einfache Formatierungen

Eine der großen Stärken von Evernote – im Unterschied zu puren Dateiablagen – ist es, Dokumente mit zusätzlichen Informationen versehen zu können. Denn schon nach wenigen Monaten erinnert man sich oft nicht mehr genau, warum man gerade diesen Schnappschuss von einem Fußabdruck mit dem Schlagwort “wichtig” im Notizbuch “Idee!” oder jene PDF mit der kryptischen Überschrift “Notiz vom Radevormfeld 44″ aufgenommen hat. Nun kann man seine Hinweise zwar prinzipiell an beliebiger Stelle in jeder Notiz einfügen, aber es lohnt sich, dies ein wenig zu standardisieren. Dann muss das Auge nicht lange suchen und man muss nicht überlegen, ob man sich nun auf die gelbe Textmarkierung, die Aufzählungspunkte, die Linie mit Datum usw. konzentrieren soll. Dies alles bedeutet einen zusätzlichen “Blickaufwand”, den man sich ersparen kann.

Nun könnte man sich alle möglichen Hervorhebungen und Markierungen ausdenken, auch mit Grafiken, Tabellen usw. – aber der Haken ist, dass die meisten dieser Möglichkeiten bei den mobilen Apps nicht vorhanden sind. Erfasse ich also mit der Evernote-App meines Smartphones eine Notiz, gewinnt meine Zusammenfassung schon wieder eine andere Gestalt. Oder das, was mit einer Grafik so toll auf dem Desktop aussieht, kostet mich auf dem Smartphone nur zusätzlichen Platz. Meine Anregungen für die Gestaltung der Notiz-Zusammenfassung daher:

• Immer oben, dann muss das Auge nicht lange suchen.
• Kursive Schrift. Damit hat man einen Hauch von Abhebung gegenüber dem folgenden Notizentext, ohne dass es zu dominierend wirkt.
• Einen Tab-Schritt als Einzug. Damit erhält man eine zweite dezente Hervorhebung, ohne dass es zu viel Platz auf dem Smartphone kostet.

Kursiv- und Einzug-Funktion sind auf den mobilen Apps vorhanden und leicht zu handhaben. Der überschaubare zusätzliche Aufwand lohnt vor allem, wenn Sie in größeren Zeitabständen Ihre gesammelten Notizen einordnen und mit Schlagwörtern versehen. Mit geht es so mit Unterrichtsmaterialien, auf die ich gerade stoße, aber vielleicht erst im kommenden Semester verwenden will. Wenn ich mich zu gegebener Zeit an den Semesterplan setze, weiß ich dann rasch wieder, was ich mir dazu gedacht habe.

sprechende Fotos

ein Klick genügt

Man hat natürlich immer die Möglichkeit, in Evernote ein passwortgeschütztes PDF-Dokument aufzunehmen und zu lesen – egal, ob Windows, Android, iOS oder Mac. Elegant wird es aber erst, wenn man direkt bei einem Scan-Vorgang das Passwort mitgeben kann.

Für alle “normalen” Unterlagen reicht ja die Evernote-App, die inzwischen durch die sog. “Seiten-Kamera” eine erstaunlich gute Scan-Funktionalität erhalten hat. Wer feinere Justierungen vornehmen möchte, der kann zu einer gesonderten App greifen, wie z. B. Genius Scan, mit der man die Dokumente auch direkt Evernote-Notizbüchern zuordnen kann. Aber heute soll es mal um Scanner Pro aus dem Hause Readdle gehen. Kostet zwar einiges, wird aber schon immer viel gelobt und ist auch nach meinen Erfahrungen eine richtig gute App. Beispielsweise kann man einen automatischen Evernote-Transfer einstellen: kaum hat man den Auslöseknopf gedrückt, schon wird der Scan zu Evernote geschickt, ohne dass man etwas veranlassen müsste.

Passwortschutz

Vor allem aber kann man vor der Übergabe an Evernote die eingescannten Unterlagen mit einem Passwort versehen. Das funktioniert so:

1. Scan auf die gewohnte Weise vornehmen. Man kann auch gleich mehrere Fotos hintereinander machen und erhält dann ein Dokument, das aus mehreren Seiten besteht.
2. Anschließend rechts unten auf den Share-Button klicken – dort gibt es die Auswahl “Passwort hinzufügen”.

3. Am Schluss noch auf “Öffnen mit …” tippen und die Evernote-App auswählen. Fertig.

Falls bei Ihnen der Menüpunkt “Passwort hinzufügen” nicht auftauchen sollte, kurz in die Einstellungen der App gehen. Dort gibt es einen zweiten Passwortbereich, der die gesamte App schützt (die Scans verbleiben ja in der App, bis man sie löscht) bzw. auch eine iCloud-Verschlüsselung anbietet (iPhone- und iPad-Version können ihre Resultate austauschen).

Die nächste Frage ist nun: Wie erscheint das verschlüsselte Dokument in Evernote? Der interne PDF-Viewer der iOS-Evernote-App erkennt die Verschlüsselung und kann damit umgehen: Man wird zur Passworteingabe aufgefordert:

iPhone-Evernote

Nach der Entschlüsselung kann man auch innerhalb von Evernote das Dokument lesen. Ähnlich ist es auch auf dem Mac. Windows und Android verweisen auf die Standard-PDF-Reader. Unter Windows sind die Notiz ziemlich “kahl” aus: Man sieht einfach ein leeres Rechteck und – was ja auch Sinn der Sache ist – kein Thumbnail wird in der Vorschau angezeigt:

blanko

Bei Windows also rechte Maustaste, “öffnen mit” und ein Programm wie z. B. Acrobat auswählen – der Inhalt wird in diesem Fall in einer externen Anwendung angezeigt. Da Scanner Pro ein Standardverfahren für die Verschlüsselung nutzt, ist das auch kein Problem. Beim Mac kann man das Passwort direkt in der Notiz eingeben.

Wenn man also mal eine Rechnung mit Kontodaten, eine Teilnehmerliste usw. in Evernote aufnehmen möchte, so ist dieses Vorgehen recht flott. Wer einen Premium-Account besitzt, der kann puren Text mit Evernote-eigenen Mitteln direkt in der Notiz verschlüsseln. Übrigens steht kurz bevor: Die Zweige-Wege-Verschlüsselung der Evernote-Accounts. Und wem das noch nicht sicher genug ist, für den werde ich demnächst einen “Tresor-Tipp” haben, der sogar von staatlicher Stelle abgesegnet ist und mit viel Geld entwickelt wurde, den aber kaum jemand kennt. Nun ja, das wird sich ändern  …

Stuttgarter Zeitung v. 15. 5. 2013

Bei der Texterkennung ist Evernote ja sehr gut, sogar handschriftliche Notizen sind durchsuchbar. Wie man den erkannten Text exportieren kann, habe ich in einem früheren Beitrag beschrieben. Falls es einmal mehr sein soll und man den erkannten Text bearbeiten, markieren, verschieben usw. usw. möchte, so erhält man mit der Prizmo-App eine sehr gute Anwendung (Mac und iOS), die gerade in einer neuen Version erschienen ist und nun auf iPhone und iPad gleichzeitig läuft. Die App kann eine ganze Menge – z. B. mehrspaltigen Text korrekt erkennen, Textblöcke verschiebbar machen – und leitet auf Wunsch den Scan als durchsuchbare und markierbare PDF an Evernote weiter. Vor allem aber: die Erkennung erfolgt in Sekundenbruchteilen und benötigt keinen Netzzugang. Meine Tests mit dem iPhone 5 und Texten aus Tageszeitungen und Büchern zeitigten sehr gute Erkennungsraten, wobei die üblichen Bedingungen erfüllt sein müssen:

• recht gute und ausgeglichene Beleuchtung (z. B. kein Blitz auf Hochglanzpapier),
• gute Smartphone-Cam mit Focus (iPhone 4S bzw. 5),
• keine großen “Papierverzerrungen” wie z. B. gebogene Buchseiten,
• nicht zu große Textbereiche (problemlos war Taschenbuchgröße auch mit kleiner Schrift).

Der Export erfolgt in gewohnter Weise direkt an eine App, wobei man wählen kann, ob man z. B. den “puren Text” exportieren möchte oder eine “normale” bzw. “durchsuchbare” PDF.

Weitergabe an andere Apps.

Dabei kommt es weniger auf das Merkmal “durchsuchbar” an – das leistet Evernote ja auch, wenn man mit der eingebauten Kamerafunktion oder einer anderen Scanner-App einen Schnappschuss anfertigt. Hinter die Grafik wird in einer zweiten Ebene der Text gelegt, so dass man beispielsweise mit der recht guten und kostenlosen App Documents Markierungen vornehmen kann (ich selbst verwende ganz gerne vom gleichen Unternehmen PDF Expert, um die vorgenommenen Annotationen “gebündelt” zurück an Evernote zu schicken).

Texte markieren

Übrigens klappt die Texterkennung von Screenshots (z. B. aus dem App-Store) praktisch fehlerlos, und falls man einen beleuchteten E-Reader einsetzt kann man völlig problemlos Absätze in reinen Text konvertieren. Das Programm leistet noch sehr viel mehr, von der Visitenkarten-Erkennung über die simultane Bearbeitung auf iPad und iPhone bis zum Vorlesen des erkannten Textes. Einen sehr guten Eindruck, der sich auch mit meinen Tests deckt, erhält man durch das Video des Herstellers.

(Ob OCR-Erkennung mit dem Smartphone prinzipiell Sinn macht, muss jeder für sich entscheiden – Wunder darf man sicher keine erwarten. Für Leute, die häufig etwas mit OCR machen müssen, empfehle ich einen Flachbettscanner plus Abbyy Finereader 11, den es auch zu einem Lehre-und-Forschung-Preis gibt.)

//Edit: Ein Leser hat in den Kommentaren geschrieben, dass der iCloud-Sync bei ihm nicht korrekt funktioniert – da hatte ich anfangs auch Probleme. Könnte also noch etwas buggy sein. Macworld hat übrigens die aktuelle Mac-Variante getestet.

schnell markiert

Diesmal hat mir Gerhard Schellert geschrieben, der einen ganz besonderen “Stempel-Einfall” hatte. Dass man Papierberge sehr systematisch z. B. mit einem Paginierstempel ordnen und in Evernote finden kann, darüber hatten wir ja schon mal einen Bericht. Aber beim “grünen Elefanten-Stempel” haben wir es mit einer anderen Zielgruppe zu tun: Jene, die eben nicht so systematisch vorgeht. Aber lassen wir das Vorgehen von Gerhard selbst beschreiben:

“ [Ich bin]gerade dabei, meinen Papierkram weitestgehend auf “paperless” umzustellen. Dabei benutze ich Evernote als Ablage, auch und insbesondere für meine gescannten Unterlagen. Dabei bin ich zugegebenermaßen relativ faul. Bei mir liegen die Papiere nicht selten wochenlang herum, bevor ich sie bei Evernote archiviere.
Dabei kam es öfters mal vor, dass wenn ich mir mal wieder einen Papierstapel zum Scannen mit meinem Doxie genommen hatte, ich nicht mehr wusste, ob ich die entsprechende Unterlage nun schon gescannt hatte, oder nicht (ich scanne immer offline mit meinem Doxie und lade das erst später auf den Mac und von dort zu Evernote).
Daher habe ich mir einen grünen Stempel mit dem Evernote-Elefanten-Logo machen lassen. Damit werden alle bereits gescannten Dokumente, wie auf dem Photo zu sehen, markiert (wichtige Dokumente auf der Rückseite). So weiß ich immer, was schon gescannt wurde und was nicht.”

Tolle Idee und herzlichen Dank für die Anregung!

Druckfunktion nutzen

Die ToDo-Anwendung “Wunderlist” hat viele Freunde und ist ja auch sehr hübsch umgesetzt.[1] Leider verfügt sie über keine Schnittstelle zu Evernote, obwohl es bei langen Listen manchmal sinnvoll sein kann, diese direkt in einer Notiz zur Hand zu haben. Über das neue “Action Menü” von Wunderlist lässt sich der Listeninhalt per Mail an Evernote verschicken – oder man kopiert den Mailtext einfach über die Zwischenablage in eine Notiz:

rasch kopiert

Den Text kann man wie jeden Notizen-Text bearbeiten. (Man könnte die “Bildkästchen” sogar gegen Evernote-Checkboxen austauschen, aber die Arbeit wird in den meisten Fällen nicht lohnen – wozu hat man Wunderlist, wenn man sich doppelte Arbeit macht?)

Ein weiterer Weg ist die Druckfunktion: Liste als PDF exportieren [2] und auf gewohntem Wege in eine Evernote-Notiz aufnehmen. Da eine Liste meist auf eine Druck-Seite passt, hat man diese also Vorschau-Seite plus Thumbnail auch in Evernote vor Augen, ohne einen PDF-Reader aufrufen zu müssen.

Übrigens werden seit einiger Zeit in Evernote auch in der Vorschau vorgenommene PDF-Markierungen dargestellt – man kann also, z. B. auf dem Tablet – in der erzeugten PDF “rumkritzeln” und sieht das Ergebnis auch auf einen Blick:

Markierungen werden angezeigt.

Wie im vorherigen Beitrag erwähnt, erhalten die mobilen Evernote-Apps momentan ja auch Zeitplanungsfunktionen samt Checkboxen. Sieht auf Android schon mal gut aus. Wenn das alles fertig ist, sollte man auf jeden Fall einen Blick auf die Handhabung der neuen Funktionen werfen, vielleicht kann man ja sogar auf Wunderlist verzichten und kommt mit einem Programm aus.

[1] Mich persönlich würden die Pro-Funktionen durchaus interessieren, aber 44 Euro im Jahr finde ich für reine ToDo-Zwecke zu happig.
[2] Für die “Kästchen” verwendet Wunderlist irgendeinen speziellen Font, einige PDF-Druckertreiber haben Probleme damit.

es geht voran

Seit einigen Beta-Versionen kann man bei Andoid (und Windows Phone) ja schon mal schnuppern, wie die künftigen Evernote-Planungsfunktionen aussehen werden. Diese werden demnächst auch in den Desktop-Varianten von PC und Mac erscheinen, aber das wird noch ein wenig dauern (im Mai kommt vermutlich zunächst die Zwei-Wege-Sicherung für Evernote-Accounts). Während in den ersten Versionen nur die Erinnerungsfunktion eingebaut war, sieht man inzwischen auch, wie die Notizen, die ein Fälligkeitsdatum erhalten haben, auf Smartphone- und Tablet dargestellt werden. Sehr hübsch ist die Möglichkeit, mit einem kurzen Antippen eine Notiz als “erledigt” aus der Liste zu entfernen.

Auch für das Einstellen der Erinnerungsfunktion hat man sich was einfallen lassen: via ziehen von Punkten oder drehen von Kreisen soll sich die Sache schneller erledigen lassen.

Einstellungen

Wer jetzt schon mal Lust bekommen hat, der kann die neue Beta hier downloaden.

vor verschlossenen Türen

Inzwischen hat Evernote – neben seiner Notizen-Hauptanwendung – eine Vielzahl von zusätzlichen Apps mit Sonderfunktionen veröffentlicht: Evernote Skitch für das Bearbeiten von Screenshots und PDFs, Evernote Connect und Hello für Konferenzen bzw. Visitenkarten, Evernote Food (heute mit einem Update erschienen, um Rezepte aus PDF-Dokumenten lesen zu können) für die Küche, Evernote Penultimate für handschriftliche Zeichnungen usw. – einen ausführlichen Überblick erhält man auf der Homepage von Evernote.

Alle diese Apps benutzen das Hauptprogramm von Evernote, damit man seine Informationen “gebündelt” an einem Ort hat. Aber die mit diesen Softwareprogrammen angelegten Notizen sind meist innerhalb des Hauptprogramms “gesperrt”, das heißt: nicht editierbar. Das ist auch prinzipiell sinnvoll, da die Zusatzprogramme technische Funktionen aufweisen – z. B. das Einscannen einer Visitenkarte mit der automatischen Übernahme der Kontaktdaten in Adressfelder -, die das Hauptprogramm nicht beherrscht. Würde man die Notiz ändern und “zurücksyncen”, brächte das die anderen Apps durcheinander.

Nun kann es sein, dass Sie eine dieser Notizen anderweitig in Evernote integrieren (z. B. die Penultimate-Skizze von Seite 3 soll in das Tagungsnotizbuch) oder mit eigenen Zusätzen versehen möchten. Das klappt, indem Sie die gesperrte Notiz mit einer “normalen” Notiz verbinden. Für unser Beispiel habe ich mal eine Notiz ohne Inhalt angelegt (“Blanko-Notiz”), markiere diese und gleichzeitig markiere ich eine durch die Evernote-Food-App angelegte Notiz:

zusammenführen

Durch Klick auf “Zusammenführen” entsteht eine neue Notiz mit den Inhalten aus beiden Notizblättern – nun aber editierbar:

Notiz ist editierbar

Wie eingangs beschrieben: Das Ursprungsprogramm – hier Evernote-Food – kann mit dieser veränderten Notiz nichts mehr anfangen. Aber die Original-Notiz wurde nur in den Papier-Korb verschoben und kann von dort – als zusätzliche Notiz – wieder reaktiviert werden.

Original-Notiz

Sebastian Matthes berichtet

Sehr ausführlich schildert Sebastian Matthes, Ressortleiter bei der WirtschaftsWoche, seinen Umstieg auf ein einigermaßen papierloses Büro. Nach anfänglichen Bedenken fühlt er sich heute mit seiner neuen Arbeitsweise sehr wohl. Und natürlich ist Evernote eine der Anwendungen, die dabei eine Rolle spielen. Lesenswert (Artikel im Handelsblatt).

Schon gewußt?

1. Im Beitrag über das “Ein-Fenster-Evernote” hatte ich ja beschrieben, wie man schnell man zwischendurch ein gesondertes Notizfenster aufruft. Und da es in diesen Fällen schnell gehen soll, reiche ich noch die ESC-Taste nach. Damit wird das Fenster nämlich sofort wieder geschlossen. Eine spezielle Sicherung, die mit STRG+S möglich wäre, ist in der Regel nicht notwendig, da Evernote ständig Neueingaben sichert.

2. Zum vorherigen Beitrag “Große Dateien trickreich sichern” erreichte über Twitter der Hinweis, dass sich dieses Verfahren auch sehr gut eignet, wenn man Dropbox ohnehin für die Datensicherung größerer Dateien verwendet. Man verlinkt dann auf den entsprechenden Ordner in seiner Dropbox.

3. Über unsere Google+ Community und Twitter wurde ich auf einen Blogbeitrag von seeseekey aufmerksam gemacht: Prinzipiell optimiert Evernote seine Datenbank im Hintergrund, bei vielen Notizen und langem Einsatz kann es aber nicht schaden, diese Optimierung und vielleicht auch die Neuerstellung des Suchindex von Hand anzustoßen. Wie man dazu vorgeht, wird bei seeseekey beschrieben. Ich teile den Eindruck, dass Evernote danach wieder flüssiger läuft (eine Sicherungskopie seiner Evernote-Datenbank sollte man voher machen, einfaches Kopieren des Pfades genügt).

Auto-Link spart Platz

Evernote versucht zum Glück nicht, alle möglichen Dateiformate intern anzuzeigen, sondern beschränkt sich auf Text, HTML, PDF usw. Für andere Formate, z. B. für das Abspielen von Filmen oder die Anzeige von PowerPoint, werden die externen Programme aufgerufen. Damit bleibt Evernote selbst einigermaßen “schlank”, man würde sonst eine ganze Menge überflüssigen Programmcode mitschleppen. Allerdings kann man innerhalb einer Notiz zu Verzeichnissen verlinken (z. B. “C:\Firefox\AppData\…”). Mit einem Klick öffnet sich das Verzeichnis, man muss sich nicht lange durch die Platte “hangeln”. Ich war früher schon einmal darauf eingegangen, dass dies insbesondere praktisch ist, wenn man “exotische” Konfigurationspfade (z. B. die Unterbringung von Word-Vorlagen  oder Makros) nicht immer wieder neu suchen will.

Heute gibt es einige kleine Tricks, um einzelne Dateien mit Evernote aufzurufen. Gerade größere Film- oder Audio-Dateien soll ja ruhig auf der Festplatte oder dem USB-Stick bleiben, sie würden als Anhang in Evernote nur Platz wegnehmen. Dennoch will man die Dateien rasch zur Hand haben – also einfach einen Dateilink in eine Evernote-Notiz einfügen. So kann man vorgehen:

1. Um diesen Link im Explorer zu erhalten, geht man zu der Datei, hält die Shift-Taste gedrückt, und öffnet mit der rechten Maustaste das gewohnte Kontextmenü. Dort gibt es jetzt einen neuen Menüpunkt (durch die gedrückte Shift-Taste): “Als Pfad kopieren”. Damit erhält man in einem Wusch die benötigte Textzeile samt Dateinamen in die Zwischenablage gebeamt.
2. In das gewünschte Evernote-Notizblatt kopieren. Der Link erscheint als reiner Text mit Anführungszeichen, diese löschen.
3. Jetzt die Textzeile markieren (ein Kopieren ist nicht nötig) und “Strg. + K” drücken. Das Evernote-Link-Fenster öffnet sich. Und da Evernote den markierten Text als Erleichterung schon mal in das entsprechende Feld einfügt [1], muss man nur kurz auf “OK” klicken, fertig. Die Datei wird später sofort beim Anklicken geladen bzw. abgespielt.

Auf diese Weise überfrachtet man nicht seinen Evernote-Account und kann die Dateistruktur seiner Festplatten beibehalten, ohne ständig Dateien zu verschieben.

[1] Evernote nimmt diesen Voreintrag nur vor, wenn der markierte Text durch “http://”, “C:\” usw. einen Link andeutet.