Waardetoevoegende activiteiten

Een van de belangrijke thema’s van Lean betreft verspillingen. Eigenlijk gaat het om waarde toevoegen voor de klant en alles wat geen waarde toevoegt definiëren we dan als een verspilling. Sommige niet waarde toevoegende activiteiten accepteren we, bijv. omdat de wet dat eist of omdat we er zeer bewust voor kiezen vanuit organisatiebeleid.

Uit bovenstaande blijkt wel dat voordat we verspillingen kunnen elimineren we eerst moeten weten wie de klant is en welke activiteiten de klant als waardetoevoegend ziet. Dit lijkt een open deur maar ik zie regelmatig zelfs ervaren Lean consultants in de valkuil stappen om in hun enthousiasme te starten met bruin papier sessies of andere tools en technieken om verspillingen te elimineren terwijl het niet duidelijk is wie de klant is.

Een voorbeeld kan het duidelijk maken. Een zorginstelling wil efficiënter en effectiever werken door oa onzinnig administratieve ballast te elimineren. Met de client (degene die de zorg ontvangt) als klant kun je heel veel ballast overboord gooien. Maar is de client wel de (enige) klant. Want als we gaan kijken vanuit de zorgverzekeraar of het zorgkantoor zijn er plotseling activiteiten van levensbelang geworden voor de betaling die vanuit client oogpunt in eerste instantie verspilling leken.

Dus: voordat je aan de gang gaat met verspillingen definieer eerst wie de klant is. En vraag de klant wat voor hem waardetoevoegende activiteiten zijn. Dat kan verassende resultaten opleveren.

Verleden week heeft Ad van de onvolprezen website www.adjustintime.nl mij geïnterviewd. Het hele interview is hier te lezen.

LeanPartners heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld als partner in continu verbeteren voor zorg en welzijn instellingen. Meer dan welke branche dan ook is de zorg in beweging. Cruciaal is de grote betrokkenheid en het enthousiasme van de medewerkers te behouden terwijl er toch verbeteringen aangebracht worden in de efficiency van bijvoorbeeld de administratieve processen. Samen met de opdrachtgever wordt het thema continu verbeteren uitgewerkt en geimplementeerd. Volgens het voordoen-meedoen-laten doen principe wordt vorm gegeven aan de borging zodat de organisatie op eigen benen verder kan. Want continu verbeteren is geen project!

LeanPartners is momenteel actief bij
- Stichting Driestroom
- Stichting NIM

Woensdag 30 november was Leanpartners te gast bij de gemeente Nijmegen. 20 mensen in een mooie ruime zaal van het stadsarchief om kennis te maken met de beginselen van Lean of voor de meer ervaren mensen om hun kennis uit te diepen. Er blijken oa mensen van de IND, de politie en diverse gemeenten afgekomen op deze gratis workshop georganiseerd door Jan-Bort Werkman van het Platform Overheid.

Jan-Bort achter zijn computer

Het is een enerverende middag geworden. Samen met Theo de Goede van samenwerkingspartner Symbol BV uit Enschede hebben de deelnemers in 3 ronden een administratief proces weten te verbeteren. Ze zijn bezig geweest om aan den lijve te ervaren wat het is om over te stappen van batchverwerking naar 1-piece-flow. Wat het betekent als je gaat werken volgens pull processen, hoe je Kanban in kunt zetten en hoe je de work in process kunt verlagen. Maar het leukst blijft natuurlijk de ronde waarin de deelnemers al hun creativiteit kwijt kunnen en samen nog slimmere oplossingen bedenken om een world class performance bedrijf neer te zetten.

De deelnemers van de Lean Game hard aan de slag met staande Gerard Versluis van Leanpartners als spelleider

Al met al een leuke en leerzame middag hetgeen ook bleek uit de zeer positieve en enthousiaste feedback van de deelnemers.
Wilt u ook eens meedoen aan een Leangame stuur een E-mail en we plaatsen u op de lijst.

Heb de laatste dagen veel geleerd van de dierenvoederbusiness in Hongarije. Naast processen, besturing, systemen, gedrag en leiderschap met name ook over de cultuur. Het blijft toch bijzonder wat de (vooral) wat oudere mensen uit Hongarije allemaal meegemaakt hebben. En hoe nog steeds de communistische periode dit land blijft beïnvloeden in hun richting naar verwesterlijking. Als je eerst jaren lang geen werkeloosheid hebt gekend (omdat het gewoon werd ontkend) en je nu te maken krijgt met zaken als efficiency, KPI’s en business excellence is het een behoorlijk grote stap. Leuk en uitdagend om ze hier met Lean aan de slag te zien.

Samen met de directeur van de fabrieken in Polen op de foto in Hongarije

Vandaag aangekomen in Debrecen, de tweede stad van Hongarije. Met 200.000 inwoners is het verschil met Budapest (2 miljoen inwoners) wel behoorlijk groot te noemen. Zit in een erg mooi en leuk hotel (Obester) dat ik kan aanbevelen. En zoals overal in Hongarije valt het me ook hier op hoeveel personeel er lrond loopt. Ik moet toch eens leren om die Lean bril af te zetten.
Na de voorbereidingen ga ik me de komende dagen bezig houden met interviews en observaties in een 3-tal fabrieken. Er loopt al een Lean SixSigma traject en de vraag is dan ook vooral gericht of de standaard manier van Nederland zo over Hongarije is uit te rollen. Cultuur verschillen identificeren, analyseren en neutraliseren zijn de kernwoorden. En bij cultuur gaat het dan zowel om de landencultuur als om de bedrijfscultuur. Is bijvoorbeeld een verschillende manier van leidinggeven bepalend voor de aanpak van een Lean SixSigma traject?

Wat vindt u?

Als Lean adviseur kom ik bij veel verschillende bedrijven over de vloer. Soms hoor ik daar mensen klagen over het soort werk dat ze doen. Hier een inspirerend verhaal (Engels) dat goed te gebruiken is als u last heeft van klagende medewerkers.

Een van de belangrijke peilers onder ‘continu verbeteren’, hét thema van LeanPartners, is feedback. Bij feedback denken mensen meestal aan gesproken feedback (door sommigen ook wel gezien als kritiek) door een manager aan zijn medewerker. Ik wil het hier echter hebben over een andere soort feedback en zal daarvoor eerst een verhaaltje vertellen dat ik onlangs hoorde.

Marianne is een goede triatlete. Ieder jaar wordt ze beter en ze heeft al een aantal wedstrijden op haar naam gebracht. Ondertussen is ze zeer ervaren en nadert de Nederlandse top. Vooral het fietsen gaat haar goed af. Voor de mensen die niet zo bekend zijn met triatlon: dit is een sport waarbij er eerst wordt gezwommen, daarna gefietst en tot slot is er nog het hardlopen. Bij een triatlon zijn verschillende afstanden mogelijk maar de volgorde is steeds zwemmen, fietsen, lopen. Vorig jaar heeft Marianne een 1/4 triatlon bij de dames op haar naam geschreven en dit jaar schrijft ze in voor de halve. De afgelopen maanden heeft ze veel op de club getraind en er nog extra trainingen thuis en met haar vriend Arend (ook een goede triatleet) aan toegevoegd. Ze is meestal wat zenuwachtig voor wedstrijden maar deze gaat helemaal goed komen. Ze heeft zo goed getraind en weet precies wat ze moet doen.
De grote dag is aangebroken en het begint super. Na het zwemmen is Monique derde. Zo goed heeft ze nog nooit in een race gelegen want nu komt haar favoriete onderdeel het fietsen. Na 40 km (van de 90) ligt ze op kop en ze doet er nog een schepje bovenop. Maar dan gebeurt er iets onhandigs. De teller op haar fiets die oa aangeeft hoeveel km ze heeft gefietst begint te knipperen en even later doet ie het helemaal niet meer. Marianne wordt onzeker want ze kan nu niet meer zien hoe hard ze fietst en ze wil haar gemiddelde van 38 km per uur wel blijven houden. Dapper blijft ze doorfietsen en probeert maar gewoon zo hard mogelijk te trappen maar het voelt niet fijn. Ze komt nu voor de 8e keer door de finish (het zijn steeds rondjes van 10 km) en ze twijfelt. Was dit nu de achtste keer of de zevende. Ze kijkt op haar horloge en probeert al fietsend uit te rekenen welke ronde dit moet zijn. Ja het was toch de zevende ronde. Nog even doortrappen voor die laatste 2 rondjes en ze geeft wat extra gas. Na de volgende ronde vliegt ze door de finish en begint aan de laatste ronde. In een flits ziet ze Arend die met beide handen staat te zwaaien. Wat is het toch een lieverd dat hij haar zo hard aanmoedigt. Dat doet ie anders nooit zo overdreven. Waarom zou hij dat nu wel doen? O jee, zou er wat aan de hand zijn? Het zal toch niet zo zijn dat ik er toch al 9 rondes op heb zitten, denkt Marianne. Ze kijkt op haar horloge en twijfelt nog meer. Ah, daar staan wat clubgenoten, goed te herkennen aan hun shits. ‘Terug, terug’ roepen ze. ‘Je bent met de 10e ronde bezig’. Marianne kan niet zo maar omdraaien op het parcours en stapt af om langs de hekken terug te gaan. Tja dat kan ook helemaal niet, “Wat moet ik nu toch, ik rijd al 5 minuten de verkeerde kant op”. Gedesillusioneerd stap Marianne af en stopt met de wedstrijd.

We kunnen geen auto rijden zonder feedback systemen. We zouden vaak te hard of te zacht rijden dan wel zonder benzine komen te staan. We hebben een horloge om, dragen hartslagmeters bij het hardlopen en de kinderen krijgen cijfers op school. Zonder feedback(systemen) zou het leven er heel anders uit zien. Ik vind het dan ook heel erg vreemd dat feedbacksystemen amper gebruikt worden in ons dagelijks werk. Hoeveel mensen dragen er een meetsysteem op hun lichaam zodat ze steeds kunnen zien of het nog goed gaat. Net zoals Marianne niet meer weet waar ze is, raken ook medewerkers in de war als ze niet weten waar ze staan. Het is niet bedoeld als big brother zodat we repressief op kunnen treden. Het is voor de medewerker zelf die het graag goed wil doen

Mijn stelling is dan ook: Medewerkers verdienen feedback en u bent daar als manager verantwoordelijk voor.

Misschien dat een horloge (iPOD) waarop je als medewerker af kunt lezen hoe het gaat nog een stap te ver is. Een vorm van feedback waarbij de medewerker continu kan zien of het nog goed gaat is echter bittere noodzaak. Anders stappen ze misschien ook wel gedesillusioneerd af.

En hoe denk jij over feedback?

Over leiderschap is al veel zinnigs en onzinnigs geschreven. Daarnaast lijkt elk bijvoeglijk naamwoord tegenwoordig wel bij Leiderschap te passen: evolutionair leiderschap, servant leadership, volgend, inspirerend, vitaal, duurzaam, gastvrij, innovatief, stimulerend, verbindend, vrouwelijk leiderschap. You name it en er is een leiderschap. En nu dus ook nog een Lean leiderschap.
De komende weken ga ik steeds kleine stukjes schrijven over lean leiderschap. Wat is het, waarom is het belangrijk en wat voegt het toe aan alle leiderschappen doe er al zijn. Alvast een klein tipje van de sluier: Lean Leiderschap bij Lean Partners gaat over Leiders met een grote L. Dat zijn de mannen of vrouwen die de lijnen uitzetten, die zelf zichtbaar zijn, die mensen houvast geven zodat ze het beste uit zichzelf kunnen halen. Ze zijn bezig met het continu verbeteren van hun afdeling door het optimum te bereiken met het duivels dilemma rondom klanttevredenheid, medewerkertevredenheid en rendement. Het is vooral geen coachend leiderschap want een leider is iets heel anders dan een coach. En wat het dan wel precies is ga ik de komende weken uit de doeken doen.
Nieuwsgierig? Blijf Lean Partners volgen!

Dit is de eerste blog van de nieuwe site van Lean Partners. Leuk dat je ons gevonden hebt. Ik hoop dat je hier zult vinden wat je zoekt.
Lean partners houdt zich bezig met het helpen verbeteren van mensen en bedrijven. Zoals de naam al zegt gebruiken we daarbij Lean als centrale filosofie. Dat houdt in dat we bij het verbeteren op een andere manier kijken dan gemiddeld. Zo is het met een Lean bril op heel belangrijk om steeds bezig te zijn met het toevoegen van waarde aan de klant. Simpel gezegd zou je kunnen zeggen dat klantwaarde datgene is dat voor de klant waarde heeft. Eigenlijk dus datgene waar hij voor zou willen betalen. Je ziet al direct dat we dan dus goed moeten weten wie de klant is want we gaan door zijn ogen kijken. Dat lijkt een open deur maar tijdens een opdracht bij een onderwijsinstellingen werd er door verschillende mensen heel anders over gedacht. Is het de leerling, de onderwijsinspectie of is er nog een andere klant? En als we waarde willen toevoegen voor de klant maakt het heel veel uit wie de klant is.
Alles wat geen waarde toevoegt noemen we in Lean verspillingen. Een van de belangrijke aspecten tijdens een Lean traject is het terugdringen of elimineren van verspillingen. Inventariseren welke verspillingen er zijn en die vervolgens elimineren kan enorme resultaten en plezier voor de medewerkers met zich meebrengen.
De naam Lean Partners bestaat uit 2 woorden: Lean en Partners. Partners is gekozen omdat wij als partner de trajecten aanvliegen. Verbeteren is niet uit te besteden. Het gaat er om dat we samen tot verbeteringen komen. Maar het allerbelangrijkste in de filosofie die Lean Partners gebruikt is dat de opdrachtgever zelf leert verbeteren. Daartoe gaan we het verbeterproces (de manier waarop je verbetert) verbeteren. Dat zorgt er voor dat je als bedrijf klaar bent voor welke dynamieken in de markt dan ook. Met zelfvertrouwen en effectieve acties zie je dan de (bedrijfs)toekomst tegemoet.