יש משהו רומנטי במחשבה שאנחנו יכולים לקחת את התובנות של מנכ"ל מצליח ואם רק נשלב אותן בעבודה שלנו גם אנחנו נהייה מצליחים כמוהו.

מבלי לגרוע מכבודם של מנהלים מצליחים, שחלקם באמת עשו עבודה מדהימה בהובלת הארגונים שהיו מופקדים עליהם, צריך לזכור שכל אחת מההצלחות האלה נולדה בקונטקסט ספציפי. שילוב נסיבות של תנאים פנימיים וחיצוניים יחד עם יצירה סינרגטית בין אישיותו של המנהיג לזמן והמקום שבו הוא פועל. אילו היינו מצניחים את אותו מנהל סופר-מצליח בחברה אחרת, בתעשייה אחרת, בתקופה אחרת, לא בטוח בכלל שהוא היה משחזר את ההצלחה.
ארגונים פועלים בעולם מלא מורכבות, ויהיה לא רציני להניח שלאלמנט אחד (המנהל) הייתה השפעה ליניארית על התוצאות המוצלחות של הארגון.

בפרק של וויאג'ר "Darkling" הדוקטור מחפש דרכים לשפר את האישיות שלו, והוא מגיע למסקנה שהטמעת מאפיינים מאישים דגולים מן העבר היא הדרך הנכונה לעשות את זה. הוא משחזר את דמויותיהם של סוקרטס, לורד ביירון, מהטמה גנדי, לאונרדו דה-וינצ'י, הפילוסופית הוולקנית ט'פאו ואחרים, ובוחר לשלב בעצמו חלקים מהם. הניסוי לא עולה יפה, ואנחנו מגלים שלאנשים הדגולים האלה היו גם קווי אישיות פחות זוהרים, שכשהשתלבו ביחד יצרו אלטר-אגו אפל ושתלטן שגרם נזקים לדוקטור ולאנשים בסביבתו.

כאשר אנחנו מחפשים ללמוד מדמויות מפורסמות ולאמץ את קווי המחשבה ושיטות הפעולה שלהן, בין אם אלה פילוסופים, מנהיגים פוליטיים או מנהלים בארגונים עסקיים, אנחנו צריכים לנקוט משנה זהירות. יכול להיות שלהצלחה של הארגון היו מחירים שלא בטוח שנרצה לשלם, ויכול להיות שהמאפיינים של אותם אישים היו רלוונטיים ומוצלחים רק בקונטקסט הספציפי שבו הם פעלו, ואם ננסה ליישם אותם בעצמו נגלה שהם לא משתלבים יפה בעולם הקיים שלנו.
יועצים שעוסקים בפיתוח ארגוני, ייעוץ למנהלים או ייעוץ אסטרטגי, מתאימים את הייעוץ שלהם למאפיינים הספציפיים ולקונטקסט של הארגון שאיתו הם עובדים. ייתכן שישלבו אלמנטים שהתגלו כמוצלחים במקומות אחרים, אבל פעולות כאלה ייעשו בזהירות ותוך ניטור ההשפעות של השינוי, כדי לוודא שאכן מתקבלת התוצאה המצופה.

The post ללמוד מהצלחות של אחרים appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

The post הבאת גורם חיצוני לתוך ארגון במשבר appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

בכל מקרה, המצב שבו הנהלה מודעת לרגולציה שחלה עליה ומחליטה לא לקיים אותה (או לא מחליטה כן לקיים אותה) הוא כבר מצב מתקדם, שלא פעם גובל בפלילים. אבל המצב השכיח יותר הוא של זלזול ובורות. יזמים שנכנסים לתחומים חדשים עם רעיון מלהיב, ארגונים שמפתחים עסקים ופשוט לא בודקים באיזה דרישות הם חייבים לעמוד. האם צריך לקבל רשיונות למוצר שלהם? האם יש דרישות תקינה? רישוי עסקים? דיווח למשרד ממשלתי כזה או אחר?

נכון, יועצים משפטיים ויועצי רגולציה זה דבר יקר ומעייף, והרבה פחות מרגש מלפתח רעיון עסקי או חברתי חדש. אבל כמו שאני ממליץ בחום לכל מנהל של ארגון ולכל בעל עסק, לנהל ספרי חשבונות מסודרים ולשלם את כל המיסים שלו במלואם ובזמן, כך אני ממליץ להשקיע את המשאבים הנדרשים כדי לוודא שהוא עומד בכל הדרישות החוקיות האחרות. חבל שמיזם ייפגע בגלל חוסר מודעות.

The post התעלמות מדרישות רגולציה היא סיכון מיותר appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

The post מקדמים את מטרת העל של הארגון, אבל באיזה מחיר? appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

The post שרשרת הפיקוד ותסמונת ההנהלה המרוחקת appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

The post איך עבודה לפי הנהלים יכולה לגרום נזק לארגון appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

The post בשביל מה צריך את כל הביורוקרטיה הזאת? appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

The post בין ניהול וארוחת החג appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

זמן קצר לאחר כניסתו של הנשיא טראמפ לבית הלבן, דיווח אתר Politico דווקא על בלגאן בהתנהלות של אנשי טראמפ בימיו הראשונים בתפקיד. על פי הדיווח, חלק מאנשי התקשורת של הבית הלבן המשיך להשתמש בחשבונות האימייל הפרטיים שלהם, מכיוון שהחשבונות הרשמיים שלהם עדיין לא הוגדרו והיה צורך לתת מענה מיידי לשאלות מגורמי התקשורת.

Disorganization continued to be a running theme at the White House. Some of the White House’s press wranglers continued using personal email addresses because their official ones had yet to be set up, and there was confusion as to whether or not the prayer service was open to the press (it was).

איך זה שתהליך כל כך מסודר באומה שכל כך אוהבת נהלים ופרוצדורות, כשל בנקודה קטנה כזאת ועם זאת כה בסיסית? מכיוון שאין לי מידע פנים על הנעשה בבית הלבן או בצוותו של טראמפ, אני יכול רק לשער.
ייתכן שצוותו של טראמפ העביר את פרטי האנשים שצריכים כתובות מייל בשלב מאוחר יחסית לגורמי מערכות המידע בבית הלבן, ולכן לא הספיקו להקים להם משתמשים. ייתכן שהשמות הועברו מראש בזמן, אבל מכיוון שהחלפת הממשל נעשית ביום אחד תוך שעות ספורות לא ניתן היה לתת להם גישה לכתובות מייל רשמיות לפני כניסת הנשיא החדש לתפקידו בפועל, ופתיחת כתובות מייל לכמה מאות אנשים לוקחת זמן. ייתכן שהייתה תקלה טכנית במערכות המידע של הבית הלבן. וייתכן שהפרוצדורות של החלפת ממשל עדיין עוסקות בעיקר בהחלפת צבע הוילונות בחדר הסגלגל ואריזת הנעליים של הגברת הראשונה, ולא נותנות את הדעת לסידורים טכניים קטנים אחרים. 

כאשר בעלי תפקידים בארגונים משתמשים בכתובות מייל אישיות (לדוגמה: jon@castleblack.org), נוצרת בעיה ברצף הטיפול בנושאים שבתחום אחריותם ברגע שהם עוזבים את הארגון. כתובת מייל אישית היא לפעמים סימן למעמד בארגון – אדם שהוא מספיק חשוב והתפקיד שלו מספיק ייחודי כדי להצדיק כתובת מייל משל עצמו, ולפעמים היא דבר שגרתי שכל עובד מקבל לצורך עבודתו השוטפת.

מסיבות פרקטיות בדרך כלל לא נהוג שכל הארגון משתמש באותה כתובת מייל, ולפעמים אין לנו אינטרס לעשות חיים קלים למי שיבוא אחרינו, כמו במקרה של החלפת ממשל על ידי יריב אידיאולוגי. דווקא בגלל נסיבות כאלה, ומכיוון שלארגון כמערכת יש אינטרס של המשכיות ורצף תפעולי ברוב הנושאים, כדי לשקול הכנסה של שיטות עבודה וטכנולוגיות שיאפשרו זאת.

דרך אחת, למשל, היא שימוש בכתובת מייל צוותית או מחלקתית, ממנה ינותבו תכתובות מקצועיות לגורמים הרלוונטיים. כתובת מייל כזאת לא צריכה להחליף בעלים בכל פעם שמתחלפת הנהלה או שאנשים בצוות עוזבים. מספיק להחליף סיסמאות ולתת את הסיסמה העדכנית לצוות החדש. במקרה של אנשי התקשורת בממשל טראמפ, אילו הייתה להם כתובת מייל צוותית קבועה, הם היו יכולים להשתמש בה במקום בכתובות המייל הפרטיות שלהם כדי לתקשר עם כלי התקשורת.

אפשרות נוספת היא קביעת נהלים ברורים להקמה של משתמשים וכתובות מייל לעובדים חדשים במערכות המידע הארגוניות, כולל לוח זמנים קשיח לביצוע. בלא מעט ארגונים גדולים יש מערכת פנימית של העברת בקשות להקמת משתמשים ופתיחת הרשאות למערכות ארגוניות, והבקשות אמורות לעבור באופן מסודר, אבל בעלי תפקיד חדשים לעתים ממתינים זמן ממושך לטיפול בבקשות כאלה. בדרך כלל ידוע לארגון על כניסתו של בעל תפקיד מסוים מספר ימים לפחות לפני תחילת עבודתו בפועל, ואין סיבה שבקשות למערכות המידע השונות לא יועברו ויטופלו בזמן.

שימוש בכתובות מייל פרטיות (כמו jon@hotmail.com) הוא בעייתי ביותר ממגוון סיבות. בהקשר שלנו, הבעיות כוללות שוב קושי לאתר תכתובות רלוונטיות לצורך שמירה על רצף בטיפול בנושאים שונים, מניעת העברה של מסרים סותרים, ובקרה כדי שדברים לא יפלו בין הכסאות.
בתכתובת ממשלתית רשמית יש הכרח נוסף והוא המחויבות לפרסם את התכתובות הרשמיות במסגרת חופש המידע. זה בדיוק מה שקרה לסגנו של טראמפ, מייק פנס.

לאחרונה נודע שסגן נשיא ארה"ב נעזר בחשבון האימייל הפרטי שלו כדי לנהל עניינים רשמיים של מדינת אינדיאנה בעת כהונתו כמושל. על פי הדיווחים בתקשורת האמריקנית, שימוש בחשבון מייל פרטי אינו אסור עפ"י החוק באינדיאנה, והטענות כלפי פנס הן בעיקר בשני נושאים: משלוח מיילים בנושאים רגישים בערוצים לא מאובטחים, ואי הכללת תוכן המיילים הפרטיים במסגרת דרישות חופש המידע שמחייבות פרסום של כל תכתובת רשמית. לאחר שחשבון האימייל האישי של פנס נפרץ על ידי האקרים, הוא עבר להשתמש בחשבון מייל פרטי אחר, כל זאת במקביל לשימוש במייל הרשמי שלו.

פרשת המיילים של פנס עוררה באופן טבעי השוואות לתופעה המקבילה אצל קלינטון. בתקופת מערכת הבחירות בארה"ב אי אפשר היה להתחמק מעיסוק בעניין שרת המיילים הפרטי של שרת החוץ לשעבר הילארי קלינטון, אשר גם היא הפעילה שירות מיילים פרטי במקביל לכתובת המייל הממשלתית שלה.

מדוע האנשים האלה, שנמצאים במשרות ציבוריות בכירות, לא יכולים להסתפק בכתובת המייל הרשמית שמסופקת להם על ידי הארגונים שבהם הם נמצאים?
יכול להיות שכתובת המייל הפרטית שלהם הייתה בשימוש עוד לפני שהתמנו לתפקיד, והמשיכו להשתמש בה מכח ההרגל מול גורמים שונים. זאת לא נראית כמו אפשרות סבירה בעיני, וזה לא מסביר למה מייק פנס עבר להשתמש בכתובת מייל פרטית אחרת לאחר שהמייל שלו נפרץ.
אפשרות אחרת היא שלמדינת אינדיאנה ולממשלה הפדרלית של ארצות הברית אין מדיניות, נהלים ואכיפה ברורים בנושא, ולא הייתה מודעות לבעייתיות שבשימוש במייל פרטי. גם האפשרות הזאת מאוד לא סבירה בעיני.
והאפשרות הנוספת היא שהם עשו את זה כי זה היה להם נוח.

בעידן שבו מדי יום אנחנו שומעים על מתקפת סייבר אחרת, ובכל רגע נתון יש נסיונות של פצחנים לפרוץ למערכות של כל ארגון בעולם, מנהלי מערכות מידע נוהגים לא פעם ליישם מדיניות אבטחה מחמירה ולהציב מגבלות על האופן שבו ניתן להשתמש במייל הארגוני מחוץ למשרדי הארגון (ולפעמים גם בתוכם) על מנת להגן על הארגון. יש ארגונים שלא מאפשרים לעובדים בכלל או מדרג מסוים לגשת למייל הארגוני מרחוק. כמובן שאבטחת מידע היא מדיניות חיונית, אבל היישום שלה צריך לקחת בחשבון את הגורם האנושי בארגון.

כשהמשאבים שהארגון מספק לאנשיו לא מתאימים או לא נוחים להם, הם ימצאו דרכים עוקפות. לפעמים הדרכים העוקפות יהיו על חשבון העובד (כמו מישהו שקונה לעצמו עכבר ארגונומי שהארגון לא מספק) ולפעמים הן יהיו על חשבון הארגון, כמו במקרה של המייל הפרטי.

מדיניות הגישה למערכות הארגון נקבעת לא פעם באופן בלעדי על ידי מנהלי מערכות המידע. לדעתי רצוי שמדיניות כזאת תגיע לדיון בפורום הנהלה מגוון יותר, שיכול לראות את הצרכים ודפוסי השימוש של אנשי הארגון ומגוון הגורמים שבאים איתם בקשר, וכך לייצר איזון טוב יותר בין רצונו של הארגון להגן על עצמו ובין הצורך לספק לאנשיו כלים נוחים ושימושיים לביצוע המשימות שלהם, כדי שלא יפנו לדרכים עוקפות.

הארגון לא תמיד יידע אם עובדים משתמשים בדרך עוקפת, אלא אם תתגלה חלילה זליגת מידע או פרצת אבטחה אחרת, ולכן חשוב גם לשלב כלים לניטור ובקרה בתחום הטכנולוגי לצד כלים מתחום משאבי האנוש לבדיקת עמדות וצרכים של עובדים ביחס למשאבים הארגוניים שניתנים להם.

The post טראמפ, פנס, קלינטון, והגישה למיילים בארגון appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.

חשוב לומר שבארגון מתוקן התנהגות מהסוג הזה היא כמובן לא מקובלת לחלוטין. חובה לדווח להנהלה ולנקוט אמצעי ענישה כנגד אותו גורם – עד כדי סילוקו מהארגון, גם במחיר של נזק זמני למוראל ולאווירה. כאשר ההנהלה מעלימה עין מהתנהגות בעייתית היא יוצרת לגיטימציה לאותה התנהגות. ובמקרה שיידרשו צעדים נגד גורמים אחרים בארגון, יעלו טענות של אכיפה סלקטיבית ו"למה לנו אסור ולו מותר". זוהי סיטואציה מסוכנת מאוד עבור ההנהלה, אשר עלולה לאבד את אמון העובדים שיראו אותה כרואה את טובתה הפוליטית מעל לטובת הארגון.

בדוגמה של קווארק, בגלל שצריכים אותו (ובגלל שיש לו קביעות), אי אפשר ממש להיפטר ממנו, אלא רק לנזוף בו כשהוא עובר את הגבול.

אז מה אפשר לעשות כדי לצמצם את היכולת של דמות כזאת להזיק לארגון, בהינתן שאי אפשר לסלק אותו לגמרי?
אפשרות אחת היא פיקוח ומעקב צמודים, עד כמה שאפשר בלי שזה יהיה מורגש באופן בוטה. ניטור מיילים, בדיקת שיחות יוצאות, הצבת מצלמות במסדרונות מול המשרד שלו וכיוצא באלה. זאת גישה בעייתית, גם כי היא מצריכה משאבים ארגוניים לא מבוטלים, גם כי היא מייצרת אווירה של עוינות וחשדנות שאינה בריאה, וגם כי היא לא מועילה. מי שרוצה לנהל עסקים מפוקפקים ימצא את הדרך להערים על המערכת.
אפשרות אחרת היא להוסיף תחומי אחריות לאותו גורם. לשלב אותו יותר בתהליכים ארגוניים, להכניס אותו לועדות שונות, לתת לו משימות. בגישה כזאת אנחנו מקווים שמצד אחד הוא יהיה עסוק מדי בעניינים שהטלנו עליו מכדי לעשות שטויות, ומצד שני ככל שהוא יהיה מעורב יותר לעומק בפעילות הארגונית יהיה לו תמריץ קטן יותר לחבל במערכת שהוא חלק ממנה.

(ST:DS9 S02E04 "Invasive Procedures")

The post מה עושים עם העובד האופורטוניסט? appeared first on בצלאל פוטשבוצקי.