancer son activité (investissements, constitution d’un stock de départ, publicité…), elle ne pourra pas déduire de TVA de ses achats.

Le fonctionnement quand les auto-entrepreneurs ne sont pas en franchise de TVA

Les seuils

Il existe deux seuils à prendre en compte pour déterminer si l’auto-entrepreneur est soumis à TVA ou non : le seuil “normal” et le seuil “majoré” :

• Pour la vente de marchandises et la fourniture de logement, le seuil normal est de 85 000€ et le seuil majoré est de 93 500€ ;
• Pour les prestations de service, le seuil normal est de 37 500€ et le seuil majoré est de 41 250€.

Deux cas de figures sont à distinguer :

1. Le chiffre d’affaires dépasse le seuil “normal” mais pas le seuil “majoré” => l’auto-entreprise est soumise à TVA au 1er janvier de l’année suivante (et non plus après deux années comme avant 2025) ;
2. Le chiffre d’affaires dépasse le seuil majoré => l’imposition intervient dès le 1er jour du dépassement.

Les régimes de TVA et les déclarations

L’auto-entreprise qui dépasse les seuils de chiffre d’affaires bascule automatiquement dans le régime réel simplifié. Il consiste à régler deux acomptes dans l’année et à établir une déclaration récapitulative, la CA12, en fin d’année.

S’il le souhaite, l’auto-entrepreneur peut opter pour le régime réel normal. Il consiste à s’acquitter tous les mois ou tous les trimestres de la TVA au réel (TVA collectée – TVA déductible).

Pour en savoir plus sur le statut, consultez notre guide de l’auto-entrepreneur

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Les auto-entrepreneurs bénéficient d’un statut particulier en ce qui concerne la TVA. En effet, ils sont en franchise mais uniquement jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires. Quand ils sont soumis à TVA, cela signifie qu’ils la collectent sur leurs ventes et la déduisent de leurs achats. Ils doivent ensuite reverser la différence à l’État. Des déclarations de TVA doivent donc être réalisées.

Les seuils pour être soumis à TVA quand on est auto-entrepreneur

Il existe désormais une dissociation entre les seuils de chiffre d’affaires permettant de bénéficier du statut d’auto-entrepreneur et ceux pour être en franchise de TVA :

• Pour la vente de marchandises et la fourniture de logement : 188 700 € pour bénéficier du statut d’auto-entrepreneur et 91 900€ (avec un plafond majoré à 101 000€) pour être en franchise ;
• Pour les prestations de services et les professions libérales : 77 700€ de chiffre d’affaires pour bénéficier du statut d’auto-entrepreneur et 36 800€ (avec un plafond majoré à 39 100€) pour être en franchise.

Ces seuils ont été revus au 1er janvier 2023.

L’imposition à la TVA intervient dès le premier jour du mois au cours duquel le seuil de chiffre d’affaires est dépassé. Cela signifie qu’il faut indiquer la TVA sur les factures dès que la limite est atteinte mais également de façon rétroactive pour les factures déjà émises au cours du mois (il faut alors émettre des avoirs et établir de nouvelles factures avec TVA).

Si le chiffre d’affaires se situe entre la limite et le plafond majoré pendant deux années de suite, l’entreprise devient soumise à TVA à partir du 1er janvier suivant ces deux années.

Il est également possible de repasser en franchise de TVA à compter du 1er janvier de l’année suivante si le chiffre d’affaires revient en dessous du seuil. Il faudra faire la demande au Service des Impôts des Entreprises (SIE). La franchise signifie que l’entreprise ne collecte pas de TVA mais également qu’elle n’en déduit pas sur ses achats. Ainsi, la TVA sur les achats devient déductible à partir du moment où la TVA collectée est due. Cela signifie que l’entreprise ne peut pas récupérer la TVA déductible sur les achats réalisés avant cette date.

La déclaration de TVA des micro-entrepreneurs

Une fois le seuil du chiffre d’affaires permettant à l’entreprise de bénéficier de la franchise dépassé, l’auto-entrepreneur bascule sous le régime réel simplifié par défaut, mais il peut opter pour le régime réel normal. Dans un cas comme dans l’autre, il faudra procéder périodiquement à une déclaration de TVA pour micro-entrepreneur afin d’informer l’administration fiscale du montant à payer et de s’en acquitter.

Les auto-entrepreneurs au régime réel simplifié

Le régime consiste à payer la TVA en deux fois dans l’année, via deux acomptes :

• 55% du montant payé en N-1 en juillet ;
• 40% du montant payé en N-1 en décembre.

À noter également que pour la première année, l’entreprise pourra déclarer sa TVA au réel car les acomptes ne pourront pas être calculés (ils le sont sur la base de la TVA payée en N-1).

Une déclaration récapitulative, la CA12, doit être établie tous les ans :

• Dans les trois mois suivant la date de clôture des comptes pour les entreprises n’ayant pas une date de clôture coïncidant avec la fin de l’année civile ;
• Avant le 2e jour ouvré suivant le 1er mai pour celles clôturant au 31 décembre.

Cette déclaration fait apparaître :

• La TVA collectée, par taux ;
• La TVA déductible, en distinguant celle sur biens et services et celle sur immobilisations ;
• La TVA déjà payée lors des acomptes ;
• Le solde de TVA.

Les auto-entrepreneurs au régime réel normal

Si elles le souhaitent, les auto-entreprises peuvent opter pour le régime réel normal. Dans ce cas, la micro-entreprise déclarera et payera l’impôt tous les mois, via la déclaration 3310 ou CA3. Elle fera apparaître :

• La TVA collectée ;
• La TVA déductible ;
• La TVA à payer ou le crédit de TVA.

Il est possible de réaliser des déclarations tous les trimestres si le montant de TVA à payer dans l’année est inférieur à 4000€.

Les formalités administratives

Avant de commencer à réaliser les déclarations, il faudra :

• Créer un compte professionnel sur le site des impôts (si ce n’est pas déjà fait) ;
• Obtenir un numéro de TVA intracommunautaire auprès du SIE. Il s’agit d’un numéro d’identification de l’entreprise nécessaire en cas d’échanges intracommunautaires. C’est un code à 9 chiffres composé de « FR » + une clé informatique à deux chiffres + le numéro SIRET de l’entreprise ;
• Transmettre un mandat de prélèvement à la banque pour le paiement de la TVA.

De plus, afin de pouvoir réaliser les déclarations, il est bien entendu nécessaire de tenir une comptabilité pour être en mesure de reporter les montants de TVA collectée et les montants de TVA déductible.

Les mentions de TVA à indiquer sur les factures

Tant que l’auto-entreprise n’est pas soumise à TVA, elle doit indiquer la mention suivante sur les factures : « TVA non applicable en application de l’article 293B du CGI ».

Dès qu’elle est soumise à TVA, elle doit faire apparaître la TVA collectée. Il s’agit de la TVA qui vient s’ajouter aux ventes. Le taux dépend de la nature du bien ou du service vendu :

• Le taux normal est de 20% ;
• Le taux intermédiaire est de 10% ;
• Le taux réduit est de 5,5%
• Le taux super-réduit est de 2,1%.

Il faut également faire apparaître son numéro de TVA intracommunautaire ainsi que celui de son client.

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Il existe quatre taux de TVA en France : le taux normal de 20%, le taux intermédiaire de 10%, le taux réduit de 5,5% et le taux super-réduit de 2,1%. Les taux réduits ont pour but de favoriser certains secteurs d’activité. Ainsi, les consommateurs payent un taux moindre de TVA (ce sont en effet les consommateurs qui la supportent, les entreprises jouant un rôle de collecteur).

Rappel sur le principe de la TVA

La TVA est un impôt « neutre » pour l’entreprise dans la mesure où elle collecte de la TVA pour la reverser à l’état. Ainsi, elle collecte de la TVA sur ses ventes et elle en déduit de ses achats. La différence est reversée à l’état. Toutefois, si la différence est négative (plus de TVA déductible que de la TVA collectée), l’entreprise dispose d’un crédit de TVA. Il est remboursé par l’état ou il vient en déduction des futures sommes de TVA à payer.

La TVA collectée

L’entreprise décide d’un prix de vente HT, correspondant à ce qu’elle enregistrera en vente en comptabilité. Toutefois, le prix payé par le consommateur est un montant TTC. C’est la somme qu’encaissera l’entreprise.

La différence entre le TTC et le HT est la TVA collectée. On passe du HT au TTC en appliquant un taux qui dépend de la catégorie de produits ou de services.

La TVA déductible

L’entreprise achète un produit TTC. Toutefois elle enregistre en charge uniquement le montant HT. La différence entre les deux est la TVA déductible.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur le fonctionnement de la TVA.

Le taux de TVA “normal” de 20%

Le taux normal de 20% concerne la majorité des produits et des services. Comme la liste serait trop longue à réaliser, il s’agit pour faire de tous les produits et les services qui ne bénéficient pas d’un autre taux.

Le taux de TVA intermédiaire de 10% 

Le taux intermédiaire de 10% concerne :

Les services d’aide à la personne comme :

• La garde d’enfants
• Les travaux de jardinage et de réparation
• L’assistance informatique
• Les soins d’esthétique
• La livraison de repas ou de courses à domicile
• Le soutien scolaire…

Les prestations d’hébergement (hôtel, camping, location meublée)

Le transport en commun (avion, train, métro)

La restauration sur place ou à emporter (produits destinés à une consommation immédiate)

Les médicaments non remboursés par la Sécurité Sociale

Les produits agricoles sans transformation, et non destinés à l’alimentation humaine

Les travaux d’amélioration de la consommation énergétique des logements de moins de 2 ans

Les entrées dans les musées, expositions, zoos, salons, foires et autres sites culturels

La cession de droits d’auteur et d’interprétation

Le taux de TVA réduit de 5,5%

Le taux réduit de 5,5% concerne :

La majorité des produits alimentaires de première nécessité, dont les eaux et les boissons non alcoolisées. Sont exclus le chocolat, les produits composés contenant du chocolat ou du cacao, la confiserie, le caviar et les matières grasses végétales qui ont un taux de TVA de 20 %

La restauration scolaire

Certains biens culturels : livres, places de cinéma, places de spectacles ne bénéficiant pas du taux de 2,1%

Les équipements pour personnes handicapées

Les travaux d’amélioration de la consommation énergétique des logements de plus de 2 ans

L’importation d’oeuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité et le vente d’oeuvres originales par l’auteur ou ses ayants droits.

Le taux super-réduit de 2,1%

Le taux super-réduit de 2,1% concerne :

Les places des 140 premières représentations de spectacles vivants

La presse

Les médicaments remboursés par la Sécurité Sociale

La contribution audiovisuelle publique

Et les taux de 19,6% et de 7%?

Les taux de 19,6% et de 7% sont d’anciens taux de TVA appliqués en France. Le taux de 19,6% était le taux par défaut appliqué jusqu’à fin 2011.

Le taux de 7% a fait son apparition en janvier 2012 puis a été remplacé par le taux de 10%. Il concernait donc :

• La majorité des produits de la restauration sur place et à emporter ;
• Le transport de voyageurs ;
• Les livres et certains autres produits culturels ;
• Les travaux dans les logements de plus de deux ans ;
• Les produits agricoles qui n’ont subi aucune transformation ;
• Les services d’aide à la personne (pour les entreprises n’ayant pas d’agrément) ;
• La majorité des médicaments non remboursés ;
• Les prestations d’hébergement.

Il a également été envisagé un temps la création du taux de 21,2%, appelé TVA sociale, par un précédent gouvernement, puis finalement abandonné par le suivant.

Certains biens et prestations ont également connu des changements au cours des précédentes années. C’est le cas de la TVA sur le livre sous tous formats (numériques, papiers, audios). Initialement à 5,5%, il était passé à 7% en 2012 avant de repasser à 5,5% en 2013. La TVA sur les billets de spectacle est également repassée de 7% à 5,5%

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L’auto-entreprise est la plus simple des formes juridiques. Elle s’adresse ainsi à tous ceux qui veulent une source de revenus complémentaire (salariés, étudiants, retraités…) ou qui veulent tester une activité. Pour autant, cette simplicité tant dans les formalités de création que dans la gestion courante n’implique pas l’absence d’obligations. Les auto-entrepreneurs doivent ainsi réaliser les formalités de création puis déclarer périodiquement leur chiffe d’affaires et payer des impôts. Ils doivent également tenir un livre des recettes et, parfois, un registre des achats ainsi qu’établir des factures à destination de leurs clients.

Créer la structure juridique en tant qu’auto-entrepreneur

Les formalités pour créer une auto-entreprise sont assez simples. Il faut d’abord faire sa déclaration en tant qu’auto-entrepreneur à l’URSSAF, pour laquelle il suffit de remplir le dossier en ligne et de joindre un justificatif d’identité. Un mail de confirmation sera ensuite envoyé pour informer de la bonne réception du dossier et l’avis SIRENE sera reçu quelques temps après.

A noter que les auto-entrepreneurs souhaitant exercer une activité commerciale ou artisanale devront s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés ou au registre des métiers. De plus, ceux qui souhaitent exercer une activité réglementée devront justifier qu’ils détiennent la qualification suffisante (diplôme et/ou expérience).

Enfin, il faudra éventuellement ouvrir un compte bancaire dédié à l’auto-entreprise. L’ouverture d’un compte distinct de celui de l’auto-entrepreneur est d’ailleurs obligatoire si le chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000€ pendant deux années consécutives.

Déclarer le chiffre d’affaires de sa micro-entreprise

La déclaration de chiffre d’affaires se fait tous les mois ou tous les trimestres (en fonction de l’option que l’auto-entrepreneur a choisie au moment de la création). Il faudra préciser la composition du chiffre d’affaires entre :

• Chiffre d’affaires des ventes de marchandises ;
• Chiffre d’affaires des prestations de services commerciales ou artisanales ;
• Chiffre d’affaires des autres prestations de services.

Le chiffre d’affaires devra également être reporté annuellement sur la déclaration de revenu complémentaire 2042C.

Payer les charges sociales, les taxes et l’impôt

L’auto-entrepreneur doit payer plusieurs types d’impôts et de taxes.

Charges sociales

Il doit tout d’abord payer des charges sociales sur son chiffre d’affaires. Le taux de charges sociales dépend de la nature d’activité :

• Pour les activités commerciales de type vente de marchandises (BIC) : 12,3 % ;
• Pour les prestations de services commerciales ou artisanales (BIC) : 21,2% ;
• Pour les activités libérales affiliées à la CIPAV : 21,2% ;
• Pour les autres prestations de services et les professions libérales affiliées au régime général pour leur retraite : 21,1%.

Impôt sur le revenu

L’auto-entrepreneur doit également s’acquitter de l’impôt sur le revenu. Ainsi, ses revenus sont intégrés au revenu total du foyer fiscal au moment de la déclaration. C’est le barème progressif qui viendra ensuite s’appliquer sur le revenu imposable. Les revenus pris en compte ici correspondent au chiffre d’affaires auquel s’applique un abattement forfaitaire correspondant aux charges :

• Pour la vente de marchandises : 71% ;
• Pour les prestations de services : 50% ;
• Pour les professions libérales : 34%.

Il est toutefois possible de faire autrement et d’opter pour le prélèvement libératoire si certaines conditions sont respectées. Ainsi, le revenu fiscal de référence par part de quotient familial doit être inférieur à 26 070€ (seuil applicable en 2023 pour des revenus de 2021). Le prélèvement libératoire consiste à payer l’impôt au moment de la déclaration du chiffre d’affaires sans attendre la fin d’année. Le taux dépend de la nature d’activité :

• Pour la vente de marchandises : 1% ;
• Pour les prestations de services : 1,7% ;
• Pour les professions libérales : 2,2%.

CFE (cotisation foncière des entreprises)

L’auto-entrepreneur doit payer la CFE (cotisation foncière des entreprises), qui est une composante de la CET (contribution économique territoriale). C’est une taxe sur la valeur locative des biens immobiliers utilisés pour l’activité professionnelle. Toutefois, cette taxe n’est pas due :

• Lors de la première année d’activité ;
• Si le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 5 000€ ;
• Pour certaines professions : exploitants agricoles, pêcheurs, artistes, artisans, sportifs, VDI (vendeurs à domicile indépendants) et propriétaires qui louent une partie de leur habitation en meublé.

Tenir un livre des recettes et un registre des achats

Les auto-entrepreneurs bénéficient de formalités comptables simplifiées. Ainsi, ils n’ont pas à établir tous les ans un bilan et un compte de résultat. Toutefois, ils doivent respecter deux obligations : tenir un livre des recettes et un registre des achats (uniquement pour certains auto-entrepreneurs).

Le livre des recettes

C’est un document qui doit indiquer de façon chronologique tous les encaissements reçus en précisant pour chacun :

• La nature de la vente ;
• Le montant ;
• La date d’encaissement ;
• Le mode de règlement ;
• Le numéro de facture ;
• Le nom du client.

Le registre des achats

Seuls les auto-entrepreneurs qui vendent des marchandises, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place et ceux qui fournissent des prestations d’hébergement ont l’obligation de tenir un registre des achats.ce document fera apparaître pour chaque achat :

• La nature de l’opération ;
• Le montant ;
• La date de paiement ;
• Le mode de paiement ;
• Le numéro de facture ;
• Le nom du fournisseur.

Réaliser des factures à destination des clients

Comme pour n’importe quelle entreprise, il est obligatoire pour les auto-entrepreneurs d’établir des factures à destination de leurs clients (sauf exceptions qui concernent toutes les entreprises, notamment en cas de vente inférieure à 25€). Toutefois les factures des auto-entrepreneurs diffèrent sensiblement des autres factures puisque certaines mentions obligatoires doivent y figurer :

• Si l’auto-entrepreneur n’est ni commerçant, ni artisan (et donc n’est ni immatriculé au registre du commerce et des sociétés ni au registre des métiers), il faudra indiquer « dispensé d’immatriculation en application du code V de l’article 19 de la loi n°96 – 603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l’artisanat » ou « dispensé d’immatriculation en application de l’article L123 – 1 – 1 du code de commerce » ;
• Si l’auto-entrepreneur n’est pas soumis à TVA, c’est-à-dire s’il ne dépasse pas les seuils de chiffre d’affaires de 70 000€ pour les prestations de services et 170 000€ pour les achats/reventes de biens, la vente à consommer sur place ou les prestations d’hébergement, la mention suivante devra figurer : « TVA non applicable en application de l’article 293 B du CGI ».

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