La Organización

2020-09-12T08:03:00.001-07:00

Principios de la organización

1- Orientación al objetivo

Como cualquier proceso dentro de la administración, este debe responder al objetivo que se ha planteado la empresa.

Cada acción que se contemple, así como el modo de seleccionar y estructurar la información en la que se basa el plan, deben atender al objetivo principal de la empresa.

También se deben tener en cuenta criterios de administración, como la eficiencia y la eficacia. Se trata de lograr ganancias con bajos costos operativos y de producción

2- Especialización

Es el principio que establece la realización en serie de una tarea muy específica.

Se trata de aprovechar al máximo una capacidad muy concreta de un empleado o de una máquina, a fin de obtener el máximo rendimiento en esa tarea.

Esto implica que la cadena de producción debe estar muy bien estructurada, pensada y cronometrada para dar cabida a esa secuencia de tareas especializadas

3- Jerarquía

Es el principio según el cual el poder se distribuye dentro de la empresa para que sea ejercido en beneficio del cumplimiento de los objetivos.

Generar esa cadena de mando ayudará a tener un mejor control de las tareas en cuanto a metodología (cómo se hacen las cosas) y resultados (para qué se hacen las cosas).

Esta cadena de mando también funciona como un incentivo para las personas que integran la organización, porque les presenta posibilidades de crecimiento profesional y/o laboral dentro de la empresa.

Y esto también tiene una dimensión educativa poco evidente; las personas dentro de la empresa pueden comprender la estructura de un Estado y su razón de ser.

4- Responsabilidad

Organizar el uso y la gestión de recursos y asignar tareas requieren también la generación y distribución de responsabilidades.

La magnitud de las responsabilidades dependerá del rango y rol de la persona dentro de la institución.

Este principio permite tener idea del alcance de las acciones, manejar las expectativas y elaborar indicadores de gestión.

También es importante que a cada responsabilidad se le asigne una persona con suficiente autoridad para hacerla cumplir.

5- Cadena de mando

En esa organización hay que establecer normas de actuación y procedimientos dentro de

6- Tramo de control

la cadena de mando.

De ese modo se evitarán malos entendidos en el transcurso de las labores operativas, y se podrán establecer responsabilidades en caso de fallas y reconocimientos en casos de éxitos.

El administrador deberá procurar la comunicación clara y efectiva de esta cadena de mando, para que los empleados puedan reconocer a sus jefes inmediatos y rendirles cuentas.

7- Difusión o divulgación

Es una parte fundamental de todo el proceso administrativo: solo difundiendo correcta y oportunamente la estructura de la empresa y sus procesos, los empleados tendrán claro su margen de acción.

En la difusión interna de esta información participan todos los miembros, pero principalmente los rangos altos y medios de la empresa, quienes bajan los datos en cascada a los empleados de base.

8- Coordinación

Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas unidades aportan proporcionalmente al logro del objetivo.

9- Continuidad

La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe pensarse en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso en el tiempo.

La idea es que cada proceso tenga forma de iniciarse y transcurrir hasta el logro de los objetivos, e incluso que pueda prolongarse más allá de los objetivos, a su verificación y ajuste respectivos.

Este principio surge de la certeza de que la estructura organizacional requiere mantenerse, pero también ajustarse a las condiciones de su entorno.

Este principio lleva aparejado una tarea de documentación constante de los procesos para que haya continuidad de procedimientos independientemente de que cambien las personas que los ejecutan.

10- Flexibilidad

La organización debe estar lo suficientemente preparada para que, en el caso de que deban realizar adaptaciones a cambios técnicos o posibles alteraciones, estas sean lo menos bruscas posible.

Es decir, que se tenga capacidad de reacción sin que esto afecte en demasía a los empleados, la burocracia o sistemas de controles.

11- Eficiencia

Es clave que haya soporte escrito de todas estas informaciones, para llevar registro del acontecer institucional y para que haya modos de verificar órdenes y procedimientos

Máximo objetivo al menor costo. Es la definición más certera de eficiencia aplicable a la organización. El trabajo eficiente de cualquier organización depende de cómo se realiza la función gerencial de la organización, la cual también debe promover la satisfacción entre los empleados para que -valga la redundancia- la eficiencia sea eficaz

12- Comunicación

La organización debe disponer de un flujo de comunicación constante, que sea fluida y que llegue de arriba a abajo en ambos sentidos. Este principio alberga conceptos como las políticas empresariales, quejas, sugerencias, programas de empresa, novedades, reacciones, etc.

Los canales de comunicación deben ser fluidos y que sirvan como embudo para eliminar toda aquella información que sea irreverente, genere controversia, malentendido o incertidumbre.

Tipos de Departamentalización

Por funciones

Es la agrupación de funciones de acuerdo con las actividades que realiza la

empresa; un ejemplo son las empresas que cuentan con un

departamento de finanzas, uno de operaciones, uno de mercadotecnia y

uno de recursos humanos.

Es el método más común de agrupar las actividades, la cual repercute de forma

positiva en la especialización. Es un tipo de departamentalización muy utilizado

por las pequeñas o medianas empresas y representa un menor costo.

Por territorio o área geográfica

Cuando las empresas realizan sus operaciones en diversos estados, países o en

el área metropolitana, adoptan una departamentalización de acuerdo con el

territorio en el que operan; por ejemplo: departamento zona norte, departamento

zona sur y departamento zona centro. Este tipo de estructuras son muy

utilizadas por empresas internacionales.

Por producto

La agrupación de actividades se basa en los productos que la empresa ofrece,

por ejemplo: departamento de leche, departamento de crema y

departamento de yogur. Divide a los departamentos por producto

o, bien, por líneas de productos. Es mayormente empleado por empresas

grandes que fabrican productos en cantidades considerables.

Por clientes

Es la agrupación de actividades basada en los clientes a los que está dirigida la

empresa; por ejemplo: departamento de damas, departamento de niños y departamento

de caballeros. Está orientada al cumplimiento de las metas. Los productos se

diseñan acordes a las necesidades de los usuarios.

Por tiempos

En algunas empresas la agrupación de actividades se realiza en función
del tiempo, debido a que son empresas que trabajan las 24 horas del día
y su estructura se basa en los turnos de trabajo.

Estructura Organizacional

Se conoce como estructura organizacional a las formas de organización interna

y administrativa de una empresa u organización. Esto incluye también el reparto

del trabajo en áreas o departamentos determinados según esa misma estructura.

Dicho en otras palabras, la estructura organizacional de una empresa es el modo en

que se concibe a sí misma, el modo en que planifica su trabajo y reparte formalmente

sus responsabilidades. La estructura organizacional es la forma de una empresa.

Las empresas y organizaciones suelen organizarse a sí mismas en base a los objetivos

que se han trazado. Por otro lado, su estructura responde también al modelo de gestion

interna que emplean, es decir, a cómo conciben la autoridad, la jerarquía administrativa y

la división de sus labores.

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