Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz und das Bundesfinanzministerium haben die Einführung einer Gesellschaft mit gebundenem Vermögen als neue Rechtsform für Unternehmen vorgeschlagen. Gefördert werden soll nachhaltiges, an langfristigen Zielen orientiertes Unternehmertum. Unternehmer sollen durch die Wahl der neuen Rechtsform sicherstellen können, dass erwirtschaftete Gewinne dauerhaft in der Gesellschaft verbleiben.

Vermögensbindung

In der Gesellschaft mit gebundenem Vermögen (GmgV) soll das Vermögen in der Gesellschaft verbleiben. Gewinne werden daher nicht ausgezahlt, sie sollen stattdessen reinvestiert werden. Insbesondere in Fällen der Unternehmensnachfolge soll so sichergestellt werden, dass das Unternehmen nicht aufgrund kurzfristigen Gewinninteresses zerlegt oder veräußert wird. Auch verdeckte Gewinnausschüttungen sollen nicht möglich sein, also etwa durch Boni für geschäftliche Erfolge oder Darlehen an die Gesellschaft, für die diese hohe Zinsen zahlt. Die Rechtsform und die Vermögensbindung sollen nicht mit der Satzung verändert werden können.

Organisation

GmgV sollen wie Genossenschaften mitgliedschaftlich organisiert sein: Es soll sich also um Gesellschaften handeln, bei denen man zwar Mitglied sein kann, an denen man aber keine Anteile kaufen kann. Es soll dabei anders als bei Genossenschaften keine Mindestanzahl an Mitgliedern geben. Ein Mitglied als Vorstand soll bei Gründung einer GmgV ausreichen.

Die Gründung einer GmgV

Die Gründung einer GmgV soll mit einem geringen Kapitaleinsatz einfach und unkompliziert möglich sein. Die GmgV soll als eigenständige Gesellschaftsform neben den klassischen Kapitalgesellschaften wie der GmbH oder der AG bestehen. Es findet entsprechend dem Genossenschaftsrecht eine Gründungsprüfung durch einen Prüfungsverband statt.

Die Besteuerung einer GmgV

Die Besteuerung der GmgV soll sich an die Regelungen für Genossenschaften anlehnen. Für Gewinne sollen Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer anfallen. Dividenden werden nicht besteuert, da es keine Gewinnausschüttungen an die Gesellschafter gibt. Die GmgV soll dadurch genauso besteuert werden wie bereits nach geltendem Recht eine GmbH oder AG, wenn ihre Gesellschafter den Gewinn bei dieser reinvestieren, statt ihn an sich ausschütten zu lassen. Es soll also keine steuerlichen Privilegierungen oder Diskriminierungen geben.

Es soll eine turnusmäßige Ersatzerbschaftsteuer bei der GmgV anfallen, da es keine Vererbung der Gesellschaftsanteile geben kann. Die GmgV soll insoweit wie eine Familienstiftung behandelt werden. Das geltende Recht unterwirft diese alle 30 Jahre der Ersatzerbschaftsteuer.

Ausblick

In einem nächsten Schritt soll ein Austausch über das Rahmenkonzept mit Ländern, Fachkreisen und Verbänden stattfinden. Auf der Grundlage dieser Gespräche sollen die Regelungen zu einem praxistauglichen Gesetzesentwurf weiterentwickelt werden.

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1. Analyse: Die Vakanz präzise verstehen

Bevor eine Stelle ausgeschrieben wird, sollte die Geschäftsführung die Vakanz inhaltlich durchdringen. Was genau hat die bisherige Führungskraft geleistet? Welche Aufgaben davon sind wirklich strategisch notwendig, und welche ließen sich anders organisieren?

1.1 Rollenprofil und Bedarfsanalyse

Die Frage, ob eine Stelle eins zu eins wiederbesetzt werden soll, lohnt sich in fast jedem Fall. Unternehmen verändern sich, und eine Vakanz bietet die Gelegenheit, das Führungsmodell zu überdenken. Konkrete Punkte für die Analyse:

• Welche Ziele soll die Führungskraft in den ersten zwölf Monaten erreichen?
• Wo lagen in der Vergangenheit strukturelle Schwachstellen in diesem Bereich?
• Welche fachlichen Schwerpunkte sind unverzichtbar, welche wünschenswert?

1.2 Stakeholder einbinden

Neben der Geschäftsführung sollten Bereichsleiter und, falls vorhanden, Gesellschafter frühzeitig in die Rollendefinition eingebunden werden. Unterschiedliche Erwartungen an die neue Führungskraft lassen sich so aufdecken, bevor sie im Auswahlprozess zu Konflikten führen.

2. Vorbereitung: Anforderungsprofil und Suchstrategie festlegen

Ein scharfes Anforderungsprofil ist die Grundlage jeder erfolgreichen Besetzung. Es unterscheidet sich von einer klassischen Stellenbeschreibung dadurch, dass es nicht nur Aufgaben listet, sondern Kompetenzen, Persönlichkeitsmerkmale und Führungserfahrung gewichtet.

2.1 Must-haves und Nice-to-haves trennen

Erfahrungsgemäß werden Anforderungsprofile zu lang und zu anspruchsvoll formuliert. Das schreckt geeignete Kandidaten ab und führt zu einem zähen Auswahlprozess. Bewährt hat sich die klare Trennung in absolute Voraussetzungen und ergänzende Wünsche.

2.2 Suchkanal-Mix festlegen

Führungspositionen werden selten über klassische Stellenanzeigen besetzt. Je nach Seniorität und Spezialisierung kommen Executive Search, das eigene Netzwerk, Direktansprache oder die Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Personalberatung infrage. Laut der Personalberatung aus Düsseldorf gilt bei der Besetzung von Führungspositionen, dass passive Kandidaten, also solche, die nicht aktiv suchen, oft die qualifiziertesten Profile mitbringen und deshalb gezielt angesprochen werden müssen.

3. Suche und Erstansprache: Den richtigen Kandidatenkreis erschließen

Mit einem klaren Profil und definierten Suchkanälen beginnt die eigentliche Kandidatensuche. Dieser Schritt erfordert sowohl Geduld als auch ein professionelles Auftreten nach außen.

3.1 Employer Branding als Erfolgsfaktor

Führungskräfte prüfen Unternehmen ebenso gründlich, wie Unternehmen Kandidaten prüfen. Der erste Eindruck entsteht oft über eine LinkedIn-Präsenz, die Unternehmenswebsite oder Bewertungsplattformen. Eine GmbH, die eine Führungskraft Vakanz Besetzen möchte, sollte deshalb vorab prüfen, wie sie nach außen wirkt.

3.2 Direktansprache strukturieren

Bei der Direktansprache über Netzwerke oder über einen externen Dienstleister kommt es auf Ton und Inhalt der ersten Nachricht an. Allgemeine Massennachrichten wirken unprofessionell. Eine personalisierte Ansprache, die zeigt, warum genau diese Person für diese Rolle relevant sein könnte, erzielt deutlich bessere Rückmeldungen.

4. Auswahlprozess: Kandidaten systematisch bewerten

Ein strukturierter Auswahlprozess schützt vor subjektiven Bauchentscheidungen und stellt sicher, dass alle relevanten Kompetenzen tatsächlich geprüft werden.

4.1 Mehrstufige Interviews einsetzen

Bewährt hat sich ein dreistufiges Verfahren: ein erstes Kennenlerngespräch zur Klärung von Motivation und Grundvoraussetzungen, ein tiefes Fachgespräch mit konkreten Situationsfragen, und ein abschließendes Gespräch mit der Geschäftsführung und gegebenenfalls weiteren Entscheidungsträgern.

4.2 Eignungsdiagnostik und Referenzen

Für Führungspositionen empfiehlt sich der Einsatz validierter Eignungsdiagnostik, etwa strukturierte Persönlichkeitsfragebögen oder Fallstudien. Referenzgespräche mit früheren Vorgesetzten oder Kollegen liefern häufig Erkenntnisse, die im Interview nicht sichtbar werden. Wichtig: Referenzen immer erst nach Zustimmung des Kandidaten einholen.

5. Entscheidung und Angebot: Den richtigen Kandidaten gewinnen

Die eigentliche Auswahlentscheidung wird oft unterschätzt. Wer zu lange wartet oder ein Angebot zu zögerlich formuliert, verliert qualifizierte Kandidaten an den Wettbewerb.

5.1 Interne Entscheidungsfindung beschleunigen

Klare Zuständigkeiten und ein vorher definiertes Entscheidungsgremium verhindern, dass interne Abstimmungen den Prozess unnötig in die Länge ziehen. Für GmbHs mit Gesellschafterstruktur empfiehlt sich, die Entscheidungskompetenz vorab schriftlich festzulegen.

5.2 Vertragsgestaltung und Onboarding-Perspektive

Ein überzeugendes Angebot geht über das Gehalt hinaus. Variable Vergütungsbestandteile, Entwicklungsperspektiven, Ausstattung und Flexibilität spielen bei Führungskräften eine wichtige Rolle. Bereits im Angebotsgespräch sollte die GmbH signalisieren, wie das Onboarding aussieht und wie die neue Führungskraft in ihrer Rolle unterstützt wird.

6. Onboarding: Die neue Führungskraft erfolgreich integrieren

Eine besetzte Stelle ist noch kein Erfolg. Erst wenn die neue Führungskraft produktiv arbeitet und im Unternehmen akzeptiert wird, ist der Prozess abgeschlossen.

6.1 Strukturierter Einarbeitungsplan

Ein Einarbeitungsplan für die ersten 90 Tage gibt Orientierung und schafft frühzeitig erste Erfolgserlebnisse. Er sollte klare Meilensteine, Gesprächspartner und Informationsquellen beinhalten.

6.2 Regelmäßige Check-ins in der Probezeit

Führungskräfte, die in der Probezeit wenig Feedback erhalten, entwickeln häufig ein falsches Bild davon, wie ihre Arbeit wahrgenommen wird. Regelmäßige, offene Gespräche zwischen Geschäftsführung und neuer Führungskraft in den ersten sechs Monaten reduzieren das Risiko von Fehlanpassungen erheblich.

Typische Fehler beim Besetzen einer Führungskräfte-Vakanz

Folgende Fehler führen immer wieder dazu, dass Besetzungen scheitern oder sich unnötig verzögern:

• Zu schnelle Ausschreibung ohne vorherige Rollenanalyse, sodass das Profil nicht zur tatsächlichen Aufgabe passt
• Überhöhte Anforderungsprofile, die den Kandidatenkreis unrealistisch einengen
• Fehlende interne Kommunikation über die Vakanz, sodass Teams verunsichert werden
• Vernachlässigung passiver Kandidaten, weil ausschließlich auf aktiv Suchende gesetzt wird
• Zu lange Entscheidungsprozesse, die qualifizierte Kandidaten zum Abspringen bewegen
• Kein strukturiertes Onboarding, das dazu führt, dass neue Führungskräfte sich alleingelassen fühlen
• Fehlende Referenzprüfung, weil der Prozess unter Zeitdruck steht

Praktische Checkliste: Führungskräfte-Vakanz strukturiert besetzen

1. Vakanz analysieren: Rolleninhalt, strategische Notwendigkeit und Veränderungsbedarf klären
2. Stakeholder einbinden: Erwartungen von Geschäftsführung, Gesellschaftern und Bereichsleitern abgleichen
3. Anforderungsprofil erstellen: Must-haves und Nice-to-haves klar trennen
4. Suchstrategie festlegen: Direktansprache, Netzwerk, Executive Search oder externe Beratung prüfen
5. Employer Branding prüfen: Außenwirkung auf Kandidaten aktiv gestalten
6. Kandidatensuche starten: Aktive und passive Kandidaten ansprechen
7. Auswahlprozess strukturieren: Mehrstufige Interviews und Eignungsdiagnostik einsetzen
8. Referenzen einholen: Gesprächspartner aus früheren Stationen kontaktieren
9. Entscheidungsgremium definieren: Zuständigkeiten intern vorab klären
10. Angebot formulieren: Gehaltsrahmen, Variable und Entwicklungsperspektiven benennen
11. Onboarding-Plan erstellen: Erste 90 Tage mit Meilensteinen und Gesprächspartnern strukturieren
12. Check-ins in der Probezeit: Regelmäßige Feedbackgespräche im Kalender verankern

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Zur Werterhöhung von Anteilen an einer Kapitalgesellschaft als Schenkung

Der Fall und das Urteil

An einer GmbH waren ein Vater mit 40 Prozent und seine beiden Söhne mit jeweils 30 Prozent beteiligt. Mit Vertrag vom 15.1.2013 verkaufte der eine Sohn seine GmbH-Anteile im Nennwert von 30.000 Euro mit Wirkung zum 1.11.2017 an die GmbH oder einen von ihr zu benennenden Dritten.

Es wurde ein Kaufpreis in Höhe von 2,1 Mio. Euro unter Anrechnung etwaiger nach dem Zeitpunkt der Beurkundung erfolgender Gewinnausschüttungen vereinbart.

Der Vater verstarb im Jahr  2013. Mit notariellem Vertrag vom 31.1.2018 erklärte der andere Sohn als verbliebener GmbH-Gesellschafter und vollmachtloser Vertreter seines Bruders die Abtretung der mit Wirkung zum 1.11.2017 verkauften GmbH-Anteile an die Gesellschaft, die er in seiner Funktion als alleinvertretungsberechtigter Geschäftsführer auch annahm; der Bruder genehmigte die Abtretungserklärung am 29.5.2018 vor einem Notar.

Ausgangspunkt des Finanzamts

Das Finanzamt (FA) ging aufgrund der Werterhöhung der Anteile von einer gemischten Schenkung unter den Brüdern aus und setzte gegen den verbliebenen GmbH-Gesellschafter Schenkungsteuer fest, da der gezahlte Kaufpreis deutlich unter dem gemeinen (steuerlichen) Wert gemäß Bewertungsgesetz lag.

Dieser wandte ein, dass er mit seinem Bruder zerstritten gewesen sei und zwischen zerstrittenen Geschwistern weder ein Schenkungs- noch ein Bereicherungswille vorliegen.

Das Finanzgericht schloss sich dieser Argumentation an. Der BFH sah dies jedoch anders, hob das erstinstanzliche Urteil auf und verwies die Sache zur anderweitigen Verhandlung und Entscheidung zurück.

Mit seinem aktuellen Urteil bleibt der BFH auf Linie mit seinem Urteil vom 10.4.2024 (Az. II R 22/21). Er verdeutlicht, dass der Funktionstatbestand des § 7 Abs. 8 Satz 1 Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetz (ErbStG) unabhängig vom Grundtatbestand des § 7 Abs. 1 Nr. 1 ErbStG zu sehen ist und seine Tatbestandsmerkmale eigenständig auszulegen sind.

Im vorliegenden Fall lag die Besonderheit darin, dass der Kauf über die GmbH-Anteile erst einige Jahre später wirksam werden sollte.

Zu diesem Zeitpunkt waren die Anteile deutlich mehr wert als der ursprünglich vereinbarte und auch gezahlte Kaufpreis. Dass der Kaufpreis seinerzeit unter den zerstrittenen Brüdern durch intensive Verhandlungen ermittelt worden und demnach ein Schenkungs- und/oder Bereicherungswille nahezu auszuschließen war, ist für die spätere steuerliche Behandlung unerheblich.

Konsequenzen:

§ 7 Abs. 8 Satz 1 ErbStG fingiert eine Schenkung, wenn durch eine Leistung an die Gesellschaft die Anteile eines Gesellschafters im Wert steigen.

Subjektive Elemente wie Schenkungswille oder Bewusstsein der Unentgeltlichkeit sind nicht erforderlich. Es kommt insbesondere nicht auf das Tatbestandsmerkmal der “freigiebigen Zuwendung” wie in § 7 Abs. 1 ErbStG an. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der zivilrechtlichen Wirksamkeit der Abtretung, hier der 29.5.2018.

Bei schwebend unwirksamen Verträgen entsteht die Steuer erst mit Genehmigung (§ 184 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch). Die zivilrechtliche Rückwirkung spielt steuerlich keine Rolle, wodurch sich der BFH ohne überzeugende Begründung vom üblichen Gleichlauf zwischen Zivil- und Schenkungsteuerrecht löst.

Diese Auffassung wird grundsätzlich auch von der Finanzverwaltung im Hinblick auf Grundstücksschenkungen geteilt (R E 9.1 Abs. 3 Satz 2 f. Erbschaftsteuer-Richtlinien 2019).

Das FA muss lediglich nachweisen, dass die Leistung zu einer Werterhöhung der Anteile geführt hat. Hierbei kommt es im Wesentlichen auf die Gegenüberstellung des Kaufpreises und des steuerlichen gemeinen Werts an. Ohne diese Feststellung ist die Steuerfestsetzung (Beweislast beim FA) rechtswidrig.

Das BFH-Urteil verschärft die schenkungsteuerlichen Risiken bei normalen Gestaltungen erheblich und reduziert die Prüfung auf eine objektive Wertbetrachtung. Bis zu einer gesetzgeberischen Präzisierung sind § 7 Abs. 7 und § 7 Abs. 8 ErbStG bei Anteilsübertragungen, Beteiligungsmodellen und vergleichbaren Strukturierungen als Risikotatbestand mitzudenken – selbst bei fremdüblich ausgehandelten Lösungen.

TIPP: Für die Praxis empfiehlt sich insbesondere:

• Dokumentation der Wertfindung: Kaufpreise, Beteiligungswerte und andere Zuwendungen sollten durch belastbare Gutachten belegt werden.
• Vertragliche Absicherung: Vertragsklauseln zur Wertsicherung oder Anpassung bei nachträglichen Änderungen minimieren steuerliche Risiken.
• Steuerliche Antizipation: Bewertungsstichtage frühzeitig auch steuerlich planen.

So lassen sich wirtschaftlich sinnvolle Gestaltungen trotz ungünstiger BFH-Auslegungen rechtssicher begleiten und Schenkungsteuerfolgen vermeiden.

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Schadensersatzverpflichtung des GmbH-Geschäftsführers wegen entnommener Beträge

Der Fall:

Der Kläger ist Insolvenzverwalter über das Vermögen der A-GmbH. Er macht Schadensersatzansprüche gegen den Beklagten als ehemaligen Geschäftsführer wegen entnommener Beträge aus dem Gesellschaftsvermögen geltend.

Der Beklagte wurde mit Abtretungsvertrag aus 2021 Gesellschafter der Insolvenzschuldnerin und zu deren Geschäftsführer bestellt.

Auf dem Gesellschaftskonto befand sich zu diesem Zeitpunkt ein Guthaben von rund 800.000 Euro. Der Beklagte überwies den gesamten Guthabenbetrag an sich und an weitere Firmen, deren Vorstandsvorsitzender er war.

Die A-GmbH musste Insolvenz anmelden. Der Insolvenzverwalter hatte vergeblich versucht, die Auszahlungen des Beklagten zur Insolvenzmasse zurückzuholen. Die entsprechende Klage vor dem Landgericht hatte Erfolg.

Das Urteil:

Das Oberlandesgericht (OLG) wies die Berufung zurück. Seiner Ansicht nach war der Beklagte zum Schadenersatz gemäß § 43 Abs. 2 GmbH-Gesetz (GmbHG) und § 826 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verpflichtet.

• Geschäftsführerhaftung gemäß § 43 GmbHG
  
  Zu den Pflichten eines Geschäftsführers als ordentlicher Geschäftsmann im Sinne von § 43 GmbHG gehört es grundsätzlich, dass er seine Stellung nicht zu seinen Gunsten und zum Nachteil der Gesellschaft ausnutzt.
  
  Genau dagegen verstößt er aber, wenn er das gesamte Guthaben von dem Geschäftskonto abbucht, sodass die Gesellschaft nicht mehr in der Lage ist, ihre Verbindlichkeiten zu erfüllen und damit insolvenzreif wird. Behauptet der Geschäftsführer, nicht pflichtwidrig gehandelt zu haben, ist er darlegungs- und beweispflichtig.
  
  Der Beklagte verteidigte sich mit dem Hinweis, dass er als Gesellschafter und auch sein Mitgesellschafter der Abbuchung zugestimmt hätten. Dies erkannte das OLG nicht an.
  
  Denn die Überweisungen brachten die Gesellschaft in die Lage, ihre Verbindlichkeiten nicht mehr bezahlen zu können. Die Überweisungen entsprachen somit nicht der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns, da das Risiko eines Schadens durch die Überweisung des gesamten Guthabens in Kenntnis der Steuerrückstellung greifbar war, zumal das Gesellschaftsvermögen nicht annähernd ausreichte, um die Verbindlichkeiten zu erfüllen.

• Geschäftsführerhaftung gemäß § 826 BGB
  
  Das OLG stützte sich auf eine Entscheidung des BGH vom 16.07.2007 (Az. II ZR 3/04), in der der BGH die Geschäftsführerhaftung aufgrund existenzvernichtenden Eingriffs/Entzugs des Gesellschaftsvermögens auf § 826 BGB gestützt hatte.
  
  Das Gericht führte aus, dass nach diesem Maßstab eine Rückzahlung geboten ist: Die zentrale Tatbestandsvoraussetzung ist ein kompensationsloser und missbräuchlicher Eingriff/Entzug von Gesellschaftsvermögen.
  
  Missbräuchlich ist der Eingriff jedenfalls dann, wenn der Gesellschaft planmäßig Vermögen – das nach der Zweckbindung im GmbH-Recht primär der Befriedigung der Gesellschaftsgläubiger dienen soll – entzogen wird und dies zum unmittelbaren Vorteil des Gesellschafters oder eines Dritten geschieht.
  
  Dies gilt immer dann, wenn der Gesellschaft keine weiteren liquiden Mittel mehr belassen werden. Diese Voraussetzung lag im Streitfall vor.
  
  Die Haftung gemäß § 826 BGB setzt Vorsatz voraus. Dafür reicht es aus, dass der Geschäftsführer die vorstehenden Umstände kennt (was regelmäßig der Fall sein dürfte) und sie damit billigend in Kauf nimmt.

Konsequenzen:

Im Streitfall bestand die Besonderheit, dass ein Beschluss dem Gesellschafter gemäß § 46 Nr. 8 GmbHG über die Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen gegenüber dem Geschäftsführer fehlte.

Dieser ist notwendige Voraussetzung, um eine Klage einzureichen. Laut OLG ist eine Klage auch ohne Gesellschafterbeschluss möglich, wenn ein Insolvenzverfahren eröffnet ist.

In vergleichbaren Fällen verteidigt sich der Geschäftsführer regelmäßig damit, dass die entnommenen Beträge als Rückzahlungen auf einem Darlehensvertrag beruhen würden und legt diesen (so auch im Streitfall) vor.

Unabhängig von dem Verbot des Selbstkontrahierens gemäß § 181 BGB greift dieser Einwand dann nicht, wenn der Gesellschaft ein Guthabenbestand entzogen wird und der Entzug sie dann außer Stande setzt, ihre Verbindlichkeiten zu bedienen.

Wenn das gesamte Guthaben entzogen wird, liegt dieser Umstand vor und wird laut OLG auch nicht durch einen formell ordnungsgemäßen Darlehensvertrag rechtmäßig.

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Zur Zulässigkeit einer Verrechnungsvereinbarung zwischen mehreren Gläubigern und Schuldnern

Der Fall und das Urteil:

Die Klägerin ist eine Vermögensbeteiligungsgesellschaft (GmbH) in einer Firmengruppe diverser Projektfirmen. Ihr früherer Geschäftsführer schloss für sie im Mai 2022 mit dem Beklagten als Alleingesellschafter-Geschäftsführer “seiner” GmbH mündlich einen Darlehensvertrag über ein Darlehen in Höhe von 50.000 Euro, das mit zehn Prozent pro Jahr verzinst wird.

Darlehensempfänger war der Beklagte, der den Kredit im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit als Bau- und Projektleiter und zwar für seine Firma brauchte.

Das Darlehen soll zum 20.5.2022 valutiert werden. Es ist am 31.12.2022 einschließlich der bis dahin angefallenen Zinsen vollständig zurückzuzahlen. Im Nachgang erhielt der Beklagte einen schriftlichen von der Klägerin entworfenen Darlehensvertrag.

Die Klägerin nimmt den Beklagten auf Rückzahlung des Darlehens in Anspruch. Die Parteien streiten darum, ob die Darlehensforderung durch Verrechnung bereits erloschen ist.

In erster Instanz war die Klage erfolgreich. Der Beklagte habe nicht zu beweisen vermocht, dass eine andere als die schriftlich niedergelegte Vereinbarung getroffen worden sei.

Nach Auffassung des Oberlandesgerichts (OLG) hatte die eingelegte Berufung des Beklagten Erfolg. Entscheidungserheblich war u.a. die Rechtsfrage der Wirksamkeit des mündlich geschlossenen Darlehensvertrages.

Konsequenzen:

Nach Auffassung des OLG ist die erste Instanz zutreffend davon ausgegangen, dass die Parteien bereits vor Auskehrung des Darlehensbetrags einen mündlichen Darlehnsvertrag (§ 488 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) abgeschlossen haben.

Dieser Vertrag bedurfte nicht der Schriftform nach § 492 Abs. 1 BGB, da kein Verbraucherdarlehensvertrag im Sinne des § 491 BGB gegeben war.

Ein solcher setzt nämlich einen entgeltlichen Darlehensvertrag zwischen einem Unternehmer als Darlehensgeber und einem Verbraucher als Darlehensnehmer voraus.

Der Beklagte war vorliegend nicht als Verbraucher (§ 13 BGB), sondern als Unternehmer (§ 14 BGB) einzustufen. Verbraucher ist (nur) jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.

Der Geschäftsführer einer GmbH ist in dieser Funktion kein Selbständiger, da er seine Tätigkeit im Namen und auf Rechnung der Gesellschaft ausübt und im Innenverhältnis den Weisungen der Gesellschafter unterliegt.

Schließt er dagegen im eigenen Namen Verträge, so handelt er als Verbraucher, auch wenn die Verträge sich mittelbar auf die Geschäftstätigkeit der GmbH beziehen, sofern sie auf einem eigenständigen Willensentschluss beruhen, der von der Vornahme des Unternehmensgeschäfts zu unterscheiden ist.

Handelt er dagegen als Organ der GmbH, so wird das Handeln dieser als juristischer Person zugerechnet, sodass ein Verbraucherhandeln ausscheidet.

Gleiches gilt, wenn er auch in seiner Eigenschaft als “wirtschaftlicher Eigentümer” bzw. Mehrheitsgesellschafter ein unmittelbares unternehmerisches Interesse an dem Geschäft hat und dieser Zweck bei der Vornahme des Geschäfts eindeutig zutage trifft.

Ausweislich der Feststellungen der ersten Instanz, an die das OLG gebunden ist, wurde der vorliegende Darlehensvertrag zu Zwecken abgeschlossen, die der beruflichen Tätigkeit des Beklagten zuzuordnen waren.

Nach den Angaben der Klägerin benötigte der Beklagte das Darlehen im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit als Bau- und Projektleiter, und zwar für seine Firma.

Deshalb hatte dieser in seiner Eigenschaft als wirtschaftlicher Eigentümer “seiner” GmbH ein unmittelbares unternehmerisches Interesse an dem Darlehen.

Dieser Zweck trat auch bei Abschluss des Darlehensvertrags eindeutig zutage. Von einem eigenständigen Willensentschluss des Beklagten als Privatperson konnte daher keine Rede sein.

Die vom Beklagten abgegebene Willenserklärung auf Abschluss eines Darlehensvertrags war vielmehr überwiegend dem Gewerbe zuzuordnen, das von dem Beklagten als wirtschaftlicher Eigentümer “seiner” GmbH betrieben wird.

Wichtiger Hinweis:

Der die Rückzahlung eines Darlehens begehrende Gläubiger hat die Umstände darzulegen und zu beweisen, aus denen sich ein Rückzahlungsanspruch aus § 488 Abs. 1 Satz 2 BGB ergibt, d.h. von ihm darzulegen und zu beweisen sind zum einen der Abschluss eines Darlehensvertrags samt der Laufzeit und zum anderen die Auszahlung der Darlehensvaluta.

Die Darlegungs- und Beweislast für die Erfüllung eines Darlehensrückzahlungsanspruchs obliegt dagegen dem Darlehensschuldner.

Die Vertragsfreiheit gestattet eine Vereinbarung zwischen mehreren Gläubigern und Schuldnern, dass die wechselseitigen Forderungen durch Verrechnung getilgt werden sollen.

Die Voraussetzungen einer Aufrechnung, insbesondere die Gegenseitigkeit der zu verrechnenden Forderungen, brauchen nicht vorzuliegen.

An einer derartigen Vereinbarung müssen diejenigen Personen beteiligt sein, die berechtigt sind, über die zu tilgenden Forderungen zu verfügen.

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Zu den Anforderungen an eine Zielvereinbarung

Der Fall:

Die Parteien streiten darüber, ob der Kläger Anspruch auf Zahlung einer arbeitsvertraglichen Prämie hat. Im Vertrag war festgehalten, dass der Arbeitgeber neben dem Festgehalt eine Prämie zahlt, wenn die im Arbeitsvertrag festgehaltenen Ziele erfüllt werden.

Diese bestanden darin, einen bestimmten Umsatz zu erreichen (der Kläger war Außendienstmitarbeiter). Zudem hatten sie eine Einmalprämie für Neukunden und eine Steigerungsprämie für Bestandskunden zum Inhalt.

Diese Ziele hatte der Kläger nicht erreicht. Gegen das abweisende erstinstanzliche Urteil hatte der Kläger Berufung eingelegt.

Das Urteil:

Das Landesarbeitsgericht wies die Berufung zurück. Der Kläger hatte eingewandt, dass die Ziele unrealistisch waren und auf unzutreffenden Umsatzzahlen der Vorjahre beruhten. Dem folgte das Gericht nicht.

Es führte zunächst aus, dass bei unrealistischen Zielvorgaben § 162 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) über die Verhinderung oder Herbeiführung des Eintritts einer Bedingung nicht zur Anwendung kommt, weder unmittelbar noch analog.

Die Regelungen der §§ 158 ff. BGB haben die Wirksamkeit eines Rechtsgeschäfts als Ganzes zum Gegenstand. Dies macht der Kläger aber nicht geltend, sondern lediglich einzelne Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis.

Danach müssen Ziele zu 100 Prozent erreichbar sein, was im vorliegenden Fall nach Ansicht des Klägers aber nicht möglich war.

Auch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts über unrealistische Vorschläge zur Zielerreichung bei Zielvereinbarungen findet im Streitfall keine Anwendung.

Sind Zielvereinbarungen arbeitsrechtlich vorgesehen, verpflichtet dies den Arbeitgeber, mit dem Arbeitnehmer Verhandlungen über den Abschluss einer konkreten Zielvereinbarung zu führen und ihm realistische Ziele anzubieten.

Dies war hier nicht der Fall, da die Höhe der Prämien und deren Voraussetzungen (eben die Ziele) bereits arbeitsvertraglich geregelt waren.

Auch ein Schadenersatzanspruch gemäß § 280 BGB sah das Landesarbeitsgericht nicht. So hatte der Kläger angeführt, dass er über die tatsächlichen Verdienstmöglichkeiten nicht richtig aufgeklärt worden sei, insbesondere darüber, dass die Umsatzzahlen der Vorjahre fehlerhaft gewesen seien.

Dass diese Zahlen nicht der Realität entsprachen, wurde vom Kläger zwar behauptet, jedoch vom Beklagten bestritten. Der Kläger war darlegungspflichtig und hat den Beweis nicht erbracht.

Konsequenzen:

Das Gericht unterscheidet konsequent zwischen einer Zielvereinbarung und einer Zielvorgabe. Bei einer Zielvorgabe gibt der Arbeitgeber die Ziele vor, die zum Bezug der Prämie berechtigen. Bei einer Zielvereinbarung ist über die Ziele zwischen den Parteien zu verhandeln.

Allerdings ist der Arbeitgeber auch bei einer Zielvorgabe gehalten, dem Arbeitgeber realistische Ziele vorzugeben. Dies gilt insbesondere, wenn der Arbeitgeber sich vorbehält, diese Ziele jährlich neu zu bestimmen.

Anhaltspunkt ist in diesem Fall § 315 BGB, wonach der zur Leistungsbestimmung Berechtigte (also der Arbeitgeber) die Bestimmung nach billigem Ermessen treffen soll.

Für die Darlegung dieser Gründe des billigen Ermessens ist der Arbeitgeber darlegungs- und beweispflichtig. Verstöße dagegen führen zu Schadensersatz, d.h. zur Zahlung der Prämie, obwohl der Arbeitnehmer die Ziele nicht erreicht hat (vgl. zur Problematik auch den Beitrag von Knuth in GmbH-Stpr 2026, S. 16 ff.).

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Charterflüge im Kontext der GmbH-Geschäftsführung

Für GmbH-Geschäftsführer unterscheidet sich die steuerliche Beurteilung von Reisekosten grundlegend von der eines Arbeitnehmers ohne Leitungsfunktion. Als Organvertreter der Gesellschaft tragen sie eine besondere Verantwortung: Ausgaben müssen dem Fremdvergleichsgrundsatz standhalten. Das bedeutet, ein fremder Dritter in vergleichbarer Situation müsste dieselbe Entscheidung treffen.

Charterflüge fallen steuerlich in eine besondere Kategorie. Sie gelten nicht per se als überhöhter Luxus, sofern ein sachlich nachvollziehbarer betrieblicher Anlass vorliegt. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen dem wirtschaftlichen Nutzen der Reise und den aufgewendeten Kosten. Zeitersparnis, die Notwendigkeit von Direktverbindungen in schlecht angebundene Regionen oder die Möglichkeit zur vertraulichen Vorbereitung wichtiger Verhandlungen während des Fluges können als betriebliche Gründe anerkannt werden.

Zu unterscheiden ist dabei, ob es sich um gelegentliche Charterflüge handelt oder ob die GmbH dauerhaft Charterkapazitäten nutzt. Beide Szenarien werden vom Finanzamt unterschiedlich bewertet.

Die steuerlichen Herausforderungen bei Charterflügen

Verdeckte Gewinnausschüttung als zentrales Risiko

Das größte steuerliche Risiko bei Charterflügen auf Kosten der GmbH ist die Qualifikation als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Eine vGA liegt vor, wenn die Gesellschaft einem Gesellschafter-Geschäftsführer einen Vermögensvorteil gewährt, den sie einem fremden Dritten unter vergleichbaren Umständen nicht gewährt hätte. Der Vorteil wäre dann beim Geschäftsführer als Einkünfte aus Kapitalvermögen zu versteuern, und die GmbH darf die Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehen.

Besonders kritisch wird es, wenn der Charterflug privat mitgenutzt wird, wenn Familienangehörige ohne betrieblichen Anlass mitreisen oder wenn die Reisedestination keinen erkennbaren Geschäftsbezug aufweist. In solchen Fällen ist das Risiko einer vGA erheblich.

Angemessenheitsprüfung und Fremdvergleich

Selbst wenn der betriebliche Anlass zweifelsfrei gegeben ist, prüft das Finanzamt die Angemessenheit der Kosten. Hierbei gilt: Je größer die Kostendifferenz zum günstigsten verfügbaren Reisemittel, desto überzeugender muss die betriebliche Begründung sein. Steuerlich anerkannte Gründe können sein:

• Keine zumutbare Linienverbindung zum Zielort vorhanden
• Mehrere Destinationen innerhalb eines kurzen Zeitraums erreichbar
• Vertrauliche Gespräche oder Arbeit an sensiblen Dokumenten während des Fluges notwendig
• Erhebliche Zeitersparnis mit direktem wirtschaftlichem Gegenwert

Eine pauschale Begründung wie “der Geschäftsführer reist grundsätzlich im Charter” wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Neben der ertragsteuerlichen Einordnung spielt auch die Umsatzsteuer eine Rolle. Charterflüge für betriebliche Zwecke berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug, sofern die Leistung für das Unternehmen erbracht wird und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Bei gemischter Nutzung, also teilweise privat und teilweise betrieblich, ist der Vorsteuerabzug auf den betrieblichen Anteil zu begrenzen. Der private Nutzungsanteil löst eine unentgeltliche Wertabgabe aus, die versteuert werden muss.

Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten und Lösungsansätze

Saubere Dokumentation als Fundament

Die wichtigste Schutzmaßnahme gegen steuerliche Nachforderungen ist eine lückenlose Dokumentation. Für jeden Charterflug sollten folgende Angaben festgehalten werden: Datum, Abflugs- und Ankunftsort, Reisezweck, Teilnehmer, Namen der Geschäftspartner sowie eine kurze Beschreibung des betrieblichen Ergebnisses der Reise. Diese Dokumentation sollte zeitnah erstellt werden und dem allgemeinen Standard eines Reisekostennachweises entsprechen.

Wer diese Unterlagen erst im Rahmen einer Betriebsprüfung zusammenstellt, hat schlechte Karten. Das Finanzamt gewichtet zeitnah erstellte Nachweise deutlich höher als nachträgliche Rekonstruktionen.

Fremdvergleich aktiv gestalten

Sinnvoll ist es, im Vorfeld einer Entscheidung für einen Charterflug die verfügbaren Alternativen zu dokumentieren. Ein kurzer interner Vermerk, der festhält, warum keine zumutbare Linienverbindung existiert oder warum die Zeitersparnis im konkreten Fall wirtschaftlich gerechtfertigt ist, stärkt die Position gegenüber dem Finanzamt erheblich. Unternehmen, die auf Basis eines solchen strukturierten Ansatzes entscheiden, ob sie einen kurzfristig verfügbaren Privatjet mieten oder auf reguläre Flugverbindungen zurückgreifen, handeln nachweisbar betriebswirtschaftlich und nicht aus privatem Interesse.

Kostenaufteilung bei gemischter Nutzung

Wenn Familienangehörige oder betriebsfremde Personen mitreisen, empfiehlt sich eine klare Kostenaufteilung. Der auf die betrieblichen Teilnehmer entfallende Anteil kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden; der private Anteil ist dem Geschäftsführer als Sachbezug zuzurechnen und entsprechend zu versteuern. Diese Aufteilung muss plausibel nachvollziehbar sein. Eine einfache Kopfquote ist dabei grundsätzlich akzeptabel, sofern keine anderen sachgerechteren Aufteilungsmethoden naheliegen.

Praktische Hinweise zur Umsetzung

Für die Praxis empfiehlt sich ein dreistufiges Vorgehen. Erstens sollte vor jeder Charterflug-Buchung ein interner Entscheidungsvermerk erstellt werden, der den betrieblichen Anlass begründet und Alternativen abwägt. Zweitens ist ein standardisiertes Reisekostenformular sinnvoll, das alle steuerlich relevanten Angaben strukturiert erfasst. Drittens sollte eine klare Richtlinie im Unternehmen definieren, unter welchen Voraussetzungen Charterflüge als Reisemittel infrage kommen.

GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer sollten zudem darauf achten, dass Charterflug-Kosten, die über das übliche Maß hinausgehen, idealerweise durch den Gesellschaftsvertrag oder einen Gesellschafterbeschluss gedeckt sind. So lässt sich das Risiko einer nachträglichen vGA-Qualifikation weiter reduzieren. Außerdem empfiehlt sich eine regelmäßige Abstimmung mit dem steuerlichen Berater, insbesondere wenn Charterflüge häufiger genutzt werden oder besonders hohe Einzelbeträge anfallen.

Häufig gestellte Fragen

Kann eine GmbH Charterflüge grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen?

Ja, eine GmbH kann Charterflüge als Betriebsausgaben geltend machen, wenn ein betrieblicher Anlass nachgewiesen wird und die Kosten angemessen sind. Voraussetzung ist eine sorgfältige Dokumentation des Reisezwecks sowie der Nachweis, dass die Kosten dem Fremdvergleichsgrundsatz standhalten. Fehlt dieser Nachweis, droht die Umqualifizierung in eine verdeckte Gewinnausschüttung.

Was gilt steuerlich, wenn Familienangehörige auf einem Charterflug mitreisen?

Reisen Familienangehörige ohne eigenen betrieblichen Anlass mit, ist der auf sie entfallende Kostenanteil steuerlich nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Dieser Anteil ist dem Gesellschafter-Geschäftsführer als geldwerter Vorteil zuzurechnen. Bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer kann dies eine verdeckte Gewinnausschüttung darstellen, die sowohl bei der GmbH als auch beim Empfänger steuerliche Konsequenzen hat.

Welche Unterlagen sollten für einen steuerlich anerkannten Charterflug vorliegen?

Für eine steuerlich sichere Dokumentation sind folgende Unterlagen empfehlenswert: die Rechnung des Charterflugunternehmens mit allen Pflichtangaben, ein Reisekostenbericht mit Datum, Strecke, Teilnehmern und Reisezweck, ein interner Vermerk zur Begründung der Chartherwahl gegenüber günstigeren Alternativen sowie bei gemischter Nutzung eine nachvollziehbare Berechnung des betrieblichen Anteils. Diese Unterlagen sollten zeitnah erstellt und sicher archiviert werden.

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WEG-Verwaltung und GmbH-Struktur: Was gehört zusammen?

Das Wohnungseigentumsgesetz regelt, wie Gemeinschaftseigentum verwaltet und finanziert wird. Für GmbH-Geschäftsführer ist dabei entscheidend, in welcher Eigenschaft sie auftreten: als Privatperson und Miteigentümer, als gesetzlicher Vertreter einer Eigentümergesellschaft oder als bestellter WEG-Verwalter im Sinne des Gesetzes.

Seit der WEG-Reform 2020 gelten deutlich schärfere Anforderungen an die Verwaltung. Der Verwalter muss zertifiziert sein, wenn er gewerblich tätig ist. Eigentümergemeinschaften haben einen Anspruch auf ordnungsgemäße Verwaltung, und Beschlüsse können gerichtlich angefochten werden. Wer eine GmbH nutzt, um Immobilien zu halten, muss sicherstellen, dass die gesellschaftsrechtliche Struktur mit den Pflichten aus dem WEG-Recht harmoniert.

Eine klare Trennung der Rollen ist dabei unerlässlich: Die GmbH als juristische Person kann Eigentümerin einer oder mehrerer Eigentumswohnungen sein. Sie nimmt dann an der Eigentümergemeinschaft teil, stimmte in Versammlungen ab und haftet für ausstehende Hausgelder. Der Geschäftsführer handelt dabei stets im Namen der Gesellschaft, nicht in eigenem Namen.

Die häufigsten Herausforderungen in der WEG-Verwaltung

Fehlende oder fehlerhafte Jahresabrechnungen

Die Jahresabrechnung ist das Herzstück der WEG-Verwaltung. Sie muss sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft transparent ausweisen, die Einzelabrechnungen für jede Einheit korrekt berechnen und den Wirtschaftsplan für das Folgejahr berücksichtigen. Fehler in der Abrechnung, ob methodisch oder rechnerisch, führen regelmäßig zu Beschlussanfechtungen und können die gesamte Eigentümerversammlung rechtlich angreifbar machen.

Für eine Immobilien-GmbH ist das besonders relevant: Wird eine fehlerhafte Abrechnung nicht rechtzeitig gerügt, entstehen wirtschaftliche Nachteile, die der Geschäftsführer möglicherweise zu vertreten hat.

Unzureichende Instandhaltungsrücklage

Die Erhaltungsrücklage sichert die langfristige Substanz des Gemeinschaftseigentums. Zu niedrig angesetzte Rücklagen führen entweder zu Sonderumlagen, die kurzfristig und oft schmerzhaft sind, oder zu einem schleichenden Wertverlust der Immobilie. Beide Szenarien wirken sich direkt auf die Bilanz einer Immobilien-GmbH aus.

Eine realistische Rücklagenplanung sollte sich am Alter und Zustand des Gebäudes orientieren, aktuelle Kostensteigerungen im Handwerk und Bauwesen einbeziehen und regelmäßig überprüft werden. Pauschale Faustformeln wie ein Euro pro Quadratmeter und Monat gelten oft als veraltet.

Beschlussmängel und Protokollfehler

Eigentümerversammlungen sind das zentrale Organ der WEG. Beschlüsse müssen ordnungsgemäß gefasst, protokolliert und in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden. Verfahrensfehler, etwa bei der Ladungsfrist, der Beschlussfähigkeit oder der Stimmenzählung, können zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen.

Eine GmbH als Eigentümerin hat ein besonderes Interesse daran, dass Beschlüsse rechtssicher sind, weil fehlerhafte Beschlüsse im Zweifel auch ihre Investitionen betreffen, zum Beispiel bei Modernisierungsmaßnahmen oder der Bestellung eines neuen Verwalters.

Checkliste: WEG-Verwaltung strukturiert aufsetzen

Organisatorische Grundlagen

Eine solide WEG-Verwaltung beginnt mit klaren Zuständigkeiten und vollständigen Unterlagen. Folgende Punkte sollten jährlich geprüft werden:

• Verwaltervertrag liegt schriftlich vor und ist auf aktuellem Stand
• Zertifizierungsnachweis des Verwalters liegt vor (Pflicht seit Dezember 2023)
• Gemeinschaftsordnung ist vollständig und aktuell
• Beschluss-Sammlung wird laufend geführt und ist für alle Eigentümer zugänglich
• Bankkonten laufen auf den Namen der Gemeinschaft, nicht des Verwalters

Für eine GmbH als Eigentümerin kommt hinzu: Die Vollmachten für Versammlungen müssen gesellschaftsrechtlich korrekt erteilt sein. Ein Geschäftsführer, der im Namen der GmbH abstimmt, benötigt keine gesonderte Eigentümervollmacht, sollte seine Vertretungsbefugnis aber auf Nachfrage dokumentieren können.

Finanzielle Kontrolle und Transparenz

Auf der Finanzseite sind regelmäßige Abstimmungen zwischen WEG-Buchführung und der Bilanz der GmbH notwendig. Laut professionellem Service für Hausverwaltung in Köln ist eine transparente Buchhaltung, die für alle Eigentümer nachvollziehbar ist, einer der wichtigsten Qualitätsmerkmale guter Verwaltung.

Konkret bedeutet das: Kontoauszüge der Gemeinschaft sollten quartalsweise geprüft werden, Hausgelder pünktlich eingezogen und Mahnwesen konsequent durchgeführt. Offene Posten einzelner Eigentümer belasten die Gemeinschaft als Ganzes und damit mittelbar auch die GmbH.

Instandhaltungsplanung und Dokumentation

Langfristige Instandhaltung setzt voraus, dass der Gebäudezustand systematisch erfasst wird. Ein Gebäudezustandsbericht, idealerweise von einem unabhängigen Sachverständigen erstellt, bildet die Grundlage für realistische Wirtschaftspläne. Geplante Maßnahmen sollten priorisiert und in einem Mehrjahresplan festgehalten werden.

Für die GmbH ist die Dokumentation auch steuerlich relevant: Erhaltungsaufwendungen und Herstellungskosten sind unterschiedlich zu behandeln. Eine lückenlose Belegdokumentation schützt vor Nachforderungen durch das Finanzamt.

Praktische Umsetzung: So gelingt professionelle WEG-Verwaltung

Eine gut aufgestellte WEG-Verwaltung läuft nicht von allein. GmbH-Geschäftsführer sollten mindestens einmal jährlich eine strukturierte Prüfung aller relevanten Bereiche vornehmen, am besten vor der Eigentümerversammlung.

Dabei empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Zunächst werden alle Finanzdaten des abgelaufenen Jahres zusammengestellt und mit dem Wirtschaftsplan abgeglichen. Abweichungen werden begründet und für die Versammlung aufbereitet. Dann folgt die Prüfung des Gebäudezustands, idealerweise mit einem Rundgang oder einem Bericht des Hausmeisters. Offene Mängel werden dokumentiert und priorisiert.

Im nächsten Schritt wird der Wirtschaftsplan für das kommende Jahr aufgestellt. Er sollte realistisch sein und Preissteigerungen berücksichtigen. Gleichzeitig wird die Höhe der Rücklage überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Schließlich wird die Eigentümerversammlung vorbereitet: Tagesordnung, Einladungsfristen (mindestens drei Wochen), Beschlussvorschläge und Stimmrechtsnachweise. Nach der Versammlung müssen Beschlüsse innerhalb angemessener Frist protokolliert und in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden.

Wer diese Schritte systematisch abarbeitet, reduziert das Risiko von Fehlern erheblich und stellt sicher, dass die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine GmbH als WEG-Eigentümer Hausgeld zahlen?

Ja. Eine GmbH, die Eigentümerin einer Eigentumswohnung ist, ist wie jede andere Eigentümerin zur Zahlung des Hausgelds verpflichtet. Das Hausgeld deckt die laufenden Bewirtschaftungskosten sowie den Anteil an der Erhaltungsrücklage ab. Nichtzahlung berechtigt die Gemeinschaft zur Klage und im äußersten Fall zur Zwangsvollstreckung.

Wer darf bei der Eigentümerversammlung für eine GmbH abstimmen?

Für eine GmbH stimmt deren gesetzlicher Vertreter ab, in der Regel der Geschäftsführer. Dieser muss keine zusätzliche Vollmacht vorlegen, solange seine Vertretungsbefugnis aus dem Handelsregister ersichtlich ist. Alternativ kann ein bevollmächtigter Dritter auftreten, der dann eine schriftliche Vollmacht benötigt.

Was passiert, wenn der WEG-Verwalter seine Pflichten verletzt?

Bei Pflichtverletzungen des Verwalters haben die Eigentümer mehrere Möglichkeiten: Sie können den Verwalter abberufen, Schadensersatz fordern oder gerichtlich vorgehen. Für eine Immobilien-GmbH ist dabei wichtig, Ansprüche fristgerecht geltend zu machen, da Verjährungsfristen gelten. Präventiv hilft ein gut ausgehandelter Verwaltervertrag mit klaren Leistungspflichten und Haftungsregelungen.

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Die GmbH als Arbeitgeber: Besonderheiten der Entgeltabrechnung

Eine GmbH ist als juristische Person stets Arbeitgeber, selbst wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer der einzige Beschäftigte ist. Daraus ergeben sich spezifische Pflichten, die sich von der Abrechnung in Einzelunternehmen oder Personengesellschaften deutlich unterscheiden.

Der Gesellschafter-Geschäftsführer nimmt dabei eine Sonderstellung ein. Ist er mehrheitlich beteiligt, gilt er sozialversicherungsrechtlich in der Regel als nicht abhängig beschäftigt und unterliegt damit anderen Regelungen als angestellte Mitarbeiter. Ist er hingegen als Fremdgeschäftsführer tätig oder hält nur eine Minderheitsbeteiligung, kann eine volle Sozialversicherungspflicht bestehen. Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten und muss für jeden Einzelfall geprüft werden.

Hinzu kommen lohnsteuerrechtliche Besonderheiten: Geldwerte Vorteile wie Dienstwagen, Tankkarten oder Sachbezüge müssen korrekt bewertet und versteuert werden. Fehler in diesem Bereich zählen laut Prüfberichten der Finanzbehörden zu den häufigsten Beanstandungen bei Lohnsteueraußenprüfungen. Eine sauber dokumentierte und systematisch geführte Lohnabrechnung ist deshalb nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensorganisation.

Typische Fehlerquellen bei der Lohnabrechnung in der GmbH

Falsche Eingruppierung der Sozialversicherungspflicht

Die Frage, ob ein Beschäftigter sozialversicherungspflichtig ist oder nicht, entscheidet über erhebliche Beitragsbeträge. Neben dem bereits erwähnten Gesellschafter-Geschäftsführer sind auch geringfügig Beschäftigte, Werkstudenten oder Beschäftigte in der Gleitzone häufige Fehlerquellen. Wird ein Minijobber falsch erfasst oder überschreitet er wiederholt die Entgeltgrenze, ohne dass die Abrechnung angepasst wird, entstehen rückwirkende Beitragspflichten.

Die Sozialversicherungsträger prüfen dies im Rahmen von Betriebsprüfungen, die in der Regel alle vier Jahre stattfinden. Nachforderungen aus solchen Prüfungen können mehrere Jahresbeiträge umfassen und für kleinere GmbHs existenzgefährdend sein.

Fehlerhafte Behandlung von Sachbezügen und geldwerten Vorteilen

Sachbezüge, also Leistungen, die der Arbeitgeber nicht in Geld, sondern in Form von Waren oder Diensten erbringt, unterliegen bestimmten Freigrenzen. In 2026 gilt eine monatliche Freigrenze von 50 Euro. Wird diese überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.

Besonders fehleranfällig ist die Bewertung von Dienstwagenvorteilen. Die 1-Prozent-Methode und die Fahrtenbuchmethode werden oft nicht konsequent oder nicht korrekt angewendet. Auch die Berücksichtigung von Zuzahlungen des Arbeitnehmers zur Leasingrate oder Kraftstoffkosten ist ein häufiges Problemfeld.

Versäumte Fristen und fehlende Dokumentation

Die Lohnabrechnung unterliegt strikten Abgabefristen. Lohnsteueranmeldungen sind je nach Zahlungszeitraum monatlich, vierteljährlich oder jährlich abzugeben. Sozialversicherungsbeiträge sind drittletzt vor dem Monatsende fällig. Wer diese Fristen versäumt, riskiert Säumniszuschläge und Mahngebühren.

Ebenso problematisch ist eine lückenhafte Dokumentation. Stundenaufzeichnungen, Urlaubskonten, Krankheitstage und besondere Zahlungen wie Prämien oder Jubiläumszuwendungen müssen nachvollziehbar erfasst werden. Fehlt diese Dokumentation im Prüfungsfall, sind Schätzungen der Behörden möglich, die regelmäßig zu Lasten des Unternehmens ausfallen.

Lösungsansätze für eine rechtssichere Entgeltabrechnung

Klare interne Prozesse und Zuständigkeiten

Der erste Schritt zu einer fehlerfreien Lohnabrechnung liegt in der internen Organisation. Zuständigkeiten müssen klar geregelt sein: Wer pflegt Stammdaten? Wer meldet Änderungen bei Beschäftigungsverhältnissen? Wer prüft die Abrechnung vor dem Versand?

In der Praxis empfiehlt sich eine Checkliste, die monatlich vor der Abrechnung durchlaufen wird. Sie sollte Punkte wie neue oder ausscheidende Mitarbeiter, Änderungen in der Beschäftigungsart, bevorstehende Gehaltsanpassungen und Sonderzahlungen umfassen. Solche Standardprozesse reduzieren das Fehlerrisiko erheblich, weil sie sicherstellen, dass keine relevanten Änderungen übersehen werden.

Einsatz digitaler Abrechnungssysteme

Ein wesentlicher Hebel zur Fehlervermeidung ist die Nutzung professioneller Software. Moderne Systeme verarbeiten gesetzliche Änderungen automatisch, übernehmen Beitragssatzanpassungen und führen Plausibilitätsprüfungen durch. Wer auf eine zuverlässige moderne Lohnabrechnungs-Software setzt, reduziert manuelle Eingabefehler und kann gesetzliche Neuerungen zeitnah umsetzen, ohne selbst jede Änderung im Steuer- und Sozialversicherungsrecht verfolgen zu müssen.

Entscheidend ist dabei, dass das System regelmäßig aktualisiert wird und mit den Schnittstellen zu Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern kompatibel ist. Die ELSTER-Schnittstelle für die Lohnsteueranmeldung und das SV-Meldeportal sollten vollständig integriert sein.

Regelmäßige Schulung und externe Beratung

Selbst gut organisierte Unternehmen profitieren von externem Sachverstand. Ein Steuerberater mit Schwerpunkt auf Lohnsteuerrecht kann nicht nur bei der laufenden Abrechnung unterstützen, sondern auch auf bevorstehende Gesetzesänderungen hinweisen und bei Betriebsprüfungen begleiten.

Für GmbH-Geschäftsführer lohnt es sich außerdem, das eigene Grundwissen regelmäßig aufzufrischen. Viele Steuerberaterkammern und Industrie- und Handelskammern bieten Kurzlehrgänge zur Lohnabrechnung an, die auch ohne buchhalterischen Hintergrund zugänglich sind.

Best Practices für die laufende Entgeltabrechnung in der GmbH

Eine dauerhafte Qualitätssicherung bei der Lohnabrechnung beruht auf einigen wenigen, aber konsequent umzusetzenden Grundsätzen.

Erstens sollten Stammdaten zentral und aktuell gehalten werden. Jede Änderung eines Arbeitsverhältnisses, sei es ein neuer Arbeitsvertrag, eine Gehaltserhöhung oder eine Änderung der Steuerklasse, muss sofort im System erfasst werden. Nachträgliche Korrekturen erzeugen Mehraufwand und erhöhen das Fehlerrisiko.

Zweitens empfiehlt sich ein monatlicher Abgleich der Lohnkosten mit der Finanzbuchhaltung. Stimmen Lohnaufwand und Kontenentwicklung nicht überein, deutet das auf Buchungs- oder Abrechnungsfehler hin, die sich frühzeitig korrigieren lassen.

Drittens sollten alle lohnrelevanten Unterlagen revisionssicher archiviert werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen beträgt in der Regel sechs Jahre, für bestimmte steuerrelevante Dokumente gilt eine zehnjährige Frist. Digitale Archivierungssysteme erleichtern den Zugriff im Prüfungsfall erheblich.

Viertens lohnt eine Probeabrechnung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter, bevor die erste reguläre Abrechnung erfolgt. So lassen sich Eingruppierungsfehler erkennen, bevor sie sich über mehrere Monate hinziehen.

Häufig gestellte Fragen

Muss der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH immer Lohnabrechnung erstellen?

Ja, auch beim alleinigen Gesellschafter-Geschäftsführer ist eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung erforderlich, sofern ein Geschäftsführergehalt gezahlt wird. Das gilt unabhängig davon, ob Sozialversicherungspflicht besteht. Die Lohnsteuer ist in jedem Fall abzuführen und gegenüber dem Finanzamt anzumelden.

Welche Konsequenzen drohen bei Fehlern in der Lohnabrechnung einer GmbH?

Fehler können zu Nachforderungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen führen, die rückwirkend für mehrere Jahre erhoben werden können. Hinzu kommen Säumniszuschläge, mögliche Bußgelder und in schweren Fällen strafrechtliche Konsequenzen wegen Steuerhinterziehung oder Vorenthaltung von Arbeitnehmeranteilen.

Wie oft ändert sich das für die Lohnabrechnung relevante Recht?

Nahezu jedes Jahr treten Änderungen in Kraft, die die Lohnabrechnung betreffen. Dazu zählen Anpassungen der Beitragssätze zur Sozialversicherung, Änderungen bei Freibeträgen, neue Sachbezugswerte oder Anpassungen des Mindestlohns. Wer die Lohnabrechnung in der GmbH intern abwickelt, muss diese Änderungen laufend im Blick behalten und zeitnah in die Abrechnung einfließen lassen.

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Der Fall:

Die Gläubiger der X-GmbH betreiben gegen diese die Zwangsvollstreckung aus einem Urteil und einem Kostenfestsetzungsbeschluss.

Im Rahmen der Zwangsvollstreckung hatten die Gläubiger einen Haftbefehl zur Erzwingung der Abgabe der Vermögensauskunft bewirkt.

Die Geschäftsführerin G der X-GmbH erteilte dem zuständigen Gerichtsvollzieher eine Vermögensauskunft, die zum Inhalt hatte, dass sie keine Angaben machen könne.

Daraufhin beantragten die Gläubiger die Erzwingung der Abgabe der Vermögensauskunft durch den alleinigen Gesellschafter und ehemaligen Geschäftsführer M der X-GmbH, da dieser der faktische Geschäftsführer der GmbH sei.
Die zuständige Gerichtsvollzieherin hat diesen Antrag abgelehnt.

Die Erinnerung hiergegen haben das Amtsgericht und im Beschwerdeverfahren das Landgericht als unbegründet zurückgewiesen.

Die Entscheidung:

Der BGH hat der vom Beschwerdegericht zugelassenen Rechtsbeschwerde stattgegeben. Nach § 802c Abs. 1 Satz 1 Zivilprozessordnung ist ein Schuldner verpflichtet, im Rahmen der Vollstreckung wegen einer Geldforderung auf Verlangen des Gerichtsvollziehers Auskunft über sein Vermögen zu geben.

Dabei hat er alle ihm gehörenden Vermögensgegenstände anzugeben. Betrifft die Verpflichtung zur Abgabe der Vermögenserklärung eine GmbH, muss die Erklärung durch den Geschäftsführer als gesetzlichem Vertreter abgegeben werden.

Dazu ist grundsätzlich die Person verpflichtet, die im Zeitpunkt des für die Abgabe der Vermögensauskunft bestimmten Termins der gesetzliche Vertreter der Gesellschaft ist. Grundsätzlich war daher die aktuelle Geschäftsführerin der X-GmbH verpflichtet, die verlangte Vermögensauskunft abzugeben.

Allerdings kann ausnahmsweise so der BGH auch der Allein-Gesellschafter als früherer Geschäftsführer der X-GmbH zur Abgabe der Vermögensauskunft verpflichtet sein.

Dies wäre dann der Fall gewesen, wenn der Geschäftsführer sein Amt erst nach der Ladung zum Termin zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung niedergelegt hätte, ohne dass die GmbH einen neuen Geschäftsführer bestellt hätte.

Dann wäre die Berufung auf die Amtsniederlegung rechtsmissbräuchlich (so BGH, NJW-RR 2007, S. 185). Vorliegend war aber zum Zeitpunkt des Ausscheidens von M aus der Geschäftsführerstellung noch kein Vollstreckungsverfahren ersichtlich.

Der BGH hat dagegen eine Verpflichtung von M zur Abgabe der eidesstattlichen Versicherung bejaht, falls M als faktischer Geschäftsführer der X-GmbH tätig ist.

Wenn jemand, ohne zum Geschäftsführer bestellt worden zu sein, tatsächlich wie ein Geschäftsführer für die GmbH auftritt und handelt, ist er haftungsmäßig einem bestellten Geschäftsführer gleichzustellen.

Dabei kommt es so der BGH auf das Gesamterscheinungsbild des Auftretens an. Der faktische Geschäftsführer muss sich nicht allein an die Stelle eines bestellten Geschäftsführers stellen; es reicht vielmehr aus, dass er neben einem bestellten Geschäftsführer durch eigenes Handeln im Außenverhältnis die Geschicke der GmbH maßgeblich gestaltet.

Ein faktischer Geschäftsführer kann strafrechtlich wegen Bankrotts und wegen Insolvenzverschleppung verantwortlich gemacht werden.

Wenn der bestellte Geschäftsführer einer GmbH keine fundierte Vermögensauskunft abgeben kann, trifft diese Pflicht in einem solchen Fall den faktischen Geschäftsführer.

Konsequenzen:

Die Pflicht zur Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung über die Vermögensverhältnisse einer GmbH trifft den bestellten und im Handelsregister eingetragenen Geschäftsführer.

Wichtiger Hinweis:

Wenn allerdings der vorher bestellte Geschäftsführer in Ansehung der von den Gläubigern der GmbH geltend gemachten Zahlungsansprüche sein Amt niedergelegt hat, um sich weiteren Verpflichtungen zu entziehen, trifft ihn in einem solchen Ausnahmefall gemäß dem Grundsatz von Treu und Glauben ebenfalls die Pflicht zur Abgabe der Vermögensauskunft.

Ist der bestellte Geschäftsführer zur Auskunftserteilung nicht in der Lage, handelt aber neben dem bestellten Geschäftsführer ein faktischer Geschäftsführer, der, ohne selbst Geschäftsführungsorgan zu sein, wie ein Geschäftsführer nach außen auftritt und handelt, hat dieser die Pflicht zur Abgabe der Vermögensauskunft.

Im Haftungsrecht und Strafrecht kommt es daher nicht immer auf das Bestehen der Organstellung an, sondern vielmehr auf das Auftreten einer Person für die GmbH nach außen im Geschäftsverkehr.

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Der Beitrag Faktischer Geschäftsführer: Zuständigkeit für die Abgabe der Vermögensauskunft einer GmbH erschien zuerst auf gmbhchef.