La función BUSCARX es una herramienta muy útil que nos permite buscar un valor específico dentro de un rango y luego recuperar el valor correspondiente en otro rango.  Esta función nos ofrece la posibilidad de hacer búsquedas aproximadas o exactas, podremos usar comodines o aplicar expresiones regulares entre otras cosas.

BUSCARX es una función muy versátil que fue diseñada para reemplazar a otras funciones tradicionales de búsqueda como BUSCARV, BUSCARH y BUSCAR.

Disponibilidad

• Excel 365: Si
• Excel 2024: Si
• Excel 2021: Si
• Excel 2019: No
• Excel 2016: No
• Excel 2013: No
• Excel 2010: No
• Excel 2007: No

Sintaxis de la función

La función BUSCARX tiene 3 argumentos obligatorios y 3 argumentos opcionales.

=BUSCARX(valor_buscado, matriz_buscada, matriz_devuelta, [si_no_se_encuentra], [modo_de_coincidencia], [modo_de_búsqueda])

• valor_buscado: El valor que se buscará.
• matriz_buscada: La matriz o rango donde se buscará.
• matriz_devuelta: La matriz o rango que se va a devolver.
• si_no_se_encuentra [Opcional]: Valor que se devolverá si no se encuentra ninguna coincidencia.
• modo_de_coincidencia [Opcional]: Indica el tipo de coincidencia a utilizar
• modo_de_búsqueda [Opcional]: Indica el modo de búsqueda que se desea utilizar.

En los próximos ejemplos daremos mayor detalle sobre el uso de estos argumentos.

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El libro de Excel que vas a descargar tiene cinco calendarios listos para ser impresos:

• Calendario 2026 completo
• Calendario 2026 mensual
• Calendario 2026 mini
• Calendario 2026 semanal
• Calendario 2026 diario

A continuación, se encuentran los links para descargar el archivo de Excel que incluye los calendarios. Solo tendrás que seleccionar el tipo de semana que quieras usar:

• Calendario 2026 en Excel con semana de lunes a domingo
• Calendario 2026 en Excel con semana de domingo a sábado

IMPORTANTE: Al descargar y abrir los archivos en tu computador, Excel habilitará la Vista protegida y mostrará una advertencia por debajo de la Cinta de opciones. Para utilizar adecuadamente el calendario, deberás hacer clic en el botón “Habilitar edición”.

Si no has usado antes el calendario de Excel Total, te recomiendo que leas las secciones que vienen a continuación en las cuales detallaré minuciosamente su contenido y la manera en cómo funciona.

Calendario 2026 completo

El calendario completo es el que muestra todos los meses del año en una sola hoja y será el primer calendario que verás al abrir el archivo.

Cuando imprimas este calendario, obtendrás una hoja con orientación vertical como la que se muestra a continuación:

Calendario 2026 mensual

La segunda hoja del libro de Excel es una versión ampliada de los meses del año, lo que posibilitará imprimir cada mes en su propia hoja con una disposición horizontal.

Una diferencia significativa con el calendario completo es que cada día del año en el calendario mensual está formado por dos celdas.

La celda de arriba muestra el día del mes, mientras que la de abajo es una celda vacía donde se puede escribir cualquier texto que explique las tareas a realizar ese día.

Calendario 2026 mini

El calendario mini presenta los días de cada mes en una fila, lo que nos permite ver todo el año en solo 12 líneas de la hoja.

Al imprimir este calendario de manera horizontal, podrás visualizar todo el año en una sola hoja.

Calendario 2026 semanal

El calendario semanal es una lista que incluye la cantidad total de semanas del año y organiza los días que corresponden a cada semana.

Para el calendario con una semana de lunes a domingo, se utilizó la función ISO.NUM.DE.SEMANA, que implementa el estándar ISO-8601 y que nos da el número de semana correspondiente para cada día del año.

Para determinar el número de semana correspondiente al calendario con una semana de domingo a sábado, se empleó la función NUM.DE.SEMANA.

Calendario 2026 diario

Una de las últimas hojas del libro es la llamada “Diario”, que es un calendario especial, ya que nos deja marcar cualquier día del año con un color distinto.

En la primera columna del calendario aparece un listado con todos los días del año, mientras que en la segunda tenemos la posibilidad de clasificar los días. La categoría se relaciona con algún tipo de actividad o celebración especial, que señalaremos con un color distinto al del resto de los días.

El calendario de 2026 cuenta con doce categorías disponibles, las cuales puedes visualizar al pulsar la lista desplegable que aparece en cualquier celda de la columna “Categoría”.

Las primeras cinco categorías tienen un nombre asignado con anterioridad:  Fiesta, Aniversario, Vacaciones, Importante y Fecha límite. Sin embargo, desde la hoja de Configuración se puede cambiar el nombre de todas las categorías, lo cual veremos más adelante.

Lo esencial de la hoja Diario es que, si seleccionas cualquiera de las categorías disponibles, se marcarán con un color distinto las celdas en la columna Fecha.

Los días en el resto de los calendarios también será resaltados con el mismo color por lo que la hoja Diario tiene una relevancia importante en este calendario 2026.

Ten presente que, para modificar el color de fondo de un día, debes ir al calendario Diario y seleccionar desde allí la nueva categoría.  Tendrás la posibilidad de realizar este cambio siempre que lo necesites.

Si deseas quitar el color de fondo de un día, ir al calendario Diario y seleccionar la celda que muestra la Categoría y pulsar el botón Suprimir para borrar la selección.

La hoja Configuración

La hoja Configuración es la última hoja del libro, y desde ahí tienes la posibilidad de cambiar el nombre de las categorías que aparecen en la lista desplegable de la hoja Diario.

Además, en la hoja Configuración observarás la columna llamada Relleno, que solo se usa para mostrar el color asignado a cada categoría.

En esta edición del calendario, no se puede modificar el color de las categorías ni incrementar el número de categorías.

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Estos ceros a la izquierda son comunes en códigos postales, códigos de producto, números de empleado, etc. Al trabajar con este tipo de datos, habrá ocasiones en las que necesitaremos que Excel deje los ceros al principio del número.

A continuación, revisaremos algunos métodos que tenemos disponibles en Excel para mantener los ceros a la izquierda de un número.

Cambiar el formato de la celda

Una alternativa es cambiar el formato de la celda antes de ingresar los datos. Esto lo logramos seleccionando la celda o el rango y en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, elegimos el formato Texto.

Una vez que la celda tiene el formato Texto, al ingresar el número, Excel mantendrá los ceros a la izquierda.

Excel detectará que la celda tiene en realidad un valor numérico y mostrará un icono de advertencia junto a la celda. Solo debes hacer clic sobre el icono y elegir la opción Omitir error.

Puedes notar que el número está almacenado como texto porque se alinea a la izquierda dentro de la celda.

Anteponer el apóstrofo

Otro método para ingresar un número con ceros a la izquierda es anteponer un apóstrofo (‘) al momento de ingresar el valor en una celda, por ejemplo:

‘0025385

En este caso, el formato de la celda permanece como General, pero Excel interpreta el valor ingresado como una cadena de texto manteniendo los ceros a la izquierda.

De igual manera que en el caso anterior, Excel mostrará el icono de advertencia para avisarnos que ha detectado un número almacenado como texto.

Usar la función TEXTO

Con los métodos anteriores suponemos que los valores están por ser ingresados en la hoja de cálculo, pero si ya tienes una hoja con los valores y quieres pedir a Excel que muestre los ceros a la izquierda respetando un formato especifico, entonces podemos usar la función TEXTO.

La función TEXTO nos ayuda a convertir un número en texto usando un formato específico. El primer argumento será el valor y el segundo argumento será el formato que será aplicado.

Por ejemplo, supongamos que tenemos una lista de valores numéricos que representan códigos postales de 5 dígitos, entonces un formato que nos ayudará a mostrar los ceros a la izquierda será el formato “00000”.

Este formato son cinco ceros que le indican a Excel que queremos formar cadenas de texto de 5 caracteres y si por alguna razón hace falta alguno de esos caracteres, deberá ser insertado un número cero.

La fórmula que nos ayuda a aplica este formato es la siguiente donde se toma el valor de la celda B2 y se le aplica el formato “00000”:

=TEXTO(B2, “00000”)

En la siguiente imagen se muestra una lista de códigos postales donde algunos de ellos tienen 5 dígitos, pero hay otros que solo muestran 4 dígitos porque el cero a la izquierda fue removido por Excel al momento de ingresarlos.

Al momento de ingresar la función TEXTO en la columna C, vemos que se aplica el formato a cada uno de esos valores y aquellos códigos postales que solo se mostraban de 4 dígitos ahora ya muestran el cero a la izquierda.

Observa que los valores de la columna C están alineados a la izquierda porque la función TEXTO nos devuelve una cadena de texto.

Aplicar un formato de celda personalizado

En los ejemplos anteriores, se ha ingresado un número como cadena de texto o se ha generado una cadena de texto usando la función TEXTO. Sin embargo, si queremos modificar solo la apariencia de los valores en la celda sin modificar su valor numérico, entonces podemos aplicar un formato de celda personalizado.

Tomaremos el mismo ejemplo de la sección anterior donde queremos mostrar los códigos postales de 5 dígitos mostrando ceros a la izquierda en aquellos códigos postales que tengan menor cantidad de dígitos.

Usaremos el mismo formato de la sección anterior “00000” pero no usaremos una función de Excel, sino que lo aplicaremos directamente en las celdas y por lo tanto debemos seleccionar el rango de nuestro interés y hacer clic derecho sobre las celdas para elegir la opción Formato de celdas.

Esto mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas donde debemos activar la categoría Personalizada y en el cuadro de texto Tipo debemos ingresar el formato “00000”.

Al aceptar los cambios, se aplicará el nuevo formato a las celdas y los códigos postales que tenían menos de 5 dígitos serán mostrados con un cero a la izquierda.

A diferencia de los métodos anteriores, este cambio ha sido solo visual ya que el valor de la celda permanece intacto y lo puedes ver en la barra de fórmulas donde se seguirá mostrando el número de 4 dígitos.

En el caso específico de nuestro ejemplo con códigos postales, podemos aplicar este mismo formato eligiendo la categoría Especial dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas y en la lista de Configuración regional elegimos la opción Español (España) y se mostrarán los siguientes tipos de formato:

Puedes elegir la opción Código postal y obtendremos el mismo formato para rellenar los ceros a la izquierda como lo hicimos anteriormente.

Los formatos que observas en la categoría Especial obedecen las reglas establecidas de códigos postales, números de teléfono y números de seguro social de los Estados Unidos. Por lo tanto, obtendrás el mismo resultado si eliges la opción de configuración regional Inglés (Estados Unidos).

Con los métodos que hemos revisado en esta ocasión podrás mantener los ceros a la izquierda de cualquier número de manera que se mantenga la consistencia y la legibilidad en los datos.

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Los 4 modos de celda en Excel son los siguientes y que se describen brevemente:

• Listo (Ready): El estado inicial.
• Introducir (Enter): Al ingresar un dato nuevo.
• Modificar (Edit): Al editar contenido ya existente.
• Señalar (Point): Al seleccionar celdas como referencias dentro una fórmula.

Cómo ver el modo de celda

Excel muestra el modo de la celda activa en el extremo izquierdo de la barra de estado. De manera predeterminada se mostrará el modo Listo.

Cuando cambiemos el modo de celda observaremos el nuevo nombre en la barra de estado. En la siguiente imagen se muestra el modo Introducir.

Si por alguna razón no observas el modo de celda en la barra de estado, es posible que esté deshabilitado y solo tendrás que hacer clic derecho sobre la barra de estado para mostrar el menú contextual y activar la opción Modo de celda que generalmente es la primera opción dentro del menú.

Cómo cambiar entre modos de celda

Para muchos usuarios de Excel, incluyendo usuarios que tienen años de usar la herramienta, los modos de celda son algo desconocido y al hacer su trabajo cotidiano pasan por todos los modos de una celda sin darse cuenta.

Cambiar el modo de una celda es algo muy sencillo ya que lo podemos lograr haciendo doble clic en la celda o usando la tecla F2. Esos son los principales métodos para lograr un cambio en el modo de una celda, aunque también podemos usar las flechas de teclado para activar el modo Señalar que revisaremos más adelante.

Podemos concluir que los cambios entre los modos de celda los logramos con:

• El doble clic sobre una celda.
• La tecla F2.
• Las flechas del teclado.

Los detalles de cada modo de celda y la manera en que cambiamos entre un modo y otro lo revisaremos a continuación.

El modo Listo (Ready)

El modo Listo es el modo de celda predeterminado y quiere decir que la celda está lista para recibir cualquier entrada de datos.

Podemos activar diferentes celdas de la hoja y cada una de ellas estará en modo Listo o podemos acceder cualquier comando de la Cinta de opciones y la celda activa seguirá en modo Listo.

A partir del modo Listo podemos cambiar al modo Introducir o al modo Modificar y eso dependerá de varios factores. El primer factor que influye es si la celda está vacía o si ya tiene algún dato.

Si la celda activa está vacía:

• Un doble clic sobre la celda nos llevará al modo Introducir.
• Pulsar la tecla F2 nos llevará al modo Modificar.
• Hacer clic en la barra de fórmulas nos llevará al modo Modificar.

Si la celda activa ya tiene un dato:

• Un doble clic sobre la celda nos llevará al modo Modificar.
• Pulsar la tecla F2 nos llevará al modo Modificar.
• Hacer clic en la barra de fórmulas nos llevará al modo Modificar.

Como puedes observar, la mayoría de las opciones descritas anteriormente nos llevarán del modo Listo al modo Modificar, pero hagamos algunas observaciones adicionales.

Sin importar si la celda está vacía, o si ya tiene un dato, si comenzamos a introducir cualquier carácter con el teclado, la celda entrará inmediatamente al modo Introducir porque Excel interpretará que vamos a ingresar un valor nuevo.

Una vez que la celda está en el modo Introducir o Modificar podemos cambiar todas las veces que lo necesitemos entre estos dos modos de celda pulsando la tecla F2.

La tecla F2 también funciona para cambiar entre los modos Introducir y Modificar si estamos trabajando desde la barra de fórmulas.

El modo Introducir (Enter)

El modo Introducir nos indica que estamos ingresando nuevos datos en la celda y se activa cuando hacemos doble clic sobre una celda vacía o cuando comenzamos a ingresar directamente caracteres con el teclado.

Lo importante de este modo es que, podemos usar las flechas del teclado para finalizar con la captura de datos de la celda excepto cuando hemos ingresado una fórmula ya que las flechas del teclado nos cambiarán al modo Señalar.

Dado que el modo de celda Introducir está hecho para ingresar nuevos datos no tiene la capacidad de edición que encontramos en el modo Modificar que revisaremos a continuación.

El modo Modificar (Edit)

El modo Modificar nos permite usar las flechas del teclado para mover el cursor dentro del contenido de la celda y hacer alguna modificación.

La confusión más frecuente de los usuarios de Excel es cuando se quiere editar una fórmula ya que existe una diferencia en el comportamiento de las flechas del teclado cuando se está en modo Modificar o en el modo Introducir.

Si queremos modificar el texto de una fórmula, la celda debe estar en modo Modificar, pero si queremos usar las flechas del teclado para agregar referencias de celda a la fórmula, entonces la celda debe estar en modo Introducir y debemos pulsar la tecla F2 para ir a ese modo de celda.

El modo Señalar (Point)

El objetivo del modo Señalar es permitirnos insertar referencias dentro de una fórmula, ya sea usando las flechas del teclado o el puntero del ratón.

En caso de usar las flechas del teclado, es importante que la celda esté previamente en modo Introducir. Por el contrario, si usamos el puntero del ratón no es necesario cumplir ese requisito ya que Excel hará el cambio automáticamente y nos dejará incluir fácilmente las referencias con el ratón.

En cualquier caso, debemos insertar las referencias en los lugares adecuados de la fórmula o de lo contrario Excel no nos permitirá realizar dicha acción. Por ejemplo, puedo ingresar el siguiente texto en una celda:

=SUMA

No importa que la celda esté en modo Introducir, no podré usar las flechas del teclado para insertar una referencia ni tampoco podré hacerlo con el puntero del ratón. Las cosas cambian cuando inserto un paréntesis al lado derecho de la función SUMA.

=SUMA(

En ese momento, Excel sabe que podemos ingresar referencias en la fórmula y por lo tanto podemos pasar fácilmente al modo Señalar ya sea con el teclado o con el ratón.

Problemas frecuentes debido a los modos de celda

Los problemas más frecuentes para los usuarios de Excel debido al desconocimiento de los modos de celda se dan al usar ciertos cuadros de diálogo que nos permiten ingresar fórmulas y referencias.

Algunos de los cuadros de diálogo que tienen un campo para ingresar referencias son los siguientes:

• Validación de datos
• Formato condicional
• Administrador de nombres
• Origen de datos de un gráfico

Hagamos un ejemplo con Validación de datos. En la siguiente imagen se observa la configuración de una lista de validación ubicada en la celda D5.

En este momento el origen de la lista hace referencia al rango $B$6:$B$11 y nos hizo falta incluir el valor de la celda B5 por lo que queremos editar la referencia.

Al hacer clic en el cuadro de texto Origen, se coloca un borde punteado sobre el rango B6:B11 y el cursor parpadea al final del texto de la referencia.

Cuando el usuario de Excel desconoce los modos de celda, su intuición le dice que puede usar las flechas del teclado para mover el cursor hasta la referencia $B$6 para cambiarla por el valor $B$5.

Sin embargo, el modo de edición que se muestra en la barra de estado es el modo Señalar por lo que al pulsar una sola vez la flecha izquierda del teclado obtendremos el siguiente resultado:

En lugar de mover el cursor hacia la izquierda dentro del texto de la fórmula, hemos reemplazado por completo la referencia por la celda $A$5 y eso no es lo que queríamos hacer y se debe a que el modo de celda está en Señalar.

Para poder editar con el teclado la referencia del cuadro de texto Origen, necesitamos cambiar el modo de celda a Modificar y para eso pulsamos la tecla F2 una sola vez y el cambio lo podrás observar en la barra de estado.

Una vez que estamos en el modo de celda Modificar, podemos usar las flechas del teclado para mover el cursor dentro del texto de la fórmula y editar la referencia correspondiente.

Excel tiene varios cuadros de diálogo con una función similar a la caja de texto Origen que hemos revisado en esta ocasión y por lo tanto es común tener estos pequeños inconvenientes con los modos de celda al momento de editar una fórmula.

Una vez que entiendes la manera en que Excel se comporta en cada uno de estos modos de celda tu trabajo será mucho más ágil y rápido con la herramienta.

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En Excel existen dos estilos de referencia, el estilo A1 que es el estilo predeterminado en Excel y el que usa la gran mayoría de usuarios y el estilo F1C1 que es menos usado y conocido por la comunidad de usuarios de Excel.

El estilo F1C1 también es conocido como el estilo de referencia R1C1 por su nombre en inglés. La diferencia entre español e inglés se debe a que la letra F en español hace referencia a la palabra fila mientras que en inglés la letra R se refiere a la palabra row.

Ya sea que encuentres documentación sobre el estilo de referencia F1C1 o R1C1 se referirán al mismo sistema.

Nomenclatura de las celdas

El estilo de referencia que decidamos utilizar tiene un impacto directo en la forma en la que nombramos a las celdas. Estamos acostumbrados al estilo de referencia A1 que usa una letra para la columna y un número para la fila.

Por ejemplo, la celda que se encuentra en la segunda columna etiquetada como la columna B y la quinta fila tendrá la referencia B5.

Por el contrario, el estilo de referencia F1C1 no usa letras para las columnas, sino que usa números tanto para las columnas como para las filas. La misma celda del ejemplo anterior (B5) que se encuentra en la quinta fila y la segunda columna tendrá la referencia F5C2.

Observa que en el estilo F1C1 se coloca primero el número de la fila y posteriormente el número de la columna. Además, las letras F y C estarán siempre presentes en una referencia del estilo F1C1 para diferenciar el número de fila y de columna y es algo a lo que deben acostumbrarse los usuarios que utilizan este estilo de referencia.

La siguiente tabla hace una comparación de direcciones de diferentes celdas entre los dos estilos de referencia.

¿Por qué existe el estilo de referencia F1C1?

En el año 1979 se lanzó la primera hoja de cálculo para computadoras personales conocida como VisiCalc. Esa hoja de cálculo usaba el estilo de referencia A1 que conocemos en la actualidad.

En 1982, Microsoft desarrollo una hoja de cálculo llamada Multiplan para competir con VisiCalc, pero tomó la decisión de usar el estilo de referencia R1C1 (F1C1).

Un año después, en 1983 salió al mercado la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que también usaba el estilo de referencia A1. Esta nueva hoja de cálculo se convirtió rápidamente en el líder indiscutible del mercado.

Cuando Microsoft decidió crear Excel implementó el estilo de referencia R1C1 que ya había desarrollado con Multiplan, pero también agregó el estilo de referencia A1 para que fuera sencillo para los usuarios de Lotus 1-2-3 migrar hacia Excel.

Es así como Excel siempre ha tenido los dos estilos de referencia y, aunque el estilo A1 no fue la idea original de Microsoft, se convirtió en el estándar de las hojas de cálculo y de Excel.

Cómo se activa el estilo de referencia F1C1

Para activar el estilo de referencia F1C1 vamos a Archivo > Opciones > Fórmulas y dentro de la sección Trabajo con fórmulas activamos la casilla Estilo de referencia F1C1.

Una vez aplicada esta nueva configuración verás cambios inmediatos en la interfaz de Excel:

1. El cuadro de nombres mostrará una dirección de celda del estilo F1C1.
2. Las columnas estarán identificadas por números.

Si activas una celda diferente con el ratón o el teclado, observarás las direcciones de celda del nuevo estilo de referencia en el cuadro de nombres.

Hasta aquí pareciera que solo hemos cambiado la manera en que nos referimos a las columnas, pero los cambios significativos vienen al momento de crear referencias a otras celdas.

Referencias absolutas en F1C1

Las referencias absolutas en Excel son aquellas que se mantienen fijas aún después de copiar la fórmula a otra celda. En el estilo de referencia A1 logramos ese comportamiento insertando el símbolo $ para fijar la columna y la celda. Sin embargo, en el estilo de referencia F1C1 las direcciones de celda ya son absolutas al usar esta nomenclatura.

Por ejemplo, en el siguiente ejemplo tenemos los valores 5 y 3 en las celdas F1C1 y F1C2 respectivamente y en la celda F1C3 colocamos la siguiente fórmula:

=F1C1+F1C2

Esto hará la suma de los valores 5 y 3 para mostrar el resultado 8 en la celda F1C3.

Ahora, con la celda F1C3 activa, pulso el atajo Ctr+C para copiar la fórmula y la pego en la celda F5C8 y el resultado será el mismo:

Si observas la fórmula de la celda F5C8 verás que es exactamente la misma fórmula que la ingresada en la celda F1C3 lo cual indica que las referencias no se modificaron aún después de haber copiado la fórmula.

Como sabemos, no siempre queremos este comportamiento, sino que a veces queremos que la fórmula se adapte a las nuevas celdas a donde será copiada y para eso usamos las referencias relativas.

Referencias relativas en F1C1

Las referencias relativas en el estilo F1C1 se construyen usando la distancia a partir de la celda activa. Esta es una manera diferente de hacer referencia a otras celdas, pero pronto te acostumbras a este tipo de nomenclatura.

Por ejemplo, si estamos en la celda F1C1 y queremos hacer referencia a la celda F5C3 lo hacemos con la siguiente nomenclatura:

=F[4]C[2]

Lo que esta nomenclatura quiere decir es que, a partir de la celda F1C1 nos moveremos cuatro filas hacia abajo y dos columnas a la derecha. Observa que las referencias relativas usan los corchetes para encerrar el número de filas y de columnas que debemos movernos para llegar a la celda destino.

En este ejemplo nos movimos hacia abajo y a la derecha lo cual ocasiona números positivos dentro de los corchetes. Pero si queremos movernos hacia arriba y a la izquierda, entonces necesitaremos número negativos.

Por ejemplo, activo la celda F5C5 y quiero crear una referencia relativa a la celda que se encuentra 3 columnas a la izquierda y 2 filas hacia arriba, usaré la siguiente referencia F1C1:

=F[-2]C[-3]

Podemos concluir que las referencias relativas en F1C1 funcionan de la siguiente manera:

• Moverse una columna a la derecha: C[1]
• Moverse una columna a la izquierda: C[-1]
• Moverse una fila hacia abajo: F[1]
• Moverse una fila hacia arriba: F[-1]

Recuerda que el movimiento siempre se mide a partir de la celda activa, es decir, a partir de la celda donde colocaremos la referencia. Por lo tanto, cuando usamos referencias relativas, las celdas no tienen una dirección permanente porque su dirección dependerá de la celda que hace la referencia.

En la siguiente imagen, todas las fórmulas tienen una referencia relativa hacia la celda F5C4, y como puedes observar, esa referencia es diferente en cada fórmula porque depende de la posición de la celda que hace la referencia.

Cada referencia indica entre corchetes la cantidad de celdas que hay que moverse para llegar a la celda F5C4. Si el número entre corchetes es positivo indica un movimiento hacia abajo (filas) o hacia la derecha (columnas) y si el número es negativo será un movimiento hacia arriba (filas) o a la izquierda (columnas).

Ejemplo de referencias relativas y absolutas

En la siguiente imagen se muestran los precios y cantidades de una serie de productos que forman parte de las ventas de una tienda.

En la columna Total vamos a insertar una fórmula que haga la multiplicación del precio por la cantidad. Las referencias deben ser relativas para que podamos copiar la fórmula hacia abajo.

En la celda F2C4 ingresamos la siguiente fórmula:

=FC[-2]*FC[-1]

Observa que la letra F se muestra sin corchetes lo que indica que no existe un movimiento de fila, sino que solo nos moveremos de columna.

Una observación importante es que la referencia FC[-2] equivale a escribir F[0]C[-2] con el cero indicando que no habrá movimiento de fila, pero si ingresamos esta última opción, Excel la convertirá automáticamente a FC[-2]. El resultado de la fórmula anterior se muestra en la siguiente imagen:

La primera referencia FC[-2] es la que se encuentra en la misma fila y 2 columnas a la izquierda, que es la columna Precio, y ese valor se multiplica por la celda FC[-1] que se encuentra en la misma fila y 1 columna a la izquierda, que es la columna Cantidad.

Ya que nuestras referencias son relativas, al hacer doble clic en el controlador de relleno de la celda F2C4, se copiará la fórmula hacia abajo dándonos el resultado correcto en cada fila.

Si revisas las fórmulas de la columna Total observarás que todas son idénticas porque en cada fila se hace la misma operación con las celdas de la izquierda y no hay necesidad de modificar las referencias.

Ahora agregaremos el cálculo del impuesto IVA al Total para ejemplificar el uso de las referencias absolutas. En este caso colocaremos el porcentaje del impuesto en la celda F1C8 que será del 15%.

Para obtener el Total más el impuesto, multiplicamos el valor de la columna Total por el porcentaje del IVA de la celda F1C8 y finalmente le sumamos el valor de la columna Total.

=(FC[-1]*F1C8) + FC[-1]

El resultado lo observamos en la siguiente imagen:

Observa la diferencia entre la referencia relativa FC[-1] y la referencia absoluta F1C8 que permanecerá fija al momento de copiar la fórmula en todas las filas de la columna. Hacemos doble clic en el controlador de relleno de la celda F2C5 para copiar la formula hacia abajo.

La fórmula es la misma en todas las celdas de la columna Total + IVA pero se usan los valores adecuados en cada uno de los cálculos.

Referencias mixtas en F1C1

Las referencias mixtas son aquellas que dejan fija ya sea la columna o la fila, pero no ambas al mismo tiempo. Hagamos un resumen del tipo de referencias que podemos crear incluyendo las referencias mixtas.

Concluimos que, en el estilo F1C1, si usamos corchetes estaremos creando una referencia relativa que indica la cantidad de celdas que debemos movernos a partir de la celda activa. Por el contrario, si no usamos corchetes, estaremos dejando la referencia fija, es decir, una referencia absoluta.

Beneficios del estilo de referencia F1C1

Este artículo no tiene la finalidad de declarar a un estilo de referencia como el mejor. Es un hecho que el estilo A1 es el estándar en las hojas de cálculo y no será reemplazado por el estilo F1C1.

Sin embargo, podemos encontrar un beneficio que nos da el estilo de referencia F1C1 y que es la facilidad de automatizar la creación de fórmulas sin tener que lidiar con las letras del alfabeto.

Este beneficio no es para cualquier usuario de Excel, sino solo para aquellos que saben programar en VBA. Por ejemplo, el siguiente código nos ayuda a crear fácilmente 900 fórmulas en la columna 4 que multiplica por 2 el valor ubicado en la columna 3.

For i = 1 To 900

    Cells(i, 4).FormulaR1C1 = "=RC[-1]*2"

Next i

Trabajar solo con números en lugar de letras y números nos ofrecerá una gran ventaja al momento de automatizar la creación de fórmulas.

Es importante que, aunque no seas programador de Excel, sepas de la existencia del estilo de referencia F1C1 ya que podrías ser sorprendido si alguna vez te encuentras con un equipo donde Excel utilice dicho estilo de referencia.

Recuerda que el mejor estilo de referencia será siempre el que te facilita tu trabajo cotidiano y te hace más productivo en Excel.

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Aunque Excel puede abrir y trabajar con diversos formatos de archivo, la recomendación es siempre utilizar los formatos actuales que son los siguientes:

Todos estos formatos, a excepción del formato XLSB, implementan el estándar Office Open XML (OOXML) que contiene principalmente datos basados en XML.

Explorando el formato Office Open XML

Si tienes curiosidad de saber cómo está organizado en su interior un archivo de Excel en formato OpenXML puedes hacer la siguiente prueba.

Cambia la extensión de cualquier archivo XLSX por ZIP. Esto permitirá abrir el archivo con la herramienta de descompresión de Windows y al descomprimido encontrarás 3 carpetas: _rels, dosProps y xl.

Dentro de la carpeta xl encontrarás otra carpeta llamada worksheets la cual contendrá un documento XML para cada una de las hojas del libro de Excel.

De esta manera los nuevos formatos de archivo de Excel cumplen con el estándar OpenXML que permite que otras aplicaciones puedan leerlos o inclusive crear archivos compatibles con Excel.

Otros formatos de archivo de Excel

A parte de los formatos de archivo de Excel modernos, es posible abrir o guardar los datos en un formato antiguo de Excel que se describen a continuación.

BIFF son las siglas de Binary Interchange File Format que significa Formato de archivo de intercambio binario y es el estándar usado en versiones previas de Excel donde los datos se almacenaban en un formato comprimido y no legible.

En la actualidad, solo el formato de libro binario XLSB usa un estándar similar conocido como BIFF12 que es diferente a los estándares BIFF5 y BIFF8 que se observan en la tabla anterior.

Considera que, al abrir un archivo de Excel creado en una versión anterior se activará el Modo de compatibilidad. Eso significa que Excel hará todo lo posible por preservar el formato anterior y no permitirá usar nuevas funciones de Excel que sean incompatibles con dicho formato.

Si vas a enviar un archivo a una persona que no tiene una versión de Excel reciente, sino que tiene Excel 2003 o Excel 97, tendrás que guardar los datos en una de esas versiones de Excel para que pueda ser leído y modificado por la otra persona.

Formatos de archivo de texto

El texto es un formato ampliamente utilizado para el intercambio de datos y por tal motivo Excel nos permite guardar y abrir los datos en dicho formato.

Unicode es un estándar que define un número único para cada carácter de texto, independientemente de la plataforma, el dispositivo o el idioma, lo que permite la representación y el procesamiento de textos en diferentes idiomas y sistemas de escritura.

Unicode utiliza diferentes esquemas de codificación, como UTF-8, UTF-16 y UTF-32, para representar los caracteres. UTF-8 es el más común en Internet y en muchos lenguajes de programación.

ANSI y UTF-8 son dos métodos distintos para codificar caracteres de texto en archivos, aunque comparten la similitud de utilizar el alfabeto ASCII.

ANSI no es compatible con todos los caracteres y símbolos de todos los idiomas, ya que solo puede representar un subconjunto de los caracteres Unicode. 

UTF-8 es una codificación de caracteres que utiliza la representación Unicode. Unicode es un estándar que asigna un código único a cada carácter de todos los idiomas del mundo.

Formatos de archivo XML

Los archivos XML (Extensible Markup Language) son un formato de archivo basado en texto que se utiliza para representar datos estructurados de manera que sean leídos tanto por humanos como por máquinas.

Dada su importancia, Excel permite abrir y guardar archivos en este formato.

XMLSS también conocido como XML Spreadsheet 2003 es un formato basado en XML que se introdujo en Excel 2003 y consiste en un único archivo, sin comprimir e incapaz de almacenar todas las características presentes en una hoja de cálculo de Excel.

Una hoja de cálculo Open XML estricta implica que se deben seguir las reglas de validación de XML de manera rigurosa, evitando cualquier tipo de elemento o propiedad no estándar.

La estricta adhesión a los estándares Open XML garantiza que el archivo pueda ser abierto y utilizado por una amplia variedad de aplicaciones, incluso las que no son desarrolladas por Microsoft.

Aunque el formato estricto es el que más se apega a los estándares, no es el formato por defecto de los archivos de Excel.

Otros formatos de archivo

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O un libro que sabes que has abierto anteriormente en Excel pero por más que buscas ya no recuerdas donde está guardado.

Una manera fácil de encontrar esos documentos es ir a la sección Libros recientes que no es una funcionalidad exclusiva de Excel sino de todas las aplicaciones de Office.

Lista de libros recientes

Para acceder a la lista de libros recientes, lo podemos hacer desde la pantalla de Inicio que se muestra al momento de abrir Excel, pero si ya tienes abierta la aplicación, entonces debemos hacer clic en la pestaña Archivo.

Esto nos llevará a lo que conocemos como la vista Backstage y en la parte inferior del panel derecho verás los archivos con los que has trabajado recientemente. Para abrir cualquier documento de la lista, será suficiente con hacer clic en su nombre.

Puedes usar la barra de desplazamiento vertical de la ventana para moverte hacia abajo y ver la lista completa de libros y, si aún existen más libros, puedes hacer clic en el enlace Más libros que se mostrará en la esquina inferior de la ventana.

Al hacer clic en Más libros se mostrará el panel del comando Abrir donde tendremos acceso a la lista completa de libros abiertos recientemente en Excel.

Lista de carpetas recientes

A diferencia de la pantalla inicial, el panel del comando Abrir nos da también el acceso a las carpetas recientes, es decir, obtiene las ubicaciones de los libros abiertos recientemente y nos muestra esas carpetas.

Al hacer clic en cualquiera de las carpetas de la lista, se mostrarán los archivos que contiene.

Cantidad de libros y carpetas recientes

De manera predeterminada, Excel mantendrá una lista de los 50 libros abiertos recientemente y de las 50 carpetas usadas recientemente.

Para modificar esa cantidad, debes ir al panel izquierdo de la ventana y hacer clic en Opciones y en el panel izquierdo hacer clic en Avanzadas y en seguida debemos buscar la sección Presentación donde encontraremos la opción que nos permite indicar el número de libros recientes que queremos mostrar.

En la imagen anterior se observa una opción llamada Obtener acceso rápidamente a este número de libros recientes. Si habilitamos esa opción, se modificará el panel izquierdo de la vista Backtage agregando un acceso rápido a esa cantidad de libros.

Debes tener cuidado con esta opción para no congestionar la lista de comandos que se muestran en el panel. Aunque si se reduce demasiado el espacio, Excel mostrará solo el primer archivo y enseguida la opción Más… para acceder al resto de libros.

Lista de libros favoritos

Si en tus actividades cotidianas abres una gran cantidad de libros de Excel, entonces pronto llenaras la lista de archivos recientes y se podría dificultar encontrar aquellos archivos que consultas con mayor frecuencia.

La solución para este problema es marcar un archivo como favorito lo cual ocasionará que se agregue a una lista adicional donde siempre tendrás acceso directo.

Para marcar un archivo como favorito, debes encontrarlo en la lista de archivos recientes y al colocar el puntero del ratón por arriba de su nombre verás un icono en forma de estrella el cual deberás pulsar.

Recuerda que la lista de archivos favoritos la encontramos tanto en el panel del comando Inicio como en el panel del comando Abrir.

Una vez que hemos agregado un archivo a favoritos podremos acceder a él fácilmente en la sección Favoritos y además observaremos que el icono de estrella se resalta de un color diferente.

El libro permanecerá en la lista de archivos recientes y lo podrás identificar porque el icono de estrella hará que resalte de los demás, pero si llegamos a perderlo de vista tenemos la seguridad de encontrarlo siempre en la sección Favoritos.

Para remover un archivo de Favoritos, puedes hacer clic de nuevo sobre el icono de estrella o hacer clic derecho sobre su nombre y elegir la opción de menú Quitar de favoritos.

Borrar libros recientes

Si por alguna razón quieres eliminar alguno de los libros de la lista de archivos recientes, debes hacer clic derecho sobre el nombre para mostrar el menú emergente y seleccionar la opción Quitar de la lista.

Si lo que deseas es limpiar toda la lista de libros recientes, debes asegurar de abrir el panel del comando Abrir y en seguida hacer clic derecho en cualquiera de los archivos mostrados y elegir la opción Borrar elementos no favoritos.

Se mostrará un mensaje de advertencia de Excel preguntando si estamos seguros de quitar todos los elementos no favoritos de la lista. Hacemos clic en el botón Si para completar la acción.

Recuerda que la lista de libros recientes también está disponible en el panel del comando Inicio, pero la opción Borrar elementos no favoritos solo estará disponible cuando accedemos la lista de libros recientes desde el panel del comando Abrir.

Además, considera que con este comando no se eliminarán aquellos archivos que estén marcados como Favoritos por lo que, si quieres eliminar absolutamente todos los libros, tendrás que removerlos primero de la lista de Favoritos, o de lo contrario tendrás que eliminar los libros favoritos uno por uno.

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La mayoría de los usuarios de Excel conocen este espacio porque siempre muestra la dirección de la celda activa, pero hoy te mostraré varios usos que podemos dar al cuadro de nombres.

A continuación, encontrarás el listado de tareas que podemos hacer utilizando el cuadro de nombres, pero recuerda que dichas tareas no son exclusivas del cuadro de nombres, sino que algunas las podemos realizar utilizando otros comandos de Excel.

La intención de este artículo es que conozcas las posibilidades de uso del cuadro de nombres y puedas decidir si dicho método es útil para realizar tu trabajo en Excel.

1. Mostrar la dirección de la celda activa

El cuadro de nombres siempre muestra la dirección de la celda activa, es decir, la dirección de la celda que está seleccionada en la hoja actual. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra que la celda B3 está seleccionada y el cuadro de nombres muestra su dirección:

2. Conocer el número de filas y columnas del rango seleccionado

Al seleccionar más de una celda en la hoja, el cuadro de nombres mostrará la cantidad de filas y columnas de dicha selección. Esta información se muestra al momento de hacer la selección, es decir, mientras el botón izquierdo del ratón aún está pulsado.

La siguiente imagen muestra la información desplegada en el cuadro de nombres mientras selecciono el rango B3:E10.

La leyenda 8F x 4C nos indica que hemos seleccionando un rango de 8 filas y 4 columnas. Al momento de soltar el botón izquierdo del ratón, el cuadro de nombres volverá a mostrar la dirección de la celda activa.

3. Activar una celda

Es posible cambiar la celda activa insertando la nueva dirección en el cuadro de nombres y pulsando la tecla Enter. Por ejemplo, si la celda A1 está activa y quieres moverte a la celda X35, puedes ingresar dicha dirección en el cuadro de nombres y pulsar Enter.

También podemos utilizar esta técnica para navegar entre celdas de diferentes hojas. Por ejemplo, si estoy en la Hoja1 y quiero activar la celda X35 de la Hoja2, puedo ingresar la referencia Hoja2!X35 en el cuadro de nombres y pulsar Enter.

Recuerda que las referencias a celdas de otras hojas siempre deben incluir el nombre de la hoja seguido del símbolo de exclamación (!) y en seguida la dirección de la celda.

4. Seleccionar un rango de celdas

Si ingresas la dirección de un rango en el cuadro de nombres y pulsas la tecla Enter, se hará la selección de dicho rango en la hoja actual. Por ejemplo, después de ingresar B5:D8 y pulsar Enter, obtendrás el siguiente resultado:

Con esta técnica puedes seleccionar rangos discontinuos de celdas con solo separarlos por una coma (o punto y coma dependiendo de la configuración regional de tu equipo). En la siguiente imagen puedes ver que he ingresado la referencia A1:A5, C3:C8 y al pulsar la tecla Enter obtendré el siguiente resultado:

Si te estás preguntando si debes utilizar la coma (,) o el punto y coma (;) para separar las direcciones de los rangos, la respuesta es que debes emplear el mismo carácter utilizado para separar los argumentos de las funciones de Excel.

5. Seleccionar la fila o columna actual

Es posible utilizar el cuadro de nombres para seleccionar rápidamente la columna o fila actual. Suponiendo que la celda activa es la celda B2, ingreso la letra F en el cuadro de nombres y pulso la tecla Enter para seleccionar la fila actual como se muestra en la siguiente imagen:

Por el contrario, si quiero seleccionar la columna actual debo ingresar la letra C y pulsar Enter.

En caso de que tengas Excel en inglés, deberás utilizar las letras R o C para seleccionar la fila (Row) o columna (Column) actual respectivamente.

6. Asignar un nombre a una celda o rango

Asignar un nombre a una celda o un rango facilita en gran medida su inclusión en cualquier fórmula y es posible utilizar el cuadro de nombres para realizar dicha asignación.

Para asignar un nombre a una celda o rango, comenzamos por seleccionar la celda (o rango) y en el cuadro de nombres introducimos el nombre. Por ejemplo, seleccionaré la celda B3 y en seguida colocaré el nombre TasaInteres en el cuadro de nombres y pulsaré la tecla Enter.

De ahora en adelante puedo utilizar el nombre TasaInteres dentro de mis fórmulas para hacer referencia a la celda B3.

Una ventaja de utilizar nombres en Excel es que, podemos cambiar la ubicación de la celda que contiene el valor numérico de la tasa de interés y no será necesario modificar cada una de las fórmulas que hacen referencia al nombre TasaInteres.

7. Moverse a un nombre existente

Una vez que has creado un nombre para una celda o rango, podrás moverte fácilmente hacia esa celda con tan solo ingresar su nombre en el cuadro de nombres y pulsar Enter.

De manera predeterminada, la definición de un nombre es válida para todo el libro, por lo tanto, podrás estar en cualquier hoja e ingresar el nombre para que Excel te lleve a esa ubicación.

8. Mostrar la lista de rangos nombrados

El cuadro de nombres nos facilitará el acceso a la lista de nombres que hemos creado en nuestro libro. Solo debes hacer clic en la flecha que se muestra en el extremo derecho del cuadro de nombres.

Como resultado se mostrará el listado de nombres en nuestro libro y será suficiente con seleccionar cualquiera de ellos para ir a la celda a la cual hace referencia.

9. Mostrar el código de una macro

Si tienes una macro en tu libro de Excel, puedes mostrar fácilmente su código si colocas el nombre de la macro en el cuadro de nombres y pulsas Enter. Se abrirá el Editor de Visual Basic mostrando el código de la macro indicada.

El cuadro de nombres pareciera tener poca importancia en la interfaz de Excel y muchas veces pasa desapercibido para los usuarios, pero es evidente que puede ayudarnos a realizar varias tareas que simplificarán nuestro trabajo en la hoja de cálculo.

Practica con cada uno de los ejercicios anteriores y tendrás un dominio total del cuadro de nombres en Excel.

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La razón es porque las fechas pueden ser representadas de diferentes maneras, es decir, pueden aparecer en formatos diferentes, pero seguir siendo una fecha válida en Excel.

Algo similar sucede con las horas y por eso es importante comprender cómo funcionan estos formatos porque podrás ahorrarte muchas dificultades al trabajar con este tipo de datos.

El propósito de esta guía es darte todos los detalles sobre la creación y la gestión de las fechas y horas en Excel.

Comenzaremos explicando la manera en que funciona el sistema de fechas y horas en Excel ya que esa es la razón por la cual una misma fecha puede mostrarse sin ningún problema en diferentes formatos.

Las fechas y horas en Excel son números

Todos supondríamos que, al ingresar una fecha en una celda de Excel, de alguna manera se almacenaría el día, el mes y el año en el valor de la celda.

Sin embargo, eso no sucede así. El sistema de fechas en Excel funciona de una manera muy diferente a la que todos supondríamos.

Los creadores de la hoja de cálculo decidieron que la primera fecha válida en Excel sería el 1 de enero del año 1900 y a esa fecha le asignaron el número 1.

Cualquier fecha que ingresemos en Excel será interpretada como la cantidad de días transcurridos desde 1 de enero de 1900 y por lo tanto la fecha estará representada como un número entero.

Para demostrar este comportamiento haremos la siguiente prueba.

1. En la celda A1 ingresa el número 1 y asegúrate de dejar activa la celda.
2. En la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, abre la lista de Formatos y elige la opción Fecha corta.

Puedes notar que, desde el menú desplegable de formatos, debajo de la opción Fecha corta, se muestra la fecha 01/01/1900 que indica la manera en que se visualizará el número 1 después de aplicar el formato.

En el momento en que efectuamos el cambio eligiendo la opción Fecha corta, el valor de la celda A1 dejará de mostrarse como el número 1 y se mostrará como 01/01/1900.

Otra prueba que podemos hacer es tomar una lista de fechas y cambiarles el formato a General. En la siguiente imagen se observa una lista de fechas en la columna A y se ha hecho una copia de los datos en la columna B.

En seguida seleccionamos los valores de la columna B y en la pestaña Inicio, dentro de la lista desplegable de Formatos, elegimos la opción General y como resultado tendremos los valores numéricos de cada una de las fechas.

Algo similar pasa con las horas, pero lo diferencia es que las horas son números decimales entre 0 y 1 donde el medio día tendrá el valor 0.5.

En la siguiente imagen se observan las horas del día en la columna A con una separación de 1 hora entre cada una. En la columna B se ha hecho la misma prueba anterior copiando los valores de la columna A y posteriormente cambiando el formato a General para ver claramente los valores decimales de cada una de las horas.

El hecho de que las fechas en Excel sean números enteros y las horas sean números decimales, le facilita en gran medida a la herramienta los cálculos con esos datos.

Sin embargo, los desarrolladores de Excel sabían muy bien que, aunque la hoja de cálculo usara valores numéricos para esos datos, los usuarios necesitaríamos de un formato más amigable para las fechas y las horas porque sería muy ineficiente que nos tuviéramos que aprender los números que usa Excel.

Es así como surgen los diferentes formatos de fecha y hora en Excel los cuales nos permiten representar esos valores numéricos con un formato más familiar y amigables para los usuarios.

Cómo ingresar fechas en Excel

Excel reconoce varios formatos de fecha los cuales enlistamos a continuación. Estos formatos no aplican para la versión de Excel en inglés ya que en dicho idioma generalmente se ingresa primero el mes seguido del día.

Debes saber que, una cosa es ingresar una fecha con alguno de los formatos reconocidos por Excel y otra cosa diferente será que Excel muestre la fecha en ese formato.

Es importante ingresar las fechas en formatos reconocidos por Excel para que el dato sea interpretado como una fecha válida o de lo contrario Excel lo interpretará como una cadena de texto que no podrá ser incluida en cálculos con fechas.

Después de haber ingresado la fecha correctamente podremos preocuparnos por darle el formato que necesitamos.

Fechas con una diagonal

El primer grupo de formatos usa la diagonal para separar el día, mes y año.

Fechas con un guion medio

Estos formatos usan el guion medio como el separador del día, mes y año.

Lo más común es ingresar las fechas en Excel usando alguno de los formatos previamente mencionados, aunque existen algunas otras alternativas que mencionaremos a continuación.

Fechas sin ingresar el año

Es posible ingresar en una celda solo el día y el mes de una fecha y Excel supondrá que nos estamos refiriendo a una fecha del año actual y hará la interpretación correspondiente.

Estos son los formatos que recomendamos para ingresar una fecha en Excel, pero eso no significa que serán los únicos formatos en los que podremos desplegarla.

Lo importante es ingresar los datos de manera que Excel los reconozca fechas válidas y posteriormente podremos modificar su formato para que se muestren en la celda tal como lo necesitamos.

Formato de fechas en Excel

Una vez que hemos ingresado los datos de manera correcta y que Excel los ha reconocido como fechas válidas, entonces podemos aplicarles los formatos de fecha disponibles.

Los formatos de fecha que tenemos siempre disponibles los encontrarás en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, en la lista desplegable de formatos.

Tenemos el formato de Fecha corta que separa con una diagonal el día, el mes y el año el cual estará formado por cuatro dígitos.

Por otro lado, tenemos el formato de Fecha larga que nos dará el nombre del día seguido del número del día, el nombre completo del mes y el año.

Si estos formatos no cumplen con tus requerimientos, deberás hacer clic derecho sobre la celda que contiene la fecha y elegir la opción Formato de celdas que abrirá un cuadro de diálogo y en la pestaña Número debemos elegir la opción Fecha para ver las opciones disponibles.

En la parte superior de la lista, y antecedidos por un asterisco (*), encontramos los dos formatos que están disponibles en el menú de la pestaña Inicio.

A partir de esos dos formatos “predeterminados” podrás ver la lista de formatos disponibles que cambian por el carácter que se usa como separador de los días, meses y años.

También encontrarás variantes donde se antepone un cero a los días o meses de un solo dígito o formatos que usan el año con cuatro o dos dígitos. Así mismo encontrarás algunas variantes del Formato largo.

Por lo general, estas opciones serán suficientes para cubrir las necesidades de formato de las fechas en Excel, pero si tuvieras algún requerimiento muy específico, tendrías que acudir a la categoría Personalizada donde podrás encontrar algunas opciones adicionales o construir tu propio formato de fecha.

Para aprender a escribir el código del formato personalizado de fechas debes consultar el artículo Formato personalizado de celdas en Excel.

Cómo ingresar horas en Excel

Al igual que las fechas, podemos ingresar las horas de diferentes maneras. A continuación, mencionamos los formatos que recomendamos utilizar para esta tarea.

Recuerda que lo primordial es que Excel reconozca el dato como una hora y posteriormente podremos darle el formato que necesitamos.

Formato de 24 horas

En este formato las horas del día se representan de 0 a 23 y no es necesario usar ningún tipo de abreviaturas.

Formato de 12 horas

En esta medición del tiempo, las 24 horas del día se dividen en dos periodos: ante meridiem (a. m.) y post meridiem (p. m.). Se necesita emplear la abreviatura am/pm para distinguir los periodos.

Recuerda que usar estos formatos nos garantiza que Excel los identificará como horas válidas.

Es muy probable que después de ingresar las horas, Excel les aplique un formato estándar el cual podremos modificar posteriormente.

Formato de horas en Excel

Después de ingresar una hora podemos dar un formato con las opciones disponibles en Excel.

El primer formato que tenemos disponible lo encontramos en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, y dentro de la lista desplegable de Formatos bajo el nombre Hora.

Esta opción aplicará un formato de 12 horas y desplegará los segundos. Si este no es el formato que deseas aplicar, puedes hacer clic derecho en la celda que contiene la hora y elegir la opción Formato de celdas.

La primera opción, identificada con un asterisco (*), es el formato predeterminado y por debajo encontrarás algunas variantes en formato de 24 o 12 horas.

Todas estas opciones de formato muestran los segundos y, si quieres ocultarlos, será necesario acudir a la categoría Personalizada donde encontrarás algunas alternativas adicionales de formato.

Para dominar la creación de formatos personalizados te recomendamos consultar el artículo Formato personalizado de celdas en Excel.

Fecha y hora en la misma celda

Ya que las fechas en Excel son números enteros y las horas son decimales, Excel puede almacenar en una celda tanto la fecha como la hora.

Para ingresar este tipo de dato en Excel debemos seguir una regla muy básica:

1. Ingresamos la fecha en un formato válido en Excel
2. Insertamos un espacio en blanco
3. Ingresamos la hora con un formato válido en Excel

Un ejemplo de texto que podríamos ingresar sería el siguiente:

25/08/2025 17:35

Como resultado obtendremos una celda que muestra tanto el día como la hora.

Si por alguna razón Excel no muestra la fecha y la hora en la misma celda, será necesario buscar y aplicar el formato adecuado.

Haz clic derecho en la celda y elige la opción Formato de celdas y en seguida vamos a la categoría Personalizada donde debemos buscar el siguiente formato:

dd/mm/aaaa hh:mm

Una vez que hayamos aplicado este formato Excel mostrará la fecha y la hora en la misma celda.

Puedes modificar un poco el formato personalizado en caso de que quieras mostrar los segundos:

dd/mm/aaaa hh:mm:ss

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El archivo descargado incluye cinco formatos de calendario listos para usar e imprimir. Estos formatos son:

• Calendario 2025 Completo
• Calendario 2025 Mensual
• Calendario 2025 Mini
• Calendario 2025 Semanal
• Calendario 2025 Diario

Puedes obtener el calendario 2025 en Excel a través de los siguientes enlaces, según el tipo de semana que prefieras:

☛ IMPORTANTE: Ya puedes descargar el Calendario 2026 de Excel Total.

• Calendario 2025 con semana de lunes a domingo
• Calendario 2025 con semana de domingo a sábado

Este calendario conserva el mismo diseño y funcionalidad que en años anteriores, por lo que, si ya lo has utilizado antes, te resultará sencillo adaptarte nuevamente.

Si es tu primera vez usando esta plantilla, te sugiero leer cuidadosamente las secciones explicativas que se muestran a continuación para comprender su funcionamiento detallado.

Calendario 2025 Completo

Al abrir el archivo de Excel, encontrarás una hoja denominada “Completo” que presenta todos los meses del año en un solo lugar.

Esta hoja de Excel puede imprimirse en orientación vertical, obteniendo así un calendario con el siguiente formato:

Este diseño te ofrece una vista general de los doce meses, lo que facilita la revisión rápida de los eventos planificados a lo largo del año.

Calendario 2025 Mensual

La segunda hoja contiene el calendario mensual, ideal para imprimir cada mes del año en una página independiente con orientación horizontal.

Este calendario se caracteriza por incluir dos celdas para cada día, lo que permite añadir breves notas o textos en cada jornada.

En la celda superior se muestra la fecha, mientras que la celda inferior permanece vacía para que puedas escribir cualquier palabra o mensaje que necesites.

Calendario 2025 Mini

La tercera hoja del archivo, llamada “Mini”, presenta un calendario compacto que muestra todos los días del año distribuidos en solo 12 filas.

Cada fila corresponde a un mes, comenzando con el primer día del mes ubicado en su respectivo día de la semana y continuando hasta el último día de ese mes.

En este diseño, las columnas correspondientes a sábados y domingos están resaltadas con un color diferente, facilitando la distinción entre semanas.

Se sugiere imprimir este calendario en orientación horizontal para que sea más sencillo visualizar todos los meses de un vistazo.

Calendario 2025 Semanal

Si necesitas identificar a qué semana del año pertenece cada día, el calendario semanal será una herramienta muy útil. En este calendario, los días del año están organizados según el número de semana al que pertenecen.

Es importante destacar que la distribución de las semanas sigue estándares específicos. Por ejemplo, el calendario de lunes a domingo utiliza el estándar ISO-8601, implementado mediante la función ISO.NUM.DE.SEMANA.

Por otro lado, para el calendario de domingo a sábado, se ha utilizado el resultado proporcionado por la función NUM.DE.SEMANA.

Calendario 2025 Diario

El calendario Diario es una lista de todos los días del año que, aunque parece simple de crear, ofrece una funcionalidad única que puede influir en el resto de los calendarios.

La primera columna muestra la fecha de cada día, mientras que la segunda incluye una lista desplegable que te permite seleccionar una categoría para ese día.

Las opciones de esta lista te permitirán marcar los días con una festividad o actividad especial, que se destacará con un color distinto en todos los calendarios.

Entre las opciones iniciales de la lista se encuentran Festivo, Aniversario, Vacaciones, Importante y Fecha límite. Las siguientes categorías se presentan con nombres genéricos como Categoría 6, Categoría 7, etc.

Cada una de estas categorías es totalmente personalizable, lo que veremos más adelante. Lo esencial es saber que, al elegir una categoría, el día se resaltará con un color diferente en todos los calendarios.

Los días con una categoría asignada serán destacados del mismo color en todas las versiones del calendario. Si deseas eliminar la categoría de un día, solo debes seleccionar la celda correspondiente y presionar la tecla Suprimir.

La Hoja Configuración

La hoja de Configuración te permite modificar los nombres de las categorías que conforman la lista desplegable en la hoja Diario.

Para cambiar un nombre, simplemente edita el texto en la celda correspondiente bajo la columna “Categoría”, y el cambio se reflejará automáticamente en las listas desplegables de la hoja Diario.

En esta hoja también podrás ver los colores asignados a cada categoría, aunque estos solo sirven como ayuda visual, ya que no es posible cambiar los colores de las categorías.

En esta versión del calendario, no se puede agregar más categorías, por lo que tendrás un máximo de 12 categorías para organizar tus eventos o fechas relevantes.

El calendario 2025 de Excel Total ha sido creado con el propósito de ayudarte a gestionar mejor tus actividades diarias, y esperamos que sea útil para ti.

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