Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Una de las técnicas más importantes a la hora de tenerlo todo bien organizado es el procesamiento de nuestras bandejas de entrada. El primer paso hacia una existencia sin estrés consiste en recopilar en un lugar físico –generalmente una bandeja de escritorio– absolutamente todas las cosas que suponen algún trabajo pendiente. Desde facturas por pagar, pasando por recordatorios, documentos para leer e incluso cartuchos vacíos que tenemos que comprar. Todo debe estar en un lugar, y fuera de nuestra cabeza.

Sin embargo, es difícil ver una bandeja vacía de forma regular. Cuando camino por mi oficina y miro las bandejas de entrada de algunas personas, generalmente siempre están llenas de los mismos papeles. ¿Por qué? Me consta que el problema no se debe a la falta de tiempo para procesarlas, sino a la falta de técnica a la hora de hacerlo.

La idea tras el procesamiento de la bandeja de entrada es organizar –trasladar– la tarea que representa cada papel y objeto a nuestro sistema productivo. Las citas con fecha y hora van al calendario, los documentos de referencia a nuestro archivo, y así sucesivamente. Si conseguimos procesar la bandeja todos los días, tendremos un sistema siempre actualizado y nuestra bandeja vacía –con el beneficio psicológico que ello supone para nuestro estrés.

El problema se presenta cuando agarramos algo de la bandeja y no tenemos claro lo que es, o qué tenemos que hacer con ello. Lo natural –lo hemos hecho todos en algún momento– es devolverlo a la bandeja y tomar otra cosa. Así, lo que sucede es que terminamos por procesar solo las cosas fáciles, y se quedan en la bandeja las cosas más “incómodas”. Es decir, hacemos un procesamiento parcial.

Esos elementos no procesados suelen quedarse en la bandeja por mucho tiempo, pues siempre chocamos contra la misma barrera psicológica –son cosas de las que no queremos ocuparnos en este momento. El resultado es una bandeja que nunca termina de vaciarse, lo que genera estrés y una sensación de que nuestro sistema está incompleto, o peor aún, de que no funciona.

La clave para que esto no suceda es muy sencilla: lo que sale de la bandeja de entrada no puede volver a ella. Una vez tomamos algo de la bandeja, esta se convierte en una carretera sin retorno. La única forma de continuar es tomar una decisión para cada cosa que tomemos, por difícil e incómoda que sea. No podemos levantarnos de la mesa sin haber vaciado la bandeja completamente.

Procesar requiere de un estado mental de alta concentración, y debemos darle la importancia que tiene. Aunque muchas cosas son muy fáciles de procesar, otras requieren que pensemos, que pensemos mucho y bien. Ese es parte de nuestro trabajo. Debemos hacer el esfuerzo. Al final, la recompensa será que, cuando nos levantaremos de la silla, la bandeja estará vacía, nuestro sistema actualizado y ordenado, y lo mejor, nos iremos con la sensación de haber hecho lo que teníamos que hacer.

¿Procesas siempre tus bandejas de entrada hasta dejarlas vacías? ¿Qué es lo que te resulta más difícil? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

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1. Mi sistema GTD: procesamiento

Está en nuestra naturaleza complicarnos la vida. Parece que si no hacemos las cosas de forma difícil es como si no hiciéramos nada. Y un ejemplo claro lo tenemos en el propio sistema GTD. Quien más quien menos, todos hemos tratamos de implementar el sistema de forma literal, tal y como lo explica David Allen, y luego vienen las quejas: “es que me resulta muy difícil ponerlo en práctica”.

Durante mis años de experiencia como ingeniero de software aprendí una lección que me ha ayudado en muchos aspectos de mi vida: haz sólo lo que te pide el cliente, nada más –el cliente sólo te pagará por lo que está en las especificaciones, no por lo que tú crees que le puede gustar. Y esa misma idea es aplicable a casi todo, incluida la productividad.

Utiliza sólo las herramientas, técnicas y métodos que te ayuden a ser más productivo, y limítate a ellas. No todo le funciona a todo el mundo. Si tener 5 listas contextuales te resulta poco práctico, prueba con 3; si tratar de tener todo sincronizado en dos ordenadores, el iPhone y la nube no te funciona, entonces a lo mejor debes probar el lápiz y papel de toda la vida… Analiza la manera en que estás organizado, considera si realmente las herramientas y técnicas te ayudan, y si no, déjalas a un lado.

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1. Pensamientos productivos: Primero lo importante
2. Pensamientos productivos: Divide y vencerás
3. Pensamientos productivos: No programes, sé flexible

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Las 4 “W” de la productividad personal

No lo voy a negar, alcanzar un cierto grado de eficiencia en la productividad personal no es sencillo. Ni siquiera con la ayuda de métodos tan prácticos y expeditivos como GTD. Generalmente requiere de una gran dosis de fuerza de voluntad –yo lo llamo constancia–, y mucha práctica.

En los casi 200 artículos que ya he escrito he hablado de muchas técnicas, trucos, herramientas y hábitos que nos ayudan día a día a ser más productivos. Sin embargo, al final, todo se reduce a tener meridianamente claro cuáles son las que yo llamo cuatro “W” que definen nuestra productividad.

Where (Dónde). Quizá sea la más importante de las cuatro, pues define el o los objetivos finales que perseguimos. Si no tenemos claro hacia dónde nos dirigimos, difícilmente podremos enfocar nuestro esfuerzo de forma productiva. Generalmente el “where” lo establecemos mediante metas a largo plazo, que son luego descompuestas en objetivos a medio y corto plazo para poder crear los proyectos correspondientes.

When (Cuando). No basta con saber hacia dónde vamos. También debemos saber en cuánto tiempo queremos estar ahí. Por ejemplo, seguramente no deberemos poner en marcha los mismos proyectos si queremos retirarnos a los 50 años que si queremos esperar a los 65. Dependiendo de lo ambiciosos que seamos, el “cuando” puede condicionar profundamente el “qué”, e incluso hacernos replantearnos seriamente el “dónde”,sustituyéndolo por otro más realista.

What (Qué). Una vez establecido el rumbo –dónde–, y en cuánto tiempo queremos estar ahí –cuándo–, lo siguiente es definir qué nuevos hábitos debemos desarrollar –o eliminar por otros mejores–, qué herramientas y técnicas tendremos que utilizar, y quizá lo más importante, qué proyectos debemos emprender. En resumen, el “qué” no es otra cosa que nuestro plan para que las cosas se hagan realidad.

Who (Quién). Por último, no debemos olvidar los “quién”. Ningún plan puede llevarse a cabo de forma individual. Tenemos que decidir quién debe hacer qué y cuándo. No se trata aquí de utilizar a las personas como máquinas para que hagan nuestra voluntad, sino de ser conscientes de cómo su ayuda encaja en nuestros planes, siempre buscando relaciones ganar-ganar en las que todos salgamos beneficiados.

Y tú, ¿siempre tienes en cuenta las 4 “W” de la productividad? ¿Crees que falta alguna? Comparte tu opinión con nosotros en un comentario.

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1. El delicado equilibrio del trabajo

Si hay algo seguro para un trabajador del conocimiento es que todo cambia. Cambian las prioridades, algunas cosas dejan de ser urgentes, surgen imprevistos… No importa el esfuerzo que hagamos por diseñar nuestro día, al final las cosas nunca salen como planeamos.

Por eso, tratar de planear de antemano los horarios y las actividades es casi siempre un esfuerzo inútil. A lo único que podemos aspirar cada día es a comprometernos a terminar un par de tareas importantes, o quizá tres. Sin lugares ni horarios fijos. Cualquier intento de planear más allá estará abocado a un estrepitoso fracaso.

Organiza tu trabajo para poder saber en todo momento lo que está pendiente, dónde lo puedes hacer y cuánto tiempo te llevará. A partir de ahí, aprovecha los espacios de tiempo de los que puedas disponer para ir acomodando dicho trabajo de la forma más fluida y eficiente posible. De ese modo, no importa que haya imprevistos y cambien las prioridades: siempre estarás preparado para dar el máximo.

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1. Pensamientos productivos: Primero lo importante
2. Pensamientos productivos: hazlo simple
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Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace un tiempo publiqué un artículo sobre la técnica de las palomitas de maíz para vencer la procrastinación. Esta técnica nos permite dar el primer paso cuando nos enfrentamos a tareas que se nos resisten especialmente, ya sea por su dificultad, su duración o porque simplemente no nos motivan suficiente.

Hoy os quiero presentar una técnica complementaria que ha demostrado ser extremadamente efectiva para vencer la procrastinación, sobradamente conocida por los productivos más experimentados. Se denomina Técnica Pomodoro, y fue inventada por Francesco Cirillo a finales de los años 80.

La Técnica Pomodoro consiste en dividir el trabajo en bloques de tiempo fijos –generalmente de 25 minutos. Cada 25 minutos se hace una pausa de 5 minutos, y cada 4 ciclos de trabajo –algunos les llama “pomodoros”–, se toma una pausa larga. Esta técnica se basa en la idea de que las pausas frecuentes ayudan a mejorar la habilidad mental y eliminan el estrés generado por la falta de acción y de control.

Para controlar el tiempo, Francesco utilizaba originalmente un temporizador de cocina en forma de tomate, de donde le viene el nombre de la técnica –pomodoro significa tomate en italiano ;-) En realidad, es perfectamente posible trabajar con uno de los muchos temporizadores de software que existen, aunque quizá un temporizador real, que haya que girar manualmente y que suene cuando termine el tiempo, sea más efectivo desde el punto psicológico. Según el propio Francesco, la acción física de girar el temporizador confirma nuestra determinación de querer hacer la tarea.

Además, nos podemos ver beneficiados de una sensación de avance si cada vez que terminamos un bloque de trabajo dibujamos una cruz –al estilo del método Seinfeld para adquirir hábitos. El aspecto visual se ha demostrado tener una gran importancia para reforzar compromisos y estimularnos a continuar avanzando.

Una ventaja adicional de esta técnica, cuando se ha utilizado durante un tiempo, es que nos permite estimar el esfuerzo o duración de las tareas comunes en términos de “pomodoros” o bloques de 25 minutos. De esta forma nos resultará más fácil planificar el trabajo y decidir qué es lo que podemos hacer un día en concreto.

Podéis visitar el sitio oficial –en inglés– donde podréis bajar gratuitamente el libro que describe en detalle la técnica y adquirir el kit oficial para implementarla, que incluye una camiseta y un temporizador edición especial –y es que hay gente para todo ;-)

¿Ya conocías la técnica pomodoro? ¿La utilizas habitualmente? Comparte tu experiencia en un comentario.

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1. La técnica “palomitas de maiz” para vencer la procrastinación

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

El problema de base de muchos sistemas de productividad tradicionales es que nos enseñan a gestionar el tiempo y las tareas, y ni lo uno ni lo otro funciona. El tiempo no se puede gestionar –sólo podemos gestionarnos a nosotros mismos, pero dejaré un análisis más profundo de este asunto para un futuro artículo. Y las tareas muchas veces no son cosas que podamos hacer directamente, sino resultados que queremos obtener.

Supongamos, por ejemplo, que añadimos a nuestro sistema de recordatorios una tarea llamada “Cambiar la bombilla de la lámpara del despacho”. Aparentemente es una tarea sencilla, pues define claramente qué es lo que queremos que suceda, o para ser más exactos, el resultado final que queremos obtener. Sin embargo, “cambiar la bombilla” no expresa necesariamente lo que tenemos que hacer. ¿Que cómo es posible? Veamos.

Si no tenemos bombillas de repuesto, difícilmente podremos cambiarla –primero tendríamos que ir a comprar una nueva. Es más, ¿sabemos qué tipo de bombilla utiliza la lámpara? Si no, antes incluso de ir a la ferretería deberíamos averiguar qué tipo de bombilla tenemos que comprar.

Como vemos, una tarea aparentemente muy simple resulta que no lo es tanto. Si dejamos la tarea definida de esa forma, lo que sucederá casi seguro es que la ignoraremos sistemáticamente –la procrastinaremos. No podemos engañar a nuestro subconsciente. Cada vez que leamos “cambiar bombilla”, nuestro subconsciente se dará cuenta de que no podemos hacerlo, y sin darnos cuenta pasaremos a la siguiente tarea de la lista. De esta manera la tarea “cambiar bombilla” puede pasar semanas o meses en nuestra lista sin que hagamos realmente nada al respecto.

La única forma de evitar esto es redefiniendo la tarea en términos de la siguiente acción física que debemos realizar. En el caso de la bombilla, suponiendo que ya sabemos el tipo de bombilla que utiliza la lámpara, no deberíamos añadir a la lista la tarea, sino la acción “comprar bombilla de 60W”. Esa sí que es algo que podemos hacer sin problemas: simplemente debemos pasar por una ferretería y comprar una.

Como vemos, el único secreto para “romper” el ciclo de la procrastinación es identificar correctamente la siguiente acción física realizable. Si debemos ejecutar varias acciones físicas antes de considerar la tarea como terminada, es una buena idea añadir dicha tarea a una lista de frentes abiertos –o proyectos, en terminología GTD–, que nos recuerde que debemos seguir trabajando en ello incluso después de completar la siguiente acción. En el ejemplo, el proyecto llevaría por nombre algo así como “Cambiar bombilla del despacho”.

Así que ya sabes, si te das cuenta de que llevas procrastinando una tarea demasiado tiempo, piensa si has definido correctamente la siguiente acción física. Es posible que eso sea lo que está fallando. Una vez redefinida la tarea verás como la completas en poco tiempo, casi sin darte cuenta.

¿Tienes en tu lista de pendientes alguna tarea que procrastinas continuamente? ¿Está definida en términos de la siguiente acción física? Compártelo con nosotros en un comentario.

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1. Gestión de tareas en el sistema compacto
2. Completa las tareas pesadas con la Técnica Pomodoro

Casi todos nosotros tenemos en nuestra lista de pendientes ciertas tareas que son sistemáticamente ignoradas –procrastinadas–, de forma que pueden pasar semanas, o incluso meses sin ser completadas. Las causas de este fenómeno pueden ser muy variadas, pero sin duda una de las causas más comunes es que percibimos dichas tareas como muy complejas o demasiado pesadas.

Cuando afrontamos una tarea difícil o que necesita mucho tiempo para completarse, inconscientemente tendemos a ignorarla, especialmente si en la misma lista tenemos otras tareas más agradables y sencillas. El fenómeno se ve retroalimentado por el hecho de que completar rápidamente varias tareas genera sensación de avance. No nos damos cuenta de que las tareas sistemáticamente procrastinadas suelen ser tareas más importantes, por lo que terminarlas puede aportarnos más valor que terminar las otras tareas.

En estos casos hay un truco que siempre funciona: dividir la tarea en subtareas, y afrontar cada subtarea una a la vez. Si dividimos el trabajo en fragmentos más manejables, eliminaremos la barrera de la complejidad y del tiempo para nuestro subconsciente. Una vez definidas las tareas más pequeñas, podemos atacarlas de una en una, en una o varias sesiones de trabajo, disfrutando de la sensación de avance en algo verdaderamente importante. Finalmente, casi sin darnos cuenta, nos encontraremos con la tarea terminada.

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Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

De todos los hábitos a desarrollar cuando implementamos GTD, quizá el más difícil y el que más disciplina requiere sea la revisión semanal. Capturar los frentes abiertos en el momento es quizá lo más sencillo. Tenerlo todo organizado en listas y en el calendario requiere un poco más de trabajo, pero no opone demasiada resistencia. Ejecutar el trabajo ya es otra cosa, y en no pocas ocasiones nos tenemos que enfrentar al monstruo de la procrastinación. Pero la revisión… ¡ah, la revisión! Esa es otra historia.

Para que el sistema permanezca engrasado y funcione perfectamente, es necesario hacer una revisión periódica de todo el sistema. Aunque David Allen propone una cada semana, en realidad no es obligatorio. Dependiendo de nuestras circunstancias, la revisión semanal puede ser en realidad quincenal, o incluso cada tres semanas. Pero, ¿realmente damos cumplida cuenta de este paso tan importante en cualquier sistema de organización?

Hoy os propongo “confesar” cuán disciplinados somos contestando a esta sencilla pregunta. Por supuesto, y como siempre, estáis invitados a dejar vuestros comentarios para desarrollar cualquier idea o experiencia que queráis compartir con los demás.

Gracias de antemano por tu participación.

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Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días un lector me comentaba por Twitter que tenía un proyecto personal en el que había invertido mucho tiempo. El caso es que después de tanto tiempo trabajando en él ya no tenía el mismo interés, y estaba en la disyuntiva de si seguir –ya le quedaba poco para terminarlo–, o abandonar.

Uno de los principios productivos más importantes es terminar siempre lo que se empieza. Efectivamente, algunas personas tienen la mala costumbre de empezar muchas cosas y no terminar ninguna. Este hábito, mucho más común de lo que nos imaginamos, no sólo es una pérdida de tiempo y de recursos personales lamentable. Además nos impide alcanzar metas de verdadero valor, y nos produce una eterna sensación de que no avanzamos en la vida. Al final, todo ello desemboca en infelicidad y frustración.

Pero, ¿es este principio inmutable? ¿De verdad siempre la mejor opción es terminar lo que se empieza? Bueno, como todo en esta vida, existe una excepción.

A veces, especialmente cuando se prolongan demasiado en el tiempo, los proyectos pueden perder su sentido original. Si algo hay seguro es que nuestra forma de pensar, nuestros gustos y metas, cambiarán con el tiempo. Cuando un proyecto se lleva arrastrando por meses, o incluso años, no tiene nada de extraño que pierda parte del valor que inicialmente tenía. En situaciones como esta debemos pensar seriamente sobre el costo de continuar o de abandonarlo definitivamente.

No es una decisión fácil, lo sé. Cuando hemos invertido tantos meses de nuestra vida en un proyecto, la tendencia natural es continuar a toda costa. La duda nos corroe y pensamos: “¿cómo voy a dejarlo ahora? ¡Sería tirar a la basura todo el tiempo que le he dedicado!”. Es comprensible. Sin embargo, ese no es el razonamiento que debemos hacernos. Lo que en realidad debemos pensar es si lo que vamos a obtener cuando el proyecto esté terminado vale el tiempo que debemos invertir para terminarlo.

En economía existe un concepto llamado coste de oportunidad. Cuando adquirimos un bien, no sólo estamos incurriendo en un coste económico –lo que pagamos por él–, sino en un coste de oportunidad –lo que dejamos de comprar para adquirir dicho bien. Extrapolando este concepto a la productividad, emplear nuestro tiempo y recursos personales en un proyecto implica necesariamente que debemos renunciar a trabajar en otros, que pueden tener igual o más valor.

Cuando nos enfrentamos a la decisión de si seguir dedicando tiempo o no a un proyecto, lo que en realidad debemos preguntarnos es si hay algún otro proyecto que pueda darnos en este momento mayor valor que el proyecto que tenemos entre manos. Si la respuesta es positiva, no debemos dudarlo ni un instante: hay que abandonar. Por mucho que nos duela, abandonar es la mejor opción desde un punto de vista productivo.

Por supuesto, determinar el valor de los proyectos no es fácil, y casi siempre es un asunto bastante subjetivo. Pero debemos aprender a hacernos las preguntas correctas. No podemos cambiar lo que ya hemos hecho, pero sí podemos decidir cómo emplear el tiempo que tenemos por delante. ¿Vas a seguir “perdiendo” el tiempo en ese proyecto que ya no te interesa, o vas a emplearlo en algo que tenga verdadero valor para ti?

¿Alguna vez has terminado proyectos porque ya le habías invertido mucho tiempo? Comparte tu experiencia y opinión en un comentario.

Si crees que llevas demasiado tiempo retrasando proyectos que te interesan por falta de tiempo, a lo mejor es que te estás dejando llevar por lo urgente en lugar de lo importante.

Las tareas que vamos realizando a lo largo del día son como piedras que vamos metiendo en una caja. Si te dejas llevar por el orden en que van llegando a tu mesa –generalmente lo último suele ser lo más urgente–, entonces irás llenando poco a poco la caja con piedras pequeñas y medianas. Al final, cuando quieras acomodar las piedras grandes –las tareas relacionadas con tus proyectos importantes– te resultará imposible, pues todo el espacio ya estará ocupado por las piedras pequeñas que estuviste colocando a lo largo del día.

Por eso, empieza siempre colocando primero las piedras grandes, y luego ve rellenando los huecos con el resto de las piedras –tareas rutinarias, imprevistos, etc.–, que seguro no te faltarán. De esa forma te asegurarás de estar avanzando en los proyectos realmente valiosos para ti.

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