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Pourquoi Dropbox ?

Parce qu’il conserve, en ligne, une copie de vos fichiers. Dropbox dépasse les avantages d’une clé USB ou de tout autre support physique de stockage :

• On ne peut l’égarer
• Il ne sera jamais brisé
• Au cours d’un travail collaboratif, synchroniser le contenu se fera simplement.
• Il offre une véritable solution de mobilité sur le matériel dépourvu de port USB (téléphones, ipad, ordinateurs trop anciens).

Dropbox présente aussi trois autres avantages sur plusieurs de ses concurrents :

• Son interface est simple et efficace
• Aucune limitation de la taille des fichiers
• Aucune limitation du type des fichiers

Voyons pourquoi, plus en détails.

Facilitez votre mobilité sans trop dépendre d’internet

Dropbox vous permet d’accéder à vos documents où que vous soyez, depuis n’importe quel autre ordinateur ou téléphone mobile. Quoiqu’un accès à internet soit essentiel, il ne l’est qu’au moment de la synchronisation de vos documents.

Synchronisez vos documents sans efforts

Pourquoi synchroniser ? Parce que Dropbox conserve une copie de vos fichiers sur internet. Pour les éditer, vous devrez les télécharger. Lorsque les modifications auront été apportées, il faudra sauvegarder le document sur votre espace en ligne.

Dropbox simplifie cette procédure car il s’en occupe pour vous. Il suffit d’installer l’utilitaire de synchronisation. On voit ici que Dropbox n’est pas complètement une application en ligne. La synchronisation demande qu’un pont soit établi entre votre espace en ligne et l’ordinateur dont vous vous servez. L’installation est simple et l’effort que vous ferez une fois, pour cette installation, vous épargnera tous les autres (téléchargement pour l’édition, sauvegarde en ligne). Lorsque vous travaillez sur plusieurs ordinateurs ou téléphones cellulaires qui sont toujours les mêmes, la synchronisation vous permet de commencer à travailler très rapidement sur vos documents.

Collaborez facilement en partageant vos fichiers communs

En milieu professionnel, particulièrement, collaborer demande de simplifier l’accès au documents. Le flux de courriels, déjà bien fourni, bénéficie souvent de la possibilité de trouver directement le document dans un répertoire en ligne.

Dropbox vous permet alors de partager vos documents avec toutes les personnes que vous choisissez, sans échange désordonné des fichiers par courriels. Toutes ces personnes profiteront, autant que vous, de la possibilité d’être mobiles et des avantages de la synchronisation des documents.

Sécurisez vos fichiers importants

Indépendant de vos ressources matérielles, Dropbox est à l’abri des crash d’ordinateurs. Y poser vos sauvegardes vous fera gagner bien du temps. Vous pourrez rapidement retrouver vos données, depuis un autre ordinateur ou depuis le même, après réparation.

À qui s’adresse Dropbox ?

À tout le monde !

Dropbox est très utile dans un espace de travail où les documents sont consultés par plusieurs personnes, sur plusieurs ordinateurs. Les équipes de travail, les travailleurs autonomes, les collaborateurs distants, les étudiants, les particuliers y trouveront une aide précieuse favorisant autant leur mobilité que celle des documents.

À qui ne s’adresse pas Dropbox ?

Dropbox n’est pas une application d’édition de fichiers en ligne. C’est un système de stockage et de partage des fichiers. L’édition se fera par d’autres moyens.

Pour ceux qui souhaitent écrire en ligne, lors d’un travail collaboratif, des outils comme TitanPad sont beaucoup plus adaptés. Plus largement, Google et Microsoft proposent des solutions d’édition collaborative très efficaces. J’y reviendrai.

J’aimerais commencer, comment ça marche?

Il suffit de créer un compte en ligne. Après quoi vous pourrez télécharger et installer l’application de synchronisation (pour Mac, Windows, Linux, iPhone, iPad, Androïd et, bientôt, Blackberry).

Dropbox offre un espace gratuit de 2Go et des solutions payantes pour davantage d’espace et d’options.

Prenez le temps de regarder la vidéo proposée par Dropbox pour en faire visuellement le tour et consultez la liste des spécifications pour mieux prendre la mesure de cet outil.

Notes finales

Et vous?

Et vous, avez-vous déjà essayé ou utilisez-vous présentement Dropbox ? Que pensez-vous de cette application ? Est-ce que notre analyse vous a permis de mieux comprendre le produit? Aimeriez-vous que nous analysions une autre application en ligne de stockage et de partage de fichiers ?

Vos commentaires sont les bienvenus

Ce cas typique, qui croyez-moi arrive souvent en entreprise est au bout du compte un problème grave : on perd de l’argent, on perd du temps, on perd en efficacité… Lorsque nous sommes au point de choisir une application qui nous aidera à améliorer un processus d’affaire, il faut prendre le temps de bien le faire et surtout de mettre les besoins de façon clair. Cela est tout aussi valide, sinon plus, pour un logiciel qu’on fait faire sur mesure.

Par exemple, je suis présentement en recherche d’un logiciel pour faire ma comptabilité, je me suis donc fait une liste de besoin en précisant lesquels sont obligatoires et lesquels sont un « plus value » :

1. Obligatoires
   1. Fonctionnait sur le Web (de préférence), sinon sous MAC (un avantage) et dans le pire des cas sous Windows (presque a évité, car mon but est de rendre ma comptabilité plus plaisante et si je suis obligé de redémarrer sous Windows à chaque fois [je n'ai pas de VM pour diverses raisons], cela ne m’aidera pas)
   2. Simple d’utilisation avec possibilité que le logiciel « grandisse » avec mon entreprise : je suis seul pour l’instant, donc aucune gestion complexe et je veux garder le tout plaisant, mais je compte grandir.
   3. Gestion de compte manuellement : je ne veux pas être obligé d’importé le fichier provenant de mon institution financière pour y ajouter des éléments.
   4. Catégories de dépenses.
   5. Rapport financier ou mieux exportation dans les fichiers au format habituel pour le comptable.
   6. Encore développé et supporté : un logiciel qui répondrait à mes besoins, mais avec lequel je ne pourrais avoir aucun support en cas de problème, ne me plairait pas (c’est tout de même mes finances d’entreprise, on ne rigole plus).
2. Intéressants
   1. Consolidation des comptes : je peux le faire de façon manuelle en vérifiant à la fin de mois, mais si je peux importer le fichier de mon institution bancaire pour valider, ça me sauverait du temps.
   2. Application iPhone.
   3. Beau (ce n’est pas obligatoire, mais me semble qu’un logiciel plus joli, mieux fait, rendrait l’expérience plus intéressante).
   4. De préférence pas trop cher, car je pars à mon compte, donc les dépenses sont nombreuses.

Bien sûr créer cette petite liste m’a pris du temps, car il a fallu que je pense bien à mes besoins, que je regarde à droit et gauche ce qui se faisait pour me faire une idée. Je dois dire aussi que j’ai pris plus d’une simple heure pour faire mes recherches : j’ai fait des recherches, créées des comptes, installées, fait des tests plus que 2 minutes, noté des éléments… Présentement je n’ai pas fini mes recherches, mais il ne peut qu’y avoir deux fins possibles avec cette démarche :

1. J’aurais trouvé un outil qui répondra très bien à mes besoins;
2. Je vais continuer de faire ma comptabilité dans un fichier style Excel, car je n’aurais pas trouvé de logiciel à mes besoins.

Vous me direz qu’avec la deuxième option je ne serais pas bien avancé, mais je vous dirais que oui. Non je n’aurais pas le logiciel qui m’aidera à avoir une comptabilité plus sûre et plus agréable, mais je n’aurais pas perdu de temps à utiliser un logiciel qui me causera plus de tord que de bien.

De votre côté, pensez-vous qu’il faut prendre le temps de chercher les bons outils adaptés à nos besoins? Pensez-vous plutôt qu’en entreprise nous n’avons pas de temps à perdre pour des recherches et que le premier outil qui semble correct fait l’affaire? Ce n’est pas le but de ce billet, mais j’accepte aussi des suggestions d’outils comptables qui répondraient à mes besoins!

Pourquoi TitanPad ?

TitanPad est avant tout un outil de collaboration permettant une collaboration approfondie sur la rédaction d’un texte, dont il permet de discuter les moindres détails.

Rassemblez vos ressources simplement et efficacement

La plupart des applications propriétaires (Microsoft, Adobe) génèrent une dépendance de compatibilité. En outre, elles ne permettent souvent pas de collaboration en temps réel, ce qui dissipe la discussion dans le temps et sur toutes formes d’outils de communication (courriels, messageries instantanées, forums, etc.)

TitanPad vous permet de libérer vos boîtes de courriels et d’agir en un seul temps avec vos collaborateurs. À moins d’aimer la réunionite, TitanPad vous permet donc de trouver les solutions plus rapidement parce qu’il permet de créer le moment pour le faire. L’objectif est atteint et les choses sont faites !

Discutez le fond avant la forme

Avec TitanPad, chaque mot, chaque phrase, peut faire l’objet d’une discussion approfondie. Le forme viendra ensuite.

Restez où vous êtes !

TitanPad permet à chaque collaborateur de voir l’avancement du texte depuis son poste de travail connecté à Internet, ce qui favorise les réunions sans déplacement des collaborateurs vers un lieu unique et supprime les malentendus sur le contenu : chaque collaborateur peut intervenir sur une base éclairée.

À qui s’adresse TitanPad ?

TitanPad est un outil de rédaction. Le texte, son sens et sa syntaxe sont au coeur des préoccupations. TitanPad s’adresse donc à tous les rédacteurs qui collaborent.

À qui ne s’adresse pas TitanPad ?

TitanPad n’est pas adapté à la mise en forme. Il est donc inutile pour le choix d’une police de caractère, une mise en page précise et la création de visuels (graphiques, dessins, etc.). On se retournera pour cela vers d’autres outils.

TitanPad est un outil de collaboration, il est donc inutile pour ceux qui décident seuls du contenu d’un texte. Ceux qui peuvent facilement collaborer sur un écran de projection unique, autour d’une même table, y trouverons également moins d’intérêt.

J’aimerais utiliser TitanPad, comment faire ?

TitanPad est d’une utilisation très simple et plutôt aisé à prendre en main. Aucun téléchargement n’est requis, pas même la création d’un compte (qui est possible pour plus d’options). Tous les textes créés sont sauvegardés et accessibles en ligne à une adresse communiquée par l’interface. Pour plus de confidentialité, un mot de passe peut être demandé lors de l’accès au texte.

Il suffit donc d’organiser une réunion sur TitanPad en invitant les collaborateurs (voir, à ce sujet, notre article sur l’application Tungle.me, qui permet de convenir simplement et efficacement de rendez-vous) et de se mettre au travail au moment convenu !

TitanPad offre une gestion des différentes versions du texte. On regrettera toutefois que toutes les sauvegardes génèrent une nouvelle version. Certains modifications ne justifient pas toujours cela. Mais on appréciera la ligne de temps (dans l’onglet “time Slider”) qui rejoue visuellement la construction du texte.

Contextualisation de TitanPad

TitanPad est un clone d’une application nommée EtherPad, rachetée par Google en 2010. D’autres applications identiques existent : PiratePad, SyncIn, TypeWith.me. Depuis le mois de mai 2010, on trouve dans Google Docs les bénéfices de l’acquisition d’EtherPad. La prise en main est cependant moins aisée.

Notes finales

Et vous?

Connaissiez-vous ou utilisez-vous déjà TitanPad ? Cette analyse vous a-t-elle permis de mieux comprendre le produit ? Aimeriez-vous que nous analysions une autre application en ligne de rédaction collaborative ?

Pourquoi Tungle.me ?

Dire qu’un rendez-vous a été pris suppose essentiellement trois choses :

• Chaque participant a communiqué ses disponibilités;
• Les disponibilités de tous les participants concordent (un lieu, un jour, une heure et une durée);
• Le rendez-vous apparaît dans tous les agendas;

Or nous savons comment il est possible de perdre du temps à rassembler toutes ces informations. Tungle.me propose de rendre plus efficace ce processus informatif et décisionnel, en réduisant les actions à l’essentiel. Comment s’y prend-il ?

Ne dépendez plus d’applications ou de comptes que plusieurs participants n’ont souvent pas.

Les informations sont centralisées sur une même interface, puis redistribuées (courriels d’état du processus, synchronisation des agendas). Vous ne dépendez donc pas de systèmes propres à une organisation ou de logiciels que d’autres participants peuvent ne pas avoir (MS Outlook, MS Exchange, Novell, Oracle, etc.).

Il suffit qu’un seul des participants soit titulaire d’un compte sur Tungle.me pour planifier un rendez-vous. Les autres participants n’auront pas à créer de compte ou à télécharger d’application. Seule la validité de leur courriel sera vérifiée s’ils souhaitent vous proposer un rendez-vous depuis la page publique de votre compte.

Gagnez du temps.

Avec Tungle.me, vous partagez vos disponibilités en un seul lieu, une seule fois. Vous n’avez plus à explorer votre agenda pour trouver vos propres disponibilités. La communication de votre disponibilité se fait par simple consultation de votre page publique, dont l’adresse est du type http://tungle.me/[votre identifiant] (L’existence de cette adresse suppose d’avoir créé un compte. Pour des raisons de confidentialité, aucun détail de vos activités n’est indiqué sur cette page. Seulement vos disponibilités). Vous pouvez être l’initiateur du rendez-vous, et donner l’initiative d’un rendez-vous à ceux qui consulteront vos disponibilités.

Tungle.me vous permet de proposer plusieurs plages horaires dès le début du processus, augmentant ainsi vos chances de convenir du rendez-vous rapidement. Toute l’information utile est transmise une fois, généralement sans avoir à y passer du temps à nouveau.

Les fuseaux horaires sont considérés, ce qui permet d’éviter bien des malentendus quand les invités ne vivent pas dans les mêmes pays, états (USA) ou provinces (Canada).

En synchronisant votre agenda avec Tungle.me, vous accélérez encore le processus car vous vous épargnez de saisir, dans votre agenda, les rendez-vous convenus. Le risque d’erreur de saisie est supprimé. Il vous suffit donc de gérer normalement votre agenda pour que l’on sache si vous êtes disponible ou non. Et de laisser Tungle.me faire le reste pour qu’un rendez-vous soit inséré. Plusieurs solutions gratuites de synchronisation avec les agendas sont offertes : MS Outlook, Apple iCal et entourage, Google Calendar et Google Apps, Lotus Note, Blackberry.

Tungle.me ne demande que ce qui est utile à l’objectif que vous voulez atteindre (convenir d’un rendez-vous) au moment nécessaire, particulièrement la disponibilité dans le temps et quelques informations personnelles pour l’identification du participant (nom, prénom, courriel). À moins de rencontrer une difficulté pour faire concorder toutes les disponibilités, les parties de ping-pong de courriels et d’appels téléphoniques entre participants sont terminées : vous gagnez beaucoup de temps, surtout si vous organisez le rendez-vous !

Enfin, ce qui peut être automatisé est automatisé : La concordance de disponibilités est détectée automatiquement ; chaque rendez-vous pris peut être directement inscrit à l’agenda par l’application (La synchronisation des agendas n’est offerte qu’aux titulaires de comptes, les non inscrits pourront toutefois s’organiser avec les courriels qu’ils recevront).

Chaque invité fait la part qui lui revient.

Chaque invité est conscient de ce qu’il doit faire et du délai pour le faire : lorsqu’un rendez-vous est proposé, il reçoit un courriel l’invitant à consulter une page sur Tungle.me. Il pourra y prendre connaissance des plages horaires proposées et devra renseigner ses propres disponibilités. Son intervention se fera visuellement dans l’agenda commun de l’application, en sélectionnant le jour et l’heure qui lui conviendront le mieux. S’il n’est pas possible de s’entendre sur les jours ou les heures initialement proposés, l’application permet aux participants d’échanger des courriels pour ajuster ces éléments (cette possibilité n’est cependant pas d’une utilisation très intuitive et l’on est tenté de recourir aux vieilles méthodes : échanges fournis de courriels et d’appels téléphoniques confinant au palabre…)

À qui s’adresse Tungle.me ?

Avant toute chose, Tungle.me s’adresse à ceux qui souhaitent organiser plus simplement des rendez-vous et qui acceptent qu’on puisse leur en proposer depuis une interface publique sans qu’il soit nécessaire au proposant de se créer un compte ou de télécharger une application.

Tungle.me est utile lorsqu’il s’agit de convenir d’un rendez-vous et de l’insérer dans des agendas qui n’appartiennent pas aux mêmes systèmes (compagnies différentes, logiciels différents).

Grâce aux applications spécialement conçue pour iPhone et Blackberry, les travailleurs mobiles pourront planifier des rendez-vous où qu’ils se trouvent.

À qui ne s’adresse pas Tungle.me ?

Tungle.me n’est pas un agenda en ligne. Il lie entre eux les agendas.

Tungle.me est un outil de planification quantitative de rendez-vous (Lieu, jour, heure, durée). L’application ne permet pas de les planifier qualitativement (par ex. : discussions sur l’ordre du jour, échanges de documents de préparation).

On regrettera l’absence de synchronisation avec Windows Mobile et Google Androïd. Pour éviter de saisir les données dans leur agenda, les possesseurs de téléphones utilisant ces systèmes d’exploitation devront passer par les connecteurs de synchronisation disponibles pour les applications de leurs ordinateurs, puis synchroniser ces applications avec leur unité mobile.

Aucune version française n’est proposée pour le moment. Ce qui est très regrettable pour une compagnie Montréalaise.

Si vous ne maîtrisez pas votre agenda ou ne disposez pas de la capacité de le maintenir à jour très régulièrement, il est préférable d’utiliser Tungle.me avec prudence. Vos disponibilités sont accessibles en ligne à tout moment et devront être à jour.

J’aimerais utiliser ce produit, comment faire ?

Pour utiliser Tungle.me avec toutes ses possibilités, il vous suffit de créer un compte. Vous pourrez indiquer les informations de votre profil et paramétrer le comportement de l’application pour prendre un rendez-vous (disponibilités générales, exceptions, exigences aux invités, etc.)

Tungle.me vous permettra alors d’afficher vos disponibilités sur une page publique accessible sur le web, ou à partir de widgets que vous pourrez insérer dans vos proposes outils internet (site web, blogues, courriels). Vous en trouverez un à la fin de cet article !

Notes finales

Et vous?

Connaissiez-vous ou utilisez-vous déjà Tungle.me ? Cette analyse vous a-t-elle permis de mieux comprendre le produit ? Aimeriez-vous que nous analysions une autre application en ligne de prise de rendez-vous ?

On prend un rendez-vous ??!!

Toute entreprise a quelque chose à vendre. Si vous avez un catalogue de produits et des vendeurs sur la route, vous devez déjà avoir une boutique en ligne où il est possible de se les procurer. Pour ceux qui n’avez pas encore cet aspect dans votre stratégie web, Shopify pourrait vous permettre de commencer de façon simple, efficace et à peu de frais.

Pourquoi Shopify?

Shopify est une entreprise canadienne qui existe depuis quatre ans. Elle a débuté par développer sa propre application pour ses besoins internes pour ensuite l’offrir sous forme de produit à sa clientèle. Dès le commencement, la vision fût clairement proposée (proposé): «Less is more, beautiful and pratical».

En effet avec Shopify, le train arrivera à la gare à l’heure prévue. Peut-être n’aurez-vous pas la suite de luxe, mais vous pourrez compter sur le service demandé; au revoir les inquiétudes pour vos bagages, et votre heure d’arrivée.

À qui s’adresse Shopify?

Si vous êtes une entreprise qui aimeriez partir à l’aventure tout en réduisant les coûts de départ, Shopify vous le permettra. Avec un minimum de développement, vous garderez contrôle du processus de changement qui s’amorcera dans votre entreprise. Elle vous permettra d’être relativement indépendant dans l’élaboration et la mise à jour de votre boutique en ligne, et ce avec une simplicité désarmante.

Pas besoin d’hébergement ni de plateforme compliquée de paiement. Shopify vous accompagnera aussi là-dedans en vous offrant tous ses services dans votre forfait mensuel.

Si vous avez peu d’expérience dans la retouche photo, de gestion d’un catalogue et de la facturation client, Shopify vous simplifiera cette gestion via une interface ergonomique très agréable et faceile à comprendre. Vous vous débrouillerez par vous-même assez rapidement.

Shopify offre aussi un minimum d’options de promotion comme des coupons de réduction, des envois par courriel et de la publicité sur les moteurs de recherche. En plus, il est possible de brancher d’autres fournisseurs de services externes sur votre boutique et ce, via leur AppStore (comptabilité, marketing, shipping, medias sociaux, etc.).

En bref, si vous avez un petit budget mais de grandes aspirations et désirez commencer, Shopify vous aidera à réaliser votre visibilité en ligne. en toute efficacité, sans vous compliquer la vie..

À qui ne s’adresse pas Shopify?

Si avez déjà une boutique en ligne, Shopify n’est pas pour vous. Shopify offre sûrement la majorité des fonctions que vous avez déjà. De plus, la migration vers cette plateforme ne sera pas de tout repos.

Si vous désirez vendre vos produits en ligne uniquement et à temps plein, ce n’est pas pour vous non plus. Il y manque cruellement d’outils pour vous lancer dans cette aventure de façon profitable. Tout d’abord, elle ne contient pas assez d’outils de mesures pour vous aider à prendre des bonnes décisions. L’intégration de Google Analytics est superficielle pour bien comprendre le comportement. Finalement il est impossible de gérer et d’organiser votre base de données clients. Ouch.

Si vous aimez sortir du cadre conventionel d’une boutique en ligne, Shopify ne vous permettra pas les concepts créatifs et fous que vous avez en tête. Il vous sera difficile d’innover dans un cadre aussi inflexible.

Si vous voulez être international et offrir votre boutique en plusieurs langues, Shopify ne vous aidera pas. Vous pouvez personnaliser tout le contenu, mais une langue par boutique.

J’aimerais commencer, comment ça marche?

Shopify vous offre plusieurs forfaits de 24$ à 699$. Il y a sûrement un forfait qui comblera vos besoins. Si vous commencez, voici quelques étapes importantes si vous décidez d’y aller avec Shopify.

• Ouvrez un compte Shopify en choisissez un forfait par rapport au nombre de produits que vous proposerez;
• Achetez un nom de domaine ou configurez un sous-domaine de celui que vous avez déjà, ex.: http://boutique.monsiteweb.com;
• Créez-vous un courriel uniquement pour votre boutique, ex.: boutique@monsiteweb.com;
• Trouvez-vous un designer qui connais bien la plateforme et demandez-lui de vous personnaliser une modèle déjà existant;
• Mettez vos produits en ligne, faites une promotion à vos clients préférés et demandez des commentaires afin de l’améliorer;
• Rincez et recommencez.

Notes finales

Et vous?

Et vous, avez-vous déjà essayé ou utilisez-vous présentement Shopify? Que pensez-vous de cette application? Est-ce que notre analyse vous a permis de mieux comprendre le produit? Aimeriez-vous que nous analysions une autre application en ligne de ecommerce?

Vos commentaires sont les bienvenues