In veel gevallen is dit voor eindgebruikers even aanpassen. Ik heb het nog deze week meegemaakt bij een uitrol van Google Apps bij een Nederlands bedrijf met diverse internationale vestigingen. Amper een week geleden werden de opleidingssessies gehouden en nu stellen ze al vast dat de layout van een kalenderdetail er niet alleen anders uitziet dan tijdens de sessies, maar ook een pak intuïtiever werkt.

Een tweede nieuwe feature, de Priority Inbox, die voor iedereen actief komt de komende dagen, zal bijzonder gesmaakt worden door hun “zware” emailgebruikers. Priority Inbox sorteert je mail naar prioriteit op basis van je eerdere lees- en antwoordgedrag.

Tijdens de sessies kreeg ik te horen dat sommigen onder hen 200-300 mails per dag ontvangen.  Ik kan me dan ook grondig voorstellen dat ieder nieuw technologisch snufje die hen helpt sneller om te gaan met hun email-lawine, bijzonder gesmaakt zal worden.

Vergelijk dit maar met traditionele, maar veel gebruikte, kantoorapplicaties die typisch om de drie jaar aan verbetering toe zijn…

Cloud heeft zich in theorie weliswaar bewezen, maar moet de praktijktoets nog doorstaan. Daarbij zijn er onder meer zorgen over de totale kosten van een cloud-oplossing in vergelijking met een traditioneel, lokaal server platform, over de beveiliging van bedrijfskritische en concurrentiegevoelige data en mogelijke vendor lock-in.

Mijn klassieke antwoord hierop is dat als je niks wil veranderen aan de manier waarop je vandaag werkt, je beter kiest voor de andere oplossingen. Wil je af van de terreur van email-bijlages in duizend-en-een versies van eenzelfde document, het getrouwd zijn met je vaste computer om je informatie te kunnen raadplegen of verloren raken in het oerwoud van mappen die je aanmaakte om je mails bij te houden, en nog veel meer, dan is de keuze voor Google Apps de enige juiste.

Alleen weinig gebruikers zijn er zich van bewust dat hierdoor een aantal dingen “anders” moeten gedaan worden. Ik maak graag de vergelijking met autorijden met manuele versnelling. Als je plots een auto met automaat in je handen gestopt wordt voelt het bijzonder onwennig aan. Pas na enkele weken ben je het gewoon en wil waarschijnlijk niks anders meer. Makkelijk in de files, minder stress.

Uit eigen ervaring en zoals blijkt uit dit artikel hebben sommigen het wel moeilijk. Ze beschikken onvoldoende over de “get it”-factor en blijven zoeken om met nieuwe krachtige tools op de ouwe, getrouwe manier aan te modderen.

Enkele voorbeelden? In GMail de verwarde blikken die je ziet als je zegt dat mails niet kunnen gesorteerd worden. Of dat labels als vervanging van een mappenboomstructuur niet echt aangewezen zijn. Immers waarvan ken je Google? Zoeken, juist?
Daarom vind je in luttele seconden via de ingebouwde zoekfunctie alles gegarandeerd sneller terug dan door mails te sorteren of een boomstructuur af te lopen.

Voor de bedrijven en de medewerkers die wel over voldoende “get it”-factor beschikken, kunnen de verbeteringen niet snel genoeg gekomen. Ze hebben immers geleerd dat verandering in de manier van werken niet altijd negatief hoeft te zijn.

Zowel Microsoft als Google bieden scholen interessante oplossingen. Alleen als school hoe begin je eraan?

Moeten scholen hun beperkte budgettaire middelen inzetten in de aankoop van servers, licenties, spambeveiliging, backups, etc… kortom de traditionele IT-uitrusting? Wij denken van niet.

Zowel Microsoft met Live@Edu, als Google met Google Apps for Education bieden scholen en universiteiten tegen bijzondere voorwaarden, meestal gratis of bijna gratis, de mogelijkheden om hun studenten te voorzien in email, agenda en andere (samenwerkings-) applicaties.

In de Verenigde Staten en dichter bij huis in de UK en Nederland, kiezen universiteiten en scholen steeds meer en meer voor Google Apps for Education. De ene aankondiging na de andere volgt.

Alleen als school hoe begin je er aan? Sommige scholen hebben wel een interne IT-afdeling, maar de medewerkers verwachten ondersteuning en begeleiding bij een overstap. Maar ook de docenten mogen niet vergeten worden. Ook voor hen betekent lesprogramma’s bijstellen op basis van de nieuwe technologische mogelijkheden geboden door het Google-samenwerkingsplatform een serieuze aanpassing, waar opleiding van de docenten via een train-de-trainer programma onontbeerlijk is.

Anticiperend op de vraag van Vlaamse en Nederlandse onderwijsinstellingen heeft Romneya er voor gezorgd dat onderwijsinstellingen al een zorg minder hebben: het vinden van gekwalificeerde Google Apps-lesgevers.

Als eerste in Europa beschikt Romneya immers over een Google Apps for Education-gecertificeerde trainer. Een kwalificatie verstrekt door Google Inc. na het succesvol afleggen van een examentraject die de deskundigheid in Google Apps for Education bewijst.

Heeft u Google Apps-plannen voor uw onderwijsinstelling? Contacteer ons.

Wat is het nieuwe werken?

Overal en altijd toegang tot alle informatie van uw bedrijf. Flexibeler zijn met uw dagindeling, zodat u niet meer gebonden bent aan standaard kantoortijden en gedoemd bent tot filerijden. Puur afgerekend worden op uw prestaties en niet op uw aanwezigheid. Samenwerken in een vertrouwde omgeving waar u eenvoudig, veilig en persoonlijk kunt communiceren met collega’s en relaties.

Welke voordelen biedt het u?

Wat heeft u er voor nodig?

Visie

Personeel

Technologie

Tips voor ‘het nieuwe werken’

Vastgoedmakelaars zijn per definitie ‘mobiele werkers’. Alleen in het verleden waren ze erg gebonden aan de toepassingen die in hun kantooromgeving gebruikt werden om klanten informatie te verschaffen. Met Google Apps Premier Edition en een gespecialiseerd CRM-pakket zoals Maximmo kan iedere vastgoedmakelaar werken op iedere locatie  —op kantoor, in een kijkwoning of bij de klant thuis— mits hij over (mobiel) internettoegang beschikt.

Een pand bezoeken die de kandidaat-koper niet bevalt? Geen probleem, onmiddellijk kan een alternatief opgezocht worden en een afspraak voor een bezoek vastgeprikt worden in de agenda. Alle andere collega’s zien meteen de gemaakte afspraak via de gedeelde kalenders.

Na ImmoVisie, Immo Clevers, Dewaele | vastgoed en advies is nu ook Immo Acasa “Gone Google”.

Werknomaden zijn typisch zelfstandige kenniswerkers die werken in publieke ruimtes en er netwerkrelaties ontmoeten. In veel gevallen zijn het ZZP-ers, zelfstandigen zonder personeel, in de eerder creatieve beroepen zoals copywriter, webontwikkelaar of social media-specialist. Beroepen die niet meteen aan een locatie gebonden zijn.

Een laptop, smart phone en een internetverbinding volstaan voor hen om via chat, Skype en applicaties in de internetwolk met iedereen in contact te kunnen blijven en/of samen te werken. De GSM-providers presenteren ons de eerste (te dure) mobiele dataverbindingen, maar alternatieve spelers zoals Zapfi met stedelijke dekking via wifi staan klaar.

Een reportage van het Nederlandse NOS-journal geeft je een indruk wat het precies inhoudt.

Hoe sta jij tegenover locatie-onafhankelijk werken en flexibel werken? Onmogelijk? Het proberen waard?

Wil je bedrijf of organisatie meer weten hoe dit aan te pakken en met welke middelen, dan kan een workshop ‘Anders werken’ een aanzet vormen om anders over ‘werk’ te gaan denken. We zijn immers meer dan ervaringsdeskundigen.

Een praktijkvoorbeeld eerder deze week deed me besluiten –voor het eerst– een korte screencast te maken over hoe je mail zoekt in het archief en ze eruit terughaalt.

Vrijdagnamiddag kreeg ik van een klant een telefoontje. Een personeelslid had een belangrijke email ontvangen, gelezen en verwijderd uit haar mailbox. Gezien het juridische belang van dit emailtje vroeg de klant zich af hoe hij dit bericht kon terughalen uit het archief.

Voor alle duidelijkheid, zijn bedrijf had eerder een abonnement afgesloten voor Google Message Discovery waardoor alle berichten en bijlages centraal bewaard worden, onder het toezicht van een of meerdere beheerders, voor een periode tot 10 jaar terug in de tijd.

Google Message Discovery, uitgelegd from Romneya on Vimeo.

Handig voor de duizend en een kleine dingen die je vlug wil automatiseren zonder veel moeite.

Een voorbeeld? Wat denk je van piloot Apps-gebruikers een week lang een dagelijkse tip mailen?

Sedert een paar dagen is een potentiële klant aan het testen geslagen met Google Apps. Het leek me een goed idee om een week lang dagelijks een ‘tip van de dag’ over Google Apps te mailen naar de projectverantwoordelijke en op die manier de conversatie gaande te houden. Alleen hoe doe je zoiets?

Terugvallen op de ‘oude’ manier, t.t.z. een script schrijven en via een cron-opdracht op een of andere server laten draaien, is wat moeilijk gezien Romneya een ‘server-less‘-bedrijf is. Alle applicaties die we intern gebruiken zijn immers SaaS-producten.

Trouwens, waarom niet meteen een kleine applicatie maken met een invoerscherm en een kleine database zodat ook nog andere projectverantwoordelijken de tip van dag kunnen ontvangen? Goed idee, maar hoe doe je zoiets zonder je iets te moeten aantrekken van de achterliggende technologie? Juist, het Zwitsers zakmes van Google Apps: Google Apps Script!

Eerste stap in de richting van een simpele, maar werkende, oplossing is een Google Form gebruiken. De Romneya-medewerker gebruikt het formulier om de naam, voornaam en emailadres in te voeren van de persoon die de dagelijkse tip zal ontvangen.

In ons geval beschikt de Google Spreadsheet over twee bladen: een overzicht van de gebruikers en op het tweede blad een kolom met de tip van de dag. In het overzicht van de gebruikers houden we eveneens bij welke tip al werd verzonden.

In het rekenblad kunnen we via de script-editor Javascript als programmeertaal gebruiken. In de documentatie vind je alle informatie over wat je precies ermee kan doen. Uiteraard kan je zeer vlot informatie ophalen of terugplaatsen in de andere applicaties die deel uitmaken van Google Apps zoals Google Sites, Google Docs of Google Calendar.

Misschien niet de meest elegante code, maar 63 lijnen Javascript zorgen ervoor dat iedere persoon in de lijst een aangepaste email met vijf opeenvolgende tips ontvangt.

Via het instellen van de triggers kunnen we bepalen wanneer het script moet worden uitgevoerd: bij het openen, het bewaren, de invoer via een formulier of volgens een tijdsschema. In ons geval volstaat het om vijf triggers aan te maken, maandag tot vrijdag, om iedereen in de lijst de informatie te bezorgen.

En dan nog het goede nieuws: totale ontwikkelingstijd… minder dan EEN uur.

Natuurlijk is dit dingetje niet bestemd voor een lijst van vijfduizend gebruikers. Natuurlijk kan het wellichter beter, mooier, uitgebreider in een ‘echte’ applicatie-ontwikkelingsomgeving.
Maar is dat nu net niet de essentie van een Zwitsers zakmes? Met een hulpmiddel verschillende zaken SNEL kunnen doen?

Heb jij al Google Apps Script gebruikt en waarvoor?

Officieel heet het dat Google Wave Wave niet voldeed aan de verwachte gebruikersacceptatie. Moeilijke woorden om gewoon te zeggen dat de groei niet spectaculair was.

Waarom groeide Wave niet aan een sneltempo hoor ik je vragen? Voor de vuist weg een aantal redenen.

Google Wave was anders dan wat we vandaag kennen. Een combinatie van email, chat, wiki en docs met een realtime aspect. Geef toe, als je een half uur nodig hebt om te verduidelijken wat het doet, dan heb je al een eerste probleem.

Een tweede probleem voor de doorsnee-gebruiker komt voort uit het eerste: waarom en in welke situaties kan ik best Google Wave gebruiken? Het leek wel of Google Wave een oplossing was die een probleem zocht. Maar toch zijn een pak mensen, waaronder ikzelf, enthousiast over Google Wave voor projecten met meerdere medewerkers op verschillende (fysieke) locaties. In tegenstelling tot email of Google Docs/Sites had je één plaats waar alles rond het project terug te vinden was. Communicatie en links naar externe informatie of Docs, eventueel aangevuld met gadgets die een specifieke functionaliteit aan de wave toevoegden. Iemand zich laten inwerken in de voorgeschiedenis van een project was vrij simpel via de ‘Playback’-functionaliteit.

Waar gebruikers destijds hunkerden naar een Gmail-invitatie heeft deze strategie  dit keer niet gewerkt voor Google. Het aantal ‘invites’ was zeer beperkt en als je er al in slaagde een invitatie te bemachtigen kon je enkel Wave gebruiken met andere (onbekende) Wave-gebruikers. Ook hier, plots dingen samen doen met onbekenden is wellicht ook niet waar je wakker van ligt!
Het grote verschil met de Gmail-taktiek is natuurlijk dat je perfect Gmail kon gebruiken met andere NIET-Gmail gebruikers. Het ging gewoon om email.

Een aparte gebruikersinterface voorzien, die trouwens allesbehalve echt gebruiksvriendelijk is, was achteraf bekeken misschien ook niet de beste keuze. Een email ontvangen in Gmail met de boodschap dat iemand een wave heeft geüpdatet en wisselen van applicatie om te zien wat precies, is niet meteen een schoolvoorbeeld van goede integratie en gebruiksgemak.

Tot slot, veel intense Wave-gebruikers hadden ook de indruk dat het volle gewicht van Google niet werd gebruikt voor het oplossen van bugs en basis-functionaliteiten zoals het verwijderen van een wave.

Wat biedt de toekomst? Ongetwijfeld zal een deel van de ontwikkelde technologie niet verloren gaan binnen Google en zullen we (terecht) een aantal Wave-functionaliteiten zien opduiken op die plaatsen waar ze echt thuishoren: in Gmail en Google Docs.