Il nuovo workflow di cancellazione utente in Office 365

Microsoft ha reso disponibile a partire dal 9 agosto 2018, su tutti i tenant, un nuovo flusso di lavoro guidato per l’eliminazione degli utenti di Office 365.

Le attività di offboarding di un utente cessato, hanno diversi impatti sull’organizzazione.

Può essere infatti necessario:

• recuperare le licenze assegnate
• rendere accessibili i dati presenti su OneDrive for Business
• rendere accessibili i dati presenti nella casella di posta

NOTA BENE:
Questa guida ha l’obiettivo di descrivere le funzionalità introdotte da Microsoft con il nuovo processo di cancellazione utente.
Non è compito di questo articolo indagare gli aspetti legali relativi alla conservazione ed accesso a tali dati.

Perché un workflow di cancellazione utenti in Office 365?

Un IT System Administrator deve svolgere quotidianamente svariate attività e processi.

Sulla base dei feedback ricevuti dai clienti, Microsoft ha identificato quelle legate all’eliminazione dell’utente cessato tra le attività più comuni. 

L’obiettivo del nuovo workflow guidato è quello di combinare i passaggi necessari per eliminare un utente, conservare i loro documenti e conservare la posta elettronica in un unico flusso di lavoro con una guida contestuale che supporti il System Administrator.

In questo modo si evitano possibili errori e la perdita di dati importanti presenti nei documenti e nelle e-mail dell’utente.

Avviare il processo

Quando un utente lascia la tua azienda, Microsoft ti consente ti bloccare velocemente il suo accesso ai servizi erogati dal tuo tenant su Office 365.

Questa opzione consente all’azienda di decidere con più calma cosa fare con le licenze, documenti ed e-mail.

Il nuovo processo di cancellazione utente ti guiderà ad effettuare queste scelte quando avvierai il processo guidato.
La nuova procedura parte automaticamente alla cancellazione dell’utente.

Il workflow può eseguire le seguenti azioni:

• Annullare la licenza di Office 365 assegnata all’account o conservarla per la riassegnazione a un altro account.
• Concedere l’accesso all’account OneDrive for Business dell’utente a un altro utente in modo che possano essere recuperate le informazioni in quell’account dopo che la persona è andata via.
• Convertire la mailbox dell’utente in una cassetta postale condivisa e assegnarne l’accesso ad un altro utente.
  Il nome visualizzato può essere modificato e può essere impostata una risposta automatica creata per informare gli altri (interni e/o esterni) che la persona non fa più parte dell’azienda.
  Infine, è possibile rimuovere gli alias ed associarli ad un’altra casella postale.

L’obiettivo del flusso di lavoro è preservare le informazioni aziendali presenti nei repository dell’utente cessato.
Successivamente, dopo aver recuperato qualsiasi informazione disponibile nella cassetta postale dell’utente, è possibile rendere inattiva la casella postale per conservare le informazioni rimanenti a fini di conformità.

NOTA BENE: 

• il nuovo processo si applica solo agli scenari che non utilizzano Active Directory come sorgente dell’identità
• il workflow parte solo per gli utenti che hanno licenze assegnate, pertanto è opportuno non rimuovere le licenze manualmente prima della cancellazione

Gestire le licenze

La prima decisione da prendere è relativa alla gestione delle licenze dell’utente cessato.

Se la tua azienda ha acquistato le licenze da un partner o tramite un contratto multilicenza, le licenze degli utenti cessati torneranno disponibili in modo che possano essere assegnate ad altri utenti.

Se invece le licenze sono state acquistate con un abbonamento diretto e non c’è la necessità di assegnarle ad altri utenti, si può scegliere di ridurre la spesa mensile.

Gestire l’accesso ai dati presenti in OneDrive

La persona che lascia l’azienda potrebbe aver archiviato file di tipo lavorativo importanti all’interno di OneDrive for Business.

Nel flusso di lavoro guidato per l’eliminazione dell’utente, si ha la possibilità di assegnare l’accesso a tali file ad un altro utente.

In precedenza, il processo per assegnare i diritti di accesso ad un altro utente era più complesso e poteva prevedere configurazioni preliminari lato Sharepoint o Active Directory.

Gestire l’accesso ai dati presenti nella mailbox

In molti casi può essere necessario mantenere l’accesso alla posta elettronica di un utente cessato.

Quando un utente lascia l’azienda, è possibile convertire la propria casella di posta in una cassetta postale condivisa e assegnare l’accesso ad altri utenti dell’azienda.

È possibile modificare il nome visualizzato in GAL, attivare risposte automatiche e dissociare gli alias in modo che possano essere utilizzati altrove.

Verificare le scelte

Al termine del processo guidato, ti verrà proposto un riepilogo di tutte le opzioni scelte, potrai verificarle e confermare quanto impostato, avviando così l’applicazione delle configurazioni scelte.

Vantaggi e Svantaggi della nuova procedura automatica

La nuova procedura è sicuramente estremamente utile per aziende che hanno esigenze ridotte. 

Il vincolo di avere la gestione dell’identità su Azure Active Directory per poterne usufruire, esclude di fatto l’utilizzo di tale funzionalità a tutte le aziende di medio-grandi dimensioni che normalmente utilizzano Active Directory on-prem come sorgente dell’identità.

In questi casi ed in scenari in cui la procedura di offboarding sia più complessa, è pertanto necessario ricorrere a workflow personalizzati.

La procedura guidata è comunque un grande aiuto per tutte quelle realtà che possono utilizzarla.

Approfondimenti

New guided workflow for deleting Microsoft 365 users
The Ups and Downs of the deleting Microsoft 365 users wizard
The proper way of managing Office 365 user accounts

L'articolo Office 365: nuovo workflow per la rimozione degli utenti cessati sembra essere il primo su Enrico Vignali.

Quanto costerebbe alla tua azienda perdere tutti i documenti aziendali?

E’ sempre difficile da quantificare in termini economici un evento così disastroso.
In alcuni casi potrebbe bloccare la produttività dell’azienda, in altri addirittura comportare ulteriori danni economici dovuti a penali o multe.

Ieri pomeriggio, sono stato contattato telefonicamente da un nostro cliente abituale: mi segnalava la presenza sul file server di diversi file rinominati con estensione “.micro”.

Abbiamo intuito subito che qualche utente avesse lanciato qualche nuova variante di uno dei vari ransomware che stanno infestando la rete, crittografando i documenti aziendali e rendendoli quindi inaccessibili.

Piano d’azione

Nell’infrastruttura del cliente sono attivi ben 3 livelli di sicurezza per consentirgli il recupero dei dati: le Shadow Copies, un File Server sincronizzato al giorno prima, per garantire la continuità del servizio, ed i backup tradizionali giornalieri. Mentre ero in viaggio verso la loro sede, abbiamo concordato lo spegnimento del file server e dei Terminal Server sui quali lavoravano gli utenti.

Una volta arrivato dal cliente abbiamo isolato insieme l’origine del malware (una mail arrivata a tre utenti) e ripulito completamente i profili dei due utenti infettati.

Nel mentre abbiamo verificato che il ransomware (nuova variante di TeslaCrypt uscita dopo la metà di gennaio 2016) aveva compromesso solo una piccola parte del file server.

Grazie alla pronta reazione del cliente all’infezione, gli utenti sono potuti ripartire in meno di un’ora e mezza e, contemporaneamente, abbiamo iniziato il ripristino dei file aggiornati alle ore 12.00 del giorno stesso (circa 4 ore prima dell’infezione) grazie alle Shadow Copies.

I nuovi ransomware, quando vengono lanciati, cercano di cancellare immediatamente le copie shadow mediante il comando “vssadmin delete shadows /all”.

L’infrastruttura implementata presso il cliente, prevede diritti minimali per gli utenti: l’operazione di cancellazione delle shadows non è quindi riuscita grazie alle restrizioni sui Client ed i Terminal Server del cliente.
Restrizioni che si traducono sia in limitazioni nel lancio di script che a livello di diritti degli utenti.

Quanto hanno risparmiato?

E’ difficile stimare dall’esterno i danni che può arrecare la perdita di dati aziendali.
Oltre al valore del dato, bisogna inoltre valutare il costo della mancata produttività del personale ed i danni di immagine verso i clienti che non ricevono i servizi a causa del fermo.

Questi sono i parametri che ogni azienda dovrebbe utilizzare per valutare nel proprio caso quali sarebbero i costi di un’emergenza di questo genere.

Un’eventuale infezione nella tua azienda, quanto costerebbe? Per quante ore (o giorni) i tuoi utenti rimarrebbero bloccati?

Come proteggerti

Le nuove varianti di ransomware sono sempre più aggressive. Le mail con cui cercano di spingere l’utente a fare click sono studiate con attenzione e sono sicuramente più difficili da individuare rispetto alle solite mail di phishing scritte in italiano improbabile.

Anche avere un antivirus aggiornato, per quanto fondamentale, può non essere sufficiente a proteggerti dalle ultimissime varianti.

Come agire allora?

I 3 punti fondamentali per poter prevenire danni irreparabili alla tua azienda sono:

1. Informazione: è importante formare gli utenti. L’utente deve sapere come viene diffuso il virus, in modo che siano in grado di individuare mail sospette anche quando queste a priva vista sembrino legittime. Allo stesso tempo, l’utente deve essere in grado di individuare la presenza di file crittografati in modo tale da avvisare prontamente il responsabile interno che, a sua volta, dovrà essere istruito sulla procedura da seguire.
   L’informazione è fondamentale sia per prevenire che per isolare prontamente un’eventuale infezione.
   
   
2. Infrastruttura: una rete ben progettata deve prevedere sia soluzioni che garantiscano la continuità del servizio che soluzioni di backup che consentano il ripristino dei dati. Devono essere inoltre presenti e testate con regolarità le procedure per gestire le eventuali emergenze.
   Penso sia inutile aggiungere che le stesse procedure devono prevedere una verifica periodica dei backup e più in generale dell’efficacia delle soluzioni implementate.
   
   
3. Ridurre l’esposizione: dare agli utenti i diritti minimi per poter lavorare consente di elevare il livello di protezione anche in caso di infezione. Diritti minimali consentono, come nel caso del mio cliente, di evitare che il malware riesca a lanciare comandi automatici e riduce l’esposizione del file server ai soli file su cui l’utente ha diritti di modifica.

Con i miei colleghi progettiamo da anni le reti secondo questi principi, garantendo alle aziende la documentazione e le procedure adeguate per poter gestire in maniera efficace ed efficiente la gestione di qualsiasi emergenza possa capitare.

Spesso queste situazioni sono sottovalutate dagli imprenditori e dai manager, ma eventi come un’infezione, la rottura di un server possono causare danni enormi qualora non sia stato previsto un adeguato piano di emergenza.

L'articolo Come salvare l’Azienda dal Ransomware (e farla risparmiare) sembra essere il primo su Enrico Vignali.

Outlook in modalità provvisoria, cosa fare?

Con gli aggiornamenti del giorno 8 dicembre 2015, Microsoft ha rilasciato anche l’aggiornamento per Outlook 2010 KB3114409.

Dopo l’installazione ho riscontrato diverse segnalazioni da parte dei clienti che l’aggiornamento bloccava Outlook, facendolo partire solo in modalità provvisoria.

Il problema più evidente che riscontrano gli utenti (che normalmente non notano la scritta “Modalità Provvisoria” sulla barra alta) è che non funzionino le ricerche in Outlook 2010.
L’aggiornamento al momento non viene più distribuito da Microsoft, che lo ha prontamente bloccato.

Se lo hai già installato

Rimuovendo l’aggiornamento, Outlook ricomincia a funzionare correttamente.

Per maggiori informazioni su come rimuovere l’aggiornamento, leggi l’articolo ufficiale sulla KB3114409.

Qualora tu utilizzi un server WSUS interno per distribuire gli aggiornamenti, ti consiglio di declinare l’aggiornamento KB3114409 in modo da bloccarne la distribuzione.

L'articolo KB3114409 fa partire Outlook solo in modalità provvisoria sembra essere il primo su Enrico Vignali.

L’unica resistenza che incontro quando propongo i servizi di Office 365 ai clienti non è mai legata a questioni economiche, ma alla paura, tutta italiana, di mettere i dati fisicamente al di fuori della propria azienda.

“Ma nella posta elettronica ci sono informazioni dei clienti riservate…”
“I nostri dati sono critici voglio averli in azienda…”

Queste sono alcune delle obiezioni che sento più di frequente.

Come detto, questi dubbi sono una caratteristica tipicamente italiana che nasce, a mio giudizio, da un lato dall’effettiva criticità del dato che mette in agitazione l’imprenditore, dall’altra ad una scarsissima cultura informatica.

Non avendo le conoscenze che gli consentano di capire quali fattori determinino la sicurezza dei dati, l’imprenditore ha l’illusione che avendo i dati fisicamente vicini a sé, questi siano più sicuri e sotto controllo.

Perché i dati su Office 365 sono sicuri e nella tua azienda no

A questo punto potrei usare un sacco di termini inglesi tecnici per spiegarti perché i centri servizi di Microsoft sono infinitamente superiori in sicurezza ed affidabilità rispetto all’infrastruttura della tua azienda, per quanto curata.
Se lo facessi, però, dopo tre parole probabilmente ti addormenteresti.

Per questo motivo cercherò di stare terra-terra con un esempio.
Mettere i tuoi dati nei Datacenter Microsoft è come metterli dentro Fort Knox, tenerli nel server della tua azienda è come metterli nella cassaforte a muro che hai montato dietro il quadro in camera da letto.

Fort Knox è inviolabile? Probabilmente no, come del resto i Datacenter Microsoft.
Sicuramente, però, è molto difficile riuscire a farlo perché utilizzano i sistemi e le tecnologie di sicurezza più all’avanguardia, a differenza della cassaforte in camera da letto che un qualsiasi ladro esperto può essere in grado di scassinare, se vuole farlo.

A meno che la tua azienda non investa centinaia di migliaia di euro in sicurezza informatica ed altrettanti nel controllo degli accessi fisici ai propri server è impossibile che si avvicini anche lontanamente ai livelli di sicurezza di Microsoft.

Se poi vuoi approfondire tutti i controlli effettuati (come ad esempio il controllo biometrico degli accessi o le certificazioni secondo le norme statunitensi ed europee) ti basta visitare la pagina che Microsoft ha creato per descrivere tutte le politiche di sicurezza e tutela delle privacy implementante nei propri centri servizi.

La sicurezza non è solo nel server

Un altro aspetto fondamentale per garantire la sicurezza, che spesso viene trascurato se non completamente dimenticato, è legato a come avviene la trasmissione dei dati.

Facciamo l’esempio della posta elettronica: tutti i clienti sono concordi nel fatto che la posta elettronica è fondamentale e che contiene dati importanti, spesso riservati (come ad es. offerte commerciali, progetti per il cliente, etc.).
C’è quindi una certa attenzione nella protezione del server di posta interno, a garantirne il servizio ed il backup dei dati.

Ciò non toglie che se nessuno vorrebbe che un intruso possa accedere al proprio server di posta, pochi si preoccupano del fatto che il più delle volte le mail inviate e ricevute durante il loro tragitto da un server all’altro:

• viaggiano in chiaro
• spesso passano attraverso più server
• possono facilmente essere intercettate e lette

In molti casi anche la semplice comunicazione tra il programma di posta (ad es. Outlook, Thunderbird o altri) ed il server potrebbe non essere protetta e facilmente intercettabile.

In Office 365, invece, viene usata la crittografia dei dati sia per l’archiviazione che per la trasmissione in rete tra data center e utente.

Mettiti in sicurezza

A questo punto non ti resta che provare i servizi di Office365.
Come partner Microsoft posso renderti disponibile una versione di prova di Office 365 a piene funzionalità della durata di 30 giorni.

Fai click sul link qui sotto ed andrai nella pagina dove potrai registrarti ed attivare la tua demo:
Versione di prova di Office 365 per 25 utenti

L'articolo Perchè i dati su Office 365 sono più sicuri che nella tua Azienda sembra essere il primo su Enrico Vignali.

Microsoft ha rilasciato martedì 13 agosto 2013 diversi aggiornamenti per fissare alcune falle di sicurezza sui servizi ADFS 2.0.
L’installazione degli aggiornamenti ha causato diversi disservizi ai miei clienti che avevano attivato il Single Sign On che avevano attivato l’approvazione automatica degli aggiornamenti tramite WSUS.

http://technet.microsoft.com/en-us/security/bulletin/ms13-066

I seguenti aggiornamenti, in particolare, generavano un blocco nel corretto funzionamento del server:
http://support.microsoft.com/kb/2843639

http://support.microsoft.com/kb/2843638

Errore

Per ogni tentativo di connessione da parte degli utenti, infatti, veniva registrato sull’Event Viewer del server ADFS il seguente errore:

Log Name: AD FS 2.0/Admin
Source: AD FS 2.0
Date: 15/08/2013 11:24:13
Event ID: 111
Task Category: None
Level: Error
Keywords: AD FS
User: DOMAINadfs.service
Computer: SERVERNAME
Description:
The Federation Service encountered an error while processing the WS-Trust request.
Request type: http://schemas.xmlsoap.org/ws/2005/02/trust/RST/Issue

Additional Data
Exception details:
System.Reflection.TargetInvocationException: Exception has been thrown by the target of an invocation. —> System.TypeLoadException: Could not load type ‘Microsoft.IdentityModel.Protocols.XmlSignature.AsymmetricSignatureOperatorsDelegate’ from assembly ‘Microsoft.IdentityModel, Version=3.5.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=31bf3856ad364e35’.
at Microsoft.IdentityServer.Service.SecurityTokenService.MSISSecurityTokenService..ctor
(SecurityTokenServiceConfiguration securityTokenServiceConfiguration)

Nel corso del giorno di ferragosto, per fortuna ho trovato un po’ di documentazione online e, soprattutto, ho riscontrato che Microsoft aveva rilasciato la Cumulative Update 3 per AD FS 2.0 Server.

http://support.microsoft.com/kb/2790338/it

Risoluzione

Esistono due possibili risoluzioni al problema:

1. Installare la CU3 di AD FS 2.0 e tutti gli altri aggiornamenti su tutti i server ADFS e proxy ADFS (opzione consigliata)
2. Non installare (o rimuovere se già installati) gli aggiornamenti KB2843638 e KB2843639

Linkografia

Discussione sul Social Microsoft sull’errore
ILM Best Practices

L'articolo Problemi ADFS server con gli aggiornamenti del 13 agosto (MS13-066) sembra essere il primo su Enrico Vignali.

Questo breve articolo è per fornirti il collegamento a 13 ebook Microsoft resi disponibili da Microsoft Press e totalmente gratuiti!

I testi sono disponibili nel formato ePub, PDF e Mobi per Kindle.

eBook Microsoft Press GRATIS

Ecco gli eBook Microsoft GRATIS per te:

Introducing Windows 8

Windows Server 2012

Introducing Microsoft SQL Server 2012

Programming Windows 8 Apps

Microsoft Office 365

Security and Privacy for Office 2010 Users

Introducing Microsoft SQL 2008 R2 Server

Introducing Windows Server 2008 R2

Understanding Microsoft Virtualization Solutions

First Look Microsoft Office 2010

Deploying Windows 7

Moving to Microsoft Visual Studio 2010

Programming Windows Phone 7

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Molte aziende utilizzano il WSUS (Windows Software Update Services) per distribuire gli aggiornamenti Microsoft sulle postazioni della propria rete.
Se lavori in una di questa aziende, è necessario sapere che è opportuno installare una hotfix di Microsoft prima di introdurre macchine con sistemi operativi Windows 8 e Windows Server 2012.

WSUS con macchine Windows 8 e 2012

Se si introducono della rete dei client Windows 8 o dei server Windows 2012 e, mediante le Group Policy, viene assegnata una regola per lo scarico degli aggiornamenti da un WSUS aziendale, noterai che queste macchine non riusciranno ad aggiornarsi andando in errore.
Allo stesso tempo, sulla management console del WSUS, i computer risulteranno in errore e con un sistema operativo diverso da quello reale.

Per gestire i nuovi sistemi operativi Microsoft ha rilasciato l’aggiornamento KB2734608 per WSUS 3.0 SP2.

Per le macchine che avevano già contattato il WSUS

Se hai installato l’aggiornamento KB2734608 prima di mettere in rete le macchine con il nuovo sistema operativo, hai già terminato le tue attività e non è necessaria nessun’altra operazione.

Se invece le macchine Windows 8 o Windows 2012 hanno già tentato di aggiornarsi dal WSUS, noterai che anche dopo l’installazione dell’aggiornamento, continueranno ad andare in errore.

Come dichiarato da Microsoft stessa, nel documento di rilascio dell’aggiornamento, è necessario eseguire questi comandi da un Prompt dei Comandi lanciato con privilegi di amministratore:

1. Net stop wuauserv
2. rd /s %windir%\softwaredistribution
3. Net start wuauserv

Dopo ogni comando è necessario dare l’invio.

L'articolo Gestire Windows 8 e Windows Server 2012 con il WSUS sembra essere il primo su Enrico Vignali.

La nuova versione di Office 365, versione 15, ha finalmente introdotto le Public Folders per gli utenti di Exchange Online.

Microsoft aveva, fino ad ora, volutamente escluso le Public Folders da Exchange Online. Chi aveva necessità di condividere contatti, calendari o utilizzare caselle di posta condivise doveva necessariamente fare ricorso alle Shared Mailbox, implementabili via Power Shell, rese disponibili gratuitamente da Microsoft con una dimensione massima di 5 Gb.

Le Shared Mailbox riescono a sopperire in parte alle necessità degli utenti, ma sono sicuramente limitate rispetto alle Public Folder e, soprattutto, meno semplici da usare per gli utenti finali, il più delle volte già abituati a lavorare con le Cartelle Pubbliche di Exchange On Premises.

Public Folders in Office 365 v. 15

Con la nuova versione di Office 365, disponibile per tutte le sottoscrizioni successiva al 6 marzo 2013 e, progressivamente, anche per chi era già cliente, è stata introdotta anche in Exchange Online la funzionalità delle Public Folders.

Le Public Folders potranno essere utilizzate in maniera gratuita dai clienti: le Public Folder si appoggeranno su delle “Public Folder Mailbox” della dimensione di 25 Gb l’una.
Per ogni tenant si potrà usufruire di un massimo di 50 Public Folder Mailboxes per uno spazio totale di 1,25Tb.
Il bilanciamento delle Public Folder tra le varie Public Folder Mailboxes avverrà automaticamente e non sarà gestibile dal cliente finale.

Public folders in Exchange Online have been modernized to take advantage of the existing high availability and storage technologies of the mailbox database. The public folder architecture uses specially designed mailboxes to store both the hierarchy and the public folder content. This means that there’s no longer a separate public folder database. Public folder replication now uses the continuous replication model. High availability for the hierarchy and content mailboxes is provided by a database availability group (DAG) in the data center. In Exchange Online, you are limited to 50 public folder mailboxes with a maximum size of 1.25 TB. Public folder mailboxes have the same storage, message, recipient, and capacity alert limits as regular mailboxes. (Fonte: Sharing and Collaboration)

Una nota importante per chi ha delle implementazioni ibride di Exchange: non è possibile migrare le Public Folder da locale al cloud.
I due ambienti, dal punto di vista delle Public Folder, saranno isolati e separati: gli utenti on premises vedranno le cartelle pubbliche di Exchange locale, mentre gli utenti sul cloud potranno accedere solo alle Public Folder di Exchange Online.

Linkografia

Public Folders in Office 365

L'articolo Public Folders per Office 365: finalmente! sembra essere il primo su Enrico Vignali.

Microsoft lancia il nuovo Office 365: un nuovo modo di concepire Office e di gestire la produttività individuale in mobilità e su più dispositivi.

Partecipa anche tu all’evento. Collegati in streaming, a partire dalle ore 15, all’evento nazionale Microsoft:

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L'articolo Office 365: il nuovo office cambia tutto sembra essere il primo su Enrico Vignali.

Nuova specializzazione in Office 365

Il conseguimento della certificazione MCITP su Office 365 si affianca a quella, conseguita sempre lo scorso gennaio con l’esame 74-324, di Microsoft Specialist – Administering Office 365.

Queste certificazioni, oltre alla mia esperienza sul campo, con diverse migrazioni ad Exchange Online, in vari scenari come ad esempio migrazioni da IMAP, configurazioni Ibride o scenari di Single Sign-On, mi rendono il giusto supporto e punto di riferimento per aiutarti a fare il passo verso il cloud e potere finalmente lavorare ovunque.

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L'articolo Certificazione MCITP – Office 365 Administrator sembra essere il primo su Enrico Vignali.