Yönetimden Sorumlu Rektör Yardımcısı Görev Tanımı

Yükseköğretim üst kuruluşları ile senato kararlarının uygulanmasında belirlenen plan ve programlar doğrultusunda rektöre yardım ederek Rektör tarafından verilen diğer görev ve sorumlulukları yerine getirmek.
Sorumlu olduğu ana süreç ile ilgili misyon, vizyon, amaçlar, değerler ve politikalara uyumlu olarak stratejik hedef ve performans göstergelerinin belirlenmesini, 6 ayda bir izlenmesini ve değerlendirilmesini sağlamak.
Başkanlık yaptığı ilgili ana süreç komisyonunda, ana sürecin faaliyetlerini planla, uygula, kontrol et, önlem al (PUKÖ) döngüsü kapsamında izleyip, değerlendirerek, gereken iyileştirme faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlamak.

Görev Tanımı	Görevi Yerine Getirmek İçin Bağlı olan Birim/Komisyon/Kurul
Üniversitenin yönetim ana süreci ile ilgili stratejilerini belirlemek, geliştirmek ve uygulanmasını sağlamak Üniversitenin idari ve yönetim faaliyetlerinin ulusal ve uluslararası kalite standartlarına uygunluğunu sağlamak.	Yönetim Komisyonu Genel Sekreterlik
Görev Tanımı Sağlık Hizmetleri Süreci: Üniversite bünyesindeki sağlık hizmetlerinin etkin, etkili ve güvenli bir şekilde sunulmasını sağlamak amacıyla hasta kabul, muayene, tedavi ve destek hizmetleri süreçlerini yönetmek ve bu süreçlerin kalitesini artırmak.	Eğitim Komisyonu Akademik Birimler
Sorumluluklar Hastaların kimlik bilgilerinin doğrulanarak kayıt süreçlerini etkin bir şekilde yürütmek. Hastalara sağlık hizmetlerinin sunulması için gerekli tedbirleri almak ve süreçleri yönetmek. Laboratuvar hizmetlerinin güvenli ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak. Yatan hastaların tedavi süreçlerinin düzenli olarak yönetilmesi ve hekim talimatlarına uygun şekilde bakım hizmetlerinin verilmesini sağlamak. Hasta taburculuk işlemlerinin yapılması ve gerektiğinde kurum dışı sevk süreçlerinin koordinasyonunu gerçekleştirmek. Hastalara verilen destek hizmetlerinin (otelcilik, bilgi yönetimi, atık yönetimi vb.) sürekli ve güvenli bir şekilde sunulmasını sağlamak.	Kocaeli Üniversitesi Hastanesi Diş Hekimliği Fakültesi Hastanesi
Tıbbi kayıtların güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlenmesi ve gerektiğinde bu kayıtlara ulaşımın sağlanmasını temin etmek. Dış kaynak kullanımı ile sunulan hizmetlerin kalite standartlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
Görev Tanımı Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Kaynaklarının Yönetimi sürecinde, bilgi güvenliğinin sağlanması ve bilişim sistemlerinin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamak. Bu süreç kapsamında, bilgi ve teknoloji kaynaklarının sürekliliği, bütünlüğü ve gizliliğini temin etmek; ayrıca donanım ve yazılım ihtiyaçlarının belirlenmesi, temini, bakım ve onarım süreçlerinin yönetimini yürütmek. Üniversitenin bilgi sistemlerinin yasal mevzuat ve yönetmeliklere uygun bir şekilde işleyişini güvence altına almak. Sorumluluklar: Yetkisiz erişimlerin engellenmesi (gizlilik), verilerin doğruluğunun ve bütünlüğünün korunması ile yetkili kişilerin ihtiyaç duydukları verilere zamanında erişimin sağlanmasını koordine eder. Bilişim Sistemleri Yönetimi ve Güvenliği kapsamında, üniversite içindeki bilişim faaliyetlerinin kanun ve yönetmeliklere uygunluğunu sağlar, cihaz temini, bakım ve onarım işlemlerini yönetir, kablolama ve altyapı çalışmalarını sorunsuz yürütür ve e-posta, internet ile kablosuz ağ hizmetlerinin kesintisiz bir şekilde sağlanmasını koordine eder. Yazılım ve Donanım Destek İşlemleri kapsamında, ihtiyaç duyulan yazılım ve donanımın temini ile güncellemelerini sağlar, donanım varlıklarının bakım ve onarım süreçlerini yönetir ve koordine eder. Yazılım ve Donanım Destek İşlemleri kapsamında, ihtiyaç duyulan yazılım ve donanımın temini ile güncellemelerini sağlar, donanım varlıklarının bakım ve onarım süreçlerini yönetir ve koordine eder.	Genel Sekreterlik Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
Görev Tanımı Mali Hizmetler Süreci: Üniversitemizin mali kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetimini ve koordinasyonunu sağlamak. Bütçenin hazırlanması, uygulanması ve mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ile raporlamalarının gerçekleştirilmesi, hesap verilebilirlik ve mali saydamlığın sağlanması. Ayrıca, mali ve mali olmayan işlemlerin kontrolünü, Bütçe ve Performans Programı ile İç Kontrol hizmetlerinin yönetimini üstlenmek. Stratejik Plan sekretarya hizmetleri ve koordinasyon işlemlerini etkin bir şekilde yönlendirmek.	Genel Sekreterlik Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Sorumluluklar: Mali Hizmetler süreçlerinin genel koordinasyonunu sağlamak. Mali raporların hazırlanması ve üst yönetimle paylaşılmasını yönetmek. Mali saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkelerini uygulamak. Mali süreçlerin etkinliğini artırmak amacıyla sürekli iyileştirme önerileri geliştirmek. İlgili tüm birimlerle iş birliği yaparak süreçlerin etkinliğini sağlamak.
Görev Tanımı İdari Hizmetler ve Destek Hizmetleri Süreci: İdari Hizmetler ve Destek Hizmetleri sürecinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak; rektörlük ve bağlı birimlerin bütçe, satın alma, taşınmaz kiralama, temizlik, taşıt yönetimi, taşınır yönetimi, maaş ve sosyal yardımlar, döner sermaye işlemleri, arşiv yönetimi, genel evrak hizmetleri, kültürel etkinlikler ve basımevi faaliyetleri gibi alanlarda koordinasyon ve yönetim görevlerini üstlenmek.	Genel Sekreterlik İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Genel Evrak Şube Müdürlüğü Arşiv Koordinatörlüğü Arşiv Şube Müdürlüğü Kurumsal İletişim Ofisi Basımevi Birimi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Yayın Komisyonu Başkanlığı
Görev Tanımı: İnsan Kaynaklarının Yönetimi ve Geliştirilmesi Süreci: Üniversitemizin insan kaynakları politikaları çerçevesinde mevcut personelin etkin kullanımını sağlamak, nitelikli personel teminini yönetmek, özlük haklarıyla ilgili süreçleri idare etmek, personelin yetkinliklerini artırıcı eğitim faaliyetlerini planlamak ve uygulamak, görevlendirmeleri organize etmek, motivasyonu artıracak programlar geliştirmek ve ilgili birimlerle iş birliği yaparak insan kaynakları süreçlerinin etkinliğini sağlamak. Sorumluluklar: İnsan kaynakları politikalarının uygulanması ve geliştirilmesi için stratejik planlamalar yapmasını koordine eder. İş gücü planlaması süreçlerinin genel koordinasyonunu sağlamak ve işe alım süreçlerini yönetir. Özlük Hakları Yönetimini Koordine Eder. Personel eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek hizmet içi eğitim programlarını planlanıp ve uygulanmasını yönetir. Personel görevlendirme süreçlerinin etkinliğini sağlamak ve ilgili birimlerle iş birliği yapmasını koordine eder. Kurum düzeyinde kamu görevlilerinin işyeri çalışma koşulları ve kanunların kamu görevlilerine eşit uygulanması kapsamında Yetkili Sendikalarla işbirliğini sağlamak.	Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Değerlendirme Komisyonu Sendika İdari Kurulu
Görev Tanımı: Kurumsal Kalitenin Yönetimi ve Geliştirilmesi Süreci: Kurumun kendi güçlü ve gelişmeye açık yönlerini tanımasına ve iyileştirme süreçlerine katkı sağlaması amacıyla hazırlanan Üniversitemiz stratejik planını ve hedeflerini izleyip değerlendirmek ve kurumsal kalitenin geliştirilmesi ile ilgili iç kalite güvence sistemini kurmak, kalite politikasını belirlemek, performans göstergelerini tespit etmek, bu kapsamda yapılacak çalışmaları Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda yürüterek iç kontrol ve risk yönetimini gerçekleştirmek. Sorumluluklar: Üniversitemizin stratejik planının hazırlanmasını, izlenmesini ve değerlendirilmesini koordine eder. Kurumsal iç kalite güvence sisteminin oluşturulmasını ve bu sistemin sürekliliğini sağlar. Kalite politikalarının belirlenmesini ve performans göstergelerinin izlenmesini yönetir. Kalite geliştirme ve iyileştirme süreçlerini Yükseköğretim Kalite Kurulu’nun usul ve esaslarına uygun şekilde yürütür. İç kontrol ve risk yönetimi stratejilerinin oluşturulmasını ve bu stratejilerin uygulanmasını koordine eder. İç ve dış değerlendirme süreçlerini yönetir, kurumun performansını artıracak faaliyetleri teşvik eder. Üniversitemizin çeşitli kalite indekslerinde (URAP, Webometrics, QS vb.) sıralamasını iyileştirmek için stratejik öneriler geliştirir. Kurum içi ve dışı paydaşlarla iş birliği yaparak kalite süreçlerinin etkinliğini artırır.	Kalite Komisyonu Genel Sekreterlik Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Kalite Koordinasyon Birimi Yönetim Komisyonu Eğitim Komisyonu Araştırma-Geliştirme Komisyonu Toplumsal Katkı Komisyonu Stratejik Planlama Yönlendirme Kurulu Stratejik Planlama Kurulu
Görev Tanımı: Kütüphane ve Dokümantasyon Hizmetleri Süreci: Üniversitemizin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek amacıyla basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının temin edilmesini, düzenlenmesini ve kullanıcılara sunulmasını koordine etmek. Kütüphane hizmetlerinin etkinliğini artırmak, dijital kaynakların entegrasyonunu sağlamak ve kullanıcıların bilgiye erişimini kolaylaştırmak amacıyla süreçlerin koordinasyonunu sağlamak. Ayrıca, kütüphane personelinin gelişimini destekleyerek hizmet kalitesini artıracak stratejik adımların uygulanmasını koordine etmek. Sorumluluklar: Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek için gerekli basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının seçimi, temini ve düzenlenmesini koordine etmek. Kütüphane hizmetlerinin etkin sunumunu yönetmek. Elektronik kaynakların erişimini ve takibini sağlamak. Kütüphaneye sağlanan materyallerin uluslararası kataloglama kurallarına göre sınıflandırılmasını ve kütüphane kullanıcılarının erişimine sunulmasını koordine etmek. Akademik açık erişim hizmetlerini yönetmek. Kütüphanenin hizmetlerinin tanıtılması ve kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgi kaynaklarına ulaşabilmeleri için eğitim ve rehberlik hizmetlerini koordinasyonunu sağlamak. Engelli kullanıcıların bilgiye erişimini kolaylaştırmak için gerekli materyallerin uygun formatlarda hazırlanmasını ve sunulmasını sağlamak. Kütüphane materyallerinin bakım ve koruma işlemlerini yönetmek.	Genel Sekreterlik Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kitap Alım Komisyonu
Görev Tanımı: Paydaş İlişkilerinin Yönetimi Süreci: Kocaeli Üniversitesi’nin vizyonu ve misyonu doğrultusunda, iç ve dış paydaşlara yönelik iletişim akışını düzenlemek, kurumsal iletişim planları hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak. Ayrıca, hukukun üstünlüğü ve adalet ilkesi çerçevesinde üniversitenin haklarını savunarak idari iş ve işlemleri yürütmek. Sorumluluklar: İç ve dış paydaşlarla etkili iletişim stratejileri geliştirerek süreçleri yönetmek. Kurumsal iletişim planlarının hazırlanması, uygulanması ve yönetilmesi süreçlerini koordine etmek. Basın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini yönlendirerek üniversitenin itibarını güçlendirmek. Dijital tanıtım materyallerinin hazırlanmasını ve üniversite birimlerinin internet sitelerinin uyumunu sağlamak. Üniversite tanıtım faaliyetlerinin düzenlenmesi için gerekli planlama ve organizasyonu yönetmek. Hukuk işlerini yürüterek personel ve öğrenci disiplin soruşturmalarını takip etmek. Yasal süreçlerin takibini yapmak ve ilgili birimlere gerekli bilgilendirmeleri sağlamak. Üniversitenin yazılı, görsel ve işitsel medya ile ilişkilerini geliştirmek ve iletişim akışını sağlamak. Paydaş görüşlerini toplayarak stratejik planlama süreçlerine entegre etmek. Üniversitenin tanıtım etkinliklerini koordine etmek ve sonuçlarını raporlamak.	Genel Sekreterlik Kurumsal İletişim Ofisi Hukuk Müşavirliği Son Soruşturma Kurulu
Görev Tanımı: Sağlık, Kültür ve Spor Hizmetleri Süreci: Üniversitemiz öğrenci, personel ve ailelerine sağlık, kültür, spor ve beslenme konularında ihtiyaçlarını karşılayacak hizmetleri en iyi şekilde sunmak, öğrencilerin ve çalışanların beden ve ruh sağlığının korunmasını sağlamak, kültürel ve sportif hizmetlerle üniversite bilincinin oluşmasına katkı sağlamak, üniversite ve yerleşke yaşamına destek vererek öğrencilerin ve personelin kurumsal bağlılığını arttırmak. Sorumluluklar: Sağlık, kültür ve spor hizmetlerinin etkin bir şekilde sunulmasını sağlamak üzere ilgili birimlerin ve alt süreçlerin koordinasyonunu sağlamak. Yemekhane hizmetlerini, yemek bursu işlemlerini ve kantin-kafeterya denetimlerini yöneterek beslenme alanında sağlıklı ve düzenli hizmet sunulmasını sağlamak. Kısmi zamanlı çalışma programlarını ve öğrenci stajı işlemlerini yöneterek, öğrencilere sosyal destek ve istihdam fırsatları sunmak. Açık ve kapalı spor salonları ile sosyal tesislerin etkin kullanımını planlamak, mekân tahsis işlemlerini organize etmek. Öğrenci kulüpleri ve sosyal etkinliklerin denetim ve organizasyonunu yönetmek, bahar şenliği gibi büyük etkinliklerin koordinasyonunu sağlamak. Hasta kabul, muayene ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin kalitesini denetlemek, sağlık hizmetleri sürecinin sorunsuz işlemesini sağlamak. Personel servis hizmeti ve binek araç kiralama işlemlerinin denetim ve kontrolünü yaparak, ulaşım hizmetlerinin güvenli ve etkili bir şekilde sunulmasını sağlamak. Kurum konutlarının tahsis şekli ile oturma süresi, tahliye, kira, bakım, onarım ve yönetiminin usul ve esaslara uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.	Genel Sekreterlik Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kariyer Geliştirme Uygulama ve Araştırma Merkezi Konut Tahsis Komisyonu Öğrenci Kulüpleri Üst Kurulu Mekân Tahsis Kurulu
Görev Tanımı: Yapı İşleri ve Teknik İşler Süreci: Kocaeli Üniversitesi'nin sürdürülebilir gelişimini desteklemek amacıyla, iç ve dış paydaşların ihtiyaç duyduğu çağdaş ve kaliteli fiziki mekanların inşasını, mevcut alanların iyileştirilmesini, kaynakların verimli kullanımını ve çevreye duyarlı uygulamaların gerçekleştirilmesini sağlamak üzere plan ve programlar dahilinde faaliyetleri yürütmekle sorumludur. Yeni bina ve tesis yapım taleplerini almak, değerlendirmek ve onay sürecini koordine etmek. Yapım süreçlerini yönetmek ve projeye uygunluğu denetlemek için teknik personeli görevlendirmek. Geçici ve kesin kabul süreçlerini yönetmek, eksiklikleri tespit ederek gerekli düzenlemeleri yapmak. Taşınmaz edinim sürecini koordine etmek, değer tespitini yapmak ve gerekli ödemelerin gerçekleştirilmesini sağlamak. Bakım ve onarım taleplerini değerlendirmek, ilgili personeli görevlendirmek ve gerekli denetimleri yapmak. Bina tesisat, sistem ve cihazlarının işletilmesini yönetmek ve bakım süreçlerini koordine etmek.	Genel Sekreterlik Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı
Üniversitenin enerji verimliliğini artırmak amacıyla enerji yönetim sistemlerinin kurulması, uygulanması ve performansının düzenli olarak izlenmesi. İlgili yasal düzenlemeler, çevresel sürdürülebilirlik hedefleri ve ulusal/uluslararası standartlar doğrultusunda enerji yönetimi faaliyetlerinin yürütülmesi. Enerji tüketiminin optimize edilmesi, maliyet tasarrufu sağlanması ve çevresel etkilerin azaltılması için enerji verimliliği stratejilerinin geliştirilmesi.	Genel Sekreterlik Enerji Yönetim Birimi
Üniversitenin afet ve acil durum hazırlık faaliyetlerini koordine etmek.	Afet ve Acil Durum Hazırlık Birimi
Üniversitenin İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili faaliyetlerini koordine etmek.	İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi
Üniversitenin Koruma ve Güvenliğinin sağlanmasını koordine etmek.	Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğü