Drafts se ha convertido en un imprescindible en mi iPhone y iPad. Tanto como para ser una de las aplicaciones que más uso en el día a día por el aumento de la productividad que supone utilizarla.

Hace unos meses que compré la app, pero no fue hasta que reflexioné sobre sus posibilidades cuando comencé a usarla con asiduidad.

¿Qué es Drafts y para qué sirve?

Drafts es una aplicación para escribir texto de forma rápida que permite enviar ese texto escrito a cualquier otra aplicación.

Por ejemplo, imagina que necesitas escribir una nota en tu cuenta de Evernote lo más rápido posible. Tienes que abrir Evernote, esperar a que cargue la app (es rápida pero no deja de ser una app con muchas opciones), darle al botón + y comenzar a escribir. El proceso no es largo, pero en Drafts necesitarías menos tiempo y sólo un clic. Inmediatamente después de terminar mandas la nota a tu cuenta de Evernote en menos de un segundo. Allí estará almacenada esperando.

¿Para qué utilizo yo Drafts?

Generalmente para tareas repetitivas que he dejado predefinidas en las opciones de la app.

• Guardar notas nuevas en Evernote.
• Guardar notas nuevas en una libreta determinada de Evernote.
• Guardar notas predefinidas en Evernote.
• Anotar una cita en el calendario a la velocidad de la luz (por ejemplo escribiendo “Reunión con Pepe el lunes a las 10 en la oficina de T2o”
• Escribir un tuit en cualquiera de mis cuentas de Twitter.
• Enviar un texto a Buffer.
• Enviar emails repetitivos con una plantilla predefinida a un usuario predefinido (esto es brutal).
• Enviar texto a la aplicación de Mensajes.
• Enviar un mensaje a un receptor predefinido (ideal para casos en los que escribas muchos mensajes a una o varias personas de forma habitual).

¿Y por qué haces todo eso en Drafts si no hace falta?

Sencillamente porque es más rápido en todos los casos. Los 9 ejemplos anteriores son situaciones en los que utilizando Drafts terminas antes que utilizando las aplicaciones originales.

¿Qué otras cosas se pueden hacer con Drafts?

Las posibilidades son infinitas. Aparte de lo comentado puedes enviar texto a Dropbox, publicar en Facebook, redactar formateando el texto en Markdown, anotar notas en la aplicación Recordatorios, enviar notas a Things, Tweetbot, Omnifocus o Notesy… Entrad en la web del creador para comprobar todo lo que Drafts ofrece.

En definitiva, dadle una oportunidad a Drafts no sin antes pensar para todo lo que os puede servir. Cada usuario es diferente, pero las opciones son tantas que es una aplicación tremendamente útil para la mayoría.

Facebook Home y el reciente restyling de las aplicaciones para iOS son dos muestras de ello. Pero en mi caso estos cambios no están consiguiendo que aumente mi interés en usar Facebook. Tampoco menos. Ni fu ni fa, como diríamos en España.

Alguna vez he dicho que Facebook se ha convertido en un estercolero de memes ridículos, publicidad social y publicidad normal. Para colmo, cada vez que abro la app de iOS veo publicidad -por la que pagan a Facebook- a toda pantalla sin que me interese lo más mínimo, cosa que cada vez me desagrada más.

Todo esto me lleva a pensar en desinstalar Facebook del iPhone, porque su uso no me aporta prácticamente nada y además la aplicación nunca me ha gustado realmente, tiene lagunas gravísimas que no se corrigen nunca. Y aunque no la desintale, hay muchos días que ya ni la abro.

Por ello, a pesar de los esfuerzos de Zuckerberg, ¿terminaremos muchos dejando de usar Facebook en el móvil?

Ver caer a un jugador como Kobe Bryant me ha causado un enorme impacto. Llevo siguiendo la carrera de Bryant desde que debutó en la NBA en 1996 y lo que estaba consiguiendo en esta última temporada no dejaba de maravillarme.

En 2013, disputando su 17ª temporada como profesional, Bryant estaba a un nivel sublime, desafiando cualquier lógica física de rendimiento deportivo a una edad -34 años- en la que muchos a lo largo de la historia eran o sólo un recuerdo o carne de banquillo.

Pero Bryant es diferente a todos. Nunca nadie -repito, nadie-, había conseguido los números que Kobe Bryant estaba alcanzando en su 17ª campaña en activo. Porque con Bryant no se trataba de edad, que también, si no de temporadas. 17 temporadas NBA, que sumando sus minutos en playoffs y competición olímpica se disparaban hasta un equivalente a 20,3 temporadas regulares de la liga americana. Una cifra fuera del alcance de la mayoría de los mortales.

Después de dos semanas jugando prácticamente 48 minutos por partido y de haber acumulado más de 3.000 minutos de juego en toda la temporada* luchando por llevar a Los Angeles Lakers hasta los playoffs, esta pasada madrugada su talón de Aquiles ha dicho basta, haciéndole caer al suelo sin que nadie le tocara tras haber dado todo lo que tenía en el cuerpo durante 17 largos años.

Dice la mitología griega que Aquiles no puede escapar de su destino, que fue creado para la batalla, así que aquí te esperamos Bryant, no tardes.

* El tercero en la NBA, sólo por detrás de Kevin Durant (80 partidos) y Damian Lillard (79 partidos), jugadores con 10 y 12 años menos respectivamente que Bryant (78 partidos).

El iPhone es un gran teléfono, pero como muchos smartphones uno de sus puntos débiles es la batería. No es que dure poco, es que a veces, por actualizaciones de software concretas o por otros motivos, se agota antes de lo normal.

En la actualidad poseo un iPhone 5 y me aguanta todos los días de forma perfecta, llegando a la noche sobre el 15%-20% de batería. En total consigo por normal general más de 9 horas de uso.

Muchos amigos me suelen preguntar: “la batería del iPhone me dura poco, ¿qué hago?”. Pues esto es lo que hago yo en iOS6:

• En Ajustes > Privacidad > Localización dejo activados sólo los servicios de localización que realmente me interesan.

• En Ajustes > Notificaciones dejo activados sólo las notificaciones de localización que realmente me interesan, no todas las que están disponibles.

• En Ajustes > Brillo y fondo de pantalla dejo el brillo al 30% y en modo automático.

• En Ajustes > Privacidad > Localización > Servicios del sistema tengo activado sólo Búsqueda de red móvil y Calibración de brújula.

Si todo esto no funciona hay que hacer lo siguiente avanzando sólo si cada paso no soluciona el problema:

1) Reinicia tu iPhone

2) En Ajustes > General > Restablecer selecciona Restablecer ajustes de red.

2) Restaura el iPhone recuperando tu copia de seguridad desde iCloud o iTunes.

3) Restaura el iPhone sin recuperar copia de seguridad.

4) Pide una cita en la Genius Bar, probablemente tu iPhone tenga un problema con la batería.

* Notas: tengo 3G activado y Push activado. Bluetooth sólo cuando lo necesito.

La respuesta de los lectores fue increíble, animándonos a no cerrar y a buscar vías alternativas. Varios fueron los que nos dieron la idea de probar suerte con el crowdfunding, y bueno, decidí dar el paso y meterme de lleno en la financiación masiva a través de verkami.

Cuarenta días de dura campaña han concluido con un gran bagaje: más de 200 personas han apoyado el proyecto y se han recaudado más de 6.000€. La continuidad de nbamaniacs está garantizada hasta junio de 2014.

6.000€ puede ser una cantidad baja o alta, depende de como se mire, pero no deja de asombrarme el simple hecho de haberla conseguido. Muchas personas han considerado que nuestro trabajo merecía la pena, que la información NBA que aportamos diariamente es tan digna como para pagar por ella, y eso me enorgullece muchísimo.

Por supuesto ahora nos toca corresponderles como se merecen, con esfuerzo, dedicación y enviando todas las recompensas que han podido elegir durante la campaña.

Durante mi época en el instituto fantaseaba con trabajar en algún medio que informara sobre la NBA. Quince años después ese sueño se ha cumplido con el añadido de que ese medio es algo que he creado desde cero.

A saber: Casillas, Marcelo, Piqué, Sergio Ramos, Alves, Xabi Alonso, Xavi, Iniesta, Cristiano Ronaldo, Messi y Falcao.

¿Qué tienen estos jugadores en común? Pues que todos juegan en La Liga. Muchos medios están vendiendo esta noticia como una apoteosis que demuestra que la competición española es la mejor del mundo.

Lamentablemente la realidad es muy diferente. Los once jugadores son miembros de tres clubes en total. De hecho la dominación de Madrid y Barça es casi absoluta, siendo Falcao el único hombre que no juega en esos equipos. Y precisamente ahí es donde se pueden ver el fracaso y las malas noticias para la Liga.

Si los componentes del equipo ideal del mundo juegan en sólo dos equipos, ¿a qué nivel quedan los otros 18 equipos? ¿Cómo compiten ante tales rivales? Pues de mala manera, en desigualdad y sin mucha capacidad para dar la sorpresa.

Ahí están los números de la pasada Liga 2011-12, cuando el Real Madrid marcó 121 goles y consiguió 100 puntos. El Barcelona anotó 114 goles y se fue hasta los 91 puntos. El tercero, el Valencia C.F., logró 61 puntos… 39 menos que el campeón y 30 menos que el segundo. Una diferencia abismal que demuestra el penoso estado de la competición en La Liga.

Desde luego pienso que la liga española no es la mejor del mundo y si hablamos de atractivo para el aficionado no la metería ni entre las tres mejores. Que dos clubes atesoren los mayores talentos futbolísticos del mundo es un error que le saldrá caro al fútbol español. Al tiempo.

He sido usuario del iPad desde el primer día que salió a la venta. Me parece un gran producto con muchas posibilidades y he ido usando las diferentes versiones que ha lanzado Apple durante dos años y medio. Pero desde hace muchos meses ansiaba un iPad más pequeño. Tanto, que estaba convencido de comprar un Nexus 7 si Apple no sacaba un iPad mini bastante manejable.

LOS MOTIVOS DE MI CAMBIO A UN IPAD MINI

Poseo un MacBook Air y le suelo mover bastante por cuestiones laborales, por lo que en multitud de ocasiones me encontraba con dos productos de un tamaño similar en la mochila. De lunes a viernes muchas veces cargaba con los dos, pero en fin de semana me veía obligado elegir por cuestiones de peso y espacio (los que tengáis hijos lo entenderéis) y ahí era cuando el iPad se quedaba en un cajón.

Otra situación en la que dejaba de usar el iPad por cuestiones de pereza, tamaño y peso era en el sofá o en la cama; el iPad tiene un tamaño considerable y a veces cogerlo cuando estaba tumbado era una incomodidad.

Sí, ya sé que toda esta primera exposición puede ser muy de #firstworldproblems, pero al fin y al cabo estamos hablando de iPads y no del hambre del mundo.

En definitiva, quería un iPad más pequeño y dado que Steve Jobs ya no está vivo y que la competencia está atacando mucho a Apple en el sector de los tablets pequeños, la empresa de la manzana ha lanzado al mercado el iPad mini y no dudé en comprarlo.

MIS IMPRESIONES DESPUÉS DE CINCO DÍAS DE USO

1. HARDWARE

Materiales: La parte trasera es de un aluminio idéntico al presente en el iPhone 5 y el iPod touch de última generación, por lo que al igual que en ellos las huellas se notan mucho, especialmente en la versión negra. Es agradable al tacto, pero precisamente el material tan pulido provoca cierta inseguridad al mover el iPad mini, parece que se te puede resbalar en cualquier momento.

Pantalla: Si vienes de usar una pantalla Retina de un iPhone 4/4S/5 o de un iPad 3/4, este posiblemente sea el aspecto que más te choque. La pantalla tiene, al igual que el iPad 2, una resolución de 1024×768, aunque la densidad de pixels por pulgada aumenta hasta los 162ppp desde los 132ppp. Aún así se queda muy lejos de los 265ppp del iPad 3/4 o de los impresionantes 326ppp del iPhone 5. Es por ello que algunos usuarios han decidido esperar a la versión Retina del iPad mini, la cual se estima que llegue no más tarde de 2013. La resolución de la pantalla no es algo que juegue excesivamente en contra de este producto ya que cumple con creces, pero insisto en que puede llegar a chocar en un primer contacto.

Apple y muchos usuarios defienden que a pesar de no ser Retina la pantalla del iPad mini es de gran calidad, aunque algún que otro estudio a fondo afirma lo contrario especialmente comparándola con las pantallas del iPad 3/4 y del iPhone 5.

Tamaño pantalla: En cuanto al tamaño de la pantalla para el uso que yo le voy a dar pienso que es perfecto. Lectura, navegación, email, vídeos y algún juego ocasional son tareas que en las 7,9 pulgadas de la pantalla del iPad mini se llevan a cabo de una forma más que satisfactoria. El formato 16/9 ó 16/10 está muy bien para ver películas, pero un tablet tiene bastantes más funciones aparte de reproducir vídeo.

Hardware interno: Evidentemente no voy a hablar de procesadores de doble núcleo, megahercios o demás parafernalia técnica. Tan sólo me permitiré la licencia de decir que aunque un poco más de memoria RAM hubiese sido un acierto (512Mb es lo que ha elegido Apple para esta primera versión), el iPad mini cumple de sobra y no me he encontrado con problemas de rendimiento, velocidad o cuelgues en ninguna ocasión durante las 30 horas que le he estado usando.

2. SOFTWARE

iOS: Muchos dirán que el Nexus 7 a 199€ es una opción mejor por ser un tablet de calidad a un gran precio con mejor pantalla. De acuerdo, un Nexus 7 no es una mala opción. Pero creo que para la mayoría de usuarios el día a día es lo que cuenta y es ahí cuando la inmensa cantidad de aplicaciones disponibles para iPad y que han sido diseñadas específicamente para iPad hacen que esa diferencia de 129€ no sea tal. ¿Estás dispuesto a pagar 129€ más por tener un tablet mejor fabricado con una batería que parece no agotarse, por tener un sistema operativo que responde de forma más fluida, por disfrutar de auténticas aplicaciones de tablet y no de smartphone reescaladas a tablet? Yo sí. Tal vez para otras personas sea más importante el ahorro o que simplemente quieren un tablet para navegar y escribir emails.

Por otro lado el sistema operativo es el mismo iOS 6 que todos conocemos y que tan bien cumple en la mayoría de aspectos aunque en algunos se empieza a quedar atrasado.

3. USO DÍA A DÍA

Escritura: Escribir a dos manos con el iPad original era una tarea complicada si no tenías el dispositivo apoyado en alguna superficie. Con el iPad mini esto no ocurre. Es un placer escribir con las dos manos mientras sostienes el tablet, ya estés tumbado, sentado o incluso caminando. Ahora me resulta muy sencillo y agradable escribir correos electrónicos, tuits o incluso posts desde él (este post está escrito íntegramente en el iPad mini).

Peso: Uno de los puntos clave del producto. Pesa 308 gramos, menos de la mitad del iPad de tercera o cuarta generación. Su poco peso y ligereza invitan a llevarlo contigo a cualquier parte y usarlo en multitud de ocasiones. Tanto que empezarás a buscar chaquetas y bandoleras para ello.

Moviéndole: Se hace muy necesario una funda en el que transportar este iPad mini. Y creo que la Smart Cover no es la mejor opción; pienso que una funda tipo sleeve que no aumente mucho el volumen del producto pero sí que le proteja ante cualquier caída o arañazo es su mejor compañía.

Terminaciones: En esto parece que Apple no encuentra rival. Las terminaciones del iPad mini son exquisitas, de una calidad incomparable en cualquier otro tablet. El mini se nota robusto y fiable. Eso sí, no sé cómo responderá ante caídas y espero no saberlo en primera persona nunca.

Tamaño: Es necesario recalcar que el iPad mini es tan fino que lo es incluso más que el iPhone 5, por lo que estamos hablando de un aparato extremadamente ligero y transportable.

Juegos: Jugar en el iPad mini es una delicia debido a su tamaño y a los miles de juegos gratuitos o de pocos euros disponibles en el mercado. El iPod touch y el iPad mini no harán desaparecer a las consolas portátiles -entre otras cosas por carecer de controles físicos-, pero ahora mismo una consola como PS Vita, tan de capa caída como se encuentra, palidece en opciones y experiencia de usuario comparándola con el iPad mini y no hay una excesiva diferencia de precio.

4. CONCLUSIONES

Las especificaciones técnicas de un producto tecnológico son importantes, pero no tanto como algunos creen y precisamente por ello opino que el iPad mini es el mejor iPad de Apple. Va a canibalizar las ventas del iPad “normal” y lo va a hacer primero por precio -no olvidemos que principalmente es un capricho- y segundo porque en movilidad es un mejor producto. La falta de pantalla Retina, su escasa memoria RAM y un procesador que cumple sobradamente pero que en unos 12-18 meses puede empezar a quedarse corto, hacen que no sea un producto tan perfecto como podría serlo. En principio, si compras ahora mismo un iPad mini lo único que echarás de menos respecto a un iPad 3/4 es la pantalla Retina y el tamaño de la pantalla para ver mejor si tienes algún problema de vista cansada.

Por otro lado, sí quieres un iPad mini muy ligero, que cargue rápido, que dure mucho la bateria, que se mantenga frío y que cumpla, tal vez este modelo sea la mejor elección. Una pantalla Retina implica más bateria, más peso, mas calor, más precio y más tiempo de carga. Apple sigue vendiendo el iPad 2 a pesar de ir por la cuarta generación del modelo por todas esas cuestiones.

Resumiendo, es una compra recomendada, especialmente en sus versiones más baratas, las cuales probablemente sus propietarios puedan vender recuperando una importante cantidad económinca de la inicialmente invertida si desean dar el salto al hipotético iPad mini Retina. Es un iPad que cumplirá de sobra durante el tiempo que le tengas entre manos.

5. OTROS ANÁLISIS

Tenéis magníficos análisis y reviews en español, como este de Drita para Engadget o el de Jose Jacas.

Hemos tenido que esperar muchos años, pero por fin podemos decir que en Madrid contamos con una de las mejores tiendas de zapatillas de Europa. ¿Exagerada afirmación? Bueno, antes de emitir una valoración os recomiendo que deis una vuelta por sivasdescalzo Madrid situada en Churruca, 5 (Metro Tribunal) y después me contáis.

La semana pasada acudí a la fiesta de inauguración que los amigos de sivasdescalzo habían preparado para diseñadores, prensa, actores y bloggers y todos los que fuimos quedamos encantados por el ambiente y la música a cargo de DJ Graham Thunder. Por supuesto también nos hicimos alguna que otra foto con el aerophotocall ;)

¿A qué esperáis para pasar por la mejor tienda de zapatillas de Madrid? Yo volveré dentro de poco a por unas Nike Flyknit que me tienen loco…

Tras leer a varios autores y probar diferentes configuraciones encontré la forma idónea para mí y prueba de ello es que es mucho tiempo el que llevo usándola con muy buenos resultados. He de mencionar que recibo una media de unos 60 emails diarios de lunes a viernes, por lo que estaría perdido sino fuera organizado en este asunto.

Creo que un blog es un buen sitio para compartir conocimientos, así que por ello he escrito este post que espero que sea útil a muchas personas. Aquí van todas las claves que yo utilizo para una correcta gestión del correo electrónico.

1. CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE TRABAJO

Antes de nada hay que identificar todo lo importante en relación a nuestro correo electrónico y en los siguientes puntos es donde voy a tratar de explicarlo.

1.1- Gestionar todo el correo en Gmail web

Desde qué comencé a usar correo electrónico hace ya casi 15 años fui un habitual de los programas específicos para ello, como Outlook Express, Outlook, Entourage, Mail e incluso le di una oportunidad a Sparrow porque creo que el software bien realizado siempre merece ser probado.

La realidad es que ninguno de ellos te permite tanta personalización y opciones como Gmail a través de la web, especialmente si tienes varias direcciones de correo o recibes muchos emails diariamente.

Gmail te da más de 7GB de espacio de forma gratuita e incluso tienes la opción de ser usuario de pago y tener de 25GB en adelante. Yo soy usuario de pago y si no recuerdo mal la cantidad que pago por los 25GB es ridícula, unos 6€ al año.

1.2- Meter todas las direcciones que correo que controles en tu cuenta de Gmail

Si gestionas varias cuentas de correo y tienes que enviar y recibir emails desde todas, es imprescindible este punto. Tener las direcciones distribuidas en varios servicios o programas sólo contribuye al caos.

Lo que hago es meter todos los datos SMTP para poder enviar y reenviar todas y cada una de las direcciones que tengo hacia mi cuenta Gmail. Así, desde un mismo lugar puedo controlar todo.

Es importante también dejar creadas las diferentes firmas para cada cuenta, de forma que siempre dejarás los datos de contacto (tuyos o de la empresa pertinente) en todos los emails que escribas sin tener que teclearlo repetidas veces.

1.3- Creación de etiquetas

Si ya tenemos todas nuestras cuentas de correo en un sólo lugar y ya somos capaces de gestionarlo todo desde allí, ha llegado el momento de crear nuestra estructura para el correo y el primer paso es la creación de etiquetas. No me gusta crear excesivas etiquetas (carpetas) en Gmail ya que si necesitas encontrar algo es mucho mas productivo realizar una búsqueda que ir a una carpeta a buscar entre cientos de emails.

Tengo una etiqueta creada con un color identificativo y diferente para cada sección importante que gestiono dentro del correo:

• Empresa 1
• Empresa 2
• Empresa 3
• Personal profesional
• Blog
• Internet
• Amigos

Y nada más. Antes de que completes este punto párate a pensar y distribuye tu correo en los apartados que creas convenientes, pero sin caer en el error de crear tantas etiquetas que a la hora de distribuir el correo dudes entre llevarlo a un sitio u otro. La clave está en que sepas claramente y en un instante a que carpeta pertenece cada email.

En las etiquetas de empresas, personal, blog y amigos es evidente lo que va. La de Internet es una especie de cajón de sastre donde se incluyen todos los emails de comunicaciones relacionadas con Internet:

• Foros en los que estoy suscrito
• Redes sociales
• Compras y ventas por Internet
• Ventas por Internet

1.4- Creación de filtros

La creación de filtros es otra cosa imprescindible que hay que realizar para una correcta gestión del correo. Los filtros los divido en dos categorías:

• Filtros que etiquetan el email
• Filtros que etiquetan el email y además lo mueven de la bandeja de entrada a otra carpeta dejándolo como no leído o incluso como leído si lo crees conveniente

Al recibir emails que no tienen que ver nada uno con otro, si tienes filtros creados puedes tener categorizados por colores muchos de los emails que te lleguen. Se te clasificaran automáticamente y de un simple vistazo podrás ver a que tema corresponde cada uno.

Además, los filtros que no sólo etiquetan sino que también mueven el contenido a una carpeta determinada en caso de que lo configures así, permitiéndote que la bandeja de entrada no se sature. El objetivo es que al inbox sólo lleguen los emails que deban ser respondidos o leídos lo antes posible y que otros emails sin tanta importancia se queden en otras carpetas esperando a que llegue el momento adecuado para revisarlos.

Este paso requiere su tiempo y de hecho es algo en constante evolución. La creación o modificación de filtros es una acción que hago al menos una vez al mes. Puedes empezar creando los filtros más evidentes que veas y luego poco a poco ir viendo si necesitas crear alguno más o que incluso uno de los creados haya que modificarlo. No corras con este tema, con los filtros no podrás decir nunca que los tienes terminados al 100% ya que siempre deben evolucionar porque no siempre vas a recibir las mismas comunicaciones.

1.5- Respuestas prediseñadas

En una de las empresas en las que trabajo y en uno de los blogs que escribo suelo tener que responder emails que se repiten de forma constante. Gracias a las Respuestas Prediseñadas de Gmail sólo tengo que presionar dos clics y ya tengo un email perfectamente redactado y formateado listo para ser enviado sin haber escrito otra vez lo mismo.

No sé quien inventó esta característica, pero le estaré agradecido de forma eterna. Si ves que algunas de tus respuestas se repiten de vez en cuando, activa las Respuestas Prediseñadas.

1.6- Ser usuario de Boomerang for Gmail

Boomerang for Gmail es un servicio de pago (menos de 3€ al mes) tremendamente útil que te permite hacer dos cosas:

• Programar el día y la hora a la que quieres que se envíe un email que hayas escrito. Por ejemplo, estás procesando correos a una hora determinada y ese correo que estás escribiendo no es conveniente que llegue en ese momento por los motivos que sean (mala imagen, poco impacto, mejor a otra hora por temas laborales, etc). Pues lo programas para cuando lo consideres oportuno y así se enviará.
• Programar el día y la hora a la que quieres que un correo vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada. Imagínate que te llega un email a la bandeja de entrada de un tema que tienes programado tratar dentro de dos días o para la semana próxima. Pues en lugar de dejarlo en la bandeja de entrada molestando, utilizas Boomerang y le dices al servicio que quieres que ese email reaparezca en tu bandeja dentro de dos días, de una semana o cuando sea. No se trata de quitar de tu vista un determinado email para ganar tiempo, se trata de procesar ese email cuando a ti te venga bien y de acuerdo a tu planificación, no cuando te haya llegado. No debes caer en el error de utilizar Boomerang para escurrir el bulto y procrastinar.

2. CÓMO GESTIONAR EL CORREO

Una vez que tienes tu estructura realizada, llega el momento de trabajar sobre ella. Si has hecho todos los pasos comentados anteriormente, gestionar el correo eficientemente será algo sencillo. Para ello, eso sí, debes tener claro que no puedes estar procesando correos durante todo el día. Supongo que el trabajo de la mayoría de nosotros no es contestar correos de forma inmediata o contestar correos de forma permanente durante todo el día o incluso ponerte un jueves a las 11 de la noche a vaciar tu bandeja de entrada. Al email hay que darle la importancia que tiene, pero no la prioritaria.

2.1 Momentos en los que gestiono el correo electrónico

Nota: Aquí expondré mi forma de trabajar personal. Puede que a ti te convenga otro tipo de horario muy diferente.

A primera hora cuando me pongo a trabajar. Puedo tener emails de la tarde-noche del día anterior que sean necesarios procesar para mi trabajo de ese día y me gusta hacer un repaso previo que no me lleve más de cinco minutos.

Tres veces más antes de la hora de la comida. Suelo tratar de mirarlo tres veces a lo largo de la mañana. Me gustaría hacerlo menos, pero recibo muchas comunicaciones de compañeros de trabajo y de clientes que habitualmente requieren celeridad en la respuesta. Es cierto que recibo muchos emails porque prefiero recibir emails que llamadas telefónicas, algo que creo que destroza la productividad ya que la llamada hay que atenderla de forma inmediata y un email te da mayor capacidad de respuesta.

Tres veces más por la tarde, incluyendo un último repaso antes de terminar la jornada. En mi caso no tengo horario laboral fijo, pero siempre que termino de trabajar ya sea a las 4 de la tarde o las 12 de la noche, hago un pequeño repaso al correo para dejarlo lo más limpio posible archivando, eliminando o programando la vuelta de emails a la bandeja de entrada para el momento adecuado. Debido al cansancio no suelo contestar nada en ese momento a no ser que para ello valga con una frase, pero la revisión para archivar o eliminar se hace de manera sencilla y ayuda mucho a tu siguiente día.

2.2 Cómo lo gestiono

Cuando me pongo con el correo a primera hora de la mañana o de la tarde, el panorama suele ser que en la bandeja de entrada hay unos 10-15 emails a lo sumo y todos o casi todos ya están etiquetados por colores de forma automática gracias a los filtros. En caso de que no sea así, etiqueto manualmente antes de ponerme a procesar correos para que toda mi bandeja de entrada esté clasificada y sea visualmente fácil de procesar. De un simple vistazo y gracias a los colores puedes ver a lo que te vas a “enfrentar” estableciendo un orden y prioridad en el procesamiento de esos emails.

Una vez que todos los emails están etiquetados, lo que hago es procesarlos de uno en uno por temas y de mayor a menor importancia. Cuando acabo, digamos con la Empresa 1, me pongo con la Empresa 2 y así sucesivamente. Puede que de la Empresa 1 se haya quedado un email pendiente sin contestar porque no pueda hacerlo en ese momento o por cualquier otro motivo, pero es muy diferente terminar de procesar el correo con 3-5 emails pendientes que con más de 300 a la vista.

Llegado el momento de que la bandeja de entrada está procesada y vacía o con apenas 2-3 emails que deban seguir ahí por los motivos que sean, paso a procesar otras dos carpetas donde puede que haya mensajes sin leer de la Empresa 2 (sólo clientes) o Empresa 3 (emails que casi nunca requieren una acción inmediata). Esas carpetas no las reviso siempre que miro el correo, sino en tres momentos a lo largo del día y si tengo suficiente tiempo para ello. Como expliqué anteriormente, hay emails que no requieren una respuesta o lectura inmediata y que pueden esperar horas e incluso días.

2.3 Qué reglas aplico

Los momentos de procesamiento importante del correo para mi son a primera hora de la mañana o primera hora de la tarde. Ahí me detengo más. Pero en otros momentos en que lo miro no suelo estar mucho tiempo delante de los emails. Respondo, elimino o archivo si lo puedo hacer en pocos segundos o un minuto a lo máximo. En caso de encontrarme con un email que requiera una respuesta o acciones farragosas, lo dejo en espera para el siguiente momento de correo en el que vaya a tener más tiempo para ello.

También quiero incidir en la forma de responder. Trata de ser claro, preciso y breve, no te van a dar un premio por enviar emails larguísimos si no es necesario. Escribe lo que tengas que escribir, pero trata de que te lleve poco tiempo redactando de forma clara y sencilla. Puede que algo de formato a tu email (negritas, listas) venga bien para que el interlocutor entienda a la primera lo que quieres decir y que así evites una posible respuesta en la que te digan que hay algo que no le ha quedado del todo claro.

2.4 Archiva y elimina

Este capítulo es vital. Si no archivas y no eliminas saturaras tu correo. Sí, hay muchos emails que merecen ser guardados por los motivos que sean, pero hay otros muchos que no volverás a ver en tu vida porque no es necesario.

Siempre que procese un correo:

• Si requiere una respuesta por mi parte, cuando lo respondo lo archivo o elimino dando prioridad a la eliminación si es factible hacerlo en cada caso concreto.
• Si no hay necesidad de responderlo, igualmente archivo o elimino de forma rápida. Archivarlo muchas veces es sencillo ya que por regla general ese email ya está etiquetado e irá a su carpeta correspondiente.

2.5 No tengas piedad, borra suscripción o marca com spam

Es imposible encontrar una cuenta de correo a la que no lleguen boletines y publicidad, ya sea solicitada o no. Lo que hago es dejar sólo los boletines que realmente quiero recibir. En cuanto me llega algo que no quiero volver a ver y que sólo implica pérdida de tiempo, elimino mi suscripción de ese servicio (generalmente al final del email-boletín dan una opción para ello) o en caso de no estar disponible esa opción marco como spam sin remordimientos.

Los boletines y publicidad que sobreviven a esta criba por mi parte nunca van a la bandeja de entrada. Entran en otra carpeta para ser revisados en el momento oportuno para ello.

2.6 Los emails que no son emails, sino tareas

Muchos de los emails que recibamos en nuestra bandeja de entrada puede que impliquen tareas para nosotros. Incluso puede que en nuestra bandeja de entrada haya un email de nosotros mismos para que nos apuntemos una tarea. Aquí se esconde una de claves para que la bandeja de entrada no se sature, en los emails que son tareas para nosotros y que vamos acumulando en el inbox a modo de recordatorio o tarea pendiente. Error.

Mi forma de actuar en esto es sencilla. Si recibo un email que es una tarea para mí, la capturo de forma inmediata en Remember The Milk o Evernote (en otro futuro post explicaré como utilizo estas aplicaciones) y borro/archivo ese email o respondo y lo borro/archivo. Ya está. Las tareas son para tenerlas en la lista de tareas, no en la bandeja de entrada.

3. EL CORREO EN MOVILIDAD

Esto casi es un tema aparte. Tengo por costumbre trabajar poco con el email en movilidad. Generalmente sólo contesto los emails de compañeros cercanos de trabajo y amigos que puedan ser contestados rápidamente y que además requieran esa contestación. El resto de emails de clientes, colaboradores no tan cercanos, comunicaciones de Internet y similares los proceso cuando estoy delante del Mac por las razones siguientes:

• Se tarda más en escribir en un terminal móvil que en un teclado.
• Las aplicaciones nativas o web de gestión de email móvil son mucho más incompletas que las versiones de escritorio. Es más farragoso adjuntar archivos y otras características como Respuestas Prediseñadas o utilizar Boomerang no están conseguidas (aún) para el mundo móvil.
• Y además, si no estoy delante del ordenador es que estoy haciendo otras cosas y al correo ya le llegará su momento.

Por tanto lo que hago en movilidad es leer los emails (no en cuanto llegan, sino en momentos determinados) y decidir:

• Si lo puedo contestar rápido y si es necesario hacerlo, lo hago y elimino o archivo.
• Si no lo tengo que contestar archivo o elimino.
• Si implica una tarea la capturo y archivo o elimino.
• Si lo tengo que contestar más adelante lo dejo tal y como está o le pongo la etiqueta correspondiente en caso de que no haya actuado previamente ningún filtro sobre ese email.

Además, como tengo filtros que hacen que algunos emails no me lleguen a la bandeja de entrada y como he sido escrupuloso con los boletines y publicidad, entran menos emails en el inbox de los que deberían entrar y eso me permite no estar recibiendo constantes avisos de nuevos correos en iPhone.

4. FIN

Espero que este post sea de utilidad a muchos. Lo he escrito porque a mi realmente me ha servido aplicar todas estas reglas, trucos y hábitos; mi bandeja de entrada está despejada desde hace muchos años y os animo a vosotros a hacer lo mismo. Por favor, utilizad los comentarios para cualquier duda, sugerencia o comentario de algunas de vuestras claves para la gestión del correo.

El pasado jueves tuve oportunidad de participar en una de las Lunarun que Nike suele organizar. ¿Y qué es la Lunarun? Pues es una carrera totalmente atípica.

Para empezar los participantes no saben ni el recorrido, tan sólo son conscientes de que desde el momento en que se de la salida tienen que correr por las calles de Madrid para llegar a cinco lugares diferentes y que el camino que tome cada participante depende sólo de él. Por eso es tremendamente divertido correr por las calles de Madrid entre los coches y los peatones y ver como grupos de runners aparecen por una esquina, otros por otra… Al final a mi me salieron 7 kilómetros a toda pastilla, una gozada.

Como todo lo que prepara Nike, cada detalle está más que pensado y los participantes tuvimos camisetas, música en varios puntos de la carrera, comida y bebida abundantes a la llegada y un fin de fiesta a ritmo de de Delorean DJ set, Adrian Le Freak y los visuales de CLOAQUE.

Por lo que me cuentan desde Nike esta Lunarun ha sido el pistoletazo de salida de la nueva edición de la serie de Lunaruns que tendrá lugar durante el mes de noviembre como parte de la preparación de la comunidad de runners madrileños en su camino a la San Silvestre Vallecana.

Vamos, que si tenéis dudas espero que se os quiten y vayáis a la próxima. Stay tuned!