A estas alturas todo el mundo ha oído hablar del virus o ciber ataque de la semana pasada. Voy a intentar hacer un resumen que todo el mundo entienda y sobre todo sacar alguna conclusión de andar por casa que todos podemos aplicar.

Cinco preguntas sencillas creo que pueden servir:

¿Qué ha pasado?

Sencillo, un virus consiguió colarse en empresas como Telefónica, la Seguridad Social inglesa u organismos estatales y servicios de transporte en Rusia y parar unos cuantos ordenadores. Como ahora la dependencia de los ordenadores es mucha esto logra causar estragos y sobre todo saltar a los medios y que todos nos enteremos, a pesar de que en la historia ha habido infecciones mucho peores como Conficker

¿Cómo ha pasado?

Los malos mandan correos pensados para llamar la atención, esos con una factura o un envío de un paquete que nos han llegado a todos alguna vez. Alguien dentro de la organización, inocentemente, lo abre y el virus empieza a funcionar, haciendo dos cosas:

En este caso estaba pensado para aprovechar un fallo de Windows y propagarse para infectar a otros ordenadores.

Además, coge los documentos, fotos, hojas de cálculo, … que encuentra y los cifra, esto es, los transforma de forma que sin una clave no se pueden devolver a su estado normal y no se puede acceder a su información. Sacando una hermosa pantalla que dice que si quieres recuperarlos tienes que pagar.

¿Me puede pasar a mi?

Seguro que lo has oído o leído en muchas ocasiones, no hay seguridad cien por cien, si ha conseguido entrar en una empresa como Telefónica que no creo descuide la seguridad informática el primer aprendizaje que podemos sacar es que nadie está a salvo.

¿Se puede evitar?

Como decía es imposible evitar, pero si se pueden evitar, y mucho, los efectos. Fíjate lo que ha hecho, aprovechar un click inocente en un correo, este es el primer punto a evitar, en caso de duda, no pinches.

Lo siguiente que hace es propagarse aprovechando un fallo. Por lo tanto, segundo punto, hay que actualizar, es un incordio, sí, pero si un fabricante de un programa, de un móvil o cualquier tecnología saca una actualización, aplícala. Cada vez que no apliques una actualización debes ser consciente de que dejas una puerta abierta a un malo.

La consecuencia final era perder la información, y la forma de mitigarlo es tener copias de seguridad. También es un tedioso, si, pero hay que hacerlo. Si pierdes los datos, pero tienes copia, pues el desaguisado no es tan grande. ¿Imaginas que se pierden todas tus fotos, o toda tu contabilidad, o todos los datos de tus clientes, o …..?

¿Hemos aprendido algo?

Bueno, si has llegado leyendo hasta aquí seguro que empiezas a pensar en las tres cosas que creo que son fundamentales: no abrir cosas raras, actualizar y hacer copias. Así que la respuesta es que sí. Y por último hay una cosa que NUNCA debemos perder de vista: los malos no son tontos y se ganan la vida con esto.

Ahora tu pregunta: ¿Te tomas en serio la seguridad de tus datos?

La entrada ¿Te tomas en serio la seguridad de tus datos? se publicó primero en MartinezAlegre.

Todos los que tenemos niños pequeños alrededor nos preocupamos por su educación, siempre pensando en su futuro.

Son nativos digitales, manejan cualquier aparato en cuando lo ven, no necesitan pararse a pensar, les das un nuevo artefacto, una nueva aplicación o un juego nuevo y lo manejan en cuestión de segundos. Sin duda saben usar la tecnología.

¿Te imaginas que además la entendieran?, ¿no sería mucho mejor? Imagina si además de usarla comprendieran lo que está ocurriendo en el interior del aparato, cómo está funcionando el juego que están manejando, o los pasos que ha seguido su creador.

Esto es posible y mucho más sencillo y al alcance de lo que crees. No sólo para los pequeños, sino para cualquiera y aunque no lo creas es divertido. De verdad.

Una nueva diversión

Para aprender a programar no hay que buscar un tocho de libro y empezar a empollar, se puede hacer de otra forma, divirtiéndose. Para eso los juegos son una buena excusa. Por cierto, la industria de los juegos no es algo trivial, es mayor que la del cine. Detrás de un juego hay creatividad, música, ilustraciones, una historia, su programación, …

Programando se aprenden muchas cosas que son prácticas para el desarrollo profesional y en cualquier ámbito:

• Imaginar
• Colaborar
• Reutilizar, coger algo que ha hecho otro y mejorarlo
• Diseñar, estudiar cómo resolver un problema con múltiples soluciones
• Dividir un problema en partes para abordar la solución

Aprender por medio de juegos hace que sea muy divertido y gratificante, lo convierte en una actividad que engancha a los niños y no tan niños en el aprendizaje.

Aprender a programar con Scratch

Scratch es una aplicación diseñada por el MIT precisamente para eso, para acercar la programación a los niños, permite crear de una forma sencilla y amena juegos, historias, animaciones, cuestionarios y un sinfín de aplicaciones. El único límite es tu imaginación.

Lo cuenta Mitch Resnick, uno de los creadores de Scratch en este video de TEDx

En su video hace una analogía que me ha parecido muy interesante, manejar la tecnología es como saber leer, aprender a programa como saber escribir. ¿Te das cuenta lo que se consigue sabiendo leer y escribir? O mejor aún, ¡imagínate que no supieras! Y no olvides que saber escribir no significa que seas un escritor de libros profesional.

También comenta como lo utiliza para crear una felicitación para el día de la madre, ¡hay miles!, incluso cómo su madre, de 83 años, si 83, utilizó scratch para felicitarle un cumpleaños. Vamos, que está al alcance cualquiera.

Lo importante es que te diviertas

Puede abrir puertas, pero lo más importante es que te diviertas. Aprenderás no solo a usar tu ordenador, sino a controlarlo. No olvides que lo importante es pasarlo bien, no convertirse en ingeniero de software.

¿Quieres empezar a divertirte? Pincha aquí.

¿Lo intentas? ¿Algún comentario?

La entrada Aprender a programar con scratch se publicó primero en MartinezAlegre.

Esta es la historia de lo que creo que es mi mayor logro en el Diario: la intranet

Todo comenzó con un dato: ¿cuantas páginas tiene el Diario?

Puede parecer una tontería, pero cuando empecé a trabajar en el Diario de León este era un dato que reescribían varias veces todas las personas involucradas en hacer el periódico. Es imprescindible.

Redacción y publicidad estudian sus necesidades y establecen el número de páginas, esto lo precisa distribución para calcular el peso, ventas para su paquetería, toda la redacción para repartir el trabajo, preimpresión para las parejas, rotativa para configurar la máquina y el cierre para hacer el manipulado final.

Hace unos años había muchos papeles para transmitir esta información que iban de un lado para otro.

A mi eso me chocó mucho y fue el origen de la intranet, un lugar donde compartir información para que esté a disposición de todos los que la necesitan sin necesidad de pasarse partes o papeles.

Compartir y guardar información

Al desarrollarla vi que podíamos sacar mucho más partido.

Cada parte involucrada en hacer el Diario pone alguna nota, muy sencilla y sin demasiado esfuerzo.

Todos estos datos se juntan y cada día la propia Intranet genera un parte con el que toda la organización está informada de los procesos, horarios e incidencias en un correo diario muy sencillo que recibios automáticamente a primera hora en el móvil.

A lo largo del tiempo además ves otro beneficio, tener toda la información histórica y estadística, sin ningún trabajo añadido, los datos están ahí, solamente hay que mostrarlos.

Evolución continua, más características

Otro gran empujón fue el CRM. El director comercial necesitaba una herramienta para que los comerciales compartan la información de clientes y de lo que se hace con estos clientes, así que desarrolle en la intranet un CRM sencillo, pero funcional.

• Con el paso del tiempo se añadieron muchos nuevos apartados:
• Los redactores piden las fotos para que fotografía planifique su jornada
• Deportes gestiona los calendarios y resultados de las 50 ligas de distintos deportes para poder publicar clasificaciones, resultados y calendarios.
• Todos tenemos acceso a documentación interna.
• Ventas controla el stock y movimientos de las promociones que se entregan con el Diario
• El centro de impresión lo utiliza como su medio de comunicación, anotando horarios e incidencias.
• Se centraliza toda la información estadística del sistema editorial, permitiendo saber el estado de la edición y preparar el envío de Diario en formato digital a plataformas como KioskoyMas
• Distribución tiene las estadísticas de ventas de los diferentes puntos de venta para sacar los informes que se precisan.
• Los comerciales comunican las órdenes de publicidad para el periódico y para el digital

Creo que ahora mismo no hay sección que no la utilice a diario.

Intranet sencilla y práctica

Algo que creo que es importante es la forma en que está construida, a pesar de todos los apartados que tiene cada usuario ve solamente lo que usa, por lo que se ha mantenido que para cada uno es una herramienta muy sencilla.

Al final es el punto donde se reúne la información de distintos departamentos permitiendo compartir los datos que es necesario con un sistema de permisos y provilegios.

Todo esto suena a historia, pero después de más de 15 años de desarrollo la herramienta se sigue utilizando en todas sus partes y se siguen añadiendo funcionalidades. Este domingo sin ir más lejos nos va a servir para procesar los datos electorales del Ministerio del Interior para generar las tablas que saldrán publicadas mañana.

¿Utilizas alguna herramienta como esta en tu día a día?

La entrada Mi mayor logro: la intranet se publicó primero en MartinezAlegre.

Hoy en día todos manejamos gran cantidad de datos; emails, fotos, contactos, conversaciones, contabilidad, hojas de cálculo, documentos, contratos, fichas de clientes, ventas, ingresos, gastos, … todo son datos. ¿Les das la importancia que tienen para ti? ¿Te has parado a pensar el valor de los datos que manejas?

Contestar a esta pregunta es sencillo. ¡Imagina que los pierdes! ¿Que valor tenían? Puedes imaginar que pierdes el USB donde los tienes, te roban el móvil, falla el disco duro portatil, se te avería el ordenador o sufres una inundación en la oficina. ¿Qué ocurre? ¿Es grave? ¿Puedes recuperarlos? ¿Puedes seguir trabajando con normalidad? A veces esto puede ser catastrófico.

Esta es una pregunta que todos deberíamos hacernos de vez en cuando, sin agobios, pero sin olvidarla. Y es válida tanto para los datos personales como para los empresariales. ¿Te imaginas que pierdes todas tus fotos? ¿O todos tus contactos del móvil? ¿O la contabilidad de tu empresa? ¿O todos los datos de tu relación con los clientes?

Clasifica el valor de tus datos

Pero tampoco hay que perder el sueño. Lo importante es ser consciente de lo que son los datos, lo que representan y su importancia y tener controlado dónde los tenemos y si hay plan B.

Hay varios factores que debes tener en cuenta para categorizar tus datos y ponerlos a buen recaudo:

• Lo que ocupan
• Lo esenciales que son para ti o para tu negocio
• Si se actualizan o son fijos
• La frecuencia con que se actualizan
• Dónde se producen

¿Te has parado alguna vez a pensar en esto?

Copias de seguridad

Cuando has hecho este ejercicio de clasificar tus datos es sencillo aportar soluciones para tratarlos de forma adecuada, y en definitiva hacer copias de seguridad que te aportarán la tranquilidad de que si algo sucede siempre puedes acudir a recuperar los datos de otro lugar. En el fondo es de lo que se trata.

No puedes tratare de la misma forma las cosas que cambian a menudo y son muy importantes que las que no son tan esenciales y apenas cambian. Tener en cuenta partes como las fotos, vas añadiendo más y más, pero las fotos de hace cinco años no cambian.

Esto en las empresas lo llamamos diferentes políticas de copias e seguridad y también es aplicable a los datos personales: fotos, facturas, …. Si tienes claro cómo cambia y la importancia que tiene la información puedes mejorar la organización de tus carpetas de trabajo y facilitar muchisimo las copas de seguridad.

Los datos del ERP y del CRM no pueden perderse y cambian mucho, sin ellos posiblmente una empresa se  encuentra con un problema grave

Casos practicos

Supongo que con unos ejemplos de cómo trato yo mis datos te puedo dar pistas para que mejores cómo hacerlo tu

Aplicaciones web: estos son las más importantes que gestiono. Los de mi CRM, aplicación de facturación y otras de mis aplicaciones. Los datos cambian continuamente y no puedo perderlos de ninguna manera, si hay cualquier fallo debo poder recuperarlo lo más rápido posible. Lo que hago para ellos es copiarlos tres veces al día en otro servidor independiente preparado para funcionar y mantener todas las copias de una semana. De esta forma ante cualquier desastre en el servidor principal por grave que sea siempre puedo recuperar el total funcionamiento en otro.

Fotos: estos son datos que manejamos todos hoy en día y tienen algo especial, las fotos del año pasado puedes guardarlas de forma que no se tengan que volver a tocar, ya no van a cambiar. Lo que hago es hacer carpetas con los años, dentro una para clasificar (cámara, móvil, …) y dentro otra con cada mes y es ahí donde pongo las fotos. Cada pocos meses hago una copia en un disco externo que sólo uso para esto, hago la copia de las carpetas de los últimos meses nada más. De esta forma tengo la seguridad de que todas mis fotos están a salvo. ¿Te imaginas perder todas tus fotos digitales hoy en día?

Proyectos: estos son mis datos más vivos, los archivos donde trabajo, mis programas, documentos, … Cosas que no ocupan mucho pero necesito que estén accesibles para trabajar. Los tengo en una carpeta de dropbox y así me aseguro de que tengo una copia en la nube. Puedes leer más en una entrada de hace tiempo: «¿Todavía usas pinchos USB?»

Bueno, te toca, ¿tratas tus datos con la imporantia que se merecen? Te animo a que compartas como lo haces en los comentarios.

La entrada El valor de los datos se publicó primero en MartinezAlegre.

Nadie duda ahora mismo que la informática es totalmente imprescindible para el funcionamiento de cualquier empresa, sea grande como Coca-cola o un autónomo que empieza, un emprendedor como los llamamos ahora. La tecnología es una herramienta para mejorar los procesos, facilitar el manejo de la información, resolver problemas y conseguir hacer más cosas en menos tiempo y esto es necesario en cualquier negocio.

Hay tres grupos de programas imprescindibles en una empresa para su funcionamiento. Después de estas tres áreas hay mucho margen de mejora para otras aplicaciones, pero sin estas tres es difícil imaginarse que funcione una empresa.

Comunicación

Si la empresa no está aislada del mundo la primera de las necesidades es comunicarse, en este grupo el correo electrónico creo que es por lo que se empieza. Lo siguiente una página web con la finalidad correspondiente, desde la más simple tarjeta de visita con los datos de contacto al típico espacio de presentación o la tienda donde vender los productos o servicios. Podemos seguir con redes sociales, telefonía IP, …..

Facturación

Como el fin por el que se hace una empresa es ganar dinero y para ello hay que hacer facturas, presentar cuentas y contabilizar gastos hace falta una aplicación para llevar la facturación, el registro de nuestros clientes, el resumen de impuestos, …..

Negocio

El tercer grupo va a depender del tipo de empresa, pero con un poco de complejidad que tenga el negocio al que se dedica la empresa casi seguro que va a ser necesaria alguna herramienta para gestionar el negocio. Bien sea gestión del almacén, de la producción, de la calidad, ….

Este es el grupo más complejo y donde generalmente las herramientas pueden ser más caras ya que pueden ser muy especializadas. Por el contrario en los otros dos grupos los programas pueden ser muy genéricos y por tanto muy consolidados, utilizados y de menor precio.

El cuarto grupo: El cliente

Hay un cuarto grupo que creo que hay que destacar y que, aunque parezca increíble, pocas empresas apuestan por ello, el CRM: un programa para gestionar la relación de la empresa con el cliente, en mi opinión un programa para dar importancia al cliente. Imprescindible también si pensamos que el cliente importa.

Más fácil de lo que parece: Aplicaciones web

El estado actual de la tecnología ahora mismos hace que todo esto, que hace unos años era complejo, costoso y con unas implicaciones muy difíciles de asumir ahora sea mucho más simple. El uso extendido de aplicaciones web, programas que funcionan a través de internet, ha hecho que apenas hagan falta inversiones iniciales, ya no hay que pensar en servidores caros y delicados en la empresa y tener las mejores prestaciones del mercado a precios muy asequibles.

¿Estás de acuerdo con estos programas? Anímate a debatir dejando tus comentarios.

La entrada Los programas imprescindibles en una empresa se publicó primero en MartinezAlegre.