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Aquí le damos 5 consejos para ayudarle a tomar la decisión correcta:

1 – Pequeñas empresas: ¡Hagan sitio!

Cuando usted dispone de una capacidad limitada para el almacenamiento, debe perseguir la máxima de la “eficiencia en el espacio”. Si consigue distribuir adecuadamente sus recursos en el espacio disponible, obtendrá una atmósfera de trabajo mucho más equilibrada. Uno de nuestros consejos para ganar espacio, tiempo e incluso dinero es que contrate una empresa que le ceda espacio de almacenamiento de datos.

2 – Eliminar duplicados

Antes de archivar la información, asegúrese de ordenar el reciclaje de los duplicados de documentos de menor importancia. Una vez más, usted ahorrará dinero y espacio.

3 – Almacenamiento ecológico

Puede almacenar a la vez que ayuda a preservar el medio ambiente. Opte por archivadores hechos con cartón reciclable. Ahora puede utilizar cajas para archivar elaboradas con un 80% de cartón reciclado sin que afecte a la apariencia visual del diseño. El uso de soluciones online es, de nuevo, una alternativa interesante desde el punto de vista ambiental.

4 – Evalúe el tiempo que debe tener archivado los documentos

El plazo de conservación legal de documentos varía en función del tipo de documentos de que se trate, entre 3 y 30 años. Este es un factor importante a tener en cuenta ya que dependiendo de ello podrá elegir entre un método de almacenamiento u otro. Por ejemplo, títulos de propiedad o escrituras, son de más larga duración, que los registros de impuestos.

5 – Seleccione el soporte en función de la frecuencia en su uso

Para los documentos que usa con frecuencia, lo mejor es elegir una solución de almacenamiento interno en los discos duros de los servidores o en CD-ROM/DVD.

En cambio, para los documentos que debe mantener más de cinco años guardados, puede valer la pena externalizar el servicio para su archivo, ya que los soportes comunes, CD-ROM o discos duros internos, tienen una vida útil limitada (de 2 a 5 años). En este sentido, algunas empresas ofrecen un servicio especializado de almacenamiento, que dependiendo del volumen de sus archivos, puede hacerle ahorrar un tiempo muy valioso.

Estas recomendaciones, aunque parezcan obvias, nos son seguidas en muchas ocasiones. Así que le invitamos a seguir estos sencillos consejos y verán como ahorraran en espacio, tiempo y dinero.

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