El fenómeno de la productividad personal ha generado mucho ruido en los últimos tiempos. Cada vez más personas conocen GTD, el método de organización personal de David Allen. Y cada vez son más los que se suben a este tren con la esperanza de ver reducido el estrés al que se ven sometidos diariamente por la internaminable lista de responsabilidades, tanto en la oficina como en casa.

Para ser sincero, el éxito de GTD no es en absoluto regalado. En verdad ha supuesto un extraordinario cambio de paradigma en la forma de organizarse y trabajar de muchos profesionales, entre los que me incluyo. Los resultados empiezan a percibirse prácticamente desde el momento cero, apenas después de unas horas empezar a utilizar el método. Así que es lógico que David Allen haya terminado por convertirse en uno de los gurús de la productividad personal de hoy en día.

Pero, ¿cuál es en realidad el secreto de esta efectividad casi inmediata de GTD? Es algo que casi ninguno de los métodos de organización personal clásicos –los llamados métodos de gestión de tiempo– han conseguido a lo largo de los años, y se llama toma de CONTROL.

Mediante el desarrollo de una serie de hábitos, GTD consigue que organicemos de forma efectiva todos nuestros compromisos –en el sentido más amplio del término–, y liberar nuestra mente de la responsabilidad de tener que recordarlos. De esa forma, en muy poco tiempo, adquirimos la tranquilidad necesaria como para empezar a usar nuestro cerebro de manera mucho más creativa. Y ello se traduce rápidamente en la sensación de que por fin tenemos el control de nuestro universo personal.

Ahora bien, no nos engañemos. Hay otras técnicas y métodos de productivad que consiguen algo muy similar a GTD, al menos en cuestión de control. Por ejemplo, el método Autofocus, del que ya he hablado anteriormente –por cierto, que Mark Forster, su creador, ha publicado después una variante más ágil llamada SuperFocus–. A pesar de lo que opinan sus detractores, estos métodos funcionan en la práctica… siempre que no seamos muy exigentes con lo que esperamos de nosotros mismos. El verdadero problema surge cuando queremos ir más allá de la simple toma de control.

Cualquier método de gestión de tareas moderno, incluido Autofocus, puede ayudarnos a sacar adelante el trabajo que va surgiendo, de una manera más o menos eficiente. Lo que generalmente no pueden hacer es darnos DIRECCIÓN, o lo que es lo mismo, hacernos personas más eficaces.

Ser eficaz significa hacer lo que tenemos que hacer, de acuerdo a un plan o estrategia específica que nosotros mismos hemos diseñado. A nivel personal eso significa cumplir nuestra misión, así como todas las metas y objetivos que emanen de ella.

Como puedes ver, lo verdaderamente interesante de organizarnos viene después de tomar el control de nuestra vida: actuar con una dirección en mente. Ningún método –salvo GTD– proporciona las herramientas para conseguirlo.

Por eso, utilizar GTD para organizar tus listas de tareas y tomar el control es como utilizar un programa de hoja de cálculo para hacer sólo sumas y restas. O sea, un total y absoluto desperdicio.

Como reza el eslogan de un anuncio institucional mexicano para promover la renovación de la credencial de elector: no dejes las cosas a medias. Sácale todo el potencial a esta herramienta, ve más allá de las simples listas y deja que te cambie la vida. A mi me la ha cambiado.

Y tú, ¿utilizas todo el potencial de GTD? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hablar de GTD es hablar de no planeación, o casi. La única ocasión en que David Allen menciona la palabra “planeación” es cuando nos habla de la planeación natural de proyectos. Por lo demás, “planear” es una palabra prohibida. No en vano uno de los puntos fuertes de este método es que no tenemos que cumplir un plan predefinido, lo que nos permite una gran flexibilidad a la hora de decidir qué es lo que debemos hacer en cada momento.

El calendario de un practicante de GTD –y de cualquier otra persona, si es que quiere utilizarlo correctamente– debe ser utilizado únicamente para registrar los compromisos que ya tienen una fecha, o una fecha y una hora. Por otro lado, las tareas deben quedar almacenadas en listas contextuales. Así que no se puede estructurar el trabajo por adelantado. ¿Estaremos condenados a no planear?

Como seguramente ya habrás intuido, la respuesta a esta pregunta es: “por supuesto que no estamos condenados a vagar por nuestro universo productivo sin planear”. Enseguida voy a explicarte cómo podemos introducir cierto grado de planeación en nuestro trabajo diario, pero antes es importante ahondar en el principio fundamental por el que la planeación, tal y como se la entiende tradicionalmente, está excluida de GTD.

El problema de planear es que te estás imponiendo de antemano límites a las cosas que puedes hacer. Hemos hablado muchas veces de que esta forma de trabajar es válida, e incluso deseable, en un trabajo típico de la era industrial, en el que los horarios y las funciones de cada trabajador estaban claramente definidas.

Pero para un trabajador del conocimiento –la mayoría de los que trabajamos en una oficina o tenemos un negocio–, del que se espera que se adapte constantemente a nuevas necesidades, definitivamente la planeación “sobre calendario” es un lastre, ya que ellos le obligará a incumplir sus planes casi siempre.

El asunto es que en cada momento es necesario tomar la mejor decisión sobre qué es lo siguiente que debemos hacer, en función del contexto en que nos encontremos, el tiempo que tenemos disponible hasta la siguiente actividad comprometida, el nivel de energía mental y, por supuesto, la prioridad de cada cosa que tengamos sobre la mesa. Y de ellos, al menos el nivel de energía y la prioridad son factores que escapan a nuestro control. Eso por no hablar de las interrupciones –teléfono, correo, compañeros de trabajo, jefes–, y las crisis que pueden surgir en cualquier momento.

Así que planear es poco menos que una tarea estéril. El problema es que ser absolutamente flexibles tampoco es la panacea. No planear en absoluto puede hacer que nos dejemos llevar por las constantes interrupciones, las crisis y la procrastinación –bajo la eterna excusa de que ahora no me encuentro con la energía suficiente–, y dejar de lado las cosas que son realmente importantes.

Pero si no podemos planear, ¿qué podemos hacer? Bueno, podemos micro planear. Es decir, hacer planes cada poco tiempo, que se conviertan en el eje rector de nuestra actividad teniendo en cuenta la mayor cantidad posible de factores que intervienen en nuestras decisiones. Por supuesto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, pero si planeamos para lapsos lo suficientemente pequeños, la incertidumbre –y la posibilidad de incumplir esos planes–, serán casi nula.

Un ejemplo muy extendido de micro planeación es elegir las tres tareas más importantes –TMIs– cada día, y ceñirnos a ellas durante las primeras horas de la jornada. Ello nos da la oportunidad de avanzar cada día al menos un poco en los proyectos que consideramos clave, dejando espacio para atender asuntos inesperados que puedan surgir.

La planeación tradicional del trabajo –y por la que GTD la excluye sin compasión–, es que nos obliga a tomar decisiones con demasiado tiempo de antelación, cuando aún pueden surgir todo tipo de obstáculos en nuestro camino. Sin embargo, hacer un micro plan es casi como decidir en tiempo real, lo que aumenta considerablemente las probabilidades de cumplir lo que nos proponemos.

Hay muchas formas de micro planear. Yo utilizo una variante de las TMIs, eligiendo cada noche 3-5 tareas, teniendo en cuenta también las asuntos urgentes que tengo entre manos. En realidad no importa cómo lo hagas, pero micro planea. Aunque David Allen no dice nada al respecto, la micro planeación es un hábito muy saludable, y definitivamente debería ser incluido en GTD.

Y tú, ¿acostumbras a hacer micro planeación de tu trabajo? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Como prometí hace un mes, hoy pongo a vuestra disposición mi primer ebook de pago, salvo por el pequeño detalle de que no voy a cobrar por él… todavía. Dejadme que me explique.

Durante las últimas semanas he estado puliendo y añadiendo material adicional al manuscrito que ya tenía antes de Navidad. Ha sido un trabajo duro, especialmente porque he intentado cuidar todos los detalles y hacer un producto de calidad. Y finalmente lo he terminado. Sin embargo, tengo la sensación de que todavía es posible mejorarlo más. Para mí, antes que el dinero que pueda ganar con la venta estáis todos vosotros. Ser útil es parte fundamental de mi misión.

Cuando fragüé la idea de publicar este libro quería que se tratara de algo memorable, que de verdad sirviera como una guía definitiva para que cualquiera pudiera afrontar el problema de la procrastinación con garantías. Y sinceramente, después de poner el último punto, me queda la sensación de no lo consigo del todo. Siento que necesito algo más. Así que pensé pediros vuestra colaboración.

Pero claro, no me parece justo haceros pagar por un producto “beta”, y por eso he tomado una decisión arriesgada: liberarlo gratuitamente para todos mis lectores y así podáis leerlo, desmenuzarlo y criticarlo a placer. La única condición es que compartáis en los comentarios de este artículo vuestras opiniones y sugerencias. Me comprometo a escucharos, y tomar cumplida nota de todo para pulir y mejorar el ebook final.

Quiero dejar claro que el hecho de que sea un producto beta no significa que esté incompleto. Salvo la serie de entrevistas a los expertos y las hojas de trabajo que incluiré en la versión final, estoy poniendo a vuestra disposición el producto terminado.

Por supuesto, corro el riesgo de perder ventas con esta decisión. ¿Por qué deberíais comprar el ebook después, si ya habéis leído básicamente lo que tengo que contar? Y ahí es donde entra en juego el experimento: confío en vosotros, en que si os gusta el producto y os sirve, váis a pagar por él cuando lo ponga a la venta, de igual forma que devolveríais el dinero a un amigo que os lo ha prestado.

Por otra parte, si alguno de vosotros –honestamente, espero que no seáis muchos–, finalmente decide que no merece la pena pagar por el ebook, no habrá reproches. Como digo, antes que las ganancias mi objetivo principal es seros útil. La verdad, no tiene sentido que paguéis por algo que no necesitáis.

En cuanto a difundirlo, no tengo ningún problema con que compartáis esta versión beta con vuestros amigos y la redes sociales, al contrario. Cuantas más personas puedan leerla y criticarla, tanto mejor. Sólo os pido que lo hagáis a través de este artículo, y no mediante una copia física o el enlace directo de descarga. Me gustaría que todo el mundo sepa las condiciones de su liberación, y tenga la oportunidad de pagar después por la versión final si lo desea.

Y nada más. Os dejo a continuación el enlace de descarga para que podías empezar a leerlo cuanto antes. El título temporal que le he dado es “Procrastinación 101″, y por supuesto también está sujeto a crítica. ¡Adelante, y no olvidéis dejar vuestros comentarios y sugerencias!

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Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días leía un más que interesante artículo de Francisco Sáez (@FranciscoJSaez), el creador de FacileThings, donde se preguntaba si la productividad personal es realmente una nueva moda, o se trata de algo más que eso. Su conclusión es clara: no se trata de ninguna moda, sino de una solución nueva para los nuevos problemas que nos toca afrontar actualmente.

Francisco y otros blogueros han escrito muchísimo y con muy buen criterio sobre el tema, en un intento de hacer entender a los llamados “trabajadores del conocimiento” la importancia de saber organizarse, fijarse objetivos claros y valiosos –tanto profesional como personalmente–, y reducir el estrés al que la mayoría se ve sometido diariamente. El trabajo ha dado sus frutos, pues en los últimos meses han proliferado los blogs que hablan de GTD y productividad en español, y cada vez más personas se empiezan a interesar por el asunto.

Desde el punto de vista del “buzz” –ruido– que está generando GTD y otras técnicas de organización, desde luego que sí podemos hablar de una moda. Resulta todavía más patente porque muchos de los que se ven impulsados a probar este o aquél método terminan abandonando. Algunos incluso alegan que GTD, por ejemplo, lejos de facilitarles la vida les genera más estrés y sobrecarga de trabajo. Así que lo usan durante un tiempo, motivados por alguna lectura o por los consejos de un amigo y, transcurrido un breve lapso, finalmente se olvidan de ello para siempre.

Para estas personas sin duda se trata de una moda. Pero a muchos de nosotros la productividad personal nos ha cambiado la vida radicalmente. No se trata de una curiosidad, sino de una herramienta potentísima que, sabiamente utilizada, permite que cualquiera –no sólo directores o ejecutivos de empresas–, pueda tener una vida mucho más plena.

El problema fundamental, y por lo que pienso que todavía se sigue considerando que la productividad personal es otra más de las modas secundadas por gente geek o frikie, es que aún falta mucha información práctica respecto a cómo aplicar los principios a la vida de la gente común. En este sentido, los que nos dedicamos a escribir, enseñar y difundir sobre estos temas tenemos una gran responsabilidad, y aún mucho trabajo por delante.

Ahora más que nunca mi misión en este blog –y en el resto de proyectos que ya tengo en marcha–, es ayudar a todo el que quiera mejorar su forma de hacer las cosas, alcanzar sus metas y vivir una vida sin estrés. Y desde aquí invito a todos mis colegas blogueros y lectores a redoblar el esfuerzo de difusión, dando ejemplo con su propia experiencia diaria. De esa forma quizá consigamos que la productividad personal deje de ser considerada una moda, y llegue a convertirse algún día en parte integral de la formación de cualquier persona.

Si lo logramos, no sólo viviremos rodeados de personas más felices y plenas, sino que toda la sociedad podrá beneficiarse de los increíbles avances que se producirán en todos los campos gracias a la explosión de la creatividad de sus individuos. Sé que suena utópico, pero hoy he querido permitirme soñar un poco –o como decía mi padre, “no voy a ser pobre hasta para pedir” ;-)–.

Y tú, ¿crees que la productividad personal es una moda? ¿Cómo podemos convencer a la gente de que se trata de una herramienta muy potente? Comparte tus ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

En los últimos días he estado casi desaparecido del blog. Entre los proyectos personales –como el próximo ebook sobre procrastinación, que publicaré en breve–, y las obligaciones laborales, apenas he tenido tiempo para todos vosotros. Pero no quería dejar que terminara el año sin antes desearos un Feliz y Próspero 2012.

Como todos los años por estas fechas, es un buen momento para aislarnos de la vorágine y la cotidianidad, hacer un poco de introspección, dedicar tiempo a los seres que más nos importan y tomar decisiones sobre lo que queremos y no queremos para el próximo año. En mi caso, ya tengo mi lista de objetivos renovada, intentado cubrir todas mis áreas de responsabilidad. Y entre ellos he incluido un objetivo muy especial, del que pronto os hablaré –en cuanto tenga “los pelos de la burra en la mano”, como suele decirse por estos lares–.

Todos mis objetivos son verdaderos retos. Sé que muchos me demandarán trabajo duro y constante, y algunos me darán algún que otro quebradero de cabeza. Pero desde luego, todos serán objetivos apasionantes que aportarán gran valor a mi vida, y la vida de los que me rodean. Sólo por eso merecerá la pena el esfuerzo que tendré que llevar a cabo.

Estoy listo para el nuevo año. El que está apunto de terminar me ha traído un saldo más que positivo, con la consolidación de este vuestro blog y un montón de lecciones aprendidas que espero capitalizar muy pronto. Ya sólo me falta dar un paso atrás, tomar perspectiva de lo que he conseguido, y entrar con toda la confianza del mundo para seguir alcanzado nuevos hitos que me hagan avanzar en la dirección que me he propuesto.

Mañana inicio unas brevísimas vacaciones de una semana. Aprovecharé estos días para despedirme de mi madre –que ha venido a México a pasar las Navidades conmigo–, visitar a algunos buenos amigos, dar los últimos toques al ebook de procrastinación, y cargar las pilas.

Me despido compartiendo con vosotros el que está siendo mi lema para estas Navidades: “recuperar la energía perdida, aclarar las ideas y renovar el compromiso con las cosas importantes”.

Os veo el próximo 9 de enero… hasta entonces, ¡Feliz Año Nuevo!

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Precisamente hace un par de semanas publicaba un artículo sobre la necesidad de renegociar los compromisos para reducir el estrés. No pensaba que sería un augurio de esto. El asunto es que publicar el ebook hoy, contra viento y marea, hubiera supuesto un error en muchos sentidos, y finalmente he decidido no hacerlo.

Algunos de vosotros me dijo al principio del proyecto que publicar un libro en tan poco tiempo era muy precipitado. Yo les respondí que no. De verdad no pensaba que lo fuera. Y aún pienso que no lo hubiera sido, si no fuera por que olvidé el “pequeño” detalle de que todavía me debo a un trabajo que es el que me paga las facturas cada mes. Algunos imprevistos en la oficina supusieron un cambio radical en los tiempos disponibles para trabajar en el ebook, y trastocaron todos mis planes.

Aun así, tengo que decir en mi descargo que intenté seguir adelante, pero mi inexperiencia me hizo subestimar la cantidad de detalles importantes que hay que tener en cuenta –ademas de escribir– a la hora de publicar un libro por uno mismo. Todo ello me llevó a una situación de estrés nada saludable.

Así que, aplicándome mi propio cuento, tuve que empezar a renegociar compromisos para no “romperme” productivamente hablando. Al principio la prioridad era renegociar para poder cumplir la fecha de este proyecto. Finalmente, fue la necesidad de salvar mi propia salud metal.

Con todo el dolor que supone para alguien acostumbrado a cumplir a rajatabla sus compromisos, tengo que incumplir este, uno de los que más me emocionan. Bueno, en realidad no lo estoy incumpliendo, sino renegociando con todos vosotros. Eso sí, de manera un tanto… unilateral. Voy a trabajar duro, aunque ahora con mucha menos presión, para sacar el ebook el próximo 16 de enero.

Como siempre, de esta experiencia he sacado ya algunas buenas lecciones que espero me sean de gran ayuda en próximos proyectos de escritura. Entre ellas, que mi salud y un producto de calidad debe estar siempre por delante, aunque ello suponga la crítica de algunos.

Y es que tomar decisiones difíciles, y tener el valor de enfrentar la crítica, también forman parte de la productividad personal. :-)

Organizarse según el método GTD implica desarrollar una serie de hábitos. Recopilar todo lo que supone algún tipo de obligación o compromiso; procesar lo que recopilamos con la suficiente periodicidad como para que no nos explote en las manos; organizar los recordatorios de lo que tenemos que hacer de la manera más efectiva posible; tomar la mejor opción posible cada vez que tenemos que decidir qué es lo siguiente que vamos a hacer.

Junto con estos hábitos, que podemos llamar “principales”, existen otros hábitos secundarios que complementan y soportan a los principales. Por ejemplo, hacer las tareas rápidas –las famosas tareas de menos de 2 minutos– inmediatamente, con lo que evitamos perder tiempo en gestionarla. O delegar todas las tareas que podamos si es que hay alguien que se puede encargar de ello mejor que nosotros.

Por muy sencillo que parezca, no dominar la técnica de la delegación del trabajo puede darnos más de un quebradero de cabeza. Es muy tentador “quitarnos los muertos de encima”, delegando las tareas molestas, poco claras o complejas. Pero hacerlo implica algunos retos importantes.

Si una tarea no está clara, entonces es que no está bien procesada, y por supuesto no se puede delegar –ni tampoco añadir a la lista de próximas acciones de tu sistema GTD–. Antes de organizar una tarea es necesario procesarla correctamente, es decir, tienes que pensar detenidamente –”detenidamente” es la palabra clave–, qué es exactamente lo que significa, en términos del resultado que tú o alguien más espera alcanzar.

No hay problema por delegar una tarea que te resulta molesta o compleja, siempre y cuando estés seguro de que la persona que recibe el encargo estará cualificada para llevarlo a cabo, tengas la autoridad suficiente para delegar, y de verdad delegar sea la mejor opción posible. En este sentido debes ser muy honestos contigo mismo, o corres el riesgo de que la tarea no se complete nunca, o se complete tarde, o mal –o todo a la vez–.

En cualquier de lo casos, tenemos que recordar que delegar una tarea no significa el fin de nuestra labor, ni tampoco que podamos olvidarnos de ella. Delegar siempre implica cambiar una acción por otra: en lugar de ejecutar debemos dar seguimiento. Y es que, aunque deleguemos una tarea, nosotros continuamos siendo los responsables de que se lleve a buen término.

Un seguimiento insuficiente de las tareas delegadas, o simplemente inexistente, es un suicidio productivo. Asegúrate de que cada tarea delegada es seguida de cerca con la suficiente periodicidad. Y si es necesario, no dudes en reclamarla para ti para una nueva evaluación.

El problema de delegar es que dejas en manos de otros tu propia reputación. Por eso debes ser muy cuidadoso de a quién, cuándo y por qué delegas, y te obliga a estar siempre pendiente de las cosas delegadas.

En muchos sentidos, delegar implica un trabajo más intenso que si hicieras la tarea tú mismo. Pero una vez que aprendes a asegurarte de que las cosas delegadas son terminadas en tiempo y forma, sentirás que tu productividad se multiplica por varios enteros. Por el contrario, no conseguirlo implicará compromisos inclumplidos, mala reputación y estrés constante.

Y tú, ¿cómo manejas las tareas delegadas? ¿Tienes algún truco que te ayuda a dar seguimiento de manera efectiva? Compártelo con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

La esencia de GTD es trabajar sin estrés. Paradójicamente, muchos de los que practican este método se quejan de que intentar mantener las listas al día y, sobretodo, el hecho de observar cómo las próximas acciones van aumentando cada vez más, les genera mucho más estrés del que tenían anteriormente.

En alguna ocasión ya he hablado sobre lo importante que es saber utilizar la lista “Algún día/Quizá” para aparcar las próximas acciones que no vamos a querer o poder atender próximamente. No se trata de olvidarnos de ellas, sino de posponer voluntaria y justificadamente su ejecución. Esto es muy sencillo para asuntos sobre los que tenemos el control, como por ejemplo llevar el coche al taller. Pero no resulta tan fácil cuando se trata de la fecha límite de un proyecto, o un compromiso con tu jefe.

No importa cuán necesaria u obligatoria parezca una tarea, si no tenemos el tiempo necesario para llevarla a cabo, finalmente no la haremos, por mucho que nos empeñemos en mantenerla en la lista de próximas acciones o en el calendario. Y lo que es peor, verla ahí sabiendo que seguramente no las vamos a poder atender, nos generará un elevado nivel de estrés. Entender esto es fundamental. Como decía mi padre: “lo que no puede ser, no puede ser, y además es imposible”. ;-)

Las cosas son como son, no como queremos que sean. La semana tiene un número fijo de horas de trabajo y nuestra capacidad de resolución es limitada. Y no, quedarte todos los días hasta las 11 pm en la oficina no es la solución. Si empiezas a sentir estrés por el volumen de trabajo, es hora de tomar cartas en el asunto.

En primer lugar debes mover a tu lista “Algun día/Quizá” todas las cosas que puedas sin afectar a tus compromisos con terceros. Es decir, aquellas cosas sobre las que la decisión depende exclusivamente de ti. ¿Es necesario ir al dentista esta semana o lo puedo dejar para la próxima? ¿Qué pasa si me olvido por un tiempo de modificar el diseño del blog?

Una vez aligerada las listas de compromisos que tienes contigo mismo, vuelve a revisar el panorama. ¿Es ahora mucho más asequible? ¿Crees que ya puedes centrarte mejor en el trabajo? En bastantes ocasiones esto es todo lo que necesitarás para recuperar el control y liberarte del exceso de estrés.

Si a pesar de todo sientes que todavía tienes demasiadas cosas que hacer, entonces tienes que empezar a renegociar tus compromisos con los demás. Por supuesto, no siempre será fácil ni agradable. Pero créeme, es preferible a terminar con una úlcera de estómago. Además, casi siempre es más fácil de lo que parece.

Por lo general las personas prefieren que les digas que no podrás terminar en una fecha, a que la termines incumpliendo. Porque no te engañes, si tienes demasiadas cosas que hacer, al final vas a terminar incumpliendo algunas.

El secreto para que los demás acepten fácilmente un cambio en un compromiso es que te vean como alguien confiable. Si saben que harás todo lo posible por cumplir, y que si no puedes vas a avisarles con tiempo –y con una alternativa en la mano–, casi siempre aceptarán sin oponer resistencia.

Ya lo sabes. Si tu sistema te agobia, empieza a renegociar tus compromisos. Inmediatamente sentirás cómo la presión empieza a disiparse y disfrutarás del trabajo sin estrés.

Y tú, ¿renegocias con frecuencia tus compromisos? ¿Cómo afecta ello a tu nivel de estrés? Comparte con nostros tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

En muchas ocasiones nos dejamos llevar por las últimas tendencias de forma automática. Compramos un iPhone porque es el smartphone de moda; nos apuntamos al gimnasio porque se supone que debemos hacer más ejercicio; nos vamos de vacaciones todo el mes de agosto porque es cuando todo el mundo se va; abrimos una cuenta en Twitter porque ahora lo “in” es ser “dos-punto-cero”.

Muchas de estas nuevas tendencias –o costumbres– tienen su razón de ser, y surgieron para cumplir un propósito específico. El problema viene cuando nos subimos al tren sólo porque los demás también lo hacen, sin haber pensado en serio si ello nos aportará algún beneficio. Además de que puede suponer una gran pérdida de tiempo y energía, también puede ser fuente de muchas frustraciones.

Una de esas “nuevas” tendencias de los últimos años es la de la productividad personal, y en específico el método GTD. Paradójicamente, leo muchos comentarios de gente sobre lo complicado que resulta adquirir la disciplina necesaria, o de las veces que han fracasado en el intento. Generalmente el motivo esgrimido para el fracaso suele ser la complejidad de la técnica; la realidad, en mi opinión, es muy diferente.

Cuando uno sigue una tendencia sin pensar, está asumiendo un objetivo que no es el suyo. En esas condiciones es tremendamente complicado adquirir un compromiso lo suficientemente fuerte como para mantener el esfuerzo necesario durante el tiempo que se tarda en conseguirlo.

En alguna ocasión ya he hablado de lo importante que es el compromiso para desarrollar nuevos hábitos, especialmente si esos hábitos son radicalmente opuestos a los que pretendemos sustituir. Y da la casualidad de que la productividad personal consiste básicamente en desarrollar nuevos hábitos.

Consolidar una forma productiva de trabajo, en el sentido más amplio de la palabra, requiere de un deseo genuino, no impuesto por modas, de querer mejorar nuestro rendimiento, de aumentar el grado de control sobre nuestro entorno y revisar lo que hacemos con las metas que perseguimos en mente. Procesar las bandejas de entrada todos los días, planificar los proyectos de forma natural o hacer una revisión semanal de nuestras listas, no son hábitos que puedan adquirirse sin esfuerzo. Y de hecho, requieren un altísimo grado de compromiso.

Así que antes de embarcarte en una aventura como la de implementar GTD, piensa si de verdad es algo que te motiva y te interesa en este momento. Intentarlo simplemente porque tu vecino de escritorio lo hace, o porque todo el mundo en Twitter habla de ello, y no porque has llegado al convencimiento de que de verdad es lo que quieres o necesitas, te llevará a perder el tiempo miserablemente, por no hablar de una tremenda frustración.

Sinceramente, creo que la organización y la productividad personal son habilidades importantes en el mundo que nos ha tocado vivir, y deberías hacer todo lo posible por desarrollarlas. Pero si no estás dispuesto a hacer el esfuerzo que se necesita para lograrlo, es mejor que no lo intentes. Te ahorrarás mucho tiempo y sentimientos negativos.

Y tú, ¿de verdad quieres ser más productivo? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Ya sólo quedan 3 semanas para que salga a la luz mi primer ebook de pago, y estoy muy emocionado. Vuestras respuestas a la encuesta anterior me han ayudado muchísimo a organizar el material que ya tenía escrito, y a añadir algunas partes nuevas. Siempre os estaré agradecido por todo el apoyo que estáis dando a mi trabajo.

Hoy me pongo de nuevo en la palestra para presentaos los contenidos del ebook. Como podéis ver, he organizado todo alrededor de preguntas, las preguntas que me habéis hecho llegar con vuestras inquietudes e intereses específicos sobre la procrastinación. Me gustaría que le echárais un vistazo a ver qué os parece, y luego respondierais un par de preguntas para pulirlo todo.

El libro está dividido en 4 partes:

1. Conociendo al enemigo.

• ¿Qué es la procrastinación?
• ¿Existe la procrastinación “buena”?
• ¿Procrastinar es algo grave?
• ¿Qué pinta la productividad en todo esto?
• ¿La procrastinación es una moda?
• ¿Qué más cosas tengo que saber?

La primera parte es una toma de contacto principalmente teórica –aunque espero que nada aburrida–, con el problema que tenemos entre manos. La idea es ayudar a los recién llegados a entender mejor qué es la procrastinación de verdad, y por qué es un problema. También intenta aclarar algunos malos entendidos entorno a este problema, para que todos sepamos de qué estamos hablando.

2. Preparando el ataque.

• ¿Por qué procrastino?
• ¿Qué tipo de procrastinador soy?
• ¿Hay alguien que nunca procrastine?
• ¿Cómo dejo de procrastinar?

La segunda parte es preparatorio antes de poner manos a la obra. El objetivo es entender cómo ataca este enemigo y conocerte mejor a ti mismo. Veremos una técnica para saber cuáles son tus puntos débiles, para lo que utilizaremos una hoja de trabajo. También repasaremos una estrategia general para dejar de procrastinar.

3. Al ataque, mis valientes.

• Prioriza tu trabajo diariamente
• Simplifica tu entorno al máximo
• Trabaja de manera incremental
• Empieza, o no hagas nada
• Maneja las interrupciones rápidamente
• Deja siempre algo para después
• Evalúa los resultados al final del día
• Conviértelo en un juego

La tercera parte es 100% práctica, el núcleo del libro, que describe con todo lujo de detalles un método para mantener a raya a la procrastinación. Este método, que uso personalmente, tiene en cuenta la estrategia vista al final de la segunda parte. Se trata de un conjunto de ocho actividades que tendrás que llevar a cabo de manera sistemática todos los días: 2 antes de empezar, 6 durante tu trabajo diario –de manera cíclica–, y otras 2 al finalizar la jornada.

Practicado con constancia y seriedad, y con la ayuda de las hojas de trabajo que incluyo, este método debería poder erradicar la procrastinación en el 90% de los casos –en la primera parte aclaro cuál es el 10% de casos restante, y por qué este método no es la solución para ellos–.

4. Más armas para tu arsenal.

• ¿Cómo hacen los grandes guerreros?
• ¿Soy verdaderamente un procrastinador?
• ¿Dónde puedo buscar ayuda?

Por último, en la cuarta parte incluyo material de apoyo. El más interesante de todos es una colección de mini-entrevistas a los grandes guerreros de la productividad, como José Miguel Bolívar, Berto Pena y un largo etcétera, donde nos descubren sus trucos personales y su visión de este problema. Junto a ello, encontrarás un test para saber si verdaderamente eres un procrastinador, y una serie de recursos donde podrás encontrar más ayuda.

La encuesta

A la vista de estos contenidos me gustaría que respondieras a la siguiente encuesta. Si crees que al ebook todavía le faltan cosas para ser perfecto, no dudes en comentarlo. Ten por seguro que haré todo lo posible por incluirlo:

Y antes de terminar, recordaos que el Club de El Gachupas ya está en marcha. ¡Apúntate ya! Además de recibir en tu correo un artículo semanal exclusivo, tendrás la oportunidad de adquirir el ebook con un 50% de descuento. :-D

No nos engañemos: la productividad personal en general, y GTD en particular, están llenos de trucos. Trucos para sacar las ideas y preocupaciones fuera de la cabeza; trucos para organizar los papeles; trucos para mantener el enfoque y no irnos por las ramas; en fin, trucos para casi cualquier cosa que podamos imaginar. Todos nos hemos acostumbrado a utilizarlos, especialmente por su simplicidad, pero también porque solucionan ciertos problemas puntuales de manera rápida y casi sin esfuerzo.

Sin embargo, muchas de las personas que intentan ser más productivas no terminan de conseguirlo, sin importar la cantidad de trucos que intenten llevar a la práctica. Pueden entender la dinámica de un truco en particular pero, o no logran que funcione, o peor aún, sí les funciona pero su barco productivo sigue haciendo aguas. ¿Por qué? ¿Qué está fallando?

Pongamos un ejemplo: tenemos problemas para avanzar en las cosas importantes, y un gurú de la productividad nos dice que la solución es elegir 3 tareas clave cada día, y hacerlas. Como somos disciplinados nos ponemos manos a la obra. Sin embargo, después de varias semanas eligiendo 3 tareas clave todos los días, sentimos que algunos proyectos se siguen retrasando. Entonces llamamos al gurú y le decimos que su truco no funciona porque seguimos incumpliendo fechas de entrega importantes, o porque nuestros proyectos personales siguen estando en el cajón sin una oportunidad de empezar a progresar.

El problema aquí es que estamos intentando resolver un problema complejo con una solución demasiado simple –el truco–. La productividad personal abarca muchos aspectos distintos, a muchos niveles, todos ellos relacionados entre sí y afectándose unos a otros todo el tiempo.

En el ejemplo anterior, puede que estemos eligiendo y completando 3 tareas clave todos los días, pero ¿estamos seguros de que tenemos un inventario completo de las cosas que tenemos que hacer? ¿Procesamos las bandejas de entrada con la suficiente periodicidad? ¿Estamos haciendo un buen procesamiento? Es más, ¿podemos afirmar que nuestras recopilaciones son completas y estamos teniendo en cuenta todas nuestras áreas de responsabilidad? –si no sabes de qué estoy hablando, puedes descargarte mi ebook GTD para dummies gratuitamente–.

Como podemos ver, el truco de las 3 tareas clave funciona siempre y cuando estemos haciendo bien otras cosas al mismo tiempo. Dicho de otro modo, para resolver un problema complejo, como es el de la productividad personal, no es suficiente con aplicar un par de trucos sueltos aquí y allá, sino que necesitaremos toda una colección ordenada y coherente de ellos. Es decir, necesitaremos un método.

Este es, por ejemplo, el mismo motivo por el que muchas personas no terminan de dejar de procrastinar. Intentan solucionar el problema aplicando trucos sueltos, cuando lo que realmente necesitan es un método, una colección de trucos engarzados de manera lógica, en una secuencia determinada, que se apoyen unos a otros para conseguir el resultado final: dejar de posponer.

Los trucos son una excelente herramienta para resolver algunos problemas puntuales. Si ya practicas GTD con solvencia y tu problema es simplemente que te falta enfoque en el día a día, aprender el truco de las 3 tareas clave puede ser suficiente para darte el empujón que necesitas. Pero intentar resolver un problema como la falta de productividad con un par de trucos, es tan ingenuo como querer llegar a la luna en globo.

Si un truco no te funciona para resolver un problema en particular, revisa primero si el método que estás usando es el adecuado, si lo estás aplicándolo de manera coherente, disciplinada, constante y completa. Si no estás seguro de que estás ejecutando el método correctamente, entonces no le eches la culpa al truco.

Y tú, ¿cómo utilizas los trucos? ¿Has desechado un truco alguna vez porque no te resolvía un problema? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Me complace anunciar que hoy pongo en marcha el Club de El Gachupas. Este es un proyecto que ya tenía tiempo madurando, pero que no me había animado a poner en marcha hasta ahora, coincidiendo con la próxima presentación de mi ebook sobre procrastinación.

Como podéis ver, he añadido un formulario rápido de suscripción en la barra lateral, a la derecha, para facilitaros la operación. Por supuesto, la inscripción es total y absolutamente gratuita, está abierta a todo el mundo y es independiente de la suscripción al blog, que seguirá funcionando como hasta ahora.

¿Por qué un Club? Bueno, quiero “premiar” a los lectores más fieles y que realmente están interesados en mejorar su productividad personal. Pretendo publicar artículos exclusivos, fuera del círculo habitual del blog. Me gustaría que se produjera una simbiosis, una comunicación más directa y personal por este medio: el correo electrónico.

En principio quiero compartir material con una periodicidad semanal, de manera que no os sintáis saturados. Además de artículos exclusivos, quiero utilizar este medio también para ofreceros promociones de productos que os puedan aportar valor, y al mismo tiempo que me ayuden a obtener algún beneficio mediante programas de afiliados. De esta forma ganamos todos. En ningún caso es mi intención utilizar el Club para bombardearos con publicidad.

Como ya he venido anunciando en estos últimos días, la primera promoción a la que tendréis acceso será la compra de mi ebook sobre procrastinación a mitad de precio: de 10 a 5 dólares. Será a mediados de diciembre.

Ni que decir tiene que pertenecer al Club no os obliga a comprar absolutamente nada, y como digo, no supondrá tener que aguantar publicidad continua. Me comprometo a enviarte un correo al mes –como máximo– que pueda contener promociones de algún producto, ya sea mío o de terceros. Y siempre que el producto promocionado os pueda ayudar a mejorar vuestra productividad personal.

En fin, tengo mucha ilusión puesta en este nuevo servicio, y espero sinceramente que os parezca interesante. Mañana publico mi primer artículo en el Club, así que apúntate ya. No pierdes nada y puedes ganar mucho. :-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Llevamos ya 3 años largos de crisis, una crisis que parece que no va a terminar nunca, y si algo está dejando como lección es que el mundo laboral ya no va a volver a ser como antes, nunca.

En particular, ha cambiado la forma de buscar empleo. Ya no basta con enviar nuestro currículum vitae. Ahora hay que ser visibles, demostrar por adelantado de lo que somos capaces, ganarnos una cierta reputación –lo que algunos llaman tener una marca personal reconocida–. Y por supuesto aportar valor y, a ser posible, algo que no tengan los demás. Pero, ¿existe ese algo?

Aún recuerdo cuando obtuve mi primer empleo en una gran multinacional. Las palabras mágicas eran “informática” e “inglés”. En un mundo en que apenas cuatro geeks habíamos oído hablar de internet, y donde pocos farfullaban otro idioma que no fuera el de Cervantes, esas dos cosas te abrían las puertas de cualquier empresa.

Han pasado los años y el ordenador se ha vuelto casi tan común como la televisión. Hoy, cualquier niño de 8 años sabe más de informática de lo que yo sabía cuando entre en la universidad. Y ya hay más academias de inglés que autoescuelas. Dominar el ordenador y tener nivel de conversación en inglés hace mucho que dejó de marcar la diferencia.

Cuando no eres capaz de diferenciaste de tu competencia te conviertes en un commodity. Es decir, en un recurso fácilmente substituible a bajo precio. Y en eso se han convertido muchos de los profesionales que empezaron a trabajar al mismo tiempo que yo. Los que se dieron cuenta de la situación a tiempo corrieron a estudiar masters, y eso les salvo durante un tiempo. Pero en poco tiempo todo hijo de vecino tuvo uno, y ahora vuelven a estar en la misma situación.

¿Qué podemos hacer entonces? ¿Existe algo que pueda volver a marcar la diferencia, como en su día lo fue saber Word y Excel? Sí, existe algo, y ese algo está al alcance de cualquiera aún sin saberlo. Se llama productividad personal.

Por desgracia, todavía mucha gente ignora lo que significan esas dos palabras, y muchos de los que han oído hablar de ello siguen pensando que es algo sin valor, para cuatro geeks locos que andan por ahí –como lo era internet hace 20 años, y mira tú ahora–. La buena noticia es que, aún siendo una lástima para la sociedad, es una gran oportunidad para tí. Una oportunidad para diferenciarte mediante la excelencia y la con orientación a los resultados en todo lo que haces. ¿Verdad que suena bien?

Practica la productividad personal de manera consistente, conviértete en una personal dirigida por objetivos, ordenada, sistemática, efectiva y eficiente. En una palabra, haz las cosas como nadie más las hace, y dejarás de ser un commodity. Y mejor aún, dejarás de tener competencia a la hora de encontrar un nuevo empleo.

Y tú, ¿sigues siendo un commodity? ¿Qué estás haciendo para dejar de serlo? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

No tengo palabras para agradecer la impresionante acogida que ha tenido la idea de publicar mi primer ebook de pago. Si os soy sincero, llevaba dándole vueltas al asunto de vender mi trabajo desde hace ya un tiempo, pero pensaba que este concepto, que funciona de maravilla en el mundo de habla inglesa, todavía tenía mucho que demostrar en el mundo hispano. Sin embargo, a juzgar por vuestra respuesta, creo que hemos avanzado muchísimo al respecto.

En apenas 24 horas recibí 70 respuestas –algo increíble, si tenemos en cuenta que no hice publicidad en ningún otro medio–, y tras el fin de semana ya rondo las 120. Para mí eso tiene dos lecturas claras. En primer lugar, que tengo una base de lectores comprometidos con lo que hago, por lo que me siento profundamente orgulloso. En segundo lugar, que no me equivocaba al pensar que unos de los grandes problemas que aquejan a quien quiere ser más productivo es el de la procrastinación –aunque a alguno de vosotros no os guste el término ;-)–.

Así que estad atentos. Pienso ir compartiendo con vosotros todos los aspectos de la preparación y la publicación del ebook, y adelantar algunos contenidos. Espero de esa forma que ayudaros a decidir si el libro tiene valor, y animar a quien todavía no se decide.

Dicho lo cual, creo conveniente dar respuesta a algunas cuestiones que se suscitaron durante la encuesta. Dado que era anónima, no tengo forma de responder personalmente a cada uno de vosotros, así que aprovecho esta publicación para intentar aclarar las cosas:

Precipitación

Me preguntaba David Gil si no creía que era un poco precipitado escribir y publicar un libro en poco más de un mes –preocupación que también compartía Jesús Sanz–. ¿No se vería afectada la calidad del trabajo? Reconozco que es una pregunta lógica.

Bueno, tengo que decir que he hecho un poco de trampa en el planteamiento del proyecto. En realidad ya tengo mucho material escrito y organizado. El objetivo que perseguía al hacer la encuesta no era decidir si escribir o no el libro –la decisión ya estaba tomada desde hacía tiempo–, sino comprobar si realmente había una comunidad dispuesta a pagar por el contenido, validar el precio y obtener un poco de retroalimentación sobre los problemas específicos que os gustaría resolver. Especialmente este último punto era muy importante para mí, porque quiero que el producto final esté hecho a vuestra medida.

Por otra parte, y como comentaba Julio Ortiz, no pretendo publicar un tratado sobre la procrastinación, sino una guía muy práctica que vaya a los puntos clave. Por supuesto, habrá algo de teoría para enfocar la cuestión, dirigida principalmente a los que se acercan por primera vez al problema. Pero no quiero aburrir con detalles innecesarios. Honestamente espero que todos puedan disfrutar del enfoque que le estoy dando.

GTD y productividad

No sois pocos los que me habéis pedido incluir trucos sobre GTD y productividad en el ebook. Bueno, quizá no me haya expresado bien, pero este primer libro está enfocado exclusivamente en la procrastinación, así que no planeo hablar de GTD.

Sin duda, la procrastinación está muy ligada a la productividad personal, y hablaré de esa relación, pero definitivamente no tiene nada que ver con GTD. Eso sí, prácticamente todo lo que cuento puede aplicarse conjuntamente con GTD, y si lo haces notarás una mejoría casi instantánea.

En cualquier caso, tomo buena nota de vuestras inquietudes. Ya empiezo a perfilar lo que puede ser el próximo ebook “made in El Gachupas” ;-)

Competencia gratuita.

Otra cuestión que me planteaba un lector en la encuesta es que él no pensaba comprar el libro porque había mucha información gratuita al respecto en internet. Sólo vi un comentario de este tipo, pero estoy seguro de que más de uno de los que no respondieron –y de los que respondieron que “no” sin dejar comentario–, pensaron algo similar.

Este es uno de los temas eternos de discusión. En realidad, hay pocos libros, ya sean electrónicos o en papel, que se justifiquen si sólo nos fijamos en la disponibilidad de la información gratis en internet. Tenemos que entender que actualmente el valor de un libro ya no viene dado sólo por las ideas originales que contiene, sino por la forma que tiene de presentar, ordenar y explicar dichas ideas. De hecho, y lo que hace a cada libro único, es el estilo, la claridad de la exposición y la capacidad de síntesis. Y estos son aspectos mucho más difíciles de encontrar en internet que la información pura y dura.

Por supuesto, cada uno es libre de hacer lo que más le convenga. Hay personas a las que no les importa emplear horas navegando por internet para leer todo lo que se ha escrito sobre un asunto. Yo prefiero elegir a alguien al que respeto y valoro por su dominio del tema, y pagarle unos euros para que me ahorre el trabajo, especialmente si me gusta su forma de escribir, sintetizar y enfocar los puntos importantes. Y de paso, ayudarle a que siga realizando trabajos de calidad de los que me puedo beneficiar en un futuro.

Como digo, para gustos hay colores. Respeto profundamente la postura de quien prefiere lo gratis frente a lo de pago –yo fui uno de ellos durante muchos años–, pero me cansé de “perder” el tiempo cada vez que quería profundizar en un tema. Y a juzgar por lo que he leído en la encuesta, no soy el único que piensa así.

Para los que les gusta lo gratis, en este blog encontrarán muchísimo material –casi 300 artículos a la hora de escribir esto–, y seguirán encontrando nuevo todas las semanas. Para los que no les importa pagar unos euros, presento este ebook. :-)

Como muchos de vosotros sabéis, llevo ya tiempo intentando implementar una estrategia que me permita empezar a generar ingresos a partir de mi pasión: escribir y compartir mis conocimientos. Después de pensar mucho sobre el impacto que pudiera tener en el blog, finalmente he decidido iniciar el camino, y este es el primer paso :-)

Más de dos años escribiendo y leyendo vuestros comentarios me han dejado claro que uno de los principales problemas a los que os enfrentáis diariamente es el de la procrastinación. Por eso, he pensado en crear una guía que os ayude a mantenerla a raya todos los días, y de esta forma pase a ser un problemas menos a la hora de conseguir vuestros objetivos.

Quiero ayudaros a entender qué es la procrastinación, si es algo normal, por qué se produce y cómo armar vuestro propio plan personalizado para tener al enemigo siempre bajo control, en función de vuestras características personales. Además, incluiré una serie de hojas de trabajo, las mejores ideas de los expertos en productividad y otro material complementario.

El plan es publicarlo el 19 de diciembre, justo a tiempo para ayudaros a cumplir, este año sí, todos vuestros objetivos para el 2012. La verdad, tengo mucho trabajo por delante, pero estoy muy emocionado. Después de darle muchas vueltas, y teniendo en cuenta el trabajo que tengo por delante, he decidido lanzar el ebook a un precio que rondará los 10 dólares. Además, en reconocimiento a vuestro apoyo, si os registráis en la lista de correo que publicaré en breve, tendréis un descuento del 50% y material exclusivo periódicamente.

Teniendo todo esto en cuenta, la pregunta que te quiero hacer es muy sencilla:

La idea es que sea una herramienta extremadamente práctica y hecha a tu medida. Por eso, sería muy útil que, además de responder a la encuesta, dejaras un comentario contando qué te parece y qué problemas te gustaría que el libro resolviera específicamente.

Gracias de antemano por ayudarme a vivir de mi pasión :-D