mini aplicaciones en Excel

Control de Capital Binarias (IqOption)

2022-06-02T21:46:00.006-03:00

En este artículo vamos a ver cómo crear una plantilla que nos servirá principalmente para llevar nuestra Gestión de Capital en el mundo de las Opciones Binarias o puede ser en FOREX, también. Está nos servirá tanto como para cuentas de práctica como reales, aunque nosotros lo recomendamos para la práctica. Esto es porque para cuentas reales puede ser tan compleja como se quiera. La plantilla que vamos a crear es solo para gestionar el capital, pero también podría servir para plan de trading, aunque en principio no está pensado para tal fin porque le podrían faltar algunos elementos.

La idea principal es crear una plantilla que sea tipo dashboard “cuadro de control” que no sea tan compleja y complicada de rellenar, así como de ver o sacar nuestras conclusiones. Esto se aclara ya que en internet encontraran muchas plantillas para estos fines, pero utilizan muchos elementos en pantalla, o muchos campos y complica un poco el seguimiento, control y llenado. “No son minimalistas” por decirlo así.

Por otro lado, buscamos este ejemplo práctico con el fin de contribuir al blog y mostrar cómo se puede construir y con qué elementos, otra aplicación útil.

El video relacionado estará cargado muy pronto en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Pueden revisarlo en el siguiente link o click en la imagen.

El ejemplo se buscó para ser utilizado con la plataforma IqOption (link de referido), en la cual se puede operar con opciones binarias y que es una de la más conocidas (nosotros no podemos decir si es mejor o peor). Nos pareció que por su simpleza era un buen punto de partida para nuestra plantilla. Es por eso que nos inspiramos de los colores Rojo (transacciones perdidas) y Verde (transacciones ganadas).

Tengan en cuenta que, en estas plataformas, si se trabaja con la cuenta Real, su capital está en riesgo. De ninguna manera estamos recomendando que la utilicen. Sin embargo, si así fuera le damos una posible herramienta que puede construir con sus habilidades en Excel.

Construcción de la Plantilla y Funcionamiento

PASO 1:

Aquí vamos a tener en cuenta las consideraciones iniciales, supuestos y restricciones de nuestra pequeña plantilla.

Básicamente nuestra plantilla llevará una cuenta de las transacciones: las ganadas y las perdidas.
Es importante tener en cuenta que para la psicología del trading es mejor verlo como cantidad de operaciones perdidas y no como cantidad monetaria. Por lo menos así lo veremos para nuestra plantilla.
Igualmente, importante es tener un objetivo de ganancia diaria, esto si lo podemos ver en términos monetarios.
Debe haber un límite de operaciones diarias, ya sea ganadas o perdidas. Así como también para la cantidad máxima de operaciones perdidas, y la ganancia máxima diaria. Todo esto se define de acuerdo a la estrategia de trading que tenga cada persona.
Como está plantilla está fuera de la plataforma, lo importante es llevar un registro pero que no sea tan engorroso para la carga. Es por eso que la cantidad de datos introducidos en la carga debe ser mínima. El aspecto visual también es importante. Todo eso para que nos aporte VALOR de alguna manera y podamos sacar datos valiosos que nos sirvan para afinar nuestras operaciones.
Por supuesto, que para que no sea todo manual vamos a introducir algunas pequeñas automatizaciones a través de las macros o el código VBA.

PASO 2:

Vamos a la obra. Aquí veremos cómo nos quedó:

Partes de la plantilla:

Fecha actual.
Numero de operaciones máximas, en este caso pensamos en 10 como máximo pero pueden ser más. Es importante pensar que no es bueno realizar tantas operaciones diarias por varios motivos, algunos de ellos son : cansancio, que con las horas cambia el comportamiento del mercado, etc.
Tenemos una celda con la ganancia máxima del día. O más bien esperada según nuestro plan de trading. Luego de cubrir esta ganancia ya no es recomendable operar, de acuerdo a nuestro plan de trading.
Cantidad máxima de operaciones pérdidas diarias. Luego de tener esta cantidad de pérdidas ya no e es recomendado operar. De acuerdo a nuestro plan de trading.
Luego a la derecha un resumen de las operaciones pérdidas, y la suma monetaria de las ganadas. Nos pareció importante mostrarlo así para ayudar a la psicologia del trading. Entonces por ejemplo, más allá que hayamos tenido un día de pérdidas la ganancia se ve siempre positiva. Y las pérdidas como un número que no representa nada, monetariamente hablando. Esto se hace sumando las operaciones ganaas de la fila para una fecha, y contando las operaciones perdidas de la fila. Se utiliza SUMAR.SI y CONTAR.SI.
Fecha de operación actual: que coincide con una fila.
Las operaciones ganadas son positivas y se marcan en verde. Se llena la celda con la cantidad ganada.
Las operaciones pérdidas se representan de manera negativa. Se llena la celda con la cantidad pérdida y con signo negativo.
Automáticamente se cambiara el formato de la celda de acuerdo a si las operaciones son ganadas o pérdidas. Esto se hace básicamente con formato condicional.
Hasta aquí nada en la plantilla es complicado de realizar con los conocimientos ya vistos en el blog. Sin embargo, agregamos un campo más que si requerirá una formula un poco más compleja. En la parte superior derecha colocamos un campo que con una formula nos avisará si ya hemos superado la cantidad de operaciones pérdidas del día (“DEJAR DE OPARAR MÁX. PÉRDIDA”), si hemos llegado a la ganancia objetivo del día (“GANANCIA DEL DIA ASEGURADA”). Si estamos en línea, es decir la fecha de la fila corresponde a la fecha actual o fuera de línea.

FORMULA:

A partir de aquí podemos agregar más cosas de acuerdo a nuestra comodidad u ordenar las datos de otra manera para crear un gráfico por ejemplo.

En resumen, en está plantilla debemos modificar:

Ganancia Esperada, una sola vez. Salvo que cambié nuestra estrategia.
Máximo de pérdidas, una sola vez. Salvo que cambie nuestra estrategia.
La fecha actual, de la fila donde estamos haciendo las operaciones.
Ingresar las perdidas y ganancias.

PASO 3:

Como la intensión de la plantilla es no cargar de mucha información la pantalla. Y también es evitar que el usuario tenga que ingresar mucha información, se nos ocurrió agregar una hoga denominada historial.

En la hoja historial vamos a guardar día y hora de la operación, y el monto ya sea ganado o pérdido. Esto es para poder tener más información por si queremos hacer otros analisis. Por ejemplo: “qué dias de la semana son más rentables?” o “los horarios en que ganamos más operaciones o los perdemos”, etc.

Esto si requería un ejercicio con algo de código para lograr nuestro proposito.

El código sería el siguiente:

----------

‘En la hoja Main tenemos el siguiente código

‘Creamos una variable que guardara la última posición de la celda que cambia

Dim xVal As String

‘cuando cambia el valor de la celda ejecuta el siguiente código

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

‘contamos los datos ingresados para saber la ultima posición vacía en los datos.

Count = Hoja2.Range("I1").Value

‘definimos el rango donde están los valores que van a activar la macro

If Not Intersect(Target, Range("D6:M10000")) Is Nothing Then

‘trasladamos los valores al último lugar vacio en la hoja historial

Hoja2.Range("A" & Count + 1).Value = Hoja2.Range("F1").Value

Hoja2.Range("B" & Count + 1).Value = Range(xVal).Value

Hoja2.Range("C" & Count + 1).Value = Hoja2.Range("F2").Text

End If

End Sub

‘Este procedimiento nos ayuda a guardar el valor de la celda en donde se produce los cambios en un variable tipo string.

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

xVal = ActiveCell.Address

End Sub

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Como vemos el código es súper simple. Y nos sirve para implementar esta solución para otros proyectos donde debamos realizar una acción cuando varia el valor en una celda especifica o un rango de celdas. Y no tener el problema de si usamos ENTER o solo movemos el cursor en otra posición al efectuar el cambio en la celda. Ya que si solo utilizamos el método Change no tendríamos éxito, podría generarnos errores al introducir los datos.

IQOPTION

Recuerden que si quieren saber un poco más de las opciones binarias o el mundo del forex. Les recomendamos que revisen la plataforma y saquen sus propias conclusiones. Incluso pueden crear una cuenta de entrenamiento o de práctica. Les dejamos el link de referido.

No pongan su capital en riesgo. No utilicen una cuenta con dinero real al menos que sean consciente del riesgo y/o tengan capacidades/habilidades para ser rentables.

CONCLUSION

Esta es una hermosa aplicación que cualquiera puede poner en práctica para este tipo de proyectos u otros que no sean precisamente un estacionamiento.

Ahora la aplicación es totalmente funcional. Por supuesto podemos agregar todas las funcionalidades para mejorar la aplicación o personalizarla a nuestro gusto. Y WUALA! Tenemos otra aplicación lista.

ÉXITOS!

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· Control de capital binarias iqoption

· Plan de Trading binarias

· Plantilla Ganancias y Pérdidas Forex/Binarias

Control de Formas en Excel (Shapes Object in Excel)

2018-11-02T01:45:00.002-03:00

En este artículo vamos a seguir con lo que vimos en el artículo anterior “Control de Formas en Excel – Parte 1 y Parte 2”, el control de objetos, en particulares las formas o “Shapes”. Y también es la continuación del artículo de "Control de Estacionamiento en Excel (Parking Access Control in Excel)" pero obviamente está nueva versión, la que vemos en este artículo, es más gráfica y juega más con lo visual. Y llegamos a lo que sería una plantilla o "parking excel template" ideal para crear nuestra propia mini app.

Habíamos visto como ingresar un auto, registrar la hora de ingreso y egreso. Además como ubicar el objeto o icono en cada posición del estacionamiento. Con esto ya tenemos casi listo la aplicación.

Sin embargo nos está faltando la última parte para controlar completamente la aplicación, tenemos que encontrar una forma de eliminar los datos cuando un lugar se libera y por tanto eliminar la imagen liberando la posición dentro del estacionamiento.

Este procedimiento lo hacemos identificando el nombre de cada objeto, guardándolo en una posición fija como por ejemplo en una celda detrás de la imagen ya que no se vería. De esta manera tenemos el nombre de cada objeto y podemos eliminarlo.

El video relacionado está cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

En la imagen de portada pueden ver el resumen de lo que queremos ver en este artículo. Cuando introducimos un nuevo auto en el garaje o parking además de colocar la imagen del auto en el lugar correspondiente, anotamos o introducimos con la misma macro el nombre de la forma. En este caso vemos que la forma se llama “37 Picture” y es la que se encuentra a la derecha. Cada objeto dentro de la hoja tiene un nombre único.

Funcionamiento

Cuando introducimos la patente o matricula del auto debemos anotar el nombre del objeto en la celda correspondiente. Para eso modificamos la macro que vimos en el artículo anterior y le agregamos una línea para que agregue este nombre y una línea para eliminar el objeto cuando eliminamos la matricula o patente-.

El código estaba descripto en el artículo anterior por tanto solo mostramos las lineas a agregar:

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‘Agregar nombre del objeto

‘Esta línea va debajo del código que agrega los datos del ingreso de un vehículo, es decir la fecha y hora

ActiveSheet.Range(Cells(15,ActiveCell.Column),Cells(18,ActiveCell.Column)).Value= ActiveSheet.Shapes(ActiveSheet.Shapes.Count).Name

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Esta línea cuenta la cantidad de objetos dentro de la hoja, luego como sabemos que el último objeto es el que estamos utilizando averiguamos el nombre de esta forma y lo colocamos dentro de la cela que nosotros queremos.

Ahora vamos a ver el código para borrar esta cuando borramos la patente. Debemos colocar el código debajo del código que borraba los datos de ingreso del vehículo.

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‘borrar el objeto seleccionado

‘Esta línea va debajo del código que borra los datos del ingreso de un vehículo, es decir la fecha y hora

ActiveSheet.Shapes(ActiveSheet.Range(Cells(15,ActiveCell.Column), Cells(15, ActiveCell.Column)).Value).Delete

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¿Por qué debemos guardar el nombre del objeto?

Porque es la forma de identificarlo unívocamente, porque podemos borrar la patente que queramos y el código debe saber cuál es ese objeto y si guardamos esta información justo debajo de la patente que estamos borrando lo podemos saber.

Esta es una hermosa aplicación que cualquiera puede poner en práctica para este tipo de proyectos u otros que no sean precisamente un estacionamiento.

ÉXITOS!

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· Control del Objeto Forma en Excel

· Shapes Object VBA

· Control de Estacionamiento en Excel

· Parking Management in Excel

Control de Formas en Excel (Shapes Object in Excel) – Parte2

2018-09-26T23:41:00.000-03:00

En este artículo vamos a seguir con lo que vimos en el artículo anterior “Control de Formas en Excel”, el control de objetos, en particulares las formas o “Shapes”.

Habíamos visto cómo utilizar una macro para copiar y pegar las formas, a interpretar los que nos muestra el código, a utilizar el evento Change, entre otros.

En esta oportunidad para seguir el ejemplo planteado del “Control de estacionamiento” vamos a ver cómo podemos controlar el horario de ingreso y el horario de salida, por ejemplo para cobrar el servicio. Para eso vamos a utilizar el evento doble click entre otras cosas que nos servirán.

En síntesis cuando ingresa un auto debemos tomar nota del horario y luego cuando sale, teniendo en cuenta el costo horario y por la diferencia de tiempos, calcular el costo del servicio. De esta manera avanzamos un paso más hasta llegar a la aplicación definitiva y aprendemos algo nuevo en el camino.

El video relacionado está cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

En la imagen de portada pueden ver el resumen de lo que queremos ver en este artículo. Cuando introducimos un nuevo auto en el garaje o parking además de colocar la imagen del auto en el lugar correspondiente, anotamos o introducimos con la misma macro la hora y fecha de ingreso del auto. Esto es porque a veces tenemos diferentes días y horarios, entonces debemos tener los dos datos.

Funcionamiento

Cuando introducimos la patente o matricula del auto, ingresamos también la hora y la fecha arriba de esta celda. Para eso modificamos la macro que vimos en el artículo anterior y le agregamos una línea para que agregue la fecha y hora arriba de la celda correspondiente. Esta línea tiene la forma “ActiveSheet.Range(C14).FormulaR1C1 = Now()” como ejemplo.

En la imagen también podemos ver que a la derecha tenemos los datos del costo horario y se muestra el ejemplo de la lectura de una unidad. En este ejemplo vemos el precio a cobrar. Es necesario seleccionar la patente sobre la cual es necesario que calcule el precio. Entonces para señalar la patente utilizamos el evento “Doble Click”. Con este evento al hacer doble click sobre la celda de la patente hacemos que copie la patente en la celda correspondiente para el cálculo. El cálculo lo hacemos con una fórmula que vamos a mostrar más adelante.

Primero vamos a ver el código que utilizamos para este evento.

----------

Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)

‘Excelminiapps

If Not Intersect(Target, Range("C14:F14,C27:F27")) Is Nothing Then

ActiveSheet.Range("J29").FormulaR1C1 = ActiveCell.Value ‘la patente de la celda en la que estamos

ActiveSheet.Range("K29").FormulaR1C1 = "=NOW()-R" & ActiveCell.Row - 1 & "C" & ActiveCell.Column ‘introducimos la formula

ActiveSheet.Range("J29").Select ‘ seleccionamos la celda de manera automática

End If

End Sub

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Como pueden ver se utilizo con el evento la misma metodología de la vez anterior con el metodo intersect le decimos que solo ejecute el código cuando pasa arriba de esas celdas, en este caso C14:F14 y C27:F27. Se utiliza dentro de un condicional.

Luego el código dentro del condicional nos dice que copiemos la información de esa celda, donde dimos doble click, y que la copie en la celda que queremos en la parte derecha. Luego introducimos la formula pero con código, ya que debemos comparar la fecha que guardamos en la celda arriba de la matricula con la fecha y hora actuales o del momento en que se ejecuta la acción del doble click. Esto no es absolutamente necesario que se haga así, se puede utilizar solo fórmulas para eso, lo importante solamente es identificar la patente.

La formulas son muy importantes en este caso, necesitamos dos, una que compara la fecha y hora de entrada con la de salida y la otra que le pone precio al tiempo transcurrido.

Formula1: Calculo de Tiempos

Utilizamos la formula “NOW” o “Ahora”, en español este último. Nos da la fecha junto con el día que se puede ver por ejemplo como “15/12/18 12:00” pero realmente para Excel es un número tal como “43449,5”. Es decir un número entero que representa los días correlativamente y luego después de la coma un número que representa la hora del día.

Si tenemos guardada la fecha y hora de ingreso del auto y luego tenemos la fecha y hora de salida solo con restarlas tenemos el tiempo transcurrido que lo podemos mostrar en el formato que queramos. Es decir, como horas o como horas y minutos, etc.

=AHORA()-$E$26

Formula2: Calculo de Precio

Luego para calcular el precio podemos utilizar una formula como la que mostramos. Como es por hora el estacionamiento extraemos de la celda donde está la resta anterior las horas. Y luego aparte extraemos los minutos. Es este último caso establecemos un criterio, en nuestro ejemplo cobramos el proporcional por minuto transcurrido. Es decir, dividimos el costo horario por 60 minutos y lo multiplicamos por los minutos transcurridos que no sean horas completas.

=HORA($K$29)*$K$27+MINUTO($K$29)*($K$27/60)

Aunque utilizamos formulas simples, así como el código, podemos hacer aplicaciones que parecen complejas pero son fáciles y resultan muy útiles.

Ahora podemos llevar la gestión de cobranzas de nuestro estacionamiento, en el artículo siguiente “Control de formas en Excel Parte 3 vamos a terminar con la aplicación para que sea totalmente funcional. Esto sería ver de qué formas una vez que cobramos y que el auto se retira borrar los datos del lugar o del place y WUALA! Tendríamos nuestra mini app lista.

ÉXITOS!

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Control de Formas en Excel - Parte 1 (Shapes Object in Excel)

2018-09-06T01:09:00.000-03:00

En este artículo vamos a empezar a ver algo muy interesante en Excel, el control de objetos, en particulares las formas o “Shapes”.

Trabajar en Excel es muy poderoso porque podemos crear formas, gráficos, hacer ejercicios y crear escenarios bastantes complejos pero no se trata solo de fórmulas y números. Podemos crear verdaderas aplicaciones comparadas a software creado en algún lenguaje de programación y esto es porque podemos aprovechar las características visuales que nos ofrece.

Es importante trabajar en lo visual, en lo estético, en la sencillez de la hoja, en el orden de los elementos que los componen para que sean accesibles, en lo fácil de utilizar. En resumen nuestra aplicación debe tener cierta eficiencia.

En general cuando creamos una planilla y es usada por otra persona no sabe qué es lo que hace ni cómo hacerlo pero si utilizamos botones, cuadros de controles, objetos, gráficos, dibujos, imágenes, etc., como lo haríamos con cualquier soft lo podría usar cualquier persona, lo podría entender.

Por otro lado utilizando macros y programación en visual basic podemos mejorarla aún más haciendo tareas más complejas, acciones automatizadas y podemos trabajar con seguridad creando llaves o candados que nos permita evitar cometer errores.

El video relacionado está cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

¿Qué son las formas o Shapes?

En Excel básicamente son los objetos que se pueden incrustar en la hoja como ser imágenes, dibujos o formas básicas, cuadrados, rectángulos, líneas, Circulos, etc. De la pestaña insertar >> Formas.

Las formas es uno de los objetos de Excel, por ejemplo una tabla dinámica es un objeto pero no una forma. Si quieren ver todos los objetos de Excel visiten este link. Si quieren ver todas las formas visiten este otro link.

Control de Formas Introducción

Como en todos nuestros artículos para ver algo nuevo utilizamos un ejemplo práctico, generalmente una mini aplicación. En este caso como el tema puede ser tan complejo como queramos, si bien vamos a utilizar una pequeña mini app que ya habíamos visto vamos a darnos cuenta que la podemos ir mejorando sustancialmente. En este caso el ejemplo es el “Control de Estacionamiento”.

En este caso trabajamos con algo más visual por lo que se nos ocurrió algo así:

Como podemos es bien visual, tenemos un estacionamiento o parking para 6 autos, coches, cars o lo que sea. En la parte derecha inferior tenemos un modelo que utilizamos para el ejemplo, es como un icono que representa un auto. Si un auto esta en un lugar o plaza tenemos el espacio ocupado y por tanto el icono que representa el auto se encuentra en el dibujo para ese espacio, en la parte superior podemos anotar la pantente.

Hasta el momento es algo muy simple, podríamos cada vez que ingresa un auto al parking de forma manual copiar la imagen que tenemos (plantilla) del auto y copiarla en el lugar correspondiente, y luego escribir o anotar la patente arriba.

Al parecer muy fácil pero deberiamos ejecutar esta acción tipo copiar y pegar todas las veces que queremos ingresar un auto.

Si queremos dejar el espacio libre nuevamente, porque se fue un auto, podemos borrar manualmente la imagen del espacio y tambien el número de patente. Para esto necesitariamos ejecutar dos acciones ya que no podemos seleccionar la celda y la imagen a la vez ya que son entidades diferentes por tanto borramos la imagen y luego vaciamos la celda.

En este ejemplo básico solamente vamos a hacer eso, no vamos cobrar ni a contar el tiempo transcurrido ni nada parecido. Aunque lo podemos hacer con una pequeña planilla aparte o a un lago de forma manual. Incluso lo podriamos anotar arriba de la pantente. Para este ejemplo esto basta.

En conclusión lo que podemos hacer para que nuestra tarea sea simple es escribir la patente en una celda arriba de uno de los lugares de estacionamiento y automaticamente copiar y pegar nuestra imagen de referencia. Esto es simple, lo hacemos con una macro. Entonces vamos a la pestaña Programador >> Grabar macro y grabamos la acción, copiar y pegar. Luego paramos la macro.

Si luego vamos a editar (modificar) la macro veríamos el siguiente código:

----------

Sub Macro1()

' Macro1 Macro

ActiveSheet.Shapes.Range(Array("1 Picture")).Select

Selection.Copy

ActiveCell.Select

ActiveSheet.Paste

End Sub

----------

En este ejemplo vemos que el código selecciona una forma “Shape” de la celda “J12”, la copia y luego la pega en la celda seleccionada. El objeto o forma que está en ese rango se llama o esta nombrado como “1 Picture” según podemos observar.

Hasta aquí todo fácil, ahora lo que tenemos que hacer es que el código sea inteligente, que de acuerdo a la celda de la posición en el estacionamiento que tengamos nos pegue la imagen en el lugar correspondiente. Esto parece más difícil pero ya lo habíamos visto, se puede utilizar el evento “Change” en las celdas correspondientes, sombreadas >> Rango (C14 a E14) y Rango (C27 a E27).

Bueno con el evento “Change” y utilizando el método “Intersect” o intersección tenemos:

---------

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

'ExcelminiApps

'excelminiapps@gmail.com

' Macro1 Macro

If Not Intersect(Target, Range("C14:F14,C27:F27")) Is Nothing Then

ActiveSheet.Shapes.Range(Array("1 Picture")).Select

Selection.Copy

ActiveCell.Select

ActiveSheet.Paste

ActiveCell.Offset(-1, 0).Select 'me muevo una fila para arriba así estoy sobre la selección de patente cuando presiono enter

End If

End Sub

---------

El evento “Change” se active cada vez que hay un cambio en la hoja y para acotar a un “Target” o zona determinada usamos el método “Intersect” como se ve en el código y que se setea o configura de esa manera con el condiccional if. Si el target coincide con el rango que nosotros queremos haga algo. En este caso que ejecute la “macro1” por ejemplo y para utilizar todo en un solo lugar copiamos de la macro el código y lo pegamos dentro del condicional, entre IF e End IF.

Lo visto aunque parece simple no mucha gente lo conoce ni lo utiliza, es una herramienta poderosa.

Una vez que tenemos lista nuestra plantilla cada vez que introducimos la patente en su lugar automáticamente se muestra ocupado con nuestro auto de ejemplo que nos da a entender que el parking está ocupado y WUALA! Tenemos nuestra mini app lista.

Es lindo estéticamente, es eficiente y es fácil de usar. Las características que habíamos nombrado y que le dan una buena CALIFICACIÓN o índice de calidad a nuestra aplicación.

En un artículo posterior vamos a seguir viendo un poco más sobre formas.

ÉXITOS!

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Lector de QR/Código de Barras Inalámbrico DIY en Excel con Arduino Bluetooth y Appinventor (Qr/Barcode Reader Wireless)

2018-08-09T23:51:00.000-03:00

En este artículo vamos a ver otro interesante desarrollo creado en conjunto con ArduinominiLabs que consiste en Lector de Código de barras o Lector QR Inalámbrico mediante el uso de Excel, Arduino Bluetooth y Appinventor. Utilizamos un pequeño formulario realizado con VBA, una App móvil lograda con Appinventor y un dispositivo externo que es un Arduino y un módulo bluetooth trabajando juntos. Es un sistema DIY.

Básicamente la aplicación del celular lee el código luego lo transmite vía Bluetooth al módulo Bluetooth que es a su vez transmitido al puerto serie de la computadora. Luego este dato es obtenido del puerto mediante una aplicación, en este caso el mismo Excel pero se puede obtener mediante otra aplicación creada bajo otro sistema.

La ventaja de este sistema principalmente es que es gratis o se puede hacer con un presupuesto muy reducido y que puede ser hecho por uno mismo con pocos elementos. Además si consideramos que los lectores de código de barras con cable son más comunes que los inalámbricos, este sistema es inalámbrico.

El video relacionado está cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

Si queremos Etiquetar nuestros productos o artículos, o lo que sea para nuestro hogar o pequeño negocio lo podemos hacer fácilmente creando un código de barras o QR bajando alguna fuente para ello. Sin embargo, la parte complicada es si tenemos que leer estos códigos ya que necesitamos un lector físico para ello.

¿Para qué leer los códigos?

Pues nos puede servir para muchas cosas, por ejemplo controlar el stock, dar entradas y salidas, hacer el seguimiento logístico, crear un inventario, etc., etc. Lo que uno se imagine.

¿Por qué crear un sistema que ya está inventado y que podemos conseguir en el mercado?

Esa pregunta ya está respondida más arriba, es que con este sistema no necesitamos más que un par de elementos de fácil acceso. Además los sistemas comerciales requieren de una inversión que quizás uno no está dispuesto a hacer.

Creación del Sistema

Trataremos de ver y analizar los aspectos generales de la aplicación ya que es bastante complejo el sistema. Si no tiene conocimientos de Arduino, y algo de programación no podrá crear el sistema pero puede entenderlo estudiando un poco e investigando. Nuestra intención es lograr motivarlos y de esta manera fomentar su desarrollo personal. De otra manera pueden contactarse con el creador de la idea en Arduinominilabs.

1) Aplicación en Excel (Formulario de Conexión al puerto COM)

Esta herramienta es lo más importante que necesitamos y a la vez lo más complejo, como hemos dicho podemos utilizar cualquier programa o crear un programa para obtener los datos del puerto conectado. En este como primer prototipo se utilizó un programa o un código realizado en VBA. Y eso es solo posible si tenemos instalado “Microsoft Office” o Excel en este caso.

VBA es limitado, no posee todas las funciones y librerías que podríamos obtener con Visual Basic o Visual Studio. Es por eso que utilizamos la librería de Parallax “PLX-DAQ”. Esta librería se instala y luego de instalada abrimos el ejemplo. Este ejemplo lanza un formulario, y en su versión original puede recoger datos del puerto serie. Sin embargo, no la vamos a utilizar de esa manera. Es necesario editar el código y el formulario para que logre hacer lo que nosotros queremos. En este caso, además de leer lo que tenemos en el puerto, ejecuta una acción (macro). En este caso nada más y nada menos de mostrar el dato que tenemos en el puerto en una celda. Luego al dato se le da el tratamiento que deseamos.

El formulario original se ve así:

Luego que editamos el código y el formulario nos quedó algo así:

Lo que hicimos básicamente es quitar todo lo innecesario y lo único que dejamos es la posibilidad de conectar al puerto en dónde está conectada nuestra placa de Arduino y tomamos el dato del código en este caso el parámetro “data”.

2) Aplicación en Appinventor

Appinventor es una plataforma de código abierto del MIT “Massachusetts Institute of Tecnology” que permite crear programas para la plataforma Android por la cual podemos usar todos los recursos de nuestro teléfono inteligente o Smartphone.

Una de las cosas que podemos hacer es usar el modulo “Barcode Reader” de esta plataforma para crear una App de lectura de códigos de barras y también utilizar el módulo bluetooh el cual nos permite comunicarnos con otro dispositivo bluetooh e intercambiar datos.

Ahondar con este tema nos parece un despropósito ya que hay múltiples tutoriales y videos tutoriales que enseñan la lectura y transmisión de datos que es el recurso que utilizamos en esta idea.

Vamos a mostrar la impresión de pantalla de nuestra aplicación, esto es un ejemplo que hicimos. Se le puede dar el formato visual que quisiéramos pero en síntesis lo que hace el código es siempre lo mismo.

Esta es la pantalla principal, en la cual podemos mediante un botón leer el código de barras o cualquier código parecido como el QR. Este sistema puede usar un lector propio del appinventor o puedo usar un lector distinto que tengamos en el celular.

En la pantalla secundaria, tenemos la configuración para la conexión bluetooh.

Conceptualmente este sistema es muy fácil, conectamos a un dispositivo disponible en la lista y luego se envía a ese dispositivo el dato leído.

3) Dispositivo externo: Arduino + Módulo Bluetooth HC-05

Este dispositivo será el encargado de tomar la información desde el módulo Bluetooth y enviar el dato al puerto COM para que la herramienta de escritorio “formulario” lo interprete y ejecute la acción que queremos (macro).

El dispositivo no necesariamente tiene estar formado por un Arduino Uno, puede usarse cualquier placa que pueda interactuar con el módulo Bluetooth HC-05.

Los elementos anteriores serían los únicos elementos que deberíamos conseguir para poder crear nuestro sistema ya que son componentes físicos pero son fáciles de conseguir hoy en día con unos pocos dólares comparado a lo que sería un lector de barras convencional.

La conexión del Arduino con el módulo Bluetooth y el código necesario está en internet, hay muchos tutoriales y artículos al respecto así que no vale la pena extenderse en la explicación.

Funcionamiento:

Luego de ver los componentes podemos ver brevemente el funcionamiento.

Tenemos en nuestro Smartphone nuestro programa o App creado con appinventor que hace lo que ya dijimos. Antes de poder usar la App debemos tener nuestro Arduino conectado por USB a nuestra computadora o PC. Una vez que el Arduino está conectado alimenta el módulo Bluetooth, una vez que esta alimentado ya aparece como dispositivo Bluetooth si lo buscásemos. Entonces ahora si puedo abrir mi aplicación de appinventor, luego entro a la parte de configuración selecciono el dispositivo de la lista que si no le modificamos el nombre puede aparecer como HC-05 junto con una dirección rara tipo 20:45:45:00 o algo así.

Siguiendo los pasos anteriores si procedemos a escanear un código de barras, este efectivamente se transmitirá al dispositivo bluetooh sin problemas pero no podremos ver ese dato. Es por eso que debemos ejecutar el formulario en Excel (VBA) y conectar en el puerto y con la velocidad utilizada.

Una vez que está todo listo, si procedemos a escanear nuevamente el código deberíamos recibir la información en la celdas de la hoja de Excel y WUALA!

Conclusión:

Podemos decir que Excel es una herramienta tan versátil que podemos usarla en casi todo, esto es un ejemplo de ello. Podemos interactuar inclusive con otras tecnologías más allá que básicamente es una hoja de cálculo. Lo único que nos limita en nuestros proyectos es la imaginación.

En este caso este es un proyecto muy avanzado, que requiere otros conocimientos aparte de Excel y VBA. Tenemos que saber utilizar la tecnología de Arduino y Appinventor. Parece mucho pedir, sin embargo estas tecnologías están al alcance de todos, son de código abierto y no se necesita más que predisposición a aprender y recibir inspiración, buenas ideas de fuentes como la nuestra, este blog.

Las herramientas y recursos están disponibles siempre pero a veces solo hace falta una idea y un poco de creatividad e ingenio. Alentamos a la gente a que no se limite y pueda empezar a crear sus proyectos. Quizás no hay que empezar con proyectos tan complejos pero si viendo cómo solucionar los pequeños problemas cotidianos, en la casa, oficina, trabajo, emprendimiento o dónde estemos.

Si quieren ver más info de la aplicación y otras aplicaciones interesantes pueden ver la página del desarrollador de la idea “Arduinomilabs”.

ÉXITOS!

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Control de Estacionamiento en Excel (Parking Access Control in Excel)

2018-06-19T00:28:00.002-03:00

En este artículo vamos a ver otra aplicación práctica que podemos crear con Excel, un “Control de Estacionamiento” ó "Parking Excel Template". Esto nos sirve para poder controlar el tiempo, básicamente, que un auto está detenido dentro de nuestro estacionamiento. Y por supuesto, nos permite cobrar por el servicio e imprimir el ticket.

Excel es muy versátil como ya sabemos, nosotros tratamos siempre de utilizar lo mejor posible las características gráficas ya que esto lo hace más interesante, que solo utilizar una lista de celdas con campos varios. Siempre tratamos de crear algo nuevo, con características únicas, ingeniosas y simples. Les recomendamos que lo tengan en cuenta para sus aplicaciones, siempre es más atractivo lo gráfico y que sea tipo panel de control (dashboard), con gráficos, botones, etc.

Artículos siguientes:

- Control de Formas en Excel - Parte 1 (Shapes Object in Excel)
- Control de Formas en Excel - Parte 2 (Shapes Object in Excel)

- Control de Formas en Excel - Parte 3 (Shapes Object in Excel)

El video relacionado está cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

Tratatermos de ver y analizar los aspectos generales de la aplicación. Es un tanto compleja, más de lo habitual pero con todos estos elementos lo podrán lograr. En este caso no es más que utilizar los mismos elementos que los utilizados en el artículo “Gestos de Bares y Restos”. La diferencia es que se trata de otro tipo de negocio o rubro por decirlo así pero el panel de control es bastante similar y utilizamos el evento “Doble Click” para hacer lo que queremos, nuestra tarea más fácil.

Todas nuestras aplicaciones tratan de solucionarnos y facilitarnos algunas tareas que pueden ser repetitivas, aburridas y hasta cansadoras a veces.

Nuestra intención es lograr motivarlos y de esta manera fomentar su desarrollo personal. Recuerden eso!

Esta aplicación también permite imprimir un ticket para entregarlo al cliente. Recomendamos que utilicen de esas Impresoras Térmicas que sirven para tickets, justamente. Lo pueden buscar en ebay por ejemplo con la palabra clave “Thermal Printer” y son baratas, es decir que puede estar a nuestro alcance. De otra manera podemos utilizar cualquier impresora pero estaríamos utilizando mucho papel, más del que necesitamos, esto sería un desperdicio.

Referencias:

En este artículo como en los demás utilizamos elementos que ya habíamos visto anteriormente. Como dijimos tratamos de hacer algo gráfico tipo dashboard o cuadro de controles. En este caso no hay ejemplo más aproximado que los artículos:

· Gestor de Bares y Restos (Versión Simple)

· Gestor de Bares y Restos con panel de control

Principalmente estos dos pero por supuesto que sirven todos los artículos del blog, en cada uno de ellos se ve algún elemento nuevo y especial. En este caso significamos el método de selección por botones y doble click.

Funcionamiento:

Tenemos un libro con tres hojas para nuestra aplicación, principalmente, pero podrían ser más. Por ejemplo se le pueden agregar gráficos, reportes, etc. Para hacer la explicación más simple utilizamos una plantilla modelo con la menor cantidad de hojas.

Las hojas son tres:

· Recibo:

En esta hoja tenemos el “panel de control” donde podemos ver en resumen todo lo necesario para gestionar nuestro Estacionamiento. Por ejemplo la cantidad de lugares disponibles, podemos seleccionar los lugares, podemos ingresar la patente de los vehículos o autos, podemos elegir el costo horario e incluso podemos imprimir el ticket si es así requerido.

Para ingresar un auto podemos ver a la derecha la cantidad de lugares disponibles, como ven son 26 lugares o plazas. Si la plaza está vacía aparece un color blanco, si está ocupada es de color naranja y si está libre color verde.

Para seleccionar una unidad o auto primero damos doble click sobre un lugar vacío, luego rellenamos la celda “Placa” con la patente o placa del auto y clickeamos el botón ingresar con lo cual automáticamente se guardan los datos en la hoja “Parking” para retener el estado actual.

Si queremos entregar un auto y cerrar la plaza, elegimos nuevamente el lugar haciendo doble click arriba del número correspondiente con lo que nos aparecerán los datos. Luego pulsando el botón cerrar estará finalizado el tiempo y obtenemos la visión de nuestro ticket de esta manera podemos cobrar, por ejemplo. Y si fuera necesario con el botón imprimir podemos hacer la impresión del ticket.

Una vez cerrada la plaza los datos se guardan en la hoja “Acumulado”, hablamos de todos los datos de la transacción. En este punto la plaza representada por la celda con un número sigue estando verde con lo que se preguntarán ¿por qué directamente no pasa al estado blanco o vacío? La respuesta es muy simple, es necesario este estado porque al igual que lo visto en el “Gestor de Bares y Restos”, hay un tiempo necesario para desocupar la plaza o el lugar. Entonces si está en verde significa que se está retirando por lo que si viene un cliente podemos dar otra plaza así no hay interferencia. Parece simple y lógico pero sería un error no tenerlo en cuenta.

· Parking:

Como ven en esta hoja se introducen los valores del estado actual de las plazas del estacionamiento. Contiene todos los datos de interés. Este mecanismo también se usó en el “Gestor de Bares y Restos”. Estos datos se mantienen hasta que ejecutemos alguna acción en la hoja “Recibo”.

· Acumulado:

En esta hoja tenemos el resumen de todas nuestras ventas, por decirlo de alguna manera. Esto es importante para llevar el control diario por ejemplo pero también nos sirve para llevar un registro histórico y poder utilizarlo el alguna situación, una revisión, algún malentendido, etc.

En este caso se les llamo así pero se pueden nombrar como uno quiera, por ejemplo a la hoja “Recibo” se le puede llamar “Principal, main o home”. A la hoja Parking se le puede llamar “Placing u ocupación” y la hoja “Acumulado” se le puede llamar “Resumen”, etc.

Procedimiento General:

El principio de funcionamiento ya lo vimos a grandes rasgos en el apartado anterior, vamos a profundizar algo más.

En resumen, estando en la hoja “Recibo” podemos gestionar el estacionamiento. Cuando pulsamos el botón ingresar los datos con una macro se copian (por decirlo así) a la hoja “Parking”. Cuando pulsamos el botón cerrar estos datos además se copian en la hoja “Acumulado”. En el momento que cerramos la plaza ponemos en juego el momento del día y horario. De esta manera por una simple formula y haciendo una resta podríamos obtener el tiempo transcurrido.

El código en si no es algo que no se haya visto antes, sin embargo lo mostramos. Lo más importante es el tema de contar el tiempo transcurrido, es lo que le va a dar dolores de cabeza. No es demasiado complicado pero hay que tener en cuenta algunas cosas.

EL tiempo de “Ingreso” como verán se introduce el día y la hora. Esto es importante ya que si pasamos de un día a otro nos podría generar errores de otra manera. Esta Fecha y Hora se introduce al hacer click sobre ingresar, y se utiliza la función “NOW” que equivale a la formula “AHORA”. Luego de esto hay que darle el formato para ver las dos propiedades, por ejemplo “d-mm-yyyy\ h:mm”. Así obtenemos lo que se ve en la imagen. En este caso utilizamos un código pero se puede directamente utilizar como valor fijo en esta celda y luego copiar en el momento que se pulsa cerrar.

Por otro lado para Excel la fecha y hora están representadas por un número. Este número es consecutivo para nuevas fechas y horas por lo que nunca se repite.

Por ejemplo para la fecha y hora de la imagen sería el número “43269,9481712963”. Es por eso que si restamos un momento a otro momento tomado luego de un tiempo tendremos los datos que necesitamos, horas y minutos.

Ahora como ven en la imagen, al momento de presionar cerrar obtenemos el resultado, los minutos transcurridos. Esto es aplicar solo una fórmula de resta y darle el formato de hora.

Bueno, ahora vamos a ver algo del código. En su mayoría todo se hace como ya muchas veces vimos, se hace graba una macro mostrando al sistema cómo queremos que se hagan las cosas, en este caso es muy simple, solo copiar y pegar. Nosotros para hacerlo un poco más eficaz o académico a veces mostramos otro camino pero se llegaría a lo mismo.

El formato que le damos nosotros es una idea que se nos ocurrió pero hay muchas formas de hacerlo con el mismo concepto, todo depende de nuestra creatividad. No se atasquen pensando que es la única forma, háganlo con lo que Uds quieren y necesitan.

Código:

En este como en todos nuestros proyectos tratamos de utilizar toda la versatilidad de Excel y es por eso que siempre que podamos usar formulas lo hacemos ya que es lo más fácil y cuando nos quedamos cortos con eso pasamos a las macros. Y por último cuando es ya muy avanzado recién pasamos a utilizar código puro. Esto último casi nunca sucede para un uso normal.

La idea general de esto es cuando introducimos la placa en el lugar correspondiente copia los datos a la hoja “Parking” como habíamos visto. Y luego para mostrar los datos ya introducidos anteriormente lo hacemos mediante fórmulas que están constantemente en la hoja recibo. Esta fórmula es un simple “buscarV”. No vale la pena explayarnos con eso ya que lo vimos muchas veces. Solo vamos a mostrar el código de los tres botones más importantes de la aplicación, es decir “Ingresar, Cerrar y Liberar”.

También el código introducimos una regla mediante fórmulas contar en las hojas “Parking y Acumulado” para que no se puedan repetir el número de orden o de ticket. De esta manera cada entrada es única. En otros artículos lo llamamos “Id único”. Cada dato introducido en una base de datos de acumulación debe ser único e irrepetible y debe ser identificado con un único valor.

----INICIO CÓDIGO-----

Sub Ingresar()

Range("E10").Value = Sheets("Parking").Range("h3").Value + 1

Sheets("Parking").Range("B" & Range("G10").Value + 5).Value = Sheets("Recibo").Range("E10").Value

Sheets("Parking").Range("D" & Range("G10").Value + 5).Value = Sheets("Recibo").Range("E13").Value

Sheets("Parking").Range("E" & Range("G10").Value + 5).Value = Now 'pongo la fecha y hora de ingreso

End Sub

-----

Sub Cerrar()

Sheets("Parking").Range("F" & Range("G10").Value + 5).Value = Now 'pongo la fecha y hora de cierre

Lines = Sheets("Acumulado").Range("I3").Value + 5

Sheets("Acumulado").Range("B" & Lines).Value = Date ‘introduzco la fecha

Sheets("Acumulado").Range("C" & Lines).Value = Sheets("Recibo").Range("E10").Value

Sheets("Acumulado").Range("D" & Lines).Value = Sheets("Recibo").Range("G10").Value

Sheets("Acumulado").Range("E" & Lines).Value = Sheets("Recibo").Range("E13").Value

Sheets("Acumulado").Range("F" & Lines).Value = Sheets("Recibo").Range("E16").Value

Sheets("Acumulado").Range("G" & Lines).Value = Sheets("Recibo").Range("E19").Value

Sheets("Acumulado").Range("H" & Lines).Value = Sheets("Recibo").Range("I19").Value

Sheets("Acumulado").Range("I" & Lines).Value = Sheets("Recibo").Range("E22").Value

End Sub

----

Cuando libero limpio todos los campos.

----

Sub Liberar()

'Sheets("acumulado").Range("I1").Value = Sheets("acumulado").Range("I1").Value + 1

Sheets("Parking").Range("B" & Range("G10").Value + 5).Value = ""

Sheets("Parking").Range("D" & Range("G10").Value + 5).Value = ""

Sheets("Parking").Range("E" & Range("G10").Value + 5).Value = ""

Sheets("Parking").Range("F" & Range("G10").Value + 5).Value = ""

Range("E13").Value = ""

Range("E10").Value = ""

Range("G10").Value = ""

Range("E13").Select

End Sub

----

Por ultimo vemos el código con el evento doble click ya visto en otras ocasiones.

----

Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick(ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)

If Not Intersect(Target, Range("L3:O28")) Is Nothing Then

Range("E10").Value = Sheets("Parking").Range("B" & ActiveCell.Value + 5)

Range("E13").Value = Sheets("Parking").Range("D" & ActiveCell.Value + 5)

Range("G10").Value = ActiveCell.Value

Range("E13").Select

End If

End Sub

----FIN CÒDIGO---

Como dijimos este código no tiene nada de novedoso, aún así lo incluimos para que lo puedan ver.

Reflexión Final:

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Llamar a mascotas con Nodemcu, Excel VBA y Blynk (Call your pet with Skype)

2018-06-03T22:48:00.000-03:00

En este artículo vamos a ver un interesante desarrollo creado en conjunto con ArduinominiLabs que consiste en un llamador de mascotas mediante el uso de Skype, un pequeño formulario realizado con VBA, una app móvil llamada blynk y un dispositivo externo creado con un Nodemcu Wemos D1 mini.

Básicamente llamamos por Skype desde nuestro dispositivo móvil a nuestra mascota del otro lado que está junto a una PC con internet y cámara Web. Esto puede ser así naturalmente, sin embargo la mascota no puede atender. Es por eso que mediante un sistema podemos atender remotamente la llamada.

El video relacionado está cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

Este sistema está pensado para usarse para llamar mascotas. También puede usarse para vigilar niños pero es menos efectivo ya que un niño NUNCA debe estar solo sin el cuidado de sus padres o alguien responsable.

Este sistema se creó porque no hay otra manera de llamar por Skype y que del otro lado se atienda la llamada. Se podría hacer que el animal responda pero es más sofisticado y debería adiestrarse muy bien a la mascota.

Skype actualmente no permite “auto-respuesta” de llamadas, sin embargo, lo permitía en el pasado. Existía la opción pero fue eliminada de acuerdo a las políticas de privacidad de Microsoft y Skype. Así cómo también la posibilidad de atender desde el teclado con teclas de acceso rápido, por la misma razón.

Sistema “Llamador de Mascotas”.

El sistema consta de dos partes ya que como se supone para poder efectuar una llamada por Skype debemos tener dos dispositivos. En este caso el dueño de la mascota podrá usar su teléfono móvil por ejemplo para efectuar la llamada y del lado de la mascota tendremos otro dispositivo que debe ser, a los efectos de este sistema, una PC o notebook con Windows. Hasta ahí es todo simple y normal pero para que podamos “tele-responder” la llamada de nuestra macota debemos instalar un dispositivo externo “hardware o gadget” y un programa “tool” en la computadora.

Host: Lado Dueño

Este es el esquema representativo del sistema del “lado Dueño”. Están todos los componentes que son:

PC o computadora personal con Windows e Internet
Skype Instalado.
Webcam Instalada. También suponemos que la PC tiene micrófono y parlantes.
Herramienta de Windows.
El dispositivo externo, el Nodemcu conectado a un puerto USB.
El IDE de Arduino instalado.

De la lista anterior, lo que no tenemos es la “Herramienta de Windows” y si bien podemos conseguir el Nodemcu “Wemos D1 mini” (o cualquier modelo) es necesario cargarle un programa para que funcione.

Herramienta de Windows “Skype Call Answering”.

Esta herramienta es lo más importante que necesitamos y a la vez lo más complejo. En el caso de Arduinominilabs, ellos han creado una herramienta que funciona bajo Windows sin necesidad de tener instalado Office pero como primer prototipo se utilizó un programa o un código realizado en VBA. Y eso es solo posible si tenemos instalado “Microsoft Office” o Excel en este caso.

VBA es limitado, no posee todas las funciones y librerías que podríamos obtener con Visual Basic o Visual Studio. Es por eso que utilizamos la librería de Parallax “PLX-DAQ”. Esta librería se instala y luego de instalada abrimos el ejemplo. Este ejemplo lanza un formulario, y en su versión original puede recoger datos del puerto serie. Sin embargo, no la vamos a utilizar de esa manera. Es necesario editar el código y el formulario para que logre hacer lo que nosotros queremos. En este caso, además de leer lo que tenemos en el puerto, ejecuta una acción. Esta acción es hacer clic en un lugar de la pantalla que elijamos.

El formulario original se ve así:

Luego que editamos el código y el formulario nos quedó algo así:

Este formulario ya tiene incluido el seteo de las coordenadas donde nuestro cursor deberá dar clic. Para que lo entiendan esto es así para que pueda atender la llamada de Skype. Básicamente es la coordenada donde aparece el botón “Atender Llamada o Videollamada”. Este seteo es manual pero nosotros utilizamos un timer o un delay que nos permite ubicar el cursor en un lugar de la pantalla y luego de transcurrido un tiempo guarda la posición. También se pude hacer manualmente.

En conclusión, este programa o herramienta ejecuta una acción cuando en el buffer del puerto lee un dato. El dato que nosotros predeterminemos.

Dispositivo externo: Nodemcu (Wemos D1 mini)

Este dispositivo será el encargado de enviar el dato al puerto COM que nosotros queramos para que la herramienta de escritorio “formulario” lo interprete y ejecute la acción que queremos. Este dispositivo además es el encargado de leer el dato desde internet ya que funciona conectado al WIFI de nuestra red hogareña. Es decir, nosotros enviamos el comando “Atender” desde nuestro dispositivo móvil, este lo interpreta y envía un dato al puerto que es interpretado por la herramienta y que logra atender la llamada de Skype.

El dispositivo no necesariamente tiene que ser un Nodemcu, puede ser cualquiera que tenga la posibilidad de enviar un dato al puerto COM. Por ejemplo se puede utilizar un Arduino o un Rasperry PI. Por supuesto que el primero nombrado sino tiene conexión a internet deberá buscarse otra forma, por ejemplo un botón que nuestra mascota pueda presionar pero no todas las mascotas son susceptibles de ser adiestradas para estas cosas.

El dispositivo en sí, el módulo “Nodemcu” y el cable USB se pueden conseguir (hay que comprarlos) pero lo complicado es el código que deberemos cargar al dispositivo. Primero debemos tener instalado el IDE de Arduino y luego hay que instalar el programa para Blynk. Este código lo podemos conseguir de la página de Blynk.Examples, por supuesto que necesitamos hacer unos retoques.

Guest: Lado Mascota

En este esquema representativo podemos ver los componentes del sistema “Lado Mascota”:

Dispositivo móvil o computadora personal. Es preferible el primero. Y con conexión de internet, cámara y mic.
Skype Instalado.
Blynk Instalado.

Funcionamiento:

Luego de ver los componentes podemos ver brevemente el funcionamiento.

Tenemos una cuenta de Skype en nuestro teléfono portátil y la mascota tiene su cuenta en una computadora, entonces fácilmente podemos llamarla. Y si tuviera nuestra mascota la habilidad de atender lo haría y podríamos interactuar como queremos. El hecho es que nuestra mascota no lo puede hacer a menos que la adiestremos y utilicemos otro tipo de dispositivo tipo interruptor.

Entonces, si instalamos Blynk en nuestro teléfono, conectamos nuestro Gadget a nuestra red WIFI y corremos nuestra aplicación de escritorio para Windows podemos lograr emular la acción de atender mediante el mouse la llamada de Skype.

Conclusión:

Si quieren ver más info de la aplicación y otras aplicaciones interesantes pueden ver la página del desarrollador de la idea “Arduinomilabs”.

ÉXITOS!

------

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· How to stay in touch with your pets on Skype

· How to use Skype to spy on your cats or dogs

· How to use Skype to interact with your pets (cats, dogs, etc)

· How to Skype with your pets on vacation

· How To keep An eye on your dog or cat using Skype

· Diy application allows you to Skype your pet (homemade)

· Device allows you to call your pet with Skype

· Dispositivo te permite hablar con tu mascota cuando no estás en casa

· Device allows you to facetime your pet

· Llamar a mascota por Skype

· Interactuar con nuestra mascota con Skype y Blynk

No mostrar pantalla de inicio de Excel cuando Inicia (Don´t show the start screen the application starts)

2018-05-16T00:02:00.003-03:00

En este artículo vamos a ver cómo hacer que no aparezca la pantalla de inicio de Excel cuando abrimos un archivo de Excel. Esto nos permite además poder crear nuestra propia pantalla de bienvenida o “Splash Screen”.

Este artículo sirve siempre que nuestra versión de Excel sea menor a la del 2016 ya que a partir de esta versión se puede deshabilitar desde las opciones que aparezca esta pantalla.

El video relacionado esta cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

Primero vamos a ver cómo hacerlo en la versión 2016, para que vean que fácil sería.

En este caso solo hay que ir a la cinta de opciones y en la vista “General” tenemos la opción de “Mostrar Pantalla de Inicio Cuando la aplicación se lanza” o en inglés “Show the Start screen when this application starts”. Si desmarcamos la opción ya está. Sin embargo, hay muchos usuarios de Windows que no tienen instalado la versión más reciente y esto es por dos cosas o no compraron la última versión (no está nada barata) o simplemente no la necesitan y están conforme su versión actual. En realidad las últimas versiones tienen poco cambio con respecto a las anteriores, podemos hacer exactamente lo mismo.

Ahora vamos a ver cómo hacerlo de una forma bastante sencilla.

Primero tenemos nuestro libro o nuestro archivo de Excel. Este archivo contendrá nuestra aplicación. Cuando se ejecute este archivo se mostrará la pantalla de inicio y además para abrir el documento utilizamos un acceso directo o simplemente el archivo. En nuestro ejemplo la aplicación se llama “Estacionamiento Carz”.

Nuestra intención es por un lado ocultar la pantalla de bienvenida y por otro que nuestra aplicación parezca más profesional y no tener el acceso directo común en el escritorio sino poder personalizar nuestro acceso directo. Vamos a ver cómo hacer las dos cosas.

Cuando terminemos se verá solo el acceso directo.

Quiere decir que el verdadero archivo está en una carpeta dentro de nuestro disco. Esta puede estar por ejemplo dentro del disco de datos o dentro del disco de archivos del sistema. Esto hace que el archivo este más seguro y no sea susceptible, por ejemplo, de borrado accidental entre otras cosas.

Por eso lo mejor es crear una carpeta dentro de archivos de programa y colocar nuestro archivo o por lo menos en el disco “C:”.

Si creamos un acceso directo en el escritorio podemos cambiar el icono yendo a las propiedades del archivo. Pero aun así nos seguiría mostrando la pantalla de bienvenida.

Para que no pase esto en la misma carpeta dónde se encuentra el archivo de Excel, creamos un archivo nuevo con extensión “*.vbs” con un pequeño script que evitará que aparezca la pantalla de inicio.

Esto lo hacemos abriendo un archivo nuevo de “bloc de notas” e introduciendo el siguiente código.

Código:

Set objExcel = CreateObject("Excel.Application")

objExcel.Visible = true

Set objWorkbook = objExcel.Workbooks.Open("C:\Pantalla\Estacionamiento Carz.xlsm")

‘------fin

Luego guardamos cómo y le ponemos el nombre que queramos con extensión “.vbs” y guardamos dentro de la misma carpeta donde esta este archivo. En el ejemplo “Pantalla” es la carpeta donde está guardado el archivo, tiene que ser la ruta completa del archivo de Excel.

Luego creamos un acceso directo del archivo ejecutable creado y cambiamos el icono. Para eso debemos crear un icono o buscar un icono que nos guste, etc.

Este acceso directo lo enviamos al escritorio y listo.

Cundo ejecutamos nuestro archivo no aparecerá la pantalla de inicio.

Conclusión:

Entonces logramos ejecutar nuestra aplicación sin que aparezca la pantalla de inicio de Excel, protegemos nuestra aplicación porque la guardamos dentro de una carpeta y lo que vemos es solo un acceso directo. Luego podemos crear también mediante un formulario una pantalla de inicio personalizada si queremos.

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Keys:

Don’t show splash screen in Excel application.
No mostrar pantalla de Excel en una aplicación.

Búsqueda Inteligente con Combobox Smart (Search Engine form in Excel)

2017-10-26T16:01:00.002-03:00

En este artículo vamos a seguir viendo el tema de “búsqueda inteligente en Excel” (a pedido de la gente) usando un formulario que nos muestra las sugerencias o los elementos que coinciden con la palabra introducida. Ya hemos visto varios artículos al respecto pero siempre es un tema apasionante ya que nos resulta extremadamente útil a la hora de trabajar con mucha información y sobre todo para facilitarnos nuestro trabajo.

En el blog damos herramientas, elementos e ideas útiles para sumar a nuestro conocimiento, capacidad y habilidades en cuanto a Excel. La comprensión de estas herramientas depende de nuestro nivel de conocimiento, habilidades y entendimiento. Es por eso que estudiamos varias opciones de las más simples a las más complejas. Siempre recomendamos empezar con lo más simple e ir sumando complejidad hasta llegar a lo más avanzado e incluso lograr crear nuestras propias herramientas.

El video relacionado esta cargado en nuestro canal de YouTube “ExcelminiApps”. Sino directamente a través de este link o click en la imagen.

Como hacemos siempre vamos a utilizar una mini aplicación, una plantilla, de ejemplo para mostrar la idea.

Utilizamos elementos que ya habíamos utilizados en otros artículos:

Base de datos de empleados de una empresa ficticia. Esta hoja tiene un botón que denominamos buscar y que lanza el formulario de búsqueda.
Formulario de búsqueda Construido en la plataforma VBA. El formulario es un ejemplo, podemos utilizar con formato, propiedades y cantidad de información que necesitemos de acuerdo a nuestra mini aplicación.

Por otro lado vamos a utilizar algunos de los conceptos vistos en los siguientes artículos relacionados (de la lista de artículos del blog):

Trataremos de hacer la explicación lo más simple posible.

Funcionamiento:

En primer lugar vamos a ver cómo funciona, básicamente tenemos una hoja con los datos “Base de Datos de Empleados”. Arriba a la derecha tenemos el botón para lanzar el formulario de búsqueda.

Una vez lanzado vemos el formulario con algunos campos y un botón llamado “cerrar” su única función es cerrar el formulario.

Los campos son:

ID: es el código único que identifica al empleado, es una lista desplegable.
Nombre: del empleado.
Teléfono
Puesto
Ubicación:

La búsqueda se puede realizar de dos maneras:

Búsqueda por ID: Conociendo el ID del empleado, seleccionamos de la lista o directamente lo introducimos mediante teclado. De esta manera nos mostrara todos los datos de ese ID. Para esto deberíamos acordarnos “qué ID corresponde a qué persona”. Un tanto arduo.
Búsqueda por palabra clave o nombre: resulta más interesante buscar una persona conociendo una parte del nombre. Es mucho más fácil, porque en general es lo que podemos recordar mejor o algún colaborador puede tener esa pista. Lo revolucionario o sofisticado en este método es que es automático, a medida que escribimos parte del nombre nos aparece las sugerencias listadas y podemos elegir el que estamos buscando.

.Procedimiento:

En este caso, ya habiamos hablado de utilizar el formulario y la base de datos. Estos elementos los habiamos usado en otros artculos así que no vamos a hablar de cómo construirlos. El elemento que vamos a sumar es una tabla dinamica.

La tabla dinamica va a cumplir la misma utilidad que habiamos visto en “Búsqueda Inteligente en Excel sin formulario ActiveX (versión simplificada)”. El procedimiento es el mismo pero en vez de utilizar la hoja de Excel utilizamos un formulario. Es lo que habíamos estado diciendo, con todo lo visto tranquilamente podemos llegar a esta última funcionalidad.

Lo que hacemos básicamente es que cada vez que cambia un dato sobre el campo “nombre” se traslada el dato al filtro de la tabla dinámica y luego que está actualizada se vuelcan los datos del filtro al combobox de campo nombre. Es tan simple como eso.

Veamos un ejemplo, introducimos la palabra “jua” como aproximación a buscar un Juan o los Juan’s que estén en nuestra base de datos.

Como podemos ver tenemos, a la izquierda, la tabla dinámica filtrada con “jua” y a la derecha otra tabla con la lista completa de nombres y códigos concatenados como uno solo (son los datos para crear la tabla dinámica). También podemos ver un número que indica la cantidad de coincidencias encontradas. En este caso 2 (dos).

Ya tenemos todos los elementos, logramos de alguna manera obtener las coincidencias para nuestras búsquedas, ahora lo único que hay que hacer es utilizar un código para poder llevar la lista de coincidencias a nuestra lista de combobox. Esto ya lo habíamos visto pero vamos a recordar.

1 – Utilizar Worksheet >> Change para llevar los datos introducidos en el campo nombre al filtro de la tabla dinámica.

2 – Listar las coincidencias como una lista del combobox.

Código

Ahora vamos a ver el código de aquello no conocido, en este caso de lo que hace cuando introducimos un dato en el campo “nombre” que es un combobox. Y cuando seleccionamos un dato de este combo. Lo demás lo habíamos visto.

INICIO CODIGOS----------------------------------------

Sub Name1_Change()

If id.Value = "" Then 'evito recurrencia

id.Locked = True 'bloqueo id

name1.RowSource = "" 'borro los datos del combo

'hago el filtrado de la tabla dinámica

ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotFields("Nombre Completo").ClearAllFilters

ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotFields("Nombre Completo").PivotFilters.Add Type:=xlCaptionContains, Value1:=name1.Value

name1.RowSource = "h7:h" & 7 + Range("h5").Value 'cargo los ítems del combo

name1.DropDown 'despliego la lista de coincidencias

End If

End Sub

------------------------------------------------------

Ahora vamos a ver el código de cuando hacemos click sobre algún elemento de la lista del combo:

-------------------------------

Sub name1_Click()

Private Sub name1_Click()

ID1 = Val(Left(name1.Value, 4)) 'recupero el id

id.Text = ID1

name1.Text = Application.WorksheetFunction.VLookup(ID1, Range("b7:F26"), 2, False)

tel1.Text = Application.WorksheetFunction.VLookup(ID1, Range("b7:F26"), 3, False) 'muestro el tel correspondiente

ubi1.Text = Application.WorksheetFunction.VLookup(ID1, Range("b7:F26"), 4, False) 'muestro ubicación correspondiente

pues1.Text = Application.WorksheetFunction.VLookup(ID1, Range("b7:F26"), 5, False)

End Sub

Por supuesto que la tabla dinámica, y la lista concatenada son datos que nos sirven para el propósito buscado. Estos datos no se deben ver en la ejecución de la mini app, aquí los mostramos con fines didácticos. Se pueden ocultar en la misma hoja o se puede utilizar una hoja auxiliar como usamos siempre y luego ocultar y proteger esta hoja.

Como ven no es muy complicado y además es sencillo.

¡Esperamos que les haya gustado la idea y vean lo fácil que es!

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

Recuerden que los artículos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo en los artículos se nombran todos los elementos y con esta información podemos hacer nuestras pequeñas investigaciones usando internet, así desarrollamos nuestro conocimiento. Por ejemplo si utilizamos la función “Y”, que la suponemos conocida, y no sabemos ¿qué es? podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuáles son los componentes. Las mini aplicaciones no son más que la recopilación de muchos elementos para dar forma a una nueva idea.

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Keys:

· Búsqueda inteligente en Excel con combobox

· Search engine en Excel.

· Búsqueda en Excel con autorrelleno.

· Búsqueda en Excel con sugerencias.

Pasar datos de Excel a Google - Guardar/Respaldar base de datos excel en Google (Synchronizing data between Google Docs and Excel)

2017-02-05T23:42:00.001-03:00

En este artículo vamos a empezar a ver cómo podemos interactuar con Google Docs. Más precisamente cómo podemos aprovechar las características de las hojas de cálculo y formularios de Google Drive o Google Docs.

En el artículo anterior vimos como rellenar formularios web desde Excel. Esto nos ayudará para poder entender los procedimientos que utilizamos.

También utilizaremos los conceptos que vimos en el artículo de “Entrada-Salida de Stock en Excel”. En este caso en vez de guardar los datos localmente en una hoja de Excel, lo guardamos en una hoja de cálculo en la web.

Click en la imagen para ver el video relacionado sino a través de este Link..

Como siempre vamos a ver un ejemplo práctico, una idea, para mostrar el funcionamiento pero no es limitante ya que una vez entendido podemos adaptarlo a nuestras propias mini aplicaciones.

Básicamente tenemos un formulario de entrada-salda de stock con las mismas características que vimos en un artículo anterior.

Recordamos rápidamente cómo funciona. Elegimos un ítem o identificación de un producto y luego introducimos la cantidad a entrar o dar salida en el stock. Luego con el botón ingresar archivamos el dato en la hoja stock. Eso es todo.

Por otro lado creamos un formulario en google docs para poder guardar nuestros datos en la web. Este formulario tiene que tener la misma cantidad de datos o ítems que nuestro formulario. En este caso son 5 elementos.

Crear un formulario de google es muy fácil, en internet pueden encontrar varios ejemplos y tutoriales.

Este formulario lo podemos asociar a una hoja de cálculo de google en donde se almacenan las respuestas al formulario.

Como se puede observar la hoja web tiene el mismo aspecto que la hoja en Excel. Aquí es donde guardaremos nuestra base de datos o nuestros datos.

En conclusión cuando hacemos la entrada o salida de nuestros productos de stock. Estos elementos se anotan o se guardan en la hoja de google docs. Esto es muy bueno porque de esta manera segurizamos la información que en nuestra computadora se puede ver expuesta de alguna manera. Por ejemplo se puede dañar el disco, pueden robarnos la información, etc. Lo unico que hay que ntener en cuenta es que necesitamos una conexión a internet confiable.

Procedimiento

Datos de partida:

Como utilizamos la misma plantilla de “enstrada-salida de stock” en teoría deberiamos partir del mismo codigo.

El problema es que los formularios en internet como y habiamos dicho estan en su mayoria protegidos para que no se puedan utilizar robots o software malisioso que no sea una persona. Es por eso que se protegen con CAPTCHA por ejemplo. En el caso de los formularios de googl ees similar. Han cambiado la forma de definirlos, etc.

Tuvimos que poner nuestro mayor esfuerzo para encontrar una solución y lo conseguimos. Así que mostraremos pequeñas variaciones con el código original.

Código

En el código debemos tener en cuenta que los datos son 5 en este caso: Ítem, nombre, descripción, cantidad y tipo de dato.

Se utiliza una comprobación para saber si el dato se cargo correctamente.

Pude ser un tanto tedioso entenderlo, lo importante es ver los conceptos generales mas allá del código.

INICIO CODIGOS----------------------------------------

Sub Ingresar()

' Ingresar Macro

Application.ScreenUpdating = False

'Copio los datos

Range("D14:H14").Select

Selection.Copy

'pego los datos

Sheets("Stock").Select

Range("B" & Range("E2").Value).Select

Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _

:=False, Transpose:=False

Application.CutCopyMode = False

'Seleccionamos la celda de ID

Sheets("Ent-Sal").Select

Range("D14").Select

'Rutina para guardar en google docs

Dim IE As Object

'creamos el objeto para el navegador Internet Explorer

Set IE = CreateObject("InternetExplorer.application")

'dentro del navegador de internet explorer, accedemos a la página donde esta el formulario HTML

IE.Navigate Sheets("Stock").Range("H1").Value

DoEvents

Loop Until IE.readystate = 4 'verifico si cargo correctamente la página

'Completo los elementos del formulario por ID

IE.Document.all.Item("entry.73292380").Value = Sheets("Ent-Sal").Range("D14").Value

IE.Document.all.Item("entry.491606368").Value = Sheets("Ent-Sal").Range("E14").Value

IE.Document.all.Item("entry.36767969").Value = Sheets("Ent-Sal").Range("F14").Value

IE.Document.all.Item("entry.1533843748").Value = Sheets("Ent-Sal").Range("G14").Value

IE.Document.all.Item("entry.57838728").Value = Sheets("Ent-Sal").Range("H14").Value

'no hacemos visible la ventana de Internet Explorer

IE.Visible = False

'enviar formulario

IE.Document.Forms(0).submit

'guardo estado pagina

pag = Sheets("Stock").Range("H2").Value

'mensaje para avisarnos si se cargo correctamente

If IE.LocationURL = pag Then

MsgBox "Datos Cargados Correctamente"

Else

MsgBox "Los datos no fueron cargados, intentar de nuevo"

End If

'cierro el internet explorer

IE.Quit

Set IE = Nothing

End Sub

------------------------------------------------------ FIN CÓDIGOS

En este código sumamos los conserva las características de los dos códigos, por un lado el de la plantilla entrada-salida de stock y el de rellenar el formulario. Es decir además de guardar los datos en la web los seguimos guardando en la hoja “stock”. Esto se puede simplificar sacando esta parte porque además tenemos nuestro método de verificación para saber si los datos han sido enviados o no. Sin embargo, depende de la nuestra aplicación puede ser necesario cargar los datos en el formulario sin tener internet por lo que en algunos casos puede ser necesario conservar la hoja local, en este caso “stock” y así tener duplicado los datos.

Una vez que tenemos cargados los datos los podemos consultar en cualquier momento incluso compartirlos. Se podrían hacer informes, etc. Los usos son ilimitados o simplemente limitados por la imaginación de cada uno.

¡Esperamos que les haya gustado la idea y vean lo fácil que es!

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

Les recomendamos que sigan el blog por alguno de los medios, mail o por redes sociales, para recibir las actualizaciones y novedades.

¡Éxitos!

Keys:

· VBA to Enter Data Online and Submit Form

· Populate HTML form using Excel/VBA

· Populate Internet Textbox, Fill Forms, click Submit using Excel

· Automatic Form Filling using data stored in an Excel file

· Excel - Populate Html Form Using Excel/vba.

· Rellenar formulario Web con Excel

· Rellenar formulario HTML con VBA en Excel.

· Sincronizar Google Docs con Excel.

· Sincronizar hoja de cálculo de google con Excel.

Autorrellenar Formulario Web Html desde Excel (Web form filling)

2016-08-25T14:10:00.000-03:00

En este artículo vamos a ver cómo podemos rellenar un formulario web html desde Excel. En teoría es muy simple con el método “GetElementByID”, posible de utilizar en VBA.

Básicamente tenemos un formulario web, caracterizado por contener elementos, textbox’s (cuadro de textos), Combobox’s (cuadro de listas), ChekButton’s (botones de selección), y siempre hay un botón Aceptar, Enviar, Submit, etc., que envía, guarda o hace algo con los datos cargados.

Lo único que vamos a mostrar es cómo interpretar los datos necesarios en el código HTML para luego mediante un script (código) en Excel, desde la plataforma VBA, poder rellenarlo y enviarlo.

La utilidad de esto es relativa ya que últimamente es difícil encontrar un formulario que no contenga un código CAPTCHA o de verificación para ver que es una persona la que rellena el formulario y no una máquina (o un robot). Sin embargo en otro artículo mostraremos la utilidad que puede tener con Google Docs.

Click en la imagen para ver el video relacionado sino a través de este Link.

Recuerden que en el canal de YouTube “ExcelminiApps” están todos los videos que son complento del blog.

Como hacemos siempre vamos a utilizar una mini aplicación de ejemplo para mostrar la idea.

Básicamente tenemos un formulario web que queremos rellenar, en este caso vamos a utilizar el de “Crear Cuenta en Gmail” ya que nos permite mostrar el objetivo propuesto. Además contiene los elementos necesarios.

El formulario en cuestión tiene varios campos pero en este caso vamos a remitirnos a dos porque es un ejemplo, y al botón enviar o aceptar que en este caso se llama “siguiente”.

Los datos que necesitamos son los ID’s que son nombres o strings únicos en el código que representan a cada elemento. Debemos identificar en este caso tres, el que corresponde al “nombre”, el que corresponde al “apellido” y el que corresponde al botón “siguiente”.

En realidad para hacer esto no hay que saber leer el código ni nada, podemos usar las “herramientas de desarrollador” que nos ofrece el explorador. En este caso es Internet Explorer pero para las nuevas versiones de Windows es “Edge”.

Una vez que tenemos abierta la herramienta, con el cursor buscando el elemento que queremos identificar, lo señalamos y revisamos la información que necesitamos.

Como ven también tenemos todas las propiedades del elemento, en este caso solo nos importa el id. Que en este caso esta identificado en la línea sombreada con rojo como “firstname”.

Para el caso del apellido con el mismo procedimiento encontramos que el id es “lastname” y para el caso del boton es “submitbutton”.

Con esta información ya podemos crear el script o codigo en excel.

Procedimiento

Nuestros datos son:

· Caja de Texto de “Nombre” id: firstname

· Caja de Texto de “Apellido” id: lastname

· Boton “siguiente” id: submitbutton

Código

El código de la macro sería el siguiente, en este caso definimos las variables directamente en el código, es decir, el nombre “juan”, el apellido “pablo”, pero podemos utilizar todas las posibilidades que nos da excel, obtener los datos de una celda, de un formulario, de una base de datos, etc.

INICIO CODIGOS----------------------------------------

Sub RellenarFormWEB()

'www.excelminiapps.com

'Este codigo sirve para rellenar un formulario web con el methodo GetElement

Dim IE As Object

'creamos el objeto para el navegador Internet Explorer

Set IE = CreateObject("InternetExplorer.application")

'dentro del navegador de internet explorer, accedemos a la página donde esta el formulario HTML

'en la celda D5 esta la dirección

IE.Navigate “https://accounts.google.com/SignUp”

DoEvents

Loop Until IE.readystate = 4 'verifico si cargo correctamente la página

'Completo los elementos del formulario por ID

IE.Document.getElementById("FirstName").Value = “Juan”

IE.Document.getElementById("LastName").Value = “Pablo”

'Ahora ubico el boton de submit o enviar, en este caso:

IE.Document.getElementById("submitbutton").Click

'finalmente hacemos visible la ventana de Internet Explorer

IE.Visible = True

End Sub

------------------------------------------------------

Este código rellena solo los campos de nombre y apellido pero como no rellena el resto de los campos, al ejecutar la macro nos mostrara un error:

Si podemos mostrar la imagen de CAPTCHA también desde Excel el usuario podría introducir este elemento.

¡Esperamos que les haya gustado la idea y vean lo fácil que es!

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

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¡Éxitos!

Keys:

· VBA to Enter Data Online and Submit Form

· Populate HTML form using Excel/VBA

· Populate Internet Textbox, Fill Forms, click Submit using Excel

· Automatic Form Filling using data stored in an Excel file

· Excel - Populate Html Form Using Excel/vba.

· Rellenar formulario Web con Excel

· Rellenar formulario HTML con VBA en Excel.

Pasar datos de Excel a Word con Macro (Combinar Correspondencia)

2016-03-15T11:26:00.000-03:00

En este artículo vamos a ver nuevamente cómo podemos pasar datos de Excel a Word con una macro. Sin embargo, aunque el titulo indica que podemos usar una macro en Excel, no es necesariamente obligatorio hacerlo. Se puede hacer directamente desde Word con una macro o incluso manualmente.

Este artículo está relacionado con varios temas o artículos ya vistos, como ser : Impresión Múltiple en Excel con macro (Parte 1), Impresión Múltiple en Excel con macro (Parte 2), Pasar datos de Excel a plantilla de Word con macro, Imprimir en documento de Pdf.

En resumen lo que hacemos es imprimir de una sola vez todos los documentos creados a través de una plantilla de Word y con los datos tomados de una hoja de Excel. Estos datos son las variables de la plantilla.

El elemento principal es la herramienta de Word “Combinar Correspondencia” y a partir de ahí lo único que hacemos es automatizar la tarea ya sea desde Word o desde Excel.

Click en la imagen para ver el video relacionado sino a través de este Link.

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Como hacemos siempre vamos a utilizar una mini aplicación de ejemplo para mostrar la idea.

En este caso utilizamos una plantilla de Word llamada “Credencial”. Y un documento de Excel que ya habíamos usado en el artículo “Pasar datos de Excel a plantilla de Word con macro”.

Credencial.dotx

Esta es la plantilla de la Credencial, como ven no contiene los datos. Tiene el espacio para el nombre en la parte superior y el nombre de la jornada en la parte inferior, como ejemplo.

Pasar Datos a Excel.xlsm

Como ven es un archivo de Excel habilitada para macros según la extensión.

Tenemos los datos de los asistentes a nuestra jornada y además tenemos la ruta completa de la plantilla de Word.

Esta plantilla no la podemos utilizar como esta porque necesitamos que los datos estén en forma de lista. Entonces creamos una hoja auxiliar donde acomodamos los datos.

La hoja auxiliar no tiene formato y contiene los encabezados de cada columna o campo.

Visto los elementos principales lo que hacemos es crear una macro utilizando la función crear correspondencia.

Para eso vamos a Word, abrimos la plantilla, vamos a programador y elegimos grabar macro.

Luego vamos a la solapa correspondencia , seleccionar destinatarios y luego lista existente.

Luego buscamos la ubicación del archivo de Excel donde estaba nuestra lista auxiliar.

Lo que hizo esta acción es tomar cada encabezado de esa lista como un campo, el cual lo podemos agregar a nuestra plantilla por lo que elegimos el campos de Nombre del Participante de la Jornada y el Nombre de la Jornada. Como estamos grabando una macro a la vez, me muevo con las direccio nales del teclado para acomodar los campos.

Y listo, tenemos nuestra plantilla con los datos de Excel que son variables. Arriba a la derecha podemos ver la vista previa de cada uno pero no lo usamos para que no se grabe en la macro.

Ahora para finalizar tenemos la opción de imprimir documento o enviar por correo. En este caso queremos imprimir. También se puede utilizar la opción "Editar documentos individuales...". Con esta última opción nos muestra en un solo documento todas las plantillas y lo podemos guardar como un documento único.

Antes de utilizar esta opción debemos asegurarnos de que este predeterminada una impresora de pdf en la lista de impresoras. Sino imprimirá el documento el impresora predeterminada. Si todo esta correcto te pedirá una ubicación para guardar el Pdf y un nombre. Luego paramos la macro. Y tendremos el resultado esperado.

Macro1

En este caso si la macro grabada se llama macro 1, esta macro hace todo lo que hicimos manualmente en forma automatizada con el archivo de Excel seleccionado. Si cambia el nombre del archivo deberíamos volver a crear la macro o retocar el código. En este caso no recomendable. No es necesario explorar el código de la macro.

Ahora, recuerdan que teníamos un código para pasar los datos de Excel a Word. Vamos a utilizar el mismo código modificado. Este código crea el documento nuevo de Word a travez de la plantilla y ejecuta nuestra macro:

----

Sub toWord()

'ExcelminiApps 2016

'Ruta de la plantilla de word

warch = Hoja1.Range("B23").Text & Hoja1.Range("B24").Text

'Con la variable siguiente definimos que vamos a trabajar con un documento de Word.

Set objWord = CreateObject("Word.Application")

objWord.Visible = True

'Creamos un documento nuevo con la plantilla

objWord.Documents.Add Template:=warch, NewTemplate:=False, DocumentType:=0

'Activa el documento de word

objWord.Activate

'Ejecutamos la macro de word

objWord.Run MacroName:="macro1"

'Cerramos la variable

Set objWord = Nothing

End Sub

---

Como ven se agrego una línea para llamar a la macro de Word llamada “macro1”.

Eso es todo , cuando mediante un botón desde el archivo de Excel ejecutemos la macro “toWord” nos creará nuestro documento único con extensión PDF donde estarán volcados todos los datos.

Esto es muy interesante, práctico y rápido. Como dijimos ni siquiera es necesario crear las macros, pueden utilizar Combinar Correspondencia directamente.

Por otro lado, sino quieren estar elegiendo manualmente la impresora predeterminada al momento de ejecutar la macro , pueden utilizar este código dentro de la macro de Excel.

-----

'Elegir impresora

With Dialogs(wdDialogFilePrintSetup)

.Printer = "Microsoft Print To Pdf"

.DoNotSetAsSysDefault = True

.Execute

End With

---

No se recomienda tocar la macro de Word aunque si tienen ganas de experimentas lo pueden hacer y verán que funciona.

Eso es todo, esperamos les haya gustado. Sigan el blog y el canal. Pueden darle me gusta al artículo también. Saludos!

-------------------------------------- FIN

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Keys:

· Pasar datos de Excel a Word.

· Imprimir en Pdf con macro .

· Combinar Correspondencia en Word

· Macros de Word y Excel.

· Mail Merge.

· How to Use Microsoft Word to Extract Data From Excel.

· Send data from Exel to Word with macro.

Búsqueda con Hipervínculos (BuscarV con hipervínculos)

2016-01-21T23:13:00.000-03:00

En este artículo vamos a ver una cosa muy simple pero que quizás algunas personas no la conocen y que nos puede ahorrar tiempo y trabajo sin construir nada muy complejo. Se trata de otra función de Excel “Hipervínculo”. Como viene integrado dentro del menú la opción de crear hipervínculo no la utilizamos. Nos sirve para, sin crear el hipervínculo en forma manual, poder ir rápidamente a otras partes del documento o abrir sitios, o tener acceso rápido a lo que nos interesa.

Click en la imagen para verl el video o en este Link.

Como hacemos siempre vamos a utilizar una mini aplicación de ejemplo para mostrar la idea.

Básicamente tenemos un formulario de búsqueda que fue construido en base a la formula de BuscarV en este ejemplo.

Podemos buscar en función de un número o un código, o en función de un nombre. Como sabemos la función BuscarV nos pide el elemento a buscar, dentro de que matriz y en que columna. Por lo que debemos tener seguramente una base de datos, matriz o el listado de datos.

En el ejemplo, cuando buscamos por código nos muestra automáticamente el nombre y un campo denominado vinculo. Y cuando buscamos por nombre directamente el campo vinculo.

Este campo llamado “Vinculo” es efectivamente un vínculo para una celda o lugar dentro del documento, lo único que vemos es el nombre a mostrar del hipervínculo pero si nos acercamos al texto nos da la posibilidad de hacer clic sobre este vínculo.

Conclusión, de acuerdo a un dato buscado podemos acceder a un hipervínculo que nos señala un lugar o sitio de interés.

La matriz que utilizamos es la siguiente:

Entonces construimos la función BuscarV para cada uno de las dos formas de búsqueda. Y la matriz de datos es la que vimos en la imagen anterior.

Las formulas nos quedarían, en este caso para encontrar el campo vinculo utilizamos el dato de “nombre a mostrar”, nos quedarían:

Por código: BUSCARV($D$9;Datos!$C$4:$F$17;4;FALSO)

Por nombre: BUSCARV($D$13;Datos!$D$4:$F$17;3;FALSO)

Por ejemplo, si buscaromos el código nos mostraría en el campo vinculo la letra “C” pero sin vinculo, solo como un dato.

Ahora , si queremos que sea un vinculo deberemos utilizar la función “HIPERVÍNCULO” dentro de la misma celda.

La función tiene la siguiente sintaxis:

HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)

Los elementos son la “ubicación”, que en el caso que fuera una página web no habría problemas porque es el nombre de la página y el “nombre descriptivo” que es una cadena de texto común que describe el vinculo. Hasta ahí no habría problemas pero para buscar lugares dentro del documento es mas complicado de definir. Vamos a ver ambos.

Por ejemplo: =HIPERVINCULO("http://www.google.com";"google")

En sintesis, podemos asociar a cada dato de nuestra base de datos otro campo en que por ejemplo pongamos una pagina web o el destino de un documento o un lugar dentro del documento.

En el ejemplo que veniamos viendo tenemos para cada elemento un vinculo a una celda, identificadas con letras desde la A a la M. Ahora tenemos que complementar la función BuscarV con la de Hipervinculo para que nos cree el vinculo para el elemento buscado.

Como ven en la hoja de datos, tenemos un campo llamado ruta, ahí va el dato de la ruta de la celda que esta compuesta por el nombre de la hoja y la celda. Y en el campo nombre para mostrar colocamos un dato representativo del dato de la celda.

EN RESUMEN, CUANDO TENGAMOS LISTA LA FORMULA , AL BUSCAR UN DATO NOS MOSTRARA EL LINK CORRESPONDIENTE QUE NOS LLEVARA AL LUGAR DONDE SE ENCUENTRA EL DATO. GENIAL NO!!!!

Ahora un ejemplo, supongamos que buscamos el dato dos o código 2 y el link nos debe llevar a la celda “H11” que es donde esta el dato.

El hipervinculo quedaría así:

“=HIPERVINCULO("[Búsqueda con hipervinculo.xls]"&BUSCARV($D$9;Datos!$C$4:$F$17;3;FALSO);BUSCARV($D$9;Datos!$C$4:$F$17;4;FALSO))”

Para el “nombre a mostrar” usamos el mismo BuscarV que habíamos visto y para la “ubicación” ademas de la hoja y la celda tenemos que referencir elnombre del archivo actual que en este caso se llama “Búsqueda con hipervinculo.xls”. Sino lo ponen bien no les va a funcionar.

Ahora vamos a mostrar rápidamente cómo sería para páginas web. Por ejemplo si tuviéramos una lista de artículos y buscaremos uno. Cuando lo buscamos nos mostraría el link a dicho artículo.

Cuya matriz de datos sería:

Utilizamos la misma plantilla del ejemplo anterior pero en vez de llevarnos a un lugar del documento nos abre la página web.

¡Esperamos que les haya gustado la idea!

-------------------------------------- FIN

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¡Éxitos!

Keys:

· BuscarV con hipervínculo.

· hipervínculo a una hoja de Excel con referencia al resultado de una fórmula en un campo

· Cómo hacer un hipervínculo a una celda como destino

· Hyperlink with VlookUP

Control de Acceso a Usuarios en Excel con Formulario

2015-07-06T16:39:00.003-03:00

En este artículo, al igual que el anterior, vamos a ver cómo controlar los accesos de usuarios a nuestra mini aplicación. Esta vez utilizaremos un formulario de Windows (ActiveX) para poder hacer el ingreso. Básicamente el resto es lo mismo, la aplicación es la misma, los datos también, etc.

En un ejemplo, recuerden esto, hay muchas formas de hacerlo. Mostramos la que nos parece más sencilla de aplicar. Se puede complejizar tanto como se quiera.

Click en la imagen para verl el video o en este Link.

En nuestro ejemplo usamos un nombre de fantasía para nuestra aplicación, es algo que se nos ocurrió para el ejemplo.

Vamos a empezar a explicar los elementos generales:

En primer lugar tenemos lo que sería la página de inicio, dónde esta el formulario de logeo o donde uno ingresa el usuario y contraseña para ingresar al sistema. En este nuevo ejemplo tenemos un boton que llamamos “Ingresar”, al presionarlo nos lanza el formuario.

Como ven es un formulario sencillo con dos “textbox” para el ingreso de datos y un “commandbutton” para ingresar. Ingresamos manualmente el nombre del Usuario aunque se puede guardar una lista desplegable al igual que el artículo anterior pero para no complicar lo dejamos así. Por otro lado también se puede ingresar la contraseña donde elegimos un carácter para que represente el ingresado que puede ser un asterisco (*).

Una vez que presionamos el boton ingresar podemos lanzar un “msgbox” para que nos digas que introducimos mal el usuario y/o contraseña.

Ahora, para este ejemplo además de crear el formulario debemos hacer una pequeña modificación en la hoja usuario que habíamos creado.

En el formulario anterior utilizavamos una formular para comparar lo introducido en la celda con lo que teniamos en la hoja de usuarios. Aquí como vamos a utilizar el evento “Change” del textbox. Cuando ejecutamos un cambio sobre el textbox, este se verá reflejado directamente en la hoja, escrito en las celdas B4 y C4 respectivamente. Luego en la celda E4 se usa una formula de comparación para decirnos si los datos introducidos son correctos.

Una vez que ingresamos al sistema se veran las hojas correspondientes al usuario de nuestra aplicación. Luego para salir al igual que la vez anterior deberíamos presionar “exit”.

.Procedimiento

En este caso, tenemos dos grandes elementos. El formulario propiamente dicho y el código. Veamos el formulario. No vamos a mostrar el paso a paso porque ya lo habiamos visto en otros artículos, sin embargo podemos nombras las variables asociadas.

Las variables serían tres:

· Textbox1 (caja de texto para el usuario)

· Textbox2 (caja de texto para la contraseña)

· CommandButton1 (botón de comando para ingresar)

Esto son los nombres que aparecerian en la variable “Name” de cada elemento. Luego el formato del formulario puede ser modificado a gusto, es decir, el color, el tamaño, etc.

Luego lo que hay que recordar es de cambiar la propiedad del textbox2 ,que sería donde se introduce la contraseña, para que muestre el carácter “*”. La propiedad se llama “PasswordChar”.

Código

La macro “Ingresar” es la misma pero le agregamos los mensajes de bienvenida o de error en caso que la contraseña o el usuario no sean correctos, lo marcado en ROJO:

INICIO CODIGOS----------------------------------------

Sub Ingresar()

'Autentico el Usuario y Contraseña

If Sheets("Usuarios").Range("E4").Value = "verdadero" Then

'msj de bienvenida

MsgBox "Bienvenido"

'eligo el caso

'la variable esta representada por lo el dato que tenemos en la hoja usuarios en la celda D4. Esta celda muestra el mismo dato de la celda usuario en la hoja de inicio.

Select Case Sheets("Usuarios").Range("D4").Value Case "Administrador"

'Administrador

‘el administrador puede ver todas las hojas por lo que hacemos visible todas las hojas. Para saber este codigo creamos una macro de prueba.

Sheets("Usuarios").Visible = True

Sheets("Nivel_Acceso").Visible = True

Sheets("BD1").Visible = True

Sheets("BD2").Visible = True

Sheets("Informe").Visible = True

Case "Standard"

'Standard

‘en este caso solo hacemos visible las tres hojas.

Sheets("BD1").Visible = True

Sheets("BD2").Visible = True

Sheets("Informe").Visible = True

Case "Invitado"

'Invitado

‘solo vemos la hoja de informe

Sheets("Informe").Visible = True

End Select

Else ‘agregamos el Else y el msj

MsgBox "Usuario y/o constraseña incorrecto"

End If

End Sub

------------------------------------------------------

El código de “Exit” es exactamente el mismo por lo que no vamos a mostrarlo que el anterior.

Ahora vamos a ver el código para cada elemento del formulario, el cual sería:

-------------------------------

Private Sub CommandButton1_Click()

Call Ingresar ‘llama a la macro ingresar

End Sub

-------------------------------

Private Sub TextBox1_Change()

‘el cambio de los valores de la caja se ven reflejados en las celda correspondinete.

Sheets("Usuarios").Range("B4").Value = TextBox1.Value

End Sub

-------------------------------

Private Sub TextBox2_Change()

‘el cambio de los valores de la caja se ven reflejados en las celda correspondinete.

Sheets("Usuarios").Range("C4").Value = TextBox2.Value

End Sub

-------------------------------

Por otro lado hay que crear una nueva macro para lanzar el formulario:

Sub Ingreso_Form()

UserForm1.Show

End Sub

Como ven no es muy complicado y además es sencillo.

¡Esperamos que les haya gustado la idea y vean lo fácil que es!

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

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¡Éxitos!

Keys:

· Control de Acceso a Usuarios con formulario Activex.

· Acceso con Usuario y Contraseña con formulario.

· Cambiar Nivel de Acceso a usuarios en Excel.

· Tipos de Acceso de Usuario en Excel.

· Excel Access Control with username and password with form.

Control de Acceso a Usuarios en Excel (Versión Simple)

2015-03-04T12:39:00.000-03:00

En este artículo vamos a ver cómo controlar los accesos de usuarios a nuestra mini aplicación. Suponiendo que tenemos tres tipos de Usuario, de Administrador, de Invitado y Usuario Standard. Cada uno de estos usuarios tiene niveles de accesos diferentes. El primero puede ver todas las hojas, además puede crear usuarios, el segundo puede ver y escribir en todas las hojas, el tercero solo puede ver la hoja de informe.

En el ejemplo queremos resumir una forma de hacerlo, no quiere decir que sea la única. Es una forma sencilla en la que ocultamos las hojas dependiendo el nivel de acceso.

Por otro lado, esto se puede complejizar tanto como se quiera.

Click en la imagen para verl el video o en este Link.

En nuestro ejemplo usamos un nombre de fantasía para nuestra aplicación, es algo que se nos ocurrió para el ejemplo.

Vamos a empezar a explicar los elementos generales:

En primer lugar tenemos lo que sería la página de inicio, dónde esta el formulario de logeo o donde uno ingresa el usuario y contraseña para ingresar al sistema.

Como ven se usan dos celdas, una para el usuario y otra para la password. La celda del usuario tiene una lista de usuarios tomados de la hoja Usuarios. Estos fueron creados por el administrador. La celda de la contraseña tiene formato personalizado para que nos muestre asteriscos una vez ingresada la constraseña. Además tambien vemos que no se muestran las otras hojas de la mini aplicación.

En la parte de abajo hay un texto que nos dice si la constraseña y usuario es correcta. Además nos da la bienvenida.

Por otro lado, tenemos un boton “ingresar” al cuàl vamos a asociar nuestra macro para que funcione la mini aplicaciòn.

Ahora vamos a ver lo que contiene la hoja de “Usuarios”, que solo puede ser vista por el administrador del sistema.

En la figura se pueden ver ahora , todas las hojas de nuestra aplicación. Esto es lo que veria el administrador del sistema. Todas las hojas.

Se puede ver que se uso para comprobar la identidad un comparador en la celda “E4”.Si para ese usuario coincide la contraseña da “Verdadero” sino “Falso”. Esto lo tomaremos en el código.

En la hoja del “Usuarios” estan todos los usuarios con varios campos, el nombre del usuarui, la constraseña y el tipo de acceso.

El administrador puede agregar los usuarios que desee teniendo en cuenta que solo existen, en este caso, tres niveles de acceso; administrador, invitado y standard. En el campo tipo de acceso también usamos una validación de datos para elegir la opcion.

Ahora vamos a ver la hoja con la definicion de los niveles de acceso:

Aquí el administrador puede crear si lo desea otro nivel de acceso pero con la salvedad que podría ser necesario modificar el código. Como no es necesario que el administrador sepa de código, lo más probable es que lo modifique un “Super Usuario” o quíen creo la aplicación.

Ahora vamos a ver las hojas que contienen los datos, en este caso suponemos, que se trata de una aplicación que controla el ausentismo de los trabajadores y así poder controlar el salario.

Estos datos, los de las hojas BD1, BD2 e informe son los que van a usar los usarios. En el caso del usuario estándar podrá ver todas las hojas (BD1, BD2 e Informe), en el caso del invitado solo el informe. Como lo planteamos ni siquiera es necesario proteger las hojas.

Además tenemos, como vemos, un boton “Exit” o salida que nos hace regresar a la pagina de inicio y resetea el sistema, asociada a la macro correspondiente.

Procedimiento

Ahora vamos a repasar lo que tendremos que hacer crear nuestras dos macros. La primera que va a estar asociada al boton “Ingresar” y la otra al boton “Exit”.

La macro “Ingresar” tendrá que decidir que hacer de acuerdo al usuario que ingresa, que a su vez esta asociado a los tres niveles de acceso. Entonces:

· Administrador: va a poder ver todas las hojas y trabajar en ellas.

· Standard: es el usuario normal o comun, que trabaja ingresando datos, va a poder ver BD1, BD2 e informe. En este caso, usamos estas tres hojas para representar cualquier cantidad de datos que podamos tener en el sistema.

· Invitado: el invitado generalmente no puede ver todas las hojas, escribir o editar, en este caso podrá ver solamente la hoja de informe.

La macro “Salir” ocultan todas las hojas que no sean la de “Inicio” y borra la contraseña ingresada al principio.

Como ya sabemos para tomar decisiones condicionales podemos utilizar la funcion “Si” o en inglés “if..then..End if”. Pero para este caso nos parecio sencillo usar otro metodo denominado “Select Case” que ya vamos a ver como funciona. Si quieres investigar para aprender mejor como funciona, lo pueden hacer en la ayuda sino buscando en internet donde hay mucha información.

En sintexis, vamos a mostrar como se define:

Select Case Variable ‘elige el caso según la variable

Case Variable 1 ‘si la variable toma el valor Variable 1 elige este caso.

Codigo asociado al caso…

Case Variable 2 ‘si la variable toma el valor Variable 2 elige este caso.

Codigo asociado al caso…

Case Variable n ‘si la variable toma el valor Variable n elige este caso.

Codigo asociado al caso…

End Select ‘Termina la definicion de los casos.

Como dijimos antes, se puede investigar y buscar de ejemplos de aplicación de esto.

Código

Ahora vamos a ver la macro “Ingresar” que tenemos para esta aplicación sencilla:

Sub Ingresar()

'Autentico el Usuario y Contraseña

If Sheets("Usuarios").Range("E4").Value Then

'eligo el caso

'la variable esta representada por lo el dato que tenemos en la hoja usuarios en la celda D4. Esta celda muestra el mismo dato de la celda usuario en la hoja de inicio.

Select Case Sheets("Usuarios").Range("D4").Value Case "Administrador"

'Administrador

‘el administrador puede ver todas las hojas por lo que hacemos visible todas las hojas. Para saber este codigo creamos una macro de prueba.

Sheets("Usuarios").Visible = True

Sheets("Nivel_Acceso").Visible = True

Sheets("BD1").Visible = True

Sheets("BD2").Visible = True

Sheets("Informe").Visible = True

Case "Standard"

'Standard

‘en este caso solo hacemos visible las tres hojas.

Sheets("BD1").Visible = True

Sheets("BD2").Visible = True

Sheets("Informe").Visible = True

Case "Invitado"

'Invitado

‘solo vemos la hoja de informe

Sheets("Informe").Visible = True

End Select

End If

End Sub

Este codigo hace visible las hojas, por lo que en primer termino deberemos ocultarlas. Para este caso vamos a usar una propiedad que tiene cada hoja, que se llama “Visible”.

Esta propiedad puede tomar tres valores que son: 0 (xlSheetHidden), -1 (xlSheetVisible) y 2 (xlSheetVeryHidden). La primera hace “oculta” la hoja, la segunda “visible” y la tercera “muy oculta”.

En nuestro caso vamos a usar las propiedades 0 y 2. En este caso para hacer visible o invisible la hoja también podemos usar la propiedad puesta en “True” para visible o en “False” para invisible.

Cabe destacar que en este caso, para este ejemplo, decidimos que hojas mostrar o no pero podemos en vez de ello decidir que hojas proteger o no, por ejemplo.

Ahora vamos a ver el código para el botón “Exit” o Salir.

Sub Salir()

Select Case Sheets("Usuarios").Range("D4").Value

Case "Administrador"

'Administrador

Sheets("Usuarios").Visible = 2

Sheets("Nivel_Acceso").Visible = 2

Sheets("BD1").Visible = 2

Sheets("BD2").Visible = 2

Sheets("Informe").Visible = 2

Case "Standard"

'Standard

Sheets("BD1").Visible = 2

Sheets("BD2").Visible = 2

Sheets("Informe").Visible = 2

Case "Invitado"

'Invitado

Sheets("Informe").Visible = 2

End Select

'borro contraseña

Sheets("Inicio").Range("F19").Value = ""

Sheets("Inicio").Range("F19").Select

End Sub

Al contrario del código para “Ingresar” este código oculta las hojas. Además vuelve a la hoja Inicio y borra la contraseña anterior.

Como ven no es muy complicado y además es sencillo. A esto se le puede agregar mayor complejidad, por ejemplo protegiendo las hojas o incluso para usuarios más expertos se puede proteger el código completo. Esto último sería lo mejor.

¡Esperamos que les haya gustado la idea y vean lo fácil que es!

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

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Keys:

· Control de Acceso a Usuarios.

· Acceso con Usuario y Contraseña.

· Cambiar Nivel de Acceso a usuarios en Excel.

· Tipos de Acceso de Usuario en Excel.

· Excel Access Control with username and password.

Entrada - Salida de Stock en Excel (Versión Simple)

2015-02-24T00:16:00.000-03:00

En artículos anteriores hemos visto varias formas de entrar o cargar dato en celdas con un formulario. En esta oportunidad vamos a citar el artículo “Formulario de Entrada de datos con Macro”. En este artículo vimos, en particular, como crear un formulario sencillo de entrada con una macro. Como se comento esto podía servir para ingresar datos a una base de datos. Sin embargo este mismo sistema se puede usar para administrar un Stock, es decir tanto la entrada de productos como la salida.

A veces Excel ofrece una solución muy sencilla para lo que puede parecer un problema complejo, además al hacerlo de esta manera permite que gente que no tiene tantos conocimientos pueda aprender el método y usarlo muy fácilmente.

En este artículo vamos a usar este mismo método de entrada de datos para mantener nuestro Stock.

Click en la imagen para ver el video o en este Link.

Para empezar Tenemos nuestro formulario de entrada salida, este lo creamos con el formato que màs nos guste, en este caso como se muestra la figura.

En este ejemplo sencillo tenemos cuatro datos principales, el primero es el ID del producto que tenemos cargados en la base de datos, el segundo es el Nombre del producto, el tercero la descripción y cuarto la cantidad de entrada o de salida.

· ID: el ide como tenemos una base de datos de productos, lo podemos seleccionar directamente usando validación de datos.

· Nombre: el nombre se rellena automaticamente una vez seleccionado el ID.

· Descripción: Ídem anterior.

· Cantidad: en este caso si es una entrada se ingresa un valor positivo y si es salida un valor negativo, es decir el número presecido de un signo negativo.

Ahora vamos a ver lo que contiene la “Base de datos de productos”:

En la base de datos se pueden ver los siguientes campos: ID del producto, la Descripción, y la cantidad que tenemos en Stock. Además tenemos el campo de Stock mínimo y otro campo que simplemente es un vínculo que nos lleva a la hoja de Ingreso-Egreso.

Esta base de datos puede ser de carga manual o mediante un formulario. Si queremos ingresar un nuevo producto o artículo se generá un ID único, el nombre y la descripción.

· Cantidad: la cantidad se obtiene de utilizar una formula tipo SUMAR.SI.CONJUNTO. La primera condición es que sumo los articulos con el mismo ID y la Segúnda los artículos los artículos menores que cero o mayores. En total se crean dos formulas, una resta a la otra.

· Stock mínimo: el stock mínimo se establece siguiendo algún criterio establecido por nosotros mismos, de acuerdo al artículo que se trate.

· Pedir: es un campo dónde se usa una formula para que si el Stock actual es menor que el mínimo nos de cómo resultado un “Sí”. Y esta vínculado a la celda del ID en la hoja de “Pedido”.

Además se utiliza un formato condicinional para que se pinte con un color toda la celda en la que tenemos el Stock por debajo del mínimo.

Por último vamos a ver que forma tiene la hoja de Stock.

Como ven es simplemente la acumulación de datos, de entradas y de salidas al Stock. El botón “ingresar”, ingresa el dato a esta base de datos.

Ahora vamos a ver la única macro que tenemos para esta aplicación sencilla:

Sub Ingresar()

' Ingresar Macro

'Copio los daatos

Range("D14:G14").Select

Selection.Copy

'Pego los datos

Sheets("Stock").Select

Range("B" & Range("E2").Value).Select

Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _

:=False, Transpose:=False

Application.CutCopyMode = False

'Limpio los datos anteriores

Sheets("Pedido").Select

Range("D14").Value = ""

Range("G14").Value = ""

Range("D14").Select

End Sub

Esperamos que les haya gustado la idea y vean lo fácil que es!

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

Recuerden que los artículos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo en los artículos se nombran todos los elementos y con esta información podemos hacer nuestras pequeñas investigaciones usando internet, así desarrollamos nuestro conocimiento. Por ejemplo si utilizamos la función “Y”, que la suponemos conocida, y no sabemos ¿qué es? podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuales son los componentes. Las mini aplicaciones no son más que la recopilación de muchos elementos para dar forma a una nueva idea.

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Keys:

· Entrada y Salida de Stock y Almacenes.

· Gestión de Stock y Almacenes.

· Gestión de Inventarios.

· Control de Stock mínimo en Excel.

Búsqueda con palabra clave en formulario ActiveX con Combobox

2014-09-15T10:50:00.001-03:00

En otros artículos hemos vistos varios métodos de búsqueda en Excel. A la hora de buscar información de una base de datos extensa es muy útil. De acuerdo a su nivel de conocimiento de Excel pueden utilizar cualquiera de ellos. Ver “Lista de Artículos”.

En este artículo vamos a acercarnos a una mini aplicación ya vista “Búsqueda inteligente con Combobox en Excel”. La diferencia es que se hacia la búsqueda de manera inteligente e incremental, es decir, a medida que introducíamos información en el combobox iba acomodando los resultados para mostrar. Sin embargo, ahora vamos a usar un evento click en un botón para realizar la búsqueda cuando introducimos la palabra clave. También nos va mostrando los resultados en una lista. De la otra forma hay que usar un evento “change” pero es más complicado controlar el código por la forma en que funciona el evento.

Click en la imagen para ver el video o en este Link.

Para explicar este método vamos a usar una pequeña plantilla de ejemplo.

Tenemos una lista de elementos ordenados que pueden ser productos, para el ejemplo basta:

Como ven, también tenemos un botón de lanzamiento. Si el formulario se llama “combo”, el código dentro de una macro sería.

‘macro que lanza el formulario

Sub ini()

combo.Show

End Sub

A diferencia del artículo anterior, agregamos un boton que llamamos “Search”.

Luego veremos el código que va a tener este boton de comando:

Private Sub Search_Click()

'limpio valores anteriores

ComboBox1.Clear

‘hago un bluque para agregar a la lista todos los ítemes que cumplan una condición

For i = 0 To 8

lista = Range("C" & 8 + i).Value

'reviso si el valor de la variable coincide con la key introducida

‘si coincide lo agrego a la lista

If InStr(1, lista, ComboBox1.Value, vbTextCompare) > 0 Then

ComboBox1.AddItem lista

End If

Next

'desplega la lista

ComboBox1.DropDown

End Sub

Otra cosa a tener en cuenta para que funcione el combo ,como esta previsto ,es cambiar el valor de ciertas propiedades. Para este caso:

‘esta propiedad permite efectuar búsquedas automáticas en la lista según la coincidencia del primer carácter o de todos a medida que se escribe.

‘para este caso no nos sirve y lo desactivamos.

MatchEntry =2 – fmMatchEntryNone

El código es bastante simple, se utilizan sentencias simples. Sin embargo, si hay algo con el cual no estamos familiarizados, una variable, una propiedad, etc., pueden utilizar la ayuda de VBA con el botón F1 sobre la palabra. Sino lo pueden buscar en internet.

Ahora para terminar vamos a ver que pasa cuando utilizamos el combo de búsqueda.

Búsqueda sin palabra clave

SI chicleamos el botón sin colocar alguna palabra clave nos despliega la lista completa de elementos.

Búsqueda con palabra clave

La idea anterior volcada a nuestros formularios nos puede ser bastante útil para encontrar info. Como ven funciona.

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

Recuerden que los artículos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo en los artículos se nombran todos los elementos y con esta información podemos hacer nuestras pequeñas investigaciones usando internet, así desarrollamos nuestro conocimiento. Por ejemplo si utilizamos la función “Y”, que la suponemos conocida, y no sabemos ¿qué es? podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuales son los componentes. Las mini aplicaciones no son más que la recopilación de muchos elementos para dar forma a una nueva idea.

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Keys:

· Búsqueda inteligente con formulario ActiveX.

· Búsqueda incremental en Excel.

· Combobox ActiveX.

· Incremental search in Excel.

Formulario ActiveX con Combobox

2014-06-26T11:26:00.001-03:00

EL objetivo de este artículo es introducirnos en el uso de Combobox dentro de formularios ActiveX. Para eso vamos utilizar lo visto en el artículo “Ingreso, búsqueda y modificación de datos en Excel con Formulario ActiveX”.

Hasta ahora el formulario nos sirve para introducir datos, buscarlos y modificarlos. Además con el combobox podemos elegir un producto directamente de una lista.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Al igual que en el articulo anterior tenemos nuestro formulario en el cuál en el campo de producto en vez de tener un textbox tenemos un combobox de tal modo que si necesitamos buscar un dato lo podemos hacer mediante el ID o directamente lo elegimos de la lista.

Como Usar un Comboox en un formulario

El combobox o lista desplegable es un elemto que nos permite desplegar una lista y elegir uno de los ítems. Vamos a ver como utilzarlo con un ejemplo.

En el ejemplo vemos un lista de productos de A-E. Tenemos un bóton que lanza nuestro formulario en el cuál esta el combobox en el que tendría que aparecer la lista de productos.

Creamos nuestro formulario en el editor de VBA y mediante el cuadro de herramientas insertamos el combobox.

Lo único que hay que tener en cuenta es darle un nombre reconocible. Nosotros para el ejemplo lo dejamos con el nombre por defecto “combobox1”.

Para lanzar el formulario usamos una macro por ejemplo con el código:

Sub ini()

´lanza el formulario

combo.Show

End Sub

Ahora si lanzamos o mostramos el formulario con nuestro combox con el código anterio se darán cuenta que en la lista no tiene ningun dato.

Si hacemos doble click sobre el combobox en el editor de VBA veremos que tenemos el editor, para el objeto combobox tenemos una lista de posibles eventos:

Vemos que utilizamos dos eventos, el principal para mostrar la lista es el evento “Userform_Initialize” que nos permite inicializar el formulario por ejemplo introduciendo ciertas variables de arranque,en este caso la lista de productos. Para agregar elementos a la lista usamos “AddItem”. En este caso para no tener que hacer un Additem por cada elemento directametne usamos un bucle que recorre nuestros productos.

Para que no se pierdan con el bucle, si no se usa bucle para este caso sería:

Private Sub UserForm_Initialize()

ComboBox1.AddItem "A"

ComboBox1.AddItem "B"

ComboBox1.AddItem "C"

ComboBox1.AddItem "D"

ComboBox1.AddItem "E"

End Sub

Por otro lado para el ejemplo en caso de seleccionar un elemento de la lista nos muestra un msj con el elemento seleccionado. Nos sirve para ver que funciona.

La idea anterior volcada a nuestro formulario de ingreso, búsqueda y modificación nos permite en vez de buscar por código encontrar un producto directamente eligiendo de la lista. Por supuesto que seleccionado el ítem deber rellenar los demás valores.

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Recuerden que los artículos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo en los artículos se nombran todos los elementos y con esta información podemos hacer nuestras pequeñas investigaciones usando internet, así desarrollamos nuestro conocimiento. Por ejemplo si utilizamos la función “Y”, que la suponemos conocida, y no sabemos ¿qué es? podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuales son los componentes. Las mini aplicaciones no son más que la recopilación de muchos elementos para dar forma a una nueva idea.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante para gestionar datos mediante un formulario. Esperamos que les sirvan las ideas.

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Keys:

· Formulario de entrada, modificación y búsqueda de datos con Combobox.

· Altas, bajas y modificaciones con formulario con Combobox.

· Lista desplegables o cuadros combinados en Excel.

· Formulario ActiveX de entrada de datos en Excel.

· Modificaciones de datos en formulario.

· Insertar buscar y modificar datos en Excel

· Form de búsqueda captura modificación de datos en Excel.

· Agregar, editar, buscar y eliminar filas usando un formulario de datos.

Aviso de Cumpleaños en Excel (Birthday Reminder in Excel)

2014-04-10T00:33:00.000-03:00

En este artículo vamos a ver cómo crear un aviso o un recordatorio de cumpleaños en Excel. En esta oportunidad no vamos a utilizar macros ni código VBA, solo formulas. Esto es debido que en realidad para qué complicarse si no hay una mayor necesidad, al menos que lo quieran complicado mediante un formulario.

Vamos a partir de una base de datos que podemos suponer de empleados en primera instancia o puede ser cualquier lista de personas de la cual nos interese conocer ese dato. Si se trata de una lista de empleados podríamos ser parte del departamento de recursos humanos de nuestra empresa y es bueno conocer esa fecha así se puede saludar formal o informalmente al empleado. O la base de datos puede ser de clientes, que también es bueno saludarlo por su cumpleaños.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

El artículo es simple, sin embargo si no estás familiarizado al uso de formulas en Excel, etc. Quizás no puedas lograrlo por ti mismo, es por eso que te vamos a mostrar cómo puedes hacerlo con formulas simples.

En la imagen de presentación más arriba vemos lo que sería nuestro “Dashboard”, “Menú” o ¨Página de Inicio” , dónde aparecerá la información y los enlaces de nuestro interés.

Vemos que aparecen los dos empleados que cumplen años en el día determinado por la fecha, en este caso “11 de diciembre”.

Listas de Personas – Agenda:

En primer lugar vamos a empezar con nuestra base de datos, para este ejemplo utilizamos la “Agenda en Excel” que habíamos visto anteriormente en dónde tenemos nuestra lista de personas, empleados, clientes, alumnos, etc.

Por supuesto hay que tener una columna en la lista para la fecha de cumpleaños.

Formulas principales:

Para empezar tenemos nuestra base de datos como la imagen anterior, vemos que a la izquierda, la columna “A” tenemos vacía. En esta columna vamos a colocar nuestras formulas auxiliares.

En la primera celda que concuerda con el primer dato vamos a colocar la formula:

“=SI((DIA($G9)&MES($G9))=(DIA($D$2)&MES($D$2)),1,0)”

Lo que hace esta fórmula es utilizar un condicional, en este caso “SI” para comparar dos datos y de acuerdo a eso efectuar una acción si son iguales u otra en caso contrario.

Como ven para el primer dato de la lista, si es verdadero es un 1 y si es falso 0.

Por otra parte lo que se compara no es más que la fecha de “hoy” con la fecha que aparece en la misma fila, es decir el cumpleaños del empleado. Lo único que hay que tener en cuenta, como lo que hacemos en realidad es comparar el número con el cual de Excel representa la fecha, necesitamos números comparables y esto lo hacemos mediante el día y el mes.

Ahora vamos a ver la formula de la celda siguiente que va a ser recurrente para las demás.

“=SI((DIA($G10)&MES($G10))=(DIA($D$2)&MES($D$2)),$A9+1,$A9)”

Al igual que la formula anterior usamos un condicional para comparar dos fechas, las mismas que en el caso anterior pero esta vez cambiamos el resultado del verdadero o falso.

En caso de que la formula sea verdadera le sumo un “1” al resultado anterior. En caso de que sea falsa utilizo el mismo número anterior.

De este modo tenemos un número nuevo por cada coincidencia, si no hay nuevas coincidencias queda el mismo número hasta que encuentre otra.

Lo anterior es un recurso ya utilizado antes, por ejemplo en el “mini motor de búsquedas en Excel”.

Recordatorio de Cumpleaños

Ahora vamos a ver cómo aprovechar la información lograda.

“=SI(ESERROR(BUSCARV($D11,'Agenda de Empleados'!$A$9:$B$200,2,FALSO)),"",BUSCARV($D11,'Agenda de Empleados'!$A$9:$B$200,2,FALSO))”

Como ven en este caso tenemos una fórmula que parece muy larga y complicada y en la imagen se aprecia las celdas o el rango que utilizamos para ella. Utilizamos hasta 7 datos posibles pero en realidad es poco probable que haya más de dos cumpleaños el mismo día a menos que sean una cantidad inmensa de empleados.

La formula es otra vez un condicional que analiza otra fórmula, si es verdadero hace algo y si es falso hace otra cosa. Esto se hace para que si da un error la formula pueda mostrar un espacio vacío o lo que quieran.

Luego la formula que analiza el error es un “buscarV”, este se hace en la matriz de datos. Busca que en la columna “A” haya coincidencias con uno de los 7 valores.

Es así de simple, en este caso, el del ejemplo, encuentra dos resultados. Dos personas que cumplen ese día.

En la imagen vemos los elementos que buscan las formulas vistas.

De una forma muy similar se podría hacer algo más interesante, por ejemplo en vez de mostrar los que cumplen en el día, mostrar los que cumplen en la semana.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante. Esperamos que les sirvan y le gusten las ideas.

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Keys:

· Recordatorio o aviso de Cumpleaños en Excel

· How to make birthday reminder in Excel.

Lista dependiente con validación de datos en Excel

2014-03-21T13:24:00.000-03:00

Este tema es muy ben tratado en internet. En primer lugar cuando hablamos de lista de validación de datos, nos referimos a las listas tipo Combobox que se pueden crear en una celda con validación de datos. Y cuando hablamos de dependiente nos referimos que de acuerdo al valor que toma una celda, podemos obtener diferentes valores en la lista.

En este artículo vamos a ver un método distinto al tradicional que podemos encontrar en internet. Este método prevé obtener las listas directamente desde la base de datos ordenada, no es necesario como en la forma tradicional de hacer un arreglo con las diferentes listas.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Antes de entrar con el método más avanzado que queremos mostrar, vamos a ver el método clásico que van a ver en internet. Este método tiene ciertas desventajas que veremos.

La ventaja de este método es que es fácil de entender, la desventaja es que si tenemos muchas listas es incomodo y arduo porque debemos construir todas las listas. Y para eso necesitamos una hoja auxiliar. Por cada variable nueva, necesitamos crear una lista nueva. Además podemos cometer errores, olvidar datos, etc. Otra desventaja podría ser que los datos no se agregan automáticamente a las lista, es decir que cuando introducimos un nuevo dato sino esta prevista en las listas, este no se ve en la lista de validación.

Listas dependientes – Método Tradicional:

Partimos que tenemos una concesionaria de autos por ejemplo. Tenemos tres marcas y varios modelos por marca. En este caso 3 marcas (BMW, AUDI, ALFA ROMEO).

En el método tradicional tenemos los datos ordenados de esta manera.

Como ven hay varias columnas, una de marcas y por cada marca tenemos una lista de los modelos. En este caso tenemos solo 3 modelos que serían nuestras variables, entonces es bien simple.

Como ven tenemos las listas de validación ya creadas, a la derecha. En la primera tenemos la opción de elegir entre las tres marcas y en la segunda, de acuerdo a la marca nos muestra el modelo. Ahora vamos a ver cómo construirla.

El paso 1 sería crear nombres para cada lista, el de las marcas le podemos llamar “Marcas” como se ve en la imagen.

Paso 2, A las listas de modelos las podemos llamar, tal cual se ve en la imagen, “Audi”, “BMW”, y “Alfa_Romeo”. Este último con el guión ya que los nombres no aceptan espacios. Recuerden que para crearlo deben seleccionar el rango y a la izquierda de la barra de formulas escribir el nombre que quieran. La otra forma sería con el administrador de nombres pero la primer es más simple.

Paso 3, para crear la primera lista de “Marcas” vamos a la celda de marcas luego a la solapa de “Datos” luego seleccionamos “Validación de datos”, se abre un formulario, elegimos “Lista” y en la formula escribimos el nombre dado a la lista de “Marcas” con lo que nos queda la lista de Marcas , tal muestra la figura.

Paso 4, ahora vamos a crear la lista para el modelo correspondiente a la marca seleccionada en la primer lista.

Usamos la función “Indirecto(“$H$5”)”. Es decir que nos trae la lista que esta en esa celda. Es decir si esta BMW por ejemplo, nos mostrara el rango nombra con ese nombre que se corresponde a los modelos de la marca BMW.

Así termina el método clásico para hacer listas desplegables dependientes. El método más avanzado no varía mucho en cuánto al procedimiento pero tenemos una formular más extensa en la validación.

Listas dependientes – Método avanzado:

Partimos del ejemplo de base de datos que teníamos del Mini Motor de Búsqueda en Excel sin macros. Es decir que tenemos una lista de elementos, productos, en este caso autos. Siempre en toda base de datos tenemos una lista ordenada en filas y columnas con valores, con un título para cada columna. Algunas veces elegimos mostrar los datos de una manera determinada pero siempre hay una base de datos. Las columnas que tenemos son ID, Marca, Modelo, Cantidad y precio.

Para nuestro ejemplo tenemos pocos elementos pero podemos tener miles, y además estos elementos se pueden ir incrementando, suponiendo que se ingresa un producto nuevo no listado.
Paso 1, tenemos nuestra base de datos en forma de lista. Esta base de datos esta ordenada, como se ve en la figura. Si no es así este método no funciona por lo que deberán ordenarla. Así quedan agrupadas las mismas marcas como se ve. Si son elementos estáticos lo hacen una sola vez y queda listo sino pueden utilizar una macro para hacerlo cada vez que ingresan un dato nuevo, por ejemplo.

Paso 2, tenemos dos celdas en donde se encuentran nuestras litas. En la primera listamos las marcas, en este caso como son 3, podemos escribirlas directamente, como muestra la figura.

La forma de introducir una lista es, en la barra de formulas de la validación de datos introducir los elementos separados por una coma “,”. Para nuestro ejemplo “Audi, BMW, Alfa Romeo”. Por supuesto si son muchos elementos deben buscar otra forma más elegante pero para nuestro ejemplo sirve.

También como ven en la figura, en la configuración de la validación de datos configuramos un mensaje de entrada para evitar errores. Ya que si cambia la información de la marca siempre debemos verificar la lista de modelos y elegir uno, de otra manera mostraría datos erróneos en la celda de la derecha.

Paso 3, para esta parte vamos a utilizar varias formulas. Para evitarnos los arreglos que vimos con el método clásico.

En la figura se ve una formula, ahora vamos a tratar de explicar los elementos.

Lo que vamos a hacer es usar una formula muy útil de Excel por la cual podemos hacer referencia a un rango de celdas teniendo en cuenta una celda o un rango. Es como tomar como referencia una celda para poder encontrar otras.

La función más importante que vamos a usar “DESREF” o referencias relativas. La función Desref sirve para referenciar un rango de celdas, de acuerdo a otro rango u otra celda.

Si no entienden esta fórmula no se preocupen, hay muchos sitios en internet donde pueden encontrar mas info.

Los datos que necesitamos saber son los siguientes:

· Coincidir: cuando elegimos un modelo, cómo tenemos en la base de datos ordenada todos los autos de la misma marca agrupados, podemos encontrar la posición relativa del primer elemento que coincide con el modelo que elegimos. Tener en cuenta el rango completo de datos de la base de datos. El dato encontrado sería el que se ve con bordes rojos y punteados.

· Contar si: nuevamente al tener agrupados los elementos de la misma marca, podemos saber cuanto son con la formula contar.si. Tener en cuenta el rango completo de datos de la base de datos.

· Dirección: lo que hacemos con esta formula es construir la dirección de donde se encuentra el primer dato que nos interesa. El dato que esta a la derecha del dato encontrado con coincidir, el primer dato de la lista, que sería nuestra variable. El resto de los datos de la función DIRECCIÓN se mantendría constante para la misma base de datos.

· Indirecto: esta función la vamos a utilizar dentro de la validación pero la mostramos igual para que vean como funciona. Una vez construida la dirección con INDIRECTO vemos el dato que tiene esa dirección, indirectamente. Como habíamos dicho, es el primer dato de la lista de modelos que nos interesa.

· Desref: por ultimo vamos a utilizar nuestra función principal. La formula tiene como primer parámetro una REF, la referencia que vamos a utilizar es el indirecto que ya habíamos hablado, que tiene en cuenta la dirección del primer dato de la lista de modelos. Como ese mismo dato es tomado como referencia, la fila y la columna son “0”. Luego especifico el alto que es lo que obtuvimos con el Contar.Si y el ancho es de una columna. De esta manera el resultado de esta formula, si se pudiera mostrar, sería lo que esta sombreado en naranja. En una celda no lo puede mostrar, a menos que sea como dato de otra formula, pero lo vemos como una lista en la validación.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante. Esperamos que les sirvan y le gusten las ideas.

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¡Éxitos!

Keys:

· Lista dependiente de Validación de datos.

· Listas dependientes con Desref.

· Listas de Validación Dinámicas Dependientes con Excel

· Excel Dependent Data Validation lists

· Excel Dependent Dropdowns from a Sorted List

· Use validation to create dependent lists – Excel

· Dynamic Dependent Drop Down List in Excel

Pasar datos de Excel a plantilla de Word con macro

2014-02-18T00:35:00.000-03:00

El objetivo de este artículo es llevar, transportar o pasar información de Excel a una plantilla de Word mediante una macro. Una plantilla de Word se usa con documentos en que solo cambian parámetros preestablecidos, por ejemplo podemos tener una plantilla de una carta de agradecimiento en que solo cambia la fecha y a quién va dirigida. Eso es lo que la hace por un lado personalizada pero por otro permite generar documentación de contenido repetitivo.

A veces completar la plantilla, aunque es un documento semi-elaborado puede ser arduo ya que debemos escribir manualmente los datos. Podemos tener una lista de los datos en Excel y esos datos los que voy cambiando en Word. Esa es la utilidad de esta mini aplicación como veremos.

El método que vamos a ver no es el único, se pueden utilizar otros pero es una opción.

En este artículo en particular suponemos que tenemos una plantilla de una especie de certificado, en dónde tenemos variables que van cambiando.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Plantilla en Word:

Como dijimos más arriba tenemos una plantilla de un certificado, en dónde podemos ver las variables. En este caso: Nombre Completo, Nombre de la Charla, Nombre de la Jornada, Nombre del Instituto, Nombre de Expositor, Nombre de Expositor, Fecha y año. Como ven para diferenciar completamente con el texto normal del documento se utilizan corchetes y no se dejan espacios.

Por otro lado tenemos en Excel la lista de variables que van a cambiar en la plantilla.

Datos en Excel:

En este caso se puede suponer que es una lista de los asistentes a las jornadas. Como ven para individualizar a cada asistente se utiliza un numero. Esta hoja no contiene formulas, solo información en forma de lista. También vemos un boton al que vincularemos con la macro para llevar automáticamente cada variable de un asistente al certificado. Por ejemplo en la figura el asistente n° 9. También pueden ver que esta sombreado toda la fila. Esto último se logra fácilmente con un formato condicional en e que con una formula le decimos que si el número que ven arriba a la izquierda con un número de la primera columna , toda esta se sombre. Es un truco simple.

Por otro lado agregamos un “spinbutton o Control de Número”. Es para no tener que entrar el número con el teclado.

Hoja auxiliar de Excel:

Para esta mini aplicación vamos a necesitar una hoja auxiliar con algunos datos.

Como vemos en la segunda columna tenemos las etiquetas o variables que son las mismas que vamos a reemplazar por los datos en la plantilla de Word.

En la primer columna mediante una fórmula que toma como dato el número que está en la hoja de datos “celda A1”, el número de asistente. Y muestra el dato correspondiente a ese asistente y a esa etiqueta.

La variable año se obtiene de aplicar la formula Año al dato de la fecha.

Por otro lado se necesita cierta información para la macro, los datos que están en la celda 3. Son los datos del número de variables, del nombre de la plantilla y de la ubicación del archivo.

Macro en Excel:

---------------------------------------INICIO CÓDIGO----------------------------------------

Sub toWord()

'Ubicación y nombre de la plantilla

'La ubicación está dada por la concatenación de los datos de dos celdas + la extensión del archivo de plantillas de Word.

wArch = Hoja1.Range("C3").Text & Hoja1.Range("C2").Text & ".dotx"

'Con la variable siguiente definimos que vamos a trabajar con un documento de Word.

Set objWord = CreateObject("Word.Application")

objWord.Visible = True

'Creamos un documento nuevo con la plantilla

objWord.documents.Add Template:=wArch, NewTemplate:=False, DocumentType:=0

'Utilizamos For para recorrer todas las variables de 1 al dato de la celda C1.

For i = 1 To Hoja1.Range("c1").Value 'celda dónde está la cuenta

datos = Hoja1.Range("B" & i).Text 'dónde están los datos

reemp = Hoja1.Range("A" & i).Text 'dónde están las etiquetas

'utilizamos buscar y reemplazar de word

With objWord.Selection.Find

.Text = datos 'busca el texto de datos

.Replacement.Text = reemp 'reemplaza por el texto

.Execute Replace:=2 'la variable en dos es para reemplazar todos los valores

End With

Next i

objWord.Activate 'Activa el documento de word

End Sub

Si no comprenden de todo el código pueden investigar en internet, cada parte.

---------------------------------------FIN CÓDIGO----------------------------------------

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante. Esperamos que les sirvan y le gusten las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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Keys:

· Pasar datos de Excel a Word con macros VBA

· Enviar datos de Excel a plantilla de Word con macro

· Llevar datos de Excel a plantilla de Word.

· Enviar datos de Excel a Word

· Send data from Excel to Word Template with macro

Factura en Excel con código de barras y monto en letras

2014-01-30T00:44:00.000-03:00

El objetivo de este artículo es de seguir agregando funcionalidades a nuestro Gestor de Facturación visto en el artículo anterior, en esta oportunidad vamos a analizar cómo agregarle el código de barras famoso y la posibilidad de mostrar el monto o el letras. Lo primero es bien sencillo y lo segundo, aunque parece complejo, es bastante simple con los conocimientos que ya hemos estado viendo. Además en este artículo no vamos a utilizar macros.

El código de barra se introduce mediante la utilización de una fuente especial que viene para estos casos.

En cuanto a convertir el monto o número en letras lo podemos hacer con una planilla auxiliar dónde tenemos la definición de todos los números y utilizando unas formulitas de Excel obtenemos el resultado.

La idea nuestra es siempre crear algo sencillo que lo podamos usar en nuestro pequeño negocio o micro emprendimiento.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Código de Barras:

En el artículo anterior habíamos visto que teníamos un espacio dónde estaba el número de factura en fuente de tamaño mayor. Este espacio fue dejado con el finde de utilizarlo para el código de barras.

Ahora lo que sigue es simple, primero deben descargar de internet la fuente denominada “CCode39” que es la utilizada en este caso. Esta fuente la pueden descargar gratis de varios sitios.

Una vez descargada la fuente van a necesitar instalarla, para eso copian el archivo y lo pegan en la carpetas de fuentes de windows. Sino saben como hacerlo en internet hay muchos articulos y videos que muestran como hacerlo por lo que no vale la pena mostrarlo aquí.

La carpeta de fuentes esta en Panel de control >> Fuentes. Allí debe estar la fuente.

Una vez instalada la van a poder ver en las fuentes de office. Entonces lo que deben hacer es darle ese formato de fuente al número para obtener el modelo terminado con barras.

Números (monto) en letras:

El tema de convertir un número, que representa un monto de dinero, en letras con Excel está muy bien visto en muchos artículos en internet. Se puede crear una función con VBA o también hay otras variaciones en dónde no se utiliza VBA (macros) sino Nombres (con el administrador de nombres).

El objetivo del blog es dar ideas nuevas e ingeniosas, sobre todos simples, para que puedan aplicarla Uds. mismos por lo que les mostramos una variación. No se utilizan macros ni VBA ni nada demasiado complicado.

Este método es muy simple, solo deben crear una lista con todos los números que nos podemos encontrar, desde el 00 al 99, las centenas (100, 200, 300, etc.), y solo la unidad de miles en este caso. Para eso creamos una hoja auxiliar con nuestra lista.

Ahora que tenemos la lista podemos utilizarla para determinar que letras determinan un número. Parece bastante arduo escribir en letras los 99 números pero no lleva mucho tiempo ya que es una regla repetitiva salvo algunas excepciones, es lo más simple. Como se ve también hicimos una lista contigua para los centavos.

En este ejemplo creamos una especie de matriz de datos para convertirlos a letras. Como ven en el ejemplo, tenemos el monto “147.62”.

Lo primero que hacemos, en la parte inferior, es separar el entero de los centavos Por lo que nos queda el numero 147 y el numero 62. Eso se realiza fácilmente con alguna fórmula. Para el primer caso la formula “Entero” y para el segundo restamos el numero entero al número con los decimales y con la formula Derecha tomamos los dos decimales.

La primera fórmula es: “=ENTERO($E$10)”

La segunda fórmula es: “=DERECHA(REDONDEAR($E$10-$E$9,2),2)”

Luego tenemos una especie de matriz con cuatro columnas, miles, centenas, unidades o decenas y centavos. Y en las filas tenemos de acuerdo al número, al largo. Como ven se separan mediante formulas los números de 0 al 99, las centenas y los miles. Una vez separados para cada caso buscamos el número correspondiente en la matriz. Para los números de 0 al 99 se busca directamente, para mayores a 100 se busca en la matriz de decenas. Y para números mayores a mil se busca en la matriz de 0 al 99 y simplemente se le agrega la denominación mil. Luego a la derecha vemos concatenado todos los números con la denominación correcta. Lo que hacemos es en función al largo del número entero, buscamos en la fila correspondiente.

Algunas formulas:

Formula que separa los miles:

=VALOR(SI(LARGO($E$9)>3,IZQUIERDA($E$9,LARGO($E$9)-3),0))

Formula que separa las centenas:

“=VALOR(SI(LARGO($E$9)>2,EXTRAE($E$9,LARGO($E$9)-2,1),0))”

Formula que separa las unidades/decenas de 0 a 99:

“=VALOR(DERECHA($E$9,2))”

Formula que separa los centavos:

“=VALOR($H$9)”

Formula que concatena los números que tienen miles:

“="Pesos "&E7&" mil "&F7&" "&G7&" con "&H7&" centavos."”

Formula final para buscar las letras correspondientes al número:

“=MAYUSC(SI(LARGO(ENTERO($E$10))<=2,$I$5,SI(LARGO(ENTERO(E10))=3,$I$6,$I$7)))”

Estas formulas son de referencia, pueden utilizar las formulas combinadas que prefieran o les sea mas fácil.

---------------------------------------FIN FORMULAS----------------------------------------

En los próximos artículos vamos agregando más funcionalidades a nuestro gestor de facturación.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante para crear nuestras facturas.

Esperamos que les sirvan y le gusten las ideas.

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· ¿Cómo hacer una factura en Excel?

· How to create an invoice in Excel?

· Gestor de Facturación en Excel

· Factura en Excel sin macros

· Monto a letras en Excel

· Pasar monto a letras en Excel

· Convertir monto a letras en Excel

· Monto de números a letras en Excel

· Convertir números a letras en Excel

· Pasar cifras en números a letras en Excel

· How to Convert Excel Numeric Cell Value into Words ?

Factura en Excel (Simple)

2014-01-20T13:32:00.002-03:00

El objetivo de este artículo es la de crear un Gestor de Facturación, vamos a analizar cómo construir una aplicación que a primera vista parece compleja pero realmente es bastante simple con los conocimientos que ya hemos estado viendo.

El método clásico de facturación es a través de un talonario pero hoy en día se usan también medios digitales, por lo que tenemos facturas generadas a través de una computadora que luego la podemos imprimir o enviar por correo directamente.

La factura (invoice: en inglés) es algo muy utilizado por las empresas. En empresas grandes tienen programas (software) especializados, también los hay para medianas y pequeñas pero son menos complejos.

La idea nuestra es siempre crear algo sencillo que lo podamos usar en nuestro pequeño negocio o micro emprendimiento.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Dependiendo del país puede variar el contenido en cuanto a formato y cantidad de elementos pero en general el contenido mínimo es el mismo. También puede variar los requisitos para poder emitir facturas o no. En general hay que cumplir con ciertos requisitos de acuerdo al sistema tributario que se utilice. En este artículo suponemos que podemos crear una factura de acuerdo a nuestra comodidad y con el formato que nos gusta.

A continuación listamos algunos de los elementos que puede poseer la factura:

· Empresa que emite la factura.

· Empresa a quién se hace la factura, o empresa a la cual se facturara.

· Logo de la empresa

· Eslogan: Dicho de la empresa

· Numero de factura

· Fecha de facturación.

· Código de barras

· Tipo: A, B, C,...,Z.

· Lista de Elementos

· Subtotal: sin impuestos

· Total con IVA

· Total con otros impuestos

· Algún sello, etiqueta o código del ente recaudador de impuestos que abale la legalidad de la factura.

· Total

· Total en letras

El sistema de facturación puede contener además:

· Lista de clientes.

· Lista de productos o servicios. Itemizado.

· Registro de facturas

· Imprimir Factura.

· Estadísticas e informes.

Estos son algunos de los elementos, cuando mas elementos tiene la aplicación es más compleja.

Elementos básicos de la factura:

Empresa emisora: es la entidad que emite la factura, en este caso “Nuestra Empresa”. Esto viene acompañado del nombre o razón social de la empresa, y de una clave de identificación tributaria.
Empresa Receptora: es a la empresa a quién se factura. Debe contener al igual que el anterior el nombre o razón social de la empresa y la clave de identificación tributaria.
Logo: Puede ser solo el nombre de la empresa o el logo de fantasía.
Eslogan: no es tan importante pero puede aparecer el eslogan.
Numeración de la factura: es muy importante, es el número de la factura, es correlativo. No hay dos facturas iguales.
Fecha de Facturación: también es muy importante, es el día para el cuál se facturo. Muchas veces de esto depende el pago de dicha factura porque en general tiene un tiempo de vencimiento para pagar.
Código de barras: no es tan importante, es para simplificar el ingreso de facturas con un sistema lector de barras.
Tipo de factura: dependiendo de la razón social de quién factura y a quien se factura podemos tener A, B, C, etc. Por ejemplo: responsable inscripto a consumidor final, etc.
Lista de Elementos: es la lista de elementos de los productos o servicios que se facturan.
Subtotal sin impuestos: Es la suma de los costos de todos lis ítems de la factura sin impuestos.
Total con impuestos: se agrega el impuesto a valor agregado (IVA) que depende de cada país. Es un porcentaje del subtotal.
Total con otros impuestos: pueden existir otros impuestos o retenciones dado en un porcentaje del total con IVA o el total sin IVA.
Etiqueta del ente recaudador: el ente recaudador puede requerir dimensiones para la factura, así como los elementos mínimos. Además si permite la emisión en papel de este tipo de facturas debe llevar un sello abalando que es de uso legal.

Elementos básicos del sistema de facturación:

Lista de clientes: es bueno tener una lista de clientes para simplificar la carga de facturas.
Lista de productos: es una lista dónde están cargados los productos, cada producto tiene un código de identificación. En su forma más básica no tenemos la cantidad de producto disponible, se puede agregar para saber si hay Stock.
Registro de facturas: es un registro dónde se guardan los datos de las facturas realizadas, en su forma más básica podemos tener el número de factura, a la empresa a la que se facturo y el monto con IVA o sin. Además la lista de ítems que contenía dicha factura. Para nuestro ejemplo nos interesa el N°, la empresa y el monto total.
Imprimir factura: no es necesario para que sea más cómodo podemos agregar un botón para imprimir factura sino se hace de la forma normal yendo al menú inicio.
Estadísticas e Informes: podemos llevar estadísticas y gráficos de informe. Estos datos se podrían obtener del registro de facturación.

Proceso:

Vamos a empezar con la construcción de la factura, propiamente dicha. Ya que es lo principal que nos interesa en este artículo. Básicamente es darle formato de factura a un documento el cuál contiene todo lo que listamos arriba.

Como ven, nosotros le dimos ese formato. Sino quieren complicarse pensando dónde poner los elementos, pueden ver alguna factura que tenga y utilizan más o menos la misma distribución de los elementos.

La factura del ejemplo no tiene dos cosas, una es el código de barras que lo vemos en otro artículo y tampoco tiene el monto en letras que debe traer. Este último lo pueden hacer manual para simplificar porque hay soluciones automáticas pero llevan código complejo. Si es necesario lo podemos ver en otra oportunidad.

Nuestra empresa, la empresa que factura tiene nombre fijo. En cambia a las empresas a las cuales facturamos pueden ser varias. Por lo que en este campo podemos utilizar una lista de validación de datos, suponiendo que tenemos otra hoja con la lista de clientes. Entonces elegimos el cliente con una lista desplegable. También se supone que una empresa queda identificada totalmente con su nombre y no hay dos iguales por lo que utilizando ese dato podemos llenar automáticamente el campo de clave o código de identificación tributaria con un buscarV. Esto ya lo habíamos visto en otros artículos.

Para el ingreso de productos es igual, hacemos una lista de validación de datos.

También en la imagen podemos observar las otras hojas de datos, la de clientes, el registro o historial de facturas y los proveedores.

En los próximos artículos vamos agregando más funcionalidades a nuestro gestor de facturación.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante para crear nuestras facturas. Esperamos que les sirvan las ideas.

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· Factura en Excel sin macros

Control de ingresos y egresos en Excel

2013-12-18T00:46:00.004-03:00

El objetivo de este artículo es la de crear un mini aplicación para poder llevar el control de los ingresos y egresos de dinero de nuestra cuenta. Dentro de los ingresos puede estar incluido el salario y otros conceptos, dentro de los egresos están los gastos.

Aquí vamos a ver una de las formas, la que se nos ocurrió, para anotar los ingresos y egresos. Puede haber muchas, buscamos algo diferente.

Este artículo plantea el concepto principal sin utilización de macros, luego se agrega una como un toque extra que no agrega mayor valor, se puede utilizar sin macros.

Básicamente se trata de utilizar una hoja por cada mes del año, en donde tenemos tres campos principales: Ingresos, gastos e inversiones. Pero pueden aplicar el concepto como Uds. quieran. Además tenemos una hoja de resumen, en dónde podemos visualizar un gráfico y los totales de cada mes.

La intensión principal es ir guardando un registro y mediante el gráfico/resumen ir comparando o viendo desvíos. Es decir, analizar la información. Además tenemos la información ordenada y es un método sistemático.

En nuestra experiencia se ha usado de manera personal, para controlar ingresos/egresos personales en el hogar. Sin embargo nada impide que lo puedan usar para la oficina o para algún proyecto simple ya que es muy básico.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Elementos básicos:

El elemento básico es la plantilla dónde se vuelvan los datos, que tiene esta forma:

Esta dividida en tres componentes, la parte de arriba dónde van los ingresos, lo más común es el salario. La parte del medio dónde van los gastos. Y la parte inferior dónde van las inversiones. También hay un resumen del subtotal por rubro.

Lo pueden usar según les convenga, sin las inversiones o sin el salario ya que los que nos interesan más a menudo es lo que gastamos.

En el caso anterior se trata del mes de agosto, tenemos una hoja por cada mes y la hoja esta nombrada de esta forma también, para este caso la hoja se llama “ago-13”.

Como ven hay 4 columnas, la primera es un número de orden que puede o no tenerlo. La segunda la descripción breve que le ponemos al ítem. La tercera es el tipo de gasto, esto lo vamos a poder elegir desde una lista mediante validación de datos para que nos quedé más cómodo y la última dónde va el monto.

Vamos a ver que contiene la hoja que llamamos “Notas”

En esta hoja tenemos la lista de rubros de acuerdo a nuestro interés, en nuestro caso utilizamos los que se ven. Además utilizamos una columna auxiliar con un código de identificación del rubro para poder hacer las operaciones para mostrar el resumen.

Por último tenemos la hoja de informes:

En esta hoja tenemos un gráfico dónde nos resume la progresión de gastos. Para eso también necesitamos una planilla con los montos por tipo. En realidad el gráfico y la tabla pueden ir separados pero a fines de la explicación están juntos. Para poder tomar los datos de cada hoja es necesario utilizar una formula, un tanto compleja que ya veremos. Una vez que se realizan las formulas par una hoja, nos queda muy fácil poder tomar los datos de las demás hojas.

Funcionamiento:

El funcionamiento es muy simple, tenemos la hoja del mes desde donde empezamos a tomar los datos, para nuestro caso agosto. Por lo cual debemos nombrar a la hoja “ago-13”.

Luego de ello podemos introducir los datos de acuerdo a si es un ingreso, un gasto o una inversión. Eligiendo el tipo de la lista de validación.

En la hoja de resumen apareceran los datos resumidos sin necesidad de hacer otra operación.

Si necesitamos empezar en otro mes copiamos la hoja, la pegamos inmediantamente a la deracha, actualizamos el mes, por ejemplo “sep-13”, borramos los datos viejos y empezamos a introducir los nuevos. Este proceso, de copiar una hoja, pegarla y borrar los datos se puede hacer con una macro ya que son pasos simples que se pueden grabar.

Proceso:

Como se explico más arriba el proceso, en teoría es simple ya que básicamente consiste en crear la plantilla pero utilizamos algunas formulas para poder tratar los datos.

La primera formula es la que nos muestra el mes y el año en la parte inferior de la plantilla. Cuando nombramos la hoja , automáticamente se traduce el nombre de la hoja a ese lugar, ya que es lo que estamos buscando.

Como ven en la barra de formulas se utiliza una propiedad de la hoja que se llama celda, dentro de la propiedad el tipo “filename” que nos muestra la ubicación y el nombre del archivo, es decir el “path” pero como elegimos esta forma de representar la fecha, siempre vamos a tener la fecha representada por 6 caracteres, recortamos a la derecha 6 caracteres y tenemos lo que queremos.

“=DERECHA(CELDA("filename");6)”

Cada vez que creamos una nueva hoja, copiando la primera y cambiando el nombre, ese dato se nos ajusta automáticamente.

Ahora vamos a ver las formulas utilizadas en la hoja resumen:

Esta formula es más compleja, una vez que usamos una podemos usar la misma para los demás datos.

Tenemos que armar una tabla como indica la figura, con los meses en la parte superior y los rubros o tipos de gasto al costado izquierdo.

“=SI(ESERROR(INDIRECTO(DIRECCION(30;5;1;;TEXTO(D$27;"mmm-yy"))));0;INDIRECTO(DIRECCION(30;5;1;;TEXTO(D$27;"mmm-yy"))))”

· El condicional con el SI/eserror se hace para no mostrar error con datos vacíos o no encontrados.

· Salvado eso queda la formula “INDIRECTO(DIRECCION(30;5;1;;TEXTO(D$27;"mmm-yy")))”

· Utilizamos la formula indirecto con la cuál podemos obtener el dato de una celda utilizando una referencia a texto, por ejemplo si tenemos “Indirecto(“A1”), podemos obtener el dato que se encuentra en la celda A1.

· En este caso, debemos obtener los datos de cada mes, es decir de cada hoja nombrada como el mes de referencia.

· Para eso, usamos la formula dirección, con esto logramos obtener una referencia de texto de cada hoja que nos interesa y junto con la formula indirecto obtenemos el dato.

· La formula nos queda : “DIRECCION(30;5;1;;TEXTO(D$27;"mmm-yy"))”

· Esta formula busca el subtotal por tipo/rubro que se encuentra en la parte inferior de cada hoja mensual. En este caso 30 es la fila, 5 la columna, 1 es el tipo de referencia (absoluta), el dato vacío es el estilo de referencia (A1), y el último dato “TEXTO(D$27;"mmm-yy”) es lo que sería el nombre de la hoja. Como ven busca el dato del mes en la hoja correspondiente.

· El resultado de la formula es un monto, que es el subtotal del mes correspondiente para el rubro (ingreso, gasto o inversión). Para conseguir los datos a la derecha se debe copiar y pegar la formula hacia la derecha. Para conseguir los datos hacía abajo se debe cambiar la fila, para los gastos sería 31 y para las inversiones 32 en nuestro ejemplo.

Una vez que tenemos estas formulas, podemos preparar la tabla y el gráfico para varios meses y cada vez que se agregue un mes, los datos se transferirán de manera automática al resumen.

Código:

Como dijimos antes para no tener que ingresar en forma manual un nuevo mes podemos utilizar una macro, no es necesario, lo pueden hacer manual. Sin embargo aquí les dejos la macro.

Es una macro modificada como verán en el video. Básicamente lo que hacemos es copiar la hoja, pegarla a la derecha, renombrarla de acuerdo al mes y borrarle los datos. Dejamos el código como cortesía pero le recomendamos que primero graben la macro base y luego intentar las modificaciones sobre ese código, si intentan comenzar con este código y no lo entienden no van a aprender cómo se hace y no les va a funcionar si hay algún cambio en la hoja, o puede generarles algún error desconocido.

Sub Macro1()

‘Macro mes Nuevo

Sheets(ActiveSheet.Name).Select ‘selecciona la hoja actual

Sheets(ActiveSheet.Name).Copy After:=Sheets(ActiveSheet.Index) ‘copia la hoja hacia la derecha

Sheets(ActiveSheet.Name).Select ‘ selecciona la hoja nueva creada

Sheets(ActiveSheet.Name).Name = Format(Date, "mmm-yy") ‘renombra la hoja de acuerdo al mes en curso

Range("B9:E28").Select ‘selecciona el rango de entrada de datos

Selection.ClearContents ‘borra los datos seleccionados

End Sub

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

Recuerden que los artículos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo en los artículos se nombran todos los elementos y con esta información podemos hacer nuestras pequeñas investigaciones usando internet, así desarrollamos nuestro conocimiento. Por ejemplo si utilizamos la función “Y”, que la suponemos conocida, y no sabemos ¿qué es? podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuales son los componentes. Las mini aplicaciones no son más que la recopilación de muchos elementos para dar forma a una nueva idea.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante. Esperamos que les sirvan las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

Les recomendamos que sigan el blog por alguno de los medios, mail o por redes sociales, para recibir las actualizaciones y novedades.

¡Éxitos!

Keys:

· Control de gastos, ingresos, inversiones en Excel.

· Plantilla de control de gastos en Excel.

· Plantilla de control de gastos e ingresos en Excel.

· Planilla para control de gastos en Excel.

· Planilla para el control de gastos mensuales/domésticos/hogar gratis en Excel.

Ingreso, búsqueda y modificación de datos en Excel con Formulario ActiveX

2013-11-20T19:02:00.004-03:00

El objetivo de este artículo es la de crear un formulario que nos sirve para además de introducir datos, tener la posibilidad de buscarlos y modificarlos. En un artículo anterior habíamos visto como crear un formulario simple para ingreso de datos.

Por otro lado ya hemos visto varios artículos de cómo buscar datos sin embargo esta vez vamos a ver una forma sencilla de efectuar una búsqueda usando el formulario pero con formulas ya conocidas. Siempre empezamos con lo más básico para luego ir agregando funcionalidades e ir creando cosas más complejas.

Antes de empezar vamos a hablar de otras posibilidades que tenemos para manejar datos en Excel. Hay una función que propone para trabajar con formularios. Es muy fácil de usar y puede servir para nuestro cometido sin necesidad en meterse en el uso de VBA o programación en Excel. Lo pueden chequear en la página de Microsoft con el nombre “Agregar, editar, buscar y eliminar filas usando un formulario de datos”.

En este artículo vamos a ver cómo construir un formulario con el cual podemos agregar datos, y luego poder modificarlos. Además podemos efectuar una búsqueda por código. También es posible modificar cantidades, que generalmente es lo que plantea manejar estos tipos de datos.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Elementos básicos:

En el artículo anterior habíamos visto como crear el formulario e introducir los botones, etiquetas y cajas de texto. A Continuación vamos a describir dichos elementos con los nombres asignados para la aplicación.

1. Formulario (UserForm): El formulario se llama “Ingreso” y el nombre visible es para este caso “Stock”.

Es decir que las propiedades:

o Name = Ingreso

o Caption = Stock

2. Botones de Comando (CommandButton): se utilizan dos botones de comando más comparado con el artículo anterior cuyas propiedades la vemos a continuación.

· Guardar Nuevo

o Name = Ingresar

o Caption = Guardar Nuevo

· Cerrar

o Name = Cerrar

o Caption = Cerrar

· Buscar

o Name = Buscar

o Caption = Buscar

· Modificar

o Name = Modifica

o Caption = Modificar

3. Cajas de Texto (TextBox): se utilizan las mismas ya utilizados, es decir no sé modifica el formulario del artículo anterior. Los textbox no tienen propiedad Caption. Los nombres de la propiedad “Name” para “ID”, “Producto”, “Cantidad” y “Descripción” son: Id, Producto, Cantidad y Desc respectivamente.

4. Etiqueta (Label): las etiquetas utilizadas son tres, Label1, Label2, y Label3 cuyos Caption dentro de las propiedades son “ID”, “Producto” y “Cantidad” respectivamente.

5. Caja de verificación (CheckBox): para esta aplicación se agrega una caja de verificación. La propiedad Name es “suma” y la propiedad Caption es “Sumar”.

Es necesario aclarar que para simplificar y hacer algo intuitivo los temas de referencia, se utiliza la aplicación de los conocimientos de VBA de la forma más básica posible para no confundir ya que no es la intensión enseñar teoria de sistemas ni hablar en lenguaje tan técnico. Esto porque a alguién muy interiorisado en programación o en sistemas le puede parecer algo burdo o básico la forma en que se utiliza el código.

Por ejemplo, a los controles se los nombra de acuerdo a lo que es y la función que cumple . El boton de ingreso se podria llamar “ingreso_button” y la etiqueda id “id_label”. Es la forma correcta, se utiliza para aplicaciones mucho más avanzadas en dónde los conocimientos de progrmación son mas avanzados. Para algo sencillo como en nuestro caso que intentamos introducir ideas nuevas, no es necesario.

Funcionamiento:

El funcionamiento es similar al que habíamos visto para el formulario de ingreso de datos, cuando deseamos ingresar un dato nuevo el formulario carga automaticamente, para este caso, un ID consecutivo ya que son numeros y se deben rellenar los campos , luego guardar nuevo.

Por otro lado, si queremos modificar un dato como el cursos se posiciona automaticamente en el campo ID, cuando le damos “BackSpace o tecla retroceso” el número se borra y se me habilitan dos botones nuevos, el botón buscar y el botón modificar. Una vez que ponemos un ID que suponemos existente pulsamos el boton buscar, encuentra los datos y una vez modificados se pulsa el boton modificar y los datos han sido modificados.

Cómo ves es muy facil este metodo, es por id. En otros artículos veremos luego otras posibles formas de búsqueda. Empezemos por lo más básico.

Proceso:

Vamos a comenzar modificando el formulario que ya habíamos visto en un artículo anterior, luego vemos el código utilizado y para qué sirve.

Empezamos desde la pantalla anterior. Tenemos el formulario que ya teníamos al cual solo le vamos a agregar tres elementos nuevos, dos botones de comando y un checkbox o botón de verificación.

El Textbox del ID lo hacemos menos ancho para que entre el botón buscar. El botón modificar y el checkbox los insertamos debajo del textbox cantidad, si es necesario hacemos más grande el formulario.

Ya vimos la denominación de los elementos del formulario al principio del artículo con lo que pasaremos a ver los códigos y a describir que es lo que realizan.

Código:

Recuerden que al hacer doble click sobre el objeto dentro del editor de VBA nos lleva a la parte de edición del evento principal del objeto. Por ejemplo si es un command_button el evento es Click, etc.

INICIALIZACIÓN DEL FORMULARIO: esto código hace que al cargarse el formulario se inicie los objetos de determinada manera o con determinada propiedad. El código hace que al iniciar el formulario la propiedad Enabled (habilitar) del control se inicie en falso para el botón buscar y modificar y en verdadero para ingresar. Además hace que el ID tome el valor del último código ingresado y suma 1 para crear uno nuevo, en este caso.

Private Sub UserForm_Initialize()

Buscar.Enabled = False

ingresar.Enabled = True

modifica.Enabled = False

Id.Value = Range("f2").Value + 1

End Sub

BOTON GUARDAR NUEVO: este código hace lo que ya habíamos visto en el artículo relacionado anterior.

Private Sub ingresar_Click()

With Sheets("Stock productos")

.Range("A" & 5 + Range("F2").Value).Value = Val(Id)

.Range("B" & 5 + Range("F2").Value - 1).Value = producto.Value

.Range("C" & 5 + Range("F2").Value - 1).Value = cantidad.Value

.Range("d" & 5 + Range("F2").Value - 1).Value = desc.Value

End With

End Sub

BOTON CERRAR: este código hace lo que ya habíamos visto en el artículo relacionado anterior.

Private Sub Cerrar_Click()

Unload Me

End Sub

BOTON BUSCAR: ATENCIÓN CON ESTE CODIGO QUE ES NUEVO!!!! Este código hace lo mismo que hacemos para buscar elementos de una base de datos con el BUSCARV. La diferencia es que lo hacemos con código desde el formulario y no desde celdas de la planilla. Se utiliza dentro del objeto WorkSheetFunction el método Vlookup (BuscarV en Inglés). Se deben declarar las mismas variables habituales, tal como lo usamos comúnmente. Primero la variable a buscar, luego dónde buscar, luego el indicador de columnas y luego si queremos coincidencia exacta o no.

Usamos el “On Error Resume Next” en este caso sin peligro ya que lo único que hace es evitarnos mostrar el error de un dato no encontrado. Cuando no encuentra un Id, no muestra resultado. Con el ID introducido buscamos los tres datos que necesitamos, el nombre del producto, la cantidad y la descripción.

Private Sub buscar_Click()

On Error Resume Next

producto.Value = WorksheetFunction.VLookup(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:D12"), 2, False)

cantidad.Value = WorksheetFunction.VLookup(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:D12"), 3, False)

desc.Value = WorksheetFunction.VLookup(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:D12"), 4, False)

End Sub

BOTON MODIFICAR: en este código primeramente declaramos una nueva variable denominada “bus_id”. Para declararla usamos el método “Match” (Coincidir en Inglés) que es el mismo de las formulas de Excel. Nos arroja como resultado la fila dónde esta el dato que coincide con el introducido en ID. Es decir que compara el valor de Id con la columna de Id’s y nos dice dónde esta el valor buscado. Se utiliza un checkbox condicional para no tener que estar sumando manualmente una cantidad previamente introducida con un valor nuevo a cargar en el stock. Una vez ejecutado el comando se actualizan todos los valores correspondientes.

Recuerden que el With únicamente nos sirve para no tener que volver a declarar una parte del código, en este caso la hoja “Stock Productos”.

Private Sub modifica_Click()

bus_id = WorksheetFunction.Match(Val(Id.Value), Sheets(1).Range("A5:A12"), 0) + 4

With Sheets("Stock productos")

.Range("B" & bus_id).Value = producto.Value

If suma.Value = False Then

.Range("C" & bus_id).Value = cantidad.Value

Else

.Range("C" & bus_id).Value = Range("C" & bus_id).Value + cantidad.Value

End If

.Range("d" & bus_id).Value = desc.Value

End With

End Sub

TEXTBOX ID: este código responde a un evento “Change” (cambio en inglés). Si cambia algo en el textbox id ejecuta las acciones declaradas. En este caso habilita los botones “Buscar y modificar” y deshabilita el botón “Guardar Nuevo”. Cómo con en las propiedades del textbox ID esta declarado como “0”, el focus del cursor esta en el textbox ID, al hacer backspace o tecla retroceso se borra el ID, se ejecuta el código y podemos introducir numero de ID nuevo.

Private Sub Id_Change()

If Val(Id.Value) = 0 Then

Buscar.Enabled = True

ingresar.Enabled = False

modifica.Enabled = True

End If

End Sub

CHECKBOX SUMAR: este código hace que cuando cambia el estado del checkbox se vuelva el focus al textbox de cantidad y se borre el valor anterior. Se borra el valor en el textbox no así en la base de datos, si actualizamos con el botón modificar se guarda el valor según cómo este el textbox. Si esta tildado suma al valor anterior sino lo reemplaza.

Private Sub suma_Click()

If suma.Value = True Then

cantidad.SetFocus

cantidad.Value = ""

End If

End Sub

-------------------------------------- FIN CÓDIGOS

Recuerden que los artículos algunas veces requieren un mayor o menor nivel de conocimiento en ciertos temas de Excel, por ejemplo formulas avanzadas, macros o VBA, etc. Sin embargo en los artículos se nombran todos los elementos y con esta información podemos hacer nuestras pequeñas investigaciones usando internet, así desarrollamos nuestro conocimiento. Por ejemplo si utilizamos la función “Y”, que la suponemos conocida, y no sabemos ¿qué es? podemos buscar en internet para ver como se utiliza y cuales son los componentes. Las mini aplicaciones no son más que la recopilación de muchos elementos para dar forma a una nueva idea.

Con todos los elementos vistos podemos construir una aplicación interesante para gestionar datos mediante un formulario. Esperamos que les sirvan las ideas.

Pueden descargar algunos ejemplos (plantillas/templates) de la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

Les recomendamos que sigan el blog por alguno de los medios, mail o por redes sociales, para recibir las actualizaciones y novedades.

¡Éxitos!

Keys:

· Formulario de entrada, modificación y búsqueda de datos

· Altas, bajas y modificaciones con formulario

· Formulario ActiveX de entrada de datos en Excel

· Modificaciones de datos en formulario

· Insertar buscar y modificar datos en Excel

· Form de búsqueda captura modificación de datos en Excel

· Agregar, editar, buscar y eliminar filas usando un formulario de datos.