Pese a que Grundfos Argentina cuenta con una larga trayectoria en el uso de un CRM, gracias a la implementación de TACTICA ahora mantiene centralizada su base de datos de clientes, puede generar presupuestos, cargar las visitas comerciales, registrar las llamadas realizadas y hacer un seguimiento de cada cotización. Es por eso que son los primeros en recomendar TACTICA a su larga cartera de distribuidores.

El desafío

Según cuenta el Gerente General, Omar Bulnes, Grundfos Argentina cuenta con la cultura del uso de un CRM desde hace varios años. Sin embargo, el sistema que habían implementado antes de TACTICA tenía ciertas limitaciones.

“Teníamos un software que se llamaba Maximizer, y cuando descubrimos TACTICA vimos que había algunas similitudes pero con ciertas ventajas más”, dice Bulnes y agrega: “el sistema anterior no tenía soporte local, y lo que más nos atrajo de TACTICA fue el módulo de Cotizaciones, que el otro programa no tenía. Esas fueron las premisas que tuvimos en cuenta para hacer el cambio”.

La solución

A partir de la implementación de TACTICA, la empresa agilizó notablemente el proceso de cotizaciones y el seguimiento de las mismas. “Antes, al hacer las cotizaciones fuera de un sistema, teníamos que buscar los datos por todos lados, además de que no todas tenían el mismo formato”, señala Bulnes. En cambio, TACTICA les permite tener toda la base de datos de clientes centralizada en un mismo sistema. De esta manera, a partir de que un cliente, ya sea existente o potencial, se pone en contacto con un vendedor de la empresa y solicita una cotización, el empleado puede mantener en TACTICA el registro de todo el circuito comercial: las llamadas realizadas, las visitas comerciales, los presupuestos enviados, y además puede hacer un seguimiento completo de cada etapa.

Los resultados

Grundfos es una empresa multinacional líder en el mercado mundial de bombas y equipos de bombeo. Si bien es de origen dinamarqués, en la Argentina cuenta con unos 1000 distribuidores, de los cuales varios de ellos también utilizan TACTICA para llevar adelante la gestión administrativa y comercial. “Cuando nosotros les contamos a nuestros distribuidores lo que hacemos con el CRM, terminamos recomendando TACTICA” dice Bulnes. Según el Gerente General, es un sistema fácil de usar y de implementar, y que les aporta muchos beneficios. “Con TACTICA tenemos el manejo sencillo de toda la información de clientes en una sola base, incluyendo las cotizaciones, y no es complicado para el usuario. Además, la relación costo-beneficio es buena, por eso lo recomendamos”, concluye Bulnes.

TACTICA se convirtió en la solución integral de CRM que ZK Software estaba necesitando. Con la ayuda del sistema, la empresa administra su cartera de clientes de manera eficiente, realiza la trazabilidad de las ventas, evalúa la gestión de su equipo de vendedores, y hasta logró la certificación de normas ISO.

El desafío

“A nivel CRM trabajábamos con planillas de Excel, donde el seguimiento de clientes y el manejo de agenda con Outlook se hacía muy complicado por el tema de la colaboración” dispara Marcelo Sosa, Socio Gerente de ZK Software Argentina, cuando se le consulta cómo se organizaba la gestión administrativa y comercial de la empresa antes de utilizar TACTICA. Y agrega: “compartir información era complicado porque en realidad las planillas de Excel no son multiusuario, entonces lo que nos hacía falta era un sistema que nos permitiera manejar de manera efectiva la cartera de clientes que ya teníamos para el seguimiento de contactos, presupuestación, etc”.

El diagnóstico estaba claro, solo era necesario encontrar una solución que les permitiera centralizar los contactos, confeccionar presupuestos y realizar la trazabilidad de las ventas, entre otras cosas. Y sobre todo, una herramienta donde la información estuviera centralizada una única base de datos para ser compartida por toda la empresa.

La solución

Marcelo explica que una de las ventajas que encontraron a partir de que empezaron a usar TACTICA fue la no duplicación de datos entre clientes nuevos y los que ya existían. “A veces llama un contacto, lo atiende un vendedor pero no cerró la operación. Al tiempo vuelve a llamar esa misma persona y lo atiende otro vendedor, y si no tenés un sistema de gestión de manejo de contactos como TACTICA esos datos no los tenés porque se pierden o se duplican”, explica.

El Socio Gerente de ZK Software afirma que TACTICA también les permite hacer un seguimiento de la gestión de los vendedores. “Hemos generado algunos indicadores de gestión en los cuales vemos qué actividad tienen ciertos clientes, cuántas veces fueron contactados, etc, y si un vendedor no lo llamó en tres meses lo cambiamos a otro”.

Además, TACTICA les permite realizar la trazabilidad de los productos de ZK Software. Dado que cada producto tiene un número de serie asociado, los vendedores pueden saber a qué cliente se le realizó una entrega y, en caso de reclamos, el sistema les permite saber cuándo se hizo la venta, si está en garantía o no, y al mismo tiempo ingresar un parte de servicio técnico, todo desde la misma herramienta.

Los resultados

Sosa cuenta que la trazabilidad de productos y presupuestos que realizan con TACTICA les permitió ganar algunas gestiones judiciales. “Nosotros vendemos equipos y una solución de software para control de personal. Ese sistema lleva una hard key. Un cliente la perdió y nos reclamó una nueva clave, cuando en realidad debía comprar el software nuevamente. Por suerte nosotros teníamos todo registrado en los presupuestos y en los correos dentro de TACTICA, lo que nos permitió judicialmente demostrar que nosotros habíamos actuado en forma correcta y teníamos toda la información de qué se había acordado con el cliente. Por nuestra parte habíamos cumplido y el que había cometido la falta había sido el cliente, que debía pagar la licencia”. Y sigue: “finalmente se llegó a un acuerdo legal en el cual el cliente tuvo que volver a pagar la licencia ya que quedó demostrado que nosotros habíamos cumplido en todas nuestras pautas de servicio y de atención al cliente, gracias a que estaba todo en TACTICA, por lo que nos resultó muy fácil seguir el caso”.

Como beneficio adicional, ZK Software también utilizó TACTICA en el proceso de certificación de normas ISO. “Nos ayudó mucho porque la certificadora te pide tener indicadores para evaluar la parte comercial y los obtuvimos de TACTICA. También, en lo que respecta a normas ISO, es necesario realizar encuestas de calidad y TACTICA nos sirvió para armar la plantilla con la encuesta para que el cliente nos responda y si no obteníamos la respuesta, el sistema le volvía a enviar el e-mail en forma automática”, resume Sosa.

Miatech reemplazó el uso de múltiples sistemas de oficina por una sola herramienta de gestión integral que le permite manejar todo el circuito administrativo y comercial desde un solo lugar. Además, gracias a TACTICA, necesita un empleado menos para realizar esas tareas.

El desafío

Podría decirse que Miatech nació con TACTICA, ya que la empresa argentina que brinda soluciones de control de acceso se originó en el año 2003 y apenas dos años después adquirió la primera licencia de TACTICA. Pero en sus comienzos, el manejo administrativo, la facturación y todo el circuito comercial de la empresa se resolvía a través de múltiples herramientas de oficina, como Excel, Word, PowerPoint.

La creación de documentos duplicados, la falta de un registro único y la pérdida de tiempo hicieron que el Gerente General de Miatech, Gustavo Nielavitzky, saliera a buscar otra solución: “surgió la necesidad de contar con un software que nos permitiera realizar una gestión total porque teníamos el manejo de campañas de marketing por un lado, facturación por otro, y tuvimos la necesidad de contar con una sola herramienta con una base de datos única y TACTICA fue lo que nos respondía a esos requerimientos”.

La solución

Nielavitzky le encomendó la tarea a la Contadora que “entrevistó a dos o tres empresas y nos decidimos por TACTICA porque fue la que mejor impresión nos dio”. La solución se hizo evidente rápidamente. “Antes, nuestro problema era que teníamos demasiados sistemas para manejar la gestión en general, entonces entrabas a uno, salías del otro, se utilizaban muchas planillas de Excel. Por ejemplo, cuando pedía un reporte de Ventas tenía que entrar a un Excel y sacarlo de ahí, es decir todo era más complicado”, cuenta el Gerente General.

A partir de entonces, Miatech maneja el Servicio Técnico, la Facturación, los Pedidos, los Remitos, la base de datos de Clientes, las acciones de Marketing, el CRM, las Importaciones, etc., a través de TACTICA. Y si bien hay algunos módulos que todavía no pudieron implementar “por un tema de tiempos y de tamaño de nuestra compañía”, muy pronto comenzarán también a utilizarlos. “Estamos creciendo más porque fuimos adquiridos por una compañía extranjera de modo que a medida que la nueva empresa se meta más dentro de la nuestra y crezcamos vamos a poder utilizar más herramientas de TACTICA”, señala Nielavitzky.

Los resultados

No siempre resulta sencillo cuantificar los beneficios que brinda un sistema de gestión integral como TACTICA. Sin embargo, en el caso Miatech, el Gerente General no vacila a la hora de contar cuáles son las ventajas: “nos agiliza mucho la gestión ya que una vez que conoces el sistema, en cuestión de segundos podes sacar una factura, es solamente la inercia de decir ‘facturo’ pero desde el momento en que abrís el software hasta que salió la factura son segundos, si fuese de otra forma demoraría muchos minutos y eso más que nada me ahorra personal porque yo tengo en toda la compañía una sola empleada a la que acuden todos los vendedores cuando quieren facturar. Es decir, tengo una persona que, entre otras miles de cosas, emite las facturas desde TACTICA, solo tiene que saber a qué empresa hay que facturar, bajo qué concepto y qué descuento -en caso que corresponda-, y en dos segundos está la factura en la impresora. La ventaja es que esa empleada está asignada a esa tarea pero además puede hacer cobranzas y un montón de cosas más”. Hace una pausa, piensa unos segundos y reafirma: “a mí lo que me ahorra TACTICA es un empleado”.

Con la ayuda de TACTICA, Elca Seguridad Electrónica dejó de hacer presupuestos en Excel y los vendedores ya no pierden más tiempo en rastrear pedidos o en localizar la mercadería necesaria para una obra. La gestión técnica y administrativa se volvió más ágil y eficiente y hasta le permitió ahorrar costos por errores que se cometían en los pedidos y en las compras.

El desafío

Como pasa en muchas pequeñas y medianas empresas, a la hora de tener que confeccionar un presupuesto, el recurso más utilizado suele ser una planilla de Excel. Así se manejaba Elca, una empresa argentina que se dedica a la venta e instalación de equipamiento de seguridad. “El problema era que si alguien estaba utilizando esa planilla teníamos que pedirle que la cierre e interrumpa sus tareas, es decir que no podíamos trabajar al mismo tiempo sobre la misma información”, explica Sergio Pattacini, Socio Gerente de Elca Seguridad Electrónica.

Además, por el volumen de trabajo y los procedimientos internos de la empresa, se les hacía cada vez más difícil encontrar determinada información, lo que provocaba que se volviera más lenta e ineficiente la gestión técnica y administrativa.

La solución

“TACTICA nos agiliza, sobre todo, la confección de presupuestos. Una vez que cargas todos los productos en el sistema, todos tenemos acceso a la misma información, por lo que no hay duplicidad de datos ni se generan dudas ya que las cosas se hacen y se guardan en un solo lugar”, cuenta Pattacini. El Gerente de Elca recuerda cuando los vendedores utilizaban la planilla de cálculo para hacer los presupuestos, en donde para cada nuevo documento tenían que colocar un número en forma manual, que muchos se olvidaban y así cometían errores. ”En cambio, ahora resulta imposible porque se numera solo por el sistema”, dice Sergio.

Además de Presupuestos, Elca utiliza los módulos de Empresa, Contactos, Correo, Calendario, Pedidos, Requerimientos, Stock, Remitos y Entregas; y en breve van a implementar el de Empleados. “Es decir que decidimos usar TACTICA para toda la parte técnica y administrativa hasta la factura, que la manejamos con otro software porque preferimos separar los sistemas”, cuenta Pattacini.

Los resultados

Con la ayuda de TACTICA Elca prepara sus presupuestos de forma rápida y segura, todos los vendedores pueden buscar y localizar la información sobre cualquier operación, conocer el stock existente sin margen de error, y generar una orden de compra para obtener la mercadería necesaria sin gastar de más. “Por ejemplo, nosotros vendemos 10 detectores de humo y también hacemos la instalación, por lo que cada detector va acompañado con cañería, grampas, cable, etc. Todo eso para nosotros es ‘un global’, que es la mano de obra. Antes teníamos muchos problemas para manejar los insumos pero ahora lo resolvimos con TACTICA. Es decir, el vendedor puede cargar un ‘hit’ con algo básico y después ampliar el pedido y todo queda relacionado. También podemos determinar en la obra cuánto se gastó, que antes era imposible”, ejemplifica el Gerente de la empresa.

Sergio cuenta que antes de utilizar TACTICA también tenían problemas con los pedidos que se hacían al depósito ya que se perdía el rastreo de mercadería: “si bien estaba el stock, era muy complejo buscarlo, en cambio ahora por cada pedido se le asigna mercadería”.

El Socio Gerente de Elca se enorgullece de poder ver reflejadas en TACTICA las 300 obras que manejan actualmente, y a la vez reconoce que el sistema le permite ahorrar dinero a la hora de realizar las compras. “Cuando no usábamos TACTICA, si por ejemplo teníamos que hacer una orden de compra de cámaras, pedíamos una cantidad aproximada porque no teníamos forma de reflejar cuántas cámaras teníamos que entregar, en cambio ahora lo podemos ver fácilmente”, concluye.

Asven, una empresa proveedora de equipamiento para el mercado industrial con sede en la provincia de Santa Fé logró agilizar su gestión de la mano de TACTICA. Entre otras ventajas, ahora cuenta con la trazabilidad de todo el circuito administrativo y comercial, brinda una respuesta más rápida a sus clientes y proveedores, a la vez que puede avaluar fácilmente los resultados a través de los informes y reportes que genera el sistema en forma automática.

El desafío

Las tareas administrativas y comerciales habituales se volvían cada vez más lentas, al tiempo que se hacía prácticamente imposible obtener informes y reportes fidedignos de la gestión de la empresa. El sistema anterior que tenía instalado Asven desde hacía unos años no brindaba una solución completa a las necesidades de gestión administrativa que requería en forma diaria.

“Con el software anterior había ciertas cosas que no teníamos satisfechas. Por ejemplo, teníamos dificultades en guardar la información, no podíamos obtener gráficos, ni contábamos con la posibilidad de generar informes con los datos que teníamos. En cambio, debíamos buscar la información, descargarla, y abrir múltiples ventanas”, describe Santiago Caviglia, responsable del área de Herramientas y Sistemas de Asven.

La solución

Bajo la necesidad de contar con una solución integral, Asven decidió contratar TACTICA en mayo de 2011. La implementación se llevó a cabo íntegramente a distancia, dado que la empresa opera en la ciudad de Rosario, ubicada en la provincia argentina de Santa Fe, y TACTICA tiene su sede comercial en Buenos Aires. Para eso, recurrieron a los videos y tutoriales de capacitación, además del soporte que ofrece TACTICA en forma remota.

“Los videos son muy ilustrativos y simples de comprender.Una vez que los vimos, después solo fue implementarlo y replicarlo a los demás comerciales de la empresa. Hicimos una charla de capacitación general a todos los empleados y luego lo llevamos adelante sin inconvenientes”, cuenta Caviglia.

De esta forma, en pocos meses Asven pudo contar con la facilidad de generar reportes y actividades a través de TACTICA, dos elementos que estaba demandando desde hacía tiempo. Como señala Caviglia: “somos varios comerciales que recibimos ofertas, pedidos u órdenes de compra directamente por email, y TACTICA te brinda la posibilidad de obtener la información en forma automática”.

Los resultados

Una mejor respuesta al cliente, agilización de las tareas administrativas, y hasta ahorro en tinta y papel, podrían decirse que son algunas de las ventajas que obtiene Asven con el uso de TACTICA. Además, la empresa cuenta con toda la información que genera en un solo lugar, lo que le permite tener la trazabilidad de todo su circuito administrativo y comercial, y realizar así el seguimiento completo de su gestión. “La facilidad que tiene el sistema de generar presupuestos y órdenes de compra a los proveedores directamente desde un mail es realmente sorprendente.

Eso nos permite brindar una mejor atención al cliente y dar una respuesta más rápida ya que, por ejemplo, habiendo generando un presupuesto no tenemos que volver a cargar, como teníamos que hacerlo con el sistema anterior, los códigos de los productos con los que trabajamos, sino que una vez que está cargado el producto que solicita el cliente en el software de TACTICA, ya se genera todo presionando Aceptar y encima queda todo agendado en la herramienta, por lo que no tenés que estar imprimiendo tantas cosas”, resume Caviglia.

Compras:
Se adicionó un nuevo permiso para anular compras.
Al seleccionar el depósito de stock de un producto se puede establecer el mismo depósito para todos los productos ya ingresados en el comprobante.

Contabilidad:
Se mejoró el proceso de cierre de ejercicios contables.

Entregas:
Al seleccionar el depósito de stock de un producto se puede establecer el mismo depósito para todos los productos ya ingresados en el comprobante.

Facturación:
Se adicionaron nuevas opciones de facturación para empresas de Tierra del Fuego – Argentina.
Se agregó filtros obligatorios en el módulo facturación.
Se incorporó un nuevo análisis de saldos de facturas en sus monedas originales.

Matriz de Productos:
Ahora se puede usar en los precios por fórmula de una lista de precios el importe del precio de lista de otra lista de precios.
Se agregó la posibilidad de aplicar un precio de compra a todas las listas de precios de un producto.

Pedidos:
Ahora se puede ver desde los ítems de un pedido los datos de reserva de ese producto y el stock actual del mismo.

Plantillas:
Se adicionó un atributo tipo a las plantillas.

Presupuestos:
Se agregó al análisis de presupuestos la búsqueda de presupuestos ganados sin pedidos.
Se adicionó un atributo tipo a los presupuestos.
Se incorporó al análisis de presupuestos la búsqueda de presupuestos sin campañas.

Productos:
Se incorporó la posibilidad de modificar masivamente el fabricante de los productos.

Stock:
Se  agregó la posibilidad de ver en el análisis de stock solo los productos con stock mayor a cero.

General:
Se agregó la posibilidad de no permitir facturar si se pasa el límite de crédito.
Ahora se puede agregar campos de tipo verdadero / falso en los detalles.
Se incorporó una nueva auditoría de anulaciones y cancelaciones.
Ahora se puede copiar los productos ingresados en un comprobante al crear o modificar comprobantes.
Se agregó en los parámetros del sistema la posibilidad de dar un formato automáticamente a varios campos de empresas y contactos, como el nombre de la empresa o el nombre y apellido de los contactos.

Stock:
Ahora se puede ver un árbol con los componentes de un producto armado.

Contratos:
Se agregó la posibilidad de generar facturas mediante la selección de varios contratos.

Fondos:
Se adicionó la posibilidad de hacer invisible el módulo a un rol de usuarios.

Matriz de productos:
Se mejoró el modificador masivo de productos.

Correos:
Se agregó configuración por defecto a la letra de los correos.

Contabilidad:
Se adicionó la posibilidad de hacer invisible el módulo a un rol de usuarios.

General:
Ahora es posible guardar los filtros usados en los módulos como selecciones frecuentes para seleccionarlos en el momento que se necesite.