Hoy respondo esta consulta, mañana vos mismo podes enviarme una a javier@macesfacil.com y con gusto veo en ayudarte.

1ero entendamos la pregunta

Habitualmente el administrador de correo de mac (mail.app) te muestra el contenido de un mail (el mensaje) en una ventana debajo. En la imagen muestro esta ventana con una flecha roja:

Entonces teniendo esta ventana siempre visible todo mail en el que yo me pare a ver lo marca cómo leído. La solución es muy simple: esconder esta ventanita. ¿Cómo? Donde señala la flecha azul podes bajar hasta el fondo la ventana en cuestión. Haciendo esto solucionamos el “problema”: que no marque como leído todo mail en el que yo me pare a ver.

Entonces la solución queda así:

Una parte del orden es saber donde están las cosas y la otra es tener la menor cantidad de papeles posibles para andar más livianos y sacarle la “panza” a la mesa de trabajo.

Así muchas veces imprimir en una Mac puede ser drama ya que no todas las impresoras aceptan desde el “vamos” imprimir en doble faz. El tip de hoy es corto pero muy importante: cómo imprimir cualquier documento en doble faz.

Paso 1: imprimir páginas impares

Estés en el documento que estés (pdf, word, powerpoint, pages, etc) andá a “imprimir” (o presioná tecla comando y la letra p). Ahí andá a Administración de Papel o Handling Paper (como en la imagen). Por último seleccioná “páginas impares” (odd pages en mi imagen).

Paso 2: imprimir

Hecha esta configuración enviá a imprimir el documento. Ahora viene lo más importante para que esto salga bien, prestá atención. Mucha atención!

La impresión sale de esta manera. La primer hoja que se imprime es la última del documento (si éste tiene diez hojas, la primera que se imprime es la décima), luego imprime la novena, luego la octava y así hasta llegar a la primer hoja de tu documento. Cuando llegas ahí (impresión completa del documento) sacalas de la bandeja y reordenalas de la siguiente forma. La primera hoja del documento tiene que quedar al final y la última al comienzo. Osea en frente de tus ojos tiene que quedar la hoja 10, luego la novena, luego la octava, la séptima, la sexta, la quinta, la cuarta, la tercera, la segunda y la primera.

El segundo paso acá es volver a colocar la impresión en la bandeja. Simplemente colocá lo que imprimiste de nuevo en la bandeja de la impresora pero (viene lo importante) que el título esté “mirando” hacia dentro de la impresora. Cuando hagas tu primer prueba te vas a dar cuenta.

Paso 3: imprimir las hojas pares

El último paso es imprimir ahora las hojas que faltan, las pares. Vas de nuevo a “imprimir”, “administración de papel” y en “páginas a imprimir” seleccionas “pares”.

Ejercicio

Realmente es muy fácil imprimir en doble faz en una Mac, al comienzo necesitas práctica. Entonces te dejo este archivo para que bajes, lo abras e imprimas de la manera que acabo de guiarte.

El tip de hoy es para todos aquellos que ya sincronizan sus calendarios y contactos entre el Iphone, la Mac y Google (si no lo hiciste aún, pasa por acá y acá para terminar acá). En mi experiencia, varios de mis amigos y conocidos no hacen un backup, una copia de su información vital, porque confían en demasía en el servicio (hasta que se cae) y la otra razón es por vagancia. Y es cierto, es medio fiaca acordarse de una vez al mes tener que hacer unos clics para guardar años de trabajo

Todo cambia cuando la vida te pone en la situación de que te robaron la compu y justo ahí te das cuenta de la importancia de tener un respaldo; o cuando hiciste lío en la sincronización de Blackberry con Ical o cuando simplemente te robaron el teléfono. Quizás los argentinos somos de actuar cuando la advertencia pasa cerca.

Entonces hoy les voy a presentar Backupify, una herramienta gratuita para hacer copias de seguridad de nuestros contactos, calendario, Gmail, Google Apps y parte de tu acción social (twitter o facebook o flickr).  Si te cuento que es gratuito, automático y encima fácil de usar ¿seguís leyendo?

Claramente este es un tip para get out of the box, buddy!

¿Qué servicios respalda Backupify?

Hace copias de seguridad de casi todos los servicios más usados en internet, osea estás cubierto ante cualquier drama. Solamente tenes que saber el nombre de usuario y contraseña de cada uno de los servicios (flickr, facebook, twiter, etc) que querés respaldar y listo, te olvidas del tema.

Los servicios que respalda Backupify son:

Servicios de Redes Sociales que podes salvar los datos o post o documentos que tenes en ellos

Servicios de Google que respalda

Ventajas

Las ventaja de usar un solo lugar para hacer un backup generalizado de casi toda tu información importante son varias:

1. Vas a un solo lugar para configurar o recuperar la información.
2. No hay que acordarse de hacerlo cada “x” días. Es todo automático.
3. Simple de configurar y de recuperar la información resguardada.

Entonces ¿cuál es el primer paso? Es suscribirte al servicio haciendo clic acá (si ya usas LastPass el formulario lo completas de taquito).

¿Cómo ingresar qué servicios quiero hacer un resguardo?

Una vez que creaste tu cuenta. Ingresá (logearse) en Backupify. Vas a “Settings” y hace clic en “Manage” sobre el servicio que querés programar el resguardo. Como ejemplo hace clic en Manage en Gmail.

En el margen derecho de tu pantalla te aparece un menú, hace clic en “Authorize Gmail backup”. Ahora simplemente seguí las instrucciones de la pantalla. Easy, ¿no?

La clave para activar el backup de cualquier servicio es hacer clic en Manage y después escribir el usuario y contraseña de ése servicio y punto, termino el trámite.

¿Cómo recuperar un backup?

Después de 24 0 48 horas vas a ver que aparecen los primeros resguardos de todos los servicios que ingresaste.

Para recuperar un backup hecho vas a “Archives”, elegí qué servicios necesitas, y luego clic en el archivo que querés recuperar. En el caso de Gmail bajas el mail y automaticamente lo abre en Mail.app. Osea, perfecto.

En el caso de los contactos los baja directamente en un formato para que los puedas importar directamente en cualquier programa (otra ventaja). Y lo mismo con los calendarios.

Los documentos en Google Docs directamente te deja bajarlos en el formato original (word, excel, powerpoint, etc). Y en el caso de las redes sociales te genera un PDF con los usuarios que te siguen, menciones, mensajes directos, etc. En fin, muy prolijo para ser un servicio gratuito.

Eso es todo. Creo que es una solución que hay que usar al menos para cuando nos desaparece la compu, con esto nos evitamos el pánico inicial.

Cada vez se venden más computadoras, cada vez más gente tiene acceso a internet y cada vez más gente se anima a usar los servicios de algún sitios en internet. Al principio reina la desconfianza, luego uno prueba un nuevo servicio tras otro y entonces ahí acordarse de las contraseñas y el nombre de usuario es un drama de la vida.

Será que nuestra cabeza ya no retiene tantos nombres, datos, contraseñas, la pregunta “x” para recuperar la contraseña y bla bla bla. Entonces ¿hay alguna solución simple y práctica para guardar nuestras contraseñas en un lugar seguro?

Sí y en Mac hay dos opciones excelentes. Lastpass y 1password. No pierdas mas tiempo y simplificá tu “vida” leyendo cómo implementar y usar Lastpass para guardar todas tus contraseñas importantes en un solo lugar y accesible desde cualquier locación (país u oficina o universidad o dónde estés).

¿Qué es LastPass?

LastPass y 1password (competencia) son administradores de contraseñas y datos personales. Su función es guardar de forma segura en tu pc y en un servidor todas las contraseñas y datos que vos decidas guardar para que cuando vuelvas al sitio web en cuestión automaticamente se completen sin vos tener que acordarte o buscar el papel donde pensás que tenes anotada ésa contraseña tan necesitada en ése momento. ¡¡ Porque claro, cuando nos pusimos más tranquilos la contraseña nos vuelve a la memoria!!

Una contraseña está compuesta por un nombre de usuario y un “código secreto” (que solo vos sabes) que te da acceso a ése servicio en donde te diste de alta. Los datos personales son datos identificatorios sobre tu persona (nombre, apellido, dirección, código postal, teléfono, email, etc) o datos de pago como por ejemplo los números de tu tarjeta de crédito con todos los datos necesarios que esta implica (nombre y apellido, código de seguridad, fecha de vencimiento, etc)

Como dije antes, ambos servicios permiten guardar de forma segura ambos tipos de datos para que cuando vos necesites llenar un formulario o ingresar los números de tu tarjeta de crédito tengas, solamente, que apretar un botón y ganar algo de tiempo no llenando tediosos formularios de suscripción o memorizando tantas claves o usuarios.

¿Qué elegir: 1password o lastpass?

Honestamente usé los dos por mucho tiempo y son geniales. En líneas generales tienen las mismas prestaciones aunque en cuanto a interfaz es más simple 1password.

La diferencia radical entre ellos es que LastPass permite acceder a tus usuarios y contraseñas desde cualquier computadora (sea con mac o con windows) con lo cual si no llevaste tu Macbook te salva la vida el tener una contraseña que necesitas al alcance de tu mano Por si fuera poco podes instalarlo en todos los navegadores (safari, chrome, ie, firefox) que uses habitualmente así también accedes a todas las contraseñas. Osea si estás en la oficina, en la universidad o en tu teléfono celular podes acceder a cualquier sitio que no recuerdes el usuario y la contraseña.

La otra obvia diferencia es el precio. Lastpass tiene una versión gratuita (a cambio ves publicidad) y una versión premium que cuesta 14 dólares anuales. 1password es mucho más elegante lo que cuesta 40 dólares anuales. Obviamente nuestro datos personales cuestan más que 40 dólares al año así que si tenes ése dinero anda a un 1password que no te defraudará.

¡Ahora pasemos a implementar Lastpass en nuestra Mac!

Instalación

Lo primero es que bajes la extensión para cualquiera de los navegadores. Clic acá para elegir tu navegador. Luego tenes que crearte un usuario en Lastpass para poder usar el servicio. Por último hace clic en el iconico en forma de asterico que tenes (ahora) en el navegador, pone el nombre de usuario y contraseña que creaste. Ahora vas a poder guardar contraseñas y demas.

¿Cómo guardar una contraseña?

Cada vez que ingreses un usuario y contraseña automaticamente LastPass te va a mostrar una ventana de color naranja en donde te pregunta si querés guardar ése usuario y contraseña que acabas de ingresar. Hacemos clic en “save site” y veras una pantalla como la segunda imagen:

En Hotmail.com escribí mi usuario y contraseña, al segundo me aparece el cartel naranja preguntando si quiero guardar o no la contraseña

En esta segunda imagen hay que completar los siguientes campos.

• “Name” escribí el nombre del servicio y si usas varias cuentas de Hotmail o Gmail agregá un guión y si es personal o laboral o algo que te ayude a identificarlas a la hora de buscarlas.
• “Group” te sirve para ordenar los usuarios y contraseñas en forma de “cajones”. Es decir en el grupo “IBM” voy a guardar todos los accesos relativos a mi trabajo en IBM, en el grupo “Emprendimiento MyJ” guardo todos los accesos relacionados con mi emprendimiento; sean cuentas de google apps, gmail, twitter, facebook, crm, etc, etc. Para crear un grupo solo basta con escribir el nombre y listo, cuando guardes un nuevo acceso vas a poder desplegar todos los grupos que hayas escrito haciendo clic en menú como aparece en la imagen.
• User Name y Password y URL. Dejar tal cual. Osea no tocar!
• Favoritos. Si cliqueas ésa opción les estás indicando a LastPass que ése usuario y contraseña los usas frecuentemente con lo cual el sistema lo tiene “a mano”. Entonces si haces clic en el menú de LastPass y luego haces clic en “Open Favorites” te muestra los usuarios que vos queres tener al alcance para ahorrar tiempo y esfuerzo mental
• Require Password Reprompt. Cuando vos quieras que LastPass automaticamente complete los datos de acceso en Hotmail.com con este usuario y contraseña que estamos guardando te va a pedir que antes de eso ingreses una contraseña. Osea hasta que vos no ingreses la contraseña de seguridad (ésta se llama “master password”) no te va a dejar usar los datos de acceso para entrar a hotmail.com.
• Autologing. Cliqueando esta opción le decis a LastPass que cada vez que entre  a hotmail.com automaticamente llene con ése usuario y contraseña los campos de login en hotmail. Probá con un usuario y vas a entenderlo sin problemas.

Completado todo eso clic en Save.

¿Qué pasa cuando vuelvo al sitio que guardé una clave?

Es la clave, la gracia, de LastPass. Con el siguiente ejemplo vas a entender todo. Yo uso varias cuentas de Gmail y Google Apps, entonces todas están guardadas en LastPass. Cada vez que voy a gmail.com veo en el margen superior de la pantalla la barra naranja de lastpass con tres botones: autofill, autologin y cancel.

Para que LastPass complete los campos que me pide Gmail para ingresar a su servicio (username y password) tengo que hacer clic en AutoFill y elegir el usuario con el que quiero ingresar. Automaticamente se completan los datos y hago clic en Sign In.

¿Cómo completar un formulario?

Supongamos que tenemos que completar un formulario con nuestro apellido, nombre, mail, dirección postal, el código postal y algo más también. Honestamente da mucha fiaca tener que hacerlo varias veces para simplemente bajar un pdf que te interesa de ése sitio.

Entonces LastPass vuelve a ayudarte en completar ésos tediosos formularios haciendo un solo clic. El primer paso es ir al menú de lastpass y hacer clic en Add Profile

Luego completá todos los campos que quieras para que luego se llenen automaticamente en esos tediosos formularios. Para guardarlo, clic en Add Form Fill Profile.

Veamos un ejemplo para entender cómo funciona. Quiero incribirse al WSJ (Wall Street Journal) y me piden los datos que ven abajo. Fiaaaaca! ¿Qué hice?

Hice clic en el botón de menú de lastpass, hice clic en “fill forms” y seleccioné el que acabo de hacer (Personal Simple). Voila, completó todos los campos con ésa misma información!

Esto fue todo por hoy. Prestá atención que en la próxima entrega doy nuevos tips más interesantes y avanzados de LastPass.

Como ya dije en varios post (aca y aca) , Gmail es una excelente plataforma de email y manejo de datos personales (calendario y contactos). Y un buen compañero para estar mejor organizados es Mail App sobre la cual ya mencioné en otros post.

Un punto flojo que tiene Gmail (a mi gusto) es la imposibilidad de ver nuestros e-mail de forma aislada uno de otros. Es decir en Gmail el primer email -enviado-, la respuesta y la siguiente respuesta las vemos todas agrupadas en un solo item. Y hay veces que esta “opción” hace molesta nuestra organización.

Entonces hoy vamos a ver cómo en Mail App podemos ver las conversaciones de forma separadas o agrupadas por el tema (subject) del e-mail. Como a vos te resulte práctico.

En concreto: todo email que tenga en el mismo “tema de conversación” se va a agrupar en un solo item. Este tip te sirve para todas tus cuentas de mail que uses con Mail App. Por defecto en Mail App los mails de un mismo emisor con el mismo subject no se agrupan como sí en Gmail.

¿Cómo habilitamos la opción de “organizar por tema”?

Lo primero que tenes que pensar es en qué carpetas queres habilitar esta opción para ver los mails. Osea podes utilizar en el “inbox” y en otras carpetas pero no en la la del trabajo. Por ejemplo, yo uso la opción de “organizar por tema” en el inbox, en la carpeta “social media” (van todos los mensajes de twitter, facebook y similares) y en alguna carpeta laboral.

El segundo paso es ir a menu y hacer clic en “view by thread” (ver / organizar por tema).

Listo! Ahora veamos el resultado.

Como ves en la imagen el emisor “Twitter” tiene a su izquierda un triángulo. Haciendo clic en él se van a mostrar todos los mails enviados por Twitter que tienen como tema “Direct Message from Movistar Argentina”. No importa la fecha, van a estar todos agrupados en un solo lugar.

Te preguntarás por qué el mail cuyo emisor es Twitter y tiene como tema “Web Sales Enhancers is now following you on twitter” no está agrupado en la conversación anterior. Claramente porque no cumple con la regla: el mail no tiene el mismo tema / subject.

Ahora veamos cómo ves todas las conversaciones agrupadas en un solo item:

Acá están todos los mail agrupados en un solo lugar, sin importar la fecha del mismo; solo importa que tengan el mismo tema de conversación. Si hacemos clic en algún mail se abre para que lo leas y hagas un reenvio o le respondas.

Entonces ¿ya estás usando esta opción que te brinda Mail app? No es practiquisima?  ;)

Nota: Felicito a Movistar por haber contratado gente capaz y ágil para manejar su cuenta de twitter (@movistararg). Lo hacen mejor que muchas personas físicas en las sucursales. Clap, clap, clap.