TheZign's shared items in Google Reader

Trunk Spotlight: ifttt to Connect Evernote with Other Services You Use

2011-12-30T18:26:58Z

App/developer name: ifttt
Platform: Web
Price: Free
Type: Task management

Imagine if the Internet was like a Rube Goldberg machine; an event in one place caused a planned cascade of actions. Well, now there’s a way to make that a reality. A service called IFTTT (if this, then that), allows you to devise a simple automated flow that starts whenever a certain action occurs. The setup is easy, the possibilities are endless and it can make Evernote even more useful for you.

Create Tasks and Recipes with ifttt

Ifttt connects two services of your choice to create an automated flow called a recipe. Recipes consist of Triggers and resulting Actions. You can create your own recipe or use those created by other ifttt users. There’s a near-infinite number of ways to use ifttt. Here are some great Evernote-related recipes.

Using ifttt with Evernote

To get started, create an ifttt account. Next, decide what your first task will be (a world of possibilities!). In these recipes, a Trigger in Craigslist, Twitter, Gmail, Foursquare, and others will create a new note in your Evernote account.

Here are some of the ways you can use ifttt with Evernote:

Keep track of searches in Craigslist. Have every new posting that matches your search parameters sent to your Evernote account. [recipe]
Create a new note in Evernote for every Starred item in Gmail. Don’t miss important emails; send them straight to your Evernote account for followup or reference. [recipe]
Create a new note in Evernote every time you Star an article in Google Reader. Remember articles and blog posts from your Google Reader and access them from any device where you have Evernote installed. [recipe]
Save your Instagram photos to Evernote. Are you an avid Instagrammer? Use Instagram to create and share your beautiful photos, then ifttt will save a copy of the photo to your Evernote account for easy access. [recipe]
Archive your Tumblr posts in Evernote. Enable Tumblr to send new posts straight into Evernote to create a searchable archive of everything you publish. [recipe]
Send your Flickr photos to Evernote. Send all newly-published, public photos straight to your Evernote account. [recipe]
Create an archive of your Foursquare checkins in Evernote. Keep track of your activities about town to remember places you’ve recently visited and might want to return to. [recipe]
Send your favorited Tweets to a Favorite Tweets notebook. Anytime you favorite a tweet, automatically send it to an Evernote notebook where you’ll be able to keep track of your most valuable tweets. [recipe]

We see infinite possibilities for automating tasks with ifttt to make Evernote even more useful. Have you already created some recipes in ifttt that you’d like to share?

The 100 Best Lifehacks of 2011: The Year in Review

2011-12-28T20:33:49Z

Another year is coming to a close this weekend, and it’s been a banner one here at Lifehack.

As you’ll see below, one of our most popular posts of 2011 was our 100 Best Lifehacks of 2010 article, which flows nicely into this post which will outline the 100 Best Lifehack of 2011. Unlike last year’s list, there’s a few changes we put into place before delivering this list to our readers.

First off, the overall top 10 posts are determined by overall traffic during the past year, as well as engagement on social networks. The articles come from a wide variety of our website’s categories, whereas the remaining 90 articles are divided up into the primary categories that we write about at Lifehack: Communication, Lifestyle, Management, Money, Productivity and Technology.

Those 90 posts were decided on based on visits to each article, social media interaction, comments and then were finally curated by the Lifehack editorial team. Each category has 15 articles that made the cut for this year’s list as well.

You’ve got a lot of reading to do here, os let’s get started…

Communication

Lifestyle

Management

Money

Productivity

Technology

Thanks to all of the Lifehack contributors, without whom this list would not have been possible. And thanks to you, our Lifehack readers. We hope that the articles that we offered up in 2011 — both those that made this list and those that did not — have helped you make waves in 2011. We’ve got more in store for you in the coming year, and we hope you’ll stick with us for the ride.

(Photo credit: 2011 on the beach of sunrise via Shutterstock)

Mike Vardy is a writer, speaker, and "productivityist". You can follow him on Twitter, listen to him regularly on his podcast, ProductiVardy, and read more from him at MikeVardy.com and at Vardy.me.

Verzekeraars dwingen artsen tot deelname aan EPD

2011-12-19T13:56:00Z

De huisartsen worden door de zorgverzekeraars gedwongen om mee te doen aan het private EPD. In de contracten voor 2012 is aansluiting op de infrastructuur van het EPD als voorwaarde opgenomen.

De resultaten van de Week van Het Nieuwe Werken

2011-12-19T11:15:45Z

In de tweede week van november vond voor de tweede keer De Week van Het Nieuwe Werken plaats, waarbij Het Nieuwe Werken in het land werd geprofileerd. Het Nieuwe Werken Blog evalueerde de week met Jeroen van de Koppel van organisator Natuur & Milieu.

Wat waren de resultaten van de campagne?

‘De campagne was erg succesvol. We hebben maar liefst tien miljoen mensen bereikt en de bekendheid van Het Nieuwe Werken is wederom gestegen. Medio 2010 wist nog maar 13 procent van de werknemers wat HNW inhoudt. Dankzij de campagnes van 2010 en 2011 is dat gestegen naar 41 procent. Een geweldige prestatie, omdat het vergroten van de bekendheid de eerste stap is om de invoering van Het Nieuwe Werken in Nederland te versnellen.’

Wat heb je van deze Week van Het Nieuwe Werken geleerd?

‘Dat Het Nieuwe Werken niet meer weg te denken is uit Nederland. De Week van Het Nieuwe Werken is nu al een begrip geworden. Begin november had bijna iedereen het erover: bij de bakker, op het werk, thuis, maar ook op radio, tv en in de krant kon je niet om de campagne heen. Uit het onderzoek dat we hebben laten uitvoeren blijkt dat een op de drie werknemers het tijdens de campagne over HNW heeft gehad, vooral met collega’s.’

Doelgroepen van de campagne waren managers en werknemers, zijn die beide bereikt?

‘Absoluut. Dat kan ook niet anders, met deze aantallen. We hebben bewust gekozen voor activiteiten en media die beide doelgroepen bereiken, dus via bijvoorbeeld de social media, onze site en media als De Telegraaf, Radio 538 en SBS. En de beslissers heel gericht via het Open Huis, de workshops en trainingen en vier live-uitzending van BNR in het Hoofdkwartier in Utrecht. En niet te vergeten alle activiteiten van de campagnepartners op tientallen plekken in het land.’

Waren er (opvallende) verschillen ten opzichte van de campagne van 2010?

‘Voor ons was het dit jaar heel belangrijk te benadrukken dat HNW voor iedereen mogelijk is. Ook als je in de fabriek, op school of op de vuilniswagen werkt. Natuurlijk is thuiswerken een belangrijk voordeel voor veel mensen, maar ook mensen die gebonden zijn aan een vaste werkplek kunnen meer regie voeren over hun werktijden. De slogan Baas over eigen Baan is juist ook op deze doelgroep gericht.’

Volgens critici zou de campagne alleen gaan over file mijden en thuiswerken. Wat vind je daarvan?‘

‘Dat herken ik niet op basis van wat we gedaan hebben: workshops en symposia over zelfroosteren, Bring Your Own Device, cultuurveranderingen, en diepgaande radio-interviews bij BNR over deze zaken. Campagneslogans die juist níét gaan over thuiswerken. Wij hebben ons gericht op alle aspecten van Het Nieuwe werken. Tegelijkertijd moeten we niet vergeten dat thuiswerken en file mijden door werknemers het meest gezien worden als oplossingen.’

Wat was in jouw optiek het grootste succes van deze week?

‘We zijn er in geslaagd om in ruim een jaar tijd Het Nieuwe Werken door te laten breken in Nederland. Halverwege vorig jaar nog wisten negen van de tien mensen niet eens wat HNW is! En nu staat het op de kaart en zijn veel mensen zich bewust geworden van de voordelen van Het Nieuwe Werken. Daarmee zijn we er als campagne in geslaagd daadwerkelijke veranderingen in gang te zetten. En daar gaat het om. Het Nieuwe Werken is immers goed voor People, Planet en Profit.’

Wat zijn de verbeterpunten voor de volgende campagne?

‘Ondanks dat we heel tevreden zijn met het resultaat, willen we volgend jaar nog meer bedrijven rechtstreeks helpen om veranderingen door te voeren. Meer maatwerk bieden. Daarvoor zijn we nog iedere dag op zoek naar nieuwe partners die dat met ons willen doen. Tevens is er nog een wereld te winnen bij werknemers: ook bij de niet-kenniswerkers willen we de bekendheid van HNW verder vergroten. Genoeg werk aan de winkel dus.’

Wat zijn de plannen voor 2012?

‘Op 22 maart 2012 organiseren we Het Nieuwe werken doe je zó – de bedrijvendag voor het mkb. Ieder bedrijf dat meedoet, gaat die dag naar huis met een op maat gesneden plan van aanpak om HNW in te voeren in zijn bedrijf. Net waar de behoefte het grootst is. Geïnteresseerde bedrijven kunnen zich nu al aanmelden voor de dag via onze website. En we gaan natuurlijk alles op alles zetten om volgend jaar weer een campagne te voeren.’

De Social Media Top 50: Meest besproken schrijvers

2011-12-19T09:00:21Z

De Social Media Top 50 is een lijst met de meest ‘trending’ auteurs op social media. Marc Rouffaer van Call for Action vertelt over deze dynamische lijst. Lees meer

The dark side of social media 2012

2011-12-19T15:30:03Z

In februari van 2011 lanceerden we ons allereerste trendrapport “We The Web“, een rapport over de toekomst van het web, over hoe data het mogelijk maken om de toekomst te voorspellen en ons gedrag te veranderen en te sturen. Er is een nieuw trendrapport in de maak, over de actuele keerzijden van social media. Vlak voor de start van het nieuwe jaar geven wij je hier alvast een eerste overzicht. Lees meer

Is Mindmapping een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken? (Deel 2)

2011-12-16T08:30:23Z

Dit is deel twee in de zoektocht hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel één heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmappen daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken of lifehacking zou moeten zijn. In dit en het volgende deel ga ik een aantal toepassingsgebieden af om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. In het volgende deel zal ik een uitspraak doen of mindmappen een pijler van HNW zou moeten zijn.

Verbetert Mindmappen je presentatievaardigheden?

Een belangrijk onderdeel van het werk van de kenniswerker is kennis te delen. Dit gebeurt onder andere door het geven van presentaties. Uit een onderzoek van Mento et al (1999) over de applicaties van mindmapping in hogere managementopleidingen werd duidelijk dat een aantal deelnemers van het onderzoek overtuigende presentaties gaf met behulp van slechts een overheadprojectorsheet van hun mindmap. Ze konden het gepresenteerde materiaal effectief hanteren, omdat de informatie was genoteerd en opgeslagen op een geïntegreerde holistische manier in plaats van op lineaire wijze. Deelnemers konden de kennis beter internaliseren omdat het hun eigen (visuele) weergave was.

Zelf heb ik zowel ervaring met het presenteren vanuit één enkele ‘statische mindmap’, zoals hierboven omschreven, als met het opbouwen in stappen van een presentatie aan de hand van een ‘klikbare elektronische mindmap’. In de eerste aanpak merk ik dat het makkelijk is om een lange ingewikkelde presentatie te onthouden als ik de mindmap vooraf zelf heb gemaakt. Zo kreeg ik pas geleden een blue screen of death midden in mijn keynote speech voor een volle zaal. Dit was voor eerst dat ik letterlijk zonder visuele ondersteuning kwam te staan. Gelukkig kon ik verhaal vervolgen ‘uit het blote hoofd’ en bleek ik nadat mijn laptop opnieuw was opgestart precies op de verhaallijn te zitten.

In de praktijk merk ik dan ook dat de tweede aanpak voor mij het best werkt: samen met het publiek de mindmap per tak afgaan. Zeker als je dit met modernere (opkomende) presentatiemethoden vergelijkt, zoals ik vorige week deed met mijn Crowdsourcing Pecha Kucha-presentatie of dit Prezi-voorbeeld. Als je een elektronische mindmap namelijk eerst in zijn geheel toont om daarna je publiek per tak van de mindmap stap voor stap door de informatie heen kunt loodsen, krijg je meer vragen, enthousiaste reacties en kun je makkelijker een verslag nasturen met de vragen van je publiek daarin opgenomen.

Zeker als je weer bij het gehele plaatje en je eindconclusie eindigt. Een beter resultaat bereik je, in mijn ervaring, als je anderen de mogelijkheid biedt om tijdens je presentatie de elektronische mindmap aan te vullen. Dan wordt het vormen van nieuwe kennis een groepsproces. Dat kan ook online. Zie bijvoorbeeld dit boekuittreksel van Daniel Pink (A Whole New Mind) met dialoogsysteem.

Bevordert Mindmappen de groepssamenwerking?

Mindmappen is een goede techniek om samen met anderen plannen te ontwikkelen, kennis over te dragen en projecten te implementeren. Mijn ervaring in projecten is dat het samen mindmappen of ook wel ‘livemindmappen‘ genoemd je in staat stelt op een dynamische en creatieve wijze gebruik te maken van de inbreng van alle leden. Alle ideeën en uitspraken kunnen worden opgeslagen op de juiste plek in de mindmap en kunnen op één tijdstip openlijk besproken worden – ook online door gebruik te maken van mindmapping tools in de cloud. Doordat iedereen ‘gehoord’ en ‘gezien’ wordt, ontstaat draagvlak. De mindmap representeert op een hiërarchische gestructureerde ‘uitwaaierende’ wijze de gedachtestappen die tijdens projectbesprekingen en groepsbrainstorms aan de orde zijn gekomen. Dit kan ook in een langduriger proces met meerdere mindmapping-bijeenkomsten. Zie dit voorbeeld van een spreekbeurt van Martijn Aslander.

Onderzoek van Zampetakis et al (2007) gaf aan dat studenten de voorkeur gaven aan in teams werken met mindmaps. De mindmaps maakten mogelijk dat zij een synergistische interactie konden ontwikkelen, collectieve kennis konden verzamelen en konden werken met een group minded attitude, ofwel: handelend vanuit een ‘gezamenlijk mentaal model’. De stroming van communicatie tussen de leden van de groep heeft volgens Zampetakis et al bijgedragen aan het creatieve proces.

Stimuleert Mindmapping je creativiteit?

Het maken van mindmaps stimuleert volgens mijn cursisten de creativiteit en het genereren van nieuwe ideeën niet alleen tijdens het eigen denkproces, maar ook in brainstormsessies met grotere groepen. De ruimtelijke presentatie helpt een beter overzicht te verkrijgen en maakt het leggen van nieuwe verbindingen gemakkelijker en zichtbaarder. Je kunt op één enkel A4tje een groot aantal ideeën, gedachten, en verbindingen in de mindmap maken.

Toen mindmapping werd ingezet tijdens een brainstorm om de belangrijkste ‘curriculum gerelateerde kwesties’ van een opleiding te identificeren, werd tijdens het bestuderen van de uitkomsten duidelijk dat zowel de kwantiteit als kwaliteit van de gegenereerde onderwerpen was verbeterd. Deelnemers rapporteerden achteraf dat de brainstorm ertoe had geleid dat ze alle zorgpunten als geheel maar ook als losstaand in verband met elkaar hadden kunnen zien in een sfeer die ze hadden ervaren als open, participatief en uitnodigend. Het gebruik van mindmapping-software had de deelnemers ook de gelegenheid geboden te reflecteren, veranderingen voor te stellen en op associaties te komen (Paykoc et al, 2004).

Kapstok

Als uitgangspunt en kapstok heb ik voor deze post de activiteiten van de kenniswerker gebruikt. Vrij vertaald naar de indeling van Peter Drucker. Zie de mindmap aan de bovenkant van deze blogpost. De genoemde onderzoeken onderbouwen mijn persoonlijke ervaring (en die van mijn cursisten) dat mindmappen een positieve bijdrage levert aan activiteiten als samenwerken, schrijven, brainstormen, presenteren, organiseren en het vergroten van de creativiteit. In het laatste deel kijk ik verder naar activiteiten zoals hoe mindmapping je leervermogen en kritisch denken kan vergroten en trek ik tevens aan het einde van het derde deel mijn conclusie.

Ik ben benieuwd naar je reactie op dit en het vorige deel! Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1)

Most Popular Mac Downloads and Posts of 2011 [Best Of Lifehacker 2011]

2011-12-15T02:00:00Z

2011 brought a new version of Mac OS X and plenty of great Mac-oriented content. Here's a look at our most popular Mac downloads and posts this year. More »

Why Your Schedule Should Have a Weekly Appointment Dedicated to "Thinking Time" [Productivity]

2011-12-15T21:00:00Z

Jacob Gorban is an independent software developer who like many of us, lives with a work culture in which taking time to think feels like a luxury rather than necessity. In this post, Gorban argues for "Thinking Time" and suggests how you might include it in your work week, regardless of the kind of work you do. More »

Je inbox leeg in 15 seconden

2011-12-14T08:30:14Z

Zonder uren uitzoekwerk en zonder ook maar één berichtje weg te gooien kan ook jij binnen 15 seconden je inbox schonen. Zo kun je lekker opgeruimd 2012 in…

De meeste mensen die ik ondersteun in het slimmer werken met Outlook, zodat het programma vóór je gaat weken en niet tegen je, laten al hun emails in hun inbox staan. Het record aantal mails staat tot nu toe op ruim 12.000. Maar ook al vanaf twintig emailtjes in je inbox kun je jezelf niet meer wijs maken dat je grip en overzicht hebt op de status van deze email. Want, moet je er zelf nog iets mee, wacht je op een reactie van iemand anders, wil je het stuk als naslag bewaren of kan het eigenlijk gewoon weg?

Weer structuur brengen in je mailbox lijkt een geweldige klus, maar dat valt best mee. Helemaal als je je realiseert dat je hierna meer overzicht hebt over en minder stress hebt om je Outlook. Want vergeet niet, je emailprogramma is vaak ‘maar’ een hulpmiddel om je werkzaamheden uit te kunnen voeren, geen taak op zich!

Doe het in zes stappen
1. Ga naar je e-mail.
2. Maak een map aan die je ‘Ongesorteerd archief 2011’ noemt.
3. Bepaal een termijn waarvan je zeker weet dat je de email die ouder al door je is afgehandeld. Bijvoorbeeld; ‘alle mail die ouder is dan één maand, daarvan weet ik zeker dat ik die heb afgehandeld. Over alles tot en met vier weken weet ik niet zeker.’
4. Verplaats nu alle mail die ouder is dan, in dit geval, één maand naar de map ‘Ongesorteerd archief 2011’. Zo, die email ben je kwijt en hier hoef je nooit meer naar te kijken. Maar, mocht je het toch nog eens nodig hebben dan heb je het in ieder geval niet weg gegooid.
5. Er blijft nu nog een restje email over in je inbox. Als je vanaf nu iedere dag de tien onderste emails archiveert volgens onderstaande periode, dan ruim je ook het laatste restje op:

Archief stukken – Maak een map ‘Archief 2012’ aan en: plaats hierin alle email die je zeker weten wilt bewaren als naslag.
Nog af te handelen werkzaamheden – plaats in je takenlijst of agenda alle email die je nog af wilt handelen. Geef aan op welke datum je hiermee aan de slag wilt, stel je herinnering in en Outlook geeft je op het gewenste moment een berichtje. Hoef je zelf niets meer te onthouden.
Emailtjes waarop jij nog op een reactie van een ander verwacht – dezelfde instructies als ‘nog af te handelen werkzaamheden’. Maak er ook hier en taak/agendapunt van, zodat je grip houdt over acties die je bij anderen hebt uitgezet.
Afgehandeld en niet meer nodig – Weggooien! En vergeet niet om je map verwijderde items (automatisch) te legen; scheelt weer een hoop geheugen.

6. Email die vanaf nu binnenkomt na het lezen direct volgens stap 5 afhandelen. Zo voorkom je dat je mailbox binnen no-time weer gaat vollopen.

Laat even weten hoe het voelt om van die honderden (misschien wel duizenden) emails in je inbox af te zijn!

Toegangsrechten op Google Docs – hoe werk je slim samen?

2011-12-15T08:30:16Z

Op Twitter komen regelmatig vragen voorbij over het delen van Google Docs met anderen. Wel of geen leesrechten, wel of geen Gmail/Google account en wel of niet publiek toegankelijk? Eerlijk gezegd zie ik ook niet altijd door de bomen het bos.

Er staat veel en duidelijke uitleg in de Help functie, zie bijvoorbeeld Uw document delen met bepaalde personen en Over delen in Google Documenten. Hiermee heb je een behoorlijk dekkend overzicht voor de meest voorkomende situaties. De meesten van jullie zullen geen zin hebben in 10 minuten leeswerk. Vandaar deze korte uitleg met doorverwijzingen waar ik ook toekomstige vragenstellers heel eenvoudig naar door kan verwijzen

Dit is geen uitputtend overzicht, wel dekt het de meeste situaties – zie het als de management summary Geef aanvullingen en verbeteringen door via mail of hieronder in de comments. Dan kan dit overzicht ook in de toekomst kloppend blijven.

Er zijn 3 zogenaamde zichtbaarheidsopties die je instelt via het scherm Delen (zie plaatje). Afhankelijk van je doel kies je 1 van deze drie opties.

‘Privé’ Een al dan niet vertrouwelijk document delen met 1 of meer personen – Wel dient iemand in dit geval een account bij Google te hebben (of een Gmail account, maar een Google account volstaat al
‘Iedereen met de link’ Een willekeurig document delen met 1 of meer personen. Gaat het niet om vertrouwelijke gegevens dan is dit de beste optie. Voordeel: geen account bij Google nodig. Mogelijk nadeel: iedereen die de link bemachtigt heeft toegang (schrijfrechten als je die op het document hebt gezet)
‘Openbaar op het web’ Dit is voor document die je deelt met de hele wereld: een aankondiging van een voorstelling, een nieuwsbericht, etc. Natuurlijk geef je alleen schrijfrechten wanneer je anderen bij het creëren van de inhoud wilt betrekken (je begrijpt dat hier een risico aan kleeft). Deze documenten worden door Google geïndexeerd. Ze kunnen dus ook via zoekopdrachten gevonden worden

De veel gestelde vraag of je iemand zonder Gmail account toegang kunt geven op Google Docs heeft dus meerdere antwoorden:

er is niet per se een Gmail account nodig, een Google account volstaat. Voor privé documenten is één van die accounts wel een vereiste. Google heeft nou eenmaal een methode nodig jouw identiteit te verifiëren. Door een account te laten aanmaken op het externe e-mailadres waarop je uitgenodigd bent wordt dit bereikt
documenten delen met mensen die niets met Google te maken (willen) hebben: kan prima, wel zul je het document moeten instellen op ‘iedereen met de link’. Vertrouwelijke gegevens kun je dus beter niet delen met deze groep mensen

Let even op bij het uitnodigen van mensen zonder Gmail of Google account: je kunt wel hun e-mailadres invullen in het scherm Delen, en ze krijgen zelfs een uitnodiging. Toegang op het document hebben ze echter niet zonder meer. Pas wanneer zij een Google account aanmaken krijgen ze toegang – zoals eerder hierboven al gezegd juist vanwege de verificatie. Wel is het jammer dat hier geen uitleg over gegeven wordt tijdens het instellen van de deelopties.

Tot zover, ik hou het kort, zoals gezegd. Laat je weten wanneer er fouten in dit artikel zitten, of wanneer je aanvullingen hebt? Voor de details lees je verder in de bovenaan genoemde 2 Google Helpdocumenten. Succes!

EPD maakt doorstart buiten overheid om

2011-12-08T17:09:10Z

Er komt toch een Elektronisch Patiëntendossier, maar de overheid wordt hier niet bij betrokken. Dat hebben huisartsen, ziekenhuizen en apothekers aan de Tweede Kamer laten weten. De gegevensuitwisseling gebeurt op basis van toestemming.

Falende ict grootste ergernis op werkvloer

2011-12-09T11:41:00Z

Op werkvloeren en kantoren in Nederland ergeren de werknemers zich het meest aan haperingen in het bedrijfsnetwerk. Maar ook ellebogenwerk en een...

Weg met de duistere kant van Het Nieuwe Werken, een onderzoek

2011-12-08T08:24:29Z

Veel onderzoek richt zich op de positieve consequenties van Het Nieuwe Werken, zoals meer vrijheid en een betere werkprivé-balans, maar HNW kent ook knelpunten. Inzicht hierin biedt kansen om de duistere kant ervan aan te pakken, zodat Het Nieuwe Werken nog beter kan worden afgestemd op de wensen van werkgever en werknemer.

Het Nieuwe Werken gaat gepaard met vrijheid voor de werknemer, waardoor deze ervoor kan kiezen om minder frequent in de spits en dus in de file te reizen. Positief voor de werknemer, maar ook voor diens organisatie en de maatschappij. Deze positieve impact van HNW op mobiliteit is nog niet eerder onderzocht en een van de aspecten die centraal staat in het onderzoek dat ik uitvoerde in opdracht van TNO, expertisegroep Smart Mobility Delft, in het kader van mijn afstudeerproject aan de Radboud Universiteit Nijmegen. Een verslag van de resultaten.

Positieve impact op mobiliteit

De duistere kant van Het Nieuwe Werken zou de positieve impact ervan op mobiliteit kunnen onderdrukken, want als werknemers knelpunten ervaren, is dit dan in dusdanig sterke mate dat zij overwegen om minder intensief volgens HNW te gaan werken? Of zelfs ermee te stoppen?

In een notendop is dat waarover mijn onderzoek handelt. Werknemers die van hun werkgever de mogelijkheid krijgen om minimaal één dag per week tijd- en/of plaatsonafhankelijk te werken, vulden de vragenlijst in*. Zij zijn werkzaam in verschillende branches in heel Nederland.

Leidt Het Nieuwe Werken tot minder frequent reizen in spits en file?

Naast het feit dat respondenten aangeven te verwachten dat HNW een positieve impact op mobiliteit heeft, hebben zij vragen beantwoord over hun feitelijke reisgedrag. Hieruit blijkt dat de Nieuwe Werkers in dit onderzoek significant minder in de spits en file reizen dan de niet-Nieuwe Werkers en er dus sterke aanwijzingen zijn van een positieve impact van HNW op mobiliteit.

Aangezien bijna niemand het prettig vindt om in de drukte te rijden, is dit positief voor de Nieuwe Werkers, maar logischerwijs ook landelijk, aangezien HNW de druk op het wegennet tijdens de spitsuren verlaagt. Een pluspunt voor Het Nieuwe Werken dus.

De knelpunten

Dan de keerzijde van de medaille: welke knelpunten ervaren de Nieuwe Werkers?

1. Ergonomie, kennisdeling en overwerken
Een significant aantal respondenten geeft aan ontevreden te zijn over de ergonomische omstandigheden op de thuiswerkplek en problemen te ervaren met betrekking tot het delen van impliciete kennis. Dit laatste is niet verrassend, aangezien HNW een fysieke afstand creëert tussen collega’s en impliciete kennis lastig te verwoorden is.

Ook leidt HNW voor een significant aantal van de Nieuwe Werkers tot frequenter overwerken. Bijna geen enkele respondent geeft echter aan minder tevreden te zijn over de nieuwe werkprivé-balans. Dit impliceert dat zij overwerken niet per definitie als knelpunt ervaren. Voor organisaties is dit resultaat echter wel een aanwijzing om de mate waarin Nieuwe Werkers overwerken in de gaten te houden.

2. Sociale cohesie
Daarnaast leidt HNW voor een significant aantal respondenten tot het missen van de sociale aspecten van werk: deze Nieuwe Werkers ervaren een grote gevoelsmatige afstand ten opzichte van hun collega’s, een tekort aan zowel persoonlijk- als aan face to face-collegacontact, en een gebrek aan teamgeest en sociale cohesie binnen hun afdeling. En allen koppelen dat aan Het Nieuwe Werken.

3. Verbondenheid en gezelligheid
Opvallend genoeg ervaren respondenten die minder dan vijf jaar aan HNW doen meer knelpunten dan degenen die dit langer dan vijf jaar doen. Dit betreft dan een gebrek aan verbondenheid, evenals aan identificatie met collega’s. Ook voelen zij zich zowel geïsoleerd als vervreemd van hun collega’s en ontberen zij de gezelligheid op het werk.

Het feit dat respondenten die sinds een kortere periode volgens Het Nieuwe Werken werkzaam zijn meer knelpunten ervaren dan degenen die dit al langer doen, kan impliceren dat werknemers naarmate zij langer op basis van Het Nieuwe Werken werken, leren omgaan met sommige knelpunten. Wellicht hebben werknemers dus de tijd nodig om aan HNW te wennen. Toch ligt er nog steeds een uitdaging voor HNW-managers om deze knelpunten aan te pakken.

De impact van de negatieve effecten

Iets minder dan de helft van de Nieuwe Werkers in het onderzoek geeft aan dat de ervaren knelpunten geen reden zijn om te stoppen met HNW. In het ergste geval zitten deze Nieuwe Werkers thuis met griep en pijn in hun rug over te werken, terwijl zij zich geïsoleerd voelen van hun collega’s en niet in staat zijn de waardevolle kennis die zij opdoen te delen. Ondanks dit nogal dramatische beeld overwegen zij niet om hun werkstijl aan te passen.

Anderzijds moet worden beseft dat niet élke Nieuwe Werker élk knelpunt continu in hoge mate ervaart. Echter, je hoeft geen genie te zijn om te begrijpen dat het ervaren van knelpunten überhaupt niet wenselijk is. Niet voor het welzijn van de werknemer, niet voor de prestaties van organisaties.

Iets meer dan de helft van de Nieuwe Werkers in dit onderzoek geeft dan ook aan te overwegen om minder intensief aan HNW te gaan doen of zelfs ermee te stoppen. De ervaren knelpunten wegen dus zwaar. Zo zwaar zelfs, dat ze de positieve consequenties teniet kunnen doen. Als Nieuwe Werkers inderdaad stoppen, zijn zij verlost van de knelpunten. Positief dus voor de werknemer, zou je zeggen. Tegelijkertijd missen zij de voordelen ervan. En aangezien uit dit onderzoek blijkt dat een van die voordelen het minder frequent in de spits en file reizen is, kent stoppen met HNW dus ook een negatieve kant. Niet alleen voor de werknemer, maar ook op landelijk niveau.

Stoppen is geen optie

De vraag rijst wat werknemers en organisaties moeten doen: stoppen met Het Nieuwe Werken of oplossingen vinden om de duistere kant ervan aan te pakken?

Stoppen leidt naar verwachting tot frequenter in de spits en file reizen. Op grote schaal is dit een groot nadeel voor de werknemer, werkgever en maatschappij. Bovendien gaat HNW gepaard met andere positieve consequenties, zoals meer vrijheid en een betere werkprivé-balans. Het zou jammer zijn als de duistere kant van Het Nieuwe Werken de positieve impact op mobiliteit en op andere aspecten onderdrukt. Stoppen is dus geen optie.

Oplossingen

Welke oplossingen zijn er voorhanden voor de genoemde knelpunten? Problemen met betrekking tot het delen van impliciete kennis en een gebrek aan de sociale aspecten van werk ontstaan door de fysieke afstand tussen collega’s, die inherent is aan HNW. Een potentiële oplossing kan daarom gerelateerd zijn aan het vaststellen van een dag waarop elke werknemer aanwezig is op de vaste standplaats. Maar is dit voldoende?

Daarnaast is de paradox dat deze oplossing de vrijheid van de werknemer inperkt, de vrijheid die juist zo centraal staat bij Het Nieuwe Werken. Kortom, de vraag en de uitdaging aan de lezer is: wat kunnen werknemers en werkgevers doen om de duistere kant van HNW aan te pakken?

* Van het aantal respondenten zijn er 172 Nieuwe Werkers en 37 niet-Nieuwe Werkers.

Het Nieuwe Werken introduceren in uw organisatie? Niet doen!

2011-12-05T08:19:46Z

Een merkwaardig geluid in deze tijd, maar oprecht gemeend. Het lijkt wel alsof iedereen bezig is met het onderzoeken of implementeren van Het Nieuwe Werken. En als iets zo’n hype is, hoe kun je er dan tegen zijn?

Dat is heel eenvoudig. Het Nieuwe Werken bestaat niet. Iedereen verstaat er iets anders onder. De aankondiging van de introductie van Het Nieuwe Werken zal dus heel verschillende reacties oproepen in je organisatie. Niet enkel omdat er een verandering komt, maar vooral omdat iedereen daar een eigen beeld bij heeft.

HNW kent vele verschijningsvormen, van een veredelde manier van thuiswerkfaciliteiten tot een bijzonder ingrijpende wijziging in de cultuur, de wijze van werken, van managen, et cetera. Zodra je dus iets zegt over de invoering van Het Nieuwe Werken, creëer je al het eerste probleem. Verschillende verwachtingen, die ervoor gaan zorgen dat de communicatie heel moeizaam zal verlopen. Ook zullen tijdens het proces mensen gefrustreerd afhaken, omdat ze ontdekken dat er iets anders ontstaat dan hetgeen ze hadden verwacht of gehoopt.

Veranderproces

In vrijwel alle vormen van HNW is er sprake van een veranderproces. En veranderprocessen zijn over het algemeen niet zo succesvol. Essentieel bij een verandering is de betrokkenheid van de medewerkers. Betrokkenheid bij het doel, bij de noodzaak tot verandering, bij de manier waarop die verandering vorm krijgt. Maar welke noodzaak laat een organisatie overgaan op Het Nieuwe Werken?

In veel gevallen is de noodzaak niet aanwezig of wordt die niet vastgesteld. Er wordt simpelweg een projectorganisatie opgezet. Die mag de technische-, facilitaire- en HR-kanten van HNW uitwerken. Op basis van een vorm van Het Nieuwe Werken die het management heeft gekozen. Implementatie van HNW is dan vergelijkbaar met de implementatie van een nieuw softwareproduct.

En we maken een behoorlijk valse start als we een veranderproces starten zonder een duidelijke aanleiding tot die verandering en zonder betrokkenheid van de medewerkers. De eerste twee (cruciale) stappen voor een succesvol verandertraject zijn al overgeslagen, de kansen op een succes nagenoeg tot nul gereduceerd.

Projectaanpak

Dan kan de invoering van HNW ook nog als een project beschouwd worden. Dit lijkt zeker mogelijk, als de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken zeer beperkt is. Dit is bijvoorbeeld het geval als er slechts een beperkte vorm van thuiswerken wordt ingevoerd of als een kantoor alleen voorzien wordt van flexplekken. Alle elementen die hierbij komen kijken, lijken prima invulbaar door de projectorganisatie.

Maar: ook bij deze relatief kleine veranderingen gebeuren veel dingen in de onderlinge verhoudingen tussen medewerkers, tussen medewerkers en management, en waarschijnlijk zelfs binnen het managementteam. Vooral op het gebied van communicatie, maar ook in de wijze waarop leiding wordt gegeven, waarop medewerkers hun werk inrichten, et cetera. Zelfs deze kleine veranderingen zijn qua impact behoorlijk ingrijpend.

Hoe dan wel?

Een onvolledige veranderaanpak of een projectaanpak zijn dus niet de weg naar een succesvolle implementatie. Wat is dat dan wel: een combinatie van een volledig veranderproces met daaraan gekoppeld een projectteam. Het projectteam kan werken aan de randvoorwaarden, terwijl intussen het veranderproces loopt. Goede afstemming tussen beide stromen is daarbij cruciaal, omdat de projectaanpak min of meer vanuit een vaststaand doel vertrekt, waar de veranderaanpak dat doel nog moet stellen en tijdens de rit nog kan bijstellen. Voorkomen moet worden dat het projectteam hierdoor feitelijk toch weer de verandering bepaalt.

Ga aan de slag met die cruciale eerste stappen van het veranderproces. Wees daarbij bereid om als manager zelf ook open te staan voor verandering. Neem je medewerkers volwaardig mee in dit traject. En laat je verrassen door de verbluffende resultaten. Omdat er veel meer in je mensen zit dan er tot nu toe is uitgekomen!

Lees ook deel 1 Het Nieuwe Werken ontraadseld: de zzp’er en deel 2 Het Nieuwe Werken ontraadseld: vertrouwen van de blogreeks van Hans Doorenspleet.

Hack Your Gadgets and Home to Teach Yourself a New Language [Language]

2011-12-02T16:00:00Z

Learning a language at a later stage in your life is hard. Your time is at a premium, and your plate's already so full that taking on all that new information is a serious challenge. Here's how to passively attack a new language without much effort or time with the help of technology and the things you already own. More »

Een ingewikkeld recept voor telewerken [#KRHNW]

2011-12-02T08:01:32Z

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Zo gemakkelijk komen we er natuurlijk niet vanaf. Want ja: telewerken mag dan op zichzelf niet zo ingewikkeld zijn, het overwinnen van de weerstand ertegen is dat wel. Er bestaan heel veel vooroordelen en psychologische drempels tegen telewerken en zolang die niet zijn opgeruimd, werk je thuis toch niet zo lekker.

Lange pasta met een schaartje

‘Zo, nemen we de middag vrij?’ Iedereen kent hem en maakt zich er misschien zelf ook weleens schuldig aan: kantoorhumor, met – dat is de beste – een vilein tintje. Want ook al heb je een goede reden om rond half vijf je tas in te pakken en naar huis te gaan, je voelt de jaloerse blikken van je collega’s in je rug prikken. Dat je, nadat je je kind van de crèche hebt gehaald, te eten hebt gegeven en op bed hebt gelegd, de laptop openklapt en nog een paar uur thuis doorwerkt, ga je natuurlijk niet zeggen. Ze zouden eens kunnen denken dat je je aangesproken voelt.

Schuldig…

Maar zo is het natuurlijk wel. Wat voelen we ons schuldig als we op een doordeweekse dag rond een uur of twee in de winkelstraat lopen om even een boodschapje te doen. Of als we rond een uur of elf in het zwembad tussen de huisvrouwen onze wekelijkse baantjes trekken. Het zit in onze arbeidsethos, de aanwezigheidscultuur en het idee dat het stoer is om ultralange dagen op kantoor te maken.

Bovendien: wie zijn gezicht laat zien, maakt meer kans op promotie. Of minder kans op ontslag. Dat is de reden waarom telewerkers in economisch onzekere tijden toch maar weer wat vaker naar kantoor gaan. En dan is er nog de manager, die zich het meest senang voelt als hij al zijn mensen aan het werk ziet. Dat loopt lekker, denkt hij dan.

Dus wie wil gaan telewerken, moet van goeden huize komen. Of het gewoon gaan doen. Want kinderen die vragen, worden overgeslagen. Dus vragen we – typisch Nederlands – niet, maar doen we het gewoon.

Hoe te telewerken

Maar laten we er nu maar even van uitgaan dat we toch liever de toestemming hebben van onze manager, hoe pakken we het dan aan? Allereerst door te analyseren wie overtuigd moet worden. Dat is vaak niet het topmanagement, want dat wil wel. Nee, het is vooral je directe chef die je moet zien te overtuigen. Die ziet telewerken meestal niet zitten, omdat hij dan het gevoel heeft de controle kwijt te raken.

Onzin natuurlijk, want aanwezigheid zegt helemaal niets over je productiviteit. Je kunt wel allemaal andere dingen aan het doen zijn en juist door zijn controlerende houding roept hij dit kinderachtige gedrag zelf over zich af.

Productiever, goed voor milieu én reiskostenbesparing

Maar goed, dat ga je natuurlijk niet allemaal zeggen, want dan val je door de mand. Begin maar gewoon met je wens kenbaar te maken dat je af en toe thuis wilt werken. Leg uit dat je de dagelijkse files naar kantoor behoorlijk zat bent en dat je denkt dat je die tijd beter denkt te kunnen besteden aan werk. Laat aan de hand van voorbeelden en statistieken zien dat telewerkers productiever zijn dan mensen op kantoor, dat het beter is voor het milieu (ja, duh) en dat het reiskosten bespaart. En stel eventueel een pilot voor.

Het is een gevecht, maar als steeds meer mensen het doen, wordt het vanzelf normaal.

Volgende week recept 19: Ovenschotel kwalitijd; vergeet je collega’s niet. Lees het vorige recept: Een eenvoudig recept voor telewerken of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.

Kleine organisaties bang voor social media [infographic]

2011-12-02T12:00:18Z

Deze week in de serie Infographic Day: het gebruik van social media door kleine organisaties. Tegenwoordig wordt veel onderzoek gedaan naar het gebruik van social media door organisaties. Zo ook door Social Strategy1, die in samenwerking met OfficeArrow, een community voor kleine organisaties, onderzoek heeft verricht onder 343 organisaties. Het merendeel van de respondenten geeft aan minder dan tien werknemers in dienst te hebben. Hier volgen een aantal opvallende resultaten uit het onderzoek. Lees meer

Top vijf beste mini Mac-, iPhone- en iPad-tips

2011-11-30T08:30:21Z

Die kleine tips die het werk net wat handiger maken. Niks gecompliceerds, gewoon een kleine handigheid. Super handig om te weten. Daarom tweet ik elke dag vanuit @macboekje zo’n mini Mac-tip (soms iPhone en iPad).

Maar wat zijn nou de beste vijf tips?

Uit de lijst van tweets kom ik op deze:

Sneller schrijven op iOS iPhone of iPad? Onder Settings/General/Keyboard kun je shortcuts invoegen! Tovertypen!
Wil je é, ú of á tikken op de Mac? Druk op ⌥E, daarna tik je de betreffende letter in.
Vervelende plopje niet horen bij het volume aanpassen? Hou de ⇧ toets er bij ingedrukt!
Weeknummers in Mac ‘s iCal krijgen? Google op ‘iCal weeknummers’ en abonneer je op die agenda.
Vult Mail e-mailadressen aan die je niet meer wil zien? Ga naar Window/Previous Recipients en verwijder ongewenste adressen!

Deel je eigen mini Mac-, iPhone- of iPad-tips!
Jij weet vast nog betere tips! Wat is jouw beste mini Mac of iOS tip? Laat het weten in een tweet met #macboekje er in of laat jouw tip achter in de comments.

Als we je tip gebruiken in het MacBoekje krijg je natuurlijk een vermelding

(sommige tips die ook op Lifehacking.nl staan komen ook in het MacBoekje, zoals BetterTouchTool en SizeUp)

Tweeten

Nog steeds slaaf van je e-mail?

2011-11-30T08:28:38Z

We leven in het informatietijdperk, maar soms lijkt het meer op het stoorzendertijdperk. We hebben talloze informatiestromen op ons device. Kijk alleen maar naar social media zoals Facebook, Twitter en LinkedIn, en dan hebben we wellicht nog een Tweetdeck om deze stromen te ontsluiten. E-mail, IM en daarnaast nog onze vaste en/of mobiele telefoon. Maar hoe ga je met deze informatiestromen om, zonder dat de eigen doelstellingen ondergesneeuwd raken in de dagelijkse gang van zaken?

Het is mijn ervaring dat mail batching hierin een belangrijke rol speelt. Mail batching is van belang als je effectief om wilt gaan met de tijd die Het Nieuwe Werken je biedt.

Om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken is presence erg belangrijk, maar dat wil nog niet zeggen dat de eindgebruiker niet prima in staat is zijn informatiestromen zo te doseren dat hij zijn tijd optimaal kan indelen. Persoonlijk heb ik al mijn alarmbellen voor inkomende mail uitstaan. Er komt geen pop-upbericht rechts onder in mijn scherm, ik hoor geen geluid en kan dus gewoon doorgaan met mijn werkzaamheden.

Struikelblok Het Nieuwe Werken

Naast het vermijden om constant in de rede gevallen te worden door inkomende mailtjes, is het zaak dat inkomende mail behandeld wordt op vooraf ingeplande tijdstippen. Het zogenaamde mail batching. In mijn geval hanteer ik doorgaans 11.00 uur en 16.00 uur, afhankelijk van andere afspraken die dag. We komen hier meteen op het grootste struikelblok voor Het Nieuw Werken: gedragsverandering.

Het veranderen van het patroon van telkens teruggaan naar de inbox bleek voor mij de grootste uitdaging – en nog steeds kost het me soms wat moeite. Het idee om je dag te beginnen met iets anders dan het vullen van je brein met andermans gedachten is verdraaid lastig! Toch kan er dankzij mail batching een productiviteitsboost van 20 procent (!) gerealiseerd worden. Zeker de moeite waard dus.

Breken met het patroon

Komt dat wel goed, hoor ik je denken. Jazeker, en ik raad iedereen dan ook aan zijn e-mail te gaan gebruiken waarvoor hij bedoeld is. Dat betekent zo veel mogelijk gebruikmaken van de telefoon en IM, bij voorkeur door middel van een Unified communication-oplossing, zoals Microsoft Lync, waarin alle stromen samenkomen. Mijn persoonlijke voorkeur gaat overigens uit naar de telefoon. Bellen is tenslotte sneller!

Bang voor klachten? Gebruik deze Autoreply die ik heb vertaald (en een beetje aangepast) van Tim Ferriss, auteur van The 4-hour Workweek:

‘Beste …,
In een poging om mijn productiviteit en efficiëntie te verbeteren heb ik een nieuwe mail policy. Ik heb gemerkt dat ik veel bezig ben met het reageren op binnenkomende mail en daardoor minder tijd over heb voor mijn doelstellingen.

Ik behandel mijn mail tegenwoordig elke werkdag rond 11.00 en 16.00 uur.
Wanneer je me dringend nodig hebt, bel me op 020-754…
Met vriendelijke groet,
Peter Heuvelman

Bedankt voor je begrip en medewerking.

Uiteraard kun je dit bericht ook achterwege laten, maar mijn ervaring is dat het hiermee beter werkt. Het voorkomt in ieder geval veel commentaar en doorgaans valt het niet per se op wanneer je gaat batchen. En wanneer mensen bellen naar aanleiding van een mail die ze net stuurden, kun je ze meteen uitleggen dat het slimmer is direct te bellen bij spoed. Weer een stap dichter bij Het Nieuwe Werken.