Пункт первый: отслеживание обещаний. Если я обещаю что-то сделать к определенному сроку (кому-то, да хотя бы самому себе), то мне нужен инструмент, помогающий вспомнить об этом в нужный момент. То есть не тогда, когда подходит срок, а тогда, когда действительно есть возможность выполнить эту работу. Если это дело не на пять минут, то не обойтись без механизма бюджетирования времени. Кроме того, механизм должен включать аварийную сигнализацию при попытке дать невыполнимое обещание.

Это звучит очень банально. Тут не может быть никакой магии, никаких хитрых трюков. Наверное, поэтому эта задача редко подробно рассматривается в руководствах по тайм-менеджменту. В самом деле, тут не о чем говорить. Однако, по-моему, с этого нужно начинать построение любой системы. Сложности с соблюдением сроков в своё время заставили меня отказаться от замечательного Суперфокуса Марка Форстера. Какой бы волшебной система ни была в других аспектах, без годного механизма отслеживания обещаний для меня она бесполезна.

Пункт второй: защита от отвлечений. Есть только один способ следовать заранее подготовленному плану: следовать ему, не отвлекаясь. Но не отвлекаться сложно. Люди, звонки, письма, скайп. Наконец, сама по себе работа постоянно порождает новые задачи. Одно цепляется за другое, и вот уже мы ушли от плана совсем далеко.

Нужна какая-то «морозилка», чтобы прятать в неё все новые задачи и идеи, которые могут нарушить равномерное движение к поставленной цели. И размораживать их спустя некоторое время, когда можно будет спокойно разобрать весь улов и перестроить планы в соответствии с ним. Одно из проверенных решений: инбокс.

Пункт третий: подавление сопротивления. Вот я поставил перед собой цель, выстроил защиту от отвлечений, и остался один на один с чистым листом. Как заставить себя сдвинуть дело с мёртвой точки? Не когда-нибудь вообще, а прямо сейчас, не откладывая ни на минуту. Наверняка вам знакома эта проблема, как бы вы ни любили свою работу. Внутреннее сопротивление может сделать бессмысленной любую систему самоорганизации. Сколько бы мы ни жонглировали списками, в конечном счёте дела надо просто делать.

К счастью, для борьбы с тёмной стороной самого себя гуру тайм-менеджмента придумали множество способов. Начиная с помидорной техники и заканчивая различными вариациями на тему продуктивной прокрастинации, когда в каждый отдельный момент мы вроде бы потакаем своим слабостям, но в итоге неуклонно движемся к достижению поставленных целей. Важно, чтобы какие-то из этих способов были интегрированы в систему тайм-менеджмента.

Пункт четвёртый: отсев неважного. Правда жизни такова, что сделать всё запланированное получается крайне редко. С этим можно мириться, если правильно расставлять приоритеты, и в первую очередь уделять время самому важному. Сама по себе расстановка приоритетов, по-моему, не является задачей системы тайм-менеджмента. Система — это просто набор хитрых трюков и полезных ритуалов, а при расстановке приоритетов нужно думать головой. Но в системе должен быть механизм вычищения низкоприоритетных вещей. Не нужно себя обманывать: если, например, в течение месяца на какое-то дело не нашлось времени, откуда ему взяться в следующем месяце? Такие дела нужно забывать, вычеркивать, стирать бесследно, иначе они будут висеть молчаливым укором вечно.

Пункт пятый: баланс сфер ответственности. Как я писал выше, система не может помочь в расстановке приоритетов. Но ей вполне можно доверить заботу о том, чтобы время справедливо распределялось между основными сферами ответственности. Быть может, наиболее радикальный способ решения этой задачи — фиксированный распорядок дня. Но даже если не ударяться в крайности, какой-то механизм всё равно необходим. По крайней мере, должен звучать тревожный сигнал, если одна из сфер остаётся без внимания продолжительное время.

Я перечислил основные задачи, которые я ставлю перед своей системой тайм-менеджмента. Я могу экспериментировать с разными техниками самоорганизации, менять рабочие инструменты как перчатки, но этот контрольный список всегда помогает мне помнить, ради чего всё это затевалось. И если какой-то новый и модный подход не позволяет решать хотя бы одну из вышеперечисленных задач, значит его не стоит даже пробовать.

А что важнее всего в вашем тайм-менеджменте?

Разберем сферическую задачу в вакууме. У этой задачи есть три основных параметра, которыми мы можем манипулировать: объём (например, срубить 20 ёлок), время выполнения (например, 4 часа) и качество (ёлки целые, не поломанные). Значения всех этих трёх параметров определены заранее — это мы и называем планом, и пытаемся ему следовать. Предположим, что-то пошло не так. Не успеваем. Может быть, древесина оказалась твёрже, чем обычно. Но по истечении 4 часов срублено только 15 ёлок. Совершенно обычная ситуация для многих из нас: объем работы был неверно оценён и отведённого под неё отрезка времени не хватило.

Лесоруб Геннадий

Геннадий хмурится, находит внутренние резервы, отодвигает все другие дела, и, стиснув зубы, срубает оставшиеся 5 ёлок. На это уходит ещё один час. При этом качество снижается на 25% — во-первых, Геннадий устал, во-вторых, Геннадий торопится.

Лесоруб Константин

Константин рапортует о 15 ёлках бригадиру Михалычу, отдаёт топор на заточку механику Петровичу, а сам приступает к выполнению следующей задачи, в строгом соответствии с планом.

На первый взгляд Геннадий поступает как ответственный работник, душой болеющий за общее дело. Константин, работающий по принципу «от забора и до обеда», на фоне Геннадия выглядит бездельником, которому на всё наплевать. Но справедлива ли эта оценка? Ведь на самом деле план нарушили оба работника. Помните, в плане определены три параметра: объем работы, время выполнения, и уровень качества. Геннадий растянул время выполнения, снизил качество, и с опозданием приступил к следующей задаче. Константин отгрузил меньшее количество ёлок. Почему же Геннадий молодец, а Константин нет?

Давая такую оценку работе Геннадия и Константина, мы считаем рабочее время малоценным ресурсом. Мы не можем потрогать время руками, взвесить его на весах. Поэтому мы с легкостью прощаем Геннадию его вольное обращение с графиком работы, и гораздо строже смотрим на недобор ёлок у Константина.

Несправедливость такого подхода становится ещё очевиднее, если мы попробуем заменить наших сферических лесорубов в вакууме на менеджеров по закупкам. Геннадию и Константину выделено по 600 рублей на закупку 20 ёлок. Но цены выросли — на рынке одна ёлка стоит не 30, а 40 рублей. Константин покупает 15 ёлок вместо 20, а Геннадий, не моргнув глазом, берет недостающие 200 рублей из денег, отложенных на ёлочные игрушки. В этом примере Геннадий не выглядит таким уж молодцом, не правда ли? А ведь по сути это та же самая история.

Ошибка Геннадия в том, что он хочет все исправить, когда неудача уже состоялась. Желание понятное, но вредное для дела. Неудачи надо признавать сразу, а не тогда, когда мы истратим все мыслимые и немыслимые резервы и всё таки отчаиваемся выполнить запланированный объем работы. Не успели? Стоп. Хотите сейчас же быстро все исправить и доделать? Поздно, время вышло, неудача уже зафиксирована! Примите холодный душ, и подумайте, что и почему пошло не так. Вероятно, нужно будет перестроить план. Каким-то из трех параметров придется пожертвовать: снизить качество, растянуть время, урезать объём. Качество, конечно же, мы трогать не будем. Растянуть время? Едва ли у вас есть большой запас лишнего. В сутках 24 часа, и дополнительных не купишь. Так что во многих случаях лучшим решением будет осознанное урезание объема работы. Константин прав!

Я начал работать в 18 лет (мелкие подработки до того не в счет). Тогда я жил в Иркутске. Это была маленькая компания, которую основали несколько молодых и наивных программистов (и я был одним из них). Мы делали разный софт для автоматизации предприятий на заказ, мечтая когда-нибудь превратить свои наработки в коробочное решение и заработать миллиард. Ну или хотя бы миллион, или что-то в этом роде (даже не важно, в какой валюте). У нас было принято работать каждый день с утра и до ночи, без выходных. Не то чтобы в этом была какая-то особая необходимость, но нам тогда это казалось естественным. А когда особая необходимость вдруг возникала, работали и по ночам. Помню, когда я в первый раз начал планировать проект в MS Project, меня обескуражило то, что он учитывал выходные дни. Какого чёрта, какие выходные! На том свете отдохнём ― так мы тогда считали. Но, несмотря на весь этот кураж (говорю без иронии ― кураж действительно был), к успеху мы не пришли. После кризиса 98-го нам пришлось закрыть лавочку. Когда стало понятно, к чему идет дело, мы поняли, что ненормированный рабочий день не повышает нашу продуктивность, а вовсе даже наоборот. Когда можно работать хоть до утра, возникает вредная иллюзия, будто бы времени много. Будто бы любое отставание от плана можно исправить парой-тройкой ночёвок на рабочем месте. В результате нет стимула аккуратно следовать плану днем, в нормальное время. Зачем делать днём то, что можно сделать ночью? Это ведь так романтично.

После закрытия нашей фирмы я устроился в инвестиционную компанию, автоматизировать внутренний учёт операций с ценными бумагами. Там всё было «как у людей» ― рабочий день с 9:00 до 18:00, 5 дней в неделю, отпуск по КЗОТу. Однако мне было позволено работать по особому графику, поскольку я всё еще был студентом и теоретически должен был значительную часть своего времени посвящать учёбе. Увы, привычка делать дела не в то время, в которое их следует делать, никуда не делась. По ночам я фрилансил для американских заказчиков, днём отсыпался (вместо лекций в университете), а задачи по основной работе часто откладывал на выходные. Ни к чему хорошему это не привело ― в конце концов из университета меня отчислили, да и на работе меня спасала только снисходительность руководства.

Упорядочить свою жизнь и работу я смог только после переезда в Самару (во многом благодаря моей будущей жене). В то время я начал зарабатывать на жизнь дизайном, в качестве фрилансера. Фриланс вообще не способствует правильному ритму жизни, но мы с тремя такими же фрилансерами объединились и арендовали офис в складчину. Это очень помогло. Я перестал работать по ночам, выходные стали выходными, да и рабочий день в будние дни приобрел некоторые отчетливые границы. Можно было бы предположить, что я «сбавил обороты», растерял былой энтузиазм и ни на что особенное уже не претендую. На деле всё было ровно наоборот: именно в этот период я начал добиваться интересных результатов, которые впоследствии привели к основанию компании Турбомилк. Мои партнёры в Турбомилке также разделяли убеждение, что сверхурочная работа ― повод не для гордости, а для тяжелых размышлений о своём поведении. Путь настоящего самурая: сперва составить план, а затем выполнить его (точно и не спеша). Если приходится выходить за рамки времени, отведенного на работу согласно плану, значит что-то пошло не так. Нужно разобраться с причинами и приложить усилия к тому, чтобы это больше не повторялось.

Жизнь коротка. Если вы не умеете уложить дела сегодняшнего дня в разумные временные рамки, как вы уложите главное дело вашей жизни в тот отрезок времени, который вам отведён?

За это время произошли два события, существенно изменившие мою жизнь:

• В августе прошлого года компания Турбомилк, сооснователем которой я был, объединилась с компанией Parcsis. Если быть точным, официально о слиянии было объявлено 3-го августа, то есть еще до начала рассматриваемого периода. А подготовка к этому событию началась намного раньше. Однако для меня знаковой является дата 1 сентября 2011-го года – мой первый рабочий день в объединенной компании. В Parcsis я больше занимаюсь дизайном, и меньше – управлением. Но это не значит, что вопросы организации работы совсем ушли из сферы моих интересов.
• 9 июля, ровно четыре месяца назад, у нас с Таней родились два мальчика, Олег и Лука. Они замечательные, но я торжественно обещаю не выкладывать их фотографии в этом блоге.

Что еще интересного произошло? Мы организовали и провели два фестиваля деятелей интернета – четвертый и пятый по счету. А еще почти год назад я принял участие в записи подкаста «42».

Настало время вернуть к жизни SnailRider. Основная идея остается прежней – распространение передового опыта в области совершенствования организации работы. Постараюсь радовать вас новыми заметками почаще. Спасибо за внимание.

В мире существует великое множество «облачных» решений для организации списка дел: Remember The Milk, Checkvist, Миниплан, Wunderlist… Я пока что отдаю предпочтение Toodledo.

Недавно Toodledo получил новый интерфейс. Он в общем-то никогда особой красотой не отличался, и после обновления красивее не стал. Грязные тени, ужасные иконки, фу! Но люблю я его не за это. А за что же?

Фолдеры и контексты

В Toodledo для каждой задачи можно применить несколько независимых классификаций: по фолдерам, по контекстам, по целям. У меня, например, сейчас заведены такие фолдеры: «Инбокс», «План», «Хвосты», «В ожидании», «Под контролем», «Отложено», «Регулярно» (должен сказать, что моя нынешняя система уже немного отличается от той, которую я описывал в мае). И для каждого блока рабочего расписания заведён свой контекст. Классификацию задач по целям я пока никак не применяю.

Фильтры, сортировка и группировка

Можно выбрать, какие задачи показывать в списке, а какие лучше пока скрыть:

Возможности по сортировке списка весьма богаты:

Можно даже по дате создания задачи сортировать. Где ещё вы такое найдёте? Разве что в MS Outlook.

«Дружелюбное» редактирование и добавление задач

Когда я редактирую свойства задачи таким образом, что она перестаёт соответствовать выбранному режиму работы (например, у меня открыт фолдер «Инбокс», и я присваиваю задаче фолдер «План»), задача не исчезает с экрана сразу. Только если обновить список — вот тогда она исчезнет. И если я ввожу новую задачу, она всегда будет показана вверху списка, даже если её параметры не соответствуют выбранному режиму. Мелочь, а приятно.

Увы, Remember The Milk и MS Outlook не отличаются таким вниманием к пользователю. Иногда это просто бесит.

Clone

И ещё небольшая, но очень полезная фунция: любую задачу можно клонировать, со всеми её свойствами.

При применении методов Марка Форстера без этого никак.

В Toodledo есть множество других возможностей, которые я не использую. Goals, Notebook, Subtasks, Locations — всё это мне не нужно. Но вам может быть и пригодится, почему бы и нет? Попробуйте.

В чём же дело? Крис формулирует корень проблемы так:

На то, чтобы ответить на сообщение электронной почты, в среднем нужно больше времени, чем было потрачено на написание изначального сообщения.

В самом деле: чтобы ответить, нужно сперва открыть письмо, потом прочитать, потом обдумать, потом решить, что ответить, и, наконец, написать собственно ответ. Писать проще, чем отвечать! Если добавить к этому тот факт, что многие письма отправляются сразу нескольким адресатам, можно прийти к неутешительному выводу: время, которое все люди тратят на работу с электронной почтой, неизбежно растёт как снежный ком.

Похожую проблему выражает известная поговорка: «Один дурак может задать вопросы, на которые и сто мудрецов не ответят». Известно, что большинство людей, в общем-то, не мудрецы. В то же время львиная доля почтовых сообщений содержит какие-то вопросы. В глобальном масштабе это пугает.

Крис считает эту ситуацию частным случаем так называемой трагедии общин. У нас есть некоторый общий ресурс — внимание всех людей. При помощи электронной почты доступ к этому ресурсу становится слишком лёгким и заманчивым. Причём речь идет не о спаме, а о нормальной переписке. Не нужно больших усилий, чтобы завладеть чьим-то вниманием. Каждый стремится к собственной выгоде, покушаясь на чужое время, а в итоге страдают все.

Чтобы остановить сползание к катастрофе, Крис предложил интересную штуку: почтовую хартию (Email Charter). Хартия состоит из 10 пунктов. Я попробовал перевести их на русский язык:

1. Уважайте время получателя
   Это главное правило. Минимизировать время, которое будет потрачено на обработку письма — святая обязанность отправителя. Даже если для этого придется потратить больше времени на подготовку письма.
2. Краткий и не быстрый ответ — это не грубость
   Если отклик занимает какое-то время и не содержит детальных ответов на все вопросы — это нормально. Не принимайте это на свой счёт. Так всем проще.
3. Да здравствует чёткость!
   Начните с вразумительной темы сообщения, которая может включать специальным образом обозначенные категории (например, такие: [инфо], [задача], [срочно], [низкий приоритет]). Используйте лаконичные и однозначно понимаемые предложения. Если ваше сообщение получается длиннее пяти предложений, удостоверьтесь, что в первом предложении изложена причина, почему это надо читать. Не используйте нестандартные шрифты и цвета.
4. Избегайте «открытых» вопросов
   Вы хотите слишком многого, если посылаете кому-то сообщение, содержащее четыре длинных абзаца водянистого текста с вопросом в конце: «Ваши соображения?». Даже благонамеренные, но открытые вопросы могут быть не полезны. Вместо открытого вопроса «Как я могу помочь?» лучше заранее предложить варианты ответов: «Как мне помочь: а) позвонить б) приехать в) просто не мешать?».
5. Убирайте лишних адресатов в CC
   CC подобны сношающимся кроликам. Каждый дополнительный адресат значит дополнительное время, которое будет потрачено на ответ. Будьте осторожны с этим! Отвечая на письмо с множеством получателей, не используйте по-умолчанию кнопку «Ответить всем». Может быть ваш ответ нужен только некоторым из этих людей. А может и вовсе никому.
6. Не растягивайте цепочки обсуждений
   Некоторые сообщения теряют смысл вне контекста. Так что обычно имеет смысл включать цепочку предыдущих обсуждений этого вопроса. Но только в редких случаях такая цепочка должна быть длиннее трёх сообщений. Прежде чем отправлять ответ, отрежьте всё лишнее. Или подумайте, не следует ли позвонить и обсудить вопрос по телефону.
   (Я категорически против последнего предложения! — Е.Г.)
7. Старайтесь обойтись без вложений Используйте вложения по назначению
   Не вставляйте в письмо логотипы или графические подписи, которые будут выглядеть как вложения. Иначе получатели будут тратить своё время на то, чтобы убедиться, что это не какие-то нужные файлы. Ещё хуже посылать текст во вложенном файле, вместо того чтобы включить его в тело письма.
8. Используйте полезные сокращения.
   Если ваше сообщение может быть изложено в нескольких словах, просто напишите их в теме письма с аббревиатурой EOM (End of Message) в конце. Тогда получателю даже не надо будет открывать письмо. Если вы завершите сообщение словами «No need to respond» или «NNTR», вам будут благодарны. Многие сокращения скорее запутывают, чем помогают, но эти два действительно заслуживают всеобщего признания.
9. Не отсылайте бессодержательные ответы
   Вам не нужно отвечать на каждое письмо. Сообщение типа «Спасибо за информацию, мне всё понятно» не нуждается в ответе «Отлично!». Это будет просто пустой тратой чьих-то 30 секунд.
10. Отсоединитесь! Если мы все договоримся тратить меньше времени на отсылку писем, мы все будем получать меньше писем! Подумайте о том, чтобы регулярно выделять в календаре полдня, когда вы не выходите в онлайн. Или решите не работать с почтой в выходные. Или настройте автоответчик со ссылкой на эту хартию.

Готовы ли вы подписаться под такими правилами?

Работа подобна многоголовой гидре: каждое сделанное дело порождает несколько новых. И даже если оцепенеть и притвориться мёртвым, новые головы будут продолжать отрастать (хотя в этом случае их будет меньше — проверено).

Есть хитрый трюк, помогающий сохранять душевное равновесие в борьбе с этим чудовищем: надо провести чёткую границу между делами запланированными и новыми. Запланированные дела я выполняю в соответствии с рабочим расписанием. Новые дела я просто записываю в специальный список, называемый инбоксом, и на время забываю о них. Бывают исключения: особо срочное дело я сразу заношу в основной список, присваиваю категорию и помечаю как приоритетное, чтобы заняться им поскорее. Но таких исключений не должно быть много, иначе можно легко перейти в режим метания от одного пожара к другому. Правильнее будет большую часть времени уделять заранее запланированным делам из основного списка.

Инбокс — место для хаоса, основной список дел — место для порядка. Нужно по мере возможности не давать хаосу прорваться и нарушить порядок. Пусть их отделяет бетонная стена. Раз в день, в специально отведённое время (утром, после разбора почты), я открываю шлюзы и переношу в основной список все дела, накопленные в инбоксе. При этом я присваиваю им категории, определяю приоритетность и, при необходимости, крайний срок. Таким образом хаос превращается в порядок. После чего я могу спокойно приступать к работе по расписанию. По ходу работы я не пытаюсь сразу как-то упорядочить возникающие идеи, поступающие предложения, всплывающие вопросы и назревающие нужды. Я их просто записываю в инбокс, в место для хаоса. И там они пребывают до следующего разбора.

С одной стороны, инбокс является первой линией обороны от агрессии окружающего мира. С другой стороны, инбокс — эффективный инструмент для быстрой фиксации идей, которые иначе были бы погребены под ежедневной рутиной. Записать идею можно за 5 секунд, практически не отвлекаясь от текущей работы. Потом, при разборе инбокса, можно не спеша подумать, насколько эта идея стоящая, и какие шаги в связи с ней можно и нужно предпринять.

Заодно я решил освежить внешний вид блога. Надеюсь, вам понравится.

Наверное, для кого-то одно только расписание может помочь эффективно управлять своим временем, даже без какой-то системы в ведении списков дел. Другие же, напротив, соблюдают строгую дисциплину в ведении списка дел, но при этом не считают нужным заранее распределять время по разным сферам ответственности, как я это делаю в своём расписании. Популярная методика GTD Дэвида Аллена практически целиком посвящена работе со списком дел, и многие нашли в ней счастье. Но мне кажется, наилучших результатов можно достичь при соединении обоих подходов.

• Стандартное рабочее расписание помогает балансировать разные сферы ответственности
• Должным образом организованный список дел даёт возможность немедленно приступать к полезной работе в любом блоке расписания, без раскачки и метаний из стороны в сторону

Самое главное правило ведения списка дел: список должен быть полным. То есть в него нужно записывать действительно всё, чем вы собираетесь заняться в обозримом будущем. Многие считают возможным хранить свои ближайшие планы в голове. Но голова нужна для того, чтобы думать, а не чтобы помнить. Если вы говорите себе «а это я и так запомню, не нужно записывать», ваш список теряет большую часть своей полезности, потому что вы уже не можете ему полностью доверять. А если ему не доверять, то зачем он?

Разумеется, полный список дел обычно бывает довольно длинным (у меня, как правило, около ста активных пунктов). Чтобы не заблудиться, я разделяю его на категории. Каждой сфере ответственности, для которой я выделяю время в расписании, соответствует категория в списке дел:

• Работа с командой
• Управление проектами
• Стратегические вопросы
• Продажи
• Управленческий учёт
• Дизайн
• Развитие инструментария
• Тексты

Кроме того, есть ещё 5 дополнительных категорий:

• Разное: дела, которые не получается отнести к какой-то из сфер ответственности.
• По возможности: дела, которые нельзя привязать к какому-то времени в расписании, потому для их выполнения нужно какое-то особое стечение внешних обстоятельств.
• Ожидание: дела, которые должен выполнить кто-то другой.
• В поле: дела, для выполнения которых нужно куда-то поехать или сходить. Обычно для таких дел я выделяю время в расписании, при необходимости сдвигая или удаляя стандартные блоки.
• На досуге: дела, которыми я могу заняться во время отдыха, не напрягаясь. Для них я не выделяю время в расписании.

Отдельного разговора заслуживает порядок добавления новых дел в список (работа с Inbox’ом), выделение приоритетных дел, порядок выполнения дел из списка. Об этом и о многом другом — в следующих заметках. Пожалуй, уже после отпуска, в июне. Не скучайте!