Il est possible d’automatiser la rédaction de ces bouts de texte pour gagner encore quelques précieuses secondes qui, mises bout à bout feront gagner un temps précieux.

Le site américain Lifehacker propose un petit logiciel gratuit du nom de Texter qui permet de paramétrer ses propres raccourcis (textes ou scripts) et de les activer selon plusieurs méthodes que je vous laisse découvrir directement sur le site…
Voici une petite vidéo de présentation de la fonctionnalité de base (des fonctions étendues sont aussi disponibles):

PhraseExpress est un autre logiciel du genre (gratuit pour un usage non commercial)

On se fixe régulièrement de petites tâches qu’on prévoit de réaliser au cours de la journée ou de la semaine, pour lesquelles on ne trouve pas le temps nécessaire et qu’on remet systématiquement au jour suivant ou à la semaine suivante.

Parfois on finit par remettre au lendemain tellement de tâches prévues qu’on à l’impression de ne plus avoir de temps pour soi et de ne pas avancer dans ses projets ou même dans la vie d’une manière plus large.

Combien de listes de tâches traînent sur votre bureau, dans vos tiroirs ou dans votre agenda ?

Combien de projets personnels occupent votre esprit et vous frustrent lorsque vous vous rendez compte que ces projets traînent depuis des mois, voir des années ?

Même à l’échelle d’une journée, on se laisse bien trop souvent envahir par ces tâches inachevées:

Si à la fin d’une journée on n’a pas été capable de terminer les tâches importantes prévues, un sentiment de frustration et de culpabilité vient nous miner avec des conséquences plus ou moins importantes selon les personnes (insomnie ou sommeil de mauvaise qualité, perte de motivation, déprime voire même parfois dépression à plus ou moins long terme, parfois agressivité envers son entourage…).

Comment espérer pouvoir surmonter ses tâches inachevées et combler son retard si on se fixe encore des objectifs supplémentaires pour la journée en cours tout en nourrissant notre propre frustration et démotivation de la veille ?

Pourquoi systématiquement chercher à surcharger notre emploi du temps quotidien quand on sait pertinemment qu’on n’aura pas le temps de réaliser toutes ces actions au cours de sa journée ou de sa semaine et qu’on devra en subir les conséquences sur notre qualité de vie ?

Au contraire, quand exceptionnellement on parvient à finaliser une tâche importante, un sentiment de victoire et de bien-être nous envahit et nous donne encore plus d’énergie et de motivation pour s’attaquer aux tâches suivantes.

Selon que l’on choisisse une voie ou l’autre, c’est un cercle infernal ou au contraire un cercle vertueux… Mais attention à ne pas transformer ces petits succès quotidiens en objectifs inatteignables les jours suivants !

1) Le premier travail à faire est probablement d’être réaliste et de ne pas devenir un tyran pour soi-même:

• en sélectionnant les tâches véritablement importantes pour ses propres objectifs à plus long terme
• en limitant à ce qu’il est possible de réaliser dans le temps disponible
• en tenant compte de son état de fatigue
• en tenant compte des imprévus éventuels qui pourraient survenir au cours de la journée

2) Le deuxième objectif pour parvenir à surmonter la frustration engendrée par l’accumulation de tâches inachevées est de commencer sa journée en s’attaquant immédiatement aux tâches prévues sans passer par la case email ou recherche sur Internet qui sont des activités chronophages qui nous enferment dans la non-action ! Combien de personnes passent leur journée à surfer au travail ou à lire leurs emails ? Quel est l’intérêt de chercher à occuper son temps avec des activités aussi peu constructives quand on peut avancer efficacement sur ses projets ?

Par ailleurs, il faut faire cesser la tyrannie des emails soit disant urgents… Il n’y a aucune raison qu’un email important soit arrivé la veille au soir…et même si cela était le cas, les tâches prévues pour la journée doivent avoir la priorité ! Autant se fixer des plages horaires pour la consultation de ses emails, par exemple juste avant d’aller déjeuner vers 11h30.

3) Il est impératif de s’attaquer en premier aux tâches qui nous rebutent le plus pour terminer par celles qui sont les plus agréables.

Non seulement cela sera plus bénéfique à notre sentiment d’achèvement tout au long de la journée, mais cela nous motivera d’autant plus à terminer chaque tâche dans un temps limité pour rapidement passer à quelque chose de plus agréable (qui voudrait voir une tâche désagréable durer ?).

On peut faire une analogie avec un sac à dos rempli: En se déchargeant au plus vite de tout ce qui pèse le plus lourd, on est plus léger et on peut avancer plus vite…

Mais on peut aussi voir les tâches les plus agréables comme une carotte pour nous faire avancer…

4) Ne surtout pas chercher la perfection ou le détail.

Que ce soit par souci de perfection ou simplement par excuse pour ne pas passer à une tâche qui nous rebute ou qu’on craint, on a systématiquement tendance à faire durer la tâche ou le projet en cours ! La perfection n’est pas de ce monde, et chaque tâche achevée procurera une motivation supplémentaire pour la suite, donc autant la terminer au plus vite !

La loi de l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto s’applique tout à fait ici: 80% du travail est réalisé en 20% du temps, et les 20% du travail restant consomment généralement 80% du temps… Il est inutile de chercher la perfection des 100%. Les 80% achevés en 20% du temps seront suffisants et procureront plus de temps pour les autres tâches, pour un bénéfice et une satisfaction plus importants que ce soit pour vous-même ou pour tout ceux qui vous ont demandé certaines tâches qu’ils verront achevées en un temps record !

5) Ne pas se laisser perturber et ne pas chercher à commencer une autre tâche tant que celle que nous avons commencée n’est pas achevée !

Il est nécessaire de s’organiser pour ne pas se laisser distraire (notamment par ses alertes emails, qu’il faut désactiver) ou par son envie de faire autre chose (ça ne prendra que 2 minutes de vérifier l’orthographe d’un mot sur Internet…et voilà…30 minutes plus tard on réalise qu’on a oublié notre tâche principale !).

Si quelqu’un vient vous interrompre, vous pouvez tout à fait lui indiquer que vous devez terminer ce que vous êtes en train de faire dans un temps donné… la personne qui était venue vous voir peut revenir plus tard ou vous envoyer un email que vous lirez ultérieurement. Les personnes qui vous appellent peuvent laisser un message que vous consulterez pendant la plage horaire que vous aurez allouée à la consultation de vos messages…Bien évidemment, il faudra appliquer une certaine discipline et une bonne dose de diplomatie pour arriver à ne pas se laisser perturber et interrompre sans pour autant brusquer son entourage…

6) Prévoir des plages de repos, de consultation de ses messages, et du temps pour les imprévus.

Il serait totalement utopique de croire qu’il est possible de consacrer 100% de son temps aux tâches prévues dans une journée. Il faut prévoir un temps de repos  ou de divertissement régulier (par exemple 5 minutes toutes les heures) et effectivement respecter ces temps de détente ainsi que leur durée.

Etant donné qu’il est nécessaire de ne pas se laisser interrompre, il faudra planifier des plages horaires consacrées au traitement de ses messages tant emails que vocaux. Ces plages horaires doivent être suffisamment limitées pour se forcer à répondre de manière efficace sans perdre son temps dans d’interminables réponses…Pourquoi ne pas prévoir 30 minutes avant d’aller déjeuner (entre 11h30 et midi) pour éviter d’avoir l’esprit occupé pendant la matinée, puis entre 17h30 et 18h avant de partir du bureau, de manière à pouvoir planifier des actions attendues pour le lendemain….

Enfin, il faut accepter que des imprévus (un accident, une urgence réelle, …) puissent survenir et ainsi garder un peu de temps pour les gérer (temps qui pourra par ailleurs servir à avancer sur les tâches du lendemain, s’il s’avère finalement disponible…).

En appliquant progressivement cette stratégie en 6 points, vous pourrez petit à petit surmonter les frustrations des tâches inachevées du quotidien, tout en avançant vers vos objectifs et projets à plus long terme.

Le plus beau dans cette stratégie, c’est qu’on peut l’appliquer à ses tâches et projets quotidiens, comme aux frustrations plus profondes de son existence !

Souvent, les regrets ou les frustrations de notre existence sont liées à des tâches inachevées qu’ont peut parfois débloquer en très peu de temps, pour peu que l’on décide de passer à l’action, même si une part de risque et d’appréhension subsiste !

On regrette de ne jamais avoir osé dire ou faire quelque chose pour quelqu’un qui nous tenait à cœur ou au contraire nous polluait l’existence ? Pourquoi ne pas le faire, sereinement et sans se faire tout un film…

On regrette de ne pas avoir proposé une idée ou posé une question. Même si cette idée ou cette question s’avéraient peu intéressantes, la frustration de ne pas s’être exprimé sera dans tous les cas plus longue que ce qu’un ego endurerait à court terme (qu’est-ce qu’une petite gène passagère ?)… autant s’exprimer… le bénéfice est plus important dans tous les cas !

On regrette de ne pas avoir osé se lancer dans un projet par peur de manquer de compétences ou de temps (mais la compétence ne s’acquière-t-elle pas par l’expérience ?).

Que ce soit au quotidien ou tout au long d’une vie, on se fixe bien souvent des barrières psychologiques pour éviter le risque ou la confrontation de l’inconnu alors que c’est justement dans ces situations inattendues qu’on développe ses compétences, ses capacités et sa motivation ! Alors, passons à l’action !

Crédits photo: sergiok / antwerpenR / h.koppdelaney / reway2007/ Mzelle Biscotte / ntenny

Si vous utilisez le calendrier de Google pour gérer votre emploi du temps, vous savez déjà qu’il est possible de recevoir des alertes par email pour vous rappelez les événements ou rendez-vous importants.

Mais quoi de mieux pour commencer une journée productive que d’avoir un rappel de tout ce qui est prévu au cours de cette journée ?

Le fameux réflexe qui consiste à commencer par lire ses emails chaque matin n’est pas ce qu’il y a de plus productif ! Mieux vaut commencer immédiatement par ce que nous avions prévu de réaliser dans la journée dès le saut du lit ou presque…

Google propose une solution toute simple pour progressivement balayer ce vieux réflexe de la lecture matinale des emails pour passer immédiatement à ce qui rend une journée productive: les actions et la préparation des événements prévus la veille.

Il est ainsi possible de paramétrer Google Agenda pour recevoir chaque matin par email un récapitulatif du planning de la journée.

1) Aller dans le menu de votre Agenda et sélectionner l’option Notifications:

2) Cocher la réception du planning quotidien et enregistrer les paramètres:

C’est aussi simple que celà ! Désormais, vous recevrez par email chaque matin à 5h le planning de votre journée !

Si en plus vous utilisez Outlook en plus des services Google, sachez que vous pouvez synchroniser votre agenda Outlook et celui de Google automatiquement avec Google Sync, y compris avec votre téléphone mobile.

L’idée de base est simple : nous assister à gérer les priorités en identifiant nos contacts les plus importants en fonction de nos habitudes. Idéel pour être plus efficace et gagner du temps dans le traitement de ses emails et la lecture de ses actualités préférées !

Typiquement, Gist détectera lequel de vos clients est le plus important et fera en sorte que vos échanges avec ce contact soient classés avec une priorité élevée. Gist vous informera également avec le même niveau de priorité si une actualité concernant ce client ou son entreprise venait à être publiée !

Il est évidamment possible d’affiner ces priorités et d’ajuster le classement automatique de Gist pour qu’il s’améliore avec le temps pour vous rendre le traitement de vos emails et de vos sources d’informations encore plus efficace et proche de vos priorités !

Gist est encore en version beta et pas encore totalement ouvert à tous, mais ce service devrait être une arme redoutable d’efficacité pour la gestion d’une activité sur le web, que ce soit pour communiquer ou pour faire de la veille.

En attendant, voici une présentation de Gist datant déjà de Décembre 2009:

Demander une invitation pour tester Gist en version beta.

Le site de Gist

Le blog de Gist

Mais il est préférable d’éviter la surcharge de documents ou d’objets inutiles ou rarement utiles dans son environnement de vie ou dans son environnement de travail.

En effet, limiter le nombres d’objets dans son espace permet de mieux se concentrer et donc naturellement d’être plus efficace sur ce qu’on a à faire.

Il est donc préférable de jeter tout ce qui ne sert pas, faire le tri autour de soi !

Typiquement, les nombreux manuels, guides et modes d’emploi peuvent éventuellement servir un jour, mais cela restera très rare… autant en avoir une version électronique accessible quelque part sur Internet et jeter tous ces manuels papiers qui nous encombrent !

Il existe justement des sites spécialisés qui recensent les manuels et modes d’emploi en version électronique !

Mon conseil: téléchargez les et stockez les dans un espace en ligne bien à vous…ainsi, si un jour vous en avez réellement besoin, vous ne perdrez pas de temps à les chercher et à les retrouver…

Vous pouvez notamment trouver les manuels, notices et modes d’emploi de vos différents gadgets et appareils au format PDF sur les sites de support des différents fabricants, mais aussi sur:

• http://mesnotices.fr/
• http://www.manuel-notice.fr/
• http://www.mode-d-emploi.com/

Voici donc 2 astuces pour optimiser Windows et réduire drastiquement le temps de fermeture de Windows XP.

1) Si vous en avez marre d’attendre plusieurs dizaines de secondes lors de la fermeture de Windows XP, il est possible de forcer Windows à fermer les applications et services qui bloquent :

• Editer le registre ( Démarrer > Exécuter > Tapez regedit )
• Aller à la clé de registre HKEY_CURRENT_USER \ CONTROL PANEL \ DESKTOP
• Modifier l’entrée “AutoEndTasks” dans la partie de droite ( Clique droit > Modifier )
• Saisir la valeur 1 à la place de 0

2) Il est également possible de réduire le temps de fermeture des services à une ou deux secondes :

• Editer le registre ( Démarrer > Exécuter > Tapez regedit )
• Aller à la clé de registre HKEY_LOCAL_MACHINE \ System \ CurrentControlSet \ Control
• Dans la fenêtre de droite, identifier la valeur WaitToKillServiceTimeOut
• Si cette entrée n’existe pas,  il faut la créer
  • créer nouvelle valeur
  • type “chaîne”
  • nom “WaitToKillServiceTimeOut”
  • valeur 2000 (ce qui correspond à 2000 ms, soit 2 secondes)
• Si cette entrée existe, remplacer la valeur qui correspond au temps de fermeture des services en milli-secondes. Sur XP, la valeur par défaut est configurée à 20000 millisecondes, soit 20 secondes. Il faut par exemple la remplacer par 2000 ( soit 2s ).

A voir également dans la série “Optimisation de Windows pour gagner en efficacité”:

• Optimiser le temps de chargement de Windows (1)
• Optimiser le temps de chargement de Windows (2)

Pour gagner en efficacité il est préférable de sélectionner avec minutie les services web que vous allez utiliser et éviter de perdre du temps à tester toutes les nouveautés…

Il est facile de succomber aux sirènes des trop nombreux services web gadgets qui ne proposent pas de réelle valeur ajoutée, ou une valeur ajoutée tellement spécifique qu’au final vous perderez du temps à vouloir les utiliser.

Inutiles également de vouloir systématiquement tester tous les nouveaux site web, sachant que vous utilisez déjà un service web similaire qui vous donne entière satisfaction ou pour lequel vous n’avez pas encore exploré toute l’étendue des possibilités offertes ! Dans ce cas, il est peut-être plus intéressant d’utiliser votre temps à tester l’ensemble des fonctionnalités proposées par le service web que vous utilisez déjà régulièrement…

D’une manière générale, concentrez vous sur l’essentiel et sur ce qui vous semble pouvoir vous faire clairement gagner du temps et de l’efficacité dans votre organisation quotidienne.

Posez-vous les questions suivantes avant de tester un service web 2.0:

1. Suis-je simplement curieux (mon côté geek) ou peut-il y avoir une réelle valeur ajoutée à utiliser ce service ? (Définissez cette valeur ajoutée !)
2. Ais-je déjà un service web similaire qui me donne déja entière satisfaction ou pour lequel je n’ai pas encore exploré toutes les possibilités ? (Définissez les fonctionnalités réellement utiles que vous aimeriez avoir et vérifiez si elles ne sont pas déjà proposées par le service que vous utilisez !)
3. Suis-je prêt à payer pour pouvoir utiliser ce serice ou s’agit-il d’un simple gadget ?

Un dernier conseil: si vous utilisez un site web quotidiennement et qu’il vous rend effectivement service, passez dans la mesure du possibile à la formule payante. Pourquoi ? Simplement parceque psychologiquement, le fait de payer vous motivera à l’utiliser au mieux !

Mais au delà de l’aspect purement psychologique, optimiser les performances, le temps de chargement et la réactivité de Windows permet de gagner de précieuses secondes dans son utilisation quotidienne de son PC. Ces précieuses secondes économisées cumulées sur des années d’utilisation, ne sont pas si négligeable qu’on pourrait le penser…surtout si on cherche à optimiser son temps dans d’autres domaines.

Bref, il est donc possible d’optimiser le temps de chargement de Windows en désactivant certaines options et c’est l’objet d’une petite série d’astuces que je vous propose régulièrement.

Après vous avoir proposé d’optimiser le temps de chargement de Windows en désactivant le chargement du logo Windows au démarrage, voici une autre astuce qui permet d’éviter que Windows défragmente systématiquement les fichiers de démarrage.

Optimiser Windows XP en désactivant la défragmentation systématique des fichiers de démarrage:

1. Menu Démarrer (Start)
2. Exécuter (Run)
3. Taper Regedit puis valider
4. Dans l’éditeur de registre qui s’ouvre alors, aller sur HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Dfrg\BootOptimizeFunction
5. Cliquez sur la valeur Enable à droite, et modifier là en remplaçant le Y par N
6. Valider (OK), ferme l’éditeur de registre et redémarrer votre PC.

Désormais, il n’y aura plus de défragmentation automatique des fichiers de démarrage et Windows devrait démarrer plus vite. Pensez malgré tout à effectuer une véritable défragmentation de votre disque dur de temps en temps.

Optimiser le temps de chargement de Windows (1)

Je vous proposerai donc régulièrement des astuces pour optimiser le temps de chargement ou la rapidité et la réactivité de Windows d’une manière générale.

L’astuce du jour (estampillée astuce numéro 1) consiste simplement à désactiver le chargement du logo Windows au démarrage.

Optimiser Windows XP en désactivant l’affichage au démarrage:

1. Clic droit sur l’icone du Poste de Travail (Workstation)
2. Menu Propriétés (Properties)
3. Onglet Avancé (Advanced)
4. Paramètres (Settings) dans la zone “Démarrage et récupération” (Startup and Recovery)
5. Bouton Editer (Edit)
6. Dans le fichier qui s’ouvre, ajouter simplement /noguiboot à la suite de l’option /fastdetect
7. Sauvegarder le fichier (raccourci claver ctrl-s) et appliquer les changements

Optimiser Windows Vista en désactivant l’affichage au démarrage:

1. Bouton Vista (ancien bouton Démarrer)
2. Exécuter (Run)
3. taper msconfig puis valider
4. onglet BOOT.INI
5. cocher /NOGUIBOOT

Au redémarrage de Windows, aucun élément graphique ne sera affiché pendant le chargement…ce qui vous fera gagner de précieuses secondes. Vous voilà avec un Windows optimisé pour démarrer plus vite !

En face à face, cela peut encore être gérable (et encore…), mais par email, organiser un meeting à plusieurs peut vite devenir un enfer, et cela se complexifie d’autant plus que le nombre de participants attendus est élevé…

On envoie un premier mail avec quelques dates disponibles dans son propre agenda, puis on reçoit quelques réponses de dates possibles pour ses collaborateurs qu’on doit soi-même traiter pour vérifier si une date convient bien… Bien souvent les réponses ne correspondent pas et il faut proposer de nouvelles dates. Et cela est sans compter les retardataires qui répondent après tout le monde en proposant une date qui, entre temps a déjà été réservée pour autre chose dans votre agenda…

Et bien il existe un service web simple et efficace qui permet de s’accorder très simplement sur une date et une heure de réunion sans avoir à gérer quoi que ce soit !

Doodle (c’est son petit nom) permet effectivement de proposer toutes les dates possibles de son propre agenda, puis d’envoyer un simple lien à ses collaborateurs qui visualiseront:

• en vert les dates possibles
• en rouge les dates où vous n’êtes pas disponible

Chaque collaborateur ou ami peut alors simplement ajouter son prénom et cocher les dates ou les plages horaires auxquelles il est disponible.

La prochaine personne qui viendra s’inscrire verra alors toutes les réponses déjà enregistrée avec une synthèse des dates possibles pour tous…

Il ne reste alors plus à l’organisateur qu’à revenir pour vérifier quelle date est possible pour tout le monde et à envoyer une confirmation générale…

De la même manière Doodle permet de se synchroniser entre amis pour faire un choix à plusieurs, quelque soit le domaine:

• le choix d’un cadeau pour un ami commun
• le choix d’un restaurant pour une soirée
• le choix d’un menu pour un déjeuner d’affaire
• le choix d’un nom de produit, d’un nom de marque
• etc…

Cerise sur le gâteau, Doodle ne nécessite pas d’inscription pour être utilisé, même si cela peut être pratique pour modifier un événement par exemple…