Einen Text mit KI zusammenfassen oder sich eine Formulierung vorschlagen lassen sind inzwischen als alltägliche KI-Anwendungen vielen bekannt. Doch immer häufiger fällt ein weiterer Begriff: KI-Agenten.

Diese sollen nicht nur Fragen beantworten, sondern Aufgaben selbstständig erledigen und dabei verschiedene Programme und Informationsquellen nutzen können. Aber was bedeutet das eigentlich genau?

Vom KI-Assistenten zum KI-Agenten

Ein klassischer KI-Assistent reagiert in erster Linie auf eine konkrete Eingabe. Sie stellen eine Frage oder formulieren eine Aufgabe und bekommen von der KI eine passende Antwort geliefert.

Ein KI-Agent geht dann noch einen Schritt weiter. Statt lediglich eine einzelne Anweisung auszuführen, erhält er von Ihnen ein Ziel. Anschließend generiert er notwendige Schritte, um dieses Ziel zu erreichen.

Vereinfacht gesagt:

KI-Assistent: „Fasse mir diese Besprechungsnotizen zusammen.“

KI-Agent: „Bereite die Ergebnisse der Besprechung auf und kümmere dich um die daraus entstandenen Aufgaben.“

Für die zweite Aufgabe wären mehrere Schritte notwendig: Der Agent müsste beispielsweise die Besprechungsnotizen auswerten, Aufgaben erkennen, Verantwortlichkeiten zuordnen und die Informationen anschließend in einem geeigneten System hinterlegen. Dafür benötigt er dann selbstverständlich auch entsprechende Zugriffsberechtigungen.

Wie arbeitet ein KI-Agent?

Ein KI-Agent verbindet die Fähigkeiten eines KI-Modells mit weiteren Werkzeugen und Datenquellen. Je nach Anwendung kann er beispielsweise auf Dokumente zugreifen, Informationen recherchieren, Kalender oder E-Mails einbeziehen oder Aktionen in anderen Programmen ausführen.

Dabei folgt ein Agent typischerweise einem zyklischen Prozess:

• Aufgabe erfassen: Der Agent erhält ein Ziel, z. B. als Texteingabe oder Spracheingabe.
• Informationen verarbeiten: Er analysiert die vorliegenden Daten, erkennt relevante Muster und leitet mögliche Teilschritte ab.
• Plan erstellen und anpassen: Der Agent wählt eine Vorgehensweise, legt die nächsten Aktionen fest und passt den Plan bei Bedarf an, wenn neue Informationen hinzukommen.
• Handeln und Ergebnis liefern: Er führt die geplanten Schritte mit den verfügbaren Werkzeugen aus, prüft Zwischenergebnisse und liefert das Endergebnis oder meldet sich bei Unklarheiten zurück.

Dabei muss nicht jeder einzelne Zwischenschritt vom Menschen vorgegeben werden.

Sind KI-Agenten vollkommen selbstständig?

Vollkommen selbstständig handeln kann ein KI-Agent nicht. Es hängt davon ab, welche Zugriffsrechte, Werkzeuge und Regeln ihm gegeben werden.

So kann ein Agent beispielsweise Informationen selbstständig zusammentragen, aber vor dem Versenden einer E-Mail die Freigabe eines Menschen benötigen. Bei anderen Aufgaben darf er bestimmte Aktionen möglicherweise direkt ausführen.

Gerade im beruflichen Umfeld spielen deshalb klare Berechtigungen und Kontrollmöglichkeiten eine wichtige Rolle. Nicht jede Aufgabe, die technisch automatisiert werden kann, sollte ohne menschliche Kontrolle ausgeführt werden.

Wo können KI-Agenten eingesetzt werden?

In Unternehmen sind die Einsatzgebiete von KI-Agenten schon sehr vielfältig. Hier ein paar Beispiele:

Im Vertrieb können KI-Agenten passgenaue Produktempfehlungen für Kunden geben oder automatisiert an offene Angebote erinnern.

Im Marketing helfen KI-Agenten dabei, Inhalte zu erstellen, zu personalisieren und auf verschiedenen Kanälen zu verteilen.

In der Produktion können KI-Agenten unterstützen, indem sie Maschinen überwachen, Lagerbestände im Blick behalten und automatisiert Nachbestellungen auslösen.

Die Anwendungsfelder sind also sehr unterschiedlich, doch der Nutzen eines solchen Agenten beruht eigentlich immer darauf, Zeit zu sparen und Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Nicht nur antworten, sondern handeln

KI-Agenten markieren eine Weiterentwicklung im Umgang mit KI.  Während wir KI im Büroalltag bisher vor allem als Werkzeug kennen, das auf unsere Eingaben reagiert, können Agenten komplette Aufgaben und Abläufe übernehmen.

Der Mensch gibt dabei das Ziel und die Rahmenbedingungen vor. Der KI-Agent plant innerhalb dieser Grenzen die notwendigen Schritte und nutzt die verfügbaren Werkzeuge, um das Ziel zu erreichen.

Seminartipp: KI im Büroalltag

Sie möchten sich oder Ihre Mitarbeitende zu den verschiedenen KI-Tools, die Ihnen im Büroalltag zur Verfügung stehen, weiterbilden? Sind Sie neugierig darauf, wie künstliche Intelligenz (KI) Ihren Büroalltag erleichtern kann? In unserem Seminar erhalten Sie eine erste Einführung in die vielfältigen Möglichkeiten der generativen KI und deren Anwendungsmöglichkeiten.

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Wer Microsoft Teams im Büroalltag nutzt, erhält schnell eine Vielzahl von Benachrichtigungen. Nicht alle davon sind jedoch gleichermaßen wichtig. Mit den passenden Einstellungen können Sie selbst bestimmen, worüber und auf welche Weise Sie von Teams informiert werden. So können Sie unnötige Unterbrechungen reduzieren und behalten wichtige Aktivitäten trotzdem im Blick.

Benachrichtigungen individuell anpassen

Klicken Sie oben rechts in Teams auf die drei Punkte neben Ihrem Profilbild und wählen Sie Einstellungen.

Wechseln Sie anschließend zum Bereich Benachrichtigungen und Aktivitäten.

Nun können Sie alle Benachrichtigungen deaktivieren. Scrollen Sie weiter nach unten, haben Sie außerdem die Möglichkeit, individuell für verschiedene Bereiche festzulegen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Dazu gehören beispielsweise:

• Chats und Kanäle
• Besprechungen
• Reaktionen und Erwähnungen
• Apps und weitere Aktivitäten

Je nach Bereich können Sie außerdem bestimmen, wie Sie informiert werden möchten – beispielsweise über eine Banner-Benachrichtigung oder nur im Aktivitätsfeed.

Benachrichtigungen für einzelne Kanäle festlegen

Besonders praktisch: Sie können die Benachrichtigungen auch für einzelne Kanäle individuell einstellen.

Klicken Sie dazu beim gewünschten Kanal auf die drei Punkte (…) und wählen Sie Kanalbenachrichtigungen.

Anschließend legen Sie fest, ob und wie Sie über neue Beiträge informiert werden möchten.

So können Sie beispielsweise für besonders wichtige Kanäle Benachrichtigungen aktivieren und bei weniger relevanten Kanälen darauf verzichten.

Unser Tipp

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Benachrichtigungseinstellungen und konzentrieren Sie sich auf Informationen, bei denen eine schnelle Reaktion tatsächlich erforderlich ist. So bleibt Teams ein hilfreiches Kommunikationswerkzeug, ohne dass Sie bei jeder neuen Aktivität aus Ihrer aktuellen Aufgabe gerissen werden.

Seminartipp: Microsoft Teams

Wenn Sie ein umfassendes Verständnis für die vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Teams erlangen und sich intensiv mit der Plattform auseinandersetzen möchten, laden wir Sie herzlich zu unserem Seminar Microsoft Teams ein. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und darauf, Ihr Wissen zu erweitern.

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Wer regelmäßig mit Daten arbeitet, kennt diese Situation: Mehrere Informationen wurden gemeinsam in einer einzigen Zelle erfasst, für die weitere Bearbeitung werden sie jedoch in separaten Spalten benötigt. Ein typisches Beispiel sind Adressdaten, bei denen etwa Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort zunächst zusammengefasst vorliegen. Für eine strukturierte Auswertung oder Weiterverarbeitung ist es daher oft notwendig, diese Inhalte sauber voneinander zu trennen.

So funktioniert es:

Eine Funktion, die dabei schnell Abhilfe schaffen kann, ist Text in Spalten, die Sie im Reiter Daten im Bereich Datentools finden.

Markieren Sie zunächst die Spalten, der Inhalt(e) getrennt werden sollen und klicken Sie anschließend auf Text in Spalten, wählen Sie als Datentyp Getrennt“und klicken dann auf Weiter.

Im nächsten Fenster wählen Sie nun das Trennzeichen, das im Text verwendet wurde. In unserem Beispiel wäre dies Komma.

In der Datenvorschau können Sie das Ergebnis prüfen, der Text aus dem Beispiel wurde korrekt in 3 Spalten übertragen.

Im nächsten Fenster können Sie bei Bedarf noch spezifische Datenformate für die einzelnen Spalten vergeben und die gewünschte Aufteilung fertigstellen lassen.

In diesem Beispiel wären weiteren Anwendungen der Funktion auf die Spalten sinnvoll, sodass z.B. auch Vorname und Nachname aber auch Postleitzahl und Ort getrennt werden.

Seminartipp: Excel – Grundlagen

Sie möchten sich von Grund auf mit Excel vertraut machen? Dann ist das praxisorientierte Seminar Excel – Grundlagen genau das Richtige für Sie. Nach Abschluss des Seminars verfügen Sie über solide Excel-Grundkenntnisse und können diese effizient in Ihrer täglichen Arbeit einsetzen.

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Kommt Ihnen das bekannt vor? Auf einer PowerPoint-Folie befinden sich mehrere Bilder, Formen und Textfelder und ausgerechnet das gewünschte Element lässt sich nicht anklicken, weil andere Objekte darüberliegen.

Hier kann Ihnen der Auswahlbereich weiterhelfen. Er zeigt alle Objekte der aktuellen Folie übersichtlich in einer Liste an und erleichtert so die Arbeit mit komplexeren Folien. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sinnvoll mit diesem Tool arbeiten können.

So funktioniert es:

Den Auswahlbereich finden Sie über Start → Anordnen → Auswahlbereich. Je nach PowerPoint-Version kannst du ihn auch über Formformat → Auswahlbereich aufrufen.

Auf der rechten Seite öffnet sich anschließend eine Liste mit allen Elementen, die sich auf der aktuellen Folie befinden.

Ein Klick auf einen Eintrag im Auswahlbereich markiert das entsprechende Objekt auf der Folie. Das ist besonders praktisch, wenn sich mehrere Elemente überlagern oder ein kleines Objekt mit der Maus nur schwer zu treffen ist.

Über das Augensymbol neben einem Eintrag können Sie einzelne Elemente vorübergehend ausblenden. So kommen Sie beispielsweise problemlos an ein Objekt heran, das von einem anderen verdeckt wird. Anschließend können Sie das ausgeblendete Element einfach wieder sichtbar machen.

Tipp: Bei umfangreicheren Folien lohnt es sich, die automatisch vergebenen Namen wie „Rechteck 4“ oder „Textfeld 7“ umzubenennen. Mit Bezeichnungen wie „Titel“, „Produktbild“ oder „Hinweisbox“ finden Sie die gewünschten Elemente deutlich schneller wieder. Durch einen Doppelklick auf den Namen können Sie diesen ändern.

Seminartipp: PowerPoint – Kompakt

Sie möchten Präsentationen mit PowerPoint erstellen und benötigen Unterstützung? In unserem PowerPoint-Seminar haben Sie die Möglichkeit, Ihre PowerPoint-Kenntnisse schnell aufzufrischen und gezielt zu erweitern, um ansprechende Präsentationen zu erstellen.

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Daten in Excel zu löschen, ist schnell erledigt. Doch was, wenn nur Formatierungen wie Farben, Schriftarten oder Rahmen entfernt werden sollen? Dafür bietet Excel die praktische Funktion Formate löschen. Mit wenigen Klicks entfernen Sie unerwünschte Formatierungen, während die eingegebenen Daten unverändert erhalten bleiben.

So funktioniert es:

Dazu klicken Sie zunächst auf die Zelle oder markieren den Bereich, dessen Formatierung Sie vollständig löschen möchten:

Wählen Sie anschließend im Register Start im Bereich Bearbeiten auf das Radiergummisymbol und Formate löschen.

Der Inhalt der Zelle wird nicht verändert, alle Formatierungen – außer dem Standard – werden entfernt.

Die gleiche Funktion bietet auch die Möglichkeiten in markierten Bereichen alles zu löschen, also Formate und Zellinhalte, nur die Inhalte, das geht aber mit der ENTF-Taste meist schneller sowie alle Kommentare und Notizen oder Links.

Seminartipp: Excel – Kompakt

Möchten Sie nur mehr praktische und zeitsparende Tricks in Excel kennenlernen oder Ihr Wissen wieder auf den neuesten Stand bringen? Im Seminar Excel Kompakt frischen Sie Ihre Kenntnisse auf. Sie knüpfen an vorhandenes Wissen an und lernen neue Funktionen und Arbeitsschritte kennen.

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In Outlook erscheint standardmäßig bei jeder eingehenden E-Mail eine automatische Pop-up-Benachrichtigung mit einigen Informationen über den Absender und den Betreff der E-Mail. Das Pop-up erscheint unabhängig davon, ob man gerade in Outlook arbeitet oder ein anderes Fenster geöffnet hat. Dies kann im Arbeitsalltag störend sein, insbesondere, wenn man täglich viele E-Mails erhält. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, können Sie dies mit wenigen Mausklicks ganz einfach tun.

So funktioniert es:

Im neuen Outlook

Gehen Sie im Outlook zu Ansicht und wählen Sie Ansichtseinstellungen aus.

Wählen Sie nun im Bereich Allgemein die Option Benachrichtigungen aus.

Hier können Sie jetzt entscheiden, welche Benachrichtigungen Sie deaktivieren wollen. Sie können eingehende E-Mails, Kalenderbenachrichtigungen oder Benachrichtigungen über Kommentare oder Erwähnungen in Dokumenten deaktivieren.

Für eine genaue Detailauswahl klicken Sie auf die gewünschte Option, z.B. E-Mail.

Hier können Sie das Popup-Fenster deaktivieren, aber den kleinen Button (Umschlagbadge genannt) am Outlook-Symbol beibehalten. Außerdem können Sie aktivieren, dass schnell aufeinanderfolgende Benachrichtigungen als Gruppenbenachrichtigung zusammengefasst werden.

Bestätigen Sie im Ende mit Speichern.

Im klassischen Outlook

Gehen Sie auf den Reiter Datei und öffnen unten links die Optionen. Nun erscheint folgendes Fenster. Wählen Sie innerhalb der Optionen den Tab E-Mail aus.

Im Bereich Nachrichteneingang finden Sie die Option Desktopbenachrichtigung anzeigen. Entfernen Sie hier den Haken und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie erhalten nun keine Pop-up-Benachrichtigungen mehr und können selbst entscheiden, wann Sie Ihren Posteingang auf neue E-Mails überprüfen möchten.

Individuelle Regeln

Manchmal gibt es jedoch bestimmte Absender, von denen Sie sofort wissen möchten, wenn sie Ihnen etwas schicken. Dafür gibt es im klassischen Outlook eine Lösung. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail des betreffenden Absenders und wählen Sie Regeln und dann Regel erstellen.

Im sich nun öffnenden Fenster können Sie zunächst entscheiden, welche Bedingung die E-Mail erfüllen muss, damit die gewünschte Regel angewendet wird. In diesem Fall wählen wir die Bedingung, dass der Absender immer PCS Akademie | Newsletter sein soll. Aktivieren Sie nun den Haken bei Im Fenster „Benachrichtigung bei neuen Elementen“ anzeigen und bestätigen Sie mit OK.

Nun erhalten Sie weiterhin eine Benachrichtigung als Pop-up bei eingehenden Nachrichten dieses Absenders.

Im neuen Outlook können Sie dies nicht direkt einstellen, aber es gibt dennoch eine Möglichkeit. Wählen Sie bei der Deaktivierung der Nachrichten zusätzlich das Feld Nur von bevorzugten Personen aus und markieren dann alle Kontakte, von denen Sie weiterhin Benachrichtigungen erhalten wollen, als Favorit. Klicken Sie dafür auf eine Mail und nun auf die Mailadresse. Hier können Sie über die drei Punkte diesen Kontakt als Favoriten und damit als bevorzugte Person auswählen.

Seminartipp: Outlook – Aufbau

Sie möchten den Leistungsumfang von Outlook ausschöpfen und neue Funktionen ausprobieren? Dann empfehlen wir Ihnen unser vertiefendes Seminar Outlook – Aufbau. Darin erhalten Sie praktische Einblicke und lernen fortgeschrittene Techniken kennen, um das Beste aus Outlook herauszuholen.

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Doppelte Einträge sind in langen Excel-Tabellen schnell passiert, besonders, wenn Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen oder regelmäßig ergänzt werden. Doch keine Sorge: Sie müssen nicht jede Zeile einzeln durchsuchen. Mit der Funktion Duplikate entfernen schafft Excel schnell und unkompliziert Ordnung in Ihren Daten.

So funktioniert es:

Über den Reiter Daten finden Sie im Bereich Datentools den Button Duplikate entfernen.

Wichtig dabei:

• Excel erkennt Zahlendreher oder Tippfehler nicht als Duplikate, genauso wie überflüssige Leerzeichen.
• Excel vergleicht die Zeilen und löscht doppelte Einträge sofort und ohne Rückfragen. Werte werden dabei nicht zusammengeführt. Prüfen Sie daher vorher kurz, ob die Daten wirklich exakt übereinstimmen – oder erstellen Sie sicherheitshalber eine Kopie der Tabelle.

Klicken Sie in die Tabelle, die Sie auf Duplikate prüfen möchten:

Wählen Sie nun die Funktion Duplikate entfernen. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster:

Wählen Sie nun Alles markieren und prüfen Sie, ob Excel die Überschriften erkannt hat. Starten Sie den Vorgang mit OK.

Sie erhalten abschließend eine Rückmeldung, wie viele Datensätze gelöscht wurden.

Wichtig:
Wählen Sie immer die gesamte Tabelle. Wenn Sie nur einzelne Spalten prüfen lassen, löscht Excel nur den Inhalt der gewählten Spalten und rückt den Inhalt der Spalte entsprechend nach oben.

Seminartipp: Excel – Kompakt

Möchten Sie nur mehr praktische und zeitsparende Tricks in Excel kennenlernen oder Ihr Wissen wieder auf den neuesten Stand bringen? Im Seminar Excel Kompakt frischen Sie Ihre Kenntnisse auf. Sie knüpfen an vorhandenes Wissen an und lernen neue Funktionen und Arbeitsschritte kennen.

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Insbesondere bei umfangreichen Dokumenten passiert es immer wieder, dass sich plötzlich eine leere Seite in der Mitte des Dokuments befindet. Dies sorgt speziell beim Druck des Dokuments für unnötigen Papierverbrauch. Aber auch bei der Bearbeitung eines Word-Dokuments sind diese leeren Seiten sehr hinderlich. Da es unterschiedliche Gründe für ihre Entstehung gibt, zeigen wir Ihnen auch verschiedene Wege, diese leeren Seiten zu löschen.

So funktioniert es:

Bei einzelnen leeren Seiten macht es zu Beginn Sinn, den Grund für die leere Seite herauszufinden. Gehen Sie dafür auf Start und im Bereich Absatz auf das Symbol Absatzmarker.

Nun sehen Sie in der Regel durch was die leere Seite entstanden sind. Meistens sind es zu viele Absätze oder ein unnötiger Seitenumbruch. Beides können Sie einfach löschen und somit die leere Seite ebenfalls entfernen.

Handelt es sich um ein umfangreiches Dokument, in dem immer wieder leere Seiten auftauchen, gibt es eine noch praktischere Vorgehensweise. Gehen Sie auf Ansicht und setzen Sie dann im Bereich Anzeigen den Haken bei Navigationsbereich.

Klicken Sie nun auf den Reiter Seiten. Nun haben Sie den Überblick über Ihr Dokument und sehen, wo überall leere Seiten sind. Durch Anklicken und die Taste Entf können Sie diese nun nach und nach löschen.

Sonderfall Letzte Seite

Kennen Sie aber den besonderen Fall, dass die letzte Seite leer bleibt und Sie diese auch nicht durch die oben beschriebenen Vorgehensweisen verschwindet? Dies kommt üblicherweise davon, dass die vorletzte Seite mit einer Tabelle endet, auf die immer noch ein Absatz folgt. Wenn Sie keine Möglichkeit haben, die Tabelle so zu verändern, dass der Absatz auf die vorherige Seite rückt, gibt es einen weiteren Trick.

Markieren Sie den Abstandsmarker auf der letzten Seite und gehen Sie im Menüband Start auf den Bereich Absatz und klicken auf den Pfeil rechts unten.

Ändern Sie hier den Abstand bei Vor und Nach auf jeweils 0 pt und wählen einen einfachen Zeilenabstand und bestätigen die Auswahl.

Markieren Sie nun erneut den Absatzmarker und wählen Schriftgröße 0. Nun sollte auch diese leere Seite verschwinden.

Seminartipp: Word – Grundlagen

Sie möchten nicht nur Listen mit Word sortieren, sondern die Textbearbeitung mit Word von Grund auf lernen oder Ihre Grundkenntnisse erweitern? Weitere Tipps und Trick zu Microsoft Word erhalten Sie in unserem Seminar Word – Grundlagen. Wir freuen uns auf Sie!

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