Kennen Sie auch diese Ordner mit der defekten Mechanik? Man muss die Bügel immer noch gerade richten, bevor sie richtig schließen. Haben Sie vielleicht einen Locher, der nach dem Lochen einrastet oder einen Hefter, der nur jedes zweite Mal richtig funktioniert? Wie sieht es mit nicht oder schlecht schreibenden Kulis oder Textmarkern aus?

An vieles haben Sie sich vielleicht gewöhnt (die Bügel beim Ordner richten z.B.), aber es stört doch jedes Mal. Sie arbeiten effizienter und besser mit funktionierenden Arbeitsmitteln. Nehmen Sie sich die Zeit und seien Sie es sich Wert, diese Dinge auszutauschen. Ab bitte, werfen Sie die alten dann auch wirklich weg.

Zum Jahresanfang werden Ordner neu angelegt. Dafür wird Platz benötigt, also kommen die Ordner des vergangenen Jahres ins Archiv. Wenn es da auch schon eng wird, stellt sich spätestens dann für die meisten die Frage: Was muss ich wie lange aufbewahren? Denn als Freiberufler oder Unternehmen unterliegen Ihre Geschäftsunterlagen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Und gerade bei Solounternehmen und kleinen Betrieben gibt es immer wieder Unsicherheiten.

Hier erhalten Sie zu den Aufbewahrungsfristen erste Hinweise und Erläuterungen. Zur schnellen Übersicht finden Sie eine Stichwortliste Aufbewahrungspflichten für die wichtigsten Punkte der zehn- und sechsjährigen Fristen.

Beachten Sie aber bitte, dass es neben dem Handelsgesetz und der Abgabenordnung eine Reihe von unterschiedlichen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen gibt. Prüfen Sie daher im Einzelfall, welche Richtlinien Ihr Unternehmen wie zu beachten hat. Im Zweifelsfall gilt: Lassen Sie es durch Fachleute prüfen.

Ein Tipp für die Praxis, der hier gegeben wird: Verlängern Sie „intern“ die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr, dann wird nichts zu früh vernichtet.

JETZT haben Sie die Gelegenheit Ordnung zu verschenken oder sich selbst schenken zu lassen.

Und der Clou: Abgesehen von einer kleinen Anzahlung  zahlen Sie den Gutschein erst dann, wenn er eingelöst wird.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Schreiben Sie jede Aufgabe einzeln auf einen Zettel und werfen diese in eine „Lostrommel“ (das kann auch eine Vase sein). Versuchen Sie große Aufgaben zu portionieren, d.h.:

FALSCH:         Ein Zettel: Küche putzen

RICHTIG:      Viele Zettel: z.B. Kühlschrank sauber machen – z.B. Kaffeemaschine entkalken usw.

Ziehen Sie jetzt einen Zettel und erledigen Sie diese Sache sofort. Das vermindert zwar nicht Ihren Arbeitsaufwand, aber es bringt mehr Spaß. Vielleicht werfen Sie auch noch ein paar Bonuszettel (z.B. Kaffeepause, zehn Minuten am Computer spielen) mit hinein.

Probieren Sie es aus und schreiben mir, wenn Sie mögen, ob und wie es geklappt hat.

Hängeregister oder Ordner?

Nach meinen Erfahrungen gibt es da keine eindeutige Antwort. Es gibt Menschen, die Ordner bevorzugen, andere schwören auf die hängende Ablage. Für beides gilt allerdings:

• eindeutige und klare Beschriftung (kein „Diverses“ oder „Sonstiges“)
• legen Sie nur ab, was Sie ablegen müssen (Aufbewahrungspflichten)
•  finden Sie firmenintern einheitliche Lösungen für die alphabetische Sortierung, z.B. Deutsche Post unter „D“ oder unter „P“ – beides ist richtig, muss nur durchgehend angewendet werden
•  defekte Ordner oder Hängeregister sofort ersetzen
• Füllen Sie Ablagebehälter – z. B. Ordner – maximal bis ca. 80 %. Dann kommt ein neuer Ordner dran. In einem überquellenden Ablagebehälter ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

Als Organisationsmittel und Telefonnotizblatt sind beide allerdings nicht geeignet. Sie werden schnell merken oder schon bemerkt haben, wie man sich im wahrsten Sinne des Wortes verzetteln kann. Diese Zettel sind unübersichtlich und gehen schnell verloren – und mit ihnen oft wichtige Informationen.

Ich empfehle Ihnen eine Kladde oder ein einfaches Schulheft (A4 oder A5 je nach Geschmack) auf dem Schreibtisch, in dem sie alles notieren von der Gesprächsnotiz über anstehende Aufgaben bis hin zu Ideen. Streichen Sie konsequent, was erledigt ist (Das tut gut!).

–       Telefonnotizen sind auch nach Tagen noch da!

–       Sie haben reichlich Platz für kreative Malereien beim Telefonieren!

–       Sie wissen IMMER wo sie Ihre Notizen finden!

–       Das Heft ist zum Feierabend schnell weggeräumt!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

Wer denkt schon gerne über das Alter oder über einen plötzlichen Unfall, sowie eine schwere Erkrankung nach? Vorsorgen ist jedoch viel besser als nachher viele Sorgen für Sie selbst oder Ihre Angehörigen.

Ein kurzes Beispiel aus meiner Praxis: Der Ehemann, der für den „Papierkram“ in der Familie zuständig war, ist plötzlich verstorben. Zu der großen Trauer kam nun noch das Suchen der Unterlagen. Die Ehefrau wusste z.B. nicht, ob er die im letzten Jahr gekaufte Photovoltaikanlage finanziert hatte und wenn ja,  wo finanziert wurde oder ob die Finanzierung im Todesfall abgesichert war. Dieses Unwissen hat sie zusätzlich lange Zeit aus der Bahn geworfen,

Wissen Sie, wo sich Ihre wichtigen Dokumente befinden?  Gerade in den Wechselfällen des Lebens und bei Schicksalsschlägen ist es unendlich schwer, sich auf Bürokratisches besinnen. Gibt es jemanden, der Ihre Versicherungen kennt oder Ihre PINs, TANs und Passwörter? Auch im täglichen Leben erleichtert Ihnen der SOS-Ordner das Leben durch verschiedene Checklisten und Anregungen.  

Nächster Termin: Dienstag, 10.09.2013 um 20.00 Uhr beim  Haller UnternehmerinnenTreff

Nehmen Sie sich doch einmal Zeit für die Ordnung in Ihrem PC!

So mache ich es:

1. Dokumente
   1. Vorlagen (z.B. Brief, Fax, Ordnerbeschriftung)
   2. Dokumente Scan (z.B. KFZ-Brief vom Firmenfahrzeug)
   3. Marketing (z.B. Presse, Flyer, Mailing)
2. Projekte
   1. Name des Kunden/Projekts
3. Verwaltung
   1. Unterlagen für die Buchhaltung (z.B. digitale Rechnungen )
   2. Verträge (z.B. Vertrag mit Telefonanbieter)
   3. Sicherungsdateien vom z.B. Buchhaltungsprogramm

In diesen drei Hauptordnern finde ich alle Unterlagen, die ich für meine Arbeit benötige.

In meinen Seminaren ist diese Regel oft die erste, die von den Teilnehmern genannt wird. Also, es wissen viele, aber wer setzt es um?