Vi skal i denne uge kigge på hvordan vi kan sikre at kommunikationen bliver mere klar i ferieperioder. Små ting kan gøre en stor forskel for kolleger, kunder og samarbejdspartnere. Vi er netop ved at være sommerferien, så hvorfor tage emnet op nu – jo fordi nu er det netop tid til at evaluere den overståede ferie (se anden artikel) og til at tage de rette aktioner inden næste større ferieperiode.

Vi bruger i stigende grad e-mail som kommunikationsmiddel. Det forstyrrer ikke modtageren på samme måde som en telefon, men e-mail forventes omvendt ofte at blive læst af modtageren med det samme. Meddelelsen er afleveret så snart e-mailen er afsendt. Sådan er det ikke helt for telefonen. Bliver der ikke svaret i den anden ende, så er meddelelsen ikke afsendt. Dog lige med den undtagelse at telefonsvareren minder lidt om en e-mail. Når der er indtalt en besked, forventes modtageren at aflytte den snarest og reagere.

Så vi skal sikre, at vi imødegår de uhensigtsmæssigheder, som der er ved e-mail og telefonsvareren og dette især i ferieperiode. Det kan gøres på en enkelt og professionel måde, ved at vi i organisationen bliver enige om hvordan vi anvender og hvad beskeden er i "out of office" beskeden og på telefonsvareren.

For både autosvar beskeder i vores e-mail program og på telefonsvareren gælder følgende:
- gør opmærksom på at du ikke er til stede
- gør opmærksom på hvornår det kan forventes at du ser eller hører beskeden.
- gør opmærksom på hvem der kan kontaktes i stedet for dig i dit fravær. Det kan eventuelt være receptionen eller en kollega, der er til stede. Ved længere fravær skal der måske stå hvem der vil være til stede hvilke uger.
- giv gerne kontaktoplysninger, så afsenderen lettere kan finde den rette person (læs advarslerne om e-mail herunder).

Som organisation er det en god ide at skriver en standard besked, som alle bruger. Beskeden kan alle gemme under kladder hos sig selv i e-mail programmet eller det kan gemmes som et tekst dokument på et fællesdrev, hvor det nemt kan kopieres fra.

Et par advarsler:
- pas på med out of office beskeden og telefonsvareren - du bør ikke oplyse for mange detaljer om hvor du er, da du aldrig ved hvem der læser beskeden og om der kunne være de forkerte hensigter bag.
- skriver ikke den fulde e-mail adresse til dine kolleger. Mange spam mail afsendere elsker out of office beskeder med gode e-mail adresser til andre der skal på spamlisten.

Sommerferien og dermed normalt den længste sammenhængende ferieperiode er ved at være overstået for i år. Lige så vigtigt det er vi alle får holdt ferie og ladet batterierne op igen, lige så vigtigt er det også at den organisation vi er en del af eller leder, kører videre. Som organisation, firma eller serviceudbyder kan vi ikke løbe fra at der er en kunde i den anden ende. Kunde kan selvfølgelig være et vidt begreb, men her menes den man leverer en vare eller serviceydelse til.

Du skal evaluere dit eget fravær under din ferie, så snart du er tilbage:

• Kunne hverdagen køre videre uden dig som leder? (var det klart for alle, hvem der var din afløser eller hvem der kan tage beslutninger i dit fravær)
• Var det nødvendigt for andre at kontakte dig under din ferie, eller var du nødt til at tage kontakt?
• Er kunderne tilfredse efter sommerferien?

Evaluér sommerperioden og den tid du ikke har været til stede. Sæt det på dagsordnen til næste møde og få andres input. Skriv en note tid dig selv, som du kan bruge ved næste ferieperiode. Der er ikke lang tid til slutningen af året og juleferien, så nu er måske det rette tidspunkt at forbedre jeres ferie setup. Et par generelle forslag kunne være følgende uden at være en udtømmende liste:

• Vælge en der kan være din stedfortræder. Måske en anden leder i gruppen eller måske en medarbejder der er leder på et niveau under dig eller en person der kunne tænkes som fremtidig leder.
• Nogle holder ferie og vi fokuserer især på disse. Det gør at vi glemmer de der faktisk skal arbejde. Perioder med lav bemanding, uklare beslutninger og få muligheder, kan være hårde for de der skal arbejde. Sørg for at have en aftale om hvor mange man minimum skal være og tænke på ikke at overbelaste de få der er tilbage
• Skab klarhed i ferieperioderne. Hvilke opgaver skal gennemføres og hvilke kan vente. Det kan være der er specielle ting der netop skal foregå i ferieperioder, fordi der er mindre travlt eller systemer er lukket ned.
• Sørg så vidt muligt for at de der holder ferie faktisk holder ferie. Det vil sige uforstyrret og uden at tankerne dagligt handler om hvad der sker på arbejdet.
• Hav en aftal om at alle bruger "out-of-office" funktionen i mailboksen og på telefonsvareren (se artikel). Aftal at der er en specifik besked om hvornår man kan forvente personen tilbage og hvem man kan henvende sig til inden da.
• ... kom gerne med dine forslag som kommentar til denne artikel

Denne artikel vil i den nærmeste tid blive til flere mindre artikler om de forskellige underpunkter.

Vi er halvvejs gennem året og det er tid til at kigge på de mål vi har sat op for året. Det giver sig selv at det skal være SMART mål, men denne uges ledelsestip forsøger at skubbe lidt til dig.

Som citatet siger, så kan det være man opnår noget nyt, hvis man tænker anderledes. Det er der faktisk et lille trick til at gøre. Lad os sige at vi har et tidsmål vi skal overholde (gennemløbstid, ventetid, sagsbehandlingstid eller lignende). Lad os sige målet i dag er 30 dage - vi vælger at justere målet 1 dag ned til 29. Formodentligt kræver dette ikke noget af os og vi vil anvende den samme proces vi altid har haft. Hvad ville der ske, hvis vi satte målet til 20 dage? Vi ville blive tvunget til at tænke på en anden måde og måske lave en anden proces end vi tidligere har haft. Ved at sætte mål der er langt fra de nuværende, tvinges vi til at tænke anderledes.

Tænk over citatet denne uge og ugerne frem - er der nogle steder du kan tvinge dig selv og andre til at tænke anderledes ved at sætte meget ambitiøse mål?

PS. Når vi siger mål er over-ambitiøse eller uden for rækkevidde er det så måske ikke bare fordi vi ikke formår at tænke anderledes og se nye muligheder?

Tag en kort pause engang imellem. Du skal lade op, der skal saft på batterierne og du skal sørge for at vedligeholde dig selv også. Et godt grin kan løsne op og Dilbert kan måske, med sin medarbejder-synsvinkel, give lidt ironi til eftertanke.

Du kan finde mange flere striber gratis online. Der kommer faktisk en ny hver dag.

Læs også dette indlæg om Dilbert's princip

Opgaven denne uge er ganske lige til, men kan have en stor effekt. Du skal læse nedenstående indlæg og så skal du hver dag i denne uge mindst en gang opsummere. Det behøver ikke være dit eget møde og det er måske slet ikke et møde du opsummerer.

Læs dette indlæg:
http://tanker-om-ledelse.dk/index.php/ledelse/opremsning-af-konklusionen

Læg mærke til:

- Hvordan reagerer andre på din opsummering?
- Kan det gøres på 30 sekunder?
- Giver det klarhed, som gør det nemmere at arbejde videre?
- Hvad følte du lige fter du havde opsummeret?

Du må meget gerne skrive dine kommentarer og erfaringer her under dette indlæg

For kort tid siden besøgte jeg et område i organisationen, hvor jeg ikke kommer så tit. Området havde ændret sig fra at være et ledigt lokale, til at blive et opbevaringsdepot for gammelt udstyr og ting der nok må betegnes som affald. Ting sander til med tiden. Derfor skal vi som ledere nogle gange tagen en rundtur i vores organisation og se på tingenes tilstand. Er der ryddeligt, er der vedligeholdt, bliver der gjort rent og så videre.

Det er en arbejdsplads, så den slags ting skal være på plads. Det giver arbejdsglæde og måske mindsker det muligheden for dårligt arbejdsmiljø og indeklima. Ryddelighed er en forudsætning for at fjerne mange fejl i hverdagen, hvor dokumenter og varer forsvinder.

Næste gang du kører igennem et industrikvarter, så prøv at se om du kan se forskel på virksomhederne. Nogle steder er pæne og ryddelige og andre er bestemt det modsatte. Nogle steder kan man med det samme se, at det er ikke her man gør sin næste forretning.

Så hvornår tager du en rundtur og kigger på tingenes tilstand?

Husk det giver et indtryk af dig som leder, at du er i stand til at holde dit ansvarsområde i en god stand.