De plaatsing van de nieuwe brug startte al op donderdag 9 augustus. Het gevaarte van 117 meter lang en 1 miljoen kilo zwaar werd toen in de oude haven van Zutphen verplaatst op een ponton in het water. Dit duurde de hele dag. Zaterdag vaarde de brug naar de plaats van bestemming.

Publiciteit

Met advertenties en artikelen in de media werd de plaatsing van de brug aangekondigd. De honderden toeschouwers uit de omgeving ontvingen ter plaatse een factsheet waarin stap voor stap werd uitgelegd hoe het plaatsen van de brug in zijn werk gaat. Aan de operatie is uitgebreid aandacht besteed door de media, zowel regionaal als landelijk.

N348 Zutphen-Eefde

De Polbrug is onderdeel van de nieuwe rondweg N348 Zutphen-Eefde en wordt in gebruik genomen na de opening van het gehele tracé, naar verwachting in december 2012. De nieuwe brug is dé schakel tussen Eefde en industrieterrein De Mars in Zutphen. In de toekomst zullen er 20.000 voertuigen per etmaal over de brug rijden.

Tappan verzorgt de communicatie voor de grote rondwegprojecten van de provincie Gelderland.

Onrust over de vele wegwerkzaamheden

Eind 2011 en begin 2012 ontstond er bij ondernemers en lokale bestuurders in de Duin- en Bollenstreek veel onrust over de vele wegwerkzaamheden in de regio. De betrokken partijen spraken een aantal keer met lokale ondernemers over de werkzaamheden aan de N443, de bijbehorende stremmingen en de geplande andere projecten in de omgeving. Uit deze gesprekken bleek dat ondernemers meer informatie wilden over de werkzaamheden, de consequenties daarvan en de overlastmaatregelen. Er moest meer geïnvesteerd worden in samenhangende communicatie tussen de verschillende wegbeheerders en het bedrijfsleven..

Bijpraten bij het ontbijt

Dit gebeurde tijdens het ondernemersontbijt op 28 juni 2012. Ondernemers uit de regio werden op de hoogte gebracht van de grootschalige wegwerkzaamheden, zoals het onderhoud aan de N443 tussen Noordwijkerhout en Sassenheim. Ook het onderhoud aan de N206, N208, N444, N449, N207 en A44 werden belicht. Gedeputeerde Verkeer en Vervoer van de provincie Zuid-Holland, Ingrid de Bondt was aanwezig en sprak over de werkzaamheden in het Duin- en Bollengebied. De wegbeheerders van de provincie, gemeenten, de provincie Noord-Holland en Rijkswaterstaat presenteerden de verschillende plannen bij de projectenstands en stonden klaar om vragen van ondernemers te beantwoorden.

Voor het ondernemersontbijt zijn door Tappan diverse communicatiemiddelen geproduceerd, waaronder: posters (overzichtskaart van de projecten ), flyers, uitnodigingen, overkoepelende webpagina, foto's en een sfeerverslag.

Aanpak

Om deze klus efficiënt aan te pakken werkte een gespecialiseerde redacteur van Tappan een aantal weken op locatie in Den Bosch, op het provinciehuis. Zo kon hij direct contact hebben met de betrokken specialisten. Mede op basis van hun input bracht de Tappan-redacteur de teksten up-to-date en maakte hij ze prettiger leesbaar. Hij adviseerde over de structuur en selecteerde interessante links, leuke filmpjes, mooie illustraties en verwijzingen naar relevante documenten. Dit alles in nauwe samenspraak met de coördinerend webredacteur ecologie.

Resultaat

De werkzaamheden van de Tappan-redacteur leidden tot een overzichtelijker en toegankelijker webdossier, dat goed laat zien wat de provincie bijdraagt aan de natuur en het landschap in Brabant. Burgers en bedrijven vinden er informatie over beleid, wet- en regelgeving, subsidies en vergunningen. Natuurliefhebbers en andere geïnteresseerden kunnen er terecht voor achtergrondinformatie over natuur, landschap en biodiversiteit in de provincie Noord-Brabant of bijvoorbeeld voor het aanvragen van een subsidie.

Innovatief

Werkzaamheden van de provincie Gelderland zouden in de zomer van 2011 ruim twee maanden lang flinke overlast veroorzaken op de belangrijkste verkeersader tussen Arnhem en Nijmegen: de A325-N325. Om de weggebruiker snel van de meest actuele informatie te voorzien, zetten Tappan en de provincie het sociale medium Twitter in als innovatief onderdeel van de communicatie. Daarbij presenteerde Tappan het gebruik van Twitter uitdrukkelijk niet als doel op zich, maar als integraal onderdeel van een crossmediale aanpak.

Crossmediale aanpak

Belangrijke stakeholders uit de omgeving, zoals het Gelredome en de Kamer van Koophandel, werden al driekwart jaar van te voren ingelicht over de geplande werkzaamheden. Dit gebeurde met bijeenkomsten en grootschalige advertenties. Tijdens de uitvoering werd vooral actuele informatie gegeven via Twitter en een interactieve projectwebsite. Via bouwborden, advertenties en persberichten werd bekendheid gegeven aan het twitteraccount en de projectwebsite.

Webcare

Tappan heeft Gelderland ondersteund bij het opzetten van deze crossmediale aanpak en een groot deel van de webcare en het daadwerkelijke twitteren ook zelf uitgevoerd. 7 dagen per week werden alle binnenkomende vragen binnen één uur beantwoord. Een webcareteam stond ook 's avonds en in de weekenden paraat om nieuwtjes te tweeten en op vragen te reageren. Weggebruikers gebruikten het twitteraccount op verschillende manieren: om praktische informatie over wegomleidingen op te vragen, stoom af te blazen of tips te geven. Zo ontstond er een prettige dialoog tussen provincie en de weggebruiker.

Resultaat

In iets meer dan twee maanden trok het provinciale twitteraccount ruim zevenhonderd volgers die onze berichten ontvingen. Belangrijke nieuwtjes werden veel door volgers verspreid (geretweet), met als gevolg een exponentieel groeiend bereik. Opvallend waren ook de vele complimenten die weggebruikers gaven voor de snelle en interactieve informatievoorziening. Tweets en persberichten werden bijna standaard overgenomen door de belangrijkste media in de regio. In de tweets werd een verwijzing (short url) naar de projectwebsite opgenomen. De projectwebsite werd in twee maanden meer dan 50.000 keer bezocht.

Evaluatie

Na afloop van het werkzaamheden heeft Tappan een evaluatie uitgevoerd voor de provincie: zowel over de effectiviteit van de communicatie-inzet als over de organisatie van de communicatie. Tappan heeft een kwantitatieve analyse gedaan van Twitter en de website, interviews afgenomen met twitterende weggebruikers en alle leden van het projectteam gesproken. Zowel het projectteam als de weggebruikers toonden zich bijzonder tevreden met het resultaat en de samenwerking gedurende het project. Twitter bleek bij uitstek geschikt om weggebruikers te informeren over wijzigingen in de planning, over calamiteiten of over omleidingsroutes. Daarnaast leverde snel en adequaat reageren veel goodwill op. Bij een ingrijpend onderhoudsproject is dat grote winst.

Inhoud

De nieuwsbrief houdt de betrokken gemeenten in Brabant periodiek op de hoogte van het proces, de planning en belangrijke mijlpalen in het project. Tot nu toe zijn vier nieuwsbrieven verschenen. In de nieuwsbrief leggen we uit wat het project inhoudt, laten we zien hoe de synchronisatie van de digitale gegevens werkt en informeren we over de voortgang. Dit doen we door voorlopige resultaten te presenteren, bijvoorbeeld van de pilot in de gemeente Gilze en Rijen, en door experts aan het woord te laten, zoals een auditor van Arcadis die het hele synchronisatieproces controleert.

Achtergrond

De provincie wil de gegevens over de bodem in Brabant op een eenduidige manier digitaal vastleggen. Zo beschikken alle betrokken overheden over de complete, juiste en actuele gegevens. Vragen van burgers of bedrijven zijn dan veel eenvoudiger en sneller te beantwoorden. Dat scheelt tijd en geld.

Keuzes voor wonen, werken en bereikbaarheid

In Brainport Oost maakt de provincie strategische keuzes voor wonen, werken en bereikbaarheid. Deze keuzes zijn verwerkt in de Structuurvisie ruimtelijke ordening deel D Brainport Oost die inmiddels door Gedeputeerde Staten is vastgesteld. In de visie is voor de tracézone gekozen voor de Noordoostcorridor, namelijk het Wihelmina-alternatief (oost-westverbinding) met opwaardering van de N279. Ook is de keuze gemaakt voor de ontwikkeling van werklocaties in het oostelijk deel van de regio Helmond, namelijk Varenschut, BZOB-bos en Bemmer IV. In drie deelprojecten wordt nu verder gewerkt:

• Noordoostcorridor N279-Midden
• Noordoostcorridor N279-Zuid
• Noordoostcorridor OW-Verbinding.

Communicatiever team

Tappan Communicatie adviseert en ondersteunt de provincie Noord-Brabant en zorgt dat communicatie op de juiste manier voor dit project wordt meegenomen in het proces. Geen dikke rapporten maar zorgen dat het projectteam zelf communicatiever wordt. Het project kent veel belanghebbenden met allemaal andere en soms tegenstrijdige belangen. Zij moeten niet alleen geïnformeerd worden maar ook meegenomen in het proces. Participatie is dus een belangrijk onderdeel in het project. Tappan Communicatie ondersteunde de provincie onder andere bij de organisatie van werkateliers en inspraakprocedures.

Kernboodschap

Met behulp van de factor C methode wordt gezamenlijk een kernboodschap voor de deelprojecten gemaakt. Groot hulpmiddel daarbij zijn de actorenanalyses die vertaald zijn in geografische kaarten; een unieke werkwijze die door de provincie nog niet eerder is gehanteerd.

• Behouden bestuurlijk draagvlak
• Behouden maatschappelijk draagvlak
• Behouden imago provincie
• Balans tussen proces en project.

Tappan zorgt voor het uitdragen van het succesverhaal N69 via o.a. storytelling.

Totaaloplossing

De aanleg van een nieuwe weg heeft grote invloed op de omgeving. De provincie en haar partners maken van de mogelijkheid gebruik om tegelijk bij de aanleg de ruimtelijke kwaliteit in het omliggende landschap te versterken. Daarmee wordt de opgave van de N69 een integrale opgave, onlosmakelijk verbonden met haar omgeving. Werken aan de Grenscorridor N69 is werken aan een totaaloplossing. Niet alleen een verkeerskundige oplossing, maar ook één die oog heeft voor bewoners en bedrijven, landbouw, natuur, water en recreatie.

Gebiedsakkoord Grenscorridor N69

Met 'Westparallel Plus' is er een integrale oplossing voor de gehele regio. Al decennia lang speelt in deze regio de leefbaarheid- en bereikbaarheidsproblematiek vanwege de grote toename van het aantal (vracht)auto's dat dagelijks door het gebied rijdt. De 25 samenwerkende partijen van het bestuurlijk overleg Grenscorridor N69 hebben na drie jaar intensief overleg via een Brede Belangen Benadering een totaaloplossing opgetekend in het Gebiedsakkoord, Grenscorridor N69 Westparallel Plus. Dit Gebiedsakkoord is op 27 juni 2012 ondertekend, beschrijft het voorkeursalternatief en geeft aan hoe de partners dit gaan realiseren.

Participatie

De grenscorridor N69 is een van de gebiedsopgaven die valt onder het Bereikbaarheidsprogramma Zuidoostvleugel BrabantStad ofwel Brainportregio. Het project kent veel belanghebbenden met allemaal andere en soms tegenstrijdige belangen. Zij moeten niet alleen geïnformeerd worden maar ook meegenomen in het proces. Participatie is dus een belangrijk onderdeel in het project. Tappan Communicatie ondersteunt de provincie Noord-Brabant onder andere bij de organisatie van informatieavonden en inspraakprocedures.

Workshop identiteit en communicatie

ROV Zuid-Holland werkt in een complexe, veranderende omgeving met uiteenlopende stakeholdersbelangen. In de loop der jaren zijn er allerlei campagnes en andere communicatieactiviteiten ontstaan. De organisatie stelde in 2011 een communicatiestrategie vast om doelgerichter te kunnen communiceren, in lijn met de missie van de organisatie. Tappan Communicatie hielp directie en medewerkers tijdens een retraite in mei 2011 om grip te krijgen op de complexe communicatiematerie. Creatieve werkvormen gebaseerd op beeld en associaties zorgden ervoor dat de deelnemers snel tot de kern van de vraagstukken en antwoorden kwamen. De beleidsmedewerker van ROV rondde vervolgens zelf op basis van deze input het strategisch communicatieplan af.

Infodagen 8 en 21 juni 2011

De infodagen waren bedoeld voor ambtenaren verkeersveiligheid in de provincie Zuid-Holland en andere personen uit het netwerk, zoals medewerkers van VVN, de politie, gemeentebestuurders en verkeersleerkrachten. Het overkoepelende thema van de infodagen 2011 was 'innovatie'. Tappan hielp ROV Zuid-Holland met creatieve ideeën en advies om ook de dag zelf innovatief te maken. Daarnaast waren de infodagen het startpunt voor het ROV-ZH om zelf ook innovatiever en interactiever te communiceren. De uitnodiging werd verstuurd in een nieuw format voor een digitale nieuwsbrief en bracht de (online) interactie met het netwerk meteen op gang. Bezoekers werden gevraagd naar hun sociale media-profielen en input voor het programma. Tijdens de infodagen konden bezoekers en geïnteresseerden van buitenaf mee twitteren met een speciale hashtag. Na afloop werden ze uitgenodigd voor de nieuw opgerichte discussiegroep op LinkedIn van het ROV-ZH. Dankzij deze opzet van de nieuwe media-aanpak komt het initiatief voor kennisuitwisseling meteen meer bij het netwerk zelf te liggen.

Van analyse naar strategie

Bij de humane spoedlocaties zijn veel partijen betrokken: de provincie, gemeenten, regionale milieudiensten, eventuele omwonenden en uiteraard de eigenaren. Wie zijn per locatie de betrokkenen en dus de communicatiedoelgroepen? Hoe gaan we hen bereiken en met welke boodschap en middeleninzet? We stelden voor de doelgroepen in te delen op basis van drie vragen:

• Is de informatiebehoefte van de betrokkene hoog of laag?
• Is er sprake van oud zeer?
• Zijn de gevolgen voor de betrokkene groot of klein?

Op basis daarvan konden we per locatie bepalen wat de optimale communicatieaanpak was.

Website centraal

Om alle betrokkenen te bereiken maakten we gebruik van verscheidene middelen. Via een brief of een gesprek werden eigenaren van de locaties geïnformeerd. Heldere communicatie stond voorop. Alle informatie was verzameld op de projectwebsite met interactieve kaart, achtergrondinformatie over het project en gedetailleerde informatie over de verontreinigde locaties. De interactieve kaart toonde alle locaties die onder de verantwoordelijkheid van de provincie Zuid-Holland vallen.

Heldere factsheets

Tappan Communicatie maakte heldere factsheets van iedere locatie, die laten zien waar de verontreiniging zich bevindt, waar die vandaan komt, wat de gevolgen zijn voor bewoners en gebruikers en wat voor vervolgacties worden ondernomen. Op die manier maakten we de beschikbare technische informatie toegankelijk voor het publiek.

Overige communicatiemiddelen

Verder schreven we brieven aan gemeentebesturen, eigenaren en andere betrokkenen. We maakten Q&A's voor de woordvoerder van Gedeputeerde Staten. We hielden de media (inclusief social media) dagelijks in de gaten. Het projectteam adviseerden we over het voeren van gesprekken met de eigenaren.

Public Relations

De provincie is trots op Ranking the Roads. Ook andere wegbeheerders zoals gemeenten en andere provincies zouden met Ranking the Roads aan de slag kunnen. De strategie die Tappan ontwikkelde, berust op twee pijlers:

• een olievlekwerking van binnen uit om draagvlak te creëren binnen de provincie Zuid-Holland. Tappan adviseerde de provincie om gebruik te maken van bestaande contactmomenten zoals het bureauhoofdenoverleg of de eindejaarspresentatie;
• een Public Relations-spoor om partners en andere wegbeheerders te interesseren voor Ranking the Roads. Bijvoorbeeld tijdens het jaarlijkse IPO-congres (Interprovinciaal Overleg) of door publicaties in vakbladen.

Communicatiever project

Het uiteindelijke doel van de opdracht was om het project Ranking the Roads communicatiever te maken. Om goed aan te sluiten bij de verschillende doelgroepen verdiepte Tappan zich in de wereld van de verkeersveiligheid. Onze communicatieadviseurs namen een aantal diepte-interviews af bij inhoudsdeskundigen van de ANWB, de Stichting Wetenschappelijk Onderzoek Verkeersveiligheid (SWOV) en het Regionaal Ondersteuningsbureau Verkeersveiligheid (ROV). Daarnaast organiseerden de Tappan-adviseurs een workshop waarin ze samen met een aantal experts bij de provincie Zuid-Holland de basis legden voor het communicatieplan Ranking the Roads.

Uitvoering

De provincie voert de communicatiestrategie zelf uit. Tappan ontwikkelde nog wel een factsheet (PDF, 1.5 MB) met daarin alle basisinformatie over Ranking the Roads. De provincie deelde de factsheet uit tijdens de Infratech 2011, een tweejaarlijkse beurs voor alle partijen uit de wereld van de infrastructuur. Ook schreef Tappan een artikel over Ranking the Roads (PDF, 562 kB) voor het vakblad Verkeer in beeld.