Para realizar mejor y más rápido tu trabajo en Calc y en general en otras hojas de cálculo como hojas de cálculo de Google, Excel, Numbers, Smartsheet, o Zoho te conviene saber cómo seleccionar los rangos.

También puede que te sea de intereses saber seleccionar filas o columnas.

Seleccionar rangos

Primero de todo indicar que un rango es un conjunto de celdas que contienen datos y en los que se pueden realizar operaciones y servir de punto de partida para muchas otras como realizar gráficos, tablas dinámicas, filtros,…

Por ejemplo si abres una hoja de cálculo y te sitúas en A1, haz clic con el ratón y sin soltar arrastra hasta la celda C3, se sombreará esa área y estarás en el rango denominado A1:C3.

Existen diferentes maneras de seleccionar un rango esta que acabas de leer se denomina seleccionar el rango con el ratón. A continuación hay otras formas de seleccionar.

Seleccionar un rango con el teclado

Situado en la celda A1, presiona la tecla mayúsculas, Mayús, y sin soltar presionando las flechas de las teclas del cursor desplázate hasta la celda C3, veras que a medida que te vas desplazando el área se sombrea, situado en C3 puedes dejar de presionar las teclas.

Existe otra forma de seleccionar con el teclado y es usando la tecla F8. Situado de nuevo en A1 pulsa la tecla F8, con el cursor o también con el ratón haz clic en la última celda del rango en nuestro ejemplo C3, queda seleccionado el rango, pulsa de nuevo F8 y así desaparece la acción de Modo Extendido.

Seleccionar toda la hoja de cálculo

Puede que en ocasiones te interese seleccionar el rango completo de la hoja de cálculo, en ese caso basta con que hagas clic en el cuadrado superior izquierdo de tu hoja justo en la intersección entre las letras de las columnas y los números de las filas, quedara seleccionada toda la hoja y aparecerá sombreada. Es lo mismo que usar la combinación Ctrl+E o ir al menú Editar, luego «Seleccionar todo».

Selección de rangos que no están contiguos

Hasta ahora las celdas que has seleccionado estaban juntas. Ahora se trata de seleccionar diferentes rangos que no están contiguos.

Vas a hacerlo con la tecla Control, Ctrl, y el ratón: Selecciona A1:B1 con el ratón, a continuación pulsa la tecla Control y pulsa y arrastra para seleccionar B3:C3, con ello obtendrás la selección de dos zonas que no están contiguas.

Si te acostumbras a trabajar seleccionando rangos ganarás destreza y rapidez en tu trabajo con las hojas de cálculo.

A continuación te comento alguno de ellos para que a la hora de realizar un gráfico elijas el que mejor representa los datos que tienes.

Recuerda que una vez creado también puedes editar un gráfico para personalizarlo y crear una plantilla del gráfico para guardarlo y usarlo en posteriores informes.

Vemos las características básicas de cada uno de ellos.

Gráficos de columnas

El gráfico de columnas se caracteriza porque representa una serie de datos usando barras rectangulares en sentido vertical.

Cuanta más alta es la barra o columna mayor es el valor que  representa.

Gráficos de barras

En este tipo de gráficos las barras se representan en forma horizontal.

Su significado es análogo al anterior tipo de gráficos.

Gráficos de líneas

En este caso se usan puntos conectados por una línea y así se representa cómo va variando el valor de los datos a lo largo de una serie por ejemplo (y lo más común) una serie de tiempo.

Gráficos circulares

Se representa la información en un círculo dividido en sectores, el tamaño de cada sector indica la importancia de cada dato en relación al conjunto de ellos.

Se usan para representar porcentajes o proporciones.

También se conocen como gráfico de pastel o de torta.

Gráficos XY (dispersión)

Se representa en ellos la relación entre dos variables, mostrando la influencia o correlación que existen de una variable en otra.

Nos permite ver rápidamente comportamientos anómalos.

Gráficos de áreas

Este tipo de gráficos muestran al igual que los gráficos de líneas los datos conectando una serie de puntos con una línea y además en este caso rellenando el área que queda por debajo de dicha línea.

Gráficos de anillos

Se asemejan a los gráficos circulares si bien en este caso la comparativa y análisis se realiza de forma más clara fijándose en el tramo de anillo que representa cada dato.

Además en este tipo de gráficos se pueden representar varias series de datos, por ejemplo los datos en dos años diferentes.

Otros tipos de gráficos

Otros tipos de gráficos no tan usados son:

• Gráficos de burbujas.
• Gráfico de red.
• Gráficos radiales.
• Gráficos de superficie.
• Gráficos de cotizaciones.
• Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide.

Tip: Para hacer más atractivos los diferentes tipos de gráficos en la mayoría de las hojas de cálculo puedes elegir un formato en 3D.

En este artículo puedes empezar a aprender sobre ellas: Cómo hacer una tabla dinámica, en este otro puedes mejorar tus destrezas en el uso de las mismas: Modifica fácil una tabla dinámica. Y en Cómo hacer un gráfico dinámico aprenderás a realizar la representación gráfica de las mismas.

A continuación, te muestro 3 ejercicios sencillos como ejemplos de aplicaciones a la hora de realizar tablas dinámicas. Puedes seleccionar, copiar y pegar las tablas a tu programa de hojas de cálculo Calc u otros para trasladar los datos.

Listado de vendedores, productos vendidos e importes

En este caso puedes realizar la tabla dinámica siguiente: En las columnas los vendedores, en las filas los productos y en el campo de datos los importes vendidos. Una variación de esta tabla sería en vez de mostrar los importes mostrar la cuenta de las unidades vendidas.

Listado de productos vendidos por fechas y cantidades

A continuación confecciona la tabla dinámica siguiente: En las columnas los productos, en las filas las fechas y en el campo de datos las cantidades vendidas. Para perfeccionar puedes agrupar las fechas por meses.

Listado de gastos por mes, importes y departamento

En este caso las opciones son más amplias por ejemplo puedes realizar el informe de manera que muestre el gasto total por departamento en cada mes. Otra opción ​es mostrar los gastos por departamento.

Una característica poco conocida de Calc es el formato condicional, básicamente, su función consiste en aplicar un determinado formato a una celda o grupo de ellas, en función del valor que contiene dicha celda.
Veamos un ejemplo con el que entenderemos fácilmente el funcionamiento del formato condicional:   Vamos a diseñar una pequeña aplicación que contiene las notas obtenidas por los alumnos de una clase, en ella pondremos en las filas el nombre de los alumnos y en las columnas las materias y las notas obtenidas, tal y como se aprecia en la siguiente figura:

Ahora deseamos que el fondo de las celdas que contienen las notas sea de color azul, en caso de aprobado y de color rojo, si está suspenso. Esto se podría hacer forma manual, pero desde luego, sería un engorro, pues sería necesario comprobar una por una todas las notas. Con el formato condicional vamos a automatizar esta operación que se convierte en extremadamente sencilla y rápida.

Lo primero que debemos hacer es seleccionar el grupo de celdas que se van a ver afectadas, en nuestro caso serían todas las que contienen los valores numéricos de las notas. A continuación, desplegamos el menú Formato, luego Condicional y, dentro de él, seleccionamos la opción Condición… Ahora nos aparece un cuadro de dialogo en el que disponemos de varias opciones y formas de validar datos, nosotros vamos a crear 2 condiciones, la primera que las celdas cuyo valor está entre 5 y 10 tengan fondo de color azul y la segunda, que las celdas cuyo valor esté entre 0 y 4,99 tengan fondo de color rojo.

Para definir la primera condición dejamos como está la primera opción «El valor de la celda es», en el segundo recuadro elegimos la opción «entre» y, en los siguientes recuadros «5» en el primero y «10» en el segundo. Ya hemos definido la condición, ahora vamos a definir el formato, para ello en el desplegable Aplicar estilo, elegimos «Estilo nuevo…» y nos aparece el cuadro de dialogo Estilo de celda. Aquí nos vamos a «Fondo» y seleccionamos el color Azul claro 2, pulsamos en Aceptar y ya tenemos definida nuestra primera condición.

En la siguiente figura podemos apreciar el aspecto que tiene ahora el cuadro de dialogo Formato Condicional:

Para añadir la segunda condición pulsamos en «Añadir» y repetimos el proceso anterior, ahora le decimos que los valores tienen que estar entre 0 y 4,99 y en el color seleccionamos el rojo. Este sería el aspecto final del cuadro de dialogo:

Pulsamos en «Aceptar» y… el trabajo está hecho, con unos pocos clics nos han librado lo que podían haber sido horas de trabajo.

Hay que señalar que las posibilidades, tanto a la hora de realizar las comparaciones o pruebas lógicas, como los formatos a aplicar, son múltiples y ofrecen muchas más variaciones que las que hemos visto en este ejemplo concreto.

1. Selecciona previamente la celda que contiene el formato que se desea clonar.
2. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la celda seleccionada, se pulsa sobre la opción “Clonar formato”.
3. A continuación, simplemente haz clic sobre la celda o grupo de celdas a las que se desea cambiar el formato, el resultado es instantáneo y la celda de destino mantendrá el mismo contenido (ya sea texto, un valor numérico o una formula), pero con el formato deseado.

Un checklist, lista de control u hoja de verificación son formatos creados para el realizar actividades, su seguimiento y control.

ENCABEZADOS y RÓTULOS

• Escribir los encabezados y rótulos de los procesos o tareas.

CONTROLES

Mediante las casillas de verificación indicamos los procesos realizados.

• CASILLA DE VERIFICACIÓN. Ir a Menú Insertar / Control de formulario: Casilla de verificación.
• Arrastre sobre la celda E7 para crear el control.
  Para crear un control cuadrado, mantenga oprimida la tecla Mayús mientras arrastra el puntero del ratón.

• Hacer clic derecho sobre la etiqueta del control / Propiedades del control…
• Mostrará la ventana de Propiedades del control.

• Clic sobre la pestaña: Datos.
• Ir a: Celda enlazada / Seleccionar la celda F7.
• Repetir el proceso para el resto de procesos o tareas.

FORMATO CONDICIONAL

Aplicamos un formato condicional que identifique que la actividad o tarea está realizada (VERDADERO).

• Seleccionar el rango: C7:E7. Rango donde aplicar el formato condicional.
• Ir al menú: Formato / Formato condicional / Condición. Mostrará la ventana de nueva regla de formato.

• Indicar como condición: La fórmula es.
• En la siguiente casilla, escribir: =$F$7=VERDADERO()
• A continuación, aplicar el estilo deseado.
• Pulsar el botón Aceptar. Cierra la ventana del administrador de reglas y aplica el formato condicional.

• Repetir el proceso para cada fila de la actividad o tarea sobre la celda de la columna F.

FORMATO de la HOJA

• Ocultar la columna F.
• Aplicar bordes y rellenos a las celdas.

Puedes realizar un montón de cálculos, desde los más sencillos como suma, resta, producto, hasta los más complicados como logaritmos, trigonometría, matrices, además de un montón de utilidades como redondear, escribir en números romanos, usar números aleatorios, y muchas más.

Conozcamos algunas de las funciones matemáticas y trigonométricas más empleadas.

Para ello abre una hoja de cálculo Excel nueva.
Sitúate en la celda A1 y escribe el número 10, ahora en A2 escribe el número 2. Sitúa el cursor en C1.

Empiezas con la función Suma

Haz clic en el icono fx, aparece en la barra de fórmulas, la encuentras en la parte superior-izquierda de una ventana de Calc, es un espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las fórmulas introducidas en la celda en la que este situado el cursor.

Se abre un cuadro de dialogo llamado Asistente de funciones, para buscar una función por ejemplo suma, escribe en el recuadro debajo de Buscar una función.

Verás que aparecen todas las funciones que tienen la palabra suma en su definición. La función suma aparece la segunda, selecciónala, pulsa Aceptar. (También puedes realizar la búsqueda por Categorías, para ello despliega el triángulo negro que aparece a la derecha o selecciona una categoría).

A la derecha se muestra una pequeña explicación de los pasos a seguir para realizar la operación suma.

En el primer rectángulo escribe A1 o pulsa con el ratón en dicha celda, en el segundo rectángulo pon o pulsa en A2. Haz clic en el botón Aceptar, el cuadro de dialogo se cierra y en la celda C1 aparece el resultado de la suma que es 12.

Si quieres sumar más cifras basta con ir indicando las celdas a sumar en cada rectángulo.

Otra forma de realizar sumas es la Autosuma.

Función Resta

No busques la formula Resta porque no está, si quieres realizar una resta en Calchas de escribir el signo menos delante de la celda a restar.

Función Producto

Realiza los mismos pasos que en la explicación anterior, pero en vez de elegir suma, busca y elige Producto, tras realizar todos los pasos en la celda C1 obtienes el resultado de multiplicar 10 por 2 esto es 20.

Función Cociente o división

Mismos pasos que los descritos, el resultado será 5.

Función Potencia

En vez de escribir el nombre, elige la categoría Matemáticas y escógela de la lista (está en orden alfabético).

Si quieres por ejemplo calcular el resultado de la potencia de 2 al cubo, es decir a la tres, en el primer recuadro llamado Base pulsa en la celda A2, en el segundo escribe 3, Aceptar, obtienes el resultado que es 8.

Función Raíz cuadrada

Igual que en el caso anterior, escoge dentro de la categoría Matemáticas la función Raíz, en el cuadro de dialogo indica de que numero quieres saber la raíz cuadrada, bien escribiéndolo o bien pulsando una celda con datos numéricos, por ejemplo, escribe 144 en el recuadro Número: al pulsar Aceptar obtendrás 12.

Y así poco a poco te recomiendo que vayas practicando con todas las funciones matemáticas para que te familiarices con la construcción de fórmulas.

Consejo: En todo momento en los cuadros de dialogo que se abren puedes obtener ayuda acerca de las funciones.

Puedes indicar en Calc funciones para trabajar con fechas y horas, esta herramienta dispone de un gran número de fórmulas para realizar cálculos con estos parámetros.

Funciones de fecha y hora más comunes:

FECHA(año; mes; día): Devuelve el número de serie de una fecha especificada.

FECHANUMERO(texto): Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.

DIA(número): Devuelve un valor de día del mes como un entero (1-31).

DIAS(fecha_2; fecha_1): Calcula el número de días entre dos fechas.

DIAS360(fecha_1; fecha_2; tipo): Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.

FECHA.MES(fecha_inicial; meses): Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior, en un número indicado de meses, a la fecha inicial.

FIN.MES(fecha_inicial; meses): Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número determinado de meses.

HORA(número): Devuelve un valor de la hora del día (0-23) para el valor de hora.

MINUTO(número): Devuelve el número secuencial para el minuto de la hora (0-59) para el valor de hora.

MES(número): Devuelve el número secuencial del mes del año (1-12) para el valor de fecha.

MESES(fecha_inicial; fecha_final; tipo): Calcula el número de meses en un determinado periodo.

DIA.LAB(fecha_inicial; días; feriados): Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número determinado de días laborales.

DIA.LAB.INTL(fecha_inicial; días; número_o_cadena; matriz): Devuelve el número de serie de una fecha anterior o posterior de una cantidad de días laborales usando parámetros para indicar los fines de semana y los festivos.

AHORA(): Devuelve la hora actual del ordenador.

SEGUNDO(número): Devuelve el número secuencial del segundo de un minuto (0-59) para el valor de hora.

TIEMPO(hora; minuto; segundo): Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada, en hora, minutos y segundos.

HOY(): Devuelve la fecha actual del ordenador.

DIASEM(número; tipo): Devuelve el día de la semana para el valor de fecha como un entero.

NUM.DE.SEMANA(número; modo): Calcula la semana del año correspondiente a la fecha especificada.

SEMANAS(fecha_inicial; fecha_final; tipo): Calcula el número de semanas en un determinado periodo.

DIAS.LAB(fecha_inicial; fecha_final; lista_fechas; matriz): Devuelve el número de días laborables entre dos fechas usando parámetros para determinar los días laborables y los festivos.

DIA.LAB.INTLfecha_inicial; fecha_final; número_o_cadena; matriz): Devuelve la cantidad de días laborales entre dos fechas usando parámetros para indicar los fines de semana y los festivos.

AÑO(número): Devuelve el año de un valor de fecha como un entero.

AÑOS(fecha_inicial; fecha_final; tipo): Calcula el número de años en un determinado periodo.

FRAC.AÑO(fecha_inicial; fecha_final; base): Devuelve el número de años entre dos fechas.

Por ejemplo, puedes indicar en una celda de Calc cual es la fecha actual, simplemente situándote en ella y escribiendo la fórmula =HOY(), tras pulsar Intro aparecerá en la celda la fecha del día en que estés. Análogamente con las funciones mes o año.

• Valor_lódigo son las condiciones que queremos comprobar y que pueden devolver VERDADERO o FALSO.

Para comprender mejor el funcionamiento de estas funciones se puede recurrir al uso de la llamada Tabla Lógica o Tabla de la Verdad, la cual se muestra en la siguiente figura.

En esta tabla se puede apreciar que la función lógica O devolverá el valor Falso cuando todas las condiciones evaluadas sean falsas y Verdadero cuando al menos una de ellas sea cierta. Por el contrario, la función Y devolverá Verdadero cuando todas las condiciones sean verdaderas y Falso cuando una o más de ellas sean falsas.

En los siguientes ejemplos se puede apreciar como trabajan estas funciones.

Función lógica O

En este caso la función O devuelve Falso pues todas las condiciones indicadas son falsas (B3>B6=Falso, B4=B5=Falso y B5>=B6=Falso).

Ahora la función O devuelve Verdadero pues una de las condiciones indicadas es verdadera (B3<B6=Verdadero, B4=B5=Falso y B5>=B6=Falso).

Función lógica Y

Aquí la función Y devuelve verdadero pues todas las condiciones son ciertas (B3<B6=Verdadero, B4<>B5=Verdadero y B5<=B6=Verdadero).

La función Y devuelve el valor Falso ya que hay una condición que es falsa (B3=B6=Falso, B4<>B5=Verdadero y B5<=B6=Verdadero)

El siguiente ejemplo muestra una aplicación práctica de la función lógica Y combinada con la función SI (ver artículo: Función lógica SI()). Supongamos que en una clase de 6 alumnos, en función de las calificaciones obtenidas por cada uno de los alumnos en cada trimestre, se desea saber quien ha aprobado todos los exámenes y quien ha suspendido al menos uno de ellos y por tanto tendrá que volver a examinarse.

Usando la formula: =SI(Y(C4>=5; D4>=5; E4>=5); «SI»; «NO»), se obtiene el resultado deseado de forma rápida y sencilla.
Téngase en cuenta que la formula no es necesario escribirla 6 veces sino que sólo será necesario escribirla en la primera fila y después se copia en las demás (ver artículo: Copiar y pegar de manera eficiente).

Una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos que tienes en una hoja de cálculo.

A diferencia de la herramienta Subtotales, la tabla dinámica aparecerá en una hoja de cálculo distinta a la que tiene los datos, eso sí en el mismo libro.

También es posible en Calc hacer gráficos dinámicos, sigue el enlace para saber cómo.

Una vez aprendas a crear tablas dinámicas podrás también modificarlas.

Te propongo que partiendo de la pequeña base de datos que se muestra en la imagen, realices una tabla dinámica para conocer el total de productos A y B vendidos por meses y cuya solución es la que aparece en la imagen del último paso.

Paso a paso tu tabla dinámica:

• Abre una hoja de cálculo en la que tengas datos y en cuya primera fila se sitúe el encabezado con las categorías de la misma.

• En dicho encabezado tienes que tener un formato diferente al resto de celdas de la hoja, por ejemplo ponerlo en negrita.

Empieza a insertar la tabla

• Ve al menú Datos, luego en Tabla dinámica y elige Insertar o editar…
• Te pedirá que indiques el grupo de celdas donde está la información a trasladar a la Tabla dinámica. Elige la Selección actual.

Da contenido a tu tabla dinámica

• Acepta y a continuación verás una ventana titulada Disposición de tabla dinámica, en la parte derecha de dicha ventana tienes los conceptos que estaban en el encabezado de tu hoja de cálculo, en la parte izquierda te pide que indiques en qué parte de la tabla dinámica quieres colocar dichos campos.
• Basta con pulsar sobre el botón del ratón sobre el campo que quieras colocar y arrastra sin soltar hasta llegar a cada una de las opciones momento en el cual sueltas el botón. Así has indicado en donde quieres esa información.

Obten los datos en la tabla dinámica

• Lo vas repitiendo con la información que necesites y al terminar veras, en una nueva pestañan, reflejados los datos en tu tabla dinámica como ves en la imagen.
• Puedes obtener más información de la tabla dinámica como por ejemplo filtros, subtotales, medias,… Las tablas dinámicas tienen multitud de opciones poco a poco a base de practicar conocerás todas ellas.