Uma coisa se tornou moda nas micro e pequenas empresas é o seguinte pensamento: “Não tem um site? Crie um blog!”. Muitas vezes essa ferramenta ainda é vista apenas como uma alternativa barata para empreendedores inserirem seus negócios na internet. De fato, isso ajuda a inserir, mas nem sempre é da forma adequada.

Site x blog

Para começo de conversa, é importante contextualizar todos à respeito da diferença entre um blog e um site. Para alguns, talvez seja fácil de notar. Mas para muitos outros, o conceito ainda é vago e difuso.

Um site começa como um folder virtual para o seu negócio, expondo informações sobre a história e atuação da empresa, sobre o foco dos seus produtos e/ou serviços, informações de contato, etc. Podemos encaixar como site também lojas onlines, ferramentas de relacionamentos, etc. Quando falamos em blog, falamos de um site que é especializado na atualização de conteúdos, ou seja, se o seu empreendimento não possui a necessidade de expor com frequência novas informações aos seus associados/clientes, não há porquê ter um blog. Uma empresa de RH poderia, por exemplo, criar um blog e expor ali as últimas vagas de emprego.

Toda a comunicação tem um retorno (compartilhado ou não). Se você fala algo que alguém não gosta, essa pessoa vai esboçar uma reação, podendo ser desde uma cara de nojo, um sorriso amarelo ou até um ataque histérico. O blog também se diferencia pela possibilidade de monitorar como os leitores avaliam o conteúdo que você compartilha através do sistema de comentários. Claro que nem todos os internautas comentam, mas já é uma boa pesquisa em profundidade.

Também não basta você ter conteúdo para ir apenas postando sem nenhum nexo. Nem sempre seu cliente quer saber se você comprou uma sede nova ou como está o seu faturamento. Você deve saber colocar conteúdo de forma clara e relevante para o leitor – e para isso você deve definir quem é o seu público e estudar quais são os seus interesses.

“E como devem ser os textos no blog?”

Há anos atrás, vivíamos no mundo da “web 1.0″, na qual somente quem possuía conhecimento técnico poderia inserir seu conteúdo na internet. Hoje, vivemos no contexto da “web 2.0″, que é a internet colaborativa. Pesquisamos e nos baseamos em conteúdos colocados por outros internautas, e a prova disso é a Wikipédia que é uma enciclopédia virtual composta apenas por textos de usuários. Por isso, o conteúdo que você vai compartilhar deve ser relevante.

Lembre-se sempre de não copiar e colar o relatório anual da sua empresa no blog. O texto de internet deve ser curto e de fácil entendimento (não é todo mundo que consegue ler um relatório negocial, por exemplo), pois a leitura no computador é sempre mais cansativa. É difícil ler um livro no computador e mesmo que você consiga, vai notar um certo cansaço. São características como essa que fazem com que o jornal impresso e as revistas ainda não tenham sido extintos.

Além de textos curtos, utilize frases curtas e dê um espaço de uma linha entre cada parágrafo para o seu texto não fique aquele blocão que a gente cansa só de bater o olho. Subtítulos também quebram o texto e facilitam a leitura.

Para finalizar, utilize letras simples, como Arial, Verdana, Tahoma ou Trebuchet. As serifas (detalhes nas pontas e cantos das letras da fonte) cansam a vista, por isso você nunca conseguiria ler um parágrafo escrito na letra da Coca-cola, porque tem muitos detalhes.

“Ok, minha empresa precisa mesmo ter um blog. Como fazer?”

A praticidade é um dos grandes pontos a favor do blog. Diferente do site, ele é muito fácil de ser criado, é popular, é fácil de editar seu conteúdo, além de ser gratuito. Existem vários serviços web que oferecem serviço de criação blogs, mas vou falar apenas das alternativas mais profissionais.

O Blogger é muito fácil de trabalhar. Essa ferramenta do Google oferece a você modelos de layout prontos, um modo fácil para postar suas mensagens e apresentar seu conteúdo – basta ter uma conta no Gmail. Porém, os layouts prontos são simplistas, o que pode deixar o seu trabalho pouco profissional. O meu blog pessoal está hospedado lá, mas eu baixei um layout pronto de outros sites da internet.

O Wordpress é uma ótima alternativa para quem já possui bons conhecimentos em Tecnologia da Informação. Ele te dá mais liberdades para trabalhar layout e modelos de edição, mas é mais restrito para quem já conhece a linguagem HTML. Se você tiver alguém que conheça um pouco sobre isso na sua empresa, é uma ótima pedida e você não vai se arrepender.

Existem outras aplicações como o Tumblr, que possui os links já com um sistema de URL simplificada para você postar dentro dos seus 140 caracteres no Twitter. Particularmente, não sugiro para empresas, pois ele é de textos mais curtos e é muito simples.

Se encaixou no perfil? Crie um blog e entre nessa blogosfera!

(créditos da imagem para flickr:minifig)

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“Urgente é aquilo que não deixa tempo para o importante”

Pedindo para um amigo meu sugestões de pauta para esse texto, eis que ele me sugere exatamente o mesmo assunto da tal frase. Você sabe diferenciar o que é importante e o que é urgente? Sabe quais são as consequências de priorizarem um ou outro errôneamente?

Bem, eu trabalhei um tempo em uma empresa em que todos os funcionários viviam pra “apagar incêndios”. Era um festival de horas extras, gente cansada e sem conseguir tirar férias, e a cada problema resolvido surgiam outros 3 ou 4 novinhos em folha.

Já em uma outra empresa, o que existia era uma síndrome de prioridade. Isso ocorre quando tudo é prioridade. Se pararmos para pensar, nesse caso na verdade nada é prioridade. E essa síndrome geralmente era acompanhada do efeito “cachorro que tem dois donos” – aquele que morre de fome porque ninguém cuida.

Aprendi que nessas empresas o urgente era muito valorizado porque o que era importante nunca era feito. Quem se organiza e faz o que é importante dificilmente é surpreendido pelas urgências e emergências.

Considero o planejamento, acompanhamento e medições aspectos extremamente importantes em uma organização bem como outras atividades gerenciais que permitam visualizar o andamento de atividades e prever situações-problema.

“Mas afinal, como diferenciar o que é importante do que é urgente!?”

As coisas urgentes são aquelas que exigem nossa atenção imediata. E o que é que pode requerer nossa atenção imediata? Um telefone tocando, com certeza. Mas as urgências que precisamos realmente focar são aquelas que apresentam impacto considerável nas nossas demais atividades ou na empresa em geral. O “problema” é que essas urgências são também aquelas que provavelmente poderiam ter sido previstas e mas não foram.

Importante é aquilo que também tem impacto nas nossas atividades, mas que, geralmente, está associado aos nossos objetivos, metas ou funções. Uma atividade importante pode se tornar urgente quando não atentamos para seu prazo, ou ainda quando postergamos seu início até a última hora. Quando priorizamos aquilo que é importante reduzimos a incidência de eventos urgentes em nosso dia-a-dia.

A grande dificuldade em se priorizar o importante ao invés do urgente é uma questão cultural. A idéia que temos é que tudo que é urgente, por natureza, é importante. É interessante ver como essa postura nos coloca em um ciclo difícil de ser rompido e que tem como resultado o aumento da criticidade dos eventos urgentes.

A saída disponível é sim, continuar “apagando os incêndios” das atividades urgentes, mas programando e dedicando parte considerável do tempo disponível para as atividades importantes.

Quem se antecipa aos problemas evita-os ou, quando impossível evitá-los, resolve-os com mais eficiência, eficácia e, principalmente, efetividade.

(créditos da imagem para flickr:hockadilly)

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Lilian Pina, minha esposa, é gerente de central de atendimento em uma ouvidoria. Antes mesmo de eu falar alguma coisa sobre as novidades do novo sistema, ela já saiu navegando e descobrindo algumas das novas funcionalidades. Depois mostrei para ela algumas outras novidades que ela ainda não tinha descoberto e a convidei para mostrar para vocês no vídeo abaixo.

Como vocês podem ver, a utilização do sistema tem uma fluência e estabilidade muito boas e é isso que eu espero de um Sistema Operacional. Foi por isso que eu deixei de usar Windows há dois anos atrás e tendo visto todas as melhoras do Windows 7, é por isso que hoje eu o tenho instalado no meu iMac.

De qualquer forma, ainda não digo que eu faria o upgrade das estações de trabalho na minha empresa porque a Microsoft Brasil ainda não disponibilizou uma versão de atualização (mais barata) para quem já possuía licenças do Windows, mas imagino que em breve deva ser lançado por aqui.

Bom, é isso aí. Semana que vem nós vamos entrar mais a fundo nas novas funcionalidades, sempre pensando no que elas nos seriam úteis no nosso ambiente de trabalho.

Até a próxima!

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Em virtude do faturamento limitado, nem sempre as micro e pequenas empresas têm condições de contratar a terceirização de algum serviço. Tendo isso em vista, a internet vem ajudar em dois pontos cruciais: marketing e gestão.

Internet na gestão

Quem não conhece muito acha que a internet só pode ser utilizada como ferramenta de marketing, mas isso não é verdade. Atualmente existem várias ferramentas que, de uma forma ou de outra, acabam contribuindo na gestão das empresas como um todo. Um site muito bom que exemplifica isso é o Debit, que oferece ferramentas online de fluxo de caixa, cálculos trabalhistas e até call center.

Como estar presente na internet

Ao contrário do que muitos imaginam, não, isso não é difícil. Na verdade, não precisa nem de um site (apesar de ser bem interessante). Antes de mais nada, é essencial a empresa conhecer o seu público de interesse para que, em cima disso, possa elaborar a melhor estratégia e usar as melhores ferramentas de contato.

Agora vamos derrubar um velho paradigma: talvez a sua empresa não precise de um blog. Para muitos, o blog se tornou uma ferramenta barata para se inserir na internet. Mas se sua empresa não precisa atualizar seus clientes com constantes novidades, não faz sentido. O blog, na verdade, deve ser usado por empresas que possuem informações rápidas para compartilhar com seu público consumidor. Uma empresa de RH, por exemplo, pode ter um blog onde posta as oportunidades de emprego que surgiram.

As Redes Sociais também já estão ficando cansativas, pois as pessoas criam perfis sem se planejar. É importante lembrar que um Orkut possui um público predominantemente jovem, enquanto as pessoas tem e acessam o Twitter já são um pouco mais velhas. Afinal, qual é o público da sua empresa? Atualmente, o YouTube também vem surgindo como uma boa técnica de uso das Redes Sociais para empresas – desde que você queira MESMO compartilhar vídeos, pois senão não tem propósito.

De qualquer forma, não é difícil ter um site. Para quem não conhece, existem editores gratuitos nos quais você pode customizar o seu site e criar um endereço na web, com canal de relacionamento, espaço para notícias, dentre outros. Um bom exemplo disso é o Wix, que elabora sites em flash de uma forma que permite que customize  os detalhes como achar melhor. Para sites mais simples, o Webnode é uma boa ferramenta que já oferece layouts prontos onde você agrega e elimina detalhes como fotos, conteúdos, e outros.

Vale lembrar que é provável que os resultados não sejam os mesmos do que contratar um profissional, afinal, não espere encontrar um consultor 24h num site disposto a fazer o seu planejamento estratégico ou plano de marketing de graça. Porém, você pode pesquisar casos de sucesso e participar de fóruns para tirar dúvidas e procurar pelas ferramentas web certas que possam contribuir para alguma etapa do seu trabalho e alguma função da sua empresa. Boa sorte!

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Semana retrasada eu recebi um notebook que a Microsoft Brasil me emprestou com o Windows 7 instalado e estou utilizando-o desde então tanto como estação de trabalho quanto de entretenimento. Hoje, depois de duas semanas de uso intenso, eu posso dizer com todas as letras que eu estou muito impressionado. Partilho da opinião do Nick Ellis (um dos “7 Testers” escolhidos) quando ele diz que essa é a melhor versão do sistema operacional já lançado pela Microsoft.

Hoje eu criei um vídeo para falar um pouquinho sobre a inicialização do sistema que foi tão criticada pela internet a fora. Veja abaixo.

E finalmente, o resultado da promoção!

Semana passada lançamos uma promoção que iria premiar alguns leitores com cópias do Windows 7 Ultimate assinadas pelo presidente da Microsoft, o Steve Ballmer. Entreguei a tarefa de escolher os vencedores à Talita James, integrante da nossa equipe, que fez um trabalho bem legal pesquisando as promoções dos outros blogs que também estão testando o Windows 7 para a Microsoft e eliminando os candidatos que copiaram as frases de outros participantes (que coisa feia, tsc, tsc…). E os vencedores são…

• Aleph Tonera com a frase:
  “Wait..
  Iniciei esperando.. anciosamente por ele
  Nada me distraía.. eu só pensava no lançamento dele
  Dia pós dia minha ansiedade crescia..
  Ontem comecei a me preparar
  Wonderfull!
  Sentado à frente do PC desde às 18:00 hrs e finalmente 00:00.. Lançou-se o Windows 7!

  Sinceramente..
  Eu
  Vou
  Enlouquecer, se
  Não conseguir minha cópia do Win.7 Signature Edition!”

• Gustavo Periard com a frase:
  “EU mereço essa cópia porque ainda não eNTendi como neste novo MILLENIUM ainda não eXPerimentei um outro ponto de VISTA com o novo Windows e suas ‘7 MARAVILHAS’ !! ”

Parabéns aos ganhadores, aguardem meu contato por e-mail. Aos que não ganharam, não fiquem tristes! Temos mais uma cópia do Windows 7 Ultimate que será distribuída até o final do ano, fiquem atentos!

Até a próxima!

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De um certo tempo pra cá, percebi que minhas anotações estavam tomando um “quê” bibliotecário (inevitável), organizacional e até hierárquico. Inconscientemente estive produzindo mapas mentais.

Os mapas mentais são diagramas que servem para gerenciar informações, conhecimentos. Esse gerenciamento facilita o entendimento de problemas e nos ajuda a estruturar melhor as suas soluções, além de ser muito útil no que diz respeito aos processos de aprendizagem e memorização.

Apesar dessa definição aparentemente complicada, os mapas mentais nos trazem grandes benefícios e são relativamente simples de se fazer e utilizar. Podem ser feitos apenas com lápis e papel, ou de uma forma mais elaborada utilizando softwares específicos para tal (veja aqui alguns deles). Particularmente, nunca utilizei softwares. Gosto mesmo é de rabiscar e colorir com giz de cera e canetinha! =)

A idéia do método é reunir graficamente os assuntos relacionados a um tema central, da mesma forma que funciona o nosso cérebro: uma idéia “puxa” ou remete a outra.

O primeiro passo para montar um mapa mental é identificar seu real objetivo. Ele pode ser, entre outros:

• Organização (de atividades, rotinas)
• Planejamento (de eventos, projetos)
• Aprendizagem (estudo, pesquisa)

Para visualizarmos melhor, vou passar um exemplo bem pessoal Estou ajudando minha (futura) cunhada a organizar sua festa de aniversário. Vamos propor um mapa mental para organizar a sua festa de aniversário.

Identificado o objetivo do mapa (organizar a festa de aniversário da Ana), quais seriam os aspectos primários deste mapa?

Eu penso que:

• Definição de data
• Definição de orçamento

Veja que os aspectos primários são aqueles realmente essenciais. É claro que uma festa de aniversário é mais do que data e orçamento, e que ela depende de outros inúmeros fatores. Mas no que diz respeito à organização da festa, nenhuma outra atividade é possível antes da definição destes itens, certo? Portanto, é preciso ter muita atenção para que o objetivo do mapa (organização) não seja confundido com o tema do mapa (festa da Ana).

Vamos visualizar os aspectos primários no nosso mapa:

A partir deste momento é possível identificar os aspectos secundários e seus relacionamentos com os primários.

A definição de data nos remete a reservas:

• Da data em si, pelos convidados (Guardar a data)
• De um local para realização da festa (Local)

Esses aspectos dependem da definição de uma lista de convidados, que por sua vez dependem da definição do orçamento. Visualizando:

O orçamento também define itens como cardápio, decoração, pista de dança, e influencia também no próprio local a ser utilizado.

Outros inúmeros aspectos podem ser abordados de acordo com a necessidade de cada um. O importante é que a representação gráfica reflita o funcionamento do cérebro, fazendo as ligações remissivas entre as idéias.

Ao “ler” um mapa mental, não o faça por inteiro, mas sim considerando as etapas, hierarquias e relacionamentos envolvidos no diagrama. Desta forma, as ações advindas deste tipo de organização terão seus efeitos positivos potencializados.

Sugiro que você acesse o site Mapas Mentais como fonte extra de recursos para a utilização desse método.

Você possui alguma outra forma de organizar suas idéias? Partilhe conosco!

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Em qualquer relação entre pessoas, sempre há uma troca. Essa troca pode ser uma compra (dinheiro por um bem), um diálogo (troca de informações), uma ordem (pedido em troca do respeito da hierarquia). Logo, qualquer relacionamento é uma negociação, na qual você deve saber conseguir o que deseja sem ser imoral com o outro negociante.

Negociar, na verdade, é uma arte. Infelizmente não existe uma fórmula exata de “como se dar bem nas negociações”, mas você pode conhecer como geralmente se dão essas relações e saber se posicionar melhor perante elas.

A negociação é o processo de buscar aceitação de ideias, propósitos ou interesses, visando o melhor resultado possível. Parece óbvio, mas você não deve deixar prevalecer emoções ou outro tipo de sentimentos, senão vai acabar fugindo do seu posicionamento e possivelmente sendo prejudicado.

Porém, você também deve saber as formas como chegar no seu objetivo. Se você não conhecer direito o tema que está abordando, pode ocorrer um conflito, que é a irredutibilidade de ambas as partes, de modo que não se consiga chegar a um consenso – até que um dos negociadores mude seu posicionamento. Se você domina o tema em questão, saberá outras formas para conseguir o objetivo que deseja alcançar, e poderá trabalhar de maneira que saia com o resultado garantido. Mas sempre tente evitar o conflito, pois ele pode causar um desconforto e atrapalhar as negociações.

Atualmente, existem três tipos de postura para assumir quando vai se negociar:

Evitar, que é uma resposta ao conflito. Torcer para que a situação desagradável desapareça sem tratá-la.

Postergar, que é ganhar tempo até os ânimos se acalmarem.

Confrontar, que é aceitar o conflito como algo natural e necessário. A partir dessa forma de aceitação, há 4 formas de agir: ganha-perde, perde-ganha, perde-perde ou ganha-ganha.

Com um comportamento baseado no poder, você possui uma negociação do tipo ganha-perde. A premissa de poder é que alguém ganha e alguém perde. É uma percepção de curto prazo, com o tempo o perdedor tentará se vingar.

No comportamento perde-ganha, uma parte está tão preocupada com as necessidades da outra que abdica da sua posição para não prejudicar o relacionamento. Ao longo prazo, está longe de ser uma solução.

A relação de ganha-ganha denomina que o conflito é, na verdade, sintoma de um problema a ser resolvido, ao invés de uma guerra a ser vencida. O conflito é gerenciável e, portanto, nenhum dos lados precisa perder

Mas quando o conflito é inevitável e improdutivo, há uma relação perde-perde. O egoísmo acaba sendo inerente aos negociadores, que pensam “já que não posso ganhar, vou acabar com a brincadeira”.

O tipo de relação e a postura são ligados sempre ao que se está sendo negociado. O mais importante é você saber estabelecer uma meta a alcançar na negociação e procurar a forma mais adequada de atingi-la. Talvez você não ganhe todas as vezes, mas é essencial estar sempre preparado para isso.

(créditos da imagem para Kellen Carvalho:flickr)

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Como muitos de vocês já sabem, a Microsoft irá fazer o lançamento mundial do Windows 7 amanhã, dia 22 de outubro. Para quem mora nas cidades de Rio de Janeiro ou São Paulo, haverá hoje (dia 21 de outubro) algumas festas de lançamento aonde todos vocês estão convidados a participar. Veja os principais locais:

São Paulo

• Fnac – Av. Paulista
• Fast Shop – Shopping Iguatemi
• Extra Itaim

Rio de Janeiro

• Ponto Frio – Rua Visconde de Pirajá (Ipanema)

Os eventos irão começar às 21h e vão contar com DJ’s e demonstrações do produto. Isso fora que quem comprar a sua cópia por lá irá levar um brinde especial. Veja no vídeo abaixo mais informações e descubra também como você poderá levar pra casa uma das cópias da edição especial do Windows 7 Ultimate Signature Edition, autografadas pelo Steve Ballmer, atual presidente da Microsoft.

Atualização

Pronto, o resultado saiu e foi publicado no post “Primeiras impressões do Windows 7? Surpreendente…” que foi ao ar hoje, dia 28/10/2009. Acesse e confira os ganhadores!

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Acredito que você já saiba o que pode fazer em casa para não agredir tanto o meio ambiente, mas e no trabalho?

Segue uma listinha de pequenas (e boas) ações a serem tomadas diariamente no seu trabalho para ajudar a preservar o planeta.

1. Impressões desnecessárias
   Quantas páginas você imprime por dia no trabalho? Aposto que bem menos do que em casa, certo? Mas este não é o foco… A questão aqui é: quantas destas páginas você simplesmente joga fora porque saíram com algum erro de impressão e precisam ser impressas novamente? Quantas dessas páginas você realmente utiliza?Antes de imprimir qualquer material, faça as seguintes perguntas a si mesmo:
   • Já revisei esta página?
   • Eu realmente preciso deste material impresso ou estou apenas apostando no meu conforto?
   • Posso imprimir este material em modo “frente e verso” para economizar papel?
   • Posso imprimir este material em modo “econômico” para poupar tinta?
   • Posso não imprimir?

   Essas pequenas ações poupam o meio ambiente da agressão causada pelo desmatamento para produção de papel e da poluição gerada pelas misturas químicas na fabricação das tintas das impressoras.

   Verifique também a possibilidade de utilizar papel reciclado no seu trabalho, utilizar folhas impressas apenas em um lado como papel para reutilizá-las como rascunho e, quando não houver mais como utilizar as folhas, acumule-as para encaminhar ou vender para empresas e organizações especializadas em reciclagem.

2. Computadores ligados à toa
   Um computador ligado “direto” (sem interrupções) pode gastar aproximadamente 180KWh/mês (dependendo da potência do micro). Isso chega a custar R$37,80 (valor do KW em Brasília) por computador para uma empresa,  já o custo para o planeta é imensurável. Considerando que normalmente o horário de trabalho é das 8:00 às 18:00 e que os computadores fiquem desligados após esse horário, podemos reduzir este gasto em 14 horas (cerca de 58%).
3. Água em abundância
   Torneira aberta desnecessariamente? Tsc, tsc. Sem comentários. E já que o assunto é gasto de água, lembre-se: vaso sanitário não é lixeira. Utilizá-lo desta forma é um atentado contra a natureza, pois dificulta muito o tratamento dessa água e pode provocar entupimento da rede de esgoto.
4. Faça-se a Luz
   Vai sair? Apague as luzes. Será que você pode utilizar iluminação natural ao longo do dia e acender as lâmpadas no fim da tarde/início da noite? Que tipo de lâmpada é utilizada no seu ambiente de trabalho? Lembre-se que as lâmpadas fluorescentes são mais econômicas.
5. O ar condicionado
   Abra as janelas!!! Nem sempre o calor é tão insuportável que não possa ser combatido sem o ar condicionado. Aproveite a corrente de ar formada por portas e janelas abertas para refrescar o ambiente. Quando utilizar o ar condicionado, feche portas e janelas para evitar a troca de ar frio do ambiente interno com o ar quente externo e desligue o aparelho quando o local for ficar sem ninguém presente durante um bom tempo.
6. Descarte o descartável
   Quantas vezes você toma água por dia? Bom, eu que quase não bebo água (que o digam minhas duas cirurgias para retirada de cálculo renal) tomo cerca de quatro copinhos de água diariamente. Quatro. E café? Uns dois por dia? Pense! Seis copos descartáveis por pessoa, por dia! Que tal adotar uma garrafinha de água ou copo para uso pessoal e uma xícara ou caneca para o cafezinho?

O planeta agradece!

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Sim, todo mundo sabe que isso é errado, mas mesmo assim faz. Na verdade, a gente não nota que tudo isso é uma questão de hábito. Parte da eficiência e produtividade nas atividades do nosso trabalho são relacionadas à qualidade do ambiente aonde trabalhamos e para nos ajudar a organizar melhor o local aonde trabalhamos, os japoneses criaram um método chamado 5S que é “nada mais” que um conjunto de ações que lhe ajuda a medir melhor a relevância dos materiais de trabalho – inclusive aquele rascunho velho.

Não se trata de um software que digitaliza tudo, um conjunto de regras ou qualquer coisa parecida. Os 5S é uma técnica baseada na mudança de padrões e busca fazer você pensar melhor sobre o destino que é dado para cada material. O nome é uma relação com os 5 tipos de senso que a pessoa deve ter para conseguir deixar o seu ambiente mais saudável:

• Senso de utilização
• Senso de ordenação
• Senso de limpeza
• Senso de saúde
• Senso de autodisciplina

O senso de utilização é baseado em saber deixar disponível em sua mesa somente o que pode vir a ser usado com uma certa frequência. Parece meio óbvio, mas não tem porquê deixar na mesa aquele material que é utilizado apenas uma vez por mês – ele deveria ser arquivado em um gaveteiro próprio, por exemplo. Faça essa revisão (assim como eu fiz) e você vai notar coisas que nem sabia que existia – como aquele velho rascunho. O resto pode ficar numa gaveta da sua mesa.

Mas não adianta você deixar em cima da mesa apenas o que você usa com mais frequência se deixar tudo bagunçado. Nesse ponto entra o segundo senso, o senso de ordenação. Os materiais mais utilizados devem ser deixados sempre à mão. Não adianta colocar os seus arquivos em ordem alfabética se toda hora você precisa pesquisar a pasta do Sr. Zurita. A mesa deve ser utilizada para facilitar o seu trabalho, e não para ser a base da sua bagunça cada vez que efetua uma pesquisa. Aliás, tente eliminar as pesquisas! E se quiser guardar o tal rascunho, pelo menos coloque ele bem embaixo.

O terceiro hábito é o que parece mais estranho, que é o senso de limpeza. Calma, isso nada tem a ver com faxina. No momento em que você passa a todos os dias dar uma revisada na sua mesa e descartar o que se tornou obsoleto/desnecessário, você está limpando ela. E isso é ótimo, pois você pega o bom hábito de prezar pelos seus materiais de trabalho, ambiente e em tudo na sua vida. Assim você otimiza suas ações e faz com que todas sejam mais efetivas – além de pegar o costume de se organizar sempre. E não se esqueça de dar uma olhadinha naquele velho rascunho todos os dias para ver se ele ainda é necessário!

A técnica dos 5S não fala nada em especial para hospitais, mas a seu quarto senso é o senso de saúde. Esta regra se baseia em saber como padronizar as suas ações de organização, seja por cor, modelo, ordem alfabética, etc. A padronização é a chave para que todos os itens do seu ambiente de trabalho se tornem de fácil acesso, otimizando seu trabalho e fazendo com que você não se incomode mais produrando certos documentos (como um rascunho por aí).

A última norma é o senso de autodisciplina. De nada adianta os 4S anteriores se você dá algumas escapadinhas. Assim, você acaba criando um falso ambiente saudável, pois você só aplica as regras de organização quando precisa mesmo de algo – e isso não é organização, é necessidade momentânea. A efetividade das técnicas é diretamente ligada com o quanto você consegue aplicá-las, e a autodisciplina é a melhor forma de colocá-las em prática.

Depois dos olhos puxados, a organização é a característica mais marcante dos japoneses. Enquanto o Taylor e Ford bombavam na Europa e EUA, uma empresa customizou um modo de produção mais eficaz conforme a demanda local, criando o então “Toyotismo”, em 1950.

Pare de se apegar a essas porcarias e ponha fora aquele maldito e inútil rascunho!

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