¿Que no nos llegan ocho horas de trabajo? Ocho horas puestas una detrás de otra es una auténtica barbaridad. Y sin embargo solemos decir que no nos llegan. La mala organización tiene parte de culpa, las distracciones y pérdidas de tiempo tienen parte de culpa, las reuniones esteriles tienen parte de culpa, la mala elección de las tareas tienen parte de culpa… pero quien se lleva a palma son las Interrupciones.

Pero, ¿por qué es el Enemigo Productivo Número 1?

• Las Interrupciones te quitan intensidad y ritmo de trabajo. El que necesitas para terminar antes y mejor las tareas de cada día.
• Las Interrupciones te hacen perder las buenas ideas que rondan tu cabeza y que cuesta horrores atrapar si no estás en lo que estás.
• Las Interrupciones te hacen trabajar más lento. Cuando retomas tu trabajo tienes que releer, repasar o revisar dónde lo dejaste para retomar el hilo de la tarea.
• Las Interrupciones te hacen sentir mal, te molestan, desaniman y desmotivan. En el fondo eres como un corredor que se detiene cada cien metros.
• Las Interrupciones te quitan efectividad. En vez de cerrar y remachar las tareas, peleas con ellas en una cadena interminable de “arranco-paro-arranco-paro”.
• Las Interrupciones hacen que cometas errores. Al perder concentración e intensidad es fácil descuidarse y provocar un fallo.

En definitiva, las Interrupciones te hacen peor. Hacen que seas menos y que tu trabajo tenga muchísima menos calidad de la que podría tener.

Somos saboteadores de nuestro trabajo

A la hora de tratar las Interrupciones en cursos y seminarios, a menudo sale esta frase: «el problema es que las interrupciones las provocan mis compañeros y mi jefe. Yo no». No es cierto. Es una mentira que nos hemos hecho creer porque nos conviene. Ellos son los culpables de parte de las interrupciones. Pero el resto, y me atrevería a decir que la mayoría, proceden de ti. Esto es una gran verdad que al fin he terminado por aceptar: «Yo soy el culpable de la mayoría de las interrupciones que me ocurren».

Somos saboteadores de nuestro propio trabajo. Como si nuestras tareas, problemas y proyectos no fueran lo suficientemente complejos y exigentes, nosotros, por nuestra cuenta, zancadilleamos constantemente nuestro esfuerzo por hacerlo mejor. Mediante nuestra actitud descuidada e indolente dejamos que muchas de interrupciones conviertan un día cualquiera en una carrera de obstáculos… o en un via crucis.

Cuando aceptas que eres el responsable de tus Interrupciones (y recalco la palabra “aceptas”) es cuando te das cuenta que puedes evitarlas. ¡Esta es la gran noticia! Tú no podrás evitar que tu jefe (cuyo trabajo o buena parte de él es interrumpir) venga a tu mesa a molestarte. Pero sí puedes evitar que el teléfono móvil suene en medio de una tarea que exige concentración e intensidad creativa.

Empieza por eliminar TUS Interrupciones

Ataca, combate, reduce y elimina las Interrupciones que tú mismo te provocas, y dispararás tu rendimiento, tu capacidad, tu eficacia.

«¿Y qué hay de los compañeros, clientes y todas las interrupciones de la oficina?». Ya tendrás tiempo de preocuparte de ellas. Primero hay que actuar sobre las cosas que tú mismo puedes cambiar, desde ahora, desde ya. Y no exige un gran sacrificio o una gran revolución personal. Basta con querer trabajar mejor.

Hay algunos rincones, detalles y gestos sobre los que desde ya puedes actuar y que resultan sumamente eficaces a la hora de atajar interrupciones:

• Teléfono Móvil: ponlo en silencio y boca abajo. Deja que el buzón de voz haga el trabajo para el que nació y atiende tus llamadas cuando termines tu tarea.
• Notificador de Email: desactívalo. Entra en las Preferencias y desactívalo. El Email es algo que siempre terminarás por revisar, qué sentido tiene que te interrumpa cuando estás haciendo otra cosa.
• Teléfono Fijo: si estás en una oficina y puedes hacerlo, pide que no te pasen llamadas en un rato.
• Aplicaciones: cierra todas aquellas que no necesites para la tarea que vas a hacer. Nada de cosas en segundo plano o cualquier bobada terminará por interrumpirte.
• Pestañas del Navegador: cuantas menos, mejor. Más pestañas equivale a más interrupciones (y distracciones y tentaciones, de las que te hablaré otro día).
• Messenger, Gtalk o Skype: Ciérralo. Ni status “ocupado” ni nada. Ciérralo y ábrelo en momentos del día en el que no te importe que te molesten.

Son “medidas preventivas básicas que cualquiera, si quiere, puede poner en marcha. La diferencia entre practicarlas o no es abismal. Desde este mismo instante, desde que termines de leer este artículo, puedes empezar a mejorar las cosas. Verás (y disfrutarás) la diferencia. Y te regalarás y les regalarás trabajo de calidad.

El correo interno y el correo postal, que solía acumularse en una canasta en uno de los extremos de la mesa, a medida que transcurrían las jornadas de trabajo pasaban a la canasta del otro extremo o al archivo. Hasta que un día dejaron de llegar sobres.

En casa, cada quince días revisaba la pila de periódicos y revistas, tijera en mano, para conservar artículos y reportajes. Todavía tengo carpetas llenas de recortes amarillentos. No creo que pueda hacer nada con ellos, pero me faltan ánimos para tirarlos a la basura. Fueron muchas horas dedicadas a reunirlos.

Cuánto tiempo hemos dedicado a archivar papeles y luego a intentar recuperarlos. Cuantas carpetas, estantes y armarios hemos llenado de papeles inservibles.

Primero el correo electrónico, y luego la Web, cambiaron nuestra forma de gestionar todos nuestros documentos. La función de “buscar” sustituyó a la tarea de “archivar”. La digitalización de la producción de documentos convirtió a la recuperación en una tarea ágil. Cambiamos los archivadores por carpetas digitales y luego hemos vuelto a cambiar las carpetas por etiquetas.

Google nos ayuda a encontrar los artículos memorables, y usamos los blogs y Delicious para elaborar nuestros dosieres en línea.

Llegó un momento en el que si un documento no había pasado por alguna fase de digitalización, era inencontrable. Y llegó otro momento en el que si un documento no estaba indexado por Google resultaba inexistente.

El tiempo que antes dedicábamos a los papeles, ahora se lo podemos dedicar a las personas, y el registro de nuestras conversaciones en línea se almacena, indexa y recupera automáticamente.

No extraño el papel como base de la gestión documental, pero ojalá pudiera recuperar todas las horas que dediqué a clasificarlos, archivarlos y a intentar encontrarlos.

Alfonso Khon es además profesor y director de vídeos profesionales, promotor de la televisión como herramienta educativa, ha sido precursor de muchas iniciativas llenas de creatividad y es alguien que además trabaja en estrecha relación con las nuevas tecnologías en diferentes áreas del audiovisual.

Charlamos con Alfonso, un profesional, pionero del cine filmado en mundos virtuales. Nos habla de algunos de sus trabajos pasados, presentes y futuros y de otros proyectos online que os van a interesar

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En este video usted puede conocer para que le sirve tener un sitio web a su negocio. En un lenguaje plano se explica como funciona el e-commerce, la interacción, la publicidad en internet y los negocios en linea. No se lo pierda.

Hola Alfonso, Creo que eres periodista de formación, Fuiste Director de un canal de televisión en Colombia y hasta.. ¿has escrito un libro sobre los mundiales de fútbol?

Me gradué como comunicador social y me especialice en periodismo. Esta profesión la llevo muy dentro de mi y la he ejercido en diversos momentos de mi vida, pero no ha sido el centro de mis labores, solo un elemento que me acompaña y que por supuesto respeto mucho, especialmente cuando aparecen en el mundo ciertos periodistas que demuestran que esta profesión no es un instrumento más del poder para mantener el status quo.

Durante casi 4 años fui el director del canal educativo y cultural de Colombia. Esa fue una gran experiencia pues, los temas de educación y cultura siempre me han apasionado, pero cuando se llevan al servicio público toman una dinámica mas interesante aun. En ese cargo la pregunta que me tenía que hacer era como llevar educación y cultura a todos los colombianos a través de un medio de comunicación.

Desde luego la respuesta no es fácil, pero tuve la oportunidad de poner en práctica muchas de las respuestas o conclusiones a las que llegue. Por otra parte, está el tema de la producción, la realización de programas, la calidad y todo lo que tiene que ver con el tema de la creación audiovisual.

Respecto al libro*, en el año 94 coincidí con el mundial de futbol en Estados Unidos, y quise realizar una labor periodística investigando y generando un libro para satisfacer la sed de información del público latino en ese país. AL final mi libro tuvo una salida interesante a pesar de todo lo que ocurrió en ese mundial como fue la eliminación de los equipos de habla hispana, el asesinato de un importante jugador de mi país, la salida de Maradona por drogas y otras cositas mas. (*Libro: “El fútbol su historia y los mundiales” 1994)

Hasta ahora no he tenido otra iniciativa de este tipo. Hoy en día prefiero el documental como expresión de este tipo de iniciativas. Me gustaría mucho hacer uno sobre el fenómeno social que se vive en second life.

Tu experiencia profesional como profesional de productor y director de video abarca desde informativos a vídeos musicales ¿que diferencias técnicas y de enfoque destacarías a la hora de producir o dirigir estos temas que parecen tan distantes unos de otros?

Siempre he pensado que sin importar el tipo de producción que uno realice, mientras se respete y se le tenga respeto al proceso de preproducción, el resto va a salir bien.

Como profesional y como maestro siempre procure que así fueran mis proyectos o el de los demás. para mí un 90% del éxito esta en esta etapa. Creo que las producciones exitosas del mundo lo son gracias a que el equipo trabaja fuertemente en esta etapa, piensan todo los que se requiere, consigue lo que se necesitan y no dejan ningún cabo suelto, para que las siguientes etapas sean un fluir del trabajo. Cuando se sigue esta regle, la improvisación se reduce a su mínima expresión y eso permite que lo que se
pensó , al final sea una consecuencia y no un accidente.

En cuanto a la machinima creo que precisamente eso es lo que nos hace falta, generar este tipo de dinámicas para que la calidad de nuestro trabajo llegue a ser muy profesional. Por supuesto que ya hay mucha gente que lo hace así, pero lastimosamente, hay muchas personas que basan su calidad solo en su talento y al final terminan creando productos que son buenos, pero que distan mucho de lo que el público en general espera.

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¿Cual es el video clip musical que has hecho que mas recuerdas, desde un punto de vista anecdótico a técnico?

Cuando realice la Abuela, hace 4 años, era mi primer acercamiento a la machinima y creo que fue un trabajo muy elaborado a pesar de que hoy en día me parece rustico.

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Hace unos días termine dos videos para la convocatoria de Duran Duran, donde asumí con la ayuda de Yesikita Coppola, laslopantomik Yao y Rafale kamachi, un estilo de producción con un carácter diferente. Me gusto la forma como lo hicimos y el resultado no está mal. Se aprendió muchísimo y lo más importante, lo disfrutamos en todo momento. Allí aplicamos una preproducción que yo calificaría como regular, sin embargo fue mucho más elaborada que otras producciones en las que he trabajado.

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Hablemos de un área que tú has promovido también, la televisión educativa y documental y del MID (Muestra Internacional Documental)

Bueno por varios años fui parte del comité organizador de las muestras documentales que realiza el ministerio de cultura en Colombia. Esta es una experiencia maravillosa, pues se habla de documental, de temas, de directores, de estilos y por supuesto de los documentales en sí. Para mí es como estar en el cielo. es un mundo fantástico, donde lo que los autores nos traen es una realidad. A diferencia de la mayoría de géneros que vemos en cine o tv, aquí hablamos de realidades, de investigación, de lo que en realidad pasa. este es un género que merece mucho respeto.

Es desde luego parte de la televisión educativa. Pero hablando de televisión educativa, la parte más complicada es definirla. que educa por televisión, para que sirve, a quien le sirve, como se hace. ese es un tema que aun no está del todo definido, que es complicado y que yo quisiera se tratara más a fondo en todo el mundo. hoy en día con la aparición de tantos medios, creo que el tema es más importante porque todos pasamos a ser responsables de la educación por medios audiovisuales.

Y ¿como ves el futuro de la televisión “a la carta” a través de medios como YouTube y/o otras herramientas de video online? ¿en qué ámbitos crees debe desarrollarse aun mas, divulgativo, creativo…etc.?

La democratización de los medios de comunicación le abrió las puertas a muchas personas en el mundo entero, prácticamente a todos. EL problema es que veníamos de un mundo lector audiovisual, de un mundo sometido a un estado de catalepsia, donde solo leíamos y de un momento a otro se abrieron las puertas de expresión, ahora podemos ser escritores audiovisuales, solo que tenemos los elementos técnicos para escribir.

Cuando hablo de elementos técnicos no me refiero a una cámara, me refiero a los pasos, procesos el conocimiento que se requiere para escribir. Muchas personas piensan que filmar es crear y que si yo grabo algo ya hice un video. Creo que el gran reto es educarnos, aprender, desarrollar técnicas y exigirnos hacer las cosas con calidad.

En conclusión la democratización nos ha dado muchas alternativas, pero ha dado mucha basura. A youtube por segundo llegan miles de videos y ustedes pueden imaginar cuantos no sirven para nada ni dicen nada ni tienen nada. Claro el publico elige. Pero igual que ocurrió con la escritura cuando se comenzó a usar, la gente vivió un proceso de alfabetización y de esa manera se llego a una escritura estándar mínima, de ahí en adelante aparecen las obras de arte.

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Este es un ejemplo de un video musical realizado en machinima. Este video se realizó para el grupo danes Giana Factory. Exelente sonido.

Sigues trabajando como profesor de vídeo y participas en una escuela on-line, es así? ¿a qué perfil de usuario-a va dirigida? ¿que recomendaciones básicas darías a las-los “amateurs”?

Bueno cuando comencé con mi idea de la escuela en línea, estos temas eran muy distantes, el internet apenas daba muestras de que se podría hacer. Mis ideas casi no tuvieron aceptación, pues los recursos técnicos eran aun muy precarios. Sin embargo logre desarrollar el proyecto piloto con unos 300 alumnos y lo mantuve durante varios años hasta que mi vida cambio de rumbo. Hoy en día estoy preparando un proyecto de este tipo. Allí quiero incluir por supuesto a las personas que desean aprender machinima. Básicamente la idea es recorrer los cuatro momentos que vive una creación audiovisual, la preproducción, producción, posproducción y distribución, y enseñar algunas de las técnicas que ayudan a que estos procesos fluyan mejor y el resultado sea más exitoso.

A través de esta escuela en línea que por el momento tendrá su puerta en la página de www.machinimaespanol.com espero que a través de la práctica, los participantes aprendan a realizar videos de cualquier tipo, incluidos por supuesto los machinima.

Le recomendación básica es aprender, ser aprendices todo el tiempo y mantener esa actitud, esa mentalidad y ese deseo. Para ser directores o productores o lo que queráis ser , se requiere de talento , disciplina y un constante proceso de aprendizaje. El que piensa que ya es un maestro, en poco tiempo dejara de serlo.

Y cuéntanos por favor como fue tu trabajo como productor y el desarrollo de una película que llega al alma, como es El Arriero ¿Uno sabe que va a a ser un éxito cuando produce un film así?

Bueno yo no finalice este proyecto, estuve hasta una etapa avanzada, pero tuve grandes diferencias con el director y para proteger la película preferí hacerme a un lado.

Un día el director llego a mi oficina con un libro de cuentos y me pidió que leyera uno de esos cuentos para ver si hacíamos una película. Yo acepte y comenzamos el proceso de preproducción que en este caso incluye la consecución de los recursos financieros. Ganamos varias convocatorias y concursos y comenzamos a conseguir parte del dinero. En ese momento aparecieron las diferencias dentro del equipo y yo preferí retirarme. Pero la experiencia fue muy agradable y enriquecedora. Al final la película se realiza, creo que con mucho menos calidad de la que yo esperaba y ya es parte de la historia.

En este caso la historia me parecía buena, y la dinámica que le daba el guionista parecía ser buena. No sé que les paso, creo que el director quedo muy suelto en sus decisiones y ahí es cuando las cosas se pueden tornar difíciles. El trabajo, la autoridad y la responsabilidad de un productor son un elemento clave para el éxito. Si un director no lo acepta, es posible que fracase, por más talentoso que sea.

Las películas se van moldeando durante todos los procesos, el guión evoluciona y todo el equipo también. El éxito esta en esa evolución y como se realice.

Háblanos por favor, también de tus logros con la producción y dirección de películas en entornos virtuales, por favor. Y ¿qué pros y contras le ves en relación al cine real?

Bueno yo en second life he tratado de unirme a equipos de personas para hacer realmente producciones que tengan los elementos necesarios para volverse “grandes”.

Este es un proceso que no es fácil y que requiere de tiempo y dedicación. Pienso que ese es el estado del arte en mi caso. Yo aprendo la técnica que no es solo grabar, sino que tiene muchísimos elementos que se deben estudiar, mejorar y practicar.

Soy un aprendiz, que tiene un sueño y es realizar una película en second life. eso lo voy a hacer, pero desde luego primero quiero prepararme y ya llevo 2 años haciéndolo, para que realmente pueda hacer algo que valga la pena. antes me parece que sería un suicidio y además atentaría contra mis colegas. Me refiero que sacar algo bajo de técnica, calidad o estilo es una falta de responsabilidad con todos. el publico pensaría que esta técnica de machinima no sirve, en consecuencia se afectan los colegas y una cantidad de personas que desean hacer de machinima un genero real dentro de las artes cinematográficas.

Aquí los pros son muchos, pero creo que la mayor dificultad está en la falta de actores preparados para actuar a través de un avatar. se necesitan acciones, gestos, movimientos, estilos.

Es muy necesario que tengamos actores en second life, pero no actores vocales sino actores en todo el sentido de la palabra. La magia estaría en poder crear personajes e interpretarlos no solo mentalmente sino a través de un avatar. Eso ya vendrá.

Yo espero conseguir la ayuda necesaria para que dentro de la escuela tengamos un espacio para eso.

Puedes comentarnos tus proyectos actuales y/o futuros por favor?

En este momento (hace dos dias) llego un amigo colombiano que es director de documentales. Lo llame para contarle sobre la existencia de este mundo (Second Life) y para ver si realizamos un proyecto documental rl y sl sobre los mundos virtuales. Su ultimo trabajo tardo 4 años en hacerlo, tiene proyectos de 10 años y cosas asi. Ahorita estabamos esperando que entrara un sicologo español que vive en sl tambien, para entrevistarlo, estamos investigando un poco temas. Mi amigo tuvo la oportunidad de ver el momento en que dos personas de sl se conocen en rl, ayer conocio a Chantal Harvey. Entonces este, que sera un proyecto grande y muy formal, es como el siguiente paso a nivel de proyectos.

Chantal vino a la presentación de las 48 horas, en el festival de cine de Miami y casualmente se hospedo en el hotel que esta frente a mi apartamento, en esta inmensa ciudad. Asi que nos conocimos ayer y pues muy chevere porque mi amigo, que nadatiene que ver con mundos virtuales… vio y vivio esa experiencia que no es usual, ni tan facil de ver.

A nivel de machinima, aun no he entrado a la etapa de preproduccion de mi proximo trabajo, pues hace tan solo una semana termine el anterior.

Muchisimas gracias!

Gracias

Y un par de recomendaciones musicales de Alfonso Khon (¡escuchen la letra!):

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Google es una empresa americana que puso sus bases hacie el año 95, cuyo principal producto, el motor de búsqueda del mismo nombre, le sirve para entrar en los ordenadores de todo el mundo. Gracias a su capacidad de agregación de datos permite segmentar resultados y mostrar anuncios relacionados de la forma más potente posible: de interés, segmentados y con historial de interés. Con un lema que se ha quedado antiguo “Don’t be evil” (No seas malvado) su plan de dominación mundial sigue en marcha con un objetivo, al mas puro estilo hitleriano: ampliar sus fronteras, el número de potenciales usuarios que implicaría, mayor segmentación y capacidad de introspección en los pueblos que aun no son usuarios. Y con otra cosa en común, el “párrafo ario” que le permite expulsar de su iglesia a todas las webs o posibles usuarios con antepasados judíos (llama judíos a los que contravienen sus reglas de juego).

En el 2000, sacó su gran máquina de hacer dinero: Google Adwords. Con ella la empresa amiga consigue más del 97% de beneficios

Cuando los nazis vinieron a llevarse a los comunistas, guardé silencio, porque yo no era comunista,

Y en el 2003 Google compró una compañía que se dedicaba a hospedar blogs en sus bases de datos: blogger, y así consiguió mucha más información, asociando al usuario a un contenido. Pero claro, como yo no era creador de programas que hacían blogs, pues me importó poco.

Cuando encarcelaron a los socialdemócratas, guardé silencio, porque yo no era socialdemócrata,

Y google en el 2004, creó su Gmail, su correo electrónico que proveería de mails gratuitos a todo el mundo. Obviamente, a mi no me preocupó, ya que no tenía empresas de hostings o similares para vender espacio en servidores para almacenar todos estos correos.

Cuando vinieron a buscar a los sindicalistas, no protesté, porque yo no era sindicalista,

En 2005 creó su sección de mapas, así todos pudimos usar los mapas de Google que tan fantásticos eran y gratuitos. Pero claro, como yo no era creador de mapas, pues me dio un poco igual, sobre todo porque eran gratis. También en el 2005 creó Google Reader y Google Analytics, pero claro, yo no hacía programas lectores de RSS ni necesitaba comprar programas analíticos para monitorizar mi tráfico. Además, ahora ya lo daban gratuitamente.

Cuando vinieron a llevarse a los judíos, no protesté, porque yo no era judío,

En 2008, sacó a la luz el traductor, pero claro, yo no tenía una empresa de traducción ni siquiera necesitaba que mi web estuviera “traducida” ahora, que si es gratis, pues casi que vamos a usarlo: traducimos con GTranslate nuestra web o nuestros documentos, y ya está ¡voilá! Nuestra web en decenas de idiomas.

Cuando vinieron a buscarme, no había nadie más que pudiera protestar.

Pues claro, ahora, cuando Google saca Google Knol y las empresas que venden enciclopedias se quejan, Google Shopping y las empresas que venden, en general, productos en internet también se quejan, Google Receipes y las que se quejan son las empresas que muestran recetas en internet, Google Movil y las empresas que venden móviles ponen el grito en el cielo, Google Local y aquellos que no tienen establecimiento en las localidades en cuestión mueren porque su estrategia SEO ha dejado de funcionar, no existe ya nadie que pueda protestar.

Juez, jurado, alguacil y carcelero

Google es juez, parte, jurado, alguacil y carcelero: Si no te gustan sus reglas, te fastidias. Si cambian algo en el algoritmo, o te adaptas o caes en el oscuro ginfierno (el infierno de Google). Google hace y deshace a su antojo: ¿que favorece a los productos de su propia compañía? Vinieron a buscarme, y no había nadie más que pudiera protestar. ¿Qué te aplica un filtro manual y te hace desaparecer de las SERPs, y dejas de vender, pongamos, durante 6 meses por internet? Pues que quieren que les digan, se joden, y punto. Y no protesten, que va a dar igual

Hola, ¿está el Señor Google? Que se ponga…

Suma y sigue

Y ahora Google anuncia que va a dar banda ancha a decenas de países subdesarrollados y que está trabajando en el ordenador de 100€, para dar posibilidad a que esos pobrecitos que no tiene dinero para comer puedan conectarse y desarrollarse. Y todos aplaudimos con las orejas.

¿Saben por qué van a dar banda ancha a aquellas personas que no tienen acceso? Porque son susceptibles de ser bombardeados con publicidad de Google. Imaginen: el 30% de la población mundial se conecta a internet asi que hay un 70% de población que no se conecta… Vaya mercado potencial, ¿no es cierto? Por eso Google ha entrado en el mercado de la telefonía y está convirtiéndose en operadora virtual: para saltarse a las actuales (llámese, por ejemplo, telefónica, empeñada en ponerle un canon a la compañía americana por utilizar “sus” redes). Si con un 30% de la población mundial conectada a internet Google ha facturado cerca de 80.000 millones de dólares (o preveía facturar) por una simple regla de tres estamos hablando de números muy grandes, ¿no es cierto? Que buena es google, que nos da cosas gratis

¿Cómo organizas y gestionas todo eso? ¿Cómo capturas, revisas, guardas y clasificas todos los enlaces, páginas, tutoriales, ideas, videos y curiosidades que tú te encuentras o que te hacen llegar otros? Ciertas herramientas y, sobre todo, unos buenos hábitos, van ayudarte decisivamente a la hora de organizar con eficacia toda esa información.

”Capturar” es el gesto clave

Dentro del mundo de la Productividad Personal utilizamos mucho la expresión “capturar”. Tiene que ver con un gesto de suma importancia: anotar-recoger-guardar la información que acabas de encontrar o la tarea que acabar de surgir, para poder continuar sin distracciones con lo que en ese momento estabas haciendo.

Cualquier tarea que surja, cualquier enlace que te encuentres, cualquier banner que veas, cualquier página que se cruce en tu camino, es una distracción-interrupción para lo que estabas haciendo. Lo peor que puedes hacer en ese momento es hacer clic y dejarte llevar. ¿Por qué? Perderás tiempo, desviarás tu atención, te liarás y dejarás de lado una tarea que tenías que acabar.

De lo que se trata es de “capturarlo” para no perdértelo y, sobre todo, para poder continuar sin apenas interrupciones con lo que estabas haciendo.

Una herramienta para poder leer después

Un enlace es una invitación a hacer clic. A veces por curiosidad, por diversión, por multitarea, por necesidad… el caso es que representa una tentación y un reto para el ritmo de trabajo e intensidad que cada día buscas. Por un lado quieres entrar ahí, quieres leer ese post o entrar a ver tal vídeo, pero por otro lado te gustaría seguir con tu trabajo sin perderte lo que te acabas de encontrar.

Hay una serie de herramientas que te permiten “capturar para leer después” y que se han convertido en fantásticas aliadas para tu Productividad. Se instalan en la barra de favoritos de tu navegador y cuando te encuentras algo interesante lo guardas con un clic para leerlo en otro (mejor) momento. Incluso desde tu móvil, lo que todavía te da más libertad y posibilidades.

Instapaper y Read It Later son las más conocidas. Pero también puedes utilizar una herramienta para gestionar notas e información, como Evernote o Springpad.

Una herramienta para centralizar tu información

Ocurrirá que mucha de la información que te encuentras en Internet es relevante para ti. Por trabajo o por ocio, hay infinidad de cosas que te interesa guardar y almacenar para volver sobre ello a posteriori. Posts didácticos, curiosidades, tutoriales, técnicas, citas, emails que quieres conservar, capturas de pantalla… ¿Qué herramienta utilizas y dónde guardas todo eso?

Aplicaciones como Evernote o Springpad han nacido para actuar como un gran almacén donde guardar, gestionar y consultar todo tipo de información de forma rápida y eficiente. Y no sólo desde el ordenador, sino también desde dispositivos móviles. En lugar de tener toda esa información desparramada por diferentes sitios, la tengo en un mismo lugar de la nube, siempre accesible y de fácil consulta.

Un momento para organizar toda esa información

Un problema habitual al manejar y obtener información de Internet es el exceso. Eso plantea una tarea extra: organizar y clasificar toda esa información. O de lo contrario no tendremos un sistema eficaz de información, sino más bien un trastero o guardamuebles donde será muy complicado encontrar lo que buscas.

La única información que vale es aquélla que se encuentra. De nada sirve si pierdo tiempo intentando encontrarla entre mis notas o, peor, yendo a Google de nuevo para buscar algo que ya teníamos con nosotros.

La organización (etiquetado y clasificación) de toda esa información puede hacerse en dos momentos:

• Al guardarla. En el mismo momento en el que la encuentras te paras a clasificarla, lo que exige tiempo y puede prolongar la interrupción.
• A posteriori. Fijas por adelantado un momento a la semana para hacer esto. Y si generas mucha información (ideas, notas, enlaces…) puedes decidir hacerlo dos veces a la semana o una vez al día.

Haz revisiones periódicas y elimina el exceso

Estas herramientas de captura y gestión son tan cómodas y funcionales que resulta “demasiado fácil” guardar y caer en el hacinamiento. Muchos padecemos una especie de «Síndrome de Diógenes digital». Acumulamos y acumulamos información y no siempre con un porqué claro.

Nuestras necesidades cambian, nuestros gustos también, y a veces cierta información pierde validez o queda obsoleta por completo. Para evitar que tu sistema de información y notas se corrompa y deje de ser eficaz conviene hacer revisiones regulares. Cada mes o cada mes y medio, vuelve sobre la información que has ido recopilando para eliminar el exceso de “grasa digital”.

Los datos, la información digital que manejas a diario es esencial en tu trabajo y vida personal. Pero sólo vale si es útil de verdad, si la encuentras cuando la necesitas y además lo haces rápido. Si no, no es más que ruido y exceso de grasa digital que terminará por contagiar tu ritmo de trabajo y rendimiento.

Para adaptarnos a un ámbito nuevo y cambiante, hacemos igual que en cualquier otro entorno: observar, y copiar. Puedes encontrar recomendaciones útiles para orientarte o puedes hacerte preguntas y contribuir al debate con tu reflexión personal y tu propio libro de estilo. Solo tú podrás definir cómo de cuidada, atrevida, espontánea, formal, profesional o abierta va a ser tu imagen social en la red.

¿Me agregas o te agrego? ¿Me aceptas?

¿Cómo definir reglas para decidir a quién vamos a aceptar como amigo en una red social? Si la naturaleza de la red es profesional o se vincula a un área concreta, es más sencillo. Las redes genéricas son más complejas y surgen los espacios resbaladizos… ¿Añado a un amigo que también es cliente? ¿Añado a un profesor? ¿Acepto la solicitud de un alumno? ¡¿Acepto a mi madre?! Yo creo que el éxito de las relaciones en las redes sociales no se diferencia mucho de las relaciones offline. Una de las claves es poner a cada persona en el lugar adecuado. Si tu perfil es genérico tendrás que ser extremadamente cuidadoso y controlar al máximo tu vida online. Si tu perfil está vinculado a tu vida personal, déjalo claro en tu presentación. Di que es un perfil personal y si ves la necesidad, crea otro para contactos menos íntimos. Usa los grupos para difundir mensajes diferenciados y usa también una explicación de contexto para añadir a alguien. No envíes un mensaje genérico, y si rechazas a un conocido, explícale si puedes cuáles son las reglas del juego que sigues. No te justifiques pero si eres amable te sentirás mejor.

Soy tu amigo. Qué me define

Podemos coleccionar contactos indiscriminados o podemos preferir relaciones bilaterales o de grupos pequeños. Las redes sociales no se diferencian mucho de lo que ocurre en nuestra vida fuera de ellas. Escoge. Y busca coherencia.

Yo no puedo tener a más de 100 amigos en Facebook porque no puedo relacionarme a mi gusto con todos ellos, así que mantengo ese límite.

Me gustan los diálogos, así que no suelo a mantener mucho tiempo a quien no participa. Quien entra a ver pero no comparte, no me interesa, y lo borro.

Los usuarios ahorradores: un mismo mensaje a todas las plataformas

Son los más espabilados y nos dan mil vueltas. Con sus herramientas para centralizar los post, actualizaciones y comentarios, los amigos ahorradores pueden publicar la misma frase o ‘estado’ a la vez en Facebook, Twitter y demás herramientas de la vida social online. Para algunas ocasiones no está mal, pero si se hace de forma indiscriminada aburre, transmite distancia e incluso confunde (cuando ves un ‘hashtag’ en un mensaje de Facebook ya sabes que el amigo está optando por matar dos pájaros de un tiro).

Yo creo que la vida social online es un componente liviano de la actividad del día. No cuesta mucho publicar una actualización, si puedes. Y, por lo tanto, mejor ocuparse individualmente de ello. Incluso si quieres dar difusión a un artículo, una entrada de tu blog o un post interesante. No lleva tanto tiempo y merece la pena contextualizar cada mensaje.

El amigo que te compromete

Siempre hay un amigo que publica en tu estado un comentario que distorsiona el clima que has logrado crear. Una frase fuera de contexto… un tono más informal que el del resto o alguna afirmación indiscreta que tira por tierra tus esfuerzos por ser aséptico e impecable. A estos amigos se les quiere pero dan mucho trabajo. Igual que los amigos que te etiquetan en fotos para avisarte de que la veas. Creo que es un mal uso de las etiquetas. Etiquetarte en las fotos de una juerga, o en medio de un campeonato de petanca puede que no encaje muy bien con el cuidado que estás teniendo con tu perfil. Creo que eliminar la etiqueta, tratar de avisar a tus contactos de que no lo hagan y estar pendiente es la mejor manera de evitar estas situaciones. Es complicado. Yo he estado muchos meses etiquetada en la foto de una langosta. Y supongo que podría haber sido peor. Como en todo lo demás, cuanto más indiscriminado es tu perfil, cuanto mayor es el grupo de amigos y menos control tienes en catalogar y clasificar por grupos, más expuesto estarás a encontrarte con estas situaciones.

Los amigos de mis amigos ¿son mis amigos?

Muchas personas tienen un perfecto control del uso de estas herramientas pero olvidan un foco por el que a menudo se ‘cuelan’ cosas. El primer nivel de control sería escoger la privacidad deseada en la red social. Puedes escoger específicamente que los amigos de tus amigos no puedan ver ni tus fotos ni tu muro. Pero a pesar de ello, recuerda que los amigos de tus amigos pueden ver tus comentarios en su estado. Ten cuidado allí y evita situaciones comprometidas. Ante la duda… usa un mensaje privado.

Tus mejores momentos

¿Qué publicar en nuestro estado? O, mejor dicho, qué no publicar… Aquí la lista puede ser interminable. Publica solo aquello que dirías en voz alta delante de un grupo diverso de gente. Mantén coherencia con el grado de intimidad que quieres mantener. Reflexiona un minuto antes de actuar: decide si vas a dar detalles de tu vida personal, hasta qué punto. Hay quien opta por no publicar fotos de su familia o hijos. Hay quien jamás menciona su situación sentimental o hay quien nos informa hasta de sus detalles más íntimos… Sobre todo, decídelo. Que no sea un acto inconsciente. La mayor parte del control de estas herramientas pasa por tomar conciencia de lo que hacemos y lo que implica. No supone tener miedo. Solo pensar las cosas y actuar en consecuencia.

Y esto es solo el principio. No creo que merezca la pena, a estas alturas, cuestionar si tener vida en las redes sociales es algo bueno o malo. Es una opción, y queda mucho por decir, pero aceptar que existen reglas de comportamiento dentro de estos canales nos ayudará a no meter la pata y cuidar nuestra proyección digital. Porque ahora, sin duda, nuestro ‘yo’ se extiende sin más fronteras que la de aceptar una invitación con un ‘clic’.

Como se pueden imaginar, las horas de esa mañana fueron ocasión para repensar un poco hasta qué punto mi trabajo de los últimos 7 años está detras de una contraseña: uso Gmail, Blogger, Analytics, Adsense, Google Docs, Feedburner, Reader, Alerts, Groups, … en fin, qué los voy a contar que no sepan.

Cuando usamos servicios en la nube aceptamos la volatilidad de todo lo que hacemos, aunque tenemos la secreta confianza de una estabilidad que realmente no existe.

Uno toma precauciones y aprende lecciones con cada tropiezo, les cuento:

• Tengan configurada una dirección email de recuperación
• Usen una segunda cuenta de Gmail y compartan con ella permisos de edición de todos vuestros Google Docs
• Apunten en un lugar seguro la relación de servicios de Google que utilizan y la fecha en la que comenzaron a usarlos
• Tengan a mano la URL de vuestro perfil en Blogger
• Recuerden al menos 5 etiquetas usadas en Gmail y otras tantas direcciones email de contactos frecuentes
• Exporten sus contactos de Gmail a un fichero CSV

Agradezco a Gmail la celeridad y eficacia con la que se ocuparon de mi caso, y les animo a estar prevenidos. Cuando usamos la nube nos sentamos bajo una espada que pende sobre nuestras cabezas apenas sostenida por un pelo de crin de caballo.

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Quien sí que lo tenía muy claro era el Gobierno de Mubarak, que desde el principio cortó el acceso a Internet y a las Redes Sociales a sus ciudadanos. Por supuesto, bajo el amparo de que era lo mejor para ¿el país? en esos momentos de inestabilidad. Y es que buena parte de la revuelta se estaba organizando por Facebook y Twitter.

Uno de los cabecillas de estas rebeliones era Wael Ghoneim, responsable de Marketing de Google para Oriente Medio y África del Norte y que estuvo detenido (o secuestrado) durante días por el Gobierno. Google lanzó una llamada de auxilio a través de la red en busca de su empleado, del que no sabía nada pero que sospechaba todo. Su difusión fue máxima y global y la presión sobre el régimen también. Tras más de 10 días de cautiverio, le liberaron.

Y no sólo Twitter o Facebook, YouTube también ha servido como instrumento para mostrar al mundo lo que estaba pasando gracias al llamado “periodismo ciudadano”. Frente a la censura informativa del régimen de Mubarak, cientos de egipcios y turistas atrapados esos días, grababan vídeos con sus móviles y cámaras y los subían a YouTube, abriendo así una ventana al exterior y todo en tiempo real. Mientras, los profesionales del periodismo, permanecían encerrados en un hotel sin posibilidad de informar libremente. Siempre dicen que la primera víctima en una guerra es la información, está claro que en los tiempos actuales, la primera es Internet.

Claro, que ese acto ilegal de censura de las Redes Sociales, puede camuflarse y presentarse como medida legal frente a un “problema”. ¿Os imagináis que hubiese pasado aquí si pasase algo así, con la Ley Sinde aprobada? Pues muy sencillo, determinadas cuentas de Twitter, páginas de Facebook o webs y blogs podrían considerarse “ilegales” por atentar contra los intereses de la nación y cerrarse de manera totalmente ‘legal.’

Imagen: wilhelmjabo

Según los expertos más atentos al nuevo escenario, China dominará el mundo en 2020. Tiene una fuerza de trabajo gigantesca y disciplinada que deja pequeñas las de los países occidentales, tanto en número como en índices de productividad. Y el ascenso imparable de su economía corre parejo a la recesión de un mundo desarrollado atrapado por la parálisis en la creación de empleo y la correspondiente caída en picado del consumo. El paro frena cualquier esperanza de reactivación en EEUU y buena parte de Europa. Por no hablar de la deuda, consecuencia de la desregulación financiera y la burbuja inmobiliaria. Y ahí está China comprando deuda de estos países, que reciben a sus autoridades como si fuesen salvadores.

La habitual discreción china ayuda a disimular el autoritarismo en que se basa su espectacular expansión. Nada queda de la polémica que enfrentó a sus autoridades con Google (y de paso el gobierno ha creado su propio buscador, Goso.cn) ni de las quejas occidentales contra su atropello de los derechos humanos, a propósito de la concesión del Nobel al disidente Liu Xiabobo. Mientras, la maquinaria intensifica su ritmo: China construye el mayor datacenter de toda Asia y el más avanzado del mundo.

Si buceamos en la red 2.0 encontramos auténticas maravillas que hacen nuestra vida más fácil y que nos ponen en contacto con personas con intereses similares que ayudan o empujan a desarrollar nuestras necesidades a otro nivel, entre todos construimos red e información que resulta de utilidad para nuestros intereses y para los intereses similares de millones de personas.

Dando un rápido vistazo a la red hoy en día nos encontramos con herramientas diversas que podemos adaptar a nuestras necesidades. Sin buscar mucha profundidad en este análisis y sólo a modo de ejemplo, podemos encontrar herramientas muy interesantes según las necesidades que tengamos.

Organización personal. Si centramos nuestro interés en una herramienta para gestionar nuestro propio orden, la primera red a tener en cuenta es Evernote. Amada por muchos, no tan querida por otros entre los que me encuentro ya que a pesar de cumplir a la perfección con la tarea de ordenar nuestras ideas en forma de notas, siempre la he notado excesivamente pesada para la función que realiza. Tenemos otra alternativa menos conocida: Springpad ofrece funcionalidades similares además de ser mucho más ligera e incluso intuitiva que la primera. En contra pueden objetar algunos que está en inglés mientras que Evernote se entiende perfectamente con el castellano. Para gustos.

Delicious ha muerto. ¿Cómo compartimos ahora enlaces? Hace poco en wwwhat`s new nos ofrecían algunas alternativas a delicious que permiten importar nuestros enlaces, y me permito complementar esta excelente lista con una nueva red recién horneada: Flinkin es una buena herramienta social para compartir enlaces en español.

¿El microblogging acaba en twitter? No. Una de las grandes noticias de los últimos meses ha sido la aparición de Instagram, un microblogging basado en imágenes, realmente aire fresco sobre lo ya establecido. Instagram es una red, de momento, exclusiva para plataforma iphone, que permite sacar fotos, retocarlas fácilmente y compartir momentos y detalles de tu vida con tus queridos seguidores. Es realmente brillante y podemos augurarle un gran futuro en cuanto aumenten el número de soportes en los que se pueda utilizar.

Información. Si te interesa la información en general, si quieres respuestas de calidad a tus inquietudes de cualquier tipo, si trabajas en un medio de comunicación y buscas más información sobre cualquier tema… Quora es la respuesta. Mucho se ha hablado en los últimos tiempos sobre esta red social, sobre todo después de su desembarco en España a través de una estupenda campaña viral destinada a usuarios activos de la red. ¿Su pega? No permite de momento ofrecer preguntas y respuestas en castellano. Para los usuarios de la lengua de Shakespeare es sin embargo un gran aporte en la red.

Alojar y compartir archivos… legales. Si quieres tener un disco duro virtual en el que llevar el trabajo a casa y el trabajo hecho en casa al trabajo, dropbox es tu red. Permite subir archivos y compartirlos con quien quieras como alternativa a enviar por correo adjuntos demasiado pesados. Dropbox es una maravilla indispensable para trabajar en movilidad.

Trabajo y redes profesionales. Dicen que Facebook es ocio. Discrepo, ya que como decía recientemente en una reunión una red social se debe adaptar a usuario a la vez que el usuario se adapta a la red. Hay perfiles de facebook orientados al ocio y hay otros perfiles totalmente adaptados a incrementar el valor laboral que te permite la red, poniéndote en contacto directo con las personas que estimes oportuno en función de tus intereses. Si de todas formas quieres una red con un perfil mucho más profesional, donde trabajar el networking y donde buscar contactos laborales, LinkedIn es la herramienta que necesitas. También puedes probar Teambox, un sistema de corte similar a Facebook que permite coordinar proyectos y equipos a través de una red social.

Lectura de información. ¿Te gusta leer muchos medios y no tienes tiempo? ¿Tienes tantas fuentes de información que no te da el día para navegar por ellas? Google Reader no es una red social por si sola, pero si podemos considerarlo como tal. Es una herramienta muy conocida por el usuario avanzado de Internet, pero un gran desconocido en el público final. Google Reader te permite llevar a un sólo lugar todos los medios que quieras, con actualización inmediata mediante RSS, permite visionar todo tipo de fuentes de información de una manera más rápida, cómoda y en un sólo scroll. Por supuesto permite compartir y recomendar artículos, post o lo que buenamente sindiques en tu cuenta. Si te acostumbras a él no entenderás Internet sin su uso.

¿Y si nos movemos? La geolocalización tiene múltiples ventajas para el internauta avezado, entre otras cosas permite conocer lo que tienes alrededor allá donde estes a golpe de un clic. Para encontrar aquello que estamos buscando hay muchas redes sociales, yo os propongo que busquéis en vuestro smartphone: Google Places, Lugares de Facebook y por supuesto Fousquare, que va un paso más allá, convirtiendo lo útil en un gran juego en el que tienes que hacer “Check-ins” varios para ir ganando relevancia en la red. Otra alternativa a esta última es Gowalla, como siempre digo “para gustos”.