Il World Urban Forum è un’evento organizzato dall’ONUdove capi di stato, ministri e delegati si incontrano  per parlare sul futuro delle città intelligenti. L’evento ha avuto luogo dall’1 al 6 Settembre e ha ospitato oltre 8350 delegati provenienti da 156 nazioni diverse.

Per gli alti standard di sicurezza richiesta, oltre alla tecnologia NFC sono stati impiegati anche reparti della polizia, metal detector e squadre cinofile.

“Da quando il forum ci ha contattato abbiamo cercato una soluzione che fosse in grado di garantire tutti i servizi legati alla gestione degli accessi ma che fosse anche in grado di gestire altri servizi di sicurezza e di supporto. La tecnologia NFC si è dimostrata la soluzione ideale attraverso l’utilizzo di smart badge dotati di chip RFID. Questi badge venivano consegnati agli ospiti in poco tempo grazie ad apposite stampanti, sia per chi aveva effettuato la preregistrazione accreditandosi online, sia per chi aveva deciso di partecipare all’ultimo momento” spiega Marko Petelin, Ceo di Infordata.

Gli smart badge hanno un chip RFID integrato grazie al quale tutti i dati di ogni singolo partecipante possono essere inseriti in modo automatico attraverso dei sistemi avanzati di crittografia e una piattaforma intelligente che oltre all’identificazione permette servizi associati come il prestito di audio guide.

“Per la gestione di oltre 6mila cuffie, utilizzate dagli ospiti per la traduzione degli interventi in tempo reale abbiamo implementato la tecnologia NFC che permetteva agli utenti il noleggio delle cuffie senza la necessità di portare con loro la propria carta d’identità o passaporto. Il valore di ogni cuffia era di circa 400€ quindi c’era la necessità di tracciare i loro prestiti. Abbiamo associato allo smart badge la tecnologia NFC che attraverso degli smartphone registrava in modalità contactless il badge intelligente e in automatico attivava la procedura di noleggio e quella di resa” prosegue Petelin.

La tecnologia NFC è stata una dei protagonisti della fiera, la sua comodità e velocità ha sorpreso tutti coloro che ancora non la conoscevano o non l’avevano mai sperimentata. La tecnologia NFC permetteva la lettura degli smart badge attraverso smartphone Nokia ed LG di ultima generazione.

“La velocità di registrazione e di stampa di un singolo badge il primo giorno era di un paio di minuti. La familiarità con gli smartphone ha accorciato poi le tempistiche a meno di 1 minuto. Tutti sono rimasti favorevolmente colpiti dalla praticità dell’Nfc e dalla comodità di un servizio inedito anche per molti rappresentanti stranieri. L’innovazione italiana al World Urban Forum ha fatto davvero la sua bella figura”.

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Dall’8 all’11 dicembre si è svolto a Roma (nuova Fiera di Roma,Pala BCC) il XIV Congresso Nazionale del Credito Cooperativo a cui hanno parteciperanno circa 2 mila rappresentanti di tutte le Banche di Credito Cooperativo e Casse Rurali italiane, delle Federazioni locali e dei diversi Enti e società di sistema. L’obiettivo del congresso è stato dibattere sulle prospettive strategiche ed organizzative che interesseranno la cooperazione di credito italiana nei prossimi anni.

Infordata Sistemi, come attuale partner nella fornitura di soluzioni per le BBC ha scelto MeetMe per gestire gli accrediti e l’evento in generale. Il sistema MeetMe è composto da un software gestionale web-based, da terminali presenze e badge RFID. Il sistema è concepito per la gestione di tutte le fasi organizzative: dalla prima fase, quando vengono inviati gli inviti ai soci, passando per la gestione dell’assemblea e arrivando alla fase conclusiva, quando vengono generati i report delle presenze e delle votazioni.

Grazie al nostro software gestione eventi e congressi, MeetMe, gli organizzatori hanno potuto risparmiare non solo denaro ma anche tempo, semplificando tutti i compiti che riguardano la gestione dell’evento.

Grazie per essere passati al nostro stand!

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Tra queste citiamo le BCC di: Irpinia, Napoli, Montecorvino Rovella e Casagiove. Con questa soluzione le banche hanno snellito di molto le procedure di accredito dei soci e la gestione delle deleghe, riducendo fino al 80% i tempi di gestione. Grazie al grande successo riscosso la nostra azienda ha deciso di investire in nuove funzionalità per poter offrire una soluzione ancor più completa per le prossime assemblee.

La soluzione MeetMe è composta da un software gestionale web-based, da terminali presenze e badge RFID. Questo sistema è concepito per la gestire di tutte le fasi organizzative: dalla prima fase, quando vengono inviati gli inviti ai soci, la gestione dell’assemblea fino alla fase conclusiva quando vengono generati i report delle presenze e delle votazioni.

Il sistema MeetMe non ha l’unica finalità di gestire le assemblee, ma si pone l’obbiettivo più generale di fidelizzare i soci, poiché rappresentano l’elemento fondamentale di una BCC. Così, l’elemento fondamentale è rappresentato dalla tessera socio, la quale oltre a fornire un segno d’identificazione e prestigio, può essere utilizzata per vari servizi.

Nella prima fase sono stati importati i soci nel software, sono stati stampati i badge e consegnati per posta ad ogni associato, prima dell’inizio dell’assemblea sono state inserite nel sistema le deleghe già disponibili. Durante l’assemblea l’accredito dei soci è stato molto veloce: le persone si sono presentati al desk, è stato letto il loro badge, sono state verificate le deleghe (o inserite delle nuove), infine è stato fornito un cartoncino per le votazioni indicante il numero di voti di cui il socio aveva diritto. All’ingresso della sala plenaria sono stati installati dei lettori RFID per rilevare le presenze effettive, alla fine dei lavori sono stati incrociati i dati degli accreditati e presenti, così che sono stati considerati i voti solo delle persone realmente presenti.

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Come sponsor abbiamo installato il sistema di gestione eventi MeetMe. Attraverso il suo software, web-based, è stato possibile gestire tutte le iscrizioni, stampare i badge con i codici a barre, accreditare i partecipanti e verificare le presenze nelle sale d’approfondimento. Grazie a dei lettori portatili di codici a barre, infatti, è stato possibile gestire la verifica delle presenze nelle varie sale.

A evento concluso tutti i dati raccolti sono stati elaborati e da essi sono stati generati in tempo reale differenti report riguardanti i dettagli di tutti i partecipanti. Questi report sono inoltre serviti, dopo essere stati convertiti nel formato Excel, alla gestione di azioni di marketing.

Optimum IT è alla sua prima edizione e punta ad essere l’evento chiave nell’assistenza alle imprese riguardo l’ottimizzazione di procedure aziendali attraverso l’adozione delle ultime tecnologie sul mercato. Per ulteriori informazioni sull’evento: http://www.optimum-it.si

Abbiamo sponsorizzato la conferenza OptimumIT fornendo software e hardware per gestire le iscrizioni, accrediti e presenze.

Optimum IT è la prima edizione di un evento volto ad aiutare le imprese ad ottimizzare le procedure aziendali adottando tecnologia.

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Dopo il successo della prima versione del sistema MeetMe per la gestione integrale di eventi, dall’invio degli inviti e registrazione al controllo degli accessi, è disponibile l’ultima, la 2.0, che include una gran quantità di funzionalità estremamente flessibili e personalizzabili.

Questa volta le possibilità vanno oltre offrendo agli utenti tutto un mondo di applicazioni 2.0 che semplificheranno e miglioreranno la gestione degli eventi e tutti i processi relativi ad essi, tanto prima (invio delle inviti, registrazione online dei assistenti) quanto dopo il loro svolgimento(creazione di reports, analisi della assistenza).

Il cliente può adesso trasformare MeetMe in un vero e proprio framework e creare un minisito con un template personalizzato per ogni evento. Integrarlo con i social network o con i calendari di Outlook e Google saranno alcune delle nuove possibilità.

Non lasciatevi scappare tutto quello che può offrire la tecnologia RFID, specialmente nel campo della gestione eventi! Migliorate i vostri eventi e congressi e la vostra immagine migliorerà con loro!

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Il Congresso

Caprimed, agenzia organizzatrice di eventi e congressi, ha scelto Infordata Sistemi per gestire il controllo accessi e presenze e per l’identificazione degli invitati attraverso badge per il V° Congresso Nazionale della FIMP.

L’1 ottobre, presso il Lingotto di Torino, ha avuto inizio il V° Congresso Nazionale della FIMP (Federazione Italiana Medici Pediatri), contando su oltre 2.500 iscritti e una durata di 4 giorni.

Il titolo del Congresso FIMP ‘Assistenti di volo’ è stato partorito con l’intento dei pediatri di guidare ed accompagnare le famiglie lungo il cammino di crescita dei propri figli e insegnare loro uno stile di vita corretto fin dai primi anni. Il pediatra è senza dubbio partecipe nel percorso di crescita del bambino e, con i genitori, vuole accompagnarlo fino all’età del completo sviluppo.

Il Congresso ha rappresentato per la FIMP la chance per fornire ai genitori consigli utili presentando due decaloghi: uno che tratta delle difficoltà ad addormentarsi di cui soffrono i figli, l’altro che mira alla difesa dei bambini contro i possibili pericoli che si possono incontrare in Internet.

La soluzione di Infordata

Per soddisfare le necessità del cliente Infordata Sistemi ha scelto il software MeetMe per la gestione eventi, un sistema completo che garantisce il controllo accessi, la gestione delle presenze, l’accreditamento degli invitati ai congressi e la creazione di un report con i dati raccolti dal programma (foglio presenze).

Per l’accreditamento al congresso è stata ideata una segreteria con 10 hostess. I partecipanti (medici e infermieri di varie categorie) si presentavano al desk, che era suddiviso in più postazioni ordinate alfabeticamente (es. colonna con cognomi da A a C, da D a F, etc.), e le hostess gli consegnavano la cartellina dei lavori e il badge, il quale prima di essere consegnato veniva passato su un lettore UHF Desktop per confermare l’accredito (automatico) della persona.

Quasi tutti i badge sono stati stampati prima del congresso, durante il quale sono solo stati stampati dei nuovi badge per le ultime iscrizioni e per gli ospiti. Dato che il congresso aveva una durata di più giorni è capitato spesso che i partecipanti dimenticassero il badge in albergo, quindi si doveva provvedere a ristampare dei nuovi badge provvisori. Grazieal fatto che il software MeetMe può gestire più di un badge per persona, il problema di calcolare le presenze è stato abilmente risolto: se ci fosse infatti la possibilità di associare solo un badge per persona (e relativo numero di serie) si perderebbe l’associazione di accrediti e presenze. Tramite il software gestione congressi MeetMe è stato costantemente monitorato il numero delle persone presenti al congresso classificate per categoria di appartenenza. Questa è stata un’informazione fondamentale per gli organizzatori in quanto è stata molto utile per calcolare il numero di pasti e tavoli necessari per pranzi e cene.

Alla fine del congresso l’organizzazione  ha stampato gli attestati di partecipazione in base ai dati delle persone accreditate tramite MeetMe.

Per le presenze è stato predisposto un sistema di 4 varchi con antenne UHF collegate al controller IS2300. Ogni controller, a sua volta, era collegato a diversi netbook che raccoglievano i dati dei numeri di serie letti. Per la lettura dei badge basta che le persone si trovino o passino in prossimità del varco per essere riconosciute. Ad ogni varco sono state predisposte più antenne, poste direzionalmente sia verso l’interno che verso l’esterno delle sale, rendendo così facile l’associazione del passaggio della persona con un’entrata o ad un’uscita. In base alla differenza oraria tra la prima e la seconda lettura del badge il software MeetMe è capace di calcolare il tempo di presenza effettiva nelle sale/zone. Il calcolo delle presenze dei medici e degli infermieri è stato utile al fine di riconoscere i crediti formativi per l’ECM.

E’ stata predisposta inoltre anche una rete Wi-Fi con diversi access point e WiFi repeater per poter rendere possibile la trasmissione tra il server e i dispositivi predisposti ai varchi. Poiché nell’edificio del congresso non c’era una linea Internet a disposizione è stata usata per la comunicazione una semplice chiavetta Internet UMTS che ha svolto egregiamente il lavoro. Per sicurezza era stato predisposto in loco un server di backup nel caso si fossero presentati problemi di comunicazione.

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Meetme, il nostro software per la gestione eventi, si evolve proprio come le nuove società diventando più digitale per soddisfare le necessità degli organizzatori di eventi, identificate grazie ai suggerimenti degli utenti.

MeetMe Presence permette ai partecipanti di associare le loro tessere RFID (consegnate per l’identificazione e l’accesso agli eventi) al proprio account di Facebook. Il collegamento si fa in modo semplice accedendo all’applicazione Meetme Presenceattraverso Facebook, dopodiché c’è solo bisogno di autorizzare l’applicazione ad accedere all’account personale. Una volta concessa l’autorizzazione, l’applicazione potrà essere utilizzata e rimossa in qualsiasi momento dalla stessa pagina.

MeetMe Presence permette agli invitati di caricare fotografie semplicemente avvicinando la loro tessera alla fotografia desiderata, di porre un like su servizi o prodotti e di relazionarsi più facilmente tra di loro giacché scattando una fotografia avranno già il nome di tutti gli altri partecipanti presenti nella foto grazie al tagging. MeetMe Presence offre un’esperienza di condivisione in tempo reale.

Quest’applicazione è ottima per tutti gli eventi che coinvolgono i giovani tra cui: festival, serate, congressi, fiere, discoteche, clubs, ecc.

MeetMe diventa una soluzione sempre più completa per la gestione congressi, gestione fiere e gestione eventi in generale.

Chiede ai nostri tecnici e esperti per ulteriori informazioni!

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