Hace unos días leía un artículo de Jeroen Sangers en el que descartaba la técnica Pomodoro como una técnica válida de productividad personal –merece la pena leerlo–. Y aunque estoy de acuerdo con algunos de sus argumentos, en general no puedo estar de acuerdo con sus conclusiones.

Ya anteriormente he escrito sobre cómo aplicar la técnica Pomodoro para sacar adelante tareas pesadas, y también sobre los peligros de intentar usarla siempre y para todo, un poco en línea con lo que Jeroen comenta. Con todo, como ejemplo particular del denominado time boxing, creo que la técnica Pomodoro puede resultar muy útil a muchos. Simplemente hay que saber cuándo utilizarla.

Como regla general, la técnica Pomodoro es perfecta para realizar cualquier actividad mecánica. La mayoría de nosotros, aún siendo trabajadores del conocimiento, tenemos que realizar sistemáticamente ciertas tareas administrativas o que requieren poca intensidad mental, y dichas tareas pueden “empaquetarse” sin problemas.

El único requisito para aplicar el time boxing es que las actividades a realizar se puedan descomponer con una granularidad suficiente, digamos de entre 5 y 15 minutos más o menos. Veamos algunos ejemplos:

• Leer documentos. La ventaja de los documentos es que siempre se pueden dividir en capítulos o secciones. Y en el peor de los casos, siempre pueden dividiese en páginas. Analizar, o extractar un documento, especialmente si es largo, puede hacerse en bloques de tiempo.
• Capturar datos. Ya sea una hoja de cálculo, un reporte de actividades, o registrar pedidos en una base de datos. Cualquier actividad del tipo “copiar y pegar” o de “volcado” de información, es candidata ideal para el time boxing.
• Hacer tareas repetitivas. Procesar correo y papeles, archivar, revisar asuntos a la espera, hacer llamadas telefónicas, responder comentarios del blog… son todas ellas actividades que pueden iniciarse e interrumpirse en cualquier momento, sin impactar negativamente en tu productividad.
• Tomar descansos. Sí, has leído bien. No sólo debes permitirte descansar cada cierto tiempo haciendo algo divertido. También debes limitar dichos tiempos y el tipo de actividades que puedes hacer en ellos. Créeme, es crucial para tu productividad. Tanto es así que, de hecho, la técnica Pomodoro lo integra como parte del proceso de trabajo.

Seguro que a ti se te ocurren otras muchas actividades que se pueden empaquetar de la misma forma. Es más, incluso para tareas menos mecánicas y más creativas es todavía posible utilizar algún tipo de time boxing. Por ejemplo, planear las actividades de un nuevo proyecto.

Muchas veces se puede pensar en un proyecto desde distintas perspectivas. A la hora de planearlo es posible utilizar mapas mentales y enfocaremos cada vez en un aspecto particular del problema. ¡Ojo! Eso no quiere decir que tengas que limitarte a capturar un tipo de resultado en particular en cada bloque de tiempo –eso dinamitaría la utilidad de los mapas mentales como herramienta creativa–. Pero sí puedes hacer un esfuerzo consciente para resolver una parte del problema cada vez, aunque luego surjan ideas laterales.

Por ejemplo, primero centrarte en las fases del proyecto, luego en los recursos que serán necesarios, después en las fuentes de información que tendrás que consultar, y así sucesivamente.

En resumen, como ocurre casi siempre, el problema no está en la herramienta, sino en la manera en como nosotros la usamos.

Y tú, ¿cómo utilizas la técnica Pomodoro en tu día a día? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez . Sígueme en Twitter.

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Cada vez más, el poder trabajar desde cualquier lugar es un factor fundamental para gestionar nuestra productividad personal. Como practicante experimentado de GTD, a lo largo de los años he pasado por distintas plataformas en busca de la mejor manera de acceder a mi sistema de listas, calendario, material de referencia, notas y, en general, las herramientas de productividad que uso habitualmente. El mes pasado cumplí un año usando el ecosistema de iCloud, y puedo decir que el resultado es más que satisfactorio.

Hoy te propongo revisar –y comentar– sobre algunas razones por las que me gusta trabajar con iCloud. Ojo, no pretendo iniciar una guerra religiosa. Soy perfectamente consciente de que no todo es perfecto, y de hecho tengo previsto publicar las razones por las que no me gusta iCloud, que haberlas, hailas. El objetivo de este artículo es que consideres seriamente esta plataforma –gratuita– para organizarte, y demostrarte que no son necesarias complejas herramientas para ser más productivo. Yo llevo muchos meses utilizándolo, y no veo porqué tú no podrías.

Así que vamos al grano. Estas son siete –aunque podría haber añadido más–, razones por las que me gusta trabajar con iCloud:

1. Tengo un conjunto básico y homogéneo de herramientas de productividad personal. Listas de recordatorios, calendario, correo electrónico, agenda de contactos y notas, es todo lo que necesito para gestionar mi productividad básica. Además, la suite ofimática iWork está también perfectamente integrada, pudiendo trabajar también con mis documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Por si eso fuera poco, Apple promete añadir otras funciones interesantes, como por ejemplo acceso a la lista de lecturas de internet, o la “socialización” de mis fotos.

2. El ecosistema crece continuamente. Aunque las aplicaciones que proporciona de serie Apple son un buen punto de partida para gestionar mi productividad, aún le faltan algunas herramientas importantes. La buena noticia es que cada vez más aplicaciones se están subiendo al carro de iCloud. Así, ya me es posible crear mapas mentales –con MindNode–, mantener un registro personal de actividades –con One Day–, o redactar borradores de capítulos y artículos del blog –con iA Writer–, todo ello respaldado en iCloud.

3. No tengo que clasificar archivos en carpetas. Los paradigmas de iCloud y Dropbox –por poner un ejemplo–, son radicalmente opuestos. Mientras que el segundo continúa apegado al paradigma clásico de guardar archivos en un sistema de carpetas, iCloud intenta hacernos olvidar los detalles del almacenamiento. Abres la aplicación y sólo ves los datos que puedes gestionar con ella. Incluso con muchos datos por cada tipo de aplicación, con un buen sistema de búsqueda la clasificación es totalmente innecesaria. Puede que iCloud todavía no haya llegado a la perfección en ese sentido, pero como concepto me parece muy superior a los servicios tipo Dropbox. En cualquier caso, siempre puedo convinarlos cuando ello suponga una ventaja. ;-)

4. Puedo desplegar mi sistema de productividad completo en pocos minutos, con tan sólo un nombre de usuario y una contraseña. Si un día pierdo, me roban o decido cambiar mi MacBook, iPad o iPhone, simplemente adquierio un nuevo dispositivo, configuro mi cuenta y… voilà! En unos minutos tengo el calendario, las notas, los recordatorios, los documentos y todo lo demás listo para trabajar. Se acabó volver a perder información por haberme olvidado de hacer un respaldo. Una excelente alternativa, si usas un MacBook, es Time Machine. Pero créeme, iCloud es un concepto muy superior.

5. Las aplicaciones hacen uso del skeumorfismo –o imitación de objetos de la vida real–, en la interfaz de usuario. Por ejemplo, la aplicación notas imita un block de páginas rayadas amarillas, e incluye un bolsillo lateral con un tarjetón donde se puede ver la lista de las notas guardadas. Hasta se puede ver el cosido del borde de la libreta, como si se tratara de un cuaderno de piel. Para mi –y para muchos otros–, el skeumorfismo supone una manera mucho más agradable de trabajar en el mundo digital.

6. Se respira minimalismo por todos los lados. Cada aplicación de Apple está diseñada para hacer lo que tiene que hacer, ni más ni menos. Y las de otros fabricantes, aunque no siempre lo consiguen, intentan seguir la misma senda. Especialmente cuando hablamos de productividad, es importante eliminar las distracciones. Y las aplicaciones del ecosistema iCloud lo consiguen perfectamente. Aunque al principio me costó un poco, he aprendido a apreciar, por ejemplo, la sencillez de Recordatorios, llegando a gestionar mi sistema de listas GTD con bastante soltura.

7. También tengo acceso desde la web. La guinda del pastel es que puedo acceder a mi sistema de productividad personal usando un navegador de internet. Ojo, no sólo puedo acceder a mis listas de recordatorios o mi correo, también a mis notas, calendario, documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Y eso es algo que valoro especialmente, porque me paso 8 horas diarias en una empresa donde el acceso a servicios como Evernote o Dropbox está restringido. Poder acceder a mi kit básico de productividad personal desde cualquier lugar es, sin ninguna duda, una de las cosas que hace que iCloud sea tan atractivo para mi.

Y tú, ¿también has trabajado ya con iCloud? ¿Qué te ha parecido? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original de Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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Artículo publicado originalmente en El Canasto.

Para alcanzar un nivel de productividad personal óptimo todavía no conozco nada mejor que respetar el ciclo del método GTD (Getting Things Done), propuesto por David Allen: recopilar – procesar – organizar – hacer – revisar. Como podemos ver, todo empieza con la recopilación o captura de los compromisos que adquirimos, ya sea con un tercero o con nosotros mismo. La idea fundamental aquí es separar la recopilación del resto de actividades productivas.

Respetar este ciclo nos permite aplicar algunos “trucos” productivos muy efectivos, como por ejemplo evitar las constantes interrupciones simplemente tomando nota de los compromisos en el momento que surgen –recopilación–, y procesarlos posteriormente, cuando sea el momento más adecuado. De este modo evitamos tener que dejar lo que estamos haciendo en este momento para atender otros asuntos, que generalmente son menos importantes.

El problema surge cuando quien nos pide algo es el jefe, y además lo quiere para ayer. ¿Cómo encajar este tipo de situaciones en el ciclo productivo ideal, ese que separa la recopilación del procesamiento y la ejecución de las tareas? Ciertamente, no es sencillo. Pero con un poco de paciencia y mucha práctica, es posible hacerlo.

Veamos 4 claves que me han funcionado a lo largo de los años para mantener a flote mi sistema productivo contra el ataque de las interrupciones y las urgencias de última hora del jefe:

1. Aprende a ser confiable. Nadie aceptará una espera si no confía en que cumplirás el plazo. Hacer que tu jefe acepte un “después lo hago” no es algo que podrás conseguir de un día para otro, especialmente si normalmente incumples tus compromisos. Pero una vez empiece a confiar en ti, verás que es mucho más fácil posponer las tareas. Tu jefe –y el resto de la gente– sabrá que terminarás el trabajo dentro de un plazo razonable, y no tendrá problema en esperar.

2. Haz partícipe a tu jefe de la situación. Si tu jefe realmente necesita algo urgentemente, y atenderlo pone en peligro otros compromisos importantes, házselo saber. No te limites a aceptar sabiendo que vas a inclumplir –eso impactaría directamente sobre tu credibilidad. Que comprenda que su urgencia, real o imaginaria, afectará negativamente a otros asuntos. De esa forma no podrá reclamarte después el retraso de un proyecto, o el incumplimiento con un cliente interno o externo del departamento.

3. Ofrece alternativas. No es lo mismo un “ahora no puedo”, que un “ahora no, pero me pongo con ello en 2 horas y te lo entrego mañana por la mañana”. Especialmente si ya gozas de credibilidad, estoy seguro de que esto prácticamente resolverá todos tus problemas al respecto. Por experiencia sé que pedimos las cosas urgentemente, no porque lo sean en este momento, sino porque no confiamos en que vaya a estar hechas a tiempo. Si eres una persona cumplidora, las cosas dejarán de ser urgentes para tu jefe.

4. Ten valor para tomar decisiones. Si a pesar de todo tu jefe se muestra poco razonable, sé proactivo y toma algunas decisiones. Habla con el superior de tu jefe, o con cualquier otra persona o grupo de la organización que pueda ayudarte. Finalmente, si nada funciona, quizá este no sea el trabajo para ti: ¿por qué no cambiar de empleo? Nada compensa pasar 8 horas de tu día estresado y frustrado por un jefe que no sabe serlo.

Y tú, ¿conoces otros trucos que te han ayudado a manejar este tipo de situaciones? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por David Rader II vía Flickr.

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Hace unos días estaba revisando un servicio que aseguraba ayudar a las empresas a medir la productividad de sus empleados. Como podrás imaginar, inmediatamente llamó mi atención. Tenía curiosidad por saber cómo lo hacían. Por desgracia, fue una total y absoluta decepción.

Resulta que lo que medían no era lo que yo llamo productividad, sino el tipo y el volumen de trabajo que hacía cada persona en el ordenador. Por desgracia, este es el enfoque que mantienen muchas empresas, ancladas en conceptos de trabajo decimonónicos. Pensaba que por tratarse de un servicio nuevo, basado en las tecnologías web y la colaboración, aportaría un poco de aire fresco a nuestro querido mundo de la productividad.

Pero empecemos por el principio, ¿qué es productividad? Todos los que estamos interesados en este mundo estamos más o menos de acuerdo: identificar las cosas importantes y dedicar la mayor cantidad de tiempo posible a ellas, teniendo en cuenta las circunstancias de cada momento. Igualmente, se entiende que otra parte del tiempo se dedicará a tareas poco importantes, pero necesarias para mantener nuestro mundo bajo control. Es decir, la productividad tiene que ver con la calidad, no con la cantidad de trabajo realizado.

¿En qué falla el servicio en cuestión? Precisamente en que se enfoca en la cantidad, no en la calidad de lo que hacen los trabajadores. Basarse en el tiempo y tipo de herramientas que usa un empleado para extraer conclusiones sobre el valor de su trabajo es ingenuo, por no decir que es una barbaridad.

Este tipo de servicios le hacen un flaco favor a las empresas que honestamente quieren mejorar la productividad de su negocio. En lugar de adquirir estas herramientas, sería mucho mejor capacitar a sus empleados para que aprendan autogestionarse y trabajar en entornos colaborativos de manera efectiva.

Como digo, hoy en día, donde la mayoría de los trabajadores son trabajadores del conocimiento, la productividad es un asunto cualitativo, no cuantitativo. Y la única manera de medirla es mediante el número de proyectos y tareas de valor completados, por unidad de tiempo. E incluso así, la medida de la productividad siempre será de carácter subjetivo, porque ¿qué valor tienen las cosas? Dependerá de a quien le preguntes.

Dicho lo cual, una forma más racional de medir la productividad sería asignar un peso a cada proyecto y tarea que tengamos en nuestro portafolio, en función de la importancia que le demos, y luego hacer un promedio de todo lo que se haya completado a lo largo de un periodo. Otra manera, mucho más sencilla pero menos precisa, sería simplemente contar el número de tareas completadas, para lo cual deberíamos asumir que las tareas que están en nuestro portafolio tienen todas algún valor –un enfoque que emplea, por ejemplo, la excelente herramienta web FacileThings–.

Sin embargo, la que a mi más me gusta se basa en las metas. Cada cierto tiempo hago una revisión de alto nivel y compruebo lo cerca o lejos que estoy de conseguir mis objetivos de ese momento. Analizo qué está funcionando y qué no, hago ajustes en mi forma de trabajar y organizarme, y me doy un tiempo para ponerlo todo en práctica.

Esa es la verdadera medida de la productividad, el grado de efectividad a la hora de alcanzar mis objetivos. ¿Para qué me sirve tachar cientos de tareas de mis listas, o pasar un montón de horas en tal o cual herramienta, si finalmente no consigo las metas que me propongo? Olvídate de cálculos y asegúrate de cumplir tus metas; sólo así estarás siendo realmente productivo.

Y tú, ¿has intentando medir alguna vez tu productividad? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Cathy Stanley-Erickson vía Flickr.

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Casi desde que empecé a poner en práctica los principios de GTD pude sentir una mejoría enorme en la manera en que organizaba mi trabajo, mis compromisos y la información que manejaba. Sin embargo, eso no significaba necesariamente una mejora en mi productividad. Durante mucho tiempo tuve la sensación de que algo no terminaba de encajar. Sí, mis listas eran preciosas, y mi archivo se veía impecable. Pero al final de cada día sentía que no había avanzado en los asuntos verdaderamente importantes.

Los mecanismos que ofrece GTD para ayudarnos en este sentido son la revisión semanal y la clasificación de las tareas según su contexto, tiempo y energía necesarios para completarlas, y prioridad. Y funciona… hasta cierto punto. ¿Qué es lo que falla?

Expone David Allen en su libro que en un momento dado podemos estar haciendo una de tres cosas: 1) definiendo el trabajo, 2) haciendo el trabajo definido, o 3) haciendo el trabajo a medida que surje.

Básicamente, definir el trabajo es aplicar GTD para identificar y clasificar nuestras tareas –acciones–, según contexto, tiempo, energía y prioridad. Hacer el trabajo ya definido consiste en revisar dichas listas y tomar una decisión de qué es lo siguiente que vamos a hacer, en función de dichos criterios. Por ejemplo, si sólo tenemos 10 minutos antes de entrar a una reunión, tendrá que ser algo rápido, que podamos hacer aquí y ahora, y probablemente que no requiera mucho esfuerzo –si hubiera varias tareas que cumplen estos criterios, desempataríamos con la prioridad–.

Por último, lo menos productivo a lo que podemos dedicar nuestro tiempo es a hacer trabajo según surge, a.k.a. atender urgencias –muchas veces de otros, no nuestras–, y apagar fuegos. Ya he hablado en otras ocasiones de la diferencia entre lo importente y lo urgente, así que no voy a profundizar más ahora.

El problema es que muchas veces, especialmente cuando se acumula mucho trabajo, es fácil quedarse en un bucle de definición de trabajo permanente. O dejarnos llevar por las urgencias y dedicarnos a hacer, en lugar de a definir el trabajo, motivo principal por el que las bandejas de entrada pronto se desbordan, generando estrés añadido.

La solución que he encontrado a lo largo de los años de práctica es dar estructura a mi jornada laboral. ¿Qué es eso exactamente? Muy sencillo: establecer de antemano los tiempos y tipo de trabajo que voy a realizar a lo largo del día, una especie de pan-rutina para mis 8 horas de trabajo. De esa forma me aseguro de que le doy la importancia necesaria a cada actividad, mantengo un buen equilibrio y avanzo en los asuntos importantes de mi “agenda” personal.

En mi caso particular, antes de empezar el día intento seleccionar las 3-5 tareas más importantes, generalmente de entre los proyectos clave y los asuntos que se han vuelto urgentes. Yo lo hago la noche anterior, aunque también puedes hacerlo por la mañana antes de salir de casa. Sólo lleva 10 minutos.

Las primeras 3 horas las dedico a trabajar en exclusiva en estas tareas clave. Si la cosa se pone fea, completo las tareas pesadas con la técnica Pomodoro. En cualquier caso, no me doy permiso para revisar el correo ni hacer otra cosa hasta haber completado este primer bloque de 3 horas.

Despué dedico 30 minutos a una hora para hacer una primera “batida” por mi lista de asuntos a la espera. Envío correos, llamo por teléfono o visito a los compañeros con los que tengo asuntos pendientes. Me facilita mucho la tarea el hecho de que todos los asuntos a la espera tienen una fecha de revisión asignada. Si la lista es larga, dejo los demás asuntos para una segunda batida, generalmente a media tarde.

El resto del tiempo hasta la hora de comer la dedico a definir el trabajo, es decir, procesar las bandejas de entrada, especialmente el email. Si me sobra tiempo, intento avanzar con las tareas que no son tan importantes.

Las tardes las dedico a sacar adelante el trabajo de mis listas, sin fijarme ya en si son tareas clave o no. Lo ideal es elegir las tareas clave de modo que se puedan completar en el bloque de 3 horas matutinas; si no lo consigo es que estoy seleccionando demasiadas tareas. La tarde debe ser para hacer tareas “normales”, con una breve sesión, una hora antes de terminar, para hacer una segunda batida por los asuntos a la espera, si fuera necesario.

La última media hora antes de terminar es la media hora de “catch up”, como dicen los anglosajones. Sirve para ponerme al día con los asuntos que hayan surgido a lo largo de la jornada, actualizar las listas y el calendario, y si es posible, dejar las bandejas de entrada vacías.

Tener tu jornada laboral estructurada es como tener un piloto automático productivo, que te indica qué debes estar haciendo en cada momento sin necesidad de pensar, sólo hacer. La que he descrito es la que a mi me funciona, pero por supuesto cada uno debe diseñar su jornada a la medida de sus necesidades. ¡Inténtalo! Verás que serás mucho más productivo.

Y tú, ¿tienes estructurada tu jornada laboral de forma parecida? Deja un comentario y comparte con nosotros tu experiencia.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hay varios factores que podrían considerarse de éxito a la hora de organizarnos mejor y ser más productivos. Entre ellos, uno que para mi ha supuesto una gran diferencia a lo largo de los años es el asunto del archivo adecuado de los documentos de papel. Parece mentira como un detalle tan simple como tener papeles sin organizar puede causar tanto estrés, distracción y “ruido” productivo.

Disponer de un sistema de archivo rápido, y un método claro y bien definido para archivar todo lo que cae en tus manos, es fundamental para empezar a recoger los frutos de un método de organización como GTD. Claro, lo ideal sería no tener que archivar papel. Pero, aunque existen varias maneras de reducir el papel que debes archivar, quien más quien menos, todos tenemos cierto volumen de documentos que debemos organizar de alguna manera. No importa que ya estemos inmersos en la era de la tecnología, el papel seguirá estando con nosotros mucho tiempo, si es que alguna vez llega a desaparecer. Así que más nos vale aprender a manejarlo de manera eficiente.

Cuando intentas establecer un sistema de archivo por primera vez, la tendencia natural es crear un sistema de categorías y subcategorías, con la intención de facilitar las búsquedas del material. Yo he pasado por ahí también, lo reconozco. Si este es tu caso, te quiero ahorrar tiempo: no lo hagas, no funciona. La mayor parte de los documentos pueden clasificarse dentro de distintas categorías, y cuantas más categorías y posibles recipientes tengas, más difícil será decidir dónde guardarlos. El problema se agrava porque los criterios de clasificación que hoy creemos tener claros se van difuminando con el tiempo. Al final, para encontrar algo, tendrás que mirar en 7 categorías distintas. Y eso es frustrante.

Por tanto, la regla más importante de un sistema de archivo simple es tener muy pocas categorías, cuantas menos mejor –y esto es válido también para cualquier otro sistema de archivo, incluido lo que guardas en el ordenador–. Por ejemplo, hace años yo organizaba los recibos y facturas por tipo o empresa de servicios. Así, tenía la categoría “Recibos de luz”, “Recibos del agua”, etc. Con el tiempo me di cuenta de que cada mes tenía sólo entre 8 y 10 recibos de este tipo, así que decidí eliminar 8 categorías y quedarme sólo con una, llamada “Recibos”.

Con este simple gesto pude eliminar la necesidad de pensar qué tipo de recibo me llegaba: si era un recibo, siempre iba al mismo lugar. De hecho, actualmente ni siquiera tengo una categoría “Recibos”, sino una sección del archivo ordenada cronológicamente donde guardo recibos, estados de cuenta y otros documentos que son de emisión periódica.

Igual que es bueno tener pocas categorías, también conviene tener pocos lugares donde guardar. Yo trabajo con dos archivadores. En uno tengo el archivo de trabajo y en el otro el “archivo muerto”, que en realidad no está tan muerto. Veamos cómo funciona.

El archivo de trabajo está formado por un mini archivador portátil, con asa incluida, para guardar carpetas colgantes. Contiene todos los recibos de los últimos doce meses y los documentos clave vigentes, como pólizas de seguro, contratos, garantías, pasaportes, escrituras, etc. Cuando diseñé este archivador mi idea era tener los documentos imprescindibles que me llevaría conmigo en caso de una emergencia. Todos los documentos importantes deben estar ahí, tanto para reclamar al seguro en caso de un incendio, como para que mi mujer pueda hacer cualquier tipo de papeleo si a mi me llegara a pasar algo. Vamos, lo que yo llamo mi kit de contingencia personal.

Para simplificar el sistema de categorías, el archivo de trabajo está dividido en dos secciones, separadas entre sí por una carpeta colgante vacía de color naranja para apreciar la división de un vistazo. La primera sección es un simple archivo cronológico, con 12 carpetas colgantes verdes, etiquetadas desde “Enero” hasta “Diciembre”. Cualquier recibo o estado de cuenta va a parar a una de estas carpetas.

La segunda sección, la que yo llamo archivo alfabético, contiene una carpeta colgante por cada categoría de archivo. En mi caso, tengo alrededor de 15 carpetas. Intento utilizar categorías genéricas. Por ejemplo, en lugar de “Seguro de casa”, y “Seguro del coche”, tengo una sola carpeta llamada “Seguros”. Otras categorías que utilizo son “Contratos”, “Garantías”, “Coche” –decidí reunir todos los documentos del coche en un sólo lugar por si decido venderlo algún día–, “Jero” –para documentos estrictamente personales–, “Currículum” –para certificados y constancias de cursos–, etc.

Al principio utilizaba carpetas manila para guardar los documentos en cada carpeta colgante, pero eso ocupaba espacio innecesario en mi, ya de por sí, reducido archivo de trabajo. Así que ahora agrupo los papeles con un clip que coloco en el lado largo de las hojas –al archivarlo queda en la parte superior–, y si es necesario, les pego un post-it con una descripción de lo que es. Por ejemplo, todos los recibos del mes de noviembre de 2011 están agrupados con un clip y tienen un post-it con el texto “NOV 2011″ pegado en el primer documento del paquete. De esa forma es muy fácil separar el paquete de recibos de otros paquetes de documentos que tenga archivados en la carpeta de noviembre.

Como mi archivo de trabajo es pequeño, cada cierto tiempo hago una revisión de documentos, destruyo documentos obsoletos y muevo documentos antigüos del archivo de trabajo al archivo muerto. Este archivo es un contenedor de plástico preparado para guardar carpetas colgantes, aproximadamente del doble de capacidad que el archivo de trabajo. La estructura es muy similar, con una parte cronológica –esta vez por años–, para recibos y estados de cuenta, y otra alfabética. Todavía no me he quedado sin espacio en el archivo muerto, pero mi intención es destruir los documentos que salgan del archivo muerto cuando llegue el momento.

Por último, decir que cuando muevo documentos al archivo muerto, primero los digitalizo. De ese modo, siempre tengo los documentos clave originales del archivo de trabajo, y al menos una copia digital de los documentos del archivo muerto.

Y tú, ¿cómo organizas tu archivo de papel? Compártelo con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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No, no tengo ninguna intención de iniciar un guerra religiosa en favor o en contra de estos populares “cyberlockers”. Ni siquiera voy a hablar de ellos, al menos no de forma directa, sino de los paradigmas que representan cada uno y de cómo pueden cambiar la forma en que gestionamos nuestra productividad.

Ultimamente se está poniendo de moda el asunto de almacenar en la nube, y hasta Google y Microsoft se han subido al carro recientemente con sendas propuestas. Sin embargo, iCloud, de nuevo una herramienta puesta en la mesa por Apple, ha traído una visión distinta de lo que debe suponer el almacenamiento en la nube. Pero antes de que me lluevan improperios, una aclaración. Aunque en los últimos dos años he caído bajo el influjo del ecosistema de Apple, no me considero un “fanboy”. O al menos me creo lo suficientemente abierto de entenderas como para no aceptar cualquier cosa que venga de los chicos de la manzana.

Habiendo sido “pecero” desde que tengo uso de razón, y proponente del software libre y de Linux durante muchos años, si he decedido moverme por la senda de Apple ha sido por la fantástica experiencia de usuario que proporcionan en todos sus productos y servicios –bueno, o casi en todos–. Uno ya se va haciendo un poco mayor, y un poco sibarita también. El tiempo apremia, y prefiero emplear mi tiempo productivamente que “perderlo” tratando de arreglar las cosas que no funcionan como quiero. Así que este artículo no trata de defender un producto o una marca, sino de apoyar un concepto.

Hasta ahora, todos los servicios de almacenamiento online, incluido su máximo exponente, Dropbox, han seguido el paradigma clásico de archivos y carpetas –o para los que nacimos mucho antes del 90, los directorios de toda la vida–. Uno crea carpetas y más subcarpetas, y clasifica los archivos como mejor le parece en función de los criterios más variados. Como sucede con un archivo en papel, el asunto es más o menos manejable cuando tienes pocos archivos, pero la cosa se complica cuando el volumen rece. Llega un punto en que ya no sabes si la factura del coche va en la “C” de coche, o en la “F” de factura.

Lo que iCloud propone es olvidarnos de la necesidad de clasificar y buscar archivos, y poder acceder a ellos desde la propia aplicación que los genera de forma transparente. Simplemente abres Numbers y ahí está el presupuesto con el que has estado trabajado en la oficina; o le dices a Keynote que cree una presentación, y no te tienes que preocupar ni de cómo ni de dónde lo almacena. No importa si estás en tu ordenador, tu smartphone o tu tableta, ahí están los documentos listos para trabajar con ellos. No me vas a negar que desde un punto de vista productivo esto es genial.

Por supuesto, iCloud todavía está lejos de ser lo que digo. Por ejemplo, no tengo nada claro cómo manejará decenas o cientos de documentos una misma aplicación –quizá no nos libremos del todo de algún tipo de clasificación de archivos–. Y aunque ya es posible trabajar desde los dispositivos iOS, todavía no es posible hacerlo desde el ordenador –aunque la próxima versión del sistema operativo, Mountain Lion, parece que traerá esta nueva función–. Sin embargo, esa no es la cuestión, sino la dirección que representa iCloud, y todo parece que en los próximos meses y años veremos nuevos conceptos ligados a este paradigma.

Hoy por hoy es evidente que Dropbox, y la miriada de servicios a-la-Dropbox que hay por ahí, todavía tienen mucho recorrido por delante. Siguen siendo la mejor opción para mantener archivos online que no generamos nosotros mismos. Pero creo sinceramente que de nuevo Apple está mostrado el camino, como ya sucedió recientemente en el mundo de los smartphones y de las tabletas, y los demás no parecen querer seguirlo. Veremos como se desarrollan los acontecimientos durante los próximos meses. Pero si las cosas son como imagino, y dado que Apple controla el paquete completo, desde el hardware hasta el servicio web, es posible que en poco tiempo estemos de nuevo ante la situación de que nadie pueda hacerles sombra, tampoco en esto del almacenamiento en la nube.

Por mi parte, llevo usando iCloud desde octubre del año pasado, más de 6 meses ya, y estoy encantado. Tengo mi sistema GTD (Recordatorios, Notas, Calendario, Mail…), mis borradores de escritos (iA Writer), documentos (Pages), hojas de cálculo (Numbers) y presentaciones (Keynote), todo perfectamente integrado con iCloud. Y eso que sólo estamos al principio del camino. No puedo esperar a ver qué es lo que vendrá dentro de un año.

El debate está servido. ¿Qué opinas del nuevo paradigma que supone iCloud? ¿Le ves algún futuro? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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De vez en cuando me gusta poner a prueba los paradigmas y ver qué pasa si hago las cosas un poco diferentes. Como alguno de vosotros todavía recordará, hace tiempo experimenté con Autofocus, un método de Mark Forster radicalmente distinto a GTD. Ahora he vuelto a las andadas. Desde hace ya unas semanas estoy jugando con lo que yo llamo el contexto único. Y para ser sincero, de momento se está ajustando bastante bien a mi forma de trabajo.

¿En qué consiste exactamente? Muy sencillo: en reducir el número de contextos a uno sólo. O lo que es lo mismo, a no tener contextos. La razón es muy simple: GTD sugiere –no obliga–, crear varias listas de tareas, una para cada posible contexto en que puedas encontrarte trabajando. Pero, ¿qué sucede si mantienes tu lista total de tareas muy reducida? Antes de gritarme que eso es imposible, espera que te explico…

El concepto de lista contextual surgió en GTD para poder manejar listas de tareas muy grandes. Dividiendo las tareas por contextos, resulta mucho más fácil elegir la próxima tarea, pues sólo debes revisar la lista de las cosas que puedes hacer aquí y ahora –es decir, el contexto actual–. Pero si la lista de tareas es corta ya de entrada, dividirla en listas contextuales es totalmente irrelevante, y de hecho supone una sobrecarga de trabajo innecesaria. En ese caso, se podría utilizar una sola lista, o contexto único.

El problema es cómo reducir la lista de tareas a un número lo suficientemente manejable como para tener sólo un contexto. Bueno, yo hago tres cosas:

1) En un momento dado, me enfoco sólo en una meta y tres proyectos. Siempre tengo una lista de metas y proyectos en turno, pero durante la semana sólo trabajo en 3 proyectos concretos, seleccionados según su relevancia –por qué y cómo empecé a hacerlo es un tema que da para otro artículo, que prometo publicar pronto–. Reducir el número de frentes abiertos trae consigo la lógica reducción del número de tareas en la lista.

2) Intento tener la mayor cantidad de cosas posibles en la nube, de manera que puedo trabajar virtualmente desde cualquier lugar, ya sea desde el ordenador de casa, el de la oficina, mi smartphone o mi tableta. Salvo los recados y algunas cosas muy específicas, casi todo lo puedo hacer sin importar en dónde me encuentre.

3) Para reforzar aún más mi enfoque, planeo mis días eligiendo sólo de 3 a 5 tareas clave. Así, cuando comienzo la jornada tengo una mini lista de tareas para trabajar durante las primeras horas, generalmente en la oficina. Con una lista tan corta, el contexto es totalmente irrelevante. Una vez terminadas las tareas clave, simplemente reviso el resto de tareas de la lista única y voy seleccionando aquellas que mejor se acomoden a mi tiempo disponible, nivel de energía y prioridad. Como digo, salvo unos pocos recados –casi todos empiezan por “comprar” o “recoger”–, y cambiar una bombilla fundida en casa, todo lo puedo hacer en la oficia o mientras espero en la consulta del dentista.

Con estas tres estrategias, nunca tengo más de 15-20 tareas en mi lista, y dividirla por contextos es innecesario. La gran ventaja del contexto único es que se puede llevar en una libreta o cuaderno sin problemas, si es que prefieres las herramientas de baja tecnología.

Por supuesto, no estoy diciendo que debas utilizar el contexto único en tu sistema. A mi me funciona porque decidí conscientemente reducir la lista de tareas que tengo que manejar en un momento dado. Quizá a ti no te sea posible prescindir de los contextos, pero si tu caso es parecido al mío, te recomiendo que lo pruebes. Te aseguro que tu sistema se simplificará enormemente, y ganarás muchísimo en enfoque.

Y tú, ¿cuántos contextos tienes? ¿Crees que podrías reducirlos para simplificar tu sistema? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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1. GTD y la planeación del trabajo

Cuando afrontamos una meta a medio o largo plazo, es necesario enfocar exactamente el resultado que queremos conseguir. Ya he escrito otras veces sobre lo importante que resulta definir objetivos en lugar de propósitos. Para que un propósito se convierta en un verdadero objetivo, este debe ser concreto, realista y motivador. Concreto en términos de resultado y plazo para cumplirlo; realista para tener alguna oportunidad de alcanzarlo con un esfuerzo razonable; motivador para conseguir el compromiso necesario a lo largo del tiempo.

Generalmente, es bastante sencillo definir objetivos de forma concreta. Basta con tener claro el plazo de tiempo y un resultado que se pueda medir. Si quieres mejorar tu formación durante este año, deberás fijarte un objetivo que diga cuántos y qué cursos quieres completar, y cuál es la fecha tope. Por ejemplo: “Terminar dos cursos, uno de auditorías internas y otro de elaboración de manuales de políticas y procedimientos, y certificarme en ITIL v3, antes del 30 de noviembre”. En cuanto a la motivación, si realmente te interesa tu formación, y dado que el único trabajo que tienes que hacer es inscribirte y asistir a unas cuántas clases, quizá no sea un gran problema.

Ahora piensa qué sucedería si el objetivo fuera digitalizar todo tu archivo de papel de los últimos 5 años, antes del 1 de julio. Sabes que es necesario, pues tu archivo es un desastre; tienes claro cuánto –alrededor de 500 documentos–, y cuándo –antes del 1 de julio–. Quedan 2 meses, así que el objetivo también es realista. Sólo hay un problema: el simple hecho de pensar en la pila de papeles que tienes que digitalizar es para echarse a llorar. Cada documento te llevará alrededor de 3 minutos procesarlo, así que una simple multiplicación te dice que el proyecto consumirá ¡1.500 minutos de tu vida! O lo que es lo mismo, 25 horas de trabajo ininterrumpido.

Situaciones como esta son muy comunes. No te quiero engañar, comprometerte con objetivo a largo plazo es complicado. No sólo tendrás que lidiar con el plazo, también con la dificultad de la tarea, y en sentidos aparentemente paradójicos. Por ejemplo, resulta obvio que si el trabajo es monótono o difícil, la motivación decaerá rápidamente, y donde no hay motivación nunca hay compromiso. Pero si el trabajo es demasiado fácil, tu tendencia natural será ir posponiéndolo, en la confianza de que tienes mucho tiempo por delante; finalmente el tiempo se te echará encima y llegarán las prisas y el estrés.

¿Qué puedes hacer, entonces? Lo que a mi me funciona es “romper” el objetivo final en varios objetivos parciales, cuanto más frecuentes, mejor. Lo importante es que cada objetivo parcial cumpla exactamente las mismas reglas que el objetivo final: ser concretos, realistas y motivadores. En el caso que nos ocupa, por ejemplo, se pueden establecer metas semanales de unos 190 documentos digitalizados –el objetivo es concreto–. Digitalizar menos de 200 documentos en 7 días ya no parece algo inalcanzable –el objetivo es realista–, y al mismo tiempo sigue suponiendo un reto, pues te obligará a dedicar al menos 25 minutos diarios si quieres conseguirlo –también es motivador–.

Si lo necesitas, puedes ganar motivación adicional conviertiendo las metas parciales en un juego –a ver cuántos documentos eres capaz de digitalizar esta semana–, y estableciendo pequeñas recompesas cada vez que las consigas.

Utilizando esta técnica consigues generar una serie de compromisos a corto plazo o microcompromisos, que te ayudarán a mantener el esfuerzo durante periodos de tiempo prolongados. La razón es que los microcompromisos resultan mucho más fáciles de sostener, ya que la relación entre el esfuerzo realizado y el resultado obtenido es más evidente. O dicho de otro modo, no es lo mismo tener que esperar 2 meses para sentir que has cumplido, que celebrar un éxito cada pocos días.

Por si eso fuera poco, establecer metas parciales tiene dos ventajas adicionales. Por un lado, te permite centrarte en el aquí y ahora, la forma de trabajo más efectiva cuando estás inmerso el la vorágine diaria. Y por otro, te ayuda a establecer controles periódicos y revisar si estás avanzando como esperabas, algo fundamental para objetivos clave que pueden tener un gran impacto en tu productividad personal.

Así que ya lo sabes: crea microcompromisos cada pocos días y verás como te resulta mucho más fácil alcanzar cualquier meta que te propongas, por complicada que parezca.

¿Cómo manejas tú los objetivos a largo plazo? ¿Has encontrado algún truco que te funciona bien? Comparte tus experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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1. El método 5S y la productividad personal
2. La productividad personal se tiene que aprender
3. Productividad personal con una sola lista

Después de unas cuantas semanas de duro trabajo, por fin estoy de vuelta con todos vosotros. Como hace año y medio –¡uff, cómo pasa el tiempo!–, me he visto en la necesidad de tomarme un pequeño descanso bloguero. Esta vez para enfocarme en un proyecto que me ha hecho muchísima ilusión: mi primer libro en papel.

Hace unos meses Roger Domingo, director editorial del Grupo Planeta, me invitó a escribir un libro sobre productividad personal. Inicialmente la idea era escribir específicamente sobre GTD, pero la posibilidad de infringir derechos de autor no hizo desistir. Después de una visita relámpago de Roger a Guadalajara, la ciudad del tequila y del mariachi donde vivo, decidimos que era mejor añadir un nuevo título a la colección “En una semana” de Gestión 2000 –uno de los sellos editoriales de Planeta–. Y la aventura comenzó.

El reto era poder ofrecer algo nuevo, material inédito que no hubierais leído ya en este blog. Lo mejor era que, al escribir en formato de libro, me daba la oportunidad de estructurar mucho mejor las ideas, hilvanar unos temas con otros y darle más sentido a todo. El inconveniente, que el libro debería ser necesariamente breve, para ajustarse al formato de la colección.

Finalmente, “Productividad Personal en una semana” está listo. A pesar del título, básicamente se trata de una guía de implementación de GTD en siete días. Voy directo al grano –no hay espacio para florituras–, e incluyo algo que yo siempre eché de menos cuando empezaba con esto de la productividad personal: un capítulo completo sobre cómo actúa un productivo a lo largo de una jornada, en la práctica, desde que se levanta hasta que se va a dormir. Junto al “núcleo duro” de GTD, describo otras técnicas de productividad que están sobradamente probadas. ¿Qué hubiera sido de mi, por ejemplo, sin fijarme la tarea clave de escribir cada día al menos 500 palabras? Probablemente no hubiera terminado a tiempo…

Escribir el libro ha supuesto una experiencia increíble, solitaria –como lo es escribir cualquier libro–, agotadora –mis responsabilidades laborales, lejos de disminuir, han aumentado durante estos últimos meses–, pero por encima de todo, ha sido una experiencia muy refrescante. A pesar de algunos momentos de puro y llano estrés, lo he disfrutado muchísimo.

En el mundo de la productividad personal hay mucho dicho, en cantidad y calidad, tanto en papel como en la nube. Ser innovador resulta complicado. Aún así, creo sinceramente que hay cabida para este “Productividad personal en una semana”. En poco más de 100 páginas he destilado la esencia de GTD y las mejores prácticas que he aprendido a lo largo de los años. Sin duda, me he dejado cosas en el tintero, pero os aseguro que si ponéis a trabajar todos los conceptos que describo, estaréis en el percentil 95 en cuanto a productividad personal se refiere.

Si todo va bien, el libro saldrá publicado en España en otoño de 2012. Todavía no tengo fecha, y tampoco sé cuándo estará disponible para la venta en México y otros países de Latinoamérica. En cualquier caso, podréis comprarlo en formato ePub desde la web de PlanetaDeLibros.com, llegado el momento. Será bastante económico –menos de 8 euros–, y me estaréis ayudando a seguir con este proyecto tan apasionante. Así que no hay excusa.

Gracias por vuestra paciencia y espera. Ahora, con el tiempo que tenía bloqueado para la escritura ya liberado, vuelvo a retomar el blog. Tengo algunos asuntos pendientes, como lanzar la serie de artículo “para dummies” en formato ePub, y rematar el libro electrónico de procrastinación. Así que no me entretengo más. Os leo en los comentarios…

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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1. GTD para dummies: el libro

El fenómeno de la productividad personal ha generado mucho ruido en los últimos tiempos. Cada vez más personas conocen GTD, el método de organización personal de David Allen. Y cada vez son más los que se suben a este tren con la esperanza de ver reducido el estrés al que se ven sometidos diariamente por la internaminable lista de responsabilidades, tanto en la oficina como en casa.

Para ser sincero, el éxito de GTD no es en absoluto regalado. En verdad ha supuesto un extraordinario cambio de paradigma en la forma de organizarse y trabajar de muchos profesionales, entre los que me incluyo. Los resultados empiezan a percibirse prácticamente desde el momento cero, apenas después de unas horas empezar a utilizar el método. Así que es lógico que David Allen haya terminado por convertirse en uno de los gurús de la productividad personal de hoy en día.

Pero, ¿cuál es en realidad el secreto de esta efectividad casi inmediata de GTD? Es algo que casi ninguno de los métodos de organización personal clásicos –los llamados métodos de gestión de tiempo– han conseguido a lo largo de los años, y se llama toma de CONTROL.

Mediante el desarrollo de una serie de hábitos, GTD consigue que organicemos de forma efectiva todos nuestros compromisos –en el sentido más amplio del término–, y liberar nuestra mente de la responsabilidad de tener que recordarlos. De esa forma, en muy poco tiempo, adquirimos la tranquilidad necesaria como para empezar a usar nuestro cerebro de manera mucho más creativa. Y ello se traduce rápidamente en la sensación de que por fin tenemos el control de nuestro universo personal.

Ahora bien, no nos engañemos. Hay otras técnicas y métodos de productivad que consiguen algo muy similar a GTD, al menos en cuestión de control. Por ejemplo, el método Autofocus, del que ya he hablado anteriormente –por cierto, que Mark Forster, su creador, ha publicado después una variante más ágil llamada SuperFocus–. A pesar de lo que opinan sus detractores, estos métodos funcionan en la práctica… siempre que no seamos muy exigentes con lo que esperamos de nosotros mismos. El verdadero problema surge cuando queremos ir más allá de la simple toma de control.

Cualquier método de gestión de tareas moderno, incluido Autofocus, puede ayudarnos a sacar adelante el trabajo que va surgiendo, de una manera más o menos eficiente. Lo que generalmente no pueden hacer es darnos DIRECCIÓN, o lo que es lo mismo, hacernos personas más eficaces.

Ser eficaz significa hacer lo que tenemos que hacer, de acuerdo a un plan o estrategia específica que nosotros mismos hemos diseñado. A nivel personal eso significa cumplir nuestra misión, así como todas las metas y objetivos que emanen de ella.

Como puedes ver, lo verdaderamente interesante de organizarnos viene después de tomar el control de nuestra vida: actuar con una dirección en mente. Ningún método –salvo GTD– proporciona las herramientas para conseguirlo.

Por eso, utilizar GTD para organizar tus listas de tareas y tomar el control es como utilizar un programa de hoja de cálculo para hacer sólo sumas y restas. O sea, un total y absoluto desperdicio.

Como reza el eslogan de un anuncio institucional mexicano para promover la renovación de la credencial de elector: no dejes las cosas a medias. Sácale todo el potencial a esta herramienta, ve más allá de las simples listas y deja que te cambie la vida. A mi me la ha cambiado.

Y tú, ¿utilizas todo el potencial de GTD? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hablar de GTD es hablar de no planeación, o casi. La única ocasión en que David Allen menciona la palabra “planeación” es cuando nos habla de la planeación natural de proyectos. Por lo demás, “planear” es una palabra prohibida. No en vano uno de los puntos fuertes de este método es que no tenemos que cumplir un plan predefinido, lo que nos permite una gran flexibilidad a la hora de decidir qué es lo que debemos hacer en cada momento.

El calendario de un practicante de GTD –y de cualquier otra persona, si es que quiere utilizarlo correctamente– debe ser utilizado únicamente para registrar los compromisos que ya tienen una fecha, o una fecha y una hora. Por otro lado, las tareas deben quedar almacenadas en listas contextuales. Así que no se puede estructurar el trabajo por adelantado. ¿Estaremos condenados a no planear?

Como seguramente ya habrás intuido, la respuesta a esta pregunta es: “por supuesto que no estamos condenados a vagar por nuestro universo productivo sin planear”. Enseguida voy a explicarte cómo podemos introducir cierto grado de planeación en nuestro trabajo diario, pero antes es importante ahondar en el principio fundamental por el que la planeación, tal y como se la entiende tradicionalmente, está excluida de GTD.

El problema de planear es que te estás imponiendo de antemano límites a las cosas que puedes hacer. Hemos hablado muchas veces de que esta forma de trabajar es válida, e incluso deseable, en un trabajo típico de la era industrial, en el que los horarios y las funciones de cada trabajador estaban claramente definidas.

Pero para un trabajador del conocimiento –la mayoría de los que trabajamos en una oficina o tenemos un negocio–, del que se espera que se adapte constantemente a nuevas necesidades, definitivamente la planeación “sobre calendario” es un lastre, ya que ellos le obligará a incumplir sus planes casi siempre.

El asunto es que en cada momento es necesario tomar la mejor decisión sobre qué es lo siguiente que debemos hacer, en función del contexto en que nos encontremos, el tiempo que tenemos disponible hasta la siguiente actividad comprometida, el nivel de energía mental y, por supuesto, la prioridad de cada cosa que tengamos sobre la mesa. Y de ellos, al menos el nivel de energía y la prioridad son factores que escapan a nuestro control. Eso por no hablar de las interrupciones –teléfono, correo, compañeros de trabajo, jefes–, y las crisis que pueden surgir en cualquier momento.

Así que planear es poco menos que una tarea estéril. El problema es que ser absolutamente flexibles tampoco es la panacea. No planear en absoluto puede hacer que nos dejemos llevar por las constantes interrupciones, las crisis y la procrastinación –bajo la eterna excusa de que ahora no me encuentro con la energía suficiente–, y dejar de lado las cosas que son realmente importantes.

Pero si no podemos planear, ¿qué podemos hacer? Bueno, podemos micro planear. Es decir, hacer planes cada poco tiempo, que se conviertan en el eje rector de nuestra actividad teniendo en cuenta la mayor cantidad posible de factores que intervienen en nuestras decisiones. Por supuesto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, pero si planeamos para lapsos lo suficientemente pequeños, la incertidumbre –y la posibilidad de incumplir esos planes–, serán casi nula.

Un ejemplo muy extendido de micro planeación es elegir las tres tareas más importantes –TMIs– cada día, y ceñirnos a ellas durante las primeras horas de la jornada. Ello nos da la oportunidad de avanzar cada día al menos un poco en los proyectos que consideramos clave, dejando espacio para atender asuntos inesperados que puedan surgir.

La planeación tradicional del trabajo –y por la que GTD la excluye sin compasión–, es que nos obliga a tomar decisiones con demasiado tiempo de antelación, cuando aún pueden surgir todo tipo de obstáculos en nuestro camino. Sin embargo, hacer un micro plan es casi como decidir en tiempo real, lo que aumenta considerablemente las probabilidades de cumplir lo que nos proponemos.

Hay muchas formas de micro planear. Yo utilizo una variante de las TMIs, eligiendo cada noche 3-5 tareas, teniendo en cuenta también las asuntos urgentes que tengo entre manos. En realidad no importa cómo lo hagas, pero micro planea. Aunque David Allen no dice nada al respecto, la micro planeación es un hábito muy saludable, y definitivamente debería ser incluido en GTD.

Y tú, ¿acostumbras a hacer micro planeación de tu trabajo? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Como prometí hace un mes, hoy pongo a vuestra disposición mi primer ebook de pago, salvo por el pequeño detalle de que no voy a cobrar por él… todavía. Dejadme que me explique.

Durante las últimas semanas he estado puliendo y añadiendo material adicional al manuscrito que ya tenía antes de Navidad. Ha sido un trabajo duro, especialmente porque he intentado cuidar todos los detalles y hacer un producto de calidad. Y finalmente lo he terminado. Sin embargo, tengo la sensación de que todavía es posible mejorarlo más. Para mí, antes que el dinero que pueda ganar con la venta estáis todos vosotros. Ser útil es parte fundamental de mi misión.

Cuando fragüé la idea de publicar este libro quería que se tratara de algo memorable, que de verdad sirviera como una guía definitiva para que cualquiera pudiera afrontar el problema de la procrastinación con garantías. Y sinceramente, después de poner el último punto, me queda la sensación de no lo consigo del todo. Siento que necesito algo más. Así que pensé pediros vuestra colaboración.

Pero claro, no me parece justo haceros pagar por un producto “beta”, y por eso he tomado una decisión arriesgada: liberarlo gratuitamente para todos mis lectores y así podáis leerlo, desmenuzarlo y criticarlo a placer. La única condición es que compartáis en los comentarios de este artículo vuestras opiniones y sugerencias. Me comprometo a escucharos, y tomar cumplida nota de todo para pulir y mejorar el ebook final.

Quiero dejar claro que el hecho de que sea un producto beta no significa que esté incompleto. Salvo la serie de entrevistas a los expertos y las hojas de trabajo que incluiré en la versión final, estoy poniendo a vuestra disposición el producto terminado.

Por supuesto, corro el riesgo de perder ventas con esta decisión. ¿Por qué deberíais comprar el ebook después, si ya habéis leído básicamente lo que tengo que contar? Y ahí es donde entra en juego el experimento: confío en vosotros, en que si os gusta el producto y os sirve, váis a pagar por él cuando lo ponga a la venta, de igual forma que devolveríais el dinero a un amigo que os lo ha prestado.

Por otra parte, si alguno de vosotros –honestamente, espero que no seáis muchos–, finalmente decide que no merece la pena pagar por el ebook, no habrá reproches. Como digo, antes que las ganancias mi objetivo principal es seros útil. La verdad, no tiene sentido que paguéis por algo que no necesitáis.

En cuanto a difundirlo, no tengo ningún problema con que compartáis esta versión beta con vuestros amigos y la redes sociales, al contrario. Cuantas más personas puedan leerla y criticarla, tanto mejor. Sólo os pido que lo hagáis a través de este artículo, y no mediante una copia física o el enlace directo de descarga. Me gustaría que todo el mundo sepa las condiciones de su liberación, y tenga la oportunidad de pagar después por la versión final si lo desea.

Y nada más. Os dejo a continuación el enlace de descarga para que podías empezar a leerlo cuanto antes. El título temporal que le he dado es “Procrastinación 101″, y por supuesto también está sujeto a crítica. ¡Adelante, y no olvidéis dejar vuestros comentarios y sugerencias!

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Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días leía un más que interesante artículo de Francisco Sáez (@FranciscoJSaez), el creador de FacileThings, donde se preguntaba si la productividad personal es realmente una nueva moda, o se trata de algo más que eso. Su conclusión es clara: no se trata de ninguna moda, sino de una solución nueva para los nuevos problemas que nos toca afrontar actualmente.

Francisco y otros blogueros han escrito muchísimo y con muy buen criterio sobre el tema, en un intento de hacer entender a los llamados “trabajadores del conocimiento” la importancia de saber organizarse, fijarse objetivos claros y valiosos –tanto profesional como personalmente–, y reducir el estrés al que la mayoría se ve sometido diariamente. El trabajo ha dado sus frutos, pues en los últimos meses han proliferado los blogs que hablan de GTD y productividad en español, y cada vez más personas se empiezan a interesar por el asunto.

Desde el punto de vista del “buzz” –ruido– que está generando GTD y otras técnicas de organización, desde luego que sí podemos hablar de una moda. Resulta todavía más patente porque muchos de los que se ven impulsados a probar este o aquél método terminan abandonando. Algunos incluso alegan que GTD, por ejemplo, lejos de facilitarles la vida les genera más estrés y sobrecarga de trabajo. Así que lo usan durante un tiempo, motivados por alguna lectura o por los consejos de un amigo y, transcurrido un breve lapso, finalmente se olvidan de ello para siempre.

Para estas personas sin duda se trata de una moda. Pero a muchos de nosotros la productividad personal nos ha cambiado la vida radicalmente. No se trata de una curiosidad, sino de una herramienta potentísima que, sabiamente utilizada, permite que cualquiera –no sólo directores o ejecutivos de empresas–, pueda tener una vida mucho más plena.

El problema fundamental, y por lo que pienso que todavía se sigue considerando que la productividad personal es otra más de las modas secundadas por gente geek o frikie, es que aún falta mucha información práctica respecto a cómo aplicar los principios a la vida de la gente común. En este sentido, los que nos dedicamos a escribir, enseñar y difundir sobre estos temas tenemos una gran responsabilidad, y aún mucho trabajo por delante.

Ahora más que nunca mi misión en este blog –y en el resto de proyectos que ya tengo en marcha–, es ayudar a todo el que quiera mejorar su forma de hacer las cosas, alcanzar sus metas y vivir una vida sin estrés. Y desde aquí invito a todos mis colegas blogueros y lectores a redoblar el esfuerzo de difusión, dando ejemplo con su propia experiencia diaria. De esa forma quizá consigamos que la productividad personal deje de ser considerada una moda, y llegue a convertirse algún día en parte integral de la formación de cualquier persona.

Si lo logramos, no sólo viviremos rodeados de personas más felices y plenas, sino que toda la sociedad podrá beneficiarse de los increíbles avances que se producirán en todos los campos gracias a la explosión de la creatividad de sus individuos. Sé que suena utópico, pero hoy he querido permitirme soñar un poco –o como decía mi padre, “no voy a ser pobre hasta para pedir” ;-)–.

Y tú, ¿crees que la productividad personal es una moda? ¿Cómo podemos convencer a la gente de que se trata de una herramienta muy potente? Comparte tus ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

En los últimos días he estado casi desaparecido del blog. Entre los proyectos personales –como el próximo ebook sobre procrastinación, que publicaré en breve–, y las obligaciones laborales, apenas he tenido tiempo para todos vosotros. Pero no quería dejar que terminara el año sin antes desearos un Feliz y Próspero 2012.

Como todos los años por estas fechas, es un buen momento para aislarnos de la vorágine y la cotidianidad, hacer un poco de introspección, dedicar tiempo a los seres que más nos importan y tomar decisiones sobre lo que queremos y no queremos para el próximo año. En mi caso, ya tengo mi lista de objetivos renovada, intentado cubrir todas mis áreas de responsabilidad. Y entre ellos he incluido un objetivo muy especial, del que pronto os hablaré –en cuanto tenga “los pelos de la burra en la mano”, como suele decirse por estos lares–.

Todos mis objetivos son verdaderos retos. Sé que muchos me demandarán trabajo duro y constante, y algunos me darán algún que otro quebradero de cabeza. Pero desde luego, todos serán objetivos apasionantes que aportarán gran valor a mi vida, y la vida de los que me rodean. Sólo por eso merecerá la pena el esfuerzo que tendré que llevar a cabo.

Estoy listo para el nuevo año. El que está apunto de terminar me ha traído un saldo más que positivo, con la consolidación de este vuestro blog y un montón de lecciones aprendidas que espero capitalizar muy pronto. Ya sólo me falta dar un paso atrás, tomar perspectiva de lo que he conseguido, y entrar con toda la confianza del mundo para seguir alcanzado nuevos hitos que me hagan avanzar en la dirección que me he propuesto.

Mañana inicio unas brevísimas vacaciones de una semana. Aprovecharé estos días para despedirme de mi madre –que ha venido a México a pasar las Navidades conmigo–, visitar a algunos buenos amigos, dar los últimos toques al ebook de procrastinación, y cargar las pilas.

Me despido compartiendo con vosotros el que está siendo mi lema para estas Navidades: “recuperar la energía perdida, aclarar las ideas y renovar el compromiso con las cosas importantes”.

Os veo el próximo 9 de enero… hasta entonces, ¡Feliz Año Nuevo!

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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