Hay varios factores que podrían considerarse de éxito a la hora de organizarnos mejor y ser más productivos. Entre ellos, uno que para mi ha supuesto una gran diferencia a lo largo de los años es el asunto del archivo adecuado de los documentos de papel. Parece mentira como un detalle tan simple como tener papeles sin organizar puede causar tanto estrés, distracción y “ruido” productivo.

Disponer de un sistema de archivo rápido, y un método claro y bien definido para archivar todo lo que cae en tus manos, es fundamental para empezar a recoger los frutos de un método de organización como GTD. Claro, lo ideal sería no tener que archivar papel. Pero, aunque existen varias maneras de reducir el papel que debes archivar, quien más quien menos, todos tenemos cierto volumen de documentos que debemos organizar de alguna manera. No importa que ya estemos inmersos en la era de la tecnología, el papel seguirá estando con nosotros mucho tiempo, si es que alguna vez llega a desaparecer. Así que más nos vale aprender a manejarlo de manera eficiente.

Cuando intentas establecer un sistema de archivo por primera vez, la tendencia natural es crear un sistema de categorías y subcategorías, con la intención de facilitar las búsquedas del material. Yo he pasado por ahí también, lo reconozco. Si este es tu caso, te quiero ahorrar tiempo: no lo hagas, no funciona. La mayor parte de los documentos pueden clasificarse dentro de distintas categorías, y cuantas más categorías y posibles recipientes tengas, más difícil será decidir dónde guardarlos. El problema se agrava porque los criterios de clasificación que hoy creemos tener claros se van difuminando con el tiempo. Al final, para encontrar algo, tendrás que mirar en 7 categorías distintas. Y eso es frustrante.

Por tanto, la regla más importante de un sistema de archivo simple es tener muy pocas categorías, cuantas menos mejor –y esto es válido también para cualquier otro sistema de archivo, incluido lo que guardas en el ordenador–. Por ejemplo, hace años yo organizaba los recibos y facturas por tipo o empresa de servicios. Así, tenía la categoría “Recibos de luz”, “Recibos del agua”, etc. Con el tiempo me di cuenta de que cada mes tenía sólo entre 8 y 10 recibos de este tipo, así que decidí eliminar 8 categorías y quedarme sólo con una, llamada “Recibos”.

Con este simple gesto pude eliminar la necesidad de pensar qué tipo de recibo me llegaba: si era un recibo, siempre iba al mismo lugar. De hecho, actualmente ni siquiera tengo una categoría “Recibos”, sino una sección del archivo ordenada cronológicamente donde guardo recibos, estados de cuenta y otros documentos que son de emisión periódica.

Igual que es bueno tener pocas categorías, también conviene tener pocos lugares donde guardar. Yo trabajo con dos archivadores. En uno tengo el archivo de trabajo y en el otro el “archivo muerto”, que en realidad no está tan muerto. Veamos cómo funciona.

El archivo de trabajo está formado por un mini archivador portátil, con asa incluida, para guardar carpetas colgantes. Contiene todos los recibos de los últimos doce meses y los documentos clave vigentes, como pólizas de seguro, contratos, garantías, pasaportes, escrituras, etc. Cuando diseñé este archivador mi idea era tener los documentos imprescindibles que me llevaría conmigo en caso de una emergencia. Todos los documentos importantes deben estar ahí, tanto para reclamar al seguro en caso de un incendio, como para que mi mujer pueda hacer cualquier tipo de papeleo si a mi me llegara a pasar algo. Vamos, lo que yo llamo mi kit de contingencia personal.

Para simplificar el sistema de categorías, el archivo de trabajo está dividido en dos secciones, separadas entre sí por una carpeta colgante vacía de color naranja para apreciar la división de un vistazo. La primera sección es un simple archivo cronológico, con 12 carpetas colgantes verdes, etiquetadas desde “Enero” hasta “Diciembre”. Cualquier recibo o estado de cuenta va a parar a una de estas carpetas.

La segunda sección, la que yo llamo archivo alfabético, contiene una carpeta colgante por cada categoría de archivo. En mi caso, tengo alrededor de 15 carpetas. Intento utilizar categorías genéricas. Por ejemplo, en lugar de “Seguro de casa”, y “Seguro del coche”, tengo una sola carpeta llamada “Seguros”. Otras categorías que utilizo son “Contratos”, “Garantías”, “Coche” –decidí reunir todos los documentos del coche en un sólo lugar por si decido venderlo algún día–, “Jero” –para documentos estrictamente personales–, “Currículum” –para certificados y constancias de cursos–, etc.

Al principio utilizaba carpetas manila para guardar los documentos en cada carpeta colgante, pero eso ocupaba espacio innecesario en mi, ya de por sí, reducido archivo de trabajo. Así que ahora agrupo los papeles con un clip que coloco en el lado largo de las hojas –al archivarlo queda en la parte superior–, y si es necesario, les pego un post-it con una descripción de lo que es. Por ejemplo, todos los recibos del mes de noviembre de 2011 están agrupados con un clip y tienen un post-it con el texto “NOV 2011″ pegado en el primer documento del paquete. De esa forma es muy fácil separar el paquete de recibos de otros paquetes de documentos que tenga archivados en la carpeta de noviembre.

Como mi archivo de trabajo es pequeño, cada cierto tiempo hago una revisión de documentos, destruyo documentos obsoletos y muevo documentos antigüos del archivo de trabajo al archivo muerto. Este archivo es un contenedor de plástico preparado para guardar carpetas colgantes, aproximadamente del doble de capacidad que el archivo de trabajo. La estructura es muy similar, con una parte cronológica –esta vez por años–, para recibos y estados de cuenta, y otra alfabética. Todavía no me he quedado sin espacio en el archivo muerto, pero mi intención es destruir los documentos que salgan del archivo muerto cuando llegue el momento.

Por último, decir que cuando muevo documentos al archivo muerto, primero los digitalizo. De ese modo, siempre tengo los documentos clave originales del archivo de trabajo, y al menos una copia digital de los documentos del archivo muerto.

Y tú, ¿cómo organizas tu archivo de papel? Compártelo con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

No, no tengo ninguna intención de iniciar un guerra religiosa en favor o en contra de estos populares “cyberlockers”. Ni siquiera voy a hablar de ellos, al menos no de forma directa, sino de los paradigmas que representan cada uno y de cómo pueden cambiar la forma en que gestionamos nuestra productividad.

Ultimamente se está poniendo de moda el asunto de almacenar en la nube, y hasta Google y Microsoft se han subido al carro recientemente con sendas propuestas. Sin embargo, iCloud, de nuevo una herramienta puesta en la mesa por Apple, ha traído una visión distinta de lo que debe suponer el almacenamiento en la nube. Pero antes de que me lluevan improperios, una aclaración. Aunque en los últimos dos años he caído bajo el influjo del ecosistema de Apple, no me considero un “fanboy”. O al menos me creo lo suficientemente abierto de entenderas como para no aceptar cualquier cosa que venga de los chicos de la manzana.

Habiendo sido “pecero” desde que tengo uso de razón, y proponente del software libre y de Linux durante muchos años, si he decedido moverme por la senda de Apple ha sido por la fantástica experiencia de usuario que proporcionan en todos sus productos y servicios –bueno, o casi en todos–. Uno ya se va haciendo un poco mayor, y un poco sibarita también. El tiempo apremia, y prefiero emplear mi tiempo productivamente que “perderlo” tratando de arreglar las cosas que no funcionan como quiero. Así que este artículo no trata de defender un producto o una marca, sino de apoyar un concepto.

Hasta ahora, todos los servicios de almacenamiento online, incluido su máximo exponente, Dropbox, han seguido el paradigma clásico de archivos y carpetas –o para los que nacimos mucho antes del 90, los directorios de toda la vida–. Uno crea carpetas y más subcarpetas, y clasifica los archivos como mejor le parece en función de los criterios más variados. Como sucede con un archivo en papel, el asunto es más o menos manejable cuando tienes pocos archivos, pero la cosa se complica cuando el volumen rece. Llega un punto en que ya no sabes si la factura del coche va en la “C” de coche, o en la “F” de factura.

Lo que iCloud propone es olvidarnos de la necesidad de clasificar y buscar archivos, y poder acceder a ellos desde la propia aplicación que los genera de forma transparente. Simplemente abres Numbers y ahí está el presupuesto con el que has estado trabajado en la oficina; o le dices a Keynote que cree una presentación, y no te tienes que preocupar ni de cómo ni de dónde lo almacena. No importa si estás en tu ordenador, tu smartphone o tu tableta, ahí están los documentos listos para trabajar con ellos. No me vas a negar que desde un punto de vista productivo esto es genial.

Por supuesto, iCloud todavía está lejos de ser lo que digo. Por ejemplo, no tengo nada claro cómo manejará decenas o cientos de documentos una misma aplicación –quizá no nos libremos del todo de algún tipo de clasificación de archivos–. Y aunque ya es posible trabajar desde los dispositivos iOS, todavía no es posible hacerlo desde el ordenador –aunque la próxima versión del sistema operativo, Mountain Lion, parece que traerá esta nueva función–. Sin embargo, esa no es la cuestión, sino la dirección que representa iCloud, y todo parece que en los próximos meses y años veremos nuevos conceptos ligados a este paradigma.

Hoy por hoy es evidente que Dropbox, y la miriada de servicios a-la-Dropbox que hay por ahí, todavía tienen mucho recorrido por delante. Siguen siendo la mejor opción para mantener archivos online que no generamos nosotros mismos. Pero creo sinceramente que de nuevo Apple está mostrado el camino, como ya sucedió recientemente en el mundo de los smartphones y de las tabletas, y los demás no parecen querer seguirlo. Veremos como se desarrollan los acontecimientos durante los próximos meses. Pero si las cosas son como imagino, y dado que Apple controla el paquete completo, desde el hardware hasta el servicio web, es posible que en poco tiempo estemos de nuevo ante la situación de que nadie pueda hacerles sombra, tampoco en esto del almacenamiento en la nube.

Por mi parte, llevo usando iCloud desde octubre del año pasado, más de 6 meses ya, y estoy encantado. Tengo mi sistema GTD (Recordatorios, Notas, Calendario, Mail…), mis borradores de escritos (iA Writer), documentos (Pages), hojas de cálculo (Numbers) y presentaciones (Keynote), todo perfectamente integrado con iCloud. Y eso que sólo estamos al principio del camino. No puedo esperar a ver qué es lo que vendrá dentro de un año.

El debate está servido. ¿Qué opinas del nuevo paradigma que supone iCloud? ¿Le ves algún futuro? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

De vez en cuando me gusta poner a prueba los paradigmas y ver qué pasa si hago las cosas un poco diferentes. Como alguno de vosotros todavía recordará, hace tiempo experimenté con Autofocus, un método de Mark Forster radicalmente distinto a GTD. Ahora he vuelto a las andadas. Desde hace ya unas semanas estoy jugando con lo que yo llamo el contexto único. Y para ser sincero, de momento se está ajustando bastante bien a mi forma de trabajo.

¿En qué consiste exactamente? Muy sencillo: en reducir el número de contextos a uno sólo. O lo que es lo mismo, a no tener contextos. La razón es muy simple: GTD sugiere –no obliga–, crear varias listas de tareas, una para cada posible contexto en que puedas encontrarte trabajando. Pero, ¿qué sucede si mantienes tu lista total de tareas muy reducida? Antes de gritarme que eso es imposible, espera que te explico…

El concepto de lista contextual surgió en GTD para poder manejar listas de tareas muy grandes. Dividiendo las tareas por contextos, resulta mucho más fácil elegir la próxima tarea, pues sólo debes revisar la lista de las cosas que puedes hacer aquí y ahora –es decir, el contexto actual–. Pero si la lista de tareas es corta ya de entrada, dividirla en listas contextuales es totalmente irrelevante, y de hecho supone una sobrecarga de trabajo innecesaria. En ese caso, se podría utilizar una sola lista, o contexto único.

El problema es cómo reducir la lista de tareas a un número lo suficientemente manejable como para tener sólo un contexto. Bueno, yo hago tres cosas:

1) En un momento dado, me enfoco sólo en una meta y tres proyectos. Siempre tengo una lista de metas y proyectos en turno, pero durante la semana sólo trabajo en 3 proyectos concretos, seleccionados según su relevancia –por qué y cómo empecé a hacerlo es un tema que da para otro artículo, que prometo publicar pronto–. Reducir el número de frentes abiertos trae consigo la lógica reducción del número de tareas en la lista.

2) Intento tener la mayor cantidad de cosas posibles en la nube, de manera que puedo trabajar virtualmente desde cualquier lugar, ya sea desde el ordenador de casa, el de la oficina, mi smartphone o mi tableta. Salvo los recados y algunas cosas muy específicas, casi todo lo puedo hacer sin importar en dónde me encuentre.

3) Para reforzar aún más mi enfoque, planeo mis días eligiendo sólo de 3 a 5 tareas clave. Así, cuando comienzo la jornada tengo una mini lista de tareas para trabajar durante las primeras horas, generalmente en la oficina. Con una lista tan corta, el contexto es totalmente irrelevante. Una vez terminadas las tareas clave, simplemente reviso el resto de tareas de la lista única y voy seleccionando aquellas que mejor se acomoden a mi tiempo disponible, nivel de energía y prioridad. Como digo, salvo unos pocos recados –casi todos empiezan por “comprar” o “recoger”–, y cambiar una bombilla fundida en casa, todo lo puedo hacer en la oficia o mientras espero en la consulta del dentista.

Con estas tres estrategias, nunca tengo más de 15-20 tareas en mi lista, y dividirla por contextos es innecesario. La gran ventaja del contexto único es que se puede llevar en una libreta o cuaderno sin problemas, si es que prefieres las herramientas de baja tecnología.

Por supuesto, no estoy diciendo que debas utilizar el contexto único en tu sistema. A mi me funciona porque decidí conscientemente reducir la lista de tareas que tengo que manejar en un momento dado. Quizá a ti no te sea posible prescindir de los contextos, pero si tu caso es parecido al mío, te recomiendo que lo pruebes. Te aseguro que tu sistema se simplificará enormemente, y ganarás muchísimo en enfoque.

Y tú, ¿cuántos contextos tienes? ¿Crees que podrías reducirlos para simplificar tu sistema? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Cuando afrontamos una meta a medio o largo plazo, es necesario enfocar exactamente el resultado que queremos conseguir. Ya he escrito otras veces sobre lo importante que resulta definir objetivos en lugar de propósitos. Para que un propósito se convierta en un verdadero objetivo, este debe ser concreto, realista y motivador. Concreto en términos de resultado y plazo para cumplirlo; realista para tener alguna oportunidad de alcanzarlo con un esfuerzo razonable; motivador para conseguir el compromiso necesario a lo largo del tiempo.

Generalmente, es bastante sencillo definir objetivos de forma concreta. Basta con tener claro el plazo de tiempo y un resultado que se pueda medir. Si quieres mejorar tu formación durante este año, deberás fijarte un objetivo que diga cuántos y qué cursos quieres completar, y cuál es la fecha tope. Por ejemplo: “Terminar dos cursos, uno de auditorías internas y otro de elaboración de manuales de políticas y procedimientos, y certificarme en ITIL v3, antes del 30 de noviembre”. En cuanto a la motivación, si realmente te interesa tu formación, y dado que el único trabajo que tienes que hacer es inscribirte y asistir a unas cuántas clases, quizá no sea un gran problema.

Ahora piensa qué sucedería si el objetivo fuera digitalizar todo tu archivo de papel de los últimos 5 años, antes del 1 de julio. Sabes que es necesario, pues tu archivo es un desastre; tienes claro cuánto –alrededor de 500 documentos–, y cuándo –antes del 1 de julio–. Quedan 2 meses, así que el objetivo también es realista. Sólo hay un problema: el simple hecho de pensar en la pila de papeles que tienes que digitalizar es para echarse a llorar. Cada documento te llevará alrededor de 3 minutos procesarlo, así que una simple multiplicación te dice que el proyecto consumirá ¡1.500 minutos de tu vida! O lo que es lo mismo, 25 horas de trabajo ininterrumpido.

Situaciones como esta son muy comunes. No te quiero engañar, comprometerte con objetivo a largo plazo es complicado. No sólo tendrás que lidiar con el plazo, también con la dificultad de la tarea, y en sentidos aparentemente paradójicos. Por ejemplo, resulta obvio que si el trabajo es monótono o difícil, la motivación decaerá rápidamente, y donde no hay motivación nunca hay compromiso. Pero si el trabajo es demasiado fácil, tu tendencia natural será ir posponiéndolo, en la confianza de que tienes mucho tiempo por delante; finalmente el tiempo se te echará encima y llegarán las prisas y el estrés.

¿Qué puedes hacer, entonces? Lo que a mi me funciona es “romper” el objetivo final en varios objetivos parciales, cuanto más frecuentes, mejor. Lo importante es que cada objetivo parcial cumpla exactamente las mismas reglas que el objetivo final: ser concretos, realistas y motivadores. En el caso que nos ocupa, por ejemplo, se pueden establecer metas semanales de unos 190 documentos digitalizados –el objetivo es concreto–. Digitalizar menos de 200 documentos en 7 días ya no parece algo inalcanzable –el objetivo es realista–, y al mismo tiempo sigue suponiendo un reto, pues te obligará a dedicar al menos 25 minutos diarios si quieres conseguirlo –también es motivador–.

Si lo necesitas, puedes ganar motivación adicional conviertiendo las metas parciales en un juego –a ver cuántos documentos eres capaz de digitalizar esta semana–, y estableciendo pequeñas recompesas cada vez que las consigas.

Utilizando esta técnica consigues generar una serie de compromisos a corto plazo o microcompromisos, que te ayudarán a mantener el esfuerzo durante periodos de tiempo prolongados. La razón es que los microcompromisos resultan mucho más fáciles de sostener, ya que la relación entre el esfuerzo realizado y el resultado obtenido es más evidente. O dicho de otro modo, no es lo mismo tener que esperar 2 meses para sentir que has cumplido, que celebrar un éxito cada pocos días.

Por si eso fuera poco, establecer metas parciales tiene dos ventajas adicionales. Por un lado, te permite centrarte en el aquí y ahora, la forma de trabajo más efectiva cuando estás inmerso el la vorágine diaria. Y por otro, te ayuda a establecer controles periódicos y revisar si estás avanzando como esperabas, algo fundamental para objetivos clave que pueden tener un gran impacto en tu productividad personal.

Así que ya lo sabes: crea microcompromisos cada pocos días y verás como te resulta mucho más fácil alcanzar cualquier meta que te propongas, por complicada que parezca.

¿Cómo manejas tú los objetivos a largo plazo? ¿Has encontrado algún truco que te funciona bien? Comparte tus experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Después de unas cuantas semanas de duro trabajo, por fin estoy de vuelta con todos vosotros. Como hace año y medio –¡uff, cómo pasa el tiempo!–, me he visto en la necesidad de tomarme un pequeño descanso bloguero. Esta vez para enfocarme en un proyecto que me ha hecho muchísima ilusión: mi primer libro en papel.

Hace unos meses Roger Domingo, director editorial del Grupo Planeta, me invitó a escribir un libro sobre productividad personal. Inicialmente la idea era escribir específicamente sobre GTD, pero la posibilidad de infringir derechos de autor no hizo desistir. Después de una visita relámpago de Roger a Guadalajara, la ciudad del tequila y del mariachi donde vivo, decidimos que era mejor añadir un nuevo título a la colección “En una semana” de Gestión 2000 –uno de los sellos editoriales de Planeta–. Y la aventura comenzó.

El reto era poder ofrecer algo nuevo, material inédito que no hubierais leído ya en este blog. Lo mejor era que, al escribir en formato de libro, me daba la oportunidad de estructurar mucho mejor las ideas, hilvanar unos temas con otros y darle más sentido a todo. El inconveniente, que el libro debería ser necesariamente breve, para ajustarse al formato de la colección.

Finalmente, “Productividad Personal en una semana” está listo. A pesar del título, básicamente se trata de una guía de implementación de GTD en siete días. Voy directo al grano –no hay espacio para florituras–, e incluyo algo que yo siempre eché de menos cuando empezaba con esto de la productividad personal: un capítulo completo sobre cómo actúa un productivo a lo largo de una jornada, en la práctica, desde que se levanta hasta que se va a dormir. Junto al “núcleo duro” de GTD, describo otras técnicas de productividad que están sobradamente probadas. ¿Qué hubiera sido de mi, por ejemplo, sin fijarme la tarea clave de escribir cada día al menos 500 palabras? Probablemente no hubiera terminado a tiempo…

Escribir el libro ha supuesto una experiencia increíble, solitaria –como lo es escribir cualquier libro–, agotadora –mis responsabilidades laborales, lejos de disminuir, han aumentado durante estos últimos meses–, pero por encima de todo, ha sido una experiencia muy refrescante. A pesar de algunos momentos de puro y llano estrés, lo he disfrutado muchísimo.

En el mundo de la productividad personal hay mucho dicho, en cantidad y calidad, tanto en papel como en la nube. Ser innovador resulta complicado. Aún así, creo sinceramente que hay cabida para este “Productividad personal en una semana”. En poco más de 100 páginas he destilado la esencia de GTD y las mejores prácticas que he aprendido a lo largo de los años. Sin duda, me he dejado cosas en el tintero, pero os aseguro que si ponéis a trabajar todos los conceptos que describo, estaréis en el percentil 95 en cuanto a productividad personal se refiere.

Si todo va bien, el libro saldrá publicado en España en otoño de 2012. Todavía no tengo fecha, y tampoco sé cuándo estará disponible para la venta en México y otros países de Latinoamérica. En cualquier caso, podréis comprarlo en formato ePub desde la web de PlanetaDeLibros.com, llegado el momento. Será bastante económico –menos de 8 euros–, y me estaréis ayudando a seguir con este proyecto tan apasionante. Así que no hay excusa.

Gracias por vuestra paciencia y espera. Ahora, con el tiempo que tenía bloqueado para la escritura ya liberado, vuelvo a retomar el blog. Tengo algunos asuntos pendientes, como lanzar la serie de artículo “para dummies” en formato ePub, y rematar el libro electrónico de procrastinación. Así que no me entretengo más. Os leo en los comentarios…

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

El fenómeno de la productividad personal ha generado mucho ruido en los últimos tiempos. Cada vez más personas conocen GTD, el método de organización personal de David Allen. Y cada vez son más los que se suben a este tren con la esperanza de ver reducido el estrés al que se ven sometidos diariamente por la internaminable lista de responsabilidades, tanto en la oficina como en casa.

Para ser sincero, el éxito de GTD no es en absoluto regalado. En verdad ha supuesto un extraordinario cambio de paradigma en la forma de organizarse y trabajar de muchos profesionales, entre los que me incluyo. Los resultados empiezan a percibirse prácticamente desde el momento cero, apenas después de unas horas empezar a utilizar el método. Así que es lógico que David Allen haya terminado por convertirse en uno de los gurús de la productividad personal de hoy en día.

Pero, ¿cuál es en realidad el secreto de esta efectividad casi inmediata de GTD? Es algo que casi ninguno de los métodos de organización personal clásicos –los llamados métodos de gestión de tiempo– han conseguido a lo largo de los años, y se llama toma de CONTROL.

Mediante el desarrollo de una serie de hábitos, GTD consigue que organicemos de forma efectiva todos nuestros compromisos –en el sentido más amplio del término–, y liberar nuestra mente de la responsabilidad de tener que recordarlos. De esa forma, en muy poco tiempo, adquirimos la tranquilidad necesaria como para empezar a usar nuestro cerebro de manera mucho más creativa. Y ello se traduce rápidamente en la sensación de que por fin tenemos el control de nuestro universo personal.

Ahora bien, no nos engañemos. Hay otras técnicas y métodos de productivad que consiguen algo muy similar a GTD, al menos en cuestión de control. Por ejemplo, el método Autofocus, del que ya he hablado anteriormente –por cierto, que Mark Forster, su creador, ha publicado después una variante más ágil llamada SuperFocus–. A pesar de lo que opinan sus detractores, estos métodos funcionan en la práctica… siempre que no seamos muy exigentes con lo que esperamos de nosotros mismos. El verdadero problema surge cuando queremos ir más allá de la simple toma de control.

Cualquier método de gestión de tareas moderno, incluido Autofocus, puede ayudarnos a sacar adelante el trabajo que va surgiendo, de una manera más o menos eficiente. Lo que generalmente no pueden hacer es darnos DIRECCIÓN, o lo que es lo mismo, hacernos personas más eficaces.

Ser eficaz significa hacer lo que tenemos que hacer, de acuerdo a un plan o estrategia específica que nosotros mismos hemos diseñado. A nivel personal eso significa cumplir nuestra misión, así como todas las metas y objetivos que emanen de ella.

Como puedes ver, lo verdaderamente interesante de organizarnos viene después de tomar el control de nuestra vida: actuar con una dirección en mente. Ningún método –salvo GTD– proporciona las herramientas para conseguirlo.

Por eso, utilizar GTD para organizar tus listas de tareas y tomar el control es como utilizar un programa de hoja de cálculo para hacer sólo sumas y restas. O sea, un total y absoluto desperdicio.

Como reza el eslogan de un anuncio institucional mexicano para promover la renovación de la credencial de elector: no dejes las cosas a medias. Sácale todo el potencial a esta herramienta, ve más allá de las simples listas y deja que te cambie la vida. A mi me la ha cambiado.

Y tú, ¿utilizas todo el potencial de GTD? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hablar de GTD es hablar de no planeación, o casi. La única ocasión en que David Allen menciona la palabra “planeación” es cuando nos habla de la planeación natural de proyectos. Por lo demás, “planear” es una palabra prohibida. No en vano uno de los puntos fuertes de este método es que no tenemos que cumplir un plan predefinido, lo que nos permite una gran flexibilidad a la hora de decidir qué es lo que debemos hacer en cada momento.

El calendario de un practicante de GTD –y de cualquier otra persona, si es que quiere utilizarlo correctamente– debe ser utilizado únicamente para registrar los compromisos que ya tienen una fecha, o una fecha y una hora. Por otro lado, las tareas deben quedar almacenadas en listas contextuales. Así que no se puede estructurar el trabajo por adelantado. ¿Estaremos condenados a no planear?

Como seguramente ya habrás intuido, la respuesta a esta pregunta es: “por supuesto que no estamos condenados a vagar por nuestro universo productivo sin planear”. Enseguida voy a explicarte cómo podemos introducir cierto grado de planeación en nuestro trabajo diario, pero antes es importante ahondar en el principio fundamental por el que la planeación, tal y como se la entiende tradicionalmente, está excluida de GTD.

El problema de planear es que te estás imponiendo de antemano límites a las cosas que puedes hacer. Hemos hablado muchas veces de que esta forma de trabajar es válida, e incluso deseable, en un trabajo típico de la era industrial, en el que los horarios y las funciones de cada trabajador estaban claramente definidas.

Pero para un trabajador del conocimiento –la mayoría de los que trabajamos en una oficina o tenemos un negocio–, del que se espera que se adapte constantemente a nuevas necesidades, definitivamente la planeación “sobre calendario” es un lastre, ya que ellos le obligará a incumplir sus planes casi siempre.

El asunto es que en cada momento es necesario tomar la mejor decisión sobre qué es lo siguiente que debemos hacer, en función del contexto en que nos encontremos, el tiempo que tenemos disponible hasta la siguiente actividad comprometida, el nivel de energía mental y, por supuesto, la prioridad de cada cosa que tengamos sobre la mesa. Y de ellos, al menos el nivel de energía y la prioridad son factores que escapan a nuestro control. Eso por no hablar de las interrupciones –teléfono, correo, compañeros de trabajo, jefes–, y las crisis que pueden surgir en cualquier momento.

Así que planear es poco menos que una tarea estéril. El problema es que ser absolutamente flexibles tampoco es la panacea. No planear en absoluto puede hacer que nos dejemos llevar por las constantes interrupciones, las crisis y la procrastinación –bajo la eterna excusa de que ahora no me encuentro con la energía suficiente–, y dejar de lado las cosas que son realmente importantes.

Pero si no podemos planear, ¿qué podemos hacer? Bueno, podemos micro planear. Es decir, hacer planes cada poco tiempo, que se conviertan en el eje rector de nuestra actividad teniendo en cuenta la mayor cantidad posible de factores que intervienen en nuestras decisiones. Por supuesto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, pero si planeamos para lapsos lo suficientemente pequeños, la incertidumbre –y la posibilidad de incumplir esos planes–, serán casi nula.

Un ejemplo muy extendido de micro planeación es elegir las tres tareas más importantes –TMIs– cada día, y ceñirnos a ellas durante las primeras horas de la jornada. Ello nos da la oportunidad de avanzar cada día al menos un poco en los proyectos que consideramos clave, dejando espacio para atender asuntos inesperados que puedan surgir.

La planeación tradicional del trabajo –y por la que GTD la excluye sin compasión–, es que nos obliga a tomar decisiones con demasiado tiempo de antelación, cuando aún pueden surgir todo tipo de obstáculos en nuestro camino. Sin embargo, hacer un micro plan es casi como decidir en tiempo real, lo que aumenta considerablemente las probabilidades de cumplir lo que nos proponemos.

Hay muchas formas de micro planear. Yo utilizo una variante de las TMIs, eligiendo cada noche 3-5 tareas, teniendo en cuenta también las asuntos urgentes que tengo entre manos. En realidad no importa cómo lo hagas, pero micro planea. Aunque David Allen no dice nada al respecto, la micro planeación es un hábito muy saludable, y definitivamente debería ser incluido en GTD.

Y tú, ¿acostumbras a hacer micro planeación de tu trabajo? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Como prometí hace un mes, hoy pongo a vuestra disposición mi primer ebook de pago, salvo por el pequeño detalle de que no voy a cobrar por él… todavía. Dejadme que me explique.

Durante las últimas semanas he estado puliendo y añadiendo material adicional al manuscrito que ya tenía antes de Navidad. Ha sido un trabajo duro, especialmente porque he intentado cuidar todos los detalles y hacer un producto de calidad. Y finalmente lo he terminado. Sin embargo, tengo la sensación de que todavía es posible mejorarlo más. Para mí, antes que el dinero que pueda ganar con la venta estáis todos vosotros. Ser útil es parte fundamental de mi misión.

Cuando fragüé la idea de publicar este libro quería que se tratara de algo memorable, que de verdad sirviera como una guía definitiva para que cualquiera pudiera afrontar el problema de la procrastinación con garantías. Y sinceramente, después de poner el último punto, me queda la sensación de no lo consigo del todo. Siento que necesito algo más. Así que pensé pediros vuestra colaboración.

Pero claro, no me parece justo haceros pagar por un producto “beta”, y por eso he tomado una decisión arriesgada: liberarlo gratuitamente para todos mis lectores y así podáis leerlo, desmenuzarlo y criticarlo a placer. La única condición es que compartáis en los comentarios de este artículo vuestras opiniones y sugerencias. Me comprometo a escucharos, y tomar cumplida nota de todo para pulir y mejorar el ebook final.

Quiero dejar claro que el hecho de que sea un producto beta no significa que esté incompleto. Salvo la serie de entrevistas a los expertos y las hojas de trabajo que incluiré en la versión final, estoy poniendo a vuestra disposición el producto terminado.

Por supuesto, corro el riesgo de perder ventas con esta decisión. ¿Por qué deberíais comprar el ebook después, si ya habéis leído básicamente lo que tengo que contar? Y ahí es donde entra en juego el experimento: confío en vosotros, en que si os gusta el producto y os sirve, váis a pagar por él cuando lo ponga a la venta, de igual forma que devolveríais el dinero a un amigo que os lo ha prestado.

Por otra parte, si alguno de vosotros –honestamente, espero que no seáis muchos–, finalmente decide que no merece la pena pagar por el ebook, no habrá reproches. Como digo, antes que las ganancias mi objetivo principal es seros útil. La verdad, no tiene sentido que paguéis por algo que no necesitáis.

En cuanto a difundirlo, no tengo ningún problema con que compartáis esta versión beta con vuestros amigos y la redes sociales, al contrario. Cuantas más personas puedan leerla y criticarla, tanto mejor. Sólo os pido que lo hagáis a través de este artículo, y no mediante una copia física o el enlace directo de descarga. Me gustaría que todo el mundo sepa las condiciones de su liberación, y tenga la oportunidad de pagar después por la versión final si lo desea.

Y nada más. Os dejo a continuación el enlace de descarga para que podías empezar a leerlo cuanto antes. El título temporal que le he dado es “Procrastinación 101″, y por supuesto también está sujeto a crítica. ¡Adelante, y no olvidéis dejar vuestros comentarios y sugerencias!

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Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días leía un más que interesante artículo de Francisco Sáez (@FranciscoJSaez), el creador de FacileThings, donde se preguntaba si la productividad personal es realmente una nueva moda, o se trata de algo más que eso. Su conclusión es clara: no se trata de ninguna moda, sino de una solución nueva para los nuevos problemas que nos toca afrontar actualmente.

Francisco y otros blogueros han escrito muchísimo y con muy buen criterio sobre el tema, en un intento de hacer entender a los llamados “trabajadores del conocimiento” la importancia de saber organizarse, fijarse objetivos claros y valiosos –tanto profesional como personalmente–, y reducir el estrés al que la mayoría se ve sometido diariamente. El trabajo ha dado sus frutos, pues en los últimos meses han proliferado los blogs que hablan de GTD y productividad en español, y cada vez más personas se empiezan a interesar por el asunto.

Desde el punto de vista del “buzz” –ruido– que está generando GTD y otras técnicas de organización, desde luego que sí podemos hablar de una moda. Resulta todavía más patente porque muchos de los que se ven impulsados a probar este o aquél método terminan abandonando. Algunos incluso alegan que GTD, por ejemplo, lejos de facilitarles la vida les genera más estrés y sobrecarga de trabajo. Así que lo usan durante un tiempo, motivados por alguna lectura o por los consejos de un amigo y, transcurrido un breve lapso, finalmente se olvidan de ello para siempre.

Para estas personas sin duda se trata de una moda. Pero a muchos de nosotros la productividad personal nos ha cambiado la vida radicalmente. No se trata de una curiosidad, sino de una herramienta potentísima que, sabiamente utilizada, permite que cualquiera –no sólo directores o ejecutivos de empresas–, pueda tener una vida mucho más plena.

El problema fundamental, y por lo que pienso que todavía se sigue considerando que la productividad personal es otra más de las modas secundadas por gente geek o frikie, es que aún falta mucha información práctica respecto a cómo aplicar los principios a la vida de la gente común. En este sentido, los que nos dedicamos a escribir, enseñar y difundir sobre estos temas tenemos una gran responsabilidad, y aún mucho trabajo por delante.

Ahora más que nunca mi misión en este blog –y en el resto de proyectos que ya tengo en marcha–, es ayudar a todo el que quiera mejorar su forma de hacer las cosas, alcanzar sus metas y vivir una vida sin estrés. Y desde aquí invito a todos mis colegas blogueros y lectores a redoblar el esfuerzo de difusión, dando ejemplo con su propia experiencia diaria. De esa forma quizá consigamos que la productividad personal deje de ser considerada una moda, y llegue a convertirse algún día en parte integral de la formación de cualquier persona.

Si lo logramos, no sólo viviremos rodeados de personas más felices y plenas, sino que toda la sociedad podrá beneficiarse de los increíbles avances que se producirán en todos los campos gracias a la explosión de la creatividad de sus individuos. Sé que suena utópico, pero hoy he querido permitirme soñar un poco –o como decía mi padre, “no voy a ser pobre hasta para pedir” ;-)–.

Y tú, ¿crees que la productividad personal es una moda? ¿Cómo podemos convencer a la gente de que se trata de una herramienta muy potente? Comparte tus ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

En los últimos días he estado casi desaparecido del blog. Entre los proyectos personales –como el próximo ebook sobre procrastinación, que publicaré en breve–, y las obligaciones laborales, apenas he tenido tiempo para todos vosotros. Pero no quería dejar que terminara el año sin antes desearos un Feliz y Próspero 2012.

Como todos los años por estas fechas, es un buen momento para aislarnos de la vorágine y la cotidianidad, hacer un poco de introspección, dedicar tiempo a los seres que más nos importan y tomar decisiones sobre lo que queremos y no queremos para el próximo año. En mi caso, ya tengo mi lista de objetivos renovada, intentado cubrir todas mis áreas de responsabilidad. Y entre ellos he incluido un objetivo muy especial, del que pronto os hablaré –en cuanto tenga “los pelos de la burra en la mano”, como suele decirse por estos lares–.

Todos mis objetivos son verdaderos retos. Sé que muchos me demandarán trabajo duro y constante, y algunos me darán algún que otro quebradero de cabeza. Pero desde luego, todos serán objetivos apasionantes que aportarán gran valor a mi vida, y la vida de los que me rodean. Sólo por eso merecerá la pena el esfuerzo que tendré que llevar a cabo.

Estoy listo para el nuevo año. El que está apunto de terminar me ha traído un saldo más que positivo, con la consolidación de este vuestro blog y un montón de lecciones aprendidas que espero capitalizar muy pronto. Ya sólo me falta dar un paso atrás, tomar perspectiva de lo que he conseguido, y entrar con toda la confianza del mundo para seguir alcanzado nuevos hitos que me hagan avanzar en la dirección que me he propuesto.

Mañana inicio unas brevísimas vacaciones de una semana. Aprovecharé estos días para despedirme de mi madre –que ha venido a México a pasar las Navidades conmigo–, visitar a algunos buenos amigos, dar los últimos toques al ebook de procrastinación, y cargar las pilas.

Me despido compartiendo con vosotros el que está siendo mi lema para estas Navidades: “recuperar la energía perdida, aclarar las ideas y renovar el compromiso con las cosas importantes”.

Os veo el próximo 9 de enero… hasta entonces, ¡Feliz Año Nuevo!

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Precisamente hace un par de semanas publicaba un artículo sobre la necesidad de renegociar los compromisos para reducir el estrés. No pensaba que sería un augurio de esto. El asunto es que publicar el ebook hoy, contra viento y marea, hubiera supuesto un error en muchos sentidos, y finalmente he decidido no hacerlo.

Algunos de vosotros me dijo al principio del proyecto que publicar un libro en tan poco tiempo era muy precipitado. Yo les respondí que no. De verdad no pensaba que lo fuera. Y aún pienso que no lo hubiera sido, si no fuera por que olvidé el “pequeño” detalle de que todavía me debo a un trabajo que es el que me paga las facturas cada mes. Algunos imprevistos en la oficina supusieron un cambio radical en los tiempos disponibles para trabajar en el ebook, y trastocaron todos mis planes.

Aun así, tengo que decir en mi descargo que intenté seguir adelante, pero mi inexperiencia me hizo subestimar la cantidad de detalles importantes que hay que tener en cuenta –ademas de escribir– a la hora de publicar un libro por uno mismo. Todo ello me llevó a una situación de estrés nada saludable.

Así que, aplicándome mi propio cuento, tuve que empezar a renegociar compromisos para no “romperme” productivamente hablando. Al principio la prioridad era renegociar para poder cumplir la fecha de este proyecto. Finalmente, fue la necesidad de salvar mi propia salud metal.

Con todo el dolor que supone para alguien acostumbrado a cumplir a rajatabla sus compromisos, tengo que incumplir este, uno de los que más me emocionan. Bueno, en realidad no lo estoy incumpliendo, sino renegociando con todos vosotros. Eso sí, de manera un tanto… unilateral. Voy a trabajar duro, aunque ahora con mucha menos presión, para sacar el ebook el próximo 16 de enero.

Como siempre, de esta experiencia he sacado ya algunas buenas lecciones que espero me sean de gran ayuda en próximos proyectos de escritura. Entre ellas, que mi salud y un producto de calidad debe estar siempre por delante, aunque ello suponga la crítica de algunos.

Y es que tomar decisiones difíciles, y tener el valor de enfrentar la crítica, también forman parte de la productividad personal. :-)

Organizarse según el método GTD implica desarrollar una serie de hábitos. Recopilar todo lo que supone algún tipo de obligación o compromiso; procesar lo que recopilamos con la suficiente periodicidad como para que no nos explote en las manos; organizar los recordatorios de lo que tenemos que hacer de la manera más efectiva posible; tomar la mejor opción posible cada vez que tenemos que decidir qué es lo siguiente que vamos a hacer.

Junto con estos hábitos, que podemos llamar “principales”, existen otros hábitos secundarios que complementan y soportan a los principales. Por ejemplo, hacer las tareas rápidas –las famosas tareas de menos de 2 minutos– inmediatamente, con lo que evitamos perder tiempo en gestionarla. O delegar todas las tareas que podamos si es que hay alguien que se puede encargar de ello mejor que nosotros.

Por muy sencillo que parezca, no dominar la técnica de la delegación del trabajo puede darnos más de un quebradero de cabeza. Es muy tentador “quitarnos los muertos de encima”, delegando las tareas molestas, poco claras o complejas. Pero hacerlo implica algunos retos importantes.

Si una tarea no está clara, entonces es que no está bien procesada, y por supuesto no se puede delegar –ni tampoco añadir a la lista de próximas acciones de tu sistema GTD–. Antes de organizar una tarea es necesario procesarla correctamente, es decir, tienes que pensar detenidamente –”detenidamente” es la palabra clave–, qué es exactamente lo que significa, en términos del resultado que tú o alguien más espera alcanzar.

No hay problema por delegar una tarea que te resulta molesta o compleja, siempre y cuando estés seguro de que la persona que recibe el encargo estará cualificada para llevarlo a cabo, tengas la autoridad suficiente para delegar, y de verdad delegar sea la mejor opción posible. En este sentido debes ser muy honestos contigo mismo, o corres el riesgo de que la tarea no se complete nunca, o se complete tarde, o mal –o todo a la vez–.

En cualquier de lo casos, tenemos que recordar que delegar una tarea no significa el fin de nuestra labor, ni tampoco que podamos olvidarnos de ella. Delegar siempre implica cambiar una acción por otra: en lugar de ejecutar debemos dar seguimiento. Y es que, aunque deleguemos una tarea, nosotros continuamos siendo los responsables de que se lleve a buen término.

Un seguimiento insuficiente de las tareas delegadas, o simplemente inexistente, es un suicidio productivo. Asegúrate de que cada tarea delegada es seguida de cerca con la suficiente periodicidad. Y si es necesario, no dudes en reclamarla para ti para una nueva evaluación.

El problema de delegar es que dejas en manos de otros tu propia reputación. Por eso debes ser muy cuidadoso de a quién, cuándo y por qué delegas, y te obliga a estar siempre pendiente de las cosas delegadas.

En muchos sentidos, delegar implica un trabajo más intenso que si hicieras la tarea tú mismo. Pero una vez que aprendes a asegurarte de que las cosas delegadas son terminadas en tiempo y forma, sentirás que tu productividad se multiplica por varios enteros. Por el contrario, no conseguirlo implicará compromisos inclumplidos, mala reputación y estrés constante.

Y tú, ¿cómo manejas las tareas delegadas? ¿Tienes algún truco que te ayuda a dar seguimiento de manera efectiva? Compártelo con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

La esencia de GTD es trabajar sin estrés. Paradójicamente, muchos de los que practican este método se quejan de que intentar mantener las listas al día y, sobretodo, el hecho de observar cómo las próximas acciones van aumentando cada vez más, les genera mucho más estrés del que tenían anteriormente.

En alguna ocasión ya he hablado sobre lo importante que es saber utilizar la lista “Algún día/Quizá” para aparcar las próximas acciones que no vamos a querer o poder atender próximamente. No se trata de olvidarnos de ellas, sino de posponer voluntaria y justificadamente su ejecución. Esto es muy sencillo para asuntos sobre los que tenemos el control, como por ejemplo llevar el coche al taller. Pero no resulta tan fácil cuando se trata de la fecha límite de un proyecto, o un compromiso con tu jefe.

No importa cuán necesaria u obligatoria parezca una tarea, si no tenemos el tiempo necesario para llevarla a cabo, finalmente no la haremos, por mucho que nos empeñemos en mantenerla en la lista de próximas acciones o en el calendario. Y lo que es peor, verla ahí sabiendo que seguramente no las vamos a poder atender, nos generará un elevado nivel de estrés. Entender esto es fundamental. Como decía mi padre: “lo que no puede ser, no puede ser, y además es imposible”. ;-)

Las cosas son como son, no como queremos que sean. La semana tiene un número fijo de horas de trabajo y nuestra capacidad de resolución es limitada. Y no, quedarte todos los días hasta las 11 pm en la oficina no es la solución. Si empiezas a sentir estrés por el volumen de trabajo, es hora de tomar cartas en el asunto.

En primer lugar debes mover a tu lista “Algun día/Quizá” todas las cosas que puedas sin afectar a tus compromisos con terceros. Es decir, aquellas cosas sobre las que la decisión depende exclusivamente de ti. ¿Es necesario ir al dentista esta semana o lo puedo dejar para la próxima? ¿Qué pasa si me olvido por un tiempo de modificar el diseño del blog?

Una vez aligerada las listas de compromisos que tienes contigo mismo, vuelve a revisar el panorama. ¿Es ahora mucho más asequible? ¿Crees que ya puedes centrarte mejor en el trabajo? En bastantes ocasiones esto es todo lo que necesitarás para recuperar el control y liberarte del exceso de estrés.

Si a pesar de todo sientes que todavía tienes demasiadas cosas que hacer, entonces tienes que empezar a renegociar tus compromisos con los demás. Por supuesto, no siempre será fácil ni agradable. Pero créeme, es preferible a terminar con una úlcera de estómago. Además, casi siempre es más fácil de lo que parece.

Por lo general las personas prefieren que les digas que no podrás terminar en una fecha, a que la termines incumpliendo. Porque no te engañes, si tienes demasiadas cosas que hacer, al final vas a terminar incumpliendo algunas.

El secreto para que los demás acepten fácilmente un cambio en un compromiso es que te vean como alguien confiable. Si saben que harás todo lo posible por cumplir, y que si no puedes vas a avisarles con tiempo –y con una alternativa en la mano–, casi siempre aceptarán sin oponer resistencia.

Ya lo sabes. Si tu sistema te agobia, empieza a renegociar tus compromisos. Inmediatamente sentirás cómo la presión empieza a disiparse y disfrutarás del trabajo sin estrés.

Y tú, ¿renegocias con frecuencia tus compromisos? ¿Cómo afecta ello a tu nivel de estrés? Comparte con nostros tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

En muchas ocasiones nos dejamos llevar por las últimas tendencias de forma automática. Compramos un iPhone porque es el smartphone de moda; nos apuntamos al gimnasio porque se supone que debemos hacer más ejercicio; nos vamos de vacaciones todo el mes de agosto porque es cuando todo el mundo se va; abrimos una cuenta en Twitter porque ahora lo “in” es ser “dos-punto-cero”.

Muchas de estas nuevas tendencias –o costumbres– tienen su razón de ser, y surgieron para cumplir un propósito específico. El problema viene cuando nos subimos al tren sólo porque los demás también lo hacen, sin haber pensado en serio si ello nos aportará algún beneficio. Además de que puede suponer una gran pérdida de tiempo y energía, también puede ser fuente de muchas frustraciones.

Una de esas “nuevas” tendencias de los últimos años es la de la productividad personal, y en específico el método GTD. Paradójicamente, leo muchos comentarios de gente sobre lo complicado que resulta adquirir la disciplina necesaria, o de las veces que han fracasado en el intento. Generalmente el motivo esgrimido para el fracaso suele ser la complejidad de la técnica; la realidad, en mi opinión, es muy diferente.

Cuando uno sigue una tendencia sin pensar, está asumiendo un objetivo que no es el suyo. En esas condiciones es tremendamente complicado adquirir un compromiso lo suficientemente fuerte como para mantener el esfuerzo necesario durante el tiempo que se tarda en conseguirlo.

En alguna ocasión ya he hablado de lo importante que es el compromiso para desarrollar nuevos hábitos, especialmente si esos hábitos son radicalmente opuestos a los que pretendemos sustituir. Y da la casualidad de que la productividad personal consiste básicamente en desarrollar nuevos hábitos.

Consolidar una forma productiva de trabajo, en el sentido más amplio de la palabra, requiere de un deseo genuino, no impuesto por modas, de querer mejorar nuestro rendimiento, de aumentar el grado de control sobre nuestro entorno y revisar lo que hacemos con las metas que perseguimos en mente. Procesar las bandejas de entrada todos los días, planificar los proyectos de forma natural o hacer una revisión semanal de nuestras listas, no son hábitos que puedan adquirirse sin esfuerzo. Y de hecho, requieren un altísimo grado de compromiso.

Así que antes de embarcarte en una aventura como la de implementar GTD, piensa si de verdad es algo que te motiva y te interesa en este momento. Intentarlo simplemente porque tu vecino de escritorio lo hace, o porque todo el mundo en Twitter habla de ello, y no porque has llegado al convencimiento de que de verdad es lo que quieres o necesitas, te llevará a perder el tiempo miserablemente, por no hablar de una tremenda frustración.

Sinceramente, creo que la organización y la productividad personal son habilidades importantes en el mundo que nos ha tocado vivir, y deberías hacer todo lo posible por desarrollarlas. Pero si no estás dispuesto a hacer el esfuerzo que se necesita para lograrlo, es mejor que no lo intentes. Te ahorrarás mucho tiempo y sentimientos negativos.

Y tú, ¿de verdad quieres ser más productivo? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Ya sólo quedan 3 semanas para que salga a la luz mi primer ebook de pago, y estoy muy emocionado. Vuestras respuestas a la encuesta anterior me han ayudado muchísimo a organizar el material que ya tenía escrito, y a añadir algunas partes nuevas. Siempre os estaré agradecido por todo el apoyo que estáis dando a mi trabajo.

Hoy me pongo de nuevo en la palestra para presentaos los contenidos del ebook. Como podéis ver, he organizado todo alrededor de preguntas, las preguntas que me habéis hecho llegar con vuestras inquietudes e intereses específicos sobre la procrastinación. Me gustaría que le echárais un vistazo a ver qué os parece, y luego respondierais un par de preguntas para pulirlo todo.

El libro está dividido en 4 partes:

1. Conociendo al enemigo.

• ¿Qué es la procrastinación?
• ¿Existe la procrastinación “buena”?
• ¿Procrastinar es algo grave?
• ¿Qué pinta la productividad en todo esto?
• ¿La procrastinación es una moda?
• ¿Qué más cosas tengo que saber?

La primera parte es una toma de contacto principalmente teórica –aunque espero que nada aburrida–, con el problema que tenemos entre manos. La idea es ayudar a los recién llegados a entender mejor qué es la procrastinación de verdad, y por qué es un problema. También intenta aclarar algunos malos entendidos entorno a este problema, para que todos sepamos de qué estamos hablando.

2. Preparando el ataque.

• ¿Por qué procrastino?
• ¿Qué tipo de procrastinador soy?
• ¿Hay alguien que nunca procrastine?
• ¿Cómo dejo de procrastinar?

La segunda parte es preparatorio antes de poner manos a la obra. El objetivo es entender cómo ataca este enemigo y conocerte mejor a ti mismo. Veremos una técnica para saber cuáles son tus puntos débiles, para lo que utilizaremos una hoja de trabajo. También repasaremos una estrategia general para dejar de procrastinar.

3. Al ataque, mis valientes.

• Prioriza tu trabajo diariamente
• Simplifica tu entorno al máximo
• Trabaja de manera incremental
• Empieza, o no hagas nada
• Maneja las interrupciones rápidamente
• Deja siempre algo para después
• Evalúa los resultados al final del día
• Conviértelo en un juego

La tercera parte es 100% práctica, el núcleo del libro, que describe con todo lujo de detalles un método para mantener a raya a la procrastinación. Este método, que uso personalmente, tiene en cuenta la estrategia vista al final de la segunda parte. Se trata de un conjunto de ocho actividades que tendrás que llevar a cabo de manera sistemática todos los días: 2 antes de empezar, 6 durante tu trabajo diario –de manera cíclica–, y otras 2 al finalizar la jornada.

Practicado con constancia y seriedad, y con la ayuda de las hojas de trabajo que incluyo, este método debería poder erradicar la procrastinación en el 90% de los casos –en la primera parte aclaro cuál es el 10% de casos restante, y por qué este método no es la solución para ellos–.

4. Más armas para tu arsenal.

• ¿Cómo hacen los grandes guerreros?
• ¿Soy verdaderamente un procrastinador?
• ¿Dónde puedo buscar ayuda?

Por último, en la cuarta parte incluyo material de apoyo. El más interesante de todos es una colección de mini-entrevistas a los grandes guerreros de la productividad, como José Miguel Bolívar, Berto Pena y un largo etcétera, donde nos descubren sus trucos personales y su visión de este problema. Junto a ello, encontrarás un test para saber si verdaderamente eres un procrastinador, y una serie de recursos donde podrás encontrar más ayuda.

La encuesta

A la vista de estos contenidos me gustaría que respondieras a la siguiente encuesta. Si crees que al ebook todavía le faltan cosas para ser perfecto, no dudes en comentarlo. Ten por seguro que haré todo lo posible por incluirlo:

Y antes de terminar, recordaos que el Club de El Gachupas ya está en marcha. ¡Apúntate ya! Además de recibir en tu correo un artículo semanal exclusivo, tendrás la oportunidad de adquirir el ebook con un 50% de descuento. :-D