A lo largo de todos estos años, esos 20 minutos semanales me han ayudado una barbaridad en mi trabajo. Porque me ayudan a conocer por adelantado para anticiparme. Personalmente la hago los viernes, generalmente a mediodía (salvo que algún curso me lo impida).

Las claves de mi planificación semanal (de mi anticipación) son estas:

Anticiparte a tus tareas clave

Hacer esa “foto” por adelantado te permite localizar antes las tareas que van a marcar los resultados y objetivos de tu siguiente semana. Eso hace que tomes conciencia de su peso, empezando a vigilarlas, cuidarlas y situarlas en los mejores momentos. Incluso antes de ponerte con ellas, ya las estás haciendo bien.

Anticiparte a las fechas límite

Una fecha de entrega o límite “mal vigilada” es una futura urgencia que vas a generar para ti o para otros. Sin embargo, si eres consciente de ellas, si vas por delante de las fechas, las posibilidades de despiste casi desaparecen. No basta con saber lo que hay que hacer, hay que saber cuándo.

Anticiparte a la carga de trabajo

Hay que “pesar” todas las tareas pendientes. No para agobiarte sino para comprenderlas. Esto te permite organizarlas y distribuirlas con mayor eficiencia durante todos los días de la semana. La planificación semanal te da perspectiva y lucidez para programar y balancear todo lo que tienes que hacer. Tu semana nacerá más equilibrada.

Anticiparte a lo que necesitarás

Muchas de las cosas que harás la semana que viene requerirán información, detalles, instrucciones, algún documento… «¿Lo tengo todo?» Si no es así, el viernes es un momento perfecto para anticiparte, pidiendo por correo para así tenerlo listo cuando llegue el momento.

Anticiparte al próximo lunes

El trabajo de preparación del viernes te permite decidir cómo empezar la próxima semana. Hace que empieces el lunes al 100%, desde el minuto 1. No hay vacilación y el arranque de tu semana (el momento más importante, por cierto) se hace con una o dos marchas más de velocidad. No llegas y te sientas a pensar cómo organizarte. Llegas y empiezas.

Anticiparte a futuros errores

La planificación no es sólo enfocar los próximos días sino también ver cómo lo has hecho. Yo la entiendo también como un ejercicio de autoevaluación. Esto te permite detectar errores en tu flujo de trabajo, tics improductivos que hay que atajar, rincones que debes mejorar, hábitos a corregir,… Si no te paras a ver lo que va mal, ¿cómo vas a mejorar?

El trabajo, nuestro trabajo, ya es duro de por sí. Y cada vez más. ¿Qué tal si lo hacemos un poco más fácil? La planificación semanal (y otros hábitos de Productividad Personal) te permiten tomar el control de lo que haces. Ir por delante de tus objetivos, proyectos y tareas. Ir por delante, en lugar de perseguirlos. Anticiparte.

1Todavía es una beta privada

Por delante aún nos falta la fase de beta pública y el lanzamiento de la primera versión. Así que… imagínate lo que nos queda por mejorar, corregir, introducir, probar y lanzar.

Tenemos la corrección de errores que surgen de vuestras pruebas, mejoras que se nos van ocurriendo con el uso, nuevas secciones que faltan por añadir, y el desarrollo en paralelo de tres aplicaciones para distintas plataformas.

Ojalá tuviéramos recursos ilimitados para hacerlo todo en cuestión de un mes; pero no, no somos Google. Aun así, a pesar de haberlo hecho con nuestros ahorros, ¡todo marcha fenomenal!

2Envío de invitaciones para la beta

A día de hoy hemos enviado la mitad de las solicitudes y en las próximas semanas le pegaremos otro buen empujón. Si te apuntaste hace poco aún te tocará esperar, pero no mucho ya. En cada envío cada vez incluimos más invitaciones (en el último enviamos 2.000 de golpe :-)

3Idiomas de la aplicación y la web

Como anuncié desde el primer día, la aplicación también estará disponible en español. Incluso hemos adelantado los plazos y podrás elegir idioma ya en la beta privada.

La web, por el momento, sólo estará en inglés. A mí me encantaría hacerla en los dos idiomas pero no tenemos recursos ilimitados y, aunque nos duela mucho, hay que elegir. Espero que con el tiempo, a medida vayamos creciendo, podamos tenerla en más idiomas. (No obstante, yo iré publicando aquí cosas sobre Hightrack. Cada vez más.)

4Versiones para iPhone y Android

Viendo vuestra gran demanda hemos cambiado el calendario de desarrollo para adelantar los plazos de las aplicaciones móviles. Pero queremos ser realistas y serios: no vamos a lanzar una chapuza que haya que arreglar a la media hora de subirla a las tiendas de Apple y Google. Vamos a apretar al máximo pero sin precipitarnos.

Las dos versiones estarán en las próximas semanas. Primero la de iPhone y después Android. Pero ojo, no es inminente, por el momento nos toca esperar a todos.

(Como pregunta Santi en los comentarios, tendremos también versiones para Mac y Windows. Pero vendrán después. Ahora las móviles son prioridad.)

5Importar de otras aplicaciones

No sabes la emoción que supone ver que ya hay personas que han decidido pasarse a Hightrack. ¡Es fantástico! Y es por ello que también vamos a adelantar la disponibilidad de la herramienta para importar tareas de otras aplicaciones. Y no sólo la herramienta sino también un pequeño manual de cómo hacerlo.

Es cierto que no todas las aplicaciones permiten exportar (para luego importar en Hightrack), pero trataremos de cubrir todas aquéllas que sí lo permitan.

6Sincronización con Google Calendar

Estamos en ello… porque no es tan fácil como darle a un botón. La sincronización con Google tiene dos detalles que hay que probar a conciencia: por un lado vigilar el tope de peticiones por usuario que Google nos impone. Y por otro ver la fiabilidad y rapidez de la sincronización de datos. Como te imaginarás las dos cosas son esenciales para que tengas la mejor experiencia.

Entiendo perfectamente que lo necesitas para organizarte pero, una vez más, no vamos a lanzarnos sin estar seguros. Queremos que cuando lo tengas te funcione como esperas.

7Próximos planes y pasos

El desarrollo ahora mismo está centrado en cuatro grandes áreas:

• Aplicación web: vamos a incorporar preferencias completas, dos nuevos tracks, sincronización con Google Calendar y arreglar los bugs que vamos encontrando y que nos vas contando.
• Aplicación iPhone: yo ya la tengo en mi iPhone y las pruebas van bastante bien pero… nos queda terminarla (hay partes todavía en desarrollo), enviarlo a la Apple Store, esperar a la aprobación…
• Aplicación Android: yo no quería que fuera un calco a la de iOS así que la hemos diseñado desde cero. En la última semana le hemos pegado un buen empujón y aunque queda mucho, ¡pinta fenomenal!
• Servidor y plataforma: velocidad de carga de datos, sincronización, backups… todo se va escalando y construyendo para cuando llegue la verdadera versión final.

Está siendo un viaje apasionante y divertido, exigente y agotador… ¡inolvidable! Cada día me levanto y como primera tarea de mi día miro el número de personas que os habéis interesado por Hightrack. Para mí son muchas miles de razones. ¡Gracias!

En el pasado descubrí que la raíz del problema de trabajar a deshoras (al menos en mi caso) era que apenas tenía estímulos fuera del trabajo: poco ocio, poca vida social, nada de deporte, etc. Eso era la excusa perfecta para decirme “tengo mucho trabajo”.

En esta nueva ocasión, en la que nuevamente me he tenido que enfrentar a cargas de trabajo bastante gordas, puedo decirme que no he caído en el ese viejo hábito. Además de mi voluntad para no caer, me he apoyado en varias sencillas ideas que ido descubriendo por mi mismo o aprendiendo de otros. Son estas:

Reforcé mi planificación diaria y semanal: saber claramente lo que puedo hacer, lo que tengo que hacer y lo que no tengo que hacer, me ayuda a parar a tiempo.

Fijo objetivos claros: «¿qué es lo que quiero conseguir hoy?» “Hacer un montón de cosas” no es un objetivo de trabajo, es la primera piedra para no saber parar a tiempo. Saber lo que busco es esencial.

«Por hoy ya está bien. Mañana sigo»: la mente es como un caballo de carreras al que hay que apretar, apretar y apretar, y luego dejar descansar. Saber parar en este punto me permite continuar mañana.

Tengo un horario de trabajo: aunque los viajes, cursos y proyectos a veces marcan mi ritmo, siempre fijo un horario de trabajo para mañana o esta semana. Fijar unos límites exigentes pero contenidos me ayudan a decir «hasta aquí Berto».

Invierto y cuido mi descanso: es ahí donde encuentro las ideas y energía que invierto al día siguiente. Procuro que mi descanso sea entretenido y al aire libre, alejándome todo lo que puedo de tecnología y pantallas.

Decir no a ciertas cosas: no soy una máquina ni pretendo serlo. Así que hacer el doble de cosas sin caer en el trabajo a deshoras a veces implica decir no a ciertas cosas o abandonar otras que antes estaban conmigo. Hay que aceptarlo con naturalidad, los objetivos e intereses van cambiando.

Y si tengo que trabajar a deshoras… hablo antes conmigo. Primero tengo que ver la necesidad para ello, luego pongo límites, después busco un rato extra de descanso (tal vez al día siguiente) para compensar.

Estoy muy contento por dos cosas: (de momento) no he caído en mi viejo mal hábito de trabajar horas extras como si eso fuera lo normal. Y en segundo lugar porque veo que soy yo el que va por delante de mis tareas en lugar de perseguirlos como hacía antes.

• O bien fijamos objetivos inalcanzables.
• O bien fijamos objetivos realizables pero no de la forma que queremos.
• O bien fijamos objetivos a conseguir en plazos demasiado cortos.
• O bien fijamos objetivos etéreos, ambiguos o poco concretos.
• O bien fijamos objetivos que definimos mal o que no tenemos claro.
• O bien fijamos objetivos que al final no se traducen en el día a día.

Con el tiempo he descubierto la utilidad de sustituir los objetivos, los más o menos grandes objetivos, los más o menos ambiciosos objetivos, los más o menos inspiradores objetivos, los más o menos deslumbrantes objetivos, por algo más pequeño-asequible-manejable-concreto: son los miniobjetivos.

El primer gran beneficio de los miniobjetivos es que te lo ponen todo más fácil. Descomponen el gran objetivo en pequeños pasos y te permiten caminar con menos dificultad. Trabajar y vivir con miniobjetivos es caminar hacia grandes objetivos con pasos más cortos. No importa el tamaño de tus pasos, importa que los des. Hacia delante.

El segundo es que te permiten avanzar hacia mayores empresas con cosas que ves y haces todos los días. Son pequeños y cotidianos, los haces y los repites, y tienes sensación real de progreso.

Cuando uno quiere pasar «de la teoría a la práctica», como muchas veces decimos, empezar de una vez sin caer en el clásico «a ver si encuentro un rato», la mejor estrategia es fijándose un miniobjetivo, para hoy mismo, para ahora. Y repetirlo hasta la saciedad.

• Divide la atención: si tienes algo a medias e intentas hacer otra cosa, tendrás un ojo en cada cosa. No podrás poner toda tu atención (lo más grande que tienes) en lo siguiente que hagas.
• Es un retraso disfrazado: dejar una tarea a medias es diferir un “problema”. Es un frente abierto que tarde o temprano volverá sobre nosotros. Y seguramente en el peor momento
• Da sensación de no avanzar: una tarea terminada es una tarea tachada que da sensación real de progreso y resultados. Muchas tareas a medias dan sensación real de bloqueo.
• Aumenta el agobio: cuantas más cosas a medias pendientes, más sensación de agobio y ansiedad. Y es posible que estrés.
• Impide empezar cosas nuevas: cuando cierras una puerta puedes abrir otra (proyectos…) con más confianza. Pero si tienes muchas a medio cerrar nunca te verás con la seguridad para empezar cosas nuevas. Las cosas nuevas te hacen crecer y aprender. Las viejas a medias no.
• Te acostumbras a ello: como cualquier mal hábito, a base de repetirlo va creciendo en forma de espiral y acostumbrándonos a hacer las cosas así. Dentro de unos años, será todavía peor.

¿Cómo empezar a romper este mal hábito? ¿Cómo ser capaces de terminar las cosas cuando, muchas de ellas, no se terminan en un solo día? Esta es la fórmula que intento aplicarme a mí mismo. No siempre consigo seguirla (porque fallo) pero hasta ahora me ha dado grandes resultados.

Empezar es fácil, empezar es rápido, empezar es divertido… empezar da sensación de estar ocupado, y empezar transmite la falsa sensación de productividad. Pero empezar no significa ser productivo. Tu Productividad Personal se mide en resultados, en avances, en mejoras… en cosas pendientes hechas

Nos falta tiempo porque lo regalamos. Lo regalamos alegremente a otras personas. Lo regalamos a actividades que no valen para nada. Lo regalamos a compromisos que no nos aportan. Lo regalamos porque hacer más suena divertido. Lo regalamos para quedar bien. Lo regalamos porque no sabemos lo que perdemos. Lo regalamos porque en el fondo no tenemos claro qué queremos.

Nos encanta lloriquear lamentando el tiempo que nos falta pero luego no hacemos nada. Cuando empiezas a tomarte en serio esto empiezas a proteger tu propio tiempo y consigues tiempo de calidad. Un tipo de tiempo en peligro de extinción que te permite:

• Estar más centrado en lo importante, en tus verdaderos objetivos y metas.
• Limitar el número de actividades y compromisos a los que dices «sí».
• Ser más consciente de lo que haces en lugar de dejarte llevar por todo y todos.
• Encontrar tiempo para cosas que llevabas posponiendo durante meses.
• Sentir más libertad. Tras mucho tiempo te ves a los mandos de lo que haces.

Y qué es exactamente “proteger mi tiempo”. En mi caso, durante todo este tiempo ha sido:

“Proteger tu tiempo” no es comprar un reloj nuevo que cuente los minutos más despacio, o esperar a que alguien invente los días de 30 horas. Es ser más consciente de qué actividades haces, cuándo las haces y de lo que no vas a hacer. Es elegir mejor.

Anota rápido, completa después

La nueva tarea siempre te asalta mientras estás haciendo otra cosa. Es decir, es una interrupción que hay que minimizar todo lo que se pueda: escribe ágilmente la tarea y regresa rápidamente a lo que estabas haciendo. Captura la tarea ahora y en otro momento posterior podrás agregar otros detalles o información extra.

Tarea = Acción/Acciones

Cuando recibes una tarea o te piden algo en un email, tienes que identificar claramente las acciones de esa tarea, los pasos que debes dar para terminarla. Muchas veces te piden una cosa pero para hacerla tú tienes que hacer tres. Traduce la tarea en una acción o acciones.

Tarea = Qué + Cuándo

Detrás de cada nueva tarea hay muchos detalles pero hay dos especialmente críticos: el Qué y Cuándo. Qué hay que hacer (título de la tarea) y Cuándo tiene que hacerse (fecha límite). Identifícalos cuanto antes y asegúrate de escribirlos claramente.

Empieza con un verbo

Al escribir el título de la tarea, haz que la primera palabra de la frase sea siempre un verbo. Esto te ayuda doblemente. Por un lado pones en primer lugar la acción que tienes que hacer: escribir, diseñar, revisar, corregir… Y por el otro, una frase que comienza con un verbo incita a actuar y moverse. Es una invitación a hacer.

Incluye una descripción

A veces la descripción, notas adjuntas o datos adicionales son tan importantes como el título de la tarea. Puede ser una rápida indicación escrita por ti, un par de lineas sacadas de un email o el enlace de una web. Si lo incluyes ahí mismo, pondrás en contexto la tarea y te evitará la molestia de tener que buscarlo cuando empieces a hacerla.

Identifica las tareas clave

Sobre estas tareas descansan la mayoría de los resultados de tu día, de ahí que sea esencial destacarlas. Hazlo ya en el momento de capturarlas. Si utilizas papel subráyalas, escríbelas con otro color o pinta algún símbolo a su lado. Y si utilizas software escríbelas en negrita o asígnales la opción de estrella que ofrecen algunas aplicaciones.

Como ves son ideas que con un poco de interés es fácil incluir en tu flujo de trabajo. Son ideas sencillas. Pero es que la Productividad Personal para humanos va de cosas sencillas.

Déjame poner un ejemplo muy sencillo para ver cómo funcionan las preguntas abiertas.

La semana que viene quiero quedar con Ana para comer. Hoy es jueves y le escribo un email:

Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene?

Totalmente normal, ¿verdad? Sí, pero el problema es que así le estoy enviando un mensaje demasiado general y abierto, sin especificar ni centrar las opciones. Lo más normal es que Ana me diga que sí, me proponga unos días, yo le responderé si puedo o no, etcétera. Es decir, iniciamos una cadena de mensajes solo porque el primer mensaje estaba redactado de forma demasiado abierta.

Ahora fíjate la diferencia cuando empiezo a cerrar mi pregunta:

Ana, ¿qué te parece si comemos la semana que viene? Yo podría el miércoles y jueves. Si te viene mal, yo podría cualquier día de la siguiente semana. ¿A las 14:00 en el sitio de siempre?

De esta manera me estoy anticipando, centrando y limitando la conversación, y siendo mucho más específico con Ana. Es muy posible que únicamente con un solo mensaje de vuelta quede todo acordado.

Evitar las preguntas abiertas es una forma de acostumbrarse a comunicar mejor, ser más eficiente, claro y concreto, y reducir el volumen de mensajes que intercambiamos con otras personas. No siempre se podrán evitar las preguntas abiertas, es verdad, pero sí en muchas ocasiones. Y eso ya es algo que ganamos.

Este es un error muy habitual al organizarse: decidir las tareas de mañana SIN antes haber comprobado las horas que no tienes. Y justamente eso es lo que te dice tu calendario. Las reuniones, salidas, comidas, conferencias, viajes, compromisos, etc. son cosas que restan tiempo material de trabajo para hacer. De ahí que tener un calendario a mano es tan importante como tener tu lista de tareas bien cerca.

Pero no, la mayoría de las aplicaciones de tareas te obligan a utilizar otra aplicación independiente para gestionar tu agenda. Te obligan a tener tus cosas (tareas y eventos) en dos sitios distintos. De modo que si quieres echar un rápido vistazo a las próximas horas o simplemente añadir o cambiar un evento, tienes que molestarte en abrir otra aplicación o abrir otra pestaña para saltar a otra web. Siempre me pareció lento e improductivo.

De ahí que decidiéramos incorporar un calendario.

La segunda aplicación de Hightrack que acompaña a Tareas es Calendario. Es un calendario completo con todas las opciones que te pueden venir a la cabeza: multicalendario, vistas de día, semana, mes, repetición de eventos…

Además hemos añadido una vista (pantalla) especial llamada Agenda. Con ella podrás ver todos los eventos de tu día de un modo intuitivo, con toda la información a la vista para no tener que hacer ningún clic, y combinando todos los eventos de todos tus calendarios en una pantalla limpia y despejada.

Por otro lado, sería absurdo obligarte a abandonar el calendario que ya vienes utilizando desde hace tiempo, así que Hightrack se podrá sincronizar con él. Ya en la primera beta, nuestro calendario se sincronizará con Google Calendar. Y para ir ampliando la lista poco a poco iremos añadiendo otros servicios.

Creo firmemente que las aplicaciones deberían centrarse y hacer bien ciertas áreas clave en lugar de intentar hacer mil cosas y quedarse a medias en la mayoría. Así que antes de lanzarnos a añadir “azucar” aquí y allí, nos dijimos: «hagamos una aplicación que de verdad sirva para organizar, decidir, hacer y conseguir». Eso es lo que para mí es la productividad.

Yo siempre he procurado conseguir esto: anotar cosas de un modo que me permita organizar mis notas sobre la marcha para recoger lo relevante y resaltar lo más destacado, y procesar mis anotaciones cuanto antes para convertirlas en acciones.

1Anotar y Organizar

A mí no me enseñaron a tomar apuntes y durante casi toda mi vida los tomé en párrafos, subrayando y poco más. Mal sistema. Las cosas que van saliendo, por ejemplo en una reunión, no son lineales y no les puedo dar el mismo tratamiento a todas. Y lo más importante: leer, interpretar, organizar y decidir posteriormente se vuelve complicado cuando tienes un folio y medio de palabras. ¡No es una novela!

Con el tiempo he ido simplificando mucho mi sistema, que vale tanto para papel como para aplicaciones. Y es condenadamente sencillo. Está basado en caracteres especiales y colores. Y consiste en asignar a cada tipo de anotación que voy haciendo un símbolo que me dice de qué se trata:

[ ] Acciones o Tareas.
! Datos importantes.
* Ideas y Propuestas.
@ Asignar a… (algo para enviar a otra persona).
# Referencias o cosas a revisar.

En papel utilizo siempre un bolígrafo de tres colores Pilot del que suelo decir es una mis mejores armas productivas. Y complementariamente a los símbolos, divido mi hoja en dos mitades. De modo que todo aquello que requiera acciones posteriores va a la parte superior.

Emplear tanto los símbolos y colores, como anotar las cosas en según qué lugares, me permite ir organizando mis notas según las escribo. Y eso me ahorra mucho tiempo y me permite ponerme en marcha antes. Especialmente con lo más importante: las tareas y acciones, que las veo antes y más claramente.

2Decidir y Hacer

Salvo que algo me lo impida, SIEMPRE proceso mis notas inmediatamente después de tomarlas. Por dos motivos: a) todavía están frescas y en contexto, y eso me permite interpretar y decidir más facilmente; y b) si no decido qué hacer con ellas en ese momento, luego posiblemente lo olvidaré o se perderán.

Mi forma de decidir y hacer esas anotaciones es simple: a base de preguntas.

• ¿Las convierto en una acción próxima? Es decir, ¿en una tarea?
• ¿Las convierto en varias tareas próximas? Es decir, ¿en un miniproyecto?
• ¿Las convierto en Historial? Es decir, ¿las archivo para futuras consultas o referencias?
• ¿Las desecho? Es decir, ¿las elimino porque luego concluyo que no me aportan nada?

Es un sistema que no tiene mucho misterio pero me funciona muy bien. Dos sencillos detalles: anotar y organizar a la vez, y tener el hábito de revisar y decidir inmediatamente después.

Por cierto, desde hace tiempo estoy tentado de hacerme con un bolígrafo LiveScribe, porque a primera vista parece que podría ayudarme más. Pero por un lado estoy acostumbrado a este sistema ágil, y siempre me refrena la duda de si no será complicar el proceso en lugar de simplificarlo. Tal vez tengas experiencia con él.