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Le gestionnaire de mots de passe

2009-04-15T20:09:00Z

À l’ère du numérique, le trousseau de clés est progressivement remplacé par des logins et des mots de passe.

Ce dernier prend moins de place dans la poche, mais pas dans la tête… Rien qu’en notant les situations les plus fréquentes, je dois déjà mémoriser mes accès à ma mutuelle, ma banque, la sécurité sociale, la caf, l’urssaf, voyages sncf (à titre personnel), des systèmes de CRM, des wikis et autres outils de gestion du temps (à titre professionnel)... Quelques sites web 2.0 plus tard et on est saturé d’informations.

Un matin courant décembre, je suis restée bloquée devant mon écran: impossible de me souvenir de mon profil et encore moins de mon mot de passe. J’ai pris conscience qu’un effort important était nécessaire, en tâche de fond, pour mémoriser tout cela. Une solution tentante dans ce cas est l’utilisation de mots de passe très facile à mémoriser, ou plus compliqués mais qu’on note sur des post-its et qu’on réutilise fréquemment.

Selon une enquête réalisée pour McAfee en octobre 2007, le top 10 des mots de passe les plus choisis en Europe est:

le nom de l’animal domestique
un hobby
le nom de jeune fille de la mère
la date de naissance d’un membre de la famille
sa propre date de naissance
le nom du/de la partenaire
son propre nom
le club de football préféré
la couleur préférée
le nom de la première école

Evidemment, ces solutions ne sont pas satisfaisantes. Je souhaitais faire autrement: adopter des mots de passe solides et trouver une technique pour les mémoriser facilement.

Dans cet article, je vous présente la solution que j’ai adopté: le gestionnaire de mots de passe. Avec cet outil, je retiens un seul mot de passe “maître” fort (= compliqué à deviner).

Le gestionnaire de mots de passe crée et mémorise pour moi un nouveau mot de passe fort pour chaque site ou outil que j’utilise, sans que j’aie à le retenir.

Comme je l’ai dit, la condition préalable à l’utilisation de cet outil est: disposer d’un mot de passe maître solide et mémorisable.

Comment construire un bon mot de passe maître ?

Un mot de passe composé de votre date de naissance mélangée au prénom de votre enfant n’est pas fiable (et vous le SAVEZ!).

Il est fréquent de voir recommander les caractéristiques suivantes pour un mot de passe de bonne qualité:

au moins 8 caractères (Microsoft en recommande 14)
des lettres en minuscules et en majuscules
des chiffres
des caractères spéciaux comme ”`~!@#$^x%x()-=+[{]}\\|;:’\”,<.>/? ”
pas de mot entier ou de suite logique apparente

À la lecture de ces recommandations, on a tous un peu la même réaction: mais comment retenir un tel mot de passe ?

Voici une façon de faire qu’on retrouve souvent sur internet:

pensez à une ou deux phrases simples à retenir pour vous. Exemple: ” Ma plus jeune fille s’appelle Juliette. Elle est née le 1 février. “
convertissez la phrase en mot de passe en conservant la première lettre de chaque mot. On obtient : “MpjfsaJ.Eenl1f.”
haussez le degré de complexité en ajoutant des chiffres et caractères spéciaux. Par exemple remplacer les “i” par des “1”, les “a” par des ”@”, les “s” par des “5”, les “plus ” par ”+” etc…

Après ce traitement de choc la phrase devient “M+jfs@J.E&nl1f.”.

Pour vérifier la “force” du mot de passe que vous venez de créer, soumettez-le au testeur de mots de passe de Microsoft.

Verdict : “M+jfs@J.E&nl1f.” est un mot de passe optimal.

Si le mot de passe est impressionnant, en repensant à la phrase lorsque je le saisis, il revient tout seul.

Utilisation du gestionnaire de mots de passe

Guidé par mon homme qui utilise 1Password sur Mac depuis quelques temps déjà, j’ai cherché une solution analogue sur PC.

Je souhaitais disposer d’un outil qui sait s’intégrer aux navigateurs et remplir seul les formulaires d’identification sans programmation. Par ailleurs, je voulais pouvoir emmener le tout crypté sur clé USB en toute sécurité, sans laisser de trace là où je passe.

J’ai découvert et testé plusieurs solutions: certaines stockent les mots de passe sur le disque dur, d’autres sur clé usb, d’autre encore sur un serveur accessible via internet. La plupart savent créer des mots de passe forts à votre place.

Certains sont un peu laborieux à utiliser et ont du mal à remplir les formulaires sur internet, ce que je trouve très utile.

J’ai finalement opté pour Roboform en version USB (Roboform2Go), dont je suis très satisfaite.

Vous pouvez tester gratuitement Roboform2Go ou RoboForm version de bureau et vous faire votre opinion.

Je m’en sers depuis 3 mois et apprécie vraiment sa simplicité d’usage.

Simulateur d'aube : pour un réveil agréable

2008-10-25T12:51:00Z

Avant d’utiliser un simulateur d’aube, il m’arrivait parfois le matin quand le réveil sonnait de me dire : “Déjà ! Ce n’est pas possible, j’ai du me tromper en le réglant…! “

C’était encore pire l’hiver quand il faisait encore sombre dehors, là se lever tenait du supplice. Je débutais ma journée grognon.

S’il est connu que la qualité de notre sommeil conditionne le bon ou le mauvais déroulement de nos journées, j’ignorais que la qualité de notre réveil a également un rôle très important.

Maintenant été comme hiver je me lève du bon pied. Croyez-moi la différence est notable !

Comment ça fonctionne?

Le simulateur d’aube est une des applications grand public de la luminothérapie. Cet appareil recrée virtuellement un lever de soleil. La lumière émise par le simulateur d’aube est interprétée par notre cerveau comme l’alerte que le jour se lève et qu’il faut se préparer.

La variation de l’intensité de la lumière déclenche la sécrétion de différentes hormones et en arrête d’autres (ex.: stoppe la production de mélatonine hormone somnifère et débute celle de cortisol hormone anti stress).

Ainsi, le réveil se fait tout en douceur.

Le modèle de simulateur que j’ai choisi (Lumie – Simulateur d’aube plus – Bodyclock Lumie 200) permet de décider combien de temps est nécessaire pour obtenir la luminosité maximale (après plusieurs tests, j’ai choisi 30 minutes).

Retour d’expérience des bénéfices de la luminothérapie

J’ai découvert les simulateurs d’aube il y a 3 ans maintenant. J’en utilise un comme réveil à chaque fois que je n’ai pas la chance de pouvoir me réveiller sans contrainte horaire, et j’éprouve une sensation de légéreté le matin.

Je suis énergique et disponible tout de suite (plus besoin de 2 cafés avant de m’adresser la parole)... Plus dynamique et pleine d’entrain.

Me lever, même en hiver et alors qu’il fait nuit noir dehors, est devenu agréable. Je recommande l’utilisation d’un simulateur à toutes les personnes qui sont très impactées par la diminution de lumière. Les effets sont très positifs et surtout rapides.

Si je souhaite être debout à 7h, le simulateur commence à s’éclairer d’une très faible lumière teintée orange à 6h30.

La lumière croit progressivement dans la chambre.

Elle devient peu à peu plus intense jusqu’à atteindre le plein éclat à l’heure choisie (7h).

Autre utilité, le modèle que j’ai choisi sait s’éteindre progressivement, de la même façon.

Ainsi, le soir je m’endors paisiblement sans la brutalité du passage de la lumière de chevet au noir total. Je m’enfonce dans le sommeil sans même m’en rendre compte ce qui me procure une sensation très douce et apaisante.

Si par hasard, je suis prise d’insomnie je réitère le processus et je me rendors généralement sans souci.

Le prix peut sembler relativement élevé toutefois à mes yeux l’investissement a été plus que rentable (exit le guronsan!).

Où acheter un simulateur d’aube ?

Certaines boutiques proposant ces produits disposent à la fois d’un site web de vente et d’un magasin (Celyatis ou La journée parfaite). Amazon.fr propose également ce type de produit.

J’espère avoir partagé avec vous une découverte qui vous sera utile!

Idées pour ranger son bureau

2008-09-18T14:31:00Z

Avez-vous déjà passé du temps à rechercher dans tous les dossiers présents sur votre bureau LA feuille indispensable pour réaliser la tâche que vous aviez à faire ? C’est parfois le Post-It avec le numéro de téléphone, le formulaire pour le bon de commande… Sur le bureau, une pile s’écroule à droite, une autre à gauche, c’est à peine si on distingue le bureau lui-même.

C’est dans un moment comme celui-ci que j’ai décidé de revoir ma façon de ranger mon bureau.

En effet, un environnement, pour être propice au travail, ne doit pas simplement être loin du bruit, des sonneries du téléphone. Selon moi, il est aussi important de limiter le nombre d’objets présents sur le bureau.

Faire place nette

Tout objet présent dans votre champ de vision peut devenir à tout moment polluant et vous distraire. Je vous encourage à conserver sur votre bureau les choses essentielles.

A chacun de trouver son équilibre, pour ma part j’ai conservé sur mon bureau:

l’écran de l’ordinateur
le clavier
la souris
le téléphone
un pot à crayon
un bloc-note
et la “pochette du jour”

J’ai éliminé les Post-It qui me donnent la sensation d’avoir une foule de choses à faire, ce qui m’oppresse toute la journée et me désespère en fin de journée quand je constate qu’il en reste toujours autant!

Structurer les tiroirs et disposer d’un matériel en état

Lors d’un changement de bureau j’ai constaté que j’avais dans mes tiroirs 3 agrafeuses différentes et pleins d’agrafes incompatibles avec les agrafeuses (!), 15 stylos dont 10 qui ne marchaient plus, une paire de ciseaux pleins de colle que je ne pouvais plus utiliser à cause des traces qu’ils laissaient à chaque utilisation…

Mes tiroirs étaient pleins de matériel pas très opérationnel!

Depuis ce constat, je fais régulièrement (environ tous les 3mois) un inventaire, et je veille au quotidien à disposer du nécessaire et rien de plus!

Classer

Un des livres que j’ai lu il y a quelques temps proposait de classer les documents-papier qui nous seront nécessaires dans un avenir proche au sein d’un dossier chronologique.

Concrètement, l’auteur préconise d’utiliser une pochette rigide pour chaque mois de l’année, pochette mensuelle qui comprend une sous-chemise par jour.

Lorsque vous organisez votre travail, vous découpez en tâches / sous-tâches, évaluez la charge de chaque élément, et vous rangez chaque document en fonction de la date à laquelle vous prévoyez de réaliser l’action (cela sous-entend d’estimer avec fiabilité la durée des tâches ainsi que le planning de réalisation).

Lorsque vous déterminez qu’un document vous sera nécessaire dans plusieurs jours (comme un carton d’invitation ou un ordre du jour de réunion), ce mode de fonctionnement vous permet de savoir instantanément où le poser et où le trouver.

Personnellement, je gère des projets à 2 mois. Du coup j’utilise deux jeux de sous-chemises de couleurs différentes (31 jours et 30 jours) et 12 pochettes. En début de mois, je joins les sous-chemises correspondant aux samedis et dimanches avec des trombones pour ne pas risquer de glisser de documents à l’intérieur. Tous les soirs je retire la sous-chemise de la journée écoulée de la pochette; ainsi, je limite le volume de la pochette du mois.

Au départ c’est un peu surprenant car votre dossier projet est “éclaté” en de nombreuses sous-chemises, mais rapidement j’ai constaté que cela m’évitait de manipuler des pièces inutiles à la réalisation des objectifs du jour.

Quand un document n’est plus utile, il rejoint le dossier auquel il se rattache dans le placard.

Je trouve dorénavant plusieurs avantages à cette façon de faire, que j’ai complètement adoptée:

j’évite de m’atteler à un chantier non planifié,
lorsque je commence ma journée je sais que tous les éléments nécessaires sont dans la sous-pochette, je n’ai pas à chercher partout l’information qui me permet de faire mon travail,
chaque jour, je n’ai sur mon bureau que les documents strictement liés au travail du jour.

Le bureau est ainsi très bien rangé, la pièce moins chargée, et dégage moins la sensation de “masse de choses à faire”.

Du coup, je peux recevoir plus agréablement les collaborateurs ou clients, et le soir, c’est un immense plaisir que de voir cette pochette du jour vide!

Bref je travaille plus sereinement et plus efficacement.

Introduction à l'automassage

2008-06-26T14:01:00Z

L’automassage est une solution simple, saine et gratuite pour oublier les petits tracas (massage relaxant) ou se donner du tonus (massage énergisant).

C’est pour moi un rituel quasi quotidien qui m’aide à mieux profiter de chaque instant. J’ai pu apprendre l’automassage rapidement. Une fois les bases acquises, la meilleure méthode selon moi est d’être à l’écoute de vos besoins.

Progressivement, j’ai appris à écouter mon corps et à le soulager de ses tensions grâce à des gestes de plus en plus précis. J’ai été surprise des bienfaits immédiats que cela m’a procuré tant d’un point de vue physique (mes noeuds dans les épaules ont disparus) que psychique (je suis beaucoup plus détendue lors d’évènements contrariants).

Un environnement propice : le choix du lieu et du moment

Pour qu’un auto massage soit efficace, il est important de décider de vous accorder un moment bien à vous, et de faire en sorte de ne pas être dérangé. Le premier pas est donc de s’accorder le droit à ce temps; le moment idéal est celui que l’on choisit !

Concrètement, l’auto massage peut se pratiquer un peu partout (à la maison, au bureau ou bien dans une file d’attente). En fonction du lieu les zones du corps seront évidemment différentes :)

Le plus agréable selon moi: vous installer dans un lieu qui vous semble approprié et intime, un endroit que vous trouvez confortable.

Le matériel (facultatif mais appréciable)

L’huile de massage

Pour optimiser les vertus du massage, il est souvent recommandé d’utiliser de l’huile de massage parfumée ou non que vous chaufferez entre vos paumes avant de commencer. Les parfums sont différents en fonction des objectifs poursuivis.

Les plus “adeptes” concoctent souvent leurs huiles. Personnellement, j’utilise des produits tout prêts ! J’ai en permanence sur mon bureau un petit flacon d’huile parfumée à la lavande pour m’accorder une pause relaxante en cours de journée.

Des accessoires qui peuvent aider

Je privilégie les accessoires les plus simples et évite les instruments électriques. J’apprécie les petites balles ou les objets avec des petites boules que l’on peut faire rouler sous la voute plantaire. Mon conjoint, lui, aime beaucoup le masseur de tête, c’est une question de goût alors je vous invite à essayer pour trouver ce qui vous convient le mieux !

Un fond sonore

Quand je peux (c’est à dire quand je dispose de l’équipement) j’aime beaucoup mettre une musique douce en arrière-plan.

Les différents types de massages

Massage relaxant

Exemple de massage pour les mains:

commencez par échauffer les mains en les frottant l’une contre l’autre puis versez quelques gouttes d’huile au creux d’une main.
laissez l’huile se réchauffer quelques instants puis étalez-la avec des mouvements enveloppants
posez le dos de la main gauche dans le creux de votre main droite et massez la paume de la main gauche avec le pouce de la main droite en faisant des mouvements circulaires (au début quasiment sur place puis de plus en plus larges).
massez ensuite les phalanges de chaque doigt séparément. Effectuez pour cela des petits mouvements de reptation en partant de la paume et en direction de l’extrémité du doigt (pour cela saisissez le doigt massé entre le pouce et l’index).
une fois tous les doigts de la main gauche massés, utilisez votre main droite pour envelopper un doigt et faites glisser la main droite vers le bout du doigt en réalisant un mouvement de légère rotation (réitérez l’opération pour chacun des doigts de la main gauche)
une fois tous les doigts de la main gauche détendus, massez la base pouce-index en descendant progressivement au poignet.

Recommencez la même chose avec la main droite.

La fatigue ou le stress font que l’on contracte inconsciemment la mâchoire, les doigts et qu’on plisse les yeux… Dans ce cas, pour se relaxer ou aider à trouver le sommeil l’automassage est très approprié.

En fonction du contexte les zones du corps massés changeront. Par exemple: pour aider à s’endormir, il est recommandé de se pétrir le lobe de l’oreille. Pour simplement se détendre, la plante des pieds, la nuque, les épaules ou le visage sont plus indiqués.

Massage énergisant : Do In

Le do In est l’application par soi-même de légères pressions des doigts et de mouvements effectués dans le but de régulariser le flux d’énergie vitale. Il s’agit d’une pratique ancestrale qui permettrait de restaurer l’énergie qui circule dans le corps, mais aussi d’activer et d’augmenter les capacités d’apprentissage sur le plan intellectuel.

Je pratique ce type de massage après une micro sieste lorsque je sors le soir ou le matin au réveil pour me lever en pleine forme.

il s’agit de brefs contacts pour “réveiller” mon corps. Je commence par le cuir chevelu. J’utilise mes doigts comme un peigne et me tapote lentement le cuir chevelu en partant du front vers l’arrière de la tête (mouvement à refaire 2 ou 3 fois).

Dans un second temps, je me tapote le bras gauche en partant de l’épaule et descendant lentement vers le poignée. Je refais de même avec l’autre bras.

Ensuite je secoue les deux bras de manière sèche 2 ou 3 fois puis en laissant pendre les bras le long du corps je secoue les poignets, agitant ainsi les doigts.

En conclusion

L’automassage est une pratique régulière qui n’est pas contradictoire avec se faire masser par son conjoint ou par des professionnels. De plus en plus de salons proposent des massages et des coffrets cadeaux sont disponibles pour aider à choisir.

C’est un moment d’intimité que j’aime m’accorder et qui présente l’avantage de pouvoir être pratiqué quand je le souhaite.

Après avoir découvert l’automassage, j’ai débuté le massage de mon conjoint et même de mon bébé.

Mise en garde

L’information qui vous est fournie ici tente de vous apporter des renseignements pertinents sur un certain nombre de données dans le domaine du massage. Ces renseignements vous sont transmis à titre purement indicatif et doivent être utilisés sous votre entière responsablilité. Ces informations n’étant ni complètes, ni exhaustives il vous appartient de procéder à toutes les vérifications nécessaires sous votre entière responsabilité et de les utiliser à vos risques. Ces informations ne pourront en aucun cas remplacer un quelconque diagnostic, avis ou traitement médical. Pour cela il vous appartient de vous renseigner auprès de votre médecin traitant.

Pour en savoir plus

Suggestions de lecture

Le massage des zones de réflexes de Franz Wagner
Auto-massage de bien-être de Kristine Kaoverii Weber et Antonia Leibovici
Les Massages pour les Nuls de Steve Capellini
Massages pour bébé : Contact, chaleur et douceur de Christina Voormann et de Govin Dandekar

Sites

Google: des outils simples et pratiques

2008-05-10T11:20:00Z

Google offre une palette de services impressionnante.

Je vous présente ici ceux que j’utilise régulièrement. Peut-être les utilisez-vous déjà ou les adopterez-vous prochainement ?

Messagerie

J’ose à peine présenter Gmail tellement nous sommes nombreux à l’utiliser.

Je trouve de nombreux aspects positifs à ce service. Il est possible de:

suivre une discussion composée de nombreux échanges « mailistiques » de manière fluide
chatter depuis le même environnement
recevoir et envoyer des fichiers de taille relativement importante (ex: photos pour les grands parents!)
rechercher rapidement des messages par leur contenu
trier automatiquement les messages en répertoires thématiques, avec la possibilité d’assigner une couleur à chacun
mémoriser les contacts automatiquement et les organiser en groupes

Agenda

Google Agenda vous permet de disposer d’un ou plusieurs agendas en ligne. Il est possible de les partager avec vos proches, de leur affecter un code-couleur.

L’ergonomie m’est agréable. Il est par exemple possible de déplacer un événement par simple glisser, de préciser l’horaire directement dans l’objet du rendez-vous, de planifier des événement récurrents ou d’avoir un affichage par jour, par semaine ou par mois.

J’apprécie également le fait de pouvoir :

envoyer des invitations
saisir un lieu (nom de ville, adresse) et bénéficier automatiquement de la carte Google Maps correspondante
ajouter une description et des commentaires (par exemple préciser qu’il est convenu que je dois apporter le dessert à un dîner !)
recevoir des alertes sur mon téléphone portable (et ne pas oublier de souhaiter un anniversaire).

Veille documentaire

Le service Google Alertes effectue automatiquement la recherche que vous avez définie sur Google, en ne retenant que les nouveaux liens et vous envoie un mail à la périodicité que vous choisissez. Ainsi, vous déléguez à Google la tâche fastidieuse de veille documentaire.

J’utilise notamment cet outil dans le cadre professionnel pour suivre une thématique particulière en vue de la préparation d’un dossier, ou dans le cadre d’un projet.

J’en suis très satisfaite même si parfois j’ai des difficultés à trouver les mots-clés suffisamment précis me permettant d’éviter être submergée d’informations.

Aggrégateur de flux RSS

Les flux RSS sont un moyen très pratique pour suivre l’actualité d’un site ou d’un blog (ses nouveaux contenus). Vous pouvez par exemple vous abonner à Faire-autrement.fr!

Google Reader est un lecteur de flux RSS. Il ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur, ce qui convient à ma façon de me tenir au courant.

En dehors des fonctions classiques d’un lecteur RSS, il permet de partager des messages avec vos proches facilement.

Edition de documents

Google Documents permet de créer des documents (traitement de texte, tableur, présentation) et de les partager.

Vous pouvez ainsi travailler ou récupérer un document depuis n’importe où grâce au net. La version anglaise permet même de bénéficier de cet outil sans connexion internet.

J’apprécie particulièrement le fait que les documents créés peuvent notamment être sauvegardés aux formats Word, Excel ou PDF. Il s’agit d’une alternative pratique et gratuite au pack Office de Microsoft.

Bloc-notes

Google Bloc-Notes est un service permettant de prendre des notes en les saisissant ou (mieux!) en sélectionnant une partie de page à l’aide de l’extension disponible pour votre navigateur. J’apprécie notamment:

la fluidité apportée pour noter des paragraphes en cours de surf (sélectionner le texte, bouton droit puis un clic)
le fait que la source (url d’origine) est automatiquement mémorisée (pratique pour retourner à cette source bien plus tard)
la possibilité d’inviter des collaborateurs au sein d’un bloc-note
la possibilité de créer des sections (aide à structurer la prise de notes)

Vos notes peuvent ensuite être exportées dans un Google Document, ou imprimées. Elles peuvent également être “tagguées” et vous pouvez y apporter des commentaires.

J’apprécie vraiment cet outil qui facilite la préparation de mes articles.

Outil de traduction

Google Traduction propose un traducteur vous permettant de lire un site ou de traduire un paragraphe dans une langue qui vous est inconnue ou que vous ne maîtrisez pas parfaitement.

Je m’en sers souvent pour me documenter et m’informer des courants de pensée à l’étranger et plus ponctuellement dans mes correspondances. Il existe des outils plus pointus toutefois celui-ci me suffit à avoir une compréhension globale des articles.

Moteur de recherche de blogs

Pour vous aider à trouver des blogs sur vos centres d’intérêt, Google a mis au point un moteur de recherche spécifique. Comme avec le moteur de recherche classique, il est possible de restreindre la recherche aux blogs en langue française.

Recherche de livres

Google Books est un moteur de recherche qui balaye le contenu de livres numérisés.

Peu d’ouvrages francophones sont complètement consultables pour le moment, toutefois je trouve cet outil pratique pour préparer une visite en bibliothèque et identifier les ouvrages de référence d’un thème donné.

Cartes et itinéraires

Google Maps est une application Web de cartographie, gratuite, permettant de localiser des adresses, d’éditer des itinéraires et de repérer des centres d’intérêts à proximité d’une adresse donnée.

J’apprécie la possibilité de copier l’url de la page visionnée, pour envoyer une carte par mail.

Page d’accueil personnalisée

Le dernier service et non le moindre pour moi est la page d’accueil personnalisée.

Cet outil vous permet sur une seule page d’agréger des services (agenda, pense-bêtes et tâches, Gmail, Google Reader, RATP, radio…), des jeux et autres outils.

Je trouve particulièrement pratique de pouvoir d’un coup d’oeil avoir une vue d’ensemble sur les choses importantes. J’utilise la fonctionnalité de création d’onglet pour les services utilisés moins fréquemment (météo, pages jaunes…).

La touche esthétique : vous pouvez choisir le thème de la page !

Conclusion

Il existe bien sûr des équivalents de chacun de ces outils ailleurs sur le web, avec leurs spécificités.

J’ai opté petit à petit pour la suite Google pour sa simplicité et le bon niveau d’intégration entre les outils.

Mind-Mapping: définition et usages

2008-04-13T18:04:00Z

J’ai découvert le concept de carte heuristique ou Mind Map il y a 2 ans et cela a été pour moi une vraie petite révolution.

J’aimerais vous faire découvrir le Mind-Mapping si vous ne connaissez pas déjà cet outil, et l’usage que j’en fais au quotidien.

Qu’est-ce que le Mind-Mapping ?

C’est une méthode créative pour présenter ses idées, qui permet de faciliter la réflexion, la mémorisation, de structurer la pensée et de mettre en lien différentes informations (concepts, idées…).

Cette map a été réalisée avec iMindMap (cliquez sur l’image pour une version plein-écran)

En utilisant des formes, des couleurs et des graphismes (illustrations, symboles), elle facilite la compréhension par un fonctionnement conjoint des hémisphères cérébraux.

Pour dessiner une Mind Map, voici les étapes:

écrire le sujet de votre map au centre de la page (papier ou numérique)
disposer autour de ce sujet les idées principales sous forme de branches
pour rendre plus productive l’utilisation de la Mind Map, utiliser des couleurs différentes ou illustrer d’une image chaque “branche”
au bout de chaque idée principale dessiner des “rameaux” qui représentent les sous-idées

On évite ainsi une énumération non parlante et on réalise un dessin plus expressif, structuré et logique.

Cette représentation permet de réfléchir plus facilement, de retenir plus vite. Les idées s’articulent entre elles sans effort.

Pour mémoire, le concept de carte heuristique a été formalisé dans les années 70 par Tony Buzan, qui définit la Mind-Map comme étant “une représentation de ce qui se passe dans notre tête”.

Logiciels de Mind-Mapping

Une carte heuristique peut être dessinée en utilisant simplement une feuille de papier et des crayons (ajouter des couleurs et des styles sur la ligne) ou sur ordinateur avec des logiciels spécialisés. Selon les cas, je fais l’un ou l’autre.

Personnellement, j’en ai testé trois: NovaMind, MindManager et iMindMap de Tony Buzan.

Le choix de ce genre d’outil est très personnel. J’utilise MindManager au bureau car il est pratique et s’interface bien avec la suite Office. Un défaut est que son Viewer (gratuit) ne fonctionne pas sous Windows 2000.

NovaMind et iMindMap permettent d’obtenir des maps plus esthétiques selon moi, plus proches du dessin à la main.

Quelles utilisations pour le Mind-Mapping au quotidien ?

J’utilise actuellement le Mind Mapping pour :

faire l’inventaire des tâches à réaliser – (cette représentation m’aide à identifier les priorités et à réaliser une estimation de la charge de travail)
prendre des notes en réunion, entretien ou formation
rédiger un ordre du jour ou le plan d’un document
préparer une intervention en public, un appel téléphonique important
réaliser une expression de besoins et des spécifications fonctionnelles
identifier des synergies entre les dossiers que je gère
me faire un pense-bête ou une liste de courses
rédiger une fiche de lecture/ résumé d’un dossier
définir les objectifs de l’année
suivre et gérer les projets en cours (découper en lots, sous-tâches, affecter à des équipes..)

Vous pouvez trouver les applications qu’en fait mon conjoint ici (article en anglais).

Ce que le Mind-Mapping m’apporte

Dessiner des Mind-Maps me permet :

de clarifier ma réflexion sur un thème
d’identifier des freins
de faire apparaitre de nouvelles idées
de mettre en évidence des liens entre différents chantiers/dossiers suivis
d’avoir une vision d’ensemble des projets en cours
de présenter sans “formalisme” à mes collègues et ma hiérarchie un dossier contenant une masse d’informations (moins de rédaction de rapport pour moi, moins de lecture pour eux…)

Je partage ainsi mes idées de manière plus simple, plus rapide mais aussi plus agréable.

Je pense que tout le monde y gagne en efficacité et en créativité, et par conséquent globalement en productivité.

Ressources sur le sujet

Livres

Une tête bien faite de Tony Buzan
Organisez vos idées avec le Mind Mapping de Jean-Luc Deladrière, Frédéric Le Bihan, Pierre Mongin, Denis Rebaud
Gagner un jour par semaine avec le mindmapping
Gideon King’s Business Guide to MindMapping

Ressources en ligne

30 outils de mind-mapping
Pétillant – site français sur le mind-mapping
11 outils en ligne
choisir un service de mindmap en ligne
le site de Tony Buzan

Je viens également de découvrir l’Ecole Française de l’Heuristique et un endroit qui pourrait relier les praticiens de la carte heuristique qui sont des sources d’amélioration de ma pratique de l’heuristique.

Organiser une rencontre: un outil pour choisir la date

2008-03-26T06:58:00Z

Trouver une date pour organiser un rendez-vous (professionnel ou personnel) n’est pas toujours chose aisée.

Au sein d’une société l’outil de messagerie prévoit en général ce type de fonction.

Lorsque les participants ne sont pas reliés à un même outil, on utilise fréquemment l’email ou un coup de fil pour proposer un ou deux créneaux… qui finissent par ne pas convenir !

J’ai découvert grâce à mon cher et tendre un outil qui m’a permis d’éviter d’innombrables échanges infructueux.

Je partage avec vous cette information qui m’a fait gagner beaucoup de temps et m’a évité bien des contrariétés.

Il s’agit de Doodle. Voilà comment cela fonctionne:

l’organisateur propose plusieurs créneaux (jour et heure) via ce site
il obtient un lien qu’il transmet à chaque participant par mail
chaque participant clique sur le lien et indique les dates où il/elle est disponible.

Voici une capture d’écran:

Le code couleur permet de voir rapidement les dates ne convenant pas. De plus on retrouve en bas de colonne le nombre de votes par date.

Notez que ce même outil peut servir également à faire d’autres types de sondages (choix du restaurant, choix d’un film…) !

Comment établir des objectifs réalistes pour votre journée ?

2008-03-14T12:13:00Z

Avez-vous déjà ressenti, en fin de journée, cette frustration de n’avoir presque rien rayé de la liste des tâches que vous aviez fermement décidées d’accomplir le matin même ?

Le temps a été employé activement – pourtant la satisfaction du travail accompli n’est pas au rendez-vous. Pourquoi ?

Voici quelques erreurs fréquentes:

confondre un pense-bête (choses à ne pas oublier) et une liste de tâches (choses à réaliser ce jour)
ne pas hiérarchiser les tâches à réaliser
oublier qu’une tâche dissimule souvent de nombreuses “petites” tâches intermédiaires
ne pas estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche – et cumuler 100 heures de travail sur un post-it

Lorsqu’on en prend conscience, la moitié du travail est fait.

Je vous propose un nouveau mode opératoire, qui est pour moi devenu naturel après une vingtaine de jours de pratique.

Faire une liste “pense bête”

Cette habitude courante est selon moi à conserver. Voici les outils que j’utilise en général:

Todoist : site plutôt ergonomique et gratuit qui permet de gérer facilement les tâches en les hiérarchisant et en les catégorisant
Outlook et son système de tâches : permet de partager avec mes collègues des tâches précises et de les déléguer au besoin. Un défaut: pas de sous-tâches (sur ma version en tout cas)
le Mind-mapping avec NovaMind ou MindManager
un bon bloc papier (si je suis dans le métro)

Ma préférence va aux outils informatiques, ce qui permet de conserver des notes lisibles et remodelables sur plusieurs jours.

Evaluer les priorités et ne garder que le nécessaire

Eisenhower hiérarchisait les tâches comme suit:

commencer par les tâches importantes et urgentes qui ne peuvent être déléguées.
puis les tâches importantes mais non urgentes.
les tâches urgentes mais peu importantes qui peuvent être déléguées.
enfin, les tâches ni importantes ni urgentes à déléguer ou à supprimer.

J’ai choisi d’adapter la méthode d’Eisenhower: j’isole les tâches avec une vraie contrainte de date (engagement vis à vis d’un tiers) de celles sans réelle échéance (“il serait bien de faire….”,”quand vous aurez le temps pensez à ….”).

Pour les tâches sans réelle échance, je me pose ensuite les questions suivantes:

quelles sont les répercussions de la non-réalisation de cette tâche aujourd’hui sur mes dossiers?
idem sur ceux de mes collègues?
à partir de quand sa non-réalisation pose problème ?
quelle sera la nature et l’importance de ces problèmes?

Les réponses permettent d’identifier l’importance des tâches et d’estimer leur échéance.

Je ne retiens plus que les tâches dont les dates sont très proches, ce qui éclaircit grandement le paysage.

Découper en tâches fines

Ce découpage est nécessaire pour affiner le temps nécessaire à la réalisation de la tâche plus globale.

“Envoyer la proposition commerciale au client X” suppose notamment de:

lire le cahier des charges
analyser les besoins
évaluer la faisabilité
- consulter un collègue expert ?
- organiser une réunion de travail avec un service compétent ?
réfléchir à la struture du document et l’organisation de nos réponses
l’écrire
le relire
éventuellement le faire valider par un supérieur..

Bref cet item apparemment anodin cache un travail non négligeable.

Une fois ce découpage réalisé, j’applique le filtre de la délégation: suis-je la seule à avoir les compétences pour réaliser cette tâche ?.

Je ne retiens que les tâches que je suis la seule à pouvoir faire.

Analyser la charge de travail

Pour chaque tâche “unitaire” je cherche à estimer le temps nécessaire à sa réalisation (en heures et minutes).

Je vous recommande de prendre votre temps pour cette étape clé, et de vous documenter pour affiner votre technique d’estimation.

Attention, on a souvent plus tendance à sous-estimer que sur-estimer. Quand cela est possible, il est précieux de vous appuyer sur des données historiques.

Si je constate qu’une tâche est évaluée à plus de 4 heures je m’interroge à nouveau sur son contenu (découpable à nouveau en sous tâches?)

Définir des objectifs réalistes

Maintenant que nous disposons de ce qu’il faut faire et d’une estimation du temps requis, il reste à décider des tâches qui seront à réaliser aujourd’hui.

Traditionnellement, une journée de travail est de 7 à 10 heures. On consacre toujours une quote part de notre temps à des imprévus, on est interrompu…du coup il semble préférable de se baser sur 5 à 8 heures disponibles.

Il est donc irréaliste et surtout contre-productif de se fixer une liste dont la somme du temps nécessaire dépasse cette durée.

J’ai constaté une plus grande satisfaction personnelle en fin de journée lorsque que j’applique cette méthode.

Lectures recommandées sur le thème de la gestion du temps

Gérer efficacement son temps (René-Louis Comtois)
Et si on travaillait sans stress ! (Eric Saunier)
Plus efficace et moins stressé : Le bien-être, clé de la performance (Marie-José Couchaère et Lionel Bellenger)
Du désir au plaisir de changer : Comprendre et provoquer le changement (Françoise Kourilsky)