ベセトジャパンが販売する「iPad用キーボードパッド」を購入しました（1,480円）。iPadの画面に透明なプラスチックを貼り付け、ソフトウェアキーボードの入力を補助する便利グッズです。
慣れるまで少し時間がかかりましたが、隣り合うキーが仕切られたおかげで、入力ミスが確実に少なくなりました。また、JキーとFキーに突起がついているので、指先を見ないでブラインドタッチができるようになりました。
このキーボードパッド、厚さ 1mm、重さ 9gと超軽量なので、クリアファイルなどに挟んでおけば、常に持ち歩いても苦になりません。今後はBluetoothキーボードの出番が少なくなりそうです。
・製品サイト http://beseto.co.jp/item/ipadkey/index.shtml
・販売サイト http://www.zon.ne.jp/shopdetail/008001000009/
雑誌の原稿やレポートを書くときに「音声入力ソフトAmiVoice SP」を活用しています。今ではすっかり欠かせない道具になっています。
私はMacを使っていますが、このAmiVoice SPはWindowsのアプリケーションです。MacでWindowsソフトを動かす方法はいくつかありますが、ParallelsとCrossoverの2つを比較し、使い勝手を検証してみました。
ParallelsやVMWareとは、Macの中にWindowsマシンを再現し、Windowsのアプリケーションを利用するための仮想化ソフトです。もちろん、AmiVoiceも問題無く動作します。しかし、仮想Windows環境を動かすために、MacのCPU能力、メモリなど多くのリソースを必要とするという欠点もあります。しかし、最近はメモリの価格が安くなり、数千円で 8GB に増設することもできます。そうすると仮想Windows環境の負荷の問題はほとんど気にならなくなります。
Crossover Macとは、Windows用ソフトをMac上で直接起動できるようにするソフトです。Crossoverの体験版を用いて、AmiVoice SPの動作を検証してみました。以下のような制限はあるものの、おおむね問題なく動作しています。
Crossoverを用いると、AmiVoice SPがまるでMacのアプリケーションのひとつのように動作します。起動時間も短く、リソースも消費しないので、必要なときに気軽にAmiVoice SPを使えるようになります。また、CrossoverにはWindowsそのもののインストール作業や環境構築の作業が不要であるという利点もあります。
AmiVoiceを気軽に利用するためにはCrossoverが最適です。Macに登載しているメモリが2GB～4GBの場合には、メモリ消費量の少ないCrossOverの利点が勝ります。しかし、 Crossoverではきちんと動作しないWindowsアプリケーションも多いため注意が必要です。
最近ではメモリの価格も安くなっており、数千円で8GBに増設することもできます。メモリの量に余裕がある場合は、仮想Windows環境を起動しながら、Macの他のソフトを使っていても快適です。
今回の大震災では、東北地方を中心に、北海道・関信越地方・静岡県など広範囲に被害が及び、いまだ多くの方が被災しています。今なお続く深刻な状況に心が安まらない思いをしている方も多いと思います。このような脅威的なストレスにさらされることで、身体的・精神的な疲労が続き、心の不調をきたすことがあります。
独立行政法人労働者健康福祉機構が作成した「職場における災害時のこころのケアマニュアル（PDFファイル 444KB）」には、このような時に役立つヒントがいろいろと書かれています。以下、その内容についてご紹介します。災害時のメンタルヘルスケアにお役立てください。
また、会社の衛生管理者、産業保健スタッフ、従業員の健康管理を担当している方などは、ぜひ、前述のマニュアルをご一読なさってください。
災害を経験した後には、以下のようなさまざまな心身の反応がおこります。災害後、数日～1ヶ月程度経過した後に起こることもあります。こうした症状が続いている場合には、医師に相談しましょう。
・感情の変化：悲嘆、落ち込み、感情の麻痺、混乱
・身体の変化：不眠、頭痛、腹痛、湿疹、高血圧、息苦しさ、発汗
・感覚の変化：注意力・判断力の低下、過度の緊張感、身構え、悪夢
・行動の変化：睡眠障害、食欲の変化、飲酒への依存、引きこもり
以下の症状が現れた場合には、ひとりで解決しようとせず、精神科医・心療内科医・カウンセラー・社内の健康管理スタッフなどに早めに相談することが大切です。
急性ストレス反応：急性のストレスがかかると、心臓がドキドキしたり、冷や汗をかいたり、その場から逃げだしたくなったり、妙に感情が落ち着いてしまったり、逆に不自然にはしゃいだりすることがあります。こうした反応はおよそ1ヶ月以内に消失します。
外傷後ストレス障害(PTSD)：災害から1ヶ月がすぎても、神経の高ぶりがおさまらず、些細なことに過敏になったり、災害時の様子が頭に焼きついてはなれなくなることがあります。約半数は3か月以内に回復しますが、それ以上続くこともあります。
うつ病：身体的疲労や精神的疲労が続くと、うつ病の発症の引き金になります。うつ病は睡眠障害を伴うことが多く、夜中に目が覚めて眠れなかったり、朝早くに目が覚めたり、寝つきが悪くなったりします。憂うつな気分になったり、食欲がなくなったり、何をしても楽しくなくなったりします。
災害を経験した後で、こうしたさまざまな変化が起こるのは、あなただけではありません。誰もが経験する、自然で正常な反応なのです。なげやりになったり、やけをおこしたりして、状況を悪化させないようにしてください。
しばらくは一人にならず、家族や仲間など安心できる人たちと過ごすようにこころがけましょう。睡眠・食事・休養など規則正しい生活を心がけましょう。過度の飲酒は控えましょう。ショッキングな映像やニュースを見続けているとストレスが増加します。時には意識的に心身を休めるようにしましょう。
一人で悩まず、周囲の人や専門家に相談しましょう。ストレス反応は災害後、数日～1ヶ月たってから起こることもあります。また、症状にも波があり、いきつ戻りつしながら回復していきます。
TVやラジオから正確な情報を入手し、不確かな情報に惑わされないようにしましょう。また、不確かな情報を広めないよう注意しましょう。
裁断してスキャンした書籍をiPadに入れて、iBooksアプリを使って読書を楽しんでいます（上記の写真の裁断機はCarl社のDC-210Nです）。100冊以上の書籍を持ち歩ける便利さは電子書籍ならでは！ けれども、iPad……と言うか、iBooksには1つだけ難点があります。それは「PDFファイルの表示に少し時間がかかる」こと。ページめくりに時間がかかるようでは、とても快適な読書だとは言えません。
そこで、スキャンしたPDFファイルの画質を調整して、iPad用に最適化してみました。その結果、iPadでの表示画質を落とさずに、ページ表示速度やファイルサイズを改善することができました。
今回使用したPDFファイルの画質設定は以下の通りです。高解像度のデータはScanSnapの「スーパーファイン」モードでスキャンしたものをそのまま利用し、その後、Adobe Acrobatの「PDFの最適化」機能を利用して、iPad用に変換処理を行いました。
iPadに最適化したPDFファイルは、高解像度のものとくらべて、ファイルサイズがカラーで約4分の1に、白黒では約8分の1になりました。当然iPadの容量にもやさしく、経済的です。
以下のグラフは、iBooksアプリで50ページをめくるのに要した時間の比較です。ページの画像がすべて表示されてから、スクリーンをタップしてページを送る、という作業を行っています。
iBooksアプリを使った場合、高解像度のPDFデータだと1ページめくるのに3秒程度かかります。これは正直なところちょっとイライラします。iPadに最適化した場合は、1秒くらいで、ストレスなく読むことができます。他のアプリを用いると、さらに表示が速くなる場合もあるようです。
iBooksを使って、画面全体に1ページを表示したときの画面キャプチャを示します。画像をみてわかるように、いずれも画質にはほとんど差が見られません。小さな文字までしっかり読むことができます。
iPadで自炊したPDFデータを表示するには、上記の画質設定で最適化したPDFファイルを利用するのがおすすめです。しかし、将来、画面解像度が向上したiPad 3が発売された場合に備えて、高解像度のPDFファイルも保管しておくとよいでしょう。
仕事でメールを書くときは「おきまりの定型句」を活用すると、作業の効率が高まります。さらに、少ないキータイプで定型文を入力できれば、仕事がもっとはかどるようになります。
例えば、IMEの単語登録機能を使って「いつもお世話になっております。」という文章を「いつ；」という語句に登録しておくと、キー入力が5分の1ですみます。この時、意図せぬ変換を避けるために、”；”をつけて登録するのがコツです。
TextExpander (Mac) やTypeIt4Me (Mac) 、PhraseExpress (Windows) などの専用ソフトを用いれば、もっと短い語句に登録できたり、複数行にわたる語句を登録できたりと活用の幅が広がります。
私は次のような語句を登録していますが、これだけで、メールを書くスピードが3倍くらい速くなったように感じます。仕事のメールのほとんどは報告や連絡なので、こうした定型文の組み合わせで対応できるのです。
先月、中途入社してきたAさんは、新しい職場で戸惑っています。以前の会社とは業務手順が大きく違い、今までの経験やノウハウを十分に活かせないでいるのです。担当者のBさんに教えてもらおうと思っても「そんなこと、常識でしょう？」と言いたげな怖い顔をされてしまい、何だか今さら聞けない雰囲気です。
多種多様な人材が共に働く現代の職場では、従来のような「職場の常識」が十分に通用しなくなっています。
Aさんのような 中途社員、あるいは異動者や新入社員などは、職場に存在する「暗黙のルール」「組織の文化」に対する共通認識を持っていません。そのため、業務手順や分担などについての理解が食い違い、思わぬミスが生じたり、意見の対立や感情的な対立が生じたりすることがあります。
このような問題を防ぎ、風通しの良い職場にするには、まずは上司や先輩が、困っている部下や後輩の話をしっかり聞き、問題解決の手助けをすることが必要です。そのためには「積極的傾聴法」「コーチング」のスキルが役立ちます。
傾聴とは、相手の話にひたすら耳を傾けることです。話の内容に冠する善し悪しの評価を保留し、相手が何を考え、どんな気持ちになり、何を言いたいのかを理解しようとします。「なるほど」「ええ」「それで？」「それから？」などの相づちを使って、話を促していきます。相手が自分の「常識」と異なる発言をしたときは、「常識知らずだ」と決めつけることはせず、なぜ相手がそのように思うのか、まず理由をたずねてみましょう。
相手の話を聞いた後は、それを自分が正しく理解できたかどうか、内容を要約して確認します。その際、否定的な印象を与えない中立的な表現を使って言い換えるようにします。
例えば「やり方がわからなくても、話しかけると不機嫌そうだし、聞けなかったんですよ。それで、一応仕上げてみたんですが、時間もかかるし、やはりうまくいかなくて」という発言を、「仕事の手順が不明確なときに、すぐに確認できなかったことが、問題だと思っているんですね」などと言い換えるとよいでしょう。
本人が困ったと感じている問題の裏には「真のニーズ」が隠れています。「Aさんは、これまでの経験やノウハウを活かしながら、早くこの職場に打ち解けて、業務で成果を出したいと考えているんだね」など、相手のニーズや問題解決のポイントを明確にします。そして、「そのためには、どういうことができるかな」「そのためには、何が問題だと思う？」と、解決策を引き出すための質問をします。
『人と組織を強くする交渉力 コンフリクト・マネジメントの実践トレーニング』（著者：鈴木有香、出版：自由国民社）
3Dの人物イラストを使って、ポーズ・表情・角度などを自在に変更できる「アレンジOK! 素材集2」というソフトを資料作成に活用しています（Amazonで5,237円）。各種の画像形式で書き出せるほか、PowerPointなどのアプリケーションに直接コピー＆ペーストすることもできます。
以下、「アレンジOK! 素材集2」を使ってみた作例をいくつか紹介します。文章だけでは堅苦しい資料も、人物イラストのおかげで親しみやすくなり、内容も理解しやすくなります。
私の仕事のほとんどは「文章を書くこと」です。社員と面談した内容ををまとめたり、そこに考察を加えて今後の方針を決定したり、個別の人事的な対応方針から全社の健康管理施策まで、自分の考えを社内の担当者に伝えるために多くの文章を書かなくてはいけません。
文書作成を効率よく行うために、昨年から音声認識ソフト「AmiVoice SP」を活用しています（Amazon価格 18,483円）。音声入力用の装置としては、SONYの高感度小型マイク ECM-PC50（約3,000円）、PLANEXのUSBオーディオ変換アダプタ PL-US35AP (1,470円）、USBフットスイッチ（1500〜3500円）を使っています。
カルテを要約してサマリーを作成するとき、キーボードで作業すると、目や肩や首がとても疲れます。全体の経過を短くまとめるために、カルテの中身を確認しながら、「○年○月○日：○○○○○○」というメモを取っていきます。ページ数が多ければ多いほど、カルテ・PCの画面を見比べたり、カルテ・キーボード・マウスを持ち替えたりする回数も増えるのです。
一方、音声入力を使った場合は、体への負担はとても少なくなります。マイクを襟元に固定し、カルテのページをめくりながら、時々、フットスイッチを押して、メモを取る内容を読み上げるだけです。キーボードに触る必要もほとんどなく、楽な姿勢のままで作業できます。
また、ボイスレコーダーに録音したファイルをテキスト化することもできます。会議や打ち合わせの後、議事録やレポートの下書きをボイスレコーダーに吹き込んでおくと、その後の文書作成がとても楽になります。ただし、屋外を歩きながら録音したものは、うまく認識してくれないこともあります。そういうときには、録音した音声を聞きながら、改めて音声入力ソフトに向かって復唱しています。
「音声認識ソフト」や「口述筆記」というと、日本ではあまり一般的ではありませんが、この仕組みを、文書作成の効率化やクオリティの向上に役立てていきたいと思っています。
今はもう使わなくなったMac miniにBootcampを使ってWindows Xpをインストールすることにしました。大きな問題が2つあったのですが、それぞれ無事に解決できました。
解決1：XPのインストールCDから、SP2適用済みのインストールCDを作ってくれる「SP+メーカー」というソフトを用いてインストール用のCD-Rを作成しました。 ただし、このソフトはWindows上で動作するため、作業にはWindowsマシンかParallelsなどの仮想Windows環境が必要です。
解決2：アップグレード版のインストールCDを用いた場合、インストールの途中でWindows 2000のディスクを挿入するよう指示されます。しかし、OSインストール前のMac miniにはCDを取り出す方法がありません。そこでMac miniのカバーを外し、強制排出の端子をむき出しにしたままインストール作業を行いました。
■カバーを外した Mac mini の前面。CD/DVDドライブ（銀色）が見える。
■接点2カ所を金属などで触り、しばらく電気を通しているとCDが排出される
今日は、買ったばかりの音声認識ソフト AmiVoice SP を仕事に大活用してみました。
日々の産業医面談の内容を要約して短いサマリーを作成し、データベースに登録したり、印刷してカルテに貼り付けています。産業保健スタッフと面談の内容や今後の方針などを共有するための大切な仕事です。
いつもは1日の面談がすべて終わった後、夕方にまとめて作業しているのですが、今日は、面談が終わった直後にボイスレコーダーを取り出し、30秒〜1分程度の音声メモを残すという方法を試してみました。
夕方、音声認識ソフトを使って音声メモをテキストに起こします。1回のメモは文字数にすると150〜300文字くらいです。全てのテキスト化が終わった後、それぞれの面談サマリーを編集して仕上げます。一見すると、音声認識の分だけ手間が増えたようにも感じますが、実際には、これまで1時間以上かかっていた作業が、約40分で終わってしまいました。
どうやらこれまで「カルテを読み返して、面談の内容を思い出しつつ、画面とカルテを交互に見比べながら、文章を考えて入力する」という作業に、意外と時間がかかっていたようです。
ボイスレコーダーを用いた場合、面談の直後、まだ記憶が新しいうちに素早くメモを残せます。音声をテキストに起こす作業は、10分程度のすきま時間にも取りかかれますし、いちいちカルテを見直す必要もありません。音声をテキストに起こした後は、内容を要約する作業に集中できます。
このように「考えたことをどんどん吹き込む作業、吹き込んだ音声をテキストに起こす作業、テキストを編集する作業」を独立して、集中して行えることが、口述筆記のメリットなのかも知れません。
著者：難波 克行 ガジェット好きでギークな産業医・医師・医学博士