Jag har bott ett år i Värmland och där har jag lärt mig massvis om projektledning, ledarskap, metoder, kreativitet och personlig utveckling m.m. på projektledarutbildningen Galaxen Creative. Utöver det har jag även fått praktisk ledarskapserfarenhet genom min roll som logistikchef på Arvikafestivalen 2010. Lokaler.nu är såld men intresset för webb, kommunikation och marknadsföring bara ökar och vad vore då bättre än att kombinera projekledning och webb?

Dags för ett nytt kapitel

Jag jobbar sen ett par veckor tillbaka som projektledare på den digitala marknadsföringsbyrån Guava. Värmland och Arvika ligger bakom mig och nu är Stockholm min hemstad igen. Ser fram mot både nutiden och framtiden och återkommer med mer matnyttiga inlägg. Tills vidare kan ni följa mig på Twitter – @logicfive

För att fatta bra beslut krävs en bra beslutsgrund. Fel eller förhastade beslut kan innebära enorma kostnader i både tid och pengar och nästan alltid har man råd att stanna upp i fem minuter för att tänka efter om det beslut man är på väg att ta verkligen är det bättre alternativet. Om du använder SPIN som verktyg kan du på ett tydligt sätt bryta ner problemet och på så vis få en konkret bild och förhoppningsvis enklare att fatta beslut, rätt beslut.

Vem det är som ligger bakom metoden SPIN vet jag desvärre inte, jag har själv lärt mig den genom mitt jobb med Arvikafestivalen.

S – Situation: Kort beskrivning av bakgrund, nuläge och önskat läge. Definition av direkt berörda parter internt och externt, samt nivå på beslutstrappan (bolla upp förbekräftelse av nivå och parter vid osäkerhet).

P – Problem: Identifiera och bryt ned problemet koncist och konkret.

I – Idé: Lägg fram ett förslag på lösning. Finns det alternativ så identifiera dem.

• När du tar fram idéer/alternativ prata med berörda personer en och en för att få input och delaktighet (ej mail). Fråga vad de ser för fördelar/nackdelar med dina idéer, och om de ser andra lösningar än du har tänkt på. Du ansvarar för att de är delaktiga då det är du som driver frågan (har de ingen åsikt har du gett dem chans att delta).

N – Nytta: Beskriv effekten av lösningen (och alternativen).

• Ta med fördelar och nackdelar för varje alternativ
• Lyft fram den lösning du tror på. Kan du inte bestämma dig för ett alternativ så lyft fram de två alternativ du tror mest på.

Att tänka på:

• Se till att de som ska fatta beslutet får underlaget innan mötet/beslutstagandet.
• Framförhållning är fint.
• Feedback på underlag skickas till personen som driver frågan. Samma om du vill lägga till förslag/alternativ.
• När beslut att tagits se till att alla som berörs informeras om utfall, om de inte är delaktiga vid beslutstagande (mail är ok).

Vi har förutom att såklart haft diverse interna möten även diskuterat ledarskap och case, haft värderingsövningar och kommit ett steg närmare i att göra årets fetaste festival. Det känns verkligen att vi bygger något bra tillsammans. Vi gick även igenom en bra beslutsmetod som jag kanske kommer skriva ett eget inlägg om senare.

Min roll som logistikchef gör att jag har tät kontakt med organisationens alla områden vilket ger mig en intressant överblick och perspektiv på det här arrangemangets omfattning. Varje gång vi samlas såhär (som vi gör ca en gång i månaden) märks det på alla att vi tar ett stort steg framåt och att allt arbete börjar ge resultat. Det är fyra månader kvar till festival och det känns konstigt nog både som en evighet och ett ögonblick på samma gång.

“Imagine life as a game in which you are juggling some five balls in the air. You name them – Work, Family, Health, Friends and Spirit and you’re keeping all of these in the Air.

You will soon understand that work is a rubber ball. If you drop it, it will bounce back.

But the other four Balls – Family, Health, Friends and Spirit – are made of glass. If you drop one of these; they will be irrevocably scuffed, marked, nicked, damaged or even shattered. They will never be the same. You must understand that and strive for it.”

Slutsatsen är alltså

Work efficiently during office hours and leave on time. Give the required time to your family, friends & have a proper rest.

Att alla behöver motivation tillhör knappast området raketforskning men hur man som chef motiverar sina medarbetare är inte helt enkelt alla gånger. Motivation är synonymt med drivkraft och är det som får saker att hända, sätta saker i rörelse och viljan att förändra. Vägen till motivation är inte sällan sammanlänkad med vägen till inspiration som också är en av de viktigaste byggstenarna för att nå fram till sina mål.  Chefutvecklingsföretaget Insightlab bjuder på ett flertal tips på vad man ska tänka på när arbetar med att stärka motivationen. Det allra viktigaste tipset handlar om det dagliga arbetet och lyder såhär:

Det viktigaste för att vi ska vara motiverade på jobbet är att vi trivs med det dagliga arbetet – att vi har intressanta arbetsuppgifter och möjlighet att påverka dessa. Det är alltså först och främst här du som chef ska satsa för att öka motivationen hos dina medarbetare.

Ta del av de andra nyttiga tipsen om motivation.

Insightlab skriver även om en amerikansk undersökning som kommit fram till fyra faktorer som påverkar medarbetarnas engagemang och företagets framgång.

1. Utvecklingsmöjligheter ger nio procent bättre vinstutveckling än genomsnittet, annars nio procent under.
2. En arbetsmiljö som präglas av samarbete och laganda ger åtta procent bättre vinstutveckling, annars tio procent under.
3. Fungerande kommunikation ger fyra procent bättre resultat, annars fem procent under genomsnittet.
4. Bra chefer lyfter resultatet med två procent, annars två procent under genomsnittet.

Läs mer här

Det finns säkert flera sätt man kan göra för att planera samtal men metoden I D.O ART är en väldigt bra metod för just detta.  I D.O ART är ett verktyg för att förbereda sig inför telefonsamtal och möten och vad bokstäverna I D.O ART  betyder följer här nedan.

I = Intention

Vad är syftet med samtalet? Varför lyfter du luren och ringer detta samtal?

D.O = Desired Outcome

Vad är målet med samtalet? Vad är det bästa som skulle kunna komma från detta telefonsamtal?

A = Agenda

Hur ser agendan ut för telefonsamtalet? Vad ska du säga och i vilken ordning? Vilka ämnen och frågor ska du ta upp?

R = Roles

Vilka roller har ni? Vem är du och vem är den du pratar med? Ringer du i egenskap av privatperson eller företagsledare? Finns det förhållningsregler du bör ha i åtanke när

T = Time

Keep it simple

Man behöver inte nödvändigtvis vara väldigt detaljerad och skriva långa stycken för varje punkt utan det kan räcka med att man tar sig tid och sätter sig och skriver ett par enkla stödord för varje punkt.

För att förtydliga tänkte jag visa med ett exempel. I exemplet är jag en företagare som vill att en tidning ska skriva om en ny produkt jag just lanserat.

I (intention)
Jag vill att tidningen X ska författa och publicera en artikel om min nya produkt.

D.O (desired outcome)
Jag vill att tidningen publicerar en helsidesartikel om min nya produkt. Det bästa som skulle kunna hända är att det blir ett repotage på flera sidor. Få till ett möte och eventuell intervju med mig.

A (agenda)
Berätta om min produkt, fördelar jämfört med andra, nämn en unik vinkel, föreslå möte.

R (roles)
Jag är produktvecklare och har skapat en revolutionerande produkt. Motparten är journalist på tidningen X som specialiserar sig på min bransch.

T (time)
Max 10 minuter.

Genom att använda den här metoden kommer du vara säkrare i dina samtal och känna dig  mer självsäker och utifrån ses som säker, stabil och välförberedd. Metoden kan även appliceras på förberedelser inför möten om du inte har så mycket tid eller bara vill göra en snabbcheck för att vara på det klara med vad mötet går ut på.  I D.O ART behöver inte alls ta mycket tid utan du kan med lätthet lägga under 5 minuter och sen köra!

Att skriva ner mål kan kännas enkelt, men när man ska försöka nå dessa mål är det inte alltid lika självklart. Många gånger beror detta på att målen inte är SMARTa. SMART är en akronym och betyder att målet ska vara Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidssatt.

Specifikt

Ett mål som är specifikt och tydligt är enklare att förstå. Ju tydligare och specifikare desto effektivare. Grundregler är att det ska vara väldefinierat och glasklart för alla som har baskunskap om projektet.

Mätbart

Genom att varje mål är mätbart så vet man att det är tillgängligt. Man vet hela tiden hur långt man har kvar till att slutföra målet och det är även tydligt när man slutfört det och kan bocka av det som avklarat.

Accepterat

Det är tydligt för alla vad målet är och att det är möjligt att ta sig dit. Det ska helt enkelt vara accepterat bland alla involverade. Sätter du ett mål för dig själv privat kan accepterat betyda att det inte ska gå ut över t.ex. familjen eller miljön osv.

Realistiskt

Är det möjligt att med de resurser, kunskap och tid vi besitter uppnå målet?

Tidssatt

Har vi tillräckligt mycket tid avsatt till detta? Eller rent av för mycket tid? Viktigt här är också när det ska gen0mföras/utföras.

Akronymen SMART kan även ha andra betydelser än ovanstående, exemplen nedan är lånade från Wikipedias artikel om kriterier för SMARTa mål.

S -  Specific, Significant, Stretching, Simple

M – Measurable, Meaningful, Motivational, Manageable

A – Attainable, Appropriate, Achievable, Agreed, Assignable, Actionable, Action-oriented, Ambitious

R – Relevant, Realistic, Results/Results-focused/Results-oriented, Resourced, Rewarding

T – Time-bound     Time framed, Timed, Time-based, Timeboxed, Timely, Time-Specific, Timetabled, Trackable, Tangible, Thrilling

Gör dina mål smarta

Sammanfattningsvis. Se till att dina mål är så specifika att du vet vad du ska göra och när. Du vet att de är mätbara så du kan se när du har lyckats, att de är accepterade både av dig själv och andra som är involverade. Dina mål är realistiska och går att genomföra och de är även tidsbestämda så du vet när du ska börja och när du ska vara klar!

Använder du dig av denna metod när du skriver ner dina mål både privat och på jobbet så kommer du troligen att bli mer effektiv och få mer gjort.

Det var länge sedan vi hördes av. Den främsta anledningen till vår senare tids svaga kommunikation är att jag börjat studera projektledning i en liten stad som heter Arvika. Arvika var för mig relativt okänd innan jag i ett hastigt beslut valde att flytta hit och plugga kreativ projektledning men nu är läget under kontroll. Jag driver fortfarande ett gäng webbplatser och kommer förhoppningsvis ha tid att bygga fler nu när jag börjar hitta lite rutin i vardagen.

[Bild lånad av coba plastics]

Varför projektledning?

Ja det är av flera skäl som jag väljer att återigen sätta mig vid skolbänken varav dessa är de främsta:

• Ett naturligt steg för mig att gå mer mot en projektledarroll.
• Jag tycker ledarskap är sjukt intressant och läser gärna mig trött om gruppdynamik och metoder och metodiker, agile, kreativa processer, konflikthantering och ledarskap samt projektledning i allmänhet.
• Utbildningen använder pedagogiken ”learning by doing” vilket innebär att vi först gör saker och sedan diskuterar hur vi gjorde och vad som kan förbättras och på det viset sätter sig lärdomarna bättre.
• Jag gillar människor och coachning.
• Jag förundras och imponeras av människor som får saker att hända och vill lära mig hur det funkar
• Man kan inte få för mycket kunskap.

Kanske kommer jag även att skriva några poster här relaterat till projektledning.

Bor du i Värmland och vill ta en fika?