So, in the past several months I played around with the idea of “reverse journaling”. Which is like writing a journal, a summary, a review, but – doing it at the point in time where the planning usually takes place – before I put my energy into things. Which turns the “summary” activity into a planning activity – and – it has the added benefit of actually becoming the summary when the activity ended.

2 birds, 1 stone.

And, for some reason – I think it’s more exciting. But this may be a bias because of what I think is novelty at the moment. We’ll see what I think about this blog post a year from now.

The idea can be played in different resolutions, and different contexts, and it’s actually the same age-old idea from “The 7 habits book” – “Start with the end in mind”. So – I’m doing this with career planning, project planning, weekly planning, blog posts (ehm, I actually wrote this blog post several months ago…), and even a 1-hour task that I put into Jira. And indeed this idea pops up again and again. A habit

Obviously, this activity creates an extremely crisp and vivid vision, about what is about to take place – and how it will look like in the end. Key people can both share and enroll in the vision, and shape the outcome – right from the start.

Rumor has it that some big companies’ product planning works this same way – start to develop products by first creating public relations materials.

* הספר “לאכול את הצפרדע” – מציע בכל בוקר לבחור את הנושא שהוא הכי חשוב מצד אחד, ואנחנו הכי נרתעים מלגעת בו מצד שני – ולבלוע את הצפרדע דבר ראשון על הבוקר.

* בספר Getting Things Done – דיויד אלן מבחין שרוב הפרוייקטים שאנחנו מטפלים בהם כוללים בין 1 ל 3 שלבים – ולא באמת מצריכים רישום מפורט של כל הצעדים כדי להשלים אותם. ההצעה שלו היא לרשום ברשימת ה Todo שלנו את הצעד הקונקרטי הפיזי הבא שנדרש כדי לקדם את הפרוייקט שאנחנו מדחיינים. ככה אנחנו מקטינים את כח הרצון הנדרש כדי להתחיל לגלגל קדימה את הכדור. בשבילי – כדי לצאת מהבית לרוץ גם כשלא ממש בא לי – כח הרצון הנדרש ממני הוא כח הרצון הדרוש כדי ללבוש את נעלי הריצה. משם הכל זורם.

* סיכון, דרמטיזציה, והתרגשות סביב הנושא שאנחנו מדחיינים – יכולים לסייע להנעה לפעולה.

* Wait But Why כתב פוסט על דחיינות שנהניתי לקרוא בזמנו, ואפילו הרצה על כך בטד – אבל לצערי אני לא זוכר כבר מה נאמר שם, רק משהו על כך שבמח של כולנו יש חלקים שמתנהגים כמו זוחלים וקופים

Why Procrastinators Procrastinate

כמה עצות לקיום פגישה יעילה:

• הפורום שמוזמן לפגישה מתוייג היטב ברמת Required ו Optional
• עדיף להקצות לפגישה את הזמן המינימלי ההכרחי, מומלץ לסיים פגישות 5 או 10 דקות לפני שעות עגולות, כדי לאפשר לנוכחים זמן להתארגן לפגישה הבאה
• אג’נדה נשלחת מראש בזימון הפגישה. מוזמנים יכולים לבחור אם להגיע, ולהגיב מראש לאג’נדה
• כדאי לכל הנוכחים לתזכר אנשים אחרים – כדי לסייע לפגישה להתחיל בזמן
• להגיע לפגישה לפני הזמן כדי להכין במידת הצורך:
  • לוח נקי וטושים, תכנים רלוונטיים כדאי כבר לרשום על הלוח מראש
  • מחשב עם התכנים הרלוונטיים
  • חיבור לאינטרנט
  • סוללה
  • מקרן
  • רמקולים ומיקרופון
  • חיבור ל Conference Call – עדיף לבדוק את התקשורת הרבה לפני התחלת הפגישה
  • עכשיו זה זמן טוב לעבור שוב על האג’נדה ולהתכונן
• להתחיל את הפגישה בדיוק בזמן
• לקיים את הפגישה לפי האג’נדה. פגישות הן לא מקום לקידום אג’נדות אישיות, הן אינן SoapBox או פלטפורמה לנושאים שאינם קשורים. מי שרוצה מוזמן לפתוח בלוג
• חריגות מהאג’נדה נלקחות Offline:
  • לדיון קצר אחרי הפגישה בפורום הרלוונטי בפגישת מסדרון / מגרש החניה
  • למיילים
  • לבלוג / פודקאסט / ערוץ יו-טיוב
• במהלך הפגישה – לזהות דרכים לצמצם את הזמן שהיא אורכת
• סיום:
  • לסיים את הפגישה לפני הזמן המוקצב לה
  • כשמתקרבים לזמן הסיום – הנוכחים מוזמנים להעיר את תשומת ליבו של המארגן לכך שכדאי לחתור לסיום
  • לסדר את החדר, למחוק את הלוח, לכבות את המזגן, ולהכין את החדר לפגישה הבאה
  • מייל סיכום נשלח לנוכחים בסוף הפגישה
    • נקודות לביצוע מופיעות בראש המייל
    • סיכום פגישה, אם יש, לאחר מכן
    • נתונים טכניים, אם יש – לאחר מכן

הרשימה למעלה הוכנה לאחר ניסיונות כואבים בקיום פגישות, גם בהשראת הספר “Your meetings suck”. תליתי אותה על שני חדרי ישיבות שאני משתמש בהם לעיתים תכופות – מומלץ. כי “גם המובן מאליו צריך להיאמר לפעמים” – מנחם בגין.

אבל.

מה קורה אם משימה נוספת נכנסת במקביל??

המשימה הנוספת עלולה לדרוש מאיתנו גם היא משאבים: התארגנות, התפנות, התנתקות, … ו… את המחירים האלו – עד שאנחנו מתחילים להיות אפקטיביים בכל אחת מהמשימות שעליהן אנחנו עובדים במקביל – אנחנו צריכים לשלם בכל פעם שאנחנו מבצעים החלפה בין המשימות. 5 פעמים קפצתי בין 2 משימות שונות? 5 פעמים אני משלם על מה שנקרא Setup time – עד שאני נהיה אפקטיבי בכל אחת מההחלפות. אם בזמן שאני מנסה להתרכז במשימה שלפני קופצת לי התראה מהטלפון – ייתכן ולא אגיע אף פעם לאותה רמת ריכוז שאליה אני מכוון. קשה לנגן סונטה של באך בזמן שקופצים לנו מיילים מול העיניים. גם “הפסקה לקפה”, או בהיה באוויר עלולה לדרוש מאיתנו Setup time – כשנחזור למשימה שלנו.

וזה המחיר הגדול. Setup time. או בשפת מדעי המחשב Context Switch.

אז מה עושים?

המפתח הוא קודם כל מודעות.

וכשאני מודע – אז ברור לי שהרבה יותר זול אחרי שכבר התחלתי עם משימה – לחתור עד לסיום שלה – כדי הלמנע ממחיר מאוד כבד שלוקחת החלפת הקשרים.

פתרון מסויים לעיניין הזה מביאה “שיטת Pomodoro”, שמציעה להשתמש בשעון עגבניה של בישול – ובמשך 25 דקות רצופות שבהן השעון עובד – לא להרשות לעצמנו להסיח את דעתנו מהמשימה שלפנינו. אחרי 25 דקות אפשר לקחת 5 או 10 דקות הפסקה – כדי לחזור לאחר מכן ל 25 דקות רצופות של ריכוז עם 0 הסחות דעת.

אתר שעובד לי נחמד מובא למטה – יש עוד רבים וטובים – מומלץ לנסות.

מעוניינים לקרוא עוד? בספר “שרשרת קריטית” מובא הסבר מפורט מהיבט של “תורת האילוצים” לחוסר היעילות שגורמת עבודה במקביל על כמה משימות. (ובכלל מדובר בספר מעולה על ניהול פרוייקטים).

ו… כמובן שהפוסט הזה כדוגמה אישית נכתב בישיבה אחת, תוך התעלמות באלגנטיות משני מיילים שעליהם קפצו לי התראות תוך כדי…

https://tomato-timer.com/#

Jira -> Gerrit

MeemMe developed a very nice way to point from issues in Jira to Changes in Gerrit. Their plugin, called “Gerrit Code Review for JIRA” keeps querying Gerrit whenever you look at a specific issue, in order to locate Changes with this issue’s code. At first we tried out a scheme where we were setting the Change’s Topic in Gerrit to match the Jira ID. It didn’t work out well, probably because learning how to deal with topics in Gerrit takes an extra effort. However – adding the Jira ID to the summary of the commit message turned out to be a great success, and people started using it right away.

Gerrit -> Jira – Part 1

This one took a while to find. Apparently, Gerrit has a feature which is a bit obscure: commentlinks. Once you set it up, Issue IDs in Gerrit that appear in commit message on the review page – turn into links to the respective Jira page. Our etc/gerrit.config commentlink section looks something like this now:

[commentlink "jira"]
  match = ([A-Z]+-[0-9]+)
  link = http://jira.example.com:8080/browse/$1

Gerrit -> Jira – Part 2

A hassle we had, was that whenever a developer integrated a gerrit change into the master – it took an annoying manual step in order to update some details back in Jira. Having the links back and forth between Jira and Gerrit helped, but specifically updating the issue in jira with our version numbering scheme was a hassle. In order to do that – we’ve used the change-merged hook, and wrote some python code that leverages both pygerrit and the jira library for python.

import argparse
import os
import re
import sys
import jira
from pygerrit.rest import GerritRestAPI

parser = argparse.ArgumentParser(description = 'Gerrit\'s change-merged')

parser.add_argument('--change')
parser.add_argument('--change-url')
parser.add_argument('--change-owner')
parser.add_argument('--project')
parser.add_argument('--branch')
parser.add_argument('--topic')
parser.add_argument('--submitter')
parser.add_argument('--commit')
parser.add_argument('--newrev')

args = parser.parse_args()

commitCount = os.popen('git rev-list %s --count' % args.commit).read().strip()

# Requires that ~/.netrc will contain:
# machine localhost login gerrit password XXXXXXXXXXXXX
rest = GerritRestAPI(url = 'http://localhost:8080')

rest.put("/a/changes/%s/topic" % args.change, json = {'topic': 'C' + str(commitCount)})

commitMessage = os.popen('git log -n 1 %s' % args.commit).read().strip()
regex = re.compile(r'\w+-\d+')
if regex.search(commitMessage):
  # ~/.netrc should contain the credentials for the user "gerrit"
  options = {'server': 'http://jira.example.com:8080', 'basic_auth': 'gerrit'}
  jiraInstance = jira.JIRA(options)

  for match in regex.findall(commitMessage):
    issue = jiraInstance.issue(match)
    if issue.fields.customfield_10505 != "" and issue.fields.customfield_10505 is not None:
      specificVersionString = "%s; %s" % (issue.fields.customfield_10505, commitCount)
    else:
      specificVersionString = commitCount
    issue.update(fields={ "customfield_10505": specificVersionString })

Today was the first time I actually felt bored in YEARS. What a great feeling.

Why did I start this journey in the first place?

Each item, and each mail on my lists represented some sort of a commitment. Clearing up time, attention and energy from all of these commitments – felt to me like the only thing that would completely liberate me to take on new exciting adventures that I’d be able to focus on with 100% of my attention.

How long did it take?

2006 was the first time I read David Allen’s “Getting Things Done” where he suggested to do a “brain dump” into a written todo-list. I’ve used this list on and off, trying to ignore it at times – but these goals never went away until I properly dealt with each and every one of them. I had a couple of “kicks” to my determination to zero the lists: on May 2013, almost a year after I got married – I couldn’t postpone anymore sending thank-you cards to all of our wedding guests. Ouch. It’s a task on my list that got jammed for months, and was a huge psychological barrier for me – seeing it every day and not dealing with it.

Another “kick” was when I realized this last August on my birthday, that a year after that “thank you cards” incident, I still haven’t finished my todo list. My gift to myself on my 34th birthday was a determination to finish my todo list this year.

What was on my lists?

Everything that was important for me. House chores, career goals, phonecalls, financial planning, favors people asked me for, doctor visits, work, relationships, vacations, school work. Just anything. I used this list to get married, to start Anobi, to lead the board of Green Course, to finish my degree, move apartments, buy a car and so much more.

Surprisingly, some of the tasks got done by themselves – either they became no-longer relevant, or got done by somebody else (thank you everybody that helped me ).

What were the toughest things to get done?

Some phone-calls, mostly when I had to call to apologize – presented themselves as a huge psychological barrier for me. It’s hard to admit being a jerk, and sadly I had to do it quite a bunch of times – (sorry again, you know who you are).

Letting go of some projects that I’ve started was also challenging at times. “Rigid Ingrid” was a victim, as well as some 42Tags support calls.

So, what’s the secret?

If I had to point out one thing, it’s focus. About a year ago I’ve started to follow Dave Ramsey, with his journey to help people get out of debt. The most effective tactic suggested in his podcast – is something he calls “gazelle intensity”. No restaurants, no vacations, no money for retirement, extra jobs, selling everything possible, eat only “beans and rice, rice and beans” – and every dime is thrown into debt. You can “wander into debt”, but getting out of it requires intensity and intention. Same holds for “time debt”.

What tools did I use?

Some ideas inspired by GTD: a separate list for “waiting for”, priorities, context (errands, phone-calls, meetings), using the calendar effectively.

Along the way I seriously tried “Remember the milk”, “Backpack” (RIP), and a physical notebook. Eventually the tool that proved itself to be the most effective for me turned out to be a text file synchronized with Dropbox between my different screens. About a year ago I’ve added “todo.txt” – as an iphone app, a Sublime extension, and a command-line tool (mainly for archiving).

You’ll get to read your email only after you’ve done your allotted running for the day.

זה מתאים לאנשים שמבלים זמן רב מול מסך… מפתחים, מעצבים, כותבים, סטודנטים.

זה לא מתאים אם במסגרת העבודה שלכם אתם מדברים הרבה בטלפון / פוגשים אנשים / עושים עבודה פיזית / ממש חייבים את המחשב השולחני שלכם, או סתם עושים הרבה רעש.

סוג של Couch-Surfing, רק למקומות עבודה. בהיעדר מונח אחר שאני מכיר לנושא אימצתי את המונח CoWorkin. החיים בעיר וה Mesh.

בגדול, מסך הכל 4 ימים שהעברתי עד כה בצורה הזו, אני סופר, סופר, סופר מרוצה – אקסטרה אורדינר. עם בני החלפתי ידע על פלטפורמות פיתוח ל Mobile. עם ערן נחשפתי לגולש טבעוני בבודהה בורגר. עם אורן השלמתי פערים מתקופת הצבא ודיסקסטי איתו על מכירות. ובמשרד של גילי – פגשתי עוד מישהו שאפשר לדבר איתו על ארכיטקטורת צד-שרת באמזון.

ואם לדבר על העבודה שלי עצמה – אני מרגיש פרודוקטיבי למדי. זה מאוד נחמד שיש גישה בלתי אמצעית לאנשי מקצוע כל כך טובים כמו החברים שלי, עם הזדמנות כל כך טובה לצמוח ולהסתכל על בעיות בצורה חדשה ומרעננת דרך עיניים של מישהו אחר.

זה לא שהכל וורוד. להגיע ולחזור למקומות בצד השני של העיר זה משהו שלוקח זמן. במיוחד למצוא את הבית כשעוד אף פעם לא הייתי בו. גם צריך לוודא שיש תיאום ציפיות, ותקשורת טובה, ויכולת התגמשות. ובכל זאת עובדים בבתים של אנשים, ומתאמים את המפגשים דרך פייסבוק, אז צריך לפתח איזה Etiquette – שבטוח משפיע גם על כמה שמספיקים ביום עבודה.

סיכום ביניים? שווה!

טיפים למארחים

תה, קפה, חלב, כיבוד קל, סיסמה פשוטה ל WiFi, לסדר את הבית, להודיע לשותפים, לדאוג להנחיות אופטימליות לגבי דרכי הגעה, ליידע מה אפשרי לאכול באזור, אוזניות.

טיפים למתארחים

להניח שאין כיבוד ולהביא נישנושים / תרמוס, להביא מפצל ואת כל מה שצריך ליום העבודה, להניח שהספה שאתם הולכים לעבוד עליה בתור כיסא מחשב היא מיטת פקיר, להניח שלוקח הרבה זמן למצוא את המקום, להתנתק מהטלפון, להביא אוזניות.

טיפים לשני הצדדים

לתקשר מראש מה הולכות להיות שעות העבודה, באיזה שעה נראה לכם מתאים לאכול.

להנות.

In-Joy!

A couple of days ago I met a couple of friends that worked with me. They all agreed it was the most useful recommendation I ever gave them. It was such a funny conversation. What tool can make you appreciate it so much??? It’s better than a guitar! They all recommend it to everyone they work with… Hell, we loved it so much at the time, that we even opened a Facebook group for it – http://www.facebook.com/group.php?gid=51343612903.

Funny how things turn up

I went the extra mile to write this post, and you read it so far, so do yourself a favor and at least give it a try

Free, open-source, fun. I don’t get a dime for this. Just your future self thanking me till the end of time.

http://ditto-cp.sourceforge.net

Might not the best one out there – but the best one I’ve found. And it’s awesome.