Hur många email har du i din inkorg? Tre hundra? Tre tusen? Är det stressande? När du börjat använda GTD kommer din inbox att betyda något annat för dig, och det gör dig mindre stressad. Här förklarar jag varför.

När du kör GTD har din inkorg en enda betydelse: saker som du inte vet vad de är än. That’s it. Ingenting annat.

Så fort du har tagit upp och läst något i din inkorg så får du inte lägga tillbaka den. Istället ska du titta på varje mail och bestämma:

• Är det här något som kan/ska göras?

1. Om nej, finns tre alternativ:
   1. Släng.
   2. Lägg i någon gång/kanske-listan.
      Var försiktig med att lägga för mycket saker här.
   3. Spara.
      Referensmaterial ska ibland sparas.
2. Om ja, finns tre alternativ:
   1. Gör. Tar det under 2 minuter? Gör det på en gång.
   2. Delegera.
   3. Bestäm när/hur du ska göra det.
      Alltså stoppa in det i din kalender eller en lista i ditt GTD-system.

Det här gäller alla dina inkorgar, oavsett om de är för e-mail, din fysiska inkorg eller någon annan.

Töm inkorgen varje dag

Någon eller några gånger om dagen ser du till att din inkorg är tom. Det betyder inte att du har gjort allt som fanns i den, det betyder att du vet vad vilka åtaganden du har.

Rent praktiskt kan det betyda att lägga mail i andra mappar, till exempel kan det se ut så här:

• Inkorg          – Nya saker som du inte vet vad de är
• Att göra          – Saker du ska göra
• Att läsa          – Saker du ska läsa
• Väntar på          – Saker du väntar på från andra
• Arkiv                - Saker som är gjorda (undermappar i arkivmappen är övervärderat)

Att regelbundet tömma inkorgen minskar stressen

Jag har insett att innan jag började med GTD så var det som gjorde mig mest stressad faktiskt inte alla saker jag visste att jag skulle göra men som inte var gjorda än. Det som gjorde mig mest stressad var alla saker jag kände på mig att jag borde/ville göra men som jag hade tappat bort på vägen och nu fanns “någonstans”.

Ett bra sätt att få ångest av den här typen är att ha flera tusen mail i sin inkorg och att i den inkorgen blanda mail av olika typer:

• Mail som du ännu inte har läst
• Mail som innehåller något du ska göra
• Mail som innehåller något du vill läsa
• Mail som innehåller något du väntar på från någon annan
• Mail som är helt avklarade

Att ha en sån här överfull, blandad inkorg ger två problem. Dels en känsla av att ”nånstans i den här massiva inkorgen finns saker jag nog borde kika på av nån anledning…”. Dels så hamnar du i ett väldigt svårt val när du ska börja jobba – vilket mail ska du ta tag i först?

”Hm. Någonstans i den här massiva inkorgen finns saker jag nog borde kika på av nån anledning…”

Det översta mailet i din inkorg är nästan garanterat inte det viktigaste. Men om du jobbar igenom din inkorg i ordning efter vilket email som kom senast så kommer du troligtvis att fastna i ett väldigt operativt arbete där vem som helst kan styra över din tid och få dig att jobba med nästan vad som helst, bara genom att se till att deras mail är överst i din inkorg.

Stäng av notifications om nya email

Ditt liv går inte ut på att fokusera på det senaste något vill säga till dig. Om du själv vill vara den som bestämmer när du gör saker så föreslår jag nu något som för många kan låta väldigt drastiskt: stäng av notifications om nya mail.

När ditt mailprogram poppar upp att du fått ett nytt mail så tappar du fokus på det du hade bestämt att du skulle göra. Ska vem som helst få störa ditt fokus?

Den där siffran bredvid inkorgen som visar hur många olästa mail du har är lika störande. Det är ointressant om någon skickat dig ett mail nyss. Du bestämmer när du vill hantera nya mail. Så ställ in så att nya email automatiskt markeras som lästa. Ligger det i inkorgen så har du ändå inte läst det, så funktionen har inget syfte för en GTD:are.

Jag föreslår att du gör samma sak för alla andra applikationer som vill ha din uppmärksamhet hela tiden. Stäng av popups i din iPhone från Facebook och Twitter, du kollar dina meddelanden när du själv väljer det.

Hur nyfiken är du?

Om du nu tänker ”men jag måste hela tiden veta om någon skickar mig ett meddelande”, så gissar jag att det du egentligen tänker är ”men jag är så nyfiken, jag vill veta om någon skickar mig ett meddelande” , och det är inte alls samma sak. Väg nyfikenheten mot fokus och alla fördelar fokus för med sig.

The force is strong in you my friend.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den sjunde artikeln i intensivkursen i GTD. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvara för Getting Things Done
7. -> GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande inlägg:

1. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
2. GTD: Intensivkurs i Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done

Du kan göra GTD med papper och penna. Du kan göra det med avancerade appar. Det viktiga är att du har ett system som du gillar att arbeta med och verkligen litar på. Här går jag igenom några av de vanligaste verktygen för GTD.

Det absolut viktigaste när du väljer GTD-mjukvara är att komma ihåg tre saker:

1. Den viktigaste funktionen i en GTD-mjukvara är att du enkelt kan skapa listor. (OBS, pluralis, en enda lista räcker inte)
2. Din GTD-mjukvara kan vara papper och penna. Eller ett worddokument. Vilket du väljer är upp till dig, men det är viktigt att du gillar att arbeta med systemet och att du kan lita på att det verkligen innehåller allt du ska göra, och inte bara nästan allt.
3. Din GTD-mjukvara kommer vara värd hundra gånger mer om du tar dig tid att lära dig metoden GTD först. På riktigt. Tro mig, det här är tid du inte kommer ångra att du la ner.

Det finns en lång och kontinuerligt uppdaterad lista med en bra bit över ett hundra mjukvaror som till mer eller mindre del stödjer GTD. Förvånansvärt många appar och mjukvaror som påstår sig stödja GTD diskvalificerar sig kvickt.

Det kommer att underlätta mycket att kunna göra listor i flera nivåer, och inte bara i en nivå, alltså:

• Nivå 1
  • Nivå 2
    • Nivå 3

Det är inget krav från GTD, men att kunna göra listor i listor kommer att förenkla för dig om du har väldigt mycket igång. Det kan du göra i Word, och Word är faktiskt också ett helt ok GTD-system för nybörjaren. Samma sak gäller för papper och penna.

Men med Word och papper & penna finns två problem. Det är svårt att definiera kontext, alltså vad du behöver för att kunna göra varje action item. Dessutom finns ingen inbyggt backupstsystem, så dina listor är sårbara.

Appar och mjukvara

Nu kommer den stora utmaningen: det finns ingen mjukvara som ens kommer i närheten av att stödja hela GTD. Många försöker, ingen lyckas helt. De flesta lyckas i princip inte alls. Jag har varit väldigt snäll när jag sätter betygen, men ändå så får den mjukvara som kommer på första plats bara 6/10 och de andra är långt efter. Så akta dig för appar som säger sig stödja GTD men kanske egentligen bara är en app som är väldigt bra på att göra listor.

Omnifocus

Omnifocus stödjer de flesta av de grundläggande koncepten i GTD och har både en iPhoneapp, en iPadapp och en Mac OSXapp. Jag har testat väldigt många olika mjukvaror som påstår sig stödja GTD och slutsatsen är att Omnifocus är helt i en klass helt för sig själv.

Det finns mycket att berätta, för Omnifocus är stort, men en snygg funktion är att du kan ge kontexter GPS-koordinater och sedan visa en karta över var i världen du har actions att utföra. Nackdelen är att Omnifocus kostar runt en tusenlapp, beroende på vilken kombination av appar du väljer. För mig väger fördelarna ut nackdelarna många gånger om. Omnifocus är det absolut bästa du kan få tag på idag.

Men, och det här är ett stort men, om du använder Windows på datorn och/eller Android på din mobiltelefon så har du ett problem, för Omnifocus stödjer inte de plattformarna. Mac only, tyvärr.

Betyg: 6/10 <– Vinnaren!

Plattformar: iPhone, iPad, Mac OSX

Wunderlist

Wunderlist är snyggt, enkelt och har stöd för i princip alla OS du kan tänkas använda. Allt synkar via molnet. Du kan dela listor med andra. Och: Wunderlist är gratis.

Wunderlist är en ny uppstickare, nya funktioner läggs till hela tiden. T.ex. hade den inte stöd för att upprepa tasks varje dag/vecka förrän ett några månader sedan. Wunderlist är fortfarande ganska grundläggande men har potential att stödja GTD hyfsat bra.

Betyg: 4/10

Plattformar: iPhone, iPad, Android, Mac OSX, Windows, Linux och har dessutom en webbversion

Things

Things är en populär app som precis som Omnifocus bara stödjer iPhone, iPad och Mac OSX. Things är lättare att komma igång med än Omnifocus. Things är ganska grundläggande i sitt GTD-stöd, men blir bättre och bättre. Som enkel listapp är Things väldigt bra.

Betyg: 4/10

Plattformar: iPhone, iPad, Mac OSX

Remember The Milk

Remember The Milk (RTM) har vuxit och blivit väldigt populär den senaste tiden. En av RTMs stora styrkor är att du kan använda systemet  på väldigt många olika plattformar. RTM har stöd för en hel del av GTDs grundläggande delar, men saknar mycket och är inte ett system som har som ser ut att ha ambition att stödja GTD på riktigt.

Betyg: 4/10

Plattformar: iPhone, iPad, Mac OSX, Android, Blackberry, Webb

Evernote

Evernote kan fungera extremt bra för dig – om du kan GTD väldigt bra. Evernote är en fantastisk app för att hålla koll på anteckningar, men det har inget inbyggt stöd för GTD, så du måste skapa hela processtödet själv. Jag vet att många har gjort det och känner att det fungerar fint. Men om GTD är något nytt för dig så rekommenderar jag att testa någon av de andra apparna för det här.

Betyg: 3/10

Plattformar: Mac OS X, Windows, Chrome OS, Android, BlackBerry OS, BlackBerry Tablet OS, iOS, WebOS, Windows Mobile, Windows Phone

Word

Att skriva dina listor i Word, eller någon annan ordbehandlare, fungerar ganska bra. Framför allt är det lätt att skapa listor. Det svåra är att du inte på ett enkelt sätt kan koppla kontexter till action items och att du inte har någon inbyggt backup.

Betyg: 3/10

Plattformar: Mac OSX, Windows

Papper och penna

Väldigt mycket är upp till dig för du får ingen färdig struktur att arbeta i. Det är svårt att lista saker efter vilket projekt de är och samtidigt lista dem efter vilken kontext de behöver – för att lyckas med det måste du ha varje aciton item på två listor, vilket är väldigt omständligt.

Ditt system är väldigt sårbart eftersom du inte har någon som helst backup. Men å andra sidan så är du inte begränsad av flera av de brister som finns i mjukvaruimplementationerna av GTD.

Betyg: 2/10

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den femte artikeln i intensivkursen i GTD. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. -> GTD: Appar och andra mjukvara för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande inlägg:

1. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
2. GTD: Kom igång med Getting Things Done
3. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
4. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done

2011 var ett fantastiskt år! Ett varmt tack till alla läsare och alla grymma skribenter. Vi är nu stolta över att kunna presentera de sju mest lästa artiklarna på Social Business under förra året.

1. 20 sätt att marknadsföra din Facebook Page: Del 1/4

På första plats, med en bra bit över 14,000 besökare, hittar vi Elissa Björcks artikel om att marknadsföra Facebook pages. Artikeln är den första i en serie om fyra, som alla väldigt välbesökta.

2. 4 dödssynder i sociala medier för inbjudningar till events

Den här artikeln  var väldigt mycket mer kontroversiell än jag själv förstod när jag tryckte på publiceraknappen. Det blev en minst sagt intensiv diskussion på olika platser på nätet kring artikeln, så intensiv att jag varit osäker på om jag borde ha skrivit artikeln alls…

3. Jämförelse av 8 bevakningsverktyg för sociala medier

Att välja bevakningssystem för sociala medier är svårt. Riktigt svårt. I den här artikeln bryter Elissa Björck ner det till beståndsdelarna.

4. Hur Ericsson Labs effektiviserar sina strategier för sociala medier

Grymt intressant artikel av Mikael Palm på Doidea där han går igenom sitt exjobb för KTH om Ericsson Labs strategier för sociala medier.

5. 10 anledningar att använda WordPress i stora webbprojekt

WordPress används för enormt många bloggar och mindre webbplatser, men har ännu inte börjat tas på allvar fullt ut för större webbprojekt. Det här håller på att förändras och här ger jag 10 anledningar varför.

6. Social Business Conference 2 – The Future of Social and Digital Media

Riktigt kul att agendan för vår nästa konferens fick så många besökare! Den 23 februari 2012 smäller det för Social Business Conference – The future of social and digital media.
Köp din biljett så ses vi där!

7. GTD: Intensivkurs i Getting Things Done

Getting Things Done är en metodik för personlig produktivitet. Många har frågat mig om hur jag jobbar med GTD, så jag bestämde mig för att göra en artikelserie som verkligen förklarar hur man kommer igång med GTD. På sjunde plats hittar vi den första artikeln i serien!

Liknande inlägg:

1. Social Business Conference 2 – The Future of Social and Digital Media
2. Social mediastrategi (del 2)
3. Social mediastrategi (del 1)
4. Ikväll är det dags att se på F8 – Facebook Developers Conference

Nu har vi kommit till den femte artikeln i intensivkursen i Getting Things Done och nu vill jag konkretisera det här ytterligare för dig. Därför vill berätta om den perfekta arbetsdagen med GTD. Inte bara för att just målbilder är en fundamental del av GTD, utan just för att du ska få se hur ett liv med GTD faktiskt kan se ut i praktiken.

Men en perfekt arbetsdag menar jag inte en dag då det inte finns några problem. Det innebär inte att du vinner miljoner på den där lotten och det betyder inte att en flashmob ställer sig upp och sjunger någon hallelujasång för dig.

Det betyder att allt runt dig sker precis som vanligt, med mängder av olika projekt och framför allt: problem och avbrott. Men skillnaden är att du hanterar utmaningarna perfekt och att du kan gå hem på kvällen och sticka ut och jogga utan att vara ett dugg stressad. Det är en perfekt arbetsdag för mig. GTD ninja style.

En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet

GTD kommer ihåg – hjärnan gör

Märker du hur GTD finns i nästan alla delar av mitt liv? Jag kan inte komma ihåg alla idéer, allt jag vill, kan och måste göra. Så jag har GTD för att hålla koll på allt det. Min hjärna försöker jag använda till att göra saker (så bra som möjligt) och komma på fler bra idéer. Och till att ha kul, för det är det livet går ut på :)

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den femte artikeln i intensivkursen i GTD. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. -> GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvaror för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande inlägg:

1. GTD: Kom igång med Getting Things Done
2. GTD: Intensivkurs i Getting Things Done
3. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done

Julen närmar sig med stormsteg och har du inte hittat den perfekta julklappen än?

Får vi lov att föreslå att du tar dig en titt på vår jul- och nyårsspecial!

Nu kan du köpa 2 biljetter till Social Business Conference 2 – The future och social and digital media den 23/2 för bara 1595 kr + moms. En bra deal helt enkelt! Erbjudandet gäller till och med nyårsafton.

Liknande inlägg:

1. Social Business Conference 2 – The Future of Social and Digital Media
2. Social Business 7 mest lästa artiklar år 2011
3. Vi ber om ursäkt!

I den här artikeln kommer jag ta upp 10 anledningar till varför vi delar saker med varandra på internet. Med inspiration hämtad från en amerikansk blogg (som jag inte minns namnet på) så sammanfattar jag detta nu på svenska och adderar lite information som jag samlat på mig genom min branscherfarenhet om hur vi delar och varför vi gör det. Främst handlar detta om kampanjer och marknadsföring för det är där mitt fokus ligger.

I min mening är en av sociala mediernas främsta styrkor “the power of sharing” – och om du vill att något ska bli viralt så behöver du minst en av dessa ingredienser. Flera av exemplen nedan innehåller ingredienser från flera av posterna. Ju fler det innehåller desto större sannolikhet att det delas stort och att du får den önskade virala effekten för din kampanj. Många saker är självklara, men det kan vara bra att stämma av en sån här lista när man tänker till inför en potentiellt viral kampanj.

Så – Varför delar vi?

1. Det är helt enkelt väldigt rolig. Det är ingen hemlighet att en av de absolut största anledningarna till att vi delar något med varandra är för att det är något som får någon annan att skratta. Dessa klipp behöver vi inte selektera vilka vi delar till utan passar bra som till exempel en facebook-updatering. Ett exempel på en sån film är “Laughing Yoga”:

2. Det är osannolikt eller helt otroligt. Ibland är saker vi ser på nätet så otroliga att vi inte tror att det är sant. Det kan ändra vår världsbild helst. Delningen sker oftast till utvalda personer, men kan ibland hamna på statusuppdateringar. Det kan nästan få oss att ändra vår världsbild. Det kan vara filmer på människor som haft änglavakt eller saker vi inte trodde var möjliga. Ett exempel på “guardian angel” är:

3. Det berör oss. Oavsett om du sitter med ett par vänner vid ett middagsbord eller om du är på internet så är svårt att inte dela med sig av saker som berört en. Oavsett om du blivit berörd positivt eller negativt så är du beredd att dela. Det är en stark anledning till varför vi delar. Exempel “Paul Potts” eller “Christian the lion”.

4. Det stämmer överens med vår världsbild. Hittar vi något som stämmer överens med våra politiska eller religiösa åsikter så är vi inte sena att dela dessa. Lite beroende på hur öppen man är med sina åsikter så kan man se dessa delningar både på facebook, men kanske framförallt i mindre epostgrupper till några vänner. Exempel “George W Bush – bloopers”.

5. Det får oss att stanna upp och tänka efter. Den här kategorin är inte den största, men den ska heller inte glömmas bort. Du ser något som kanske är provocerande på din egna världsbild eller på det sätt du lever att du faktiskt tar det till dig och börjar fundera på livet i stort. Klippet “Why doesn’t god heal amputees” passar in under denna kategori. Det är ett av de mest diskuterade klippen på youtube – all time.

6. Nyheter eller saker som inte “gammelmedia” tar upp. Tyvärr är inte våra dagstidningar eller nyhetsmedia helt opartiska eller objektiva när det kommer till vissa typer av nyheter. Bara nyheterna i Sverige har exempelvis inte fått rapportera fritt om kungahus, krig och andra saker genom histrorien. Ett exempel på detta är när en sida som wikileaks läcker ut saker som inte täcks av vanlig media. Det delas extremt flitigt oftast till utvalda vänner. Exempel “Wikileaks”

7. Det gör någon glad. Det är ganska enkelt, men ibland vet vi att en specifik person eller en grupp människor blir glada av att se något vi vet de blir glada av att se. Exempel “Cute kittens”.

8. Det är dramatiskt. Det kan vara en verklighetsbaserad historia som innehåller ett bra drama. Ett tydligt exempel är historien om Casey Haynes som hämnades på en mobbare genom att kasta honom i marken. Hela storyn har gått att följa med intervjuer med “offrens” familjer.

9. Storskaligt genant. Av någon anledning gillar vi att titta på när andra människor gör bort sig. Särskilt offentligt. Ett suveränt exmepel är “Miss South Carolina”.

10. Det är imponerande. Det kan vara allt från en japan som är omänskligt duktig på gitarr till en sjungande hund. Vi blir imponerade och det gör att vi vill dela. Ett exempel på detta är:

Fick även bra input från en av mina elever på Berghs School of Communication som nämnde att en extra kategori kan vara “nytta” som exempelvis när man delar en presentation via slideshare eller dylikt. Det är en viktigt kategori även om den virala spridningen i marknadsföringssammanhang till den stora massan inte är lika kraftfull.

Men för att något ska bli viralt krävs inte bara sakerna ovan utan även seeding. Det är extremt viktigt om inte det du delar är så pass spektakulärt att du till exempel kan nå ut i vanliga pressen med det utan någon särskild ansträngning (vilket förvisso är väldigt ovanligt).

Om du har några frågor på artikeln eller vill skapa din egna virala film. Kommentera nedan eller maila mig på simon@247creating.com

Jag som skrivit denna artikel använder Textliker.com och om du vill skänka en slant till mig för mitt arbete med den här artikeln och även en del till välgörenhet så skickar du “textliker simonvikstrom” till 721 20. SMSet kostar 10 kronor och 15% går till välgörenhet.

Liknande inlägg:

1. Varför ditt företag ska ha flera, nischade konton på Twitter
2. 15 anledningar att använda bevakningsverktyg för sociala medier
3. Svensk Handel skapar guide för sociala medier
4. Vi ber om ursäkt!

Ett av de bästa sätten att lära sig GTD är att få riktigt bra koll på de olika orden och begreppen som finns i metodiken. Så här kommer den mest faktaspäckade artikeln i serien om Getting Things Done, en ordlista som förklarar det viktigaste.

Det här är den fjärde artikeln i artikelserien om GTD. Bara för att påminna dig, själva syftet med GTD är:

• Att kunna göra mycket goda val över vad du ska lägga din tid på, både på jobbet och privat.
• När du går hem för veckan så ska du ha en starkare känsla av att du har gjort rätt saker och nu verkligen kan slappna av.
• Att frigöra tankekraft från att komma ihåg vad du ska göra och istället lägga den på att komma på kreativa idéer och att faktiskt göra saker
• Att tvinga dig själv att kontinuerligt tänka igenom vad som egentligen är viktigt i ditt liv, både på jobbet och privat.
• Att helt enkelt må bättre.

GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done

Att lära sig alla delar i boken GTD tar en bra stund, jag tänker spara dig lite tid och förklara grunderna i GTD genom att gå igenom viktigaste orden och begreppen. Några av de här kommer jag gå igenom närmare i artiklar längre fram i artikelserien.

För att vara extra tydlig har jag valt att inte hitta på översättningar till svenska för alla begrepp.

• Action item:
  En sak som kan göras. Saken kan göras i ett steg.
  En action item ska börja med ett verb, t.ex. ”Fråga Hannah om X är klart”.
• Projekt:
  En sak som ska göras. Saken kräver två eller flera steg. T.ex. “Köp ny lägenhet”.
  Varje projekt ska ha 1) ett mål definierat i form av en successful outcome (se nedan) och 2) minst en next action.
• Next action:
  Nästa action item som ska göras i ett projekt.
  Alltså den nästa sak som ska göras för att flytta ett projekt framåt mot målet.
• Context:
  Det du behöver för att kunna göra en action item.
  Det kan vara t.ex. din mobiltelefon, dator, chef eller din livspartner.
• Inkorg
  I din inkorg hamnar saker som du ännu inte läst. När du läst något från inkorgen får du inte lägga tillbaka det. Du istället måste bestämma om du göra saken (gör om de tar mindre än 2 minuter), om du ska göra saken senare, läsa saken, delegera saken eller slänga saken. Det finns inga andra alternativ.
• Daily review:
  Varje morgon gå igenom alla inkorgar och för varje sak i dem bestämma om du göra den (gör om de tar mindre än 2 minuter), om du ska göra saken senare, läsa saken, delegera saken eller slänga saken. Det finns inga andra alternativ.
• Weekly review:
  En gång i veckan går du igenom alla projekt som är igång, allt du väntar på och alla dina kreativa idéer du tänkt att du någon gång ska ta tag i. Du lägger in nya action items i dina projekt. Du bestämmer alltså vad nästa vecka ska handla om. Weekly review är extremt viktig för att få GTD att fungera. Weekly review är inte en valbar del i GTD.
  Det kommer en hel artikel om wekly review längre fram.
• Kalender:
  En plats där du enbart sparar saker som är relevanta för den specifika dagen, till exempel möten och satta deadlines. Men inget annat. Att skriva in ”kl 10-12, Gör klart avtalet för kund X” är snarast anti-GTD. Det eftersom du när som helst kan bli avbruten och då är hela din planering spräckt. Att planera in “kl 10-12, jobba efter mina listor” är GTD.
• Successful outcome:
  Av samma anledning som golfproffsen visualiserar hur bollen går i hålet så hjälper det dig enormt att veta och känna vad dina projekt, stora som små, har för mål. Se framför dig förstasidan på Dagens Industri när projektet blir wild success.
• Väntar på
  ”Väntar på” är en context. Det kan tyckas konstigt i början, för det är ju inte en plats eller fysisk sak. Men vad det betyder är att du inte kan göra något annat åt den här saken än att påminna personen som ska göra den.
  Varje gång du gör din weekly review så skickar du ut ett antal påminnelser till folk om att göra saker de inte gjort än. När du i och med GTD höjer kraven på dig själv inser du snart att du också har höjt kraven på andra.
• Someday/maybe
  “Someday/maybe” är en context du sätter på en action item eller ett projekt som du medvetet väljer att inte göra nu. Till exempel för att du inte har tid.
  Under varje weekly review går du igenom alla someday/maybe och bestämmer om du ska aktivera dem eller låta dem vila en vecka till.
  Jag har flera olika someday/maybelistor. En heter t.ex. ”framtida företagsidéer” och det är en av absoluta mina favoritlistor.
• Psychic RAM
  Mängden information du kan hålla i huvudet. Högst troligt har du mer saker igång i ditt liv än du kan hålla i ditt psychic RAM. Därför behöver du någon form av system för att hålla i det åt dig så att du kan använda din hjärna till att vara kreativ och att göra saker istället för att bara försöka komma ihåg allt du ska/kan/borde/vill göra.
• Stuff
  ”Stuff” är det där jobbiga, luddiga som gnager på dig och gör dig stressad. Strikt sagt så är ”stuff” alla saker som du gjort en commitment till men ännu inte bestämt successful outcome för eller definierat en next action för. Mycket stuff i din hjärna gör dig mer stressad. Därav att du ska ha ett, pålitligt system.

Min utbyggnad av GTD

Jag tycker att GTD är fantastisk och jag vill poängtera jag gör två saker som frångår GTD-metoden. Välj själv om du vill använda mina förändringar, men kom ihåg att de inte är strikt GTD.

1. Prioritering i förväg
   Jag ordnar mina listor efter prioritetsordning i förväg. Jag har väldigt många projekt pågående samtidigt, därför hjälper det mig enormt att prioritera action items och projekt mot varandra under min weekly review, istället för att göra det varje gång när jag ska göra något.
2. Inga papper
   Jag har nästan inga fysiska papper alls i mitt liv, därför har jag inget behov av saker som t.ex. 43 folders. Men om du har väldigt mycket papper i ditt liv rekommenderar jag dig att kika närmare på det.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den fjärde artikeln i intensivkursen i GTD. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. -> GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvaror för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande inlägg:

1. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
2. GTD: Intensivkurs i Getting Things Done
3. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
4. GTD: Kom igång med Getting Things Done

”Ok, VAR börjar man? Jag blir helt förvirrad av alla mallar och bra tips! Vilket är steg 1a?”. Det är var vad min vän Heidi skrev strax efter hon börjat kika på GTD.

Heidi, och alla ni andra som känner igen hur hon känner sig, här kommer svaret.

“Stuff”: anything you have allowed into your psychological or physical world for which you haven’t yet determined the desired outcome and the next action step. – David Allen

Du har en massa saker (stuff) i huvudet som gnager på dig, de här sakerna har du inte hela tiden stenkoll på och det gör dig troligtvis stressad.

För att bli av med känslan “jag måste försöka minnas allt jag ska göra” behöver du ha allt du ska göra i ett, pålitligt system.

Varje ord där är viktigt: Ett. Pålitligt. System.

• Ett: eftersom du ska vara trygg med att allt finns på ett och samma ställe.
• Pålitligt: eftersom du inte ska behöva tvivla på om du ska göra något annat också.
• System: eftersom om du har ett jobb där du är i flera olika, utmanande projekt så räcker det inte med en vanlig att göralista.

För att få ett, pålitligt system behöver du göra två saker:

1. Samla ihop allt som gnager på dig. Verkligen allt.

Det första steget för dig är att samla ihop allt du har att göra i en hög. Precis allt. Allt du har sagt att du ska göra. Allt du tänker att du ska göra. Allt du skulle vilja göra. Allt.

Börja med ditt fysiska kontor. Lägg allt i en hög. Alla papper som innehåller något du ska göra. Allt du ska läsa. Skriv ner allt du har i huvudet som du ska, borde eller vill göra. Allt du väntar på från någon. En sak per lapp.

Det här kommer att ta många timmar, kanske en hel dag. Kanske två. Det är viktigt att du får ner allt i högen. Avsätt gärna en helgdag till det här så att du inte blir störd.

Det du har nu är, kanske för första gången i ditt liv, en komplett inkorg. En inkorg som innehåller allt som du känner att du har gjort en mental commitment till men inte gjort klart. Den högen är vad som ligger och skräpar i ditt huvud.

2. Gå igenom högen

Nu plockar du upp den översta saken i högen du har skapat, din inkorg. Du får inte lägga tillbaka den. Det är svårt, jag vet. Du måste istället bestämma om det här är:

1. Något du ska göra
2. Något du ska läsa
3. Något du ska delegera
4. Något du ska slänga

Om det är något du ska göra ska du bestämma:

1. Är det här något som kan göras i ett steg?  – Då är det en action
   T.ex. ringa någon du har numret till
2. Är det här något som måste göras i två eller flera steg? – Då är det ett projekt
   T.ex. ringa någon som du först måste leta upp numret till

Ett projekt byggs upp av flera actions. För varje projekt, tänk ut hur att lyckas totalt med det ser ut – det är ditt projektmål. Definiera också minst en next action – alltså vad är nästa faktiska, fysiska steg för att komma närmare målet. Det kommer en hel artikel om projekt, du kommer att få mer kött på benen då.

För varje action, skriv ned den kontext som krävs för att du ska kunna göra den. Det kan vara till exempel din dator, din mobil, din chef eller din livspartner. Det kommer en hel artikel om bara kontexter längre fram, så du kommer att lära dig mer om det senare också.

Fortsätt till inkorgen är tom. På riktigt tom. Det betyder inte att du har gjort allt, det betyder att du bestämt dig för om du ska göra det eller inte – och det är något helt annat.

Email

Det kom en bra fråga från Tommy Sollén i kommentarerna, så jag lägger till ett par paragrafer om email. I det här läget ska du göra samma sak med dina inkorgar för email. Det finns en sak som kommer att finnas i din emailinkorg som inte finns i den superinkorgen som du just skapat på golvet på ditt kontor: saker du ska spara/arkivera.

Skapa en mapp som heter “Att göra” en som heter “Att läsa” och en som heter “Arkiv”. Under arkiv kan du ha undermappar om du vill, men kör du Mac så har du egentligen ingen reell nytta av det. Nu, gå igenom hela din inkorg tills den är tom.

Det kan kännas lite magiskt när du når fram.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den tredje artikeln i den här artikelserien, det är också den mest krävande. Klarar du av det som står här i klarar du allt annat. Tro mig.

Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. -> GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvaror för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande inlägg:

1. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
2. GTD: Intensivkurs i Getting Things Done
3. GTD: 6 argument mot Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done

När jag i somras var på Sweden Social Web Camp och hade nöjet att prata med några av Sveriges skarpaste hjärnor inom sociala och digitala medier så kom ämnet GTD upp flera gånger. En workshop session handlade om GTD och jag gjorde några inlägg i debatten. Efteråt kom till min förvåning många fram och bad mig dela med mig av hur jag arbetar med GTD. Visst, sa jag. Så här kommer det, den andra delen i intensivkursen i GTD.

I början i en diskussion kring GTD får jag ofta spendera en hel del tid med att bemöta argument mot GTD. Så låt oss få det ur världen nu. Det är ofta samma argument, här kommer de 6 vanligaste:

6 argument mot Getting Things Done

1. ”GTD tar en massa tid. Jag hinner inte med en sak till!”

Svar: Det här är den vanligaste invändningen jag hör och den motsäger sig själv. Om du lägger riktigt mycket tid på GTD kommer det att ta två-tre kanske till och med fyra timmar i veckan. Ja, det är mycket tid, men de timmarna kommer du att få tillbaka, och mer därtill, genom effektivitet, kreativitet och lugn. Tro mig. Om du inte litar på mig, lita på alla de tusentals högpresterande människor som blivit ännu bättre med GTD. Jag är ledsen att behöva vara den som säger det, men du är inte så unik som du tror ;) Du behöver samma typ av verktyg som de flesta andra. GTD tar inte tid från dig, tvärt om.

2. ”Det är dyrt!”

Svar: Nej, inte ens i närheten. Även om du så köper det bästa IT-stödet för GTD som finns på marknaden kostar det någon tusenlapp. Fråga dig själv: vad är viktigast? Tusen kronor eller att vara effektivare, mer kreativ och lugnare? Tappa inte hoppet innan du vet vad det är :)

3. ”Ok, ytterligare en bok som ska frälsa mig? Jag har redan testat andra, de funkade inte.”

Svar: Det finns mycket riktigt dålig managementlitteratur. Men att det finns andra böcker som är dåliga säger ju inte någonting om kvalitén på GTD. Prata med någon som använder GTD eller lär dig grunderna i metoden själv, det är det enda sättet att ärligt utvärdera den.

4. ”Jag behöver inget system – jag kommer redan ihåg allt i mitt liv.”

Svar: Ja, så kan det vara. Då har du antingen ganska få projekt igång i ditt liv eller så har du ett näst intill övermänskligt minne. Om du bara är en helt vanlig extremt högpresterande person så behöver du ett stöd, precis som alla andra. Det behöver inte vara just GTD – välj den metodik du gillar. Men tro inte att du är övermänsklig och kan minnas allt.

5. “Jag vill inte ha allt jag ska göra i något externt system. Jag _vill_ komma ihåg allt.”

Svar: Det här är den näst vanligaste invändningen jag hör mot GTD. Frågan du måste ställa dig då är: ”_Varför _vill jag inte ha ett externt system?”. Många jag pratat med har svårt att konkretisera vad den här känslan beror på. Det slutar oftast i en av två slutsatser. Antingen det lite luddiga ”Jag vill bara inte”, eller punkt 6:

6. “Tänk om det där externa systemet går sönder och allt försvinner!?”

Svar: Helt rätt, du är väldigt sårbar om ditt GTD-system försvinner. Det löser du genom att se till att ha backuper på flera olika fysiska platser så att systemet faktiskt inte kan försvinna. Själv har jag mitt GTD-system hela tiden synkat på minst fem platser: iPhone, iPad, laptop, backuphårddisk, backuptjänst i molnet. För att förstöra ett sådant GTD-system krävs mer eller mindre ett globalt kärnvapenkrig, så jag känner mig trygg.

Det var de 6 vanligaste invändningarna mot GTD. Om du har fler argument mot, skriv dem i kommentarerna nedan så ska jag försöka hjälpa till framåt.

I nästa artikel kommer vi börja gå igenom hur du faktiskt kommer igång med GTD, de första stegen mot att ha ett fungerande GTD-system som du verkligen kan lita på.

Intensivkurs i GTD: Getting Things Done

Det här är den andra artikeln i intensivkursen i Getting Things Done. Jag rekommenderar dig att läsa artiklarna i ordning.

1. GTD: Getting Things Done – Intensivkurs
2. ->GTD: 6 argument mot Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done
5. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
6. GTD: Appar och andra mjukvaror för Getting Things Done
7. GTD: Den magiska inkorgen i Getting Things Done
8. GTD: Skapa de projekt du behöver i Getting Things Done
9. GTD: Skapa de kontexter du behöver i Getting Things Done
10. GTD: Weekly review och varför du inte klarar dig utan den
11. GTD: Om disciplinen att faktiskt följa dina listor i Getting Things Done
12. GTD: Saker att inte göra i Getting Things Done
13. GTD: Se på ditt liv från en högre höjd

Liknande inlägg:

1. GTD: En perfekt arbetsdag med det perfekta GTD-systemet
2. GTD: Intensivkurs i Getting Things Done
3. GTD: Kom igång med Getting Things Done
4. GTD: Ordlistan som förklarar Getting Things Done

För ett tag sedan ordnade en vän till mig en liten fest. Hon skapade ett event på Facebook och bjöd in ett antal vänner. Det konstiga är att när tillställningen började så hade flera personer fortfarande inte ens svarat på inbjudan. Om nu samma regler ska gälla i sociala medier som i verkligheten, som de flesta verkar vara rungande överens om, varför är det då så många som inte svarar på inbjudningar via sociala medier till mindre events?

Not: Den här bloggposten handlar om mindre, personliga tillställningar. Massinbjudningar och eventspam anser jag inte att någon behöver svara på.

Om någon står framför dig och frågar ”vill du komma hem till oss på lördag?” så finns det egentligen bara tre svar som är socialt accepterade:

1. Svara ja – och sen kommer du också
2. Svara nej – och sen kommer du faktiskt inte
3. Svara kanske – och sen ändrar du ditt svar till ja eller nej i god tid innan det börjar

Min fråga är då, varför gäller inte samma sak i sociala medier?

Efter att ha gått igenom väldigt många events i sociala medier, framför allt på Facebook, och jag kan konstatera att även om det är små events där bara ett dussin personer är inbjudna så det alltid är så att när eventet börjar så är det flera som fortfarande svarat kanske eller inte svarat alls.

4 dödssynder i sociala medier för inbjudningar till events

Därför har jag bestämt mig för att helt enkelt definiera fyra dödssynder i sociala medier för inbjudningar till events:

1. Att svara ”ja”, och sen inte komma.
   Direkt oschyst, framför allt om arrangören ordnar något ätbart. Svarar du ja för att vara snäll? Om många gör det så blir det i slutändan inte alls hyggligt. Svara ja om du kommer.
2. Att inte svara alls.
   Att inte svara måste vara ok under vissa omständigheter, som till exempel:
   * Om du inte har loggat in på ditt socialamedierkonto sen inbjudan kom
   * Om du inte vet hur man gör när man svarar på eventinbjudningar
   * Om eventet är inte en personlig inbjudan utan ett massevent
   Men om du inte kan skylla på det så går det inte att tolka ett ickesvar på något annat sätt än att du inte respekterar den som ställt frågan tillräckligt mycket för att ta dig tid att svara henne.
3. Svara ”kanske”, och sen inte ändra det i god tid innan eventet börjar.
   Att svara kanske betyder att du sett att eventet finns, men inte kan ge ett svar än. Kanske är inte ett slutgiltigt svar. Att låta det stå kvar på kanske till festen börjar kan ibland ge arrangören mer trassel än att inte svara alls.
4. Att svara ”nej”, och sen komma ändå.
   Det här är inte heller schyst. Förklaringar som ”Jag hade tänkt gå på ett roligare event, men det blev inställt så jag kom hit istället” hjälper föga.

Spelar det någon roll vilken kanal en fråga ställs i?

“Om någon ställer en fråga till mig, spelar det då någon roll vilken kanal frågan ställdes i för att jag ska svara på den?”

Fråga dig själv: ”Om någon ställer en fråga till mig, spelar det då någon roll vilken kanal frågan ställdes i för att jag ska svara på den?”

Jag tror att du kommer att svara att det självklart inte spelar någon roll, oavsett om det är hemma, på ett mingel, på Facebook, på tunnelbanan, på Twitter eller på jobbet.

Men samtidigt vet jag att det råder delade meningar om det här. Jag har hört en person som jag respekterar högt säga ”Det kom vi överens om via Facebook, så det gäller inte”. Kanske det är så att inte samma sociala regler gäller i sociala medier som i verkligheten?

Nu vill jag veta vad du tycker. Ge oss din åsikt i kommentarerna nedan.

Liknande inlägg:

1. Svensk Handel skapar guide för sociala medier
2. Jämförelse av 8 bevakningsverktyg för sociala medier
3. 15 anledningar att använda bevakningsverktyg för sociala medier