Projektredovisning eller project management är ett system som syftar till att säkerställa att projekt fortlöper effektivt ur ett kostnadsperspektiv och ett tidsperspektiv.

Ett optimalt användande av projektredovisning kräver att du systematiskt och logiskt sparar alla uppgifter och slutsatser från tidigare projekt i ett lättillgängligt och användarvänligt projektredovisningssystem. Det finns bra projektredovisningssystem som du enkelt kan inkorporera med ditt ordinarie ekonomisystem. Läs mer om projektredovisning och projektplanering på Projetredovisning!

Ekonomisystem

Ett ekonomisystem är ett system av moduler som integrerar ett företags olika avdelningar med varandra. Systemet består i huvudsak av två komponenter:

• Informationssystem – Som lagrar och bearbetar informationen, antingen manuellt, semiautomatiskt eller helt automatiskt.
• Standardsystem – Vilket är ett system med standarder för företagets interaktion med omvärlden.

Alla företag samlar på sig massor av information som lagras på olika ställen i företagets organisation. Som ett resultat av detta är det ofta ett tidsödande arbete att leta rätt på informationen även om den finns inom organisationen. Ett ekonomisystems huvuduppgift är att komma till rätta med att all information som företaget har om omvärlden är fragmenterad i företaget och göra all information lättillgänglig för företagets samtliga medarbetare. Informationen företaget har om sin omvärld såsom exempelvis kunder, konkurrenter och myndigheter samlas i en och samma databas. Med en logiskt strukturerad användarplattform möjliggörs sedan en snabb tillgång till all information till företagets samtliga medarbetare.

Standardiserade ekonomisystem kan i någon mån anpassas efter företagets verksamhet. Ofta måste emellertid även företagets organisation anpassas vid införandet av ett nytt ekonomisystem. Detta kan leda till konflikter då medarbetarna är vana vid en viss arbetsprocess och inte vill anpassa denna på grund av ett nytt ekonomisystem. Ett annat exempel på en vanlig anledning till motstånd mot införandet av ett ekonomisystem är att medarbetarna vet att transparensen ökar då ekonomisystemet ger en tydlig bild av vad avdelningar och enskilda medarbetare presterar. Detta kan väcka olustkänslor även hos ambitiösa medarbetare och därför är det viktigt att ekonomisystemet inte uppfattas som ett system för övervakning av företagets medarbetare.

Vid införandet av ett nytt ekonomisystem är det viktigt att företagets medarbetare utbildas för att systemet skall fungera. Om inte tid och pengar investeras i utbildning kan detta resultera i att det nya ekonomisystemet inte kan användas eftersom kompetensen saknas. I samband med utbildningen är det lämpligt att företagets medarbetare känner sig motiverade och är villiga att genomföra en förändring av arbetsprocessen. Det är då viktigt att medarbetarna känner sig delaktiga i förändringsarbetet för att stimulera förändringsviljan. För att de skall känna sig delaktiga krävs att de får möjlighet att framföra sina synpunkter och eventuella farhågor samt att dessa diskuteras och tas på allvar. Det kan inte nog poängteras hur viktigt det är att företagets medarbetare känner sig motiverade så att de inte får en negativ attityd till införandet av ekonomisystemet.

Letar du efter ett lämpligt ekonomisystem för ditt företag så kan du med fördel inhämta nödvändig kunskap genom att besöka olika leverantörers hemsidor. Detta ger dig samtidigt en överblick av vad marknaden har att erbjuda vad gäller ekonomisystem.

Det finns tre olika tidredovisningsmetoder: Individuell tidredovisning, frekvensstudier och skattningar. Individuell tidredovisning innebär att anställda dagligen, veckovis eller varje månad får redovisa hur mycket arbetstid de lagt ner på olika verksamhetsobjekt.

Individuell tidredovisning är den metod som är mest korrekt och precis men samtidigt den klart dyraste metoden. Som företagsledare bör du avstå från att införa en mer omfattande tidredovisning än vad ditt företag verkligen behöver. Därför bör du och den övriga företagsledningen noga överväga vad det är för resultat ni eftersträvar med tidredovisningen och ta beslut om detta innan ni implementerar systemet. Kostnadsfrågan är vid tidredovisning helt underordnad redovisningens kvalitet. Ni kan lägga ner hur mycket pengar som helst i ett fint system med alla möjliga finesser, om användarna känner sig övervakade eller upplever redovisningen som onödigt betungande så får ni ingen nytta av systemet eftersom tidsuppgifterna som matas in inte är fingerade eller på annat sätt inkorrekta.

Frekvensstudier har många likheter med individuell tidredovisning med i stort sett samma redovisningsperioder. Dessa studier pågår dock inte fortlöpande utan genomförs endast ett fåtal gånger per år eller med större mellanrum än så. Skattningar är den tidredovisningsmetod som har minst omfattning. Inte heller skattningar genomförs fortlöpande utan förekomemr oftast i samma omfattning som frekvensstudier. Den stora skillnaden mellan skattningar och frekvensstudier är att vid skattningar så nöjer man sig med att medarbetarna uppskattar hur de fördelat sin tid mellan de olika verksamhetsobjekten.

När du som företagsledare skall välja metod för tidredovisning så måste du utgår från det informationsbehov företaget har. Det är bara kontraproduktivt, kostsamt och saknar mening att låta de anställda redovisa sin tid i en omfattning som ni sedan inte har möjlighet att bearbeta och använda. Ni bör tänka på att det tidredovisningssystem ni väljer måste förankras hos alla företagets anställda innan det implementeras. Slutprodukten av tidredovisningen blir inte bättre än den information som matas in i systemet av företagets alla anställda.

Varför elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering fungerar på så sätt att en elektronisk faktura skickas direkt till köparen över internet. Den elektroniska fakturan tas emot hos köparen av någon form av ekonomisystem varefter den elektroniska fakturan godkänns automatiskt eller manuellt. Det är lätt att se hur elektronisk fakturering gynnar såväl köpare som säljare.

Elektronisk fakturering med e-faktura innebär:

1. Att utskriftskostnader och portokostnader försvinner
2. Att faktureringsprocessen går snabbare
3. Att säljaren kan få in intäkterna tidigare
4. Att fakturan överförs till köparen på ett säkrare sätt
5. Att det är betydligt enklare för köparen att stämma av fakturan mot order

Fakturering med e-faktura har som synes flera fördelar i jämförelse med vanlig fakturering medelst pappersfaktura. Det är upp till köparen och säljaren att själv bestämma hur pass automatiserad hanteringen av de elektroniska fakturorna skall vara. Om två företag har många transaktioner sinsemellan så är det inget som hindrar att hela processen från order till betalning av e-faktura bara tar några sekunder. Givetvis kan köparen ändå få 30 dagars kredit men med elektronisk fakturering har inte längre kredittiden sitt berättigande i invecklade och omständiga betalningsrutiner.

För några år sedan pratades mycket om det ”papperslösa kontoret”. Troligen kommer vi alltid att vara beroende av att sätta vissa saker på pränt så det helt ”papperslösa kontoret” är inte praktiskt genomförbart. Ett stort steg på vägen är dock elektronisk fakturering. Elektronisk fakturering är praktiskt genomförbart och inte bara det, betalning med elektronisk faktura är både logiskt och ekonomiskt. Genom att gå över till elektronisk fakturering får ditt företag bättre lönsamhet, förbättrat kassaflöde, ökad effektivitet och säkerhet.

Vad gäller fakturahanteringssystem för olika grad av automatisering av elektronisk fakturering så återkommer vi till detta i en kommande artikel. Även om flertalet ekonomisystem idag kan hantera elektronisk fakturering på ett adekvat sätt finns det vissa saker du absolut bör tänka på innan du tar ett automatiserat fakturahanteringssystem i bruk.