Si vous achetez une entreprise, la vérification diligente est votre occasion de regarder sous le capot avant de vous engager.

Si vous vendez, c’est l’occasion pour l’acheteur de faire exactement la même chose — ce qui signifie qu’idéalement, vous devriez avoir vous-même fait cet exercice au préalable.

La vérification diligente peut sembler lourde, particulièrement lorsque vous recevez une première demande comportant des dizaines (parfois des centaines) de documents et renseignements à fournir. Mais l’objectif de base est assez simple : comprendre l’entreprise, confirmer les informations qui ont été communiquées et identifier les problèmes potentiels avant la clôture de la transaction.

Voici quelques-uns des principaux éléments auxquels les entrepreneurs québécois devraient s’attendre.

1. Documents corporatifs

Commençons par la société elle-même.

L’acheteur voudra normalement confirmer que la société a été correctement tenue à jour et que ses registres corporatifs correspondent à la réalité.

Cela implique généralement l’examen des documents suivants :

• Statuts de constitution et modifications
• Règlements administratifs
• Résolutions des actionnaires et des administrateurs
• Registres des actions et des valeurs mobilières
• Certificats d’actions
• Conventions entre actionnaires
• Déclarations annuelles et autres dépôts corporatifs
• Informations concernant les filiales ou sociétés affiliées

Un conseil pratique pour les vendeurs : faites réviser votre livre de société avant de le remettre à l’acheteur.

Des résolutions manquantes, des registres qui ne sont pas à jour ou des transactions qui n’ont jamais été correctement documentées sont assez fréquents, particulièrement dans les sociétés privées qui existent depuis plusieurs années. La plupart de ces problèmes peuvent être corrigés. Il est simplement préférable de le faire avant que l’avocat de l’acheteur ne les soulève.

2. Qui est réellement propriétaire de l’entreprise?

Cela peut sembler évident, mais il faut tout de même le confirmer.

Qui sont les actionnaires? Quel pourcentage chacun détient-il? Existe-t-il différentes catégories d’actions? Quelqu’un détient-il une option ou un autre droit lui permettant d’acquérir des actions?

L’examen peut également porter sur les prêts d’actionnaires, les restrictions au transfert des actions, les droits de premier refus et toute sûreté affectant les actions.

S’il existe des ententes informelles entre actionnaires qui n’ont jamais été correctement documentées, c’est le moment de les identifier, et non trois jours avant la clôture.

Cette question est particulièrement importante dans le cadre d’une vente d’actions, puisque l’acheteur acquiert la société elle-même.

3. Contrats importants

La plupart des entreprises dépendent d’un nombre relativement limité de contrats importants.

Pensez aux principaux clients, fournisseurs, distributeurs, propriétaires, prêteurs, contrats de location d’équipement, conventions de franchise et autres ententes à long terme.

L’acheteur voudra examiner ces contrats, mais pas simplement pour confirmer leur existence.

L’une des questions importantes est la suivante : qu’arrive-t-il à ces contrats lorsque l’entreprise est vendue?

Certains contrats peuvent être cédés librement. D’autres nécessitent un consentement. Certains contiennent des dispositions relatives au changement de contrôle qui peuvent être déclenchées par une vente des actions.

Vous ne voulez pas découvrir une semaine avant la clôture que votre plus important client, votre propriétaire ou votre prêteur doit approuver la transaction.

4. Employés

Pour plusieurs entreprises, les employés sont aussi importants que les actifs physiques, et parfois beaucoup plus.

Attendez-vous à des questions concernant notamment :

• Les employés et leur rémunération
• Les contrats de travail
• Les bonis et commissions
• Les vacances accumulées
• Les avantages sociaux
• Les ententes de confidentialité et de non-concurrence
• Les travailleurs autonomes
• Les employés clés
• Les litiges ou réclamations en matière d’emploi, existants ou potentiels

Le traitement des employés peut également varier considérablement selon que la transaction est structurée comme une vente d’actions ou une vente d’actifs.

Si quelques employés clés sont essentiels à la valeur de l’entreprise, il vaut mieux le savoir et en tenir compte dès le début du processus.

5. Informations financières et dettes

Votre comptable prendra généralement les devants en ce qui concerne l’aspect financier de la vérification diligente, mais les vérifications financière et juridique se chevauchent souvent.

L’acheteur voudra généralement comprendre les états financiers de la société, ses dettes bancaires, marges de crédit, prêts d’actionnaires, financements d’équipement, comptes clients et fournisseurs, dépenses en immobilisations et fonds de roulement.

Ces informations peuvent avoir un impact direct sur le montant que l’acheteur paiera ultimement.

Par exemple, plusieurs acquisitions d’entreprises sont négociées sur une base sans encaisse et sans dette (« cash-free, debt-free »), avec un niveau de fonds de roulement convenu devant être livré à la clôture.

Cela peut sembler simple jusqu’au moment où les parties doivent déterminer précisément ce qui constitue une « dette », de l’« encaisse » ou du « fonds de roulement ».

Ces définitions sont importantes.

6. Fiscalité

Personne ne veut découvrir une mauvaise surprise fiscale après avoir acheté une société.

La vérification fiscale peut notamment porter sur les déclarations de revenus de la société, les questions de TPS/TVQ, les retenues à la source, les avis de cotisation, les vérifications fiscales, les soldes dus aux autorités fiscales et les réorganisations corporatives antérieures.

Il s’agit d’un domaine où les comptables et conseillers fiscaux de la société devraient être impliqués.

Les considérations fiscales peuvent également influencer l’une des premières décisions importantes de la transaction : déterminer si celle-ci devrait être structurée comme une vente d’actions ou une vente d’actifs.

7. Actifs, équipements et sûretés

Quels actifs l’entreprise possède-t-elle réellement?

Selon l’entreprise, il peut s’agir de machinerie, de véhicules, d’inventaire, d’ordinateurs, d’immeubles, de mobilier ou d’équipements spécialisés.

L’acheteur voudra également savoir si ces actifs sont assujettis à du financement ou à des sûretés.

Au Québec, des recherches au Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) feront souvent partie de cet exercice.

Une ancienne inscription ne signifie pas nécessairement qu’une somme est toujours due. Il arrive qu’un prêt ait été remboursé depuis plusieurs années, mais que l’inscription n’ait tout simplement jamais été radiée. Si c’est le cas, mieux vaut régler la situation avant la clôture.

8. Propriété intellectuelle

Les actifs les plus importants d’une entreprise ne sont pas toujours des actifs que l’on peut voir ou toucher.

Selon la nature de l’entreprise, la propriété intellectuelle peut comprendre des marques de commerce, noms commerciaux, noms de domaine, logiciels, droits d’auteur, brevets, technologies propriétaires et renseignements confidentiels.

Il y a également une deuxième question qui est parfois négligée :

Est-ce que la société en est réellement propriétaire?

Par exemple, un fondateur peut avoir développé un actif personnellement avant la constitution de la société, ou un consultant peut avoir créé un logiciel ou une image de marque sans jamais céder formellement ses droits de propriété intellectuelle à la société.

Si l’entreprise dépend de cet actif, la question de sa propriété doit être claire.

9. Litiges, permis et questions réglementaires

Les poursuites judiciaires existantes constituent évidemment un élément important, mais la vérification diligente ne s’arrête pas là.

L’acheteur voudra également connaître les réclamations potentielles, mises en demeure, différends avec des clients, plaintes d’employés, enquêtes réglementaires et règlements antérieurs.

Il faut ensuite considérer les permis et licences.

Un restaurant, une entreprise de construction, un cabinet professionnel et une entreprise technologique n’évoluent évidemment pas dans le même environnement réglementaire. La vérification requise dépend donc beaucoup du secteur d’activité.

La question importante est de savoir si l’entreprise détient les licences et autorisations dont elle a besoin — et si celles-ci demeureront valides à la suite de la transaction.

10. Assurances

Finalement, n’oubliez pas les assurances.

Selon l’entreprise, celles-ci peuvent comprendre l’assurance responsabilité civile commerciale, l’assurance des biens, l’assurance responsabilité professionnelle, l’assurance cyberrisques, l’assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants, l’assurance automobile ainsi que d’autres protections propres au secteur d’activité.

L’historique des réclamations peut également être pertinent.

Les parties devraient déterminer ce qu’il adviendra des polices existantes à la clôture et si l’acheteur devra souscrire de nouvelles protections.

Une liste de vérification n’est qu’un point de départ

Aucune liste ne peut couvrir toutes les entreprises.

La vérification diligente d’une entreprise de logiciels sera très différente de celle d’un fabricant, d’un détaillant ou d’une entreprise de construction. La taille et la structure de la transaction auront également une incidence sur l’étendue de la vérification.

Plus important encore, la vérification diligente ne consiste pas simplement à cocher des cases ou à remplir une salle de données virtuelle de documents.

Le véritable objectif est d’identifier tout élément susceptible d’avoir un impact sur :

• la valeur de l’entreprise;
• le prix d’achat;
• la structure de la transaction;
• la convention d’achat;
• les conditions devant être satisfaites avant la clôture; ou
• la volonté de l’acheteur d’aller de l’avant avec la transaction.

C’est là l’essentiel de l’exercice.

Vous vendez? N’attendez pas que l’acheteur trouve les problèmes

L’une des meilleures choses qu’un vendeur puisse faire est d’effectuer sa propre vérification diligente avant même que le processus de vente ne commence.

Regardez votre entreprise comme le ferait un acheteur.

Votre livre de société est-il à jour? Tous vos contrats importants sont-ils signés? Existe-t-il des ententes verbales qui n’ont jamais été documentées? Vos licences sont-elles à jour? D’anciennes sûretés apparaissent-elles toujours aux registres? La société est-elle réellement propriétaire de sa propriété intellectuelle importante?

La plupart des entreprises ont quelques éléments à régler quelque part.

L’objectif n’est pas nécessairement de rendre l’entreprise parfaite avant de la vendre. Il s’agit plutôt de connaître les problèmes et de les gérer intelligemment avant que l’acheteur ne les découvre.

Pourquoi?

Parce qu’un problème identifié suffisamment tôt peut souvent être corrigé.

Le même problème découvert par un acheteur au milieu d’une transaction peut devenir un outil de négociation — et parfois même un prétexte pour réduire le prix d’achat.

Vous achetez? Ne vous contentez pas de vérifier les chiffres

Les états financiers racontent une partie importante de l’histoire. Mais ils ne racontent pas toute l’histoire.

La vérification diligente juridique vise à répondre à d’autres questions :

Qu’est-ce que j’achète exactement? Quelles obligations suis-je en train d’assumer? Et qu’est-ce qui pourrait devenir mon problème dès le lendemain de la clôture?

Parfois, la vérification diligente confirme simplement que tout est essentiellement conforme aux attentes.

Dans d’autres cas, elle permet d’identifier un élément qui devra être traité au moyen du prix d’achat, d’une condition de clôture, d’une retenue, d’une indemnité particulière ou d’une autre protection dans la convention d’achat.

Et à l’occasion, elle permet de découvrir un problème suffisamment sérieux pour que l’acheteur reconsidère la transaction.

C’est précisément pour cette raison que l’exercice en vaut la peine.

En conclusion

Une bonne vérification diligente permet de réduire les mauvaises surprises.

Pour l’acheteur, elle permet de comprendre l’entreprise (et ses risques) avant d’en devenir propriétaire.

Pour le vendeur, elle permet de savoir où se trouvent les problèmes potentiels avant que quelqu’un de l’autre côté de la table ne les soulève.

Si vous envisagez d’acheter ou de vendre une entreprise, impliquer vos conseillers juridiques, comptables et fiscaux suffisamment tôt dans le processus peut rendre la vérification diligente beaucoup plus efficace et permettre d’éviter des problèmes au moment où tout le monde tente de conclure la transaction.

Vous achetez ou vendez une entreprise au Québec?

J’accompagne les entrepreneurs et les entreprises privées du Québec dans leurs transactions d’achat et de vente d’entreprises, notamment en matière de structuration de transactions, de vérification diligente, de lettres d’intention, de conventions d’achat et de clôture.

Si vous envisagez d’acheter ou de vendre une entreprise, n’hésitez pas à me contacter pour discuter de votre transaction.

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Lorsqu’on démarre une entreprise avec un associé, l’idée de départ est souvent toute simple : on partage tout 50/50.

Ça semble équitable. Vous prenez tous les deux le risque, vous contribuez tous les deux à l’entreprise et vous comptez tous les deux profiter de son succès. Aucun des deux n’a le contrôle sur l’autre.

Alors, 50/50. Qu’est-ce qui pourrait mal tourner?

Pas mal de choses, en fait.

Il n’y a rien de mauvais en soi à détenir une entreprise à parts égales. Beaucoup d’entreprises prospères sont bâties de cette façon. Le problème, c’est qu’au départ, personne n’a vraiment envie de parler de ce qui arrivera si les choses ne se passent pas comme prévu. Vous vous lancez en affaires ensemble parce que vous vous faites confiance et que vous croyez au projet. Parler d’impasse, de départ ou de conflit peut sembler inutilement négatif.

Mais ce sont justement les conversations qu’il vaut mieux avoir dès le départ.

Et dans une société détenue à 50/50, un désaccord important peut mener à une véritable impasse.

Le problème n’est pas la détention à 50/50. C’est la prise de décision à 50/50.

Imaginez deux amis, collègues ou membres d’une même famille qui se lancent en affaires ensemble.

Ils détiennent chacun 50 % des actions. Ils sont tous les deux administrateurs. Les décisions importantes sont prises ensemble. Pendant les premières années, tout fonctionne parfaitement.

Puis, quelque chose change.

L’un veut réinvestir les profits de l’entreprise. L’autre veut recevoir des dividendes.

L’un veut embaucher cinq nouveaux employés. L’autre estime que les dépenses sont déjà trop élevées.

L’un veut emprunter pour financer la croissance. L’autre ne veut pas prendre le risque.

L’un travaille 60 heures par semaine. L’autre est graduellement devenu moins impliqué.

Ou peut-être qu’ils ne s’entendent tout simplement plus.

Et voici le point important : aucun des deux n’a nécessairement tort.

Deux entrepreneurs parfaitement raisonnables peuvent examiner la même situation et arriver à des conclusions complètement différentes.

Mais lorsque chacun contrôle 50 %, aucun ne peut nécessairement imposer sa décision à l’autre. Selon les documents qui régissent la société et la décision en cause, le résultat peut être une impasse.

Et contrairement à un désaccord entre employés, la solution n’est pas aussi simple que de laisser l’un dire à l’autre quoi faire.

Ils sont tous les deux propriétaires de l’entreprise.

C’est ce qui rend le 50/50 particulier.

« On s’arrangera si ça arrive. »

En plus de 20 ans de pratique en droit des affaires, j’ai entendu plusieurs variantes de cette phrase : « Nous sommes de bons amis. » « Nous sommes de la même famille. » « Ça fait des années qu’on travaille ensemble. » « S’il arrive quelque chose, on va s’arranger. »

Peut-être. Espérons-le.

Mais si vous n’y arrivez pas, le pire moment pour commencer à négocier les règles est lorsque vous êtes déjà en désaccord sur la façon de gérer l’entreprise.

Lorsque les associés s’entendent bien, ils peuvent avoir des discussions rationnelles sur des situations qui sont parfois inconfortables à envisager.

Qu’arrive-t-il si l’un de nous veut partir?

Qu’arrive-t-il si l’un de nous cesse de travailler dans l’entreprise?

Et si l’un veut vendre et que l’autre refuse?

Et si nous sommes fondamentalement en désaccord sur la direction que doit prendre l’entreprise?

Qu’arrive-t-il si l’un de nous devient invalide ou décède?

Et si l’un de nous divorce, fait faillite ou connaît des difficultés financières?

Ces conversations deviennent beaucoup plus difficiles une fois que l’une de ces situations s’est réellement produite.

Une convention entre actionnaires bien rédigée permet aux associés d’établir les règles pendant que leurs intérêts sont encore alignés.

À mon avis, c’est vraiment là l’objectif de l’exercice. Il ne s’agit pas d’essayer de prévoir tous les désaccords que les actionnaires pourraient avoir un jour. Il s’agit plutôt de décider, pendant que tout le monde s’entend encore bien, comment certaines situations importantes seront réglées si elles surviennent.

Une participation égale ne signifie pas toujours une contribution égale

Une autre source fréquente de tension a peu à voir avec les droits de vote.

Lorsque la société a été créée, les deux associés prévoyaient peut-être contribuer également. Cinq ans plus tard, la réalité peut être très différente.

Peut-être qu’un actionnaire travaille à temps plein dans l’entreprise alors que l’autre joue maintenant un rôle plus passif. L’un apporte peut-être la majorité des clients. L’un a peut-être investi des sommes supplémentaires. L’un reçoit peut-être un salaire plus élevé.

Pourtant, ils détiennent toujours chacun 50 % de l’entreprise.

Est-ce injuste? Pas nécessairement. La détention d’actions et la contribution quotidienne à l’entreprise sont deux choses différentes.

Mais imaginez être l’actionnaire qui travaille les soirs et les fins de semaine pendant que votre associé à 50 % quitte le bureau tous les jours à 16 h. Il n’est pas très difficile d’imaginer comment une certaine frustration peut s’installer.

C’est pourquoi les discussions concernant la rémunération, les responsabilités, les besoins de financement additionnel et les attentes de chacun peuvent être tout aussi importantes que le pourcentage inscrit à côté du nom de chaque actionnaire.

Et si l’un des associés veut partir?

C’est ici que plusieurs entrepreneurs découvrent quelque chose qui peut les surprendre.

Détenir 50 % d’une société privée ne signifie pas nécessairement que vous pouvez simplement décider un matin de « retirer votre argent ».

Il n’existe pas de bouton magique pour encaisser votre participation.

Il se peut qu’aucun acheteur externe ne soit intéressé à acquérir la moitié d’une entreprise privée, particulièrement lorsque l’autre moitié est contrôlée par une personne avec qui l’actionnaire qui souhaite partir est en conflit.

En même temps, l’actionnaire qui souhaite rester n’a peut-être pas les moyens d’acheter les actions de l’autre.

Une personne veut donc partir, l’autre veut rester, et aucune solution évidente ne s’offre à elles.

Et même si elles s’entendent pour que l’une rachète les actions de l’autre, une nouvelle question se pose immédiatement : à quel prix?

Qui détermine la valeur? Une décote pour participation minoritaire s’applique-t-elle? Comment et quand le prix d’achat sera-t-il payé? Qu’arrive-t-il si l’acheteur n’arrive pas à financer l’acquisition?

Ce ne sont pas des questions que vous voulez négocier pour la première fois alors que l’un des actionnaires a déjà un pied dehors.

Une convention entre actionnaires peut prévoir différents mécanismes pour gérer le départ d’un actionnaire, notamment des droits de premier refus, des mécanismes d’achat-vente, des méthodes d’évaluation, des modalités de paiement et d’autres mécanismes de sortie adaptés à l’entreprise concernée.

L’important n’est pas que toutes les sociétés adoptent le même mécanisme.

L’important est que les associés décident quel sera leur mécanisme avant d’en avoir besoin.

Et puis, il y a les choses auxquelles personne n’aime penser

Toutes les associations d’affaires ne prennent pas fin parce que les associés se sont brouillés.

Un actionnaire peut décéder subitement.

Tomber gravement malade.

Cesser de participer aux activités de l’entreprise.

Connaître des difficultés financières personnelles.

Recevoir une offre d’une personne qui souhaite acheter ses actions.

Ou simplement décider, après quinze ans, qu’il est temps de passer à autre chose.

Si les actionnaires n’ont jamais prévu ces situations, les conséquences peuvent toucher non seulement les deux associés, mais également leurs familles, leurs employés, leurs clients et l’entreprise elle-même.

Par exemple, si votre associé décède, êtes-vous à l’aise à l’idée de vous retrouver soudainement en affaires avec sa succession?

Peut-être que oui.

Peut-être que non.

Mais il serait probablement préférable de connaître la réponse maintenant, plutôt que lorsque vous serez assis devant les représentants de la succession à essayer de déterminer ce qui doit arriver ensuite.

Une convention entre actionnaires ne signifie pas que vous ne faites pas confiance à votre associé

Je ne suis pas d’accord avec l’idée selon laquelle demander une convention entre actionnaires serait en quelque sorte un signe de méfiance.

Il peut être inconfortable de discuter de ce qui arriverait si la relation ne fonctionnait plus. Cela peut sembler pessimiste, particulièrement lorsque vous démarrez une entreprise avec quelqu’un que vous connaissez et en qui vous avez confiance.

Je vois les choses autrement.

Le meilleur moment pour négocier une convention entre actionnaires est précisément celui où vous vous faites confiance.

C’est à ce moment que les deux associés sont les plus susceptibles d’avoir une discussion raisonnable sur ce qui serait équitable si les circonstances venaient un jour à changer.

Vous ne planifiez pas le divorce. Vous convenez des règles pendant que tout le monde souhaite encore que le mariage fonctionne.

Avec un peu de chance, plusieurs de ces dispositions ne seront jamais utilisées.

Et c’est très bien ainsi.

Personne ne se plaint d’avoir gaspillé son argent en assurance incendie simplement parce que son immeuble n’a jamais brûlé. Certains documents juridiques jouent un rôle semblable : vous espérez ne jamais avoir besoin de certaines dispositions, mais vous serez très heureux qu’elles soient là si un jour vous en avez besoin.

Alors, faut-il éviter le 50/50?

Pas nécessairement.

Une structure à 50/50 peut être parfaitement logique. Deux associés peuvent bâtir ensemble une entreprise extrêmement prospère et demeurer actionnaires à parts égales pendant des décennies.

Je ne conseillerais certainement pas aux entrepreneurs d’éviter une participation à 50/50 simplement parce qu’elle peut créer une impasse. La bonne structure dépend de l’entreprise, des personnes concernées et de ce qu’elles cherchent à accomplir.

Mais une participation à 50/50 sans plan pour gérer les désaccords peut être risquée.

Si vous vous lancez en affaires avec quelqu’un, ou si vous détenez déjà une entreprise à parts égales avec un autre actionnaire, il vaut la peine de vous poser une question très simple :

Qu’arrive-t-il lorsque nous ne sommes pas d’accord?

Si la réponse est « on s’arrangera », je vous suggère de vous arranger maintenant.

Cet article fournit de l’information générale seulement et ne constitue pas un avis juridique. Les arrangements appropriés entre actionnaires dépendent de la situation propre à chaque entreprise et à ses actionnaires.

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À mesure que les entrepreneurs québécois développent leur entreprise, plusieurs envisagent éventuellement :

• une planification fiscale;
• la création d’une société de gestion;
• une éventuelle vente d’entreprise;
• une planification successorale;
• ou une réorganisation de leur structure corporative.

Dans plusieurs de ces situations, l’un des mécanismes les plus fréquemment utilisés par mes clients est le roulement fiscal prévu à l’article 85 de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Qu’est-ce qu’un roulement fiscal en vertu de l’article 85?

Le roulement prévu à l’article 85 est un mécanisme fiscal qui peut permettre de transférer certains biens ou actions à une société sans déclencher immédiatement les conséquences fiscales qui découleraient normalement d’un tel transfert.

En termes simples, il peut permettre à un entrepreneur de transférer certains actifs ou actions à une société sans conséquences fiscale immédiate, sous réserve du respect de certaines conditions.

Ces transactions sont fréquemment utilisées dans le cadre de réorganisations corporatives impliquant des entreprises privées au Québec.

Dans quelles situations ce mécanisme est-il utilisé?

Les roulements fiscaux en vertu de l’article 85 sont souvent utilisés dans des contextes tels que :

• la création d’une société de gestion (holdco);
• la mise en place d’un gel successoral;
• le transfert d’actifs à une société;
• l’échange d’actions dans le cadre d’une réorganisation;
• la préparation d’une entreprise en vue de sa croissance ou de sa vente;
• la relève et le transfert d’entreprise.

Pour plusieurs entrepreneurs, ces réorganisations s’inscrivent dans une stratégie globale élaborée avec leur comptable ou fiscaliste.

Pourquoi une bonne planification est importante

Bien que le concept puisse sembler relativement simple, un roulement fiscal en vertu de l’article 85 comporte d’importants enjeux juridiques et fiscaux.

Une réorganisation bien structurée peut notamment nécessiter :

• une nouvelle structure du capital-actions;
• des résolutions corporatives;
• des conventions de transfert;
• certaines élections fiscales;
• des mises à jour des livres corporatifs;
• une coordination avec les comptables et fiscalistes.

Lorsqu’une transaction est mal structurée ou mal documentée, des conséquences fiscales imprévues peuvent survenir.

Une approche pratique et stratégique

Les réorganisations corporatives ne concernent pas uniquement les impôts. Elles visent souvent à mieux préparer une entreprise pour l’avenir.

Qu’il s’agisse de protection d’actifs, de relève d’entreprise, de simplification de la structure corporative ou de préparation en vue d’une vente future, une réorganisation bien planifiée peut offrir des avantages importants à long terme pour les entrepreneurs et entreprises privées du Québec.

Compte tenu de la complexité de ces transactions, les conseillers juridiques et fiscaux travaillent généralement ensemble afin de s’assurer que la réorganisation est mise en œuvre adéquatement et qu’elle répond aux objectifs du client.

Vous envisagez une réorganisation corporative ou la mise en place d’une société de gestion?

Nous accompagnons des entrepreneurs québécois et des entreprises privées dans le cadre de réorganisations corporatives, de roulements fiscaux et de stratégies de structuration d’entreprise. Contactez-nous.

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Lorsque les acheteurs parlent de vendre leur entreprise « cash-free / debt-free » au Québec : de quoi parle-t-on au juste?

Si vous êtes un entrepreneur qui envisage de vendre son entreprise au Québec, vous entendrez presque certainement l’expression « cash-free / debt-free » à un moment donné du processus. Cela peut sembler technique, mais l’idée est en réalité assez simple lorsqu’on la décompose. La comprendre tôt peut vous éviter des surprises sur le prix et vous aider à protéger la valeur que vous avez bâtie.

L’idée de base

Dans une transaction « cash-free / debt-free », l’acheteur dit essentiellement :

« Nous achetons l’entreprise elle-même – ses opérations, ses clients, son équipe et son savoir-faire – sans reprendre votre trésorerie excédentaire ni votre dette financière. »

Ainsi, le prix d’achat convenu est généralement basé sur la valeur de l’entreprise en supposant :

• que la société ne détient aucune trésorerie excédentaire (non opérationnelle) au moment de la clôture ; et
• que la société n’a aucune dette financière à la clôture.

Cela ne signifie pas que vous devez vider complètement les comptes bancaires ni que l’entreprise fonctionne sans liquidités. En pratique, une entreprise conserve une trésorerie d’exploitation normale, généralement intégrée dans la cible de fonds de roulement (voir ci-dessous). Ce concept sert plutôt à définir ce que l’acheteur paie et où se situe la frontière entre vos liquidités et obligations, et l’entreprise « en continuité » qu’il acquiert.

Qu’est-ce qui constitue la « trésorerie » et la « dette » ?

C’est ici que les choses deviennent plus nuancées. En général :

La « trésorerie » comprend :

• les soldes bancaires de la société ;
• les placements à court terme assimilables à de la trésorerie (par exemple, des obligations à court terme, CPG, fonds monétaires).

La « dette » comprend généralement :

• les prêts bancaires et marges de crédit ;
• les emprunts à terme et le financement d’équipement ;
• les avances d’actionnaires ;
• les contrats de location-financement et parfois certaines obligations à long terme.

Dans plusieurs transactions, les acheteurs cherchent aussi à inclure des « éléments assimilables à de la dette » (comme des primes impayées, des passifs liés à la transaction ou certaines obligations fiscales), ce qui peut réduire le montant final que vous recevez.

Chaque transaction définit ces termes dans la convention d’achat, et ces définitions sont déterminantes. Par exemple, une avance d’actionnaire est-elle considérée comme une dette devant être remboursée avant la clôture, ou est-elle traitée autrement ? Un prêt gouvernemental lié à la COVID est-il une dette devant être remboursée intégralement, ou peut-il demeurer dans la société avec un ajustement du prix ? Ce sont des détails qui peuvent avoir un impact financier important.

Que devient la trésorerie dans l’entreprise ?

Dans une structure typique « cash-free / debt-free », le principe économique est que la trésorerie excédentaire revient au vendeur. Toutefois, le fait que vous receviez réellement cette valeur dépend de la manière dont la transaction est structurée et documentée.

Différentes approches sont possibles :

• vous pouvez distribuer la trésorerie avant la clôture (par dividende ou remboursement d’avance d’actionnaire) ; ou
• le prix d’achat peut être ajusté si l’acheteur laisse une partie de la trésorerie dans l’entreprise (par exemple, pour financer les opérations dès le premier jour).

Du point de vue du vendeur, il est essentiel de s’assurer que vous ne laissez pas involontairement de la valeur dans l’entreprise que l’acheteur obtiendrait sans contrepartie, simplement parce que le prix convenu supposait déjà une position sans trésorerie.

Et la dette ?

Dans la plupart des transactions « cash-free / debt-free », la dette financière est remboursée à la clôture. Cela peut se faire de deux façons :

• le produit de la vente est utilisé pour rembourser directement les prêteurs ; ou
• l’acheteur verse une partie du prix aux prêteurs et le solde au vendeur.

Encore une fois, la clé pour le vendeur est la clarté : si le prix d’achat convenu est de 5 millions de dollars (souvent appelé valeur d’entreprise) et que la société a 1 million de dollars de dette bancaire, repartez-vous avec 5 millions ou plutôt avec environ 4 millions après remboursement de la dette ? Cela doit être parfaitement clair dans la structure de la transaction.

Le rôle du fonds de roulement

Un autre concept important lié aux transactions « cash-free / debt-free » est celui du fonds de roulement normalisé.

Même si l’acheteur ne paie pas pour la trésorerie excédentaire, il s’attend à ce que l’entreprise dispose des stocks, créances et dettes nécessaires pour fonctionner normalement après la clôture. Les parties s’entendent donc sur une cible de fonds de roulement.

Si le fonds de roulement réel à la clôture est :

• inférieur à la cible, le prix est généralement ajusté à la baisse ;
• supérieur à la cible, le prix peut être ajusté à la hausse.

En pratique, cela signifie :

• la trésorerie excédentaire revient au vendeur (selon les mécanismes de la transaction) ;
• la dette doit être remboursée ou est reflétée dans le prix ;
• un niveau normalisé de fonds de roulement demeure dans l’entreprise pour l’acheteur.

Pourquoi c’est important pour les entrepreneurs québécois

Dans le marché des ventes d’entreprises au Québec, particulièrement pour es PME, la notion de « cash-free / debt-free » est devenue standard. Mais « standard » ne veut pas dire « simple ». La façon dont ces concepts sont définis et appliqués peut avoir un impact important sur :

• le montant que vous encaissez réellement ;
• la planification de vos distributions ou réorganisations avant la vente (notamment sur le plan fiscal) ;
• le déroulement de la clôture avec vos institutions financières.

Si vous envisagez de vendre dans un horizon de 1 à 3 ans, il est utile de comprendre dès maintenant à quoi ressemble votre entreprise sur une base « cash-free / debt-free » et comment cela se traduira en prix. Une bonne planification peut vous éviter de laisser de la valeur sur la table ou de découvrir trop tard que le prix « affiché » n’est pas celui que vous pensiez.

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La lettre d’intention sert avant tout à s’assurer que les deux parties sont sur la même longueur d’onde. On y précise des éléments importants comme le prix proposé, ce qui est inclus dans la vente (par exemple : les actions, les équipements, la clientèle), la façon dont le paiement se ferait, et le calendrier prévu. Cela permet d’éviter les malentendus avant de se lancer dans les étapes plus complexes, comme la vérification diligente ou la rédaction du contrat final.

Un aspect souvent négligé, mais fondamental, consiste à indiquer clairement les conditions à remplir avant que la transaction puisse aller de l’avant. Par exemple, l’acheteur pourrait vouloir obtenir un financement, valider certains états financiers ou s’assurer de la continuité du personnel clé. En les précisant dès la lettre d’intention, on évite des conflits ou des pertes de temps si ces conditions ne sont pas remplies plus tard dans le processus.

Même si la lettre ne vous oblige pas à conclure la transaction, elle peut inclure certaines clauses juridiquement contraignantes. C’est souvent le cas des engagements de confidentialité (ne pas partager les infos de l’autre partie) ou d’exclusivité (ne pas négocier avec quelqu’un d’autre pendant un certain temps).

Bref, la lettre d’intention est un outil très utile pour structurer une transaction dès le départ. Elle montre le sérieux de l’acheteur, met de l’ordre dans le processus de négociation, et protège les intérêts des deux parties. Pour éviter les pièges ou les formulations floues, il est toujours conseillé de consulter un professionnel du droit avant de la signer.

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Après plusieurs années à pratiquer cette profession, je constate que parmi ces erreurs, il y en a trois qui surviennent constamment. Notez que ces erreurs ou irrégularités ne sont pas irréversibles, elles peuvent être corrigées, mais les efforts et les coûts associés à la correction de celles-ci peuvent être aussi couteux (sinon plus) que l’incorporation elle-même.

Je suis conscient de prêcher pour ma paroisse en conseillant aux entrepreneurs de se faire assister par un professionnel lors du processus d’incorporation, mais si un entrepreneur insiste tout de même pour procéder seul, voici les trois erreurs les plus fréquemment commises et comment les éviter.

1-      Omettre d’insérer les annexes aux statuts.

Bien que cette insertion ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé de déposer une description d’un capital-actions détaillé afin de pourvoir aux besoins futurs (et parfois immédiat) des actionnaires de la société par actions. À défaut d’ajouter un tel capital-actions, le capital-actions de votre entreprise sera composé d’une seule catégorie d’actions, limitant ainsi les possibilités d’émettre des actions privilégiées par exemple. L’ajout ultérieur d’un capital-actions détaillé requiert une modification de l’acte constitutif, ce qui implique l’adoption d’une résolution spéciale (2/3 des voix) des actionnaires, la production de statuts de modification au gouvernement et l’émission d’un certificat de modification. Autrement dit, cela implique des frais additionnels. Il est également important d’insérer aux annexes appropriées des dispositions concernant des restrictions au transfert de titres. Ceci afin de pouvoir, sous réserve du
respect de certaines règles, émettre des actions sans devoir préparer un prospectus ou transmettre un avis à l’AMF.

2-      Inscrire un nombre fixe d’administrateurs.

Je remarque que les entrepreneurs inscrivent souvent le nombre fixe d’administrateurs désirés au jour de l’incorporation. Ceci fait en sorte qu’il faudra, encore une fois, modifier les statuts de la société (voir le processus ci-dessus) si jamais nous devons modifier le nombre d’administrateurs (une situation très fréquente). Ainsi, dans plusieurs cas, il est plus pratique d’insérer une fourchette, c’est-à-dire un nombre minimal et maximal d’administrateurs, nous donnant ainsi une plus grande flexibilité advenant un changement en cours de route (ex. : minimum 1, maximum 10).

3-      Ignorer l’organisation juridique.

Ce dernier point survient non pas durant le processus d’incorporation, mais immédiatement après. En effet, l’incorporation (et l’immatriculation) n’est qu’une étape, car une fois le certificat de constitution délivré, il faut organiser la société. L’organisation juridique inclut l’approbation du règlement intérieur, l’émission d’actions aux premiers actionnaires, l’élection des administrateurs, la nomination des dirigeants, la détermination de l’année financière, la préparation des registres corporatifs, etc. Omettre d’adresser cette étape dès le début ne fait qu’augmenter l’effort et les coûts nécessaires ultérieurement. En fait, en raison des nombreux changements corporatifs et opérationnels qui auront eu lieu au cours des années, plus l’on attend, plus l’analyse, la rédaction et la correction des résolutions organisationnelles seront complexes.

Depuis le 31 mars 2023, je note une nouvelle erreur commise par les entrepreneurs, soit celle de confondre la notion d’actionnaire avec celle de bénéficiaire ultime. Les lecteurs de mon blogue se rappelleront qu’à cette date (31 mars 2023), le gouvernement du Québec a mis en place de nouvelles mesures et a bonifié l’information disponible au Registraire des entreprises du Québec.

Dans ce contexte, vous devez maintenant maîtriser cette nouvelle notion de « bénéficiaire ultime ». Au Québec, un bénéficiaire ultime est notamment la personne qui (directement ou indirectment) a 25 % ou plus des droits de vote, 25% ou plus de la juste valeur marchande ou une personne qui a une influence qui pourrait se traduire par un contrôle de fait. Bref, un actionnaire peut être aussi un bénéficiaire ultime, mais ce n’est pas nécessairement toujours le cas (pour en savoir plus, voir mon article à ce sujet en cliquant ici).

Évidemment, ceci ne représente qu’un bref échantillon des erreurs qui peuvent être commises durant ce processus, mais elles semblent être les plus fréquentes. Il faut donc comprendre que le processus d’incorporation ne se limite pas au simple dépôt d’un formulaire et il est donc préférable de le faire correctement et ainsi lancer son entreprise du bon pied.

Vous avez des questions ou des idées pour ma prochaine chronique? Contactez-moi au 514-856-5601 ou à sam@malekavocat.com.

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Vous l’aurez surement deviné, le prochain paragraphe annoncera l’arrivée d’un évènement perturbateur…

Le propriétaire décide de vendre son immeuble et l’acquéreur considère que vous avez été un peu trop fin négociateur. Ainsi, sans aucun égard pour vos papilles gustatives et votre passion pour les rouleaux printaniers, le nouveau propriétaire vous transmet un avis de résiliation de bail effectif dans 12 mois, mettant ainsi fin prématurément à votre bail en or!

• Question : Le nouveau propriétaire peut-il agir ainsi?
• Réponse : Oui
• Question : Est-ce injuste?
• Réponse : Pas selon le nouveau propriétaire…
• Question : Auriez-vous pu éviter une telle résiliation de votre bail?
• Réponse : Oui (lire la suite)

Selon l’article 1887 du Code civil du Québec :

« L’acquéreur ou celui qui bénéficie de l’extinction du titre peut résilier le bail à durée indéterminée en suivant les règles ordinaires de résiliation prévues à la présente section.

S’il s’agit d’un bail immobilier à durée fixe et qu’il reste à courir plus de douze mois à compter de l’aliénation ou de l’extinction du titre, il peut le résilier à l’expiration de ces douze mois en donnant par écrit un préavis de six mois au locataire.

Si le bail a été inscrit au Bureau de la publicité des droits avant que l’ait été l’acte d’aliénation ou l’acte à l’origine de l’extinction du titre, il ne peut résilier le bail. »

Ainsi, en publiant (le plus tôt possible et avant la vente de l’immeuble) votre bail commercial auprès du Registre foncier du Québec, vous pouvez vous protéger à cet effet et éviter une résiliation prématurée de votre bail commercial par le nouveau propriétaire. Vous vous épargnerez donc tous les tracas et frais associés à un déménagement d’entreprise.

Pour ce faire, vous devez suivre les directives stipulées à l’article 2999.1 du Code civil du Québec. Il est également important de noter que tout amendement à votre bail devrait également être publié pour être opposable au nouveau propriétaire.

En conclusion, rappelez-vous que votre bail commercial représente un actif important pour votre entreprise et requiert donc une protection adéquate. Dans ce cas, cette protection est simple et pas si dispendieuse alors vous avez tout intérêt à procéder sans délai à une telle publication.

Ăn ngon miệng nhé ! *

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* « bon appétit » en vietnamien

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Les nouvelles entreprises doivent déclarer cette information dans leur déclaration d’immatriculation ou leur déclaration initiale. Les entreprises déjà immatriculées doivent la déclarer en effectuant une déclaration de mise à jour annuelle ou une déclaration de mise à jour courante.

Voir ci-dessous les détails à cet effet fournis par le REQ :

Que signifie être en mesure de communiquer en français?

Être en mesure de communiquer en français au travail signifie avoir la capacité d’accomplir ses tâches en français. Selon la catégorie d’emploi d’un salarié et les tâches qui lui sont assignées, cette capacité peut s’apprécier dans le cadre d’échanges verbaux ou écrits avec ses collègues, ses supérieurs ou la clientèle. Communiquer en français implique, par exemple, d’avoir la capacité de comprendre des instructions de travail, d’assister à des réunions, de suivre une formation, de rédiger ou de partager des documents de travail (notes de service, rapports, formulaires, etc.) et de servir la clientèle en français.

Quelles sont les entreprises visées par cette déclaration?

À compter du 1^er juin 2023, les entreprises déjà immatriculées et les nouvelles entreprises qui ont de 5 à 49 salariés devront déclarer la proportion de leurs salariés qui ne sont pas en mesure de communiquer en français.

Comment devrai-je déclarer ce renseignement si la tranche de salariés déclarée au registre ne correspond pas à la tranche de salariés visée par l’obligation?

Si la tranche de salariés déclarée au registre est « De 1 à 5 », l’entreprise devra déclarer la proportion de salariés qui ne sont pas en mesure de communiquer en français si elle a 5 salariés. Cette démarche ne sera pas nécessaire pour une entreprise ayant de 1 à 4 salariés.

À quelle fréquence devrai-je mettre à jour les renseignements?

S’il survient un changement dans l’entreprise, vous devez mettre à jour les renseignements déclarés au registre en produisant, dans les 30 jours suivant la date de ce changement,

• soit une déclaration de mise à jour annuelle, si la période de production est en cours;
• soit une déclaration de mise à jour courante.

Est-ce que cette information est publique?

Oui. La proportion de salariés qui ne sont pas en mesure de communiquer en français est publiée au registre des entreprises.

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Ces nouvelles mesures entreront en vigueur le 31 mars 2023 et, à part quelques rares exceptions, toutes les entreprises du Québec devront s’y soumettre. Voici ce dont il s’agit.

Transmettre au REQ les informations relatives aux bénéficiaires ultimes

Vous devez maintenant maîtriser cette nouvelle notion de « bénéficiaire ultime ». Au Québec, un bénéficiaire ultime est notamment la personne qui a 25 % ou plus des droits de vote, 25% ou plus de la juste valeur marchande ou une personne qui a une influence qui pourrait se traduire par un contrôle de fait.

Les entreprises doivent prendre les moyens nécessaires pour retracer et pour s’assurer de l’identité de leurs bénéficiaires ultimes. Il s’agit de tous moyens qui s’imposent pour retracer et identifier ses bénéficiaires ultimes. 

Ainsi, l’entreprise doit procéder à une analyse juridique, documentaire et factuelle de sa situation. Par exemple, dans le cas d’une société par actions, elle doit analyser son capital-actions et les conventions qui sont susceptibles d’influencer la façon dont les droits de vote sont exercés.

De plus, les bénéficiaires ultimes sont parfois différents des actionnaires de l’entreprise. Ce serait le cas lorsque les actions seraient détenues à 100% par un holding. Il faudrait alors analyser l’actionnariat de ce holding.

Informations à fournir sur les bénéficiaires ultimes :

• Nom et prénom;
• Date de naissance;
• Autre nom utilisé (ex : un pseudonyme);
• Date du début et de fin du statut de bénéficiaire ultime;
• Adresse du domicile (possibilité de fournir également une adresse professionnelle et ainsi éviter que l’adresse du domicile soit accessible au public);
• Type de contrôle exercé ou pourcentage d’actions, de parts ou d’unités.

Ces nouvelles informations seront-elles publiques au REQ?

Les informations suivantes sont déclarées au REQ et accessibles au public:

• nom et prénom;
• nom de l’entreprise lorsque le bénéficiaire ultime est une entreprise;
• autre(s) nom(s) utilisé(s) au Québec et sous lesquels il s’identifie (par ex., pseudonyme);
• date à laquelle il est devenu un bénéficiaire ultime et celle à laquelle il a cessé de l’être;
• adresse professionnelle si déclarée, sinon l’adresse du domicile;
• type de contrôle exercé ou le pourcentage d’actions, de parts ou d’unités qu’il détient ou dont il est bénéficiaire.

Les informations suivantes sont déclarées au registre et non accessibles au public :

• date de naissance;
• adresse du domicile si une adresse professionnelle valide est déclarée;
• certaines informations relatives à une personne mineure qui est bénéficiaire ultime d’une entreprise. Cependant, une mention sera tout de même inscrite au registre à l’effet qu’il existe un bénéficiaire ultime.

Contrairement aux entreprises fédérales, la nouvelle Loi québécoise n’impose pas l’obligation de tenir un registre des personnes exerçant un contrôle important dans le livre des minutes.

Autres nouvelles obligations au REQ

Outre les nouvelles mesures concernant la notion de bénéficiaire ultime, voici les autres obligations auquel les entreprises devront se conformer :

Fournir les pièces d’identité des administrateurs

Qu’il soit déjà inscrit comme administrateur ou au moment de son ajout, tous devront fournir au REQ une pièce d’identité. La pièce d’identité doit être valide, c’est-à-dire qu’elle doit être non expirée et la copie de la pièce d’identité envoyée au REQ doit être lisible.

La copie de la pièce d’identité sera conservée jusqu’à la date de l’immatriculation de l’entreprise ou du dépôt de la déclaration de mise à jour au dossier de l’entreprise. Elle sera ensuite détruite.

À noter que cette obligation vise uniquement les administrateurs. Aucune autre personne liée (ex: bénéficiaires ultimes, actionnaires, associés) n’a cette obligation.

La copie de la pièce d’identité doit être transférée au REQ d’ici la fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de votre entreprise.

Déclarer la date de naissance des personnes physiques inscrites

La date de naissance de toutes les personnes physiques inscrites au REQ, excepté pour les fondés de pouvoir et les administrateurs du bien d’autrui, doit être déclarée au REQ.

Toutefois, la date de naissance ne sera pas publiée au REQ. 

Cette information doit être déclarée d’ici la fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de votre entreprise.

Possibilité de déclarer l’adresse professionnelle des personnes physiques inscrites au REQ

La déclaration de l’adresse du domicile d’une personne physique (ex. : administrateurs, actionnaires, associés) est obligatoire. 

Cependant, si vous souhaitez que l’adresse du domicile d’une personne physique ne soit pas publiée au REQ, vous pouvez déclarer son adresse professionnelle si elle en possède une. L’adresse professionnelle d’une personne physique correspond à son principal lieu de travail ou d’affaires. Il n’est pas possible de fournir une case postale à titre d’adresse professionnelle.  

Un nouvel outil de recherche pour 2024

Finalement, notez qu’après plusieurs années de discussion à cet effet, la recherche à l’aide du nom et du prénom d’une personne physique sera permise au REQ à partir du 31 mars 2024. La Loi prévoit toutefois que certaines informations personnelles (ex. date de naissance) ne pourront faire partie d’une telle recherche.

Si vous avez besoin d’assistance pour naviguer ces nouvelles règles et vous assurer que votre entreprise soit conforme à la Loi, n’hésitez pas à me contacter au (514) 856-5601 ou par courriel à sam@malekavocat.com.

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Vous voulez procéder à une incorporation afin de vous lancer en affaires? Vous possédez déjà une entreprise individuelle et vous désirez maintenant incorporer celle-ci pour mieux gérer sa croissance? Peut-être que vous voulez simplement créer une société de portefeuille/holding?

Peu importe la raison, lorsqu’un entrepreneur entend incorporer son entreprise, il décide parfois de compléter le processus seul, sans l’assistance d’un conseiller d’expérience. Malheureusement, la plupart du temps, ce scénario favorise un processus d’incorporation irrégulier, incomplet ou truffé d’erreurs facilement évitables.

Notez que ces omissions ou irrégularités ne sont pas toujours irréversibles, certaines peuvent être corrigées, mais les efforts et les coûts associés à la correction de celles-ci peuvent être aussi couteux (sinon plus) que l’incorporation elle-même.

Si un entrepreneur insiste pour procéder seul au processus d’incorporation, voici les erreurs/omissions les plus fréquemment commises et comment les éviter.

1-      Omettre d’insérer les annexes aux statuts.

Bien que cette insertion ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé de déposer une description d’un capital-actions détaillé afin de pourvoir aux besoins futurs (et parfois immédiat) des actionnaires de la société par actions. À défaut d’ajouter un tel capital-actions, le capital-actions de votre entreprise sera composé d’une seule catégorie d’actions, limitant ainsi les possibilités d’émettre des actions privilégiées par exemple. L’ajout ultérieur d’un capital-actions détaillé requiert une modification de l’acte constitutif, ce qui implique l’adoption d’une résolution spéciale (2/3 des voix) des actionnaires, la production de statuts de modification au gouvernement et l’émission d’un certificat de modification. Autrement dit, cela implique des frais additionnels.

Il est également important d’insérer aux annexes appropriées des dispositions concernant des restrictions au transfert d’actions afin d’éviter l’application de la majorité des règles en matière de valeurs mobilières. Les annexes « Restrictions sur le transfert des titres ou des actions » et « Autres dispositions » servent essentiellement à s’assurer que la nouvelle société soit un « émetteur fermé ». Le but de cet article n’est pas de décortiquer tous les points techniques derrière cette notion « d’émetteur fermé », mais sachez que vous avez avantage à régler ces questions dès l’incorporation. En effet, bien que, moyennant des frais additionnels, vous pourrez déposer des statuts de modifications en tout temps (idem pour le capital-actions), une telle lacune au moment de l’incorporation peut parfois occasionner des implications juridiques néfastes et même, dans certains cas, irréversibles (ex : devoir de produire des prospectus à l’autorité des marchés financiers lors de transactions sur les actions et, en cas de défaut, de possibles sanctions pénales et civiles).

2-      Inscrire un nombre fixe d’administrateurs.

Je remarque que les entrepreneurs inscrivent souvent le nombre fixe d’administrateurs désirés au jour de l’incorporation. Ceci fait en sorte qu’il faudra, encore une fois, modifier les statuts de la société (voir le processus ci-dessus) si jamais nous devons modifier le nombre d’administrateurs (une situation très fréquente). Ainsi, dans plusieurs cas, il est plus pratique d’insérer une fourchette, c’est-à-dire un nombre minimal et maximal d’administrateurs, nous donnant ainsi une plus grande flexibilité advenant un changement en cours de route (ex. : minimum 1, maximum 10).

3-      Ignorer l’organisation juridique.

Ce dernier point survient non pas durant le processus d’incorporation, mais immédiatement après. En effet, l’incorporation (et l’immatriculation) n’est qu’une étape, car une fois le certificat de constitution délivré, il faut organiser la société. L’organisation juridique inclut l’approbation du règlement intérieur, l’émission d’actions aux premiers actionnaires, l’élection des administrateurs, la nomination des dirigeants, la détermination de l’année financière, la préparation des registres corporatifs, etc. Dans le cas d’une société fédérale, on doit également adresser le nouveau registre des particuliers ayant un contrôle important. Omettre d’adresser cette étape dès le début ne fait qu’augmenter l’effort et les coûts nécessaires ultérieurement. En fait, en raison des nombreux changements corporatifs et opérationnels qui auront eu lieu au cours des années, plus l’on attend, plus l’analyse, la rédaction et la correction des résolutions organisationnelles seront complexes.

Évidemment, ceci ne représente qu’un bref échantillon des erreurs qui peuvent être commises durant ce processus, mais elles semblent être les plus fréquentes. Il faut donc comprendre que le processus d’incorporation ne se limite pas au simple dépôt d’un formulaire et il est donc préférable de le faire correctement et ainsi lancer son entreprise du bon pied.

Vous avez des questions ou des idées pour ma prochaine chronique? Contactez-moi au 514-856-5601 ou à sam@malekavocat.com

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