Loskomen van je denkkaders en stevig staan voor je standpunt; het kon fysiek worden beleefd door touwtrekken en legostenen stapelen tijdens het Lentefestival van Rijn IJssel.

Het Lentefestival is de gezamenlijke dag van studie, netwerken en ontmoeten van Rijn IJssel; een onderwijsonderneming voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in Arnhem en omstreken met ca. 15.000 studenten. Onder het motto ‘Leren: dromen, durven, doen!’ werden er diverse workshops gegeven. Waaronder een schrijfworkshop van bestseller auteur Jan Siebelink, maar ook een belevenis van Sturing & Ruimte door Leo van de Vorst.

In deze workshop ging het erom de 4 elementen van Sturing & Ruimte (paradoxaal denken, meervoudig kijken, durven dromen en gewoon doen) op een andere manier te beleven dan via de mentale weg zoals een presentatie of casusbespreking. Dus werden touw en legostenen uit de kast gehaald om tegenstellingen en synthese fysiek te beleven.

Paradoxaal denken – spanningen opzoeken (touwtrekken)

Een groep managers en docenten ging op zoek naar dilemma’s en paradoxen in de organisatie. Al snel kwamen ze terecht op het onderwerp ‘schaalgrootte’. De ene groep was voor schaalverkleining, de andere groep voor schaalvergroting. Men probeerde in eerste instantie elkaar te overtuigen door te argumenteren. Ieder bleef bij zijn eigen standpunt en verdedigde dit. Om de spanning die dit opleverde ook echt te doorvoelen, werd er touwgetrokken. Hiermee vergrootte het besef van verschillen die niet opgelost werden.

Meervoudig kijken – ruimte maken (kring; open space)

De deelnemers ontdekten dat ze op deze manier in een zinloze welles-nietes situatie zaten en gingen vervolgens in een kring staan met de gezichten naar elkaar. Hierbij werd gevraagd om allen alleen maar positieve zaken te benoemen bij de huidige schaalgrootte. Een lastige opgave waarbij er ruimte ontstond voor het echte gesprek : sommigen wilden vooral dat iedereen elkaar nog kende, de menselijke maat. Anderen wilden hoogwaardige ondersteuning en efficiencyvoordelen. Zo kwamen we met respect voor elkaars meningen op de achterliggende doelen en werd vermeden dat men greep naar voor hand liggende (sub)oplossingen.

Durven dromen – in verbinding met elkaar (elastiek)

Hierna kreeg de kring een elastiek omgebonden en gingen ze hun eigen doelen maximaliseren door een stap achterwaarts te zetten. Ze mochten onbeperkt dromen en terwijl zij achterwaarts liepen de elastiek op spanning zetten. Hierbij ontstonden doelen als “iedereen persoonlijk kennen”, “20% meer leraren” en “de beste tools van Nederland”. Het leuke was dat dit ontzettend veel energie gaf door de eigen dromen centraal te stellen en toch met elkaar verbonden te blijven via de elastiek en gezichten naar elkaar. Men leed geen ‘verlies’ en hoefde niets in te leveren van de eigen wens.

Gewoon doen – voortbouwen op (lego)

Tenslotte gingen we legostenen stapelen met twee uitgangspunten: kom met concrete uitvoerbare ideeën en het is pas klaar als ieders persoonlijke dromen voldoende terugkomen. Hier komt de lastige overgang van droom naar uitvoering, van idealisme naar pragmatisme naar voren. De deelnemers pakten dit leuk op door een cellenstructuur voor te stellen, waar de diverse doelen prima in terugkwamen. Door de legostenen werd zichtbaar samengewerkt aan een oplossing, waar uiteindelijk iedereen minstens een bouwsteen van heeft geleverd. Door het stapelen komt de nadruk op voortbouwen te liggen in plaats van het buiten beschouwing laten of zelfs afbreken van andermans doel, wens of idee.

Bij elke ronde zorgde de fysieke beleving ervoor dat ‘het kwartje’ viel en er werd mentaal echt iets in beweging gezet. Kortom, een leuk voorbeeld van hoe het gedachtegoed Sturing & Ruimte praktisch toegepast kan worden. Voor herhaling vatbaar? Absoluut, aldus de deelnemers….

“Door het uitstellen van je oordeel, het vermijden van ‘jumping to conclusions’ en het verbreden van je gezichts- (en gevoels)veld kom je uit op een oplossing die niemand van te voren had kunnen bedenken.”

Ook interesse in een workshop Sturing & Ruimte beleven? Neem contact op met Leo van de Vorst op leo@provenpartners.nl of bel 088-40 555 55.

Intranetten. Een van de best bewaarde geheimen van organisaties. Pas als je ‘binnen’ bent, krijg je het te zien. Terwijl het vaak niet zoveel voorstelt: beetje intern nieuws, wat hrm formulieren, wat facilitaire formulieren om vergaderzalen te boeken of reiskaarten aan te vragen en tenslotte een brei aan structuur en afdelingsgebonden informatie. Die overigens niemand leest, want niemand kan er wat vinden. De mail daarentegen wordt veel meer gebruikt. Met als gevolg dat echt belangrijke informatie via de mail gaat. Dus ontvangen we met regelmaat een mail-2-all.

De gemeente Krimpen aan de IJssel heeft daar wat aan gemeend te doen. Ze hebben een nieuw intranet opgezet. Een sociaal intranet. En niets zo sociaal als het uitnodigen van totaal onbekenden om hen het intranet te laten afkijken

Michiel Groeneveld heeft de daad bij het woord gevoegd en op 26 januari 2012 deze afkijkdag georganiseerd. Een mooie gelegenheid om enerzijds andere gemeenten op weg te helpen, maar zeker ook om kennis in huis te halen voor een middag. Je stelt je kwetsbaar op door dit te doen, is de aloude gedachte. Maar eigenlijk is dit het tonen van je kracht!

Sociaal centraal

Binnen Krimpen was al snel duidelijk dat het intranet wel verbeterd kon worden. Eigenlijk gebruikte niemand het. Toch werd er wel heen en weer gecommuniceerd, onder andere via Yammer. Dat kanaal werd door de afdeling communicatie gebruikt om collega’s te vinden die mee wilde denken over het nieuwe intranet. En dat ging vrij snel, de aanmeldingen kwamen direct binnen. Zonder actief te zoeken.

Deze groep was het snel eens: het oude intranet werd opgeheven, alleen de HRM informatie bleef behouden. Vanuit een groene weide is een nieuw intranet van de grond af aan gebouwd. Met als opvallendste onderdeel: de tijdlijn. Niet één tijdlijn met een eigen ontwikkeld product, maar drie reeds bestaande tijdlijnen die ‘gewoon’ worden ingelezen: twitter, facebook en yammer. Kortom, de conversatie centraal op het nieuwe intranet. Via een klein blokje (widget) wordt het laatste nieuws uit de organisatie gedeeld.

Doorontwikkeling

Taken worden ingelezen dankzij een koppeling met Corsa (in het kader van zaakgericht werken). Althans, dat heeft de topprioriteit bij de doorontwikkeling. Daarnaast hebben ze enkele functionaliteiten achter de hand gehouden, zodat deze direct kunnen worden gelanceerd zodra erom gevraagd wordt (denk aan integratie met LinkedIn). Ook wordt rekening gehouden met andere toekomstwensen; de bedoeling is om het intranet als startpunt van de dag in te zetten. Alle applicaties die je nodig hebt om je werk te doen, kunnen straks vanaf het intranet worden gestart. Onder het motto “het beeldscherm centraal” worden nieuwe functionaliteiten tijdens de ontwikkeling al geschikt gemaakt voor mobiel gebruik.

Crowdfunding

Alle andere nieuwe ontwikkelingen worden pas gerealiseerd zodra iemand de behoefte daarvoor uit. En budget inbrengt. Er is geen centraal budget voor doorontwikkeling vrijgemaakt. Niet meer dan het strikt noodzakelijke tenminste. Medewerkers of afdelingen die een bepaalde functionaliteit missen, kunnen dit aangeven. Ze dienen vervolgens zelf het budget te regelen, waarop de intranetclub zorgt voor de realisatie: eigenlijk een stukje crowdfunding binnen de gemeente!

Conclusie

Mijn eerste eerste indruk van het nieuwe intranet: simpel en doeltreffend, gericht op doorontwikkeling. Van informatiegezonden naar medewerkergericht. Krimpen aan de IJssel heeft voor zichzelf een geaccepteerde groene weide gecreëerd. Dit getuigt niet alleen van lef, maar ook van visie. En de manier waarop de doorontwikkeling vorm gegeven wordt, vind ik echt geweldig. En ik ben niet de enige.

Wie organiseert de volgende Intranet Afkijkdag?

In 3 stappen naar een kennisplan

Voor de verschillende MEE organisaties in Nederland is het cruciaal om de juiste kennis in huis te hebben en hiermee blijvend van toegevoegde waarde te zijn om cliënten mee te kunnen laten draaien in de maatschappij. Vandaar dat zij er voor kiezen bewust te sturen op kennis.

MEE ondersteunt mensen met een beperking; van jong tot oud en van lichamelijk beperkt tot psychisch beperkt. Cliënten kunnen bij MEE terecht met vragen over opvoeding & ontwikkeling, leren & werken, samenleven & wonen en regelgeving & geldzaken.

MEE wil graag dat consulenten breed inzetbaar zijn op de diverse cliëntgroepen op de vier genoemde levensgebieden. Daarnaast starten veel MEE organisaties met resultaatverantwoordelijke teams waarbij het op peil houden van het kennisniveau een verantwoordelijkheid van het team is. De organisatie wil daarom bewust en expliciet sturen op kennis en dit proces faciliteren. Samen met Proven Partners is daarom een kenniscyclus op gang gebracht.

1. Kennis in kaart brengen

Voor het inventariseren van kennis wordt het kennisdashboard gebruikt. Hiermee wordt de kennis in de hoofden van medewerkers in kaart gebracht. Hoe dat werkt? Middels cijfers 1 t/m 5 geven medewerkers zelf aan wat hun kennisniveau is op – in dit geval zestig – kennisgebieden. Waarbij 1. = vinden, 2 = weten, 3 = toepassen 4 = overdragen, 5 = vertegenwoordigen. Medewerkers zijn daar ongeveer in een uurtje mee klaar.

2. Analyseren en inventariseren

Op basis van de duizenden cijfertjes worden conclusies getrokken ten aanzien van het kennisniveau in een organisatie. Zowel het management als consulenten analyseren de scores. Het management doet dat op organisatieniveau en kan een rode draad meegeven aan de teams. Dit zijn zaken die hen opvallen en waar zij de nadruk op zouden willen leggen. Ieder team doet vervolgens zelf een diagnose op teamniveau en komt met suggesties en ideeën om hun kennisniveau naar een hoger niveau te tillen. Dit is dus zowel een top down als een bottom up proces. Te vergelijken met de P-aanpak.

3. Kennisplan maken

De oogst van de teamsessies wordt met elkaar vergeleken; interventies op hetzelfde kennisgebied worden waar mogelijk met elkaar gecombineerd tot een gezamenlijke (collectieve) actie op organisatieniveau. Zo ontstaat een organisatieontwikkelplan (OOP). Acties die een individueel team betreffen vormen input voor een team ontwikkelplan (TOP). In de praktijk van MEE worden deze plannen vervolgens gekoppeld c.q. geïntegreerd met deskundigheidsbevorderingsplannen.

Tijdens de teamdiagnose-sessies komt er vaak veel creativiteit en inventiviteit vrij in het bedenken van kennisacties. Van lunchsessies tot expertmeetings, van het inlenen van collega’s tot een maatjes-systeem, van het inzetten van een wiki tot beter gebruik maken van Sharepoint. Kortom, het op deze manier samenbrengen van collega’s leidt tot slimme ideeën om kennis te vergaren en te laten stromen. Daarnaast draagt het bij aan bewustwording en eigenaarschap. Sturen op kennis wordt (zelf)sturen op kennis.

Ook werken aan een ‘slimmere’ organisatie door te sturen op cruciale kennis en collectieve intelligentie? Neem contact op met Nanda Verbeek.

Dit artikel is de eerste in een reeks over het sturen op kennis. Volgende keer: Kennis moet stromen; over de KennisWaardeKeten

Op vrijdag 10 februari werd de Ambtenaar 2.0 dag gehouden. Dries Krens, Nanda Verbeek en Tom Verhoeve van Proven Partners waren op deze dag aanwezig om het doelgerichte gebruik van sociale media voor provincies en gemeenten onder de aandacht te brengen.

Naast een rijke programmering van de dag – met workshops over o.a. life hacking, serious gaming, open data, GTD (getting things done), en social intranet – viel ons op dat er deze editie beduidend meer ambtenaren zelf aanwezig waren. Het waren dit keer niet alleen de voorlopers die met elkaar van gedachten wisselden.

Een hoopvol signaal. Immers Society 3.0 klopt al aan de deur….

Proven Partners voert al ruim 10 jaar benchmarks uit bij organisaties. Over allerlei branches en onderwerpen hebben we in deze periode heel veel gegevens verzameld (ruim 750.000 ingevulde vragen). Al deze gegevens bevinden zich een een (SQL) database die gevuld wordt vanuit www.provenbenchmark.nl.

Wij zijn op zoek naar een (afstudeer) stagiair die het leuk vindt deze gegevens te visualiseren. Het gaat hierbij enerzijds om een visualisatie die we kunnen gebruiken in rapportages naar onze klanten als ook het ontwikkelen van een visueel aantrekkelijke online terugkoppeling.

Lijkt het jouw leuk om verschillende vormen van informatie te visualiseren, ben je grafisch goed onderlegd en kan je goed met data overweg? Neem dan voor meer informatie contact op met Mark Sleijser

De Commissie Gelijke Behandeling is op weg een instituut voor de mensenrechten te worden: het College voor de Rechten van de Mens (CRM) en gaat daarmee een behoorlijke verandering tegemoet. De Commissie ziet kennismanagement als een belangrijke variabele in het succes van de nieuwe organisatie. Zij wil daarom meer sturen op kennis en informatie. Een van de aandachtspunten daarbij is het inrichten van de ‘voelspriet’-functie: hoe blijf je op zo’n breed terrein op de hoogte van relevante actualiteiten.

Proven Partners heeft het CGB geadviseerd hoe zij haar kennisinfrastructuur zodanig kan vormgeven dat deze de medewerkers goed ondersteunt bij hun (kennis)werk. Naast tips en adviezen op het gebied van in te zetten P&O-instrumentarium en aandachtspunten voor het management (sturen op kennis), is het advies toegespitst op het goed inrichten van de digitale werkomgeving.

Werkwijze: in 5 stappen een plan van aanpak

In een korte tijd van 6 weken is gekomen tot een plan van aanpak. Na de vertaling van missie, doelen en strategie naar het kennisvraagstuk, is de huidige situatie in kaart gebracht middels 8 interviews met sleutelpersonen en twee kennismanagementscans die organisatiebreed zijn uitgezet:

1. Hoe goed is uw organisatie in kennismanagement? (Kennisactivatiescan o.b.v. de kenniswaardeketen)
2. Hoe kennisvriendelijk is uw organisatie ingericht? (Verandervermogenscan)

In een workshop Durf te dromen is vervolgens geïnventariseerd wat de wensen waren ten aanzien van betere informatievoorziening en kennisdeling. De resultaten van de workshop zijn verwerkt in een overzichtelijke mindmap. Vervolgens is een advies en een plan van aanpak opgesteld.

Advies en PvA

Rekening houdend met het huidige applicatielandschap van het CGB en de geformuleerde uitgangspunten en randvoorwaarden, zijn drie scenario’s geschetst:

1. Huidige gedeelde schijf met slimme tagtool
2. Social DMS (document management system)
3. Collaboration tool

Daarnaast is geadviseerd om met een kopgroep te experimenteren met i-google en Google News, en op die manier te zorgen voor nieuwsvoorziening op maat. Daarbij gaat het om het leren filteren en duiden van de enorme hoeveelheid beschikbare informatie en deze vervolgens al dan niet opslaan en verrijken met eigen relevante context en informatie.

Wim Veen is zelfstandig adviseur en hoogleraar educatie en technologie aan de TU Delft. Hij werd met name bekend door zijn visie op leerconcepten en leeromgevingen voor de publieke en private sector. Wim zegt dat veel bedrijven investeren in E-learning maar dat werknemers dat toch weinig motiveert en dat komt omdat het leerproces op het scherm hetzelfde is gebleven als voorheen.

De aandacht voor nieuwe leervormen staat daarom nu hoog op de agenda. Leren en opleiden in organisaties ontwikkelt zich van individuele en cursorische trainingen naar nieuwe online omgevingen. Leren op de werkplek wordt informeel, zelfsturend en direct gekoppeld aan het dagelijks werk. Het leren wordt ook just-in-time en just-for-me waarbij ‘communities of practice’ al dan niet in games of simulaties georganiseerd, opkomen en weer verdwijnen. Kennis wordt niet langer ‘gemanaged’ met behulp van databases vol documenten maar kennisontwikkeling wordt gefaciliteerd, de werkondernemers vormen gezamenlijk het sociaal kapitaal van de onderneming.

Door de instroom van steeds meer jongeren in het bedrijfsleven is Wim Veen geïnteresseerd in de cultuur van jongeren die opgroeien met informatie en communicatie technologie. Hij gebruikt de term Homo Zappiens voor de jongeren die opgroeien met een muis in de hand en een computer als eerste venster op de wereld. Hij heeft een positieve kijk op deze generatie en ziet deze generatie als richtinggevend voor toekomstige scenario’s voor leren en werken, zowel organisatorisch, didactisch als inhoudelijk.

Wim Veen werkte voorheen als didacticus in de leraarsopleiding van de universiteit van Utrecht, waar hij in 1986 een onderzoeksgroep oprichtte op het gebied van educatieve toepassingen van ICT. Hij werkte in een groot aantal nationale en internationale projecten die zich richtten op het gebruik van nieuwe technologieën in het onderwijs. Hij redigeerde een aantal boeken en publiceerde vele artikelen over het gebruik van ICT in het onderwijs. Zijn laatste boek is ‘Homo Zappiens, leren, leven en werken in een digitaal tijdperk.’Hij is een veel gevraagd spreker op binnen- en buitenlandse conferenties. Wim Veen is als associate partner verbonden aan de Proven werkmaatschappijen.

E-mail:                Wim@proven.nl

Gabriëlle Davits, voorzitter Raad van Bestuur, van de Van Neynselgroep (VNG), nam vorig jaar afscheid om aan een nieuwe uitdaging te beginnen. Zij riep op om geen bloemen te geven maar aandacht aan de cliënten van de VNG. 

Op 30 november 2011 was het dan zover. Ons gegeven cadeau, namelijk koken in twee huizen bij verpleeghuis Boswijk voor de bewoners, ging van start!

Gestoken in schorten hebben we ongeveer 20 bewoners voorzien van een heerlijke maaltijd. Een inspirerende ervaring om als groep te doen omdat de waardering van de bewoners groot was. We kregen het volgende terug van twee zorgmedewerkers van Boswijk:

‘Hallo Dries, wij willen jou en je team bedanken voor de gezellige en smaakvolle avond. Onze bewoners hebben erg genoten, en dan genieten wij ook! Bij het naar bed gaan hadden sommige bewoners er zelfs nog over. Hier doe je het toch voor! ‘ 

Wilt u meer weten over verpleeghuis Boswijk waar kleinschalig wonen en flexibel werken wordt toegepast klik dan hier of neem contact op met Dries Krens.

Investeer nu in Het Nieuwe Werken en Europa betaalt mee! Inderdaad, Europa biedt vanaf 3 oktober 2011 subsidie aan werkgevers die bedrijfsprocessen verbeteren en duurzame inzetbaarheid vergroten om effectiever te werken.

Inmiddels is duidelijk dat Het Nieuwe Werken (HNW) zichtbaar ingrijpt op de bedrijfsprocessen, en dat flexibel werken (één van de pijlers van HNW) het commitment vergroot en daarmee effectiever werken stimuleert. Kortom, voor adviezen over (implementaties van) HNW is de subsidie aan te vragen.

Het gaat erom dat je een project start dat zich richt op tenminste één van de volgende thema’s:

• Procesverbetering: het binnen de arbeidsorganisatie(s) verbeteren, herschikken en innoveren van bedrijfsprocessen.
• Duurzame inzetbaarheid door het stimuleren van regionale en intersectorale arbeidsmobiliteit van werknemers, arbeidstijdenmanagement, het bevorderen van gezond, vitaal en veilig werken, of het bevorderen van zelfredzaamheid op de werkvloer.

Het project bestaat uit het inhuren van een adviseur. Deze adviseur stelt een diagnose of advies op en/of laat het plan van aanpak implementeren.

Andere belangrijke criteria om voor de subsidie in aanmerking te komen zijn:

• Jouw organisatie financiert 25% van de totale projectkosten.
  » De maximale subsidie per KvK nummer^* is €18.000. Dat betekent bij het maximaal benutten van deze subsidie dat de eigen investering €6.000 is.
• De activiteiten van de adviseur bestaan uit het opstellen van een diagnose of advies en/of het laten testen of begeleiden bij het implementeren van een plan van aanpak.
  » Scholing van medewerkers of instrumentontwikkeling vallen hier helaas niet onder.
• Het project duurt maximaal negen maanden.
  » Onze adviestrajecten duren vaak veel korter, zes maanden vinden we al lang!
• Lees de overige criteria na.

Wat kunnen wij voor jouw organisatie betekenen? Daarover gaan we graag in gesprek. Bel voor een afspraak met Tom Verhoeve of Leo van de Vorst op 088 40 555 55.

Overigens, de administratieve lasten zijn beperkt: de subsidie kan simpel en snel worden aangevraagd en afgerekend. Deze subsidie is daarmee ook aantrekkelijk voor kleine en middelgrote ondernemingen. Neem daarom nu contact met ons op!

* De aanvrager is een arbeidsorganisatie. De aanvragende bedrijven die een verschillend KvK-nummer hebben worden als verschillende juridische entiteiten beschouwd en kunnen dus afzonderlijk subsidie aanvragen.