Produttività significa non solo fare di più; vuol dire anche fare tutto mantenendo un equilibrio con te stesso e con ciò che ti circonda.

Secondo l’Osha (Agenzia europea per la sicurezza nei luoghi di lavoro) tra il 50 e il 60% dei giorni di malattia in Europa vengono presi a causa dello stress.

Ci sono varie cose che si possono dire a tal proposito.

Ad esempio, oggi già soltanto toccare il tema lavoro diventa stressante. C’è chi lo perde, chi lo sta perdendo, chi se lo vuole tenere stretto. Questo non significa però che chi ce l’ha deve tenerselo a condizioni che portino a rischio la sua salute, fisica e mentale, e il proprio equilibrio.

Bisogna anche che alcuni manager siano un po’ (solo un po’) più lungimiranti e capiscano che portare un individuo all’estremo, non significa aumentare la produttività, ma perderla. Un macchinario fatto lavorare oltre i suoi limiti durerà di meno, sarà maggiormente soggetto a usura, rotture, fermi impianto e via discorrendo. Per i collaboratori? La situazione è la stessa.

Portare all’estremo una persona si traduce in ore e ore di malattie che diventano presto un costo nel bilancio di un azienda. E a tale costo si deve aggiungere quello meno visibile del minor apporto che quell’individuo potrà dare all’azienda stessa.

Si parla spesso di work life balance, ma la realtà è che in Italia siamo asai indietro su questi temi. Spesso si preferisce il lavoro a testa bassa, senza ragionamento, senza riflettere, come un pilota di Rally che affronta a tutta velocità il circuito senza il proprio navigatore. Il rischio è di uscire di pista ben presto, con conseguenze più o meno gravi.

Produttività non è tenere i collaboratori stressati, è mantenere alti e costanti livelli di attenzioni rivolti verso un Obiettivo comune. Comune ho detto, cosa che spesso le aziende dimenticano. Siamo capaci di piangere quando una bandiera di una squadra di calcio lascia la propria società, ma quel giocatore è diventato una bandiera sia perché ha contribuito nel fare raggiungere degli Obiettivi alla squadra, sia perché egli stesso è riuscito a raggiungere dei personali Obiettivi grazie al gruppo. È un mutuo scambio, un dare ricevere in cui tutti vincono. E ci sono manager che pensano che questo dare ricevere sia “tu lavori e io ti do lo stipendio”. Sbagliato! Dov’è il vero Obiettivo comune? Dov’è il cameratismo, il mutuo soccorso? Dov’è la possibilità di crescere insieme, azienda e dipendenti, di diventare migliori, di cambiare le cose?

Le cause di stress nelle aziende sono molteplici, ma all’origine spesso c’è questo modo arcaico di vedere il mondo del lavoro. Oggi il mondo è cambiato, tutti vogliono, possono e devono diventare protagonisti della loro Piccola Grande Storia, anche all’interno di un contesto lavorativo. E questa è l’essenza della Produttività.

Motivatori che urlano, cenoni di fine anno, benefit, tutto molto bello. Alla fine però rimangono le persone, esseri umani, nomi, famiglie, sogni. E quando ci si spoglia di tutto ciò che c’è in superficie e si va in fondo, ci si rende conto che le aziende hanno bisogno di essere umanizzate. Gli organigrammi riflettono le gerarchie aziendali, ma non riflettono i rapporti di rispetto, di dedizione, di empatia e di mutuo soccorso che devono essere vicendevoli, paritari e su uno stesso livello. In questo senso un amministratore delegato vale quanto il portiere, con la differenza che l’amministratore delegato ha la responsabilità dei sogni e, diciamolo, dei mutui, di chi è sotto di lui a livello di organigramma. Di quelle persone, di quelle famiglie, di quei futuri, di quelle Storie.

Quindi quanto sento parlare di Produttività e sento subito dopo vomitare una serie di numeri dal politicante o dal sindacalista di turno, io non dimentico tutto ciò che c’è dietro. Produttività non significa esasperare le persone, nè tagliare posti di lavoro perchè “se ciò che facciamo in 200 lo riusciamo a fare in 180 allora ci sono 20 persone di troppo”.

Produttività significa crescita continua, Obiettivi comuni, Sogni da realizzare, insieme.

Dimenticate per un momento bilanci, numeri, statistiche. Perché la vera Produttività viene da dentro. Viene dal cuore. E solo avendo sempre in mente questo si riuscirà a fare sempre di meglio, sempre di più. Insieme.

Photo Credit: Amir Kuckovic

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Questo è un post che possiamo definire “tecnico”, anche se in realtà parla di una cosa molto semplice e che riguarda “tutti”: le email e come incidono nella nostra giornata lavorativa e nella produttività quotidiana.

È notizia recente la ricerca effettuata dall’Università della California Irvine e dai ricercatori della US Army che, in soldoni, dice che facendo a meno delle email in ufficio c’è maggior produttività, meno stress e non si cade nel tranello del multitasking.

Ricerca interessante. Interessante quanto “inutile” ”poco utile”.

Ricordo quando avevo una paura folle di andare in acqua. Avevo l’angoscia quando andavo al mare e appena mettevo piede in acqua iniziavo a sudare e a innervosirmi. Avevo trovato però una soluzione “furba” al mio problema: non andavo nei posti di mare ed evitavo laghi e piscine. Avevo azzerato ogni rischio di guai! Con il tempo però, mi sono reso conto che non era una vera soluzione, era solo nascondere la testa sotto la sabbia. Così ho lavorato su me stesso, e sono passato da avere una fobia dell’acqua ad insegnare a mio figlio a nuotare in piscina e a divertirsi insieme a me quando facciamo il bagno in spiaggia.

Torniamo alle email e alla produttività.

Le email sono parte integrante del lavoro. Difficilmente possiamo rinunciare alla posta elettronica, a meno che non vogliamo essere tagliati da una parte importante di mercato e di relazioni. Di conseguenza, dire che senza email cresce la produttività e diminuisce il multitasking e lo stress è vero (equivale a dire che un giocoliere riesce più facilmente a districarsi con tre palline in aria piuttosto che con quattro), ma è impossibile da implementare all’atto pratico.

È una ricerca che pone un problema ma non offre una soluzione.

Come fare quindi?

La soluzione sta semplicemente nel disattivare le notifiche istantanee (le cosiddette “push”) oppure quelle troppo ravvicinate. Basta semplicemente ricevere le mail in momenti prestabiliti (es.: ogni 2 ore), lasciando chiuso il programma di posta elettronica per il resto del tempo.

Se la tentazione è troppo forte, togli anche l’icona del programma di posta elettronica dal desktop (oppure gMail & co. dai preferiti), in modo da dovere andare a scovare il programma tra i menù per aprirlo in caso di necessità.

Per il resto, basta una piccola dose di disciplina.

Non comportarti come i cani di Pavlov.

Le email sono uno strumento prezioso di lavoro. Pensare di farne a meno, al giorno d’oggi, significa soltanto nascondere la testa sotto la sabbia.

Lascia chiuso quel programma di posta e controlla le email solo in momenti prestabiliti. Nel resto del tempo dedica il tuo focus esclusivamente all’attività che stai facendo. Quando hai finito quell’attività, passa a quella successiva. È questa la giusta ricetta per conciliare produttività e necessità lavorative.

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Ci sono persone che pensano che la Produttività sia un tema che riguarda solo manager di multinazionali o persone con mille impegni in agenda. Così, girano velocemente pagina quando c’è un articolo sulla Gestione Del Tempo oppure cambiano canale quando si parla di Time Management.

Ovviamente, i classici discorsi da bar che vanno avanti con i “mi piacerebbe ma non ho tempo“, “ho un sacco di cose da fare”, “mi piacerebbe, ma chi ci riesce con tutti gli impegni che ho” sono all’ordine del giorno.

In realtà il tema della Produttività riguarda tutti indistintamente. Quando parliamo di Produttività infatti, non è importante il Risultato che vogliamo conseguire in sè, è il come lo si ottiene, cioè risparmiando tempo, energie, denaro, ecc. Non c’è bisogno di essere un amministratore delegato di una società quotata in borsa, tutti abbiamo i nostri impegni, le nostre sfide, di livello diverso rispetto a quello di altri, non per questo però meno importanti.

A proposito di questo, ci sono 3 classici errori che riguardano tutti, indistintamente. Non importa la classe sociale, il tipo di lavoro, il numero di impegni, molte persone al mondo assumono dei comportamenti completamente improduttivi, quindi assolutamente da evitare.

Se vuoi quindi guadagnare tempo nell’arco della tua giornata e della tua Vita senza assumere questi comportamenti, ecco i 3 classici errori da evitare:

1. Preoccuparsi

Linguisticamente pre-occuparsi significa “occuparsi prima”, cioè pensare alle conseguenze di una cosa ancora prima che tale cosa accada. Il fatto è che la maggior parte delle volte chi si preoccupa in realtà lo fa su cose di cui non conosce con certezza la fine, per cui, a meno che non sia un chiaroveggente che riesce a vedere il futuro in una sfera di cristallo, difficilmente potrà sapere cosa accadrà.

Non solo, ma nutrendo il cervello di tali pensieri, mentre si preoccupa si sta anche programmando per l’insuccesso. Immagina di comprare un DVD sul come si gioca a golf in cui l’unica cosa che si vede sono gli errori di chi gioca a golf. Cosa imparerai? Probabilmente poco. Ma soprattutto, vedendo per 2 ore le immagini d’insuccesso, è molto più probabile che le replicherai sul campo!

Come fare quindi a non preoccuparsi? Tre spunti:

• Ripeti un mantra: appena noti che ti stai preoccupando, grida nella tua mente “basta!” e poi zittisci quei pensieri con le parole (dette a mente o a voce) “stai zitto! stai zitto! stai zitto!”. Prima fermi quei pensieri, meglio è. Puoi sostituire le parole “stai zitto!” con quello che preferisci, l’obiettivo è fermare i pensieri improduttivi.
• Cosa posso fare: chiediti semplicemente “c’è qualcosa che posso fare adesso affinché non si verifichi quella eventualità?”. Se puoi fare qualcosa oggi per risolvere un problema e non lo fai, allora fai automaticamente parte del problema.
• Fai qualcosa, qualunque cosa: il miglior modo di zittire i cattivi pensieri è passare all’azione. Fai qualcosa per te o per gli altri. Lavora su un obiettivo a cui tieni. Fai esercizio. Fai qualcosa che ti coinvolga e ti dia soddisfazione.

2. Rimpiangere il passato

Se pre-occuparsi significa occuparsi di una cosa prima che accada, rimpiangere il passato significa quasi sempre rivivere continuamente una situazione spiacevole. L’evento è andato, il punto è che tu lo continui a rivivere nella tua mente, continuamente. C’è chi ne sente un bisogno viscerale, ma la verità è che è molto più utile fare qualcosa di positivo, per sè e per gli altri.

Cosa fare al riguardo? Le tre soluzioni per le preoccupazioni vanno benissimo. In più te ne do un’altra.

Pensa a quell’evento passato. Ora, come se fossi il regista di un film, immagina di poter cambiare tutto ciò che riguarda quella scena: colori, angolazione, volume delle voci, velocità del film e così via.

Quindi, immagina quella scena e inizia a giocare con le varie opzioni. È una scena a colori? Falla diventare in bianco e nero. Vedi la scena con i tuoi occhi? Cambia telecamera e guarda la scena dagli occhi di un osservatore indifferente. È un’immagine vicina a te? Allontanala, come se con la telecamera volessi riprendere un campo più ampio. Ci sono rumori o voci che ti danno fastidio? Allora abbassa il volume, oppure metti una musica divertente.

E cosa faresti se fossi il regista di un film comico? Come faresti per rendere quella scena divertente? Ricorda che nella tua mente il vero regista sei tu!

(N.B.: è ovvio che questa tecnica aiuta per rimpianti e sfide “di tutti i giorni”. Per cose più impegnative ci vuole un po’ di lavoro in più…). 

3. Non agire

Questa è la peggior perdita di tempo che ci sia. Il mondo continua a girare anche se stai fermo, quindi rimanere dove sei è come restare indietro.

Vorrei dirti che ci sono scorciatoie o dei mantra da recitare. In realtà c’è solo una scorciatoia che puoi prendere che coincide con l’unico mantra che puoi recitare: agisci ora, agisci ora, agisci ora!

È una cosa che non vuoi fare? Allora prima ti cavi il dente meglio è per te.
È una cosa che pensi di non poter fare? Che cosa te lo impedisce? E cosa puoi fare per aggirare l’ostacolo?
È una cosa “troppo grande”? Spezzala in piccole azioni, in piccoli blocchi di tempo, che rendano fattibile il risultato.

Passare all’azione il prima possibile è la cosa migliore che puoi fare. Sarà come lasciare uno zaino pieno di rocce e proseguire il cammino leggero e agile. Sarai più produttivo e riceverai un bonus automatico di energia e positività.

Come recita il film Kung Fu Panda (citando Alice Morse Earle):

“il passato è storia, il futuro è mistero ma oggi è un dono.. per questo si chiama presente”

Hai mai commesso uno di questi tre “classici” errori? E cosa puoi fare per cascarci di meno?

Photo Credit: Mixy Lorenzo

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In ufficio come a casa, uno degli strumenti più usati da un punto di vista della comunicazione via computer sono le email. Quasi sempre è la prima cosa ad essere controllata in ufficio, come spesso si dà un’occhiata alla casella di posta elettronica come ultima cosa prima di lasciare l’azienda.

La posta elettronica di casa spesso si controlla anche al lavoro, per cui c’è chi non le controlla fino alla giornata di lavoro successiva, anche se grazie agli smartphone (iPhone & co.) siamo sempre rintracciabili, connessi e, di conseguenza, possiamo controllare la posta in ogni luogo.

Ecco il punto.

Stai facendo una cosa in ufficio di alta priorità quando all’improvviso senti quel suono: è arrivata una nuova mail!

Che fare? Aprirla, non aprirla… La apri. Scopri che è una delle solite catene di mail con il link per visionare il video di un gattino che miagola al ritmo del Waka Waka. Uff. Vorresti poter lavorare in pace su questo progetto.

Così ti ci metti d’impegno quando, dopo 5 minuti, ecco. Ancora quel suono. Altra mail. Questa volta vedi che è di un tuo collega d’ufficio. Oggetto criptico: “URGENTE”. Cosa fare?

Ok, la apri. Parla della riunione che si terrà settimana prossima per decidere se prendere o non prendere una fotocopiatrice nuova. Uff. “Serve proprio una riunione per decidere di comprare o meno una fotocopiatrice?” pensi tu e così la testa inizia a vagare a chi ha deciso quella riunione, alle altre riunioni senza senso a cui hai assistito e così via.

Stop! Devi lavorare a quel progetto!

Decidi di non guardare più la mail dell’ufficio perché devi assolutamente andare avanti con il tuo lavoro. Appena deciso però senti un altro suono, diverso da quello di prima: un SMS! Ecco, questo bisogna guardarlo subito, potrebbe essere importante.

Apri il messaggio e c’è scritto: “ti serve qualcosa dal supermercato?”. Uff. E mentre decidi che non guarderai più neanche gli SMS inizi a pensare a ciò che effettivamente ti serve dal supermercato. E ovviamente, un attimo dopo stai rispondendo al messaggio.

La tua Produttività personale? Guarda il cestino, probabilmente la troverai lì.

C’era una volta uno scienziato di nome Pavlov che ha “scoperto” il riflesso condizionato. Famosi sono i suoi esperimenti sui cani. Quando dava loro da mangiare infatti, Pavlov suonava un campanello. Un bel giorno, Pavlov non da loro subito da mangiare, ma suona solo il campanello. Risultato? I cani iniziano subito a salivare, aspettando di godersi il lauto pasto. Basta solo un suono per scatenare in loro il meccanismo della fame.

Nonostante ci troviamo in cima alla catena alimentare, non siamo tanto diversi dai cani di Pavlov: basta il suono che indica l’arrivo di una mail o di un SMS per farci fremere come cani affamati in cerca di cibo.

Ora ti dico una cosa ovvia, una di quelle classiche cose ovvie che in pochi mettono in pratica.

A meno che tu non stia lavorando a un progetto top secret per la NASA, difficilmente non guardare una mail istantaneamente ti causerà dei problemi! I video dei gattini possono aspettare, come i messaggi del tuo collega d’ufficio, che se ha una cosa davvero urgente da dirti probabilmente prenderà il telefono e ti cercherà… oppure semplicemente alzerà lo sguardo e te lo dirà a voce, dato che la sua scrivania è davanti alla tua! Lo stesso vale per gli SMS, il supermercato sarà sempre lì quando uscirai dall’ufficio e potrai comprare ciò di cui hai davvero bisogno, invece di crearti bisogni sul momento per rispondere a un messaggio.

Cosa puoi fare per liberarti dal guinzaglio che ti lega a quel modem e quindi non comportarti più come i cagnolini di Pavlov? Potresti fare molte cose e per iniziare ti suggerisco due possibilità:

1. Allungare il tempo di ricezione delle notifiche: sono certo che puoi permetterti di impostare la ricezione delle mail a ogni ora (meglio due) invece che a ogni minuto. Il mondo continuerà sempre a girare.

oppure

2. Cancellare del tutto le notifiche: in questo modo controllerai mail e altri tipi di messaggi con i tuoi tempi ed i tuoi ritmi. Puoi darti degli orari precisi, ad esempio a inizio giornata, subito dopo la pausa pranzo e prima di lasciare l’ufficio. In questo modo dedicherai del tempo solo a rispondere ai messaggi, senza che questi interrompano il resto della tua quotidianità.

Personalmente ho disattivato le notifiche, sia a computer che sugli altri dispositivi. Infatti posso rispondere in orari precisi e allo stesso tempo, grazie ad iPhone e iPad, posso lavorare in mobilità usando i tempi morti per rispondere alle mail, ad esempio quando sono in taxi o in attesa.

Se vuoi comunicare in tempo reale con qualcuno, usa il telefono oppure un programma di chat testuale (Skype ad esempio fa anche questo). La mail non serve a questo. Ne va di mezzo la tua Produttività personale.

Cosa fai quando ricevi una mail o un SMS? Corri subito a rispondere o riesci a resistere alla tentazione?

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Quotidianità. Può essere nostra amica o nostra nemica, a seconda di come la definiamo.

Per il produttivo la quotidianità può essere di grande aiuto. Ad esempio, significa avere dei rituali da seguire per fare certe cose; avere una traccia di ciò che dovrà o non dovrà essere fatto, fare le cose “in automatico”, cioè avendone acquisito la maestria di chi fa sempre una stessa cosa, giorno dopo giorno, migliorando ogni volta nel farla.

A volte però la quotidianità può diventare una trappola. Ci si concentra cioè sulle piccole cose da fare ogni giorno, quelle che ci fanno “tirare avanti”, mantenere la posizione in cui siamo. Facciamo le cose che dobbiamo fare, che corrispondono alle nostre responsabilità e a ciò che si aspettano gli altri da noi.

Linguisticamente la parola ‘quotidianità’ ci dice dove sta il nostro focus: sulle cose di ogni giorno, appunto.

Cosa c’è oltre l’”oggi”? C’è un qualcosa di più grande per cui valga la pena di vivere, di lottare, di alzarsi ogni mattina?

Quotidianità a volte significa per alcuni perdere di vista ciò che sta oltre l’”oggi”, oltre il quotidiano. È quando il quotidiano lascia spazio alla routine, alla ripetitività, al vivere reagendo a ciò che ti circonda senza di fatto essere protagonisti della propria Vita.

Per non cadere in questa trappola è necessario decidere  in anticipo cosa vuoi davvero dalla Vita, cos’ha la priorità.

Quali sono le cose davvero importanti per te?
Quali sono le tue passioni? Cosa ti appassiona di più fare?
Quali erano i sogni da bambino che ancora oggi ti tornano in mente?
Che cos’ha la priorità? Cosa conta veramente per te ora?

Sono domande che tutti, almeno una volta nella Vita si fanno. Non tutti però cercano delle risposte. E ancora meno sono coloro che decidono di agire, di fare qualcosa al riguardo. Ecco quindi che la routine ha la meglio.

Se non hai trovato una risposta a queste domande ho una notizia per te: il tempo di rispondere è arrivato. Oggi.

Perché se non risponderai oggi a queste domande probabilmente vivrai la vita di qualcun altro, tornerai a casa la sera senza la soddisfazione di avere fatto qualcosa di utile e di giusto e ogni giornata ti sembrerà un déjà vu del giorno precedente, con brevi pause causate da gioie e dolori “del tutto casuali”.

Cos’è importante per te in questo momento?
Cosa vorresti avere ottenuto prima della tua vecchiaia?
Che cos’ha la priorità per te oggi?
Come Vuoi Vivere la Vita che Desideri Vivere?

Pensaci. E risponditi. Scrivi le tue priorità su un pezzo di carta e portalo con te.

Ogni giorno che passa guarda quel pezzo di carta e pensa a cosa farai durante quella giornata per vivere in quel modo, per avvicinarti al risultato che vuoi raggiungere. Inserisci nel tuo quotidiano dei momenti e delle azioni che ti portino ad avvicinarti a quel tipo di Vita.

Vuoi essere in forma? Non ti aiuterà dire “non ho tempo di andare in palestra” ogni maledettissimo giorno della tua Vita appena finisci di fare la rampa di scale.

Vuoi cambiare lavoro? Se oggi non pensi a cosa vorresti fare e a ciò che ti manca per raggiungerlo, allora quel lavoro difficilmente ti piomberà dal cielo.

Le cose importanti vengono al primo posto e ciò che è di contorno, il quotidiano, va incastrato intorno ad esse.

È un pò come fare una valigia per un lungo viaggio. Le cose da portare sono tante e quelle grandi e importanti sono quelle che devono trovare posto per prime. Tutte le cianfrusaglie vanno messe dopo. E se per caso rimane fuori un paio di calzini non sarà certo un dramma.

La Vita è un lungo viaggio e nella nostra valigia piena di Obiettivi, relazioni, esperienze, interessi, non c’è posto per tutto. Proprio per questo c’è bisogno di sapere selezionare cosa portare con sè. E se non sai cosa conta davvero allora rischi di avere un bagaglio pesante senza utilità.

Decidi cosa è importante per te. E mettilo al primo posto.

Fallo oggi.

Photo Credit: Johnny Vulkan

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Cos’è la Produttività?

In questo periodo si parla moltissimo di produttività a livello aziendale, cioè dei modi che le imprese hanno per produrre di più usando meno risorse.

La stessa cosa vale per ognuno di noi: essere produttivi significa raggiungere più Risultati usando meno risorse, cioè meno Tempo, denaro, ecc. Vale nel lavoro e vale anche in altri campi: relazioni, amicizie, hobby, sport… Ciò implica conoscere i Risultati che vuoi ottenere, sapere come ottenerli (in che modo, con quali mezzi, strumenti, risorse) e in quanto tempo, in modo da poter lavorare su questi elementi per ridimensionarli, migliorarli e ottimizzarli.

C’è di più.

Pensa a coloro che vivono la propria vita in reazione agli eventi. Il mondo gira sempre più veloce, ci rapportiamo sempre con più persone, ci sono sempre più informazioni da gestire, più esperienze da fare e da abbracciare. Chi vive per reazione oggi si trova in difficoltà. Spende le proprie energie su “ciò che gli piomba addosso”, senza curarsi di cosa sia di preciso. Lo stress (inteso in senso allargato e non patologico) è in agguato.

Lo schema ‘meno energia più stress’ sembra la normalità del mondo odierno.

Produttività significa invertire questo schema. Mettere ordine nella propria vita significa infatti dedicare le proprie energie a ciò che conta, dedicarne di meno a ciò che conta meno e non dedicarne affatto a ciò che non è rilevante. In più, avere controllo di ciò che accade significa essere rilassati, pronti a rispondere a ciò che è fuori dal nostro controllo e già organizzati per ciò che già sappiamo si potrà presentare. Non significa avere ogni cosa sotto controllo, ma essere tranquilli anche su ciò che potrebbe accadere di inatteso.

Basta leggere i giornali per capire che, secondo la opinione comune, la “soluzione” per essere più produttivi è generare meno stress al lavoro. Come sempre quindi, non si parla di prevenire ma di curare. Chi è produttivo però non ha bisogno di palliativi per essere meno stressato: è già non stressato in partenza, in quanto Produttività significa adottare uno stile di essere che è di per sè anti-stress.

Produttività quindi significa ‘più energia e meno stress’.

Infine, Produttività vuol dire semplicemente dedicare Tempo a ciò che conta davvero nella propria Vita, per sè e per gli altri. I tradizionali metodi di Gestione del Tempo (time management) cercano di illudere le persone sul fatto che gestendo il Tempo si può migliorare la propria qualità di Vita. In realtà il Tempo non si gestisce. Se provi ad allungare un orologio al massimo otterrai un orologio allungato, un minuto non durerà certo di più.

Produttività significa adottare una serie di azioni, abitudini e scelte che permettono di dedicare la risorsa Tempo a ciò che per te è importante in quel momento e che ti darà più Risultati in futuro.

Ricapitolando, essere più produttivi significa:

• Raggiungere più risultati usando meno risorse.
• Più energia e meno stress nella tua Vita.
• Agire e fare scelte che ti permettano di usare il tuo tempo al meglio.

Probabilmente ti è capitato di dire almeno una volta nella Tua Vita “non ho tempo”. Avevi ragione. Nessuno ne ha. Proprio per questo agire in maniera tale da sfruttare al meglio la risorsa tempo è uno dei modi più incisivi di migliorare la propria Vita, la Vita delle persone che compongono un’organizzazione e così via.

In questo post mi sono occupato di spiegarti cosa esattamente è la Produttività. Nelle prossime settimane entrerò più nel dettaglio e soprattutto ti parlerò del come fare ad essere più produttivo, sia nella tua vita lavorativa che personale, per cui se vuoi restare aggiornato sui prossimi post seguimi su Facebook e Twitter.

Photo Credit: Thomas R. Stegelmann

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Due giorni fa ho avuto una sessione di coaching con un cliente, titolare di una piccola azienda (PMI). Mi diceva che non riusciva a trovare il tempo di istruire una sua collaboratrice alle nuove mansioni che, prima o poi, dovrà delegarle. Risultato? Spesso questa collaboratrice si trova a fare da “jolly”, a fare e rifare le stesse cose, oppure con le mani in mano senza sapere che fare. La ragazza vorrebbe fare di più, gli ha anche parlato, ma il “non ho tempo” ha avuto finora la meglio.

Abbiamo iniziato a parlare e abbiamo scoperto che il tempo per istruirla alla fine c’era. Ciò che mancava, quindi, era la volontà di farlo.

Se un’azienda vive solo di quotidianità, re-agendo agli eventi senza alcuna proiezione al futuro, prima o poi, chiude i battenti. Così ho spostato la visione del cliente nel futuro e ha potuto scoprire che:

1. Oggi è costretto a dedicare troppo tempo alla parte operativa, molto poca a quella organizzativa e manageriale. Di conseguenza non ha tempo per pianificare e migliorare servizi e processi.
2. Il costo orario suo e della sua collaboratrice è molto diverso. Eppure il servizio fornito ai clienti finali genera lo stesso guadagno. Tanto vale che, a parità di qualità, il servizio venga fornito da chi costa meno (la collaboratrice, appunto).
3. Formare oggi una lavoratrice a cui delegare parte del lavoro significherà domani avere più tempo da dedicare all’ambito manageriale e a fornire un servizio più specifico e con valore aggiunto, aumentando il proprio guadagno economico.
4. Formare oggi la sua dipendente significa che lui domani potrà avere più tempo per sè, per la sua famiglia, i suoi hobby, ecc. Meno stress e più energie da dedicare a ciò che è importante e utile, a casa o sul posto di lavoro.

Vedendola da questo punto di vista il cliente ha subito deciso di riservarsi del tempo ogni settimana da dedicare alla formazione della propria dipendente. È bastato un semplice cambiamento di focus ed ecco che una persona passa dal “non ho tempo” al gestire le proprie attività nell’ottica di raggiungere un Obiettivo che in futuro possa dare ottimi frutti.

Di solito si dice “chi ha tempo non aspetti tempo”.

In questo caso però è diverso: chi NON ha tempo (o dice di non averne) non aspetti tempo. Non importa quanto un’agenda sia piena, basta ricavare dei momenti da dedicare a un Obiettivo che nel medio termine possa lasciare tempo libero da dedicare alla propria vita personale o a quella professionale, ma a un livello più alto.

Se non si trova tempo di migliorare, alla fine, si resta indietro.

Se anche tu sei tra quelli che dice “non ho tempo”, pensa a cosa succederebbe se lo trovassi. A quale sarebbe il beneficio che otterresti, a quali Risultati raggiungeresti. E pensa invece a cosa succederebbe se tu continuassi a nasconderti dietro il non avere tempo, a cosa ti perderesti, a cosa dovresti subire. Quindi, agenda alla mano, dedica dei momenti precisi della tua settimana a raggiungere quell’Obiettivo.

Qualche ora del tuo tempo dedicata oggi a uno specifico Risultato potrebbe farti avere grossi benefici in futuro. Pensaci.

Photo Credit: Roger Do Minh

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Come promesso a chi mi segue tramite la newsletter (puoi iscriverti seguendo il link qui a destra) parto con la prima novità di quest’anno: ho scelto di specializzare e focalizzare il mio progetto Life Lab Coaching nell’ambito della Produttività, o come meglio viene conosciuta, della Gestione del Tempo (Time Management).

Sono diversi i motivi che mi spingono a questa scelta. Principalmente, fra tutti i temi che fanno parte della mia preparazione e dei miei studi, la Produttività è l’ambito in cui so che posso dare di più, sia a livello di conoscenze, sia a livello di nuove idee da portare avanti. È questa la mia più grande Passione a livello professionale e, dato che il mio lavoro consiste nel fare seguire agli altri le proprie passioni, vale la regola del “guida con l’esempio”: la Produttività quindi diventa il tema al quale dedicherò la maggior parte delle mie energie e del mio focus.

Avrò tempo di parlarti di cos’è la Produttività nello specifico. Per ora ti dico solo questo: se almeno una volta nella vita hai rinunciato a qualcosa pronunciando la frase “non ho tempo” allora continua a seguirmi, perchè ciò che ho da dirti potrebbe sicuramente interessarti.

A chi segue i miei post su altri argomenti, come la crescita personale o la PNL, dico: tranquilli, continuerò a trattarli, soltanto che ad alcuni di essi dedicherò meno spazio, mentre per altri ne parlerò da un punto di vista leggermente diverso, cioè da quello della Produttività, della gestione del proprio tempo e del scegliere al meglio le proprie priorità (ciò che ad esempio ho fatto nell’ultimo post che ho scritto).

Allo stesso modo, anche da un punto di vista aziendale l’offerta di Coaching e di formazione continuerà ad essere la stessa e il core business di Life Lab diventerà la Produttività e la Gestione Del Tempo.

A proposito, hai domande da farmi sul tema Produttività? Fammele sapere! Puoi postarle qui di seguito oppure con una mail privata. Sarò lieto di poter risponderti e darti un aiuto.

E le novità non sono ancora finite!

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Photo Credit: Alexander Boden

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In questi giorni di cattivo tempo e neve le cose diventano più complicate un po’ per tutti e gli imprevisti sono dietro l’angolo, con varie conseguenze a livello personale e di produttività lavorativa.

Le strade innevate rendono più difficile la circolazione, molti automobilisti restano bloccati e incidenti più o meno importanti diventano più frequenti.

I supermercati sono riforniti con il contagocce e trovare i prodotti di giornata non è facile, con il risultato che si assiste a delle vere e proprie lotte per arrivare all’ultimo litro di latte o all’ultima pagnotta di pane.

Scuole chiuse (oppure aperte ma senza fare lezione – chi ha capito la logica di questa scelta faccia un fischio), clochard che nessuno sa dove ospitare, voli cancellati, partite di calcio rinviate e così via.

Insomma, i soliti imprevisti.

Da che mondo è mondo d’inverno fa freddo, piove, nevica e c’è ghiaccio nelle strade. Eppure ogni anno assistiamo al solito teatrino dell’imprevisto, del passarsi la patata bollente, del “non è mia la responsabilità”, ecc.

Ti dico una cosa ovvia, come ce ne sono tante su questo sito… cose così ovvie che pochissimi mettono in pratica:

(spesso) Gli imprevisti sono prevedibili!

In Norvegia la neve è di casa. Sapete quanti voli vengono cancellati all’aeroporto di Oslo causa maltempo ogni anno? Due. 2 miseri voli! E invece ogni anno miglia di voli vengono cancellati nei vari aeroporti italiani, con conseguenti ingenti perdite di denaro, lo stesso denaro che potrebbe essere investito per adeguare impianti, strumenti e mezzi.

In Giappone ha fatto scandalo e scalpore il ritardo dei treni tra Osaka e Nara. Addirittura 30 minuti. 30 minuti! Un sogno per la nostra penisola, chiedetelo a chi prende il treno Freccia Del Sud, puntualmente in ritardo di ore. Notare che in Giappone un treno è considerato in ritardo quando arriva 1 (uno solo) minuto in ritardo, vieni rimborsato e ricevi in automatico una giustificazione da dare al tuo datore di lavoro.

Se è vero che gli imprevisti possono esserci, altrettanto vero è che eventi che accadono puntualmente, ogni anno, negli stessi periodi, non possono essere considerati come tali. Sono situazioni chiare, costanti, che si ripetono nel tempo. Niente di imprevedibile.

Passiamo però alle giornate di tutti, agli imprevisti che tutte le persone più o meno hanno.

“Sono in ritardo perché c’era traffico”.
“Non ho pagato in tempo perché non mi è arrivato il bollettino”.
“Non ho finito il lavoro perché mi sono piombate addosso mille cose”.
“Non posso, non ho tempo”.

Sicuro? Sono questi imprevisti?

Ritardo? Parti prima e cambia strada.
Non ti è arrivato il bollettino? Vai in posta e compilane uno in bianco, oppure fai l’addebito in conto.
Ti sono piombate addosso? No, non hai scelto né dato la giusta priorità a ciò che ti è stato richiesto.
Non hai tempo? Neanch’io ce l’ho. Nessuno ce l’ha. Hai però la possibilità di gestire il tuo tempo, anzi di gestire le tue attività.
E se non lo fai vivi in funzione degli eventi.

La verità è che sono pochi, pochissimi gli eventi davvero imprevedibili. Il punto è: vuoi essere sempre reattivo e fare ogni cosa in funzione a ciò che porterà la giornata? Oppure vuoi essere proattivo e vuoi vivere la vita come desideri?

È una scelta. La tua scelta.
E anche se non deciderai, avrai comunque scelto.

Photo credit: Marie Zucker

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Da bambino frequentavo un circolo di cinesi in Cile. Non è l’inizio di una barzelletta, anche se può sembrarlo.

Penso che per loro fosse divertente vedere questo bambinetto chiacchierone in giro per le loro cucine e le loro sale, magari mentre giocavano a un gioco simile al domino di cui però non capivo le regole. Anni dopo, arrivato in Italia, scoprii che il gioco si chiamava Mahjong e che molti Ravennati ne sono appassionati. Coincidenze.

Ricordo che all’epoca mi facevano mangiare cose particolari. Mi facevano assaggiare molte pietanze, alcune buonissime, altre particolari o dalle consistenze strane. Non capivo cosa ci mettevano ma non mi facevo molte domande. Se c’era una cosa per la quale andavo pazzo però erano i wanton fritti. Una delizia. Ne avrei potuto mangiare a quintali.

Tornato in Italia ho cercato in molti ristoranti quegli stessi wonton, gli stessi sapori, ma nessuna traccia. Ne ho girati molti, in molte città d’Italia. Sempre lo stesso risultato.

Qui molti (non tutti) dei ristoranti cinesi in cui sono andato sono molto diversi rispetto a quel circolo. Porzioni enormi, mangiare pesante, odore di fritto e sapori uniformi, molti piatti tendono ad assomigliarsi anche se dovrebbero essere completamente diversi. Altra cosa che mi ha sempre fatto pensare: raramente ho visto dei cinesi mangiare ai ristoranti cinesi. Quando c’era un ristorante cileno a Ravenna ci andavo perché la cucina si avvicinava molto a quella del mio paese di origine. Se non fosse stato così, dopo la prima volta non ci avrei messo più piede. Chissà se ragionano così anche altri…

Oggi (domenica, quando ho scritto il post – n.d.a.) sono a Milano, domani ho un appuntamento importante e dato che mi capita sempre più spesso di essere in giro per la penisola, approfitto di trattarmi bene e andare a mangiare in posti particolari, magari affidandomi a una veloce ricerca su internet.

Torniamo ai wonton. Cerco i ristoranti consigliati vicino al mio albergo. Spunta un nome: Lon Fon. Ristorante cinese. Mi chiedo, come sarà la loro cucina? E come saranno i loro wonton? Guardo le recensioni. Assai positive. Dopo un giro in centro torno in albergo, giusto in tempo per cena. Vado al ristorante cinese.

Entro, quasi tutto pieno. Personale molto cordiale e gentile. Mi fanno accomodare. Odore neutro. Cioè, nessun odore da “classico ristorante cinese” (chiedo scusa per la generalizzazione, non tutti i ristoranti cinesi hanno quell’odore, parecchi che ho visitato sì). Ci sono anche degli orientali. Sarà una mia convinzione, ma lo prendo come un buon segno.

La mia ricerca di quei sapori mi ha portato ad adottare un metodo “scientifico”: ogni prima volta che vado a un ristorante cinese, prendo sempre le stesse cose, cose che si possono trovare in ogni ristorante cinese: wonton fritti, manzo al bambu, riso cantonese, gelato fritto. Non molto salutare, ma ogni tanto ci può stare.

Ordino. Dopo pochissimi minuti d’attesa arrivano questi benedetti wonton. L’aspetto mi ricorda quelli che mangiavo da bambino. Un po’ di salsa di soia e assaggio. Un esplosione di sapori nella mia bocca. E così ho la mia personalissima maddalena di Proust. I ricordi che affiorano, le memorie di quando ero bambino e mi aggiravo per quelle cucine. Il resto della cena continua com’è iniziata: ottima cucina, ottima cena e tanti ricordi che ritornano nella mia mente.

Non ho mai perso le speranze e nonostante alcune delusioni, alla fine ho ritrovato gli stessi sapori a più di 25 anni di distanza, a migliaia di chilometri di dove li ho provati la prima volta. Sono sempre stato convinto che, prima o poi, avrei riprovato le stesse sensazioni. Il mio Focus mi ha sempre portato a ritentare e a ritentare. Fino a che non ho avuto la giusta ricompensa.

È il Focus applicato alle piccole cose. Ed è lo stesso Focus che mi ha fatto cogliere delle opportunità, fare delle scelte inconsuete rispetto ai luoghi comuni, a raggiungere dei Risultati. Il Focus va allenato ogni giorno, anche nelle piccole cose. Così, quando sarai chiamato a realizzare grandi Obiettivi, il Focus ti aiuterà ad orientarti, a guidarti in mezzo alle scelte della vita.

E prima o poi verrai ricompensato. Sia che la ricompensa sia un ricordo dimenticato da bambino, sia il raggiungimento di un Obiettivo importante.

Photo Credit: Pravesvuth Uparanukraw

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