Detta framgår av Global Intranets trend for 2010 av Jane McConnell:

The ownership model is slowly moving away from the single owner model (usually communication). Forty percent of the organizations do still have this model but another 30 percent have a co-owner model where two or three functions share ownership.

The third model, which is cross-organizational with all major functions and divisions represented, exists in 15 percent. Although used less than the first two models, it is more often found in organizations with mature intranets.

Utvecklingen är positiv, menar jag. Det är orimligt att en (1) avdelning — oavsett vilken det är — ska vara ansvarig för ett intranät. Det är att förminska intranätets potential. Det ger inte rätt kompetenser i arbetet.

Samtidigt är det nog både en mognadsprocess och resursfråga. Särskilt den tredje modellen förutsätter i praktiken en fristående grupp som driver intranätet och rapporterar till verksamheten (i någon form). För det krävs resurser, en relativt stor organisation och en insikt om de värden ett intranät skapar.

Intranätet där vi arbetar tillsammans som individer (kalla det socialt om du vill) är här. Det är inte verklighet bara hos amerikanska IT-företag utan dyker upp i olika skepnader i alla typer av verksamheter.

Förmodligen är landstinget i Jönköping tidiga för sin bransch – men alla större företag och organisationer går i samma tankar eller kommer inom kort att göra det.

Utbyte kräver kontakt(information) — överallt

”Kontaktinformationen är grunden” berättade Sven-Åke Svensson när vi talades vid och kikade på det intranät som är så nytt att lanseringen fortfarande pågår. Sven-Åke är utvecklingsledare vid informationsavdelningen och har, menar jag, dragit en korrekt slutsats.

Den erfarenhet som börjar byggas upp pekar entydigt på att den gamla hederliga telefonboken (om än utbyggd) är en helt nödvändig ingrediens för ett mer socialt intranät.

I landstingets fall innebar insikten ingen revolution. Men väl många små förändringar. Förutom den vanliga kontaktinformationen ingår idag saker som statusmeddelanden (à la Twitter), en indikation på om personen just nu är aktiv på intranätet och ”Publiceringar”, det vill säga en överblick kring det innehåll som personen publicerat.

Den detaljerade personinformationen på intranätet. Lilla bilden: Kontaktlista.

Medarbetarna kan skapa egna kontaktlistor som fogas in på förstasidan. De har då något som är väldigt likt listan med statusuppdateringar på exempelvis Facebook. Men viktigare än detta är ambitionen att använda den personliga informationen överallt.

Vi försöker länka upp detta med bild, namn och statusmeddelanden från så många ställen som möjligt på intranätet. Till exempel på nyheter. Jag tror det kan driva användningen, säger Sven-Åke.

Enkel delning ett första steg

Kommentarer på nyheter är väl inte intranätstandard än men det börjar bli vanligt. Kommentarer används också i Jönköping. Det som imponerar på mig är att landstinget har en uttalad ambition att utveckla redaktörskapet så att nyheter och andra texter tydligare uppmanar till kommentarer. Logiskt, men allt för sällan så uttalat.

Nyheter presenteras i en Outlook-liknande vy där antalet kommentarer är med.

Något mindre vanligt än kommentarer är landstingets interna lösning för att dela länkar (en motsvarighet till Delicious).

Personliga länkar har vi haft länge. Nu har vi lagt till en ”Dela”-funktion. De webbadresser man sparar för eget bruk kan man tipsa kollegorna om och ge etiketter. Sen kan alla söka specifikt bland länkarna på etiketter, vilken person som delat ut dem, mest utdelade länkar och så vidare.

Vi har inte fokuserat på detta i lanseringen. Än så länge är det svårt att säga vad det kommer att ge, berättar Sven-Åke.

Landstingets egen länkdelningstjänst

Socialt betyder inte alltid öppet

Det finns en tendens att likställa social användning med öppenhet. Men när landstinget undersökte människors behov blev det tydligt att allt för mycket öppenhet skulle skada viljan att diskutera och dela med sig.

Därför fick det som kallas ”Min arbetsplats” och är till för avgränsade arbetsgrupper vara stängt. Däremot förväntas grupperna lyfta fram sådant som är intressant utanför gruppen till projektsidor som alla kan nå – vilket säkert kommer att kräva både påminnelser och övertalning.

En del av strävan att skapa nytta

En sista reflektion kring intranätprojektet är att mer personlighet och delaktighet självklart inte har varit – och ska inte vara – ett självändamål. För landstinget har det varit en del av en större förändring som också inriktats på hittbarhet och sök samt den nära, arbetsplatsrelevanta informationen.

Det intressanta är förstås att dessa saker samspelar. Utbyggd kontaktinformation används till exempel för att ge bättre sökresultat. Nyheter kan sorteras efter ”Mest kommenterade”, ett sätt att snabbt hitta det mest engagerande innehållet.

Vägen mot det sociala intranätet går alltså parallellt med vägen som leder till det effektiva intranätet.

Låt mig kort tipsa om den nya distansutbildningen — vid en snabb anblick verkar upplägget intressant. Kicki som är kursansvarig vet vad hon gör. De har dessutom haft det goda omdömet att göra min Webbredaktörens handbok till en del av kurslitteraturen. Så utbildningen måste rimligen vara bra

Mer seriöst: 30 högskolepoäng är inte tillräckligt för att skapa en fullfjädrad webbredaktör. Men det är heller inte syftet. De som ska läsa kursen måste ha relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet. Med den förutsättningen kan utbildningen bli värdefull.

Själv har jag länge hävdat att webbredaktörsrollen måste utvecklas. Allt för många ”redaktörer” är endast skribenter. Och det är ok. Men någon måste ha ansvaret för att innehållet — webbplatsen eller intranätet i sin helhet — skapar rätt effekter. Sajten ska göra sitt jobb för både besökare och organisation.

Det kräver mer än att skriva flyhänt och lättläst. Men det är ett arbete som inte går att frikoppla från innehållet. Därför måste redaktörsrollen utvecklas.

Ur pressmeddelandet om kursen:

Att jobba med webben innebär att du måste behärska både kommunikation, marknadsföring men också till viss del teknik och juridik. Det har tagits fasta på i denna webbredaktörsutbildning som erbjuder kurser inom alla dessa områden. Ambition är att ligga i framkant med de senaste rönen både från forskning och från branschen.

Jag skriver inte jätteofta om mina projekt och affärer här, men eventuellt har du snappat upp att jag är senior partner och ansvarig för Sverige inom nätverket Customer Carewords. Jag arbetar där tillsammans med Gerry McGovern som refereras av Jared M. Spool:

To meet the needs of the users, the team needs to make task completion their #1 objective. ”Don’t manage the technology; don’t manage the content; don’t manage the information; and don’t manage the graphics,” Gerry says, ”Manage the tasks.”

Kunde lika gärna sagt det själv
Mer på svenska om Behovsanalys — fakta, inte åsikter.

Detta är egentligen ingen nyhet. Väl testade — och lååånga — sajter som exempelvis Aftonbladet borde ha övertygat de flesta. Men rädslan för att besökare inte scrollar är fortfarande en av de vanligaste jag möter hos webbredaktörer.

Cxpartners redogör för sina erfarenheter från användbarhetstester:

People tell us that they don’t mind scrolling and the behaviour we see in user testing backs that up. We see that people are more than comfortable scrolling long, long pages to find what they are looking for.

Självklart får detta inte bli ett alibi för att skapa dåliga sidor. Du måste alltid prioritera innehåll. Det som flest behöver oftast ska vara lättast att nå, och därmed överst. Och cxpartners ger också tre viktiga tips för hur du ska undvika att skapa en situation där människor undviker att scrolla.

Less is more – don’t be tempted to cram everything above the fold. Good use of whitespace and imagery encourages exploration.

Stark, horizontal lines discourage scrolling - this doesn’t mean stop using horizontal full width elements. Have a small amount of content just visible, poking up above the fold to encourage scrolling.

Avoid the use of in-page scroll bars - the browser scrollbar is an indicator of the amount of content on the page. iFrames and other elements with scroll bars in the page can break this convention and may lead to content not being seen.

Redaktionell organisation (eller Intranet Governance som det brukar kallas) är högintressant. Väldigt många funderar, väldigt många har definierat svårigheter i det egna arbetssättet. Jag samlar material för att så småningom skriva en omfattande genomgång, men Jane McConnells principer är är värda att kika på direkt.

1. Definiera ansvar på lägsta möjliga nivå i organisationen men inte lägre än att ansvar kan utkrävas.
2. Blanda inte samman innehållsägare med vem som publicerar innehåll.
3. Gör det tydligt på sidorna vem som äger innehållet.
4. Låt funktioner och enheter specificera sitt eget innehåll och process för godkännande.
5. Undvik komplexa godkännanderutiner.
6. Låt inte bara innehållsägare avgöra vilket innehåll som krävs. Involvera användarna.
7. Undvika ”svarta hål”, se till att hela organisationen är med på intranätet.

Flera av principerna är rimliga. 2, 3 och 5 är utmärkta. Men jag har två invändningar.

Intranätet bör inte följa organisationen
En klassiker. Alla organisationer omorganiseras. Men ett så tydligt organisatoriskt uppbyggt intranät som punkt 4 antyder bygger man i praktiken in behovet att strukturera om intranätet mest hela tiden.

Jag tycker tvärtom. Utgå inte från organisationen. Utgå från behoven — vilket leder till nästa invändning.

Utgå från användarna. Involvera innehållsägarna.
Punkten 6 tar upp rätt spelare i matchen. Men det är fel hemmalag. Faktum är att intranätet skapar värden (höjd produktivitet osv.) först när det används. Alltså måste utgångspunkten vara vad medarbetarna vill och behöver göra.

För mig är innehållsägarna leverantörer, inte chefer. De tillhandahåller det som behövs, inte det de vill förmedla.

Wired skriver att en majoritet företag väljer att blockera tillgången till sociala sajter. Andelen gäller visserligen företag i USA men oron för produktivitetsminskning och läckor är på inget sätt unik för USA. Oron finns även på företag och organisationer i Sverige.

Shel Holtz betraktar detta fenomen i ljuset av att investeringarna i sociala medier samtidigt spås öka. Dessa sajter blir alltså allt intressantare och samtidigt allt ”farligare”. Shel fångar på ett bra sätt kärnan i den logiska kullerbytta dessa företag gör. De vill vara i interaktiva miljöer men stoppar sig själva från att interagera.

If companies block their employees from engaging, who do they think their fan pages and Twitter accounts are attracting? Think about it. If every company prohibited employees from visiting Facebook, then the only time anybody could visit the company Facebook fan page would be when they’re not at work. Given the hours most companies require of their employees, that’s not a heck of a lot of time to interact with customers.

James Robertson berättar om ett företag som bestämde sig för att någorlunda rejält minska omfånget på sitt intranät. 50.000 sidor — 10 procent av sidorna — togs bort efter en process på några månader.

Kommunikations- och IT-avdelningarna stålsatte sig för den storm av klagomål som skulle komma. Men stormen blåste aldrig upp.

That day, they received 3 emails and two calls. That was it. After the first day, no complaints. Six months later, people are still thanking them for cleaning up so much rubbish out of the intranet.

Detta är inget unikt fall. Alla jag någonsin träffat som genomfört samma typ av rensning berättar samma historia. Om intranätet vuxit sig jättelikt är det alltid en god idé att minska det.

McKinsey har frågat 1 700 chefer på företag i varierande branscher och storlekar om sociala medier/social webbteknik. Slutsatsen är tydlig. På intranäten är genomslaget stort — och ökande. 53 procent var igång 2007 och i år är andelen 65 procent.

The largest components of growth have come from using Web 2.0 to develop new products / services internally, to manage internal knowledge and to reinforce the company culture via tools such as internal social networking applications.

Procentsatserna kan jämföras med 58 procent som använder webben 2.0 för att öka utbytet med kunder och ”bara” 40 procent som riktar sig till partners och leverantörer.

Utan att ha gjort någon egen undersökning tycker jag att siffrorna är höga ut ett svenskt perspektiv, framförallt de som gäller externa aktiviteter. Men den ungefärliga relationen mellan områdena känns rimlig också för Sverige.

Jag hade ingen aning i varje fall, men statistiken ovan är två exempel från en ny Google-tjänst som samlar uppgifter om internetanvändning. Källorna är av varierande karaktär och spänner från massmedia till enstaka webbplatser själva.

Än så länge är statistiksamlingen ganska tom. Den ger ingen komplett bild utan snarare korta, koncentrerade exempel på hur nätet används. Just nu är sajten alltså inget du kan använda för research. Men som lite kul blixtbelysning av intressanta områden, varför inte?

Tips från Steve Rubel.