Lubuskie Centrum Rozwoju

Weź się wreszcie do roboty, czyli Getting Things Done

Jakub Jóźwiak — Sat, 30 Apr 2011 15:23:03 +0000

Nie ominęło mnie. Gdy wybiła godzina 11:00 zasiadłem przed telewizorem by zobaczyć zapewne jeden z najbardziej spektakularnych ożenków tego stulecia. Tak jak podobno 2 000 000 000 ludzi na świecie, tak i ja, celebrowałem z bojowego stanowiska ślub Williama i Kate.

I wtedy mnie natchnęło… czy nie po to tylu z nas ogląda takie wydarzenie, by odpocząć od codziennych trosk i spraw do załatwienia? Czy nie jest tak, że większość z nas najbardziej wzruszała się nad swobodą i opanowaniem królewskiej pary małżonków? I to jest esencja życia każdego z nas – bycie produktywnym na miarę swoich możliwości i jednocześnie wypoczętym, nieprawdaż?

David Allen lubi pracować, ale jednocześnie lubi odpoczywać. Nie uważa, że te dwie kategorie muszą się wykluczać. Ba, nawet jest przekonany o tym, że obie są esencją życia człowieka. Mogą się przeplatać, możemy je wymiarować w dowolnych ilościach, lecz pod jednym warunkiem – potrafimy oddzielić jedno od drugiego.

Getting Things Done jako metoda skutecznej efektywności powstało na początku XXI wieku, lecz wywodzi się z dwudziestoletniego doświadczenia autora – doradcy takich gigantów jak Oracle, BMW, Deutsche Bank, Novartis czy Sony. Jej zastosowanie sprawdzono w przypadku tysięcy pracowników i ich kierowników, proponując przejrzyste zasady zorientowane na sukces osobisty.

Celem metody Getting Things Done, czyli „Doprowadzając Rzeczy Do Końca” jest zarówno uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane, jak i zdyscyplinowanie Cię w taki sposób, abyś podejmował wstępne decyzje dotyczące każdego zadania, jakiego zamierzasz się podjąć, po to, abyś zawsze miał zaplanowane „następne działanie”, które w każdej chwili możesz podjąć lub przeprojektować. Jednym słowem, GTD to sztuka bezstresowej efektywności.

Problem, który GTD miał rozwiązać, zaistniał wraz ze zmianami kultury pracy u schyłku XX wieku. Większość pracowników narzekała na wzrost obowiązków, pomimo iż nadal wykonywali ten sam zawód, co wcześniej. Okazało się, że wzrosła liczba wymagań wobec pojedynczego stanowiska pracy, nie przewidując zbytnio klarownego podziału. Niegdyś przez „pracę” rozumiano jednolity obszar zadań, który był w pewnym sensie powtarzalnym procesem. Niezależnie od tego, czy byłeś drwalem, sprzedawcą, czy marynarzem Twoje obowiązki były jasne i zupełne.

Wraz z informatyzacją świata wzrosła ilość problemów natury technicznej – firmy stały się wielozakresowe. Należało porzucić np. starą wizję reklamy, gdyż kontakt z rynkiem klientów był już bardzo szerokim pojęciem. Przyszedł czas na public relations, marketing, zarządzanie sprzedażą itp. Poszerzyło się spektrum zadań i funkcji, a dynamizm rozwoju gospodarki doprowadził do momentu, w którym z konkretną nazwą stanowiska przestano łączyć określony zestaw funkcji.

I tak właśnie sprzedawca odpowiada za autoprezentację, marketing, public relations, zarządzanie wizerunkiem produktu, czy utrzymanie wizerunku marki. Nauczyciel zamiast edukować stał się powiernikiem roli wychowawczej, animatorem, liderem i Bóg wie czym jeszcze… a wszystko po to, by sprostać poszerzeniu zadań.

Poza tym, każdy pracownik jest też menedżerem siebie samego – jeśli nie prezentuje sobą określonych cech związanych z pracą, ma nikłe szanse na przetrwanie. Dopasowanie do tak wymagającego modelu często bywa nie lada wyzwaniem, a liczba osób cierpiących na wypalenie zawodowe wzrosła trzykrotnie w ostatnich dziesięciu latach.

Przedstawię Tobie dziś pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań, który jest rdzeniem efektywnego podejścia do pracy. Dzięki niemu unikniesz syndromu overload (przeładowania) i zapanujesz nad tym, co jest do zrobienia na wczoraj, na dzisiaj i na jutro. Po prostu podążaj.

GROMADZENIE

Najpierw zgromadź wszystkie sprawy, które wymagają załatwienia. Możesz je np. wypisać na kartce. Pamiętaj o każdym, nawet najmniejszym wątku, który zaprząta Twoją głowę – im więcej, tym bardziej szczegółowo określisz swoje potrzeby.

Nieprzeczytane maile, umowy i rachunki wrzucone do teczki bez przeglądania, aplikacje i wszelkie formularze do wypełnienia, które jeszcze nie widziały Twojego długopisu – wszystko to wymaga czasu i pracy, a Ty zapewne masz wokół siebie sprawy, którymi trzeba się zająć, nawet od zaraz.

Użyj segregatorów, notatników, a nawet aparatu fotograficznego by zebrać zaległe dokumenty. Zgromadź je w jednym miejscu. Oznacz segregatory, czy też szuflady na papiery firmowe tak, abyś wiedział, co się z w nich znajduje. Jeśli przeraża Cię ilość tych teczek i miejsc to zredukuj ich ilość – tylko wtedy zapanujesz nad chaosem.

Gromadź inteligentnie – podziel sprawy np. na „do przejrzenia” czy „kiedyś się do tego zabiorę”. Tam gdzie je wrzucasz, tam też skupisz swoją uwagę. Jeśli jakąś umową najmu podpierasz nierówne nogi biurka, to właśnie dajesz sobie sygnał, że nigdy więcej nie zajrzysz do tego świstka.

PRZECZYTAJ DARMOWY FRAGMENT GETTING THINGS DONE

ANALIZA

Tylko Ty wiesz, co oznaczają te literki i cyferki. Wszystkie faktury, umowy, raporty i biuletyny, które otrzymujesz, lub które sam tworzysz są w jakiś sposób umieszczone w czasie – przeanalizuj zgromadzony materiał i utwórz prosty proces zarządzania nim: czy to jest ważne (tak/nie), czy muszę to teraz przeczytać, zająć się tym (tak/nie) itp. Zobacz, jak rozpisał to David Allen:

1. Skrzynka spraw wpływających.

2. Co to jest?

3. Czy należy coś z tym zrobić?

4. NIE -> Śmieci / Kiedyś się tym zajmę / Do odniesienia się

5. TAK ->Najbliższe działanie?

6. Czy zabierze mi to mniej niż 2 minuty czasu?

4. TAK -> Zrób to teraz.

5. NIE -> Deleguj to na innych LUB Odłóż to na później.

Prosty proces, prawda? Pozwala segregować otrzymane wiadomości email, wnioski, apelacje i wszystkie inne sprawy, które do Ciebie napływają.

PORZĄDKOWANIE

Zaprojektuj spójną przestrzeń do segregacji Twoich spraw tak, abyś od razu wiedział, co trzeba zrobić „od razu”, co można „delegować na innych”, co można „zrobić później”, a co należy „wyrzucić do kosza”. Większe projekty trzymaj razem tak, byś łatwo odnalazł każdy pojedynczy element czy zadanie. Do dyspozycji masz Telefon, podajniki na dokumenty, szuflady, laptopa, aplikacje internetowe i całe mnóstwo etykiet samoprzylepnych, segregatorów i teczek. Wszystko zależy od Twojej kreatywności w porządkach.

PRZEGLĄD

Z jednej strony posegregowane sprawy dają wrażenie porządku i umożliwiają zajęcie się tymi naprawdę ważnymi. Z drugiej zaś masz możliwość przeglądania swoich zadań za każdym razem, gdy najdzie Cię ochota (lub gdy szef sobie o tym przypomni). Ważne, byś umiał prowadzić codzienny dziennik swoich spraw i od razu je kwalifikować.

Podziel swoje sprawy na te, które wymagają bardzo częstego przeglądu, codziennego przeglądu, oraz na te, którymi możesz zająć się w perspektywie tygodnia. To, w jaki sposób dysponujesz swoim czasem ma ogromne znaczenie dla szacunku wobec Twojego czasu – szacunku, który wychodzi od Ciebie, bądź Twoich współpracowników.

Ustal dzień tzw. Tygodniowego Przeglądu – czasu, w którym analizujesz działania podjęte w minionym tygodniu i gdzie decydujesz, ile udało Ci się zrobić. To ważne, by wyznaczyć czas, w którym możesz jeszcze poświęcić chwilę na dopięcie niektórych spraw – może się okazać, że coś zostało pominięte.

WYKONANIE

I w tym miejscu powinienem zachęcać do działania, zmotywować Cię do podjęcia wcześniej nakreślonych założeń. Ale zrobię inaczej – zachęcam Cię do przeczytania Getting Things Done, systemowego podejścia do efektywności na Twoim stanowisku. David Allen popełnił jedną z najlepszych książek o zarządzaniu sobą w czasie, gdyż przywraca ona ważne w przeszłości idee konstruktywnego ładu.

To nieprawda, że czas przyspieszył, ale być może prawda, że masz zbyt wiele na głowie. Uporządkuj swój świat nawet, jeśli pracujesz w domu. Za każdym razem gdy stwierdzisz, iż otacza Cię chaos obowiązków poświęć chwilę na proces gromadzenia, analizy, porządkowania, przeglądu i… działaj efektywnie.

Polecam książkę Davida Allena także z innego względu. Mało kto w dzisiejszych czasach pisze konkretne poradniki, które skupiają się na misji określonej w pierwszych słowach, a tak jest w tym przypadku. Ta publikacja jest wręcz przeładowana treścią, która pomoże Ci zachować czysty umysł i zadowoloną minę szefa.

PRZECZYTAJ DARMOWY FRAGMENT GETTING THINGS DONE

]]>

Deklaracja Odpowiedzialności Briana Tracy

Jakub Jóźwiak — Sat, 30 Apr 2011 06:37:59 +0000

Specjalnie dla czytelników portalu www.lubuskiecentrumrozwoju.pl prezentujemy tłumaczenie „Deklaracji Odpowiedzialności”, opublikowanej przez Briana Tracy na jego prywatnym profilu na Facebook. Deklaracja ma pomóc zwalczyć w Tobie negatywne uczucia zazdrości, urazy i nieszczęścia.

Nie bez powodu jest bardzo osobista. Możesz ją wydrukować i podpisać. Po przeczytaniu tekstu poniżej, możesz pobrać plik z deklaracją do druku. Zapraszamy do podzielenia się wrażeniami z działania deklaracji w Twoim życiu na naszym profilu na Facebook.

Deklaracja Odpowiedzialności

Akceptuję całkowitą odpowiedzialność za mnie, moje życie, moją rodzinę, moją sytuację finansową i wszystko, co dzieje się ze mną.

Jestem całkowicie wolną, dumną, samodzielną indywidualnością. W sobie szukam odpowiedzi na moje pytania i rozwiązań moich problemów.

Jestem kompletnym optymistą. Szukam dobrego w każdej sytuacji. Poszukuję wartościowej lekcji w każdej porażce i przeszkodzie. Myślę o moich celach przez większość mojego czasu. Skupiam się na rozwiązaniu, zamiast na problemie.

Nie jestem ofiarą. Powstrzymuję się od narzekania, potępiania i krytykowania. Jeśli nie zadowala mnie sytuacja, podejmuje aktywne działania by ją zmienić. Nie obwiniam nikogo o nic.

Szanuję fakt, iż za każdą wartościową rzecz czy usługę należy zapłacić uczciwą, pełną cenę.

Nie staram się zdobywać czegoś za nic. Odmawiam przyjmować coś za nic i nie wspieram żadnej osoby, procesu czy polityki, która zakłada dawanie mi lub komukolwiek innemu czegoś, co nie powstało w wyniku ciężkiej pracy i poświęcenia.

Jestem szczęśliwą, uśmiechniętą osobą. Jestem wdzięczny za moje życie i jego sposobności. Wierzę,k że wszystko we wszechświecie spiskuje, by uczynić mnie szczęśliwszą, zdrowszą i lepiej prosperującą osobą.

Prezentuję postawę wdzięczności wobec każdego i wszystkiego co istnieje.

…………………………………

(Twoje imię tutaj)

Dziel się tym. Zamieść na swoim profilu w portalu społecznościowym, lub podaruj komuś, kogo bardzo cenisz.

[ wersja do druku ]

Odkryj lepszy sposób pracy – The Energy Project

Jakub Jóźwiak — Fri, 29 Apr 2011 14:29:52 +0000

Tony Schwartz to specjalista od efektywności – nauczył się być lepszym szefem dla samego siebie i zaleca skupienie się na tym co ważne, poprzez The Energy Project. A jest z czym pracować. Jak wskazują statystyki na stronie internetowej przedsięwzięcia, aż 72 procent ludzi ma problem ze skupieniem się na jednym, konkretnym zadaniu i wykonaniem go do końca…

Majowy numer prestiżowego magazynu Harvard Business Review w większości poświęcony jest efektywności – czołówka wydania wzywa do zajęcia się ważnymi sprawami („How to get more done„). Jak pokazują artykuły w majowym wydaniu, od momentu w którym karierę zaczynali m.in. Brian Tracy („Nie tłumacz się, działaj!„), David Allen („Getting Things Done„) czy Ken Blanchard („Jednominutowy menedżer„), zmieniło się jednocześnie wiele i niewiele. Zaczęliśmy dbać o to, by być bardziej produktywnymi, ale przestaliśmy odpoczywać.

W portalu polskiego Harvard Business Review znajdziemy artykuł Tony’ego Schwartza pt. 90-minutowy plan pozwalający zwiększyć własną efektywność, który jest syntezą strategii zarządzania czasem opisanej szczegółowo na stronie The Energy Project. Zdaniem Schwartza kluczem do efektywnego realizowania zadań i projektów jest wyznaczenie konkretnych ram czasowych i pełne skupienie.

Już niemal od dziesięciu lat każdy dzień pracy zaczynam od tego, że koncentruję się przez 90 minut na wybranym wcześniej zadaniu, ani na chwilę się od niego nie odrywając – co wieczór decyduję, które z listy czekających mnie nazajutrz zadań jest najważniejsze. Po 90 minutach robię sobie przerwę.

Praktyka ta świetnie sprawdza się wtedy, gdy mamy do czynienia z dużym projektem, jak napisanie pracy dyplomowej, stworzenie projektu architektonicznego czy napisanie książki. Właśnie przy pisaniu kolejnej już publikacji Tony stwierdził, że jego system pracy, polegający zwykle na całodziennym „byciu w pracy” był do niczego, bo wypełniony był tysiącem czynności, które oddalały od pożądanego rezultatu.

Sprawdzenie poczty email, odwiedziny na portalu społecznościowym, napisanie smsa do przyjaciela, rozmówki wielotematyczne z sąsiadem… wszystko to brzmi wspaniale, lecz gdy mamy coś do zrobienia, czas wykonania wydłuży się do nieskończoności.

Organizacja The Energy Project przebadała podejście do pracy 90 tysięcy osób, wyciągając możliwie najprostsze wnioski – tylko 20% z nas pracuje efektywnie, pozwalając sobie na rozdzielenie pracy, zabawy i nauki. Około 80% ludzi ma kłopot ze skupieniem się na jednej pracy lub po prostu na zrozumieniu procesu pracy – jesteś człowiekiem, nie komputerem.

To prawda. Już od lat 90 XX wieku skupiamy się na tym, by pracować jeszcze więcej, wrzucając do naszej szufladki pracownika coraz więcej zadań, projektów i planów. Kończymy zwykle na tym, iż to komputery, które nas otaczają pracują wydajnie a my… odchodzimy na rentę czy emeryturę jako zmęczeni, sfrustrowani weterani chaosu.

Przetrwanie w miejscu pracy nie może zależeć od tego, czy jeszcze coś zrobimy, oprócz tony zadań, ale czy potrafimy skupić się na najmniejszym choćby zadaniu, by wykonać je dobrze i bezstresowo. Zdaniem Tony’ego Schwartza kluczem do właściwego zarządzania czasem pracy jest szacunek do odpoczynku. Im więcej pracujemy, lub im częściej pracę przeplatamy różnymi drobnymi dodatkami, tym bardziej sfrustrowani jesteśmy nieosiąganiem pożądanych rezultatów.

Człowiek działa najskuteczniej, gdy różnicuje czas poświęcony na pracę i na zabawę czy naukę. Najlepiej, jeśli 90 minut poświęcimy na pracę, wyłączając telefon i unikając sprawdzania poczty itp. Potem zróbmy sobie przerwę, korzystajmy z odświeżającej siły sprawczej świeżego powietrza czy też poczytajmy gazetę. Zarządzanie Czasem to sztuka odpoczywania, nie harowania.

Czarna księga perswazji. Używaj NLP, by zdobyć wszystko, czego pragniesz

Jakub Jóźwiak — Tue, 26 Apr 2011 07:27:20 +0000

Szczerze powiem, że zainteresował mnie ten tytuł, sam przyznaj. Jest w nim coś, co wykracza poza przyjęte ramy. Czy dzięki NLP mogę naprawdę zdobyć wszystko, czego pragnę? Czy tylko tyle potrzeba, by osiągnąć sukces?

Już na początku coś nie gra, bo wydawca ostrzega przed zakupem: Wiedza zawarta w tej książce jest narzędziem niebezpiecznym, o bardzo dużym polu rażenia. Przedawkowanie i stosowanie wbrew zaleceniom może zagrażać Twojemu życiu lub zdrowiu! W sumie brakuje już tylko formuły znanej z reklam leków.

Książka ta polega przede wszystkim na wzorcach. Według autora, Rintu Basu, jesteś w stanie dokonać miażdżącej zmiany w swoim życiu, jeśli tylko zaaplikujesz podane wzorce do określonych sytuacji. NLP z pewnością jest zbiorem potężnych narzędzi, lecz ich siła najbardziej zależy od tego, jak chcesz ich użyć.

Istota rzeczy, narzędzia i strategie, których nauczy Cię ta księga, są przekazywane w taki sposób, że świadomie zdobywana wiedza i nieświadomie nabywane przez Ciebie umiejętności będą się harmonijnie rozwijać od pierwszych stron lektury. Zostań tajemnym mistrzem perswazji na własnych warunkach — siedząc wygodnie w domu i ucząc się o dowolnie wybranej porze.

Zastanawiające jest, że książka opiera się na… perswazyjnych wzorcach językowych, by dotrzeć do swoich odbiorców. Poznajesz wzorce tak efektywnie jak tylko możesz, dlatego, iż to książka już Cię ustawia pod ich kątem, dając Ci namiastkę nowego języka, którym będziesz się posługiwać.

Mniej więcej w 3/4 książki autor prezentuje sedno sprawy – przejście od podanych konstrukcji do użycia ich w normalnej konwersacji, wszak najlepszy krasomówcy musi kiedyś przestać gadać do lustra. Jest to odpowiednia publikacja dla osób, które nie chcą, lub nie mogą, odbyć treningu hipnozy czy też praktyka NLP, a chcą świadomie wpływać na innych, oferując im bardziej wyraziste doświadczenie.

[ ZAMÓW KSIĄŻKĘ ] – [ DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ ]

Podejmowanie Decyzji – wprowadzenie

Jakub Jóźwiak — Sun, 24 Apr 2011 21:04:22 +0000

Anthony Robbins na jednym ze swoich seminariów powiedział kiedyś:

Bóg w swojej nieskończonej mądrości dał nam dwie siły, które oddziałują na nas przez całe życie. Dał nam pewność, byśmy wiedzieli co zrobić, gdy coś nam zagraża. Ale ten sam bóg, w swojej nieskończonej mądrości, dał nam także drugą siłę: niepewność, by osłodzić nam wysiłek poszukiwania właściwej drogi.

Podejmowanie decyzji, jako zagadnienie interdyscyplinarne dotyczy nas z wielu powodów. Czy chodzi o edukację, czy o nową pracę, o miłość na całe życie, o strategię inwestowania… przykładów można by wyliczać bez końca. Z tego względu, sztuka właściwego podejmowania decyzji jest zarówno pożądana, jak i nieosiągalna, bo ideał oznaczałby całkowite proroctwo.

Proste decyzje wymagają najczęściej krótkiego i konkretnego procesu podejmowania decyzji. Prosta sprawa. Jednak istnieje wiele wyborów, które od decydenta wymagają nieco więcej, niż tylko umysłowej sprawności. Trudne decyzje mają w sobie zwykle takie cechy, jak:

niepewność (nie potrafisz przewidzieć choćby finalnego efektu Twoich decyzji)
złożoność (istnieje wiele dróg, metod i narzędzi, a także zaangażowanych osób)
wysokie ryzyko (istnieje możliwość, że coś pójdzie nie po Twojej myśli)
alternatywne warianty (zawsze możesz podjąć inne zasoby, wykorzystać inne metody)
wątki interpersonalne (nie da się przewidzieć wszystkich ludzkich zachowań)

Z tego względu podejmowanie decyzji w przypadku skomplikowanych przykładów to praca systemowa, do której najlepiej opracować szczegółowy plan procesu. W wielkich korporacjach, takich jak Coca Cola, McDonalds czy British Airways podejmowanie decyzji jest już kwestią tradycji, lecz nadal projekty marketingowe czy wdrożenia zakładają ogromne nakłady twórcze wielu zespołów.

Na potrzeby Twoich mikro-decyzji, choć z pewnością ważnych z Twojego punktu widzenia, chciałbym zaprezentować Ci ścieżkę procesu podejmowania decyzji, która pomogła już wielu ludziom i może pomóc także Tobie, jeśli dostosujesz ją do swoich wymagań i sytuacji problemowych.

Przede wszystkim badamy tutaj podejście do podejmowania decyzji, co już samo w sobie jest dość prorocze. Aby osiągnąć sukces musisz jednak po trosze stać się wizjonerem, by przewidzieć pewne efekty działań Twoich, lub Twojej firmy. To trochę jak z planowaniem ślubu, jeśli wypiszesz na kartce wszystkich swoich znajomych i rodzinę, istnieje prawdopodobieństwo, że nikogo nie pominiesz przy wypisywaniu zaproszeń.

PROCES

Zacznijmy od spisu treści. Zorganizowany proces podejmowania decyzji posiada w sobie 6 kroków:

Stwórz kreatywne środowisko.
Wykreuj dobre alternatywy.
Zbadaj te alternatywy.
Wybierz najlepszą z opcji.
Sprawdź swój wybór.
Zakomunikuj swój wybór i podejmij działania.

Wszystko jasne? Opiszę tak dla pewności każdy z tych kroków bardziej szczegółowo.

STWÓRZ KREATYWNE ŚRODOWISKO

Określ cel.

Musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz, by tam dojść. Określ dokładnie swoje zamiary, zapisz cechy pożądanej sytuacji i wskaż, co zyskujesz, osiągając upragnione zwycięstwo.

Określ sposób wdrożenia.

To, w jaki sposób chcesz osiągnąć cel, może znacząco wpłynąć na cały proces decyzyjny. Wyraxnie nakreśl sposób wdrożenia swoich planów.

Szefuj, ale nie wskazuj.

Stwórz zgrany zespół. Zapraszaj do dyskusji i aktywnie słuchaj swoich rozmówców, ale nie pozwalaj na początkową jednomyślność. Zwykle potrzeba kilku chwil, by mózg logicznie przeanalizował wszystkie propozycje.

Zadawaj pytania otwarte, kieruj na cel.

Pamiętaj o tym, że tworzenie grupy decydentów ma swoje plusy i minusy. Możesz zostać jednorodnym organizmem decyzyjnym, lecz włączając innych do dyskusji możesz rozwinąć skrzydła i otrzymać ciekawe informacje zwrotne.

WYKREUJ DOBRE ALTERNATYWY

Dlaczego wspominam tutaj o kreowaniu? Bo to esencja planowania. Nigdy nie wiesz, jak Twoje plany i marzenia zadziałają w rzeczywistości, gdyż ustalasz je zanim to się stanie. Jesteś prorokiem i tylko abstrakcyjnie możesz określać kształty, kolory, wielkości, sumy itp.

Użyj własnej i grupowej kreatywności. Doprowadź do burzy mózgów lub burzy myśli. Pamiętaj, dopiero dwudziesta propozycja wskazuje na różnorodność opcji, a czasem nawet i więcej.

Jeśli trzeba, dziel swoją drużynę na mniejsze grupy, pozwól, by zespoły 2-3 osobowe uzgodniły choć jeden element procesu i przedstawiły swoje propozycje.

Ciekawym sposobem kreowania alternatyw jest przeramowanie treści i przeramowanie kontekstu. Aby przeramować treść, wystarczy, że w warunki (środowisko) pracy wrzucisz całkowicie inny projekt, lub zaproponujesz dane, które mogą nawet wydawać się absurdalne. Pracując nad abstrakcją często łatwiej jest odsunąć subiektywne ograniczenia.

Przeramowanie kontekstu polega na tym, iż do aktualnych informacji zmieniasz np. cel, lub specyfikę zadania. Opracowując plan zabudowy kuchni możesz wskazać, iż kuchnia będzie w garażu, dlatego inaczej rozplanujesz położenie mebli. Sprawdź tę metodę, pozwala zupełnie inaczej spojrzeć na utarty schemat.

ZBADAJ ALTERNATYWY

Aby przeanalizować warianty decyzyjne możesz np. użyć macierzy, w której swobodnie określisz, np. w sposób procentowy, korzyść z każdej decyzji dla Ciebie lub Twojej organizacji. Zarządzanie wariantami w sposób przestrzenny zwraca uwagę na możliwość ich „kształtowania i dopasowywania”.

Możesz także użyć metody Sześciu Myślących Kapeluszy (E. de Bono). Jeśli pamiętasz opisywane przeze mnie przeramowanie treści i kontekstu, tutaj masz podobną sytuację, gdy przeramowujesz twórcę, czyli siebie. Załóż po kolei każdy z poniższych kapeluszy:

Biały – przeanalizuj swoje zasoby, doświadczenie, wiedzę, którą posiadasz. Dowiedz się, co możesz najlepszego wyciągnąć z przeszłości Twojej lub Twojej firmy/marki.
Czerwony – wciel się w rolę krytykującego. Zwymyślaj błędy i niedopatrzenia – wyszukaj luk i niedopowiedzeń. Zastanów się, do czego mógłby się przyczepić ktoś z kontroli.
Czarny – zakładając czarny kapelusz przemyśl możliwe, czarne scenariusze. A co jeśli nie wyjdzie? Co złego może się stać, które z wariantów zakładają wysokie ryzyko, lub duże straty?
Żółty – tutaj wskaż dobre, pozytywne aspekty wszystkich wariantów. Wykaż, co dobrego może się stać, gdy podejmiesz jedną lub drugą decyzję, na jaki sukces możesz liczyć?
Zielony – zakładając zielony kapelusz stajesz się myślicielem. Wymyślaj, baw się abstrakcją i próbuj – wszystkie chwyty dozwolone, byle do celu. Obudź swoją kreatywność.
Niebieski – znajdź awaryjne rozwiązanie, pomyśl nad strategią ratunkową dla swoich decyzji. Czy uda się znaleźć środki, ludzi czy narzędzia do uratowania sytuacji?

Dokładnie przemyśl listę wariantów. Jeśli wymaga tego proces, zapytaj innych o radę – najlepiej, jeśli to jest ktoś, z kim zwykle różnisz się zdaniem. Szanuj inne spojrzenia, gdyż są równie istotne.

WYBIERZ NAJLEPSZĄ Z OPCJI

Dokonaj wstępnego wyboru. Wstaw swoje propozycje w tabelę i dokonaj analizy według np. pięciu czynników, które z punktu widzenia decyzji są najważniejsze. Jeśli planujesz remont kuchni, to wybrane możliwości przeanalizuj pod kątem kosztów, czasu, możliwości, wymaganych przeróbek, czy wymiany sprzętu. Za każdy spełniony warunek dawaj punkt (lub np. 10 punktów, gwiazdkę itp.).

Może Ci pomóc także metoda algorytmu. Do każdej propozycji zadaj sześć pytań, na które można odpowiedzieć tylko TAK/NIE. Specyfika ćwiczenia polega na tym, iż starasz się logicznie uzasadnić branie pod uwagę danej alternatywy.

SPRAWDŹ SWÓJ WYBÓR

Stwórz hipotetyczną sytuację, w której dokonujesz jednej decyzji. Wciel się w rolę kreatora sytuacji, według różnych scenariuszy. Jeśli trzeba, uodpornij swój wybór na czynniki zewnętrzne. Zaoferuj także marginalne zasoby, które mogłyby się przydać w czasie kryzysu.

Jeśli pracujesz w zespole, poproś o zbiorową naradę nad wypracowanym wariantem. Ostateczne komentarze mogą jeszcze wskazać niedociągnięcia, pominięte we wcześniejszych fazach.

ZAKOMUNIKUJ I DZIAŁAJ!

Twój wybór może dotyczyć ludzi, więc poinformuj ich, gdy wprowadzasz nowe zasady, czy metody. To właśnie ludzie są najważniejszym odbiorcą Twoich decyzji, więc musisz przede wszystkim zwrócić uwagę na właściwą komunikację. Często pomija się ten fakt, porównując relacje decydent-zespół, do decydent-odbiorcy, gdzie zapomina się o demokracji. Szefowanie dobrze wygląda w zespole, jednak bycie autokratycznym i posępnym dla zainteresowanych Twoimi decyzjami może źle wpłynąć na Twoją reputację w organizacji.

Teraz pozostaje tylko działać. Podjęta decyzja jest już w ruchu. Teraz czas na pracę i kolejne decyzje. Mam nadzieję, że za pomocą tego krótkiego poradnika wyjaśniłem, na czym polega systemowe podejście do podejmowania decyzji, lecz uwierz, jest to tylko skrótowy (bardzo) opis rzeczywistości. Zwykle, w wielkich kompaniach, sprawa jest o wiele trudniejsza.