Im ersten Video erklärt er die lebens-wichtige Unterscheidung zwischen “wichtig” und “dringend”:

Die beste Zeit für die Umsetzung der wichtigen Aufgaben behandelt HPZ dann im nachfolgenden Video:

In Lektion 3 geht es schließlich darum, den so genannten Sägeblatt-Effekt zu vermeiden, das heißt, ungestörte Zeitblöcke zu schaffen, in denen Wichtiges erledigt werden kann:

Die gesamte Serie findet ihr auf der Homepage von Hans-Peter Zimmermann.

Ihr Schema zur Vergabe von Prioritäten sah so aus:

• “Sehr hoch”: Alles, wofür Kunden sie bezahlen
• “Hoch”: Wichtige Aufgaben, die jedoch keinen direkten Umsatz erzeugen (Blogeinträge, Nebenprojekte)
• “Normal”: Aufgaben, die bei Gelegenheit zu erledigen sind

Dawn geriet damit schnell in das Problem, dass sie ständig Aufgaben mit “sehr hoher” Priorität auf den nächsten Tag verschieben musste, weil für sie einfach nicht genug Zeit zur Verfügung stand.

Um aus diesem Trott auszubrechen, stellte sie ein neues Schema auf:

• “Sehr hoch”: Alles, das auf jeden Fall im Lauf des Tages erledigt werden muss
• “Hoch”: Bezahlte Arbeiten und Projekte, bei denen jemand darauf zählt, dass möglichst noch heute ein Ergebnis geliefert wird.
• “Normal”: Bezahlte Arbeiten und Projekte, bei denen jemand ein Ergebnis erwartet.
• “Niedrig”: Nicht dringende Ausgaben, die keinen direkten Umsatz erzeugen und die Arbeit anderer nicht berühren (persönliche Blogeinträge, private Projekte)
• “Sehr niedrig”: Etwas, das bei Gelegenheit erledigt werden kann

Mit dieser Aufteilung hofft sie, eine gesündere Aufteilung ihrer Aufgaben zu erzielen und besser mit deren Erledigung voran zu kommen. Ich bin optimistisch, dass ihr das gelingt.

Das offizielle “Getting Things Done”-Konzept kennt keine Prioritäten, um so dynamisch wie möglich zu bleiben. Dennoch muss man bei der Entscheidung, welche Aufgaben als nächste dran sind, irgendeine Art der Differenzierung anwenden. Dawns Schema, die unwichtigen von den wichtigen Aufgaben und die wichtigen von den dringenden zu unterscheiden, ist eine Möglichkeit, diese Entscheidung zu treffen.

Ganz ähnlich gehe auch ich vor, wenn ich morgens meine MIT-Liste der “Most Important Tasks” aufstelle. Ich benutze OmniFocus und setze bei jeder Aufgabe, der ich mich heute auf jeden Fall widmen muss, die Flaggen-Markierung. Den Überblick über meine MIT gibt mir ein entsprechend konfigurierter Filter.

Vergibst du Prioritäten an deine Aufgaben? Schreib einen Kommentar, nach welchem Schema du dabei vorgehst!

Im Folgenden zeige ich Ihnen einen Weg auf, um Herr über das Projekt des Grauens zu werden. Er umfasst 8 Stufen bis zum Abhaken und Aufatmen. (Bis dann das nächste Projekt des Grauens auftaucht, aber das werden Sie auf die gleiche Weise ad acta legen können.)

1. Was ist denn eigentlich los? Nimm dir 5 Minuten Zeit, über das Projekt des Grauens nachzudenken. Was verunsichert dich, warum willst du es nicht anpacken? Die Gründe für das Aufschieben sind oft unausgesprochen und wir drücken uns davor, uns Gedanken dazu zu machen. Es liegt sichtbar vor uns, aber schon der Gedanke daran widerstrebt uns. Nimm dir jetzt 5 Minuten für diesen Gedanken. Oft ist es gar nicht so schlimm wie es scheint. Und wenn uns das Problem erst einmal klar ist, können wir auch seine Lösung angehen. Also, stelle fest, wo die Hürden liegen und plane einen Weg um sie herum.

2. Das Ergebnis vor Augen: Nimm dir weitere 5 Minuten, um dir den Zustand des Projekts auszumalen, wenn du erst einmal fertig bist. Wie wird es aussehen? Wie wird es riechen? (Okay, letzeres kannst du lassen, wenn es nicht um einen Gegenstand geht.) Schaffe dir ein klares Bild des fertigen Projekts und schreibe ein, zwei Sätze auf, die es definieren. (“Ich werde einen Artikel über das Projekt des Grauens schreiben, der den Lesern hilft, dieses Problem zu lösen.”) Selbst wenn es dir albern vorkommt, solltest du diesen Schritt tun, weil das Ergebnis sich damit geistig manifestiert. Es ist viel schwerer, ein Ziel zu erreichen, von dem man nicht weiß, wo es liegt. Dieser eine Schritt, der gern übersprungen wird, kann einen großen Unterschied ausmachen. Zudem ist er der Abschluss unserer Projektplanung, du kannst dich danach also erst mal zurücklehnen.

3. Reserviere einen halben Tag: Mache einen halben Tag frei, um dieses Projekt zu erledigen. Auch, wenn nur zwei Stunden gebraucht werden, reserviere wirklich den halben Tag. Und auch, wenn es voraussichtlich zwei Tage braucht, reserviere zunächst nur einen halben Tag — so kommst du auf jeden Fall gut in Gang und wenn du so weit gekommen bist, kannst du einen weiteren halben Tag reservieren. Meist ist der Vormittag am besten geeignet, weil sich da noch kein Chaos ausgebreitet hat. Sage deine Termine ab oder verschiebe sie und stelle andere Aufgaben zurück. Die einzige Sache, der du dich an diesem halben Tag widmest, ist dein Projekt. (Ab sofort kannst du es von “Projekt des Grauens” in “Projekt, dem ich in den Hintern trete” umtaufen.)

4. Abschalten: Eliminiere alle Ablenkungen. Zieh den Stecker für Internet und Telefon. Ja, das ist drastisch, aber notwendig. Mobiltelefon aus! Informiere die Leute um dich herum, dass du nicht gestört werden willst. Kein Fernsehen, keine Spiele, kein Smalltalk in der Kaffeeküche. Räume deinen Tisch frei (am einfachsten stapelst du erst einmal einfach alles außerhalb des Sichtfelds). Klinke dich für einen halben Tag einfach aus. Sei versichert, dass die Welt nicht untergeht, wenn du mal für einige Stunden ohne E-Mail, RSS-Feeds, Twitter, IM oder Digg auskommen musst. Ehrlich. Anmerkung: Wenn du das Internet zur Erledigung des Projekts brauchst, erledige das vor dem halben Tag. Recherchiere alles Nötige und speichere es ab, sodass du offline gehen kannst, wenn die Zeit für die eigentliche Arbeit da ist.

5. Konzentriere dich auf einen Schritt: Jetzt bist du soweit, an die Arbeit zu gehen und brauchst einen ersten Happen zum Kauen. Nimm dir für den Anfang eine kleine Aufgabe heraus, die du in einer Viertelstunde erledigen kannst. Und jetzt fokussiere dich auf diese Aufgabe. Es spielt keine Rolle, was es ist, solange es dich dem vorher definierten Ergebnis aus Schritt 2 näher bringt. Beiß kein zu großes Stück ab, du willst dich erst mal auf eine kleine Aufgabe konzentrieren.

6. Singletasking: Erlaube dir keine Beschäftigung abseits dieser kleinen Aufgabe. Halte den Fokus auf ihre Erledigung. Widerstehe dem Drang, E-Mails zu checken, und anderen Versuchungen. Wenn du merkst, dass du mit etwas anderem beschäftigt bist, hör auf damit und geh wieder auf Kurs. Blende alles aus außer dieser einen Aufgabe und widme dich ihr allein.

7. Belohnung: Wenn du mit dieser kleinen Aufgabe fertig bist, gönne dir ein paar Minuten Pause. Du hast sie verdient — hey, du hast das Projekt angepackt! Mach ein paar Schritte raus, sag Hallo zu der netten Kollegin zwei Büros weiter, ruf kurz zuhause an. Du checkst jetzt keine E-Mails, zurück an die Arbeit!

8. Nächste Schritte: Okay, Zeit, sich wieder zu konzentrieren. Wähle eine weitere kleine Aufgabe (geschätzter Aufwand: 15-20 Minuten) aus, die dich näher zum Ergebnis bringt. Fokussiere dich erneut voll darauf, bis sie erledigt ist. Auf diese Weise gehst du Schritt für Schritt voran, machst kleine Pausen und so weiter. Sieh zu, dass du im Singletasking bleibst. Mach so weiter, bis entweder das Projekt des Grauens vollendet oder der halbe Tag vorbei ist. Lass nicht zu, dass du dich mit etwas anderem beschäftigst (von den Minipausen abgesehen), bis du fertig bist. Wenn du das Projekt nach einem halben Tag noch nicht geschafft hast, mache entweder weiter, solange du kannst, oder reserviere einen neuen Zeitraum für die Fortsetzung.

Mit diesem Plan können Sie jedes Projekt, und sei es noch so grauenvoll, in den Griff bekommen: Machen Sie sich bewusst, was Sie hemmt, vor allem aber, was Sie wirklich erreichen wollen. Durch die Salami-Taktik, das Projekt in kleine, handhabbare Aufgaben zu zerlegen, nehmen Sie ihm den Schrecken und schaffen für sich Handlungsspielraum. Arbeiten Sie dann konsequent und konzentriert auf Ihr definiertes Ergebnis zu und es wird sich einstellen — oft schneller Sie erwartet haben.

Inhaltlich wird es im Freistil-Newsletter um die Themen gehen, mit denen ich mich den größten Teil meiner wachen (und sogar ein bisschen meiner schlafenden) Zeit über beschäftige: IT-Management und Selbstadministration. Ich werde darin Stellung zu aktuellen Entwicklungen nehmen und auf interessante Artikel verlinken, die aus meiner Feder stammen oder von anderen Autoren geschrieben wurden.

Als Goody werde ich im Freistil-Newsletter exklusive Aktionscodes für die kostenlose Teilnahme an einem meiner Trainings- und Coaching-Angebote veröffentlichen.

Der Freistil-Newsletter soll Qualität besitzen und das braucht Zeit. Deshalb wird zwischen zwei E-Mails auf diesem Kanal immer mindestens eine Woche liegen. Da ja die meisten meiner Leser und Leserinnen ohnehin mehr E-Mails bekommen als ihnen lieb ist, bin ich überzeugt, dass diese Frequenz auch für sie okay ist.

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Ich würde mich freuen, viele Abonnenten mit wertvollen Informationen erreichen und ihnen neue Impulse geben zu können.

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Nein, dies soll kein Nullachtfünfzehn-Rat werden. Shira Levine verfolgt einen ganz anderen Ansatz für die produktive Nutzung der Zeit, die wir in Besprechungen verbringen. Auf OpenForum.com hat sie Ihre Liste “10 produktive Sachen, die man heimlich in Meetings tun kann” veröffentlicht. Jeden Punkt hat sie mit konkreten Beispielen versehen, die ich hier auslasse:

1. ein Unternehmen starten
2. eine Hollywood-Karriere einleiten
3. das Adressbuch aufräumen
4. eine Reise organisieren
5. einen neuen Job finden
6. Hausaufgaben erledigen
7. die nächste Besprechung vorbereiten
8. Budgets planen
9. Aufgaben erledigen
10. echte Arbeit angehen

Als Bonuspunkt fügte Shira dann noch “Körperpflege” hinzu.

Vielleicht sollte jemand, in dessen Besprechungen sich die Kollegen nur noch mit solchen Beschäftigungen zu helfen wissen, sich selbst mal Vorschlag Nr. 5 zu Herzen nehmen. Am besten außerhalb einer Besprechung.

(via ToolBlog)

PS: Von einem auffälligen Beispiel für wirklich effektive Besprechungsführung berichtet die BusinessWeek.

“Getting Things Done” oder auf deutsch “Die Dinge geregelt kriegen”, das ist für den kalifornischen Management-Berater David Allen vor allem eine Frage guter Selbstorganisation. Sein Erfolgsrezept: den Kopf konsequent entlasten, indem man ein funktionierendes externes Ordnungssystem aufbaut. Auf diesem sicheren Fundament stehend können wir uns auf die Aufgaben konzentrieren, die jetzt gerade relevant sind.

In diesem Webinar lernen Sie die Grundzüge des GTD-Konzepts kennen und erfahren, was den Erfolg dieser Art von Selbstorganisation begründet.

Detailinformationen zum Webinar und seinem Ablauf finden Sie hier.

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