Incepto Medical y Raindance unen fuerzas para acercar el uso de la inteligencia artificial (IA) a las organizaciones sanitarias de España.

Gracias a esta colaboración, deseamos desarrollar y democratizar nuevas soluciones que mejoren la atención y la experiencia del paciente, reducir los tiempos de espera y ofrecer un mejor diagnóstico.

Incepto Medical: aplicaciones médicas impulsadas por IA

Incepto Medical se ha convertido en un “hub” de soluciones digitales impulsadas por IA para el diagnóstico por imagen. Cuenta con varias asociaciones estratégicas con partners tecnológicos, instituciones med-tech e inversores.

Con más de 10 millones de imágenes médicas analizadas y más de 100.000 pacientes atendidos cada mes, han podido desarrollar más de 25 algoritmos de IA que cubren áreas como mamografía, oncología o medicina nuclear.

Raindance: transformando el sector sanitario a través de la inteligencia artificial

Gracias a esta colaboración, podremos transformar y optimizar los flujos de trabajo para el área de radiología. Nuestro objetivo es priorizar y aliviar el flujo de pacientes de urgencias médicas, mejorando la calidad de atención al paciente, reduciendo los tiempos de espera e incrementando la seguridad del paciente durante el diagnóstico.

En nuestro caso, actuamos como integradores de la suite de soluciones médicas impulsadas por IA. Integramos directamente los aplicativos necesarios directamente en la infraestructura PACs y RIS a través de un único punto de conexión, de forma personalizada y automatizada.

Desde Raindance apoyamos la idea de que la inteligencia artificial es una de las áreas de la Medicina con mayor potencial actualmente, y está estrechamente relacionada con importantes avances en el diagnóstico por imagen. Las nuevas tecnologías suponen una revolución en el sector sanitario, permitiendo transformar vidas.

Por último, gracias a nuestra estrecha colaboración con la fuerza comercial de la distribuidora de tecnología sanitaria Cardiva, podemos expandir las soluciones de la plataforma de Incepto Medical, sobretodo a la áreas de cirugía vascular, cardiología intervencionista, neurorradiología, radiología intervencionista y traumatología.

Tras más de 4 años trabajando juntos, nos complace anunciar que Raindance y Cardiva son colaboradores con el objetivo de crear soluciones y herramientas logísticas para el sector sanitario.

Con esta colaboración, ambas organizaciones buscamos ofrecer un un servicio global, desarrollar más soluciones de software para el sector sanitario y distribuidores médicos.

Trayectoria de Cardiva

Cardiva cuenta con más de 30 años de experiencia comercializando y distribuyendo dispositivos médicos en España, Portugal e Italia. Fueron una de las primeras empresas españolas en estar “en la nube”, apostando desde sus inicios por la digitalización.

Además de participar en soluciones logísticas digitales para hospitales, trabajan en diferentes áreas terapéuticas:

• Cirugía cardiaca, vascular, y endovascular
• Cardiología intervencionista
• Neurovascular
• Traumatología
• Radiología, oncología intervencionista
• Dolor
• Neuromodulación
• Clínica

Solución logística para hospitales: Agile System

Como fruto de nuestra colaboración, hemos creado Agile System, una solución de almacenamiento y logística digital para productos sanitarios impulsada por tecnología RFID (identificación por radiofrecuencia).

En Raindance contamos con más de 50 años de experiencia diseñando soluciones logísticas, especializándonos en la digitalización y automatización de stocks.

Gracias a nuestro know-how en soluciones de transformación digital hemos y a la capacidad de distribución de Cardiva, hemos creado una solución que permite al personal médico saber qué tiene y dónde lo tiene, sin necesidad de que el personal sanitario intervenga en las tareas de gestión de stock de material sanitario.

Actualmente, Agile System se encuentra implantando en 15 centros hospitalarios de España:

• Hospital General Universitario Gregorio Marañón (Madrid)
• Hospital Universitario HM Sanchinarro (Madrid)
• Hospital Universitario Santa Cristina (Madrid)
• Hospital Universitario Infanta Leonor (Madrid)
• Hospital Virgen del Rocío (Sevilla)
• Hospital Militar (Sevilla)
• Hospital Reina Sofía (Córdoba)
• Hospital Universitario Marqués de Valdecilla (Cantabria)
• Hospital de Laredo (Cantabria)
• Hospital de Sierrallana (Cantabria)
• OSI Galdakao (Bizkaia)
• OSI Alto Urola-Zumarraga (Gipuzkoa)
• Hospital Universitario Son Espases (Palma de Mallorca)
• Hospital Universitario de Fuenlabrada (Madrid)

Enlaces a medios de comunicación:

1. el Economista: Cardiva invierte en digitalización para agilizar la gestión del material hospitalario
2. La Razón: Cardiva y Raindance se alían para digitalizar y agilizar la disponibilidad de material sanitario en hospitales
3. Deia: Cardiva integra a Raindance para la digitalización logística de los hospitales
4. Redacción médica: Tecnología RFID, clave para aliviar cargas administrativas en el hospital

El Hospital Gregorio Marañón de Madrid ha implementado un sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID) de la mano de Raindance y nuestro partner Cardiva. Este proyecto lo ha emprendido el Servicio de Compras y Logística del Hospital Gregorio Marañón, que apuesta por la digitalización en los procesos operativos del sector sanitario.

«un claro alivio» de las cargas administrativas del personal asistencial, así como una agilización de los procedimientos de compras y almacén, «lo que garantiza una mayor seguridad para el paciente y reduce significativamente la carga de trabajo administrativo a Enfermería».

Tecnología RFID en el sector sanitario

Las soluciones RFID sirven para identificar y rastrear objetos de forma automática sin necesidad de entrar en contacto con los activos.

Dentro de sus beneficios para el sector sanitario encontramos:

• Un mayor control de registros de entradas y salidas de material médico.
• Una correcta identificación y mejor trazabilidad de fármacos
• Reducción de costes operativos eliminando el trabajo “no productivo” del personal sanitario
• Sincronización en tiempo real de la información y estado del material sanitario.

En el caso del Hospital Gregorio Marañón, sus objetivos se basada en la reducción de procesos logísticos, aliviar los procesos administrativos para el personal de enfermería y agilizar los procesos de compras y almacén.

Caso de uso: implementación RFID en un hospital

En el caso del Hospital Gregorio Marañón, su objetivo se basada en la reducción de procesos logísticos, aliviar los procesos administrativos para el personal de enfermería y agilizar los procesos de compras y almacén. A su vez, el objetivo del hospital es asegurar que todo el personal asistencial tenga el suministro necesario en el momento adecuado y en el lugar adecuado.

Gracias a nuestra colaboración con Cardiva, hemos podido colaborar en la implantación de una solución RFID que combina hardware y software que permite consultar el consumo y el coste del material médico utilizado de manera precisa y el nivel de stock.

Esto es posible ya que la tecnología de radiofrecuencia permite almacenar, consultar y recuperar datos de forma remota mediante tags o etiquetas RFID. Estas etiquetas incluyen un código de barras 4.0 de 13 dígitos que almacena información sobre el producto, el lote, la fecha de caducidad entre otros.

Esta información se vuelca en nuestro software RFID desarrollado Raindance, el cual se puede personalizar a medida para cada caso de uso, sector o empresa.

Actualmente, esta solución esta ha sido implementada en el Servicio de Hemodinámica, y el objetivo es incorporarlo progresivamente en otros departamentos del Hospital Gregorio Marañón.

En los últimos años, la digitalización ha revolucionado el panorama empresarial en España, especialmente en lo que respecta a la gestión fiscal y administrativa de las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Uno de los avances más importantes en este proceso es la facturación electrónica.

En este artículo del blog, exploraremos el funcionamiento de la facturación electrónica para las PYMES en España y cómo podemos automatizar el proceso de facturación electrónica. Nos centraremos en qué es la facturación electrónica, los errores comunes al descargar facturas, y cómo la automatización de procesos robóticos (RPA) puede resolver estos problemas, haciendo el proceso más eficiente y sin intervención manual.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento fiscal que se expide y se recibe en formato electrónico y que sustituye a la factura tradicional en papel. Tanto la factura en papel como la factura electrónica, tienen los mismos efectos legales.

¿Qué es FacturaE?

FacturaE es el nombre del formato estándar de factura electrónica utilizado en España. Este estándar facilita la emisión, recepción y procesamiento automatizado de las facturas entre empresas y administraciones públicas, asegurando que cumplan con los requisitos legales y fiscales establecidos por la Administración Tributaria española (AEAT).

¿Qué es FACe?

FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Este sistema está integrado con la aplicación FacturaE y se utiliza para que las empresas y proveedores puedan enviar facturas de forma electrónica a las distintas administraciones públicas de manera ágil y segura.

Si quieres saber más sobre la facturación electrónica, puedes consultar el siguiente post sobre Cómo presentar facturas en la plataforma FACe: guía paso a paso 2024.

¿Qué es la automatización de facturas electrónicas?

La automatización de facturas electrónicas implica el uso de un software especializado para realizar tareas relacionadas a la facturación electrónica. Esta solución de software se conoce como “Automatización robótica de procesos (RPA)”. Un RPA en básicamente un robot entrenado en ejecutar una tarea repetitiva de forma precisa, y es capaz de adjuntar documentos, comprobar y rellenar información o abrir aplicaciones.

En el caso de la facturación electrónica, un RPA puede encargarse de:

• Recepción y registro de facturas. El sistema se descarga las facturas electrónicas, y las registra automáticamente en una base de datos.

• Validación de facturas: EL software puede verificar que todas las facturas contengan la información correcta y que cumplan con los requisitos legales de la empresa.

• Pago de facturas: una vez validadas, nuestra solución RPA puede programar y ejecturar los pagos correspondientes, asegurando que se hagan a tiempo.

¿Cómo funciona la automatización de facturas electrónicas?

El funcionamiento de estos sistemas puede parecer complicado, pero en realidad es bastante sencillo de entender cuando se desglosa en pasos básicos:

1. Programación del Robot: Los robots RPA se configuran para seguir ciertos pasos o reglas, imitando las acciones que un empleado haría manualmente. Por ejemplo, abrir correos electrónicos, descargar archivos adjuntos, introducir datos en un sistema, etc.
2. Ejecución de Tareas: Una vez configurados, los robots pueden ejecutar estas tareas de manera autónoma y repetitiva. Pueden trabajar las 24 horas del día, sin cometer errores y a gran velocidad.
3. Monitoreo y Optimización: Los sistemas automatizados se pueden supervisar para asegurar que estén funcionando correctamente y se pueden ajustar para mejorar su desempeño con el tiempo.

¿Qué empresas pueden beneficiarse del RPA?

La automatización es accesible y fácil de usar, por lo que es beneficiosa para una amplia variedad de usuarios: desde personas sin conocimiento técnico hasta expertos en RPA.

Además, al tratarse de un software no invasivo, la integración de un software de RPA es sencilla y no interfiere con los sistemas ya existentes en la empresa, lo que facilita su adopción y puesta en marcha en cualquier organización.

En Raindance, hemos creado un robot estándar para automatizar la descarga de facturas de la plataforma FACe para que tú no te tengas que preocupar más por ello.

Beneficios de automatizar tus facturas electrónicas

La implementación de esta solución automatizada ofrece múltiples beneficios como pueden ser los siguientes:

1. Reducción de errores. La reducción de errores es uno de los aspectos más relevantes, ya que al automatizar tareas repetitivas se minimiza la posibilidad de cometer errores humanos. De este modo, nunca habrá ninguna factura perdida por no haberla descargado, ni múltiples descargas de una misma factura.

Además, la eficiencia mejora notablemente, ya que los robots pueden realizar tareas de forma más rápida y constante que los seres humanos.

• Liberación de tiempo para que los empleados puedan dedicárselo a tareas de mayor relevancia en la empresa, ya que con esta solución se puede dejar de malgastar entre 2 y 3 h al día.

• Programación del software para que haga la tarea cuando sea más conveniente, incluso fuera de horas de oficina. Así, no se retrasará todo el proceso administrativo/contable de la empresa por no haber realizado la descarga de las facturas.

• Ahorro de costes. En cuanto al ahorro de costes , el RPA puede ayudar a reducir los gastos operativos al eliminar tareas manuales, lo que a su vez aumenta la productividad y eficiencia de la empresa.

¿Por qué deberías automatizar tus facturas electrónicas con un sistema RPA?

Una de las características que caracteriza a la automatización robótica de procesos (RPA) es su capacidad de ejecutar tareas repetitivas que normalmente acaban sumando errores y muchas horas de trabajo de bajo valor a tu equipo.

Si estás leyendo esto es porque seguramente hayas ejecutado la tareas de gestionar las facturas electrónicas y te hayas topado con la interfaz de FACe, la cual es bastante lenta y nos hace perder más tiempo del debido.

Gracias a la tecnología RPA, podemos automatizar todo el proceso de gestión de facturas electrónicas, imitando cada paso como si fuera un humano.

Errores comunes al descargar facturas electrónicas y su impacto en tu empresa

Algunos de los errores más comunes a la hora de descargar facturas electrónicas suelen ser los siguientes:

• Duplicación de Facturas. Descarga repetida de la misma factura, lo que puede generar duplicidad de pagos, confusión en el seguimiento de las facturas y posibles conflictos con proveedores.
• Pérdida de Facturas. Al realizar la descarga de un gran volumen de facturas manualmente, algunas pueden perderse en el proceso. Esto hace que existan facturas impagadas, retrasos en los pagos y relaciones deterioradas con proveedores.
• Retrasos en la Descarga. Los procesos manuales pueden ser lentos, causando retrasos en la descarga y procesamiento de facturas. De este modo, habrá atrasos en los pagos, interrupciones en la cadena de suministro y deterioro de las relaciones con proveedores.

Este tipo de errores, puede tener varios impactos significativos en tu empresa, como por ejemplo:

• Costos Adicionales: Gastos innecesarios debido a pagos duplicados o facturas incorrectas.
• Multas y Sanciones: Penalizaciones por incumplimiento de normativas fiscales.
• Eficiencia Reducida: Tiempos prolongados para la gestión de facturas y desvío de recursos de otras tareas críticas.
• Interrupciones en la Cadena de Suministro: Retrasos en los pagos que pueden afectar el suministro de bienes y servicios.
• Relaciones con Proveedores: Deterioro de las relaciones con proveedores debido a pagos atrasados o incorrectos.

Cómo descargar facturas FACe sin errores

Para la descarga exitosa de las facturas, en este caso de la plataforma FACe, existen dos vías:

• El método tradicional. El método manual al que estamos acostumbrados y que nos consume mucho tiempo y recursos. Al tratarse de un proceso repetitivo, los errores derivados por el factor humano, serán frecuentes. Además, el volumen de facturas a descargar suele ser elevado, y siempre estará limitado a la jornada laboral de los empleados.
• A través de sistemas automatizados RPA. Los «sistemas automatizados» son herramientas tecnológicas diseñadas para realizar tareas repetitivas y rutinarias de manera automática, sin necesidad de intervención humana constante. Pueden hacer cosas por nosotros de manera más rápida y eficiente, liberándonos tiempo para que podamos enfocarnos en otras actividades más importantes.

Pongamos un ejemplo concreto de descarga de facturas de FACe:

• Con el método tradicional, alguien en el departamento administrativo/financiero tendría que entrar en la página web de FACe, introducir manualmente los datos de cada factura y descargar cada archivo, registrándolo en un sistema o en una hoja de cálculo.
• Con un sistema automatizado, dicho sistema podría entrar sólo en la página web de FACe, introducir los datos de cada factura, descargar las facturas y registrarlas en la base de datos correspondiente, todo ello automáticamente y sin supervisión. Incluso podría organizar las facturas según su tipo, fecha o proveedor.

La automatización robótica de procesos (RPA) ha recorrido un largo camino desde sus inicios: al principio, la automatización estaba limitada a macros simples en programas como Excel, donde los usuarios podían grabar y reproducir secuencias de acciones repetitivas (otro ejemplo?)

A medida que la tecnología avanzaba, se desarrollaron herramientas más sofisticadas que no solo podían automatizar tareas repetitivas, sino también integrarse con diferentes sistemas y aplicaciones empresariales.

Con el tiempo, los robots automatizados se han convertido en una tecnología esencial para la transformación digital, permitiendo a las empresas aumentar su eficiencia y reducir costos operativos de manera significativa.

¿Qué es exactamente una automatización?

Antes de entrar en materia, es importante que entiendas a qué nos referimos con “automatizar”. Básicamente, es un proceso en el que se utilizan herramientas de software para realizar una o varias tareas/acciones repetitivas. Estas tareas repetitivas se suelen automatizar debido a que generan mucha fatiga, desconcetración, derivando en errores humanos y que normalmente no aportan un valor a la empresa.

Una automatización se basa en un un desencadenante («trigger») y una acción. Es decir, para que «algo ocurra», primero debe se deben cumplir las reglas/instrucciones que nosotros establezcamos.

¿Cómo funciona un RPA?

Básicamente un RPA es un software preparado para ejecutar una tarea en concreto; pudiendo arrastrar documentos, abrir aplicaciones o escribir correos electrónicos. Cada tarea requiere una serie de pasos, los cuales, sirven de entrenamiento e instrucciones para que los robots puedan realizar la tarea sin fallos.

El valor de implementar soluciones RPA, no se limita a una tarea, cada departamento de tu empresa ejecuta tareas repetitivas que no agregan valor al negocio. La importancia radica en su capacidad de mejorar las operaciones internas de tu empresa, reducir los errores y permitir que tu equipo de trabajo se centre en tareas estratégicas que generan más valor añadido a tu empresa.

Beneficios de implementar RPA en mi empresa

• Eficiencia
• Precisión
• Integración
• Costes
• Escalabilidad

Casos de uso de un RPA

RPA en el sector sanitario

Una de las peculiaridades del sector sanitario, es que, tanto en hospitales como clínicas, se manejan grandes cantidades de datos sensibles y son muchos los procesos administrativos que tienen que cumplimentar.

Implementar la automatización robótica de procesos (RPA) permite mejorar la eficiencia operativa de hospitales y clínicas, reducir los errores (o que se traspapelen documentos), permitiendo al personal centrarse en la atención al paciente.

Dónde puedo implementar un RPA

El uso de soluciones RPA no está destinada para grandes empresas de grandes internacionales. En Raindance nos especializamos en la implementación de soluciones RPA para PYMES. No importa el tamaño de tu empresa, solo importa si sabes identificar las tareas repetitivas que no te aportan valor.

RPA en el departamento financiero

El departamento de finanzas maneja grandes volúmenes de transacciones y datos financieros que requieren una alta precisión y cumplimiento normativo. Por ejemplo, a la hora de procesar facturas, un RPA puede escribir, leer y procesar facturas electrónicas, verificar los datos de las órdenes de compra y actualizar automáticamente los sistemas contables.

RPA para recursos humanos

Al igual que los departamentos financieros, el departamento de recursos humanos es otro excelente ejemplo para implementar procesos robóticos automatizados. Al gestionar mucha información personal y ocuparse de muchas tareas administrativas, el uso de un RPA mejora su eficiencia en tareas de bajo valor, permitiéndoles así centrarse en iniciativas estratégicas.

Cómo implementar soluciones RPA en mi empresa

Muchos gerentes de empresas tienen la falsa creencia de que el proceso de implementación de un RPA es algo complejo y que entorpecerá su flujo de trabajo actual. A continuación te resumimos los componentes (tecnológicos y no tecnológicos) para introducir tu primera solución de automatización de tareas y procesos.

¿Qué necesito para implementar soluciones RPA en mi empresa?

Antes implementar soluciones RPA en tu empresa de manera efectiva y sin complicaciones, es fundamental identificar aquellos procesos repetitivos que suponen una oportunidad para tu empresa. En segundo lugar es importante trabajar el factor humano de la empresa: desde crear un plan de implementación hasta la capacitación de tu equipo.

Además de estos dos puntos fundamentales, debes conocer los componentes tecnológicos para implementar un RPA en tu empresa. La buena noticia es que no necesitas contar con ningún super-ordenador o programas informáticos concretos. Desde Raindance hemos desarrollado un software RPA que se integra con cualquier ERP, CRM y otras aplicaciones para ofrecerte una solución integral para todos tus departamentos.

Desafíos a la hora de implementar una solución RPA

Hemos hablado de los diferentes beneficios que supone implementar uno o varios robots que te ayuden a automatizar tareas, pero también existen varios desafíos que son necesarios abordar para asegurar el éxito de su implementación.

El desafío principal es la resistencia al cambio, y puede provenir de varios niveles dentro de la organización (gerentes, empleados…) y puede manifestarse de diferentes formas. Esta resistencia puede surgir, por ejemplo, porque los empleados ven la automatización robótica de procesos (RPA) como una amenaza para su puesto de trabajo (al igual que está ocurriendo con la IA), o simplemente porque se sienten incómodos con la adopción de nuevas tecnologías y métodos de trabajo.

Por otro lado, otro desafío, o más bien preocupación, es el factor de seguridad proveniente de los departamentos de TI. Por ejemplo, algunos robots trabajan con datos sensibles; información bancaria, credenciales, rellenar información importante…

La buena noticia, es que cada robot se especializa en una tarea y utiliza la encriptación de datos de extremo a extremo. Asegurando así que los datos estén protegidos en todo momento.

Cómo escoger una solución RPA

Llegamos a un punto clave del proceso: ¿cómo saber qué solución RPA elegir? ¿qué soluciones hay? ¿de qué tipo? Cada empresa es única, y sus necesidades son concretas, pero podríamos dividir este proceso en 3 puntos:

1. Evaluar tus necesidades específicas para tu empresa. Esto supone identificar aquellos procesos que puedes automatizar, definir el flujo que debe seguir tu bot, con qué aplicaciones se debe integrar etc.
2. Una vez identificadas tus necesidades, tareas y procesos, es importante realizar pruebas de concepto. Estas pruebas de concepto te permitirán probar las capacidades de diferentes bots en un entorno de pruebas para comprobar la efectividad de las automatizaciones.
3. En una fase final, es importante analizar el retorno de tu inversión. Podemos analizar factores como la reducción de errores, el aumento de productividad y la liberación de recursos humanos para tareas de mayor valor añadido.

¿Cómo es el proceso de implementación RPA?

El proceso de implementación de RPA se puede dividir en varias etapas clave, cada una de las cuales es fundamental para asegurar el éxito de la automatización.

1. Planificación y análisis: Identifica los procesos que serán automatizados y establece objetivos claros. Realiza un análisis de viabilidad para asegurarte de que los procesos seleccionados son adecuados para la automatización.
2. Desarrollo y diseño: Utiliza la plataforma de RPA para diseñar y desarrollar las automatizaciones. Crea flujos de trabajo detallados que los robots seguirán para realizar las tareas específicas.
3. Pruebas y validación: Antes de implementar las automatizaciones en un entorno de producción, realiza pruebas exhaustivas para identificar y corregir cualquier error. Asegúrate de que los robots funcionen correctamente y cumplan con los requisitos establecidos.
4. Implementación: Despliega los robots en el entorno de producción. Monitorea su rendimiento inicial para asegurarte de que están funcionando como se espera y realiza ajustes si es necesario.
5. Monitoreo y mantenimiento: Una vez en producción, monitorea continuamente los robots para detectar y solucionar cualquier problema que surja. Realiza mantenimiento regular y actualizaciones para asegurar que las automatizaciones sigan siendo efectivas y eficientes.

RPA e inteligencia artificial

Desde que OpenAI presentó ChatGPT en noviembre de 2022, el uso de la inteligencia artificial se democratizó para el mundo entero. A su vez, surgió un nuevo mercado de soluciones, empresas, servicios e incluso necesidades impulsadas por la IA.

La sinergia entre la tecnología RPA y la IA, permite que los robots de software no solo ejecuten tareas basadas en reglas específicas, sino también en tomar decisiones inteligentes para adaptarse a diferentes escenarios. Por ejemplo, mientras que un RPA automatiza la entrada de datos, la inteligencia artificial puede analizar esos datos casi en tiempo real para generar informes valiosos, mejorando así el proceso de toma de decisiones. Esta integración tecnológica ha dado lugar a lo que llamamos “automatización inteligente”, donde la IA, RPA y machine learning trabajan en conjunto para optimizar procesos complejos.

La combinación de RPA e IA no solo transformará la eficiencia operativa, sino que también abrirá nuevas oportunidades para la innovación y el crecimiento empresarial, posicionando a las organizaciones a la vanguardia de la transformación digital.