Een snelle Google-zoektocht zal je leren dat het internet zoals we het vandaag kennen, een militaire oorsprong heeft en bedoeld was om een atoomaanval te overleven. Zelfs als delen van het netwerk zwaar beschadigd of compleet verdwenen zouden zijn. In lekentaal komt het er op neer dat pakketjes informatie over wisselende routes reizen. Voor bepaalde diensten, o.a. email, is het zodanig uitgedacht dat servers tijdelijk informatie kunnen bewaren tot de volgende server op de route opnieuw beschikbaar komt.

SMTP, of opnieuw in lekentaal, de service die gebruikt wordt voor het verzenden van mailberichten kent geen afleveringsgarantie. Je zou bijna kunnen zeggen dat je een bericht de wijde wereld inzendt en enkel kan hopen dat het uiteindelijk zijn bestemming bereikt. Onderweg kan er een en ander verkeerd lopen waardoor het bericht nooit afgeleverd wordt.

In de meeste gevallen komt het bericht toch na luttele seconden bij de ontvanger terecht. Maar hoe kan ik uitpluizen hoelang een bericht onderweg was?

Ieder bericht bevat informatie die meestal netjes door je mail-client verborgen gehouden wordt: de header informatie. In de header vind je de route terug met verwijzing naar de servers, hun IP-adres en het tijdstip van de tussenstop. De route hoor je van onder naar boven te lezen. Soms vind je er ook nog extra informatie in zoals hoe het bericht door je spamfilter werd behandeld en met welke client-software het bericht werd aangemaakt.

Uitpluizen hoelang het bericht onderweg was is geen makkelijke klus. In de meeste gevallen verwijzen de tijden naar lokale tijden gebruikt door de respectievelijke servers. Je bent dus best een expert in wereldwijde tijdzones en de conversie ertussen.

Nochtans biedt Google een tool aan die de header informatie analyseert. Je vindt deze tool hier. Helaas is het een eerder ‘droge’ opsomming van data.

MX Toolbox biedt een beter hulpmiddel aan die niet alleen de ‘droge’ informatie geeft, maar ook een grafisch overzicht van de tussenstations en de tijd ertussen.

Waarom ik Google Drive sync verwijderde van mijn laptop?

De voorbije jaren zijn twee laptops van me gestolen. De wetenschap dat je laptop ergens “in de wijde wereld” vertoeft bij mensen met frisse of minder frisse ideëen, bezorgt je een onfris gevoel. Een gevoel van een inbreuk op je privacy ondanks het feit dat er geen vertrouwelijke informatie op stond.

Het probleem met Google Drive sync is dat ieder document die je aanmaakt in Drive gesynchroniseerd wordt, behalve indien het document verplaatst naar een map die je expliciet aanduidt om niet gesynchroniseerd te worden. Gezien ik amper mappen gebruik in Google Drive –Google is gekend voor zoeken, juist– heb ik een paar duizend document in de root van Google Drive staan.

Helaas is er geen mogelijkheid in de synchronisatie-applicatie om aan te geven dat je de root NIET wil synchroniseren. En ik heb echt geen zin om door al mijn documenten in de root te ploegen om te vergewissen of het al dan niet over een vertrouwelijk document gaat.

Dat is de reden waarom de Google Drive sync-tool richting prullemand verhuisde en ik enkel documenten online beheer.

Ik geef toe, als Google Apps resellers gebruiken we bijna niks anders dan de browser. Overstappen naar ChromeOS verliep dan ook zonder problemen. De synchronisatie binnen Chrome zorgt er immers voor dat alle extensies, apps en andere instellingen van mijn Macbook Air klaarstonden op mijn Chromebook. Inloggen met mijn Google Apps account volstond.

Tijdens de loop van de week merkte ik al op dat het combo iPhone/iPad vervangen door Samsung Nexus/Nexus 7 zonder enige problemen verliep. Ok, je kan discussiëren over de schermgrootte van de Nexus 7, maar blijkbaar verkoopt ondertussen de iPad Mini veel beter precies door zijn kleinere afmetingen.

Uitsluitend de Chromebook gebruiken bleek een te moeilijke opgave voor mijn ‘gewone’ werkweek. In een wereld van videoprojectoren voorzien van een VGA-aansluiting zorgde de Chromebook, met uitsluitend een HDMI-uitgang, voor hoofdbrekens. Na een paar elektrozaken te hebben bezocht, vruchteloos Amazon afgeschuimd te hebben, stelde ik vrij snel vast dat het niet zomaar om een kabeltje gaat. Een aantal presentaties bij klanten, en met hun materiaal, moest ik dan ook noodgedwongen doen met een toestel voorzien van een appel-logootje.

In die situaties waar de Chromebook wél kon gebruikt worden, heb ik toch een aantal dingen geleerd:

• kwaliteitsverschil trackpad: de Chromebook trackpad is zeker niet minderwaardig, maar het werkt net iets prettiger met een USB-muis.
• schermgrootte: veel Air-kopers twijfelen tussen de aankoop van een 11.6 of 13 inch scherm. Mocht ik ooit een aankoop overwegen van een nieuwe Macbook Air, dan zou ik eerder voor het kleinste toestel gaan. Bij mobiel gebruik werkt het kleiner scherm best prettig. Op kantoor is een extern toetsenbord en apart scherm sowieso aan te raden.
• 3G voorziening: wisselen tussen wifi en 3G op de Chromebook is een gedoe. Of het zijn 50 EUR meerprijs waard is, heb ik nu mijn bedenkingen over. Precies door het gedoe betrapte ik me er achteraf op dat ik eerder de 3G-verbinding van mijn smartphone deelde.
• OS: soms wel even de mogelijkheid gemist om bvb. in terminal aan de slag te gaan. Het kan wel met de Chromebook, maar niet alle Unix-commando’s worden op het eerste zicht ondersteund.

En dan de vraag van $64.000: laat het trio Chromebook, Android tablet en smartphone toe te werken zoals anders?

Een genuanceerd antwoord is aan de orde. Ongetwijfeld een volmondig ‘ja’ voor een gebruiker met een sterk mobiel jobprofiel. Een gebruiker die in de loop van de dag, naargelang zijn activiteiten, geregeld wisselt tussen type toestellen. Informatie consumeren en opzoeken op smartphone en tablet; informatie aanmaken op de Chromebook.
In economisch mindere tijden over een trio toestellen beschikken voor het budget van één dure zakelijke laptop, het valt te overwegen.
En dat je met de Chrome-dashboard in Google Apps als systeembeheerder een vloot Chromebooks makkelijk kan beheren lijkt me ook meer dan meegenomen.

Kan het anders met een laptop op ChromeOS, en tablet en smartphone op Android? Da’s wat ik deze week in de praktijk probeer met een Samsung Chromebook, Samsung Nexus Smartphone en Nexus 7 tablet.

HMDI en VGA
Op zondagavond mijn agenda voor de komende week in aanschouw nemend, ben ik me alvast bewust van ėėn probleem: presentaties doen bij klanten, met hún videoprojectoren. Zelden zie je vandaag projectoren met andere aansluitingen dan VGA. De meeste zijn uitgerust met kabels voor standaardlaptops. Dus met VGA. En laat mijn Chromebook enkel over HDMI beschikken.

Op in het internet vind je hierover tientallen vragen, helaas zonder effectieve werkende oplossingen. Voor de conversie van het digitale signaal naar een analoog equivalent heb je hardware nodig; een kabeltje volstaat niet.
Noch op Amazon, noch bij Google of Samsung kan je een werkende oplossing aankopen. Integendeel, de meeste convertors bij Amazon hebben een waarschuwing meegekregen: “werkt niet met Samsung Chromebook”. Pijnlijk.

Chromebook trackpad en beeldscherm
En dan zijn er nog kleinigheden die ik in de loop van het weekend al merkte. Je kan de afwerking van een Chromebook van 250 EUR moeilijk vergelijken met een Macbook Air die viermaal zoveel kost. Hoewel de trackpad zeker niet slecht is, vergeleken met bijvoorbeeld onze Dell opleidingslaptops, is het verschil met de Macbook hemelsbreed. Hetzelfde geldt voor het scherm en de hoek waaronder je het scherm deftig kan lezen.

Applicaties
Op het vlak van de applicaties lijkt op het eerste zicht de overstap minder problemen te veroorzaken. Gezien ik vooraf al bijna alles in de Chrome-browser deed, staat nu alles netjes, en zonder extra inspanning, klaar voor gebruik op de Chromebook. Je extensies en apps koppelen aan je Google Apps-account volstaat. Uiteraard gebruik ik alle Google Apps-applicaties, maar verder nog Tweetdeck om te twitteren, de Feedly bloglezer, Mindmeister voor mindmapping en Evernote web.

Thuiskantoor
In mijn thuiskantoor gebruik ik steeds een Bluetooth-toetsenbord en dito muis. Ook hier geen probleem om de Air en Chromebook te wisselen. Anders is het gesteld met mijn 24” beeldscherm die enkel over een VGA- en DVI-aansluiting beschikt. Mijn recentere beeldscherm op kantoor beschikt wel over HDMI. Hoe dit werkt voeg ik als actiepunt toe voor later deze week.

Samengevat, ik ben klaar voor een week ChromeOS en Android.

Een achttal jaar geleden stapte ik over op Apple. Ik beschouw met niet echt als een Apple-fan ondanks de uitgave van bijna 2.700 EUR, vertegenwoordigd door het bezit van een iPhone 4S, iPad 4 en 13″ Macbook Air. Het bezit van de eerste twee toestellen is grotendeels te wijten, of te danken afhankelijk van je perspectief, aan onze klanten. De meerderheid van de beslissingnemers zijn iPhone en/of iPad-gebruikers. Je weet dus best hoe die dingen werken in de praktijk. De Samsung Nexus, die m.i. een evenwaardige smartphone is, blijft meestal verborgen in de laptoptas. De Nexus 7 heeft een vaste plaats op de salontafel voor vrouw en kinderen.

Daarom het boude besluit: van 22 tot 27 april verdwijnen de Apple-speeltjes ten voordele van de Google-producten. Een week met coördinatieoverleg bij een klant, twee opleidingsdagen, een voorbereiding van een migratie naar Google Apps, een presentatie en een paar interne meetings. Mijn ervaringen met ChromeOS en Android lijken me interessant materiaal voor een reeks blogposts. Of niet?

Rond de vorige eeuwwisseling deden bankinstellingen serieuze inspanningen om het online bankieren ingang te doen krijgen bij consumenten en organisaties.

Voor je me bestookt met commentaren die verwijzen naar de recente bankencrisis en het laakbare gedrag van sommige banken, maar bankieren heeft van oudsher alles met vertrouwen en reputatie te maken. Daarom stralen de hoofdzetels van banken gezag en vertrouwen uit door hun omvang, prestige ligging en overmatig gebruik van dure, luxe materialen. De bedoeling is eenvoudig: hier is je geld veilig.

Bij de start van het online bankieren stelden consumenten en organisaties stelden zich twee, voor hen belangrijke, vragen: wat met de beschikbaarheid en is het veilig?

De bankensector heeft de voorbije jaren bijzondere inspanningen gedaan om hun online reputatie te bewaken. Voorlichting, ingrijpende monitoring en toepassing van veiliger vormen van authenticatie zorgen ervoor dat miljoenen gebruikers met een gerust gemoed vandaag hun financiële verrichtingen doen via het web.

Vertrouwen en reputatie zijn dezelfde sleutelwoorden die gelden voor aanbieders van clouddiensten. Tijdens presentaties over clous krijgen we ook hier dezelfde vragen te horen: wat met de beschikbaarheid en is het veilig?

Zeker de grote jongens -Apple, Amazon, Microsoft en Google- kunnen zich geen fouten veroorloven. Zij doen nu wat de banken jaren terug deden.

Ben je niet overtuigd? Bekijk dit korte filmpje van Google over hoe zijn met beveiliging omgaan.

Afhankelijk van je vereisten kan je audit-applicaties uit de Google Marketplace gebruiken, o.a. Cloudlock, Flashpanel of GAT, om te achterhalen wie wat en wanneer bekeek of wijzigde.

Je moet hiervoor wel expliciteit de auditmogelijkheden in het Google Apps Dashboard activeren.
Vanaf dat ogenblik zullen externe gebruikers bij het openen van gedeelde documenten een extra boodschap zien verschijnen.

Een nachtelijk gesprek met Nederlandse vrienden een paar weken terug bracht me tot de vreemde titel van dit artikel. We hadden het niet alleen uiteraard over taal, maar ook over sommige maatschappelijke verschillen tussen België en Nederland.

Meer organen beschikbaar in België
Weet jij waarom er verhoudingsgewijs meer organen voor transplantie beschikbaar zijn in België dan in Nederland?

Alle Belgen zijn bij wet potentieel orgaandonor na hun overlijden. Belgen die geen donor willen zijn, moeten zich uitdrukkelijk uitschrijven bij hun gemeente. Bijzonder weinigen doen dit effectief.

In Nederland geldt het omgekeerde: Nederlanders die als donor willen optreden moeten hun intentie hiertoe uitdrukkelijk kenbaar maken. Doen ze het niet, dan zijn ze verondersteld bij hun overlijden geen kandidaat-donor te zijn.

Over hoe het gebruik van opt-in en opt-out een uiteindelijke doelstelling enorm kan beinvloeden is al wat geschreven.

Een mooi praktijkvoorbeeld zie je bij hoe sommige bedrijven bezoekers als onderdeel van hun registratie de keuze geven zich aan of af te melden voor hun nieuwsbrief.

De informatiesilo’s
Iedere organisatie beschikt over massa’s informatie die voor anderen in de organisatie vaak verstopt blijven. Niet omdat andere medewerkers ze niet mogen kennen, maar omdat informatie vaak als niet relevant voor andere gebruikers wordt beschouwd.

In de vakliteratuur wordt dan ook gesproken over kennis- of informatiesilo’s. Een fraai –nou ja– voorbeeld hiervan zijn de mailbestanden van de medewerkers. Nuttige of noodzakelijke informatie voor andere collega’s blijft afgesloten rusten.

Leren uit de fouten van anderen, informatie vergelijken of herbruiken wordt een zeer moeilijke opgave. Pogingen tot een oplossing via het gebruik van een intranet stranden meestal op goede intenties. Succesvolle intranet-projecten voor het delen van informatie zijn even schaars als witte raven.

Google Drive
Zoeken vormt de belangrijkste kracht van Google Drive. Bliksemsnel vind je relevante informatie terug. Zeker als je ook het “Beschrijving”-veld van het document gebruikt om additionele informatie onder de vorm van tags voorziet.

Bij de opzet van een Google Apps-domein wordt ons meestal gevraagd als standaardwaarde “Privé” te voorzien bij de creatie van een document door een gebruiker. M.a.w. behalve indien de gebruiker expliciet een document deelt met anderen, is hij/zij de enige die het document kan terugvinden.

Met als indirect gevolg dit deze instelling meehelpt aan het “verbergen” van informatie voor anderen in de organisatie. Het houdt de informatiesilo’s in stand.

Het einde van de informatiesilo
Daarom raden we Google Apps-klanten aan om anders na te denken over de standaardwaarde  en het hoe en waarom duidelijk te communiceren naar hun medewerkers.

Hoe dan anders instellen?
Behalve indien een document uitdrukkelijk gedeeld wordt met een beperkte groep of als privé wordt gemarkeerd, zijn alle documenten van alle medewerkers doorzoekbaar en leesbaar. Met de juiste communicatie worden de voordelen voor allen duidelijker.

Onze mening verschilt op dit vlak van de aanbeveling van Google.

Het is duidelijk dat opt-in en opt-out principes ook voor informatieontsluiting een gigantisch verschil kunnen maken.

Zoals steeds speelt Google in op vragen van gebruikers. Een paar weken terug werd de zoekgereedschapskist uitgebried met een aantal nieuwe operatoren.

size: laat je zoeken voor berichten groter dan een bepaalde grootte in bytes. Bijvoorbeeld zoeken met [size:512000] toont alle berichten groter dan 500 KB. Hou er rekening mee dat MIME-encodering zorgt voor een toename van de bestandsgrootte van 33 %. Dus het voorbeeld hiervoor toont ook een bijlage van 400 KB.

larger: smaller: larger_than: smaller_than: zijn gelijk aan size:, maar laten het gebruik van afkortingen toe zoals K voor KB of M voor MB. Zoeken met [larger:10M] toont alle berichten groter dan 10 MB.

older_than: newer_than: zijn uitstekend om je zoekresultaat te beperken tot recente of oudere berichten. Met y voor jaar, m voor maand of d voor dagen kan je aan de slag. [newer_than:3d] toont de berichten van de voorbije 3 dagen.

has:userlabels has:nouserlabels zijn uitermate geschikt om die mails te vinden met of zonder labels aangemaakt door de gebruiker. Uiteraard sluit je hiermee de systeemlabels zoals spam, postvak in of prullenmand.

+, het plus-teken, voor een woord zorgt ervoor dat gerelateerde woorden worden uitgesloten. Bijvoorbeeld, als je zoekt naar [start] , zonder haakjes, dan toont Gmail ook de berichten met het woord “starter”. [+start] toont enkel de berichten die het exacte woord “start” bevatten.

En geeks kunnen nu voortaan zoeken op een message-id header met rfc822msgid:.

Driekwart van de deelnemers gebruikt voor Gmail privé email. En toch was de eindconclusie van de meesten na de sessies dat ze een volledige andere kijk kregen op de mogelijkheden van Gmail.

Nochtans denken vele organisaties, zelfs Google durft dit te stellen, dat extra begeleiding niet hoeft: “Iedereen gebruikt toch al Gmail”.

Een gedachtengang die indien gevolgd weleens het verschil zou kunnen zijn tussen een project en een succesvol project.

Maar waarom?

Het geringe volume privé-mails maakt zoeken onnodig.
We moeten wellicht nog de eerste privé-Gmail gebruiker tegenkomen die een even groot dagelijks volume aan mail verwerkt als een zakelijke gebruiker. Het volume aan dagelijkse mails forceert de doorsnee zakelijke mailgebruiker als het ware om een systeem op te zetten voor het klasseren van berichten om ze later terug te kunnen vinden. Een gemiddelde Outlook-gebruiker probeert “orde” te scheppen op basis van een, vaak omvangrijke, mappenstructuur.

Een privé-Gmail gebruiker kent die noodzaak veel minder. Het mindere volume laat hem/haar toe om door de mails te bladeren om iets terug te vinden.

Bliksemsnel zoeken, hét verschil van Gmail met andere mailapplicaties, is onbekend of onderbenut bij de privé-gebruiker omdat het simpelweg meestal niet hoeft.

De details van de instellingen van Gmail zijn onbekend.
Geef toe, voor je persoonlijke mail gebruik je geen handtekeningen, geen Labs, geen filters en meestal ook nauwelijks labels. Laat staan dat je al zou gehoord hebben van de artificiële intelligentie mogelijkheden van Google en Postvak Prioriteit.

Nochtans vormt het gebruik van filters, labels en zoeken de basis voor de tijdswinst in bedrijfscontext die Gmail de gebruikers biedt.

Gmail is meer dan communicatie via mail
De Gmail-omgeving is ondertussen uitgebouwd tot een communicatie-dashboard met integratie van Google+ en Google Talk. In een zakelijke omgeving kunnen we makkelijker de oeverloze heen-en-weer mails vervangen door andere vormen van snellere communicatie: chat en video.

Leer hoe de vork aan de steel steekt
Natuurlijk kan je je medewerkers zelf laten uitzoeken hoe alles werkt. Alleen, als GMail-gebruikers van het eerste uur ontdekken we zelf soms functionaliteit waarvan het bestaan of het nut onvoldoende duidelijk was.

Informeer naar onze opleidingen GMail en zet uw organisatie in overdrive.