Een eerste aanzet wellicht naar meer. Heb je hogere verwachtingen of vereisten, dan biedt de Google Apps Marketplace wellicht een oplossing voor gedeelde contacten of een volwaardige CRM.

Een extraatje werd gisteren aangekondigd: het tonen van de contactinfo in Gmail bij het opzoeken van een emailadres.

Handig want het bespaart je een paar klikken om informatie op te zoeken in je adresboek.

Trouwens nog een handigheidje en tip van de dag: als je aangemeld bent en de URL ‘http://contacts.google.com‘ invoert, kom je meteen bij je contacten terecht.

Stukken makkelijker dan de URL die Google opgeeft in de Google Apps Dashboard.

Ook tijdens onze presentatie op Edubit hebben we ze gezien. Goedmenende ICT-coordinatoren en leraren die vaak roepen in de woestijn en er alleen voor staan in hun queeste om technologie een basisonderdeel van het lesgeven te laten worden.

In de media wordt de gedachtenwisseling over de noodzaak tot een vernieuwd educatief project herleid tot een discussie over de verplichting om ouders te verplichten iPads of netbooks te laten kopen.

Is het hoogmoed of overschatting dat we blijven uitbazuinen dat het Vlaamse onderwijs tot de beste in de wereld behoort en op hetzelfde ogenblik lezen dat in Thailand 930.000 tablets zullen worden aangekocht door het Ministerie van Onderwijs? Kunnen initiatieven zoals de Belgische startup Tabbled een beweging opgang brengen?

Het meest courante gebruikersscenario is ongetwijfeld dat je een mail ontvangt met een of meerdere bijlagen die je wil bewaren (en vervolgens wil delen ) via Google Drive. Mits de juiste instellingen van de desktop Google Drive-applicatie heb je meteen ook een lokale kopie staan op je computer.

Onmogelijk? Hoeft niet mits gebruik van het Zwitsers zakmes van Google Apps: Google App Script.

De jongens van Labnol.org waren ons voor. Dit handige script, netjes verpakt in een Google Spreadsheet, kopieert de bijlages van die berichten die je in Gmail van een label GoogleDrive meegaf naar de verzameling Gmail in Google Drive.

Een kopieetje van de Google Spreadsheet bewaren en de vereiste authorisaties uitvoeren en je kan aan de slag. Vind je een bijlage in je mail die je in Google Drive wil zien verschijnen, voeg het label ‘GoogleDrive’ toe en het script kopieert het naar Google Drive.

Voor minder dan 50 Euro per jaar biedt Google de mogelijkheid om de opslagruimte van vijf gigabyte te vergroten naar 20 gigabyte voor bedrijven en zelf tot 100 GB voor particulieren. Per bedrijf zal er een maximum aantal van 800 gebruikers gehanteerd worden. Bedrijven met meer werknemers kunnen vooralsnog geen gebruik maken van Drive.

Via de dienst kunnen gebruikers bestanden zoals foto’s, video’s en documenten opslaan maar ook delen met andere. Met de opslagdienst gaat Google de concurrentie aan met vergelijkbare diensten zoals Dropbox, Boxnet en Microsoft’s SkyDrive.

Zoals gebruikers van Google gewend zijn zal ook deze dienst geïntegreerd worden met verschillende andere producten van Google. Zo is er nu reeds een Android-applicatie beschikbaar, een vergelijkbare app voor iOS zal snel volgen. De dienst zal daarnaast ook gekoppeld worden aan Gmail, Google+ en Google Docs.

Gij zult uw mail slechts drie keer dag controleren.
Studies hebben aangetoond dat na een werkonderbreking van zelfs amper een paar minuten het vijftien minuten duurt eer je echt de draad kan heroppakken. Notificaties bij nieuwe berichten onderbreken je concentratie. Schakel ze uit en controleer op gezette tijden je mail.
Pas desnoods je voettekst onder je uitgaande mail aan naar “Ik controleer mijn inbox driemaal per dag. Voor dringende gevallen bel me op …”

Gij zult uw Inbox leeg houden.
Een lege Inbox zorgt voor een goed gevoel. Gebruik de ‘twee minuten’-regel: kan ik de mail niet afhandelen in minder dan twee minuten, dan klasseer ik ze en verwijder ze uit mijn Inbox.

Gij zult niet iedereen in cc: plaatsen.
“Je weet het toch? Je stond in cc:”. Is iemand in cc: plaatsen echt nodig, of een (beredeneerde) manier om straks verantwoordelijkheden af te schuiven?

Gij zult u uitschrijven voor nodeloze nieuwsbrieven.
Geen interesse meer in bepaalde nieuwsbrieven? Onderaan de meeste nieuwsbrieven vind je meestal de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Gij zult niet ‘reply to all’ gebruiken.
Bedenk of het voor de ontvangers of je antwoord wel relevant is. Een variante op het bijbelse “Gij zult anderen niet aandoen, wat gij niet wilt, dat zij u zouden doen.”

Gij zult uw korte mails schrijven.
Lange mailberichten worden niet echt gelezen, maar eerder gescand door de ontvanger. Probeer je boodschap te condenseren tot het allernoodzakelijkste. Misschien extreem, maar sommigen proberen mails te reduceren tot vijf zinnen.

Gij zult relevante onderwerpregels schrijven.
Nog een bron van ergernis: een onderwerpregel die niet of nauwelijks overeenstemt met de inhoud van de mail. Stel je een krant voor met artikels die grondig afwijken van de koppen. Hoelang blijf je ze lezen?

Gij zult het forwarden beperken.
Of de ‘forward’-spaghetti. Sommige ontvangers verdienen een prijs voor geduld en doorzettingsvermogen dat ze de moed aan de dag brengen om het hoe en waarom van dit soort mails te ontrafelen.

Gij zult de telefoon ook nemen.
Voor complexe of dringende vragen, gebruik de telefoon.

Gij zult uw gezond verstand gebruiken.
Voor zichzelf sprekend, niet?

Meer weten over hoe efficienter met mail om te gaan? Bekijk onze screencast.

Als Google Apps Enterprise Partner & reseller worden we soms geconfronteerd met (potentiële) klanten die een bewuste keuze willen/moeten maken tussen Google Apps for Business en Microsoft Office 365. Belangrijk om weten is dat Google Mail nooit geprobeerd heeft om Microsoft Outlook te copiëren.

Traditionele IT partners, die de voorbije decennia altijd hebben ingezet op de verkoop van Microsoft producten, blijven vooral ook hier en nu zich zondigen aan de ondoorzichtige en agressieve licentie-politiek die Microsoft voert.

Eerst en vooral, de prijszetting van Google en Microsoft verschillen. Als bedrijf heb je bij Microsoft keuze uit maar liefst 7 verschillende tarieven opgedeeld in verschillende niveaus gaande van €5,25 tot €25,50 per gebruiker per maand. Google daarentegen hanteert één standaard prijs van €4 per gebruiker per maand (deze prijs bleef de voorbije jaren ongewijzigd) voor alle diensten.

Google Apps bestaat sinds 2006 terwijl Microsoft pas in juli 2011 Office 365 lanceerde. Google Apps geeft gebruikers toegang tot Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Sites, Google Groups, Google Video, Google+, Google Cloud Connect en vele andere diensten via een eigen domein. Er bestaan verschillende varianten van Google Apps voor bedrijven, scholen, overheid en non-profit organisaties. Microsoft Office 365, ontwikkeld om problemen op te lossen van zijn voorganger, Microsoft BPOS (2009), biedt toegang tot Microsoft Web Apps, Exchange, Sharepoint en Lync.

We leven vandaag in een andere wereld:

• Digitale informatie komt steeds meer en sneller op ons af
• We werken steeds meer in teamverband en dit zowel binnen als buiten het bedrijf
• Mensen willen en moeten thuis kunnen werken, of onderweg
• Bovendien liefst allemaal in realtime
• Consumenten devices zoals de ipad en andere smartphones dringen het bedrijfsleven binnen en men verwacht ook hierop zijn of haar mail te kunnen lezen, informatie te raadplegen.

Google heeft haar produkten ontworpen met dit soort uitdagingen in gedachten. Logisch en evident dus dat er geen gelijkenis is met Microsoft.

Na vorig jaar de knuppel in het hoenderhok te hebben gegooid met de openingszin “Doden scholen creativiteit?”, gaan we het dit keer over een andere boeg gooien.

“Zou Thomas Edison Google Apps gebruikt hebben?”
Als je even je ogen sluit en je gevraagd wordt om een beeld te scheppen van een uitvinder aan het werk, wat stel je je dan voor? Wellicht een oudere man in een laboratoriumjas die op zijn eentje uren zaken met wisselend succes uitprobeert.

Helaas is je perceptie verkeerd. Uit studies blijkt dat creatief bezig zijn en innoveren eerder een groepsproces is.

Thomas Edison registreerde niet alleen 1.093 patenten op zijn naam, is vooral gekend voor zijn uitvinding van de fonograaf en de elektrische lamp, maar deed ooit de gevleugelde uitspraak: “Ik heb niet gefaald. Ik heb 10.000 manieren ontdekt die niet werken.”

Wat weinigen weten is dat Thomas Edison altijd verder borduurde op het onderzoekswerk dat actueel was en dat hij een volwaardig team had, de “Muckers”. Samenwerken, o.a. ideeën met zijn team aftoetsen, halve oplossingen van anderen samenbrengen tot een nieuw idee, dat maakte Edison uiteindelijk een succesvol uitvinder.

In het bedrijfsleven vandaag wordt voor Google Apps gekozen om teams efficiënter, locatie- en toestel-onafhankelijk te laten communiceren en samenwerken. Mocht Edison vandaag nog werken dan zou hij wellicht Google Apps gebruiken met zijn team.

En het onderwijs?
Op school wordt ‘samenwerken’ als valsspelen beschouwd en worden leerlingen hiervoor bestraft. In het bedrijfsleven moeten ze dit afleren en opnieuw leren samenwerken.

Onze Google Apps for EDU-sessie zal dit verhaal als rode draad meekrijgen.
Ben je actief in het onderwijs in Vlaanderen of Nederland en heb je interesse in wat Google Apps for EDU zou kunnen betekenen, schrijf je dan in voor de Edubit-studiedag op 3 mei.

Ik maakte het deze week nog mee met mijn zeventienjarige dochter die een nieuwe kleerkast wilde. Ik kreeg in de loop van de week een aantal links doorgezonden van haar. Links die verwezen naar modellen, met prijzen, van kasten die ze leuk vond. Op zaterdag bezocht ik met haar twee winkels die in haar shortlist overbleven.
Leuk voor mannen die meestal winkelen haten: het ging bijzonder snel. Winkel binnen, mogelijke keuze bekijken, Ja, neen, klaar… kast gekocht.

Slechts één voorbeeld van hoe het internet een impact heeft op retail.

Ongetwijfeld nog belangrijker is het toenemend belang van communicatie en samenwerken tussen de winkels en de hoofdzetel. Iets waar Google Apps o.i. een enorme meerwaarde kan betekenen.
Enkele suggesties?

Voor de vuist weg zien we een aantal mogelijkheden hoe Google Apps in retail kan ingezet worden:

Communicatie van de zetel naar de winkels
Startdagen van promoties, details van promoties, nieuwe beleidsregels, etc. Slechts een beperkte greep uit de soorten berichten die noodzakelijk zijn voor personeel en het management van winkels.
Een van de redenen waarom retailer Leroy Merlin Spanje 8.000 medewerkers overschakelde op Google Apps.

Met Google Sites, Google Docs, Google Groups en Gmail wordt het bijzonder makkelijk om iedereen op de hoogte te houden.

Het belang van de brand
Winkelketens hechten veel belang aan hun ‘brand’. Ook sommige leveranciers eisen dat hun goederen volgens hun instructies worden opgesteld in de winkels.

Vaak worden medewerkers op pad gezet om na te gaan of alles opgesteld staat volgens de instructies.
Waarom niet foto’s inzamelen via een smartphone en op die manier feedback geven naar het winkelmanagement?
Of een Google Site opmaken met een multimedia weergave via Youtube van hoe het verwachte eindresultaat eruit zou moeten zien?

Statistieken over de winkels
Niet bij alle retailers zijn hun kassa’s online gekoppeld zodat de verkoopsresultaten onmiddellijk beschikbaar zijn na sluitingstijd.

Bij vele retailers worden verkoopcijfers via email, telefoon of SMS nog aan de zetel bezorgd.
Een eenvoudige Google Form die wordt ingevuld en die de resultaten opslaat in een Google Spreadsheet laat toe onmiddellijk een beter zicht te krijgen op de cijfers.

Personeelsplanning
Google Calendar en Google App Script zijn de ultieme tools om winkels te wapenen tegen de choas die planning vaak inhoudt.
Plannen welke (deeltijdse) medewerker wanneer werkt en ze tijdig verwittigen is voor vele shopmanagers een labeur.
De scripting-mogelijkheden binnen Google Apps laten toe om de resultaten van een planningrekenblad door te voeren naar de agenda’s van de individuele medewerkers.

Medewerkers kunnen thuis of via hun smartphone steeds hun agenda of een winkelagenda bekijken.

Kennisbeheer en opleiding
Op de hoogte blijven van bepaalde producten of hoe ze te gebruiken?
Ook hier kan Google Sites, eventueel gecombineerd met Google Video of Youtube, een antwoord bieden. Wanneer en waar het hen past kunnen medewerkers hun kennis bijspijkeren.

Dit is slechts een beperkte greep uit de mogelijkheden. We hebben het dan nog niet gehad over de vermindering van de uitbatingskosten door geen Office-licenties voor de winkels te hoeven aanschaffen, een centraal beheer van Chromebooks voor de winkel, het gebruik van tablets in de winkels om klanten meer en betere informatie te verstrekken, etc.

Heb je interesse om meer te weten hoe Google Apps voor jouw retailbedrijf de ideale keuze vormt? Contacteer ons voor een gesprek.

Ijverige hobby-programmeurs, maar ook Google zelf, hebben inmiddels een vrij behoorlijk aantal extensies aangemaakt voor Chrome.

Sommige van deze extensies lossen een acuut probleem op. Anderen zijn gewoon links een naar online werkomgeving.

Welke extensies wij gebruiken en waarom? Een beperkte greep.

Chrome Remote Desktop BETA
Eén van onze favorieten. Natuurlijk kan je Teamviewer of NTRSupport gebruiken om op afstand het beheer te doen van een computer. Maar vaak is het al een hele klus om de gebruiker diets te maken hoe deze tools te installeren. Chrome Remote Desktop laat je toe een computer over te nemen of een scherm te delen. Makkelijk.

Chromodoro
Chromodoro is een leuke uitbreiding als je een aanhanger bent van de Pomodoro-techniek. Heel kort samengevat, je deelt je bezigheden in in blokken van 25 min. Na 25 minuten doe je 5 minuten iets anders. Een kwestie van geconcentreerd te blijven. Chromodoro is een handige timer hiervoor.

KB SSL Enforcer
Browsen via SSL (secure socket layer) is aangeraden als je gebruikmaakt van een publieke wifi, zoals bvb. in een koffieshop of co-working omgeving. Deze extensie detecteert of er voor de site die je bezoekt een beveiligde versie bestaat en schakelt je door.

Prevent Duplicate Tabs
Een bron van ergenis voor vele Google Apps-gebruikers: een moeras aan tabs die elk opnieuw verwijzen naar GMail, Google Calendar of Google Docs. Bij het aanklikken van een link controleert Prevent Duplicate Tabs of er al een gelijkaardige tab openstaat en zorgt ervoor dat er per applicatie slechts een tab openblijft. Bijzonder handig.

goo.gl URL Shortener
Een Google Doc delen via een link gebeurt steeds via een ultralange link. In sommmige email-clients worden de links “afgehakt” en werkt de link hierdoor niet. Vervelend. De goo.gl URL Shortener verkort lange URL’s. Nog een extraatje: je kan achteraf te zien krijgen of er effectief op de link werd geklikt. Je kan ook een QR-code aanmaken van je URL en die in presentatie plakken zodat mobiele gebruikers in de zaal onmiddellijk kunnen je link kunnen volgen via hun smartphone.

View Thru
Ontvang je een verkorte URL? Vooraleer ze aan te klikken kan het handig zijn te weten welke link ze precies bevat. View Thru toont de verwijzing in de verkorte link.

De Chrome-webstore bevat nog honderden handige, nuttige extensies.

Welke extensies gebruik jij nog?

Maar is gletjser-achtige verbetering een vloek of een zegen?

De mening van doorsnee-gebruikers
Tijdens de Business Discovery Days bij een grotere onderneming die Google Apps overweegt, stelden we stoutweg de vraag aan eindgebruikers: “Wat zou je liever hebben? Ononderbroken verbeteringen zoals met Google Apps of grote verbeteringen, typisch om de drie jaar, zoals bij Office?”.

95% van de geïnterviewde werknemers gaf de voorkeur aan ononderbroken verbetering. Waarom?

Mensen houden niet van verandering. Daar hebben we al genoeg over geschreven in deze blog. Maar ook de consumentensoftware die ze vandaag privé gebruiken, denk bvb. aan Facebook, verandert steeds in kleine stapjes.

De voordelen van ononderbroken verbetering: de zegen
Verbetering zonder meerprijs.
In 2007 kostte Google Apps evenveel als nu, maar je had  slechts drie applicaties: Gmail, Google Calendar en Google Docs. Vandaag tegen dezelfde prijs is de lijst te lang om op te noemen.

Geen personeelskost.
Wanneer een nieuwe feature wordt uitgerold, wordt dit gedaan door een team van Google experts. De lokale beheerder moet geen tijd spenderen aan het installeren van patches of nieuwe software op iedere computer.

Voordeel uit de nieuwste technologie.
Regelmatige releases zorgen ervoor dat Google de nieuwste technologie zoals bvb. HTML5 of VoIP, quasi onmiddellijk kan gebruiken. Moderne browsers die HTML5 ondersteunen kunnen nieuwe mogelijkheden zoals “sleur en pleur”, Nederlandse slang voor “drag and drop”, direct gebruiken.

Inspelen op concrete gebruikersbehoeften.
Google gaat er prat op dat 1% van haar miljoenen gebruikers gebruikt wordt om nieuwe features en verbeteringen te laten uitproberen. Via A/B testen leert men hoe aanpassingen door gebruikers worden gewaardeerd (of juist niet).

De big bang is eenmalig.
Overstappen op Google Apps vergt aanpassing. Mits de juiste voorbereiding en verandermanagement een proces die enkele weken duurt maar… eenmalig. Opleidingen en aandacht voor verandermanagement dient voornamelijk om gebruikers vertrouwen te geven in de overstap. Nieuwe medewerkers lopen vanaf dag 1 mee.

De andere kant: de vloek
Het aanpassen van opleidingsmateriaal.
Je blijft wel bezig. Video’s of cursussen met screenshots blijken snel verouderd. Google past haar informatie op het web aan, maar sommige gebruikers houden nog steeds van een gedrukte cursus.

Meer emails van IT.
Google Apps gebruikers die de “scheduled release” cyclus volgen hebben meestal een paar weken tijd voor de effectieve uitrol van nieuwe mogelijkheden. De IT-afdeling kan de tussentijd gebruiken om trainingmateriaal aan te passen en gebruikers op de hoogte te brengen van de nakende verbeteringen. Je moet natuurlijk wel dit proces inrichten.

Niet vertrouwd zijn met nieuwe mogelijkheden en verwarde gebruikers.
Als organisaties onvoldoende of onjuist communiceren en nalaten eventueel medewerkers op te leiden in het gebruik van nieuwigheden, bestaat de kans de features niet of “ondergebruikt” worden. Gebruikers kunnen ze per toeval ontdekken of verward raken door wijzigingen aan bvb. de user interface.
Als de helpdesk niet in de communicatiestroom wordt meegenomen kunnen ze gebruikers verkeerde informatie verstrekken.

Wat kan je doen om bij te blijven?
De Google “What’s New Calendar” geeft aan wanneer welke updates effectief worden.

Google Apps beheerders kunnen kiezen uit de Scheduled Release versus Rapid Release Schedule. In de Rapid Release worden features onmiddellijk beschikbaar. Dezelfde features in de Scheduled Release volgen meestal een paar weken later.

Tip: Zet twee Google Apps domeinen op: 
Eén in Rapid Release met een beperkt aantal IT-mensen of trainers en één domein waar alle effectieve gebruikers van uw organisatie zijn in ondergebracht. Het Rapid Release domein kan je gebruiken om vertrouwd te raken met nieuwigheden, maar ook eventueel voor het testen van Google Apps Scripts of applicaties uit de Google Marketplace.