Presentatieblog

De ‘slecht nieuws presentatie’

Jerre Maas — Fri, 17 Feb 2012 15:24:37 +0000

In tijden van crisis komt hij helaas maar al te vaak voor; de ‘slecht nieuws presentatie‘. Een directeur die (een groep) medewerkers moet ontslaan, de financieel adviseur die moet melden dat de kwartaalcijfers er niet zo goed uit zien of de voorzitter van de Elfstedentocht die moet vertellen dat de toch helaas weer niet door kan gaan.

Deze laatste, Dhr. Wiebe Wieling, gaf twee weken geleden een schoolvoorbeeld van hoe een slecht nieuws presentatie eruit moet zien. In onderstaand filmpje kun je dat nogmaals zien. Wat deed deze man allemaal goed?

Click here to view the video on YouTube.

To the point

Dhr. Wieling vertelde direct het slechte nieuws. Hij begint zijn presentatie met: “Beste mensen, ik heb helaas geen goed nieuws“. Iedereen weet direct hoe laat het is – de tocht der tochten zal ook dit jaar niet gereden worden.
Vervolgens geeft hij heel to the point de redenen waarom de tocht niet gereden kan worden. Hij geeft aan dat de veiligheid van de deelnemers altijd bovenaan staat en vertelt een anekdote over hoe een rayonhoofd vorige week nog door het ijs gezakt is. Hiermee maakt hij zijn presentatie persoonlijk.
Daarnaast gebruikt hij een zogenaamde drieslag (of trikolon) om toe te lichten waarom de tocht niet uitgeschreven kan worden. Hierdoor onthoudt zijn publiek dat er drie redenen zijn waarom de toch niet door kan gaan; de ijsdikte, de ijskwaliteit en de weersverwachting.
Hij is kort en bondig, zijn hele verhaal duurt nog geen vijf minuten!

Conclusie; ben to the point, vertel waar het op staat en draai er niet omheen.

Ook dit jaar kon de Elfstendentocht helaas niet gereden worden...

Hij leeft mee

Als iemand graag had gewild dat de tocht gereden werd was het Wiebe Wieling wel. Al vijf jaar is hij voorzitter van de Koninklijke Vereniging De Friesche Steden en nog nooit heeft hij een Elfstendentocht mogen organiseren.
Hij geeft in zijn verhaal aan dat hij zich voor kan stellen hoe teleurgesteld iedereen is. Hoe hard iedereen heeft gewerkt om ‘de droom’ waar te maken en ook hoe hij gehoopt had dat dit jaar eindelijk er weer eens geschaatst kon worden.
Hij gebruikt hier een toepasselijke metafoor bij: “we hebben het gevoel dat we vlak voor de eindstreep zijn gestrand“.

Conclusie: ken de belangen van je publiek, leef met ze mee, leef je in.

Hij zet mensen op een voetstuk

Wiebe Wieling vertelt hoe zeer hij de inzet van al die vrijwilligers waardeert. Juist die vrijwilligers zitten op dat moment aan de buis gekluisterd. Hij benadrukt het collectieve. Hoe trots hij is op al deze mensen die zo hard hebben gewerkt. Hij doet dat niet vanuit een autoritaire positie, maar juist als gelijke. Hij benadrukt continue het gezamenlijke doel. Hierdoor plaats hij deze vrijwilligers op een voetstuk en zorgt hij ervoor dat hij de volgende keer weer op de inzet van deze mensen kan rekeken.

Conclusie: geef complimenten, benadruk het gezamenlijke belang, maak jezelf gelijk of minder belangrijk.

Slot

Desalniettemin blijft het altijd lastig om de brenger van slecht nieuws te zijn. Onthoud dat je slecht nieuws niet kunt omtoveren in goed nieuws. Geef je publiek de kans het slechte nieuws te verwerken voordat je ingaat op de mogelijkheden en vervolgstappen.

Succes!

Meer weten over hoe je een slecht nieuws presentatie (of gesprek) het beste aan kunt pakken? Lees het boek ‘Drieluik Mondelinge Communicatie Deel 2 van Drs. C.J.J. Korswagen‘.

Maak jij contact met je publiek?

Michel Jansen — Tue, 14 Feb 2012 08:34:49 +0000

Om je publiek actief te laten luisteren kun je hen vragen stellen. Door het stellen van vragen gaat men, hopelijk, op zoek naar een antwoord. Dit betekent dat men nadenkt over je onderwerp en hier actief mee bezig is. Je hebt contact! En dat is essentiële voorwaarde om een boodschap over te brengen.

In een kleine setting is het gemakkelijk om vragen te stellen aan je publiek. Ervaren sprekers en trainers kennen de kracht van interactie en stellen dus vragen. Het publiek kan ook vragen aan jou als spreker stellen. Je kunt met je publiek in discussie treden of ze kunnen je vragen stellen als ze iets niet snappen. Kijk uit dat het geen één op één gesprek gaat worden. De kans is groot dat je het contact verliest met de andere aanwezigen in de zaal.

Maar hoe maak je contact als er honderd of meer mensen in de zaal zitten?

Hier komt techniek om de hoek kijken. Je kunt een vraag stellen en middels het opsteken van handen of een gekleurde stemkaarten kan het publiek antwoorden. Je kunt ook elektronische hulpmiddelen inzetten bij deze interactie: Stemmen via stemkastjes, SMS, internet of twitter.

Vorige week zat ik bij een presentatie waar men sms-stemmen via Shakespeak www.shakespeak.com inzette. We kregen de ene na de andere vraag voor onze kiezen. Na elke vraag kwam gelijk het antwoord, waar de presentatoren vervolgens niets mee deden.

Hadden de presentatoren van te voren de blogbijdrage van Jerre Maas gelezen dan hadden ze het heel anders aangepakt. “Waar het om gaat is dat jij je publiek actief maakt en laat nadenken over een vraag. Het is daarna natuurlijk helemaal geweldig als je vervolgens ook dieper ingaat op de gegeven antwoorden! … Onthoud echter één ding goed – interactie moet functioneel zijn, het moet een doel dienen. Interactie om het hebben van interactie leidt tot een schijninteractie, en dat is het laatste wat je wil!”

In deze blogpost – interactieve hulpmiddelen een overzicht –, staat een overzicht van aantal technische hulpmiddelen. Aan deze lijst voeg ik graag GoSoapBox toe.

GoSoapBox bevat 4 vormen van interactie:

Stemmen
Vragen en antwoorden
Discussies
Verwarringsbarometer

In deze video legt men uit hoe GoSoapBox werkt.

Click here to view the video on YouTube.

Het publiek kan vragen stellen via GoSoapBox. Leuke optie hierbij is dat men ook op alle gestelde vragen kan stemmen. Zo ontstaat er een ranglijst van vragen waarop het publiek een antwoord wil. Aan jou de keus welke je gaat beantwoorden…

De vragen blijven na de presentatie beschikbaar en het is mogelijk om dan nog antwoorden toe te voegen aan de gestelde vragen. Op deze wijze kun je contact blijven houden met je publiek.

GoSoapBox komt voort uit het onderwijs, wat de verwarringsbarometer (Confusion Barometer) verklaart. Als je als student het college niet meer begrijpt kun je anoniem aangeven dat het verwarrend is. De docent kan de stof dan nogmaals uitleggen. Dit is natuurlijk ook bij een presentatie in te zetten.

Het is gratis en door iedereen te gebruiken, ook buiten het onderwijs. De tool werkt via het internet. Een voorwaarde is dat je publiek moet beschikken over internet via laptop, iPad of smartphone.

Ontdek hoe eenvoudig SoapBox werkt via www.gosoapbox.com.

Durf jij ook contact met je publiek te maken via het stellen van vragen?

Ik ben benieuwd. Hieronder kun je je ervaringen plaatsen.

Wat denkt je publiek écht (incl. filmpje!)?

Jerre Maas — Thu, 09 Feb 2012 08:01:31 +0000

Er zijn van die filmpjes die je na het zien meteen wilt doorsturen aan je volgers. Dit presentatiefilmpje kwam ik vorige week tegen en wil ik jullie natuurlijk niet onthouden! Het draait om een spreker die vele adviezen gebruikt over het houden van een goede presentatie, maar of zijn publiek vindt dat hij daarmee succesvol is…?

Click here to view the video on YouTube.

Bekijk het filmpje hier!

Tien belangrijke lessen kunnen we uit dit filmpje trekken:

1. Geen slechte grap

Een ijsbreker is goed, een slechte grap niet. Er zijn maar weinig mensen die een mop écht goed kunnen vertellen. Begin daarom liever met iets persoonlijks!

2. Niemand voor schut zetten

Publiek is je meest dierbare bezit. Mensen zijn speciaal voor jou gekomen en kunnen best een stootje hebben, maar iemand voor schut zetten is ‘just not done’. Let eens op de reactie van de student in het filmpje die zegt: “and… checking out for the rest of this session“.

Creëer dus een veilige setting, zodat je publiek een actief onderdeel wordt van je verhaal. Een onveilige setting maakt ‘bange’ en passieve toehoorders.

3. Irritante slide-transities

We kunnen het niet vaak genoeg herhalen, maar less is daadwerkelijk more.Transities leiden niet alleen de aandacht af van je verhaal, maar kosten ook nog eens (onnodig) tijd.

4. Voorlezen van je slide

Niet doen! Niet doen! Je publiek leest mee en geloof me, ze kunnen het heel goed zelf. Eén kreet op een slide is meer dan genoeg. Staan er meer dan zeven woorden op een slide, dan is het hoog tijd om de slide op te delen, te schrappen of te vervangen door een goede visual en gewoon je verhaal te vertellen!

5. Bullet points

“…en de vergeten vierde“. Natuurlijk heb je af en toe een lijstje in je verhaal. Zorg dat je dit lijstje uit je hoofd kent en verbaal en non-verbaal op de juiste manier ondersteunt (ten eerste, ten tweede, et cetera, met gebruik van je vingers). Bullet points zijn dan zo goed als overbodig. Wil je ze toch gebruiken? Zorg dat je de vierde bullet point niet vergeet!

Eén van de meest bekende voorbeelden van Clipart

6. Clipart

Cliparts – de standaard sjabloonafbeeldingen die Microsoft in Word en Powerpoint introduceerde – waren tien jaar geleden ontzettend hip, maar ze zijn nu ontzettend achterhaald. Gebruik goede visuals om je verhaal te ondersteunen, het liefst mooie, heldere foto’s met veel contrast in een hoge resolutie.

7. Technisch falen

Iets wat ik mij als de dag van gisteren herinner… een college Neuropsychologie. Ik zat er klaar voor en met mij vele andere studenten. De docent meldde aan het begin dat hij ‘geen college kon geven, want de beamer deed het niet’.

Vreemd en raar vond ik dat, want als expert op zijn vakgebied zou hij toch gewoon een college over de te behandelen stof moeten kunnen geven? Met of zonder slides. Immers, hij kon de slides zien op zijn PC en de meesten van ons hadden de sheets afgedrukt.

Het falen van een hulpmiddel mag een verhaal niet merkbaar beïnvloeden. Geef wel even aan dat er een technisch probleem is, laat de techneut komen, en ga door met je verhaal.

8. Te veel inleiden

Draai nooit te veel om je punt heen. Blijf niet aan het inleiden, maar kom snel tot de kern – daar zit je publiek namelijk op te wachten!

9. Te veel facts

Ook hier: less is more. Ondersteun je punt liever met drie argumenten, dan met tien. Dit staat ook wel bekend als ‘the rule of three‘.

10. Vragen

Hoe en wanneer mag je publiek vragen stellen?

Geef – aan het begin – aan wat je van je publiek verwacht. Mogen ze je onderbreken met vragen en zo ja, hoe? Of is er alleen aan het einde van je presentatie ruimte voor vragen? Je kunt het ook omdraaien en starten met een vraag aan je publiek: “wat weten jullie er al vanaf?“. En vraag daarna wat ze er graag nog meer over zouden willen weten.
Laat je presentatie in ieder geval niet doodbloeden zoals in het filmpje. Zorg dat je zelf een vraag achter de hand hebt en leidt deze in met “vaak vraagt men aan mij na deze presentatie of…“.

Tot slot…

Ook het filmpje aan het begin van dit artikel maakt gebruik van een stukje omgekeerde psychologie. Net als in het boek “Hoe verpruts ik mijn presentatie?” van Remko Iedema en Herman Jansen word je door middel van herkenbare voorbeelden even met je neus op de feiten gedrukt. Een review van hun boek lees je hier.

Ken jij nog leuke, inspirerende of verrassende filmpjes die te maken hebben met presenteren? Laat ze achter in de reacties!

Verkoper? Denk na over het moment waarop je de laptop opent

Sander Reijn — Tue, 07 Feb 2012 08:47:26 +0000

Er zijn verkopers die komen binnen en beginnen meteen met ratelen. Ze ontmoeten een prospect, openen hun laptop, presenteren de verplichte inhoud zonder onderbreking en vragen niet of de aanwezigen bepaalde behoeften of interesses hebben.

Dit is misschien eenvoudig, maar niet erg effectief.

Zie in plaats hiervan je presentatie als slechts een onderdeel van een breder gesprek. Maak de presentatie eventueel interactief zodat je kunt inspelen op de interesses en zorgen van alle toehoorders.

Doen: Bereid je voor op vragen en antwoorden door mogelijke vragen te verzinnen en na te denken over hoe je antwoorden kunnen worden teruggekoppeld naar je voorstel. Stel dia’s samen waarmee je antwoorden verduidelijkt.

Wat we kunnen leren van gezagvoerder Casper Willemse

Lianne Ebbinkhuijsen — Thu, 02 Feb 2012 08:45:55 +0000

Op een zeer vroege januari-ochtend reisden ik en mijn man met het vliegtuig naar Innsbruck, ons verheugend op een aantal dagen skivakantie in Ischgl. We zouden die middag nog op de piste staan.

Onderweg kwam de ‘captain’ uit de cockpit en nam het woord. Dat had ik nog nooit meegemaakt. Wel een gezagvoerder die over de intercom een melding deed, maar niet eentje die zichzelf liet zien en ging spreken voor alle passagiers. Hij kreeg ook meteen alle aandacht.

Gezagvoerder Willemse kwam teleurstelling brengen. Of we zouden in een storm terecht komen, of we zouden moeten landen in München met geen idee van ons reisvervolg, of we zouden een poging tot landing doen met de kans van een doorstart. Slecht zicht, hevige sneeuwval, gladheid en vele andere onzekerheden namen wij tot ons.

En… nagenoeg alle passagiers lachten hem toe en bleven rustig in hun stoel zitten wachten op verdere instructies. Hij werd door mensen vóór mij zelfs verheven tot ‘toffe gast’!

Hoe kan het dat slecht nieuws zo goed opgevangen wordt?
Willemse deed 5 hele goede dingen.

a) Hij kwam live voor zijn publiek en keek de mensen aan. Een hele andere verbinding dan de intercom in zo’n vliegtuig.

b) Hij was helder en transparant over wat hij had aan informatie en deelde elk nieuwtje met de passagiers. Door jargon in straattaal te vertalen, kon iedereen hem volgen. Zelfs als er geen nieuws was, kwam hij dat melden. Zijn publiek kreeg daardoor het volste vertrouwen dat ze op de hoogte werden gehouden.

c) Vertouwen en veiligheid kwam op humoristische wijze door: dan zitten we in een storm. Dat vindt u niet leuk, maar ik wel. En dan vindt u het ook weer leuk!

d) Hij legde verbinding op emotioneel niveau door telkens te benoemen wat de betekenis van zijn informatie was voor de reizigers; dat betekent dat u tot 12.00 uur zeker niet verder komt, dat vind ik oprecht vervelend voor u want u wilt natuurlijk lekker skiën.

e) Hij straalde leiderschap en autoriteit uit door kordaat te zijn in zijn keuzes en deze met Ik-taal over te brengen; ik neem de beslissing om hier te stoppen.

Het zou nog een hele lange reis worden…
Maar Willemse had een zaadje geplant om die dag zonder grote frustraties door te komen.
Hij was de held van de dag.

Je reactie op dit artikel is van harte welkom.

Social Media en presenteren

Jerre Maas — Thu, 26 Jan 2012 15:36:24 +0000

De opkomst van social media heeft op allerlei vakgebieden en in allerlei bedrijven een gigantisch effect gehad. Niet alleen is iedereen zoekende naar hoe men met deze nieuwe communicatiemiddelen om moet gaan, ook steeds vaker kijkt men hoe men deze middelen in kan zetten om in contact te komen met je doelgroep… of publiek.

Enige tijd geleden schreef ik een review over het boek van Cliff Atkinson (The Backchannel). Hierin wordt het effect van een live-social-media-stream op publiek en spreker besproken. Eind vorig jaarkwam ik een Engelstalig artikel tegen over zeven effecten die social media hebben op ‘het vak van professioneel spreker’ (lees het origineel op de website van Fast Company). Een korte samenvatting en beschouwing van deze zeven punten:

1. Schrik niet als ze niet naar je kijken

Het publiek kijkt steeds vaker naar mobieltjes of iPads. Dit betekent echter niet dat ze geen aandacht voor je hebben. Wellicht hebben ze iets gehoord dat zo interessant is dat ze dit gelijk willen delen met hun eigen volgers.
Echter is dit niet iets nieuws; ook als je publiek naar buiten zit te kijken of naar het plafond hoeft dat niet te betekenen dat ze met hun aandacht niet bij jou zijn. Mensen die een voorkeur hebben voor auditief leren kijken vaak niet naar jou of je hulpmiddel, omdat ze dit afleidt om de informatie tot zich te nemen.

2. Laat ze hun SmartPhones en iPads gebruiken!

Het heeft geen zin om te vragen om alles weg te doen of uit te zetten. Sterker nog; je zal veel negatieve of zelfs boze reactie’s ontvangen! Voor je publiek is het een ‘gegeven’ dat ze kunnen Twitteren tijdens je verhaal. In plaats van te verbieden kun je beter gaan faciliteren!

Je publiek is veranderd!

3. Als je nog niet nerveus was, moet je dat nu wel zijn!

Je publiek kan continue je feiten checken. Oftewel, je moet ervoor zorgen dat je feiten kloppen, anders zal je publiek je daar haarfijn op wijzen. Echter; als het goed is heb je alles gechecked en ben je de expert. Er is dan geen enkele reden om nerveus te zijn!

4. Als je niet weet wat social media zijn, dan is het tijd om dat snel te leren!

Social media kan je verhaal ontzettend veel kracht bij zetten. Daarnaast maakt een (groot) gedeelte van je publiek wellicht gebruik van social media. Het is dus goed om te weten wat er om gaat bij je publiek en waar ze mee bezig zijn. Zorg dat je dat weet!
Daarnaast zijn vele social media geweldige middelen om contact te maken met je publiek en je verhaal kracht bij te zetten. Dat kun je bijvoorbeeld te doen door in heldere, korte ‘quotebare’ zinnen en woorden te spreken. Door die boodschap enkele malen te herhalen prent jij deze niet alleen in bij je publiek, maar wellicht ook bij alle volgers van je publiek!

5. Gefeliciteerd! Je spreekt wellicht met miljoenen die je niet kunt zien!

Dit punt sluit naadloos aan bij punt 4 – je weet niet hoe groot je bereik is met je presentatie. Jouw publiek is niet alleen daar om naar je te luisteren, maar zijn wellicht ook jouw eigen marketingmiddel!

6. De feedback komt binnen… meteen

Normaal gesproken vraag je achteraf hoe je het gedaan hebt. “Wel aardig”, is meestal het antwoord. Nu krijg je continue feedback op je presentatie. Je publiek heeft een middel om direct feedback aan je te geven. Gebruik deze feedback – wellicht zelfs al tijdens je presentatie – om je verhaal te verbeteren en beter in te spelen op de behoeftes van je publiek!

7. Verras je publiek met eerlijkheid

Heb je een crisis binnen je bedrijf die is uitgelekt (bijvoorbeeld via Facebook of Twitter)? Ben dan open en eerlijk; je publiek zal er namelijk van op de hoogte zijn! Door open en eerlijk te zijn over hetgeen er gebeurd is win je de harten van je publiek en laat je zien dat je op de hoogte bent van hetgeen ze weten (en wellicht ook wat er bij hen leeft).

Tot slot…

Tot slot wil ik jullie vooral aanraden om je bewust te zijn van hoe je publiek veranderd is en waar ze mee bezig zijn. Gebruik deze nieuwe middelen om je presentatie te verbeteren en je publiek te betrekken bij je verhaal!

Succes!

Overtuig op emotie

Arthur Sevenstern — Thu, 19 Jan 2012 12:00:27 +0000

foto: http://www.flickr.com/photos/8941167@N04/5648812478/

Er is geen sterkere drijfveer dan emotie. Als iets goed ‘voelt’ dan neigen we er naar toe, en als iets slecht voelt dan vluchten we ervandaan of gaan we de strijd aan. Dat gevoel is een oerinstinct. Als je eerlijk, diep in je hart kijkt dan kun je bijna voorspellen hoe iets afloopt. Het is niet voor niets dat we veel belangrijkste beslissingen in ons leven nemen op onderbuikgevoel: Welke studie we gaan doen, op wie we verliefd worden of hoe we onze kinderen opvoeden.

In schril contrast met die sterke emotionele drijfveer staat de opbouw van zakelijke presentaties. Bijna zonder uitzondering willen we in presentaties overtuigen op rationele gronden. We worden om de oren geslagen met logische redeneringen, statistieken en wetenschappelijk bewijs. Natuurlijk beoordeelt je publiek je (ook) op expertise, feitenkennis en rationele bewijsvoering, maar er is meer nodig om je publiek echt, intrinsiek te overtuigen. Jij hebt je huidige partner (hopelijk) niet gekozen vanwege een aanbeveling in een onderzoeksrapport, maar het voelde gewoon goed.

Logica en ratio zijn prima hulpmiddelen om je beweringen en expertise aan te tonen. Maar als je je publiek in beweging wil krijgen, overtuig ze dan ook op emotioneel vlak.

Slides ‘pimpen’ leidt niet tot betere presentaties!

Jerre Maas — Thu, 05 Jan 2012 07:15:33 +0000

Regelmatig word ik gevraagd om ‘ouderwetse’ PowerPoint slides om te zetten in het hippe Prezi. Of om dertig bullet points samen te vatten in een beeld en een kreet. Dat alles onder het mom dat je daarna een betere presentatie kan geven.

Ik weiger deze verzoeken altijd. Ik geloof er namelijk niet in dat het simpelweg verbeteren van je hulpmiddel leidt tot het geven van een betere presentatie. Natuurlijk is het goed inzetten van je hulpmiddel een onderdeel van een goede presentatie. Te vaak ligt echter de focus op dit hulpmiddel en niet op de andere aspecten van de presentatie.

Stel een doel

Ik vraag mijn klanten altijd wat het doel is dat ze hebben met hun presentatie. Vaak krijg ik dan iets terug als ‘overtuigen’, ‘entertainen’ of ‘verkopen’. Maar welk doel zit daar weer achter? Wat is het doel achter het doel? Waarom geef je deze presentatie überhaupt en waarom is die zo belangrijk voor je?

Wat is je boodschap?

“Wat moet je publiek na drie weken nog weten van je presentatie?”, is meestal mijn vervolgvraag.

Je hulpmiddelen zijn als een rollator - leun je er te veel op, dan ga je onderuit!

Zet voor jezelf eens op papier wat jouw publiek moet onthouden van je verhaal. Dit geeft richting aan het verpakken van je kernboodschap. Het is hetgeen je wil overbrengen! Om deze boodschap over te brengen zijn twee dingen van groot belang;

Je verhaal: misschien is er een metafoor waar binnen je jouw verhaal kunt vertellen? Het bouwen van een goed verhaal kost tijd en gebeurt (meestal) analoog!
Contact met je publiek: zonder contact kun je nog zoveel je best doen; je zal je boodschap niet over kunnen brengen. Presentatie-skills zijn van groot belang om dit contact te kunnen maken en vast te kunnen houden!

En je hulpmiddel?

Dat komt hierna pas. Immers; het is een HULPmiddel – het moet je helpen om je boodschap over te brengen. Een goed ingericht hulpmiddel zorgt ervoor dat je makkelijker je verhaal kunt vertellen en makkelijker contact met je publiek maakt.