Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

PowerPoint – Version 2003

1. Wählen Sie im Menü “Extras” den Befehl “Optionen”
2. Wechseln Sie zur Registerkarte “Ansicht”
3. Deaktivieren Sie die Option “Menü beim Klicken der rechten Maustaste anzeigen”

PowerPoint – Version 2007

1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche
2. Wählen Sie “PowerPoint Optionen”
3. Auswahl Erweitert im Bereich Bildschirmpräsentation

Jetzt fungiert die rechte Maustaste während der Bildschirmpräsentation als Rückwärtsschalter.

Klicken Sie einfach mit der Maus in die Gliederung. Durch einfaches Eintippen und Drücken der Eingabe-Taste entstehen neue Folien:

Dabei wird der eingegebene Text automatisch als Titel der neuen Folie benutzt!

In der Gliederung können Sie auch ganz leicht den Inhalt Ihrer Folien schreiben: einfach den Cursor an den Anfang einer Zeile setzen und mit der Tab-Taste einrücken:

Es entstehen Unterpunkte, die sich auf der Folie selbst als Aufzählungspunkte wiederfinden. Sie können dabei alle fünf möglichen Gliederungsebenen benutzen.

Und falls Sie einmal zu weit eingerückt haben: durch die Tastenkombination Umschalt + Tab können Sie die Einrückung wieder zurücknehmen, also sozusagen “ausrücken”.

Die Einstellungen dazu finden Sie in Windows unter:
Start > Systemsteuerung > Anzeige > Einstellungen

Werden an Ihnen dieser Stelle zwei Monitorsymbole anzeigt, steht Ihnen die Option offen.

Schließen Sie in nächsten Schritt den zweiten Monitor an Ihren Präsentationsrechner an und nehmen Sie in PowerPoint folgende Einstellungen vor:

1. Wählen Sie im Menü “Bildschirmpräsentation” den Befehl “Bildschirmpräsentation einrichten”.
2. Wählen Sie im Ausklappmenü “Bildschirmpräsentation anzeigen auf” den Monitor aus, der die Präsentation für Ihre Zuschauer anzeigen soll.
3. Aktivieren Sie die Funktion “Präsentationsansicht”. Ihr Monitor zeigt jetzt die Notizen an, die Ihren Zuschauern verborgen bleiben.

Die Funktion steht in PowerPoint seit der Version 2003 zur Verfügung.

Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Präsentationsmodus mit der rechten Maustaste auf die Folie.
2. Gehen Sie im Kontextmenü auf “Zeigeroptionen” und wählen Sie dann einen Stift oder Marker aus. Ändern Sie gegebenenfalls die Farbe ab.
3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Folie und beginnen Sie mit der Beschriftung.

STRG + EINGABE springt ins nächste Textfeld, so dass Sie sich den Griff zur Maus sparen können. Das funktioniert auch bei Aufzählungsfolien:

Zum Abschalten gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie im Menü Extras den Befehl AutoKorrektur-Optionen.
   
2. Wählen Sie die Registerkarte “AutoFormat während der Eingabe “
3. Deaktivieren Sie die automatische Textanpassung für
   den Titeltext mit der Option “Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen” (Häkchen entfernen)
4. Deaktivieren Sie die automatische Textanpassung für den Textkörper mit der Option “Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen”

Möchten Sie die automatische Textanpassung nur vorübergehend
abschalten, klicken Sie in Ihrer Folie auf die Schaltfläche “Autokorrektur-Optionen”.

Autokorrektur-Optionen erscheinen als kleines blaues Rechteck, sobald Sie den Mauszeiger in die Nähe eines korrigierten Textes führen. Berühren Sie das kleine Rechteck mit dem Mauszeiger, verwandelt es sich in eine Schaltfläche.

Klicken Sie rechts auf den kleinen schwarzen Pfeil, erhalten Sie eine Liste mit Optionen. Mit der Option “Wiederherstellen von Auto-Format” nehmen Sie die Autokorrektur zurück.

01 Masterfolien

Nehmen Sie Layoutgestaltungen weitgehend in den Masterfolien vor – hierzu gehören auch die Animationseffekte für Textfolien!

02 Abkürzungen

Nutzen Sie die Autokorrektur für Abkürzungen! Sie stehen in allen Office-Produkten zur Verfügung. Beginnen Sie die Abkürzungen mit dem Zeichen #. So kommen Sie nicht in Konflikt mit existierenden Wörtern. Beispiel #lsa Lohnsteuerjahresausgleich.

03 Tastaturkürzel

In PowerPoint stehen Ihnen eine ganze Reihe nützlicher Tastaturkürzel zur Verfügung, die das Arbeiten erheblich beschleunigen. Die Verwendung von Tastaturkürzeln ist für Maus-Nutzer zwar etwas gewöhnungsbedürftig, aber schon nach kurzer Zeit werden Sie schnelle Tastenkombinationen nicht mehr missen möchten. Die wichtigsten Tastaturkürzel haben wir für Sie zusammengestellt.

04 Zentrale Foliendatei

Verwalten Sie Folien für ähnliche Vorträge in einer Powerpoint-Datei! Gemeinsam verwendete Folien werden dadurch zentral zur Verfügung gestellt. Über die Funktion „Zielgruppenorientierte Präsentation“ können dann die einzelnen Vorträge zusammengestellt werden.

05 Testen, testen, testen

Sprechen Sie die fertige Präsentation einmal komplett durch! Nutzen Sie dabei die Funktion „Neue Einblendzeiten testen“ um einen Überblick über die Vortragzeit zu bekommen!

06 Verpacken für CD / Pack & Go

Erstellen Sie CDs über die Funktion „Verpacken für CD“ aus PowerPoint heraus. Alle nötigen eingebundenen Dateien werden mit gespeichert. Auch der aktuelle Viewer. Das vereinfachte packen funktioniert ab Version 2003 unter der Voraussetzung, daß Windows XP oder höher als Betriebssystem installiert ist. In der Version PowerPoint 2002 heißt die Funktion “Pack and go”. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt, wie sie funktioniert.

07 Notizansichten

Nutzen Sie Notizseitenansicht, um sich zusätzliche Information, die nicht auf der Folie stehen, zu hinterlegen. Das „reine Vorlesen“ der Folien während des Vortrags ist schlechter Präsentationsstil.

08 Handzettel für’s Publikum

Stellen Sie Ihrem (firmenexternen) Publikum Unterlagen zur Präsentation in Form der Handzettel oder als PDF-Dateien zur Verfügung (möglichst nicht als Powerpoint-Datei)!

09 Kabellose Maus

Nutzen Sie während der Präsentation eine Funkmaus – so sind Sie während des Vortrags nicht an den Arbeitsplatz gebunden.

10 Zwei Monitore

Lassen Sie die Präsentation auf zwei Bildschirmen laufen. So können Sie auf dem Bildschirm für den Vortragenden die Notizseiten anzeigen lassen oder andere Programme laufen lassen. Funktioniert ab Version 2003 – Voraussetzung ist Windows 2000 SP3 oder höher als Betriebssystem und eine entsprechende Grafikkarte.

11 Schwarzfolie

Drücken Sie Taste B (für black) oder Taste Punkt, wird eine Schwarzfolie eingeblendet (nochmaliges Drücken der Taste oder ein Mausklick, und die Präsentation geht weiter).

12 Weißfolie

Drücken Sie Taste W oder Taste Komma, wird eine Weißfolie eingeblendet (nochmaliges Drücken der Taste oder ein Mausklick, und die Präsentation geht weiter). Diese Technik kann genutzt werden, um während der Präsentation über ein weiteres Wiedergabegerät wie einen Film- oder Diaprojektor Informationen anzeigen zu lassen.

13 Stop & Go

Drücken Sie Taste S (für stop) oder Taste Pluszeichen, wird eine Präsentation mit Einblendzeiten angehalten (nochmaliges Drücken der Taste oder ein Mausklick, und die Präsentation geht weiter).