Het filmpje is uit 2012. Merken jullie al verandering in de aanpak? Ik ben heel benieuwd! 

Maar robotisering biedt tegelijk ook kansen. We worden productiever waardoor we nieuw werk kunnen creëren of werk kunnen behouden in Nederland dat anders zou verdwijnen. Robots kunnen ons verlossen van repetitief, gevaarlijk en ongezond werk en precies-operaties mogelijk maken waarvoor een mensenhand ongeschikt is. En deze robots zijn er al. Zowel in fysieke vorm als in digitale. En die laatste zijn misschien voor secretaresses en assistenten nog wel de grootste concurrent. Of juist niet. Het is maar hoe je het bekijkt.

Verschijningen Virtual Assistants en digitale receptionistes

Dit is de robot van Decos. Een soort upgrade van de digitale receptioniste zoals bij bijvoorbeeld AFAS waarover al in 2011 het nodige is verschenen op #ONTSECRETARESSEN.

Eerder schreef ik ook al over Nadine, de robot secretaresse van de universiteit van Singapore. Een grote pop die – bij benadering – op een echt mens lijkt.

En dit is Amelia, een Virtual Assistant. Amelia is geen voorbeeld van een fysieke robot, maar eentje die je als het ware gewoon kunt downloaden.

Zowel de digitale receptioniste van AFAS, de variant van Decos en Nadine lijken in vergelijking met Amelia alweer verouderd. Hoe dan ook zou ik met al deze vormen en verschijningen van Virtual Assistants en receptionistes wel eens willen samenwerken. Maar in het bijzonder met Amelia. Die lijkt net iets meer future proof. Wat vind jij?

bron RTL nieuws

Ik – als….. uh COO (Chief Ontsecretaressen Officer) – zie dat ook binnen deze doelgroep. Afgelopen week ontving ik weer brieven (en sollicitaties) van mensen die zich profileren als Virtual Assistant (VA) en op zoek zijn naar een opdracht en of ik daarbij kan helpen. Of ik kan helpen weet ik vaak niet direct. Na een beetje corresponderen komt de crux naar boven. Veel (freelance) Virtual Assistants hebben moeite om zichzelf te verkopen. Moeite met het vormgeven van hun rol omdat deze relatief jong en volop in ontwikkeling is. En toevallig valt vandaag mijn oog op het artikel van Eelco. Hij beschrijft dat hij er onlangs achter is gekomen dat hij echt een totaal verkeerd beeld heeft van VA’s. Onlangs!

Twee soorten VA’s

Onder het artikel van Eelco is gereageerd met:

“Ik ken nog steeds maar 2 verschillende VA’s

1. Een personal Assistant, maar dan niet op de payrol, niet fysiek op kantoor maar op een remote lokatie ingehuurd per actie.
2. Een geautomatiseerde virtuele assistent die day-to-day taken voor je uitvoert als agenda bijwerken en je pro actief op de hoogte kan houden als algoritmes en AI veranderingen in je routine waarnemen , zoals Siri, Google now, Microsoft Cortana, Amazon Alexa en ga zo nog maar even door.

Voor iedereen die zich VA noemt maar eigenlijk niet die taken doet die daar onder horen te vallen moet zich gewoon anders noemen. Ik zelf noem ze bijvoorbeeld freelancers ;)”.

Dit is best wel een gangbaar beeld dat heerst. Daar kan jij of de doelgroep niet veel aan veranderen. Binnen de grote instituties heb je natuurlijk ook nog altijd secretaresses en assistants maar daarbuiten zie je ze steeds minder. Logisch. Ondersteunend werk buiten de grote instituties lijkt niet meer op het ondersteunende werk daarbinnen. Moet je het dan nog wel onder eenzelfde noemer scharen?

Trekken aan een dood paard

Er is al veel gezegd en geschreven over de profilering van secretaresses en assistants en nog altijd is er een probleem. Dat is de wijze waarop de doelgroep wordt gezien door potentiële werkgevers en opdrachtgevers. De lading van oude functietitels raak je niet zomaar kwijt. Moet je daar dan wel je energie nog in willen steken? Speel liever in op het beeld dat heerst. Past dat beeld jou? Prima. Past het je niet? Tijd om je anders te profileren.

De hype van VA voorbij?

Laat de bubbel van de VA barsten. Doe jezelf niet tekort met een nietszeggende functietitel. Ga doen waar je goed in bent en profileer je als individu. Presenteer je eens niet met een saai stuk tekst in de vorm van een cv maar met een pakkende visual of spontane vlog. Denk er daarbij wel aan dat je door dergelijke documenten zoveel mogelijk in eigen beheer te houden je deze makkelijker kunt aanpassen dan wanneer je overal een aparte videosollicitatie afgeeft. De ontwikkelingen gaan snel. Probeer zoveel mogelijk zelf de regie over je profilering te houden. Pas dan kom je echt los van oude functietitels. Denk niet in hokjes (businessman) maar in mogelijkheden (entrepreneur). Succes!

Het succesvol behalen van het resultaat kan dan ook alleen als alle professionals samenwerken, een ieder zijn of haar taak op de juiste wijze weet uit te voeren en alle betrokkenen dezelfde taal spreken. ONTSECRETARESSEN heeft de projectmanagement termen in een handig document verzameld.

Download nu jouw exemplaar van het door #ONTSECRETARESSEN samengestelde Projectmanagement woordenboekje.

Infograhic [HUMOR]

Projectmanagement vergt een serieuze aanpak van begin tot eind. Dit gaat in de praktijk nog al eens mis……

Je mailadres achterlaten is wanneer desbetreffende partij je bekend is natuurlijk helemaal geen probleem. Wanneer je echter twijfelt aan het privacy statement van een website, is het verstandig een wegwerp mailadres te gebruiken. Een wegwerp mailadres is een tijdelijk mailadres waarmee je zorgeloos kunt downloaden. Er zijn meerdere aanbieders.

10 Minute Mail

Een zeer gebruiksvriendelijke tool. Het mailadres wordt automatisch voor je gegenereerd en verloopt na 10 minuten. Heb je meer tijd nodig dan kun je er 10 minuten bij krijgen. Ga met dit mailadres naar de site waar je iets wilt downloaden. Refresh (F5) na je aanvraag de 10 Minute Mail pagina en je mail verschijnt in je tijdelijke inbox.

YOPMAIL

Maak een mailadres aan en laat het venster open staan. Ga naar de site waar je iets wilt downloaden en vul het net aangemaakte xxx@yopmail.com adres in. Refresh de YOPMAIL pagina en je ziet je mailtje in de linkerkolom verschijnen. Mooi aan deze tool is dat mails vrij lang bewaard worden. Handig als je net even wordt weggeroepen.

Goed om te weten is dat een tijdelijk mailadres niet uniek is en ook toegankelijk voor anderen die met hetzelfde tijdelijke mailadres actief zijn. Je blijft overigens verder helemaal anoniem.

Mailinator

Net als bij YOPMAIL mag je een eigen mailbox maken. En ook deze is openbaar. Als precies op hetzelfde moment als jij iemand met zoals in dit geval spammertjes@mailinator.com gaat mailen kun je van elkaar de mails inzien. Na 1 uur komt de inhoud te vervallen. Ook Mailinator is erg gebruiksvriendelijk.

Werk jij met een andere aanbieder en ben je daar tevreden over? Vul dit artikel dan aan met jouw ervaring.

Een maand geleden werd ik benaderd met de vraag of ik een artikel wilde schrijven over hoe de rol van secretaresses er in de toekomst uit gaat zien. Best een lastige vraag. En zeker wanneer je zelf nog nooit een secretaresse hebt gehad.

Rutger Stekelenburg en ik zijn in 1991 met e-office gestart en hebben tot nu toe nooit van de diensten van een secretaresse gebruikgemaakt. Bij e-office zijn er geen vaste functies en werken we met rollen. Iedere medewerker vervult een of meerdere rollen. Deze rollen kunnen wisselen per project of veranderen in de loop der tijd. Bovendien zijn ze afhankelijk van de persoonlijke doelstellingen en de ontwikkeling van een medewerker. Gewoon omdat dat het beste in ons organisatiemodel past. Wij verkopen namelijk ‘virtuele samenwerkingsoplossingen’ en zijn daardoor zelf al heel lang een gedeeltelijk virtuele organisatie.

Kundig samenwerken

Virtueel samenwerken betekent dat je nooit precies weet wanneer en waar je aan het werk bent, dat betekent dat je jezelf overal en altijd moet kunnen managen. Dus ook het zelf managen van afspraken, het maken van samenvattingen, ophalen van gasten bij de receptie, koffie halen (en opruimen), informatie verzamelen en weer opruimen, telefoon opnemen, the works.

Wij zijn inmiddels al meer dan twintig jaar bezig om tijd en plaats onafhankelijk te werken en zouden dus ervaringsdeskundige moeten zijn op dit gebied. Ja, in 1991 kon je ook al overal en altijd werken, alleen deed (bijna) niemand dit. De vraag is of wij, terugkijkend op onze ervaring, een rol hebben gezien voor een secretaresse. Had een secretaresse ons werkleven kunnen verrijken en had het de efficiency van e-office kunnen verbeteren.

Misschien is het voor de discussie beter om niet het woord secretaresse te gebruiken, omdat daar al een hele belevingswereld aan vast zit. Om een nieuwe rol te bedenken moeten we ook een nieuwe dynamische term (dus geen functie) bedenken die we zelf en naar believen kunnen laden. Wat dacht je van een virturesse. Wanneer je zoekt op Google vind je bijna geen resultaat op de zoekterm ‘virturesse’, prachtig!

Virtuele valkuilen

Wanneer organisaties (mensen) steeds meer virtueel gaan werken, ga je een aantal belangrijke elementen van de klassieke organisatie missen. Mensen die thuis aan het werk zijn, voelen zich minder betrokken (sociaal), weten minder goed wat er allemaal speelt binnen het bedrijf (interne informatie), kunnen zich gemakkelijker verstoppen (ontbreken van management) en maken sneller fouten (procedures niet aangepast aan nieuwe omstandigheden). Maar wat misschien wel het grootste probleem van virtueel werken is, is dat ‘het niet nakomen van afspraken’ het bedrijf in gevaar kan brengen.

Eigenlijk kan je het samenvatten als: de meeste mensen kunnen zichzelf niet zo goed managen. Ook omdat we dat nooit hebben geleerd. Misschien zijn we inhoudelijk wel goed, maar al je eigen afspraken en verplichtingen zelf managen is voor veel mensen best lastig. En daar ligt volgens mij de rol voor een virturesse.

Onzichtbare kracht

Een virturesse ondersteunt en leert werknemers om zichzelf te managen. Leren wat het is om afspraken te maken en na te komen. Leren om overzicht te houden over alle gemaakte afspraken en verplichtingen. En natuurlijk waar nodig om te ondersteunen wanneer de werknemer het overzicht is kwijtgeraakt of overbelast dreigt te raken. Het is belangrijk dat de virturesse geen afvalputje wordt voor zaken die medewerkers niet willen doen. Nee, de werknemer moet zichzelf ook in het weekend (wanneer de virturesse vrij is) kunnen redden en dat betekent dat de medewerker moet leren om zichzelf te managen. Eigenlijk zou je kunnen stellen dat huidige organisaties bij elkaar worden gehouden door het organisatievermogen van secretaresses, een bijna onzichtbare kracht die niet altijd wordt gezien.

Dus wat mij betreft transformeren secretaresses van nu zich tot virturesses en ondersteunen ze (toekomstige) werknemers om zichzelf te kunnen managen. Een mooie zeer waardevolle en noodzakelijke nieuwe rol voor moderne virtuele organisaties.

Dit artikel verscheen eerder in het #ONTSECRETARESSEN special magazine uit 2012.

Door de krachten te bundelen kunnen beide merken de focus houden op waar ze goed in zijn. Samenwerken om elkaar te versterken in die missie, met behoud van eigen identiteit.

Juiste mix van online en offline ontwikkelen

In een notendop. Office Heroes verbindt freelancers met elkaar en aan opdrachtgevers door middel van de profielen- en opdrachtendatabase en biedt diverse workshops en trainingen aan. Daar waar Office Heroes meer de focus legt op offline ontwikkelen en ontmoeten legt #ONTSECRETARESSEN als online magazine de nadruk meer op online ontwikkelen en ontmoeten. De merken vullen elkaar hierdoor perfect aan.

De voorvrouw van Office Heroes, Marjolein van der Linden, heeft het afgelopen jaar hard gewerkt aan de (her-)positionering van het merk. Het merk heeft inmiddels een nieuw uiterlijk, een duidelijk doel en missie gekregen. Het vinden van de “sweet spot” met #ONTSECRETARESSEN lag erg voor de hand.

De kracht van onafhankelijke communities

Per 1 januari 2017 gaan ze samen diverse onderwerpen binnen de communities behandelen en zullen ze ook zichtbaarder gaan worden binnen elkaars community. Om de leden te stimuleren in hun ontwikkeling is over en weer een 10% ledenkorting overeengekomen. Ben je lid van Office Heroes? Dan krijg je 10% korting op een lidmaatschap op deze site en vice versa. 

Geen lid? Kijk rustig rond en bepaal zelf welke ingrediënten jij nodig hebt om het beste uit jezelf te halen. Je feedback en ideeën om deze samenwerking te optimaliseren zijn altijd welkom. 

Meer info over de lidmaatschappen van Office Heroes en #ONTSECRETARESSEN.

Echte ondersteuners uit 1,2 miljoen filteren

Filteren we alle “echte” ondersteuners uit de 1,2 miljoen dan houden we naar mijn mening zo’n 150.000 ondersteuners over. Bij ondersteuners denk ik aan secretaresses in hun verschillende differentiaties , officemanagers, en telefonistes/receptionistes. De verdeling van deze ondersteuners ziet er in het werkzame landschap als volgt uit.

Uiteraard is het niet zo dat deze groep niet onderhevig is aan verandering, in tegendeel zelfs. Maar om nu te zeggen dat al deze banen op de tocht staan, of sterker nog gaan verdwijnen, dat gaat mij te ver. Wel moeten we eerlijk zijn naar elkaar en onderkennen dat er veranderingen plaatsvinden en plaats gaan vinden in de toekomst. Maar dan heb ik het liever over aanpassen van de functie, een transitie om het populair te zeggen.

Transitie en openstaan voor de toepassing van technologie

Indien je bereid bent om het anders te doen dan je altijd gedaan hebt en je openstaat voor de toepassing van technologie, dan kom je al een heel eind de komende jaren. Ach en waarom zou je niet openstaan voor verandering, ik ga er in ieder geval vanuit dat nog maar weinig ondersteuners hun brieven op een Remington of Olivetti tikken. Ook op dat punt hebben we een transitie doorgemaakt en wees eens eerlijk, wat zijn we daar vandaag de dag blij mee. Zet jezelf en collega’s open voor verandering en transformeer mee en het vak wordt alleen maar mooier.

Wat gaan we veranderen? Kijkend naar de nabije toekomst zal een ondersteuner meer gastvrij gaan faciliteren in plaats zich dienstbaar en meestal reactief opstellen. Als ondersteuner zie je vooruit wat er nodig is in plaats van dat jou iets wordt gevraagd. Er zal in de toekomst voor een ondersteuner meer naar benutting van de sterke punten worden gekeken dan naar aangeleerde vaardigheden. En last but zeker niet least, sta open voor tech in het vak.

Doordat organisaties hun ondersteuners meer gaan inzetten daar waar de ondersteuner goed in is, zal je ook veel meer plezier uit je werk halen. Dit zorgt voor intrinsieke motivatie en dat is het sterkste en enige motivatiemiddel wat er is. Je kan immers alleen jezelf maar motiveren, anderen kunnen jou stimuleren.

Ervaring en virtueel ondersteunen

In de dagelijkse praktijk zien wij een enorme verschuiving binnen onze kantoren en dienstverlening. Vandaag de dag willen bedrijven efficiëntie van middelen en kosten. 100% secretaresse zijn, zoals tientallen jaren terug, is er niet meer bij. Virtueel ondersteunen is iets wat bij ons veel voorbij komt. En voor de goede orde, dit zijn geen robots, dit zijn ervaren ondersteuners die meer dan één directieleden of managementteams ondersteunen. Op afstand dat wel. Om dit naar behoren te doen maken ze gebruik van technologie en technologie klinkt moeilijk maar dat is het zeker niet.

Van Dale zegt over technologie het volgende: tech·no·lo·gie (de ~ (v.), ~ën)

1. leer van de handelingen waardoor de mens de voortbrengselen van de natuur tot stoffen verwerkt tot bevrediging van zijn behoeften
2. systematische toepassing van een wetenschap in de techniek^[2]

Ook het gebruik van een App-je, spraakherkenning of ander software is technologie. Denk maar zo, ooit was het gebruik van email echt een technologische stap vooruit. Nu kunnen we niet meer zonder. Vrees de vooruitgang niet maar kijk hoe jij je werk nog beter kan doen zodat je kan excelleren en maak je zelf future proof. 

Jij bent degene die het vak het beste kent

Maar uiteindelijk ben jij het zelf die het meeste van het vak afweet. Dat is de reden dat ik met enige regelmaat gesprekken voer met ondersteuners. Ik doe dat bij voorkeur bij ondersteuners die werkzaam zijn bij een organisatie. Die iedere dag hard werken om het beste uit zich zelf en de organisatie te halen. Daar leer ik echt elke keer weer nieuwe dingen. Soms heel basaal en soms nieuwe technologische toepassingen. Ze zijn er dus al, future proof ondersteuners. Zij gaan de boot niet missen en hebben absoluut een baan, ook in de komende decennia. Wellicht met een andere benaming, wellicht met een gedeeltelijk andere invulling, maar altijd sterk vanuit het ondersteunen.

Dus schuif net als 30 jaar geleden die Olivetti aan de kant en omarm het nieuwe. Wees future proof en daardoor, work proof!

Zie bovenstaande als denkvoer voor de donkere dagen rondom kerst. Laat het op je inwerken en ga 2017 positief en future proof in.

Hele fijne dagen!

Ruud Pesch

De assistant van de toekomst is van hbo/wo niveau en een echte rots in de branding in zowel 1 op 1 samenwerkingen als in teamverband. Binnen traditionele organisaties is de trend ingezet om traditionele 1 op 1 ondersteuning alleen nog op het hoogste niveau te laten voortbestaan. Dit zijn vaak de PA’s van directie- en bestuursleden. In de lagen daaronder wordt de assistant steeds vaker ingezet als team assistant.

De assistant als specialist

De assistant van de toekomst is een echte specialist binnen het vakgebied van ondersteuning. In de organisatie van de toekomst zijn hiërarchische indelingen niet meer zoals we die nu kennen. Er is nog wel een leider maar geen baas meer die controleert of de werknemers het werk snel en goed hebben uitgevoerd. Medewerkers zijn heel goed in staat om zelf verantwoordelijkheid te nemen om doelen van de organisatie na te streven. En dit geldt ook voor assistants. Mensen werkzaam binnen het brede spectrum van ondersteuning gaan steeds meer werk verrichten op het snijvlak van operatie en strategie.

Eind 2014 ben ik gevraagd een Interview te maken (en te schrijven) over de assistant van de toekomst met futuroloog John Moravec. Begin 2015 is het artikel verschenen. Download hier het hele interview in pdf.

Werken is een werkwoord en dat is niet langer meer het enige wat wij tot onze taken zien op de ‘werkvloer’. We zijn toegankelijk en hebben een enthousiaste houding. Vergaderzalen als huiskamers en in plaats van een sigaretje roken, worden er nu voetbaltafels geboden. Deze helpen het creatieve proces op gang te brengen en zorgen voor sociale contacten. Werken is zo 2015!

Origineel recruiteren en solliciteren

Je moet origineel en pakkend zijn in je sollicitatie, maar je moet minstens zo verleidend zijn in je vacature. Beide partijen zijn er wel bij gebaat enige nuchterheid te behouden en de boel niet mooier af te schilderen dan het is. Kreten als ‘jong en enthousiast’ of ‘flexibel’ zijn veelal gelezen, maar redelijk onnodig. Met de huidige jonge ouderen van nu is enthousiasme niet langer meer een eigenschap van slechts jonge jongeren. Het zijn termen die je beperken in het ontvangen van kwalitatieve reacties en ervaringsdeskundigheid.

Positieve houding en vol goede moed

Flexibel moet elke werknemer zijn, net als elke werkgever die eigenschap op zijn/haar beurt ook wat meer mag tonen. Het is tenslotte een tweerichtingsverkeer. En je oogst wat je zaait.
Treedt het gehele traject in ieder geval vol goede moed en positiviteit tegemoet en win informatie in op de juiste sites. Want solliciteren is leuk en al leidt het niet direct tot die nieuwe droombaan, dan leidt het weer tot frisse ideeën en ontmoetingen met inspirerende mensen.

En nodig eens die sollicitant uit die misschien niet de ervaring bezit, maar er wel uitspringt in de benadering. Het kan zomaar tot nieuwe inzichten leiden. Gun elkaar een kans zo nu en dan, want ondernemen is tenslotte niet zonder risico’s. Het is geven en nemen.