Oliver Wirkus

SharePoint: Sending documents as email attachment

Oliver Wirkus — Thu, 09 Feb 2012 12:27:54 GMT

Eigentlich sollte das Versenden von Dokumenten per Email kein Thema mehr sein, wenn man SharePoint 2010 verwendet. Man kann über das Kontextmenü den Link zu einem Dokument verschicken und braucht nicht mehr mehrere Megabytes an Anhang zu verschicken.

Manchmal gibt es aber dennoch die Anforderung, Dokumente aus SharePoint als Email-Anhang zu verschicken. SharePoint 2010 bietet hierzu leider keine Möglichkeit, aber auf CodePlex gibt es dafür eine Erweiterung.

Hier der Link: http://sendemailsp2010.codeplex.com/documentation

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Event-Tipp: SharePoint Usergroup Stuttgart

Oliver Wirkus — Tue, 07 Feb 2012 08:51:37 GMT

An dieser Stelle diesmal ein Veranstaltungstipp: am 6.3.2012 findet das nächste Treffen der SharePoint Usergroup Stuttgart statt und ich freue mich sehr, dass es Thomas Tuttenuj und mir gelungen ist, drei hochkarätige Sprecher für das Event gewinnen zu können:

- Thorsten Hans (MVP, Data One GmbH): "Building robust SharePoint Apps using JavaScript"

- Christian Glessner (MVP, ExpertsInside) :" Mega Mergers - SharePoint & Azure"

- Nicki Borell (ExpertsInside): "3 steps to build search driven applications with SharePoint Search"

Um genug Zeit für alle Vorträge zu haben, starten wir diesmal bereits schon um 17:30Uhr.

Ich freue mich schon sehr auf die drei spannenden und interessanten Vorträge. Wer noch teilnehmen möchte, hier der Link zur Anmeldung:

https://www.xing.com/events/20-treffen-sharepoint-usergroup-stuttgart-864760

Aber nicht lange zögern – die Plätze sind bergrenzt :-)

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Adding system links to a SharePoint MySite

Oliver Wirkus — Thu, 02 Feb 2012 13:12:08 GMT

Diejenigen, die schon Erfahrungen mit der MySite bei SharePoint 2010 gemacht haben, sind sicher auch schon auf das folgende Problem gestossen: man klickt in SharePoint auf den Button (mit seinem Namen drauf) und landet auf seiner MySite.

Aber wie kommt man wieder zurück?

Man kann dazu zwar den Browser mit dem 'Zurück-Button' verwenden, aber das ist nun überhaupt nicht user-friendly. Man könnte sich auch eine eigene Link-Liste auf der MySite erzeugen und darin den Link auf die Homepage hinterlegen. Man könnte auch …

Möglichkeiten gibt es sicher einige, aber es geht auch anders:

In der Zentraladministration –> Anwendungsverwaltung –> Dienstanwendungen verwalten –> Benutzerprofildienst –> Einstellungen für 'Meine Webseite' –> Personalisierungswebseite konfigurieren findet sich ein Dialog, über den man Links in die globale Navigation aller MySites einfügen kann.

Um diese Möglichkeit zu illustrieren, habe ich in einer meiner Testumgebungen einfach mal einen Link eingefügt:

Der Link hat die Beschreibung 'zur Homepage' und es muss ein Besitzer eingetragen werden. Und gleich nachdem dieser Dialog mit OK beendet wurde, taucht der Link in der globalen Navigation der MySite auf (rechts neben 'Mein Profil').

Auf diese Weise kann man Benutzern zentral verwaltete Links in die globale Navigation der MySite einbinden. Ziemlich praktisch, oder?

SharePoint 2010 Timer job reference

Oliver Wirkus — Thu, 02 Feb 2012 08:30:34 GMT

Als ich mir zum ersten Mal SharePoint 2010 etwas genauer angesehen hatte, war ich überrascht über die Unmenge an Timer Jobs. Hier den Überblick zu behalten, ist nicht ganz einfach. Zum Glück gibt es aber von Microsoft eine Liste mit allen Timer Jobs und deren Beschreibung.

Das Ganze findet man hier: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc678870.aspx

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How to: Fix user showing up as DomainName\UserName in SharePoint 2010

Oliver Wirkus — Wed, 01 Feb 2012 07:45:00 GMT

Bei manchen Installationen von SharePoint 2010 kann es passieren, dass die Benutzernamen nicht wie erwartet als Namen (Vorname und Nachname – bzw. Fullname) angezeigt werden, sondern als Domain-Name. Das ist zwar jetzt kein Fehler, der die Funktion von SharePoint stark beeinträchtigt, aber doch sehr unschön für die Benutzer. Die folgende Abbildung zeigt dies beispielhaft:

Zwar kann man dieses Problem durch Konfiguration des User ProfileSynchronization Service auch in den Griff bekommen, aber wenn man dieses Service nicht verwenden möchte, dann braucht man eine andere Lösung.

Im Blog von Mukesh Parmar habe ich dafür eine interessante Lösung gefunden. Mit SharePoint 2010 wird ein PowerShell-Script mitgeliefert (Set-SPUser), mit dem dieses Problem gelöst werden kann. Mukesh hat dies in seinem Artikel gut und ausführlich erklärt.

Hier der Link: http://sharepointpolice.com/blog/2010/12/06/username-showing-up-as-domainnameusername-instead-of-full-name-in-sharepoint-2010/

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How to: Enable the Activity Feed on MySites

Oliver Wirkus — Mon, 30 Jan 2012 15:39:00 GMT

Die MySite wurde in SharePoint 2010 stark überarbeitet und bietet jetzt endlich jedem Benutzer die Möglichkeit, individuell die Aktivitäten zu konfigurieren, über die er oder sie auf der eigenen MySite informiert werden möchte.

In einem Projekt, bei dem u.a. genau diese Funktionalität eingesetzt werden sollte, tauchte das Problem auf, dass die ausgewählten Aktivitäten anderer Benutzer nicht auf der MySite angezeigt wurden. Ursache dafür war, dass in der Zentraladministration der entsprechende TimerJob nicht aktiviert war.

Um die Aktivitäten anderer Benutzer auf der MySite anzuzeigen, ist es notwendig, den in der folgenden Abbildung dargestellten TimerJob zu aktivieren:

Diesen TimerJob findet man hier: Central Administration->Monitoring->Review Job Definitions->User Profile Service Application - Activity Feed Job->Edit Timer Job->Enable

Nachdem dieser TimeJob zum ersten Mal durchgelaufen ist, werden die von jeweiligen Benutzer in seiner MySite ausgewählten Feeds ähnlich angezeigt, wie in der folgenden darstellung beispielhaft gezeigt:

Mehr zum Thema "Activity Feed" findet man –gut erklärt- zum Beispiel hier: http://blogs.perficient.com/portals/2011/02/18/sharepoint-2010-activity-feed-explained-part-1/

Wie man selbst (z.B. über ein WebPart) eigene Activity Feeds erstellen kann, kann man im Blog von ny Tordgeman nachlesen. Hier findet man auch die entsprechenden Code-Snippets: http://blogs.microsoft.co.il/blogs/johnnyt/archive/2011/03/26/working-with-sharepoint-2010-user-activity-newsfeed.aspx

Übrigens kann man auch Microsoft Outlook dazu verwenden, den Activity Feed anzuzeigen. Dazu wird der Outlook 2010 Social Connector benötigt.

Und hier noch ein paar weitere interessante Links zum Thema:

http://mssharepointtips.com/tip.asp?id=1166&page=1

http://sites.google.com/site/madhurchadha2/linkingmysitebacktoportalsite

http://mohitvash.wordpress.com/2012/01/17/creating-custom-activity-feed/

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How to save your SharePoint password in Windows

Oliver Wirkus — Fri, 27 Jan 2012 13:04:51 GMT

Irgendwie taucht diese Frage immer wieder auf: wie werden meine Credentials (also Username und Password) im Internet Explorer gespeichert, wenn ich beim Anmelden den Haken bei Remember my password oder Remember my credentials setze.

Ehrlich gesagt: so genau habe ich mir die Sache auch noch nie angesehen – ich habe mich immer nur darüber geärgert, dass der IE wiederholt das login-Fenster anzeigt, auch wenn ich zuvor meine Credentials (wohlgemerkt: richtig!) eingegeben habe.

Offensichtlich wurde auch an Ben Clothier vor Kurzem diese Frage gestellt, denn er hat in seinem Blog einen sehr ausführlichen Artikel zu diesem Thema geschrieben. Er erklärt hier sehr ausführlich, anschaulich und reich bebildert, wie die Sache mit den Credentials im IE denn nun eigentlich funktioniert.

Hier der Link zu seinem Artikel: http://accessexperts.net/blog/2012/01/18/how-to-save-your-sharepoint-password-in-windows/

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A Dummies Guide to SharePoint & jQuery - Reading List Data With SPServices

Oliver Wirkus — Thu, 26 Jan 2012 09:21:44 GMT

Im Blog von Mark Rackley (@mrackley) –er hat den schönen Namen The SharePoint Hillbilly- habe ich einen interessanten Artikel gefunden und ich hoffe sehr, dass Mark daraus eine Serie macht.

Die meisten, die sich mit SharePoint-Entwicklung schon einmal befasst haben, sind dabei sicherlich auf die jQuery-Bibliothek gestossen. Und wenn man sich mit jQuery und SharePoint etwas näher beschäftigt, dann stösst man dabei fast unweigerlich auch auf die SPServices. Dabei handelt es sich um jQuery Plugin, dass von Marc Anderson (MVP) mit großem Engagement entwickelt wird.

Mark hat nun in seinem Artikel eine gute Einführung in die Verwendung von jQuery gegeben. Er zeigt an einem Beispiel, wie sich jQuery in SharePoint integrieren lässt und wie man die SPServices dazu verwendet, Informationen aus SharePoint-Listen auszulesen.

Zum Einstieg in dieses Thema ein sehr lesenswerter Artikel. Hier der Link: http://www.sharepointhillbilly.com/default.aspx

Aber damit nicht genug: eine kurze Einführung in die SPServices hat Thorsten Hans im Blog SharePoint Advent veröffentlicht. Hier der Link dazu: http://sharepointadvent.de/2011/12/22/jquery-meets-sharepoint/

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SharePoint 2010 – Berechtigungen nach Anforderung vergeben

Oliver Wirkus — Tue, 24 Jan 2012 11:44:42 GMT

Benutzer, die z.B. in einer TeamSite Mitarbeiter möchten, können –wenn sie keinen Zugriff haben- diesen beantragen. Damit dies grundsätzlich möglich wird, muss erst einmal eingestellt werden, dass Zugriffanforderungen erlaubt werden sollen.

Dies erledigt man in den Websiteberechtigungen und dort im Ribbon unter "Zugriffsanforderungen verwalten". Danach erscheint dieser Dialog:

Hier wird eingestellt, dass Zugriffsanforderungen zugelassen werden und eben diesen Anforderungen an die hier angegebene E-Mail Adresse geschickt werden.

Danach sollte man in dieser WebSite eine Gruppe auswählen, die als Standard für neue Benutzer vorausgewählt werden soll. Dies macht man, indem man sich die Gruppenmitglieder anzeigen lässt und dann unter Einstellungen –> Zur Standardgruppe machen auswählt. Im Beispiel habe ich die Gruppe IT-Koordinatoren auf diese Weise zur Standardgruppe erklärt.

Wenn jetzt eine Zugriffsanforderung verschickt wird (SharePoint verschickt eine E-Mail an die in Bild 1 angegebene E-Mail Adresse) und der entsprechende Benutzer auf den darin enthaltenen Link klickt, dann ist die zuvor (in Bild 2) ausgewählte Standardgruppe bereits in dem eingeblendeten Dialog vorausgewählt:

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Aufbau einer virtuellen SharePoint-2010 Entwicklungsumgebung

Oliver Wirkus — Tue, 24 Jan 2012 08:29:00 GMT

Ich wurde in letzter Zeit öfters angesprochen, wie ich denn für SharePoint entwickle und welche Umgebung ich dafür verwende.

Ich habe auf meinem Notebook die VMWare Workstation installiert und arbeite -lokal- mit einer virtuellen SharePoint-2010 Umgebung. Ich habe viele Herangehensweisen ausprobiert, um den für mich optimalen Weg zur Erstellung der VM zu finden.

Der für mich beste Weg ist die Vorgehensweise, wie sie Shane Young (MVP) (@ShanesCows) im Buch "Real World SharePoint 2010" beschrieben hat.

Nachtrag: ein Leser machte mich darauf aufmerksam, dass in dieser Anletiung das Thema 'E-Mail' nicht berücksichtigt wird. Kein Problem: hier der Link zu einer guten Anleitung, wie man in einer lokalen VM den E-Mail-Versand und Empfang unter Windows Server 2008 und Windows Server 2008R2 konfiguriert. Ich habe es selbst ausprobiert: funktioniert gut :-)

http://mosshowto.blogspot.com/2010/05/installing-smtp-pop3-sharepoint-2010.html

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WebPartAdderExtension – a better way of deploying web parts

Oliver Wirkus — Mon, 23 Jan 2012 11:10:11 GMT

Im Blog von Chris O´Brien habe ich eine interessante Solution entdeckt. Chris beschreibt darin einen Weg, wie man WebParts auf andere Art und Weise in der WebPart Gallery veröffentlichen und verwalten kann.

Hier der Link zum Artikel: http://www.sharepointnutsandbolts.com/2012/01/webpartadderextension-better-way-of.html

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How to create a SharePoint Survey in under 5 minutes

Oliver Wirkus — Mon, 23 Jan 2012 11:02:58 GMT

Im Blog von Collaboris habe ich einen interessanten Artikel gefunden. Mark Jones beschreibt darin, wie man mit Bordmittel von SharePoint 2010 eine Umfrage schnell 'zusammenklicken' kann.

Es ist doch immer wieder erstaunlich, wie einfach man manche Dinge in SharePoint umsetzen kann.

Hier der Link: http://www.collaboris.co.uk/blogs/blog-post/mark-jones/2012/01/22/how-to-create-a-sharepoint-survey-in-under-5-minutes

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Arbeiten mit Inhaltstypen und Office-Vorlagen

Oliver Wirkus — Fri, 20 Jan 2012 12:53:23 GMT

Inhaltstypen (Content Types) sind schon eine sehr praktische Sache. Man definiert einen Inhaltstyp und weist diesem Eigenschaften (z.B. Status, Bereich, Thema, …) zu. Danach kann man diesen Inhaltstyp z.B. in (mehreren) Dokument-Bibliotheken verwenden und stellt auf diese Weise sicher, dass alle Dokument-Bibliotheken mit den gleichen Eigenschaften arbeiten. Ändert man eine Eigenschaft oder fügt eine neue hinzu, werden alle Dokument-Bibliotheken, die diesen Inhaltstyp verwenden von SharePoint aktualisiert.

Aber dies ist ja eigentlich nichts Neues – eher alt-bekannt.

Genauso alt-bekannt ist sicherlich, dass man Inhaltstypen mit einer Microsoft Office-Vorlage verbinden kann. Auf diese Weise stellt man sicher, dass alle Dokumente in einer Dokument-Bibliothek auf einer zuvor festgelegten Vorlage basieren – sofern man nicht den direkten Weg über die Upload-Funktion verwendet.

Wie gesagt: auch dies ist sicher längst bekannt und lohnt eigentlich keinen (längeren) Blog-Beitrag. Aber gerade beim Verbinden eines Inhaltstyps mit einer Vorlage gibt es einen sehr interessanten Trick, den ich in diesem Beitrag genauer erklären möchte.

Das Problem bei der Verbindung eines Inhaltstyps mit einer Vorlage liegt in der Aktualisierung der Vorlage. Schauen wir uns dazu erst einmal den Standardweg an, wie eine Vorlage mit einem Inhaltstyp verbunden wird. Dies zeigt die folgende Abbildung:

Man erstellt also auf dem gewohnten Weg z.B. mit Microsoft Office eine Vorlage, speichert diese z.B. auf dem Desktop ab und lädt diese danach in den erweiterten Einstellungen des Inhaltstyps hoch. Funktioniert soweit – hat aber ein Problem: wenn die Vorlage aktualisiert wird, muss man diesen Weg erneut gehen. Und da normale Benutzer kaum direkten Zugriff auf die Einstellungen eines Inhaltstyps haben, muss dies immer jemand machen, der über die nötigen Berechtigungen verfügt. Solange sich Vorlagen nur sehr selten ändern, kann man diese Weg sicher gehen. Es geht aber auch schöner und eleganter.

Man legt sich eine weitere Dokument-Bibliothek an (z.B. mit dem Namen 'Unternehmensvorlagen') und hier speichert man -versioniert- die Vorlagen ab. Statt die Vorlagen dann, wie zuvor erwähnt, einfach hochzuladen, gibt man in den erweiterten Einstellungen des Inhaltstyps die URL an, an der die Vorlage zu finden ist. Dies zeigt die folgende Abbildung:

Dieses Bild zeigt, dass der entsprechende Inhaltstyp sich die zugeordnete Vorlage aus der Bibliothek 'Vorlagen' holt – und hier die Vorlage mit dem Name 'Vorlage Geschäftsbericht.dotx' verwendet. Ändert sich jetzt die Vorlage – z.B. dadurch, dass eine neue Version der Vorlage in die Vorlagenbibliothek hochgeladen wird, steht diese sofort und ohne weitere Eingriffe zur Verfügung! Man muss dabei nur beachten, dass sich der Dateinamen (oder besser: die relative URL) nicht ändert!

Bleibt nur noch zu klären, wie man an die URL der Vorlage aus der Vorlagenbibliothek kommt. Auch dazu gibt es einen einfachen Trick:

Einfach 'Link als E-Mail versenden' aufrufen. SharePoint erzeugt jetzt eine neue E-Mail in der der absolute Link auf die Vorlage eingetragen ist. Diesen absoluten Link kopiert man dann einfach in das entsprechende Textfeld im Inhaltstyp (siehe Abbildung 2). SharePoint wandelt dabei den absoluten Link in einen relativen Link um.

Auf diese Weise können (z.B. im Unternehmensumfeld) Vorlagen von Mitarbeitern gepflegt und verwaltet werden, ohne diesen Mitarbeitern bei Änderungen an den Vorlagen den mühsamen und fehleranfälligen Weg über die erweiteren Eigenschaften eines Inhaltstyps zuzumuten. Und versioniert werden die Vorlagen ebenfalls.

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Correctly implementing Ribbon in SharePoint 2010

Oliver Wirkus — Mon, 16 Jan 2012 19:32:55 GMT

Im Blog von Waldek Mastykarz (MVP) habe ich einen interessanten Artikel gefunden. Er beschreibt darin, wie man die Ribbonleiste von SharePoint 2010 ergänzt bzw. erweitert. Sehr lesenswert :-)

Hier der Link: http://blog.mastykarz.nl/correctly-implementing-ribbon-sharepoint-2010/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed:+WaldekMastykarz+(Waldek+Mastykarz)

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SharePoint 2010 - Kostenlose Hands-on-Labs für C# und Visual Basic

Oliver Wirkus — Mon, 16 Jan 2012 18:31:54 GMT

Microsoft hat auf MSDN eine umfangreiche Sammlung von Übungsanleitungen für die SharePoint 2010-Entwicklung veröffentlicht. Im einzelnen geht es um diese Bereiche:

• Entwickeln eines visuellen Webparts in Visual Studio 2010
• Entwickeln einer Listendefinition und eines Ereignisempfängers in Visual Studio 2010
• Entwickeln erweiterter Webparts für SharePoint 2010 mit Visual Studio 2010
• Entwicklung mit LINQ to SharePoint in Visual Studio 2010
• Entwicklung für SharePoint 2010 mit dem Client-OM und REST in Visual Studio 2010
• Entwickeln eines externen BCS-Inhaltstyps mit Visual Studio 2010
• Entwickeln eines SharePoint 2010-Workflows mit einem Initiierungsformular in Visual Studio 2010
• Entwickeln der SharePoint 2010-Benutzeroberfläche mit Silverlight in Visual Studio 2010
• Entwickeln von SharePoint 2010-Sandkastenlösungen in Visual Studio 2010
• Entwickeln von Menüband und Dialoganpassungen für die SharePoint 2010-Benutzeroberfläche

Hier der Link: http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=c010fc68-b47f-4db6-b8a8-ad4ba33a35c5

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