伝説のエクセル使い(を目指す人)のブログ。

エクセルのスキルを調べる。

ちょっと今回は趣向を変えて、エクセルの使い手レベルを知るためのサイトをご紹介します。

何でもかんでも1980円でソフトを販売することで有名なソースネクスト社ですが、エクセルのスキルを５段階で評価してくれるサイトを立ち上げたようです。（期間限定公開のようですのでリンク切れしてたらごめんなさい）「特打式Excel検定」という同名のソフトのプロモーション用サイトのようですが、エクセルの知識を簡単にチェックする程度なら使えますのでどうぞお試しあれ。

→　仕事に活かせる　特打式 Excel検定

基本的に簡単な、というかこれくらいはできて欲しいという入門的な出題ばかりでしたので、自分は全問正解しました。（ショートカットキーの設問はちょっと迷いましたが。）
で、大元のサイトの方を見ると、特打式excel検定のプロフェッショナル版もあることを知りました。こちらをチラ見したところ相当高度な内容っぽい感じです。使ったこと無いどころか、知らない関数が出題されていました。これを見る限り、伝説のエクセル使いへの道のりはまだまだ遠いと言わざるを得ませんね・・・。精進、精進。

ニュースソース：
Excelのスキルを5段階評価--ソースネクスト、「特打式 Excel検定」公開

文字列を複数の列に分割する。

どこかからリストをコピペしてきた時に、1列にその内容が全部入っちゃうことってないですか？たとえば、以下のような感じ。

[A列]　　　　 [B列]
東京(130)　　[空白]
神奈川(100)　[空白]
千葉(80)　　 [空白]

あぁ！なんで県名と数字がA列とB列に分かれて入ってくれないかなー！？と、そんな時でもこのワザがあれば大丈夫。

まず、中身を分けたい列を選択します。(ここではA列)
次にデータの中の「区切り位置」を選択。今回は「カンマやタブで・・・云々。」をぽちっとなして、次の画面へ。「その他」にチェックを入れて隣に「 ( 」カッコ始めを入力します。こうすることで「カッコ始め」を区切り文字として扱うようになります。後は次へ押して行くだけ。「完了」を押すと、コピーまたは移動先のセルの内容を置き換えますか？と聞かれるのでとりあえず「ok」をぽちっとなしておきます。そうすることで、たぶん隣の列、ここではB列に「 ( 」の次の文字から先が入力されます。「130)」とか「100)」ですね。状況に応じて途中の選択肢などを切り替えますが、基本はこれだけ。

あとは「 ) 」も邪魔なので「ctrl + H」で一括置換するかもう一回同じプロセスで「カッコ閉じる」も区切ってやりましょう。

もちろんカッコだけでなく、カンマでも空白でもなんでもできます。姓名の間にスペースがある場合にそれも分割できますね。

あらま、簡単。

全ての行の下に1行追加する。

それぞれの行の下に1行空の行を挿入したくなるときがありますよね。10行ぐらいだったらまだいいですが、これが100行、1000行となると諦めたくなりますね。そんなとき使えるワザをご紹介。

以下のように、B列に数字を1、3と入力します。(※B列である必要は特にありません。)

[A列][B列]
[A1]　1
[A2]　3
[A3]
[A4]
　・
　・
　・

入力した[B1]と[B2]を同時に選択し、選択範囲の右下(フィルハンドル)をクリック＆ドラッグでA列が入力済みの列まで引っ張ります。1、3、5、7、9、11・・・とB列に入力されればおk。

次に、B列の最後の次の行から2、4と入力して、B列の先ほど行った作業と同様に2と4と入力したセルを選択し、右下をドラッグして下に引っ張ります。

おっと、その前に、先ほどの奇数が入力された最後の数字は何だったか確認してくださいね。最後の奇数が1001なら偶数が1002になるまで、引っ張る必要があります。

さてさて、それでは一番下の行から一番上の行まで選択しましょう。「データ」→
「フィルタ」を選択して並び替えができるようにします。

B列のフィルタをクリックして、「昇順に並び替え」をクリック。すると・・・

ごそっと並び替わります。あらま鮮やか！！ぜひお試しあれ。

シートをショートカットキーで切り替える。

たくさんのシートを使うようになるとその切り替えが大変ですよね。5シートぐらいならまだしも、10シートを越えるようになるともはや順番などがわかりません。そんなときの強い味方。ショートカットキーで操作しましょう。

「ctrl」+「PageUp」　順送り
「ctrl」+「PageDown」　逆送り

以上。

超簡単です。後は覚えるだけですね。

ディスクデフラグが起動しない。

Macの前に使ってたPCを実家に置いているのですが、そいつをメンテしようと思い、デフラグを立ち上げました。すると次のように怒られました。

「このバージョンのディスクデフラグツールを複数回、起動することはできません。」

は？
お前は何を言っているんだ？

ということで、頑張って原因を探ってみたところ、ウチと同じような以下の設定に当てはまる人はこのエラーが出るみたいです。

・マカフィーのセキュリティソフトが入っている。
・マカフィーでコンピュータの保守、タスクスケジューラで「ディスク最適化プログラム」が指定されている。
・自分でディスクデフラグを起動しようとした。

以上の条件で、「このバージョンのディスクデフラグツールを複数回、起動することはできません。」というエラーが発生するようです。(もちろんこれ以外の条件でも発生する可能性はあります。)　つまり、マカフィーが勝手にデフラグツールを立ち上げるスケジュールを組んでくれていて裏で起動してくれているので、自分でデフラグツールを立ち上げようとすると、同じアプリケーションを同時起動することになり、エラーとなる、ということです。

ディスクデフラグぐらい自分のスケジュールでやるわい！ということで、タスクスケジューラから削除しておきました。これで次に起動したときは「たくさん立ち上げちゃだめよ」というエラーは出なくなるはずです。

ところで、Macってデフラグツールがデフォルトで入ってないけど、やらなくていいのかな？

セル内の改行を選択・置換する。

セル内に文字を入力するときに、改行ってできますよね。(ちなみにその方法は「alt」押しながら「エンター」を押すだけ。)
一方で。改行はしたもの、後から見たときに「やっぱイラネ・・・」とか、どこかからコピーしてきて貼付けたものの、改行が入ってていろいろ困ったことになるとか、某DBシステムに取り込むためにcsvに変換してみたけれど、改行が入ってるらしく上手く取り込めないとか、そういうときに改行って邪魔以外の何者でもないですよね。
そんな時の対処法。

一発で変換しちゃえばいいんです。

というわけで、「改行」の選択・置換の仕方を伝授します。ちょー簡単です。

必要なセルの範囲をピピッと選択(反転)する。
「ctrl」+「J」を押す。
「ctrl」+「F」で検索・置換ボックスを立ち上げる。
検索する文字列には「手を触れず」、置換後の文字列のボックス内を念のため「del」と「backspace」で削除しておきます。(何も見えなくても)
んで、全て置換。

以上で完了です。
ポイントは「ctrl」+「J」で改行が選択できることと、置換後のボックスは完全に空にしておくことですね。こりゃすごい。

プルダウンで選択できるようにする。

入力する項目が決まっているとき、何度も同じ文字を手打ちするのはめんどくさいですよね。そんな時は入力項目をリスト化して選択式にしちゃいましょう！これを使いこなせると項目をプルダウン(ドロップダウン)で選択できるようになります。

■エクセル2003までの場合。
「データ」→「入力規則」→「設定」を選択。
「入力値の種類」で「リスト」を選択。
「元の値」にカンマ区切りで必要な入力項目を列挙して完成。

ちなみに、「元の値」のところを、シート上にあらかじめ入力しておいた項目を指定することも可能です。

たとえば
「A1」コンタクト無し
「A2」TEL済み
「A3」訪問済み
「A4」顧客化済み
「A5」ターゲット外

という項目を入力しておいて、それらを選択肢として「B1」〜「B10」で選択したい場合。

「B1」〜「B10」を先に選択しておく。
上記の「入力規則」から「リスト」を開く。
「元の値」の枠の右端にあるボタンをクリック。
そして「A1」〜「A5」を選択。
また右端のボタンをクリックして「入力規則」の画面に戻って「ok」で完成。

そうすることで、「元の値」に直接入力しなくてもシート上から選択できることになります。これがいわゆる「マスタ」という使い方ですね。マスタの使い方は幅広いのでその都度ご紹介していきます。

■エクセル2007の場合。(※作成中。ごめんなさい。)

というわけで、今回はここまで。お疲れさまでしたー！

エクセルをコピーする時に気をつけること。

エクセルで、いくつかのセルや行を選択して別のシートにコピー＆ペーストすることがありますよね。行、列を非表示(行、列を隠している状態)にしていなければ何の問題もありませんが、問題は「非表示」をしている状態の時のコピー＆ペーストです。デフォルトの状態だと非表示部分までコピーすることはないようです(エセ紳士の経験上)。しかし、ごちゃごちゃ操作した後に別シートにコピペしようとすると、隠してたはずの部分まで連れてきちゃって困る・・・という経験はありませんか？

こんな時の必殺ワザがあります。それが「可視セルの選択」というワザです。非表示にした部分をちゃんと含まずにコピペが出来ます。

まず、コピペに必要なセルを選択します。そのあと、「altキー」+「;(セミコロン)」を押してからコピペです。たったこれだけ。覚えてなきゃ使えませんが、覚えてりゃすごく便利な小ワザですね。

エクセルの表を画像として貼付ける。

最近ちょこちょこウチの営業さんたちから
聞かれるワザがこれです。

「エクセルで作った表をPP(パワポね)に
貼付けたいんだけど、どないしたらええの？」

いくつか方法はあるのですが、一番使いやすい
(きれいに出せる)方法をご紹介します。

エクセル上で、コピーしたいという範囲を選択し、
シフト(shift)を押しながら、メニューの「編集」を開いて
「図のコピー」を押します。
んでもって、PPに切り替えていつも通り貼付けます。
(ctrlとVとか、右クリックで貼付けとか)

これだけ。おぉ、すごーい！！

ちなみに自分も今年に入ってからこのワザを知りました。

なお、他にはプリントスクリーンとか、shiftとか押さずに
コピペとかありますが、いずれも一長一短かと思います。
まぁ一度やってみてくださいな。

コメントも一緒に印刷する。

エクセルでセルにコメントを挿入できますよね。
そのコメントも一緒に印刷できたら便利だと思いません？
実はできるんですねー。さすがエクセル。

コメントの印刷

詳しくは上記のサイトを参照していただけると
わかるんですが、ページ設定で「シート」を選んで、
印刷のコメントのところでそれぞれコメントを
プリントしたいスタイルを選ぶだけ。

ま、ここにこんな機能があることに気づかないですよね。
でも使えたら便利。そんな機能のご紹介でした。

んで、機能のoffice起動しないのその後。
やっぱ無理だったのでアンインストール(というかゴミ箱に
投げ込むだけ)をしました。今日お仕事から帰って
再インストールしてやろうと思います。
ぶっちゃけほとんど使わないけど、ないと困る、みたいな・・・。