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La indumentaria femenina

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 19:50:00 +0000

Vestir en la empresa

En cuestión de vestuario femenino hay un amplio abanico en el que poder elegir, pero al igual que el hombre deberá ofrecer una imagen cuidada, para lo cual lo mejor es escoger prendas sobrias y elegantes.

El traje de chaqueta ya sea con falda o pantalón resuelve a la perfección esta cuestión. Así, desde por la mañana a la noche, ofrecerá una imagen impecable, pudiendo cambiar los complementos en función de la hora del día. Se tendrá muy en cuenta la comodidad de las prendas.

• Los tejidos serán discretos tanto en lo relativo a los dibujos como a los colores, especialmente durante el día y sobre todo por la mañana.

• En la empresa no se deben utilizar faldas muy cortas, escotes pronunciados o prendas excesivamente entalladas.

• Los zapatos deberán ser ante todo cómodos, combinando con el traje, bolso y cinturón. Los zapatos estarán limpios y en buen estado. No se permiten zapatillas de deporte en la empresa.

• El bolso igual que los zapatos y el cinturón serán de piel, y armonizarán entre sí. Las mujeres de baja estatura evitarán los bolsos muy grandes.

• En cuanto a las medias es conveniente llevar un par de repuesto por si se hacen carreras, puesto que no hay nada más antiestético. Las medias combinarán con el traje.

• Las joyas deben ser discretas.

• El maquillaje será también discreto, hay que evitar parecer un”piel roja”.

Un consejo: después de maquillarse abra la puerta del congelador y exponga la cara al frío o bien pásese rápidamente un hielo. Ayuda a fijar el maquillaje y a darle un aspecto más natural. Y muy importante no se retoque delante de sus compañeros ni en la mesa. Vaya al aseo.

• Los perfumes están destinados a la noche; para trabajar, utilice colonias frescas.

• Preste especial atención a sus manos y uñas que deberán estar arregladas, evitando los colores excesivamente fuertes.

La indumentaria femenina

Vestir de etiqueta

El vestido de cóctel

Se sitúa entre el traje de noche y el vestido corto en cuanto a elegancia se refiere. Puede ser de tejido noble, satén, seda, puede tener pedrería, bordados, etc., la elección de la tela variará en consonancia con la estación del año.

• Casi todo está permitido pero lo mejor es apostar por un corte clásico, elegante y discreto. Hay multitud de diseños y su elección dependerá del gusto de la mujer.

• No son recomendables grandes escotes y los colores serán más llamativos durante el día que para la tarde-noche.

• El largo suele ir hasta las rodillas o un poco por debajo.

• Los complementos son muy importantes. Las joyas o la bisutería suelen ser de diseños atrevidos.

• El bolso será de mano, pequeño o mediano, de metal, carey o tela con pedrería.

• Los zapatos pueden ser de tacón alto, de media altura o incluso bajos.

• Es recomendable el uso de medias, incluso en verano, pues embellecen las piernas femeninas.

El traje corto

Es un traje de día o de media tarde.

• El largo llega hasta la rodilla o un poco por encima.

• El tejido dependerá de la época del año (desde la lana al lino).

• Son vestidos con mayor colorido que los de noche pero las telas son más sencillas en cuanto a los dibujos (no admiten pedrería, ni bordados).

• La pamela (por la mañana) y los sombreros o tocados irán acordes con el traje.

Éstos permanecen en la cabeza de las señoras durante el acto y en lugares cerrados no tienen porqué descubrirse.

El vestido largo de noche

Es el vestido de etiqueta femenina. Imprescindible cuando el hombre viste de frac y en los banquetes de Estado.

• Aunque no se vean las piernas, hay que utilizar medias.

• El largo cubrirá totalmente las piernas.

• Los zapatos serán altos, de tacón fino, de piel o forrados de la misma tela del traje.

• El bolso será pequeño, de mano, de metal, de carey, de pedrería o forrado de la misma tela de los zapatos o del traje.

• Las joyas serán de calidad y pocas.

• Los colores varían según las modas pero el negro sigue siendo el rey de la noche.

• Se pueden llevar guantes largos hasta el codo o por encima de él.

• Los abrigos pueden ser de fantasía, de visón o bien utilizar mantones y echarpes.

La organización de actos

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 19:30:00 +0000

La visita guiada

Una de las maneras de transmitir la imagen de una empresa es a través de las visitas guiadas. La empresa, al mostrar su organización, pretende crear lazos de unión con los consumidores y el público en general. Por ello es habitual que numerosas empresas, organizaciones e instituciones ofrezcan la oportunidad al público de acceder a sus instalaciones.

En cuanto a las visitas, se pueden establecer dos modalidades:

• La empresa toma la iniciativa porque está interesada en que la conozcan, por lo tanto promueve la visita.

• La empresa concede la visita a quien lo solicita dado el interés que tiene para determinados colectivos.

En cualquier caso lo que la empresa o institución debe plantearse es determinar el tipo de público que quiere o puede acceder a sus instalaciones. Seguidamente se confecciona un calendario con determinados horarios, que deberán coincidir (salvo excepciones, como por ejemplo el Congreso de los Diputados, que se visita cuando no hay sesiones) con la jornada de trabajo. Habrá que establecer grupos con determinado número de personas (evidentemente esta cuestión es muy variable pues depende del tipo de instalaciones). Al llegar, o a lo largo de la visita, se les darán las oportunas explicaciones sobre lo que van viendo, así como de todas aquellas cuestiones que resulten de interés.

Se pondrá especial cuidado en cumplir las normas de seguridad (no pasar por sitios peligrosos, colocarse a la distancia oportuna de máquinas que puedan entrañar riesgo, etc.) así como cualquier otro tipo de normas que sean preceptivas (en el caso de productos alimenticios, los visitantes deben llevar gorras).

Por otra parte, las visitas no deben modificar el ritmo de trabajo.

Los visitantes deben llevarse una imagen integral de la empresa: instalaciones, tecnología, materias primas, seguridad, investigación y desarrollo, capacidad de innovación, preocupación medioambiental, interés humano, capacitación de los trabajadores, etc.

El guía o persona encargada de dar las explicaciones deberá tener un amplio conocimiento de la actividad de la empresa para poder responder con soltura a las posibles preguntas. También como complemento se puede proyectar un vídeo de la organización, ofrecer una degustación del producto de la empresa o entregar un pequeño obsequio a los visitantes.

Exhibiciones comerciales o ferias

Las ferias son lugares de encuentro periódicos que tienen lugar en determinadas fechas. Sirven para mostrar los productos de determinados ramos industriales o comerciales con objeto de promocionarlos o venderlos.

En un comienzo el único fin era vender, pero en la actualidad ofrecen la posibilidad de realizar nuevos contactos, demostraciones, conocer los productos y precios de la competencia, etc.

Los productos de las ferias se muestran en stands, que constituyen el escaparate de la empresa o institución y transmiten su imagen. Para lograr el éxito deseado, la empresa deberá en primer lugar considerar si la exposición se dirige a una audiencia meramente comercial o general y decidir exactamente qué es lo que va a exponer y el por qué de su elección.

Las ventajas para los expositores son:

• Captación
El cliente visita la empresa.
• Disponibilidad
El visitante profesional busca nuevos productos o servicios que satisfagan sus necesidades, se muestra receptivo y disponible.
• Accesibilidad
Permite la captación de nuevos clientes.
• Presentación
Las ferias son plataformas que permiten la exposición tridimensional de los productos (ver, tocar, probar).
• Rentabilidad
Se reduce el coste por contacto, ya que en pocos días se pueden realizar muchos contactos.

Las ferias o salones profesionales suelen tener lugar en capitales de provincia de cierta relevancia. Pueden ser de carácter nacional o internacional y ser generales o especializadas.

En muchas de ellas se realizan demostraciones de fabricación o utilización de los productos.

La organización suele correr a cargo del sector privado con la colaboración, en ocasiones, de algún organismo público. En este caso todos los participantes de ambos sectores deben estar representados en el comité organizador.

Además de planificar los recursos humanos y materiales que se necesitarán, es muy importante la elección del lugar donde se desarrollará la feria: la extensión deberá ser adecuada a las necesidades, es necesario que existan buenas comunicaciones y servicios complementarios. En cuanto a los métodos de financiación dependerán del número de organizadores, patrocinadores, ayudas, colaboradores y expositores que participen.

Protocolo

En las exposiciones y ferias podemos diferenciar dos tipos de invitados:

- Los que acuden a la inauguración: autoridades, personalidades de la Administración Pública y entidades colaboradoras, directivos de otras empresas.

- Clientes efectivos o potenciales, proveedores y personas con interés en conocer los productos o servicios.

El protocolo se ocupará del momento de la inauguración, del desarrollo y de la clausura.

- Inauguración: en la inauguración de una feria, el presidente del comité organizador y sus miembros son los encargados de recibir a las autoridades y de mostrarles las instalaciones. Acabada la visita, normalmente se ofrece un vino de honor.

- Desarrollo: a lo largo de la feria, la oficina de protocolo y relaciones públicas atenderá a los expositores, clientes y visitantes. Si acude alguna personalidad o autoridad, el presidente o algún miembro del comité deberá recibirla.

- Clausura: El acto de clausura es similar al de inauguración, aunque algo más sencillo, y debe contar con la presencia del comité organizador y las autoridades.

Inauguraciones

Son actos públicos que se desarrollan al aire libre. Es habitual invitar a alguna autoridad que será la invitada de honor.

Si el lugar presenta dificultades para su acceso, la inauguración se hará en el sitio más próximo a la carretera o en aquella zona de más fácil acceso. Es conveniente señalizar el lugar con banderas, mástiles o vallas provisionales. Se instalarán barreras o indicadores para separar al público de las autoridades.

Se deben solicitar los correspondientes permisos administrativos (aparcamientos, policía,...). Se colocará una tarima entoldada para las autoridades. Se decorará la zona: se instalarán alfombras, escalerillas,...

Previamente se habrá realizado la contratación de los servicios técnicos y humanos necesarios: micrófonos, altavoces, iluminación, azafatas, técnicos, agentes de seguridad, ambulancias y policía municipal.

Se elaborará la lista de invitados. Se cursarán también invitaciones a los representantes de la prensa (principalmente a la prensa local pues suele responder mejor a la convocatoria). Se envían las invitaciones, adjuntando un mapa de situación del lugar, donde se indica también la entrada de autoridades, colocación de los invitados y de la prensa, aparcamientos. Se confirman las asistencias.

Algunas de estas tareas deberán realizarse coordinadamente con la policía local, que vigilará la zona. Si la presencia de público es numerosa, habrá que prever la presencia de ambulancias. Y atención al tiempo, pues a lo mejor hay que instalar una carpa si se avecinan inclemencias.

Tras la inauguración, el gabinete de prensa enviará una nota a los medios informativos acompañada de alguna fotografía.

Colocación de primera piedra

Sobre una mesa cubierta con un mantel blanco se coloca un recipiente con cemento, una paleta y un tubo de metal.

Es costumbre introducir en el tubo el periódico del día, unas monedas y el acta firmada. Se construye en el sitio una maqueta que presenta el edificio terminado. Tras pedir permiso a la primera autoridad, comienza el acto. Se firma el acta y la primera autoridad, el director de la institución y el arquitecto, dan unas paletadas simbólicas. En orden de mayor a menor rango, se pronuncian los discursos. La duración de este tipo de acto oscila entre el cuarto de hora a media hora. Seguidamente se ofrece un aperitivo.

La organización de actos empresariales

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 19:20:00 +0000

Planificación de un acto público

Todos los actos de Relaciones Públicas o Protocolo pueden plantearse siguiendo el mismo esquema. Sólo varía sustancialmente el público al que va dirigido y el presupuesto de que se dispone.

En principio un acto puede ser organizado por cualquier persona con los conocimientos mínimos sobre cómo organizarlo. No obstante, si es de gran envergadura, es recomendable la contratación de los servicios de un profesional.

Lo primero, antes de empezar con los preparativos, es que la dirección de la empresa se reúna con los responsables de los departamentos de protocolo y comunicación, para definir las pautas a seguir. En esta fase de investigación hay que plantearse las siguientes cuestiones:

• El por qué del acto.
• Qué se quiere transmitir con el acto (¿Cuál es la intención?).
• A quién va dirigido (¿Cuál es el público objetivo?).
• Cuándo debe realizarse: época del año, mes, día, mañana, tarde, duración.
• Cómo se va a decir: la forma de decirlo.
• Seguimiento posterior o evaluación.

Funciones del departamento de protocolo en lo relativo a la organización de actos de empresa

Las competencias de este departamento pueden ser muy variadas y dependerá de la propia organización de la empresa.

Pueden desarrollar su tarea en cuanto a la organización de:

Entrevistas o conferencias. Se encargarían de cómo planificarlas (de la forma) ya que del contenido se encargaría el departamento de comunicación.

Reuniones que pueden ser:

• De trabajo.
• Formativas.
• Informativas.
• Juntas generales.

Actos:

• Cócteles.
• Recepciones.
• Presentaciones.
• Fiestas.
• Inauguraciones.
• Entregas de premios o diplomas.
• Conferencias de prensa.
• Congresos.

Viajes:

• De imagen.
• Comerciales.
• Sociales.
• De intercambio.

Visitas:

• De los directivos a otras empresas.
• De grupos organizados que visitan la empresa.

Otros:

• Regalos corporativos.
• Felicitaciones, pésames.
• Agradecimientos.
• Cenas de empresa.

Preparación, desarrollo y seguimiento de los actos empresariales

La planificación es muy importante para lograr el éxito del evento. Habrá que pensar hasta en el más mínimo detalle. No hay que dejar nada al azar, por obvio que parezca, pues así se evitarán o se controlarán las posibles incidencias que pueden estropear el acto.

Se elaborará un calendario de actuaciones previas al acto. Se distribuirá racionalmente el tiempo disponible y se controlará el avance de las actividades.

Lista de invitados y asistentes

Se elaborará una lista de invitados en la cual se incluirá el personal interno de la propia empresa y los invitados externos: clientes, proveedores, directivos de otras empresas.

Previamente habremos elaborado una base de datos con los nombres de nuestro público potencial que habrá que mantener actualizada para resultar operativa.
Se determinará la presencia en el evento de invitados de honor y de la persona o personas que presiden el acto.

Elección del lugar de la celebración

Hay actos que por su naturaleza se realizan al aire libre, como por ejemplo, los relacionados con las obras públicas (inauguración de una carretera, etc.). En este caso habrá que tener en cuenta la meteorología (escoger la época del año más adecuada y tener previsto un toldo o la instalación de carpas con refrigeración o calefacción dependiendo de la temperatura y si se prevé lluvia).

Los actos académicos, las exposiciones, las presentaciones tienen lugar en sitios cerrados y en ese sentido plantean menos problemas.

Protocolo

Con tiempo suficiente se enviarán las invitaciones y se procederá a la confirmación de los invitados. Si el número de invitados es muy elevado, se puede recurrir a la contratación de una empresa de servicios externos, “call center”, que puede encargarse de recibir las llamadas.

Se confirmará la asistencia de los invitados de honor, de las autoridades y personas que presidan el acto.

Habrá que planificar todo lo relativo a la logística, iluminación, sonido, menús, decoración, colocación de banderas, megafonía, azafatas, reportaje gráfico, seguridad, colocación de los invitados, etc. que deberá estar dispuesto y probado por los técnicos competentes.

En cuanto al día del acto, las personas encargadas recibirán a las personalidades y asistentes. En cuanto al traslado de los invitados y personalidades, tendrá que estar previsto con la antelación suficiente. Hoy en día, incluso en las grandes bodas (como por ejemplo la boda del Príncipe de Asturias) se opta por realizar los traslados en autobuses pues es más práctico y sobre todo plantea menos problemas de seguridad. El personal del departamento de Relaciones Públicas y las azafatas indicarán los asientos a los invitados.

Documentación

• Petición de permisos, si el acto lo requiere.
• Elaboración de notas de prensa (si se pretende hacer publicidad del evento), dossieres y carpetas con la correspondiente documentación.
• Elementos de marketing publicitario, obsequios (flores, placas grabadas, etc.).
• Contratación de seguros (por lo menos uno de responsabilidad civil).
• Planos de situación.
• Programas, menús, acreditaciones, entradas, tickets, en el caso de los congresos boletines de inscripción, etc.
• Fichero de comidas.
• Fichero de asistentes.
• Contratación de personal (azafatas, intérpretes, chóferes, seguridad, escoltas, recepcionistas), locales, catering, mantenimiento, etc.

Medios materiales

• Oficina de información.
• Oficina de administración.
• Mobiliario.
• Decoración (flores, alfombras, banderas).
• Megafonía.
• Telefonía.
• Cabinas de intérpretes.
• Salas de prensa.
• Salas de recepción de personalidades.
• Aparcamientos.

Medios económicos

Los gastos corren a cargo de la empresa o entidad organizadora, de acuerdo con el presupuesto establecido.

Se pueden buscar ingresos provenientes de subvenciones, venta de entradas, de inscripciones en el caso de los congresos, etc.

Agradecimientos

Tras el acto, se enviará una nota, firmada por el presidente, a todas aquellas personas que hayan tenido alguna atención así como a las personalidades asistentes para agradecerles su colaboración.

Evaluación

Finalizado el evento, el encargado de organizarlo elaborará un informe con los datos del mismo, incluyendo en él las posibles incidencias. Si se da publicidad al acto, se elaborará un dossier de prensa.

La persona responsable del protocolo deberá haber controlado todos los detalles y el día del evento supervisará todo el desarrollo y solventará los posibles problemas que puedan surgir.

Los regalos de Empresa

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 18:54:00 +0000

Introducción

Regalar y sobre todo acertar en el ámbito social es muchas veces una tarea difícil pero en el mundo empresarial puede resultar mucho más complicado. Efectivamente el regalo representa con frecuencia un compromiso social a través del cual se transmite un mensaje. Cuando realizamos un regalo estamos revelando parte de nuestra propia personalidad por un lado y por otro tratamos de descubrir el gusto de la persona a la que le ofrecemos el obsequio. Un regalo no puede convertirse en un soborno ni tampoco poner en un compromiso a la persona que lo recibe.

Los regalos representan una prueba de amistad, de afecto, de gratitud y muchas veces, porqué negarlo, de interés. Por ello, habrá que tener mucho cuidado al hacerlo para no ofender y evitar la sensación de que estamos comprando algo a través de nuestro gesto.

Hace algunos años, numerosas empresas paralizaron la práctica, muy extendida, del regalo de empresa ostentoso. Dos causas influyeron en la adopción de esta medida: por un lado, la crisis económica que trajo como consecuencia un recorte en los gastos de todo tipo y por otra el despilfarro y abuso que en ocasiones se practicaba con los regalos. Actualmente se ha recuperado el arte de regalar pero se hace en general de manera más moderada.

Para establecer unas pautas de actuación, dividiremos el regalo de empresa en varios bloques:

• El regalo personalizado.
• El regalo corporativo.
• El regalo promocional.
• El regalo a los empleados.
• El regalo a los acompañantes.

El regalo personalizado

El regalo personalizado es el que se realiza de una forma concreta, por una circunstancia especial y con un fin específico.

Algunos ejemplos pueden ser los siguientes:

• Cuando una empresa recibe a una delegación extranjera y quiere ofrecerle un regalo representativo del país, región o ciudad.

• Cuando una representación de nuestra empresa viaja a otra ciudad, país, etc., y quiere obsequiar a los anfitriones.

• Con ocasión de una invitación a una cena de negocios que tiene lugar en un domicilio particular.

• Cuando se quiere agasajar a un cliente por un asunto concreto.

En cualquiera de estas situaciones, lo primero que hay que realizar es una labor de investigación sobre los gustos del agasajado. ¿Y cómo hacerlo? Poniéndose en contacto con la secretaria, departamento u oficina de las personas que van a venir o a las que vamos a visitar y conocer de esta forma sus gustos con el fin de acertar con el regalo. Seguidamente estableceremos el presupuesto.

Como sugerencia para este tipo de regalos, podemos acudir al arte de nuestra ciudad o país. Una pieza de cerámica, un cuadro o grabado, un objeto de orfebrería, pueden ser el regalo original y de buen gusto.

En cuanto a la asistencia a una cena, con connotaciones profesionales, en una casa particular, existen varias posibilidades para agradecer la invitación:

1- Enviar un ramo de flores a la anfitriona (se puede hacer antes o después), acompañado de una tarjeta.

2- Llevar en mano unos bombones.

3- Unas botellas de buen vino o licor con la condición de hacer hincapié en que son para la colección del anfitrión.

Por último estaría el regalo aislado que se realiza por una circunstancia especial. En este caso, tras las pertinentes indagaciones, se puede regalar algún objeto relacionado con la afición o intereses de la persona en cuestión.

En función del presupuesto del que dispongamos, se puede regalar algún objeto de “marca”. Las firmas de lujo tienen una amplia colección de agendas, billeteros, bolsos, carteras, pañuelos y corbatas que facilitarán nuestra tarea.

El regalo corporativo

El regalo corporativo presenta la ventaja de admitir una gran variedad, tanto en lo referente a los modelos como al precio. Las empresas, al realizar sus presupuestos, suelen contar con una partida destinada a publicidad, marketing y regalos de empresa.

Los regalos corporativos se hacen en función de la categoría del obsequiado y hay una amplia gama de posibilidades: desde un sencillo bolígrafo hasta un elegante objeto de escritorio, una figura decorativa, etc. En todos ellos puede aparecer pero de forma muy discreta el origen del regalo, ya que a nadie le gusta ir de anuncio.

Es conveniente que el departamento encargado disponga de un fichero de obsequios, donde parezcan reflejados los regalos entregados, los destinatarios, los cargos, las empresas, el motivo y la fecha. De esta forma se evitarán las repeticiones de regalos y se conocerá el destino de cada uno.

El regalo promocional

El regalo promocional no tiene el mismo fin que el regalo corporativo, pues se trata de realizar un obsequio con un objetivo concreto como por ejemplo el lanzamiento de un producto, una venta especial, fidelizar a los clientes, hacer publicidad de nuestra empresa. Va dirigido a un mayor número de destinatarios y su coste es proporcional al fin perseguido.

Hoy en día es una práctica muy común y muy útil a la hora de conseguir la captación de clientes. Existe una gran variedad: llaveros, mecheros, chubasqueros, vajillas, relojes, paraguas, camisetas, calendarios, etc. Se pueden entregar en multitud de ocasiones: a los visitantes de ferias, en las demostraciones,...

Como ejemplos podemos citar los sectores de alimentación y cosmética, auténticos pioneros en este tipo de regalos, que obsequian muestras de sus productos, estuches, neceseres, gorras; a las entidades bancarias que ofrecen una larga lista de artículos entre los que podemos encontrar enseres para el hogar, aparatos de audio, etc.; los concesionarios de coches que regalan el radiocassette, sombrillas,...

El regalo a los empleados

Las empresas institucionalizan ciertos regalos que ofrecen a sus empleados con motivo de ocasiones especiales como nacimientos, bodas, Navidad, determinado número de años de trabajo en la empresa,...

En estos casos hay que escoger varios tipos de regalos para las distintas ocasiones, teniendo mucho cuidado en no hacer agravios comparativos.

Por otra parte, las empresas no deberían olvidar a sus empleados en lo relacionado con los obsequios y entregarles también esos bolígrafos, carpetas, blocs de notas... que entregan a sus clientes. A todos nos hace ilusión recibir un obsequio. Y no importa el valor de lo entregado sino el detalle de cortesía que representa.

El regalo a los acompañantes

En numerosas ocasiones, se convocan actos de empresa a los que acuden los invitados con sus acompañantes. En estos casos lo mejor es elegir un regalo neutro que sirva para ambos sexos.

Hay que tener presente que si se obsequia al invitado, se debe ofrecer un regalo al acompañante.

Recomendaciones

• Los regalos deben ir envueltos. El envoltorio es la tarjeta de presentación del regalo y transmite la imagen de la empresa que lo realiza. Se puede optar por un papel de regalo con el logotipo de la empresa, a condición de que sea discreto. No entregue nunca un regalo sin envolver porque transmitiría desinterés.

• Los únicos regalos que se entregan sin envoltorio son los que se realizan en las visitas de Estado.

• Al finalizar una rueda de prensa, es habitual entregar algún detalle a los periodistas congregados.

• Si lo que se persigue al regalar es recompensar alguna colaboración no remunerada, no se debe entregar el regalo delante de terceras personas.

• En el caso de los homenajes, jubilación o alumbramientos se entregan con toda normalidad en presencia de terceros.

• En algunos casos es conveniente averiguar las señas particulares del destinatario, pues es más correcto enviar el regalo al domicilio particular.

• Hay que incluir junto al regalo una tarjeta con unas palabras manuscritas.

• Si se recibe un regalo personalmente, hay que abrirlo delante de la persona. Y en el caso de que sean bombones, el destinatario debe ofrecerlos a los presentes.

• No hay que olvidar agradecer el regalo. Si la persona está presente, hay que hacerlo en ese momento. En caso contrario, se puede hacer por teléfono, si es un amigo o alguien muy conocido y si se trata de un compromiso formal, mande una tarjeta con su agradecimiento.

Distintos tipo de invitaciones

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 14:13:00 +0000

El desayuno

Tiene su origen en los países anglosajones, aunque en la actualidad se hace en el mundo entero. El tiempo de duración es de aproximadamente una hora. Consiste en reunirse alrededor de una mesa para desayunar con clientes, compañeros, colegas, periodistas con el fin de conversar, informar, realizar alguna entrevista, etc.

En cuanto al lugar de celebración existen varias posibilidades:

• En el despacho del anfitrión.
• En el comedor de la empresa.
• En una cafetería que tenga un reservado.
• En un hotel.
• En la residencia, oficial o privada, de una autoridad.

Dependiendo de las costumbres de los invitados, el desayuno puede ser continental o americano.

Desayuno continental
El continental es el que consta básicamente de café, té, leche, infusiones, zumos, bollería variada y tostadas o pan con mantequilla y mermelada.

Desayuno americano
El americano es mucho más abundante y se incluyen además de lo anteriormente citado, varios tipos de huevos (revueltos, en tortilla, al plato, pasados por agua), beicon, salchichas, ensaladas, fiambres, etc. Recordemos que tanto para los ingleses como los americanos, el desayuno y la cena son sus principales comidas, pues a la hora del almuerzo sólo toman un frugal tentempié.

Es habitual ofrecer desayunos en los descansos de las reuniones, congresos, cursos, etc. En estos casos la duración estará limitada a unos 30 minutos.

Vino español

Es muy frecuente en España. El tiempo de duración suele estar en torno a los sesenta minutos. Los invitados están de pie.

Existen dos posibilidades: ofrecerlo al mediodía (entre las doce y las catorce horas) o bien por la tarde (entre las diecinueve y las veintiuna horas). Se diferencia del cóctel en que es menos abundante. Se ofrecen bebidas, canapés, pequeños sándwiches, fiambres, etc.

Suele ser el modo de agasajar empleado en las inauguraciones de exposiciones, presentaciones de libros, conferencias, entregas de diplomas, etc.

Tiene lugar en un restaurante, en la sala de exposiciones o en las dependencias de una empresa.

Almuerzo

La duración suele oscilar entre una hora y media y dos horas.

El menú debe ser ligero pues no hay que olvidar que luego se sigue trabajando. Se toma café pero hay que evitar los licores de la sobremesa pues no contribuyen a tener la mente despejada.

En cuanto al lugar de celebración puede ser en:

• El propio despacho del anfitrión.
• En el comedor de la empresa.
• En un restaurante.
• En un hotel.
• En la sede de una institución pública o privada.

Cena

El tiempo de duración de la cena de trabajo es mayor que la del almuerzo, pues en este caso se ha acabado la jornada laboral. Suele durar entre dos horas y media y tres horas. Una buena hora para citar a sus invitados son las veintiuna para acabar aproximadamente sobre las veinticuatro horas. No conviene dilatar más este tiempo pues si al día siguiente es laborable, hay que madrugar.

Para la cena es más adecuado elegir un buen restaurante. El menú puede ser más abundante que en el almuerzo y las copas están permitidas, aunque dentro de unos límites razonables, de lo contrario esa copita de más puede hacer fracasar su cena de negocios.

Tentempiés o snack de trabajo

El tentempié es servido en la sala de reuniones o en el despacho. Su finalidad es la de hacer una pausa en el trabajo para recuperar fuerzas. Su duración oscila entre veinte o treinta minutos.

Normalmente las empresas lo encargan a alguna cafetería o establecimiento próximos. Consta de sándwiches, bebidas, canapés y algo de picar.

Cóctel o recepción

En principio casi son sinónimos: en ambos casos los invitados comen y beben de pie. La diferencia radica en que la recepción es oficial y más formal, es ofrecida por una autoridad, el cóctel es más íntimo, más familiar, de amigos.

La ventaja de este tipo de agasajo es que permite invitar a un mayor número de gente, y no importa mucho que algún invitado falle. No obstante hay que calcular bien el número de invitados pues hay que prever comida suficiente para ellos y también disponer de una sala con espacio suficiente para todos. Lo que no se plantea es la colocación de los invitados pues al ser de pie, éstos pueden circular libremente y hablar con unos y con otros.

En cuanto a la duración, ésta suele ser de unas dos horas para la recepción y de tres como máximo para el cóctel.

Recepción

Cóctel

Los anfitriones deben recibir y saludar a sus invitados, si es posible también deben despedirlos y por supuesto atenderlos. Los anfitriones deben llegar con antelación al lugar y dado que durante los primeros treinta minutos suele llegar la mayoría de los invitados, éste será el tiempo que dedicarán los anfitriones a recibir a sus invitados. Después recorrerán la sala deteniéndose y charlando con todos.

En cuanto al contenido de la comida, se servirán alimentos que se puedan comer de pie: canapés, sándwiches, montaditos, fiambres, medias noches, pastelitos, etc. y bebidas.

Preparativos para la organización de una comida

Invitaciones, invitados

Como decíamos anteriormente, toda comida tiene un objetivo, en función de ese objetivo confeccionaremos un listado de invitados. Después redactaremos una segunda lista con posibles "invitados de repuesto". ¿Por qué hacer esta segunda lista? Pues porque en algunas ocasiones, si nos fallan muchos de los invitados de la primera lista, puede resultar la comida "pobre" en cuanto a la asistencia y conviene invitar a otros que ocupen su lugar.

Envío de invitaciones

Las invitaciones constituyen un mensaje que enviamos y a través de ellas transmitimos nuestra imagen o la de nuestra empresa. Elija pues el material adecuado, normalmente de cartulina, de gramaje notable, es decir dura. La impresión puede ser en relieve (más costosa) o lisa. En cuanto al color, son preferibles los colores tenues: blanco, beige o un tono suave (dependerá del tipo de empresa y lo que quiera comunicar y organizar).

El texto debe ser sobrio, claro y conciso. Es muy importante repasar bien el texto para comprobar que todo es correcto y posteriormente revisar también la invitación ya confeccionada.

En la presentación figurará el logotipo o anagrama de la empresa o del anfitrión normalmente en la parte superior de la cartulina, centrado.

Por lo que respecta al tiempo de antelación para el envío es variable dependiendo del tipo de acto. Para una boda lo aconsejable es hacerlo un mes y medio antes. Si se trata de un acto con asistencia de algún miembro de la Casa Real, cursaremos la invitación con tres meses de antelación. En ocasiones menos formales, bastará con quince o veinte días.

Es usual que en las invitaciones se utilicen abreviaturas, que corresponden a fórmulas oficiales de etiqueta procedentes del francés, ya que éste era el más extendido y el utilizado en la diplomacia antes de que fuera desplazado por el inglés.

Respuestas

A una invitación formal, lo correcto es responder de manera formal sobre un tarjetón de cartulina escrito a mano. No obstante, si la respuesta de nuestro invitado tarda, se puede confirmar su asistencia por teléfono.

Es deber del invitado responder a la invitación, tiene que decidirse y no son correctas frases como:"Depende...". Nunca se debe dar algo por hecho. Algunos invitados piensan que si no dicen nada se entiende que no van a ir, otros lo contrario, así que para evitar malentendidos y poder organizar la comida o el evento, acepte o rechace la invitación pero no lo demore.

En las bodas es usual que los novios envíen junto con la invitación, una tarjeta ya confeccionada con sobre incluido y a veces hasta con sello para que los invitados se limiten a poner el número de personas que asistirán. Pues muchas veces ni con esas facilidades reciben la contestación. Semejante proceder es signo de una falta de consideración y descortesía.

El invitado debe además agradecer la invitación.

Confección del listado de invitados confirmados, listado de invitados por precedencia

Con los nombres de las personas que han confirmado asistencia, se confecciona una lista, colocando a los caballeros por un lado y a las señoras por otro.

Haciendo uso de la precedencia, colocaremos a los invitados en una lista, adjudicándoles un número de orden.

Si son cargos oficiales, es fácil la prelación ya que existe un Real Decreto 2099/83 por el cual se establece la precedencia de las autoridades. (Ver en la biblioteca). En cuanto al ámbito empresarial, en la mayoría de las empresas existen organigramas que determinan la jerarquía de los ejecutivos.

Por lo que respecta a la ordenación de personalidades eclesiásticas o militares, habrá que consultar a la Nunciatura Apostólica o al Ministerio de Defensa.

El problema radica en los actos de naturaleza mixta: oficial, empresarial, eclesiástico, militar y privado, aquí la situación se complica.

La técnica es elaborar varias listas de invitados compuestas cada una de ellas, por las personas pertenecientes a un mismo colectivo.

Para el colectivo empresarial, el criterio dependerá de su puesto o relevancia del cargo que ostente cada uno, esta es la técnica de la interpolación o peinado. ¿Cómo hacer con los presidentes por ejemplo de dos compañías? Aplicaremos el sentido común y barajaremos una serie de variables: la relevancia social de nuestro invitado, el cargo, la antigüedad en él, la edad, el sexo, el motivo de la convocatoria. Cuando dos personas gozan de la misma importancia, pasará antes el de mayor edad. Las señoras preceden a los señores.

Cuando los invitados van acompañados de sus cónyuges, éstos se ordenarán según el rango de su pareja, el mismo tratamiento recibirán los acompañantes.

De todas formas, el anfitrión tiene la libertad de aplicar la precedencia a su libre albedrío dentro de unos márgenes razonables de actuación, basados en la coherencia y el sentido común.

Habiendo colocado un número de orden a los invitados, colocarlos a la mesa será fácil. Deberán cumplirse ciertas normas:

a) Alternancia de sexos. No podrán sentarse dos señoras juntas. Dos caballeros sí.
b) Descanso matrimonial. Los matrimonios no pueden sentarse ni de lado ni a ser posible tampoco de frente, excepto las presidencias.
c) En el sistema de colocación de presidencias a la francesa, las señoras no deberían quedar solas en la punta de la mesa, con lo cual habría que invitar a algún caballero más.
d) Cuidado con los números 13 y 14. El número 13 simboliza la mala suerte, con lo cual hay que evitar ser trece en la mesa, habrá que invitar a catorce. Y si tenemos 14 invitados y nos falla uno, habrá que pensar en colocar a otra persona para que ocupe su lugar.

• Si a una comida asisten invitados extranjeros, hay que intentar mezclarlos con los del país, por lo tanto se procurará no sentar a dos personas extranjeras juntas. Evitaremos sentar juntas a dos personas que hablen idiomas diferentes, para lo cual les sentaremos con alguien que hable su mismo idioma o un tercer idioma que conozcan.

• Si un invitado extranjero tiene la misma categoría que uno del país, por cortesía, se le otorgará la precedencia al invitado extranjero. También por deferencia, no se le colocará en la punta de la mesa.

• En la colocación de los invitados, además de la precedencia, tendremos en cuenta otras cuestiones. No sentaremos juntas a personas que no se lleven bien, buscaremos una cierta afinidad entre ellas.
• En las comidas exclusivamente de empresa no siempre se pueden mantener estas reglas pues al igual que sucedía en las presentaciones, lo que cuenta en el mundo empresarial es, independientemente del sexo, el cargo que ostenta la persona.

Las mesas

Cuando se organiza un almuerzo, cena o banquete, hay que saber el espacio con el que se cuenta y el tipo de mesas que se va a emplear.

El salón deberá tener el tamaño adecuado para el número de comensales.

Igual de incómodo resulta un salón enorme con pocos comensales, que uno pequeño en el que los invitados están apretujados Es aconsejable que la altura de la mesa sea de 80 centímetros y que cada persona cuente con 60 centímetros para estar cómoda.

La mesa en su composición, aunque no lo parezca a simple vista, es la gran protagonista. Debe considerarse "sujeto" de gran atención, escogiéndose la estructura más adecuada, según el número de comensales y la propia del salón-comedor.

Colocación de las presidencias

Las personas que presiden una mesa son generalmente los anfitriones.

Existen dos maneras de colocación de las presidencias:
a) Sistema francés, con las presidencias en el centro de la mesa.

Para ubicar al anfitrión, se toma como referencia la ventana. El anfitrión o primera presidencia se sienta de espaldas a la pared mirando a la ventana, por una costumbre histórica de supervivencia. En efecto, en la Edad Media el señor, propietario del castillo, estaba luchando en el campo de batalla o bien comiendo, momento que podían aprovechar los enemigos para atacar el castillo. De esta forma, el caballero se sentaba frente a la ventana para que en el caso de que apareciera el enemigo pudiera coger su arma y defenderse.

Ventajas e inconvenientes

Ventajas
Favorece la conversación importante, al estar las dos presidencias situadas enfrente, la una de la otra, en suma proximidad, permiten una agrupación de los invitados de mayor categoría, ubicados sucesivamente a derecha e izquierda de las presidencias, formando así un polo concentrado de conversación importante. De este modo, las personas relevantes están juntas y pueden hablar entre sí, en conjunción con los anfitriones; por esta razón, el sistema francés es el mayoritariamente usado, sobre todo, en las comidas oficiales.

Inconvenientes
Perjudica la conversación en los extremos, al estar polarizada la más importante en la parte central de la mesa, los invitados de menor categoría situados en los extremos, constituyen una mera "comparsa" del centro, y su conversación, de carácter "pasivo" y entreverada de silencios, en el fondo, se limita a "escuchar" la conversación activa y relevante que tiene lugar en el centro de la mesa; resalta las categorías.

La segunda presidencia (la anfitriona) se coloca de espaldas a la ventana mirando a la puerta de servicio. Tradicionalmente la mujer gobernaba la casa y se ocupaba del servicio.

En este caso, el número de comensales ha de ser impar para que haya un punto central en cada una.

Cuando acude un gran número de invitados, con el fin de identificar las presidencias, se separan sus sillas de las demás o bien se giran.

b) Sistema inglés, con las presidencias en las puntas de la mesa.

En esta disposición, ¿dónde se colocan las presidencias? La ubicación de las presidencias no es válida en función de ventanas-entrada del servicio, como en el sistema francés. En este sistema, la 1ª presidencia-anfitrión ha de mirar la entrada de los invitados y la 2ª presidencia-anfitriona la de la entrada de servicio.

Con los nombres de las personas que han confirmado asistencia, se confecciona una lista, colocando a los caballeros por un lado y a las señoras por otro.

Haciendo uso de la precedencia, colocaremos a los invitados en una lista, adjudicándoles un número de orden.

Normalmente, ello depende de la situación de estas puertas, pero la definición, viene dada por el lugar de entrada de los invitados, pues el anfitrión ha de darle siempre el frente, nunca la espalda, lo que sucede, es que usualmente la puerta de ingreso del servicio está aproximadamente en el lado opuesto, por lo que la anfitriona, a su vez le da la cara.

Ventajas e inconvenientes

Ventajas
La conversación es más uniforme y general, al estar la presidencia en las puntas y a su alrededor los invitados principales, se producen dos polos de conversación importante en los extremos.

En consecuencia, a los invitados de menor categoría, situados en el centro de la mesa, les es más fácil incorporarse a la conversación importante, pues la tienen a la derecha e izquierda en cada banda.

El resultado es una conversación más uniforme, fluida y general, disimula las categorías, ya que los invitados de menor categoría al estar inmersos en el centro de la mesa, rodeados por su derecha e izquierda de los de mayor importancia, ven disimulada su situación secundaria.

Inconvenientes
Esta disposición tiene un grave inconveniente, al quedar alejadas las presidencias con el largo de la mesa, los invitados relevantes quedan partidos en dos grupos opuestos, separados entre sí por el grupo de invitados de menor categoría, por lo cual la conversación unitaria y secundaria no es posible, incluso el anfitrión no puede hablar con su principal invitado pues si la comida es con señoras, como si lo es sólo con caballeros, este invitado de honor, estará usualmente situado enfrente y demasiado lejos.

La conversación

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 13:48:00 +0000

Hablar con amigos o familiares es generalmente fácil pues les conocemos lo suficiente para saber qué temas les interesan y cuáles son sus actitudes ante la vida. El problema lo tenemos cuando estamos frente a simples conocidos e incluso desconocidos.

Todo el mundo en alguna ocasión se habrá visto sentado en una mesa (banquete de boda, por ejemplo) u otras ocasiones, en las que no conoce a nadie o casi nadie de los que están sentados. ¿Qué hacer? Pues para empezar, presentarse, si el anfitrión no lo ha podido hacer, y empezar a hablar. No se deben hacer apartes con la persona que conocemos, en este tipo de situaciones hay que tratar de integrar a los comensales de la mesa en la conversación.

Evidentemente esto le resulta más fácil a las personas extrovertidas, ya que su carácter expansivo les ayuda a comunicarse con los demás. Las personas tímidas o retraídas suelen permanecer calladas y no se atreven a romper el hielo. Pero unos y otros debemos hacer un esfuerzo para conversar y así pasaremos un rato agradable.

Lo primero que se nos plantea es ¿cómo iniciar la conversación? Y, ¿de qué temas hablar? Podemos empezar presentándonos, tal como indicábamos, para seguir con algún elogio hacia la novia, novio, invitado de honor, lugar en el que nos encontramos (restaurante, ciudad, pueblo, país) o la comida por citar algún ejemplo. Y de estos primeros momentos, la conversación irá desarrollándose por otros caminos.

Evidentemente los temas a tratar con desconocidos o gente poco conocida son de tipo general: viajes, exposiciones, libros, teatro, música, acontecimientos de relevancia, etc.

No hay que sacar temas que pueden dar lugar a enfrentamientos y acaloradas discusiones o poco adecuados. No se habla de política, ni de religión, ni de sexo o de temas íntimos. Hay que tener especial cuidado con el fútbol pues a veces es problemático.

En las comidas no se tocan temas de enfermedades, ni escatológicos, ni de fallecimientos. Tampoco hay que hablar de temas que puedan causar cierta repugnancia al comer.

Si está usted en una reunión de trabajo, se pueden sacar temas relativos a la profesión que darán pie a otros temas, pero en caso contrario, hable lo justo de su trabajo pues puede aburrir a su interlocutor. Tampoco se extienda hablando de gente que los otros no conocen, cuente alguna anécdota y pase a otro tema.

Si la conversación que está manteniendo es seria, no frivolice contando chistes.

Tampoco aproveche la ocasión para presumir de lo que es, de sus logros personales o de lo que tiene.

Recomendaciones

Escuche a los demás, deje que todo el mundo participe, no monopolice la conversación. No se trata de un monólogo.

Establezca empatía con sus interlocutores hablando de temas que les interesen.

Respete las opiniones de los demás.

Demuestre su interés a la otra persona, preguntando o reforzando su atención con palabras como:”sí”, “por supuesto”.

No hable de manera pedante o con tono de superioridad.

Sea cortés, no apabulle al resto de personas, sobre todo si tienen un nivel intelectual más bajo.

No critique a nadie y no permita que los demás lo hagan.

No propague rumores.

No sea vulgar, no diga palabras malsonantes.

No corte a nadie mientras está hablando.

El menú, la espera, la despedida

El menú

Si ha invitado a un reducido número de personas, lo usual es que cada uno elija lo que más le apetezca, de acuerdo con su gusto personal. Si el número de invitados está entre diez y quince personas, se pueden elegir dos o tres menús que contemplen varias posibilidades. Si el número de comensales es mayor, se puede optar por un menú cerrado.

• Los alimentos

No elija alimentos difíciles de comer que puedan poner en un aprieto a sus invitados ni tampoco alimentos que puedan producir cierta prevención por muy exquisitos que sean (caracoles, sesos, hígado, riñones, callos, etc.). Y por supuesto a la hora de confeccionarlo tenga en cuenta la nacionalidad, costumbres y religión. Los musulmanes por ejemplo no toman carne de cerdo ni derivados, ni tampoco beben alcohol. Así que si los lleva a Segovia, donde la especialidad es el cochinillo, elija cordero. Y si va a hacer un brindis, tenga previsto zumo de naranja para estos invitados.

Procure enterarse de otras cuestiones, tales como posibles alergias o enfermedades que padezcan. Sería una torpeza invitar a una gran mariscada cuando su invitado es alérgico al marisco.

• El vino

En cuanto a la elección del vino, ésta recae sobre el anfitrión, pues en cuestión de caldos, las posibilidades son infinitas y los precios también. El anfitrión, de acuerdo con su presupuesto, sabe cuánto puede o está dispuesto a gastar en este capítulo. En el caso de que no sea un experto, déjese aconsejar por el establecimiento

• La cuenta

En lo relativo a la cuenta, paga quien invita (el directivo con cargo a la empresa, la empresa que tuvo la iniciativa). Y en estas cuestiones, procure ser preciso con el lenguaje. No es lo mismo decir: "le/te invito o les invitamos a comer" que "podemos quedar para comer". En el segundo caso, uno puede sentirse generoso e invitar o bien se paga a partes iguales, cosa muy normal entre amigos o colegas de trabajo.

Si tiene confianza con su invitado, puede pedir la cuenta al camarero y pagar delante de él. Si por el contrario es una persona de gran categoría o no tiene mucha relación con él, hágalo discretamente. Hable previamente con el establecimiento para que le envíen la factura a la empresa, levántese discretamente de la mesa y páguela o despida a su invitado y después pague la minuta. En cualquier caso, evite pagar delante de él con el fin de que no se sienta incómodo.

La espera

El anfitrión debe estar en el lugar antes que los invitados para recibirlos o en todo caso llegar a la vez (cuando les recogemos). La excepción a la regla es en las bodas, donde los novios son los últimos en llegar.

Por lo tanto, sea puntual. ¿Se imagina organizar una cena en su casa, llegan los invitados y usted no está?

Espere a su invitado en la barra del restaurante, tomando un aperitivo, que ofrecerá también a su invitado cuando llegue. Seguidamente pasarán al comedor.

Si el restaurante no dispone de barra, puede esperarle sentado a la mesa. Ahora bien, la opción anterior es más cortés pues le evita al invitado el hecho de preguntar e ir solo hasta la mesa.

La despedida

Finalizada la comida, y si el invitado es de confianza, acompáñele hasta la puerta del establecimiento y despídase de él.

Si la persona es de elevada categoría, deberá acompañarle hasta su coche, o pedirle un taxi.

Hablar en público

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 12:48:00 +0000

Consideraciones generales

Toda exposición oral que se precie ha de seguir tres fases. Una primera de planteamientos previos, en la que se establece el tema; el carácter más o menos formal, si es informativa o persuasiva, etc.; el tipo de auditorio para adecuar bien la exposición a sus destinatarios; y, sobre todo, la finalidad o propósito pretendido.

La siguiente fase es la de preparación, en la que se busca, selecciona y se ordena la información que se desea transmitir a partir de unas ideas principales (tesis), y que culmina con la elaboración del discurso.

La fase definitiva es la puesta en escena, donde se procede a la pronunciación o lectura del discurso. Para tener éxito, aparte de una buena preparación previa, se deben tener en cuenta ciertas recomendaciones acerca de la audición, gesticulación y animación.

En cuanto a la cuestión de si un discurso debe ser pronunciado sin papeles o con ellos, e incluso, de si se puede leer o no, diremos que la lectura es totalmente lícita, siempre y cuando se lea bien en público. En cualquier caso, conviene utilizar al menos un guión como hilo conductor. El gráfico recoge los "pros" y "contras" de las tres posibilidades en el desarrollo de una exposición. Antes aclaremos que un discurso abierto es aquel que se va improvisando a medida que se habla; por el contrario, uno cerrado es el realizado de antemano.

Para aprender a hablar en público es necesario empezar a hablar. Esta frase no es lapidaria, sino una verdad de la experiencia. Podemos conocer perfectamente toda la teoría, pero mientras no dominemos la práctica no conoceremos realmente lo que nos puede suponer hablar en público. A andar se aprende andando, a hablar, hablando.

Lógicamente, como para realizar correctamente cualquier actividad, es preciso entrenarse, practicar y hablar en público y esto debe hacerse según ciertas normas y reglas.

El arte de la oratoria

En el arte de la oratoria podemos distinguir cuatro componentes esenciales:

- La presencia.
- El vocabulario.
- La síntesis.
- La dicción.

La PRESENCIA puede considerarse casi un don, es el magnetismo por el cual el público nos presta su atención. Pero, a pesar de esto, la presencia se puede ensayar y cultivar. Puede suceder que nuestra falta de presencia proceda de la imposibilidad de "dominar" al público, de persuadirle, de interesarle en el objeto de nuestra comunicación. Pero también puede ser que no sepamos explotar nuestro propio magnetismo personal. Esto se debe fundamentalmente a la falta de entrenamiento. Entrenamiento que debemos realizar a tres niveles:

- Nivel espiritual: formaremos nuestro carácter personal hasta el punto de encontrar un equilibrio adecuado a nuestra forma de ser. Esto nos ayudará a enfrentarnos al público con mayor fuerza de ánimo.

- Nivel cultural: aquellas personas que tienen un amplio nivel cultural, que dominan su oficio, que tienen un conocimiento real sobre el tema que pretenden exponer, siempre tendrán mayor facilidad para interesar al público.

- Nivel técnico: es preciso saber hablar correctamente para sacar el máximo rendimiento a nuestro magnetismo personal. Deberemos esforzarnos por utilizar aquellas palabras que realmente expresen lo que queremos decir.

Por lo que respecta al VOCABULARIO, éste tiene que ser adecuado al momento comunicativo y a nuestros interlocutores. Hay que evitar los vulgarismos, pero también palabras que pueden sonar "rimbombantes" y sean de difícil comprensión. El vocabulario debe ser preciso, evitando en lo posible otras interpretaciones. No hay que emplear frases o términos ambiguos, de múltiples significados como las llamadas palabras comodín (vocablos como tema, cosa...).

En cuanto a la SÍNTESIS, debemos procurar expresar las ideas sin un exceso de palabras.

La DICCIÓN deberá ser clara, articulando bien las palabras para que el mensaje sea inteligible.

Preparación

Para hablar en público es necesario preparar cuidadosamente los siguientes puntos:

Público

Lo primero que debemos tener en cuenta es ante qué tipo de público o auditorio tendremos que hablar, para ello daremos respuesta a las siguientes preguntas:

— ¿Qué número aproximado de oyentes asistirán al acto?
— ¿Cuál es su edad, su condición social, etc.?
— ¿Cuál es su grado de interés real sobre el tema que vamos a exponer?
— ¿Cuáles son sus expectativas?
— ¿Son personas conocidas?
— ¿Su asistencia es obligada o voluntaria?
— ¿Habrá personas extranjeras?
— ¿Se utilizarán los servicios de un traductor simultáneo?

Tema

El tema de la exposición es el asunto o materia sobre el que va a versar nuestra exposición y puede ser clasificado en:

— Actual.
— Científico.
— Divulgativo.
— De interés social.
— De interés interno para la empresa.
— Sugerido o impuesto.
— Etc.

Objetivo

Una vez fijado el tema debemos delimitar el objetivo de la exposición, es decir, aquello que pretendemos comunicar al público asistente al acto.

Idea principal

Todo objetivo tiene una idea principal que debe ser en la que nos basemos para realizar nuestra exposición. Esta idea la repetiremos varias veces a lo largo de la charla y en la conclusión final.

Ideas de apoyo

Las ideas de apoyo son las que dan soporte a la idea principal, desarrollándola y deben contestar a todas las posibles preguntas que el público se plantee al oír la idea principal tales como:

— ¿Qué?
— ¿Cuál?
— ¿Quién?
— ¿Cómo?
— ¿Dónde?
— ¿Cuándo?
— ¿Cuántos?
— ¿Por qué?

Esquemas y notas

El siguiente paso será preparar los esquemas que utilizaremos durante la exposición. No es conveniente redactar la exposición ya que, probablemente, una vez frente al público, tendremos la tentación de leer lo que hemos redactado.

Es preferible limitarse a preparar unos esquemas que nos sirvan de hilo conductor y que nos permitan improvisar un poco para dar un toque de frescura y espontaneidad a nuestra charla. Por supuesto, esto no implica que no prepare concienzudamente el tema de su exposición, muy al contrario, esto supone un gran conocimiento del tema.

No obstante, es perfectamente lícito leer un discurso pero para ello hay que realizar una lectura inteligente.

Introducción, Exposición, Conclusión y preguntas

Durante la exposición, recuerde que lo primero que debe hacer es presentarse a sí mismo, si no lo ha hecho ya alguno de los demás conferenciantes:

— Diga su nombre y cargo.
— El porqué de su presencia.
— Ponga título a su exposición de modo que sirva para centrar el tema sobre el que va a tratar.
— Intente despertar la curiosidad del público mediante algún ejemplo o anécdota interesante y curiosa.

- No se disculpe con frases como: ”No soy orador” que desmerece su situación, ya que a usted se le ha encomendado algo para lo cual se supone que está preparado.
— Si durante la exposición se queda bloqueado, en blanco, intente obtener unos segundos de reflexión preguntando al público sobre lo que ya ha sido expuesto o amplíe el último punto sobre el que ya ha hablado.
— Recuerde que los medios audiovisuales son de gran ayuda para reforzar lo que estamos exponiendo ya que son la representación gráfica de las ideas, principal y de apoyo, del tema que estamos tratando.
— No abuse de los tecnicismos.
— Siempre terminaremos nuestra exposición con un breve resumen de los puntos o ideas principales. Recuerde que aquello que se dice en último lugar tiene más probabilidades de ser recordado.
— Una vez finalizada nuestra exposición permitiremos que el público nos plantee sus dudas y preguntas.
— No menospreciaremos ninguna pregunta por elemental y obvia que nos pueda parecer.
— En el caso de que no haya nadie para hacerlo, establezca y modere el turno y tiempo de exposición.
— Nuestras respuestas siempre serán claras, amables y sencillas, evitando siempre el tono de superioridad.

Ante el público: actitudes

Uno de los aspectos más importantes para hablar en público es tener siempre presente a qué tipo de público vamos a dirigir nuestro mensaje.

Pero el estudio del público presenta normalmente una serie de incógnitas difíciles de resolver, por lo que, cuanto menor sea nuestro conocimiento sobre él, mayor será nuestro grado de angustia o excitación.

Para evitar este "sufrimiento" innecesario existen una serie de normas racionales que nos facilitarán su conocimiento:

1º Conocer al público

En principio, intentaremos conocer con la mayor exactitud posible a nuestro futuro público. Se trata de dar respuestas a las siguientes preguntas:

— ¿Quiénes asistirán?
— ¿Cuál es su edad media?
— ¿Cuál es su mayor preocupación?
— ¿Qué opiniones tienen sobre el tema que les vamos a comunicar?
— ¿Qué esperan obtener de nuestro mensaje?

Lógicamente, la aproximación a nuestro público dependerá, en gran parte, de la posibilidad de encontrar el mayor número de respuestas claras y concisas a los interrogantes que hayamos planteado.

2º Conocer el objetivo de nuestra charla

Debemos conocer perfectamente qué es lo que tenemos que comunicar, es decir, el objetivo de nuestra charla en público. Pero también es necesario decidir por dónde quiere uno conducir a dicho público, es decir, qué tipo de razonamiento vamos a utilizar, cómo vamos a estructurar el mensaje.

Ambas cuestiones, fijar el objetivo y el razonamiento del mensaje, necesitan una preparación minuciosa sobre papel. Y, aún así, en el transcurso de la disertación, uno se va dando cuenta de que olvidó tal detalle, un eslabón del razonamiento que habíamos preparado tan cuidadosamente, etc. No se preocupe, es cuestión de práctica… la próxima vez saldrá mucho mejor.

3º Aislarse del ruido

Si es posible, intente aislarse del ruido y la agitación aproximadamente una media hora antes de iniciar su charla. Esto le ayudará a tranquilizarse y a concentrarse en lo que va a hacer. Si se pone nervioso haga algún ejercicio de respiración y, recuerde que el café es excitante.

4º Conocer de antemano el escenario

Siempre es aconsejable conocer de antemano el escenario o sala en el que se va a hablar, la acústica, la luz, etc. Estos no son los mejores momentos para recibir sorpresas.

5º Cuidar nuestra forma de vestir

Por último, debe poner cierto cuidado en su forma de vestir. Elegir el vestido o traje en función del público, de la ocasión y, fundamentalmente, de la comunicación que se va a hacer, ayudará a que nuestra apariencia física sea la adecuada. Recuerde que la primera imagen que tenga el público será por su aspecto personal. Procure no dar una primera imagen desfavorable.

Si está obligado a hablar sentado, no se hunda en el asiento ni se eche hacia delante sobre la mesa.

Gesticulación

Cuando hablamos, nuestro cuerpo no se queda quieto y rígido, muy al contrario: cada palabra es apoyada por un movimiento corporal o un gesto.

Los actos que dan énfasis al ritmo verbal se denominan señales batuta, es decir, aquellas señales que, a modo de batuta del director de orquesta, marcan el compás de los pensamientos hablados. El objetivo de estas señales es remarcar los puntos de énfasis de nuestro discurso o mensaje. Su papel es tan importante y su realización tan inconsciente que incluso se hacen cuando el interlocutor no puede vernos, como por ejemplo en cualquier conversación telefónica.

Así, cuando hablamos, nuestras manos no permanecen casi nunca quietas, agarran el aire, señalan objetos o personas inexistentes, etc.

Estos movimientos sirven para conducir, como si fuera música, nuestras palabras, para hacer mucho más comprensibles los mensajes a los interlocutores u oyentes.

Normalmente, cuando hablamos en público gesticulamos más que en una conversación cara a cara, ya que tenemos que ganarnos al público, su atención, y para ello nos esforzamos apoyando gesticularmente nuestras palabras. Cuando hablamos en público obtenemos menos estímulos del público que de un interlocutor solitario, porque éste sonríe y asiente todo el tiempo, dando la impresión de que nos sigue perfectamente en el desarrollo de la conversación. En cambio, el público no nos muestra su aprobación a cada minuto, con sonrisas ni asentimientos ya que, todos los individuos que componen el público forman parte de una masa y no sienten ninguna relación personal con el orador.

Por ello, debe captar su atención. Si está leyendo su discurso no olvide levantar la mirada y dirigirla a toda la audiencia, a izquierda, derecha, delante y atrás. Y recuerde algo muy importante: son personas quienes le están escuchando, dele a su discurso énfasis, emoción, y en el supuesto de que ya haya pronunciado el mismo discurso o parecido en reiteradas ocasiones, dígalo como si fuese la primera vez que lo hace.

Respiración

La respiración es otro aspecto que deberemos cuidar para mejorar nuestra oratoria frente al público. A muchas personas les falta el aire y se sofocan hablando, sin saber por qué. Otras, el tono de su voz carece de acento, especialmente al final de cada frase. Otras tardan demasiado en tomar aire entre frase y frase, lo que provoca un ritmo entrecortado en el discurso. Pero, la mayoría, no se toman ningún tiempo para respirar. Todos estos pequeños fallos que perjudican nuestro discurso se pueden mejorar si realizamos una respiración correcta.

Hablar en público supone respirar a un ritmo algo más rápido y más profundo, sobre todo si tenemos que hacer llegar nuestra voz hasta el fondo de la sala. Debemos esforzarnos en mantener una presión igual de aire al nivel de las cuerdas vocales, para que la voz no decaiga por falta de aire, sobre todo al finalizar las frases.

También es conveniente tomar el aire algo más rápidamente de lo normal para no cortar el ritmo de las palabras ni interrumpir el flujo de ideas.

Es aconsejable respirar por la nariz, de modo que podamos reservar la respiración por la boca para los casos en que se necesita de una mayor cantidad de aire, es decir, en aquellos momentos de elocuencia desbordada o cuando tenemos que levantar la voz más de lo normal.

¿Cómo debemos espirar este aire una vez inspirado?

Espiraremos el aire de una forma lenta y economizada, de modo que lleve el mayor número de sílabas, en una sola toma, lo que nos evitará la necesidad de inspirar continuamente y mantener el ritmo de nuestra exposición.

Por otro lado, la espiración del aire también debe permitirnos reforzar las palabras más importantes de las frases.

En definitiva, nuestro modo de respirar debe proporcionarnos, lo que normalmente se denomina una voz asegurada, es decir, cuando nos permite elegir el registro más adecuado a cada situación concreta y hablar a lo lejos, sin hablar fuerte y, por supuesto, sin gritar.

Uso del micrófono

En cuanto al uso del micrófono, cuando el mismo está colocado a la vista del público nunca debe servir para escondernos detrás de él, es decir, el micrófono no puede ser la excusa para perder de vista a las personas que forman el público y que están delante de nosotros mirándonos.

Además, deberemos controlar no salir de la zona en la que el micro capta claramente la voz, pues si nos alejamos más allá de ese límite, el volumen sonoro de nuestra voz disminuirá notablemente sin que nosotros nos demos cuenta de ello.

Pero, por el contrario, si nos acercamos demasiado, la voz saldrá poco natural, metalizada y con poca nitidez.

Cada micrófono tiene una distancia óptima que deberemos ensayar antes de utilizarlo para nuestra exposición y, por supuesto, sin que el público esté presente, de manera que, posteriormente, no sea necesario forzar la voz para hacernos oír por todos.

Un micrófono bien abierto debe captar todas las modulaciones, todos los cambios de registro y de intensidad de nuestra voz.

Y otro consejo, tenga cuidado con sus palabras en los tiempos aparentemente muertos.

Más de una vez el orador no se ha percatado de que el micrófono estaba abierto y ha dicho alguna inconveniencia o frase poco afortunada.

Algunas formas breves de discurso

Lo más probable es que en alguna ocasión tengamos que realizar un brindis, presentar a un conferenciante, agradecer algo, felicitar a alguien, ofrecer un regalo, exponer las conclusiones de un informe, las líneas de un proyecto, etc.

Todos estos tipos de discurso deben caracterizarse por su brevedad y por conseguir una finalidad muy concreta que puede ser aclarar algo a los oyentes, emocionarles, convencerles, divertirles, etc. según el caso, o simplemente, plantear un problema o una resolución concreta.

Para presentar a un conferenciante no es necesario hacer un cuadro demasiado vasto del personaje ni un currículum completo y triunfalista. El público puede pensar que lo que está diciendo lo hace por compromiso hacia la persona que está presentando. Siempre es preferible decir algo que predisponga a la escucha, algo que sirva de acercamiento a dicha persona con el público.

Si tenemos que ofrecer un regalo, expresaremos el motivo de dicho obsequio y el significado que tiene para quienes lo hacen, sin sobrepasar lo tres minutos de charla.

Los brindis

Es habitual que con motivo de la visita de un Jefe de Estado o de cualquier otra personalidad a nuestro País o a nuestra empresa (políticos, empresarios invitados, deportistas, etc.) se le ofrezca un banquete en su honor. Y lo normal es que se haga un pequeño discurso.

En Europa y en casi todo el mundo, los brindis pronunciados en los banquetes tienen lugar al término de la comida. En los Países Escandinavos, Extremo Oriente y en algunos estados africanos, el brindis se efectúa al comienzo de la comida.

Si el café y los licores se sirven en la misma mesa donde ha tenido lugar la comida, se esperan cinco minutos para pronunciar los discursos y proceder a los brindis.

Si el café y las bebidas se sirven en otro salón, el brindis se hará al terminar el postre.

En estos casos, el primer discurso lo pronuncia el anfitrión y después el invitado de honor.

En los homenajes, el brindis comienza con el presentador u organizador del acto explicando el motivo del homenaje para seguidamente dar paso al resto de los oradores (amigos, jefes, familiares). Éstos hablarán del homenajeado desde diferentes puntos de vista. Finalmente el homenajeado agradecerá la presencia de los invitados y sus muestras de cariño, dando por concluido el acto.

En otro tipo de actos, inauguraciones, actos académicos, el orden de los discursos es de menor a mayor categoría. Si bien en ciertas ocasiones, este orden puede verse alterado abriendo el acto la persona de mayor jerarquía dando la bienvenida a los asistentes, presentando seguidamente a los oradores en orden inverso a la importancia de los participantes, finalmente la misma persona que empezó el acto es la encargada de clausurarlo.

Las reglas que hay que tener en cuenta son las siguientes:

• Brevedad: no exceder de siete u ocho minutos.

• Inteligibilidad: sencillos.

• Ser buen orador: sea ameno, no hable muy deprisa.

• Conocer el tema.

• Procurar no improvisar.

En cuanto a su contenido, suelen constar de:

• Saludo de bienvenida al invitado de honor.

• Explicaciones sobre el motivo del acto o reunión y palabras de agradecimiento a los invitados por su presencia.

• Realización de un brindis con los mejores deseos para el invitado de honor, su empresa o institución y su país, si es extranjero. Acto seguido, toma su copa con cava (nunca con agua), la levanta a la altura de los ojos y bebe. Los invitados hacen lo mismo excepto el homenajeado.

La respuesta del homenajeado o invitado constará:

• De unas palabras de agradecimiento.

• Contestación a las palabras del anfitrión y muestras de amistad para todos los presentes.

• Seguidamente, el homenajeado brinda por los presentes, levanta su copa y dirigiendo la mirada a los invitados, sonríe y bebe.

Recomendaciones para la lectura en voz alta

Hay que realizar una lectura inteligente en la que se resalten las palabras más importantes de cada frase de tal manera que los oyentes participen plenamente del ritmo del texto. Para ello es necesario trabajar el texto. Le aconsejamos ensayar, sobre todo si es la primera vez que realiza un discurso. Lo mejor “soltarle” el discurso a alguien de su confianza para que le indique los fallos. Otra solución es ensayar ante un espejo para observarse y ensayar los gestos. Deberá cronometrar el tiempo de su exposición teniendo en cuenta que tiene que tardar lo mismo en leer cada hoja, si todas tienen la misma extensión. Es muy frecuente que a causa de los nervios, el orador empiece muy deprisa y luego vaya a un ritmo más lento ya que se va tranquilizando o bien al contrario que empiece bien y luego debido a que está deseando acabar, se acelera y habla excesivamente deprisa.

Las pautas a seguir son las siguientes:

Mecanografiar el texto en hojas sueltas, y por una cara.

Tamaño de la letra, espaciado e interlineado adecuados a la lectura (más grandes de lo habitual para ver bien y que permitan los saltos de vista).

Ocupar de la mitad a dos tercios superiores de la hoja para no inclinar la cabeza.

No llenar las hojas, para pasarlas poco a poco y evitar la sensación de pesadez.

Destacar, sin abuso, las ideas para enfatizar e incidir en ellas.

Utilizar adecuadamente (para leerlos) los signos de puntuación.

Proporcionar una extensión equilibrada a los párrafos.

Familiarizarse con el texto con varias lecturas preparatorias.

Levantar la vista hacia el auditorio al final de cada párrafo u hoja.

Terminada una hoja, se pasa sin dar vuelta, dejándola a un lado.

Los folios deben ir numerados, sin grapar.

Evitar incisos aclaratorios, salvo por necesidad y terminado el párrafo.

Hacer pausas para descansar y aprovecharlas si se pierde línea.

Leer pensando que lo hace para otras personas.

La atención al teléfono

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 12:22:00 +0000

El teléfono es un instrumento comercial y empresarial imprescindible en la comunicación en la empresa. En muchas ocasiones es la primera imagen que tenemos y a veces la única.

Por esta razón debemos cuidar al máximo nuestra actitud durante una comunicación telefónica. Con respecto a la actitud física que debemos adoptar a la hora de comunicarnos por teléfono es necesario que estemos bien sentados en la silla; esto permitirá que nuestra voz salga fluida y sin problemas. Si mantenemos una actitud física correcta durante toda la comunicación podremos dominar nuestra voz con mayor facilidad y nuestro interlocutor nos entenderá sin ningún esfuerzo.

Por supuesto, es imprescindible mantenerse concentrado en la conversación. Si descuidamos nuestra conversación y nos distraemos, ya sea por los compañeros que nos rodean o buscando algún papel para tomar notas, posiblemente no escuchemos bien lo que ha dicho nuestro interlocutor por lo que no sabremos qué responder o nuestra respuesta no será todo lo adecuada que debiera.

Por lo tanto, uno de los aspectos fundamentales en estas comunicaciones es el saber escuchar bien, es decir, lo que normalmente se denomina escucha activa.

Es también imprescindible acostumbrarse a tomar notas mientras se está desarrollando la conversación, a hacer las preguntas oportunas para asegurarse de que se ha entendido el mensaje y de que nuestro interlocutor nos ha entendido perfectamente. No hay que terminar una conversación sin asegurarse de que no hay malentendidos. Esto no significa que haya que alargar la conversación, ya que siempre es preferible hablar lo justo e ir directamente "al grano", pero sin prisas y, lo que es más importante, sin terminar las frases del interlocutor. Escuchar activamente también supone tener un cierto grado de paciencia.

Normas generales

El cuidado de la voz

Otro componente fundamental a tener en cuenta es aprender a utilizar la voz pues es la herramienta de transmisión de los mensajes en las comunicaciones telefónicas.

En general, la voz es nuestra segunda imagen, pero en las conversaciones telefónicas es la primera y única ya que a través de la voz transmitimos a nuestro interlocutor sensaciones positivas o negativas. Hay que ejercitarla para que resulte timbrada, reposada y controlada. Pero, además, a la hora de explicar algo mediante el teléfono, la voz debe ser clara, neta, precisa y segura. Se recomienda escuchar el sonido de nuestra propia voz, controlar su tono: debe ser alegre, cálido, cómodo y comprensivo, debe estar bajo control, no hable agitadamente si está enfadado, con un tono fuerte; no hable muy rápido si está nervioso; no hable muy lento si está cansado; debe ser claro, directo y natural.

La sonrisa telefónica

Lo primero que debemos preguntarnos es si la sonrisa (sin carcajada, sólo el gesto de sonreír al otro) se percibe por teléfono, y la respuesta es: por supuesto que sí.

Cuando sonreímos durante la conversación telefónica imprimimos en ésta un carácter de cordialidad, de amabilidad, de interés y simpatía que nuestro interlocutor percibirá instantáneamente y ayudará a que su respuesta venga en el mismo sentido. Al sonreír se produce lo que en telemarketing se denomina efecto eco, es decir, que "una sonrisa atrae otra sonrisa". Por la misma razón, "una mueca atrae otra mueca".

Como hemos comentado anteriormente, el tono de voz es uno de los instrumentos de la comunicación telefónica, por lo que, aunque se esté aburriendo, no debe nunca permitir que se le note en su tono de voz. La mejor manera de asegurarse de que nuestra voz suena agradable al otro extremo del hilo es sonreír mientras hablamos.

La sonrisa relaja las cuerdas vocales y produce un efecto extraordinario en la voz, haciendo que suene de inmediato más amistosa, relajada y crea un clima de confianza y cordialidad.

En definitiva, la sonrisa al teléfono reforzará nuestras argumentaciones y el desarrollo de la conversación en un ambiente agradable y distendido, a la vez que dará a entender a nuestro interlocutor que nos agrada hablar con él.

Atender al teléfono correctamente

Cuando suene el teléfono y antes de descolgarlo, tenga presente que no es usted solo el que va a contestar: es toda la empresa quien mantendrá esa conversación telefónica.

La única diferencia real que existe entre una conversación de negocios o trabajo y una charla por teléfono con un amigo o familiar es que en la primera existe una intención específica.

Para que esa intención que ha animado a la llamada se cumpla hay que tener en cuenta tres aspectos fundamentales:

Preparación para la llamada

Es lógico suponer que es imposible prepararse para recibir una llamada sin previo aviso. Pero, de hecho, lo que tiene que intentar hacer no es prepararse para una llamada específica y concreta, sino para cualquier llamada.

Para esto, lo primero que necesita es tener un buen conocimiento de las distintas empresas, clientes, proveedores, etc. con quienes normalmente se relaciona su propia empresa. Por supuesto, también resulta de gran ayuda saber qué tipos de productos y/o servicios ofertan esas empresas que se relacionan con usted.

Por otra parte es muy útil realizar una lista de teléfonos interna y mantenerla siempre al día. En esta lista deben aparecer todos los teléfonos de la empresa, de los distintos departamentos y extensiones y, por supuesto, los nombres de los responsables o personas encargadas de esos teléfonos.

Otro aspecto importante es tener junto al teléfono el material necesario para escribir y tomar notas o mensajes, y si una de sus tareas es la de informar a los distintos clientes sobre productos y servicios, necesitará una serie completa de folletos y catálogos correspondientes en los que aparezca toda la información imprescindible (tipología, precios, características técnicas, etc.).

Control de la llamada

El segundo aspecto fundamental a la hora de recibir llamadas telefónicas es su control, para lo cual deberá:

- Responder lo más rápidamente posible. A todos nos resulta realmente incómodo y frustrante oír como da la llamada el teléfono una y otra vez sin que nadie conteste. En el caso en el que el teléfono que suene sea el de la mesa de alguno de sus compañeros de trabajo y éste no esté para contestar, procure contestar usted. Para el interlocutor siempre será preferible hablar con otra persona que, como mínimo puede coger el mensaje correspondiente, a no hablar con nadie y tener que volver a realizar la misma llamada minutos más tarde.

- Es imprescindible buscar algún tipo de fórmula para realizar el saludo. La fórmula más común en la empresa es la que consta de estos elementos: "Nombre de la empresa, Buenos días, departamento, etc.", "Nombre de la persona que contesta la llamada" “¿En qué puedo ayudarle?”. Una vez que la persona nos indique el nombre de la persona con la que quiere hablar, preguntaremos “¿De parte de quién, por favor?”.

Si el interlocutor se niega a identificarse, hay que insistir para que lo haga, amablemente.

- Conocer el nombre de nuestro interlocutor es de suma utilidad para que la conversación telefónica se desarrolle en un ambiente de cordialidad recíproca, por lo que siempre procuraremos dirigirnos a él mediante su nombre propio o apellido, esto reforzará la impresión de disponibilidad que pretendemos transmitir.

- Intente realizar preguntas abiertas. Las preguntas cerradas son aquellas que sólo dan lugar a un "sí" o un "no" como respuesta y no contribuyen al desarrollo de la conversación y tampoco son las más adecuadas para detectar las necesidades o problemas de nuestro interlocutor.

- Mantenga informado al interlocutor si tiene que esperar un poco mientras busca la información o a la persona con quien quiere hablar. Dígale qué es lo que va a hacer y, si cree que va a tardar algo más de lo normal en resolver una cuestión determinada, indíquele que, si no quiere esperar, le llamará usted más tarde. No olvide pedirle su teléfono.

- Manténgase centrado en la conversación. Procure no distraerse con los compañeros o con otros asuntos durante el tiempo que dure la conversación telefónica. No mastique chicle, no converse con nadie más mientras está hablando, se nota y causa muy mala impresión.

- Por último, haga un breve resumen de la llamada y de las medidas que tomará como consecuencia de la llamada e intente marcar un plazo límite para su realización. Lógicamente, se deberá respetar esa fecha límite que le hemos dado a nuestro interlocutor pero, si esto no fuera posible, le llamaríamos nosotros para disculparnos y explicar brevemente el porqué no hemos podido cumplir el plazo.

“Conocer el nombre de nuestro interlocutor y dirigirnos a él mediante su nombre propio o apellido”.

Esta recomendación no significa que utilicemos continuamente, cada tres palabras el nombre del otro pues resulta agobiante para el interlocutor y antinatural. Utilícelo pero de forma discreta

- Si nuestro interlocutor decide esperar, volveremos con él cada minuto más o menos para comunicarle que seguimos intentándolo y por si decide cambiar de opinión.

Cumplir las promesas

Siempre que hablemos por teléfono deberíamos utilizar palabras o expresiones que fueran capaces de crear una imagen en la mente de nuestro interlocutor como, por ejemplo, "voy a consultar esa información". "Espere un minuto Sr. López". Este tipo de expresiones satisfacen mucho más a la persona que ha llamado que un simple "espere" sin más explicaciones.

Si, realmente, la información que busca en un momento determinado no es cosa de un par de minutos, dígale que le devolverá la llamada media hora después, cuando haya reunido toda la información solicitada, y no olvide hacerlo.

Después de la recepción de cualquier llamada que haya atendido, queda una de las partes más importantes: "cumplir lo que haya prometido al interlocutor".

Si le ha dicho a su interlocutor que su superior le devolverá la llamada en unos minutos, preocúpese de recordarle que lo haga. Si su jefe no cumple la promesa que usted le ha hecho por él, será a usted y no a su jefe a quien tacharán de incompetente, pues pensarán que no ha transmitido el mensaje.

Todas las reglas que hemos comentado hasta el momento para la recepción de llamadas son igualmente aplicables a las llamadas que usted tenga que realizar, pero, lógicamente, es mucho más fácil prepararse para realizar una determinada llamada que para recibirla.

Lo primero que debe tener claro es el objetivo de la llamada que va a realizar, para lo cual es siempre aconsejable que tome las anotaciones correspondientes y que se cerciore de que no olvida ningún aspecto importante.

En resumen, debemos volver a insistir en que la cuestión más importante en cualquier conversación telefónica es olvidarse de todo lo demás y prestar toda nuestra atención al interlocutor. De esta forma evitaremos transmitirle sensaciones negativas como aburrimiento o sentimiento de haber sido inoportuno.

El otro aspecto de suma importancia es el no olvidar que debemos realizar una escucha activa durante la conversación telefónica.

El protocolo telefónico. Llamadas personales

En cuanto al protocolo a seguir en las llamadas debe saber que si se corta la comunicación, deberá repetir la llamada la persona que llamó en primer lugar. Si en cambio, el receptor interrumpe la llamada porque le ha entrado otra urgente, deberá ser este último quien contacte de nuevo con su interlocutor.

Por otra parte, quien comienza una conversación es quien debe darla por finalizada, en general.

Los directivos se comunican normalmente a través de sus secretarias. Así cuando un superior llama a un inferior a través de sus respectivas secretarias, el inferior deberá estar puesto al teléfono antes de que la secretaria del superior le pase la llamada a su jefe.

De esta manera, el inferior en categoría hablará unos instantes con la secretaria del superior.

Cuando dos ejecutivos de igual categoría quieren hablar, debe existir un consenso entre secretarias para pasar a los jefes de manera simultánea. Podrían decir: “nos pasamos”. Las secretarias no necesitan intervenir.

Si estamos en un despacho con alguien, y llaman a esa persona por teléfono, deberemos salir discretamente hasta que acabe la conversación.

Por otro lado si alguien está hablando por teléfono y entra una visita previamente citada, deberá terminar la conversación lo antes posible.

Si al llamar se equivoca, no cuelgue, pida disculpas.

No llame a un domicilio particular a horas inconvenientes, como por ejemplo muy temprano por la mañana y sobre todo en día festivo ni tampoco muy tarde por la noche. Evite también las horas de las comidas.

Las llamadas personales a amigos o familiares deben hacerse personalmente y no a través de secretarias ya que es un signo de deferencia y de cortesía hacia nuestros amigos, puesto que el afecto es lo que nos une y no es una relación de trabajo. Si de manera puntual, nuestro interlocutor comunica, se le puede indicar a la secretaria que se ponga en contacto con la persona, pero como excepción, en modo alguno puede ser la norma.

El contestador automático

Cuando llame, debe estar preparado para encontrarse con el contestador automático o buzón de voz en el caso de los móviles. Aunque hay personas reacias a utilizar este servicio, es una herramienta muy útil. Tenga preparado el mensaje que va a dejar. Deberá indicar su nombre, cargo, empresa, número de teléfono para localizarle y motivo de la llamada. Sea breve y claro. Y no olvide dar las gracias y despedirse.

Si recibe un mensaje, conteste lo antes posible, pues es una descortesía no devolver la llamada.

El uso del teléfono móvil

El teléfono móvil ha revolucionado el mundo de las telecomunicaciones en muy poco tiempo. En un principio la aparición de los primeros móviles y su adquisición, debido a su alto precio entre otras cosas, fue considerada como símbolo de un estatus social elevado.

Disponer de móvil significaba que la persona era en cierto modo importante, ya que debía estar localizada en todo momento. Así médicos, jueces, periodistas, policías, directivos, etc., utilizaban móvil. Rápidamente, debido a la bajada de precios y al aumento de prestaciones, su uso se ha generalizado de tal forma que pronto habrá más teléfonos móviles que fijos.

Casi todo el mundo dispone de móvil y en concreto para los adolescentes se ha convertido en una "necesidad" de comunicación que marca su pertenencia al grupo.

Pero este instrumento, muy útil en principio, se ha convertido en muchas ocasiones en una "plaga". Efectivamente rara es la vez que estando en un cine, en un teatro, etc., no suena el móvil de alguien. Su utilización indiscriminada se ha convertido en un abuso y en numerosas ocasiones en lugar de facilitar la comunicación nos aísla de los demás.

Por ello tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Utilícelo con prudencia, mostrando respeto y consideración a los demás. Cuando acuda a un espectáculo, cine, teatro, ópera, etc., desconecte su móvil, utilice su buzón de voz o bien póngalo en vibrador para que su sonido no moleste al resto de espectadores. Y por supuesto si ve que la llamada es importante y debe atenderla, salga de la sala. El público no tiene por qué padecer el móvil ajeno.

- Haga lo mismo cuando acuda a conferencias, coloquios, clases, iglesias y a cualquier ceremonia.

- Si acude a una cita o reunión, no coloque el móvil encima de la mesa, pues se puede considerar una invasión.

- Si ha quedado para comer, cenar con amigos, familiares o colegas y le llaman, discúlpese, coméntele a su interlocutor que en ese momento no le puede atender y si realmente el asunto es urgente, sea muy breve y por supuesto en la medida de lo posible retírese discretamente a hablar.

- No utilice el móvil en hospitales, aviones, gasolineras y demás lugares en los que se pueden crear interferencias.

- No haga uso del móvil mientras esté realizando tareas que requieran toda su atención: conducir.

Comunicados asociados a reuniones

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 11:47:00 +0000

Naturaleza de los comunicados

Los comunicados escritos más habituales relativos a reuniones o juntas son la convocatoria, el acta o memoria y los informes utilizados en el transcurso de la misma.

La convocatoria

Las convocatorias se emplean para notificar la fecha, lugar y hora (de comienzo) en la celebración de una reunión, así como el objeto de la misma. Consiste en una circular dirigida a las personas con derecho u obligación de asistencia. Como datos fundamentales deben figurar: persona u órgano convocante, personas convocadas (mención individual o colectiva), motivo, lugar, fecha y hora de celebración, orden del día, lugar y fecha de emisión, firma del convocante.

Las actas y memorias

El acta es una narración escrita (más o menos al pie de la letra) de lo tratado y acontecido en una reunión (asistentes, deliberaciones, votaciones, acuerdos, peticiones...) para dejar constancia de todo ello. La obligación de levantar acta queda establecida por ley para las juntas de accionistas o reuniones del consejo de administración de sociedades mercantiles; para otras personas jurídicas o entidades, sólo si lo estipulan sus estatutos. Se inscriben en el Libro de Actas, que es público para todas las personas con intereses en la sociedad.

Cuando por la naturaleza informal del acto, no se requiera el levantamiento de un acta; en ese caso, las conclusiones del mismo deberán quedar recogidas en un informe final denominado memoria.

Correspondencia oficial con administraciones e instituciones
Conceptos

Se entiende por documentos o escritos oficiales los que se dirigen a las altas esferas de la Nación o a otros estamentos que requieran unas reglas de protocolo. Documentos Oficiales serán, por tanto, los dirigidos a los miembros de la Casa Real, Gobierno, Iglesia, Ejército, Universidades, Tribunales, Presidentes de Comunidad, Alcaldes y altos cargos de la Administración Publica, Central, Autonómica o Local. El objetivo de estos documentos es muy variado: peticiones, recursos, quejas, cargos, descargos, etc.

El tratamiento de estos diferentes destinatarios es variopinto, induciendo a error si no se tiene un perfecto conocimiento del tratamiento protocolario que se debe emplear. Por ejemplo, la consideración hacia una persona como Excelentísimo o Ilustrísimo puede ser diferente dependiendo del organismo donde ejerza su cargo. El Fichero de Altos Cargos (FAC) es una herramienta excelente, estando al alcance de cualquier empresa o persona que se abone a este servicio.

Por otro lado, y esto puede resultar práctico, el hacer una llamada a la Secretaria de la persona a quien se dirige el escrito y consultar el tratamiento a emplear puede sacarnos de la duda. Ciertas fórmulas de antaño (que besa su mano, Dios guarde a S.I. muchos años, etc.), están en desuso, aunque aparecen todavía en algunos casos. Volvemos a insistir, ante la duda y para evitar problemas posteriores, se recomienda consultar al organismo competente el tratamiento, saludo y despedida a utilizar.

Algunos de estos escritos están redactados por profesionales en la materia. El léxico empleado es a veces de difícil interpretación para la persona no experta, pero absolutamente comprensible para el destinatario (abogados, jueces, médicos, etc.). En principio, no debe preocuparnos la redacción de estos documentos, ya que son estos profesionales quienes deben hacerlo, pero al menos es conveniente conocer la estructura de alguno de ellos.

La instancia o solicitud

La instancia o solicitud es el documento a través del cual un interesado solicita o pide alguna cosa. A modo de ejemplo, atendiendo a los requisitos exigidos por la Ley.

El certificado

El certificado es el documento en que se acredita la veracidad de un hecho a los efectos oportunos, responsabilizándose quien firma el escrito.

En este tipo de comunicados o documentos, mediante los cuales un cargo autorizado acredita la realidad de un hecho o dato, podemos distinguir dos tipos de declaraciones. En un primer tipo, la persona que acredita se limita a CERTIFICAR, ACREDITAR o a HACER CONSTAR que un determinado hecho es cierto porque así figura en documento oficial. Debe, por tanto, aludir en el certificado a dicho documento, previamente consultado. Pero, además, mediante la fórmula DAR FE puede afirmar unos hechos de los cuales ha resultado testigo, siendo más subjetivo y comprometedor para el afirmante.

El oficio administrativo

Por oficio administrativo se entiende aquel escrito por el que un Organismo público se comunica con un ciudadano, una empresa u otro Organismo acerca de las resoluciones adoptadas por el primero respecto de algún asunto de interés para los segundos.

Suele denominarse notificación cuando se da respuesta a una instancia o recurso interpuesto por un particular o empresa.

El recurso administrativo

Con el recurso administrativo, el ciudadano pide a la Administración la revocación o reforma de un acto o resolución de ésta, porque el reclamante considera lesionados sus derechos o intereses. Se interpone ante la Administración y lo resuelve la propia Administración. Hay tres tipos, dependiendo de a qué instancia se eleve: recurso potestativo de reposición, dirigido al órgano que dictó la resolución; de alzada, apelando al órgano jerárquicamente superior al que dictó la resolución; extraordinario de revisión, por motivos tasados de impugnación.

Tarjetas y tarjetones (Comunicación Personal)

Por lo que respecta a la correspondencia personal, señalaremos que actualmente se escriben pocas cartas. Se utilizan más las tarjetas y tarjetones para enviar notas. Éstas deben ir manuscritas.

Cuando se envíen felicitaciones de Navidad, aunque se haga desde un punto de vista profesional, conviene escribir unas líneas a mano para darles un toque más personal e individualizado.

Se adjunta también una tarjeta de visita con el nombre del directivo que la envía. En los pequeños detalles mostramos el interés que tenemos hacia el destinatario.

Comunicados empresariales

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 11:37:00 +0000

Netetiqueta

INTERNET. Su nombre procede del apócope "Net" (Red) y "Etiqueta". Con la aparición de las nuevas tecnologías, ha surgido una nueva forma de comunicarse que ha tenido notable éxito. Por ello, igual que en otros ámbitos, hay que seguir ciertas normas y comportarse de forma educada, pues no hay que olvidar que en toda comunicación transmitimos una imagen de nosotros mismos y de la empresa en la que trabajamos. Además al otro lado se encuentra nuestro interlocutor que es una persona merecedora de nuestro respeto y consideración. Este código ético se basa en el sentido común y tiene como objetivo la búsqueda de la cortesía y la tolerancia.

La Red llega a cualquier lugar del mundo y nos brinda la oportunidad de comunicarnos con todo tipo de personas de países distintos, de diferentes credos y de culturas distintas. Por eso Internet es un espacio tolerante en el que todo el mundo tiene cabida. Seamos respetuosos y corteses.

Internet puede parecer ilimitada pero sus recursos son limitados. No somos conscientes de la gran cantidad de bytes emitidos y en cierto modo todos contribuimos a la saturación de la Red. Así pues la primera indicación es utilizar la Red con moderación, de forma inteligente.

Internet ofrece una gran variedad de servicios, entre los que destacan el Correo electrónico, las Listas y Foros, IRC-Chat, Servidores.

Correo electrónico

Antes de nada, hay que poner correctamente en nuestro programa de correo los datos del remitente con el fin de no mandar correos anónimos. Toda persona que se comunica con otra debe identificarse, así que incluso en el supuesto de que no quiera que aparezcan sus datos personales, utilice un alías o ponga simplemente su nombre, pero nunca deje el remite en blanco.

Igual que en una carta, ponga una cabecera, un cuerpo y un pie donde deberá incluir la firma.

No utilice letras mayúsculas para escribir el texto, sólo alguna palabra que desee destacar, pues en los correos electrónicos equivale a gritar.

Evite poner fondos y demás elementos que no son necesarios pues aumentan el número de bytes a transmitir.

Cerciórese de que ha puesto un remite para que le puedan contestar.

Repase el asunto y el destinatario de sus correos para evitar equivocaciones.

La firma no debe tener más de cuatro líneas, prescinda de frases ingeniosas y de otros elementos no necesarios. Deberá incluir su nombre, posición, afiliación y dirección de Internet.

Utilice signos gráficos o emoticones (símbolos tipográficos destinados a la comunicación informal a través de medios electrónicos) para expresar sentimientos y evitar de este modo posibles malentendidos.

No propague rumores, no critique ni, por supuesto, sea ofensivo. Ha podido ser víctima de un aviso falso, llamado "Hoaxer".

No utilice palabras mal sonantes ni, por supuesto, obscenas.

Cuando responda a un mensaje, que es a su vez respuesta de otro, deje solamente la última respuesta, pues sino va a enviar un mensaje voluminoso e innecesario.

En las respuestas, se consideran innecesarios los saludos y despedidas de inicio y final del mensaje, también la información sobre ruta de transmisión del mensaje, comentarios irrelevantes a la respuesta del mensaje, o respuestas que no aportan nada nuevo, este es el caso de la persona que escribe dos páginas de reflexiones y se responde: "soy de la misma opinión", dejando completo el mensaje anterior.

Hay que dejar alguna línea en blanco entre su respuesta y el mensaje original. Por otro lado en el caso de que tenga un título (subject) manténgalo para que se pueda identificar rápidamente el tema tratado.

No olvide que la comunicación escrita es más formal que la oral, así que redacte con corrección y educación sus correos (cuidado con las faltas de ortografía por ejemplo). Envíe un texto simple y bien redactado.

No hay que mandar archivos adjuntos ("attachements" que no le han pedido).

No envíe correos no solicitados (spam).

Finalmente tenga cuidado con lo que escribe, cabe la posibilidad de que alguien lea su correo, elimine sus correos comprometidos.

Listas y foros

Las recomendaciones ofrecidas anteriormente son aplicables aquí pero se deberá extremar el cuidado debido a la posibilidad de aumentar su difusión en estos servicios.

No hay que enviar texto formateado que no aporta nada nuevo al mensaje. En la firma se eliminarán los caracteres innecesarios, pues no hay que saturar la Red.

No se harán envíos masivos de mensajes y mucho menos si se trata de publicidad, ya que representa un abuso en la transmisión y también en el espacio de almacenamiento de estos sitios de foros y noticias.

No hay que enviar archivos adjuntos no solicitados, ni incluir material publicitario al pie del mensaje.

Actúe siempre con respeto y prudencia al contestar u opinar. No ridiculice ni se mofe de las opiniones ajenas. Si tienen algo que decir, conteste personalmente y no a todo el grupo.

No se deben discutir o debatir temas no relacionados con la lista.

En los foros, en primer lugar busque las FAQ`s, preguntas más frecuentes (Frequently Asked Questions), para comprobar si está lo que queremos saber. En caso de no encontrarlo, plantee la pregunta. Sea tolerante, no imponga su criterio y respete el idioma de la lista o foro.

Chats

El chat es un sitio muy frecuentado y en él reina un cierto grado de informalidad. Algunas personas, amparándose en el anonimato, dan rienda suelta a sus fantasías. Otras lo utilizan para reuniones serias. Por lo tanto tenga cuidado con el tipo de preguntas que hace, pues en ciertos canales no se deben hacer preguntas de tipo personal.

Efectivamente, es frecuente que algunas personas den identidades falsas, así que extreme sus precauciones en el envío de fotografías u otro tipo de material, si no conoce bien a su interlocutor.

Sea discreto y prudente. Cuide su lenguaje, nada de palabras mal sonantes ni soeces, sea educado.

Existen canales públicos y privados. Para entrar en estos últimos, hay que pedir permiso al dueño o moderador. En estos casos, el moderador es el encargado de dirigir el canal y de tomar cuantas medidas crea oportunas para su buen funcionamiento. Los canales públicos registrados garantizan un mayor respeto y educación.

Servidores públicos

Existen muchos servicios de FTP, de Hosting, de e-mail, etc. gratuitos en la Red. En un gran número de ocasiones, este carácter de gratuidad da lugar a innumerables abusos. Suele producirse una acaparación de servicios de forma indiscriminada, lo que llega a poner en peligro la continuidad de los mismos.

La prudencia y el uso correcto, no utilizar estos servicios nada más que cuando se necesitan, programar las horas de acceso cuando el tráfico es menor (fuera de horario comercial), etc. garantiza la rapidez y continuidad de los mismos.

La utilización adecuada de los servicios gratuitos es un acto de responsabilidad personal. Cada dominio debe contener lo que su nombre indica y nada más.

Los servidores de pago deben seguir las mismas normas de ética profesional que los gratuitos, aunque en ellos los problemas suelen ser menores.

El telegrama y el burofax

El telegrama es un comunicado breve que se transmite a través del Servicio de Correos y Telégrafos. Todavía no hay mejor medio que un telegrama para hacer llegar determinados tipos de información (citaciones, convocatorias, etc.) a las personas de las que no se dispone de otro dato que su dirección. También se considera apropiado para situaciones delicadas (pésames) o para comunicar urgentemente y por escrito algún asunto oficial.

Como su coste está en función del número de palabras empleado, hay que ser conciso, claro y preciso. No se suelen emplear fórmulas de saludo o de despedida, o bien son breves. No se utilizan signos de puntuación y se eliminan todas las palabras insustanciales (adjetivos, preposiciones, determinantes), se dejan sólo las significativas.

Por su parte, el burofax puede definirse como un servicio de fax, que presta la Sociedad Estatal Correos y Telégrafos S.A., con interesantes utilidades. En primer lugar, al ser un servicio público, puede acceder a él quien quiera, pagando unas tarifas preestablecidas, con sólo acudir a una oficina de Correos que cuente con el servicio. Además, la transmisión puede realizarse aunque el emisor y el destinatario no dispongan, en sus domicilios o establecimientos respectivos, de sendos aparatos de fax.

Pero sin duda, lo más interesante es que, al intervenir en el proceso, un funcionario de Correos certifica que el documento recibido en destino es copia fidedigna del documento original, estampándose en este último un sello oficial para acreditar la realidad del envío. Igualmente, el emisor puede solicitar acuse de recibo del documento enviado, con objeto de conocer el instante -día y hora- en que se realizó la transmisión.

El anuncio

El anuncio es una comunicación breve de carácter general. Dependiendo del contenido y el objetivo del mismo, su configuración (estructura y tamaño) será diferente. Los anuncios pueden ser informativos, publicitarios, comerciales, etc. Es frecuente que tanto los Organismos Públicos como las empresas privadas publiquen sus anuncios en periódicos. Su alcance puede ser interno o externo, dependiendo de su naturaleza o del carácter de sus destinatarios.

El saluda

El saluda es utilizado generalmente por profesionales (abogados, médicos...), directivos de empresa y cargos elevados de las Administraciones. A través de una fórmula de cortesía, el saludo, se transmiten las gracias por algo, se felicita, se invita, etc. Es un escrito breve que se redacta en tercera persona, con un texto claro y conciso, no se suele poner la dirección del destinatario y no se firma nunca. Normalmente el papel del saluda es de un gramaje superior al normal, es un tipo de papel más elegante.

La nota interna y el memorándum

La nota interna es un comunicado escrito, normalmente con un sentido vertical descendente, cuya función puede ser normativa (establece normas de funcionamiento o de conducta), o bien tener simplemente un carácter informativo. Su destinatario puede ser único (una sola persona), o ir dirigido a varias, individualmente o como colectivo.

El memorándum (en plural, memoranda) es un comunicado que se envían entre sí aquellas personas que tienen algún tipo de responsabilidad en el seno de la organización. Su utilidad es dejar constancia escrita y, normalmente mediante acuse de recibo, de ciertos mensajes transcendentales "que deben ser recordados" y tenidos en cuenta (órdenes, informaciones, peticiones...). Suele emplearse en empresas de una cierta complejidad, donde resulte difícil establecer responsabilidades.

Envíos mediante fax

La evolución de los medios de comunicación y transmisión también tienen reflejo en la correspondencia comercial.

El medio más importante de transmisión de gran importancia en la moderna correspondencia es el FAX.

Los motivos básicos de su importancia son la precisión y la rapidez. Por esto, la mayoría de las órdenes de compra o peticiones y emisiones de presupuestos, así como cualquier escrito o documento, se envían a través del fax.

El fax supone la reproducción del original, no habiendo lugar para el error o el malentendido que podría originarse en una conversación telefónica, ni tampoco al retraso del correo, facilitándose enormemente las relaciones mercantiles entre las empresas.

A partir de una forma específica de identificación equivalente al membrete de las cartas, el contenido y la estructura del escrito es exactamente igual al de la carta enviada por correo.

Por ello, cuando hablamos de la emisión de un fax, no supone otra forma de expresión, sólo implica una transmisión más rápida.

El boletín

Los boletines son publicaciones de carácter periódico destinadas a informar al personal de una empresa sobre diferentes cuestiones de interés: actividades culturales, deportivas, laborales, etc. También suelen incluir la reseña de todos aquellos acontecimientos internos o externos de interés para los destinatarios.

El aviso

Los avisos son escritos encaminados a informar de algún asunto puntual a todo el personal de una empresa, o a un determinado colectivo dentro de la misma. En ocasiones, sobre todo en el caso de las Administraciones Públicas, los avisos también van dirigidos a destinatarios externos, tales como usuarios de los servicios, sectores de la ciudadanía afectados, etc.

La principal característica que distingue a un aviso de un anuncio es el carácter oficial o vinculante del primero para con sus destinatarios. Así, del contenido de un aviso deben darse por enterados (y obrar en consecuencia) todas aquellas personas a quienes va dirigido dicho aviso. Sin embargo, los anuncios no tienen porqué interesar a todos los destinatarios.

Los avisos deben ir firmados y sellados por el órgano o cargo que lo emite (sin que aparezca el nombre).

Su contenido debe ser muy breve, claro y concreto.

Se ubican en el tablón de avisos (mal denominado de anuncios), debiendo estar éste situado en un lugar estratégico.

Resulta fundamental un seguimiento continuo del tablón, retirándose la información caducada y añadiéndose la nueva de manera atrayente.

Anuncios y avisos.
Recomendamos una clara diferenciación entre la forma y la colocación de estos dos tipos de comunicados, que suelen ser confundidos ya que ambos se ubican en tablones. Debe disponerse un tablón encabezado con el rótulo “AVISOS”, y, a poder ser, protegido con cristalera y llave. Por su parte, los “ANUNCIOS”, al no ser tan formales, apenas requieren otra cosa que un panel de corcho y una cierta actualización. Esto último no es óbice para aquellos anuncios que, por norma legal, deben ser publicados en determinados medios oficiales (BOE,...) o de gran difusión (prensa,...).

Las circulares

Las circulares son cartas de envío masivo cuyo contenido interesa a un grupo numeroso de personas.

Originariamente, y en algunos casos actuales también puede ser así, la carta o nota circular era un solo ejemplar que "circulaba" de uno a otro destinatario, quien refrendaba su conocimiento del contenido estampando la firma, y finalmente retornaba a su emisor. Así, éste tenía garantías del éxito de la comunicación y podía demostrar la puesta en conocimiento de los interesados. Hoy en día, se imprimen tantos ejemplares como destinatarios, y, si hace falta demostrar el envío, se adjunta copia o volante para que retorne firmada como acuse de recibo.

Los asuntos tratados en estas cartas son muy distintos: publicidad de artículos o servicios, información sobre modificación o disolución de una empresa, cambio de domicilio, traspaso de negocio, nombramiento de administradores, etc.

Las circulares pueden ser externas, o internas (las dirigidas a un grupo de personas pertenecientes a la misma empresa u organización). En este último caso pueden ser informativas, normativas, de orientación sobre formas de realizar distintas actividades, etc.

Al estar dirigidas a un grupo con un interés común, el contenido de las mismas es igual para todos.

Excepción hecha de las circulares publicitarias -ofertas de productos o servicios- las demás cartas son informativas, siendo aconsejable que además de dar la noticia se expliquen las causas que han llevado a tal determinación.

Cuando se anuncia la creación de una empresa o el nombramiento de administradores, deberán figurar al pie de la carta la firma de los socios o administradores de dicha empresa para que aquellas personas o empresas que establezcan relaciones comerciales con ella, puedan conocer las firmas que aparecerán en los documentos y a quién pertenece cada una.

El traspaso de un negocio debe ponerse en conocimiento de las personas o empresas con las que se mantenían relaciones comerciales a través de dos circulares enviadas en el mismo sobre.

En una, los antiguos propietarios anuncian el cese del negocio, teniendo por norma presentar a sus sucesores.

En la segunda se presentan los nuevos compradores confirmando el traspaso y anunciando su propósito de continuar y mejorar en lo posible las relaciones comerciales.

Generalmente las circulares no se contestan, salvo en los casos en los que sea preciso indicar alguna operación o por motivos de cortesía y buenas relaciones.

Sólo se archivan aquéllas que contengan datos relevantes, como las firmas de los socios o administradores.

Naturaleza de la carta

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 11:23:00 +0000

El encabezado o encabezamiento, en la franja superior de la hoja, ha de constar siempre de los siguientes elementos: membrete, datos del destinatario, fecha y saludo; son opcionales, referencia, asunto, la mención "a la atención de...". Analicemos más en detalle los elementos anteriores.

Membrete. Impreso en la parte superior del papel, en él figuran el nombre o razón social del emisor, dirección, número de teléfono e incluso número de fax.

Datos del destinatario. Normalmente alineados al margen izquierdo, hay empresas que utilizan sobres de ventanilla, lo que obliga a colocar estos datos alineados a la derecha de la hoja en el espacio reservado para ello. Los datos del destinatario son: nombre o razón social, dirección, código postal y población.

Fecha. Habitualmente se alinea al margen derecho. La forma correcta es: "(Localidad), 21 de enero de 2005". La localidad es preciso ponerla cuando no figura en el membrete o no coincide con la allí indicada.

Referencia. A toda la correspondencia de la empresa se le asigna una clave de referencia (como si fuera la matrícula de un vehículo) que permita su identificación y archivo. Cada organización aplica su particular criterio en el diseño de las referencias, pero habitualmente se componen de un número de registro, la fecha y unas iniciales.

Puede encontrarse: debajo del membrete; encima o debajo de la fecha o del destinatario. No hay un lugar concreto para colocarlas. Veamos un ejemplo.

Asunto. De forma destacada (mayúsculas, subrayado, negrilla), se resume con un máximo de tres palabras el contenido en la carta. Resulta especialmente útil cuando el desarrollo es extenso. No siempre se utiliza aunque se hace necesario en comunicados internos, fax.

Saludo. Exceptuando las comunicaciones dirigidas a las autoridades administrativas, judiciales, etc., en las que se debe emplear el tratamiento protocolario exigido, en el resto de la comunicación empresarial debe haber un trato más cordial y directo. Lo mejor son fórmulas sencillas como "Distinguido Sr. Pérez:", "Distinguidos señores:", "Estimada Sra. Martínez:" o "Estimado Pedro:" (dependiendo del grado de confianza).

No utilizaremos el tratamiento de Señorita o Srta. para la mujer, siempre el de Señora o Sra. (siempre que la abreviatura acompañe a un apellido), pues es anticuado ya que hace alusión al estado civil y esto es molesto para muchas mujeres. Por otro lado no existe un tratamiento equivalente para el hombre lo que lo hace discriminatorio y finalmente suele ir más asociado a cargos inferiores que a cargos superiores, es más frecuente oír Señorita Eva para una secretaria o una recepcionista que para una directora, independientemente de que estén o no casadas una u otra.

El cuerpo contiene el mensaje propiamente del comunicado y se compone de:

Introducción. Se expresan los motivos, antecedentes, comunicados anteriores, es decir, se sitúa al corresponsal en relación al asunto tratado. Conviene evitar las convencionales, altisonantes y reiterativas frases introductorias que no aportan nada al contenido, y limitarse a introducir directamente el asunto que la origina.

Desarrollo. Narración clara y concisa de los hechos con la argumentación debida. Deben predominar las frases cortas y las construcciones sintácticas sencillas. Las distintas ideas se han de articular en párrafos (punto y aparte) diferentes en virtud de un orden lógico o cronológico.

Conclusión. Se indica, o se insiste, aquello que se pretende que el interlocutor haga o no haga. También se puede indicar lo que el emisor está dispuesto a realizar o no.

En el cierre aparecerán siempre la despedida, antefirma, rúbrica y firma; optativamente, anexos y notas.

Despedida. Las cartas finalizan con la frase de despedida. Se alinea como los demás párrafos y ha de ser sencillo y proporcionado a las circunstancias y a las relaciones que se mantienen con el destinatario. Ejemplos útiles son "Un saludo", "Un cordial saludo" o ""Reciba un cordial saludo".

Firma. La firma se alinea al margen izquierdo o derecho, según el estilo de presentación elegido. Puede figurar el nombre de la empresa en la antefirma. Debajo, la firma propiamente dicha manuscrita y rubricada. Más abajo, el nombre mecanografiado de la persona firmante y su cargo. Hay que indicar si el firmante es apoderado, en representación de una entidad, debiéndose estampar el sello de la misma.

Cuando alguien firma en nombre del responsable mantendrá el nombre de éste pero pondrá su rúbrica y con la misma pluma pondrá P.O. o P.A., para indicar que firma por orden o por autorización.

En algunas corporaciones es costumbre o incluso norma poner al final de la carta y después de la firma las iniciales o siglas, tanto del redactor, como de la persona que ha mecanografiado la carta. Su formato es: siglas del redactor o persona que firma la carta en mayúscula y las del mecanógrafo en minúscula. Por ejemplo si la carta la firma José Pérez Navarro y la ha escrito Carmen López Domingo sería: JP/cl.

Ninguna carta puede salir de la empresa sin firmar por un responsable.

Anexos. En el caso de que la carta vaya acompañada de documentación, se ha de especificar al final la relación de documentos que se envían. Se suele escribir generalmente en la parte inferior izquierda de la carta (al pie) y bajo la firma.

Se puede especificar sólo el número de documentos adjuntos, que a su vez irán numerados, o bien indicar brevemente de qué tipo de documento se trata.

Si se envían varias copias que han de ser devueltas una vez firmadas por el destinatario, es conveniente especificarlo, bien en el texto de la carta o bien bajo la indicación del número de documentos anexos.

También han de ir numeradas las páginas de la documentación enviada, con la mención "documento (factura, cheque, contrato, etc.) que se cita".

Contenido

El dominio de la gramática y de la ortografía son imprescindibles para lograr una correcta redacción. Debe existir un equilibrio en la exposición de las ideas, de este modo el mensaje tiene que ser claramente entendible y asimilable por el receptor y lo hará si tenemos la habilidad de mostrarle una exposición coherente y concreta.

Tres reglas debemos tener en cuenta:

- Claridad: el destinatario debe entender inmediatamente el mensaje sin posibilidad de error o de mala interpretación, para lo que debemos ordenar los puntos esenciales del contenido.

- Sencillez: no hacemos un tratado filosófico, ni un ensayo histórico o estamos escribiendo una novela, por lo que evitaremos frases "rebuscadas" y términos "altisonantes" que creen confusión o que oscurezcan el mensaje.

Las frases y los párrafos cortos se recuerdan mejor que los largos y son más efectivas las frases directas que las indirectas.

- Brevedad: la extensión está en función de su contenido, ahora bien, hay que evitar rodeos innecesarios. La concisión es una gran virtud en la redacción de una carta. En muchos casos, una carta larga es una pérdida de tiempo para quien la lee y para quien la escribe y en el caso de ofertas comerciales, la gran mayoría de las veces no se leen.

La comunicación escrita

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 11:05:00 +0000

Comunicados empresariales

La carta es un instrumento utilizado para contener y transmitir información; pero, además, su utilidad en el ámbito de los negocios radica en su carácter formal, dado que a través de una carta se pueden confirmar y documentar cláusulas contractuales en operaciones de compraventa, de prestación de servicios, y cuales otras propias de la actividad empresarial. En concreto, se formulan pedidos de mercancías, se emiten presupuestos, se efectúan reclamaciones, se notifica información de interés, etc.

Por ello, la carta empresarial o comercial no es únicamente un comunicado -como ocurre con la correspondencia privada- sino un documento utilizado como medio de prueba cuando sea necesario (por ejemplo, ante una posible reclamación). Por tanto, hay que poner sumo cuidado en la redacción y contenido de la carta simplemente porque compromete.

La formalidad de la carta viene dada, tanto por su carácter original y escrito, como por exigir la presencia de ciertos elementos esenciales: datos del emisor, del destinatario, fecha y firma del emisor. Una “carta” enviada mediante fax no tiene tanta validez por no ser original, a pesar de presentar los mismos elementos.

La presentación de las cartas debe ser clara y atractiva. Un esmerado cuidado en la forma no sólo es importante por estética, sino porque facilita su lectura y comprensión. El receptor aceptará con mayor agrado aquello que se le presenta de forma clara y atractiva. Su predisposición será positiva hacia el mensaje y hacia la persona o entidad que le dirige la carta.

En primer lugar, para que la presentación de una carta sea correcta es imprescindible que esté equilibrada espacialmente. El texto debe estar enmarcado por unos márgenes apropiados que dependen de cada caso, pero a modo de orientación el margen izquierdo debe ser aproximadamente el doble de ancho que el derecho, con el fin de no taladrar el texto cuando la carta se archiva.

Establecidos los márgenes, pasamos a distribuir el escrito. Si dividimos verticalmente la hoja en tres partes iguales, la superior se reserva para el encabezamiento. En el segundo tercio y la mitad del tercero aproximadamente, situaremos el cuerpo de la carta, su contenido propiamente dicho. En el espacio restante, se ubica el cierre.

Como es lógico, no todas las cartas tienen la misma extensión, por lo que este modelo habrá que adaptarlo a cada caso, adoptando (o combinando) sin exagerar diferentes soluciones: ampliación de márgenes, interlineado mayor o menor, cambio de la distancia entre caracteres, aumento o disminución del tamaño de la letra, etc. Para que la presentación de la carta sea correcta es imprescindible que esté equilibrada.

Preferiblemente, se utilizará una sola hoja escrita por el anverso. En caso de necesitarse una segunda o más, se cogerán hojas sin membrete (a lo sumo, el logotipo); al pie de cada página que no sea la última, se indicará este hecho con el símbolo ".../...", o bien con la serie 1/3 (primera de tres), 2/3 (segunda de tres), 3/3 (tercera de tres)...

El tamaño del papel usado para cartas es preferible que sea el A-4. El color ideal es el blanco, y si se optara por otro, debe ser muy claro y tenue. Salvo en cartas de oferta de productos, donde hay una mayor libertad (sobre todo en las dirigidas al público), el color de la tinta debe ser único: el negro, salvo la rúbrica que es recomendable en azul. El empleo de negrillas, cursivas, mayúsculas o subrayados permitirá una rápida localización de datos importantes, o la consecución de efectos estéticos, si son utilizados de forma comedida y con criterio.

La calidad de la impresión debe ser cuidada al máximo. El receptor aceptará y leerá con más agrado una presentación atractiva.

La imagen personal masculina

noreply@blogger.com (ik1atz) — Mon, 10 Dec 2007 00:21:00 +0000

La imagen personal

Integrantes de una buena imagen personal.

Cuando hablamos de imagen personal no sólo nos referimos a la apariencia externa o forma de vestir de las personas, sino en conjunto al estilo de la persona. En él incluimos los rasgos físicos, la mirada, el tono de voz, los gestos, los movimientos, la forma de sentarse, de caminar, su interés por los demás, en resumen lo que compone la personalidad.

La primera impresión que tenemos de alguien es a través de su imagen personal. Los cinco primeros minutos son esenciales en cualquier encuentro. Es la primera oportunidad que tenemos para causar una buena impresión, y a veces la única.

La imagen personal está compuesta por:

• Las condiciones físicas de cada uno de nosotros. La belleza y fealdad son conceptos relativos, pues entre otras cosas pueden variar a lo largo del tiempo. Evidentemente no vamos a negar que una persona bella resulta atractiva y atrae la atención del resto. Pero no sólo es cuestión de belleza o fealdad, hay personas guapas que tienen un gesto altivo y resultan creídas o antipáticas. Se trata de componer una imagen agradable.

• El lenguaje no verbal

La kinesia, la paralingüística y la proxemia

• La indumentaria. La vestimenta es una fuente de información de nuestra personalidad, de nuestro gusto, incluso de nuestra condición social y de nuestra cultura. Efectivamente no viste igual un europeo que un asiático, un hindú o un árabe. Entre los mismos occidentales se aprecian diferencias en el uso del vestir entre un inglés o un italiano, por ejemplo. Aunque bien es verdad que cada vez se tiende más a la uniformización.

No obstante, el uso de los colores por ejemplo, es distinto en los diferentes países.

Todos estaremos de acuerdo en que hay gente con mucho dinero que tiene pésimo gusto y otra que viste bien y es considerada por una gran mayoría elegante.

Ser elegante no consiste en comprar ropa cara y aunque tener dinero ayuda y amplía el abanico de posibilidades, también hay que tener buen gusto y saber combinar adecuadamente prendas y colores.

A la hora de vestirse y de maquillarse hay que tener en cuenta varios factores. Uno de ellos es la edad: evidentemente no va igual una adolescente de 15 años que una señora de 50. Hay también que elegir la ropa adecuada para cada ocasión: no es lo mismo ir a trabajar que ir al campo o a una fiesta. Es igual de absurdo ir a trabajar con ropa de fiesta como ir a una fiesta vestidos de cualquier manera. También hay que tener en cuenta el momento del día: mañana, tarde o noche.

Hay que vestirse en consonancia con la propia constitución física ya que hay colores que adelgazan (los oscuros) y otros que ensanchan la figura (los claros). En cuanto a los tejidos ocurre lo mismo: los cuadros, los estampados muy grandes y las rayas horizontales en general engordan; los colores lisos alargan la figura.

Para presentar una imagen correcta hay que tener en cuenta:

• La higiene corporal y de vestimenta. No sólo hay que concienciarse de los beneficios de la ducha diaria sino que también hay que lavar la ropa que usamos.

• El cabello limpio, cortado de acuerdo a la edad y a la forma del rostro.

• La ropa adecuada y cuidada (puños desgastados, bolsillos descosidos, costuras sueltas dan sensación de descuido y dejadez).

• Un calzado limpio y apropiado para la ocasión.

• Unos complementos apropiados que armonicen entre sí.

• Una actitud educada, amable y en la que se aprecie el interés por el prójimo.

La indumentaria masculina

Vestir en la empresa

En el ámbito empresarial, tanto el hombre como la mujer, deberán seguir los códigos marcados por la empresa, y ante todo presentar una imagen cuidada, que se adapte a su trabajo. Efectivamente no viste igual un mecánico que un ejecutivo, por razones obvias.

En aquellas empresas que tratan frecuentemente con clientes y proveedores, suelen establecer como obligatorio el uso del traje y de la corbata. Por otro lado, en ese sentido, el hombre lo tiene relativamente fácil ya que con un traje puede acudir a trabajar, a una cena de negocios, a un funeral y a una boda, por ejemplo.

El traje dependiendo de la moda puede constar de dos piezas, chaqueta y pantalón o de tres, chaqueta, pantalón y chaleco. La chaqueta de botonadura cruzada, más formal que la recta, no admite chaleco, suele ensanchar la figura y debe permanecer abrochada cuando se está de pie. La chaqueta ajustará a los hombros y debe cubrir los bolsillos del pantalón. Las mangas deberán llegar hasta las muñecas y con los brazos doblados tendrán que dejar ver los puños de la camisa. Si se lleva chaqueta recta, habrá que abrochar el botón superior o los dos superiores, dependiendo del número de botones. Si no se abrocha toda, se dejarán los botones inferiores sin abrochar. En cuanto al pantalón deberá quedar a la altura del tacón del zapato.

Los hombres deben conservar la chaqueta al recibir a una visita y durante las comidas. Con frecuencia vemos al novio y a muchos de los invitados quitándose la chaqueta en los banquetes nupciales, lo mismo ocurre con las comuniones y comidas empresariales. Un hombre no debe quitarse nunca la chaqueta en estas circunstancias, aunque tenga calor. Se supone por otra parte que existen en el mercado una serie de tejidos (lanas frías, lino, algodón, etc.) adecuados a la estación del calor y casi todos los restaurantes disponen de aire acondicionado. Y por supuesto todos estaremos de acuerdo en lo mal que queda que un hombre se quite la chaqueta en un restaurante y se le vean los tirantes.

Los colores más fáciles de utilizar para el hombre son los tonos azules y la gama de los grises. El azul marino y el gris marengo son los más clásicos.

Las camisas blancas o crema son las más elegantes y adecuadas para ocasiones formales, el puño es doble y tienen el ojal para los gemelos. En cuanto al resto, el color deberá combinar con el traje. La camisa con botones en el cuello y bolsillo lateral es más informal. Aunque en verano podemos ver a muchos ejecutivos con camisa de manga corta y traje, no se considera elegante pues no es estético ver el brazo desnudo saliendo de la chaqueta.

El puño debe sobresalir unos centímetros de la manga del traje.

Tampoco hay que desabrocharse el primer botón del cuello de la camisa pues produce sensación de descuido.

Si se viste de sport, sólo se puede desabrochar un primer botón de la camisa, pues no es estético que se vea el pecho.

Los bolsillos de la camisa, chaqueta y pantalón no deben abultar.

La corbata debe ir en consonancia con el traje. Las corbatas más clásicas son las lisas y de rayas. La parte frontal de la corbata llegará hasta el cinturón, la parte estrecha no sobresaldrá por detrás y el nudo no debe descolgarse.

Los zapatos estarán limpios, los negros y con cordones son los más clásicos y combinan con casi todo exceptuando los trajes marrones o tostados. El mocasín no es adecuado para ocasiones formales porque no “viste”.

Los calcetines deberán combinar con los zapatos y serán largos, ya que al sentarse y cruzar las piernas, éstas no deben verse. Los calcetines blancos están proscritos salvo cuando se lleven zapatillas de deporte. Y se utilizarán siempre salvo si se llevan náuticos o sandalias.

El cinturón, su color hará juego con los zapatos.

En cuanto a las joyas, las permitidas y consideradas elegantes son: reloj, gemelos, pasador de corbata y alianza.

La indumentaria masculina

Vestir de sport

Hay empresas que, debido a la actividad que realizan, permiten que sus ejecutivos vistan de sport.

En las de publicidad, algunas dedicadas a la informática y en general en todas las relacionadas con el mundo del arte, no existen códigos fijos y se viste de manera informal. Pero ello no significa que se vista de cualquier manera.

En este caso se puede utilizar pantalón de hilo, de tergal o de paño que se combina con camisas lisas, de rayas o de suave estampado. No suelen ponerse corbata y sustituyen la americana por un jersey o chaqueta de lana, los zapatos serán de sport, por ejemplo mocasines.

Los piercings y los tatuajes no deben estar visibles.

La indumentaria masculina

Vestir de etiqueta

En las ocasiones formales o de gala, el hombre se viste de etiqueta y con ello se destaca la importancia del acto. En las invitaciones figurará el tipo de vestimenta requerida, con lo cual no hay lugar para el error. La etiqueta imprime de solemnidad el acto.

Actualmente las prendas de etiqueta masculina son tres:

• El chaqué.

• El frac.

• El esmoquin (o smoking).

Dado que este tipo de prendas suelen ser costosas, una buena opción es alquilarlas y para ello existen numerosos establecimientos que prestan este servicio.

Tabla de equivalencias de la indumentaria de etiqueta en España y otros países

País	Mañana y tarde	Noche	Gala
España	Chaqué	Esmoquin	Frac
Francia	Jaquette	Smoking	Habit
Gran Bretaña	Morning coat	Black tie o Dinner jacket	White tie o Tails
Estados Unidos	Morning coat	Black tie o Tuxedo	White tie

La indumentaria masculina

Vestir de etiqueta

El Chaqué

El chaqué

Proviene del francés “jaquette”. Su utilización comenzó a mediados del siglo XIX. En Estados Unidos y Gran Bretaña se llama “Morning coat”. Se utiliza de día, desde aproximadamente las 9h hasta la caída de la tarde. Se utiliza en bodas o funerales de etiqueta.

Se compone de:

• La chaqueta, con forma de levita larga, comienza a disminuir por delante y termina en una especie de faldón por detrás. Es de color negro o gris marengo. En Inglaterra suelen utilizar el de color gris. Tiene un solo botón que debe ir abrochado. El género empleado es vigoña para el invierno y alpaca para el verano.

• El chaleco es del mismo género que la chaqueta, ribeteado con un vivo de piqué blanco. En los funerales será negro sin ribetes y en los actos académicos u oficiales será negro con ribete blanco. Puede ser de una sola fila o cruzado. Actualmente se han puesto de moda en las bodas los chalecos en tonos dorados o amarillos con suaves estampados.

• No se utiliza cinturón, en caso necesario se llevarán tirantes.

• El pantalón es de pinzas, sin vueltas en el bajo. Es de rayas grises y negras, salvo que el chaqué sea gris, en cuyo caso será también gris sin rayas.

• La camisa es blanca, de popelín o de hilo con puños vueltos para los gemelos. El cuello puede ser camisero o de pajarita.

• La corbata será gris si se utiliza con cuello camisero; con el cuello de pajarita, la corbata será de plastrón gris. El plastrón es una corbata ancha, cuyo nudo viene hecho y que se abrocha por detrás con un alfiler (normalmente una perla). En el caso de funerales la corbata será negra.

• Los calcetines serán de color negro, altos, de seda o hilo fino.

• Los zapatos serán negros, lisos y de cordón. Se admiten también los de pala lisa con una hebilla ancha en la parte exterior.

• El pañuelo es blanco, su uso es opcional.

• La flor está en desuso, pero si se utiliza será una gardenia blanca o una camelia.

• Las condecoraciones: sólo se admite una miniatura en el ojal.

• Los guantes serán negros o grises, del color de la corbata, de ante o piel de cabritilla. En los actos académicos los guantes serán blancos y en los funerales, negros al igual que la corbata y el chaleco.

• La chistera ya no se utiliza.

La indumentaria masculina

Vestir de etiqueta

El frac

Es la prenda masculina de máxima etiqueta, para actos de noche y en lugares cerrados. También se utilizará de día para ocasiones muy solemnes como actos académicos, presentación de credenciales al Rey, canonizaciones... Se confecciona en género de primera calidad, “granito” o “grano de pólvora” en color negro o azul noche.

• La chaqueta es corta por delante, acabada en dos picos hacia los laterales con faldones largos por detrás. La botonadura es sencilla.

• El chaleco, confeccionado en piqué, seda o muaré, es de color blanco. En los actos académicos y ante el Papa será negro. Puede ser de una sola fila de botones o cruzado.

• El pantalón, sin vuelta en el bajo, es del mismo género que la chaqueta, lleva las costuras laterales exteriores tapadas con un vivo de raso o seda.

• La camisa será de seda o de popelín, con pechera planchada. Los botones suelen ser planos o perlas. Pechera y puños van almidonados. Estos últimos son dobles para colocar los gemelos o botones de perlas. El cuello es de puntas matadas y viene preparado para pajarita.

• La corbata será de pajarita en piqué blanco. En los actos de día como los académicos, audiencias con el Papa y en ceremonias fúnebres será negra. Los maîtres de hostelería la utilizan también negra.

• No se utiliza cinturón.

• Los calcetines serán negros, altos, lisos y de seda o de hilo fino.

• Los zapatos serán de charol negro, con cordones. En la actualidad se utilizan también de piel.

• El pañuelo será blanco de hilo.

• La flor se utilizará sólo en las bodas y la llevarán el novio, el padrino y los testigos, en este caso será blanca.

• Los guantes serán de piel blancos; en los funerales, negros.

• La chistera es de seda mate pero no se utiliza en la actualidad.

• El abrigo será un gabán negro y bufanda blanca en las bodas. En los demás actos, se utilizará la capa española.

• Las condecoraciones se colocarán en el lado izquierdo, a la altura del corazón y en su tamaño original. Se colocarán de mayor a menor importancia comenzando por el lado derecho.

La indumentaria masculina

Vestir de etiqueta

El esmoquin (o smoking)

Se utiliza de noche, en determinadas fiestas y ocasiones, no es de etiqueta estricta. Se confecciona en granito o alpaca, de color negro.

• La chaqueta es normalmente de color negro, aunque también existe en color blanco para el verano. Puede ser de una sola fila de botones o cruzada, con cuello de seda.

• El pantalón no tiene vueltas en el bajo y lleva trencilla de raso o seda en las costuras laterales exteriores. El esmoquin de una sola fila de botones lleva una banda de satén o seda negra alrededor de la cintura. La banda puede ser también de color burdeos.

• No se lleva cinturón.

• La camisa es de color blanco o marfil, de hilo o seda, con puños dobles para los gemelos. El cuello está preparado para llevar corbata de pajarita.

• La corbata será de pajarita negra en seda mate; en el caso de llevar fajín de color burdeos, la pajarita será burdeos.

• Los calcetines serán de seda negra o de hilo muy fino, lisos y altos.

• Los zapatos serán de charol negro, lisos.

• Las condecoraciones no estaban admitidas con esta prenda en España, pero desde la entrada en la Unión Europea, siguiendo el ejemplo de otros países están admitidas una o dos condecoraciones en miniatura que se colocan en el ojal de la solapa izquierda de la chaqueta.

Tipos de protocolo

noreply@blogger.com (ik1atz) — Sun, 09 Dec 2007 23:14:00 +0000

El protocolo actúa en las siguientes áreas:

Oficial e institucional

El protocolo oficial se rige por unas normas fundamentales expresadas en diferentes decretos y reglamentos, que regulan la correcta ordenación de las personas y las cosas durante la celebración de un acto público oficial. Su aplicación es relativamente fácil ya que está regulado por ley.

Social

El protocolo social está formado por un conjunto de acuerdos tácitos, que se convierten en convencionalismos con el uso.

Empresarial

El protocolo empresarial se basa en el protocolo oficial y social aunque las empresas establecen sus propios códigos de conducta.

Universitaria, Deportiva y Militar

Excepto el protocolo militar, fuertemente jerarquizado y disciplinado, el resto de los mencionados se inspiran, de forma más o menos libre, en el protocolo oficial o social.

Las presentaciones

Mediante la presentación, dos personas que no se conocían pasan a entablar una relación. Para ello normalmente se recurre a la intervención de una tercera persona, que es la que les presenta. Es una norma de cortesía que el anfitrión de una reunión, fiesta, comida,... presente a todos los asistentes o invitados que no se conozcan entre sí.

Sin embargo esto no es posible cuando al evento ha acudido un gran número de personas. En este caso el anfitrión puede recurrir a compañeros, amigos o familiares que le ayuden en su labor. Por otro lado, una fórmula muy habitual en la actualidad es la autopresentación. Consiste en dirigirse educadamente a la persona que queremos conocer diciéndole: “Permítame que me presente...”. Le indicaremos nuestro nombre completo y añadiremos alguna información sobre nuestra actividad profesional o social, por ejemplo qué tipo de relación tenemos con la empresa o el anfitrión.

En el mundo empresarial es muy frecuente la autopresentación mediante una llamada telefónica o el envío de una carta.

Cuando vayamos por la calle acompañados por otra persona y nos encontremos con un conocido, amigo, etc., y nos detengamos para hablar con él y no se conozcan, es imprescindible presentarles. Al hacerlo, les hacemos partícipes de nuestro encuentro y les integramos en nuestra conversación, de otro modo se sentirían excluidos.

Lo mismo ocurre cuando entramos en un despacho y no conocemos a la persona que nos recibe. Lo correcto es que si tenemos una cita concertada, la secretaria o ayudante sea la que anuncie la llegada del visitante, indicando el nombre, empresa y motivo de la visita.

Las presentaciones en la empresa

En la empresa lo que prevalece es el orden de jerarquía sobre otras categorías como el sexo o la edad.

De este modo, SE PRESENTARÁN PRIMERO LAS PERSONAS DE MENOR CATEGORÍA A LAS DE MAYOR CATEGORÍA.

Por lo tanto: EL EMPLEADO ES PRESENTADO AL JEFE.

Cuando…

Cuando dos personas tienen la misma categoría, se presentará primero la persona que quiere entablar conversación o que quiere conocer a la otra.

Cuando nos presentan a alguien, hay que ponerse de pie, pues es de pésima educación permanecer sentados. La persona de mayor categoría es la que marca la pauta en el tipo de saludo que quiere hacer.

Cuando un nuevo empleado llega a una empresa, hay que darle la bienvenida. Para ello además de enseñarle su mesa o despacho, hay que hacerle un recorrido por la empresa enseñándosela y presentándole a las personas que trabajan en ella. Si la empresa es muy grande, se hace lo mismo pero limitado al departamento. Afortunadamente esto se hace en casi todas las empresas pero como siempre hay excepciones y algunos trabajadores se encuentran en un sitio desconocido sin saber casi a quién tienen al lado.

Cuando un presidente de una empresa toma posesión de su cargo, sería conveniente y un signo de cortesía que se recorriera los distintos departamentos de la empresa presentándose y saludando a los trabajadores.

Las presentaciones en la vida social

En el ámbito social, los hombres son presentados a las mujeres, salvo si existe una diferencia de edad notable o el hombre es una autoridad importante.

La mujer es la que marca en lo social el tipo de saludo que quiere realizar: estrechar la mano o dar dos besos. Así pues el hombre debe estar unos segundos a la espera de lo que hace la mujer para corresponder al saludo.

Entre dos personas del mismo sexo, se presenta el más joven al de mayor edad.

En igualdad de condiciones, el soltero es presentado al casado.

En caso de pareja, se presenta primero a la mujer y luego al hombre.

Cuando presentemos a nuestro cónyuge, diremos “mi marido, mi mujer”, jamás mi señora.

Cuando la persona presentada tiene una categoría muy elevada, por ejemplo el presidente del Gobierno, un ministro, no se dice su nombre, pues se supone que la otra persona tiene que saber quién es, solamente se dice el nombre de las otras personas: “Señor Presidente, le presento a...”.

• Procure no olvidar el nombre de las personas que le han sido presentadas y por supuesto a las que usted tiene que presentar.

No obstante, si no lo recuerda, actúe con naturalidad diciendo: “Perdone, no recuerdo su nombre” “¿Usted es el Señor?”. Si al ser presentados no ha entendido el nombre, puede decir: “Perdone, no he oído bien su nombre”.

• La persona que hace las presentaciones debe vocalizar bien el nombre de las personas a las que está presentando para evitar situaciones incómodas.

• No salude con las gafas de sol puestas.

• Mire a los ojos a la persona a la que le están presentando.

• Respete el espacio personal, no se ponga ni muy lejos, ni muy cerca.

• Póngase de pie al ser presentado, quedan eximidas de esta obligación las personas de avanzada edad o aquellas que tengan un impedimento físico.

• Sonría, sea amable.

El saludo, la despedida

Las fórmulas más adecuadas para saludar son dependiendo de la hora del día “Buenos días”, “Buenas tardes”, “Buenas noches”, ya que “Hola” es más informal y está reservado a gente que se conoce y tiene confianza.

Se saluda a todo el mundo: conductores de autobús, dependientes, camareros, recepcionistas, gente con la que nos cruzamos en el portal, personas con las que subimos o bajamos en un ascensor, etc.

Estas reglas que son evidentes y propias de la más elemental de las educaciones, pero brillan por su ausencia en numerosos casos. Imagino que a todo el mundo le ha ocurrido que al entrar en el portal de la empresa o de nuestra propia casa, hemos saludado y no nos han contestado. En este caso nosotros hemos actuado correctamente, el maleducado es el otro.

Por el contrario, en los pueblos o cuando, por ejemplo, uno va paseando por el campo y se encuentra con alguien, aunque no se le conozca es costumbre saludar.

Todas las culturas tienen su forma de saludar. Los japoneses hacen una reverencia, los esquimales se frotan la nariz, en muchos países asiáticos realizan una leve reverencia juntando las palmas de las manos.

• EL SALUDO

Apretón de manos: es el gesto más utilizado en todo el mundo. La mano se estrecha paralelamente al cuerpo y con un apretón firme y breve. No hay que dejar la mano muerta ni tampoco apretarla excesivamente. Si a usted le sudan las manos, meta la mano discretamente antes en el bolsillo para secarla o frótesela con un pañuelo o en el pantalón o en la vestimenta. Pero siempre con mucha discreción.

No se saluda con los guantes puestos.

Para indicar cercanía, afecto, cordialidad, a veces los hombres a otros hombres, al mismo tiempo que les estrechan la mano, les cogen suavemente el antebrazo con la otra mano.

Abrazo: se da a aquellas personas con las que nos une amistad.

Besamanos: Hoy en día se utiliza muy poco. Sigue vigente en el ámbito oficial y en ciertos círculos. Se hace el gesto de besar la mano pero sin besarla, con una ligera inclinación. No se besa la mano a una señora que lleve los guantes puestos, ni tampoco si hay una mesa de por medio.

Beso en la mejilla: Cada vez más frecuente en España, sobre todo entre mujeres. En ámbito empresarial, no se considera profesional, sobre todo si es la primera vez que vemos a alguien. Posteriormente dependerá del código de cada empresa y de la confianza que haya entre las personas.

En España, el beso suele ser doble. En Rusia, Francia y algunos países orientales, triple. En Latinoamérica, se da sólo un beso.

Saludo a la Familia Real: Hay que esperar a que el Rey u otra persona de la Familia Real ofrezca la mano, ya que uno no debe adelantarse al saludo. Los hombres suelen hacer una leve inclinación de cabeza al tiempo que estrechan su mano y las mujeres una leve reverencia, para lo cual se estira la pierna derecha hacia atrás, doblando ligeramente la izquierda y agachando el cuerpo, siempre mirando a la cara de quien se saluda. La reverencia no es obligatoria. Los hombres pueden besar la mano a la Reina, a la Princesa de Asturias y a las Infantas.

Saludos a las autoridades eclesiásticas: Cuando un hombre o una mujer saludan a un obispo o cardenal, se hace el simulacro de besar el anillo. Este gesto indicaría que la persona es creyente y por ello reconoce su autoridad como representante de la Iglesia. En caso contrario se les puede dar la mano.

• LA DESPEDIDA

Es la última oportunidad que tenemos para causar buena impresión. Así que no olvide nunca despedirse: en una tienda, en una reunión, en un curso, en una entrevista de trabajo, etc. Si ha sido usted invitado a una fiesta, a una boda, a un banquete, busque a los anfitriones y dígales una frase amable de despedida agradeciéndoles la invitación. Sea amable, cortés y no alargue indefinidamente el momento, sea breve. Y recuerde que hay un dicho que proviene de la época en que los españoles no tenían buenas relaciones con los franceses que dice: “Se despidió a la francesa”, es decir no se despidió.

Tratamiento de tú o de usted

El tuteo se ha extendido en los últimos años en todos los ámbitos: hospitales, colegios, empresas, tiendas, etc. ¿Pero quizá se abusa de ello? Diremos, para empezar, que la persona de mayor categoría es la que marca la pauta para comenzar a tutear a su interlocutor y solicitará que éste le tutee. En principio si no conocemos a la persona la trataremos de usted.

Es muy importante que haya reciprocidad en el trato. En efecto, lo que es muy frecuente en España, es que el directivo de una empresa trate de tú a una secretaria, mientras que la secretaria debe tratarle de usted. En tiendas y restaurantes, algunas personas se dirigen al dependiente o camarero con frases como: “¿tienes un...?” o “ponme un café” y el dependiente o camarero les contesta: “¿Sí, señor?” o “¿Qué más desea, señora?”. Esta situación es injusta, pues todo el mundo merece la misma consideración y respeto.

Por otro lado, hay mucha gente que se siente molesta cuando la tratan de tú en un hospital, por ejemplo. Aunque el tuteo significa acercamiento y confianza, no se debe abusar de él.

EMPLEO DEL USTED

• A las personas que nos sean presentadas.

• A las personas mayores.

• A las personas a las que su código empresarial las obliga a tratarnos de usted (camareros, dependientes, conserjes...).

• A personas de mayor categoría profesional o social.

EMPLEO DEL TÚ

• Entre jóvenes.

• Entre familiares y amigos.

• Cuando la persona insiste.

• Entre compañeros de trabajo.

• Dependiendo de los códigos que marque la empresa.

Empleo de DON o DOÑA

En cuanto al tratamiento de DON o DOÑA conviene recordar que va seguido de un nombre: Don Javier o Doña Ángeles y Señor o Señora va seguido de un apellido. El “Don” se emplea cada vez menos pero no obstante todavía se sigue utilizando en determinados ámbitos como por ejemplo el jurídico.

La acogida de una visita en nuestra empresa

En numerosas empresas existe una recepción donde una recepcionista o un servicio de seguridad es el encargado de recibir al visitante. Le pide que se identifique y pregunta a qué persona va a visitar. Acto seguido llama por teléfono a la secretaria de la persona que espera a la visita. La secretaria da su aprobación y la recepcionista o el vigilante indican al visitante la planta a la que ha de subir. Un signo de cortesía es que la secretaria se dirija a la puerta del ascensor para recibir al visitante (sobre todo si es la primera vez que acude a la empresa). ¿La secretaria estrecha la mano del visitante? Depende. Recordemos que el saludo y la forma de saludar deben partir de la persona de mayor categoría. Así que la visita es la que debe decidir si estrechará la mano de la secretaria o no. La secretaria por lo tanto debe esperar al gesto del visitante y esta espera debe ser entendida por el visitante como un signo de respeto. La secretaria será la encargada de acompañar al visitante al despacho. Para ello deberá pasar delante de la visita, por una razón obvia: el visitante no conoce el camino y la secretaria se lo muestra. Si en el trayecto hay que subir una escalera, la secretaria cederá el paso al visitante (aquí el camino no plantea dudas). Arriba, la secretaria volverá a situarse delante del visitante.

Llegados a la puerta del despacho, la secretaria llamará, la abrirá e introducirá a la visita. Cerrará la puerta y dejará al anfitrión con el visitante. El anfitrión se levantará y saldrá al encuentro del visitante. Le dará la mano. (No se da la mano nunca a través de una mesa, con la excepción de las entregas de premios). El anfitrión ofrecerá asiento al visitante. De los dos asientos que suele haber frente a la mesa de despacho, el visitante ocupará el de la izquierda, que sin embargo es el de la derecha del anfitrión (la derecha del anfitrión es el lugar de honor). Si los visitantes son dos, el de mayor categoría se sentará a la derecha del anfitrión y el otro a su izquierda. En este caso el anfitrión se dirigirá a ambos, mirándoles alternativamente.

Hay ejecutivos que disponen en su despacho de un sofá, sillones y una mesa baja. Esta disposición tiene la ventaja de que elimina la barrera que supone una mesa de despacho. Las personas están situadas al mismo nivel y el encuentro es más cordial. De todos modos, el visitante deberá sentarse a la derecha del anfitrión.

Si la visita se prolonga, es un signo de cortesía ofrecer un café, agua,... Para ello habrá que disponer de tazas, cucharillas, azúcar, leche, etc. El café, que ha de estar preparado con antelación, no se lleva servido, se vierte directamente de la cafetera (siempre que sea posible).

Cuando despidamos a la visita, se la acompañará a la mesa de la secretaria para que ésta la conduzca al ascensor.

Por lo que respecta a otras cuestiones, tanto el anfitrión como el visitante deben ser puntuales. La visita tampoco debe llegar con mucho tiempo de antelación y el anfitrión no debe hacer esperar a su invitado. Se supone que la cita ha sido concertada previamente, con lo cual ha habido una planificación previa. Hay personas sin embargo que hacen esperar injustificadamente a sus visitas, pues tienen la idea equivocada de que así son más importantes.

Anfitrión e invitado irán correctamente vestidos. El anfitrión y el invitado estarán con la chaqueta puesta, nunca en camisa. Ninguno se aflojará el nudo de la corbata.

De negocios por el mundo

noreply@blogger.com (ik1atz) — Sun, 09 Dec 2007 22:57:00 +0000

Actualmente tanto los viajes de negocios como los particulares son muy habituales ya que por un lado las empresas se han abierto al exterior, ampliando así su cuota de mercado y las personas salen para conocer nuevos horizontes y ampliar su cultura y conocimiento de otros países.

A todo ello ha contribuido el abaratamiento de los transportes y las facilidades ofrecidas.

Como regla general diremos que hay que practicar la célebre frase: “Donde fueres, haz lo que vieres”. Por tanto antes de viajar a un país, hay que informarse de sus costumbres y tradiciones ya que lo correcto en un lugar puede no serlo en otro.

Así y antes de viajar a un país tenga en cuenta los siguientes factores:

• La religión

• La diferencia de horarios

• La puntualidad

• El idioma

• La vestimenta

• La dieta

• La legislación vigente

Ante todo hay que ser respetuoso con otras culturas y tradiciones, ya que de otro modo muchos negocios pueden estar abocados al fracaso por el desconocimiento del otro. El principal consejo es ser prudente, observar y actuar en consecuencia. Para lo cual no rechace ningún plato o bebida que le ofrezcan pues es un signo de descortesía, no emita juicios de valor sobre tradiciones o costumbres del país que visite, no haga tampoco comentarios peyorativos, ni críticas ni comparaciones. Sea abierto, cortés, amable, tolerante y respetuoso en todo momento. No hay que olvidar que cuando se viaja, ya sea en nombre de nuestra empresa o como ciudadano particular, estamos ejerciendo de embajadores de nuestro país, transmitiendo a través de nuestro comportamiento la imagen de nuestra empresa, de nuestro país. Por ello es importante conocer los usos sociales de los países que visitamos para de este modo actuar correctamente. Y conviene recordar que el que viaja es quien, en principio, tiene que adaptarse al modo de vida del otro.

Países occidentales

Aunque los usos y costumbres varían de un país a otro, Europa, Estados Unidos, Canadá y Australia constituyen básicamente lo que llamamos cultura occidental.

Australia

Hablan en inglés así que al presentarse hágalo en ese idioma y al estrechar la mano, procure que el apretón sea firme.

En sus conversaciones, no dude en preguntar lo que no entienda pues a los australianos les gusta la franqueza a la hora de negociar.

Por lo que respecta a la vestimenta, son clásicos así que se recomienda utilizar traje y corbata para los hombres y traje de chaqueta o vestido para las mujeres. En zonas de calor, el atuendo puede ser de sport, sin corbata.

Canadá

Existen dos lenguas oficiales: el francés y el inglés (es la más hablada).

No les confunda con los estadounidenses pues no les gusta.

Las relaciones sociales en Canadá y de negocios son más formales que en Estados Unidos.

Estados Unidos

Los norteamericanos tienen fama de pragmáticos. Es muy importante acudir con puntualidad a una cita de negocios pues el “tiempo es oro”.

El saludo inicial es un firme apretón de manos y el tratamiento correcto es utilizar Mr. o Miss seguido del correspondiente apellido aunque seguramente en un breve espacio de tiempo preferirán llamarnos y que les llamemos por su nombre. Es bastante usual que nada más conocernos nos hagan una serie de preguntas relativas a nuestro trabajo, el cargo que ocupamos, etc. No debe extrañarnos pues para ellos lejos de ser indiscreto es de lo más normal.

En las reuniones de negocios, el ritmo es bastante rápido pues valoran mucho el tiempo y van directamente “al grano”. Suelen ser buenos negociadores. Les gusta que las propuestas vayan acompañadas por un buen plan de negocio.

Es bastante usual que realicen negocios durante los desayunos y los almuerzos de trabajo y para ellos no hay acuerdo hasta que no se plasma por escrito, pues no conceden valor a los acuerdos verbales.

A pesar de que los norteamericanos visten como quieren en su vida diaria, las empresas en general, quieren que sus ejecutivos vistan de forma clásica así que vístase en consonancia.

Europa

No hay realmente grandes diferencias entre los distintos países a la hora de hacer negocios pero quizá sí se pueden señalar ciertas peculiaridades y matizar algunos cuestiones.

En general los habitantes del norte de Europa son más formales en sus relaciones y más estrictos en cuanto a la puntualidad que los habitantes del sur, que suelen ser más espontáneos y se muestran relajados.

Gran Bretaña

Los británicos son personas discretas, educadas, que no suelen dejar aflorar sus sentimientos en público y muy amantes de la puntualidad.

En la mesa son de costumbres refinadas, aunque a veces distintas a las nuestras (la servilleta, por ejemplo, se coloca a la izquierda). La hora del té es sagrada así como las reuniones de negocios, no se les debe molestar en esos momentos.

El desayuno y la cena son sus comidas principales y al mediodía suelen tomar un tentempié.

Son amantes de las tradiciones y en general conservadores, cuestión que deberá ser tenida en cuenta a la hora de elegir el vestuario apropiado.

Las señoras suelen utilizar sombreros en los acontecimientos importantes y en cuanto a los caballeros es frecuente que utilicen el chaqué gris en eventos de mañana.

Aunque en inglés no se distingue entre tú y usted, hay que ser cortés y respetuoso así que utilice Mr. y Mrs. No olvide agradecer los detalles que tengan con usted.

Francia

Los franceses se sienten en general muy orgullosos de serlo y como durante mucho tiempo el francés fue la lengua de la diplomacia y del refinamiento, se mostrarán encantados de que les hablen en su propio idioma.

Elogie al país y a la gastronomía. Son amantes de la buena mesa, de los buenos vinos y de los quesos (le ofrecerán una tabla de quesos antes del postre).

Sea educado. Pida todas las cosas por favor y dé siempre las gracias. Las presentaciones son como en España pero trate a todo el mundo de usted. Y añada siempre Monsieur o Madame, ya sea a un camarero, una dependienta o una persona importante. Todos merecen la misma consideración. Pasan al tuteo cuando hay confianza y tras decirlo explícitamente.

Hablan en un tono de voz bajo y suave, así que hay que procurar moderar el tono, principalmente en el teléfono.

Si le invitan a una casa, lleve siempre un pequeño obsequio a la anfitriona: flores o bombones; ellos suelen ser muy detallistas.

Procure ir bien vestido a las citas de negocios.

Alemania

Los alemanes son personas serias y trabajadoras, que conceden gran importancia a la puntualidad y a la planificación y por ello esperan la misma formalidad por parte de sus interlocutores.

Si trata con señoras, independientemente de su estado civil, diríjase a ellas mediante Frau... y si son ejecutivos deles el tratamiento acorde a su profesión o cargo que desempeñan.

Es frecuente dar el tratamiento de Herr Doktor a los hombres que pertenecen a un estatus social elevado.

Y recuerde, no les gustan las informalidades.

Italia

Los italianos son amables, atentos, encantadores. Pero a veces informales. No suelen acudir puntuales a las citas.

Suelen ser muy expresivos, mueven mucho las manos y utilizan un tono de voz alto. Su propio idioma es muy cantarín. Son muy efusivos en sus saludos.

Son alegres y simpáticos. Las calles suelen ser ruidosas y están llenas de gente. Tienen una alegría de vivir que contagia.

En el vestir, tienen fama de elegantes, destacando su sentido del color. A la hora de visitar iglesias, sea prudente en su atuendo: nada de pantalones cortos, ni escotes, ni minifaldas para entrar en los templos.

Suiza

Su población goza de un alto nivel de vida que les permite adquirir artículos de calidad. En cuanto a sus gustos, son sobrios.

Sienten un gran respeto por los espacios públicos y mantienen muy limpio su entorno. En los parques y jardines, está todo muy cuidado y no se ve ni un papel.

Son educados, hospitalarios y cordiales pero al mismo tiempo son reservados y celosos de su intimidad. Son muy puntuales y correctos, como los alemanes pero les molesta que se les compare con ellos.

Es un pueblo culto donde la mayoría de sus habitantes habla varios idiomas: inglés, francés y alemán.

Austria

A los austriacos les gusta el silencio y la tranquilidad. En sus calles no se oyen ni las bocinas de los coches ni ruidos en general.

Son amables y corteses, tolerantes y conciliadores (los conductores se paran siempre en los pasos de peatones).

Son amantes de las tradiciones y en Salzburgo es frecuente ver a la gente con sombreros tiroleses así como vestida con el tradicional traje tirolés en fiestas y otros eventos.

Les gusta la buena música clásica y si asisten a la ópera se ponen sus mejores galas. En invierno, por ejemplo, es habitual que hombres y mujeres vayan vestidos de etiqueta, ellos con esmoquin y ellas con traje de cóctel o incluso traje largo de noche. Caminan por la calle, frecuentemente nevada, calzados con botas de nieve, que se quitan para ponerse zapatos elegantes al entrar en el edificio (en el guardarropa hay sitio para dejar los abrigos y las botas).

Países Escandinavos: Dinamarca, Suecia, Noruega

En los Países Escandinavos, la población goza de un alto nivel de vida. Sus habitantes tienen un gran sentido cívico, respetan mucho su entorno, la limpieza de sus calles, los parques y jardines, todo lo público.

Los daneses son de trato afable y tienen buen carácter. Son alegres y hacen gala de un humor muy sutil. Les gusta bromear y contar chistes.

Les gusta la buena comida, las bebidas fuertes y la vida tranquila. Son muy amantes de la conversación.

Son personas cultas. Casi todo el mundo habla inglés.

Los suecos tienen fama de ser personas reservadas, poco habladoras, a las que les gusta beber. Suecia es, junto con Holanda, el país de la tolerancia: nadie se extraña de nada, todas las opiniones se respetan. Siempre dan las gracias por todo, así que si viaja a ese país no olvide decir la palabra “Tack” continuamente. Por ejemplo si acude a una comida como invitado de honor deberá pronunciar en público unas palabras de agradecimiento. Si es usted uno de los comensales, no olvide al despedirse agradecer a su anfitrión la invitación, de otro modo sería una descortesía. En el vestir, les gusta la sencillez.

Los suecos suelen utilizar en los tratamientos el título de su profesión: Señor Arquitecto, Señor Ingeniero,...

Debido a la dureza de su clima, son personas hogareñas que celebran las fiestas y otros eventos en sus casas.

Los noruegos son sencillos en el trato: la mayor parte se tutea y omite los tratamientos. Son personas previsoras (mandan con mucha antelación las invitaciones) y a las que les gusta arreglarse para cualquier ocasión. En un primer momento parecen fríos y distantes pero a medida que toman confianza, su trato se hace más cordial.

Hispanoamérica

El trato social es diferente en cada país pero se pueden encontrar elementos comunes a todos ellos.

En general son personas afectuosas y expresivas, es normal recibir abrazos al ser presentados. Son respetuosos y ceremoniosos al pedir las cosas.

Conceden mucha importancia a la indumentaria pero no les preocupa la puntualidad, es corriente que lleguen tarde a las citas.

Los almuerzos, cenas y reuniones pueden alargarse bastante pues en general son parsimoniosos en su manera de expresarse.

Países Árabes

Las costumbres de los países árabes son muy diferentes a las nuestras. La religión, el Islam, rige la vida cotidiana de la población. El viernes es su día de descanso y están cerradas todas las oficinas de la administración pública.

Durante el Ramadán, los musulmanes ayunan: no comen, ni beben ni fuman hasta la puesta de sol. Pueden trabajar pero téngalo en cuenta si quiere agasajarlos con alguna invitación, tendrá que ser una cena.

En cuanto a las comidas, la religión les prohíbe tomar carne de cerdo o cualquier alimento elaborado con este animal. Los musulmanes tampoco beben alcohol, así que evite hacerlo usted en su presencia y por supuesto no se le ocurra obsequiarles con botellas. Para los brindis toman zumo de naranja.

Son muy hospitalarios y afectuosos. En los saludos se utiliza el apretón de manos pero en la intimidad es frecuente que le saluden con dos besos a los que deberá corresponder. Es muy importante corresponder a su hospitalidad con algún obsequio (menos alcohol).

Es normal que antes de iniciar un negocio le inviten a comer o a beber y también como signo de bienvenida le ofrezcan algo. No se le ocurra rechazar el alimento o bebida que le ofrezcan, sería una afrenta. Es normal que coman utilizando los dedos de la mano derecha, así que si es usted zurdo, dígalo pues no está bien visto utilizar la mano izquierda para saludar y mucho menos para comer. La mano izquierda tampoco se coloca encima de la mesa.

Al sentarse, no hay que enseñar la planta del pie ni que ésta apunte a alguien pues se considera un insulto.

Fumar no está bien visto. No señale ni haga gestos, es una falta de educación.

En cuanto a las distancias, se acercan mucho a sus interlocutores al hablar, pues forman parte de la llamada cultura del contacto. No se aleje, sería una descortesía.

Vaya bien vestido a las citas y si es usted mujer evite los pantalones, los escotes y las faldas cortas.

Las mujeres musulmanas no tienen los mismos derechos que los hombres, así que hay que tener cuidado con el trato que se les da. No es conveniente agasajarlas ni prestarles demasiada atención pues lo pueden considerar ofensivo.

En cuanto al idioma, los hombres de negocios hablan inglés.

Países Orientales

Hacer negocios con países orientales puede parecer una tarea ardua y difícil dado el carácter cerrado y reservado de sus habitantes, pero no es imposible.

China y Japón

Los chinos son muy protocolarios en sus usos sociales. Son trabajadores, hospitalarios y corteses. En las presentaciones son muy formales y serios ya que por un lado tienen un gran sentido del deber y por otro no muestran sus sentimientos en público, por eso no suelen sonreír, tampoco hacen gestos.

Actualmente y debido a la occidentalización de sus costumbres, saludan haciendo una leve inclinación de cabeza al mismo tiempo que dan la mano. La reverencia está en desuso; de todas formas cuando se realiza debe hacerse desde los hombros hasta la cintura y no solamente con la cabeza como los japoneses. Hay que tener en cuenta que cuanto mayor sea la categoría de la persona mayor deberá ser la inclinación.

Pertenecen a la cultura del no contacto. Los chinos no son partidarios del contacto físico, así que hay que evitar tocar al otro, nada de abrazos, palmadas en la espalda y por supuesto nada de besos. No hay que prolongar el apretón de manos ni colocar la otra mano sobre las manos que están saludando ni agarrar el antebrazo de la persona que está dando la mano. Hay que respetar el espacio personal, hay que evitar acercarse demasiado al interlocutor pues las distancias que hay que mantener con las personas son más largas que en otras culturas.

No mire fijamente a los ojos de las personas y al moverse tenga cuidado para no dar a nadie la espalda, pues es una grave falta de cortesía.

Para las reuniones hay que pedir siempre cita previa. Y muéstrese paciente, no tenga prisa ya que es impensable hacer negocios en el primer encuentro. La cita se pedirá a la persona que ocupe el mismo puesto que el directivo que viaja. Sea puntual pues es una grave ofensa hacia las personas que le esperan el llegar tarde. No hable muy alto, sea prudente con su lenguaje corporal, procure ser inexpresivo pues sus gestos podrían ser interpretados erróneamente. Tenga cuidado con los gestos de las manos. Para llamar a alguien hay que utilizar toda la mano abierta y trayendo los dedos hacia usted, cuando se señala se hace con la mano entera y no con el dedo índice. Los pies deben estar siempre juntos en el suelo sin hacer ningún gesto con ellos (empujar un objeto...).

Los chinos suelen presentarse diciendo el cargo que ocupan en la empresa y el nombre de la empresa. Haga usted lo mismo. Ejemplo: Arquitecto Juan Martínez, de la empresa Construcciones y Derribos.

Si usted es presentado a un numeroso grupo de personas (trabajadores de una fábrica, estudiantes, etc.) es normal que le reciban con aplausos y para demostrar su educación debe devolver los aplausos.

Sienten un gran respeto por las personas mayores por eso la persona de más edad es la que inicia las presentaciones y usted deberá saludar primero a esa persona. En las líneas de recepción se utiliza la precedencia de la edad para colocar a las personas. En la cabecera estará la persona de más edad para acabar con la más joven.

En los encuentros comerciales, las tarjetas de visita son muy importantes y se establece un auténtico ceremonial. Para empezar las tarjetas de visita son como las presentaciones, transmiten la imagen de nuestra empresa. Por ello deben estar impresas por ambas caras. En un lado en nuestro idioma o en inglés y por el otro en chino. Hay que tener cuidado en la elección del color de la tinta, pues los colores tienen para ellos significaciones distintas. Los caracteres dorados representan para los chinos la buena suerte y la prosperidad. Hay que disponer de un buen número de tarjetas pues las delegaciones chinas suelen ser numerosas y hay que entregar una tarjeta a cada miembro de la reunión. En cuanto al intercambio de tarjetas, éste tiene lugar al principio de la reunión, se da la tarjeta cogida con las dos manos por las esquinas y con la grafía china a la vista. Debe leer la tarjeta que le entreguen con detalle pues así demostrará su interés. No debe guardarla por debajo del cinturón, en los bolsillos del pantalón o en un bolsillo trasero pues no es educado. Y muy importante, al sostener la tarjeta no tape con el dedo el nombre pues constituye una ofensa.

Cuando se dirija a las personas o se refiera a ellas, tiene que utilizar el apellido y el tratamiento de cortesía correspondiente, se dirigirá siempre a sus colegas con el tratamiento de señor o señora y apellido ya que sólo cuando hay una gran amistad entre las personas o lazos familiares está permitido utilizar el nombre de pila, situación poco frecuente pues son muy formalistas. También se pueden utilizar los títulos profesionales o los cargos en la Administración: Profesor, Alcalde, etc. seguido del apellido.

En cuanto a los temas de conversación, no deberá hacer preguntas personales. No hay que interrumpir a alguien cuando habla. Tenga en cuenta que para los chinos decir “no” es de mala educación, así que habrá que interpretar frases como “quizás”, “lo pensaré” como posibles negativas. Cuando asienten tampoco significa que estén de acuerdo, simplemente que le están comprendiendo.

En cuanto a la forma de vestir, los chinos son sencillos, discretos, prácticos y en los negocios impera el estilo clásico. Por tanto es recomendable el uso del traje con corbata para los hombres y las mujeres evitarán los escotes, las faldas cortas, las joyas muy llamativas y los zapatos de tacón altos (el pueblo chino es normalmente de menor estatura que el occidental, por ello no conviene situarse muy por encima de ellos), así como el exceso de maquillaje. Para la mujer la prenda más adecuada es el traje de chaqueta o una falda y blusa combinadas.

En cuanto a la celebración de comidas de negocios, los chinos suelen preferir las cenas para agasajar a sus invitados ya que se dispone de mayor tiempo. No se habla de negocios en la mesa pues consideran el momento de la comida como un tiempo de ocio. Al llegar al restaurante deberá esperar a que le indiquen donde debe sentarse pues tienen muy en cuenta la jerarquía. El miembro de mayor edad tiene un sitio preferente y los demás comensales se colocan en función de su importancia. El anfitrión marca el inicio de la comida, dando un sorbo a su copa y brindando por todos los presentes. Siguiendo la tradición, el anfitrión tomará el mejor trozo de su plato y lo depositará en el plato de su invitado de honor, como gesto de cortesía. Utilizan palillos para comer y aprecian mucho que sus invitados también los usen. Los palillos sirven para llevar la comida a la boca pero no se introducen en ella. Tenga cuidado en que no se le caigan pues es un signo de mala suerte. Los banquetes en China constan de muchos platos que se colocan en el centro de la mesa. Coma un poco de cada uno de ellos pero pruébelos todos.

En las relaciones comerciales es frecuente realizar obsequios. Dado que sus costumbres son diferentes a las nuestras, cuide al máximo esta cuestión. Los regalos siempre deben ir envueltos pero no utilice el blanco ya que es el color del luto, ni tampoco el verde (significa adulterio), ni el negro, evite el número cuatro pues es el número de la muerte. Los regalos se entregan sosteniéndolos con ambas manos y si sólo es uno hay que entregarlo al representante de mayor nivel especificando que es para todos. Ahora en el caso de hacer regalos individuales, entregue obsequios a todos los miembros de la delegación. Ellos por su parte le darán las gracias pero no los abrirán al recibirlos pues lo habitual es que los abran en privado.

En cuanto a los japoneses, las pautas indicadas con respecto a los chinos son también aplicables a ellos.

India

Gran parte de la población india, debido a la colonización, habla además de su lengua, inglés. La forma de saludar es como en occidente, un apretón de manos, aunque también se saluda uniendo la palma de su mano con la de ellos.

Las cuestiones relativas a las comidas son importantes. No se debe utilizar la mano izquierda para dar o aceptar comida. Es habitual también coger la comida con una especie de pan plano (chapati) y no utilizar cubiertos.

Son personas nobles y muy sensibles, así que procure no herir sus sentimientos con comentarios acerca de la pobreza de su país y similares. No ponga cara de desagrado ante determinadas situaciones. Sea muy respetuoso en los templos.

El té es la bebida nacional, no lo rechace si se lo ofrecen.

En las grandes ciudades, la circulación es un auténtico caos, donde casi no existen las normas. Sea paciente ya que es frecuente encontrarse con una vaca en medio de la calzada y hasta que no se aparte, su viaje no podrá continuar.